Tiểu luận môn học đề tài trình bày các phương pháp quản lý thời gian

Đoàn Văn Trung.Hà Nội, ngày 3 tháng 2 năm 2023ĐẠI DIỆN NHÓMGIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Trang 3 3 Trang 4 Tuần Người thực hiệnNội dung công việcKết quả đạt được1-Bùi Đức Thiện-Phương Minh Tuấn-

lOMoARcPSD|39222638 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ======***====== TIỂU LUẬN MÔN HỌC Đề tài: Trình bày các phương pháp quản lý thời gian Giáo viên hướng dẫn: Th.S Đoàn Văn Trung Lớp: DHCNTT05 Sinh viên: Nguyễn Văn Thiện Nguyễn Đức Toàn Nguyễn Đức Thịnh Bùi Đức Thiện Phương Minh Tuấn Hà Nam, tháng 1, năm 2023 1 Downloaded by MON MON (monmon2@gmail.com) lOMoARcPSD|39222638 PHIẾU GIAO ĐỀ TÀI BỘ CÔNG THƯƠNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI Độc lập - Tự do - Hạnh phúc _ _ PHIẾU GIAO ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN Họ và tên: Nguyễn Văn Thiện Nguyễn Đức Toàn Nguyễn Đức Thịnh Bùi Đức Thiện Phương Minh Tuấn Lớp: DHCNTT05 Khoa: Công nghệ thông tin Ngành học: Công nghệ thông tin Tên đề tài: Trình bày các phương pháp quản lý thời gian Mục đích: - Tăng năng suất và hiệu quả công việc - Giảm áp lực công việc - Sớm đạt được thành công - Cân bằng cuộc sống - Đẩy lùi các thói quen xấu Yêu cầu: - Khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng website theo nhu cầu thực tế - Nghiên cứu và làm chủ công nghệ trong đề tài Nơi thực tập: Khoa CNTT - Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội Kết quả thu được : Bản thuyết minh đề tài, đĩa cd chương trình Ngày giao đề tài: 23/12/2022 Ngày hoàn thành: 05/02/2023 Giáo viên hướng dẫn : Ths Đoàn Văn Trung ĐẠI DIỆN NHÓM Hà Nội, ngày 3 tháng 2 năm 2023 GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 2 Downloaded by MON MON (monmon2@gmail.com) lOMoARcPSD|39222638 3 Downloaded by MON MON (monmon2@gmail.com) lOMoARcPSD|39222638 PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC Tuần Người thực hiện Nội dung công việc Kết quả đạt được 1 -Bùi Đức Thiện -tìm hiểu, nghiên cứu nội dung của các -định hướng được nội dung -Phương Minh Tuấn phương pháp giúp quản lí thời gian của các phương pháp giúp -Nguyễn Đức Toàn hiệu quả quản lí thời gian hiệu quả -Nguyễn Văn Thiện -phác thảo các nội dung cơ -Nông Đức Thịnh bản của các phương pháp giúp quản lí thời gian hiệu quả 2 -Nguyễn Đức Toàn -tổng hợp nội dung về các phương -xây dựng nội dung cơ bản của pháp quản lý thời gian hiệu quả chủ đề -Nguyễn Văn Thiện -tạo slide powerpoin dựa trên nội dung -bản slide powerpoint tóm tắt đã tổng hợp đề tài 3 -Bùi Đức Thiện -chỉnh sửa slide powerpoin -bản sile powerpoin hoàn -Trình bày trước lớp chỉnh -Phương Minh Tuấn -Nguyễn Đức Toàn -Nguyễn Văn Thiện -Nông Đức Thịnh 4 -Bùi Đức Thiện -Khảo sát thực trạng hiện nay về việc -tìm ra được các vấn đề tồn áp dụng các phương pháp giúp quản lý tại, từ đó xác định các phương -Phương Minh Tuấn thời gian hiệu quả pháp quản lý thời gian phù -Nghiên cứu, phân tích 4 phương pháp hợp -Nguyễn Đức Toàn quản lý thời gian nổi bật: -hoàn thiện cơ bản về mặt nội dung và hình thức của các -Nguyễn Văn Thiện +phương pháp quản lý thời gian phương pháp 4D -xác định được các nội dung -Nông Đức Thịnh còn thiếu cần bổ sung thêm +phương pháp quản lý thời gian 5 -Nguyễn Đức Toàn 40-30-20-10 -Bản báo cáo hoàn chỉnh về nội dung và hình thức -Nguyễn Văn Thiện +phương pháp quản lý thời gian 80/20 +phương pháp quản lý thời gian Eisenhower -Tổng hợp nội dung các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả đã tìm hiểu và phân tích -Rút ra kết luận -Nhận xét ưu, nhược điểm -Chỉnh sửa, hoàn thiện bản word cuối cùng -Hoàn thành bảng phân chia công việc 4 Downloaded by MON MON (monmon2@gmail.com) lOMoARcPSD|39222638 Nhóm 10 Trình bày phương pháp quản lí thời gian MỤC LỤC CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU .1 CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾẾT .2 Năm lợi