Môn học quản trị kho hàng xuất nhập khẩu năng suất kho

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

MÔN HỌC: QUẢN TRỊ KHO HÀNG XUẤT NHẬP KHẨUNĂNG SUẤT KHO

Giảng viên hướng dẫn: Bùi Thị Tố Loan

NĂNG SUẤT NHÀ KHO

Khái niệm: Năng suất kho là thước đo mức độ quản lý nhà kho, cùng với các yếu tố

như giao hàng đúng hạn và sử dụng kho

Thông thường chúng ta đánh giá năng suất làm việc của một nhà kho thông qua việc bốc hàng, chọn hàng Việc này có thể chiếm đến 50% nhân lực trong nhà kho, vì vậy việc quản lý lấy hàng trong kho rất quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh tổng thể Việc này có thể đo lường bằng 2 yếu tố:

- Theo số lượng: Được đánh giá theo số đơn vị lưu kho được bốc trên một người trên một giờ làm việc.

- Theo địa điểm đã đến: Thông thường, các SKUs chỉ nên đặt một SKU trên mỗi vị trí, có nghĩa là không nên đặt nhiều SKUs trên cùng một vị trí cùng một lúc, điều này sẽ khiến cho việc quản lý trở nên khó khăn Yếu tố này được đánh giá theo số lượng SKUs hoặc dòng đặt hàng được chọn cho mỗi người mỗi giờ làm việc Có nghĩa là, việc truy cập hàng cho mỗi đơn hàng phải được truy cập thuận tiện và được lường trước Ví dụ, các nhà kho thường tận dụng không gian bằng cách lưu trữ theo chiều dọc, chính vì thế mà việc bốc hàng ở ví trí 20 của kệ và đến vị trí 3 của kệ sẽ tăng thời gian di chuyển giữa các lần chọn Vì thế ta phải phân vùng cho “fast moving goods” và vùng “slow moving

goods”, việc này sẽ tiết kiệm thời gian cho việc chọn hàng cho các đơn hàng.

Nếu việc chọn hàng không chính xác sẽ dẫn đến tăng chi phí lao động, không thể quản lý được hàng tồn kho, giao hàng trì hoãn, mất lòng tin ở khách hàng, Tuy nhiên, chúng ta không thể so sánh năng suất nhà kho chỉ thông qua yếu tố chọn hàng, ví dụ, nhà kho A có năng suất 150 thùng/người/ giờ và kho B có năng suất 350

thùng/người/giờ, điều này không thể nói nhà kho B năng suất hơn nhà kho A vì còn phải dựa vào các yếu tố khác như:

Operational Requirement

Warehouse operation có rất nhiều hoạt động khác nhau, từ Receving, Putaway,

Storage, Picking, Packing and Shipping, vì thế tối ưu hóa quy trình, đặt ra các yêu cầu hoạt động sẽ giảm thiểu rủi ro, chi phí sai sót, tăng năng suất kho Các yêu cầu đó bao gồm:

Size of item or case - Kích thước hàng hay thùng hàng

Kích thước từng lô hàng, thùng hàng hay các item luôn khác nhau, điều này yêu cầu sự sắp xếp một cách tỷ mỉ và cẩn trọng, có thể sắp xếp các thùng hàng theo từng pallet để dễ dàng vận chuyển và lưu trữ, các item rời rạc có thể chất vào các tote bin, nhưng phải phù hợp với khoảng không có thể lưu trữ, Vì nếu không đặt ra các yêu cầu này sẽ gây ra các khó khăn trong việc điều hành xe nâng vận chuyển cho lô hàng, hay việc sắp xếp không hợp lý cũng sẽ khiến cho thời gian lấy hàng bị đình trệ, giảm hiệu suất lấy hàng Ví dụ: những lô hàng có kích thước lớn có thể lưu trữ ở những không gian gần lối đi để tiện việc xếp cũng như là lấy hàng.

