tài liệu giảng dạy quản trị điều hành yến tiệc trường cao đẳng công nghệ tp hcm

Chương I: Khái quát chung về yến tiệc và quản trị yến tiệc 3khách đặt một thực đơn tiệc là khách sạn, nhà hàng bán được các món ăn đồng bộ trọngói.. Do kháchđược bố trí chỗ ngồi trong su

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ YẾN TIỆC

Song song với việc phát triển của nền kinh tế xã hội là sự nâng cao chất lượng cuộc sống của con người trong đó nhu cầu về thưởng thức ẩm thực ở mức cao là một trong những nguyên nhân khiến dịch vụ phục vụ ăn uống phát triển Các mối quan hệ xã hội trong sản xuất, kinh doanh, giao tiếp…đã tạo ra các sự kiện mà trong quá trình diễn ra sự kiện hoặc kết thúc một sự kiện bằng việc tổ chức các bữa ăn chiêu đãi long trọng, cao sang.

Về bản chất, tiệc là một hình thức ăn uống ở mức cao hơn bữa ăn bình thường về mọi mặt và thường gắn liền với một sự kiện dù lớn hay nhỏ Tiệc được xem là bữa ăn long trọng, thịnh soạn, lượng khách đông hơn, thực đơn tối thiểu từ 5 món trở lên và có chương trình nghi lễ được ấn định.

Ngày nay dịch vụ kinh doanh tiệc đã chiếm được chỗ đứng quan trọng trong dịch vụ ẩm thực Các khách sạn nhà hàng có đẳng cấp rất chú trọng về việc phát triển loại hình kinh doanh tiệc Có những doanh nghiệp chuyên tổ chức phục vụ tiệc mà hầu như không phục vụ bữa ăn thường ngày Điều đó chứng tỏ rằng loại hình dịch vụ tiệc đã có chỗ đứng trong làng ẩm thực Các khách sạn, nhà hàng ngày nay không chỉ phục vụ đơn thuần món ăn, đồ uống mà còn khéo léo khoác lên vai thực khách cái mác “đẳng cấp” khi đến ăn uống ở những bữa tiệc sang trọng.

Trong bối cảnh xã hội kinh tế phát triển, nhu cầu hưởng thụ dịch vụ tiện nghi của nhiều người đã thúc đẩy các chủ khách sạn và nhà hàng tìm kiếm sự độc đáo trong kinh doanh để thu hút khách hàng Do đó, loại hình kinh doanh tiệc đã ra đời.

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ QUẢN TRỊ YẾN TIỆC

Phân biệt rõ ràng giữa phục vụ và dịch vụ là điều quan trọng trong lĩnh vực ăn uống Phục vụ chỉ bao gồm những hành động của nhà cung cấp nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng Ngược lại, dịch vụ là kết quả của quá trình tương tác giữa nhà cung cấp và khách hàng, trong đó nhà cung cấp đáp ứng nhu cầu của khách hàng thông qua các hoạt động của mình.

Vì vậy, tiệc chính là một sản phẩm dịch vụ mà khách sạn, nhà hàng cung cấp cho khách hàng Sản phẩm dịch vụ này được tạo bởi các hoạt động cụ thể của nhân viên phục vụ nhằm đáp ứng những nhu cầu về ăn uống và một số nhu cầu khác cho khách.

Hoạt động "phục vụ tiệc" là sự tương tác giữa khách hàng và nhà cung cấp Không chỉ cung cấp thức ăn, đồ uống, dịch vụ phục vụ tiệc còn bao gồm nhiều hoạt động khác như bố trí, sắp xếp phòng tiệc và bàn tiệc.

Mỗi buổi tiệc cũng có những yêu cầu riêng phù hợp với mục đích, ý nghĩa của buổi tiệc đó Vì vậy, phục vụ tiệc chính là công việc phức tạp và là yếu tố chủ yếu tạo nên sự thoả mãn của khách hàng khi tiêu dùng dịch vụ này.

LỢI ÍCH CỦA KINH DOANH YẾN TIỆC

Tăng nguồn thu và lợi nhuận

Khi hoạt động kinh doanh buồng (phòng) cạnh tranh ngày càng gay gắt, một số khách sạn đạt công suất sử dụng buồng không cao, thì kinh doanh ẩm thực chiếm một vị trí quan trọng và là chiến lược nhằm tạo ra nguồn thu và lợi nhuận Trong đó đóng góp của dịch vụ tiệc là rất lớn, có khách sạn doanh thu này đạt đến 35% tổng doanh thu Kinh doanh dịch vụ tiệc là loại hình kinh doanh ẩm thực mà khách sạn hoặc nhà hàng chủ động định giá dựa trên đẳng cấp của doanh nghiệp, chi phí và chất lượng dịch vụ Thường thì giá cả những bữa tiệc do nhà cung cấp đưa ra, ít có sự mặc cả

Do quy mô tổ chức và phục vụ tiệc long trọng, hấp dẫn nên giá suất ăn, bữa ăn cao hơn nhiều so với bữa ăn bình thường, cộng thêm lượng khách tham gia bữa tiệc đông nên doanh thu có được từ phục vụ tiệc cao hơn Xuất phát từ đặc điểm của tiệc là thực đơn có nhiều món, nhiều đồ uống, đặc biệt là những món ăn và đồ uống đắt giá,cao sang, nên doanh thu và lợi nhuận có được từ dịch vụ này là rất lớn.

Chi phí đầu tư ban đầu thấp

Thực chất kinh doanh dịch vụ tiệc là một hoạt động trong hoạt động kinh doanh của nhà hàng, khách sạn Đối với các khách sạn có quy mô từ 50 buồng trở lên thường có bộ phận nhà hàng phục vụ khách ăn uống Tùy theo điều kiện về diện tích mà nhiều khách sạn thiết kế nhà hàng đủ diện tích để phục vụ các bữa tiệc dưới nhiều hình thức và lượng khách khác nhau.

Do có sự tính toán ban đầu khi thiết kế, nên chi phí đầu tư cho dịch vụ tiệc nằm trong chi phí đầu tư cho nhà hàng và chủ yếu đầu tư một lần sử dụng trong thời gian dài mới cần thiết đầu tư trở lại Những thiết bị đầu tư cho nhà hàng hay dịch vụ tiệc thường là thiết bị có chi phí không cao lắm, thời gian khấu hao nhanh, sau thời gian khấu hao vẫn có thể sử dụng nhiều năm.

Dễ kiểm soát giá thành

Giá của một thực đơn tiệc thường do nhà cung cấp lập ra Các khách sạn, nhà hàng lập ra nhiều thực đơn với những mức giá khác nhau Giá một bữa tiệc do sự lựa chọn của khách hàng nằm trong khung giá do nhà cung cấp quy định Giá của một thực đơn tiệc là giá trọn gói cho tất cả các món ăn có trong thực đơn, như vậy khi

Chương I: Khái quát chung về yến tiệc và quản trị yến tiệc 3 khách đặt một thực đơn tiệc là khách sạn, nhà hàng bán được các món ăn đồng bộ trọn gói Trong trường hợp khách hàng không đồng ý với tất cả các món trong thực đơn trọn gói thì họ có thể đề xuất sự lựa chọn của mình và khách sạn, nhà hàng sẽ tính lại giá của thực đơn tiệc phù hợp với các món ăn Khi tính giá thực đơn khách sạn, nhà hàng chủ động căn cứ vào chí phí phù hợp với đặc điểm riêng của mình Do vậy khách sạn, nhà hàng đã dự toán và kiểm soát được chi phí.

Một số thí dụ về thực đơn tiệc trọn gói:

Thực đơn 1 Đơn giá: 2.690.000VND/bàn 10 người

3/ Tôm sú bóc vỏ chiên ngự thiện

4/ Gà hấp lá chanh, xôi

5/ Đà điểu lúc lắc, khoai tây chiên

6/ Cá tai tượng chiên xù

Thực đơn 2 Đơn giá: 2.900.000VND/bàn 10 người

3/ Gà xối mỡ, xôi chiên

Thực đơn 3 Đơn giá: 2.890.000VND/bàn 10 người

2/ Tôm sú nướng muối ớt

3/ Gà hấp lá chanh, xôi gấc

4/ Bò sốt tiêu, bánh bao

Kinh doanh đảm bảo bằng hợp đồng

Một bữa tiệc được tổ chức thường có số đông khách tham dự với giá cả cao hơn bữa ăn bình thường, công việc trang trí tốn kém nên không thể giữa nhà tổ chức và khách hàng thỏa thuận với nhau bằng miệng mà phải có hợp đồng chính thức bằng văn bản Hợp đồng tiệc được lập sau khi hai bên đã thống nhất về các điều kiện và yêu cầu liên quan Thường thì hợp đồng do nhà tổ chức soạn sẵn và được điền các chi tiết của bữa tiệc vào bản hợp đồng đó Sau khi ký hợp đồng khách hàng được yêu cầu đặt cọc một số tiền theo quy định Một số khách sạn, nhà hàng yêu cầu khách hàng đặt cọc lần1khi hợp đồng được ký Sau đó từ 5 đến 7 ngày trước khi tiệc diễn ra người đặt tiệc đến báo lại chính thức số lượng khách hoặc điều chỉnh những điều cần thiết để nhà tổ chức tiến hành công tác chuẩn bị cho bữa tiệc Lúc này nhà tổ chức có thể yêu cầu khách hàng đặt cọc lần hai để khẳng định giá trị chắc chắn của hợp đồng.

Quảng bá thương hiệu

Xây dựng và quảng bá thương hiệu là yếu tố then chốt để các doanh nghiệp thành công trên thị trường Việc sở hữu một thương hiệu độc đáo và chiến lược quảng bá hiệu quả sẽ giúp các doanh nghiệp nổi bật, thu hút sự chú ý của khách hàng và tăng thị phần Các hoạt động quảng cáo dưới hình thức tổ chức tiệc sự kiện, triển lãm là những giải pháp hữu hiệu để nâng cao giá trị thương hiệu và gắn kết khách hàng Đây là những khoản đầu tư thiết yếu giúp các doanh nghiệp tạo dựng niềm tin và ấn tượng tốt đẹp về sản phẩm, dịch vụ của họ trong tâm trí khách hàng, từ đó thúc đẩy doanh thu và sự phát triển bền vững trong tương lai.

Quảng bá thương hiệu có nhiều hình thức nhưng hình thức rẻ tiền và hiệu quả nhất là thông qua các bữa tiệc Bởi vì thông qua những bữa tiệc thương hiệu của doanh nghiệp tức khách sạn, nhà hàng sẽ được nhiều người biết đến Tuy nhiên để quảng bá hiệu quả phải cần nhiều yếu tố để tạo nên một ấn tượng đẹp, hấp dẫn Tất cả các yếu tố cấu thành thương hiệu phải được kết hợp sinh động và hài hòa với nhau Nó phải truyền tải cùng một thông điệp, thể hiện cùng một phong cách, và cùng gây một ấn tượng đối với khách hàng Làm sao khi khách hàng nhìn thấy thương hiệu của bạn ở bất cứ đâu, trên đường phố, trong các cửa hiệu, đồ dùng văn phòng hay sách và tạp chí… nó đều tạo cho họ một cảm giác quen thuộc.

Những người đến dự tiệc là nguồn khách tiềm năng của khách sạn, nhà hàng Họ sẽ đặt tiệc với những doanh nghiệp nào họ yêu mến và có cảm giác tin cậy về năng lực kinh doanh Các doanh nghiệp đều mong muốn rằng khách hàng sẽ nghĩ đến doanh nghiệp khi họ có nhu cầu giao dịch kinh doanh và sẽ chọn doanh nghiệp làm đối tác.Một bữa tiệc được tổ chức hiệu quả sẽ là thông điệp bán hàng hướng tới khả năng thích ứng với khách hàng Sự tin tưởng của khách hàng luôn luôn có ý nghĩa quan trọng nhất đối với doanh nghiệp dịch vụ Những nhu cầu của họ cần được đặt lên hàng đầu Trong khi diễn ra và sau khi bữa tiệc kết thúc chúng ta cần phải lắng nghe những

Chương I: Khái quát chung về yến tiệc và quản trị yến tiệc 5 ý kiến phản hồi từ khách hàng và những người tham dự, biết rõ những lợi ích họ quan tâm tới, những lo lắng của họ là gì để tập trung vào các nhân tố này Hãy luôn linh động và thích nghi với các khách hàng, đừng mong đợi họ thích nghi với doanh nghiệp Và chúng ta cũng cần nhớ rằng nếu doanh nghiệp du lịch của chúng ta không đáp ứng các nhu cầu của khách hàng, thì một ai đó trong thị trường du lịch sẽ thay chúng ta làm tốt điều này Và như vậy thương hiệu của doanh nghiệp sẽ trở thành một điều dễ quên đối với khách hàng.

CÁC SỰ KIỆN TỔ CHỨC YẾN TIỆC

Tiệc ngồi

Tiệc ngồi là loại tiệc phổ biến ở Việt Nam và cả trên thế giới Tiệc ngồi thường nguyên tắc và phức tạp hơn tiệc đứng, khách sẽ được phục vụ những món theo thực đơn đã được thống nhất trước giữa chủ tiệc và khách sạn, nhà hàng.

Tiệc ngồi có những đặc điểm như sau:

-Thực đơn ăn, uống phong phú Được xem là một thực đơn tiệc, nếu tiệc đó có ít nhất 5 món ăn Tuy nhiên ngày nay ở Việt Nam một bữa tiệc ngồi thường có từ 6 đến

7 món Các món ăn được chế biến cầu kỳ từ những thực phẩm và cách chế biến khác nhau và trang trí đẹp mắt, hấp dẫn.

Các khách sạn và nhà hàng thường xây dựng thực đơn chọn sẵn với giá cố định theo từng thực đơn Thực đơn này có cấu trúc món ăn và dinh dưỡng cân đối, đáp ứng nhu cầu dinh dưỡng của thực khách.