ích của quản lý thời gian 2 2.1 Tăng năng suất và hiệu quả công việc 2 2.2 Giảm áp lực công việc 2 2.3 Sớm đạt được thành công 2 2.4 Cân bằng cuộc sống 3 2.5 Đẩy lùi các thói quen xấu 3 CHƯƠNG 3 CÁC KYỸ NĂNG GIÚP QUẢN LÍ THỜI GIAN HIỆU QUẢ 3 3.1 Xác định cấp độ công việc 3 3.2 Đặt ra mục tiêu .3 3.3 Lập kế hoạch thực hiện 4 3.4 Tránh làm nhiều việc trong một lúc 4 3.5 Làm chủ tâm lý .4 3.6 Xử lý “kẻ cắp thời gian” .5 CHƯƠNG 4 CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÍ THỜI GIAN HIỆU QUẢ 5 4.1 Quy tắc 4D: Do – Dump – Delegate – Defer 6 4.2 Phương pháp 80/20 (Pareto) .7 4.3 Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10 9 4.4 Phương pháp Pomodoro 10 4.5 Ma trận Eisenhower 11 4.6 Phương pháp MIT 11 LỜI KẾẾT THÚC .12 4 Downloaded by MON MON (monmon2@gmail.com) lOMoARcPSD|39222638 Nhóm 10 Trình bày phương pháp quản lí thời gian LỜI NÓI ĐẦU Quản lí thời gian là khả năng quan trọng để sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhất Điều này có thể được thực hiện bằng cách dành thời gian cho các hoạt động của bạn có ý nghĩa và sắp xếp lịch trình của bạn để đạt được mục tiêu của bạn trong thời gian ngắn nhất Chỉ cần cung cấp thời gian và cố gắng để làm cho nó hữu ích nhất Mục đích của việc quản lí thời gian hiệu quả là giúp người sử dụng tối ưu hóa công việc của mình bằng cách tận dụng thời gian của họ hợp lí và hiệu quả nhất Nó cũng có thể giúp người dùng hiểu rõ những gì họ đang làm và cách họ có thể hoàn thành công việc của họ nhanh hơn Quản lý thời gian cũng có thể giúp người dùng tạo ra một lịch trình hợp lí và giúp họ có thể tránh các động lực không lành mạnh và tốn thời gian để làm việc Việc quản lí thời gian trở nên cấp bách với sự bùng nổ của công nghệ và các yêu cầu đối với các nhà quản lí thời gian Người quản lí thời gian hiện đang được yêu cầu phải làm nhiều hơn, nhanh hơn và tốt hơn những gì có thể Kế hoạch hợp lý, các công cụ và các phương pháp có thể giúp người quản lí đạt được hiệu quả cao nhất Người quản lí thời gian hôm nay đã được khuyến khích để sử dụng các công cụ hỗ trợ để quản lí thời gian của họ Các công cụ này bao gồm: * Quản lí công việc: Công cụ này giúp người quản lí ghi lại các công việc và bật những hạn chế đặt trước cho chúng * Nhắc nhở: Công cụ này giúp người quản lí đặt lời nhắc nhở để giúp họ nhớ các công việc cần phải thực hiện * Quản lí kỳ vọng: Công cụ này giúp người quản lí đặt mục tiêu rõ ràng và để theo dõi sự tiến bộ * Phân chia thời gian: Công cụ này giúp người quản lí phân chia thời gian của họ vào các lĩnh vực khác nhau * Quản lí giờ làm việc: Công cụ này giúp người quản lí quản lí thời gian làm việc củ 5 Downloaded by MON MON (monmon2@gmail.com) lOMoARcPSD|39222638 Nhóm 10 Trình bày phương pháp quản lí thời gian GIỚI THIỆU Quản lý thời gian là gì? Quản lí thời gian là một khái niệm rộng lớn trong quản lí công việc Nó bao gồm việc định hướng thời gian của bản thân trong công việc của bạn, tự định nghĩa lịch trình công việc của bạn cho công việc của bạn và cố gắng thực hiện các công việc trong thời gian đã định Theo cách hiểu đơn giản, kỹ năng quản lý thời gian cá nhân chính là việc sắp xếp và phân chia các công việc cần phải hoàn thành trong thời gian nhất định Việc chúng ta lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc Bên cạnh đó, tùy thuộc vào mục đích của bản thân, bạn hoàn toàn có thể lập kế hoạch công việc theo ngày, theo tuần hoặc là theo tháng, năm Quản lí thời gian cũng bao gồm tối ưu hóa thời gian của bạn, bao gồm việc loại bỏ đi những nhiệm vụ không cần thiết và các hoạt động lãng phí Quản lí thời gian cũng có thể bao gồm việc cân bằng các công việc của bạn, đặc biệt là các công việc có thể được thực hiện làm nhiều công việc cùng một lúc Ngoài ra, quản lí thời gian còn giúp bạn tự chủ và nỗ lực để đạt được các mục tiêu của mình 6 Downloaded by MON MON (monmon2@gmail.com) lOMoARcPSD|39222638 Nhóm 10 Trình