Chương I: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG LÀ GÌChương này trình bày khái niệm về văn phòng, quản trị hành chính văn phòng vàcông tác tổ chức được bộ máy văn phòng giúp cho người học khái q
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG LÀ GÌ
VĂN PHÒNG
Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau tùy theo từng tình huống cụ thể, nhìn chung có những cách hiểu sau đây:
Văn phòng là đơn vị hành chính trong cơ quan, có chức năng thu thập và cung cấp thông tin, hỗ trợ và tư vấn cho lãnh đạo trong quá trình quản lý và điều hành Bên cạnh đó, văn phòng còn có nhiệm vụ bảo quản và lưu trữ chứng từ, hồ sơ, đồng thời đảm bảo tính bảo mật của thông tin.
- Văn phòng là trụ sở, là nơi làm việc của cơ quan, đơn vị; là địa điểm giao dịch của cơ quan đơn vị đó Ví dụ như: Văn phòng Bộ, văn phòng Ủy ban nhân dân…
- Văn phòng là phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo có vị trí cao như văn phòng nghị sĩ, văn phòng Kiến trúc sư, văn phòng luật sư…
Như vậy: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức.
2 Chức năng của văn phòng
Văn phòng có 2 nhóm chức năng:
- Nhóm chức năng tham mưu và tổng hợp: hoạt động tham vấn của công tác văn phòng; thống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý.
- Nhóm chức năng dịch vụ hậu cần: bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng có hiệu quả.
3 Nhiệm vụ của văn phòng
Văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
- Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình
- Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin
- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng
- Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng
- Tổ chức giao tiêp, đối nội, đối ngoại
- Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng
- Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của doanh nghiệp
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
1 Khái niệm quản trị hành chính văn phòng
Quản trị hành chính văn phòng có mục đích bao hàm quản trị chung, bao gồm các chức năng lập kế hoạch, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin trong một tổ chức.
2 Chức năng của quản trị hành chính văn phòng
- Hoạch định công việc hành chính
- Tổ chức công việc hành chính văn phòng
- Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng
- Kiểm soát công việc hành chính
- Dịch vụ hành chính văn phòng
TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
1 Hình thức, cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng
Có hai hình thức tổ chức: tập trung vào một địa bàn và tập trung theo chức năng
* Tập trung vào một địa bàn: nghĩa là mọi hoạt động hồ sơ văn thư đều phải tập trung tại một địa điểm duy nhất dưới quyền quản trị của nhà quản trị hành chính văn phòng.
Sơ đồ 1.1: Tập trung theo địa bàn Ưu điểm: dễ huy động nhân sự, dễ kiểm tra, dễ đào tạo huấn luyện, dễ sử dụng trang thiết bị, dễ nghiên cứu cải tiến thủ tục.
Nhược điểm: khó chuyên môn hoá, công việc thiếu chính xác, thiếu quan tâm đến tầm quan trọng của từng loại công việc và trì trệ do chuyển giao công việc.Vì vậy chỉ nên áp dụng hình thức này với các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá thể.
Moị công việc hành chính cho các bộ phận
*Tập trung theo chức năng: nghĩa là các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải đặt dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của nhà quản trị hành chính.
2.1 Bố trí các phòng ban
- Sắp xếp sao cho khi một tổ chức phát triển, chúng ta có thể dễ dàng thay đổi vị trí các phòng ban.
- Sắp xếp các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát nhau Mặc dù tất cả các bộ phận có quan hệ với nhau nhưng vài bộ phận có quan hệ nhiều hơn Ví dụ: Phòng họp nên ở gần phòng của các cấp quản trị thường hay sử dụng nó.
- Bố trí các bộ phận hay tiếp xúc với khách hàng hay với cơ quan bên ngoài ở gần lối ra vào, thang máy hoặc khu vực tiếp tân.
- Bộ phận nào cần tập trung suy nghĩ thì bố trí ở khu vực yên tĩnh.
- Tách các bộ phận cần bảo mật xa khỏi chỗ công cộng hoặc nhiều người hay lui tới.
Đối với thiết kế văn phòng, cần xem xét lối thoát hiểm và tình hình tài chính của công ty Loại ghế văn phòng nên có thể điều chỉnh độ cao, tựa lưng và dễ dàng xoay chuyển khi cần.
2.2 Các hệ thống văn phòng
2.2.1 Hệ thống văn phòng “mở”
Có nhiều lý do giải thích tại sao khuynh hướng ngày nay ít sử dụng phòng riêng, sau đây là một số lý do tiêu biểu:
- Phòng riêng chiếm từ hai đến mười lần diện tích dành cho một nhân viên làm việc tại khu vực trống trải.
- Phòng riêng làm cho công ty tăng chi phí nhiều hơn để trả tiền điện, ánh sáng, thông gió.
- Phòng riêng ít uyển chuyển trong thay đổi công việc, thay đổi vị trí.
- Nhược điểm lớn nhất khi sử dụng nhiều phòng riêng là khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc.
Tuy nhiên các công ty cũng sẽ có một số phòng riêng, thường là phòng dành cho các cấp lãnh đạo, cho các bộ phận cần tập trung hoặc cần bảo mật
Hình 1.1: Phòng làm việc có vác ngăn thấp Lợi điểm:
- Tiết kiệm chi phí, diện tích.
- Dễ giám sát quản lý.
- Thuận tiện trong việc giao tiếp giữa các nhân viên và công việc.
2.2.2 Hệ thống văn phòng “đóng”
Hệ thống này được ngăn cách bởi vách ngăn, tường cao, phân chia thành từng phòng riêng biệt. Ưu điểm:
- Bảo đảm yếu tố an toàn, bí mật của công việc.
- Bảo đảm tính riêng tư của mỗi nhân viên trong văn phòng.
- Phù hợp với công việc tập trung cao.
- Chi phí hành chính cao.
- Khó giám sát công việc, nhân viên.
Hình 1.2: Phòng làm việc có vách ngăn cao
2.2.3 Bố trí phòng làm việc của cấp lãnh đạo
Văn phòng làm việc của lãnh đạo cấp cao thường sẽ có: một phòng tiếp khách với cô thư ký hoặc tiếp tân, một phòng họp, phòng làm việc khác.
Hình 1.3: Phòng làm việc của lãnh đạo
2.2.4 Bố trí phòng họp chung
Phòng họp chung là một bộ phận văn phòng của cấp quản trị cao cấp Tuy nhiên, nó cũng được sử dụng cho các cấp quản trị khác, nhân viên và khách hàng Một thư ký sẽ chịu trách nhiệm lên lịch sử dụng các cuộc họp tại đây.
Hình 1.4: Phòng họp nội thất lớn và phòng họp nội thất nhỏ
3 Trang thiết bị văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng
3.1 Trang thiết bị văn phòng
Ngày nay, chiếc máy vi tính là vật dụng không thể thiếu được trong các văn phòng.
Nó giúp cho các thư ký trong việc sọan thảo các văn bản, thống kê, tính tóan… và lưu trữ, quản lý thông tin một cách tiện dụng và khoa học.
Máy tính còn đóng vai trò quan trọng trong việc trao đổi, cập nhật và tìm kiếm thông tin cần thiết với tốc độ cao Ngoài ra, việc gửi và nhận văn bản, tài liệu cũng diễn ra nhanh chóng và tiện lợi, giúp tiết kiệm chi phí tối đa.
Tùy theo qui mô và cơ cấu tổ chức của bộ phận hành chánh văn phòng mà có thể trang bị một hay nhiều máy và dung lượng máy cho các nhân viên.
Máy in laser là thiết bị không thể thiếu để kết nối với máy vi tính Đây là thiết bị rất cần thiết để đưa (truy xuất) những dữ liệu trong máy tính ra giấy để làm hồ sơ, chứng từ, văn bản giao dịch, quản lý…
Tùy vào qui mô họat động của từng cơ quan hay doanh nghiệp mà đơn vị trang bị những máy in để có thể in được những trang giấy khổ lớn như những mẫu biểu hoặc bản vẽ, bản thiết kế…
Máy scanner là thiết bị dùng để chụp (nhập) những dữ liệu dạng hình ảnh hoặc chữ viết vào máy tính một cách nhanh chóng để làm hồ sơ tài liệu vì ta không có file của những dữ liệu đó.