-Thực đơn, thời gian phục vụ, chương trình nghi lễ được ấn định trước.

-Khách được mời ngồi hoặc bố trí chỗ ngồi trong bữa ăn

-Khách VIP có thẻ tên Để thuận tiện cho việc nhận biết chỗ ngồi, giao tiếp thuận lợi, những vị khách quan trọng được bố trí ngồi ở những vị trí trang trọng và có thẻ tên, ghi chức vụ hay học vị.

Trang trí, phục vụ sang trọng, chu đáo Tùy theo quy mô, tính chất mà mỗi bữa tiệc được trang trí với những hình thức khác nhau.

-Các món ăn được phục vụ theo thực đơn do chủ tiệc lựa chọn Thực đơn bữa tiệc được lựa chọn cố định và phục vụ theo trình tự từ các món khai vị đến các món chính và cuối cùng là các món tráng miệng, có nhân viên phục vụ tại bàn ăn Do khách được bố trí chỗ ngồi trong suốt bữa tiệc diễn ra, nên các món ăn và đồ uống được đội ngũ nhân viên phục vụ tại bàn ăn của khách Để bữa tiệc trở nên hấp dẫn hơn, nên phục vụ mỗi món ăn khách nhau bằng những loại hình phục vụ khác nhau.

-Thường tổ chức vào giờ ăn chính trong ngày (trưa từ 12h, tối từ 18h, đêm từ 21h)

Tiệc ngồi sang trọng hơn tiệc đứng vì khách được sắp xếp chỗ ngồi cố định, tạo sự thoải mái Các khâu trang trí, chương trình, nghi lễ đón tiếp và phục vụ trong tiệc ngồi cũng được chuẩn bị tỉ mỉ, hấp dẫn, nâng cao trải nghiệm của khách mời.

-Khách dự tiệc khó tiếp xúc với người quen do chỗ ngồi khác nhau.

Tiệc Buffet

Loại hình buffet là loại tiệc của phương Tây, bắt nguồn từ Thụy Điển ít ra phổ biến từ đầu thế kỷ XIX Song mãi đến năm 1939, từ buffet, từ tiếng Anh bắt đầu xuất hiện khi Thụy Điển tổ chức triển lãm về thực phẩm Thụy Điển ở New York, người Pháp đọc là buýp - phê.

Hiện nay, việc ăn buffet đã không còn xa lạ đối với mọi người Thế nhưng, hiểu buffet là gì để ăn cho đúng cách là điều không ít người băn khoăn, kể cả những người đã thấy, đã ăn.

Tiệc buffet là loại tiệc tự chọn có thể được tổ chức đứng hay ngồi Cái lợi của tiệc buffet là có thể phục vụ cho nhiều người cùng một thời gian, một diện tích so với tiệc ngồi.

Tiệc buffet luôn tạo cơ hội cho thực khách giao lưu, đặc biệt là trong những buổi tiệc mang tính xã giao Do đó, bữa tiệc thường kéo dài hơn so với các bữa tiệc thông thường.

Tiệc buffet là hình thức tiệc đứng hoặc tiệc kê bàn ghế tự do, cho phép khách tự lấy thức ăn từ quầy phục vụ Tiệc buffet tối (buffet dinner) và tiệc buffet trưa (buffet-lunch) đều sử dụng hình thức phục vụ này Tại tiệc buffet đứng, các món ăn được bày trên bàn tiệc, trong đó các món nóng được giữ ấm trong lồng hấp Khách có thể lấy thức ăn trực tiếp từ quầy, hoặc lấy thức ăn và tìm chỗ ngồi tại bàn đã được kê sẵn nếu có nhu cầu.

Một kiểu biến tấu thú vị là buffet kinh doanh Thay vì phải phục vụ khách hàng bằng nhiều món ăn khác nhau vừa tốn thời gian, vừa tốn nhân lực, một số nhà hàng kinh doanh theo nhiều dạng buffet trưa, buffet chiều, buffet sáng, buffet dạ tiệc Do là một tiệc theo kiểu phương Tây nên thức ăn cũng có các món đặc trưng, đa số là các món Tây, món Âu Tuy nhiên dần dần buffet cũng được biến thể thành tiệc của người việc như có những tiệc buffet chay, buffet ngọt, buffet các món Việt….

Tiệc Cocktail

Là loại tiệc sang trọng, nhẹ nhàng, tiệc cocktail thích hợp cho những buổi chiêu đãi họp mặt.

Tiệc cocktail đã ngày càng được phổ biến và trở thành một nét sống mới trong các nhà hàng, khách sạn lớn, sang trọng và nhẹ nhàng, một buổi tiệc cocktail thông thường là loại hình tiệc đứng, số lượng khách đông Trong các khách sạn, trong nhà hay trong sân vườn rộng là những không gian lý tưởng cho một buổi tiệc cocktail.Tiệc cocktail là loại tiệc đơn giản, thân mật, thưởng thức đồ uống nhiều hơn ăn,không đặt dao, muỗng, nĩa Thức ăn chủ yếu là đồ nguội và tất cả đều được cắt thành từng miếng vừa vặn Thông thường các bữa tiệc được tổ chức vào buổi trưa hay tối,với số khách tối thiểu 12 người, và từ 6 món trở nên.

Chương I: Khái quát chung về yến tiệc và quản trị yến tiệc 7

Tiệc cocktail không cần thiết phải có diện tích rộng, vì lượng khách dự tiệc thường không đông như những loại tiệc khác Nên xếp đặt khu vực thức ăn và thức uống riêng để khách dễ dàng chọn lựa Tuy đây là buổi tiệc đứng nhưng nên xếp vài chiếc ghế sát vách tường cho khách ngồi khi cần thiết Sử dụng loại bàn tròn, cao để khách có thể đặt thức ăn và đứng trò chuyện. Đặc điểm của tiệc cocktail là tiệc nhẹ với thức uống là các loại cocktail và thức ăn là các loại finger food (thức ăn dùng tay) Có ba loại cocktail cơ bản dùng trong tiệc: uống khai vị, uống giải khát (khi ăn) và uống sau khi ăn.

Cocktail khai vị thường là các loại có vị chua để kích thích vị giác Cocktail giải khát là loại được pha chế từ nước trái cây Uống sau khi ăn là loại cocktail có vị ngọt ngào, béo và giúp tiêu vị.

Tiệc trà, tiệc hội nghị

Tiệc trà (tea party): được coi là tiệc ngọt, có thể tổ chức vào buổi chiều hoặc buổi sáng (buổi chiều là phổ biến) Thực đơn tiệc trà nhẹ nhàng, đơn giản, gồm bánh kẹo, hoa quả, trà, cà phê, nước giải khát Tiệc này thường được xếp theo hình thức ngồi sa- lông Nội dung trong tiệc trà là để gặp gỡ, giao lưu, nói chuyện về những vấn đề văn hóa, xã hội, mỹ thuật.

Tiệc trà thường được tổ chức trong các sự kiện hội nghị, hội thảo hoặc các buổi tiếp khách ngoại giao của phu nhân quan chức Đây là loại tiệc nhẹ diễn ra trước khi sự kiện chính bắt đầu, với thực đơn chủ yếu gồm trà, cà phê, sữa, bánh ngọt và trái cây Nhân viên phục vụ tiệc trà có nhiệm vụ nhẹ nhàng như dọn dẹp đồ ăn dơ, phục vụ đồ uống tại chỗ cho khách.

Phòng họp được trang bị đầy đủ tiện nghi, đáp ứng nhu cầu tổ chức các sự kiện hội nghị từ quy mô nhỏ (12 người) đến lớn (hàng nghìn người) Chi phí dịch vụ hội nghị có thể được tính theo từng dịch vụ riêng lẻ hoặc trọn gói tùy theo nhu cầu cụ thể của khách hàng.

Giá trọn gói hội nghị bao gồm:

3/ Nước lạnh và kẹo bạc hà

4/ Bảng kẹp giấy, bảng viết, mic không dây

5/ Giải khát giữa giờ (trà, cà phê, bánh ngọt, và trái cây theo mùa)

6/ Ăn trưa/tối tự chọn

Cách bày bàn cho tiệc hội nghị không giống như tiệc buffet hay tiệc cưới, tiệc hội nghị mang tính chất thảo luận, gặp gỡ đàm phán nên phải chuẩn bị, bố trí bàn theo cách phù hợp nhất với tính chất buổi tiệc.

Cách set up cho phòng hội nghị như sau:

Lấy hai tờ giấy A4 có in logo khách sạn tròng lên nhau đặt ngay ngắn canh ngay giữa ghế ngồi đặt trên bàn, lấy cây viết đặt chéo lên tờ giấy bên phải đuôi viết đặt ngay dưới logo khách sạn để tạo ấn tượng, mũi viết sát mép giấy, giấy cách mép bàn khoảng nữa đốt tay Phía trên tờ giấy đặt hai miếng lót ly ngang nhau cách đều tờ giấy khoảng một đốt tay logo của lót ly ngay trước mặt khách Lót ly bên trái đặt nước suối, bên phải đặt ly nước úp xuống (nếu hội nghị bắt đầu ngày sau).

Trong những cuộc hội nghị lớn nhiều người sắp xếp ghế ngồi cho phù hợp với số lượng khách là đều quan trọng mà phải hợp tính thẫm mĩ có thể chia ra hai dãy hoặc ba dãy.

Quốc yến

Ngoài các loại hình trên, còn có Quốc yến là loại tiệc chiêu đãi Loại tiệc này là một loại hình hoạt động ngoại giao quan trọng và phổ biến Tiệc ngoại giao không những mang tính chất chính trị mà còn thể hiện tính văn hóa Tổ chức một bữa tiệc chiêu đãi khách là một dịp để bày tỏ sự trọng thị, mến khách nhằm tăng cường mối quan hệ và giới thiệu văn hóa ẩm thực. Đây là hình thức tiệc chiêu đãi trọng thể nhất Tiệc này thường do nguyên thủ quốc gia chiêu đãi trong các dịp nguyên thủ quốc gia nước ngoài đến thăm nhà nước,thăm chính thức hoặc những ngày quốc lễ quan trọng Quốc yến thường là tiệc ngồi,được tổ chức chu đáo, trọng thị; nhiều nước cử quốc thiều trước khi tiệc bắt đầu; thực đơn được lựa chọn kỹ lưỡng gồm những món ăn đặc sắc bao gồm món khai vị, súp,món chính, tráng miệng; đồ uống gồm rượu sâm- panh, rượu dân tộc truyền thống,rượu vang, rượu thơm (lúc kết thúc); phòng tiệc, bàn tiệc được sắp xếp trang trọng;thời gian tổ chức Quốc tiệc thường vào buổi tối, cũng có thể tổ chức vào buổi trưa,nhưng vào buổi tối trọng thị hơn; khách dự tiệc mặc trang phục sang trọng, lịch sự.

MỘT SỐ NHIỆM VỤ CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC QUẢN TRỊ YẾN TIỆC

Nhân viên quản lý

Nhân viên quản lý đóng vai trò hỗ trợ đắc lực cho giám đốc với tư cách là người giúp việc, tham mưu và cánh tay phải Họ thường xuyên giao lưu với các bộ phận và nhân viên để thảo luận cụ thể về dịch vụ tiệc Nhiệm vụ chính của nhân viên quản lý bao gồm:

-Lập kế hoạch, giám sát, tổ chức phục vụ bữa tiệc.

-Tiếp thị, giải quyết các yêu cầu của khách hàng đặt tiệc.

-Đặt ra các tiêu chuẩn phục vụ các món ăn, đồ uống cho nhân viên.

-Bố trí nhân viên phục vụ phù hợp với yêu cầu và tính chất của bữa tiệc.

-Chỉ đạo các trưởng nhóm chuẩn bị phòng tiệc, bàn tiệc chu đáo.

-Bố trí bàn tiệc., cách thức xếp bàn, lựa chọn loại bàn, dạng bàn tiệc phù hợp với tính chất bữa tiệc, phù hợp với thiết kế của phòng tiệc.

Chương I: Khái quát chung về yến tiệc và quản trị yến tiệc 9

-Lập kế hoạch, giám sát, tổ chức phục vụ bữa tiệc.

-Tiếp thị, giải quyết các yêu cầu của khách hàng.

Tổ trưởng phục vụ tiệc

Tổ trưởng phục vụ tiệc phụ trách trực tiếp nhân viên phục vụ và chịu sự chỉ đạo của nhân viên quản lý Tổ trưởng phục vụ là người đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động quản lý và hoạt động tác nghiệp Tổ trưởng phục vụ có những chức năng sau:

-Chịu trách nhiệm về nhân viên phục vụ.

-Chịu trách nhiệm về việc đặt bàn, bố trí bàn.

-Quan sát, chỉ dẫn nhân viên chuẩn bị phòng tiệc.

-Hỗ trợ nhân viên đặt bàn.

-Có kiến thức về thức ăn, đồ uống.

-Điều hành nhân viên phục vụ trong quá trình bữa tiệc diễn ra

Nhân viên bán hàng

Nhân viên bán hàng là người chịu sự chỉ đạo trực tiếp của nhân viên quản lý, chịu trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan đến bán hàng, cụ thể:

-Tiếp đón khách đến đặt tiệc

-Cung cấp thông tin về năng lực kinh doanh, các thông tin về điều kiện tổ chức tiệc, về các yếu tố liên quan đến các dịch vụ, sản phẩm của khách sạn, nhà hàng.

-Tiếp nhận các thông tin từ khách đặt tiệc và xử lý các thông tin đó trong chức năng được giao Trường hợp vượt quá khả năng báo cáo cấp trên xin ý kiến chỉ đạo hoặc xử lý.

-Thỏa thuận các điều khoản với khách hàng đến đặt tiệc như thực đơn, giá cả, dịch vụ kèm theo, cách thức trang trí phòng tiệc, v.v….