bày phương pháp quản lí thời gian CƠ SỞ LÝ THUYẾT Năm lợi ích của quản lý thời gian 2.1 Tăng năng suất và hiệu quả công việc Có một sự thật rằng việc quản trị thời gian sẽ giúp bạn nâng cao năng suất lao động và đạt chất lượng công việc cao hơn Bởi trong cùng một công việc và trong cùng khoảng thời gian giống nhau, hiệu quả làm việc của mỗi người sẽ khác nhau Phân chia thời gian hợp lý: Nếu thời gian được phân chia một cách hợp lý nghĩa là chúng ta đã có chiến lược sử dụng thời gian một cách thông minh cho việc theo đuổi những mục tiêu quan trọng nhất Người biết cách tận dụng, quản lý thời gian tốt hơn sẽ hoàn thành nhiệm vụ một cách thoải mái và đúng tiến độ của công việc Và ngược lại, người không biết quản trị thời gian thông minh sẽ dễ rơi vào tình trạng căng thẳng, “chạy đua” với thời hạn công việc "Thời gian là tiền bạc." - Benjamin Franklin Benjamin Franklin là một thành viên trong nhóm lập quốc của Hoa Kỳ Ông cũng là một chính trị gia, nhà khoa học, nhà văn, thợ in, triết gia, nhà phát minh, nhà hoạt động xã hội, nhà ngoại giao hàng đầu Franklin là người đầu tiên truyền bá câu nói nổi tiếng này Ông hiểu rằng sử dụng thời gian thông minh là điều cần thiết để làm giàu Khi càng giàu thì bạn càng có nhiều đam mê được tự do theo đuổi Bởi làm việc cực siêng năng, Franklin đã có thể nghỉ hưu ở tuổi 42, dành nửa quãng đời còn lại để làm bất cứ điều gì mà ông mong muốn 2.2 Giảm áp lực công việc Một lợi ích quan trọng cần được kể đến của quản trị quỹ thời gian là cách để bạn giảm tải áp lực trong mọi công việc Nghĩa là việc phân chia và thực hiện công việc một cách khoa học và hợp lý theo kế hoạch lập sẵn sẽ giúp bạn giải quyết tất cả vấn đề nhanh gọn Đặc biệt là với tinh thần thoải mái sẽ giúp bạn đạt hiệu quả cao hơn trong xử lý các vấn đề Phần lớn chúng ta có quá nhiều áp lực Khi áp lực ngày càng tăng, chúng ta tự cảm thấy bản thân không có khả năng ra quyết định, nên dường như chúng ta mất đi sự cân bằng trong cuộc sống Vì thế, chúng ta trở nên thất vọng cho dù đã hết sức cố gắng, mọi công việc như dậm chân tại chỗ Đôi khi chúng ta nghĩ mình quá bận để có thể có một kỳ nghỉ nên những cảm giác đó thường xuyên đến với bạn Việc thực sự quan trọng mà bạn cần làm là tìm ra cách phù hợp để quản lý và giảm áp lực cho mình Việc quản lí thời gian sẽ thực sự giải quyết được những vấn đề ấy 2.3 Sớm đạt được thành công "Sử dụng thời gian của bạn đúng cách là bạn đang tạo ra tương lai." (Denis Waitley) 7 Downloaded by MON MON (monmon2@gmail.com) lOMoARcPSD|39222638 Trình bày phương pháp quản lí thời gian Nhóm 10 Denis Waitley là một trong những tác giả, diễn giả, chuyên gia tư vấn nổi tiếng nhất ở Mỹ Ông đã có rất nhiều câu nói nổi tiếng về việc quản lí thời gian đúng cách Câu nói trên là một trong số câu nói nổi tiếng của ông nói về việc cách mà chúng ta sử dụng thời gian Việc sử dụng thời gian đúng lúc đúng việc sẽ giúp bạn có một tương lai xán lạn hơn và đạt được thành công nhanh hơn Thật vậy, để đạt được thành công sớm hơn không chỉ phụ thuộc vào chúng ta quản lí thời gian mà còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác Vì vậy, hãy tối ưu hóa những yếu tố chúng ta có thể làm được Thông thường, trong công việc, có ba thứ rào cản trong hành động đó là thiếu động lực, không biết phải bắt đầu tư đâu, thấy có quá nhiều rào cản, khó khăn Các chuyên gia khuyên cần phải tìm động lực hành động, cần xây dựng ngưỡng kỳ vọng không ngừng cao hơn để bản thân không ngừng cố gắng, cần trao đổi với mọi người để biết cách làm việc hiệu quả và biết chấp nhận khó khăn, thử thách là một phần tất yếu của thành công Bạn là một người biết cách sắp xếp công việc hợp lý thì khả năng sẽ hoàn thành công việc sớm hơn và chính xác hơn rất nhiều Bởi vì thế, bạn dễ dàng đạt được thành công theo từng giai đoạn trong cuộc sống và công việc Hiểu theo cách ngược lại, những người làm việc theo cảm tính, không có sự sắp xếp