TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINHKHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
-- - -
BÁO CÁO MÔN HỌC
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
ĐỀ TÀI
PHÂN TÍCH SỰ CỐ HỆ THỐNG ERP CỦA CÔNG TY PNJ
Sinh viên thực hiện: Võ Thị Ngọc Châu - 2154053001
Nguyễn Phạm Xuân Đan - 2154050060Trần Thanh Trúc - 2154053006
Bùi Lê Phương - 2154050239Đặng Vạn Như Ý - 2154053008
TP Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 11 năm 2023
Trang 2MỤC LỤC
1 GIỚI THIỆU CÔNG TY2 SỰ CỐ ERP CỦA PNJ:
2.1 Tổng quan về hệ thống ERP của PNJ:
2.2 Hiện trạng công ty sau khi triển khai ERP 3 tháng đầu:
3 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
3.1 Xác định nguyên nhân dẫn đến sai lầm triển khai ERP:
3.2 Phân tích các điều kiện hiện tại của công ty để đề xuất các giải pháp: 3.2.1 Kết quả khảo sát:
3.2.2 Phân tích kết quả khảo sát: 3.2.2.1 Yếu tố về nguồn nhân lực: 3.2.2.2 Yếu tố về quy trình hoạt động: 3.2.2.3 Yếu tố về cơ sở dữ liệu
3.3 Đề xuất phương án khắc phục:
4 PHÂN CÔNG NHÓM:
5 PHỤ LỤC - TÀI LIỆU THAM KHẢO:
Trang 31 GIỚI THIỆU CÔNG TY
- Tên công ty: Công ty CP Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận Mã chứng khoán là PNJ PNJ đã mở ra nhiều trung tâm trang sức lớn cùng
với các thương hiệu như: PNJSilver, PNJ Gold, CAO FINE Jewelry và Jemma.
- Quá trình hình thành và phát triển: Công ty CP Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận - PNJ tiền thân là Cửa hàng Kinh doanh Vàng bạc Đá quý Quận Phú Nhuận, được thành lập ngày 28/04/1988, trực thuộc UBND Quận Phú Nhuận
- Ngành nghề kinh doanh chính:
+ Sản xuất kinh doanh trang sức bằng vàng, bạc, đá quý, phụ kiện thời trang, quà lưu niệm Kinh doanh đồng hồ và mua bán vàng miếng
+ Dịch vụ kiểm định kim cương, đá quý, kim loại quý + Kinh doanh bất động sản.
- Sứ mạng: không ngừng vận động để đạt được sự phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh toàn cầu và cung cấp cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ đa dạng với chất lượng tốt nhất và giá cả cạnh tranh.Trở thành công ty hàng đầu châu Á về chế tác trang sức và bán lẻ sản phẩm tôn vinh vẻ đẹp, vươn tầm thế giới - Trải qua hơn 30 năm phát triển và vươn tầm thế giới, tính đến nay
công ty PNJ đã có gần 6000 nhân viên cùng với 353 cửa hàng được phân bố khắp cả nước
- Triết lý kinh doanh: đặt lợi ích khách hàng và lợi ích xã hội vào lợi ích doanh nghiệp
- Ngành nghề kinh doanh: Tháng 01/2004 PNJ đã chính thức chuyển sang hoạt động theo mô hình công ty cổ phần Lĩnh vực kinh doanh chính: đồ chế tác từ vàng, bạc, đá quý và đá bán quý, dịch vụ kiểm định, vàng miếng Vốn điều lệ cho tới tháng 12/2009 là bốn trăm tỉ đồng (400.000.000.000VNĐ)
- Địa bàn kinh doanh: Hệ thống phân phối PNJ có hệ thống phân phối rộng khắp cả nước.
- Điều này rất cần thiết ứng dụng ERP để quản lý số liệu tập trung, tổng hợp báo cáo tức thời để ra quyết định kịp thời trên các thị trường khác nhau.
Trang 42 SỰ CỐ ERP CỦA PNJ:
2.1 Tổng quan về hệ thống ERP của PNJ:
- Ngày 05 tháng 04 năm 2018 tại Tp.HCM, Công ty Cổ phần Vàng bạc đá quý Phú Nhuận (PNJ) đã chính thức khởi động Dự án Hoạch định Nguồn Nhân lực Doanh nghiệp – ERP, cấu phần quan trọng nhất của chiến lược Digital Transformation.