-Soạn thảo hợp đồng tiệc Thường thì hợp đồng tiệc đã được khách sạn nhà hàng in sẵn theo mẫu thống nhất.

-Nhân viên bán hàng tiếp nhận và thỏa thuận các điều khoản với khách hàng và điền vào hợp đồng.

Khi khách hàng đưa ra yêu cầu thay đổi hợp đồng, nhân viên bán hàng sẽ điều chỉnh thông tin liên quan theo nhu cầu của khách và quy định của khách sạn, nhà hàng Trong vòng 5-7 ngày trước khi sự kiện diễn ra, khách hàng có thể yêu cầu điều chỉnh một số nội dung như số lượng khách, thay đổi thực đơn, Lúc này, nhân viên bán hàng sẽ điều chỉnh hợp đồng và báo cáo cho cấp trên để đảm bảo tính chính xác và thống nhất thông tin giữa hai bên.

-Sau khi đã ký hợp đồng với khách hàng, nhân viên bán hàng báo cáo cấp trên về hợp đồng tiệc.

-Thông báo cho các bộ phận liên quan khi có những yêu cầu liên quan đến những bộ phận đó.

Nhân viên đón tiếp khách

Nhân viên đón tiếp khách dự tiệc thường là nhân viên phục vụ của bộ phận nhà hàng Trong kế hoạch phục vụ bữa tiệc họ được bố trí làm công tác tiếp đón khách đến dự tiệc, thực hiện các hoạt động theo kế hoạch đón tiếp của nhân viên quản lý, Tổ trưởng phục vụ tiệc Chức năng cơ bàn của nhân viên đón tiếp bao gồm:

-Chào đón khách đến dự tiệc theo kế hoạch Có mặt tại vị trí đón tiếp 10 phút trước giờ khách đến.

-Thực hiện nghi lễ đón tiếp theo kế hoạch đã định.

-Hướng dẫn khách vào phòng ăn và về bàn ăn đối với những nhân viên đón tiếp trong phạm vi phòng tiệc.

-Thông tin cho quản đốc về tình hình khách đến dự tiệc như tỷ lệ khách đến dự tiệc theo giờ quy định là bao nhiêu?

Nhân viên phục vụ tiệc

Nhân viên phục vụ tiệc thường là nhân viên phục vụ ăn uống của khách sạn, nhà hàng Nhân viên phục vụ tiệc có những nhiệm vụ như sau:

-Chịu sự chỉ đạo của tổ trưởng phục vụ và nhân viên quản lý.

-Thực hiện công tác chuẩn bị phòng tiệc như làm vệ sinh phòng tiệc, vệ sinh dụng cụ, đặt bàn tiệc…

-Đón tiếp và hướng dẫn khách vào phòng tiệc, bàn tiệc.

-Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ phục vụ món ăn, đồ uống có trong bữa tiệc.

Nhân viên kỹ thuật

Nhân viên kỹ thuật thường là nhân viên phụ trách về thiết bị âm thanh, ánh sáng, điện, điện tử của khách sạn, nhà hàng Nhiệm vụ chính của nhân viên kỹ thuật là:

-Dự trù thiết bị kỹ thuật cần cho bữa tiệc.

-Lắp đặt các thiết bị kỹ thuật điện, âm thanh, ánh sáng.

-Chịu trách nhiệm về hoạt động của thiết bị kỹ thuật trong suốt thời gian bữa tiệc diễn ra.

Nhân viên thu ngân

Nhân viên thu ngân là nhân viên kế toán của nhà hàng hay bộ phận tiệc Nhiệm vụ chính của nhân viên thu ngân liên quan đến những công việc sau:

-Tổng hợp hàng hóa khách đã sử dụng trong bữa tiệc

-Lập hóa đơn thanh toán

-Thu tiền khách thanh toán cho bữa tiệc

-Lập báo cáo doanh thu

Chương I: Khái quát chung về yến tiệc và quản trị yến tiệc 11

1.Tại sao các khách sạn, nhà hàng hiện nay rất chú trọng việc khai thác loại hình kinh doanh phục vụ tiệc?

2.Những loại hình tiệc nào phổ biến nhất hiện nay?

3.Nêu đặc điểm của các loại tiệc đó?

4.Trình bày trách nhiệm của những người làm công tác quản lý đối với hoạt động kinh doanh tiệc?

5.Cho biết những sự kiện nào thường gắn liền với nhu cầu tổ chức tiệc?

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH YẾN TIỆC

XÁC ĐỊNH KHÁCH HÀNG MỤC TIÊU CỦA THỊ TRƯỜNG KINH DOANH ĂN UỐNG

ĂN UỐNG Để xác định khách hàng mục tiêu của thị trường kinh doanh ăn uống chúng ta cần phải xác định được các đặc điểm của khách hàng như về nhân khẩu học thì cần phải xác định các thông tin về độ tuổi, giới tính nơi sinh sống Về phong cách sống thì cần xác định các thông tin về nghề nghiệp, lối sống, xu hướng chi tiêu, sở thích, thói quen mua sắm (họ thường mua khi nào? Mua như thế nào? Qua kênh nào? ) hay cách sử dụng sản phẩm/ dịch vụ về ăn uống (họ sử dụng các dịch vụ ăn uống tại nhà hàng hay mang về, có hay sử dụng dịch vụ thức ăn nhanh không, xu hướng dinh dưỡng trong ăn uống như thế nào Có thường xuyên đi ăn nhà hàng hay không, nếu đi thì đi một mình hay đi với ai Họ mong đợi gì về các dịch vụ tại nhà hàng Để xác định được khách hàng mục tiêu của thị trường kinh doanh ăn uống thì cần phải thu thập thông tin khách hàng càng nhiều càng tốt để có thể xây dựng được hồ sơ về khách hàng, thông qua đó có thể hiểu hơn về khách hàng và hiểu làm thế nào để có thể tiếp cận với khách hàng hơn Và để xác định khách hàng mục tiêu và chinh phục khách hàng thì chúng ta cần tìm hiểu cảm xúc và những yếu tố tâm lý của khách hàng để từ đó xây dựng các sản phẩm nhà hàng sao cho phù hợp với khách hàng Để làm được điều đó cần xây dựng các persona.

Persona được hiểu là các nguyên mẫu về một loại khách hàng mang các đặc tính tâm lý chung để từ đó doanh nghiệp sẽ xây dựng các chiến lược sản phẩm sao cho phù hợp với các đặc tính tâm lý của khách hàng Ví dụ: khách hàng mục tiêu của nhà hàng đó là nhân viên văn phòng thì một bảng persona cần phải nghiên cứu các thông tin sau:

Chương II: Kế hoạch tổ chức và điều hành yến tiệc 13

PERSONA- CHÂN DUNG CỦA KHÁCH HÀNG

“ Nhu cầu về nhà hàng có không gian rộng rãi, sạch sẽ, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, có thể tổ chức được các loại tiệc có quy mô lớn như tiệc Banquet, tiệc cưới, tiệc hội nghị.

- Sinh sống: Hồ Chí Minh

- Nhân viên kinh doanh du lịch

- Trở thành một nhà thiết kế du lịch và điều hành du lịch nổi tiếng trên thế giới

- Đi du lịch khắp các tỉnh thành tại Việt Nam và khám phá tất cả mọi nơi trên thế giới

- Không cần lo lắng thu nhập tài chính sao khi ra trường

HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH LO LẮNG

- Thường phải làm báo cáo, thiết kế các chương trình du lịch, hội nghị khách hàng vào buổi tối

- Thường xuyên đến công ty làm việc

- Có xe máy và thích khám phá các quán ăn, nhà hàng có dịch vụ tiệc mới hoạt động

- Thu nhập hàng tháng: khoảng 40 triệu

- Rất quan tâm đến các vấn đề chi tiêu

- Thích chi tiêu bằng thẻ.

Thích mua các sản phẩm giảm giá của nhà hàng

- Không thể chi trả các khoản chi tiêu.

- Lo sợ bị béo phì khi ăn nhiều các chất tinh bột, dầu mỡ

- Không thể hoàn thành các báo cáo các chương trình tour, các sự kiên mới lạ cho khách hàng

TRÊN INTERNET CÁC NHÀ HÀNG TÌM

KIẾM CÁC YẾU TỐ BỊ ẢNH HƯỞNG

- Facebook là một phần của cuộc sống

- Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản khác trên các ứng dụng xã hội như: Zalo, Instagram,

- Thường xuyên tìm kiếm các

Coupon và khuyến mãi, thích các trải nghiệm mới lạ

Các thương hiệu nhà hàng, trung tâm hội nghị ưa thích

- Nhà hàng FKC, nhà hàng

Sanfulou, nhà hàng Sumo BBQ,

Nhà hàng Haidilao, cửa hàng thức ăn nhanh McDonald’s

- Nhà hàng chuyên tổ chức hội nghị: White Palace, Đông

- Một nơi sạch sẽ, thoải mái để cùng bạn bè ăn uống, họp mặt học tập

- Thích đến nhà hàng vừa ăn vừa xem Facebook vừa làm việc, thích nhà hàng trang bị ổ cắm nhiều chấu để sạc pin điện thoại và laptop.

-Giá cả phải chăng Có nhiều khuyến mãi và ưu đãi

- Nhà hàng phải luôn tạo ra các trải nghiệm mới lạ.

- Tìm kiếm các nhà hàng có quy mô cho các sự kiện lớn như Chương trình tri ân khách hàng, Chương trình tiệc tất niên cho các công ty của khách hàng,

- Bạn bè và đồng nghiệp, người yêu và gia đình.

- Tin tức trên mạng xã hội v.v

Từ persona, các doanh nghiệp nhà hàng sẽ có rất nhiều thông tin về khách hàng.Qua đó nắm được các đặc điểm đặc trưng nhân khẩu học, sự nghiệp, thu nhập và cách chi tiêu, quan điểm sống, thương hiệu nhà hàng yêu thíchv.v Tất cả các thông tin này đều có ích cho việc xác định khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp kinh doanh nhà hàng, giúp cho nhà hàng thấu hiểu hơn về khách hàng của mình Giúp cho các nhà hàng đưa ra các sản phẩm dịch vụ và ăn uống và hội nghị tới khách hàng một cách phù hợp và hiệu quả nhất.

XÁC ĐỊNH GIÁ CẢ CHO CÁC LOẠI YẾN TIỆC

Một trong khâu quan trọng tiếp theo là xác định ngân sách của chủ tiệc Cần làm việc với chủ tiệc để xác định rõ họ chỉ đặt phần đồ ăn, đồ uống hay bao gồm trọn gói các dịch vụ khác trong suốt bữa tiệc Khi dự toán ngân sách để tránh việc thiếu hụt đồ ăn, thức uống gây ấn tượng không tốt cho khách mời, cũng không nên để đồ dư thừa lãng phí, thâm hụt ngân sách Việc xác định trước số lượng khách mời để chuẩn bị một lượng vừa đủ không có gì là quá khó khăn, chúng ta cần dự trù trước khoản dự phòng cho những khoản có thể phát sinh Chi phí hoạch toán phải bao gồm khoản cố định và khoản phát sinh ngoại trừ tiền thực phẩm và chi phí phục vụ.

Dự trù ngân sách trong tổ chức tiệc hay bất kỳ một sự kiện nào là nhân tố mang tính quyết định Khách hàng thường không bao giờ cung cấp cho nhà tổ chức một ngân sách chính xác, họ thường dựa vào giá cả do khách sạn, nhà hàng đưa ra để dự tính số tiền họ có thể chi trả Vì vậy, cần xác định những gì họ đang quan tâm nhất, những gì họ muốn tập trung vào, từ đó đưa ra một kế hoạch ngân sách phù hợp với họ Khoản chi phí lớn nhất thông thường trong một kế hoạch về ngân sách là ăn uống, khấu hao cơ sở vật chất và chi phí cho giải trí (ca múa nhạc, biểu diễn nghệ thuật, ) cũng là một khoản chi phí đáng kể.

ĐÀM PHÁN VÀ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG

Công việc đàm phán thực chất là công tác tư vấn và thỏa thuận, thống nhất với khách hàng về những thông tin liên quan đến tổ chức tiệc Công việc này do thư ký bộ phận tiệc thực hiện với những nội dung sau:

-Thương thảo với khách hàng về yêu cầu và cách thức tổ chức.

-Tư vấn cho khách hàng vế thực đơn, số bàn ăn cần đặt, giá cả…

-Soạn thảo hợp đồng, sau khi đã thống nhất với khách hàng, nhân viên bán hàng ghi các thông tin vào hợp đầng mẫu in sẵn.

-Trình nhân viên quản lý xem xét tính hợp lý, hợp pháp, đầy đủ của hợp đồng.

-Nhân viên quản lý ký nháy và trình Giám đốc ký.

-Hợp đồng được lập thành 03 bản, 01 bản gửi cho khách hàng, thư ký giữ 01 bản để theo dõi và 01 bản chuyển cho phòng kế toán.

-Hướng dẫn khách hàng đặt cọc tiền lần thứ nhất.

-Hẹn khách từ 5 đến 7 ngày trước khi tiệc diễn ra đến điều chỉnh số bàn cần đặt và đặt cọc lần hai (nếu cần thiết theo quy định nội bộ của khách sạn hoặc nhà hàng).Trường hợp khách hàng không chịu đặt cọc theo quy định của khách sạn, nhà hàng, nhân viên bán hàng báo cáo với Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo Sau khi có ý kiến của Giám đốc mà khách vẫn không chịu đặt cọc thì hợp đồng được hủy bỏ.

Chương II: Kế hoạch tổ chức và điều hành yến tiệc 15

LẬP KẾ HOẠCH PHỤC VỤ YẾN TIỆC

Để bữa tiệc được tổ chức thành công mỹ mãn, cần có bản kế hoạch tổng thể Một bản kế hoạch tổng thể sẽ cho chúng ta biết được:

- Kết quả đạt được trong tương lai thông qua mục tiêu đặt ra trong kế hoạch đó.

