Chương I : Một số vấn đề chung về quản trị hành chính văn phòng 1Chương I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Chương này trình bày khái niệm về văn phòng, quản trị hành
QUẢN TRỊ THÔNG TIN 1 Tổng quan
Xử lý công văn đến – đi
2.1 Khái niệm văn bản đến
Tất cả các văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, doanh nghiệp được gọi chung là văn bản đến.
* Quy trình quản lý văn bản đến Bước 1: Kiểm tra, phân loại, mở phong bì văn bản
- Khi tiếp nhận văn bản nhân viên văn thư phải sơ bộ kiểm tra về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có); đối với văn bản mật phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
- Nếu phát hiện thiếu mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với văn bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ) phải báo cáo ngay với người được giao trách nhiệm; trong trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người đưa văn bản.
- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, nhân viên văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản…; trường hợp phát hiện có sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Sau khi tiếp nhận, các văn bản Đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, Trưởng các bộ phận và các bì văn bản gửi đích danh người nhận; văn bản mật; văn bản gửi cấp ủy và các đoàn thể trong cơ quan Với những văn bản này, nếu là văn bản liện quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
- Loại do nhân viên văn thư bóc bì, vào sổ chi tiết: gồm những văn bản ngoài bì đề tên cơ quan; văn bản không đóng dấu mật, không ghi rõ tên người nhận, những văn bản gửi các đơn vị chức năng của cơ quan.
Lưu ý đối với một số loại văn bản đặc biệt:
- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời
- Đối với công văn có dấu “mật” không được bóc và chuyển ngay cho người có trách nhiệm giải quyết và qua văn thư vào sổ “tài liệu mật đến” để theo dõi.
- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện
Chương II : Hành chính văn phòng một ngành nghề chuyên nghiệp 8
- Đối với đơn, thư khiếu nại và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
- Văn bản Đến của tất cả các đơn vị đều được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của cơ quan như hoá đơn, chứng từ kế toán.
- Tất cả văn bản Đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến Những văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi giải quyết.
- Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (với văn bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc khoảng trống giữa tác giả và quốc hiệu.
Bước 3: Đăng ký văn bản đến
- Khi đăng ký văn bản, cần đảm bảo rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
- Văn bản đến ngày nào cần phải vào sổ và chuyển giao ngay ngày hôm đó Tùy theo lượng công văn của cơ quan mà dùng một hay nhiều sổ.
Số đến Tác giảSố, ký hiệu
Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận
Bảng 2.2: Mẫu sổ văn bản đến
Cột 1: Ngày đến Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 05/02, 21/7 Cột 2: Số đến Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Tác giả Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đối với đơn, thư.
Cột 4: Số, ký hiệu Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.
Cột 5: Ngày tháng Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày, tháng, năm của đơn, thư Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/13, 31/12/13.
Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung Ghi tên loại (trừ công văn thì không phải ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết tắt) và trích yếu nội dung Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
Chương II : Hành chính văn phòng một ngành nghề chuyên nghiệp 9
Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 8: Ký nhận Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 9: Ghi chú Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v )
Bước 4: Trình văn bản đến
Sau khi thực hiện các bước trên, trình văn bản cho Thủ trưởng cơ quan hoặc Chánh văn phòng xem xét, cho ý kiến.
Bước 5: Giao trách nhiệm giải quyết
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến.
- Căn cứ văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị, cá nhân giải quyết theo thời hạn của pháp luật quy định hay theo quy định của cơ quan.
Văn thư nội bộ
Văn thư nội bộ là những văn bản, giấy tờ, sổ sách sử dụng trong nội bộ cơ quan, doanh nghiệp, do chính cơ quan, doanh nghiệp ban hành.
Văn thư nội bộ được tổ chức, giải quyết như đối với văn bản đi và đến.
- Văn bản nội bộ là những văn bản, giấy tờ, sổ sách sử dụng trong nội bộ cơ quan, doanh nghiệp do chính cơ quan, doanh nghiệp ban hành.
- Văn bản nội bộ được tổ chức, giải quyết như đối với văn bản đi và đến Văn bản nội bộ gồm: các quyết định nhân sự, chỉ thị, thông báo, giấy công tác, giấy giới thiệu…cũng được lưu như các loại văn bản khác Có sổ đăng ký riêng, ký nhận rõ ràng.
Văn thư điện tử
Văn thư điện tử là phương tiện truyền thông bằng điện tử các loại văn bản, sự kiện, hình ảnh, tiếng nói Việc truyền thông được truyền từ máy này sang máy khác.
Ngày nay người ta đồng hóa thư điện tử truyền qua computer là E.mail : là một hệ thống gửi thông tin trực tiếp từ máy computer này sang máy computer khác thông qua hệ thống đường truyền.
- Mỗi nhân viên có một hộp thư điện tử Người gửi truyền trực tiếp thông tin cho hộp thư của người nhận và thông tin được lưu trữ tại đây Thư điện tử đã giúp các cơ quan trao đổi thư từ với nhau chỉ trong giây lát, ngày cũng như đêm Việc truyền và nhận thư điện tử giúp cho cơ quan, doanh nghiệp tiết kiệm được hàng tấn giấy, chi phí thấp và nhanh chóng.
- Khác với văn thư thường, giấy tờ mỗi ngày phát 1-2 lần, văn thư điện tử phải lưu chuyển theo từng giờ Vì vậy trong quá trình làm việc người nhận phải thường xuyên
Chương II : Hành chính văn phòng một ngành nghề chuyên nghiệp 13 kiểm tra hệ thống thư điện tử để lấy thông tin Việc nhận và chuyển thông tin nhanh giúp cho các nhà quản trị đẩy nhanh tiến trình ra quyết định.
QUẢN TRỊ HỒ SƠ 1 Khái niệm
Tiến trình quản trị hồ sơ
Theo định nghĩa trên, muốn quản lý hồ sơ phải thực hiện các giai đọan sau đây:
- Phân lọai hồ sơ cần lưu trữ,- Lên lịch trình lưu trữ, - Lưu chuyển hồ sơ, - Hủy bỏ hồ sơ và chụp vi phim hồ sơ.
Công cụ và hệ thống lưu trữ hồ sơ
- Hồ sơ để ở hai bên.
- Hồ sơ dễ truy tìm.
- Hồ sơ để trên kệ.
- Hồ sơ để trên bàn.
Thủ tục lưu trữ hồ sơ
4.1 Mục đích của hệ thống quản lý lưu trữ
– Làm cơ sở thông tin phục vụ cho việc họach định và ra quyết định ở mọi cấp trong công ty.
– Làm chứng liệu cho các quyết định và các họat động đã thực hiện.
– Góp phần tối ưu hiệu suất họat động của văn phòng (bằng các số liệu cập nhật, các báo cáo diễn biến mới nhất…).
– Chia sẻ thông tin trong nội bộ và với các mối quan hệ liên kết, đối tác…
– Cung cấp số liệu thống kê cho cơ quan quản lý.
– Làm nguồn tham khảo cho các chương trình nghiên cứu-phát triển.
– Đáp ứng yêu cầu về lưu trữ theo qui định của pháp luật.
Xác định rõ ràng mục đích, sẽ giúp ta họach định và tổ chức hệ thống quản lý lưu trữ hồ sơ phù hợp, góp phần tăng cường hiệu quả họat động chung của tòan công ty.
4.2 Tổ chức quản lý lưu trữ hồ sơ
Trước tiên, cần xác định rõ nhiệm vụ chính của công tác này là: kiểm sóat, lưu giữ và bảo mật.
Chương II : Hành chính văn phòng một ngành nghề chuyên nghiệp 14 Để thực hiện nhiệm vụ đó, cần có kế họach và xác lập qui trình để hướng dẫn nhân viên chịu trách nhiệm, cũng như có được sự hỗ trợ thực hiện của tòan công ty
Qui trình cũng nhằm đáp ứng yêu cầu về pháp lý và đảm bảo hiệu quả của công tác quản lý hồ sơ Thông thường, qui trình cần nêu rõ các điều như:
– Ai chịu trách nhiệm quản lý lưu trữ – Ai được quyền tiếp cận với các lọai hồ sơ nào – Cách phân lọai, sắp xếp và lưu trữ
– Cách ghi ký hiệu hoặc đánh mã số – Thời hạn lưu trữ cho mỗi lọai – Cách tổ chức theo dõi, ghi chép, giao, trả – Qui ước đánh giá tình trạng hồ sơ để xử lý, lưu, hủy…
– Cách tổ chức hướng dẫn, tập huấn cần thiết cho nhân viên – Định kỳ đánh giá, cập nhật, cải tiến hệ thống
Cũng cần lưu ý một số đặc điểm của một hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả là nó phải:
+ Dễ sử dụng + Đơn giản, tiện gọn + Dễ tìm, dễ truy lục
+ Có tính an tòan + Bảo mật
+ Cập nhật + Có thể theo dõi hiện ai đang dùng + Có thể tham khảo chéo được (cho những trường hợp văn bản lưu dưới nhiều đề mục khác nhau).
Như vậy, thủ tục lưu trữ hồ sơ bao gồm các phần sau đây: Chuẩn bị hồ sơ để lưu và tiến hành bỏ hồ sơ vào tủ/ngăn kéo Riêng việc chuẩn bị hồ sơ để lưu trữ, cần phải theo tiến trình sau đây:
(1) Kiểm tra (inspecting)(2) Làm thư mục tra cứu (indexing)(3) Ghi mã số hoặc ký hiệu (coding)(4) Làm phiếu tham khảo chéo (cross-referencing)(5) Sắp xếp thứ tự bỏ vào tủ (sorting).
Lưu trữ hồ sơ qua hệ thống máy vi tính
Không thể nói lưu trữ hồ sơ bằng computer là ưu việt hơn cả, bởi vì có những văn bản, giấy tờ, hóa đơn, hợp đồng… cần phải lưu hồ sơ theo kiểu cổ điển Mặt khác,đôi khi virus máy tính cũng gây không ít khó khăn vất vả khi làm mất hết dữ liệu của hồ sơ lưu Tuy nhiên, việc lưu trữ những hồ sơ, văn bản bằng computer hết sức đơn giản, nhanh chóng, khoa học và nói chung là rất thuận tiện Cần phải có các chương trình lưu trữ hồ sơ một cách khoa học.
Chương II : Hành chính văn phòng một ngành nghề chuyên nghiệp 15
Câu 1: Anh/chị hãy trình bày sự cần thiết của quản trị thời gian? Nguyên nhân làm mất thời gian?
Câu 2: Anh/chị hãy trình bày cách xử lý công văn đến – đi?
Câu 3: Anh/chị hãy trình bày thủ tục lưu trữ hồ sơ?
MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHÒNG
HOẠCH ĐỊNH, TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP 1 Các cuộc họp không nghi thức
Các cuộc họp nội bộ bình thường không nghi thức: họp nhân viên, họp ủy ban, họp thông báo…hầu hết là do các cấp quản trị trong cơ quan, doanh nghiệp triệu tập
Nhà quản trị phải huấn luyện thư ký chịu trách nhiệm các việc sau:
- Đăng ký phòng họp - Thông báo cho người tham dự - Chuẩn bị tài liệu
- Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn - Chuẩn bị nước uống
- Ghi biên bản - Theo dõi
2 Các cuộc họp theo nghi thức
Hội nghị, hội thảo trang trọng, theo nghi thức là:
- Các cuộc họp lớn - Các cuộc họp có tính chất quan trọng - Tập thể buộc phải đưa ra các quyết định có tính cách pháp lý mà tất cả các thành viên đều phải bị ràng buộc tuân theo.
Trách nhiệm của lãnh đạo:
- Xác định mục tiêu của cuộc họp (why) - Xác định những nội dung cần phải giải quyết (what) - Xác định thành phần tham dự (who)
- Xác định ngày tháng và thời gian tiến hành cuộc họp (when) - Xác định địa điểm cuộc họp (where)
Trách nhiệm của thư ký và ban tổ chức:
- Lập kế hoạch chi tiết và nội dung hội nghị, hội thảo - Chuẩn bị chương trình nghị sự
- Đề cử chủ tịch đoàn và thư ký đoàn- Chuẩn bị các văn kiện, tài liệu- Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn
Một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng 9
Các hội nghị từ xa
Là các cuộc họp mà các thành viên vẫn ở tại địa điểm của mình, không phải đi xa Theo dõi các bài thuyết trình qua phương tiện nghe nhìn tài phòng họp Ưu điểm: Giảm chí phí , thời gian di chuyển, tiết kiệm công sức Nhược điểm: người trình bày chỉ thấy những người đang họp ở phòng của mình, cũng như người tham dự chỉ thấy người trình bày trên màn hình và người xung quanh.
II HOẠCH ĐỊNH, SẮP XẾP CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC 1 Sắp xếp, chuẩn bị
Một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng 10
Trách nhiệm trong thời gian thủ trưởng vắng mặt
Trong trường hợp thư ký không đi cùng Thủ trưởng thì cần giải quyết các công việc sau:
* Trách nhiệm của thư ký trước khi Thủ trưởng đi công tác
- Thực hiện công việc hoạch định và sắp xếp chuyến đi - Dự buổi họp bàn giao của Thủ trưởng cho người được ủy nhiệm, nắm vững nội dung công việc của Thủ trưởng giao lại cho cấp phó
- Ghi lại những công việc Thủ trưởng ủy quyền cho thư ký giải quyết và mức độ thẩm quyền giải quyết
* Trách nhiệm của thư ký trong khi Thủ trưởng đi công tác
- Làm việc với người được ủy thác xem công việc đã được thực hiện chưa - Đối với công tác văn thư, hãy phân loại thư tín theo tầm quan trọng như: hồ sơ khẩn, hồ sơ những việc cần làm, hồ sơ thông báo…
Sau đó chuyển các văn thư trên đến cá nhân đã được ủy quyền xử lý hoặc bản thân tự xử lý
SẮP XẾP YÊU CẦU PHÁT SINH TRONG THỜI GIAN….VẰNG MẶT Ngày tháng Nguồn/Mô tả Hoạt động đã thực hiện/Người giải quyết
Hoạt động cần thực hiện/Ngày hết hạn
Mô tả cụ thể thư tín, điện thoại, bản tưởng trình hoặc các cuộc viếng thămBảng 3.1: Sổ tóm tắt thư tín, văn thư, điện thoại
Trách nhiệm khi thủ trưởng trở về
- Báo cáo tóm tắt diễn biến trong doanh nghiệp
Một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng 11
- Trình bày những công văn, sách báo, thư từ cho Thủ trưởng - Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán - Soạn thảo thư cảm ơn những người đã gặp gỡ, tiếp xúc trong chuyến đi - Lưu trữ các tài liệu, hồ sơ trong chuyến đi.
Câu 1: Anh/chị hãy trình bày hoạch định, sắp xếp các chuyến đi công tác?
Câu 2: Anh/chị hãy trình bày những trách nhiệm của thư ký trong thời gian thủ trưởng vắng mặt?
TỔ CHỨC CÔNG TÁC LỄ TÂN
LỄ TÂN VÀ VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC LỄ TÂN 1 Khái niệm lễ tân
Lễ tân là nghi thức và tập quán trong việc đón, tiếp và giao tiếp với khách.
Trong công sở, trong doanh nghiệp, giao tiếp trong hành chánh là họat động thiết lập mối quan hệ và sự tiếp xúc giữa con người với nhau nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định của quản lý hành chánh.
Chúng ta thường nghe nói: “Ân tượng xấu ban đầu khi tiếp xúc khó mà phôi pha trong lòng người được” Ân tượng đó thường kéo dài tùy theo mức độ Cho dù là thư ký, tiếp tân hay trợ lý giám đốc, phải nhớ rằng khi tiếp xúc với khách mình là người đại diện cho công ty, xí nghiệp… Do đó, khi tiếp khách hay gọi điện thọai, với thái độ niềm nở, vui vẻ, và tỏ ra quan tâm thật sự đối với họ, là đã gây một ấn tượng tốt đẹp đầu tiên cho khách rồi đó
2 Vai trò của công tác lễ tân
Lễ tân là thủ tục cần thiết trong họat động của bất kỳ doanh nghiệp nào Do đó, về thái độ và hình thức đón tiếp khách thể hiện mức độ, nội dung và mối quan hệ giữa hai bên Lễ tân cũng tạo nên khung cảnh và bầu không khí cho mối quan hệ được tiến hành thuận lợi hơn.
Giao tiếp đúng mực sẽ biểu hiện được tính trọng thị, mến khách, trình độ văn hóa.
Giao tiếp thông minh, tế nhị, sẽ góp phần đạt được các mục đích đặt ra cho các cuộc giao tiếp trong các lĩnh vực.
Giao tiếp lịch sự, khôn khéo, mềm dẻo, sẽ góp phần thúc đẩy họat động kinh doanh của các doanh nghiệp phát triển và đạt được hiệu quả ngày càng cao.
NGUYÊN TẮC CƠ BẢN CỦA HOẠT ĐỘNG LỄ TÂN 1 Nguyên tắc
Ngày, giờ tiếp khách của cơ quan, đơn vị phải được ghi rõ ràng, chính xác.
Khách từ nơi xa đến ăn nghỉ tại cơ quan, được qui định theo các chế độ cụ thể.
Việc bố trí ăn, ở, phục vụ khách khi họ ở lại cơ quan phải được thực hiện một cách chu đáo.
Chương IV: Tổ chức công tác lễ tân 16
Việc tiếp khách của giám đốc, phó giám đốc, các đơn vị phải được phân công rõ ràng.
Tiếp nhiều khách không có gíam đốc thì thư ký đảm nhiệm việc tiếp khách Có giám đốc thì thư ký chỉ đón khách và phục vụ theo yêu cầu của giám đốc.
Nhiệm vụ của thư ký trong việc tiếp khách, nắm chắc các qui định nói trên để phổ biến cho các đơn vị và duy trì việc tổ chức thực hiện đúng qui định đó
Giao tiếp theo nghĩa hẹp là truyền đi một thông điệp Theo nghĩa rộng là sự tác động qua lại giữa hai bên, dẫn đến quá trình hình thành hình ảnh về đối tượng giao tiếp.
Trong công sở, trong doanh nghiệp, giao tiếp trong hành chính là họat động thiết lập mối quan hệ và sự tiếp xúc giữa con người với nhau nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định của quản lý hành chánh.
2.2 Nguyên tắc giao tiếp Để hai bên giao tiếp đều cảm thấy tốt hơn, đều cùng nhau hợp tác giải quyết mọi vấn đề quan tâm, trong giao tiếp phải tôn trọng các nguyên tắc sau đây:
Phải tôn trọng đối tác giao tiếp: Nguyên tắc này giữ vị trí quan trọng, gíup chúng ta “thêm bạn bớt thù” Muốn vậy, hãy tôn trọng các đối tác giao tiếp, không xúc phạm, không nói xấu, không phân biệt giai cấp, dân tộc, giàu nghèo, không tò mò tìm hiểu chuyện riêng tư của người khác.
Hãy lắng nghe: Nghe để nắm bắt tâm tư, nguyện vọng, quan điểm của đối tác.
Từ đó mới có đầy đủ thông tin để khuyên bảo hoặc thuyết phục họ.
Hãy thông cảm với nhau: Cần đặt mình vào vị trí của đối tác để có thể thông cảm với hoàn cảnh, khả năng của họ.
Hãy kiên nhẫn, biết chờ đợi lẫn nhau: Nếu có mâu thuẫn trong quan hệ giao tiếp, cần có thời gian để hai bên suy nghĩ trước khi đi đến ý kiến thống nhất Do vậy, cần phải biết thông cảm và chờ đợi lẫn nhau Kiên nhẫn và chờ đợi sẽ đem lại lợi ích hơn là nóng vội.
Hãy biết chấp nhận: Không phải bao giờ ta cũng gặp sự như ý trong quan hệ giao tiếp Phải biết chấp nhận nhược điểm của người khác, biết hòan cảnh giao tiếp, từ đó sẽ có cách đối xử tốt hơn với mọi người.
Kết hợp hài hòa các lợi ích: Trong giao tiếp cần biết hài hòa lợi ích giữa hai bên sao cho hai bên cùng có lợi, nếu chỉ nghĩ đến lợi ích của một bên thì khó lòng đạt được thỏa thuận.
Chương IV: Tổ chức công tác lễ tân 17
2.3 Các phương thức giao tiếp 2.3.1 Giao tiếp bằng ngôn ngữ
Giao tiếp bằng ngôn ngữ là dùng tiếng nói và chữ viết để trao đổi thông tin.
Người phát phải đưa ra một bản thông điệp chuẩn xác dưới dạng âm thanh hoặc ký tự.
Các nhân vật tham gia giao tiếp cần tuân thủ những qui luật chung về luật phát âm và luật chữ viết.
Chức năng của ngôn ngữ là : + Thông báo: truyền đạt thông tin.
+ Tác động: khuyến khích, ngăn cản, giải thích, bày tỏ.
+ Diễn cảm: thể hiện tình cảm, thái độ, cảm xúc.
Cấu trúc của ngôn ngữ:
Cấu trúc bề mặt (hình thức) lắp ghép các chữ cái.
Cấu trúc ngữ nghĩa (nội dung) mang thông tin của ngôn ngữ. Đặc trưng cơ bản của ngôn ngữ:
Ngôn ngữ mang đặc trưng văn hóa của mỗi quốc gia, mỗi dân tộc.
