BÁO CÁO MÔN HỌC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH SỰ CỐ HỆ THỐNG ERP CỦA CÔNG TY PNJ

Tổng quan về hệ thống ERP của PNJ: - Ngày 05 tháng 04 năm 2018 tại Tp.HCM, Công ty Cổ phần Vàngbạc đá quý Phú Nhuận PNJ đã chính thức khởi động Dự ánHoạch định Nguồn Nhân lực Doanh nghiệ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

-- - -

BÁO CÁO MÔN HỌC

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH SỰ CỐ HỆ THỐNG ERP CỦA CÔNG TY PNJ

Sinh viên thực hiện: Võ Thị Ngọc Châu - 2154053001

Nguyễn Phạm Xuân Đan - 2154050060 Trần Thanh Trúc - 2154053006

Bùi Lê Phương - 2154050239 Đặng Vạn Như Ý - 2154053008

TP Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 11 năm 2023

MỤC LỤC

1 GIỚI THIỆU CÔNG TY

2 SỰ CỐ ERP CỦA PNJ:

2.1 Tổng quan về hệ thống ERP của PNJ:

2.2 Hiện trạng công ty sau khi triển khai ERP 3 tháng đầu:

3 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP

3.1 Xác định nguyên nhân dẫn đến sai lầm triển khai ERP:

3.2 Phân tích các điều kiện hiện tại của công ty để đề xuất các giải pháp:3.2.1 Kết quả khảo sát:

3.2.2 Phân tích kết quả khảo sát:

3.2.2.1 Yếu tố về nguồn nhân lực:

3.2.2.2 Yếu tố về quy trình hoạt động:

3.2.2.3 Yếu tố về cơ sở dữ liệu

3.3 Đề xuất phương án khắc phục:

4 PHÂN CÔNG NHÓM:

5 PHỤ LỤC - TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1 GIỚI THIỆU CÔNG TY

- Tên công ty: Công ty CP Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận Mã chứng khoán là PNJ PNJ đã mở ra nhiều trung tâm trang sức lớn cùng

với các thương hiệu như: PNJSilver, PNJ Gold, CAO FINE

Jewelry và Jemma.

- Quá trình hình thành và phát triển: Công ty CP Vàng bạc Đá quý Phú Nhuận - PNJ tiền thân là Cửa hàng Kinh doanh Vàng bạc Đá quý Quận Phú Nhuận, được thành lập ngày 28/04/1988, trực thuộc UBND Quận Phú Nhuận

- Ngành nghề kinh doanh chính:

+ Sản xuất kinh doanh trang sức bằng vàng, bạc, đá quý, phụ kiện thời trang, quà lưu niệm Kinh doanh đồng hồ và mua bán vàng miếng

+ Dịch vụ kiểm định kim cương, đá quý, kim loại quý+ Kinh doanh bất động sản

- Sứ mạng: không ngừng vận động để đạt được sự phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh toàn cầu và cung cấp cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ đa dạng với chất lượng tốt nhất

và giá cả cạnh tranh.Trở thành công ty hàng đầu châu Á về chế tác trang sức và bán lẻ sản phẩm tôn vinh vẻ đẹp, vươn tầm thế giới

- Trải qua hơn 30 năm phát triển và vươn tầm thế giới, tính đến nay công ty PNJ đã có gần 6000 nhân viên cùng với 353 cửa hàng đượcphân bố khắp cả nước

- Triết lý kinh doanh: đặt lợi ích khách hàng và lợi ích xã hội vào lợi ích doanh nghiệp

- Ngành nghề kinh doanh: Tháng 01/2004 PNJ đã chính thức chuyểnsang hoạt động theo mô hình công ty cổ phần Lĩnh vực kinh doanhchính: đồ chế tác từ vàng, bạc, đá quý và đá bán quý, dịch vụ kiểm định, vàng miếng Vốn điều lệ cho tới tháng 12/2009 là bốn trăm tỉ đồng (400.000.000.000VNĐ)

- Địa bàn kinh doanh: Hệ thống phân phối PNJ có hệ thống phân phối rộng khắp cả nước

- Điều này rất cần thiết ứng dụng ERP để quản lý số liệu tập trung, tổng hợp báo cáo tức thời để ra quyết định kịp thời trên các thị trường khác nhau

2 SỰ CỐ ERP CỦA PNJ:

2.1 Tổng quan về hệ thống ERP của PNJ:

- Ngày 05 tháng 04 năm 2018 tại Tp.HCM, Công ty Cổ phần Vàngbạc đá quý Phú Nhuận (PNJ) đã chính thức khởi động Dự ánHoạch định Nguồn Nhân lực Doanh nghiệp – ERP, cấu phần quantrọng nhất của chiến lược Digital Transformation