thường sẽ dễ thất bại vì không hoàn thành đúng thời hạn hoặc bỏ quên các nhiệm vụ đã được giao phó 2.4 Cân bằng cuộc sống Tầm quan trọng của việc sắp xếp thời gian khoa học sẽ giúp cân bằng cuộc sống hợp lý Chúng ta đều có vốn thời gian như nhau là 24 giờ một ngày, để dành cho bản thân, gia đình và công việc Quản trị thời gian hợp lý là bạn vừa có thể tập trung hoàn thành tốt công việc của mình, sẽ vừa có đủ thời gian thư giãn, chăm sóc những người thân và chính bản thân mình 2.5 Đẩy lùi các thói quen xấu Bạn có biết, tại sao sắp xếp thời gian khoa học lại góp phần loại bỏ các thói quen xấu của bản thân? Đó là bởi việc trì hoãn công việc không chỉ hạ thấp năng lực bản thân mà sẽ còn ảnh hưởng đến tiến độ chung của công việc được giao 8 Downloaded by MON MON (monmon2@gmail.com) lOMoARcPSD|39222638 Nhóm 10 Trình bày phương pháp quản lí thời gian CÁC KỸ NĂNG GIÚP QUẢN LÍ THỜI GIAN HIỆU QUẢ 3.1 Xác định cấp độ công việc Kỹ năng đầu tiên bạn cần thực hiện đó là xác định cấp độ công việc của bản thân Phân biệt các cấp độ công việc đúng đủ giúp bạn biết cách quản lý sắp xếp thời gian phù hợp với mình Lời khuyên là bạn nên chia công việc thành hai mức độ bao gồm:  Mức độ khẩn cấp  Mức độ quan trọng Những lượng “công việc khẩn cấp” sẽ yêu cầu sự chú ý của bạn ngay lập tức để hoàn thành Và việc bạn có phải thực hiện ngay lúc đó hay không sẽ phụ thuộc vào các yếu tố khác Bên cạnh đó, đối với “công việc quan trọng”, nếu như bạn không hoàn thành thì sẽ gây ra nhiều hậu quả về sau cho bạn Chính bởi vậy, yếu tố phân chia cấp độ khá quan trọng trước khi bắt tay vào thực hiện các bước tiếp theo 3.2 Đặt ra mục tiêu Việc bạn tự đặt ra mục tiêu cụ thể cho bản thân được xem là kỹ năng quản lý thời gian vô cùng hiệu quả Cách xác định được mục tiêu đúng đắn sẽ giúp bạn có thêm động lực cố gắng hơn mỗi ngày Tuy vậy, bạn cũng cần phải thiết lập mục đích chính xác và có khả thi thực hiện Bạn có thể tham khảo cách thiết lập mục tiêu thông minh – SMART sau: Specific: Xác định ngay từ đầu mục tiêu cụ thể và rõ ràng  Measurable: Mục tiêu đặt ra cần phải được đo lường để xem xét bạn có đạt được mục tiêu hay là bất khả thi  Attainable: Mục tiêu có thể đạt được và bạn cần lựa chọn mục tiêu phù hợp với khả năng của mình  Relevant: Các mục tiêu đặt ra nên liên quan đến cuộc sống và công việc để tạo động lực hơn cho bạn  Time-bound: Phân chia các mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ để hoàn thành tốt nhất 3.3 Lập kế hoạch thực hiện Sau khi bạn đã đặt ra mục tiêu cụ thể thì cần biết cách lập kế hoạch công việc Việc xây dựng kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn tận dụng thời gian tốt nhất và làm việc đạt hiệu quả Dưới đây là kỹ năng lập kế hoạch CoffeeHR chia sẻ mà bạn có thể tham khảo:  Bước 1: Đặt ra mục tiêu lớn cho bản thân  Bước 2: Xây dựng kế hoạch chi tiết bằng cách xác định các nhiệm vụ nhỏ cần hoàn thành để đạt mục tiêu lớn  Bước 3: Chuẩn bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng để thực hiện tốt các bước đã đề ra trong kế hoạch  Bước 4: Tính toán thời gian hợp lý cho công việc bạn đặt ra 9 Downloaded by MON MON (monmon2@gmail.com) lOMoARcPSD|39222638 Trình bày phương pháp quản lí thời gian Nhóm 10  Bước 5: Xác định phương pháp cụ thể theo dõi quá trình hoàn thành mục tiêu 3.4 Tránh làm nhiều việc trong một lúc Quản lý thời gian và tránh làm nhiều việc trong một lúc hay còn gọi là “Đa nhiệm” Trường hợp mà bạn không có đủ năng lực chuyên môn thì “Đa nhiệm” thực sự không phù hợp với bạn Tốt hơn hết, bạn cần chia nhỏ nhiệm vụ để từng bước hoàn thành Bên cạnh đó, việc bạn chỉ tập trung vào các nhiệm vụ đơn lẻ sẽ gia tăng hiệu quả hơn cho công việc 3.5Làm chủ tâm lý Hãy luôn luôn giữ cho bản thân thoải mái là một trong những cách đạt hiệu quả tốt nhất trong công việc Bởi chắc chắn rằng nếu bạn có tinh thần thư giãn, không có căng thẳng thì sẽ đưa ra các quyết định đúng