- Tư duy có hệ thống để tiên liệu các tình huống quản trị.

- Phối hợp mọi nguồn lực của doanh nghiệp hữu hiệu hơn.

- Tập trung vào các mục tiêu và chính sách của doanh nghiệp.

- Nắm vững những nhiệm vụ cơ bản để phối hợp với các vị trí quản lý khác.

- Sẵn sàng ứng phó với những thay đổi môi trường kinh doanh.

- Biết rõ làm việc gì? Ai làm? Khi nào làm? Làm ở đâu? Làm như thế nào?

- Là yếu tố quan trọng để đảm bảo bữa tiệc thành công

- Giúp nhà tổ chức khái quát toàn bộ nội dung hoạt động của bữa tiệc

- Thấy trước được những công việc phát sinh mâu thuẫn

- Nhà tổ chức tiệc có thể giải quyết những mâu thuẫn đó ngay từ khâu lập kế hoạch.

- Giúp nhà tổ chức cân nhắc tất cả các phương án thực hiện

- Xác định được nhu cầu về tài chính đối với các phương án.

- Giúp nhà tổ chức quán triệt được mục đích, nhiệm vụ, nội dung và những hoạt động, biện pháp cụ thể, và tổ chức thực hiện chúng.

Như vậy, việc lập kế hoạch có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với tất cả các nhà quản trị, cho dù họ ở vị trí nào trong tổ chức doanh nghiệp Người ở vị trí cao thì lập kế hoạch dài hạn, kế hoạch chiến lược, người ở vị trí thấp thì lập kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch cụ thể, kế hoạch tác nghiệp.

Ngoài ra việc lập kế hoạch tổ chức phụ vụ yến tiệc cũng cần bảo đảm đầy đủ chi tiết những nội dung sau đây:

-Kế hoạch cơ sở vật chất, thiết bị

-Kế hoạch nguyên vật liệu

-Kế hoạch tập hợp các nguồn lực

TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH PHỤC VỤ YẾN TIỆC

1 Tổ chức thực hiện, giám sát công việc

Quản lý và điều hành nhân viên trong suốt quá trình chuẩn bị và diễn ra bữa tiệc góp phần quyết định đến thành công và chất lượng của bữa tiệc.

Để đạt mục đích quản lý và điều hành hiệu quả, cần đảm bảo nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ của mình, cách thức thực hiện và mức độ kết quả mong muốn Các nhà quản trị cần thực hiện các bước cụ thể để hướng dẫn nhân viên hoàn thành quy trình phục vụ tiệc một cách chuyên nghiệp.

-Thiết lập những mục tiêu cụ thể đối với từng công việc Trước hết nhân viên phải được bố trí công việc phù hợp, cụ thể.

-Người quản lý phải đưa ra những chỉ dẫn, động viên để thúc đẩy nhân viên thực hiện công việc có hiệu quả.

-Mỗi tổ, nhóm hay cá nhân phải được giao trách nhiệm rõ ràng khi thực hiện các nhiệm vụ Các nhà quản trị phải có phương pháp quản lý hợp lý đối với mỗi cá nhân trong mỗi nhiệm vụ khác nhau.

Bộ phận quản lý tiệc phải ghi nhớ những thông tin liên quan của bữa tiệc, lập bảng kiểm tra dựa trên kế hoạch tổ chức tiệc.

-Tổ chức buổi họp đầu ca để hướng dẫn, truyền đạt thông tin cho nhân viên.

-Tổ chức việc thực hiện theo các yêu cầu, chỉ thị của quản lý.

-Trước khi bữa tiệc diễn ra phải kiểm ra việc chuẩn bị thức ăn và đồ uống.

-Đối chiếu tình hình hoạt động với mục tiêu đề ra và đánh giá kết quả.

-Kiểm tra số lượng khách thực tế = Tổng số khách theo hợp đồng – Số ghế trống hiện tại.

-Xác định thời gian phục vụ các loại thức uống và thức ăn.

-Giám sát quy trình phục vụ theo kế hoạch.

-Theo dõi, chỉ đạo diễn biến đúng kế hoạch.

-Lưu ý số khách đến muộn.

-Giải quyết các sự việc phát sinh liên quan một cách kịp thời.

-Phối hợp với các bộ phận khác thực hiện công việc.

2 Giải quyết những vấn đề phát sinh

Trong các buổi tiệc, không ít trường hợp phát sinh những vấn đề ngoài kế hoạch, gây cản trở cho nhân viên phục vụ, người quản lý tiệc và đôi khi là cả khách mời.

Một số vấn đề thường phát sinh là:

-Số lượng khách tăng hơn dự kiến.

-Khách đến muộn hoặc không đến

Chương II: Kế hoạch tổ chức và điều hành yến tiệc 17

-Thiếu thức ăn, đồ uống.

-Khách không hài lòng với chất lượng phục vụ.

-Và các vấn đề khác.

Khi có vấn đề phát sinh ngoài ý muốn, bộ phận quản lý tiệc phải nắm chính xác thông tin từ nhân viên, từ khách hàng để có hình thức xử lý phù hợp Có những vấn đề cần trao đổi, xin ý kiến chủ tiệc Như khách đến muộn hay có khách ăn kiêng chẳng hạn

ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH PHỤC VỤ YẾN TIỆC

Quy trình phục vụ yến tiệc rất quan trọng nên việc hoàn thiện quy trình phục vụ là vấn đề luôn cần được xem xét Tuy nhiên, quy trình phục vụ yến tiệc cần có nhiều thời gian điều tra nghiên cứu, xây dựng, trong khi nhu cầu khách hàng và trình độ phát triển kinh tế, công nghệ thay đổi rất nhanh nên không thể tránh những hạn chế nhất định Do đó các đơn vị kinh doanh dịch vụ yến tiệc phải luôn hết sức cố gắng, luôn luôn chú ý đến từng chi tiết dù là nhỏ nhất trong quá trình phục vụ khách hàng nhằm thỏa mãn nhu cầu quan trọng nhất cũng như những mong đợi của khách hàng về dịch vụ của nhà hàng Để khách hàng luôn luôn tin tưởng và lựa chọn dịch vụ của nhà hàng. Nhân viên quản lý cần phải giám sát, hỗ trợ chặt chẽ các nhân viên của mình cũng như linh hoạt xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình phục vụ khách hàng. Nhằm đảm bảo cho bữa tiệc được diễn ra được thuận lợi và thành công tốt đẹp.

1.Tại sao phải lập kế hoạch tổ chức tiệc?

2.Kế hoạch tổ chức tiệc phải phản ảnh được những nội dung gì?

3.Khi nhận đặt tiệc, cần chú trọng và dựa trên những nguyên tắc nào để đảm bảo ký được hợp đồng tổ chức tiệc?

QUẢN LÝ CHI PHÍ VÀ DOANH THU YẾN TIỆC

QUẢN LÝ CHI PHÍ

Quản lý chi phí là một phần của các chiến lược tăng trưởng kinh doanh nhằm không những cắt giảm chi phí mà còn tạo ra các ưu thế cạnh tranh rõ rệt trên thị trường.

Các nhà quản lý cần phải nắm các thông tin về chi phí để ra quyết định Tính toán, kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân quỹ và tính giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ Việc kiểm soát chi phí của doanh nghiệp không chỉ là bài toán về giải pháp tài chính, mà còn là giải pháp về cách dùng người của nhà quản trị Đây chính là vấn đề sống còn của doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập.

Hiện nay, giải pháp thông thường mà các doanh nghiệp áp dụng là cắt giảm các khoản chi phí, duyệt gắt gao từng khoản chi và liên tục nhắc nhở nhân viên tiết kiệm chi phí Tuy nhiên, cuối cùng, hiệu quả kiểm soát chi phí vẫn không đạt được như mong đợi của doanh ngiệp và nhân viên cho là giám đốc “keo kiệt” Đặc biệt, vấn đề doanh nghiệp, nhất là những khách sạn, nhà hàng quy mô nhỏ, thường hay gặp phải hiện nay là sự nhầm lẫn giữa việc kiểm soát chi phí với cắt giảm chi phí và sự lúng túng trong xây dựng ý thức tiết kiệm ở nhân viên.

Sau mỗi bữa tiệc các nhà quản trị phải đánh giá, phân tích các báo cáo chi phí cũng như có cách ứng xử thích hợp với nhân viên trong việc kiểm soát chi phí, đưa ra các chế độ thưởng phạt hợp lý.

1 Dự toán chi phí nguyên vật liệu thức ăn

Chi phí thức ăn là loại chi phí trực tiếp và biến đổi theo mức hoạt động tăng giảm Nghĩa là một bữa tiệc có số lượng khách đông sẽ có chi phí thức ăn cao và ngược lại Đối với một bữa tiệc, chi phí thức ăn chính là chi phí nguyên vật liệu bao gồm chi phí thực phẩm và các phụ liệu để chế biến thành món ăn Chi phí này chiếm tỷ trọng cao nhất trong tất cả các chi phí.

Khách sạn, nhà hàng phải xác định tỷ lệ chi phí nguyên vật liệu trong giá bán hay giá tiền một suất ăn khách đặt cho bữa tiệc Chi phí này còn gọi là chi phí tiêu chuẩn nguyên liệu. Để xác định chi phí nguyên vật liệu thức ăn, cần tiến hành các bước như sau:

Bước 1: Dự toán doanh thu thức ăn bữa tiệc

Doanh thu thức ăn là tổng số tiền dự kiến thu được từ việc cung cấp món ăn cho bữa tiệc.

Chương III: Quản lý chi phí và doanh thu yến tiệc 19

Doanh thu thức ăn = Số suất ăn x Giá suất ăn

Bài tập 1: Khách đặt một bữa tiệc 500 khách với giá 300.000đ/suất ăn chưa tính đồ uống.

Bước 2: Xây dựng chi phí tiêu chuẩn

Tỷ lệ chi phí thực phẩm là tỷ lệ chi phí được xác định cho một món ăn hoặc suất ăn, phù hợp với giá bán để đảm bảo định lượng và chất lượng món ăn Tỷ lệ này được các khách sạn, nhà hàng xác định dựa theo cấp hạng của cơ sở kinh doanh Đối với khách sạn càng cao cấp thì tỷ lệ chi phí thực phẩm tiêu chuẩn càng thấp.

Doanh thu thức ăn = 500kh x 300.000đ = 150.000.000 đ

Bước 3: Dự toán chi phí nguyên vật liệu

Chi phí nguyên vật liệu là tổng số tiền chi cho việc mua thực phẩm và các phụ liệu để làm ra món ăn.

Chi phí nguyên vật liệu = Doanh thu thức ăn x Chi phí tiêu chuẩn

Bài tập 2: Chi phí tiêu chuẩn nguyên vật liệu của khách sạn được quy định là 45% doanh thu Tính chi phí nguyên liệu cho bữa tiệc 500 khách nói trên (ở bài tập)

Chi phí nguyên vật liệu = 150.000.000 đ x 45% = 67.500.000đ

2 Dự toán chi phí đồ uống

Chi phí đồ uống là số tiền dành cho việc sự dụng đồ uống trong bữa tiệc Căn cứ vào chủng loại đồ uống và số lượng của từng loại đồ uống dự kiến sử dụng cho bữa tiệc như đã trình bày để lập dự toán chi phí đồ uống. Đồ uống sử dụng trong bữa tiệc chủ yếu là các loại rượu, bia và nước giải khát chế biến sẵn Do khách sạn, nhà hàng không sản xuất ra những loại đồ uống này nên chi phí đồ uống thực chất là giá vốn mua vào.

-Q1: Số lượng loại đồ uống thứ nhất

-Q2: Số lượng loại đồ uống thứ hai

-Qn: Số lượng loại đồ uống thứ n

-G: Giá vốn loại đồ uống

-Gn: Giá vốn loại đồ uống thứ n

Bài tập 4: Một bữa tiệc được dự tính sử dụng các loại đồ uống với giá vốn như sau:

DỰ TOÁN CHI PHÍ ĐỒ UỐNG

Ngày……….tháng năm Đơn vị tính: Đồng

TT Tên đồ uống ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

7 Nước trái cây tươi lít 10 50.000 500.000

3 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa

Chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa sử dụng trong bữa tiệc chiếm một tỷ trọng cao nhất trong tất cả các chi phí Nó vừa quyết định hiệu quả, lợi nhuận đạt được thông qua phục vụ tiệc vừa ảnh hưởng đến chất lượng món ăn và đồ uống.

Chi phí chỉ có thể được kiểm soát khi các nhà quản trị tuân thủ theo các bước kiểm soát chi phí sau đây.

-Trước hết, phải lập định mức chi phí, cụ thể là định mức chi phí tiêu chuẩn nguyên vật liệu của món ăn, suất ăn Sau đó là định mức cho các khoản chi phí khác theo những tiêu chuẩn gắn với hoạt động của khách sạn, nhà hàng.

-Tham khảo chi phí các bữa tiệc trước đây, đưa ra một sự so sánh chuẩn cũng như căn cứ vào diễn biến giá cả trên thị trường và chiến lược phát triển của khách sạn, nhà hàng.

-Bước kế tiếp là thu thập thông tin về chi phí thực tế Công việc này không chỉ là trách nhiệm của phòng kế toán, mà còn phải được sự tham gia của các bộ phận khác để khách sạn, nhà hàng chủ động hơn trong việc xử lý thông tin chi phí Các chi phí phải được phân bổ thành từng loại cụ thể như chi phí biến đổi, chi phí cố định.

-Ngoài ra, các nhà quản lý phải phân tích biến động giá cả trên thị trường theo định kỳ, dựa trên những thông tin chi phí thực tế và so sánh với định mức đã thiết lập để dễ dàng xác định sự khác biệt giữa chi phí thực tế với định mức, đồng thời khoanh vùng những nơi phát sinh chi phí biến động Sau khi điều tra và biết được nguyên nhân biến động chi phí, sẽ xác định các chi phí và kiểm soát được chi phí của từng bữa tiệc.