- Để phù hợp với định hướng phát triển, trong thời đại công nghệ 4.0, trong sự thay đổi xu hướng tiêu dùng ngày càng nhanh như hiện nay, PNJ tiếp tục khởi động Dự án ERP phiên bản mới trên cơ sở xem xét và lựa chọn kỹ lưỡng HĐQT và Ban lãnh đạo PNJ đã quyết định áp dụng và lựa chọn 1 trong 4 đơn vị tư vấn hàng đầu thế giới – Deloitte cùng hệ thống giải pháp ERP mới nhất và nổi
tiếng nhất thế giới – SAP 4HANA, cùng các đối tác chiến lược
Hitachi, CMC, FPT triển khai dự án Đây là một trọng những dự án trọng điểm và quan trọng nhất của PNJ trong giai đoạn 2018 – 2019, được đầu tư cả nguồn lực và chi phí thực hiện.
2.2 Hiện trạng công ty sau khi triển khai ERP 3 tháng đầu:
- Thời gian trước đó, PNJ đã gặp những câu chuyện rủi ro khi sử dụng ERP in house và phải lùi lại trong một khoảng thời gian Sau một năm nghiên cứu và hoàn thiện, hệ thống ERP mới được đưa vào vận hành từ cuối tháng 3/2019, PNJ quyết định “ tái cấu trúc trên đỉnh”, đưa vào triển khai ERP với trị giá 8,3 triệu USD cụ thể là chương trình SAP của PNJ đã mang đến hậu quả rất nặng nề cho công ty
- Sau đó các sự cố trong quá trình chuyển giao giữa 2 hệ thống cũ và mới đã dẫn đến tình trạng thiếu hàng để bán ở các cửa hàng và ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh Quý II của công ty Cụ thể, theo Công ty Chứng khoán Bản Việt (VCSC), lợi nhuận sau thuế trong 5 tháng đầu năm 2019 của PNJ có dấu hiệu tăng trưởng chậm lại nếu so sánh với tốc độ tăng trưởng trong quý I/2019.
- Kết quả kém khả quan này đến từ việc thiếu hàng tại cửa hàng do những trục trặc không lường trước được trong hoạt động sau khi triển khai hệ thống ERP mới vào ngày 27/3.
- Lỗi số liệu trong thời gian chuyển đổi sang hệ thống ERP mới gây
Trang 5gián đoạn hoạt động trong tháng 4 và 5/2019 Ban lãnh đạo cho biết có một số lỗi khi số liệu được chuyển từ các hệ thống cũ khác nhau của PNJ sang một hệ thống ERP mới.
Hậu quả:
- Tháng 4/2019, nhà máy chỉ hoạt động được 50% công suất dẫn đến tình trạng thiếu hụt hàng hóa Ban lãnh đạo cho biết con số này cải thiện lên 80% trong tháng 5 và 90% trong tháng 7.
- Với sự tự tin trước đây của PNJ rằng quý công ty có tỷ lệ nghỉ việc rất thấp, tuy nhiên sau quyết định tái cấu trúc này hàng loạt nhân sự xin nghỉ việc tăng đột biến
- Các lỗi số liệu đã ảnh hưởng đến quy trình sản xuất, việc tiếp nhận đơn hàng mới và phân bổ thành phẩm của PNJ trong hệ thống cửa hàng, dẫn đến tình trạng thiếu hàng bán tại các cửa hàng
- Trong ba tháng 4, 5, 6 giá cổ phiếu của PNJ giảm sâu có những ngày nằm dưới ngưỡng 75.000đ/cổ phiếu; cùng với đó doanh thu thuần và doanh số bán sỉ cũng giảm theo cụ thể là doanh thu thuần giảm 8% so với cùng kỳ năm trước còn doanh số bán sỉ giảm 23% (dựa vào báo cáo tài chính quý 2 năm 2019 và báo cáo tài chính cùng kỳ năm 2018).
- Chưa dừng lại, ban lãnh đạo PNJ cũng dự báo khả năng giảm tốc của tăng trưởng chi tiêu tiêu dùng tại Việt Nam và ảnh hưởng của việc các cửa hàng mở mới lấy đi doanh số của các cửa hàng hiện hữu ngày càng lớn.
