Luận văn thạc sĩ Hệ thống thông tin quản lý: Xây dựng qui trình triển khai ERP tại công ty PNJ

Dựa trên kết quả nghiêncứu, tác giả đề xuất mô hình triển khai cho các phân hệ sản xuất và kế toán sắptriển khai tại công ty PNI.Nghiên cứu được thực hiện 2 bước: 1 đưa ra mô hình triển

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA TPHCM

PHAM HAI THOẠI

XAY DUNG QUI TRINH TRIEN KHAI ERP TAI

CONG TY PNJ

CHUYEN NGANH: HE THONG THONG TIN QUAN LY

LUAN VAN THAC SI

TP HO CHI MINH - tháng 11 năm 2012

CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠITRUONG ĐẠI HỌC BACH KHOA ĐHQG -TPHCM

Cán bộ hướng dẫn khoa học: TS NGUYEN THANH BINH

Cán bộ chấm nhận xét 1:

Cán bộ chấm nhận xét 2:

Luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Bách Khoa, ĐHQG Tp HCM

Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV và Trưởng Khoa quản lý chuyên

ngành sau khi luận van đã được sửa chữa (nêu có).

CHỦ TỊCH HỘI ĐÔNG TRƯỞNG KHOA

ĐẠI HOC QUOC GIA TP.HCM CONG HOA XÃ HỘI CHU NGHIA VIET NAM

TRUONG DAI HOC BACH KHOA Độc Lập - Tự Do - Hanh Phúc

NHIEM VU LUẬN VAN THAC SĨ

Ho va tén hoc vién: PHAM HAI THOAI MSHV: 10320919Ngày thang, năm sinh: 14/11/1984 Noi sinh: Đồng ThápChuyên ngành: Hệ thống thông tin quan lý Mã số: 603448

I TÊN ĐẺ TÀI:

Xây dựng mô hình triển khai ERP tại công ty PNJ

Il NHIEM VỤ VÀ NỘI DUNG:

1 Xây dựng mô hình triển khai ERP FBS phân hệ kinh doanh.2 Xác định ưu khuyết điểm của mô hình đã triển khai Đề xuất mô hình triển

khai cho các phân hệ kê toán, sản xuât.

II NGÀY GIAO NHIEM VU: 30/07/2012IV NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VU: 30/11/2012V HO VA TÊN CÁN BỘ HƯỚNG DAN: TS NGUYÊN THANH BÌNH

Nội dung và đề cương Luận văn thạc sĩ đã được Hội Đồng Chuyên Ngành thông

Lời đầu tiên trong luận văn này tôi xin gửi đến TS NGUYENTHANH BINH, người Thay đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành

luận văn này với lòng biệt ơn chân thành và sâu sắc nhât.

Tôi xin chân thành cảm ơn quý thây cô Khoa Khoa Học & Kỹ Thuật MáyTính và Phòng Sau Đại Học Trường Đại Học Bách Khoa - Đại Học Quốc GiaTP.HCM đã tham gia giảng dạy, quản lý lớp hoc, đã trực tiếp truyền đạt kiến

thức cho tôi trong quá trình học tập.

Tôi cũng gởi lời cám ơn đến Ban lãnh đạo công ty PNJ đã tạo mọi điềukiện cho tôi hoàn thành đề tài nghiên cứu này

Cuối cùng tôi xin cảm ơn các chuyên gia, các đồng nghiệp, bạn bè đã độngviên, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong quá trình học tập và hoàn

thành luận văn này.

Thành phố H6 Chí Minh, 30-11-2012

Học viên cao học khóa 2010

Phạm Hải Thoại

Bài luận văn dé xuất việc xây dựng mô hình triên khai ERP phân hệ kinh doanhtại công ty PNJ Tác giả kiến nghị áp dụng mô hình đã dé xuất vào triển khaithực tế để rút ra được ưu khuyết điểm của mô hình này Dựa trên kết quả nghiêncứu, tác giả đề xuất mô hình triển khai cho các phân hệ sản xuất và kế toán sắptriển khai tại công ty PNI.

Nghiên cứu được thực hiện 2 bước:

(1) đưa ra mô hình triển khai phân hệ kinh doanh, kiểm định mô hình băng việcáp dụng thực tế

(2) đánh giá ưu khuyết điểm mô hình va dé xuất mô hình cho các phân hệ kế

toán, sản xuất.

Phương pháp thực hiện là phỏng vấn và thu thập thông tin từ bảng câu hỏi Từ

đó thông kê lại môi liên quan giữa các biên với mô hình kiêm định.

Nghiên cứu này cũng chỉ ra mô hình triển khai cho các phân hệ ERP cho các

doanh nghiệp ngành nữ trang.

This thesis proposes a model of deploying the ERP Business ProcessManagement module at PNJ Co According to strengths and weaknesses of thismodel implementation, there is an establishment of a standard model for nextERP module applications at PNJ Co.

The research includes two periods:(1) Propose and implement a model of deploying for inspection.(2) Evaluate the strengths and weaknesses of this testing model and establish astandard model of deploying for next modules.

The choices of method are face to face interviews, gather information from thequestionnaire and statistic the relationship of variables with the testing model.

This research also points out the standard model of ERP implementation atjewelry enterprises.

LOI CAM DOAN

Tôi xin cam đoan răng toàn bộ những nội dung va sô liệu trong luận văn này dotôi tự nghiên cứu, khảo sát và thực hiện Những dữ liệu được thu thập và xử límột cách khách quan và trung thực.

MUC LUC

TỪ DIEN THUẬT NGU VIET 'T Á TT 2- 5° << < 5£ << SEE£EE<ES E92 E905 9x 505 s2 x

IJ.I:81998:in1:02.0700777 7 .Ô xiChương 1: TONG QUAN ĐÈ, TÀIÌ <2 < 5£ 5£ SE E93 E92 E2 3 24 vợ esesee 1

1.1 Himh thamnh VAn 17 101 1

3.2 Mô hình hiện tại trước khi triển khai ERP c.cccccscsssssssssessscssessssesssessesecsssesscessesecssseseceeees 22

3.3 M6 himh ly 8i10( 1/0647 2707727205877 23

3.3.1 Đề xuất qui trình triển khai tổng quát cho hệ thống ERP 5-5-5 5 55s 23a.Thực hiện tiền đánh giá /Pre-Evaluation screening - sec s< 5 <<eseseeeeesesesese 25

b.Lựa chọn giải pháp ERP /Package Evaluation o << 2< < G6 S5 5 95999 56.55589955656899966 26

c.Lập kế hoạch dự án /Project Planniing s5 << 5 < se << s s2 sseseseeeeeseseseee 28

d.Phân tích sự khác biệt /Gap AmallySis o7 < G6 G5 S 6 9.95 9.99 06 080904 910 080996688 28

e.Tái cấu trúc qui trình /Business Process Re-engineering -scs< scscscsesece 29

f.Câu hình hệ thống /ConfigurafiOI - << 5 2£ ° << 2s 2z EEs£Se 4 eEESESeEeEeEsesesessesese 30

g.Đào tạo đội ngũ triển khai /Implementation team training -5 5s << <ses<ss< 32h.Thử nghiệm và kiểm tra /TeS(ÏIng ¿5 2£ 5£ 5° << 2s 2 4 sEsES 4e ESESeEeEeEseseseserssee 32