-Để kiếm soát chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa các nhà quản trị cần phải chuẩn hóa công thức chế biến từng loại đồ uống pha chế và từng món ăn Công thức này là cơ sở để nhân viên pha chế đồ uống và nhân viên đầu bếp có căn cứ pháp lý (quy định

QUẢN LÝ DOANH THU YẾN TIỆC

Tiêu thụ sản phẩm là hoạt động cung cấp dịch vụ tiệc theo thỏa thuận hợp đồng giữa nhà hàng, khách sạn và khách hàng đặt tiệc Thông qua quá trình này, nhà hàng, khách sạn bán và nhận được doanh thu, hay còn gọi là thu nhập, là toàn bộ số tiền thu được từ việc cung cấp dịch vụ như vậy.

Doanh thu tiệc bao gồm doanh thu bán hàng: Món ăn, đồ uống và doanh thu từ cung cấp các dịch vụ khác kèm theo như dàn nhạc, quay phim, chụp hình, vv….

2 Ý nghĩa của chỉ tiêu doanh thu

Doanh thu bán hàng là thước đo quy mô kinh doanh của nhà hàng, khách sạn, cho thấy năng lực quản lý và điều hành Việc đạt được doanh thu chứng tỏ đơn vị kinh doanh này đã cung cấp các sản phẩm, dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng về số lượng, giá cả, chất lượng, phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng.

-Doanh thu bán hàng còn là nguồn vốn để nhà hàng, khách sạn trang trải các khoản chi phí trong quá trình hoạt động kinh doanh, trả lương, trả thưởng, trích BHXH, nộp các thuế theo luật định.

-Thực hiện được doanh thu bán hàng là kết thúc giai đoạn cuối cùng của quá trình luân chuyển vốn, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình sản xuất sau.

3 Các yếu tố ảnh hưởng đến doanh thu tiệc

Doanh thu từ dịch vụ tiệc chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố Trong đó có các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp như:

-Số lượng khách hàng dự tiệc, số món ăn tiêu thụ được hoặc lao vụ, dịch vụ kèm theo cung ứng cho bữa tiệc.

-Kết cấu thực đơn, cách thức phục vụ càng phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng thì doanh thu càng cao.

-Chất lượng sản phẩm: Sản phẩm có chất lượng cao giá bán sẽ cao Nâng cao chất lượng sản phẩm và chất lượng cung cấp dịch vụ sẽ tăng thêm giá trị sản phẩm và giá trị dịch vụ tạo điều kiện tiêu thụ được dễ dàng, nhanh chóng thu được tiền bán hàng, và tăng doanh thu bán hàng.

-Giá bán sản phẩm: Khi định giá bán sản phẩm hoặc giá cung ứng dịch vụ phải cân nhắc sao cho giá bán phải bù được phần nguyên liệu, vật chất tiêu hao, đủ trả lương cho người lao động và có lợi nhuận để thực hiện tái đầu tư Thông thường giá bán của bữa tiệc do quan hệ cung cầu trên thị trường quyết định.

Chương III: Quản lý chi phí và doanh thu yến tiệc 25

4 Các biện pháp kiểm soát doanh thu tiệc

Doanh thu tiệc không chỉ bao gồm doanh thu theo hợp đồng đã ký mà còn phụ thuộc vào số bàn, số suất được tính thực tế sau khi tiệc kết thúc Để tránh thất thu cho khách sạn và phát sinh chi phí ngoài ý muốn cho khách hàng, cần kiểm soát chặt chẽ bằng cách theo dõi số bàn, số suất thực tế phục vụ tại tiệc.

-Chuẩn bị món ăn đúng thực đơn đã chọn, đã thống nhất giữa khách hàng và khách sạn hoặc nhà hàng.

-Chuẩn bị thức uống đúng chủng loại và số lượng do khách hàng đặt công thêm một tỷ lệ dự phòng khoảng 10%.

Khi có phát sinh như tăng số lượng bàn ăn, thực khách hoặc đồ uống so với dự kiến ban đầu, người phục vụ phải chủ động xin ý kiến chủ tiệc để được chấp thuận trước khi cung cấp dịch vụ Điều này giúp tránh những rắc rối hoặc hiểu lầm không đáng có sau khi tiệc kết thúc, đảm bảo sự hài lòng và thuận lợi cho cả chủ tiệc và khách mời.

-Cập nhật những khoản thu phát sinh khi đã được chủ tiệc đồng ý.

-Kiểm tra lại các sản phẩm, dịch vụ khách đã sử dụng trước khi lập hóa đơn tổng hợp.

-Áp dụng phần mềm điện tử vào quản lý.

-Lập báo cáo doanh thu bán hàng sau bữa tiệc có đầy đủ chữ ký.

5.1 Dự toán doanh thu theo đơn đặt hàng của khách hàng

Phương pháp dự báo cầu dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng giúp nhà hàng, khách sạn lập kế hoạch doanh thu bán hàng hoặc cung cấp lao vụ, dịch vụ phù hợp Ưu điểm của phương pháp này là đảm bảo tiêu thụ hết sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp Tuy nhiên, khó khăn nằm ở việc phụ thuộc vào đơn đặt hàng trước của khách hàng.

+ Doanh thu hợp đồng số 01

+ Doanh thu hợp đồng số 02

+ Doanh thu hợp đồng số 03

+ Doanh thu hợp đồng số 04

+ Doanh thu hợp đồng số 05

+ Doanh thu hợp đồng số n

Doanh thu của từng hợp đồng là số tiền được ghi trong đó, bao gồm số lượng khách dự tiệc và giá tiền một suất ăn tiệc.

Hằng tuần thư ký theo dõi và tập hợp doanh thu các hợp đồng tiệc và cuối tháng lập báo cáo trình ban giám đốc Các báo cáo này sẽ trở thành căn cứ để lập dự toán doanh thu cho các tháng tiếp theo.

5.2 Dự toán doanh thu theo kế hoạch phục vụ

Căn cứ vào sổ đặt tiệc, kế hoạch phục vụ tiệc trong tháng để biết được số lượng khách và giá tiền mỗi khách ăn để dự toán doanh tiệc của tháng đó.

S: Doanh thu e: Giá một suất ăn

Bài tập: Một tháng khách hàng nhận được 10 hợp đồng đặt tiệc với số lượng khách dự tiệc là 5000 người Giá tiền bình quân một khách ăn là 20 USD Doanh thu từ đồ uống theo kinh nghiệp dự tính bằng 30% doanh thu thức ăn Hãy dự toán doanh thu dịch vụ tiệc trong tháng đó.

S thức ăn = 5000 khách x 20 USD/khách = 100.000 USD

DỰ TOÁN LỢI NHUẬN

Lợi nhuận hay còn gọi là lãi của một bữa tiệc là số chênh lệch giữa doanh thu với giá trị vốn của hàng bán, chi phí tiêu thụ, chi phí quản lý Nói cách khác lợi nhuận là số chênh lệch giữa doanh thu với giá thành toàn bộ sản phẩm (bữa tiệc) tiêu thụ đông.

2 Ý nghĩa của chỉ tiêu lợi nhuận

-Lợi nhuận là chỉ tiêu chất lượng tổng hợp phản ánh kết quả tài chính cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đối với một bữa tiệc thì lợi nhuận chính là hiệu quả do kinh doanh phục vụ tiệc mang lại.

-Lợi nhuận là nguồn vốn cơ bản để tái đầu tư hoạt động của khách sạn, nhà hàng.

-Lợi nhuận là đòn bẩy tài chính hữu hiệu thúc đẩy mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của khách sạn, nhà hàng.

3 Phương pháp xác định lợi nhuận

Phương pháp phổ biến thường dùng để tính lợi nhuận là phương pháp trực tiếp. Công thức tính như sau:

P: lợi nhuận tiêu thụ hay còn gọi là lợi nhuận trước thuế thu nhập doanh nghiệp(lợi nhuận chịu thuế).

Chương III: Quản lý chi phí và doanh thu yến tiệc 27

G: giá thành toàn bộ tiệc tiêu thụ trong kỳ.

C: chi phí làm ra món ăn, đồ uống.

Ct: chi phí tiêu thụ (chi phí bán hàng)

Cq: chi phí quản lý.

Bài tập: Doanh thu tiệc của một tháng hoạt động là 130.000 USD Chi phí trực tiếp nguyên vật liệu là 40%; chi phí hỗ trợ tiêu thụ 10%; chi phí quản lý 30% doanh thu Tính lợi nhuận.

-Doanh thu sau khi đã trừ thuế GTGT 1 + thuế suất VAT

-Chi phí nguyên vật liệu C = 130.000 USD x 40% = 52.000 USD

-Chi phí hỗ trợ tiêu thụ Ct = 130.000 USD x 10% = 13.000 USD

-Chi phí quản lý Cq = 130.000 USD x 30% = 39.000 USD

- Giá thành G = 52.000 USD + 13.000 USD + 39.000 USD = 104.000 USD

- Tỷ lệ lãi (tỷ suất lợi nhuận) = x 100% = 20%

HỆ THỐNG BÁO CÁO THU NGÂN

Hệ thống báo cáo là hình thức quản lý do khách sạn, nhà hàng quy định phù hợp với cơ chế và ngyên tắc quản lý Tuy nhiên tất cả các nhà quản lý khách sạn đều cần có những thông tin cụ thể, chi tiết và chính xác về tình hình kinh doanh tiệc để có những quyết sách đúng đắn về chiến lược hoạt động.

Hệ thống báo cáo có thể gồm:

-Báo cáo đặt tiệc: Báo cáo những tiệc đã được khách đặt trong tuần, trong tháng để có kế hoạch chuẩn bị.

-Báo cáo các tiệc đặt cọc lần 1: Để biết được những tiệc chắc chắn sẽ được tổ chức.

-Báo cáo các tiệc đặt cọc lần 2: Để biết được những tiệc sắp được tổ chức.

-Báo cáo các tiệc đến ngày thực hiện: Để bộ phận phục vụ chuẩn bị.

- Báo cáo các tiệc đã thực hiện: Để biết được các thời giam và phòng tiệc đã trống, chuẩn bị cho những tiệc tiếp theo.

-Báo cáo tiệc có bàn mang về: Có những bữa tiệc khách có đặt thêm để mang về, nên công tác chuẩn bị phải chu đáo, không để khách phải chờ đợi sau khi tiệc kết thúc.

- Báo cáo doanh thu lễ tiệc phân theo loại tiệc: Phân tích doanh thu chi tiết theo từng loại tiệc sẽ cung cấp cơ sở để điều chỉnh giá cả hợp lý và khai thác tối đa tiềm năng phát triển của từng loại tiệc trong tương lai.

-Báo cáo phân tích lễ tiệc: Để rút kinh nghiệm cho những bữa tiệc sau.

-Báo cáo tiệc hủy: Để biết được thời gian và phòng tiệc còn trống.

-Báo cáo cuối ca của thu ngân: Báo cáo tình hình thu, chi sau cá phục vụ tiệc.

-Báo cáo doanh thu tiệc theo chứng từ: Là bản báo cáo doanh thu thực tế theo chứng từ thanh toán của khách.

-Báo cáo doanh thu tiệc theo sản phẩm: Là bản báo cáo doanh thu có được từ các loại thực phẩm, đồ uống để từ đó có thể biết được lợi nhuận do nguyê liệu, hàng hóa đó mang lại.

-Báo cáo công nợ lễ tiệc: Để nắm được số tiền khách chưa thanh toán.

Tùy theo quy định của từng khách sạn, nhà hàng để lập các loại báo cáo về hoạt động kinh doanh tiệc.

1.Làm thế nào đề kiểm soát tốt chi phí nguyên vật liệu của bữa tiệc?

2.Chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận có ý nghĩa như thế nào đối với hoạt động kinh doanh tiệc?

3.Trình bày nội dung tổ chức thực hiện và giám sát công việc trong một bữa tiệc?

4.Chi phí tiêu chuẩn nguyên vật liệu của khách sạn được quy định là 40% doanh thu Tính chi phí nguyên liệu cho bữa tiệc 500 khách với giá tiền 300.000 đ/khách?

5.Một tháng khách sạn nhận được 18 hợp đồng đặt tiệc với số lượng khách dự tiệc là 6.000 người Giá bán suất ăn bình quân cho một khách là 400.000đ Doanh thu từ đồ uống dự tính bằng 30% doanh thu ăn Hãy dự toán doanh thu dịch vụ tiệc trong tháng đó?

TỔ CHỨC PHỤC VỤ CÁC LOẠI YẾN TIỆC

TỔ CHỨC PHỤC VỤ YẾN TIỆC BUFFET

1 Giới thiệu về tiệc buffet

Tiệc theo kiểu buffet, tiếng bình dân gọi là "ăn bao bụng" không phải là mới lạ ở Việt Nam Ngày nay, tiệc buffet đã trở nên phổ biến và được ưa chuộng, nhất là trong những dịp họp mặt đông đủ Lịch sử ẩm thực đã công nhận nước Pháp là nơi phát minh ra kiểu tiệc buffet từ khoảng thế kỷ18, sau đó lan ra Anh và toàn bộ châu Âu bắt đầu làm quen với kiểu phục vụ thức ăn này Trước đó, thức ăn thường được dọn ra bàn với đầy đủ dao nĩa và người phục vụ dọn theo trình tự từng món cố định Kiểu trang trọng này không thích hợp với các bữa tiệc có số lượng lớn khách tham dự vì cần nhiều nhân viên phục vụ nhiều thực khách, các món ăn cũng được làm với số lượng lớn và giữ nóng liên tục trong suốt bữa tiệc.