XÂY DỰNG QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
1 Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính văn phòng Để trở thành một quản trị hành chính văn phòng hay một nghiệp vụ chuyên biệt họ cần có trình độ học vấn và kinh nghiệm nhất định trong lĩnh vực của họ Nói một cách tổng quát quản trị hành chính văn phòng phải là người có đầu óc sáng tạo và là một nhà lãnh đạo.
Nhà quản trị hành chính văn phòng phải có đủ 12 tiêu chuẩn sau:
1 Là một trí thức được đào tạo có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng
2 Có khả năng gánh vác công việc và khả năng ủy thác trách nhiệm và quyền hành
3 Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng trong toàn công ty
4 Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mới
5 Có tính gần gũi, biết hòa mình, hòa đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên
6 Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn.
7 Phong cách lịch sự và ngoại giao.
9 Có óc sáng kiến và trí tưởng tượng
12 Khả năng nói để thuyêt phục được đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới, khách hàng. Thuật lãnh đạo là một quá trình có tính thuyết phục đối với các cá nhân trong một nhóm cùng nhau hợp tác để đạt mục tiêu Lãnh đạo là hòa hợp những mục tiêu riêng và mục tiêu chung Sự hòa hợp và thống nhất các quyền lợi đòi hỏi phải có một trình độ lãnh đạo cao.
2 Chức vụ của các cấp hành chính
- Phó/Trưởng phòng hành chính hoặc Phó/ Trưởng phòng xử lý văn bản hoặc Phó/ Trưởng phòng quản lý hồ sơ.
- Phó Giám đốc/ Giám đốc hành chính.
- Phó Tổng giám đốc hành chính.
3 Nhiệm vụ của thư ký
Nhiệm vụ của thư ký văn phòng có 4 nhóm nhiệm vụ:
Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời về các lĩnh vực được giao phụ trách là nhiệm vụ cốt lõi trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp.
- Biên tập văn bản, tổ chức sắp xếp, quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu.
- Tổ chức sắp xếp các hoạt động hành chính của doanh nghiệp.
- Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt động của doanh nghiệp.
4 Đặc điểm lao động của thư ký
- Bản chất lao động của thư ký là hỗ trợ, giúp việc.
- Hoạt động của thư ký được xác định trong phạm vi mối quan hệ trực tiếp và thường xuyên với nhà quản trị và các đồng nghiệp.
- Thách thức đặt ra đối với thư ký là những áp lực về công việc, thời gian và đôi khi là vấn đề tình cảm.
- Kết quả lao động của thư ký được đo thông qua sự đóng góp của thư ký vào kết quả lao động của thủ trưởng.
5 Tiêu chuẩn của người thư ký
5.1 Tiêu chuẩn về kỹ năng
- Kỹ năng tổ chức công việc một cách khoa học.
- Kỹ năng sử dụng thành thạo, sáng tạo các thiết bị văn phòng: điện thoại, photocopy, fax, computer…
- Kỹ năng giao tiếp tốt: nghe , nói, đọc, viết.
- Kỹ năng ghi chép nhanh, chính xác.
- Kỹ năng soạn thảo, biên tập văn bản.
- Kỹ năng lưu trữ văn bản.
- Kỹ năng điều hành công việc.
5.2 Tiêu chuẩn về kiến thức cơ bản
- Kiến thức về quản trị.
- Kiến thức về luật kinh doanh và các quy định của nhà nước.
- Kiến thức về kinh tế học.
- Kiến thức về toán học và kế toán.
- Kiến thức quản trị hành chính văn phòng.
5.3 Tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp
- Tính thẳng thắn: cởi mở trong công tác.
- Chân thành: chu đáo với mọi người.
- Nhanh nhẹn: kiên quyết, công bằng.
- Bền bỉ: chính xác, nhanh chóng.
Tóm lại: Thư ký phải được Thủ trưởng tin cậy và xứng đáng với sự tin cậy đó.
Câu 1: Anh/chị hãy trình bày chức năng và nhiệm vụ văn phòng?
Câu 2: Anh/chị hãy trình bày Chức năng của quản trị hành chính văn phòng?Câu 3: Anh/chị hãy trình bày cơ cấu tổ chức bô máy văn phòng?
THU THẬP, XỬ LÝ VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN TRONG NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG
Khái niệm thông tin
Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền tín hiệu, truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xãy ra cho nhiều người cùng biết.
Trong hoạt động quản lý, thông tin là sự phản ánh nội dung và hình thức vận động liên lạc giữa các đối tượng, yếu tố của hệ thống đó và giữa hệ thống đó với môi trường.
Vai trò của thông tin
- Thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của các cơ quan, doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu chung.
- Thông tin là cơ sở để ra các quyết định của các nhà quản lý.
- Thông tin là phương tiện đặc trưng của hoạt động lý.
- Thông tin vừa là đối tượng vừa là công cụ đắc lực của nhà quản trị, thể hiện
- Xây dựng và phổ biến các mục tiêu
- Tổ chức và quản lý các nguồn lực
- Lựa chọn, đánh giá bổ nhiệm cán bộ
- Lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn thực hiện kế hoạch
- Thông tin là một dạng tiềm năng cũng quan trọng như các dạng tiềm năng khác
- Thông tin là nhu cầu thường xuyên trong cuộc sống và của các cơ quan doanh nghiệp.
- Thông tin là của cải quý và đặt trong quản lý kinh tế - xã hội
- Thông tin làm phát triển dân trí
Phân loại thông tin
3.1 Phân loại theo cấp quản lý
- Thông tin từ trên xuống, đây là dòng thông tin đi từ những người ở cấp cao hơn xuống cấp thấp hơn trong tổ chức có phân cấp, Ví dụ như: các chỉ thị, các văn bản của cấp trên, các bài phát biểu.
- Thông tin từ dưới lên là những thông tin đi từ cấp dưới lên cấp trên.
3.2 Thông tin phải đảm bảo yêu cầu bí mật Đối với những tài liệu mật, theo qui định của nhà nước
3.3 Thông tin đảm bảo tính hiệu quả
Việc thực hiện nhiệm vụ thông tin không phải triển khai bằng mọi giá mà phải căn cứ vào yêu cầu, khai thác đúng về số lượng, chất lượng, chủng loại và thời gian Việc trang bị hệ thống máy móc, thiết bị hiện đại cho hoạt động thông tin cần cân nhắc đến giữa nhu cầu và khả năng sử dụng.
3.4 Thông tin phải chính xác
Thông tin là chất liệu để các nhà quản lý phân tích, đánh giá tình hình do đó phải đảm bảo tính chính xác của thông tin Nếu thông tin sai lệch sẽ làm làm cho kết quả phân tích không chính xác, từ đó quyết định có thể sai lầm, gây hậu quả xấu.
3.5 Thông tin phải đầy đủ
Thông tin đầy đủ mới mô tả trọn vẹn sự vật, hiện tượng, quá trình Nếu thông tin không đầy đủ làm cho nhà quản lý nhận biết sai hiện tượng, sự vật.
3.6 Tông tin phải kịp thời
Thông tin không kịp thởi thì sẽ không có giá trị trong việc ra quyết định, nhất là trong thời đại ngày nay các đơn vị đều chạy đua tìm kiếm thông tin thì tính kịp thời lại càng quan trọng.
3.7 Thông tin phải có tính hệ thống và tổng hợp
Thông tin không chỉ đòi hỏi đầy đủ về lượng mà còn phải được xây dựng theo hệ thống có loogic Cung cấp thông tin có hệ thống, mang tính tổng hợp, giúp cho nhân viên văn phòng tiết kiệm thời gian, chi phí.
TỔ CHỨC CÔNG TÁC THÔNG TIN TRONG NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG
1 Thiết lập kênh thông tin rõ ràng Để tránh sự quá tải thông tin đòi hỏi các nhà quản lý phải qui định, sắp đặt dòng thông tin bằng việc thiết lập các kênh thông tin rõ ràng Các kênh thông tin được thiết lập theo nguyên tắc: “câu thông tin” trong việc truyền tin cho cấp dưới Các nhà quản trị phải trả lời câu hỏi: “cấp dưới có cần thông tin này để thực hiện nhiệm vụ của họ một cách có hiệu quả không”
2 Sử dung nhiều kênh thông tin
Các nhà quản trị của các tổ chức có thể sử dụng nhiều kênh thông tin bằng việc giao nhiệm vụ cho những người hoặc các bộ phận khác nhau có trách nhiệm thu thập và phân tích các khía cạnh hoặc bộ phận thông tin nhất định Đay là biểu hiện của phương pháp phân cấp trong xử lý thông tin.