- Để phù hợp với định hướng phát triển, trong thời đại công nghệ4.0, trong sự thay đổi xu hướng tiêu dùng ngày càng nhanh nhưhiện nay, PNJ tiếp tục khởi động Dự án ERP phiên bản mới trên cơ

sở xem xét và lựa chọn kỹ lưỡng HĐQT và Ban lãnh đạo PNJ đãquyết định áp dụng và lựa chọn 1 trong 4 đơn vị tư vấn hàng đầuthế giới – Deloitte cùng hệ thống giải pháp ERP mới nhất và nổi

tiếng nhất thế giới – SAP 4HANA, cùng các đối tác chiến lược

Hitachi, CMC, FPT triển khai dự án Đây là một trọng những dự ántrọng điểm và quan trọng nhất của PNJ trong giai đoạn 2018 –

2019, được đầu tư cả nguồn lực và chi phí thực hiện

2.2 Hiện trạng công ty sau khi triển khai ERP 3 tháng đầu:

- Thời gian trước đó, PNJ đã gặp những câu chuyện rủi ro khi sửdụng ERP in house và phải lùi lại trong một khoảng thời gian Saumột năm nghiên cứu và hoàn thiện, hệ thống ERP mới được đưavào vận hành từ cuối tháng 3/2019, PNJ quyết định “ tái cấu trúctrên đỉnh”, đưa vào triển khai ERP với trị giá 8,3 triệu USD cụ thể

là chương trình SAP của PNJ đã mang đến hậu quả rất nặng nề chocông ty

- Sau đó các sự cố trong quá trình chuyển giao giữa 2 hệ thống cũ vàmới đã dẫn đến tình trạng thiếu hàng để bán ở các cửa hàng và ảnhhưởng tới kết quả kinh doanh Quý II của công ty Cụ thể, theoCông ty Chứng khoán Bản Việt (VCSC), lợi nhuận sau thuế trong 5tháng đầu năm 2019 của PNJ có dấu hiệu tăng trưởng chậm lại nếu

so sánh với tốc độ tăng trưởng trong quý I/2019

- Kết quả kém khả quan này đến từ việc thiếu hàng tại cửa hàng donhững trục trặc không lường trước được trong hoạt động sau khitriển khai hệ thống ERP mới vào ngày 27/3

- Lỗi số liệu trong thời gian chuyển đổi sang hệ thống ERP mới gây

gián đoạn hoạt động trong tháng 4 và 5/2019 Ban lãnh đạo chobiết có một số lỗi khi số liệu được chuyển từ các hệ thống cũ khácnhau của PNJ sang một hệ thống ERP mới.

Hậu quả:

- Tháng 4/2019, nhà máy chỉ hoạt động được 50% công suất dẫn đếntình trạng thiếu hụt hàng hóa Ban lãnh đạo cho biết con số này cảithiện lên 80% trong tháng 5 và 90% trong tháng 7

- Với sự tự tin trước đây của PNJ rằng quý công ty có tỷ lệ nghỉ việcrất thấp, tuy nhiên sau quyết định tái cấu trúc này hàng loạt nhân sựxin nghỉ việc tăng đột biến

- Các lỗi số liệu đã ảnh hưởng đến quy trình sản xuất, việc tiếp nhậnđơn hàng mới và phân bổ thành phẩm của PNJ trong hệ thống cửahàng, dẫn đến tình trạng thiếu hàng bán tại các cửa hàng

- Trong ba tháng 4, 5, 6 giá cổ phiếu của PNJ giảm sâu có nhữngngày nằm dưới ngưỡng 75.000đ/cổ phiếu; cùng với đó doanh thuthuần và doanh số bán sỉ cũng giảm theo cụ thể là doanh thu thuầngiảm 8% so với cùng kỳ năm trước còn doanh số bán sỉ giảm 23%(dựa vào báo cáo tài chính quý 2 năm 2019 và báo cáo tài chínhcùng kỳ năm 2018)

- Chưa dừng lại, ban lãnh đạo PNJ cũng dự báo khả năng giảm tốccủa tăng trưởng chi tiêu tiêu dùng tại Việt Nam và ảnh hưởng củaviệc các cửa hàng mở mới lấy đi doanh số của các cửa hàng hiệnhữu ngày càng lớn