Với các thực khách sành ăn, buffer không phải là lựa chọn số một bởi vì họ cho rằng các món ăn trong tiệc buffer không được chăm chút kỹ lưỡng trong cách nêm nếm và trình bày Tuy nhiên, ăn tiệc buffet luôn là một lựa chọn tốt cho các dịp họp mặt vui, thích hợp với các nhóm đông, không khí ồn ào náo nhiệt, đủ mọi thành phần già, trẻ đều có thể dễ dàng thưởng thức được món ăn khoái khẩu của mình mà không bị gò bó vào thực đơn. Đối với các nước phương Tây, văn hóa ăn tiệc buffet rất được tôn trọng bằng thái độ xếp hàng tuần tự vào lấy từng món ăn cho vào đĩa của mình vừa đủ, không tranh giành hay bỏ thừa mứa thức ăn Dự một bữa tiệc buffet không chỉ đơn giản là đến ăn, mà còn thể hiện văn hóa thưởng thức của người tham dự. Ở Việt Nam, tiệc buffet là loại tiệc được kết hợp cả tiệc đứng và tiệc ngồi, nhiều người gọi tiệc buffet là tiệc tự chọn (tự phục vụ) Thực khách tự đi lại trong phòng tiệc để chọn thức ăn theo ý thích của mình và trở về chỗ có bàn ghế ngồi ăn đàng hoàng như tiệc ngồi.

Loại hình tiệc đứng, thường được tổ chức tại các khách sạn lớn theo tiêu chuẩn quốc tế Trong một số trường hợp, khi có một số lượng khách lớn đòi hỏi phục vụ trong 1 thời gian ngắn thì phục vụ kiểu tiệc đứng rất thích hợp Tiệc đứng ngày càng được khách ưa thích tổ chức và chiêu đãi, xuất phát từ các điều kiện như khách sạn,nhà hàng có thể tiết kiệm diện tích phòng tiệc; lượng khách quốc tế tới Việt Nam ngày một nhiều; các sự kiện lớn nhỏ được tổ chức thường xuyên; nhu cầu ăn uống của khách hàng ngày một đa dạng với yêu cầu về tự do lựa chọn theo khẩu vị và sở thích của mình; đi lại thoải mái, tự do tiếp xúc, quan hệ và trao đổi với nhau trên mọi lĩnh vực v.v

2 Lợi ích của tiệc buffet

Như đã trình bày ở trên, việc tổ chức tiệc buffet phong phú về hình thức, đa dạng về thức ăn và đồ uống Mỗi nhà hàng, khách sạn có thể lựa chọn hình thức tổ chức phù hợp với yêu cầu của thực khách Điều quan trọng đối với người quản lý tổ chức phục vụ tiệc buffet cần phải nhận thức ra những thuận lợi để lập kế hoạch chi tiết, phân công các bộ phận theo đúng chức năng công việc Có như vậy, công tác tổ chức phục vụ tiệc Buffet mới diễn ra một các liên hoàn và gây nhiều hiệu ứng tốt Việc tổ chức phục vụ tiệc buffet có những thuận lợi sau:

-Tiết kiệm chi phí nhân công: Do tổ chức phục vụ tiệc buffet theo hình thức tập trung với đồ ăn, thức uống, số lượng khách đã xác định trước và khách tự phục vụ (tự lấy thức ăn đồ uống cho mình theo sở thích, khẩu vị) nên đây là điều kiện thuận tiện để nhà hàng, khách sạn có thể giảm số lượng nhân viên phục vụ bữa tiệc Từ đó giảm được chi phí nhân công.

-Tạo ấn tượng tốt đạp về hình ảnh của khách sạn, nhà hàng: Tiệc buffet thường được chú trọng, nhấn mạnh đến yếu tố văn hóa, yếu tố cái đẹp nên yêu cầu về cách bố trí bữa tiệc phải gọn gàng, giới thiệu được các món ăn, thức uống theo cách riêng hấp dẫn và ngoạn mục là một trong những yêu cầu tiên quyết Bên cạnh đó, việc đầu tư trang trí phòng tiệc, bài trí món ăn, đồ uống cần phải công phu, hấp dẫn Những vấn đề nêu trên tạo sự ấn tượng đối với khách hàng Hệ quả của nó chính là giúp nhà hàng có thể quảng bá thương hiệu của mình, thực hiện phương châm biến “khách hàng mới thành khách hàng quen, khách hàng quen kéo theo khách hàng mới”.

-Khách dễ giao lưu: Do tiệc buffet không bố trí chỗ ngồi cố định nên khách tham dự có thể đi lại giao lưu với nhau thuận tiệc.

-Lợi nhuận cao: Cách thức tổ chức hấp dẫn, trang trí cầu kỳ và thực đơn phong phú dễ dàng cho phép khách sạn, nhà hàng đưa ra mức giá cao hơn các loại tiệc khác dễ được sự chấp thuận của khách và từ đó thu được lợi nhuận cũng cao hơn.

- Phương pháp phục vụ đơn giản: Các đối tượng khách dù khác nhau về quốc tịch, ngôn ngữ, tinh cách thì việc phục vụ theo một motip có những quy ước định sẵn về cách ăn, hướng đi lấy thức ăn Do đặc điểm là khách tự phục vụ là chính nên nhiệm vụ chính của nhân viên phục vụ tiệc buffet chủ yếu là rót đồ uống và thu dọn chén, ly, dĩa Điều này giúp cho khách sạn, nhà hàng hạn chế những lới phàn nàn của khách về cung cách phục vụ của nhân viên.

-Không bị lãng phí thời gian : Tiệc buffet không nhất thiết tất cả khách mời phải nhập tiệc cùng lúc, ai đến trước ăn trước, ai đến sau ăn sau, chứ không bắt mọi người cùng đến, cùng ăn và phải phục vụ cùng một lúc.

Chương IV: Tổ chức phục vụ các loại yến tiệc 31

Không mất thời gian bày biện dụng cụ ăn uống trên bàn ăn do tiệc buffet sắp sẵn dụng cụ này tại quầy cố định và khách tự chọn dụng cụ phù hợp với món ăn Vì vậy, nhân viên phục vụ chỉ cần tập trung vào việc chuẩn bị và cung cấp thức ăn, không cần tốn thời gian bày biện bàn ăn.

-Thời gian bữa ăn không kéo dài: Do không phải phục vụ cho từng khách theo từng món, mà khách tự chọn thức ăn nên thời gian bữa ăn được rút ngắn rất nhiều, điều này có lợi cho khách sạn nhà hàng trong việc thu dọn và quay vòng diện tích nhà hàng nhanh hơn.

3 Hạn chế của tiệc buffet

Bên cạnh những thuận lợi có được, tổ chức phục vụ tiệc buffet cũng có những hạn chế nhất định Xác định những khó khăn để khắc phục, hạn chế sai sót có thể xảy ra bất cứ thời điểm nào là cách tốt nhất nhằm nâng cao chất lượng bữa tiệc Những hạn chế của riệc buffet là:

Khả năng lãng phí thức ăn: Đặc điểm của tiệc buffet là số lượng thức ăn nhiều có thể từ 20 - 30 món cho tới hàng trăm món Nếu nhà hàng, khách sạn khó dự tính chính xác nguồn khách và khó dự trù thực phẩm nên tình trạng lãng phí sẽ xảy Ngoài ra sự phối hợp giữa các nhân viên, các bộ phận không tốt sẽ gây nên tình trạng trên.

Ví dụ, phòng kinh doanh (bộ phận tiếp nhận đặt tiệc) không thông báo cụ thể cho bộ phận bếp, người quản lý tổ chức phục vụ tiệc Do vậy trước khi lên thực đơn cần chú ý tới đặc điểm đối tượng khách, nếu khách là thương gia, nhà quản lý, các nguyên thủ tham dự tiệc buffet chủ yếu tập trung đầu tư yếu tố “cái đẹp” (chất), ngược lại đối với đối tượng khách là công nhân thì chú trọng yếu tố lượng v.v.

Chất lượng của một số món ăn có thể bị ảnh hưởng đáng kể trong tiệc buffet Các món ăn được phục vụ thường dễ hỏng, và việc trưng bày ở nhiệt độ phòng có thể làm tăng khả năng biến chất của thực phẩm.

TỔ CHỨC PHỤC VỤ YẾN TIỆC NGỒI

1 Chuẩn bị kế hoạch và trang trí phòng tiệc

1.1 Lập kế hoạch thời gian

Kế hoạch thời gian trong các bữa tiệc phải được phân bổ chính xác, thời gian phải ghi bằng giờ, phút; giờ bắt đầu và kết thúc Căn cứ vào kế hoạch thời gian các công việc ở các bộ phận phải thực hiện:

Bộ phận bếp: chuẩn bị thực phẩm để chế biến các món ăn theo yêu cầu của thực đơn.

Bộ phận bàn: chuẩn bị bàn tiệc, thức uống theo yêu cầu và tổ chức đón tiếp kế hoạch thời gian căn cứ vào các thời điểm sau:

-Thời điểm đón tiếp và uống khai vị trước bữa ăn,

-Thời gian dành cho phát biểu (chủ tiệc và khách chính),

-Thời gian nâng cốc chúc mừng,

-Thời gian ăn uống món khai vị,

-Thời gian ăn uống các món chính,

-Thời gian ăn uống tráng miệng,

Ví dụ: Lập kế hoạch thời gian cho 1 bữa tiệc

TT Tiến độ Ngày giờ Địa điểm

1 Uống khai vị trước bữa tiệc 17h30

3 Phục vụ ăn và uống khai vị 18h20

4 Phục vụ ăn và uống 3 món chính 19h20

5 Ăn uống tráng miệng – cà phê 19h40

7 Kết thúc 20h00 Phòng ăn Hoa Lan

1.2 Kế hoạch phân công nhiệm vụ phục vụ tiệc

Kế hoạch nhân sự phục vụ cho một bữa tiệc phải xác định bằng cách đặt ra và trả lời cho các câu hỏi chính sau: Ai? Làm việc gì? Ở đâu? Trên cơ sở đó để xác định nhu cầu công việc để thực hiện, cụ thể:

-Chỉ đạo bữa tiệc: Giám đốc, Trưởng nhà hàng, Maitre

-Maitre d’hôtel: Bố trí bàn tiệc, phòng tiệc, phục vụ ăn uống, tổ chức nhân viên phục vụ.

-Bếp trưởng: Nấu các món ăn để xác định trong thực đơn phân công nhân viên đảm nhiệm từng món.

-Trưởng bar: Chuẩn bị thức uống theo yêu cầu thực đơn suốt thời gian của bữa tiêc.

-Bộ phận kỹ thuật: Âm thanh, ánh sáng.

-Bộ phận đón tiếp: Tiếp tân kết hợp với nhân viên bàn.

-Bộ phận bảo vệ: Đảm bảo an toàn.

-Thâu ngân: Viết hóa đơn thanh toán nhận tiền.

- Trong kế hoạch nhân sự phục vụ cho bữa tiệc cần căn cứ một số yếu tố sau:

-Ghi số họ tên của nhân viên phục vụ.

-Phải có nội dung công việc cụ thể cho từng người hoặc nhóm.

-Phương pháp phục vụ món ăn thức uống,

-Mô tả tỉ mỉ các phục vụ từng món ăn,

-Kế hoạch bố trí phòng tiệc và hướng phục vụ trên bàn tiệc phân công cho từng người đảm nhiệm,1 nhân viên/ bao nhiêu khách.

-Việc phục vụ bao gồm cả dọn dẹp bát đĩa, dụng cụ ăn uống và phương tiện phục vụ, hình thức phục vụ của từng món ăn.

-Kế hoạch làm việc cho bữa tiệc phải được thông báo cho từng nhân viên phục vụ tiệc biết, hoặc kế hoạch này được viết lên bảng treo ở nơi qui định.

-Trường hợp bữa tiệc quan trọng và có số lượng đông phải có sự tập dợt trước.

1.3 Kế hoạch chuẩn bị dụng cụ cho bữa tiệc Để đảm bảo đầy đủ số lượng dụng cụ ăn uống và các phương tiện phục vụ cho bữa tiệc, bộ phận phục vụ tiệc phải chịu trách nhiệm:

-Lên bản danh mục tài sản trên cơ sở đó đề nghị nhà hàng phải chuẩn bị đầy đủ,kết hợp với bộ phận chức năng đi mua sắm, mượn,

Chương IV: Tổ chức phục vụ các loại yến tiệc 47

-Khi lên danh mục tài sản, dụng cụ phải dựa vào thực đơn ăn uống của bữa tiệc lưu ý phải dự tính thêm 10% so với số lượng khách đặt.

TT Công việc Thời gian Địa điểm

2 Phục vụ uống khai vị

- Ai bưng? Ai mời? Ai thu dọn?

3 Phục vụ món ăn khai vị

- Bưng đĩa ăn đặt cho từng người

- Thực hiện thao tác gắp

- Cách trang trí món ăn khi phục vụ

Ký tên 1.4 Kế hoạch bố trí chỗ ngồi trong bàn tiệc

Sự thành công của một bữa tiệc không chỉ bởi một căn phòng đẹp, ánh sáng tốt làm nổi bật các vị khách với bàn ăn trang trí hấp dẫn, bộ đồ ăn sáng loáng, sự phục vụ hoàn hảo, món ăn đồ uống không thể chê được Mà một yếu tố không kém phần quan trọng trong đó là việc sắp xếp, bố trí chỗ ngồi thích hợp cho các thực khách tham dự. Bởi lẽ trong các buổi lễ, hội nghị, đàm phán các chủ thể không phải lúc nào cũng muốn hay có thể giao lưu, trao đổi, đàm đạo công việc với người mà họ không thích hoặc không có liên quan Trong bữa tiệc cũng giống như vậy, thậm chí điều đó còn cần thiết hơn cả các cuộc tiếp xúc khác.