Ngôn ngữ mang đặc trưng tâm lý của mỗi cá nhân, thể hiệtn tính khí và nhân cách của người sử dụng, tác động trực tiếp đến tâm lý người nghe.
2.3.2 Giao tiếp cận ngôn ngữ
Dùng cử chỉ, động tác kèm theo lời nói Ví dụ cô giáo vừa giảng bài địa lý vừa dùng tay chỉ bản đồ; Hướng dẫn viên hàng không làm động tác thị phạm về cách thóat hiểm khi máy bay gặp sự cố.
2.3.3 Giao tiếp phi ngôn ngữ
Trang phụcNét mặtTư thếCử chỉ, hành viKhoảng cáchKhung cảnh tự nhiên và khung cảnh xã hội.
HOẠT ĐỘNG ĐÓN TIẾP KHÁCH TẠI CƠ QUAN 1 Vai trò, nhiệm vụ của thư ký
Thư ký văn phòng cũng là người nắm giữ, quản lý giấy tờ, chuẩn bị tài liệu, hồ sơ đầy đủ trong các cuộc họp và trong các việc thực hiện thủ tục hành chính khác Bên cạnh đó, họ cũng phải đảm bảo các loại giấy tờ, tài liệu được bảo mật và cất giữ tại nơi an toàn.
Chương IV: Tổ chức công tác lễ tân 18 Đặc biệt, họ sẽ hướng dẫn, chuẩn bị cho các nhân viên mới có môi trường làm việc đầy đủ bằng việc chuẩn bị và cung cấp các thiết bị có liên quan để phục vụ cho công việc.
Nhiệm vụ của thư ký văn phòng có 4 nhóm nhiệm vụ:
- Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các lĩnh vực mà mình được giao phụ trách để phục vụ cho hoạt động quản lý của doanh nghiệp.
- Biên tập văn bản, tổ chức sắp xếp, quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu.
- Tổ chức sắp xếp các hoạt động hành chính của doanh nghiệp.
- Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt động của doanh nghiệp.
2 Khi khách đến và công việc tiếp theo sau khi chào hỏi
* Tỏ sự chú ý đổi với khách
Không được khó chịu khi phải trả lời nhiều lần về một câu hỏi Đối với mỗi người khách, đó là câu hỏi đầu; còn đối với thư ký có thể là câu trả lời thứ 10 hay 20 trong ngày. Đối với bất cứ khách nào, thư ký cũng phải tỏ thái độ là mình chú ý tới họ Thư ký tỏ ra hờ hửng với khách hay say mê làm công việc khác sẽ gây cho khách ấn tượng bị coi thường Hãy để khách thấy được đây là một cơ quan làm việc quy củ, nề nếp và hiếu khách.
* Hãy tỏ ra quan tâm đến công việc của khách
Bởi tỏ ra sốt sắng, quan tâm đến công việc của khách là điều rất cần thiết Cái mà khách cần nhất là thư ký nào tỏ ra quan tâm đến công việc của họ, chắc chắn sẽ gây được cảm tình tốt đẹp đối với khách, được khách đánh giá tốt cả về cơ quan, cả về thủ trưởng Thư ký không nên hờ hững, hách dịch hay làm việc khác khi khách tới bàn làm việc của mình.
* Ghi tên khách Ở nhiều cơ quan, tất cả khách đến làm việc đều được ghi tên vào sổ Sổ khách gồm các yếu tố: Ai? Ở đâu? Chức vụ? Lý do đến? Giải quyết? Đối với khách không quen, không tự giới thiệu họ tên và mục đích viếng thăm, thì thư ký phải khéo léo, tế nhị khai thác Trường hợp khách cố tình khước từ thì phải báo cáo thủ trưởng và xin ý kiến giải quyết tiếp theo Thư ký có thể nói với khách:
“Xin lỗi ông, đồng chí giám đốc rất muốn được biết trước là đồng chí ấy sẽ tiếp xúc với ai? về vấn đề gì? để chuẩn bị tốt hơn”. Đối với khách tự giới thiệu bằng cách đưa danh thiếp, thư ký phải nắm bắt được những thông tin cần thiết từ danh thiếp đó, khi báo cáo thủ trưởng thì cần kèm theo danh thiếp của khách.
Chương IV: Tổ chức công tác lễ tân 19
* Thư ký độc lập giải quyết một số vấn đề trong thẳm quyền và khả năng hiểu biết, phạm vi được phép
Trong điều kiện có thể, thư ký phải tự giải quyết những vấn đề đơn giản nhưng không được quá giới hạn về quyền hạn, mức độ thông tin và sự hiểu biết của mình.
* Sắp xếp và chuẩn bị phòng đợi Đối với những khách quan trọng hay là phụ nữ, khách đến lần đầu thì phải đưa khách đến phòng giám đốc hoặc giám đốc phải ra ngòai để đón khách vào văn phòng.
Thư ký phải giới thiệu một cách trịnh trọng, thân mật và cởi mở.
Khách nội bộ gồm cấp phó và trưởng phó các đơn vị chức năng, những người cộng sự, những cán bộ công chức khác Việc tiếp xúc và giải quyết các nhu cầu của cán bộ công chức trong cơ quan có thể giải quyết bằng những con đường khác nhau Có nơi thủ trưởng tiếp cán bộ công chức bất cứ lúc nào; Có nơi dành riêng một thời gian nào đó trong tuần, trong tháng để tiếp; Có nơi tổ chức đăng ký để tiếp khách nội bộ một cách có kế họach Tuy nhiên, những cách trên có những hạn chế nhất định, tốt nhất nên xử lý như sau: Đối với những người cộng tác thân cận nhất thì có thể đến gặp thủ trưởng bất kỳ lúc nào nhưng không để giám đốc lan man từ việc này sang việc khác. Đối với cán bộ muốn gặp thủ trưởng thì phải được sự đồng ý, sự sắp xếp của thư ký (chuẩn bị tài liệu, báo trước với thủ trưởng), trừ khi có công việc khẩn cấp hay đặc biệt quan trọng. Đối với công nhân viên, công chức phải tổ chức tiếp vào những giờ nhất định trong tuần gọi là giờ tiếp dân.
TIẾP KHÁCH QUA ĐIỆN THOẠI 1 Đặc điểm, yêu cầu
- Giao tiếp điện thoại được xem là công cụ giao tiếp hàng đầu về mức độ tiện lợi (thông dụng, nhanh chóng, dễ sử dụng, được phản hồi nhanh.)
- Phong cách giao tiếp qua điện thoại phản ánh nhân cách của người giao tiếp.
- Trong cơ quan, doanh nghiệp điện thoại được dùng để thông tin, liên lạc trong các trường hợp : Thông báo gấp những tin tức quan trọng; xin ý kiến cấp trên; trả lời yêu cầu của khác hàng, đối tác; Đăng ký ngày giờ hẹn làm việc; Mời họp đột xuất…
2 Nghệ thuật ứng xử khi nghe và khi gọi điện thoại
Khi nghe điện thoại cần rèn luyện kỹ năng Cố gắng không cắt ngang lời người đối thoại, nếu không nghe rõ thì xin lỗi và yêu cầu nói chậm lại; còn nếu không hiểu thì yêu cầu nhắc lại.
Chương IV: Tổ chức công tác lễ tân 20
Hãy diễn đạt lại những điểm chủ yếu đã nghe một cách ngắn gọn và hỏi người đối thoại có đúng vậy không để tránh hiểu lầm về sau.
Cần có phản ứng bình tĩnh với bất kỳ lời phát biểu của người đối thoại Người biết nghe luôn là người biết kiềm chế cảm xúc, không để những chi tiết vụn vặt làm ảnh hưởng để luôn tìm ra giải pháp.
Chọn tư thế vị trí ngồi và tập trung lắng nghe, tránh bị các yếu tố xung quanh môi trường (tiếng xe cộ, tiếng điện thoại, tiếng người qua lại…) tác động gây ảnh hưởng đến suy nghĩ và việc lắng nghe người đối thoại.
Một số nguyên tắc khi nghe điện thoại:
- Trả lời nhanh - Tự xưng danh - Ghi số điện thoại và tên khách hàng - Biết cách trả lời trong một số trường hợp đặc biệt như: giám đốc bận; cho người gọi biết tin tức; để lại lời nhắn; chuyển đường dây.
- Kết thúc cuộc đàm thoại Khi gọi điện thoại bạn hoàn toàn có thể chủ động về quỹ thời gian và nội dung cuộc gọi Lưu ý những khoản thời gian nên gọi và không nên gọi điện thoại (tránh gọi vào đầu và cuối giờ làm việc; giờ nghỉ trưa; gọi quá sớm hoặc quá muộn đến nhà riêng…) Nếu gọi cho người nước ngoài cần tính kỹ múi giờ chênh lệch.
Nguyên tác khi gọi điện thoại
- Chuẩn bị trước nội dung -Tìm số điện thoại ghi nhanh ra giấy -bấm số điện thoại cẩn thận
-Tự xưng danh -trình bày rõ mục đích cuộc gọi -Kết thúc cuộc gọi
3 Những điều cần ghi nhớ của thư ký khi sử dụng điện thoại
- Không dùng điện thoại vào việc riêng - Không trao đổi thông tin bảo mật qua điện thoại - Khi chưa chọn được số và chưa rõ ý định nói gì thì không gọi điện thoại - Khi cầm máy nghe cần có thói quen cầm theo bút và phiếu nhắn tin/ giấy ghi chú
- Phải từ chối những cuộc đàm thoại mà Giám đốc không muốn có - Luôn có thái độ hữu nghị, sẵn sàng mang lại lợi ích cho người nói chuyện.
V LỄ TÂN HỘI NGHỊ VÀ TIỆC CHIÊU ĐÃI 1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa
Chương IV: Tổ chức công tác lễ tân 21
Hội nghị là một cuộc họp mặt có tổ chức của một số đông người nhằm thông báo, trao đổi, thảo luận, lấy ý kiến… phát huy tính sáng tạo của mỗi người tạo ra sự thống nhất, phối hợp hành động nhằm giải quyết một hay một số vấn đề mà mọi người cùng quan tâm Đây là một hình thức làm việc phổ biến của các cấp lãnh đạo trong mọi co quan.
Các hội nghị, hội thảo… đều rất cần thiết, đó là các công cụ lãnh đạo có hiệu quả, là hình thức co bản nhằm phát huy nền dân chủ XHCN, chế độ cùng tham gia lãnh đạo của tập thể cán bộ, công chức Nhờ đó tạo ra năng súât lao động cao.Thảo luận một cách tập thể những vấn đề quan trọng của cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị (mọi người đều bình đẳng nghe và nói)
Nhờ vậy, mỗi cá nhân có cơ hội đóng góp ý kiến, hiểu biết của mình Giải thích có hệ thống các quan điểm, các đề án với sự tham gia góp ý của các cán bộ tham gia
Do đó những quan điểm sai được sửa chữa, mang lại hiệu quả cao hơn Bố trí các công việc chung, giải thích các nhiệm vụ, kiểm tra và đánh giá kết quả (có sự đóng góp ý kiến của nhiều người) Vì vậy mà công việc được triển khai nhanh, khó khăn được khắc phục Thông báo những nhiệm vụ và việc hòan thành những nhiệm vụ ngòai kế họach qui định Ngòai ra, những hội nghị còn được tổ chức nhằm giải quyết những vấn đề cụ thể đặt ra trong sản xuất kinh doanh, trong quan hệ đối ngọai, đối nội.