¡.Đào tạo người sử dụng cuối /End-user training -< 5 5< «se s <<eseseeeeesesesese 34

j.Dua hệ thống vào vận hành chính thức /GO-ÌiV€ 5- << 5 5 csceeescscseseseseeseseses 35k.Hậu triển khai /Post-Implimenfafi0T - << 5 5 2£ 5£ 5° <5 e4 EEseseeEeEseseseseesese 363.3.2 Đề xuất qui trình phân hệ kinh doannhh 5-2 << <5 5< << s£seEEs£seseseseeseseses 37

a.Mô hình phân hệ mua hànnØ - 2 << << 6 <2 99 9 9599998 96 9994.96.99 99998.589988996.9888995.5688949966 38b.Mô hình phân hệ bán hàng << << G G5 2 4 9995.99.96.09 0994 18804 10.0009.94.088994.50088949966 45c.Mô hình phân hệ đặt Wang - G5 G 6 6 S99 95 999998 96.99 09.96.0898 50 0909996 08894.950088949966 52

3.4 Két qua dur kién dat AWC 0000886866 56Chương 4: PHAN TICH VA ĐÁNH GIÁ KET QUA 5-5 < 552 5 «s2 ssesssesessesesesee 57{Co 0c 7n ố 57

4.1.1 Trước khi triển khai ERP FBS module kinh doanh: 5-5-5 ° << =sesesees <2 57

a Kết quả mẫu của bảng khảo SAt c.s.ssscscsessssescssscsessescsesesssessscssssssssssesssssssssscssessssssssssseeees 57b Kết quả Khảo sát khả năng triển khai ERP và chấp thuận mô hình đề xuất triển khai

ERP phân hệ kinh đ|OanÌ: - 2 7 G5 5 2c 5 5 5S 5 9999 999 09 09.00 009.04 0004 000908 06 58

c Dé xuất mô hình triển khai ERP FBS module kinh doanb csccsssssssssssssssssssessesesseees 644.1.2 Kết quả áp dung mô hình đề xuất khi triển khai ERP FBS module kinh doanh 66

a Két qua Dang 8 TT ẽ 66

4.2 Đề xuất mô hình tiếp theo cho Công ty PPN jJ . <-< 5s =< se sEsesecsEseseseeeeseseseseee 67

4.2.1 Phân hệ Kế toán tài chínnh 5-° << <5 5£ se EEsESEEeE v90 9 9 04 9 sex 67' by 800 0: 100058 674.3 Dambh gid két nh 68Chương 5: KET LUẬN VÀ KIÊN NGHL u ccscsccscsssscsssssscsssssssssssssesssssssssssssessssssesscsssvsscssesssssasssoses 695.1 Két qua mghién n6 69

5.1.1 Nội dung đã thực hiỆNn œ5 2c co Go 5 5 5 5 9 9999 09909.04 08.06 95.: 000000900904.08 8090600660080 69

5.1.2 Ket qua dat CuO 0 695.1.3 {ó0 695.2 Hướng phát trién mở Ong: ° << E9 E®£E£E* E9 Eø£5 E99 992844 3 seseee 70

721080090 00277 710210800960157 75

IV 98010989:7 0 084.7000077 78LÝ LICH TRÍCH NGANG 5° 5 5£ 52s E224 E14 925 925 52555 525 555035 5039 5555005420502 79

TU DIEN THUAT NGU VIET TATNội dung Viết tắtBan Tổng Giám Đốc BTGĐ

Công Cụ Dụng Cụ CCDCCửa Hàng Trưởng CHTDon Dat Hang DDH

Giám Đốc Chi Nhánh/ Cửa Hàng Trưởng | GDCN/CHT

Nhân Viên Kinh Doanh NVKD

Nhan Vien Phy Trach Khach Hang Xuat

Khau NVPTKHNhan Vién Phu Trach Vat Tu NVPTVT

Phó Tổng Giám Đốc Kinh Doanh PTGĐKDPhòng Kinh Doanh Xuât Nhập Khâu PKDXNKPhòng Quản Lý Hệ Thông Kinh Doanh PQLHTKD

Trưởng Đơn VỊ TDVTruong Phong, Bộ Phan Kỹ Thuật TP, BPKT

DANH MỤC HÌNH VÀ BANG

Danh mục hìnhHình 2.1 Kết quả nghiên cứu của Panorama ¿2-6 E922 2E9E2E£E£EE2E 3239252111 1211151111111 xe, 9Hình 2.2 Số lượng các dự án ERP đã và dang được triển khai tại Việt Nam từ 2004 đến 2006 12Hình 2.3 Doanh thu và nhu cầu phần mềm ERPP ¿2£ E992 SE2E£E£E£EEEE£E£EEEvEEEEEEvErkrsererees 13Hình 2.4Mô hình lý thu yẾt - - 5222621 S2 1212191511 1212111 111212111111110111111111 010101111101 11 011 1.10 13Hình 2.5 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty PN] - c2 11221 12191521212121111121 1101111110111 011.110 19

Hình 2.6 Nhãn hàng của PNJ << c9 0 ve 21

Hình 2.7 Qui trình triển khai tổng quát cho hệ thống ERP cccecccccscsssscssseseescsescsesesseseseseseeseseseseseess 24Hình 4.1 Mô hình tối ưu hóa qui trình ¿+ 5c 5£ 5z S*2ESS#EEE2EEE£EEEEE2E215121 1121211131111 21 11.10 62Hình 4.2 Mô hình Chuan hóa dit liệu ban đầu + 522% SE 9E#EESE2E£E£EEEEE 3E 3E E211 re 61Hình 4.4 Mô hình User là nhân tố quan trQng -¿ ¿+ +55 SE2EE9E£EEE2E2EEEEEE2E2121 11.11212111 .cxe, 62Hình 4.5 Mô hình dé xuất ¿2-6 2221392123211 2121211212111115111112111112111111111121111212111 110 65

Danh mục bảngBang 2.1 Thông tin về dự án ERP tại Việt Nai c cccccccecsssecsesessecessscsceccsceevscecvscecsececeecsececsceavsceavaceees 13

Bang 2.2 Các loại hình doanh nghẲÄiỆP, 5 - - - 2 5 1E E32 3310% 8131909391 99 500 ng ng vớ 28

