Đoàn Văn Trung.Hà Nội, ngày 3 tháng 2 năm 2023ĐẠI DIỆN NHÓMGIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Trang 3 3 Trang 4 Tuần Người thực hiệnNội dung công việcKết quả đạt được1-Bùi Đức Thiện-Phương Minh Tuấn-
Trang 1KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
======***======
TIỂU LUẬN MÔN HỌC
Đề tài: Trình bày các ph ươ ng pháp qu n lý th i gian ả ờ
Hà Nam, tháng 1, năm 2023
1
Giáo viên hướng dẫn: Th.S Đoàn Văn Trung
Nguyễn Đức Toàn Nguyễn Đức Thịnh Bùi Đức Thiện Phương Minh Tuấn
Downloaded by MON MON (monmon2@gmail.com)
Trang 2BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
_ _
PHIẾU GIAO ĐỀ TÀI TIỂU LUẬN
Họ và tên:
Lớp: DHCNTT05 Khoa: Công nghệ thông tin
Ngành học: Công nghệ thông tin
Tên đề tài: Trình bày các phương pháp quản lý thời gian Mục đích:
- Tăng năng suất và hiệu quả công việc
- Giảm áp lực công việc
- Sớm đạt được thành công
- Cân bằng cuộc sống
- Đẩy lùi các thói quen xấu
Yêu cầu: .- Khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng website theo
nhu cầu thực tế
- Nghiên cứu và làm chủ công nghệ trong đề tài.
Nơi thực tập: Khoa CNTT - Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội
Kết quả thu được : Bản thuyết minh đề tài, đĩa cd chương trình
Ngày giao đề tài: 23/12/2022
Ngày hoàn thành: 05/02/2023
Giáo viên hướng dẫn : Ths Đoàn Văn Trung.
Hà Nội, ngày 3 tháng 2 năm 2023
Nguyễn Văn Thiện Nguyễn Đức Toàn Nguyễn Đức Thịnh Bùi Đức Thiện Phương Minh Tuấn
Trang 3Downloaded by MON MON (monmon2@gmail.com)
Trang 4Tuần Người thực hiện Nội dung công việc Kết quả đạt được
1 -Bùi Đức Thiện
-Phương Minh Tuấn
-Nguyễn Đức Toàn
-Nguyễn Văn Thiện
-Nông Đức Thịnh
-tìm hiểu, nghiên cứu nội dung của các phương pháp giúp quản lí thời gian hiệu quả
-định hướng được nội dung của các phương pháp giúp quản lí thời gian hiệu quả -phác thảo các nội dung cơ bản của các phương pháp giúp quản lí thời gian hiệu quả
2 -Nguyễn Đức Toàn
-Nguyễn Văn Thiện
-tổng hợp nội dung về các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả -tạo slide powerpoin dựa trên nội dung
đã tổng hợp
-xây dựng nội dung cơ bản của chủ đề
-bản slide powerpoint tóm tắt
đề tài
3 -Bùi Đức Thiện
-Phương Minh Tuấn
-Nguyễn Đức Toàn
-Nguyễn Văn Thiện
-Nông Đức Thịnh
-chỉnh sửa slide powerpoin -Trình bày trước lớp
-bản sile powerpoin hoàn chỉnh
4 -Bùi Đức Thiện
-Phương Minh Tuấn
-Nguyễn Đức Toàn
-Nguyễn Văn Thiện
-Nông Đức Thịnh
-Khảo sát thực trạng hiện nay về việc
áp dụng các phương pháp giúp quản lý thời gian hiệu quả
-Nghiên cứu, phân tích 4 phương pháp quản lý thời gian nổi bật:
+phương pháp quản lý thời gian 4D
+phương pháp quản lý thời gian 40-30-20-10
+phương pháp quản lý thời gian 80/20
+phương pháp quản lý thời gian Eisenhower
-Tổng hợp nội dung các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả đã tìm hiểu
và phân tích
-tìm ra được các vấn đề tồn tại, từ đó xác định các phương pháp quản lý thời gian phù hợp
-hoàn thiện cơ bản về mặt nội dung và hình thức của các phương pháp