Number of items/cases per order line: Số lượng hàng hay thùng hàng trên mỗi dòng

đặt hàng

Việc thống kê số lượng đơn vị trên một dòng đặt hàng sẽ giúp kho hàng quản lí hàng tồn kho, thông tin đơn hàng trở nên dễ dàng và chính xác hơn Khi có thông tin chính xác, việc bốc hàng sẽ giảm thiểu thời gian do sai sót (bốc nhiều/ ít hơn so với đơn hàng) Yêu cầu này sẽ dễ nhận thấy tầm quan trọng hơn trong các mùa cao điểm (Lễ, Tết, ) vì có rất nhiều đơn hàng nhập và xuất trong kho.

Number of order lines per order: Số lượng dòng đặt hàng trên mỗi đơn đặt hàng.

Như hình bên trên, mỗi đơn hàng sẽ có nhiều dòng hàng khác nhau Mỗi đơn hàng thường chỉ chứa các thông tin về người đặt hàng, thời gian đặt hàng, địa chỉ giao hàng, và thông tin về đơn hàng đã đặt Còn order line chứa thông tin về những gì đã đặt hàng, bởi vì một order có thể có nhiều mặt hàng trong đó Có thể nhìn thấy ở ví dụ sau, kho hàng thống kê vào từng ngày cho mỗi order và order line.

Điều đó cho phép tổng quan toàn diện về hiệu suất lấy hàng và cũng giúp lập kế hoạch các quy trình khác như nhập hàng hóa và bổ sung để có thể chạy vào thời gian cao điểm để lấy hàng mà không gặp phải tình huống hết hàng tại các địa điểm lấy hàng Việc thống kê nên dựa trên hàng giờ, hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, ngày trong tuần

Product range, ie number of SKUs: Loại sản phẩm, số lượng SKUs trong kho hàng

Dựa vào các loại sản phẩm trong kho mà chia ra thành các SKUs Tuỳ vào số lượng SKUs để quản lí cũng như thiết kế không gian kho hàng sao cho phù hợp Mỗi SKUs sẽ có số lượng hàng là khác nhau vì vậy không nên trộn các SKUs để tránh mất thời gian trong khâu lấy hàng.

Specifc requirements, eg labelling, batch number checking:

Yêu cầu đặc biệt: dán nhãn nhằm hỗ trợ phân loại hàng hoá, sắp xếp phù hợp với kế hoạch kinh doanh của nhà kho, ví dụ: xác định vật phẩm bên trong đơn vị lưu trữ để có thể sắp xếp, chỉ định chất chồng lên, Một tác dụng khác của dán nhãn là nhằm mục đích hạn chế sai sót khi vận chuyển cho đơn hàng; ngoài ra nhãn dán còn chứa ngày hết hạn của sản phẩm và các lưu ý bảo mật hoặc thận trọng,

Requirements of batch number checking: việc kiểm tra số lô của hàng hóa nhằm hạn chế sản phẩm bị lỗi cung ứng ra thị trường, có thể giúp kho hàng kiểm soát, theo dõi sản phẩm để thu hồi

Scale of operation: Phạm vi hoạt động.

Một kho hàng hiệu quả sẽ luôn phát triển và mở rộng khả năng lưu trữ Vì vậy một yêu cầu dành cho nhà kho là phải tính toán, lập kế hoạch cho khả năng mở rộng của nhà kho Nếu không, trường hợp xấu nhất sẽ là biến mất, hoặc mất khả năng lưu trữ vì lượng hàng tồn kho quá nhiều, tắc nghẽn quy trình nhập và xuất, Tương tự với số lượng đơn đặt hàng, vào mùa cao điểm sẽ là thời điểm dễ nhận thấy nhất về phạm vi hoạt động của nhà kho nếu nhà kho không có kế hoạch cụ thể cho việc nhập và xuất này.

Hiệu suất nhà kho bao gồm các hiệu quả của các trang thiết bị hiện đang được sử dụng trong nhà kho Điều này thể hiện ở việc nhà quản trị kho giải quyết các vấn đề về sử dụng các thiết bị trong kho như thế nào? Sử dụng đúng cách, phục vụ đúng loại hàng hóa, vị trí đặt phù hợp, đảm bảo thực hiện hết hiệu suất đề ra hay chưa.