Bảng 3.1 Lưu dé dit liệu mua hang - ¿2-2 5£ SE 2z SE2E9EEEE2E21153E2121 212151212101 21 11111011111 1.1xC 38Bảng 3.2 Mô tả lưu đồ đữ liệu mua hang - 2 22 S2 5221231 9EEE1212121521E 1121212131311 1 11.1 0 39Bảng 3.3 Lưu dé dit liệu bán hàng ¿2 - S252 S22 1211921 1212151212121211111210111 011111010101 10x y0 45Bảng 3.4 Mô tả lưu đồ dit liệu bán hầngg - 2 c6 S2 22121 1935212121 215111 1111111111111 11 11.1 x0 46Bảng 3.5 Lưu dé dit liệu đặt hàng - - 5: E1 S2 S22 121 1511212111111 1121111111110111 011101011101 1g 52Bảng 3.6 Mô tả lưu đồ dit liệu đặt hàng . 5: 5 S2 S2 221212151521 212121511111 010101111101 01 011.1 cx 0 53Bảng 4.1 Bang thống kê mô tả mẫu khảo sát - + 52 SE2SE9E9EE2E2E2EEEE2121 2121113151121 1 1.1 cxe, 57Bảng 4.2 Bảng thống kê khảo sát đề xuất mô hình - - ¿+ 2552 2E2E2E£E#EEE£E£EEEEEEEEEEEEErEererees 63Bảng 4.3 Bảng kết qua khảo sát kết quả triển khai khi áp dụng mô hình dé xuất - 66

1.1 Hình thành van dé

Trong giai đoạn toàn cầu hóa kinh tế hiện nay, việc hội nhập và cạnh tranhtoàn cau các doanh nghiệp phải vận hành trong một môi trường năng động vàthay đôi liên tục Việc quan lý thông tin hiệu quả đóng một vai trò quan trọng,giúp doanh nghiệp kiếm soát, phối hợp hiệu quả được tất cả các hoạt độngxuyên suốt của mình, giảm thiểu chi phí, tăng năng suất, day mạnh kinh doanh,nâng cao vị thé và phát triển bền vững Bill Gates trong tác phẩm Business @ thespeed of thought đã từng nói: “Tôi có một niềm tin đơn giản nhưng hết sức mãnhliệt Cách duy nhất có thể làm cho công ty của mình khác với đối thủ cạnh tranh,đưa mình vượt lên phía trước là phải biết xử lý thông tin hiệu quả Cách thu thậpthông tin sẽ quyết định sự thành bại của công ty ”

Một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến sự thành bại của quá trìnhtin học hóa nói chung và van dé triển khai, ứng dụng ERP nói riêng cho một

doanh nghiệp đó là tính hợp lý của các bước thực hiện Qui trình hóa một cách rõ

ràng các giai đoạn thực hiện là một yêu cau hết sức cần thiết dé có thé đạt được

những kêt quả như mong muôn.

Trên thé giới, việc triển khai áp dụng ERP của các Công ty, Tập đoàn daquốc gia đã diễn ra từ những năm 1960 Trong khi đó tình hình ERP tại Việt chỉthực sự sôi động vào năm 2003 nhưng mức độ thành công còn rất hạn chế Đếnnăm 2007 đánh đấu là năm thử thách đối với các giải pháp ERP tại Việt Nam vớihàng loạt các van dé rủi ro trong quá trình trién khai dự án ERP

Theo số liệu thông kê từ phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam năm

2006 (VCCI), chỉ có 1.1% các doanh nghiệp Việt Nam sử dụng ERP Năm 2009,

nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu ý thức được việc triển khai ERP là yêu cầu bắtbuộc, là công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đồngthời nó cũng giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế.Doanh nghiệp tự ý thức được rang nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽcó thuận lợi là dễ triển khai và doanh nghiệp sớm đi vào nề nếp, doanh nghiệpnào chậm trễ ứng dụng ERP, doanh nghiệp đó sẽ tự gây khó khăn cho mình vàtao lợi thế cho đối thủ Vì thé số lượng các doanh nghiệp ứng dụng ERP cũng đã

tăng rõ rệt.

Công ty PNJ, một trong những công ty hàng đầu Việt Nam về sản xuất vàmua bán nữ trang với qui mô sản xuất và mạng lưới phân phối rộng khắp, đãnhận ra những cơ hội khi áp dụng ERP vào công tác quản lý, điều hành ERP làmột cuộc cách mạng về quản lý tông thé doanh nghiệp, nhưng khả năng triểnkhai thành công của các doanh nghiệp trên thé giới nói chung và Việt Nam nói

riêng là rất thấp, như vậy đâu là rào cản và thách thức thực sự của một doanh

nghiệp khi triển khai ERP, và các doanh nghiệp ngành nữ trang Việt Nam canphải làm gì để triển khai ERP

Đề tai: XÂY DUNG QUI TRINH TRIEN KHAI ERP TAI CÔNG TY PNI làmột nghiên cứu tiếp nối những dé tài đã nghiên cứu về qui trình triển khai ứngdụng ERP của doanh nghiệp Nghiên cứu này đi vào phân tích quy trình triểnkhai, áp dụng triển khai thực tế Từ đó đề xuất giải phaptrién ERP phù hợp chocông ty sản xuất kinh doanh nữ trang PNJ nói riêng và doanh nghiệp kinh doanh

nữ trang tại Việt Nam nói chung.

Đề tài nghiên cứu qui trình triển khai ERP tại công ty PNJ gồm các phânhệ: phân hệ kinh doanh,phân hệ kế toán và phân hệ sản xuất.

> Phân hệ kinh doanh: Đây là phân hệ tương đối dễ áp dụng ERP từqui trình đến cách tiếp cận các mô hình triển khai nhằm rút ra kinhnghiệm triển khai cho các phân hệ tiếp theo tại công ty Từ mô hìnhtriển khai ERP chuẩn, tác giả đưa ra mô hình triển khai, đề xuất ápdụng mô hình vào thực tế triển khai Dựa vào kết quả triển khai,luận văn đánh giá kết quả áp dụng của mô hình này, rút ra ưukhuyết điểm của mô hình Tiếp theo tác giả đề xuất mô hình cho cácphân hệ tiếp theo

> Phân hệ sản xuất: đây là phân hệ khó vì là nơi tập trung các đặc thùcủa riéng ngành nữ trang nên qui trình rất phức tạp Nếu doanhnghiệp triển khai ngay phân hệ này đầu tiên thì rất dễ thất bại Dođó cần có nghiên cứu cũng như kinh nghiệm thực tế trước khi bắttay vào triển khai phân hệ này

> Phân hệ kế toán tài chính: Là phân hệ có mức độ phức tạp thứ 2, sauphân hệ sản xuất Tuy nhiên việc triển khai thành công phân hệ sảnxuất là bước rất quan trọng vì số liệu từ sản xuất ảnh hưởng rất lớn

đên việc tông hợp sô liệu kê toán.