Về mặt kinh tế, khi quyết định tổ chức hội nghị cần xem chi phí (thời gian, phí tổn) có tương xứng kết quả thu được không Qua đó phản ánh hiệu quả của hội nghị. Để các kết quả hội nghị đạt được như mong muốn thì phải làm tốt công tác chuẩn bị, thực hành chu đáo, khoa học và tận dụng đầy đủ kết quả sau hội nghị.
2 Các hình thức đãi khách
Nhà quản trị cố gắng tận dụng nhiều nhất những gì có thể tận dụng đuợc trong cuộc tiếp xúc Có rất nhiều cách đãi khách, thông thuờng có mấy cách sau:
– Giải khát trong tiếp khách
Trong việc tiếp khách ở co quan, đon vị, các cuộc họp phải quan tâm đến vấn đề giải khát nuớc trà là thứ giải khát thông thuờng nhất Trong bất cứ truờng họp nào cũng phải mời khách uống nuớc trà Đôi khi theo thói quen uống nuớc trà còn kèm theo cả thuốc lá nữa Trong phòng làm việc của thu ký phải luôn có nuớc sôi và trà ngon, ấm chén sạch sẽ Thu ký phải biết pha trà, phân biệt chất luợng trà Trong mọi truòng hợp, không nên tiếp khách bằng lọai trà kém chất luợng,pha trà bằng nuớc không đủ độ nóng Đối với những cuộc tiếp xúc ngắn, chủ yếu là khách nội bộ, khách làm việc nhanh thì chỉ cần tiếp nuớc trà là đủ.
Chương IV: Tổ chức công tác lễ tân 22
Tùy theo thời gian làm việc với khách, nhiệt độ của từng mùa mà ta có thể lựa chọn thức uống cho phù hợp, trong một số truòng hợp, chúng ta có thể dùng nuớc khóang thay cho nuớc trà.
Giải khát có nhiều hình thức: nuớc trà, nuớc giải khát (có ga, không ga), cà phê.
SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ
Khái niệm về công tác văn thư
Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản trong các cơ quan doanh nghiệp.
Yêu cầu của công tác văn thư
- Nhanh chóng - Chính xác - Bảo mật - Đúng pháp luật Ý nghĩa của công tác văn thư
- Giải quyết công việc của cơ quan đúng chế độ, nguyên tắc.
- Góp phần tiết kiệm công sức, tiền của - Góp phần giữ gìn bí mật
- Giữ gìn được những tài liệu, thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý, lưu trữ văn bản.
Việc phân loại văn bản có vai trò hết sức quan trọng, giúp người biên soạn lựa chọn từng loại văn bản thích hợp vị mỗi loại văn bản khác nhau có nội dung và hình thức khác nhau.
1.1 Phân loại theo loại hình quản lý
Theo nghị định số 110/2004/NĐ-CP thì hệ thống VB chia thành các loại sau)
Văn bản quy phạm pháp luật:
Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm - Hiến pháp, Luật do Quốc hội ban hành.
- Pháp lệnh, Nghị quyết do ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành.
- Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước.
- Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ, Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ.
- Quyết định, Chỉ thị, Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ,Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ.
Soạn thảo và quản lý văn bản 23
- Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán tòa án nhân dân tối cao, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư của Viện trưởng Viện Kiểm soát nhân dân tối cao.
- Nghị quyết, Thông tư liên tịch giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền với tổ chức chính trị xã hội.
- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp.
- Quyết định, Chỉ thị của UBND các cấp.
Văn bản quản lý hành chính:
Văn bản quản lý hành chính bao gồm những loại chủ yếu sau:
- Giấy biên nhận hồ sơ.
Văn bản phải chuyển đổi.
Văn bản phải chuyển đổi là loại văn bản mà để ban hành nó, bắt buộc phải ban hành 1 văn bản khác Thí dụ như: Quy chế, Nội quy, Quy định, Điều lệ.
1.2 Phân loại theo đặc trưng nội dung
Văn bản của các tổ chức chính trị xã hội: Là các văn bản của tổ chức Đảng, đoàn thể: thanh niên, phụ nữ, các hội,
Soạn thảo và quản lý văn bản 24
Phân cấp phát hành văn bản
Căn cứ theo Hiến pháp năm 1992 và thông tư số 33-BT ngày 10 tháng 12 năm 1992 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ, việc xây dựng và ban hành văn bản được qui định như sau:
2.1 Các văn bản do Quốc hội thông qua
Theo điều 84 chương VI của Hiến pháp, Quốc hội thông qua các văn bản:
- Hiến pháp - Luật - Pháp lệnh: Pháp lệnh là văn bản pháp luật do ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành, qui định những vấn đề được Quốc hội giao, sau một thời gian thực hiện trình Quốc hội xem xét quyết định ban hành thành luật.
Thí dụ: Pháp lệnh Bưu chính Viễn thông, Pháp lệnh dự trữ quốc gia, Pháp lệnh thú y, Pháp lệnh dân số, Pháp lệnh cán bộ công chức, Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chánh, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia…
2.2 Các văn bản của Chính phủ
– Nghị quyết Nghị quyết của Chính phủ để ban hành các chủ trương lớn, các chính sách cụ thể; thông qua dự án kế họach và ngân sách nhà nước trước khi trình Quốc hội; phê duyệt điều ước quốc tế nhân danh Chính phủ; về những công tác quan trọng khác thuộc thẩm quyền của Chính phủ đã được Hiến pháp và Luật tổ chức Chính phủ qui định do tập thể Chính phủ quyết định; đánh giá kết quả thực hiện pháp luật, kế họach nhà nước, ngân sách nhà nước và các chủ trương, chính sách của Chính phủ.
– Nghị địnhDùng để ban hành các qui định về quyền lợi và nghĩa vụ của công dân, nhằm thực hiện Hiến pháp và các luật lệ của nhà nước, các qui định về nhiệm vụ quyền hạn tổ chức bộ máy của các cơ quan nhà nước, các điều lệ, các qui định về chế độ quản lý hành chánh nhà nước.
Soạn thảo và quản lý văn bản 25
– Quyết định Quyết định của Thủ tướng Chính phủ để ban hành các chủ trương, biện pháp lãnh đạo và điều hành họat động của Chính phủ và hệ thống hành chánh nhà nước từ trung ương đến cơ sở; quyết định những chủ trương, chế độ, thể lệ thuộc thẩm quyền Thủ tướng Bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động để nghỉ hưu, khen thưởng, kỷ luật cán bộ thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Phê chuẩn việc bầu cử thành viên ủy ban nhân dân tỉnh thành phố trực thuộc trung ương Đình chỉ thi hành hoặc bãi bỏ những quyết định, chỉ thị Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và ủy ban nhân dân dân tỉnh thành phố trực thuộc trung ương trái với Hiến pháp, Lụât và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên Đình chỉ việc thi hành những nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh thành phố trực thuộc trung ương trái với Hiến pháp, Luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và quyết định những vấn đề theo thẩm quyền đã được luật pháp qui định.
– Chỉ thị Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ để chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra, hướng dẫn, phối hợp họat động của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, ủy ban nhân dân tỉnh thành phố trực thuộc trung ương trong việc thực hiện các chủ trương, chính sách, luật pháp của nhà nước, các quyết định của Chính phủ.
2.3 Các văn bản của Bô trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ
– Quyết định Quyết định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ để ban hành biện pháp, thể lệ cụ thể để thực hiện luật pháp nhà nước và các chủ trương, chính sách của Chính phủ về quản lý ngành, lĩnh vực trong cả nước Các tiêu chuẩn, qui trình qui phạm và các định mức kinh tế kỹ thuật thuộc ngành Thành lập, giải thể qui định nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức bộ máy của các cơ quan, đơn vị thuộc thẩm quyền Bộ, cơ quan ngang Bộ quyết định Bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, cho nghỉ hưu, khen thưởng, kỷ luật cán bộ thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ Quyết định những vấn đề khác thuộc thẩm quyền được pháp luật qui định hoặc được ủy quyền của Chính phủ.
– Thông tư và thông tư liên bộThông tư của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ để hướng dẫn giải thích các nghị quyết, nghị định của Chính phủ, quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ hoặc hướng dẫn thực hiện những qui định về quản lý thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ, cơ quan ngang Bộ phụ trách.
Soạn thảo và quản lý văn bản 26
Trong trường hợp các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chinh phủ cùng phối hợp với nhau hoặc phối hợp với một cơ quan trung ương của đòan thể nhân dân để qui định chi tiết hoặc hướng dẫn thực hiện các qui định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thì gọi là thông tư Liên Bộ.
– Chỉ thị Chỉ thị Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ để đề ra chủ trương, biện pháp và chỉ đạo các cơ quan đơn vị thuộc quyền thực hiện quyết định, chủ trương luật pháp thuộc lĩnh vực công tác của ngành Giao nhiệm vụ cho các đơn vị thuộc trách nhiệm quản lý của Bộ, cơ quan ngang Bộ giải quyết các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Bộ, cơ quan ngang Bộ đã được luật pháp qui định.
2.4 Các văn bản của ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương
– Quyết định Quyết định để ban hành các chủ trương, biện pháp cụ thể thực hiện pháp luật nhà nước, các chủ trương chính sách qui định của cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp Quyết định về tổ chức và nhân sự thuộc thẩm quyến quyết định của ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; để tổ chức việc thực hiện và kiểm tra, thanh tra đối với các cơ quan, tổ chức trong việc chấp hành luật pháp của nhà nước (kể cả cơ quan, tổ chức của cơ quan trung ương đóng tại địa phương); và những vấn đề khác thuộc thẩm quyền của ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương đã được luật pháp qui định.
– Chỉ thị Chỉ thị để truyền đạt và chỉ đạo thực hiện các chủ trương, chính sách của trung ương, các Nghị quyết của Hội đồng nhân dân, và quyết định của ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong trường hợp không cần thiết ban hành quyết định Giao trách nhiệm cho cơ quan hành chánh cấp dưới thực hiện chủ trương công tác.
Ngoài các hình thức văn bản nói trên, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương còn dùng các hình thức văn bản dưới đây:
– Thông cáo Thông cáo dùng để công bố một sự kiện quan trọng về đối nội, đối ngọai của Chính phủ.