Category, eg picker- to- goods or goods-to-picker

Picker - to -goods: hiểu đại khái nhân viên kho sẽ chọn hàng hóa và di chuyển chúng đến nơi mà chúng được đặt, ví dụ như đặt chúng ở vị trí lưu trữ chẳng hạn Các thiết bị được sử dụng trong phương pháp này như pick car, Conveyors (băng tải)

Goods-to-picker: hiểu đại khái là đây là trang thiết bị để đưa hàng hóa đến tay người chọn hàng, được điều khiển bởi hệ thống máy tính chính xác Các trang bị được sử dụng như là miniload, Pallet-to-picker system…

 Tùy vào từng đơn đặt hàng mà người quản trị kho cần sử dụng Category nào hợp lý.

Height, eg ground-level or high- level picking

Người quản trị kho tận dụng chiều cao của các đơn vị trong kho Có thể hiểu các giá đỡ phải đặt đúng so với mặt đất Hoặc chọn

High-level picking:bao gồm chọn từ chiều cao đầy đủ có sẵn của các đơn vị giá đỡ, tận dụng hoàn toàn chiều cao này Có một SKU duy nhất trong mỗi ngăn của đơn vị giá đỡ.

Có thể sử dụng các phương pháp chọn cấp cao khác nhau: sử dụng một khoảng trống duy nhất cho mỗi SKU, sử dụng các khoảng trắng khác nhau cho cùng một SKU trong cùng một lối đi hoặc trên một số lối đi, phân bổ một lối đi duy nhất để chuẩn bị đầy đủ hoặc sử dụng các khu vực khác nhau với SKU được nhóm thành các lô trong các lối đi khác nhau.

Type, eg trolley or electrically powered order picking truck

Trong nhà kho không thể thiếu các phương tiện như xe đẩy hay xe tải nhặt hàng chạy bằng điện Người quản trị kho hiểu rõ đặc điểm của từng loại xe và sử dụng đúng cách thức.

Được sử dụng trong nhà hoặc ngoài trời, xe tải nền tảng thích ứng với mọi tình huống, bảo vệ môi trường mà không phát thải Những cải tiến công nghệ pin mới nhất cho thấy phạm vi dặm từ một lần sạc, di chuyển trơn tru tải từ ca đầu tiên trong ngày đến ca cuối cùng Trên hầu hết các kiểu máy, việc sạc lại pin diễn ra nhanh chóng và đơn giản thông qua phích cắm ba chân trong nước Có thể sạc đầy trong vài giờ hoặc để qua đêm, vì bạn thấy thuận tiện nhất.

Motivation, eg industrial relations, incentive schemes: Tạo và tăng động lực của

nhân viên trong kho bằng nhiều cách khác nhau như công nhận thành tích nhân viên,

tạo môi trường trong kho làm việc thân thiện, xây dựng quan hệ lao động hài hoà trong nhà kho Đồng thời người quản lý kho cũng có những chương trình khuyến khích nhân viên.

Work processes, eg batch picking, slotting and pick route methods: Quản lý quá

trình làm việc của nhân viên một cách hiệu quả trong các khâu như batch picking

(công nhân sẽ gom các đơn hàng thành một lô Sau đó mỗi người sẽ phụ trách một lô hàng đó), slotting (sắp xếp hàng tồn trong kho, mục đích là làm cho việc nhặt hàng và nhập hàng trở nên nhanh hơn), pick route methods ( chọn tuyến đường hợp lý).

Workload balancing, eg between warehouse zones: Cân bằng khối lượng công việc

giữa các nhà kho bằng việc phân công công nhân ở từng khu vực hợp lý, tránh nơi

này số lượng công nhân ít, nơi kia nhiều Điều này sẽ giúp công việc trở nên cân bằng hơn, duy trì dây chuyền quá trình liên tục, không bị gián đoạn.

Replenishment and stock accuracy:

● Replenisment nghĩa là bổ dung hàng tồn kho Mục đích là đảm bảo cho nhà kho có đủ hàng hoá cung cấp cho các hoạt động bên ngoài Sắp xếp lại nguyên vật liệu hoặc sản phẩm, chuyển chúng từ nơi dự trữ đến kho chính hoặc từ kho đến các địa điểm lấy hàng trong kho đều là một phần của quá trình bổ sung hàng dự trữ để giữ cho sản phẩm được lưu thông.

