Luận văn thạc sĩ Hệ thống thông tin quản lý: Đánh giá quy trình triển khai SAP ERP tại công ty cổ phần Sợi Thế Kỷ

Lợi ích của dự án Hệ thống hóa cơ sở dữ liệu trong toàn công ty.Tiêu chuẩn hóa hệ thống báo cáo tài chính.Tối ưu hóa quá trình quản lý sản xuất.Nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HÒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

DONG THI KIM KIEU

ĐÁNH GIA QUY TRINH TRIEN KHAI SAP ERP

TAI CONG TY CO PHAN SOI THE KY

Chuyén nganh : HE THONG THONG TIN QUAN LYMã số: 60.34.48

LUẬN VĂN THẠC SĨ

TP HO CHI MINH, tháng 07 năm 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HÒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

DONG THI KIM KIEU

ĐÁNH GIA QUY TRÌNH TRIEN KHAI SAP ERP

TAI CONG TY CO PHAN SOI THE KY

Chuyén nganh: HE THONG THONG TIN QUAN LYMã số: 60.34.48

LUẬN VĂN THẠC SĨ

TP HO CHI MINH, tháng 07 năm 2014

CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠITRƯỜNG ĐẠI HOC BACH KHOA —DHQG -HCM

Cán bộ hướng dẫn khoa học : TS Pham Trần Vũ

2 TS Lê Thành Sách3 TS Nguyễn Thanh Bình4 TS Nguyễn Thanh Hiên5 TS Lê Lam Sơn

Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV và Trưởng Khoa quản lýchuyên ngành sau khi luận văn đã được sửa chữa (nếu có)

CHỦ TỊCH HỘI ĐÓNG TRƯỞNG KHOA KHOA HỌC & KỸ

THUẬT MÁY TÍNH

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HCM CONG H AXA HỘI CHÚ NGHĨA

TRUONG ĐẠI HỌC BACH KHOA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

NHIEM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ

Họ tên học viên: Đồng Thị Kim Kiều - 2 5 2s s2 se: MSHV:I2321065 Ngày, tháng, năm sinh: 26/08/19”744 -.- 5S < + sssesesssses Nơi sinh: Đồng Nai Chuyên ngành: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Mã số : 603448

I TÊN DE TÀI:Đánh giá quy trình triển khai SAP ERP tại công ty cổ phan Soi Thế Ky.Il NHIỆM VỤ VÀ NOI DUNG: Đánh giá lại quá trình triển khai dự án SAP

ERP tại Công Ty Cô Phan Soi Thế Ky Dựa vào quy trình chuẩn được SAP dénghị và dựa trên khảo sát thực tế và kinh nghiệm bản thân tại Công Ty Cổ PhầnSoi Thế Ky dé đánh giá quy trình triển khai và đề xuất các cải tiến cần thiết đểquy trình triển khai được hợp lý hơn

Ill NGÀY GIAO NHIEM VỤ: 10/02/2014IV NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 20/06/2014V CÁN BỘ HƯỚNG DÂN: TS Phạm Trần Vũ

Tp HCM, ngày 15 tháng O08 năm 2014

CÁN BỘ HƯỚNG DAN TRƯỞNG KHOA KHOA HỌC & KỸ

(Họ tên và chữ ký) THUẬT MÁY TÍNH

(Họ tên và chữ ký)

TS Phạm Trần Vũ

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ThâyTS.Phạm Trần Vũ đã nhiệt tình hướng dẫnTôi hoàn thành luận văn tốtnghiệp cao học tại Dai học Bách Khoa Thành Phố Hỗ Chí Minh với dé

tài: “Đánh giá quy trình triển khai SAP ERP tại Công Ty Cé PhanSoi Thé Ky”.

Tôi xin cảm ơn tất cả các bạn bè, đông nghiệp tại công ty CôPhần Sợi Thế Ký đã giúp đỡ, đóng góp ý kiến để hoàn tất luận văn này

Đặc biệt Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ông Đặng Triệu Hòa, Chị Trần Thị

Trang Liên đã hỗ trợ tận tình để Tôi hoàn thành tốt luận văn này

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến tất cả các Thay Cô đã tham gia

giảng dạy các môn học thuộc chương chinh cao học Hệ Thống Thông

Tin Quản Lý khóa 2012,dac biệt xin gởi lời cảm ơn đến thay ĐặngTrần Khánh Chủ nhiệm Quản lý chuyên ngành đã tận tình giảng dạy,

truyền đạt những kiến thức cho Chúng Tôi trong suốt quá trình học.

Mặc dù đã cố gang hoàn thành luận văn trong phạm vi và khả

năng cho phép nhưng chắc chăn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót,kính mong nhận được sự tận tình chỉ bảo của quý Thay Cô và các Bạn

Một lần nữa Tôi xin chân thành cảm ơn và mong nhận được

những đóng góp ý kiến chân thành của mọi người.

TÓM TAT NỘI DUNG LUẬN VĂN

Luận văn này tìm hiểu quy trình triển khai chuan SAP ERP mà mỗinhà triển khai nên tuân thủ bởi vì đó là quy trình đã được đúc kết từ nhữngchuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong các dự án SAP ERP

Luận văn này cũng đánh giá quy trình triển khai SAP ERP đã đượcthực hiện tại Công ty C6 Phần Soi Thế Kỷ dựa trên tình hình triển khai vàtiếp cận trực tiếp hệ thống SAP ERP, dựa trên việc phỏng vấn trực tiếp cácthành viên tham gia quy trình triển khai và dựa trên phương pháp luận triểnkhai của SAP ERP chuẩn Từ đó đưa ra những nhận xét và dé xuất cải tiếnquy trình dé những dự án SAP ERP triển khai về sau sẽ được tốt hơn

ABSTRACTThis thesis presents researching on deployment process ofstandard SAP ERP that each implementation should compliance withbecause that is the process was developed from experts, who havemany experiences in the SAP ERP projects

This thesis also evaluates the deployment process of SAP ERPwas implemented in Century Synthetic Fiber Corp based on theimplementation and the direct approach to SAP ERP system, based onthe interviews of the direct participants and based on the methodologyof standard SAP ERP Then take out the remarks and suggestions toimprove the processfor SAP ERP projects will be better later.

LỜI CAM ĐOAN

Tôi tên là Dong Thị Kim Kiéu, là học viên cao học chuyên ngànhHệ Thông Thông Tin Quan Lý, khoa Khoa hoc và kỹ thuật Máy Tính,

trường Đại Học Bách Khoa — Đại học Quốc Gia TPHCM Tôi xin cam

đoan đây là công trình nghiên cứu do chính Tôi thực hiện, được hình

thành từ phát sinh trong công việc trong thực tế Các số liệu trong luậnvăn là hoàn toàn trung thực và chưa từng được ai công bé trong bat kỳ

công trình nghiên cứu nào trước đây.