Soạn thảo và quản lý văn bản 27
Tổ chức công tác văn thư tại một đơn vị
Để tổ chức công tác văn thư (công tác công văn, giấy tờ) được tốt, các đơn vị cần có các bộ phận như sau:
Bộ phận chịu trách nhiệm về công văn “đi – đến”:
+ Đối với cơ quan vừa và nhỏ: Tất cả công văn của đơn vị nên tập trung vào một sổ do một bộ phận hay một nhân viên chuyên trách đảm nhận.
+ Đối với cơ quan lớn, có nhiều đơn vị trực trực thuộc, phân tán: Mỗi đơn vị phải tổ chức bộ phận công văn “đi – đến” riêng.
Bộ phận sọan thảo công văn:
Do các đơn vị chuyên môn nghiệp vụ, cán bộ nghiên cứu đảm nhận Văn phòng hoặc phòng Hành chánh chịu trách nhiệm đóng dấu và gửi công văn đi.
Cán bộ phục vụ sao in công văn của cơ quan chịu trách nhiệm xem xét lại lần sau cùng trước khi trình lên người có thẩm quyền ký.
Bộ phận đánh máy, in ấn công văn: Công văn đã được duyệt mới được đánh máy, nếu số lượng nhiều thì nhân bản Công việc này do văn phòng hoặc phòng hành chánh chịu trách nhiệm.
Những công việc cụ thể của công tác văn thư:
Nhận và vào sổ “Công văn đến”: công văn do các nơi gửi đến phải tập trung vào bộ phận văn thư (hay nhân viên chuyên trách) hay phòng hành chánh quản trị vào sổ để tránh trường hợp mất mát, thất lạc.
Xem phân phối theo dõi việc giải quyết công văn đến: phân phối công văn đến các bộ phận nhận cũng như trình công văn cho lãnh đạo xem xét, nghiên cứu.
Soạn thảo và quản lý văn bản 28
NGUYÊN TẮC SOẠN THẢO VĂN BẢN
1 Hình thức của văn bản
Thể thức trình bày một văn bản được tuân theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Người sọan thảo phải đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng thể thức của nó Thể thức đầy đủ của một văn bản bao gồm: quốc hiệu; địa điểm, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên cơ quan, đơn vị ban hành; số và ký hiệu; tên lọai và trích yếu nội dung; nội dung; chữ ký của người có thẩm quyền; con dấu của cơ quan ban hành; nơi nhận văn bản…
1.1 Tiêu ngữ (hay quốc hiệu)
Tiêu ngữ là tên nước và chế độ chính trị của nhà nước Phần này được qui định trình bày bằng chữ in, trang đầu tiên, bên tay phải, phía dưới có gạch ngang.
Soạn thảo và quản lý văn bản 29
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Đôc lâp – Tư do – Hanh phúc
1.2 Tên cơ quan ban hành văn bản
Tên cơ quan cho biết văn bản do cơ quan nào trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước ban hành, và mối quan hệ giữa cơ quan nhận và cơ quan gửi văn bản
Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở góc trên bên trái của văn bản Đối với văn bản của một đơn vị trực thuộc một cơ quan, thì phải đề tên cơ quan chủ quản ở trên và cơ quan trực thuộc ở dưới.
TỔNG CÔNG TY BƯU CHÍNH VIỆT NAM BƯU ĐIỆN TỈNH BÌNH THUẬN Đối với các Bộ, ủy ban nhân dân các cấp hoặc cơ quan nhà nước không theo chế độ chủ quản thì chỉ cần ghi trực tiếp tên cơ quan ban hành văn bản.
Thí dụ: ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHÓ HỒ CHÍ MINH
1.3 Số và ký hiệu của văn bản
-Số và ký hiệu của văn bản được ghi ở phía dưới tên cơ quan ra văn bản.
-Số văn bản được viết bằng chữ số Arập và được bắt đầu từ ngày đầu năm cho đến ngày cuối cùng của năm đó, các số dưới 10 phải viết thêm số 0 ở đằng trước.
-Ký hiệu là chữ viết tắt của lọai văn bản và tên đơn vị chủ quản của văn bản đó.
-Giữa hai nhóm ký hiệu này được phân cách bằng dấu gạch ngang (-).
-Mục đích của nhóm số và ký hiệu là để vào sổ theo dõi quản lý và tìm kiếm dễ dàng khi cần.
Thí dụ: -Số 62/2005/NĐ-CP (Nghị định của Chính phủ) -Số 18/QĐ-HVCS (Quyết định của Học viện cơ sở) -Số 900/VPCP-HC (công văn hành chính của Văn phòng Chính phủ)
Trích yếu nội dung là phần ghi tóm tắt tổng quát, chính xác nội dung văn bản, giúp cho việc xác định nhanh chóng nội dung chủ yếu của văn bản, thuận tiện vào sổ và theo dõi giải quyết công việc, tra tìm khi cần thiết.
Trích yếu văn bản phải gọn và rõ, thể hiện được một cách tổng quát nội dung của văn bản.
Trích yếu của một văn thư hành chánh được ghi ở dưới số và ký hiệu (theo điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành theo Nghị định số 142 –
Soạn thảo và quản lý văn bản 30
CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ) Người ta cũng có thể ghi ở giữa công văn ngay dưới tên lọai văn bản.
Trích yếu thường bắt đầu bằng cụm từ “Về việc”, cuối trích yếu không đặt dấu chấm.
Thí dụ: -V/v phát động phong trào thi đua phụ nữ hai giỏi trong tòan Học viện - Về việc nâng bậc lương cho cán bộ công nhân viên
1.5 Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản Địa điểm và ngày tháng ban hành văn bản giúp cho cơ quan nhận văn bản biết, nhằm liên hệ giao dịch công tác thuận lợi.
-Địa điểm là nơi đặt trụ sở của cơ quan, tổ chức ban hành.
-Ngày tháng là ngày được thông qua (đối với văn bản của tập thể); hoặc thời điểm ký ban hành, do người ký điền vào.
Lưu ý: Nếu ngày nhỏ hơn 10 và tháng nhỏ hơn 3 thì phải có số “0” phía trước.
-Sau địa danh phải có dấu phẩy rồi mới đến ngày tháng năm.
-Địa danh và ngày tháng năm được trình bày bằng chữ in nghiêng, được ghi ở đầu công văn ngay dưới tiêu ngữ.
Thành phổ Hồ chí Minh, ngày 10 tháng 3 năm 2006.
Nơi nhận văn bản là nơi văn bản được gửi tới Với những văn bản thường, nơi gửi đượcghi ngay dưới dòng địa điểm và ngày tháng, bắt đầu bằng chữ “Kính gửi”.
Nếu văn bản đồng thời liên hệ đến nhiều cơ quan khác thì ghi chữ “Đồng kính gửi” dưới chữ “Kính gửi” và lần lượt ghi tên các cơ quan từ trên xuống dưới, mỗi cơ quan một hàng có gạch đầu dòng Đối với lọai văn bản có tên gọi như: quyết định, chỉ thị thì nơi nhận được ghi ở góc trái phía dưới trang cuối cùng (ngang hàng phần chữ ký) và lần lượt ghi tên cơ quan nhận và trách nhiệm liên hệ với văn thư Một số công văn thường cũng áp dụng lối này.
Cơ quan X (để thay báo cáo) Cơ quan Y (để biết)
Cơ quan Z (để thi hành)Cơ quan T (để phối hợp)Lưu…
Soạn thảo và quản lý văn bản 31
Soạn thảo và quản lý văn bản 32
-TUQ (thừa ủy quyền): Áp dụng trong trường hợp đặc biệt, thủ trưởng cơ quan ủy quyền cho cán bộ phụ trách dưới một cấp ký những vấn đề theo pháp luật, lẻ ra thủ trưởng cơ quan phải ký.
TUQ.GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG KINH DOANH - T/L (thừa lệnh): Áp dụng trường hợp ngòai những văn bản theo pháp luật thủ trưởng phải ký, thì cán bộ phụ trách dưới thủ trưởng cơ quan một cấp có thể được ủy nhiệm ký thừa lệnh.
T/L GIÁM ĐÓC TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH Về mặt giá trị pháp lý, khi một văn bản được ban hành thì dù ký dưới chức danh thủ trưởng cơ quan hay cấp dưới ký hoặc ký thừa lệnh đều có giá trị như nhau.
Phải ký đúng thẩm quyền, ký một lần ở bản duy nhất Không ký trên giấy nến để in thành nhiều bản Không dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai nhạt để ký.
Khỏang cách từ yếu tố chức vụ người ký đến họ và tên đầy đủ là 30mm Thẩm quyền ký luôn luôn là một khối thống nhất, không được trình bày tách rời ở hai trang khác nhau. Đối với văn bản có từ hai thẩm quyền ký trở lên như văn bản liên tịch, hợp đồng, biên bản… thẩm quyền ký được dàn đều sang hai bên Thẩm quyền ký của cơ quan, tổ chức chủ trì sọan thảo, hoặc của thẩm quyền cao nhất được trình bày trên cùng bên phải Đồng thời cần phải nhắc lại cơ quan, tổ chức ban hành.
1.10 Con dấu Đóng dấu để đảm bảo tính chân thật và hợp pháp lý của văn bản.
Con dấu hợp pháp là dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được đóng ngay ngắn, rõ ràng trùm lên 1/3 chữ ký, lệch về bên trái.
Dấu được đóng bằng màu đỏ tươi, màu quốc kỳ.
Soạn thảo và quản lý văn bản 33
Tính chất của văn bản
Ngoài hình thức nêu trên, chúng ta còn phải lưu ý những điểm về tính chất của văn bản như sau:
Mức độ khẩn: Bảo đảm tính chất thời gian mà công việc cần phải giải quyết, có ba mức độ: khẩn, thượng khẳn, hỏa tốc.
Mức độ mật: Bảo đảm tính chất bí mật của văn bản, có ba mức độ: mật, tối mật, tuyệt mật.
Mức độ khẩn và mật do người ký công văn quyết định.
Bản thảo: Có những bản thảo cần phải lưu giữ, nhất là những bản thảo liên quan đến những vấn đề cần bàn bạc, góp ý hoặc có bút phê, tức là có sửa chữa nội dung của văn bản Đôi khi cần phải giữ bản thảo vì giá trị lịch sử, khoa học Ngòai ra, các bản thảo khác không cần phải giữ khi đã có bản chính.
Bản chính: Bản chính còn gọi là nguyên bản (viết tay hay đánh máy), bản đầu tiên chính thức có chữ ký và con dấu.
Bản sao: Bản sao là bản sao chép lại bản chính (bằng cách viết tay, đánh máy, hay photocopy lại đúng nội dung và hình thức của bản chính) Bản sao chỉ có giá trị khi có chữ ký và con dấu của cơ quan có thẩm quyền chứng nhận Bản sao có ba lọai sau đây:
- Sao y bản chính: Sao y bản chính là bản sao y tòan bộ bản chính mà người có thẩm quyền đã ký vào một bản, do người dưới một cấp ký vào nhiều bản Bản sao y bản chính do chính cơ quan đã ban hành văn bản sao ra.