Các nhà quản lý, Ban dự án ERP khi triển khai cần hiểu rõ việc áp dụngqui trình triển khai hệ thong ERP được hình thành từ những yếu t6 nào Từ đó,chú trọng đến các yếu tố then chốt, hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi cho Ban dựán xây dựng qui trình triển khai hệ thống ERP đạt kết quả tốt nhất

Phuong pháp nghiên cứu gồm 2 giai đoạn:

> Phỏng vấn sơ bộ: tác giả phỏng vấn các nhà quản lý trong công ty,chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực trong việc triển khai ERPqua yahoo, skype, điện thoại hay gặp mặt trực tiếp Từ kết quảphỏng vấn sơ bộ này, tác giả xây dựng bảng câu hỏi chuẩn bị chobước khảo sát tiếp theo bằng bảng câu hỏi

> Trả lời bảng câu hỏi: Tác giả gởi bảng câu hỏi phỏng vẫn cho cácnha quản lý, đồng nghiệp tham gia dự án ERP trong công ty PNJ décó được mẫu nghiên cứu Sau đó dùng phần mềm để thống kê đánhgid các yếu tô của mẫu roi dé xuất qui trình hợp lý cho từng phân hệ

kinh doanh, sản xuât và kê toán tài chính.

1.3 Giới hạn và Pham vỉ nghiên cứu

Nội dung nghiên cứu tập trung vào qui trình triển khai hệ thống ERP tạiCông ty PNJ bao gồm các phân hệ sau:

> Phân hệ kinh doanh: mua hang, bán hang va đặt hàng: dé xuất môhình và áp dụng thực tế Khảo sát người dùng nhằm phân tích kếtquả áp dụng, các ưu khuyết của mô hình

> Phân hệ Kế toán.> Phân hệ Sản xuất

Mẫu nghiên cứu là các nhân viên làm việc ở công ty PNI Thời gian thực

hiện nghiên cứu này là 6 tháng.

Ngoài ra một số hệ thống còn xếp mình vào loại “Trung-lớn”(upper mid-range) khi cho rang sản phẩm của ho năm trong khoảng

giữa loại trung và loại lớn.

> Theo tính chuyên biệt: Có những hệ thống ERP “đa dụng” (generalpurpose) và các hệ thống ERP thiết kế riêng (industry specific)cho ngành dệt may, ngành dau khí, ngành bán lẻ, ngành dược ERP dạng đa dụng thường có giá rẻ và dễ sử dụng Các hệ thống

ERP chuyên dụng thông thường thuộc loại lớn hoặc trung lớn.

Các hệ thống ERP hạng trung thường chỉ dừng ở mức đa dụng,

các ERP loại nhỏ là các phần mêm kê toán.

2.1.2 Các module trong hệ thống ERPHệ thống ERP gồm những phân hệ:

> Quản lý hoạt động tiếp thị và bán hàng> Thiết kế và phát triển sản phẩm

> Quan lý vật tư và thành phẩm> Quản lý mua hàng

> Quản lý phân phối sản phẩm> Thiết kế và phát triển qui trình sản xuất> Quản lý sản xuất

> Quản lý chất lượng> Quản lý nhân sự> Kế toán - tài chính> Hệ thống báo cáo

2.1.3 Lợi ích và thách thức khi triển khai ERP

Theo Kakoli Bandyopadhyay hệ thống ERP giúp các tổ chức giảm chỉphí điều hành và cải thiện quản lý quá trình kinh doanh thông qua việc tích

hợp chức năng kinh doanh và thông tin lại với nhau.

Hệ thống ERP giúp giảm chi phí và nâng cao tính chính xác của quy trìnhkinh doanh Vì vậy, khi hệ thống ERP thực hiện thành công ERP sẽ có tácđộng tích cực về hiệu quả làm việc của nhân viên và ảnh hưởng tích cựclên năng suất của một tô chức (theo Hisham Alhirz, Kamaljeet Sandhu, Sajeev)

Theo Pythis, một trong những doanh nghiệp triển khai ERP hàng dau ở

Việt Nam, thì lợi ích mà ERP mang lại cho một doanh nghiệp như sau:

> Truy cập thông tin nhanh chóng, an toàn và ôn định: hệ thống ERP chophép người sử dụng truy cập nguồn dữ liệu của doanh nghiệp nhanh

chóng Có khả năng phân quyền sử dụng dữ liệu và dạng dữ liệunào được phép sử dụng trong phạm vi quyên hạn được phân bo.

Giúp đồng bộ các nguồn dữ liệu và quy trình xử lý trùng lặp: Các nguôndữ liệu trong doanh nghiệp khi được đồng bộ sẽ làm giảm sự trùng lặp vàtăng tính thống nhất cho dữ liệu

Giảm thời gian lưu chuyển và xoay vòng nhanh: Hệ thống ERP đảm bảolàm giảm thiểu thời gian chậm trễ trong việc chuyền thông tin giữa các bộ

phận trong doanh nghiệp.

Giảm chi phí vô lý: Hệ thông ERP giúp các quy trình xử lý dùng cácnguôn lực có sẵn và các kết quả xử lý luôn được sẵn sàng cho một quy

trình khác.

Khả năng tương thích nhanh với quy trình kinh doanh: Hệ thống ERPđáp ứng tốt cho việc thay đổi các quy trình kinh doanh của doanh nghiệphoặc tái cau trúc doanh nghiệp

Tăng cường khả năng bảo trì hệ thông: giúp nhà phân phối và triển khaibám sát các yêu cầu thay đôi hệ thống từ phía doanh nghiệp

Tăng cường khả năng mở rộng hệ thống: Các hệ thống ERP thườngđược yêu câu có khả năng tích hợp với những hệ thống có sẵn của doanhnghiệp hoặc những hệ thống được thêm vào như hệ thống quan lý quanhệ khách hàng hay hệ thông quản lý chuỗi cung ứng

Đáp ứng yêu cầu thương mại điện tử và kinh doanh số: Nguồn dữ liệu củadoanh nghiệp thông qua cơ chế bảo mật và phân quyên có thé đáp ứngtrực tiếp yêu câu thương mại điện tử của doanh nghiệp Hệ thống ERP còngiúp rút ngắn khoảng cách địa lý trong môi trường cộng tác Kết quanghiên cứu của Panorama đã chỉ ra những thách thức lớn nhất màdoanh nghiệp thường hay gặp phải trong quá trình triển khai một dự ánERP bao g6m việc thiếu hụt nhân sự là vấn dé lớn nhất mà các đội dự ánhay gặp phải (38%) 33% nhận thấy việc thiếu hụt kiến thức chuyên môn

về ERP là thách thức lớn nhất, trong khi 19% cho rang van dé là thiếucác nguồn lực cho dự án 10% còn lại liên quan đến ngân sách Ngoài ra,98% dự án ERP bị kéo dài hơn dự kiến, chỉ 7% các dự án hoàn thành đúngthời gian đặt ra 93% cho biết đã triển khai lâu hơn dự kiến, trong đó 68%“lâu hơn nhiều” Bên cạnh đó, chỉ 21% doanh nghiép hiện thực hóa được50% các lợi ích mà họ mong chờ từ hệ thống ERP Hơn một nửa cácdoanh nghiệp (57%) vấp phải tình trạng các hoạt động nghiệp vụ bị xáotrộn khi go-live hệ thống Tuy vậy ở mặt tích cực, 2/3 các doanh nghiệpđược khảo sát (70%) nhận thấy việc t6i ưu hóa được đội ngũ nhân sự củamình khi triển khai ERP.