TP Hồ Chí Minh, tháng 7 năm 2014

Đồng Thị Kim Kiều

DANH MỤC HINH VEHình 2.1 Sơ đô t6 chức dự GN .ccccstcccrrrserertrrrrerirrrerirrrerrrve 17Hình 2.2 Các phân hệ nghiệp vụ triển khuai - ¿55c s++sSk+ssrseree 23Hình 3.1 Thị phân ERP năm 2013 [2] - ¿+2 2 k+2k+E+eE+keskrersrsecee 27Hình 3.2 Phương pháp luận triển khai 1SAP -¿ 5< scskcsksseserseree 30

Hình 3.3 Công việc trong từng ii OqH cv vớ 32

Hình 3.4 Giai đoạn chuẩn bị dự án mm 33Hình 3.5 Giai đoạn thiết kế quy trình nghiệp vụ [Šj -sc<csxc<: 37

Hình 3.6 Gigi đoạn thực hién [5 |, co cv vớ 42

Hình 3.7 Giai đoạn chuẩn bị cuối cùng [5 Ï - - «5< c<c+sk+scsksseserseree 46

Hình 3.8 Giai đoạn vận hành và hỗ trợ | Š ]| 5< 5< S<k+sk+s£skkskrsersees 49Hình 3.9 Giai đoạn chạy SAP ERP [Õ Ì, cv vớ 51

Hình 4.1 Cau hình các Server chạy SAP ERP . cccccecsecsesreereree 56Hình 7.1 Dé xuất cải tien Quy fTÌHH «+ Sex tk ve ret S6

DANH MỤC CHU VIET TATKPI Key Performance Indicator Chi sô đo lường hiệu suat

Soi nhựa làm nguyên liệu déPOY Partially Oriented Yarn ,

sản xuât sợi DTYDIY Draw Textured Yarn Soi dùng dé dệt vảiBusiness blue print Thiết kê giải phápBIBO Business Intelligence

FI Financial Kế toán tài chínhCO Controlling Kê toán quan triSD Sale & Distribution Bán hàng-Phân phôiMM Materials Management Quản lý vật tưPP Production Planning Quản lý sản xuất

Quy trình kinh doanh củaAS-IS

khach hangNhững yêu câu chi có thêGAP đáp ứng bang cách phát triển

mớiNgười sử dụng chính, ngườinày sẽ tham gia các giaiKey User đoạn triển khai dự án, tiếp

nhận giải pháp và hướng dẫn

lại cho người sử dụng cuối

Organizational change Quản lý sự thay đối của tôOCM

DEV Môi trường phát triển

QAS Môi trường kiêm traPRD Môi trường sản phâm

Kiểm tra chấp nhận ngườiUAT User Acceptance Test

dùngNgôn ngữ lập trình cho hệ

Go-live Van hanh

test Kiém tra, thử nghiệmTO-BE Quy trình hiện tạiBusiness case Tình huông doanh nghiệptransaction Giao tác

Kiến trúc dich vụ hướng đốiSOA

tuong

customize Tùy chỉnh

MỤC LỤCNHIỆM VỤ LUẬN VĂN THAC SĨ - << =<=<«ees=esesseeses 2

LOT CAM 0 3TOM TAT NỘI DUNG LUẬN VAN 5- << << 5< se sessssessesessss 4

F\ v4): (0 5

LOT CAM 697007777 6DANH MỤC HINH VẾ,, 5G << 3.3 93 2x 25 2ø 7

DANH MỤC CHỮ VIET TT ẮTT - 2 5 << 5< 5< SE se sex se 8MUC LUC 01115 10

Chương 1 : TONG QUAN VE DE TAL csccsssscscsssscsssscscsssssssesesseseeees 131.1 Lý do chọn để tài s- 5 << << << se < ss sex e9 esee 13

1.2 Mục đích nghiên CỨU œ0 G 555 5 2 356 5 95666 9 956666 6966695 13

1.3 Đối tượng và phạm Vi nghiên CU 5 <5 se «se s=ss 14

1.4 Phương pháp nghiên CỨU co 505 5< 555 5 S55 66 9956665 999956 14

1.5 Y nghĩa thực tiễn của dé tài 2 << «œ5 se scsseseseeseess 14Chương 2: TONG QUAN VE DỰ ÁN SAP ERP TẠI CÔNG TY COPHAN SOI THE IKỶ 5 5 << 5x 5 e5 e3 e5 5x2 15

2.1 Giới thiệu Công (y -5-<=c<scssseSsESsESESsESEESeesessesseserse 152.2 Mục tiều của dự án co 00G G5 S66 90.0006.0900 060 666696696 162.3 Lợi ích của dự án oo co s00 SG s6 95 9.9966 0906.909606 060 66 06696996 16

2.4 Sơ đồ tO chức dự án -<-<- 5 <5 << sex sex Sex esessexe 17

2.5 Vai trò và trách nhiỆm oo so so c 5 S5 5 9556 998669 5996666998 17

2.6 Cac phân hệ nghiệp vụ triển khai - 5 <5 se «<< se s=sse<s 23Chương 3: TÌM HIẾU QUY TRÌNH TRIEN KHAI SAP ERP CHUAN 273.1 Tổng quan về phần mềm SAP EREP 5 <5 << se << s=<s 273.2 ASAP-phương pháp luận — quy trình triển khai SAP ERE 283.3 Các giai đoạn triển khai AS AP << << se «se sesesseseesese 303.2.1 Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự án (Project Preparation) 33

3.2.2 Giai đoạn2: Thiết kế quy trình nghiệp vu (Business

3301108111020 272Ẽ5Ẽ7Ẽ nh e 373.2.3 Giai đoạn3 : Hiện thực (Realization) -«-« <-«- 423.2.4 Giai đoạn 4: Chuan bị cuôi cùng (Final Preparation) 463.2.5 Giai đoạn 5: Vận hành và hồ trợ (Go Live & Support) 493.2.6 Giai đoạn 6: Chay SAP (Run) -< s55 S552 5

Chương 4: TÌM HIỂU QUY TRÌNH TRIEN KHAI SAP ERP TẠI

CÔNG TY CO PHAN SOT THE IKKỶ 2.5-5 5 << se sesscsesesesc«e 55

4.1 Cơ sở hạ tầng phục vụ cho dự án ERP 5 << <5 =<° 554.2 Thời gian trién Khai . -< << << sex sex sex esessexe S74.3 Quy trình trién khai < << =< s5 < ssseessesesesesecse 584.3.1 Giai đoạn 1 — Chuẩn bị dự án -« s<cssesseceee 58

4.3.2 Giai đoạn 2 — Khao sát va thiét kê quy trình 584.3.3 Giai đoạn 3 — Thực Hiện -5 55s S°S S555 594.3.4 Giai đoạn 4 — Chuan bị cuôi CÙng s «5555 << s52 614.3.5 Giai đoạn 5 — Vận hành và hỗ trợ — ssseeseeeeseees 63

Chuong 5: SO SANH QUY TRINH SAP ERP CHUAN VA SAP ERP

TRIEN KHAI TẠI CONG TY CO PHAN SOT THE KỶ 64Chương 6: ĐÁNH GIA QUY TRINH TRIEN KHAI SAP ERP 71

6.1 Đánh giá dựa trên tình hình triển khai và tiếp cận trực tiếp hệthống SAP ERP và ý kiến cá nhân << << ssssssssseseesereee 726.2 Đánh giá dựa trên phương pháp luận triển khai SAP ERP chuẩn

75

6.3 Đánh giá dựa trên việc phỏng van trực tiếp các thành viên thamgia quy trình tri€n khai . 5 <5 «<< s << se sesessexeseessesesee 81Chương 7: DE XUẤT QUY TRINH TRIEN KHAL 847.1 Một số đề xuất khắc phục quy trình triển khai 847.2 Những hạn chế của nghiên ©ứu 5 << œ< «se =s se =sse<s 88Chương 8: KET LUẬN 5< << 5< 5° << SE S5 se eesese 898.1 Những vấn đề dat đÑưỢC - 5< 5< sen ssseneseesererersersee 898.2 Những van đề cần phát triển thêm -5-< s-« < se «<< se<s 89TÀI LIEU THAM KHHẢO - <5 5 5° << << 5s s5 Ees se seesexe 90