-xác định được các nội dung còn thiếu cần bổ sung thêm
5 -Nguyễn Đức Toàn
-Nguyễn Văn Thiện
-Rút ra kết luận -Nhận xét ưu, nhược điểm -Chỉnh sửa, hoàn thiện bản word cuối cùng
-Hoàn thành bảng phân chia công việc
-Bản báo cáo hoàn chỉnh về nội dung và hình thức
Trang 5MỤC LỤC
CH ƯƠ NG 1 GI I THI U Ớ Ệ 1
CH ƯƠ NG 2 C S LÝ THUYẾẾT Ơ Ở 2
Năm lợi ích của quản lý thời gian 2
2.1 Tăng năng suất và hiệu quả công việc 2
2.2 Giảm áp lực công việc 2
2.3 Sớm đạt được thành công 2
2.4 Cân bằng cuộc sống 3
2.5 Đẩy lùi các thói quen xấu 3
CH ƯƠ NG 3 CÁC KYỸ NĂNG GIÚP QU N LÍ TH I GIAN HI U QU Ả Ờ Ệ Ả 3
3.1 Xác định cấp độ công việc 3
3.2 Đặt ra mục tiêu 3
3.3 Lập kế hoạch thực hiện 4
3.4 Tránh làm nhiều việc trong một lúc 4
3.5 Làm chủ tâm lý 4
3.6 Xử lý “kẻ cắp thời gian” 5
CH ƯƠ NG 4 CÁC PH ƯƠ NG PHÁP QU N LÍ TH I GIAN HI U QU Ả Ờ Ệ Ả 5
4.1 Quy tắc 4D: Do – Dump – Delegate – Defer 6
4.2 Phương pháp 80/20 (Pareto) 7
4.3 Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10 9
4.4 Phương pháp Pomodoro 10
4.5 Ma trận Eisenhower 11
4.6 Phương pháp MIT 11
L I KẾẾT THÚC Ờ 12
4
Downloaded by MON MON (monmon2@gmail.com)
Trang 6LỜI NÓI ĐẦU
Quản lí thời gian là khả năng quan trọng để sử dụng thời gian một cách hiệu quả
nhất Điều này có thể được thực hiện bằng cách dành thời gian cho các hoạt động
của bạn có ý nghĩa và sắp xếp lịch trình của bạn để đạt được mục tiêu của bạn trong thời gian ngắn nhất Chỉ cần cung cấp thời gian và cố gắng để làm cho nó hữu ích
nhất
Mục đích của việc quản lí thời gian hiệu quả là giúp người sử dụng tối ưu hóa công việc của mình bằng cách tận dụng thời gian của họ hợp lí và hiệu quả nhất Nó cũng
có thể giúp người dùng hiểu rõ những gì họ đang làm và cách họ có thể hoàn thành công việc của họ nhanh hơn Quản lý thời gian cũng có thể giúp người dùng tạo ra
một lịch trình hợp lí và giúp họ có thể tránh các động lực không lành mạnh và tốn
thời gian để làm việc
Việc quản lí thời gian trở nên cấp bách với sự bùng nổ của công nghệ và các yêu
cầu đối với các nhà quản lí thời gian Người quản lí thời gian hiện đang được yêu
cầu phải làm nhiều hơn, nhanh hơn và tốt hơn những gì có thể Kế hoạch hợp lý, các công cụ và các phương pháp có thể giúp người quản lí đạt được hiệu quả cao nhất
Người quản lí thời gian hôm nay đã được khuyến khích để sử dụng các công cụ hỗ
trợ để quản lí thời gian của họ Các công cụ này bao gồm:
* Quản lí công việc: Công cụ này giúp người quản lí ghi lại các công việc và bật
những hạn chế đặt trước cho chúng
* Nhắc nhở: Công cụ này giúp người quản lí đặt lời nhắc nhở để giúp họ nhớ các
công việc cần phải thực hiện
* Quản lí kỳ vọng: Công cụ này giúp người quản lí đặt mục tiêu rõ ràng và để theo dõi sự tiến bộ
* Phân chia thời gian: Công cụ này giúp người quản lí phân chia thời gian của họ
vào các lĩnh vực khác nhau
* Quản lí giờ làm việc: Công cụ này giúp người quản lí quản lí thời gian làm việc
củ
Trang 7GIỚI THIỆU Quản lý thời gian là gì?