Như vậy, trong khi phải bỏ ra một khoản đầu tư lớn dành cho ERP thì hầunhư không thé đảm bảo những lợi ích mà hệ thống có thé đem lại.Thêm vào đó,rủi ro trong quá trình triển khai còn có thé gây ra sự xáo trộn trong các hoạt độngnghiệp vụ cốt lõi của doanh nghiệp

@® Thiều nguồn lực dự án @ 15% - 50% Vượt ngân sách@ Thidu nhân lực tham gia @ Vượt ngân sách trên: 50%

@® Thiếu kiến trức chuyên môn ERP

Hình F Két quả triển khai Hình G Do thỏa man

BB Tát ưu nea nhân sự @ Rk tóa nan

BE igi ich thu được (có thé tính toàn) @ Mic độ Đióa mãn vừa phải

@ x30 tron các nghiệp vụ @ Rit không thỏa man

@ Không ró

Hình 2.1 Kết quả nghiên cứu của Panorama

Tuy nhiên, Rubina Adam (2010) cho rang các lợi ích cua việc thựchiện một hệ thông ERP lớn hơn nhiều so với những thách thức thực hiện và sửdụng hệ thông ERP

2.1.4 Các đặc điểm chính của hệ thống ERP

Các đặc điểm chính cau hình nên ERP bao gém: ERP sử dụng cùng mộtcơ sở dữ liệu cho tất cả các phân hệ, hỗ trợ duy trì chỉ một cơ sở dữ liệu cho tấtcả quy trình kinh doanh, đồng thời cung cấp khả năng truy xuất dữ liệu chongười dùng, Sử dụng công nghệ máy chủ - máy trạm, phần mềm trunggian và tích hợp với internet đáp ứng nhu cau kinh doanh năng động (AI-Mashan, Al-Midumigh, Zairi, 2002) Ngoài ra, kién trúc hệ thong mở cua ERPcho phép một phân hệ có thé được kết nối hoặc không kết nỗi vào hệ thống màkhông ảnh hưởng đến các phân hệ khác Hệ thống cũng là một kho chứa nắmbắt tất cả các thuật ngữ trong quy trình kinh doanh, đối tượng kinh doanh vàcau trúc công ty Sau đây là những đặc điểm chính của một hệ thống ERP:

> Day đủ các phân hệ nghiệp vụ: Kế toán tài chính, Nhân sự tiền lương,

Quanly kho, Mua săm, Bán hàng, Quản lý dự án, Quản lý sản xuất, Quản

trị chuỗi cung ứng, Quản trị mối quan hệ khách hàng, Cung ứng, Hậu can,

Thương mại điện tử

> Tích hợp hoàn toàn - Dữ liệu tập trung: Các phân hệ được xây dựngtheo thiết kế tong thé với mô hình dữ liệu thống nhất trên một co sở dữliệu (CSDL) duy nhất Dữ liệu được quản lý tập trung, đây du, chia sẽ,thống nhất và xuyên suốt Tự động hóa quy trình tác nghiệp: Vận hành

theo quy trình nghiệp vụ, hoàn toàn tích hợp giữa các phân hệ chia sẻ việc

nhập liệu cho các cán bộ nghiệp vụ ngay khi nghiệp vụ ban đầu phát sinh,tăng cường kiểm soát luéng dữ liệu

> Kiến trúc và công nghệ tiên tiễn: Kiến trúc 3 lớp (máy trạm, ứng dụng vaCSDL), môi trường và kiến trúc tính toán Internet CSDL và nền côngnghệ hàng dau thé giới, hầu như không giới hạn về khối lượng lưu trữ và

xử lí dữ liệu.

> An toàn, bao mật cao: An ninh và an toàn dữ liệu rat cao, phân quyên

phù hợp với vai trò, vi trí và nhiệm vụ của cá nhân, đơn vi.

2.1.5 Ứng dụng ERP tại Việt NamViệc triển khai ERP tại Việt Nam mới được chú ý nhiều từ năm 2003.Theo tạp chi PCWorld (Thế giới Vi Tính Số 87 tháng 1/2008), các công ty triểnkhai sớm các dự án ERP ở Việt Nam có thé kế đến Bao Minh (triển khai năm2003), Thép Miễn nam (năm 2003), Vinatex (năm 2003) Trong những năm tiếptheo các dự án ERP quy mô lớn được triển khai đồng loạt tại các công ty nhưSaiGon Coop, Bibica, Savitex, Tông công ty lương thực Miền Nam, Vinamilk.Các doanh nghiệp nhỏ hơn cũng đã bắt đầu triển khai với các giải pháp phù hợpvới quy mô và có những doanh nghiệp đã tạo những quy trình sản xuất rất hiện

đại nhờ ứng dụng ERP.

Tuy nhiên nhìn chung các doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang ở giai đoạnbắt đầu triển khai các ứng dụng này, hầu hết các dự án đề ra chỉ tập trung vào cácchức năng tài chính kế toán và một phân hệ hậu cần — kho vận như vật tư, muahàng và rất ít khi triển khai phân hệ sản xuất Có lẽ còn quá sớm dé nói đến sựthành công hay thất bại của các dự án này Điều có thé khang định duoc, đó là:hành trình ứng dụng ERP tại Việt Nam đã khởi động và ngày một sôi nồi, nhộnnhịp Thể hiện ở số dự ERP các công ty triển khai ngày càng tăng, số nhà cungcấp giải pháp ERP ngày càng tăng Những năm trước, thị trường ERP dường nhưchỉ có Oracle tan công cả thị trường doanh nghiệp lớn lẫn doanh nghiệp vừa vànhỏ Năm 2007 thị trường ERP Việt Nam thực sự trở nên sôi động, đánh daubăng việc tham gia của một loạt các “đại gia” ERP như: SAP, Tectura,Atos, Soltius Ngay ca IBM, một tên tuổi lớn vốn chi được biết đến tai ViệtNam trong lĩnh vực phân cứng cũng đã có động thái quay trở lại thị trường phầnmềm Việt Nam Dé chứng minh dang cấp là nhà cung cấp giải pháp quản trịdoanh nghiệp số 1 thế giới của mình, dù vào sau, SAP đã nhanh chóng ký kết đối

tác chiến lược với chính những nhà tư vấn triển khai giải pháp ERP của Oracle làFPT, Pythis Bên cạnh đó, SAP còn phát triển đối tác đào tạo tại Việt Nam vàphối hợp với các trường đại học để cung cấp nguôn nhân lực cho sự pháttriển lâu dài Trong khi đó, với nhiều nỗ lực, nhưng tới nay Microsoft vẫn chưacó chỗ đứng trên thị trường ERP ở Việt Nam.