Phụ luc 1 : Bảng khảo sát : Đánh gia quy trình triển khai SAP ERP tạiCông ty C6 phần Soi Thé KY - 5-5 <5 << + < se se sex sseeessessese i

Chương 1 : TONG QUAN VE DE TÀI

1.1 Lý do chọn đề tài

Nhu cau ứng dung công nghệ thông tin thường xuất phát từ nhu cầu cốtlõi về quản trị Trong quá trình điều hành, mỗi khi phát sinh nhu cầu phanmềm dé quản trị, doanh nghiệp sẽ đầu tư những phan mém riêng biệt Hệthống thông tin như thế sẽ thiếu sự đồng nhất, đặc biệt hệ thống dữ liệu khôngliên thông và kế thừa nhau khiến việc nhập liệu phải lặp đi lặp lại nhiều lần rấtmất thời gian và đôi khi thông tin còn bị sai lệch

ERP(Enterprise Resource Planning) là con đường bat buộc mà bat kỳdoanh nghiệp nào muốn phát triển và hội nhập đều phải trải qua Không ai cóthể phủ nhận được vai trò và lợi ích mà ERP mang lại, tuy nhiên triển khaiERP không phải là bài toán đơn giản Để đánh giá hiệu quả của một dự ántriển khai ERP thành công hay không tại thị trường Việt Nam thì trong suốtthời gian qua cũng đã có nhiều nhận định khác nhau Tuy nhiên, lại chưa có sựthống kê và phân tích con số một cách cụ thé về các dự án thành công và thấtbại cũng như chi phí bỏ ra để có được một hệ thống ERP hiệu quả

1.2 Mục dich nghiên cứu

Một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến sự thành bại của quátrình triển khai ứng dụng ERP trong một doanh nghiệp đó là tính hợp lý củacác bước thực hiện quy trình Quy trình hóa một cách rõ ràng các giai đoạnthực hiện là một yêu cầu hết sức cân thiết dé có thể dat được những kết quathành công như mong muốn Tùy theo từng nha tư van giải pháp, tùy theo hiệntrạng của từng doanh nghiệp mà các bước đi, các quy trình triển khai có thểmang những đặc trưng riêng và cách thức thực hiện tương đối khác nhau Vấndé là làm sao có thé đánh giá được quy trình triển khai nào tốt và chưa tốt? Tốtở điểm nào mà chưa tốt ở điểm nào?

Mục đích của nghiên cứu này là đánh giá quy trình SAP ERP đã đượctriển khai tại công ty C6 Phần Soi Thế Ky, từ đó đưa ra ý kiến đánh giá, đề

xuất cải tiễn quy trình cho những dự án cải tiến SAP ERP tại Sợi Thế Kỷ saunày nói riêng và cho việc triển khai SAP ERP ở Việt Nam nói chung.

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứue Đối tượng: quy trình SAP ERPe Phạm vi nghiên cứu : Quy trình SAP ERP triển khai tại công ty Cổ phan

Sợi Thế Kỷ.1.4 Phương pháp ng hiên cứu

e Đánh giá dựa trên tình hình triển khai và tiếp cận trực tiếp hệ thống SAP

Chuẩn hóa quy trình triển khai thành công phù hợp với từng doanh nghiệp làmơ ước của rất nhiều nhà triển khai phan mềm ERP, tuy nhiên van dé chuẩn hóanhư thế nào mới gọi là thành công sẽ còn là đề tài phải tranh cãi rất nhiều bởi vìmỗi khách hàng có những đặc điểm khác biệt nhau, như khác biệt về văn hó a, vềđịa lý, về quy định, thủ tục, pháp lý của mỗi địa phương, mỗi quốc gia Vì vậycần phải có những nghiên cứu, đánh giá thực tế triển khai nhăm rút kinh nghiệm,cải tiến quy trình triển khai dé các quy trình ngày càng được chuẩn hóa, giúpcho các đơn vị triển khai thành công hơn khi triển khai hệ thống ERP

Chương 2: TONG QUAN VE DU ÁN SAP ERP TẠI CÔNG TY

CO PHAN SỢI THÊ KY.

2.1 Giới thiệu Công ty

Soi Thế Ký tiền thân là Công ty trách nhiệm hữu hạn Sản xuất — Thươngmại Thế Ky, được thành lập ngày 01/06/2000 theo Giấy đăng ký kinh doanh số4101001242, do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM cấp ngày 01/06/2000 Ngày11/04/2005 Soi Thế Ky được chuyển đổi thành Công ty cô phan Soi Thế Ky.Sự thay đổi này nam trong chiến lược huy động vốn nhăm đáp ứng nhu cầuphát triển không ngừng của Sợi Thế Kỷ

Trụ sở và nhà máy của Soi Thế Ky đặt trong khuôn viên có diện tích16.800n” tại Khu Công nghiệp Tây Bac Củ Chi, Huyện Củ Chi, TP.HCM

Sợi Thế Kỷ hiện là một công ty chuyên sản xuất cung cấp các loại sảnphẩm sợi POY (Partially Oriented Yarn) và sợi DTY (Draw Textured Yarn).Soi POY được sản xuất từ nguyên liệu đầu vào là polyester chips (dang hạtnhựa), sợi POY là nguyên liệu đầu vào dé sản xuất ra sợi DTY, sợi DTY dùngđể dệt vải Thành phẩm DTY của Sợi Thế Ký tập trung chủ yếu vào những ứng

dụng có tiêu chuẩn yéu cau cao bao gồm sợi siêu mịn và sợi nhuyễn chuyên

dụng cho việc sản xuất quan áo thé thao giải trí

Nhà máy được trang bị các dây chuyền sản xuất hiện đại được nhậpkhẩu từ tập đoàn Oerlikon Barmag (Đức) chuyên sản xuất sợi tổng hợpvới dayđủ các quy cách chủng loại Tổng công suất thiết kế cho nhà máy sản xuất sợiđạt 25.000 tân/năm.Trong vài năm trở lại đây Soi Thế Ky đã không ngừng pháttriển và lớn mạnh lên, Công ty cô phần Soi Thế Ky với mô hình công ty và chinhánh bao gồm:

e Công ty cô phan Soi Thế Ky (tại khu công nghiệp Tây Bac CủChi — TP.HCM)

e Chi nhánh công ty cô phan Soi Thế Ky (tại khu công nghiệpTrảng Bàng — Tây Ninh)

Bên cạnh sự lớn mạnh lên về quy mô, Sợi Thế Kỷ cũng không ngừngnâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến quy trình quản lý kinh doanh Đề đápứng với sự phát triển đó, cũng như để chuẩn hóa quy trình hoạt động, Soi ThếKy đã quyết định triển khai hệ thống SAP ERP (SAP All in One) và dùng phầnmềm SAP ERP là công cụ quản lý chính cho toàn công ty.

2.2 Mục tiêu của dự án

Mục tiêu chính khi xây dựng hệ thống SAP ERP:

Hiện đại hóa hệ thống công nghệ thông tin và xây dựng phần mềmquản trị hệ thống tài chính kế toán cho toàn công ty làm tiền đề cho hệthống phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp

Hệ thông hóa quy trình quản lý cho toàn công ty Sợi Thế Ký Áp dụngphương pháp quản lý tiên tiễn trên thế giới

Nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên.Đầy nhanh tiến trình hội nhập kinh tế thế giới

2.3 Lợi ích của dự án

Hệ thống hóa cơ sở dữ liệu trong toàn công ty.Tiêu chuẩn hóa hệ thống báo cáo tài chính.Tối ưu hóa quá trình quản lý sản xuất.Nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên thông qua việc áp dụngphương pháp quản lý tiên tiễn trên thế giới

Nâng cao quy trình chăm sóc và hỗ trợ khách hàng.Nâng cao quy trình quan lý chi phí.