 Bổ sung hàng tồn kho : đòi hỏi phải di chuyển các mặt hàng dọc theo chuỗi cung ứng với tốc độ tối ưu để vừa đáp ứng nhu cầu của khách hàng về thời gian vừa giữ cho chi phí tồn kho ở mức thấp

 Stock accuracy: thông tin nhà kho chính xác về số lượng, đảm bảo hàng hoá có sẵn tại kho.

 Độ chính xác của hàng trong kho là rất quan trọng để ngăn ngừa tồn kho, thiếu hụt, co ngót, kiểm soát chất lượng hàng tồn kho và duy trì trải nghiệm tích cực của khách hàng.

Ví dụ: Hồ sơ điện tử (hoặc giấy) mà công ty của bạn sử dụng để tiếp thị và bán sản phẩm trực tuyến và tại các cửa hàng thực Dữ liệu hàng tồn kho thường được lưu trữ trong giải pháp ERP hoặc hệ thống quản lý hàng tồn kho Dữ liệu này thường được cập nhật tự động thông qua tích hợp với các giải pháp thương mại điện tử.

Information technology:

Chọn bằng ánh sáng: pick-by-light

Pick to light System hay còn gọi là Pick by Light System là hệ thống sử dụng các môđun ánh sáng chỉ dẫn cho người quản lý vị trí chính xác của hàng hóa trong kho.

Sử dụng ánh sáng để xác định vị trí của các mặt hàng trong không gian kho(lô, kệ) và tự động tạo danh sách các hàng hóa cần bốc dỡ

Cách hoạt động: người lấy hàng quét mã vạch trên thùng lấy hàng ,hệ thống máy tính sẽ đọc code và có danh sách đơn hàng cần lấy Đèn led sáng lên ở những khu vực cần lấy hàng và hiển thị số lượng hàng cụ thể cần lấy Người lấy hàng tiến hành lấy hàng và bấm nút xác nhận lấy hàng ở mỗi khu vực Khi tất cả các đèn tắt thì đơn hàng hoàn tất.

Ưu điểm

Nâng cao năng suất lấy hàng: Hệ thống máy tính kết nối trực tiếp với kệ hàng, nên việc lấy hàng trở nên nhanh chóng và chính xác Tiết kiệm thời gian, chi phí.

Không cần sử dụng giấy tờ trong quy trình lấy hàng Tích hợp với WMS giúp kiểm soát kho hàng tốt hơn.

Chọn bằng giọng nói: Voice picking

Những nhân viên chọn hàng sẽ đeo tai nghe có micrô Micrô kết nối với một thiết bị di động và sử dụng lời nhắc bằng giọng nói để hướng dẫn nhân viên đến các vị trí cụ thể trong kho và sau đó cho họ biết sản phẩm nào cần chọn để hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng Nhân viên có thể phản hồi thông tin trở lại hệ thống thông qua giọng nói, nhập văn bản hoặc máy quét mã vạch.

Pick by voice là một hình thức phát triển cao hơn của việc thu nhận sóng radio, mang đến sự tương tác hoàn hảo hơn dựa trên giọng nói giữa người lấy hàng và hệ thống WMS Khai thác trực tuyến bằng việc tương tác trực tiếp với hệ thống quản lý kho.

- Cách hoạt đông: hệ thống WMS sẽ nhận thông tin đơn hàng và tính toán đoạn đường tối ưu để lấy hàng Hệ thống sẽ giao tiếp với picker thông qua giọng nói

Cụ thể: một đơn hàng gồm 2 hàng A, 3 hàng B và 5 hàng C Máy tính sẽ hướngdẫn picker đến từng khu vực Đến khu vực 1 lấy 3 hàng B, Picker di chuyển đếnkhu vực 1 lấy đúng số lượng hàng B là 3 và chờ hướng dẫn đến những khu vựctiếp theo cho đến khi hoàn thành đơn hàng.

Kết luận: Tỷ lệ chọn hàng không nên là thước đo duy nhất của hiệu suất mà các

chỉ số quan trọng khác cũng cần được quan tâm như độ chính xác của nhặthàng, tính đầy đủ của việc điền đơn hàng và tính đúng hạn.