8 VietsoftVIAMIO EFFECTnAZ@ Pythis

Fast

@ Oracle

8SAPaScalat8 Exact

28% 5 Khắc

Hinh 2.2 S6 lượng các dự án ERP đã va dang được triên khai tại Việt Nam từ

2004 đến 2006 “Nguôn: Thế giới Vi Tính Số 87 tháng 1.2008”

Bang 2.1 Bảng 2.0.1 Thông tin về dự án ERP tại Việt Nam

Công ty Năm 2006 Năm 2007

Tông so Tông giá trị Tổng số Tổng giá trị

Khách Hợp đồng Khách hàng Hợp đồng

hàng (đồng) (đồng)Pythis 40 25.625 tỷ 66 89.653 ty

Fast 27 5.4 ty 43 11 ty

EFFECT 8 2.5 ty 13 4.67 tyVIAMI 8 1.2 ty 2 500 triệu

(“Nguôn: Thé giới Vi Tính B 01/2008, trang 47”

Theo một báo cáo của Hội tin hoc Thành Phố Hồ Chí Minh (HCA) — 2010về bức tranh các doanh nghiệp phần mềm và công nghệ thông tin 2010, thịtrường ERP 2010 với các hợp đồng lớn đa số đều thuộc về SAP Những dé án

thành công có sự hợp tác với các đơn vị tư vân nước ngoài.

Tuy nhiên, trong các năm gần đây, tỷ lệ các doanh nghiệp ứng dụng thànhcông ERP lại chưa được thống kê đầy đủ Một số dự án được triển khai rầm rộ

nhưng sau đó lại tạm ngưng.

2.1.6Một số hệ thống ERP hiện nay

a Oracle:

Phan mềm Oracle E-Business Suite(EBS) là bộ giải pháp ưu việt chodoanh nghiệp tâm trung Oracle EBS là bộ các ứng dụng nghiệp vụ hỗ trợ doanhnghiệp quản lý hiệu quả hon các mối quan hệ khách hang, quá trình cung cấpdịch vu, lao động sản xuất, giao hàng - bán hang, quan lý thu chi — toàn bộđược triển khai trên một hệ thống duy nhất được xây dựng trên một kiến trúcthông tin thống nhất

b SAP:

Giải pháp SAP All-in-one đã được chứng minh là giải pháp cung cấp cácquy trình nghiệp vụ toàn diện và tính năng chuyên sâu theo nhiều chuyên ngành

cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ Với khả năng phân tích nghiệp vụ mạnh, danh

sách công việc được chia cụ thé và các báo cáo tùy bién theo yêu cau, các doanhnghiệp thấy được rố ràng các hoạt động và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp— cho phép đưa ra quyết định đúng đắn nhất trên cơ sở thông tin day đủ

c.X Man:

XMan (viết tắt từ Xtra Management) là Hệ thống Phan mềm Hoạch địnhNguồn lực Doanh nghiệp được Công ty FBS Việt Nam thiết kế và xây dựng dựatrên kiến trúc và công nghệ tiên tiễn của Oracle kết hợp với các chế độ và thônglệ về nghiệp vụ quản lý doanh nghiệp của Việt Nam nhằm phục vụ cho các đối

tượng doanh nghiệp vừa và lớn.

2.2 Cac mô hình quản lý hiện nay tại Việt Nam

Là các loại hình doanh nghiệp sau(theo luật doanh nghiệp):

Bảng 2.2 Các loại hình doanh nghiệp

Loai hinh | Ưu điểm Hạn chế

Doanh Một chủ đầu tư, thuận lợi Không có tư cách pháp nhânnghiệp Tư | trong việc quyết định các Chịu trách nhiệm vô hạn vẻ tài sản

nhân van dé của Doanh nghiệp của Chủ Doanh nghiệp

Nhiêu thành viên cùng |Khả năng huy động von từ công

Có tư cách pháp nhânChịu trách nhiệm hữu hạnvề tài san theo tỉ lệ von

4Sop

Công ty Cổphân

Nhiêu thành viên cùngtham gia góp vốn, cùng

kinh doanhCó tư cách pháp nhânChịu trách nhiệm hữu hạnvề tài san theo tỉ lệ von

4sop

Các cô đông sáng lập cóthể mất quyền kiểm soát

Công ty

Khả năng huy động vốn từ côngchúng băng hnh thức đầu tư trựctiếp thuận lợi, công chúng có thê dễdàng tham gia vào công ty bằnghnh thức mua cô phiếu của Công ty(tính chất mở của Công ty)

Công tyHợp danh

Nhiều thành viên cùngtham gia góp vốn, cùng

kinh doanh

Các thành viên hợp danh

có thé hoạt động nhân

danh công tyCông ty hoạt động dựa trênuy tín của các thành viên

Các thành viên cùng liên đới chịutrách nhiệm vô hạn về tài sản liênquan đên các hoạt động của Công

ty.

Không có tư cách pháp nhân

Hợp tác xa

Có tư cách pháp nhân

Xã viên cùng góp vốn,cùng tham gia trực tiếp vàohoạt động sản xuất kinh

doanh và được nhận lợinhuận trên cơ

Sở hữu manh mún của các x4 viênđôi tài sản của mnh làm hạn chêcác quyết định của Hợp tac xa, tínhchât làm ăn nhỏ lẻ, canh tác tôn tại.

Công tyLiên doanh

Do các bên nước ngoàihoặc Việt Nam liên kếtthành lập

Quản lý Kế

toán

Quản lýKinh doanh

Hệ thống

ERP

Quản lý SảnxuâtQuản lý Dự

> Quản lý dự án: thực hiện công tác lập kế hoạch, giám sát thực hiện các dự

án của công ty.2.4 Mô hình hoạt động của công ty PNJ

- Cơ câu tô chức:sơ đồ cơ câu tô chức

OLHT KD: Quả: Lý hé thếi:g kink doank: KD XNK: Kinh doanh xuất rhập kdu; CTY: cong

ty; NB: nội bộ: OTCL: Quản trị chất lượng; NC: nghiên cúc HC: Hành chink, CPCNV:

Cán: bộ công nhân viên, XXLĐ: Xem xé ldnh đạo, BIGD: Ban Tổng giám đấc, LD: Lac

động, DGCLNB: Dink giá chất lượng nội bộ.

Hình 2.5 Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty PNJ

Giới thiệu khái quát về công ty PNJ

Tên công ty: Công ty CP Vang bạc Đá quý Phú Nhuận Mã Chứng khoán PNJ.

Vốn điều lệ: 600.000.000.000VNĐ (sáu trăm ty đồng)Tóm tắt về công ty

Công ty CP Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận - PNJ tiền thân là Cửa hàng

Kinh doanh Vàng bạc Đá quý Quận Phú Nhuận, được thành lập ngày28/04/1988, trực thuộc UBND Quận Phú Nhuận Tháng 01/2004 PNJ đã chính

thức chuyên sang hoạt động theo mô hình công ty cô phân Tháng 03/2009: PNJniêm yết cô phiếu trên sàng giao dịch chứng khoán HCM Lĩnh vực kinh doanhchính: đồ chế tác từ vàng, bạc, đá quý và đá bán quý, dịch vụ kiểm định, vàng

miêng.