3 Tăng cường thông tin phản hồi
Thông tin phản hồi phải được thiết lập để các nhà quản trị biết được những thông điệp của họ có được hiểu, chấp nhận và thi hành hay không? Nếu người đưa tin hiểu được rằng thông tin mà họ truyền đi được nhận thế nào thì họ có thể sửa chữa những sai sót.
4 Sử dung nguồn ngôn ngữ đơn giản
Sử dụng ngôn ngữ phức tạp, thuật ngữ chuyên môn và đầy ẩn ý sẽ làm người nghe khó hiểu và hiểu sai lệch Do vậy người thông tin phải cân nhắc sử dụng từ ngữ rõ ràng, dễ hiểu Cách tốt nhất đẻ đơn giản hóa là đưa ra ví vụ minh họa Những tư tưởng phức tạp không chỉ khó hiểu mà còn khó nhớ.
5 Đầu tư cơ sở vật chất cho hoạt động thông tin
Việc xây dựng và lựa chọn phương án đầu tư phù hợp là nhiệm vụ quan trọng của mỗi doanh nghiệp, cần phải căn cứ vào tính chất hoạt động, điều kiện cụ thể để đảm bảo tính hệ thống, đồng bộ và hiệu quả.
Câu 1: Trình bày khái niệm thông tin, vai trò và phân loại thông tin.
Câu 2: Trình bày các bước trong quy trình xử lý thông tin
Câu 3: Trình bày quy trình tổ chức công tác thông tin.
HOẠCH ĐỊNH TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI NGHỊ, CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO NHÀ LÃNH ĐẠO
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỘI HỌP
1 Mục đích, ý nghĩa của hội họp, hội nghị
Hội họp, hội nghị là một yếu tố quan trọng trong cuộc sốn của doanh nghiệp Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được tư tưởng của nhiều người cùng lúc Là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình làm quyết định.
2 Khái niệm hội họp, hội nghị
Hội họp: là sự tập hợp của một số người ở một nơi để giải quyết các vấn đề chung, từ đó đưa ra những hành động cần phải thực hiện.
Hội nghị: là cuộc họp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan trọng, diễn ra theo quy định, thủ tục nhất định.
Các phương pháp tổ chức hội nghị:
- Phương pháp truyền thống: mời đại biểu họp tại các phòng họp hoặc trên hội trường.
- Các cuộc họp trực tuyến trên online, thông qua máy tính nối mạng.
- Phương pháp sử dụng cáp quang như cầu truyền hình, hội nghị từ xa.
3 Cách sắp xếp chỗ ngồi trong hội họp, hội nghị
Sắp xếp chỗ ngồi trong cuộc họp, hội nghị rất quan trọng vì nó thể hiện trình độ của nhà quản lý đồng thời gây ấn tượng tốt hoặc xấu đối với người tham dự. Để đảm bảo sắp xếp ngôi thứ trong các bàn tiệc, buổi lễ, hội nghị, người ta dựa vào một số các quy tắc Việc sắp xếp nên được nghiên cứu kỹ trước khi diễn ra sự kiện Có một số nguyên tắc cơ bản sau:
- Quy tắc bên phải trước, bên trái sau, gần trước, xa sau: Chủ nhân được xác định là vị trí quan trọng nhất Vị khách quan trọng số 1 được xếp ở bên phải chủ nhân, vị khách quan trọng số 2 được xếp ở bên trái chủ nhân và cứ thể xen kẽ nhau Quy tắc này có thể linh hoạt trên thực tế vì lý do thể chất (thuận tay trái) của khách hay vì một lý do tế nhị nào đó nhưng phải báo cho khách biết.
- Quy tắc căn cứ cấp bậc, tuổi tác, thâm niên, danh dự của khách: Người có cấp bậc cao hơn được xếp ở vị trí cao hơn; hai người có cùng cấp bậc thì người có thâm niên công tác nhiều hơn được xếp cao hơn; hai người có cùng cấp bậc, cùng thâm niên thì ai nhiều tuổi hơn được xếp cao hơn; nếu cả 3 tiêu chí giống nhau thì có thể căn cứ vào một số tiêu chí khác như danh tiếng, mức độ quan hệ…
- Quy tắc lịch sự với phụ nữ: Phụ nữ cùng cấp bậc với nam giới thì ưu tiên phụ nữ trước Phụ nữ không ngồi bịt đầu bàn, không ngồi giữa hai chân bàn Phu nhân của khách thì được xếp trước khách.
- Quy tắc tôn trọng khách nước ngoài: Khách nước ngoài được ưu tiên hơn khách địa phương nếu cùng cấp.
- Quy tắc xen kẽ: Xen kẽ khách trong nước và nước ngoài, nam và nữ, các cặp vợ chồng không nên ngồi gần nhau trong một bữa tiệc trừ trường hợp đồng chủ trì bữa tiệc.
* Chú ý: trong phòng họp và phòng tiệc, theo tập quán, chỗ ngồi danh dự thường là đối diện với cửa ra vào Nếu cửa ra vào ở về 1 bên, chỗ ngồi danh dự là ở phía đối diện với các cửa sổ Trong bữa tiệc chỉ có nam giới dự, chỗ ngồi danh dự là bên phải chủ tiệc.Nếu chủ tiệc muốn thể hiện sự quan tâm đặc biệt đối với 1 vị khách cấp cao, chủ tiệc có thể mời vị khách đó ngồi vào vị trí đối diện để cùng chủ trì bàn tiệc
HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP, HỘI NGHỊ
1 Hoạch định và tổ chức các cuộc họp nội bộ bình thường không nghi thức
Các cuộc họp nội bộ bình thường không nghi thức: họp nhân viên, họp ủy ban, họp thông báo…hầu hết là do các cấp quản trị trong cơ quan, doanh nghiệp triệu tập
Nhà quản trị phải huấn luyện thư ký chịu trách nhiệm các việc sau:
- Thông báo cho người tham dự
- Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn
2 Hoạch định và tổ chức cuộc họp trang trọng theo nghi thức
Hội nghị, hội thảo trang trọng, theo nghi thức là:
- Các cuộc họp có tính chất quan trọng
- Tập thể buộc phải đưa ra các quyết định có tính cách pháp lý mà tất cả các thành viên đều phải bị ràng buộc tuân theo.
Trách nhiệm của lãnh đạo:
- Xác định mục tiêu của cuộc họp (why)
- Xác định những nội dung cần phải giải quyết (what)
- Xác định thành phần tham dự (who)
- Xác định ngày tháng và thời gian tiến hành cuộc họp (when)
- Xác định địa điểm cuộc họp (where)
Trách nhiệm của thư ký và ban tổ chức:
- Lập kế hoạch chi tiết và nội dung hội nghị, hội thảo
- Chuẩn bị chương trình nghị sự
- Đề cử chủ tịch đoàn và thư ký đoàn
- Chuẩn bị các văn kiện, tài liệu
- Chuẩn bị dụng cụ nghe nhìn
- Chuẩn bị giấy mời và mời đại biểu
- Chuẩn bị kinh phí, quà tặng, tiệc chiêu đãi
- Đón và bố trí khách
- Theo dõi hội nghị, hội thảo
Trách nhiệm của người tham dự
- Phản hồi về khả năng tham dự
- Nghiên cứu chương trình nghị sự
- Nghiên cứu các tài liệu
- Chuẩn bị thông tin để thuyết trình, các ý kiến, các câu hỏi…
- Đón tiếp đại biểu: đảm bảo các nguyên tác xã giao
- Phân phát văn kiện tài liệu, văn phòng phẩm
- Quyết định chủ tịch đoàn và thư ký đoàn
- Khai mạc cuộc họp: Tiến hành nghi thức Nhà nước (nếu cần); giới thiệu chủ đề hội nghị, hội thảo; giới thiệu thành phần tham dự và các đại biểu, diễn văn khai mạc của chủ tọa.