Vị trí chỗ ngồi trong bàn tiệc thường do chủ tiệc quyết định, vì chủ tiệc là người biết rõ vị trí xã hội và chức vụ của từng người trong bữa tiệc Nếu là tiệc ngoại giao thì do cơ quan chức năng bố trí (Ban tiếp tân, Sở Ngoại vụ) Chỗ ngồi phụ thuộc vào hình dáng bàn tiệc tùy theo từng kiểu Ví dụ một số loại hình sắp xếp chỗ ngồi:

Sắp xếp vị trí chỗ ngồi dựa vào các nguyên tắc sau:

-Chủ tiệc ngồi đối diện với khách chính (bàn chữ I, chữ nhật),

-Khách chính ngồi bên phải chủ tiệc (bàn chữ T, U, O),

-Bên phải chủ tiệc và khách chính là khách có chức vụ tương đương,

-Nếu tiệc ngoại giao: Chủ tiệc và khách chỉ có phu nhân thì phu nhân của khách chính ngồi bên trái chủ tiệc và ngược lại.

-Nếu trong bàn tiệc có nam và nữ thì xếp xen kẽ đối diện nam và nữ.

-Bên cạnh khách nước ngoài cần bố trí người biết tiếng của họ.

-Xếp theo cấp bậc, chức vụ theo thứ tự từ trên xuống hoặc từ trong ra ngoài, nếu có trẻ em thì bố trí xa bàn khách danh dự.

Một số qui định về vị trí chỗ ngồi theo phong tục tập quán:

Theo tập quán Châu Mỹ thì nam giới ngồi bên phải phụ nữ, theo phong tục Châu Âu (đặc biệt người Đức) thì nam ngồi bên trái; thứ tự vị trí ngồi xác định theo tính chất quan trọng Đối với tiệc đông người thường bố trí bàn tiệc theo kiểu đặc biệt. Đầu bàn bố trí chủ tiệc và khách chính, vuông góc với bàn chính ta bố trí các bàn nhỏ theo dãy Khi bố trí lưu ý là không để chủ tiệc và khách chính quay lưng lại với nhau Khi mời từng khách vào bàn tiệc chỉ có thể thực hiện khi ít người, nếu khách đông thì trước khi vào phòng tiệc cần lập bảng sơ đồ để khách xác định trước vị trí ngồi của họ Điều này cần làm khi có tiệc lớn quan trọng.

Sơ đồ các loại bàn tiệc:

- Sơ đồ bàn tiệc vừa tổ chức phục vụ khách, vừa là thông tin cho người phục vụ do đó phải xác định chính xác rõ ràng số bàn, số người Nếu là tiệc nhỏ thì có thể ghi thẳng họ tên của khách vào sơ đồ, nếu tiệc lớn thì phải dùng chữ hoa để đánh số Theo sơ đồ nhân viên sẽ được phân công phụ trách theo từng bàn tiệc hoặc vị trí của khách cũng như hướng phục vụ Trong những bàn tiệc lớn cần phài có biển hướng dẫn khách sử dụng tiện nghi (WC, lên, xuống) hoặc phòng tiệc tầng nào, đi thang máy hay bộ v.v.

Các loại hình bàn tiệc đa dạng, bao gồm: bàn tròn, hình chữ I, bàn đôi, hình chữ nhật, bàn hình bầu dục, bàn hình chữ U, chữ E, chữ T, hình xương cá và hình ngôi sao, đáp ứng nhiều mục đích sử dụng khác nhau.

1.5 Chuẩn bị thẻ họ tên (nem card)

Thẻ họ tên là xác định chỗ ngồi cho người dự tiệc Thẻ được gấp hình chữ nhật được in sẵn mục đích ghi tên, chức danh hoặc chức vụ của người dự tiệc Điều này giúp cho khách vào chỗ ngồi được nhanh chóng (các bữa tiệc cấp Nhà nước phải có sơ đồ chỗ ngồi bàn tiệc đặt cạnh lối vào bàn tiệc) Điều kiện để in và cấp thẻ là phải được sự đồng ý của chủ tiệc, có thể giao cho nhà hàng, khách sạn hoặc bộ phận lễ tân in ấn. Các bữa tiệc ngoại giao thẻ thường được in ấn tỉ mỉ.

Nội dung của thẻ họ, tên dựa vào nguyên tắc sau:

-Nếu sử dụng chức danh (Bác sĩ, Kỹ sư, Giáo sư) cần phải ghi tên (VD: Bác sĩ Trần Văn A),

-Nếu sử dụng chức vụ (Tổng Giám đốc, Chủ tịch tỉnh, Bộ trưởng) không cần phải ghi tên (VD: Bộ trưởng Bộ Y Tế),

-Thẻ được đặt ở phía trên bên phải của khách.

1.6 Thiết kế thực đơn cho bữa tiệc

Chương IV: Tổ chức phục vụ các loại yến tiệc 49 Đối với các bữa tiệc sang trọng thực đơn vừa có chức năng thông báo cho khách dự tiệc biết về trình tự món ăn và thức uống Thực đơn và vật để trang trí cho bàn tiệc đẹp thêm có thể khách lấy để làm kỷ niệm Mặt khác, thực đơn có chức năng quảng cáo cho nhà hàng nên phải được trình bày chu đáo Ngoài danh mục món ăn thức uống cần phải có các nội dung khác.

Thực đơn cần ghi đầy đủ nội dung và được thiết kế như sau:

-Ngày giờ, tháng, năm tổ chức

Chú ý: Thực đơn được in riêng (theo từng bữa tiệc), kích cỡ không qui định nhưng chúng ta xác định theo tỷ lệ so với bàn tiệc (bàn tiệc lớn hay nhỏ) phụ thuộc vào tính chất của bữa tiệc, kiểu chữ và kích thước viết phục thuộc vào thực đơn của bữa tiệc.

Thông thường thực đơn có 4 trang:

-Thực đơn, cơ quan hay cá nhân tổ chức

Trang 2 ghi món ăn theo trình tự: khai vị, món chính, tráng miệng

Trang 3 ghi thức uống: thức uống ghi song song với món ăn, phù hợp với tính chất món ăn.

Chú ý: Bữa tiệc có khách nước ngoài, thực đơn nên viết 2 thứ tiếng theo nguyên tắc:

-Tiếng nước ngoài viết sau,

-Tiệc việt lớn hơn tiệc nước ngoài,

-Khi thực đơn dịch ra tiếng nước ngoài phải chính xác, rõ ràng,

-Kiểm tra lần cuối trước khi đặt lên bàn tiệc.

1.7 Trang trí bàn tiệc và bố trí chỗ ngồi

Căn cứ vào lý do của bữa tiệc mà nhà quản trị quyết định hình thức trang trí Mặt khác còn do sự thống nhất giữa hai bên nhận và đặt tiệc.

Tuy nhiên nhà quản trị cũng cần nắm một số đặc điểm cơ bản trong trang trí bàn tiệc như sau:

-Đối với bàn tiệc ghép hình dài cần có dải khăn màu có bề rộng từ 5-10 cm dùng để đặt hai dải song song chạy dài theo chiều dài của bàn.

-Nếu là tiệc tối phải có đèn cầy để tăng thêm phần long trọng và ấm cúng.

-Bông hoa tươi phải được cắm đúng kỹ thuật, sử dụng đúng màu hoa, cắm hoa phải phù hợp với dạng bàn.

TỔ CHỨC PHỤC VỤ YẾN TIỆC CƯỚI

1 Chuẩn bị và trang trí phòng tiệc cưới

Vệ sinh trang hoàng phòng tiệc, kết hoa, dàn nhạc, sân khấu, trải thảm Chuẩn bị hai dây bong bóng theo yêu cầu của chủ tiệc ở hai bên sân khấu.

-Trải thảm đỏ và đặt đế hoa theo hướng sân khấu.

-Sắp xếp bàn ghế theo tính chất của buổi tiệc: bàn tròn, vuông Ghế thường là ghế cao và được bọc lại và có nệm lót.

-Hai bàn lớn trải khăn đặt ở hai bên sân khấu, 1 cái để bánh cưới, pháo sáng theo yêu cầu, 1 cái xếp ly dạng tháp và để sẵn chai champagne.

-Chuẩn bị dụng cụ trước 15 phút.

-Thảm và đôn hoa đặt ở hai bên lối đi Cổng hoa đặt trước cổng nhà hàng và một giá để hình cưới hoặc thiếp mời.

-Trang trí sân khấu, chuẩn bị bánh Gato và tháp ly; lau sạch dụng cụ như: chén,dĩa, đũa, muỗng, khăn ăn, ly uống bia hoặc nước ngọt, chuẩn bị đúng số lượng.

Chương IV: Tổ chức phục vụ các loại yến tiệc 69

-Mỗi nhân viên phải được trang bị một đồ khui bia để tiện phục vụ cho khách.

-Người dẫn chương trình, dàn nhạc, ca sĩ hoặc nhóm múa (nếu có).

-Hệ thống âm thanh, ánh sáng phải đảm bảo và an toàn.

-Dàn nhạc phải đáp ứng nhu cầu khi khách cần biểu diễn.

-Chuẩn bị bia, rượu, nước ngọt theo hợp đồng (nếu có).

-Phân công trách nhiệm cho nhân viên, bố trí phục vụ một cách hợp lý.

-Nhân viên phục vụ phải mặc đồng phục của nhà hàng

-Chuẩn bị Champagne để cô dâu và chú rể rót trên tháp ly trong lễ cưới.

-Cho nhân viên hướng dẫn khách và bố trí chỗ ngồi khi họ đến dự tiệc.

-Chuẩn bị các dụng cụ phụ nếu như có sự cố xảy ra

-Các dụng cụ như bếp cồn phải sạch sẽ khô ráo và không rỉ để bảo đảm an toàn cho thực khách trong quá trình dự tiệc.

-Đối với chén đĩa kê, chén nước chấm phải sạch bóng không sứt mẻ.

-Đũa, muỗng phải được bọc trong một tờ giấy có in kèm logo của nhà hàng.

-Khăn ăn có thể là khăn giấy cũng nên in logo của nhà hàng cho đồng bộ.

-Bàn, ghế phải được trang trí phù hợp với không khí của tiệc cưới Tất cả phải chắc chắn và sạch sẽ, chuẩn bị bàn chờ để thức ăn khi phục vụ món ăn cho khách.

2 Bày bàn tiệc cưới Để đặt một bàn tiệc dành cho 10 người trước tiên phải chuẩn bị mọi thứ trước như: bàn tiệc đã được trải khăn bàn lên rồi đặt tấm kiếng xoay ở giữa bàn trên bàn phải có đủ dĩa ăn (ở đây dùng dĩa side plate ), muỗng ăn (muỗng sứ tùy theo món), đũa ăn có bao ở ngoài, chén nước tương đồ gác đũa, miếng lót ly, ly uống nước (ở đây dung ly vang trắng loại nhỏ để uống nước ngọt, bia, nước suối mỗi thứ như vậy mười cái và năm đĩa để khăn

-Sắp xếp bàn ghế, định vị theo sơ đồ: công việc đầu tiên là sắp xếp ghế ngồi. Ghế thứ nhất đặt hướng thẳng lên sân khấu đặt ghế vừa sát khăn bàn, sau đó đặt ghế thứ hai đối diện với ghế thứ nhất lấy hai ghế đó làm chuẩn lúc này bàn đã chia ra hai bên đều nhau, lấy một bên đặt bốn cái mỗi cái cách đều nhau thường là cách một gang tay, bên còn lại đặt ghế đối diện với bên kia là được.

-Bao áo ghế: Áo ghế được bao vào ghế ngay ngắn, khi bao chỉnh sửa và xem phía dưới, chỉnh lại nơ phía sau ghế

-Trải khăn bàn (underlay): Đứng về 1 phía mở khăn trải bàn ra, sao cho tâm của khăn bàn nằm giửa tâm bàn (không trải lệch qua trái hay phải)

Để trải khăn phủ (overlay) đẹp mắt, bạn cần lưu ý một số nguyên tắc sau: Thứ nhất, khăn phủ luôn được phủ lên trên khăn trải bàn và tâm của khăn phủ phải trùng với tâm của khăn trải bàn cũng như mặt bàn Thứ hai, bạn cần đảm bảo bốn góc của khăn phủ có kích thước đều nhau Đây là những yếu tố cơ bản giúp tạo nên sự hài hòa và trang trọng cho bàn tiệc.

-Đặt vòng xoay: Vòng xoay được đặt ngay tâm bàn tiệc

-Đặt mặt kiếng: Mặt kiếng phải đặt trên vòng xoay và không được lệch qua trái hay qua phải (phải lau kiếng trước khi đặt kiếng).

-Đặt dụng cụ ăn gồm 9 loại: Chén, đũa, muỗng, đĩa lót, chén nước chấm, ly, khăn ăn, đĩa đựng xương, gối, gác đũa.

-Đĩa kê phải đặt chính diện với khách ngồi cách mép bàn 2cm, khăn ăn (giấy ăn) gấp sẵn đặt trên đĩa.

-Chén ăn đặt 1 trong 2 vị trí sau:

-Đặt ngửa lên trên đĩa ăn và khăn ăn.

-Đặt bên trái đĩa kê cách mép đĩa 2cm (nếu ăn món hải sản có vỏ).

-Đũa ăn đặt phía bên phải và đặt trên đồ kê đũa tại điểm 1/3 chiều dài của đũa, cách đĩa kê 2cm, chân đũa cách mép bàn 2cm.

-Muỗng được đặt phía bên trái của đũa cách khoảng 2cm.

-Phía trên đĩa ăn về phía tay phải thì đặt một ly uống bia hoặc nước ngọt cho khách.

- Dụng cụ đựng nước chấm các loại như nước tương, sauce, muối chanh thì được đặt cân cứ 3 người thi một bộ.