Tối ưu hóa quản lý tồn kho.Cho phép ban Giám đốc quyết định đúng dan hơn thông qua các banphân tích do hệ thống xử lý

SAP ERP sẽ là công cụ hỗ trợ hiệu quả cho việc hoạch định chiếnlược kinh doanh, tài chính, đầu tư

PHAN HỆ PHAN HỆ PHAN HỆ PHAN HỆ PHAN HỆNGHIỆP VỤ NGHIỆP VỤ NGHIỆP VỤ NGHIỆP VỤ NGHIỆP VỤ

e Dao bao nguồn nhân lực theo yêu cầu cho dự án.e Ra các quyết định chiến lược đối với dự án.e Ra quyết định giải quyết các van đề được báo cáo lên với trưởng dự

Người chịu trách nhiệm cao nhất trong việc triển khai thực hiện

thành công của dự án.Người liên lạc sau cùng về mục tiêu và tầm nhìn của công ty.Có trách nhiệm sau cùng về việc thiết lập mức độ ưu tiên, chấp nhậnphạm vi dự án, giải quyết các vấn đề liên quan đến toàn công ty.Ủng hộ dự án trong toàn công ty

Có quyết định sau cùng về các vấn đề của dự án.Có trách nhiệm sau cùng về ngân sách của dự án.Trưởng dự án.

Vai trò và trách nhiệm của trưởng dự án như sau:Bảo đảm dự án hoàn thành theo kế hoạch được duyệt

Đảm bảo dự án được thực hiện đúng phạm vi và chất lượng

Đảm bảo sự tham gia của các thành viên trong các công việc dự ántheo kế hoạch

Đảm bảo cơ sở vật chất cần thiết phục vụ cho công việc dự án.Quản lý và điều phối công việc của các thành viên dự án hàng ngày.Đảm bảo các hạng mục hoàn thành của dự án tuân theo kế hoạch,các tiêu chuẩn và chất lượng

Sap đặt thứ tự ưu tiên và giải quyết các van dé giữa các nhóm nếu

có.

Điều phối kế hoạch giữa các nhóm.Quản lý các mốc hoàn thành của dự án, tiến độ, thay đổi phạm vi dédam bao dự án dat được các mục tiêu dé ra trong quỹ thời gian vangần sách.

Truyền đạt thông tin đến các thành viên dự án, lãnh đạo và ban chỉđạo dự án theo kế hoạch thông tin dự án và báo cáo tình trạng dự án.Quản trỊ sự thay đôi

Vai trò và trách nhiệm của nhóm quản lý thay đổi như sau:

Kết hợp với các trưởng dự án và các trưởng nhóm nghiệp vụ để đánhgiá tác động phân tích rủi ro có thể phát sinh trong việc thay đổi vàbàn bạc, thảo luận với Giám đốc dự án trước khi đề xuất cho ngườicó thâm quyền phê duyệt ra quyết định.

Nam bat và nêu ra các lo lăng của người dùng bi ảnh hưởng trựctiếp

Trao đối và truyền đạt các thay đôi đến người dùng.Đánh giá và giải quyết các vấn đề liên quan đến triển khai dự án vàcác quy trình mới phù hợp nhu cau và hệ thống phan mềm, bao gồm:

o Cơ cầu tô chức (thay đổi về vai trò và trách nhiệm).o Các chính sách và quy trình (thay đổi các quy trình hoạt động

hiện tại).o Nhân sự (thay đối về yêu cầu kiến thực, kỹ năng cho công

VIỆC).Giám sát chất lượngVai trò và trách nhiệm của nhóm quản lý chất lượng như sau:

Đánh giá tình trạng và kết quả của dự án tại các mốc hoặc cuối cácgiai đoạn.

Xem xét việc dự án tuân thủ chiến lược triển khai nhằm đảm bảo dựán không đi lệch khỏi các mục tiêu ban dau

Xem xét tiến độ dự án theo kế hoạch, hoàn thành các mốc.Xem xét chất lược các hạng mục hoàn thành và sự tuân thủ quy trìnhphê duyệt.

Đánh giá và báo cáo sự tương thích giữa giải pháp triển khai dé nghịvới các mục tiêu kinh doanh.

Đảm bảo các thay đôi phạm vi dự án được xác định và đánh giá.Trưởng nhóm nghiệp vụ

Trưởng nhóm nghiệp vụ là các tư vân dành toàn thời gian và cáclãnh đạo phòng ban, đơn vị của Soi Thế Kỷ dành 20% thời gian trên

từng phân hệ Vai trò và trách nhiệm của trưởng nhóm nghiệp vụ như

hoạch chung của dự án.e Đảm bảo thực hiện dự án theo tiễn độ kế hoạch đã đặt ra.e Lập các báo cáo tháng, tuần, ngày làm việc có liên quan cho trưởng

dự án.Thành viên nhóm nghiệp vụ của Bên triển khai

Các thành viên nhóm nghiệp vụ dành toàn thơi gian cho dự án.Vai trò và trách nhiệm của thành viên nhóm nghiệp vụ bao gồm:

e Tham gia vào các buổi thảo luận quy trình.e Làm việc gần gũi với các người dùng chính để xác định các quy

trình tương lai.e Phan tích, dé xuất và xác định các quy trình theo các chức năng

SAP.e Cấu hình hệ thống SAP theo thiết kế quy trình và các yêu cầu từ

người dùng.e Tư van và hỗ trợ người dùng các phương án chuyền đổi dữ liệu.e _ Hỗ trợnhóm ABAP thiết kế và phát triển chương trình báo cáo.e Thiết kế và thực hiện các test theo yêu cầu (unit test, tích hop, chấp

thuận, go-live test).e Lap tài liệu dự án.

Lập tài liệu đào tạo người dùng.Thành viên nhóm nghiệp vụ của Sợi Thế Kỷ - Người dùng chính.

Người dùng chính được phân bổ vào các nhóm nghiệp vu Vaitrò và trách nhiệm của người dùng chính bao gôm:

Tích cực tham gia trong quá trình xác định các quy trình tương lai.Xác định các yêu cầu về báo cáo và nêu bật các báo cáo cần thiếtcho hoạt động nghiệp vụ của mình.

Hỗ trợ xác định các yêu cầu về giao tiếp hệ thống nếu có và xác địnhnguyên tặc giao tiếp

Đảm bảo sự chuẩn bị đữ liệu và chất lượng dữ liệu trong lĩnh vựcnghiệp vụ của mình.

Tích cực tham gia vào kiểm tra chấp nhận hệ thống.Thành viên nhóm ABAP của Đơn vị triển khai:

Vai trò và trách nhiệm của nhóm lập trình ABAP bao gồm:Kiểm tra và điều chỉnh các báo cáo hiện có và cần đưa vào hệ thốngSAP.

Thiết kế và phát triển các chương trình giao tiếp và chuyên đổi dữliệu.

Phát triển các form va report theo yêu cầu từ trưởng nhóm nghiệp

Cùng làm việc với các thành viên nhóm ABAP cua Don vi triên khaikhi thực hiện dự án.

Thành viên nhóm hệ thống của Đơn vị triển khai và Sợi Thế Kỷ.Vai trò và trách nhiệm của nhóm hệ thông bao gôm:

Chịu trách nhiệm về kiến trúc kỹ thuật tong thé của hệ thống SAP.Cài đặt va cau hình hệ thống SAP trên các môi trường (DEV, QAS,PRD).