- Tiến hành hội nghị, hội thảo:
- Những thủ pháp tiến hành hội nghị, hội thảo
2.3 Giai đoạn kết thúc hội nghị, hội thảo
- Thông qua các vấn đề được đưa ra từ đầu
- Diễn văn tổng kết của chủ tọa
Sau hội nghị, hội thảo
- Hoàn thiện các văn bản
- Tặng quà, chiêu đãi, tiễn khách
- Thanh quyết toán chi phí
- Tổ chức thực hiện các nghị quyết
- Rút kinh nghiệm hội nghị, hội thảo
Là các cuộc họp mà các thành viên vẫn ở tại địa điểm của mình, không phải đi xa. Theo dõi các bài thuyết trình qua phương tiện nghe nhìn tài phòng họp Ưu điểm: Giảm chí phí, thời gian di chuyển, tiết kiệm công sức
Nhược điểm: người trình bày chỉ thấy những người đang họp ở phòng của mình,cũng như người tham dự chỉ thấy người trình bày trên màn hình và người xung quanh.
HOẠCH ĐỊNH SẮP XẾP CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
1 Mục đích, phân loại chuyến đi công tác
Mục đích các chuyến đi công tác phải rõ ràng, có kế hoạch, không chồng chéo nhau về mục đích.
Thực hiện những nhiệm vụ đặt ra:
- Nắm bắt tình hình thực tế
- Học tập kinh nghiệm của đối tác trong và ngoài nước
- Tìm kiếm các cơ hội hợp tác và thực hiện các thỏa thuận, hoặc ký kết được các hợp đồng trong lĩnh vực kinh doanh, quản lý, sản xuất…
- Các chuyến đi công tác thường kỳ ở trong tỉnh, thành phố hoặc ngoài tỉnh, thành phố.
- Các chuyến đi công tác nước ngoài.
- Các chuyến đi công tác đột xuất.
2 Hoạch định, sắp xếp chuyến đi công tác
Khi Thủ trưởng đi công tác, thư ký phải biết hoạch định, sắp xếp các chuyến đi công tác gồm các hoạt động sau:
- Liên hệ với nơi đoàn đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ và làm việc của đoàn
- Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác
- Chuẩn bị tài liệu chuyên môn, phương tiện nghe nhìn
- Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn
- Giải quyết các thủ tục giấy tờ
- Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở nhà
- Kiểm tra chuyến đi phút chót.
3 Trách nhiệm của thư ký trong thời gian thủ trưởng vắng mặt
Trong trường hợp thư ký không đi cùng Thủ trưởng thì cần giải quyết các công việc sau:
Trách nhiệm của thư ký trước khi Thủ trưởng đi công tác
- Thực hiện công việc hoạch định và sắp xếp chuyến đi
- Dự buổi họp bàn giao của Thủ trưởng cho người được ủy nhiệm, nắm vững nội dung công việc của Thủ trưởng giao lại cho cấp phó.
- Ghi lại những công việc Thủ trưởng ủy quyền cho thư ký giải quyết và mức độ thẩm quyền giải quyết.
Trách nhiệm của thư ký trong khi Thủ trưởng đi công tác
- Làm việc với người được ủy thác xem công việc đã được thực hiện chưa
- Đối với công tác văn thư, hãy phân loại thư tín theo tầm quan trọng như: hồ sơ khẩn, hồ sơ những việc cần làm, hồ sơ thông báo…
Sau đó chuyển các văn thư trên đến cá nhân đã được ủy quyền xử lý hoặc bản thân tự xử lý.
Bảng 3.1: Sổ tóm tắt thư tín, văn thư, điện thoại
SẮP XẾP YÊU CẦU PHÁT SINH TRONG THỜI GIAN….VẰNG MẶT
Ngày tháng Nguồn/Mô tả Hoạt động đã thực hiện/Người giải
Hoạt động cần thực hiện/Ngày hết hạn quyết
Mô tả cụ thể thư tín, điện thoại, bản tưởng trình hoặc các cuộc viếng thăm
Trách nhiệm của thư ký khi Thủ trưởng trở về:
- Báo cáo tóm tắt diễn biến trong doanh nghiệp
- Trình bày những công văn, sách báo, thư từ cho Thủ trưởng
- Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh toán
- Soạn thảo thư cảm ơn những người đã gặp gỡ, tiếp xúc trong chuyến đi
- Lưu trữ các tài liệu, hồ sơ trong chuyến đi.
Câu 1: Trình bày khái niệm về hội họp, hội nghị, cách sắp xếp chỗ ngồi trong các cuộc họp, hội nghị, hoạch định cho các chuyến đi công tác
Câu 2: Trình bày tổ chức các cuộc họp thông thường, cuộc họp trang trọng
Câu 3: Trình bày lập kế hoạch cho các chuyến đi công tác sao cho hợp lý: chuẩn bị trước khi đi, giải quyết công việc sau khi đi về.
CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1 Khái niệm về công tác văn thư
Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản trong các cơ quan doanh nghiệp.
2 Yêu cầu của công tác văn thư
3 Ý nghĩa của công tác văn thư
- Giải quyết công việc của cơ quan đúng chế độ, nguyên tắc.
- Góp phần tiết kiệm công sức, tiền của
- Góp phần giữ gìn bí mật
- Giữ gìn được những tài liệu, thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý, lưu trữ văn bản.
TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN
1 Quản lý văn bản đến
1.1 Khái niệm văn bản đến
Tất cả các văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, doanh nghiệp được gọi chung là văn bản đến.
1.2 Quy trình quản lý văn bản đến
Bước 1: Kiểm tra, phân loại, mở phong bì văn bản
- Khi tiếp nhận văn bản nhân viên văn thư phải sơ bộ kiểm tra về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có); đối với văn bản mật phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Khi phát hiện thấy bì thư thiếu, bị hư hỏng hoặc văn bản đến trễ hơn thời gian ghi trên bì (đặc biệt với văn bản đóng dấu "hỏa tốc"), người tiếp nhận phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm Tùy theo tình hình thực tế, có thể lập biên bản xác nhận với người chuyển phát văn bản để đảm bảo tính khách quan và trách nhiệm trong quá trình xử lý văn bản.
- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, nhân viên văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản…; trường hợp phát hiện có sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Sau khi tiếp nhận, các văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
Loại không bóc bì gồm văn bản gửi cấp cao và đích danh, văn bản mật, văn bản gửi cấp ủy, đoàn thể Nếu văn bản liên quan đến công việc chung, người nhận có trách nhiệm chuyển cho văn thư đăng ký.
- Loại do nhân viên văn thư bóc bì, vào sổ chi tiết: gồm những văn bản ngoài bì đề tên cơ quan; văn bản không đóng dấu mật, không ghi rõ tên người nhận, những văn bản gửi các đơn vị chức năng của cơ quan.
Lưu ý đối với một số loại văn bản đặc biệt:
- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời
- Đối với công văn có dấu “mật” không được bóc và chuyển ngay cho người có trách nhiệm giải quyết và qua văn thư vào sổ “tài liệu mật đến” để theo dõi.
- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện.
- Đối với đơn, thư khiếu nại và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.
- Văn bản đến của tất cả các đơn vị đều được đăng ký tập trung tại văn thư, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của cơ quan như hoá đơn, chứng từ kế toán.
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu "Đến", ghi số đến và ngày đến để đảm bảo tính chính xác và dễ dàng quản lý Việc này giúp văn thư kiểm soát được thời gian và thứ tự đến của văn bản, tạo thuận lợi cho đối chiếu, tra cứu, theo dõi và quản lý văn bản hiệu quả Đối với những văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư, chúng sẽ không được đóng dấu "Đến" mà được chuyển trực tiếp cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết để tránh sự trùng lắp và tiết kiệm thời gian xử lý.
- Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (với văn bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc khoảng trống giữa tác giả và quốc hiệu.
Bước 3: Đăng ký văn bản đến
- Khi đăng ký văn bản, cần đảm bảo rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
- Văn bản đến ngày nào cần phải vào sổ và chuyển giao ngay ngày hôm đó Tùy theo lượng công văn của cơ quan mà dùng một hay nhiều sổ.