- SSSG (same store sales growth) ghi nhận âm trong quý 2/2019 sau khi đạt 11% trong quý 1/2019 Ban lãnh đạo cho rằng SSSG thấp trong quý 2/2019 do vấn đề thiếu hàng bán trong tháng 4-5, hiệu ứng mất doanh số cho các cửa hàng mới, đặc biệt là cho cửa hàng flagship PNJ Next mới mở hồi tháng 2/2019 và (3) tăng trưởng của chi tiêu tiêu dùng giảm tốc (dựa vào báo cáo tài chính quý II và quý I năm 2019)
Trang 63 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP
3.1 Xác định nguyên nhân dẫn đến sai lầm triển khai ERP:
- Vấn đề con người ngại chuyện thay đổi, tái cấu trúc, nhiều người sợ rằng quy đổi sẽ mất đi cái bên vững và kiên cố
- Chưa có sự nhất quán và quyết tâm giữa nhà lãnh đạo và nhân viên - Lý do PNJ bị giảm 50% công suất tại các nhà máy, là có lý do
riêng của nó Như việc chuẩn bị cho sự thay đổi các quy trình làm việc chưa được tốt Điều này dẫn đến việc lập kế hoạch, khâu chuẩn bị nguyên vật liệu bị chậm trễ.v.v Đó là do một vài vị trí tại những khâu này có thể chưa thích ứng được với hệ thống mới nên dòng “workflow” tại đó bị “delay”… Trong khi đó SAP thường yêu cầu rất cao về các quy trình làm việc, chỉ cần một yêu cầu không được thông qua, lập tức các bộ phận phía sau sẽ phải chờ
3.2 Phân tích các điều kiện hiện tại của công ty để đề xuất các giải pháp:
3.2.1 Kết quả khảo sát:
Kích thước mẫu điều tra là 110 người (lấy theo mức tối thiểu từ 100-150 của Hair & ctg 1998) Phương pháp chọn mẫu là phân nhóm dựa theo mức độ tham gia và kiến thức/kinh nghiệm của họ về ERP
Bảng 2.4 Phân nhóm mẫu khảo sát theo đối tượng khảo sát
Trang 7STTThời gian làm việc Số lượng được
Bảng 2.6 Phân nhóm mẫu khảo sát theo kinh nghiệm tham gia dự án ERP
khảo sát
2 Đã tham gia dự án ERP nhưng chưa thành công
61 3 Đã tham gia một dự án ERP thành công 37
Kết quả khảo sát và phân tích sơ bộ được tổng hợp ở bảng sau:
Bảng 2.7 Tổng hợp kết quả khảo sát mức độ đánh giá về các điều
kiện quyết định đến triển khai ứng dụng ERP thành công tại PNJ
1 Lãnh đạo cao nhất của DN cam kết hỗ trợ tối đa cho dự án ERP.
2 Cán bộ chủ chốt của DN hiểu rõ mục đích ý nghĩa và có quyết tâm triển khai ERP.
Trang 83 Ban dự án ERP đủ tiêu chuẩn quản trị dự án ERP (đủ nghiệp vụ, đủ kiến thức ERP, đủ khả năng điều
5 Tất cả hoạt động chính của DN đều có thủ tục/quy trình thực hiện nhất quán.
6 Cán bộ công nhân viên của DN thực hiện tác nghiệp thực tế đúng theo thủ tục/quy trình đã ban hành.
9 Dữ liệu của DN đã đầy đủ thông tin đáp ứng mọi yêu cầu quản lý của lãnh đạo DN.
10 DN có khả năng tổng hợp dữ liệu chính xác
11 DN có đủ ngân sách trang bị hệ thống máy chủ đáp ứng được điều kiện vận hành hệ thống ERP.
14 DN đã tham khảo và sẵn sàng dành ngân sách phù hợp với giải pháp ERP sẽ lựa chọn.
Trang 915 DN dự toán được các yếu tố chi phí của dự án ERP (chi phí công nghệ và phần mềm, chi phí chuyển đổi