Từ năm 2004 đến nay, PNJ liên tục đạt được những thành tựu xuất sắc:Huân chương Độc Lập hang 3 nam 2008, danh hiệu hang Việt Nam chất lượngcao 11 năm liền (1998-2008), giải thưởng Sao Vàng Dat Việt, năm 2003, 2005,2007, 2008, Top 500 nhà bán lẻ hàng đầu Châu Á Thái Bình Dương, năm 2004 —2008, xác lập kỷ lục Việt Nam “Doanh nghiệp đầu tiên đầu tư công nghệ sản

xuat nữ trang hiện đại và quy mô nhat Việt Nam”, năm 2007, Tam nhìn và sứ mạng

+ Tâm nhìn: khăng định vị trí dẫn dau về sáng tạo, sự tinh té và đáng tin cậy

trong ngành nữ trang và thời trang.

+ Sứ mang: không ngừng vận động dé đạt được sự phát trién bền vững trong môitrường kinh doanh toàn cầu và cung cấp cho khách hàng những sản phẩm và

dịch vụ đa dạng với chất lượng tốt nhất và giá cả cạnh tranh

+ Triết lý kinh doanh: đặt lợi ích khách hàng và lợi ích xã hội vào lợi ích doanhnghiệp

+ PNJ Gold: thương hiệu trang sức vàng PNJ chính thức có mặt tại thị trường

Việt Nam năm 1989 và là thương hiệu trang sức đầu tiên mạnh dạn đầu tư nguồnnhân lực cùng kỹ thuật và trang thiết bị máy móc hiện đại, gdp phan phát triển vàchuyên nghiệp hóa ngành nữ trang truyền thống

+ PNJSilver: Nhãn hiệu trang sức bạc cao cấp PNJSilver ra đời vào tháng 8/2005dành cho đối tượng khách hàng trẻ, cá tính và sành điệu Với gan 4 năm góp mặttrong thị trường thời trang sôi động, PNJSilver mang đến những dòng sản phẩm

nữ trang hiện đại, phá cách và mới lạ.

Chương 3: MÔ HÌNH DE XUẤT

3.1 Các yêu cầu đạt được

- Chuẩn hóa qui trình triển khai ERP phân hệ kinh doanh cho công ty PNI:xây dựng được qui trình triển khai dựa trên các ý kiến chuyên gia ERP, Ban lãnh

đạo công ty PNJ và bảng khảo sát.

- Mô hình hóa qui trình triển khai phân hệ kinh doanh: mục tiêu là sơ đồ

hóa các bước triên khai, các bước thực hiện triên khai.

- Đánh giá mức độ áp dung, ưu, khuyết điểm của mô hình này Dựa trênkết quả đánh giá, tác giả đề xuất mô hình trién khai ERP phân hệ sản xuất và kế

toán.

3.2 Mô hình hiện tại trước khi triển khai ERP

Công ty hiện có những phân mềm riêng lẻ cho từng mục đích khác nhaudo Phòng Công nghệ Thông tin của công ty tự phát triển Nhung do yêu cau pháttriển của công ty ngày càng nhanh và rộng nên các phần mềm này ngày càng bộclộ những yếu kém cho công tác điều hành va quản lý Các báo cáo thống kê khicó yêu câu được thực hiện thủ công dé tông hợp lại từ các đơn vị phòng ban dođó gặp nhiều khó khăn, tốn thời gian và mức độ chính xác, tính tức thời của dữ

liệu.

Đánh giá mô hình hiện tại

s+ Qui trình của từng đơn vị chưa có sự thừa hưởng từ đơn vị khác, gay lãng

phí tài nguyên và nguôn nhân lực.

3.3 Mô hình lý thuyết đề xuất

3.3.1 Đề xuất qui trình triển khai tổng quát cho hệ thống ERP

5.4 Dao tạo đội ngu 5.5 Thư nghiem va kem 5.6 Dao tạo ngươi sư

| triễn khai tra | dụng cuối

[P204 v2 ao |

§ Hậu triển khai

Hình 3.1 Qui trình triển khai tông quát cho hệ thong ERP

(Nguồn: Internet)

a Thực hiện tiên đánh giá /Pre-Evaluation screening

Thực hiện tiên đánh giá là bước đánh giá sơ bộ dau tiên để loại bỏ trước những

giải pháp ERP hoàn toàn không phù hợp với doanh nghiệp Trên thị trường có

đến hàng trăm nhà cung cấp giải pháp ERP với nhiều loại hình và quy mô khácnhau nên việc phân tích tất cả các giải pháp trước khi đi đến quyết định lựa chọncuối cùng không phải là dễ dàng Đó là quá trình tốn rất nhiều thời gian và côngsức của doanh nghiép.Vi vậy, doanh nghiệp nên giới hạn bớt các giải pháp để chỉđánh giá ít hơn 5 Tốt nhất là luôn luôn đánh giá tỉ mỉ chỉ tiết một số ít các giảipháp hơn là đi đánh giá nhiều giải pháp một cách chung chung

Doanh nghiệp can lập ra Ban đánh giá để tiễn hành tiền đánh giá các giải phápERP trên thị trường nhằm giới hạn lại số lượng trước khi phân tích đánh giá chitiết Các giải pháp ERP đều có những điểm mạnh và yếu điểm của nó, quá trìnhtiền đánh giá sẽ loại bỏ các giải pháp ERP không phù hợp hoàn toàn với qui trìnhkinh doanh của doanh nghiệp Có thể xem xét tới một vài giải pháp tốt nhất bằngcách đọc các tài liệu sản phẩm của nhà cung cấp, nhờ các chuyên gia tư vẫn bênngoài hoặc nếu được thì tìm kiếm các giải pháp mà được sử dụng bởi những

doanh nghiệp có hoạt động tương tự như doanh nghiệp mình.

Nghiên cứu kỹ nguồn gốc của các giải pháp ERP và biết được mỗi giải pháp pháttriển như thé nào, sẽ thay rõ mỗi giải pháp ERP phát sinh ra từ kinh nghiệm haycơ hội của một nhóm người làm việc trong một ngành kinh doanh cụ thể, nhữngngười tạo ra hệ thông để giải quyết một phần công việc nào đó Điều đó đượcnhận định chung rang hau hết các giải pháp ERP sẽ mạnh hơn ở các lĩnh vực “lợithế” của họ hơn là ở những lĩnh vực khác Chang han, PeopleSoft mạnh về quảntrị nhân su, nhưng lại không mạnh trong quản trị sản xuất, mặt khác, giải phápBaan thì mạnh về quản lý sản xuất hơn là tài chính kế toán Tuy nhiên, theothời gian và các giải pháp ERP được tích lũy kinh nghiệm thực tiễn, các chức

năng được mở rộng hơn trước, các ý tưởng hay được sao chép lẫn nhau cho nêncó nhiều giải pháp ERP vẫn chạy tốt trong một vài lĩnh vực khác nhau thậm chí

van có khả năng đáp ứng nhu cau của nhiều lĩnh vực.