đắn, chính xác và hợp lý hơn Dưới đây là chia sẻ về những cách giúp bạn điều chỉnh tâm lý:  Cười: Hành động “cười” này giúp bạn giảm các hormone căng thẳng và gia tăng sự hạnh phúc trong bạn  Thiền: Theo nghiên cứu, thiền trong khoảng thời gian ít nhất 10 phút giúp giải tỏa stress  Ăn sô cô la đen: Thực phẩm socola đen này giúp bạn giảm thiểu căng thẳng, mệt mỏi đã được chứng minh khoa học  Nghe nhạc: Hãy thưởng thức một bài hát yêu thích sẽ khiến bạn thư giãn và thoải mái hơn  Khiêu vũ: Hoạt động vừa nâng cao tinh thần vừa có ích cho sức khỏe 3.6 Xử lý “kẻ cắp thời gian” Luôn có những “kẻ cắp thời gian” trong quá trình bạn nỗ lực hoàn thành những mục tiêu đã đề ra Thật vậy, bạn sẽ có thể gặp phải những người hoặc yếu tố khiến bạn phân tâm, xao nhãng khi thực hiện các công việc của bản thân Gọi là những “kẻ cắp thời gian” có thể là việc cá nhân, đồng nghiệp hỏi chuyện, lướt web… Và tốt hơn hết, bạn cần giải quyết vấn đề này triệt để, đảm bảo không ảnh hưởng tới chất lượng công việc 10 Downloaded by MON MON (monmon2@gmail.com) lOMoARcPSD|39222638 Nhóm 10 Trình bày phương pháp quản lí thời gian CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÍ THỜI GIAN HIỆU QUẢ 4.1 Quy tắc 4D: Do – Dump – Delegate – Defer Thời gian là tài sản vô giá nhất mà cuộc đời đã ban cho chúng ta Mỗi người đều có 24 giờ đồng hồ như nhau, nhưng cách sử dụng thời gian khác nhau dẫn đến cuộc đời khác nhau Vậy bạn muốn lèo lái con thuyền cuộc đời mình xuôi theo hướng nào? Tôi xin gợi ý phương pháp 4 chữ D giúp bạn nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả Bí quyết của quy tắc 4D rất đơn giản và dễ làm, là giải quyết công việc này trước khi làm việc khác Phương pháp quản lý thời gian 4D bao gồm 4 yếu tố: Do (Làm): Đó là yêu cầu bạn thực hiện công việc quan trọng ngay trước mắt Chỉ đơn giản là vậy Dump (từ bỏ): Nghĩa của từ này có thể là “Rác rưởi, đồ bỏ đi” – bạn gọi là gì cũng được Nhưng ý nghĩa rất đơn giản, đôi khi bạn cần từ bỏ một số công việc vô nghĩa, chính điều này sẽ tiết kiệm một quỹ thời gian đáng kể Hãy thường xuyên đặt câu hỏi: “Liệu có vấn đề gì nếu bạn không làm việc đó hay không?”, và đó là cách tiết kiệm thời gian khi từ bỏ những công việc vô nghĩa Delegate (Giao việc): Giả sử như công việc này cần phải làm nhưng người khác có thể làm tốt hơn khả năng của bạn Vậy hãy giao việc cho người đó ngay và nhớ rằng nếu bạn tự làm, bạn sẽ lãng phí nhiều thời gian quý báu của mình và làm cho người khác mất đi cơ hội học hỏi kinh nghiệm từ công việc này Chính bởi thế, bạn hãy tỏ ra hào phóng và tin tưởng giao việc cho người khác khi họ làm tốt hơn Defer (Hoãn lại): Có phải bạn không làm việc đó ngay bây giờ được? Nếu thế hãy lấy cuốn sổ tay và lập kế hoạch thời gian chính xác mà bạn sẽ làm việc đó Hãy lưu ý rằng hoãn lại công việc đó là lựa chọn cuối cùng của bạn Trường hợp những công việc hoãn lại đang tăng dần lên, thì bạn cần phải xem xét chữ D thứ 2 và thứ 3 (từ bỏ và giao việc) Như vậy, ý nghĩa của phương pháp này đó là chỉ tập trung giải quyết triệt để một việc quan trọng trước khi chuyển sang việc tiếp theo Luôn luôn dành thời gian tập trung vào những điều quan trọng nhất, những vấn đề bạn nghĩ là cần làm nhất, những điều giúp bạn đến gần mục tiêu của mình hơn 11 Downloaded by MON MON (monmon2@gmail.com) lOMoARcPSD|39222638 Nhóm 10 Trình bày phương pháp quản lí thời gian 4.2 Phương pháp 80/20 (Pareto) Ban đầu, Nguyên tắc Pareto đề cập đến kết quả kiểm nghiệm rằng 80% tài sản của nước Ý thuộc quyền sở hữu của chỉ 20% dân số Sau này, tổng quát hơn, Nguyên tắc Pareto trở nên nổi tiếng với cái tên khác là Nguyên tắc 80/20, và được coi như một quy định ngầm (không phải luật bắt buộc thực hiện) mang ý nghĩa đại đa số mọi thứ trong cuộc sống không được phân phối đều nhau: Khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra Nguyên tắc 80/20 này có thể bao hàm tất cả các nhận định sau:  20% công