Soạn thảo và quản lý văn bản 34
Một số điểm lưu ý khi soạn thảo văn bản
Cơ quan sọan thảo và ban hành văn bản phải bảo đảm nội dung và hình thức văn bản theo đúng pháp luật và đúng thẩm quyền.
Không dùng hình thức văn bản nói trên ở mục 5.1.2.5 để thay thế các văn bản pháp quy Trường hợp cần bãi bỏ, sửa đổi, bổ sung một phần hoặc toàn bộ văn bản pháp quy thì phải sử dụng văn bản pháp quy tương ứng (Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Thông tư, Chỉ thị).
Nội dung các qui định trong văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và các cơ quan thuộc hệ thống hành chính không được trái với Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh và các qui định trong văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên Các quy định trong văn bản của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ không được trái với các qui định trong văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Các qui định trong văn bản của ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ngòai việc tuân thủ các qui định của Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, văn bản của Chính phủ còn phải tuân thủ các qui định trong văn bản của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ có chức năng quản lý ngành, lĩnh vực trong cả nước. Để văn bản có hiệu lực, khắc phục được tình trạng sơ hở, chậm trễ (nội dung văn bản trái pháp luật, có mâu thuẫn chồng chéo, qui định không rõ ràng, thiếu đồng bộ v.v… khiến cho cấp dưới khó thực hiện hoặc hiểu và làm khác nhau), cơ quan sọan thảo văn bản đệ trình cấp trên ban hành hoặc tự mình ban hành cần phải:
* Thực hiện đúng quy chế của Chính phủ về việc soạn thảo văn bản, thủ trưởng cơ quan chủ trì việc soạn thảo văn bản cần đích thân tổ chức hoặc chỉ đạo việc lấy ý kiến, bàn bạc với thủ trưởng cơ quan có liên quan để thống nhất ý kiến chỉ đạo và phối hợp hoạt độn cho đồng bộ, không nên giao cho cán bộ cấp dưới làm việc này Khi soạn thảo văn bản mà nội dung vấn đề cần được hướng dẫn thì cũng phải soạn thảo ngay văn bản hướng dẫn thi hành để nâng cao hiệu lực và hiệu quả trong việc thực hiện quyết định.
* Khi soạn thảo văn bản phải chú ý đến những văn bản hiện hành để bảo đảm tính chất của chủ trương luật pháp Nếu sửa đổi hoặc bãi bỏ những qui định của các
Soạn thảo và quản lý văn bản 35
KỸ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
-Nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp
-Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức -Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định -Văn bản phải đảm bảo tính khả thi
-Văn bản phải được trình bày bằng phong cách hành chính công vụ
* Quy trình soạn thảo văn bản Bước chuẩn bị
Xác định mục đích của văn bản : Khi dự định ban hành một văn bản, cần xác định rõ văn bản ban hành nhằm giải quyết những vấn đề gì.
Xác định nội dung và tên loại văn bản : Người soạn thảo văn bản cần xác định rõ vấn đề được trình bày, từ đó xác định mẩu trình bày của văn bản cần soạn thảo, trên cơ sở đó, người soạn thảo sẽ dựa vào bố cục của từng loại văn bản để xác định nội dung trình bày từng phần trong văn bản Việc xác định đúng mẫu văn bản cần soạn thảo sẽ giúp cho người soạn thảo tránh được lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày, khẳng định được giá trị pháp lý của văn bản.
Xác định đối tượng nhận văn bản : Người soạn thảo văn bản cần xác định đối tượng mà văn bản sẽ tác động đến để lựa chọn cách viết cho phù hợp.
Soạn thảo và quản lý văn bản 36
Thu thập và xử lý thông tin : Cần tập hợp các thông tin, sau đó lựa chọn những thông tin cần thiết và chính xác; loại bỏ những thông tin không cần thiết, trùng lắp hoặc có độ tin cậy thấp.
Bước làm dàn bài và đề cương
Dựa trên cơ sở những thông tin đã thu thập được và mục đích của văn bản, người soạn thảo văn bản cần lựa chọn những thông tin để đưa vào từng phần trong cấu trúc mẫu của văn bản đã lựa chọn.
Dựa trên đề cương mẫu, người soạn thảo sẽ tiến hành viết thành văn từng phần từ trình bày thể thức đến nội dung văn bản.
Văn bản hình thành ở giai đoạn này goị là “bản thảo văn bản”, là bản được viết tay hoặc đánh máy.
Bước duyệt và ký văn bản
Khi bản thảo văn bản được viết xong, người soạn thảo phải trình bày lại thành bản sạch để trình duyệt Bản đươc duyệt goị là “bản gốc văn bản”.
Khi duyệt bản thảo, thủ trưởng hoặc người ủy quyền sẽ duyệt về các vấn đề sau: thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức của văn bản, nội dung văn bản so với mục đích ban hành đã xác định.
Trong văn bản được duyệt, người duyệt phải ghi ý kiến bốn nội dung: duyệt, số nhân bản để ban hành, ngày duyệt, chữ ký người duyệt Vị trí ghi ở phiá lề trái, dưới số và ký hiệu văn bản.
“Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, về thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
Bước hoàn chỉnh, ban hành và triễn khai văn bản
Từ bản gốc đã được duyệt, hình thành bản trình ký Bản trình ký phải tuyệt đối trung thành với bản gốc Trước khi trình ký, phải kiểm tra kỹ lưỡng văn bản vể thể thức, về nội dung, về lỗi diễn đạt.
Trình văn bản cho trưởng phòng hoặc thủ trưởng trực tiếp kiểm tra và ký tắt về phiá bên phải của thành phần thể thức ký của bản trình ký.
Nhân bản trình ký đúng số lượng quy định.
Trình thủ trưởng hoặc được thủ trưởng ủy quyền ký chính thức. Đóng dấu lên chữ ký trên văn bản, đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số, ký hiệu và ngày tháng năm ban hành văn bản Văn bản khi đã hoàn chỉnh những khâu này goị là “bản chính văn bản”.
“Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau.
Soạn thảo và quản lý văn bản 37
Công văn
Công văn là hình thức văn bản không có tên loại cụ thể, là loại văn bản hành chính được dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của các cơ quan, tổ chức; giữa các cơ quan, tổ chức với công dân Căn cứ vào nội dung, công văn được chia thành:
- Công văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị;
- Công văn trả lời (phúc đáp);
- Công văn đôn đốc, nhắc nhở;
Chủ thể ban hành công văn là cơ quan nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp có pháp nhân, cán bộ, công chức nhà nước có thẩm quyền, được sự ủy quyền của Nhà nước để thực hiện nhiệm vụ, giải quyết các vấn đề theo trách nhiệm và chức năng được giao.
Công văn hành chính cũng phải tuân thủ các quy định về thể thức, về nội dung do Nhà nước quy định.
Công văn hành chính cũng phải thể hiện đặt trưng của phong cách hành chính công vụ, phải thể hiện tính khách quan, trang trọng, uy nghiêm nhưng cũng lịch sự, lễ độ.
Công văn phải viết ngắn gọn, rõ ràng Mỗi công văn thường chỉ nêu 1 vấn đề để tạo điều kiện cho việc nghiên cứu, giải quyết.
Cấu trúc của công văn hành chính thường gồm 3 phần
Phần mở đầu Nêu rõ lý do, mục đích ban hành công văn.
Trình bày những vấn đề cần thông báo, truyền tin Nếu có nhiều vấn đề cần trao đổi, trả lời, người soạn thảo có thể trình bày phần nội dung bằng hệ thống đề mục (đánh số Ả-rập).
Phần kết thúc Trong nhiều trường hợp, phần kết thúc chỉ mang tính hình thức, nhưng cũng rất cần thiết Cần lưu ý quan hệ của các bên giao tiếp bằng văn bản: gửi cho cơ quan cấp trên, ngang hàng hay cho cấp
Soạn thảo và quản lý văn bản 38
Thông báo
Thông báo là một văn bản hành chánh thông thường dùng để truyền đạt nội dung một quyết định, một tin tức, một sự việc, thông tin về họat động của các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan biết.
Thông báo còn được dùng để giới thiệu một chủ trương, một chính sách được thể chế hóa bằng văn bản thích hợp Trong trường hợp này thông báo mang tính chất phổ biến chính sách, chủ trương được các cơ quan quản lý nhà nước sử dụng để định hướng công việc của các đơn vị trực thuộc hoặc để phối hợp công tác với các cơ quan có liên quan.
Tùy theo mục đích sử dụng thông báo mà người sọan thảo bố cục nội dung cho phù hợp Nội dung thông báo không cần có phần trình bày lý do hoặc mô tả tình hình như ở các văn bản khác, mà giới thiệu thẳng nội dung cần thông báo Do yêu cầu của thông báo là thông tin nhanh, kịp thời đến đối tượng nên phải viết ngắn, cụ thể, dễ hiểu, không yêu cầu phải lập luận hay bộc lộ tình cảm như một số văn bản khác.
Các lọai thông báo thường sử dụng là:
* Thông báo truyền đạt một văn bản mới ban hành, một chủ trương, chính sách mới… Ví dụ: chế độ tuyển dụng cán bộ, chế độ nâng bậc lương… Nội dung thông báo này gồm:
Nhắc lại tên văn bản cần truyền đạt.
Tóm tắt nội dung cơ bản của văn bản cần truyền đạt.
Yêu cầu quán triệt, triển khai, thực hiện.
* Thông báo một sự việc, một tin tức Ví dụ: thông báo về kết quả cuộc họp (hội thảo khoa học, hội nghị giao ban, hội nghị lãnh đạo…) Nội dung cần thể hiện:
Nêu ngày, giờ họp, thành phần tham dự, người chủ trì cuộc họp.
Tóm tắt các quyết định của hội nghị cuộc họp.
Nêu các nghị quyết của hội nghị (nếu có).
* Thông báo về nhiệm vụ được giao Nội dung ghi:
Ghi ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ được giao.
Nêu những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ.
Nêu các biện pháp cần được áp dụng để triển khai thực hiện.
* Thông báo về các quan hệ mới trong họat động của bộ máy quản lý và lãnh đạo Ví dụ: thông báo về thay đổi cơ quan chủ quản, thay đổi phạm vi họat động, địa giới hành chính… Nội dung bao gồm:
Soạn thảo và quản lý văn bản 39
Báo cáo
Báo cáo là văn bản dùng để phản ánh tình hình, sự việc, vụ việc, quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị cá nhân trong 1 khoảng thời gian cụ thể, giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế trong quản lý, lãnh đạo và đề xuất những chủ trương mới cho thích hợp.