Bảng 4.1: Mẫu sổ văn bản đến
Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị hoặc người nhận
Cột 1: Ngày đến Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 05/02, 21/7 Cột 2: Số đến Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Tác giả Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đối với đơn, thư.
Cột 4: Số, ký hiệu Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.
Cột 5: Ngày tháng Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày, tháng, năm của đơn, thư Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/13, 31/12/13.
Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung Ghi tên loại (trừ công văn thì không phải ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó.
Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.
Cột 8: Ký nhận Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.
Cột 9: Ghi chú Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v )
Bước 4: Trình văn bản đến
Sau khi thực hiện các bước trên, trình văn bản cho Thủ trưởng cơ quan hoặc Chánh văn phòng xem xét, cho ý kiến.
Bước 5: Giao trách nhiệm giải quyết
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến.
- Căn cứ văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị, cá nhân giải quyết theo thời hạn của pháp luật quy định hay theo quy định của cơ quan.
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
- Dấu tên cơ quan, doanh nghiệp
- Các con dấu chỉ độ mật, độ khẩn
- Các con dấu chức danh, dấu họ tên người có thẩm quyền ký văn bản…
- Chỉ đóng dấu văn bản đúng thể thức, yêu cầu
- Văn thư tự tay đóng dấu
- Đóng dấu trùm lên 1/3 chữ ký lệch về phía trái
- Không đóng dấu khống chỉ
- Không đóng nhầm lẫn con dấu
- Không đóng trùm lên con dấu trước đóng bị mờ
Con dấu của cơ quan phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu Nhân viên văn phòng có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
- Mỗi cơ quan chỉ được dùng một con dấu pháp lý.
- Mực dấu sử dụng đúng quy định.
- Người giữ con dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
- Phải tự tay đóng dấu các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức.
- Chỉ được đóng dấu vào các văn bản giấy tờ khi có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Con dấu phải được bảo quản cẩn thận, mất phải báo cho người có trách nhiệm.
- Phải có giá để con dấu, không để dấu dơ bẩn.
CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ
Hồ sơ là một tập hoặc một văn bản, tài liệu có liên quan với nhau nhằm phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể
- Hồ sơ công vụ (công việc)
2 Lập danh mục hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bản liệt kê có hệ thống tên gọi các hồ sơ mà cơ quan, doanh nghiệp cần phải lập trong năm được duyệt theo một chế độ nhất định
2.2 Các loại danh mục hồ sơ
- Danh mục hồ sơ tổng hợp
- Danh mục hồ sơ theo đơn vị tổ chức
2.3 Các bước lập danh mục hồ sơ
- Xác định loại danh mục hồ sơ
- Xây dựng đề cương phân loại
- Dự kiến tiêu đề hồ sơ
- Đặt ký hiệu hồ sơ
TÊN CQ, TC CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
DANH MỤC HỒ SƠ CỦA…
Bảng 4.4: Mẫu bản danh mục hồ sơ
SỐ VÀ KÝ TIÊU ĐỀ HỒ THỜI GIAN NGƯỜI LẬP GHI CHÚ
Bản danh mục hồ sơ này có……hồ sơ, bao gồm:
-…….hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn
-…….hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài
-…….hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời
DUYỆT Địa danh,ngày…tháng…năm THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN (HOẶC CHÁNH VĂN PHÒNG)
Cột (1):Ghi số và ký hiệu hồ sơ
Cột (2): Ghi tên đơn vị có hồ sơ
Cột (3): Ghi thời gian bảo quản của hồ sơ
Cột (4): Ghi họ tên người lập hồ sơ
Cột (5): Ghi chú những điều cần thiết như hồ sơ chuyển tiếp sang năm sau, hồ sơ mật
Lập hồ sơ công việc là lập các hồ sơ phản ánh quá trình nghiên cứu theo dõi và giải quyết công việc hành ngày của mỗi cán bộ văn phòng
3.2 Vai trò của công tác lập hồ sơ
- Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, quan trọng của công tác văn thư
- Góp phần giữ bí mật thông tin
- Hạn chế lưu công văn giấy tờ vô dụng, bỏ sót văn bản có giá trị
3.3 Yêu cầu của công tác lập hồ sơ
- Hồ sơ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ cơ quan
- Giá trị văn bản tương đối đồng đều
- Hồ sơ phản ánh hoạt động chính yếu
- Văn bản có quan hệ logic
- Hồ sơ phải dc biên mục
- Thuận lợi cho bảo quản, sử dụng
3.4 Nội dung công tác lập hồ sơ hiện hành của cơ quan
- Lập bản danh mục hồ sơ
- Thu thập công văn, giấy tờ đưa vào hồ sơ
- Sắp xếp thứ tự công văn, giấy tờ trong hồ sơ
- Viết bìa hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào cơ quan lưu trữ
Câu 1: Trình bày khái niệm về công tác văn thư, tầm quan trọng và các yêu cầu cần thiết khi thực hiện công tác văn thư trong doanh nghiệp.
Câu 2: Trình bày cách tổ chức quản lý các loại văn bản trong doanh nghiệp: văn bản đi và đến, quản lý văn bản mật, văn bản điện tử Các loại con dấu và quản lý con dấu như thế nào cho đúng quy định của pháp luật.
KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Khái niệm văn bản
- Theo nghĩa hẹp: Là các loại giấy tở, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, gồm chỉ thị, thông tư, nghị định, báo cáo, thông báo, đơn từ…Ngày nay khái niệm này được dùng rộng rãi trong hoạt động quản lý điều hành của cơ quan, doanh nghiệp
Tin nhắn là vật mang thông tin được truyền từ chủ thể này sang chủ thể khác Nó có thể được ghi bằng nhiều hình thức ký hiệu hoặc ngôn ngữ, chẳng hạn như bia đá, chúc thư, câu đối hoặc băng ghi âm.
Phân loại văn bản
Phân loại văn bản là bước quan trọng hỗ trợ người biên soạn chọn loại văn bản phù hợp cho từng mục đích khác nhau Bởi lẽ, mỗi loại văn bản sở hữu nội dung và hình thức riêng biệt.
2.1 Phân loại theo loại hình quản lý
(Theo nghị định số 110/2004/NĐ-CP thì hệ thống văn bản chia thành các loại sau)
Văn bản quy phạm pháp luật:
Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật bao gồm:
- Hiến pháp, Luật do Quốc hội ban hành.
- Pháp lệnh, Nghị quyết do ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành.
- Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước.
- Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ, Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ.
- Quyết định, Chỉ thị, Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ.
- Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán tòa án nhân dân tối cao, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư của Viện trưởng Viện Kiểm soát nhân dân tối cao.
- Nghị quyết, Thông tư liên tịch giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, giữa các cơ quan nhà nước có thẩm quyền với tổ chức chính trị xã hội.
- Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp.
- Quyết định, Chỉ thị của UBND các cấp.
Văn bản quản lý hành chính:
Văn bản quản lý hành chính bao gồm những loại chủ yếu sau:
- Giấy biên nhận hồ sơ.
Văn bản phải chuyển đổi:
Văn bản phải chuyển đổi là loại văn bản mà để ban hành nó, bắt buộc phải ban hành
1 văn bản khác Thí dụ như: Quy chế, Nội quy, Quy định, Điều lệ.
2.2 Phân loại theo đặc trưng nội dung
Văn bản của các tổ chức chính trị xã hội: Là các văn bản của tổ chức Đảng, đoàn thể: thanh niên, phụ nữ, các hội,
Văn bản kinh tế là loại văn bản chứa đựng các nội dung liên quan đến kinh tế, kinh doanh Những nội dung này thường thấy trong các dạng văn bản như hợp đồng kinh tế, luận chứng kinh tế hoặc dự án đầu tư.
Văn bản kỹ thuật: Là những văn bản có tính kỹ thuật thuần túy như luận chứng kỹ thuật, định mức, tiêu chuẩn kỹ thuật,…
Văn bản ngoại giao: là những văn bản dùng trong lĩnh vực ngoại giao như: Công ước quốc tế, Hiệp ước, Hiệp định, …
Ngoài ra, còn có các loại văn bản khác như: Văn bản pháp lụât, văn bản an ninh,quốc phòng,…
THỂ THỨC CỦA VĂN BẢN
1 Khái niệm về thể thức văn bản:
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung, cần thiết phải có cũng như cách thức trình bày các thành phần thể thức trong một văn bản để đảm bảo tính thống nhất, tính pháp lý, nội dung và hiệu lực thi hành.