Quản lí thời gian là một khái niệm rộng lớn trong quản lí công việc Nó bao gồm
việc định hướng thời gian của bản thân trong công việc của bạn, tự định nghĩa lịch trình công việc của bạn cho công việc của bạn và cố gắng thực hiện các công việc trong thời gian đã định.
Theo cách hiểu đơn giản, kỹ năng quản lý thời gian cá nhân chính là việc sắp xếp
và phân chia các công việc cần phải hoàn thành trong thời gian nhất định Việc chúng ta lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc Bên cạnh đó, tùy thuộc vào mục đích của bản thân, bạn hoàn toàn có thể lập kế hoạch công việc theo ngày, theo tuần hoặc là theo tháng, năm
Quản lí thời gian cũng bao gồm tối ưu hóa thời gian của bạn, bao gồm việc loại bỏ
đi những nhiệm vụ không cần thiết và các hoạt động lãng phí Quản lí thời gian
cũng có thể bao gồm việc cân bằng các công việc của bạn, đặc biệt là các công
việc có thể được thực hiện làm nhiều công việc cùng một lúc Ngoài ra, quản lí
thời gian còn giúp bạn tự chủ và nỗ lực để đạt được các mục tiêu của mình
6
Downloaded by MON MON (monmon2@gmail.com)
Trang 8CƠ SỞ LÝ THUYẾT Năm lợi ích của quản lý thời gian 2.1 Tăng năng suất và hiệu quả công việc
Có một sự thật rằng việc quản trị thời gian sẽ giúp bạn nâng cao năng suất lao động và đạt chất lượng công việc cao hơn Bởi trong cùng một công việc và trong cùng khoảng thời gian giống nhau, hiệu quả làm việc của mỗi người sẽ khác nhau
Phân chia thời gian hợp lý: Nếu thời gian được phân chia một cách hợp lý nghĩa
là chúng ta đã có chiến lược sử dụng thời gian một cách thông minh cho việc theo đuổi những mục tiêu quan trọng nhất
Người biết cách tận dụng, quản lý thời gian tốt hơn sẽ hoàn thành nhiệm vụ một cách thoải mái và đúng tiến độ của công việc Và ngược lại, người không biết quản trị thời gian thông minh sẽ dễ rơi vào tình trạng căng thẳng, “chạy đua” với thời hạn công việc
"Thời gian là tiền bạc." - Benjamin Franklin
Benjamin Franklin là một thành viên trong nhóm lập quốc của Hoa Kỳ Ông cũng
là một chính trị gia, nhà khoa học, nhà văn, thợ in, triết gia, nhà phát minh, nhà
hoạt động xã hội, nhà ngoại giao hàng đầu Franklin là người đầu tiên truyền bá
câu nói nổi tiếng này Ông hiểu rằng sử dụng thời gian thông minh là điều cần
thiết để làm giàu Khi càng giàu thì bạn càng có nhiều đam mê được tự do theo
đuổi Bởi làm việc cực siêng năng, Franklin đã có thể nghỉ hưu ở tuổi 42, dành
nửa quãng đời còn lại để làm bất cứ điều gì mà ông mong muốn
2.2 Giảm áp lực công việc
Một lợi ích quan trọng cần được kể đến của quản trị quỹ thời gian là cách
để bạn giảm tải áp lực trong mọi công việc Nghĩa là việc phân chia và thực hiện công việc một cách khoa học và hợp lý theo kế hoạch lập sẵn sẽ giúp bạn giải quyết tất cả vấn đề nhanh gọn Đặc biệt là với tinh thần thoải mái sẽ giúp bạn đạt hiệu quả cao hơn trong xử lý các vấn đề
Phần lớn chúng ta có quá nhiều áp lực Khi áp lực ngày càng tăng, chúng ta tự cảm thấy bản thân không có khả năng ra quyết định, nên dường như chúng ta mất đi sự cân bằng trong cuộc sống Vì thế, chúng ta trở nên thất vọng cho dù đã hết sức cố gắng, mọi công việc như dậm chân tại chỗ Đôi khi chúng ta nghĩ mình quá bận để có thể có một kỳ nghỉ nên những cảm giác đó thường xuyên đến với bạn Việc thực sự quan trọng mà bạn cần làm là tìm ra cách phù hợp để quản lý
và giảm áp lực cho mình Việc quản lí thời gian sẽ thực sự giải quyết được những vấn đề ấy
2.3 Sớm đạt được thành công
"Sử dụng thời gian của bạn đúng cách là bạn đang tạo ra tương lai."