- SSSG (same store sales growth) ghi nhận âm trong quý 2/2019 saukhi đạt 11% trong quý 1/2019 Ban lãnh đạo cho rằng SSSG thấptrong quý 2/2019 do vấn đề thiếu hàng bán trong tháng 4-5, hiệuứng mất doanh số cho các cửa hàng mới, đặc biệt là cho cửa hàngflagship PNJ Next mới mở hồi tháng 2/2019 và (3) tăng trưởng củachi tiêu tiêu dùng giảm tốc (dựa vào báo cáo tài chính quý II vàquý I năm 2019)

3 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP

3.1 Xác định nguyên nhân dẫn đến sai lầm triển khai ERP:

- Vấn đề con người ngại chuyện thay đổi, tái cấu trúc, nhiều người

sợ rằng quy đổi sẽ mất đi cái bên vững và kiên cố

- Chưa có sự nhất quán và quyết tâm giữa nhà lãnh đạo và nhân viên

- Lý do PNJ bị giảm 50% công suất tại các nhà máy, là có lý doriêng của nó Như việc chuẩn bị cho sự thay đổi các quy trình làmviệc chưa được tốt Điều này dẫn đến việc lập kế hoạch, khâuchuẩn bị nguyên vật liệu bị chậm trễ.v.v Đó là do một vài vị trí tạinhững khâu này có thể chưa thích ứng được với hệ thống mới nêndòng “workflow” tại đó bị “delay”… Trong khi đó SAP thườngyêu cầu rất cao về các quy trình làm việc, chỉ cần một yêu cầukhông được thông qua, lập tức các bộ phận phía sau sẽ phải chờ

3.2 Phân tích các điều kiện hiện tại của công ty để đề xuất các giải pháp:

3.2.1 Kết quả khảo sát:

Kích thước mẫu điều tra là 110 người (lấy theo mức tối thiểu từ 100-150 của Hair & ctg 1998) Phương pháp chọn mẫu là phân nhóm dựa theo mức độ tham gia và kiến thức/kinh nghiệm của họ

về ERP

Bảng 2.4 Phân nhóm mẫu khảo sát theo đối tượng khảo sát

STT Thời gian làm việc Số lượng được

Bảng 2.6 Phân nhóm mẫu khảo sát theo kinh nghiệm tham gia dự án ERP

khảo sát

2 Đã tham gia dự án ERP nhưng chưa thành

công

61

3 Đã tham gia một dự án ERP thành công 37

Kết quả khảo sát và phân tích sơ bộ được tổng hợp ở bảng sau:

Bảng 2.7 Tổng hợp kết quả khảo sát mức độ đánh giá về các điều

kiện quyết định đến triển khai ứng dụng ERP thành công tại PNJ

nhỏ nhất

Điểm cao nhất

Điểm trung bình

1 Lãnh đạo cao nhất của DN cam kết hỗ trợ tối đa cho

dự án ERP

2 Cán bộ chủ chốt của DN hiểu rõ mục đích ý nghĩa

và có quyết tâm triển khai ERP

3 Ban dự án ERP đủ tiêu chuẩn quản trị dự án ERP

(đủ nghiệp vụ, đủ kiến thức ERP, đủ khả năng điều

5 Tất cả hoạt động chính của DN đều có thủ tục/quy

trình thực hiện nhất quán

6 Cán bộ công nhân viên của DN thực hiện tác nghiệp

thực tế đúng theo thủ tục/quy trình đã ban hành

9 Dữ liệu của DN đã đầy đủ thông tin đáp ứng mọi

yêu cầu quản lý của lãnh đạo DN

10 DN có khả năng tổng hợp dữ liệu chính xác

11 DN có đủ ngân sách trang bị hệ thống máy chủ đáp

ứng được điều kiện vận hành hệ thống ERP

14 DN đã tham khảo và sẵn sàng dành ngân sách phù

hợp với giải pháp ERP sẽ lựa chọn

15 DN dự toán được các yếu tố chi phí của dự án ERP

(chi phí công nghệ và phần mềm, chi phí chuyển đổi

19 DN có sự hỗ trợ tối đa của lãnh đạo để giải quyết

những tình huống khẩn cấp trong quá trình triển khai

ERP

20 DN có các kênh thông tin thường xuyên giữa các

thành viên Ban dự án và lãnh đạo DN

3.2.2 Phân tích kết quả khảo sát:

Dựa vào kết quả khảo sát trên, nhóm em nhận thấy có 3 yếu tố sau

cần được xem xét để có thể đưa ra các giải pháp phù hợp nhất:

3.2.2.1 Yếu tố về nguồn nhân lực:

- Qua kết quả khảo sát chúng ta thấy khả năng thích nghi với côngnghệ mới của người sử dụng cuối là rất hạn chế (điểm trung bình2.15) Yếu tố này được đánh giá thấp do nhân viên tác nghiệp cóthói quen quản lý theo cách thủ công, trình độ ứng dụng tin họccòn thấp và ngại sự đổi mới