2 Thành phần của văn bản:
Quốc hiệu là tên nước và chế độ chính trị của Quốc gia.
Quốc hiệu được trình bày ở trên cùng trang đầu văn bản, ở giữa trang giấy hoặc chếch về bên phải tùy từng loại văn bản, được trình bày cụ thể như sau:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Dòng trên: Chữ in hoa, cở chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.
Dòng dưới: Chữ in thường, cở chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm, viết hoa chữ: Đ, T, H; giữa các cụm từ có dấu ngang nối; phía dưới có đường gạch liền nét độ dài vừa bằng dòng chữ.
1 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản bao gồm: Tên cơ quan ban hành văn bản, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có).
Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức, căn cứ theo văn bản thành lập hoặc quy định tổ chức bộ máy Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt các cụm từ thông dụng như UBND, HĐND Đối với văn bản do doanh nghiệp dân doanh ban hành (công ty cổ phần, công ty TNHH, doanh nghiệp tư nhân) thì không ghi tên cơ quan tổ chức nào cấp trên cơ quan ban hành văn bản.
Tên cơ quan viết tắt ngang hàng Quốc hiệu tại góc trái văn bản Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cở chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng Tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cở chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm Phía dưới có đường kẻ ngang nét liền có độ dài từ 1/3 đến ẵ độ dài dũng chữ,
TẬP ĐOÀN DỆT MAY VIỆT NAM
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHỆ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
2 Số, kí hiệu của văn bản
Số văn bản pháp luật, hành chính cấu thành bởi số thứ tự đăng ký và năm ban hành Số thứ tự đăng ký đánh liên tục theo loại văn bản do cơ quan ban hành trong năm Số này dùng chữ số Ả Rập, bắt đầu từ 01 vào đầu năm và kết thúc vào 31/12 hằng năm Năm ban hành ghi đầy đủ, không viết tắt.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cở chữ 13, kiểu chữ đứng, sau từ số có dấu “ : ”; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo; giữa các chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối không cách chữ.
Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan Nhà nước ban hành văn bản. a Số và ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật
Số: ……/Năm ban hành/ Tên viết tắt loại văn bản-Tên viết tắt cơ quan, tổ chức, chức danh Nhà nước ban hành văn bản.
Số: 02/1998/NQ-CPNghị quyết số 02 năm 1998 của Chính phủ.
Quyết định số 05 của Ủy ban Nhân dân. c Đối với công văn hành chính:
Công văn số 10 của Sở Công nghiệp do văn phòng Sở soạn thảo.
3 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản a Địa danh: Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thi xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người hoặc bằng chữ số thì phải ghi theo tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.
Văn bản của UBND phường Hiệp Bình Phước, TP.Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh: địa danh là Hiệp Bình Phước. b Ngày, tháng, năm ban hành văn bản:
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Ủy ban thường vụ Quốc hội, Hôi đồng nhân dân là ngày, tháng, năm văn bản được thông qua.
Ngày, tháng, năm văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành.
Lưu ý khi soạn thảo văn bản, đối với ngày, tháng có một chữ số (dưới 10) và tháng 1, 2, cần thêm số 0 ở phía trước để tránh việc chèn thêm số Tên địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản được in nghiêng với cỡ chữ từ 13 đến 15.
14, được trình bày phía dưới Quốc hiệu, lệch về bên phải, sau địa danh có dấu phẩy.
Tp Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng 02 năm 2010
4 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
Số: …… /Tên viết tắt loại văn bản-Tên viết tắt cơ quan, tổ chức, chức danh Nhà nước ban hành văn bản.
Số: …… / Tên viết tắt cơ quan, tổ chức, chức danh Nhà nước ban hành văn bản-Tên viết tắt đơn vị soạn thảo (nếu có)
Tên loại văn bản là tên goị của từng loại văn bản theo hệ thống văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính đều phải ghi tên loại, trừ Công văn Thí dụ: Nghị định, Báo cáo, Tờ trình… Tên loại văn bản được ghi bằng chữ in hoa, khổ lớn, chính giữa trang giấy, dưới điạ danh và ngày tháng năm.
Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản ảnh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản Trích yếu nội dung được trình bày ngay dưới tên loại văn bản Riêng đối với Công văn thì trích yếu nội dung được trình bày ngay dưới số và ký hiệu của văn bản.
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản, trong đó, các quy phạm pháp luật (đối với văn bản quy phạm pháp luật), các quy định được đặt ra; các vấn đề, các sự việc được trình bày.
Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 06
VĂN PHONG NGÔN NGỮ HÀNH CHÍNH CÔNG VỤ
Văn phong ngôn ngữ hành chính công vụ là khuôn mẫu thích hợp để xây dựng lớp văn bản, trong đó thể hiện vai trò của người tham gia giao tiếp trong lĩnh vực hành chính công vụ.
- Chức năng văn hóa, xã hội
- Chức năng khác: giao tiếp, thống kê…
- Tính chính xác, minh bạch
- Tính nghiêm túc, khách quan
- Cách sử dụng từ ngữ
- Phương pháp luận: diễn dịch hay quy nạp
5 Các yêu cầu về hành văn
Để đảm bảo nội dung rõ ràng và dễ hiểu, văn bản nên tập trung vào trọng tâm, sử dụng từ ngữ chính xác, tránh các cụm từ gây hiểu lầm hoặc mơ hồ Nên ưu tiên sử dụng các câu đơn có đầy đủ chủ ngữ, vị ngữ và các thành phần cần thiết.
- Ngắn gọn: không viết dài dòng khó hiểu, cần súc tích, chặt chẽ, trình bày thông tin logic với một hoặc một nhóm vấn đề
- Xác đáng: trong văn bản cần đảm bảo tính xác đáng của thông tin đưa ra đê tránh những kết luận sai lầm không đáng có Do đó, trước khi gửi cần đọc kỹ lại nội dung đã viết, tức là thực hiện hoạt động biên tập đối với văn bản một cách nghiêm túc.
- Hoàn chỉnh: tính hoàn chỉnh có liên quan mật thiết đến tính rõ ràng của thông tin. Để đảm bảo tính hoàn chỉnh mỗi câu cần bao hàm một ý nào đó nhất định.
- Lịch sự, nhã nhặn: văn phong không phù hợp (quá trịnh trọng hay quá thô lỗ, cộc lốc…) sẽ làm cho người khó chịu mất thiện cảm Vì vậy, người viết cần cẩn thận trong cách lựa chọn từ ngữ, giọng điệu cần thiết.
KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
- Nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp
- Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức
- Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định
- Văn bản phải đảm bảo tính khả thi
- Văn bản phải được trình bày bằng phong cách hành chính công vụ
2 Quy trình soạn thảo văn bản
Xác định mục đích ban hành văn bản là bước đầu tiên trong quá trình soạn thảo văn bản Mục đích này thể hiện rõ ràng những vấn đề mà văn bản sẽ giải quyết, hướng đến đối tượng cụ thể nào và mong muốn đạt được kết quả gì Việc xác định rõ mục đích sẽ giúp văn bản trở nên mạch lạc, tập trung và hiệu quả hơn trong việc truyền tải thông điệp đến người đọc.
Xác định nội dung và tên loại văn bản : Người soạn thảo văn bản cần xác định rõ vấn đề được trình bày, từ đó xác định mẩu trình bày của văn bản cần soạn thảo, trên cơ sở đó, người soạn thảo sẽ dựa vào bố cục của từng loại văn bản để xác định nội dung trình bày từng phần trong văn bản Việc xác định đúng mẫu văn bản cần soạn thảo sẽ giúp cho người soạn thảo tránh được lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày, khẳng định được giá trị pháp lý của văn bản.
Xác định đối tượng nhận văn bản : Người soạn thảo văn bản cần xác định đối tượng mà văn bản sẽ tác động đến để lựa chọn cách viết cho phù hợp.
Thu thập và xử lý thông tin : Cần tập hợp các thông tin, sau đó lựa chọn những thông tin cần thiết và chính xác; loại bỏ những thông tin không cần thiết, trùng lắp hoặc có độ tin cậy thấp.