Thực hiện các yêu cau transport.Liên tục kiểm tra, tối ưu hóa và giải quyết các van đề kỹ thuật trongmôi trường SAP.

Cầu hình và tối ưu việc sao lưu và phục hồi hệ thống.Thiết lập các danh mục thấm quyền truy xuất cho người sử dụng.Xác định yêu cầu va phan cứng, mạng và cơ sở hạ tang dé hỗ trợ tốtnhất cho hệ thống SAP về độ 6n định, tương thích và mở rộng trongtương lại.

Chuẩn bi tài liệu va tài liệu đào tạo va lĩnh vực kỹ thuật hệ thống.Nhóm hậu cân của Đơn vị triên khai và Sợi Thê Kỷ.

Vai trò và trách nhiệm của nhóm hậu cân bao gôm:Điêu phôi chuân bị tài liệu đào tạo người dùng cuôi, lên kê hoạchcác khóa đào tạo và triên khai các khó a đào tạo.

Các công việc phục vụ cho công tác hậu cân và hành chánh.

2.6.Các phân hệ nghiệp vụ triển khai

CO - Ké toán quản trị

SD - Bán 7 SD-Banhang&Giaohang - & Giao hang

PP - Quản ly sản xuất

Các ứng dụng của SAP ERP được chia thành các phân hệ Các phânhệ này có thể dùng độc lập hay kết hợp với nhau Khả năng tích hợp cácmodule này sẽ làm tăng lợi ích thu được của doanh nghiệp Một số phân hệchính của SAP ERP được triển khai tại công ty cổ phan Soi Thế Ky là:

e FI- Phân hệ tài chính, kế toán (Financial Accounting):

Hỗ trợ trong việc thu thập toàn bộ thông tin kế toán và tài liệuliên quan dé làm báo cáo và đưa ra các thông tin sử dụng dé phân tích,kiểm soát và lập kế hoạch

Kế toán tài chính là một phần quan trong, không thé thiếu ở bấtkỳ một doanh nghiệp nào, nhiệm vụ của bộ phận kế toán là trình bày,

thông tin, phản ánh day đủ kịp thời và chính xác các hoạt động kinhtế, tài chính của doanh nghiệp đã phát sinh Có thể nói kế toán giữ vaitrò như là người đại diện của doanh nghiệp với nhà nước Nhiệm vụcủa phân hệ ERP là tự động tối đa hoạt động kế toán của doanhnghiệp.

CO —Ké toán quản tri (Controlling):

Ké toan quan tri giup kiểm soát toàn bộ hệ thống kiểm soát,quy trình nội bộ của doanh nghiệp,

Kế toán quản trị cung cấp thông tin thỏa mãn chu câu của cácnhà quản trị doanh nghiệp, là những người mà các quyết định và hànhđộng của họ ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành bại của doanh nghiệp.Kế toán quản trị không những cung cấp thông tin cho các nhà quản trịcấp cao dé ra quyết định kinh doanh, quyết định đầu tư và sử dụng cácnguồn lực mà còn cung cấp cả các thông tin về các mặt kỹ thuật đểcác nhà quản lý thừa hành sử dụng thực thị trách nhiệm của mình.MM - Quan lý vat tư (Materials Management -MM):

Phân hệ quản ly vật tư sẽ tối ưu hoá tất cả các quy trình muahang, giúp kiểm kê chính xác va quản lý kho Phân hệ MM cung cấpcác công cụ sử dụng trong toàn bộ quy trình mua hàng và quản lý khonhư lập kế hoạch vật tư (MRP), Mua hàng (Purchasing), Nhận hàng(Goods Receipt —GR), Quản lý kho(Inventory Management), và Kiểmtra hóa đơn nhà cung cấp

SD - Bán hàng và phân phối (Sales & Distribution):

Phân hệ này hỗ trợ tất cả các hoạt động bán hàng và phân phối(liên quan đến giá ca), giao hàng đúng han, phân tích lợi nhuận

Phân hệ bán hàng giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ quy trìnhbán hàng từ khi nhận yêu cầu đặt hàng cho đến khi thanh toán, liênkết chặt chẽ với các phân hệ khác như sản xuất, mua hang, bán hàng,tài chính kế toán Giải pháp bán hàng của SAP cung cấp cả hai hình

thức bán hàng: bán theo đơn đặt hàng và bán hàng có sẵn trong kho

Với hai giải pháp này, SAP không chỉ đáp ứng được yêu cầu củaCông ty theo hỗ sơ mời thầu mà còn sẵn sang để mở rộng ra cho cáccông ty trong tương lai

PP - Phân hệ sản xuất (Production Planning and Control):

Phân hệ này hỗ trợ trong việc quản lý tất cả quá trình sản xuấtnhư sản xuất và lắp ráp theo đơn đặt hàng, quản lý chuối cung ứng

Phân hệ sản xuất quản lý chất lượng chặt chẽ từ nguyên liệuđầu vào, trong suốt quá trình sản xuất cho đến khi có hàng để bán.Quản lý chất lượng là một quá trình rất phức tạp với nhiều công việcnhư xây dựng các công thức Test, các chỉ số chất lượng, quản lý mẫuthử, phương pháp lay mẫu, kế hoạch kiểm tra chất lượng, ghi nhận kếtquả kiểm tra, phân tích đánh giá, cảnh báo khi có van dé xảy ra PM — Phân hệ bao trì (Plant Maintenance)

Bao tri nhà máy bao gồm các hoạt động kiểm tra, bảo dưỡngphòng ngừa, sửa chữa hệ thống kỹ thuật và tất cả các biện pháp khôiphục hệ thống kỹ thuật Phân hệ này giúp chuẩn hóa quy trình bảo trì

thiết bi, tối ưu hóa hiệu suất của máy móc thiết bị, tăng chất lượng của

sản phẩm va dịch vụ, giảm chi phí bảo tri và chi phí sản xuất, từ đó tốiưu hóa lợi ích doanh nghiệp

BIBO (Business Intelligence Business Object)

BI-BO giúp nhà quản trị có thé theo sát được tinh hình củacông ty và có được những quyết định chính xác nhất.Như trên hình2.5.1 ta thấy BIBO hỗ trợ cho phân hệ MM, PP, PM, SD,FLCO cungcấp khả năng phân tích đa chiều nhăm hỗ trợ nhu cau quản trị của banlãnh đạo công ty.

Phương pháp luận triển khai tại Công ty Cổ phần Sợi Thể Kỷđược sử dụng là ASAP được phát triển bởi SAP cho việc quản lý vàkiểm soát thực hiện triển khai dự án SAP Một trong những lợi điểmcủa phương pháp này là ASAP được sử dụng rộng rãi bởi các đối tác

trién khai SAP trên khắp thế giới Điều này đảm bảo tính thống nhấtvề tài liệu, tính liên tục và kế thừa của hệ thống SAP trong tương lai.

Chương 3: TÌM HIỂU QUY TRÌNH TRIEN KHAI SAP

ERP CHUAN3.1.Tổng quan về phan mềm SAP ERP.

Theo nghiên cứu của Parorama:e SAP có thời gian triển khai kéo dai từ 6 — 20 tháng.e 6 chênh lệch trong thời gian triển khai ứng với từng dự án rất lớn.e Chi phí cao va thời gian trién khai lon nhưng bù lại, lợi ích thực tế mà

doanh nghiệp thu được từ SAP cũng lớn nhất.e Chi phí trung bình cho một dự án SAP ước tính 16.821.832 USD, tương

đương khoảng 18,6% doanh thu hang năm của khách hàng.