- Hơn nữa, kiến thức về ERP của Ban dự án vẫn chưa cao, khả năngquản trị và điều hành cũng được đánh giá là chưa đủ kinh nghiệm(điểm trung bình 2.25) Ban dự án ERP chưa có kinh nghiệm quản

lý thực tế và phối hợp giữa các thành viên chưa thực sự nhịp

nhàng Một nhân tố gián tiếp ảnh hưởng đến năng lực của Ban dự

án là thời gian làm việc cho dự án cũng chưa thực sự tập trung vìđang trong quá trình chuyển tải công việc nghiệp vụ hàng ngày chonhân viên khác phụ trợ

- Tóm lại, yếu tố nguồn nhân lực bị tác động bởi yếu tố về nguồn lựcBan dự án và người sử dụng cuối làm cho yếu tố này ngấp nghéngưỡng đạt yêu cầu (điểm trung bình 3.31) Yếu tố nguồn nhân lựclại có trọng số lớn nhất ảnh hưởng đến khả năng thành công của dự

án ERP

- Do đó, PNJ cần phải thực hiện những biện pháp cải thiện nguồnlực Ban dự án và đào tạo cho người sử dụng cuối có khả năng và ýthức ứng dụng công nghệ mới để sớm thành thạo hệ thống ERP 3.2.2.2 Yếu tố về quy trình hoạt động:

- Nhìn chung quy trình hoạt động của PNJ được đánh giá ở mứctương đối (điểm trung bình xấp xỉ 4.05) Tuy nhiên, chúng ta cũnglưu ý khả năng thay đổi và tái cấu trúc quy trình của PNJ đượcnhận định là chưa cao (điểm trung bình chưa tới 3.0) nên trong quátrình triển khai áp dụng quy trình chuẩn trên hệ thống ERP cũng sẽgặp một vài khó khăn Quy trình hoạt động hiện tại của PNJ chỉlàm cơ sở cho việc điều chỉnh và tái cấu trúc quy trình để thích ứngvới hệ thống ERP, chứ chưa có ý nghĩa phù hợp hoàn toàn với hệthống ERP

- Hơn nữa, PNJ phát triển từ một đơn vị sản xuất nhỏ lẻ lên quy môlớn nên nhiều quy trình hiện tại còn mang nặng tính thủ công chưaphù hợp với quy trình tin học nói chung hay trên hệ thống ERP nóiriêng Ngoài ra, sản phẩm nữ trang mang tính chất đa dạng vềchủng loại và chất lượng nên đã ảnh hưởng rất nhiều đến tính linhđộng trong quy trình sản xuất, giá cả sản phẩm, … điều này gâykhó khăn rất lớn khi ứng dụng phần mềm tin học để quản lý

- Tóm lại, PNJ cũng cần rà soát các quy trình, chuẩn bị các nguồnlực để tái cơ cấu và mạnh dạng lựa chọn việc thay đổi quy trìnhcho phù hợp với hệ thống ERP

3.2.2.3 Yếu tố về cơ sở dữ liệu

- Cơ sở dữ liệu của PNJ được đánh giá là chưa hoàn thiện (điểmtrung bình chỉ đạt 2.84) Hệ thống cơ sở dữ liệu chưa ràng buộcchặt chẽ, dữ liệu phân tán, mã hóa sản phẩm không chuẩn và thiếu

sự nhận dạng thống nhất trên toàn hệ thống

- Tóm lại, cơ sở dữ liệu của PNJ chưa thật hoàn chỉnh theo yêu cầucủa hệ thống ERP Cần tiếp tục thực hiện việc chuẩn hóa dữ liệucàng nhanh càng tốt

+ Trưởng dự án là một thành viên trong Ban Tổng giám đốc để đảm

bảo điều hành tốt dự án

+ Ban điều hành & thư ký là bộ phận hỗ trợ cho Trưởng dự án trong

các công việc soát xét, lưu trữ và phân phối tài liệu phát sinh trong

dự án, tổ chức các buổi họp định kỳ và đột xuất, kiểm soát tiến độ

và báo kết quả thực hiện các công việc cho Ban dự án Ban điều hành & thư ký còn đảm đương công việc giám sát chất lượng trongquá trình triển khai ứng dụng ERP