19 DN có sự hỗ trợ tối đa của lãnh đạo để giải quyết những tình huống khẩn cấp trong quá trình triển khai ERP.
20 DN có các kênh thông tin thường xuyên giữa các thành viên Ban dự án và lãnh đạo DN.
3.2.2 Phân tích kết quả khảo sát:
Dựa vào kết quả khảo sát trên, nhóm em nhận thấy có 3 yếu tố sau cần được xem xét để có thể đưa ra các giải pháp phù hợp nhất:
3.2.2.1 Yếu tố về nguồn nhân lực:
- Qua kết quả khảo sát chúng ta thấy khả năng thích nghi với công nghệ mới của người sử dụng cuối là rất hạn chế (điểm trung bình 2.15) Yếu tố này được đánh giá thấp do nhân viên tác nghiệp có thói quen quản lý theo cách thủ công, trình độ ứng dụng tin học còn thấp và ngại sự đổi mới
- Hơn nữa, kiến thức về ERP của Ban dự án vẫn chưa cao, khả năng quản trị và điều hành cũng được đánh giá là chưa đủ kinh nghiệm (điểm trung bình 2.25) Ban dự án ERP chưa có kinh nghiệm quản lý thực tế và phối hợp giữa các thành viên chưa thực sự nhịp
Trang 10nhàng Một nhân tố gián tiếp ảnh hưởng đến năng lực của Ban dự án là thời gian làm việc cho dự án cũng chưa thực sự tập trung vì đang trong quá trình chuyển tải công việc nghiệp vụ hàng ngày cho nhân viên khác phụ trợ.
- Tóm lại, yếu tố nguồn nhân lực bị tác động bởi yếu tố về nguồn lực Ban dự án và người sử dụng cuối làm cho yếu tố này ngấp nghé ngưỡng đạt yêu cầu (điểm trung bình 3.31) Yếu tố nguồn nhân lực lại có trọng số lớn nhất ảnh hưởng đến khả năng thành công của dự án ERP.
- Do đó, PNJ cần phải thực hiện những biện pháp cải thiện nguồn lực Ban dự án và đào tạo cho người sử dụng cuối có khả năng và ý thức ứng dụng công nghệ mới để sớm thành thạo hệ thống ERP 3.2.2.2 Yếu tố về quy trình hoạt động:
- Nhìn chung quy trình hoạt động của PNJ được đánh giá ở mức tương đối (điểm trung bình xấp xỉ 4.05) Tuy nhiên, chúng ta cũng lưu ý khả năng thay đổi và tái cấu trúc quy trình của PNJ được nhận định là chưa cao (điểm trung bình chưa tới 3.0) nên trong quá trình triển khai áp dụng quy trình chuẩn trên hệ thống ERP cũng sẽ gặp một vài khó khăn Quy trình hoạt động hiện tại của PNJ chỉ làm cơ sở cho việc điều chỉnh và tái cấu trúc quy trình để thích ứng với hệ thống ERP, chứ chưa có ý nghĩa phù hợp hoàn toàn với hệ thống ERP.
- Hơn nữa, PNJ phát triển từ một đơn vị sản xuất nhỏ lẻ lên quy mô lớn nên nhiều quy trình hiện tại còn mang nặng tính thủ công chưa phù hợp với quy trình tin học nói chung hay trên hệ thống ERP nói riêng Ngoài ra, sản phẩm nữ trang mang tính chất đa dạng về chủng loại và chất lượng nên đã ảnh hưởng rất nhiều đến tính linh động trong quy trình sản xuất, giá cả sản phẩm, … điều này gây khó khăn rất lớn khi ứng dụng phần mềm tin học để quản lý
- Tóm lại, PNJ cũng cần rà soát các quy trình, chuẩn bị các nguồn lực để tái cơ cấu và mạnh dạng lựa chọn việc thay đổi quy trình cho phù hợp với hệ thống ERP.
3.2.2.3 Yếu tố về cơ sở dữ liệu
- Cơ sở dữ liệu của PNJ được đánh giá là chưa hoàn thiện (điểm trung bình chỉ đạt 2.84) Hệ thống cơ sở dữ liệu chưa ràng buộc chặt chẽ, dữ liệu phân tán, mã hóa sản phẩm không chuẩn và thiếu sự nhận dạng thống nhất trên toàn hệ thống.
- Tóm lại, cơ sở dữ liệu của PNJ chưa thật hoàn chỉnh theo yêu cầu của hệ thống ERP Cần tiếp tục thực hiện việc chuẩn hóa dữ liệu càng nhanh càng tốt.