(Denis Waitley)
Trang 9Denis Waitley là một trong những tác giả, diễn giả, chuyên gia tư vấn nổi tiếng
nhất ở Mỹ Ông đã có rất nhiều câu nói nổi tiếng về việc quản lí thời gian đúng
cách Câu nói trên là một trong số câu nói nổi tiếng của ông nói về việc cách mà
chúng ta sử dụng thời gian Việc sử dụng thời gian đúng lúc đúng việc sẽ giúp bạn
có một tương lai xán lạn hơn và đạt được thành công nhanh hơn Thật vậy, để đạt được thành công sớm hơn không chỉ phụ thuộc vào chúng ta quản lí thời gian mà còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác Vì vậy, hãy tối ưu hóa những yếu tố chúng
ta có thể làm được
Thông thường, trong công việc, có ba thứ rào cản trong hành động đó là thiếu động lực, không biết phải bắt đầu tư đâu, thấy có quá nhiều rào cản, khó khăn Các chuyên gia khuyên cần phải tìm động lực hành động, cần xây dựng ngưỡng
kỳ vọng không ngừng cao hơn để bản thân không ngừng cố gắng, cần trao đổi với mọi người để biết cách làm việc hiệu quả và biết chấp nhận khó khăn, thử thách
là một phần tất yếu của thành công
Bạn là một người biết cách sắp xếp công việc hợp lý thì khả năng sẽ hoàn thành công việc sớm hơn và chính xác hơn rất nhiều Bởi vì thế, bạn dễ dàng đạt được thành công theo từng giai đoạn trong cuộc sống và công việc
Hiểu theo cách ngược lại, những người làm việc theo cảm tính, không có sự sắp xếp thường sẽ dễ thất bại vì không hoàn thành đúng thời hạn hoặc bỏ quên các nhiệm vụ đã được giao phó
2.4 Cân bằng cuộc sống
Tầm quan trọng của việc sắp xếp thời gian khoa học sẽ giúp cân bằng cuộc sống hợp lý Chúng ta đều có vốn thời gian như nhau là 24 giờ một ngày, để dành cho bản thân, gia đình và công việc
Quản trị thời gian hợp lý là bạn vừa có thể tập trung hoàn thành tốt công việc của mình, sẽ vừa có đủ thời gian thư giãn, chăm sóc những người thân và chính bản thân mình
2.5 Đẩy lùi các thói quen xấu
Bạn có biết, tại sao sắp xếp thời gian khoa học lại góp phần loại bỏ các thói quen xấu của bản thân? Đó là bởi việc trì hoãn công việc không chỉ hạ thấp năng lực bản thân mà sẽ còn ảnh hưởng đến tiến độ chung của công việc được giao
8
Downloaded by MON MON (monmon2@gmail.com)
Trang 10CÁC KỸ NĂNG GIÚP QUẢN LÍ THỜI GIAN HIỆU QUẢ
3.1 Xác định cấp độ công việc
Kỹ năng đầu tiên bạn cần thực hiện đó là xác định cấp độ công việc của bản thân Phân biệt các cấp độ công việc đúng đủ giúp bạn biết cách quản lý sắp xếp thời gian phù hợp với mình
Lời khuyên là bạn nên chia công việc thành hai mức độ bao gồm:
Mức độ khẩn cấp
Mức độ quan trọng
Những lượng “công việc khẩn cấp” sẽ yêu cầu sự chú ý của bạn ngay lập tức để hoàn thành Và việc bạn có phải thực hiện ngay lúc đó hay không sẽ phụ thuộc vào các yếu tố khác
Bên cạnh đó, đối với “công việc quan trọng”, nếu như bạn không hoàn thành thì
sẽ gây ra nhiều hậu quả về sau cho bạn Chính bởi vậy, yếu tố phân chia cấp độ khá quan trọng trước khi bắt tay vào thực hiện các bước tiếp theo
3.2 Đặt ra mục tiêu
Việc bạn tự đặt ra mục tiêu cụ thể cho bản thân được xem là kỹ năng quản
lý thời gian vô cùng hiệu quả Cách xác định được mục tiêu đúng đắn sẽ giúp bạn
có thêm động lực cố gắng hơn mỗi ngày
Tuy vậy, bạn cũng cần phải thiết lập mục đích chính xác và có khả thi thực hiện Bạn có thể tham khảo cách thiết lập mục tiêu thông minh – SMART sau:
Specific: Xác định ngay từ đầu mục tiêu cụ thể và rõ ràng.