Bước làm dàn bài và đề cương
Dựa trên cơ sở những thông tin đã thu thập được và mục đích của văn bản, người soạn thảo văn bản cần lựa chọn những thông tin để đưa vào từng phần trong cấu trúc mẫu của văn bản đã lựa chọn.
Dựa trên đề cương mẫu, người soạn thảo sẽ tiến hành viết thành văn từng phần từ trình bày thể thức đến nội dung văn bản.
Văn bản hình thành ở giai đoạn này goị là “bản thảo văn bản”, là bản được viết tay hoặc đánh máy.
Bước duyệt và ký văn bản
Khi bản thảo văn bản được viết xong, người soạn thảo phải trình bày lại thành bản sạch để trình duyệt Bản đươc duyệt goị là “bản gốc văn bản”.
Khi duyệt bản thảo, thủ trưởng hoặc người ủy quyền sẽ duyệt về các vấn đề sau: thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức của văn bản, nội dung văn bản so với mục đích ban hành đã xác định.
Trong văn bản được duyệt, người duyệt phải ghi ý kiến bốn nội dung: duyệt, số nhân bản để ban hành, ngày duyệt, chữ ký người duyệt Vị trí ghi ở phiá lề trái, dưới số và ký hiệu văn bản.
Bản gốc văn bản là văn bản hoàn chỉnh về nội dung và về thể thức, do các cơ quan hay tổ chức có thẩm quyền ban hành Bản gốc thường có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền cao nhất của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đó.
Bước hoàn chỉnh, ban hành và triễn khai văn bản
Từ bản gốc đã được duyệt, hình thành bản trình ký Bản trình ký phải tuyệt đối trung thành với bản gốc Trước khi trình ký, phải kiểm tra kỹ lưỡng văn bản vể thể thức, về nội dung, về lỗi diễn đạt.
Trình văn bản cho trưởng phòng hoặc thủ trưởng trực tiếp kiểm tra và ký tắt phía bên phải của thành phần thể thức ký trên bản trình ký.
Nhân bản trình ký đúng số lượng quy định.
Trình thủ trưởng hoặc được thủ trưởng ủy quyền ký chính thức. Đóng dấu lên chữ ký trên văn bản, đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số, ký hiệu và ngày tháng năm ban hành văn bản Văn bản khi đã hoàn chỉnh những khâu này goị là
Bản chính văn bản là văn bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức và được cơ quan, tổ chức ban hành Bản chính có thể được làm thành nhiều bản có giá trị như nhau Văn bản gốc được chuyển đến các cá nhân và các phòng ban có liên quan trong và ngoài cơ quan theo yêu cầu.
Sau khi triển khai văn bản, cần có kế hoạch theo dõi việc tổ chức thực hiện để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp với thực tế, rút kinh nghiệm trong việc ban hành văn bản mới.
SOẠN THẢO MỘT SỐ LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
- Nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp
- Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức
- Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quyền quy định
- Văn bản phải đảm bảo tính khả thi
- Văn bản phải được trình bày bằng phong cách hành chính công vụ
* Quy trình soạn thảo văn bản
Xác định mục đích của văn bản : Khi dự định ban hành một văn bản, cần xác định rõ văn bản ban hành nhằm giải quyết những vấn đề gì.
Xác định nội dung và tên loại văn bản : Người soạn thảo văn bản cần xác định rõ vấn đề được trình bày, từ đó xác định mẩu trình bày của văn bản cần soạn thảo, trên cơ sở đó, người soạn thảo sẽ dựa vào bố cục của từng loại văn bản để xác định nội dung trình bày từng phần trong văn bản Việc xác định đúng mẫu văn bản cần soạn thảo sẽ giúp cho người soạn thảo tránh được lỗi về thể thức và kỹ thuật trình bày, khẳng định được giá trị pháp lý của văn bản.
Trước khi soạn thảo văn bản, người viết cần xác định đối tượng mình muốn truyền tải để lựa chọn cách viết sao cho phù hợp Bởi vì đối tượng sẽ quyết định phong cách, ngôn ngữ, cấu trúc và nội dung của văn bản.
Thu thập và xử lý thông tin : Cần tập hợp các thông tin, sau đó lựa chọn những thông tin cần thiết và chính xác; loại bỏ những thông tin không cần thiết, trùng lắp hoặc có độ tin cậy thấp.
Bước làm dàn bài và đề cương
Dựa trên cơ sở những thông tin đã thu thập được và mục đích của văn bản, người soạn thảo văn bản cần lựa chọn những thông tin để đưa vào từng phần trong cấu trúc mẫu của văn bản đã lựa chọn.
Dựa trên đề cương mẫu, người soạn thảo sẽ tiến hành viết thành văn từng phần từ trình bày thể thức đến nội dung văn bản.
Văn bản hình thành ở giai đoạn này goị là “bản thảo văn bản”, là bản được viết tay hoặc đánh máy.
Bước duyệt và ký văn bản
Khi bản thảo văn bản được viết xong, người soạn thảo phải trình bày lại thành bản sạch để trình duyệt Bản đươc duyệt goị là “bản gốc văn bản”.
Khi duyệt bản thảo, thủ trưởng hoặc người ủy quyền sẽ duyệt về các vấn đề sau: thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức của văn bản, nội dung văn bản so với mục đích ban hành đã xác định.
Trong văn bản được duyệt, người duyệt phải ghi ý kiến bốn nội dung: duyệt, số nhân bản để ban hành, ngày duyệt, chữ ký người duyệt Vị trí ghi ở phiá lề trái, dưới số và ký hiệu văn bản.
“Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, về thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
Bước hoàn chỉnh, ban hành và triễn khai văn bản
Từ bản gốc đã được duyệt, hình thành bản trình ký Bản trình ký phải tuyệt đối trung thành với bản gốc Trước khi trình ký, phải kiểm tra kỹ lưỡng văn bản vể thể thức, về nội dung, về lỗi diễn đạt.
Trình văn bản cho trưởng phòng hoặc thủ trưởng trực tiếp kiểm tra và ký tắt về phiá bên phải của thành phần thể thức ký của bản trình ký.
Nhân bản trình ký đúng số lượng quy định.
Trình thủ trưởng hoặc được thủ trưởng ủy quyền ký chính thức. Đóng dấu lên chữ ký trên văn bản, đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số, ký hiệu và ngày tháng năm ban hành văn bản Văn bản khi đã hoàn chỉnh những khâu này goị là
"Bản chính văn bản" là văn bản hoàn chỉnh và chính thức, mang giá trị như nhau giữa các bản sao Sau khi ban hành, bản chính sẽ được chuyển đến các cá nhân và phòng ban liên quan trong, ngoài cơ quan, đáp ứng yêu cầu của họ.
Sau khi triển khai văn bản, cần có kế hoạch theo dõi việc tổ chức thực hiện để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp với thực tế, rút kinh nghiệm trong việc ban hành văn bản mới.
Công văn là hình thức văn bản không có tên loại cụ thể, là loại văn bản hành chính được dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của các cơ quan, tổ chức; giữa các cơ quan, tổ chức với công dân Căn cứ vào nội dung, công văn được chia thành:
- Công văn chất vấn, yêu cầu, kiến nghị, đề nghị;
- Công văn trả lời (phúc đáp);
- Công văn đôn đốc, nhắc nhở;
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Công tác lưu trữ là giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có giá trị, hình thành trong hoạt động của cơ quan , các nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
- Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh phông lưu trữ quốc gia và phông lưu trữ cơ quan.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả.
- Thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ.
- Xây dựng hệ thống lý luận khoa học về công tác lưu trữ.
- Xây dựng thống tổ chức thích hợp.
Nguyên tác quản lý công tác lưu trữ:
- Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
- Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật.
- Tài liệu phòng lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê.
TỔ CHỨC TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1 Tổ chức tài liệu lưu trữ
Là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, đơn vị vũ trang, các tổ chức chính trị, xã hội, doanh nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, văn hóa, khoa học, lịch sử…được đưa vào bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ để sử dụng vào mục đích phục vụ xã hội ,con người.