nhân tạo ra 80% kết quả  20% khách hàng đóng góp vào 80% doanh thu  20% khiếm khuyết gây ra 80% sự cố  20% tính năng tạo ra 80% nhu cầu sử dụng Và dĩ nhiên con số 80 – 20 không thể đúng tuyệt đối được Điểm nhấn mấu chốt mà Pareto muốn đề cập ở đây là hầu hết mọi thứ, mọi điều trong cuộc sống không được phân phối đồng đều, một số nào đó đóng góp nhiều hơn những thứ khác Bạn có thể nỗ lực tập trung giải quyết 20% công việc, nhưng đem lại sự khác biệt tốt hơn thay vì tốn tài nguyên để xử lý 80% công việc khác Việc bạn ứng dụng một cách linh hoạt nguyên tắc 80/20 sẽ góp phần làm tiết kiệm chi phí và tăng hiệu suất doanh nghiệp một cách đáng kể nhất Về cơ bản, nguyên tắc Pareto này nhấn mạnh 80% thành quả sẽ được tạo ra bởi 20% đóng góp Chính bởi vậy, bạn nên áp dụng phương pháp 80/20 này để xác định 20% công việc ưu tiên để dẫn đến kết quả tốt nhất cho bản thân mình Cuộc sống luôn không công bằng một cách hoàn hảo Điểm mấu chốt của sự bất cân bằng là mỗi đơn vị đầu vào (công việc, thời gian, nỗ lực, ) không mang lại cùng một giá trị đầu ra Thử tưởng tượng, nếu bạn đang sống trong một thế giới hoàn hảo, mọi nhân viên sẽ đóng góp cùng một giá trị cho tổ chức, mọi lỗi sai đều quan trọng như nhau, mọi tính năng đều được người dùng yêu thích như nhau Một cá nhân nếu cố gắng làm việc gấp đôi thì kết quả thu về cũng nhiều gấp đôi tương ứng Khi ấy việc lập kế hoạch công việc sẽ rất dễ dàng 12 Downloaded by MON MON (monmon2@gmail.com) lOMoARcPSD|39222638 Nhóm 10 Trình bày phương pháp quản lí thời gian Nhưng thực tế không đi theo một đường thẳng như vậy Cùng xem biểu đồ thể hiện Nguyên tắc Pareto sau: Biểu đồ minh hoạ Nguyên tắc Pareto (Nguyên tắc 80/20) Trong sự phân tích của Nguyên tắc Pareto, cứ trong số 5 phương án lựa chọn (đồ vật, ý tưởng, con người, ) của đội nhóm thì sẽ có một đáp án tuyệt vời Đáp án đó sẽ dẫn đến phần lớn tác động tích cực lên đội nhóm (đường màu xanh lá cây) Còn lại, đường màu đỏ tượng trưng cho giả định không bao giờ xảy ra: mỗi đơn vị đầu vào đóng góp chính xác cùng một lượng đầu ra giống nhau Sự phân phối điển hình này có thể được minh hoạ dễ hiểu hơn dưới dạng biểu đồ tròn - một phần lớn thành quả chiếm 80% được tạo thành từ 20% sự nỗ lực 13 Downloaded by MON MON (monmon2@gmail.com) lOMoARcPSD|39222638 Nhóm 10 Trình bày phương pháp quản lí thời gian Nguyên tắc Perato: 20% nỗ lực sẽ tạo ra đến 80% thành quả Tất nhiên, tỷ lệ này có thể thay đổi, dao động xung quanh các tỷ lệ 80/20, 90/10 hoặc 90/20 Điểm mấu chốt là hầu hết mọi thứ không phải là 1:1 4.3 Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10 Vấn đề quản lý thời gian luôn là một vấn đề nan giải với bất kỳ ai, trong chúng ta không phải ai cũng có thể sắp xếp thời gian hợp lý để hoàn thành tốt mọi công việc Việc sắp xếp thời gian không hề dễ dàng một chút nào bởi mọi thứ trên thực tế thường dễ bị xáo trộn với nhau, gây cản trở khiến bạn không thể hoàn thành mục tiêu quan trọng Với quy tắc 40-30-20-10 là một khuôn mẫu để giúp bạn phân bổ thời gian hợp lí 14 Downloaded by MON MON (monmon2@gmail.com) lOMoARcPSD|39222638 Nhóm 10 Trình bày phương pháp quản lí thời gian Mỗi ngày chỉ có 24 giờ cho chúng ta có thể hoàn thành hết mọi công việc, vậy bạn phải làm sao để phân bổ thời gian cho hợp lý để vừa đảm bảo hoàn thành tốt công việc mà lại vẫn có thời gian để nghỉ ngơi đảm bảo sức khỏe Với quy tắc 40/30/20/10 chúng ta sẽ phân bố thời gian như sau:  40% trong ngày là 9,6 giờ dành cho công việc và thỏa mãn những nhu cầu hàng ngày  30% là 7,2 giờ dành cho ngủ và lấy lại sức khỏe  20% thời gian là 4,4 giờ dành cho việc chăm lo các mối quan hệ  10% thời gian là 2,4 giờ dành cho việc chăm sóc bản thân, ăn uống, vệ sinh, tắm rửa… Quy tắc quản lý thời gian 40 – 30 – 20 – 10 cho công việc nghĩa là:  40% thời gian vào những việc quan trọng nhất  30% thời gian làm những việc quan trọng thứ hai  20% thời gian làm những việc quan