(PC World) [1]

Hình 3.1 Thị phan ERP năm 2013 [2]

Với hơn 30 năm kinh nghiệm, năm 1996 SAP đã giới thiệu quy trìnhtriển khai Accelerated SAP (ASAP) mục tiêu là để cho những khách hàngtriển khai mới học tap, sử dụng những kinh nghiệm và chuyên môn thu đượctừ hàng ngàn các nhà triển khai ERP trên toàn thế giới Phương pháp luậnASAP định hướng dự án theo từng giai đoạn, giảm thiêu rủi ro, giảm tổngchí phí thực hiện, triển khai nhanh hon, quản lý sự thay đổi của t6 chức, quanlý giải pháp và quản lý dự án hiệu quả theo chuẩn PMI.

3.2.ASAP-phương pháp luận — quy trình triển khai SAP ERP.

ASAP là một phương pháp triển khai có cấu trúc, mục tiêu trong đó làđể bảo đảm thành công về mặt thời gian bang cách cung cấp các biéu mẫu,các phương pháp và các công công cụ mà được xây dựng dựa trên kinhnghiệm của hàng ngàn các nhà triển khai thành công SAP đi trước ASAP làgiải pháp triển khai tong thé của SAP; nó tối ưu hóa thời gian, chất lượng vànguồn tài nguyên hiệu quả trong các giai đoạn triển khai SAP ASAPRoadmap cung cấp thông tin chỉ tiết cho tất cả các giai đoạn và nhiệm vụ củadự án, cung cấp các công cụ và thông tin, theo dõi tình trạng của các giaiđoạn [3 |

ASAP Roadmap đưa ra hướng dẫn chỉ tiết cho tất cả các hoạt độngtriển khai Câu trúc của quy trình triển khai được chia làm 6 giai đoạn vàcung cấp kế hoạch chỉ tiết dự án để hỗ trợ đội dự án trong việc triển khaiERP Các tài liệu được lưu trữ ở mỗi cấp độ trong cấu trúc cây roadmap.Mục tiêu của ASAP roadmap là dé minh họa chỉ tiết của toàn bộ hệ thống dự

án Nó chỉ định chính xác những øì phải được thực hiện trong mỗi giai đoạn

Thời gian cho mỗi giai đoạn dựa trên quy mô triển khai của từng công tyđược đưa ra dự kiến như sau [3]:

1 Project preparation (15-20 ngày) 2 Business blueprint (25-40 ngay) 3 Realization (55-80 ngay)

4 Final preparation (35-55 ngày) 5 Go live and support (20-24 ngày).

6 Run.

Lộ trình ASAP (ASAP Roadmap) bao gồm các giai đoạn của quytrình triển khai SAP ERP Trong Roadmap, chi tiết kế hoạch dự án bao gồm6 giai đoạn Roadmap cung cấp các thủ tục chuẩn cho việc triển khai dự ánnhư quản lý dự án, cau hình quy trình nghiệp vụ kỹ thuật, kiểm thử, và đàotạo Lộ trình Roadmap là xương sống trụ cột cho ASAP

Việc tạo kế hoạch dự án rất cần thiết khi bắt đâu triển khai dự án dùngASAP Kế hoạch dự án gồm 3 phan:

- Ngan sách dự án (Budget Plan): chứa các chi phi dự kiến theo tháng sovới chi phí thực tế

- Ké hoạch tài nguyên (Resource Plan): Gồm các nguồn lực được giao,hiển thị số lượng dự kiến và thực tế ngày làm việc mỗi tháng, chứa kếhoạch giờ làm việc tích lũy.

- Ké hoạch làm việc (Work Plan): ASAP Roadmap gồm chỉ tiết của cácgiai đoạn, các gói công việc, các hoạt động và các nhiệm vụ Thông tinnày được tô chức trong công cụ kế hoạch quản lý dự án (MS Project hoặcExcel spreadsheet) Sơ đồ Gantt được sử dụng trong việc lập kế hoạchlàm việc.

ASAP hiện nay cũng đã phát triên nhiêu version, tuy nhiên môi versioncũng có sự khác biệt nhưng không nhiêu lăm so với version trước đó ASAPchúng ta đang tìm hiểu là version 7 Hiện tai đã có ASAP version 8

3.3.Các giai đoạn triển khai ASAP

ASAP được chia thành 6 giai đoạn triển khai |4]:

ÀV Project \\\ Blueprint » Realization ` \\_ Final ÈÌ Go-Live = `

Preparation miata es Preparation | _Support

Hình 3.2 Phương pháp luận triển khai ASAP

* Chuẩn bị dự án (Project Preparation)

Xác định mục tiêu dự án, phạm vi dự án ở mức cao, kế hoạch dựán, các tiêu chuẩn và tổ chức dự án được thiết lập Chiến lược thực hiệnđược xác định và phê duyệt Đồng thời các thủ tục dự án, tiêu chuẩn, tôchức được hoàn thành Vai trò và trách nhiệm của toàn bộ đội dự án đượcthỏa thuận và được ghi nhận Các mục tiêu của dự án được xác nhận vàtat cả các hoạt động bắt đầu được ghi trong điều lệ dự án (Project Chater).v_ Thiết kế quy trình nghiệp vu (Blueprint)

Trong giai đoạn thiết kế quy trình nghiệp vụ này, các giải pháp vàthiết kế kỹ thuật được diễn tả trong tài liệu thiết kế quy trình nghiệp vụ

Các tài liệu được lập và hướng dẫn bởi các chuyên gia giải pháp và công

nghệ đến từ tô chức tư vấn SAP Tất cả tài liệu có sẵn các tiêu chuẩn,cung cấp hé trợ cho các kịch bản nghiệp vu SAP và tất cả hỗ trợ cấu hìnhsăn có liên quan dé thực hành tốt nhất và được xem xét, thảo luận với cácchuyên gia SAP Tất cả các yêu cầu chức năng kỹ thuật cùng với các vẫnđề của dự án và phân tích gaps được diễn tả trong quản lý giải pháp ứngdụng SAP Solution Manager.

vw Hiện thực (Realization).

Trong giai đoạn thực hiện này hệ thống phần mềm SAP được cấuhình và thử nghiệm trong một số chu kỳ Ban dau cấu hình thiết lập quytrình nghiệp vụ kinh doanh cơ bản và được thực hiện, kiểm tra và xácnhận Tiếp theo là cầu hình các chu ky phát triển dé thực hiện toàn bộ giảipháp Thực hiện tất cả các dịch vụ như giao diện, chương trình chuyên

đôi dữ liệu, các reports, va bat ky cai tiến nào được xây dựng trong tài

liệu SAP Solution Manager Phần này cũng tạo và thử nghiệm chươngtrình chuyển đổi dữ liệu

Chuẩn bị cuối cùng (Final Preparation)

Trong giai đoạn chuẩn bị cuối cùng này tất cả các thử nghiệmtrong hệ thống hoạt động chính xác và được phê duyệt Về mặt kỹ thuật,tat cả các van dé tích hợp sẽ được giải quyết trong giai đoạn này Kếhoạch chuyên tiếp và đồ dữ liệu chỉ tiết được tạo ra Đưa ra và hỗ trợ việctô chức hỗ trợ khách hàng Hệ thống sản xuất được thiết lập và chuyênđổi dữ liệu khách hàng Vào cuối giai đoạn này, hệ thống được bật vàhoạt động sản xuất kinh doanh bắt đầu trong môi trường mới

Vận hànhvà hỗ trợ (Go Live & Support)

Mục đích của giai đoạn hỗ trợ vận hành này là chuyển đổi từ môitrường chuẩn sang môi trường sản xuất thực Tổ chức hỗ trợ sản phẩm đểhỗ trợ cộng đồng người dùng cuối (end-user), không phải chỉ cho nhữngngày dau của hoạt động sản xuất mà còn hé trợ dài hạn

Chạy chính thức SAP (Run).