Trang 113.3 Đề xuất phương án khắc phục:
- Thành lập Ban dự án ERP để tiến hành thực hiện các giải pháp, theo dõi tình hình, kết quả và giải quyết sự cố kịp thời:
Cơ cấu Ban dự án ERP đề nghị bao gồm: Trưởng dự án, Trưởng ban điều hành, Trưởng ban CNTT, các thành viên CNTT, Trưởng ban nghiệp vụ, Thư ký dự án ERP, Trưởng các nhóm nghiệp vụ, các thành viên nghiệp vụ, người sử dụng chính và người sử dụng cuối Sơ đồ tổ chức như sau:
+ Trưởng dự án là một thành viên trong Ban Tổng giám đốc để đảm
bảo điều hành tốt dự án.
+ Ban điều hành & thư ký là bộ phận hỗ trợ cho Trưởng dự án trong
các công việc soát xét, lưu trữ và phân phối tài liệu phát sinh trong dự án, tổ chức các buổi họp định kỳ và đột xuất, kiểm soát tiến độ và báo kết quả thực hiện các công việc cho Ban dự án Ban điều hành & thư ký còn đảm đương công việc giám sát chất lượng trong quá trình triển khai ứng dụng ERP.
+ Trưởng ban điều hành là người có đủ năng lực để hỗ trợ cho
Trang 12trưởng dự án về điều phối nhân lực và công việc của dự án
+ Trưởng ban nghiệp vụ chịu trách nhiệm lập kế hoạch và phân
công cụ thể cho các thành viên nghiệp vụ.
+ Trưởng các nhóm nghiệp vụ sẽ chịu trách nhiệm mô tả và rà soát
tài liệu quy trình cũng như việc quản trị sự thay đổi nhân sự.
+ Thành viên nghiệp vụ theo kinh nghiệm là thành viên trong người
sử dụng chính và người sử dụng cuối.
+ Trưởng ban CNTT là người nắm vững về kỹ thuật phần mềm và
công nghệ phần cứng.
+ Các thành viên CNTT là những nhân viên IT chịu trách nhiệm
nắm vững từng phân hệ của hệ thống ERP để hỗ trợ người dùng chính và người dùng cuối Trong đó có thể chia thành 3 nhóm IT chính: nhóm chuyên trách phát triển chức năng các phân hệ, nhóm quản trị hệ thống máy chủ và nhóm quản trị cơ sở dữ liệu
+ Nhóm người sử dụng chính (Key Users) là những người sử dụng
có năng lực được các phòng ban được doanh nghiệp chọn ra làm việc với nhà triển khai.
+ Nhóm người sử dụng cuối là những người hiện đang thực hiện tác
nghiệp hàng ngày bằng những phần mềm cũ hoặc theo phương pháp thủ công như hiện tại Những người sử dụng cuối sẽ được đào tạo để sử dụng các chức năng mình đảm trách trên hệ thống ERP Người sử cuối tại PNJ theo kết quả khảo sát được đánh giá là khả năng thích nghi với hệ thống ERP thấp, do vậy Ban dự án cần thực hiện đào tạo và kiểm soát quá trình thực hiện thường xuyên.
Trang 13- Tăng khả năng đáp ứng của nhân lực:
- Thường xuyên cử người tham gia những buổi hội thảo ERP do những tập
đoàn cung cấp giải pháp ERP và những công ty triển khai tổ chức để cập nhật kịp thời các thông tin, kiến thức mới nhất về ERP, tránh việc
-Sau những buổi hội thảo ERP, nếu có các vấn đề mớithì nên tổ chức những buổi hội thảo nội bộ phổ biến kiến thức về ERP cho các
thành viên Ban dự án, giải kinh nghiệm của Ban dự án sẽ được cải thiện nhanh
Trang 14doanh nghiệp đã triển khai
ứng dụng ERP thành công tại Việt Nam và nước ngoài Nhân viên tự tìm hiểu và làm báo cáo, đóng góp nào
các bài kiểm tra lý thuyết + thực hành, khen thưởng nếu
hoàn thành xuất sắc, kịp
thời phát hiện ra sai sót (nếu có), tổ chức đào tạo lại cách quy trình được thực hiện nghiêm túc và hiệu quả trên