trọng thứ ba  10% thời gian làm tất cả mọi thứ kết hợp lại Với quy tắc này, bạn sẽ có một lựa chọn duy nhất mà rất hợp lý: cần tập trung vào ba việc ưu tiên hàng đầu Cần ưu tiên làm lần lượt chỉ ba việc này và sẽ dành chút thời gian làm những việc khác – nhưng không quá nhiều thời gian Nhìn vào quy tắc 40 – 30 – 20 – 10 này, ta thấy rằng chúng ta nên sử dụng số thời gian gấp đôi để đáp ứng giải quyết vấn đề ưu tiên số một so với vấn đề ưu tiên số ba Như vậy là công việc ưu tiên hàng đầu sẽ có ảnh hưởng hơn rất nhiều so với những việc khác bạn làm Bạn hãy thay đổi lối tư duy công việc quan trọng về mặt lý thuyết sang tư duy hoàn thành thực tế trong công việc bằng cách đầu tư thời gian dành cho nó 4.4 Phương pháp Pomodoro Pomodoro là gì? Pomodoro theo tên tiếng anh đầy đủ của nó là Pomodoro Technique Đây là một phương pháp dùng để quản trị thời gian nâng cấp tối đa được một sự tập trung nhất định trong công việc và nó được giới thiệu bởi Francesco Cirillo – CEO và Pomodoro được cho là của 1 công ty phần mềm người Ý vào những năm 1980 Năm 1980, khi còn là sinh viên, Francesco Cirillo – CEO của 1 công ty phần mềm người Italia đã nhận thấy sự tập trung của mình thường giảm mạnh sau 1 khoảng thời gian và khi đó ông rất khó để giải quyết các bài tập Sau đó Francesco Cirillo 15 Downloaded by MON MON (monmon2@gmail.com) lOMoARcPSD|39222638 Nhóm 10 Trình bày phương pháp quản lí thời gian đưa ra giải pháp nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc thay vì làm việc 1 thời gian dài liên tục Ông đưa ra cách thức làm việc (học tập) tập trung cao trong thời gian 25 phút sau đó nghỉ ngắn 5 phút và lại bắt đầu 1 phiên làm việc 25 phút mới Mỗi phiên làm việc 25 phút này, Francesco Cirillo gọi là 1 Pomodoro Về cơ bản Pomodoro được vận hành như sau:  Trong 1 Pomodoro (quy trình làm 25 phút & nghỉ 5 phút), giả sử bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu  Chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% toàn thời gian đã định  Giả sử công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn sẽ cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa các công việc cho đến hết Pomodoro đó  Trong các khoảng thời gian nghỉ, bạn sẽ cần phải nghỉ ngơi thực sự: hãy nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, thiền, sắp xếp bàn làm việc, đi dạo trong văn phòng – những việc đơn giản và không cần sử dụng tư duy nhiều Nên tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook… vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi mà thôi 4.5 Ma trận Eisenhower Ma trận thời gian Eisenhower do Dwight D Eisenhower sáng tạo ra Ông chính là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ nhiệm kỳ 1953 – 1961 Trước khi trở thành tổng thống, Eisenhower từng đảm nhận rất nhiều cương vị quan trọng như Tư lệnh tối cao của NATO, Hiệu trưởng Đại học Columbia Mặc dù phải làm rất nhiều công việc nhưng ông vẫn có cách để sắp xếp và quản lý thời gian rất tốt, thậm chí còn có thời gian để giải trí, thư giãn với bộ môn golf, vẽ tranh sơn dầu Bằng cách nào mà Eisenhower có thể làm được điều này? Đó chính là nhờ việc biết sắp xếp công việc dựa trên tầm quan trọng của chúng để thực hiện và phân chia để làm một cách hợp lý Nhờ vậy mà phương pháp quản lý thời gian Eisenhower của ông sau khi ra đời được rất nhiều người ở quốc gia tiên tiến trên thế giới áp dụng vào công việc và cuộc sống Cách áp dụng ma ma trận Eisenhower: Áp dụng chiến lược của Eisenhower thực ra rất đơn giản Hãy liệt kê những nhiệm vụ bạn phải làm, kể cả những nhiệm vụ không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn Sau đó sắp xếp các nhiệm vụ đó dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng theo 4 cấp độ: Cấp độ 1 (P1): Khẩn cấp và quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức) 16 Downloaded by MON MON (monmon2@gmail.com) lOMoARcPSD|39222638 Nhóm 10 Trình bày phương pháp quản lí thời gian