Yêu cầu của báo cáo: Phải trung thực, khách quan, chính xác Người viết báo cáo không được che dấu khuyết điểm hay đề cao thành tích mà đưa vào những chi tiết, số liệu không đúng trong thực tế.
Báo cáo phải cụ thể trọng tâm, Báo cáo là cơ sở để cơ quan cấp trên đánh giá tình hình và ban hành các quyết định quản lý Vì vậy, không được viết chung chung hoặc tràn lan, vụn vặt mà phải có trong tâm, xuất phát từ mục đích, yêu cầu của bản báo cáo cũng như yêu cầu của đối tượng cần nhận báo cáo.
Báo cáo phải kịp thời và nhanh chóng, vì mục đích chính của báo cáo là phục vụ cho công tác quản lý nhà nước, phục vụ sản xuất kinh doanh.
Báo cáo được chia thành các loại sau:
- Báo cáo công tác: báo cáo sơ kết; báo cáo tổng kết.
Cấu trúc của báo cáo
Phần mở đầu Nêu những điểm chính về chủ trương, công tác, nhiệm vụ được giao, nêu hoàn cảnh thực hiện (những khó khăn, thuận lợi ảnh hưởng đến kết quả thực hiện).
Phần nội dung Kiểm điểm những việc đã làm được, chưa làm được, những nguyên nhân, đánh giá, phương hướng.
Phần kết thúc Nêu những mục tiêu, nhiệm vụ mới, những biện pháp thực hiện với những kiến nghị, đề nghị sự hỗ trợ của cấp trên.
Soạn thảo và quản lý văn bản 40
Biên bản
Biên bản là hình thức ghi lại những sự việc, vụ việc đã hoặc đang diễn ra để làm chứng cứ pháp lý về sau Biên bản phải được ghi trung thực, khách quan, chính xác và đầy đủ Biên bản không thể ghi chép rồi chỉnh sửa mà phải được hình thành ngay khi sự việc đã hoặc đang diễn ra mới đảm bảo được tính chân thực.
Biên bản được phân thành những loại sau:
- Biên bản hội họp - Biên bản hành chính: biên bản mở đề thi, biên bản giao nhận,…
- Biên bản có tính pháp lý: biên bản phiên toà, biên bản vi phạm xây dựng,…
Về nguyên tắc ghi biên bản là ghi ý, tuy nhiên, người ghi biên bản cần phân loại khi tiếp nhận thông tin Nếu thông tin để biết thì chỉ cần ghi ý chính; nếu là thông tin quan trọng, thông tin để biết và thực hiện thì phải ghi đầy đủ, không được bỏ sót ý nào.
Trường hợp người phát biểu ý kiến yêu cầu ghi nguyên văn thì người ghi biên bản có thể sử dụng hình thức dẫn lời nói trực tiếp.
Cần tập trung lắng nghe và phải có trí nhớ tốt, vận dụng kỹ thuật ghi chép nhanh, có thể sử dụng các cách biến đổi câu trong tiếng Việt để có thể lựa chọn cấu trúc cân ngắn nhất mà vẫn đảm bảo thông tin được diễn đạt một cách đầy đủ và chính xác Có thể viết tắt một số từ thông dụng (UBND, TNHH,…)
Ghi biên bản thật đầy đủ và chính xác là công việc không dễ dàng ( đặc biệt là ghi biên bản cuộc họp hay lời khai nhân chứng) vì tốc độ nói bao giờ cũng nhanh hơn tốc độ viết Vì thế, nếu không có phương pháp, người ghi biên bản khó có thể theo kịp
Soạn thảo và quản lý văn bản 41
Quyết định
Quyết định là loại văn bản dùng để quy định hay định ra chế độ chính sách (quyết định quy phạm pháp luật) hoặc áp dụng cho chế độ chính sách 1 lần cho 1 đối tượng cụ thể (quyết định cá biệt).
Quyết định cá biệt dùng để tổ chức và điều chỉnh hoạt động của cơ quan, thường được sử dụng trong những trường hợp sau đây:
Quyết định ban hành các chế độ, chính sách trong cơ quan tổ chức như ban hành chế độ công tác, nội quy hoạt động.
Quyết định về công tác tổ chức nhân sự, lao động tiền lương (quyết định tăng lương, kỷ luật, cho thôi việc, bổ nhiệm,…).
Quyết định thành lập cơ quan đơn vị.
Quyết định về thực hiện các quyết định quản lý, sản xuất (thanh lý, kiểm kê).
Cấu trúc quyết định gồm 2 phần:
Căn cứ ban hành quyết định
Căn cứ thẩm quyền: phải được đưa vào trong quyết định như là 1 nguyên tắc chứng minh cho quyền của chủ thể pháp nhân được ban hành văn bản quyết định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ trong phạm vi chức năng và quyền hạn của mình.
Căn cứ áp dụng: là phần nêu cơ sở pháp lý sẽ sử dụng trong nội dung điều chỉnh Phải nêu các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến nội dung điều chỉnh như các văn bản luật, pháp lệnh, nghị định.
Soạn thảo và quản lý văn bản 42
GIẢI QUYẾT VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
Giải quyết và quản lý văn bản bao gồm những công việc như: quản lý sổ sách, văn bản, giấy tờ nội bộ Tổ chức giải quyết văn bản đến, giải quyết văn bản đi Tổ chức lập và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, sắp xếp lại tài liệu tại văn phòng
1 Nguyên tắc giải quyết và quản lý văn bản
Công tác văn thư liên quan chặt chẽ đến việc điều hành, quản lý ở cơ quan, nên giải quyết công tác văn thư nhanh chóng sẽ góp phần thúc đẩy các họat động chung của cơ quan Nếu công tác văn thư tiến hành chậm trễ sẽ làm ách tắc, cản trở tới guồng máy họat động chung, thậm chí mất ý nghĩa và hỏng việc của cơ quan Ngược lại, nếu giải quyết nhanh chóng sẽ thúc đẩy công việc thông suốt và có hiệu quả Việc giải quyết nhanh hay chậm văn bản ở cơ quan tùy thuộc vào khả năng tổ chức, quản lý công tác văn thư ở cơ quan đó.
- Chính xác về nội dung Nội dung văn bản phải đúng với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đã ban hành Đúng mục tiêu chiến lược, chức năng của mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp.
Văn bản phải có đủ cơ sở lý luận và thực tiễn trong một nội dung cụ thể Các văn bản khi ban hành có số liệu, chứng cứ trung thực và độ tin cậy cao, phải có nguồn rõ ràng.
Văn bản phải đảm bảo đúng đối tượng và yêu cầu.
Soạn thảo và quản lý văn bản 43
Soạn thảo và quản lý văn bản 44
Trong họat động của văn phòng nói riêng và của công ty nói chung, bao giờ cũng có những lọai thông tin “nhạy cảm” cần được bảo mật Có thể đó là vì lợi ích kinh doanh, do yêu cầu pháp lý, hoặc để bảo vệ tính riêng tư của cá nhân hay đơn vị liên quan.
Trong thời đại công nghệ thông tin văn phòng càng sử dụng hệ thống thông tin điện tử nhiều thì càng cần đến các hệ thống bảo mật chặt chẽ và tinh vi.
2.1 Nhiệm vụ của thư ký trong việc quản lý văn bản mật
Không được tiết lộ nội dung công văn mật và các lọai văn bản thuộc về nhân sự, các vấn đề quan trọng trong những người không có trách nhiệm biết Người nào làm việc gì biết việc đó, không tự tiện lục sóat công văn để xem xét ngòai phận sự của mình.
Phải có sổ theo dõi quản lý tài liệu mật nhận đến cũng như gửi tài liệu mật đi.
Sau giờ làm việc, tất cả mọi giấy tờ, sổ sách đăng ký và công văn lưu đều cất vào tủ có khóa cẩn thận Con dấu phải để ở ngăn kéo riêng và có khóa đặc biệt.
Phòng làm việc của bộ phận văn thư phải có quầy ngăn giữa khách giao dịch và cán bộ văn thư.
2.2 Gửi tài liệu mật đi
Việc vào sổ và chuyển giao công văn “mật” cũng làm theo những động tác cơ bản như công văn thường (xem phần 2.2 phía trước), nhưng cần chú ý thêm một số điểm dưới đây:
Vào sổ: Vào sổ “Tài liệu mật đi” riêng để theo dõi Sổ này phải ghi đầy đủ các cột mục như sau: ngày tháng, số và ký hiệu, tên lọai và trích yếu, mức độ mật, người ký, nơi nhận…
Trường hợp tài liệu “tuyệt mật”, người chuẩn bị văn bản phải lấy số công văn đi và đăng ký theo đúng các cột mục trong sổ, riêng cột trích yếu nội dung bỏ trống (ghi sau nếu người có thẩm quyền đồng ý), cho vào phong bì dán kín và làm các yêu cầu bảo mật trước khi đưa đến văn thư để làm thủ tục gửi đi.
Công văn “mật” gửi đi phải lập phiếu gửi và kèm theo với tài liệu để tiện kiểm tra, theo dõi Phiếu gửi phải có dấu đóng độ mật, độ khẩn theo như trong tài liệu vào góc phải, phía trên của tờ phiếu.
Tài liệu “mật” ngòai bì đóng dấu ký hiệu chữ “C” in hoa nét đậm mà không đóng dấu mật.