+ Trưởng ban điều hành là người có đủ năng lực để hỗ trợ cho

trưởng dự án về điều phối nhân lực và công việc của dự án

+ Trưởng ban nghiệp vụ chịu trách nhiệm lập kế hoạch và phân

công cụ thể cho các thành viên nghiệp vụ

+ Trưởng các nhóm nghiệp vụ sẽ chịu trách nhiệm mô tả và rà soát

tài liệu quy trình cũng như việc quản trị sự thay đổi nhân sự

+ Thành viên nghiệp vụ theo kinh nghiệm là thành viên trong người

sử dụng chính và người sử dụng cuối

+ Trưởng ban CNTT là người nắm vững về kỹ thuật phần mềm và

công nghệ phần cứng

+ Các thành viên CNTT là những nhân viên IT chịu trách nhiệm

nắm vững từng phân hệ của hệ thống ERP để hỗ trợ người dùng chính và người dùng cuối Trong đó có thể chia thành 3 nhóm IT chính: nhóm chuyên trách phát triển chức năng các phân hệ, nhóm quản trị hệ thống máy chủ và nhóm quản trị cơ sở dữ liệu

+ Nhóm người sử dụng chính (Key Users) là những người sử dụng

có năng lực được các phòng ban được doanh nghiệp chọn ra làm việc với nhà triển khai

+ Nhóm người sử dụng cuối là những người hiện đang thực hiện tác

nghiệp hàng ngày bằng những phần mềm cũ hoặc theo phương pháp thủ công như hiện tại Những người sử dụng cuối sẽ được đàotạo để sử dụng các chức năng mình đảm trách trên hệ thống ERP Người sử cuối tại PNJ theo kết quả khảo sát được đánh giá là khả năng thích nghi với hệ thống ERP thấp, do vậy Ban dự án cần thực hiện đào tạo và kiểm soát quá trình thực hiện thường xuyên

- Tăng khả năng đáp ứng của nhân lực:

+ Kế hoạch thực hiện:

Các bước Nội dung thực hiện Cá

nhân/Bộphận phụ trách

Thời gianthực hiện

Chi phí ước tính

đoàn cung cấp giải pháp ERP và những công ty triển khai tổ chức để cập nhật kịpthời các thông tin, kiến thứcmới nhất về ERP, tránh việckhông kịp nắm bắt xu hướng dẫn đến việc thay đổikhông kịp thời

Trưởng ban dự

án phân công nhân viên có trách nhiệm theo dõi

hệ thốngERP

Trung bình 1 buổi/thán

g, tùy thuộc vào

có nhân

sự tham gia được hay không

Từ 500.000 ->

1 triệu / 1 buổi

-Sau những buổi hội thảo ERP, nếu có các vấn đề mới thì nên tổ chức những buổi hội thảo nội bộ phổ biến kiến thức về ERP cho các

thành viên Ban dự án, giải quyết các vấn đề khó khăn trong quá trình cải tổ quy trình nghiệp vụ của PNJ

Trong quá trình va vấp thực

tế, trình độ nhận thức và kinh nghiệm của Ban dự án

sẽ được cải thiện nhanh chóng

Trưởng ban dự

án, Trưởng ban CNTT

Sau khi nhận được báocáo về các nội dung của nhân viên

đã tham gia buổi hội thảo

Không có (Công ty có phòng họp riêng đủ các thiết bị)

-Chủ động học hỏi kinh nghiệm thực tế triển khai

dự án ERP của những

Thành viên ban

dự án

Mọi lúc Không có

doanh nghiệp đã triển khai

ứng dụng ERP thành công tại Việt Nam và nước ngoài

Nhân viên tự tìm hiểu và làm báo cáo, đóng góp nào

có thể thế sử dụng đều đượcxem xét khen thưởng theo mức độ của đóng góp

các bài kiểm tra lý thuyết + thực hành, khen thưởng nếu

hệ thống

Tổ chức

1 lần/tháng

Khen thưởng 500.000 - 1.000.000 đồng/lần

- Chuẩn hóa quy trình hoạt động:

Kế hoạch thực hiện:

Các bước Nội dung thực hiện Cá

nhân/Bộ phận phụ trách

Thời gian thực hiện

Chi phí ước tính

quy trình/quy định không bịchồng chéo và sát với thực

tế Mục đích của việc rà soát quy trình là để tháo gỡ những vấn đề mang tính lý thuyết không phù hợp với thực tiễn nhằm bảo đảm quy trình được thực hiện nghiêm túc và hiệu quả trênthực tế

Trưởng ban dự án

sẽ phân công cho nhân viên

có trách nhiệm về việc rà soát quy trình

Từ 3 đến

6 tháng

Chi phí ước tính

sẽ vào khoảng: vài triệu đến vài chục triệu