Khi doanh nghiệp đã chọn được một vài giải pháp ERP tương đối tốt thì có thểbắt đầu thực hiện quá trình đánh giá chỉ tiết để chọn ra giải pháp ERP tốt nhất

cho doanh nghiép.

b Lựa chọn giải pháp ERP /Package Evaluation

Quá trình đánh giá và lựa chọn giải pháp ERP là giai đoạn quan trọng nhất khidoanh nghiệp triển khai dự án ERP vì giải pháp được chọn sẽ quyết định thànhcông hay thất bại của dự án Hầu hết những hệ thống ERP đòi hỏi sự đầu tư rấtlớn, nên một khi giải pháp đã được mua, không phải là chuyện dễ để chuyểnngay qua một giải pháp khác Vì thé hãy nhớ là: “hãy làm đúng ngay từ đâu!”

Yếu tố quan trọng nhất nên ghi nhớ khi phân tích các giải pháp ERP là không cógiải pháp nào hoàn hảo cho doanh nghiệp của minh.Y nghĩ đó cần thiết phảiđược mọi người trong nhóm đánh giá chọn lựa thấu hiệu Mục tiêu của quá trìnhlựa chọn không phải là để xác định giải pháp nào đáp ứng mọi yêu cầu củadoanh nghiệp mà là tìm ra được một giải pháp đủ linh động để đáp ứng các nhucau của doanh nghiệp hay nói cách khác, tìm ra một phần mềm có thé tuỳ biéndé trở thành một phan mềm phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần phải xác lập các tiêu chí lựa chọn cho phép đánh giá tất cả cácgiải pháp với quy mô như nhau Doanh nghiệp phải nhận dạng ra nhu cầu quảnlý, kinh doanh hiện tại và tương lai của doanh nghiệp, sắp xếp thứ tự ưu tiênđồng thời xác lập rõ các tiêu chí đánh giá mức độ thỏa mãn những nhu cầu này.Từ đó, doanh nghiệp có thé đánh giá và lựa chọn giải pháp nào thỏa mãn caonhất các nhu cầu, phù hợp với lịch sử và thực tế kinh doanh của doanh nghiệp.Không thé tìm được giải pháp thỏa mãn hoàn toàn với hoạt động và nhu cau

quản lý của doanh nghiệp nhưng mục tiêu là tìm một giải pháp ERP với sự khác

biệt là ít nhất

Một số tiêu chí quan trọng lưu ý khi đánh giá giải pháp ERP:

S NN NNN NOON NR RON S Á Chức năng phù hợp với qui trình kinh doanh của công ty.

Mức độ tích hợp giữa các phân hệ khác nhau của hệ thông ERP.Sự linh động và khả năng thích ứng với sự thay đổi qui trình.Sự phức tap của hệ thống ERP

Sự thân thiện với người sử dụng.

Thời gian triển khai phù hợp với nguồn lực của doanh nghiệp.Khả năng hỗ trợ việc kiểm soát và hoạch định đa chiều

Khả năng về kỹ thuật công nghệ, cơ sở dữ liệu, tính bảo mật của hệ thống.Khả năng nâng cấp thường xuyên

Số lượng yêu câu chỉnh sửa hệ thống.Cơ sở hạ tang CNTT yêu câu tối thiêu.Các doanh nghiệp đã triển khai thành công trước đó.Tổng chi phí bao gồm: license, dao tạo, triển khai, bảo trì, sửa chữa

(customization) và các yêu câu về phân cứng.

Doanh nghiệp cần thành lập chính thức một Ban đánh giá và lựa chọn để thựchiện quá trình lựa chọn Ban này bao gồm nhân sự từ các phòng ban khác nhau(chuyên gia chức năng), Ban giám đốc cấp cao (CIO hay COO) và các nhà tưvan (các chuyên gia giải pháp ERP) Ban đánh giá và lựa chon sẽ được tín nhiệmvới trọng trách chọn giải pháp cho công ty Khi tất cả các chức năng kinh doanhđược trình bày với sự tham gia của Ban giám đốc thì giải pháp được chọn ra sẽ

có được sự châp thuận rộng rãi Các chuyên gia hay các nhà tư vân có thê đóng

vai trò như những nhà trung gian hay đóng vai trò giải thích những điểm mạnh

và yêu của môi giải pháp.

c Lập kế hoạch dự án /Project Planning

Đây là giai đoạn thiết kế qui trình triển khai dự án Giai đoạn này sẽ quyết địnhchỉ tiết triển khai như thế nào về lịch trình, thời hạn, các giai đoạn triển khai để đảm bảo dự án được hoàn tất Xác định các nguồn lực sẽ được sử dụng choviệc triển khai dự án, các thành viên trong đội dự án được lựa chọn và được phâncông nhiệm vụ Giai đoạn này sẽ quyết định khi nào bắt đâu dự án, thực hiện nhưthế nào và dự định khi nào hoàn tất dự án

Đây cũng là giai đoạn hoạch định “phải làm gì” trong trường hợp sự cô bất ngờ;làm sao giám sát được tiến trình triển khai; các phương thức kiểm soát nào nênđược thiết lập và can làm gi khi sự việc không còn năm trong tam kiêm soát Kếhoạch dự án thường được lập bởi một Ban sôm các đội trưởng của các nhómtriển khai Chỉ đạo Ban dự án ERP thường là CIO hay COO Ban dự án ERP họpđịnh kỳ trong suốt toàn bộ chu trình triển khai dự án để xem xét lại tiễn trình vàlập biéu đỗ cho những hành động diễn biến tương lai

d Phân tích sự khác biệt /Gap Analysis

Phân tích sự khác biệt là giai đoạn quyết định thành công hay thất bại cho quátrình triển khai ERP Một cách cụ thể, đây là giai đoạn phân tích sự khác biệtgiữa những qui trình trên hệ thong ERP đã lựa chon, được tích lũy từ những kinhnghiệm thực tế tốt nhất trên thế giới (best practices), với những qui trình xuyênsuốt mô hình hoạt động hiện tại và định hướng mô hình trong tương lai của

doanh nghiệp.

Mục đích quan trọng nhất của việc phân tích này là thiết kế một mô hình mà nócó thé đoán trước và bao øôm bat cứ chức năng nào cân sử dụng trong tương lai.Theo nhận định chung, một phan mềm ERP hoàn hảo nhất cũng chi đáp ứngđược 80% yêu cầu chức năng của doanh nghiệp, 20% còn lại của những yêu caunày là vấn dé tái cấu trúc qui trình kinh doanh của doanh nghiệp (business