Mục tiêu chính của giai đoạn này là để bảo đảm khả năng hoạtđộng của giải pháp Khả năng hoạt động duy trì các giải pháp công nghệthông tin, đảm bảo hệ thống sẵn sang hoạt động và mức độ yêu câu dé hỗtrợ việc thực hiện các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Đánh giáhoạt động sau giải pháp hỗ trợ giai đoạn Vận hành và hỗ trợ để xác địnhcác tiêu chuân SAP có liên quan nhăm cải tiên các giai đoạn sau này.

Các công việc can theo dõi thực hiện trong từng giai đoan.

Các công việc can theo dõi thực hiện trong

từng giai đoạn

= Quản lý dự án.

= Quản lý sự thay đỗi của tổ chức = Quản lý dự án = Huấn luyện = Quan lý sự thay đôi của tô chức = Quản lý dự án.= Quản lý dữ liệu = Huân luyện = Quản lý sự thay đỗi của té chức= Quản lý quy trình nghiệp vụ = Quản lý dữ liệu = Huấn luyện

-= Quản lý giải pháp kỹ thuật -= Quản lý quy trình nghiệp vụ -= Hỗtrợ sản phẩm và chuyên= Quản lý giải pháp tích hợp = Quản lý giải pháp kỹ thuật giao giải pháp

= Quản lý giải pháp tích hop

= Quản ý dự án " k3 ưu nón Be hinh ame lý z

= Quản lý sự thay đổi của té chức HCAS lối atte 10 oy DERE UN CARN

= Huận kuyên = Quảnlÿýdựán - ; = Tối ưu hóa quan lý ứng dụng

= Quảnlý dữ liệu ee ` thay đôi của tô chức S Tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ

= Quản lý quy trình nghiệp vụ apa nể: Gà: " " ưu bóp wy ph code

R TU NH SE nhát = Quảnlý 2 hap tich ho ae

= Quản lý giải pháp tích hợp IRE yg phap 7p a Tôi ưu hóa quản lý hạ tâng kỹ thuật

= Đô dữ liệu = Huân luyên dao tạo

Hình 3.3 Công việc trong từng giai đoạn

Một số công việc phải theo dõi từ giai đoạn 1 cho đến giai đoạn 6,một số khác thì từ giai đoạn | đến giai đoạn Š5, Một số công việc chỉ thựchiện trong một giai đoạn nhất định nào đó vi dụ như công việc “Đỗ dữ liệu”chỉ xảy ra ở giai đoạn 4

Các công việc này sẽ lần lượt được khảo sát theo từng giai đoạn ởdưới đây :

3.2.1.Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự án (Project Preparation)

Giai đoạn 1 —- Chuan bị dự án

O

= Khditao và kế hoạch chuẩn bị = Xác định phạm vi dự án = Hoàn thành việc xem xét tổng thé= Xác định mục tiêu và phạm vi dự án = Chiến lược kế hoạch thực hiện và công ty

= Xác định các thành viên đội dự án và triên khai = Phạm vi dự an được xác định

huấn luyện m = Tài liệu phạm vi chỉ tiết = Thành lập đội dự an

= Phê chuẩn chi phí và lợi ích = Thành lập đội ngũ tổ chức dự án,= Cáctiêu chuẩn dự án trách nhiệm và vị trí.

= Cơ sở hạ tang dự an = Duara nhiệm vụ kê hoạch/ hạn chê.

= Phương pháp tiếp cận chuyền giao m Các chính sách cho tô chức

kiên thức = Mục tiêu, nhiệm vụ, hạn chê của hệ= Lập kế hoạch thực hiện thông đạt được

m= Thiếtkế dữ liệu chính = Ngân sách và phương pháp dao tạo= Danh sách giao diện m= Xác định các bên liên quan chính

a Chién lược thử nghiệm = Nơi thực hiện kê hoạch

= Chiến lược làm sạch dữ liệu

Hình 3 4 Giai đoạn chuẩn bị dự án [5]

Các công việc sé được thực hiện trong giai đoạn chuẩn bị dự án:

Y Quản lý dự án.

Trong giai đoạn này xác định vai trò, trách nhiệm tổ chức dự án,phân bồ nguồn tài nguyên Khởi tạo dự án, đưa ra kế hoạch quản lý dựán, đồng thời điều hành, giám sát và kiểm soát dự án Đưa ra các tiêuchuẩn dự án như mô hình quy trình hình nghiệp vu, tiêu chuẩn về cấuhình hệ thống phần mềm, tiêu chuẩn đóng gói và test, Giai đoạn nàycũng xác định số lượng nhân sự tham gia đội dự án Tạo, mở rộng và cậpnhật chỉ tiết lịch trình dự án Chuẩn bị tiến hành kickoff dự án và bat đầucông viéc.

o_ Các tài liêu cần thực hiện trong phần này:

Project_Organization_Roles_and_Responsibilities.pptxAvailability List Project Member_Template.xls

On-Boarding Document_Template.pptProject Guideline_Template.docProject Kick-off Project XXX_Template.ppt (1)Business Case_Template.doc

Project Charter_Template.docComponent_Description_Checklist.docScopeStatement_Template.doc

Communication Plan Overview_Template_2009 pptDecision Making_Template_2009.ppt

PM_Plan_MasterDocument_Template.docxExternalRisk List_Template.xls

Resource Plan_Template.xlsProt Resul yyyymmdd_subject_Template.docSteering Committee Presentation_Template.pptStatus Report Program_Template_2009.pptStatus Report Team_Template_2009.docStatus Report Project_Template_2009 pptChange Request_Template.doc

Change Requests List_Template_2009.xlsOpen Issues List_Template.xls

Communication Matrix_Template.xlsAdditional Appraiser_Template.dotSolMan_DocumentTypeTemplates_2011_v71.zip (1)ZBPM_Business_Process_Modeling_TEMPLATE.vst (1)Temp_LessonsLearned.xls (1)

Y Quản lý sự thay đổi của tổ chức(OCM)

Đưa ra điều lệ quản lý sự thay đối của tổ chức (OCM Charter) nhưcác mục tiêu, mục đích và các nhân tố thành công chính như các hoạtđộng tối ưu hóa tổ chức, các hoạt động truyền thông, tài trợ và lãnh đạo

Xác định các bên liên quan có thể làm thay đối quản lý tổ chức Dua rabản đồ quản lý sự thay đối Xây dựng đội dự án

VY Huan luyện dao tạo

Đưa ra chiến lược đào tạo đội dự án như danh sách các thành viênđội dự án, trách nhiệm của mỗi cá nhân Yêu cầu các kỹ năng và kiếnthức cần thiết của mỗi thành viên Phát triển những kỹ năng đội dự án ởmức | tổng quan về giải pháp SAP

Y Quản lý dé liệu.