1.2 Các loại tài liệu lưu trữ
Bảng 6.1: Phân loại tài liệu lưu trữ
Tiêu chí phân loại Các loại tài liệu lưu trữ
Nội dung tài liệu đề cập đến - Tài liệu của các cơ quan, tổ chức của Đảng
- Tài liệu quản lý hành chính
- Tài liệu của các doanh nghiệp
Kỹ thuật chế tác tài liệu - Tài liệu viết trên giấy
- Tài liệu khoa học, kỹ thuật
Tác giả tài liệu - Tài liệu của Chính phủ
- Tài liệu của các Bộ
- Tài liệu của UBND Tỉnh, thành phố
- Tài liệu của HĐND Tỉnh, thành phố
- Lưu trữ hiện hành: là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức chủ yếu phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị Tổ chức bảo quản và sử dụng theo phông.
- Lưu trữ lịch sử: là tổ chức lưu trữ tài liệu phục vụ cho hoạt động chung của Nhà nước, toàn xã hội, cộng đồng Tổ chức bảo quản, sử dụng trong các kho, có bộ máy thực hiện các khâu nghiệp vụ.
CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ
1 Phân loại tài liệu lưu trữ
Là sự phân chia tài liệu thành các khối, các nhóm, các đơn vị bảo quản cụ thể căn cứ vào đặc trưng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó.
Giai đoạn phân loại Đặc trưng để phân loại Vận dụng thực tế để phân loại
1 Đặc trưng thời đại lịch sử
2 Đặc trưng ý nghĩa toàn quốc, địa phương
3 Đặc trưng lãnh thổ, hành chính
4 Đặc trưng ngành hoạt động
5 Đặc trưng vật liệu, kỹ thuật phương pháp chế tác
Kho lưu trữ trước CM tháng 8 Kho lưu trữ sau CM tháng 8 Kho lưu trữ Chính phủ Kho lưu trữ từng địa phương Kho lưu trữ Tỉnh, Thành phố Kho lưu trữ Huyện, Quận Kho lưu trữ Bộ Tài chính Kho lưu trữ Bộ Giáo dục đào tạo Kho lưu trữ tài liệu nghe nhìn Kho lưu trữ tài liệu kỹ thuật
1 Phòng lưu trữ cơ quan
2 Phòng lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ
Phòng lưu trữ UBND Tỉnh Phòng lưu trữ HĐND Tỉnh Phòng lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh
Phòng lưu trữ gia đình Phạm Ngọc Thạch
Phòng lưu trữ dòng họ Nguyễn Trãi
Là tài liệu không đủ thành lập một phòng lưu trữ
Phân chia tài liệu thành các nhóm
-Chọn phương án phân loại -Xây dựng phương án phân loại
Thời gian- cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức – thời gian Thời gian – ngành hoạt động Ngành hoạt động- thời gian
2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
2.1 Khái niệm về xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Là việc nghiên cứu để quy định thời hạn cần bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan và lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ những tài liệu có giá trị kinh tế, văn hóa, khoa học…Đồng thời, loại ra, hủy bỏ những tài liệu thực sự hết ý nghĩa, nhằm nâng cao chất lượng của kho lưu trữ.
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần phải đảm bảo:
- Tính đồng bộ, toàn diện
2.2 Các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu
- Tiêu chuẩn về nội dung tài liệu: nội dung là toàn bộ những vấn đề, sự kiện, hiện tượng, sự vật hoặc các nhân được ghi trong tài liệu
- Tiêu chuẩn đơn vị hành chính hình thành phông: là những cơ quan hoặc cá nhân.
- Tiêu chuẩn tác giả: là tên cơ quan đơn vị làm ra tài liệu.
- Tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin: thể hiện ở chỗ nội dung tài liệu này được lặp lại trong tài liệu khác; nếu có cả bản chính và bản sao có thể bỏ bản sao; nếu văn bản quản lý trùng thì giữ lại văn bản tốt nhất; nếu báo cáo tổng kết năm bao hàm báo cáo tháng, quý thì không cần giữ lại báo cáo tháng, quý.
- Các tiêu chuẩn khác: tiêu chuẩn thời gian, địa điểm hình thành tài liệu; tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu; tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu, tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm hình thành tài liệu.
3 Bổ sung tài liệu lưu trữ
3.1 Khái niệm bổ sung tài liệu lưu trữ
Bổ sung tài liệu lưu trữ vào các kho lưu trữ là công tác sưu tầm, thu thập, hoàn chỉnh thêm tài liệu vào các kho lưu trữ theo những phương pháp và nguyên tác thống nhất.
Nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ: tài liệu do các cơ quan, chính quyền cũ để lại; tài liệu được bảo quản trong thư viện, viện bảo tang; tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ; tài liệu ở các viện lưu trữ nước ngoài…
3.2 Tổ chức công tác bổ sung tài liệu
Xác định nội dung công tác bổ sung tài liệu:
- Xác định nguồn bổ sung tài liệu
- Quy định thành phần, nội dung tài liệu cần bổ sung Đảm bảo các yêu cầu bổ sung tài liệu:
- Phải thường xuyên, thiết thực, kịp thời
- Chú ý khả năng áp dụng trong phạm vi rộng, áp dụng các phương tiện kỹ thuật.
4 Thống kê tài liệu lưu trữ
4.1 Khái niệm thống kê tài liệu lưu trữ:
Là sử dụng các công cụ, phương tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm được chính xác số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu, tình hình cán bộ, hệ thống bảo quản.
Việc thống kê tài liệu lưu trữ cần đảm bảo được sự toàn vẹn, tức là giữ nguyên trạng tài liệu, không bị mất mát, hư hỏng hay thay đổi trái phép Đồng thời, thống kê phải toàn diện, tức là bao quát tất cả các tài liệu liên quan; kịp thời, tức là tiến hành thống kê ngay khi có sự kiện xảy ra; chính xác, tức là không có sai sót trong quá trình thống kê; triệt để, tức là thống kê đến tận cùng, không bỏ sót bất kỳ tài liệu nào Ngoài ra, thống kê tài liệu lưu trữ cần đảm bảo quan điểm tập trung, tức là bám sát mục đích thống kê và thống nhất, tức là có sự thống nhất trong quá trình thống kê các tài liệu.
4.2 Các công cụ thống kê tài liệu lưu trữ
- Sổ nhập tài liệu lưu trữ vào kho
- Sổ đăng ký mục lục hồ sơ
- Sổ xuất tài liệu lưu trữ
5 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
5.1 Khái niệm chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Chỉnh lý hồ sơ lưu trữ là sự kết hợp chặt chẽ, hợp lý giữa các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ, từ tiếp nhận, phân loại, lập danh mục, bảo quản, trích lục, phục hồi đến tiêu hủy hồ sơ lưu trữ Mục đích của việc chỉnh lý là tổ chức khoa học các phông lưu trữ, đảm bảo bảo quản và khai thác sử dụng hiệu quả, toàn diện các nguồn tài liệu lưu trữ.
- Nghiên cứu biên soạn tóm tắt lịch sử cơ quan hình thành phông và lịch sử phông
- Chọn và xây dựng phương án phân loại
Xây dựng kế hoạch chỉnh lý
- Thu thập bổ sung tài liệu
- Viết lịch sử đơn vị hình thành phòng và lịch sử phòng
- Chọn và xây dựng phương án phân loại
- Viết bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý
- Bàn giao hồ sơ phông (hoặc bộ phận phông) đã chỉnh lý
- Đánh giá kết quả làm được
- Đánh giá ưu khuyết điểm của đợt chỉnh lý và kinh nghiệm rút ra
6 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Quản lý tài liệu lưu trữ là quá trình bài bản, nhằm bảo đảm thông tin đầy đủ, kịp thời, phục vụ mục đích chính trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền, giáo dục, văn hóa, quân sự, ngoại giao và quyền lợi công dân.
Nội dung của tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
- Thông báo cho đối tượng có nhu cầu
- Cấp chứng nhận, sao lục, trích lục
Câu 1: Trình bày khái niệm về công tác lưu trữ: Chức năng, tính chất, nguyên tắc quản lý, trình bày về các khâu nghiệp vụ lưu trữ: Phân loại tài liệu, xác địng giá trị tài liệu, thống kê tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu.
Câu 2: Trình bày các khâu nghiệp vụ lưu trữ thích hợp với hoạt động của doanh nghiệp
Câu 3: Trình bày các nguyên tắc để quản lý tài liệu lưu trữ phù hợp.