Ở cấp độ này, công việc được ưu tiên số 1, phải làm ngay Gồm 3 loại việc: - Xảy ra không đoán trước được: Bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, nhiệm vụ bất ngờ, các cuộc điện thoại quan trọng, email công việc… - Đoán trước được: Cuộc họp đã lên kế hoạch trước, họp định kỳ, sinh nhật người thân, đám cưới bạn bè… - Do trì hoãn để tới sát hạn chót: Làm báo cáo, làm bài thuyết trình, kiểm tra… Chúng ta thường không tránh được loại 1, 2 Nhưng với loại thứ 3, hoàn toàn có thể giảm thiểu chúng bằng cách chuyển thành việc P2 Và nếu các bạn không muốn gánh nhiều áp lực thì hãy tập thói quen để xóa sổ loai việc này trong P1 Cấp độ 2: Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiêm vụ được lên kế hoạch để làm sau) Để quản lý thời gian tốt, bạn hãy dành nhiều thời gian cho ô này Chúng thường không khẩn cấp, nhưng sẽ tích lũy dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong muốn Nếu bạn đang làm việc P2 và có việc P1 xuất hiện thì hãy hoàn thành việc P1 trước Sau khi bạn giải quyết xong các việc P1, bạn tiếp tục hoàn thành việc P2 Nên để việc P2 hình thành như một thói quen! Cấp độ 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác) Những việc này chẳng có gì quan trọng, nhưng chúng lại đột ngột xuất hiện khiến bạn không thể kiểm soát được Bạn phải tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt Nếu không, hãy học cách từ chối và kết thúc chúng một cách lịch sự Cấp độ 4: Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ) Bạn nên cắt giảm tối đa thời gian cho ô này, chỉ nên dành dưới 5% thời gian của bạn cho P4 Chúng tiêu tốn thời gian của bạn mà không đem lại lợi ích gì đáng kể Khi bạn chuẩn bị làm 1 việc thuộc nhóm P4 hãy tự hỏi những câu như: Xem cái này để được gì? Xem cái này có giúp mình chinh phục được mục tiêu không? Chơi game này có giúp mình học giỏi hơn không? Mình có nhất thiết phải xem phim này không? Nghĩa là bạn nên sắp xếp công việc dựa theo mô hình Eisenhower này để ưu tiên các công việc quan trọng cần phải thực hiện luôn và ngay Ma trận 17 Downloaded by MON MON (monmon2@gmail.com) lOMoARcPSD|39222638 Trình bày phương pháp quản lí thời gian Nhóm 10 Eisenhower này sẽ hỗ trợ việc ra quyết định và sử dụng thời gian hiệu quả của bạn tốt hơn Cách phân bổ thời gian phù hợp với các cấp độ của ma trận Eisenhower: P1: ~15% – 20% P2: ~60% – 65% P3: ~10% – 15% P4: < 5% 4.6 Phương pháp MIT Phương pháp MIT có nghĩa là Most Important Tasks, nó sẽ tập trung vào một số việc quan trọng nhất cần làm và hoàn thành trong ngày Phương pháp MIT này sẽ hỗ trợ bạn phân chia công việc khoa học và hợp lý để tiết kiệm thời gian Những công việc ưu tiên nên thuộc nhóm khẩn cấp & quan trọng ở trong phương pháp Ma Trận Eisenhower Cách sử dụng phương pháp MIT: 1 LIệt kê tất cả các công việc cần hoan thành 2 Xếp hạng các công việc theo thứ tự ưu tiên và quan trọng 3 Chọn ra 3-5 công việc quan trọng nhất và tập trung hoan thành chúng trong ngày hoặc khoảng thời gian đã quy định 4 Hoàn thành công việc quan trọng nhất trước và tiếp tục công việc tiếp theo cho đến khi hoan thành tất cả 18 Downloaded by MON MON (monmon2@gmail.com) lOMoARcPSD|39222638 Nhóm 10 Trình bày phương pháp quản lí thời gian LỜI KẾT THÚC Chỉ cần giữ một số nguyên tắc cơ bản và cố gắng theo chúng, bạn sẽ có thể quản lí thời gian của mình một cách hiệu quả hơn Bắt đầu bằng việc xác định những nhiệm vụ và mục tiêu của bạn, hãy tạo ra một kế hoạch hàng ngày và thực hiện nó Hãy đảm bảo rằng bạn đặt ra thời gian cho mỗi nhiệm vụ và giữ cho nó như một người bảo vệ thời gian của bạn Hãy luôn tập trung và chủ động trong các cuộc họp và các hoạt động khác Hãy cố gắng tránh rơi vào những lời nguyền của thời gian - thứ như đọc thêm, xem thêm, làm thêm - hãy để những việc đó cho cuối tuần Cuối cùng, hãy cố gắng giữ thời gian của bạn sạch sẽ và bảo vệ nó như một món quà 19 Downloaded by MON MON (monmon2@gmail.com)