Làm bì: tài liệu mật gửi riêng với tài liệu thường Giấy làm bì phải dai, khó bóc,không thấm nước, không nhìn thấu qua được Tài liệu “tuyệt mật”, “tối mật” gửi bằng hai bì:
Soạn thảo và quản lý văn bản 45
Công tác lập hồ sơ
3.1 Những vấn đề chung 1.1 Khái niệm hồ sơ
Soạn thảo và quản lý văn bản 46
Hồ sơ là một tập hoặc một văn bản, tài liệu có liên quan với nhau nhằm phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể
- Hồ sơ công vụ (công việc) - Hồ sơ nguyên tác
- Hồ sơ trình duyệt - Hồ sơ nhân sự
3.2 Lập danh mục hồ sơ 3.2.1 Khái niệm
Danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan, doanh nghiệp cần phải lập trong năm được duyệt theo một chế độ nhất định
3.2.2 Các loại danh mục hồ sơ
- Danh mục hồ sơ tổng hợp - Danh mục hồ sơ theo đơn vị tổ chức
3.2.3 Các bước lập danh mục hồ sơ
- Xác định loại danh mục hồ sơ - Xây dựng đề cương phân loại - Dự kiến tiêu đề hồ sơ
- Đặt ký hiệu hồ sơ - Người lập hồ sơ - Thời hạn bảo quản TÊN CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
DANH MỤC HỒ SƠ CỦA…
SỐ VÀ KÝ HIỆU HỒ SƠ
… Bảng 5.1: danh mục hồ sơ
Bản danh mục hồ sơ này có……hồ sơ, bao gồm:
-…….hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn-…….hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài-…….hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời
Soạn thảo và quản lý văn bản 47
DUYỆT Địa danh, ngày…tháng…năm THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN (HOẶC CHÁNH VĂN PHÒNG)
Cột (1):Ghi số và ký hiệu hồ sơ Cột (2): Ghi tên đơn vị có hồ sơ Cột (3): Ghi thời gian bảo quản của hồ sơ Cột (4): Ghi họ tên người lập hồ sơ Cột (5): Ghi chú những điều cần thiết như hồ sơ chuyển tiếp sang năm sau, hồ sơ mật
Lập hồ sơ công việc là lập các hồ sơ phản ánh quá trình nghiên cứu theo dõi và giải quyết công việc hành ngày của mỗi cán bộ văn phòng
* Vai trò của công tác lập hồ sơ
- Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, quan trọng của công tác văn thư - Góp phần giữ bí mật thông tin
- Hạn chế lưu công văn giấy tờ vô dụng, bỏ sót văn bản có giá trị
* Yêu cầu của công tác lập hồ sơ - Hồ sơ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ cơ quan - Giá trị văn bản tương đối đồng đều
- Hồ sơ phản ánh hoạt động chính yếu - Văn bản có quan hệ logic
- Hồ sơ phải dc biên mục - Thuận lợi cho bảo quản, sử dụng
* Nội dung công tác lập hồ sơ hiện hành của cơ quan
- Lập bản danh mục hồ sơ - Mở hồ sơ
- Thu thập công văn, giấy tờ đưa vào hồ sơ - Sắp xếp thứ tự công văn, giấy tờ trong hồ sơ - Kết thúc hồ sơ
- Viết bìa hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào cơ quan lưu trữ
Câu 1: Anh/chị trình bày tổ chức công tác văn thư tại một đơn vị?
Câu 2: Anh/chị hãy nên nguyên tắc và thuật soạn thảo một số văn bản hành chính?
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
KHÁI NIỆM, VAI TRÒ VÀ TÍNH CHẤT CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1 Khái niệm
Công tác lưu trữ là giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị, hình thành trong hoạt động của cơ quan, các nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
Làm cơ sở thông tin phục vụ cho việc họach định và ra quyết định ở mọi cấp trong công ty.
Làm chứng liệu cho các quyết định và họat động đã thực hiện.
Góp phần tối ưu hiệu suất họat động của văn phòng (bằng các số liệu cập nhật, các báo cáo diễn biến mới nhất…).
Chia sẻ thông tin trong nội bộ và với các mối quan hệ liên kết, đối tác…
Cung cấp số liệu thống kê cho cơ quan quản lý.
Làm nguồn tham khảo cho các chương trình nghiên cứu, phát triển. Đáp ứng yêu cầu về lưu trữ theo qui định của pháp luật.
- Tính chất cơ mật- Tính chất khoa học- Tính chất nghiệp vụ
CÔNG TÁC THU THẬP BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1 Công tác thu thập
Hồ sơ, tài liệu lưu trữ nộp vào bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan phải là các hồ sơ, tài liệu về những công việc đã giải quyết xong Phải ghi số và làm mục lục các văn bản có ở trong hồ sơ.
Cán bộ, nhân viên làm các công tác công văn, giấy tờ và các cán bộ nhân viên làm các công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công
Chương VI: Công tác lưu trữ
54 văn, giấy tờ chỉ được giữ hồ sơ, tài liệu về những việc đã giải quyết xong trong thời gian nhiều nhất là một năm, kể từ ngày việc đó kết thúc; sau thời hạn một năm, phải đem nộp các hồ sơ, tài liệu đó vào bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan Khi giao nộp có thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
Khi tiếp nhận và bàn giao tài liệu phải có biên bản Danh mục hồ sơ tài liệu nộp lưu và biên bản được lập thành hai bản: một bản bên nộp lưu và một bản bên tiếp nhận giữ.
2 Bổ sung tài liệu lưu trữ
Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ là công tác sưu tầm, thu thập, hòan chỉnh thêm tài liệu vào các kho lưu trữ theo những phương pháp và nguyên tắc thống nhất.
Công tác bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ đòi hỏi phải được tiến hành thường xuyên, thiết thực và kịp thời Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong thực tế.
Giải quyết tốt vấn đề bổ sung tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối với ngành lưu trữ mà còn đối với nhiều ngành khác Tài liệu lưu trữ ngòai những ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, lịch sử… có tầm quốc gia, còn có giá trị thực tiễn cao đối với từng ngành, từng cấp và mỗi cơ quan đã sản sinh ra chúng Nếu để tài liệu mất mát, thất lạc, không tổ chức được việc bổ sung kịp thời thì thành phần phông lưu trữ sẽ ngày càng nghèo đi, khả năng phục vụ sẽ ngày càng bị hạn chế.
Các nguồn tài liệu bổ sung cho kho lưu trữ là:
Tài liệu hình thành trong họat động của các cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tổ chức kinh tế.
Tài liệu do các cơ quan thuộc chính quyền cũ để lại.
Tài liệu đang được bảo quản trong thư viện, viện bảo tàng.
Tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ.
Tài liệu đang được bảo quản ở các viện lưu trữ nước ngòai.
CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1 Khái niệm
Là sự kết hợp chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ để tổ chức khoa học các phông lưu trữ nhằm bảo quản và sử dụng chúng hiệu quả và toàn diện.
Nội dung của việc chỉnh lý là:
- Nghiên cứu biên soạn tóm tắt lịch sử cơ quan hình thành phông và lịch sử phông
Chương VI: Công tác lưu trữ
- Chọn và xây dựng phương án phân loại
Xây dựng kế hoạch chỉnh lý
- Khảo sát tài liệu - Thu thập bổ sung tài liệu - Viết lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông - Chọn và xây dựng phương án phân loại
- Viết bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý Tiến hành chỉnh lý
- Bàn giao hồ sơ phông (hoặc bộ phận phông) đã chỉnh lý - Đánh giá kết quả làm được
- Đánh giá ưu khuyết điểm của đợt chỉnh lý và kinh nghiệm rút ra
IV XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU 1 Khái niệm
Là việc nghiên cứu để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan và lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ những tài liệu có giá trị kinh tế, văn hóa, khoa học…Đồng thời, loại ra, hủy bỏ những tài liệu thực sự hết ý nghĩa, nhằm nâng cao chất lượng của kho lưu trữ.
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần phải đảm bảo:
Tính đồng bộ, toàn diện
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần phải đảm bảo:
- Tính chính trị - Tính lịch sử - Tính đồng bộ, toàn diện
- Tiêu chuẩn về nội dung tài liệu: nội dung là toàn bộ những vấn đề, sự kiện, hiện tượng, sự vật hoặc các nhân được ghi trong tài liệu
- Tiêu chuẩn đơn vị hành chính hình thành phông: là những cơ quan hoặc cá nhân.
- Tiêu chuẩn tác giả: là tên cơ quan đơn vị làm ra tài liệu.
- Tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin: thể hiện ở chỗ nội dung tài liệu này được lặp lại trong tài liệu khác; nếu có cả bản chính và bản sao có thể bỏ bản sao; nếu văn bản
Chương VI: Công tác lưu trữ
56 quản lý trùng thì giữ lại văn bản tốt nhất; nếu báo cáo tổng kết năm bao hàm báo cáo tháng, quý thì không cần giữ lại báo cáo tháng , quý.
- Các tiêu chuẩn khác: tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu; tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu; tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu, tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm hình thành tài liệu.
V THỐNG KÊ VÀ KIỂM TRA TÀI LIỆU 1 Khái niệm
Là sử dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu, tình hình cán bộ, hệ thống bảo quản.
Việc thống kê tài liệu lưu trữ cần: đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ; toàn diện, kịp thời, chính xác, triệt để; đảm bảo quan điểm tập trung, thống nhất.
- Sổ nhập tài liệu lưu trữ vào kho - Mục lục hồ sơ
- Sổ đăng ký mục lục hồ sơ - Báo cáo tổng hợp
- Sổ xuất tài liệu lưu trữ
VI BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1 Khái niệm
Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ.
Nội dung của bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm: Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ; trang thiết bị kỹ thuật bảo quản; xử lý kỹ thuật bảo quản; tổ chức tài liệu trong kho lưu trữ; tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ.
Việc xử lý kỹ thuật bảo quản được thực hiện bao gồm các biện pháp kỹ thuật chống hoặc hạn chế những ảnh hưởng của khí hậu, môi trường, côn trùng và các tác nhân khác Những công việc phổ thông nhất trong xử lý kỹ thuật là xử lý nhiệt độ, độ ẩm với các thiết bị chuyên dụng, khử trùng, khử axit để hạn chế hư hại tài liệu Do tác động của môi trường, nhiệt độ, ẩm độ, con người, trong kho lưu trữ còn thường xuyên phải xử lý bụi, nấm mốc và các tác nhân khác như chống mất mát tài liệu và tiết lộ thông tin đối với tài liệu còn giá trị mật.
2.1 Về xây dựng, cải tạo kho lưu trữ
Tùy theo khối lượng, quy mô hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ có
Chương VI: Công tác lưu trữ
57 diện tích phù hợp và đảm bảo điều kiện kỹ thuật, môi trường kho để bảo quản an toàn tài liệu của cơ quan, tổ chức mình.
Việc xây dựng kho lưu trữ cần nghiên cứu áp dụng, vận dụng theo quy định và hướng dẫn tại các văn bản: Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng; Công văn số 3626/UBND-VX ngày 29 tháng 6 năm 2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố về việc xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức; Hướng dẫn số 232/HD-SNV ngày 20 tháng 01 năm 2016 của Sở Nội vụ về một số nội dung về xây dựng, bố trí, cải tạo, nâng cấp kho lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức.
2.2 Trang thiết bị kỹ thuật bảo quản
Trang thiết bị, phương tiện bảo quản, quản lý hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ gồm có: Giá kệ, tủ, bìa, hộp, cặp theo tiêu chuẩn quy định tại Quyết định số 1687/QĐ- BKHCN ngày 23 tháng 7 năm 2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố tiêu chuẩn quốc gia; trang thiết bị vận chuyển tài liệu; thiết bị báo động, báo cháy, phòng chống cháy, phòng chống ẩm; hệ thống điều hòa không khí, quạt thông gió, máy hút ẩm, dụng cụ làm vệ sinh tài liệu, hệ thống camera quan sát,…
Trang thiết bị và phương án xử lý kỹ thuật giúp hạn chế các nguyên nhân gây hại tài liệu lưu trữ: Tài liệu lão hóa và tự hủy theo thời gian; ảnh hưởng của nhiệt độ không khí, độ ẩm, ánh sáng, bụi, côn trùng và các loại gặm nhấm, ; ảnh hưởng do điều kiện bảo quản và sử dụng tài liệu,…