Đội dự án chuyền đữ liệu phải hiểu về mục tiêu của khách hang vànhững thách thức, những khó khăn khi chuyển dữ liệu sau đó đề ra chiếnlược phù hợp để đánh giá chất lượng di liệu sẵn có Lập tài liệu phạm vivà các yêu cầu chuyên di liệu tài liệu cách tiếp cận và chiến lược chuyêndữ liệu Xác định các hệ thống hiện tại, liệt kê tất cả các hệ thống sẵn cóma dit liệu có thé được chuyển từ hệ thống cũ sang giải pháp SAP mới.Các chủ đề, mục tiêu cần được chuyển dir liệu như khách hang, nhà cungcấp, nguyên vật liệu Phân tích Gaps, đánh giá ở mức độ cao giữa dữ liệucủa hệ thống cũ sẵn có so với hệ thống SAP Lựa chọn các phương phápvà công cụ để tạo ra dữ liệu test, bảo mật dữ liệu và đưa ra cách tiếp cậnthích hợp cho quản lý dữ liệu test.

o_ Các tài liêu cần thực hiện trone phần này:

Data_Audit_Results_Presentation_Template.pptxData_Audit_Results_Report_Template.docxData Migration Scoping Questionnaire_Template.docxGap Analysis Findings_Template.xls

Data Migration Strategy and Approach.docData_Migration_Approach_and_Strategy_Template.docxY Quản lý quy trình nghiệp vụ.

Mục tiêu quản lý quy trình nghiệp vụ trong giai đoạn này là xácđịnh giá trị (KPI, thay đổi chính sách, phương án bồi thường, kế hoạch

quản lý dữ liệu ), thiết lập bản đồ quy trình nghiệp vụ để chuẩn bị chogiai đoạn thiết kế blueprint.

Cung cấp hiểu biết các quy trình ở mức độ cơ bản (process level 2) Tài liệu cần chuyển giao là tài liệu thiết kế ở mức cơ bản gồm: cácyêu cầu về nghiệp vu, thiết kế quy trình, phân tích giải pháp GAP, thiếtkế giải pháp chức năng Phân tích ảnh hưởng của tô chức, của dữ liệu vàcủa hệ thống

1-o_ Các tài liệu cân thực hiện trong phan này:

ZBPM_Business_Process_Modeling_TEMPLATE.vstValue Determination_Template.pptx

Business Process Catalog.xls (1)Process Expert Content.ppt

Process Map.ppt

Scope_Key Decisions_Template_2009.doc

Quan lý giải pháp kỹ thuật.

Mục tiêu của quản lý giải pháp kỹ thuật trong giai đoạn này làphác thảo kỹ thuật và cơ sở hạ tầng cần thiết thích hợp cho việc thực hiệndự án SAP nhăm chuẩn bị cho giai đoạn Business Blueprint và các luồngcông việc khác của dự án

o_ Các tài liêu can thực hiện trong phần này:

Interface_Inventory_List.xlsProject Logistics & Infrastructure_Template.doc

Quan lý giải pháp tích hợp.

Tạo các đánh giá thử nghiệm như: đánh giá các quy trình thửnghiệm, phương pháp và công cụ đang tôn tại của khách hang dé khởi tạokế hoạch dự án

o_ Các tài liêu cần thực hiện trone phần này:

WBS_2.7.1_Testing Assessment - Accelerator 2009_0.pprTesting Assessment Questionnaire.xls

3.2.2 Giai đoạn 2: Thiết kế quy trình nghiệp vu (Business Blueprint)

Giai đoạn 2 - Thiết kế quy trình nghiệp vụ

roject

Preparation Blueprint Realization Support

Finalfe) Preparation

12)

Tạo chi tiết công việc, thiết kế quy trinh == Cập nhật kế hoạch dự án = Ký kết hoàn thành thiết kế quy trìnhnghiệp vụ = Hoàn chỉnh tài liệu đã ký kết = Ky kết hoàn thành thiết kế giải pháp= Gan yêu câu nghiệp vụ với mô hình = Phân cấp và thiết kế quy trinh = Ký kết hoàn thành xác định GAP.

DNRIEP ma ae ae nghiệpvu - = Đánh giá chat lượng giai đoạn.

= Tạo tài liệu các mô hình xử lý TO-BE = Đánh giá liên kết trên từng mức »„ Kếhoạch truyền thông.= Môtả thiệt kê giải pháp quy trình |

= Xác định các yêu cầu chức năng và m Thiétké giải pháp.kỹ thuật cân bô sung = Xác định GAP.= Đạt được kết thúc nghiệp vụ về các = Giải pháp về kiến trúc.

ng Hy = Đánh giá sự thay đổi quy trình tổ

= Chuyên giao bản thiệt kê chức và nghiệp vụ.

= Xác nhận ngày thực hiện.

Hình 3 5 Giai đoạn thiết kế quy trình nghiệp vụ [5]

Các công việc sẽ được thực hiện trong giai đoạn thiết kế quy trình nghiệp vụ:

Y Quản lý dự án.

Trong giai đoạn này cập nhật kế hoạch tiến độ quản lý dự án dựatrên phạm vi dự án được xác định trong điều lệ dự án như theo dõi lịchtrình dự án, theo dõi ngân sách, và các cập nhật liên quan đến businesscase Xác định phân bồ phối hợp các nguồn lực cho các hoạt động của độidự án Tạo, mở rộng và cập nhật lịch trình dự án,đồng thờiđiều hành,giám sát và kiểm soát kết quả

o_ Các tài liêu cần thực hiện trone phần này:

Business Blueprint_All_Minimal_Template_VO1I_v07.docx (*)Project Kick-off Project XXX_Template.ppt (2)

Temp_LessonsLearned.xls (2)

Project QGate Scorecard 01201 1_Template.xlsx (1)Project Management Review Exec Summary_Template.pptx (1)Temp_PhaseAcceptanceClosure.doc (1)

PhaseCloseoutReport_template_2009.doc (1)PhaseSignOff_Template.doc (1)

Y Quản lý sự thay đổi của tổ chức

Xác định các bên liên quan, các bên liên quan trước đó đã có kinhnghiệm với dự án SAP hay chưa? Kinh nghiệm tốt hay xấu? Phân tích tácđộng thay đổi của tô chức trong quy trình nghiệp vu, sự thay đối này ảnhhưởng nhiều hay ít đến tổ chức, có làm thay đổi cơ câu t6 chức haykhông? Dua ra các khuyến nghị cần thiết Dua ra kế hoạch va các biệnpháp thông tin liên lạc nội bd, liên lạc bên ngoài, người dùng cuối va nhàcung cấp

VY Huan luyện dao tạo

Phân tích nhu cầu hoc tập về phạm vi thực hiện yêu cầu, chiếnlược đào tạo hiện tại, mức độ kiến thức hiện tại, đào tạo về hậu cần Huấnluyện dao tạo chi tiết theo bản kế hoạch dự án, đưa ra chiến lược pháttriển giáo duc, phát triển nội dung đồng thời phát triển kỹ năng ở mức 2cho đội dự án.

Y Quản lý dé liệu.

Phát triển các thiết kế, các kế hoạch và các thủ tục để hỗ trợchuyển dữ liệu nội bộ và lưu trữ dữ liệu Số lượng lớn dữ liệu có thé ảnhhưởng đến hiệu suất của cơ sở đữ liệu và làm cho việc quản lý cơ sở dữliệu khó khăn hơn Phần này sẽ đánh giá chất lượng dữ liệu, thiết kế việcchuyển đổi dữ liệu, kế hoạch chuyển đổi dữ liệu thông thường, thiết kếbao mật dir liệu, chiến lược thử nghiệm chuyền đổi dữ liệu, các kế hoạchlưu trữ dữ liệu lựa chọn các đối tượng lưu trữ dữ liệu,

o_ Các tài liêu cần thực hiện trone phần này:

DM Project_Plan_vO7.mppData_Definition_Job_Aid.pptx