có đạt được mục tiêu hay là bất khả thi
phù hợp với khả năng của mình
việc để tạo động lực hơn cho bạn
hoàn thành tốt nhất
3.3 Lập kế hoạch thực hiện
Sau khi bạn đã đặt ra mục tiêu cụ thể thì cần biết cách lập kế hoạch công việc Việc xây dựng kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn tận dụng thời gian tốt nhất và làm việc đạt hiệu quả Dưới đây là kỹ năng lập kế hoạch CoffeeHR chia sẻ mà bạn có thể tham khảo:
Bước 1: Đặt ra mục tiêu lớn cho bản thân
Bước 2: Xây dựng kế hoạch chi tiết bằng cách xác định các nhiệm
vụ nhỏ cần hoàn thành để đạt mục tiêu lớn
Bước 3: Chuẩn bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng để thực hiện tốt các bước đã đề ra trong kế hoạch
Bước 4: Tính toán thời gian hợp lý cho công việc bạn đặt ra
Trang 11 Bước 5: Xác định phương pháp cụ thể theo dõi quá trình hoàn thành mục tiêu
3.4 Tránh làm nhiều việc trong một lúc
Quản lý thời gian và tránh làm nhiều việc trong một lúc hay còn gọi là “Đa nhiệm” Trường hợp mà bạn không có đủ năng lực chuyên môn thì “Đa nhiệm” thực sự không phù hợp với bạn
Tốt hơn hết, bạn cần chia nhỏ nhiệm vụ để từng bước hoàn thành Bên cạnh đó, việc bạn chỉ tập trung vào các nhiệm vụ đơn lẻ sẽ gia tăng hiệu quả hơn cho công việc
3.5Làm chủ tâm lý
Hãy luôn luôn giữ cho bản thân thoải mái là một trong những cách đạt hiệu quả tốt nhất trong công việc Bởi chắc chắn rằng nếu bạn có tinh thần thư giãn, không có căng thẳng thì sẽ đưa ra các quyết định đúng đắn, chính xác và hợp lý hơn Dưới đây là chia sẻ về những cách giúp bạn điều chỉnh tâm lý:
Cười: Hành động “cười” này giúp bạn giảm các hormone căng thẳng
và gia tăng sự hạnh phúc trong bạn
Thiền: Theo nghiên cứu, thiền trong khoảng thời gian ít nhất 10 phút giúp giải tỏa stress
Ăn sô cô la đen: Thực phẩm socola đen này giúp bạn giảm thiểu căng thẳng, mệt mỏi đã được chứng minh khoa học
Nghe nhạc: Hãy thưởng thức một bài hát yêu thích sẽ khiến bạn thư giãn và thoải mái hơn
Khiêu vũ: Hoạt động vừa nâng cao tinh thần vừa có ích cho sức khỏe
3.6 Xử lý “kẻ cắp thời gian”
Luôn có những “kẻ cắp thời gian” trong quá trình bạn nỗ lực hoàn thành những mục tiêu đã đề ra Thật vậy, bạn sẽ có thể gặp phải những người hoặc yếu
tố khiến bạn phân tâm, xao nhãng khi thực hiện các công việc của bản thân
Gọi là những “kẻ cắp thời gian” có thể là việc cá nhân, đồng nghiệp hỏi chuyện, lướt web… Và tốt hơn hết, bạn cần giải quyết vấn đề này triệt để, đảm bảo không ảnh hưởng tới chất lượng công việc
10
Downloaded by MON MON (monmon2@gmail.com)