-Khăn ăn (napkin): Được xếp ngay ngắn đặt vào lòng chén ăn và thống nhất 1 kiểu xếp (mỗi kiểu xếp khăn tùy thuộc vào tính chất của buổi tiệc và khách) Lấy dĩa để khăn đặt bên phải đũa ăn của ghế thứ nhất dưới đồ gác đũa cách hai ghế là đặt một dĩa cho đến hết, lấy hai khăn lạnh để vào dĩa logo hướng lên trên làm như vậy cho đến hết.

-Đặt lên mặt kiếng xoay theo thứ tự từ trái qua phài: đĩa đậu phộng hoặc bánh theo khách chọn sau đó là dĩa ớt, lọ tương, lọ giấm, đối diện là hũ tâm, lọ tiêu và tấm menu Chính giữa là lọ hoa có ghim đèn cầy ở giữa để làm lễ.

-Trang trí lọ hoa và menu được đặt ở trung tâm của bàn tiệc Đặt thực đơn đứng úp vào bình hoa tươi tạo thành hình chữ V, sao cho nội dung trong thực đơn quay về phía sân khấu.

-Gạt tàn đặt đối diện với bình hoa tươi về 01 phía, phía còn lại đặt nước sốt.

3 Quy trình phục vụ tiệc cưới

Bước 1 Tiếp đón khách dự tiệc

Trước giờ nhập tiệc người chỉ huy chịu trách nhiệm bữa tiệc phải thông báo đến nhân viên phục vụ tiệc các nội dung đón tiếp chủ yếu của bữa tiệc, bao gồm: nghi thức

Chương IV: Tổ chức phục vụ các loại yến tiệc 71 đón tiếp khách Các khu vực bố trí tiệc đón tiếp theo nghi thức nào tùy theo tính chất của từng bữa tiệc và điều kiện của từng hhà hàng cũng như yêu cầu của chủ tiệc Đối với tiệc Âu khách có thể đón tiếp tại tiền sảnh hay một khu vực cạnh phòng tiệc để dùng rượu khai vị và ăn món ăn nhẹ trước khi vàophòng tiệc chính thức.

Khi tiếp đón thực khách, cần đảm bảo không gian rộng rãi cho lượng khách tham dự Trước giờ khách đến, quầy bar nên chuẩn bị sẵn các loại cocktail và đồ uống khai vị Nhân viên phục vụ bàn sử dụng khay có lót khăn để mời khách đồ uống tại khu vực tiếp đón hoặc trực tiếp tại phòng tiệc nếu không đủ không gian Khi khách đã tìm được chỗ ngồi, nhân viên sẽ bắt đầu phục vụ đồ uống theo trình tự trong thực đơn.

Bước 2 Nghi lễ trong tiệc cưới Việt

Trong phong tục của người Việt, lễ cưới là đỉnh điểm của cả quy trình tiến tới hôn nhân, là hình thức liên hoan, báo hỉ mừng cô dâu, chú rể, mừng hai gia đình và có ý nghĩa rất thiêng liêng Do đó, cả xưa và nay, mọi người đều rất coi trọng Đây cũng chính là nghi lễ được xã hội quan tâm nhiều hơn cả Trước đây, người ta gọi lễ này là lễ rước dâu Ngày nay, trong ngôn từ của đời sống thường ngày, người ta gọi lễ này là lễ cưới (dịch theo từ "hôn lễ" trong tiếng Hán) Điều đó chứng tỏ vị trí rất quan trọng của lễ này trong hệ thống hôn lễ. Ý nghĩa của lễ này là công bố sự thành hôn của đôi trai gái, vì thế lễ này còn gọi là lễ thành hôn Tuy nhiên, thực tế lễ cưới bao gồm hai nghi lễ vu quy nơi nhà gái và lễ tân hôn nơi nhà trai, sau khi đã đón dâu về Ở phương diện luật định, sau khi đăng ký kết hôn đôi trai gái trước pháp luật đương nhiên là vợ chồng và được pháp luật bảo vệ. Tuy nhiên, trong tâm thức và văn hóa dân tộc, lễ cưới chứ không phải tờ hôn thú, mới là thời điểm để họ hàng, bè bạn và mọi người chính thức công nhận đôi trai gái là vợ chồng Cũng vì vậy, tại lễ cưới nhiều vấn đề xã hội diễn ra, khen chê của dư luận xã hội đều tập trung vào đó, "ma chê cưới trách" Vấn đề càng trở nên phức tạp hơn khi sự khen chê ấy không đồng nhất, thậm chí còn đối lập nhau Ví dụ: Ngày nay một đám cưới theo nghi thức cổ truyền có thể vừa được khen, vừa bị chê Người khen thì cho rằng thế mới là đám cưới Việt Nam, thế mới không sợ sự du nhập của văn hóa bên ngoài, nhưng người chê thì lại nói rằng thế là rườm rà, lãng phí và luỵ cổ.

- Bái tổ tiên: Lễ này muốn nhắc nhở mọi người luôn phải nhớ đến cội nguồn, tổ tiên của mình Ngày nay các đôi trai gái còn có lễ tạ ơn đối với các anh hùng, liệt sĩ đã hy sinh thân mình cho độc lập - tự do của dân tộc.

- Lễ trao nhẫn: Nhẫn cưới được làm hình tròn, nó biểu tượng cho tình yêu không có điểm đầu và điểm kết thúc Chú rể đeo nhẫn cho cô dâu, cô dâu đeo nhẫn Đón khách và xếp chỗ Chuẩn bị trước giờ ăn

TỔ CHỨC PHỤC VỤ YẾN TIỆC COCKTAIL

-Mặt bàn phải sạch, không có bụi, không có vết bẩn, không phủ vải trải bàn.

- Giữa bàn đặt một gạt tàn thuốc lá, một lọ hoa, một cốc đựng giấy lau tạo thành hình tam giác cân Trong đó đặt một bao diêm gác canh gạt tàn thuốc lá, nhãn diêm ngửa trên mặt trên, trong cốc đựng giấy lau để một số tờ giấy lau được gấp tạo dáng.

2 Sắp xếp quầy bar Cocktail

-Giá bầy rượu phải sạch sẽ không có bụi, không có vết bẩn, gương soi phải trong sáng.

-Cách chai rượu phải sạch, nhãn rượu không bị rách, phải bầy đủ các loại rượu.

- Mọi loại rượu bầy trên giá đều phải quay nhãn rượu ra ngoài, rượu ngon nổi tiếng phải bầy ở vị trí nổi bật, trật tự bầy rượu phải thống nhất.

 Sắp xếp các vật dụng ở quầy rượu

-Mặt quầy rượu phải sạch sẽ, không có bụi, không có vết bẩn.

-Trước mỗi chiếc ghế quanh quầy đặt một gạt tàn thuốc lá, một bao diêm đặt gác bên cạnh gạt tàn thuốc lá, nhãn diêm ngửa lên trên, phía sau bên phải gạt tàn thuốc lá đặt một cốc đựng giấy lau, trong cốc đựng một số tờ giấy lau được gấp tạo dáng; phía sau bên trái gạt tàn thuốc lá đặt một lọ hoa.

3 Quy chuẩn và nguyên tắc phục vụ tiệc cocktail

 Kiểm tra và chuẩn bị

-Kiểm tra tạo dáng mạo, trang phục của nhân viên.

-Kiểm tra vệ sinh trong và ngoài quầy rượu.

-Kiểm tra xem các đồ dùng, dụng cụ có sạch không, có đầy đủ không, có được sắp đặt thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn đã quy định không.

-Kiểm tra mọi thiết bị xem có sạch, hoàn hảo không, có đầy đủ không, có được sắp đạt thống nhất, phù hợp với tiêu chuẩn đã quy định không.

-Kiểm tra mọi thiết bị xem có sạch, hoàn hảo không, như máy làm đá, máy pha cà phê, máy ép nước hoa quả, máy quấy.

-Chuẩn bị đủ các loại rượu, đồ uống.

-Chuẩn bị đủ lượng đồ dùng theo hệ số quay vòng.

-Chuẩn bị sẵn nước hoa quả tươi, chanh cắt lát, món ăn nhẹ.

-Dáng mạo, trang phục ngay ngắn, sạch sẽ, đứng ở một bê cửa phòng (hoặc cửa thang máy), mỉm cười tự nhiên.

-Khi khách tới, ngẩng mặt tươi cười, chủ động bước tới chào khách (nếu khách là người nước ngoài thì chào bằng tiếng Anh)

 Phục vụ khách gọi rượu, đồ uống

-Sau khi khách ngồi vào bàn, nhân viên phục vụ bàn phải tỏ lời hoan nghênh khách, tiếp đó đứng bên phải trap thực đơn cho khách, lễ phép hỏi thăm khách cần dùng loại đồ uống nào.

-Khi khách gọi đồ uống, nhân viên hầu bàn phải lắng nghe cho rõ, đối với yêu cầu đặt biệt của khách phải hỏi lại cẩn thận như: Đồ uống có cần ướp lạnh, pha đá hay không, rượu Whisky có cần cho đá không, khách gọi đồ uống xong nhân viên phục vụ bàn nhắc lại yêu cầu của khách để khách xem có đúng không, sau đó là biên lai gọi đồ uống.

 Mang đồ uống ra phục vụ khách

Khi mang đồ uống ra phục vụ khác hoặc khi đổi đồ dùng đều phải dùng khay.

- Khi mang đồ uống ra phải đứng ở bên phải dùng khay.

-Khi mang đồ uống ra phải đứng ở bên phải trao cho khách, khi thay đồ dùng phải đứng ở bên trái khách.

-Khi phục vụ đồ uống phải sử dụng đúng các đồ đựng bằng thủy tinh.

-Đặt cốc, ly đồ uống lên trên lót cốc, lót ly, sau đó mới rót đồ uống, không được để chai, lọ đồ uống chạm vào miệng cốc, ly.

-Khi rót đồ uống cho khách phải nói cho khách biết tên gọi đồ uống, nói cung rót tới khoẳng 8/10 cốc, để nhãn đồ uống quay về phía mình.

-Khi mang đồ uống cho khách phải nhẹ nhàng, không để đồ uống bắn, trào ra ngoài.

-Khách gọi đồ uống đều được tặng món ăn nhẹ không phải trả tiền.

 Phục vụ khi khách dùng đồ uống

-Luôn luôn tiếp thêm rượu, đồ uống cho khách.

-Luôn thay gạt tàn thuốc lá.

-Kịp thời thu dọn cốc, đĩa ăn hết đồ uống, thức ăn và các thứ rơi vãi trên mặt bàn.

-Tận sức thỏa mãn nhu cầu của khách.

-Khi khách đề nghị thanh toán, nhân viên phục vụ phải tính tiền chính xác, cài hóa đơn thanh toán vào kẹp thanh toán (nếu có), đứng ở bên phải người thánh toán trao hóa đơn thanh toán cho họ.

Chương IV: Tổ chức phục vụ các loại yến tiệc 77

-Khách thanh toán xong, nhân viên hầu bàn phải tỏ ý cảm ơn khách.

-Khi khách đứng dậy, nhân viên phục vụ phải kéo ghế ra cho khách, lấy mũ áp trao cho khách.

-Chào khách và tỏ ý hoan nghênh khách lần khác lại tới.

-Kiểm tra khách có quên gì không, nếu có thì trao trả ngay cho khách.

-Sau khi khách ra về, thu dọn mọi thứ trên bàn.

-Thu dọn xong thì bày bàn lại theo yêu cầu, chờ đón khách mới.

TỔ CHỨC PHỤC VỤ YẾN TIỆC NGOÀI TRỜI

Ngoài việc cung cấp dịch vụ cho bữa tiệc lớn và tiệc đứng trong nhà Bộ phận phục vụ ăn uống thường được yêu cầu cung cấp dịch vụ tương tự như vậy nhưng ở một nơi ngoài khách sạn Loại hình này được gọi chung là dịch vụ ngoài trời Tiệc ngoài trời hiện nay chiếm được cảm tình của nhiều thực khách nhờ vào những hiệu ứng tích cực của nó Vừa thưởng thức ẩm thức, vừa ngắm cảnh thiên nhiên là một thú vui hợp lòng người.

 Đối tượng tổ chức phục vụ

Giống như tiệc trang trọng, tiệc buffet, tiệc cocktail, tiệc ngoài trời cũng có nhiều đối tượng và mục đích tổ chức khác nhau Ngày nay, khi nhu cầu vật chất (bao gồm cả nhu cầu ăn uống) được đáp ứng đầy đủ, nhu cầu tìm kiếm và sáng tạo cái mới càng được chú trọng Đối với các nhà hàng, khách sạn, việc tìm kiếm cái mới mang lại nhiều lợi ích, trong đó lợi ích lớn nhất là nguồn khách hàng Các bữa tiệc, loại hình tiệc từ trước đến nay chỉ được tổ chức trong nhà đã trở nên nhàm chán và lỗi thời Do đó, các buổi liên hoan, tiệc cưới ngoài trời luôn được nhiều khách hàng hưởng ứng.

 Địa điểm tổ chức Đối với tổ chức phục vụ tiệc ngoài trời thì yếu tố địa điểm đóng vai trò rất quan trọng Địa điểm thường yêu cầu có diện tích rộng, thoáng, gắn liền với phong cảnh hữu tình của thiên nhiên Chính vì vậy, các khách sạn khi tổ chức phục vụ tiệc ngoài trời có thể chọn cạnh hồ bơi Một số nơi khác thường được khách sạn thuê và sử dụng để tổ chức như bãi biển, thảm cỏ tự nhiên và nhân tạo v.v.

 Đặc điểm của tiệc ngoài trời

- Tổ chức phục vụ tiệc ngoài trời ngoài tính năng là gần gũi thiên nhiên, tăng niềm vui, sự thoải mái cho thực khách khi thẩm nhận còn một vài sự hạn hế đó là sự phụ thuộc vào thời tiết, khí hậu Vì vậy, đối với mỗi vùng địa lý thì tiệc ngoài trời chỉ tổ chức vào những thời điểm nhất định để hạn chế tới mức tốt thiểu sự ảnh hưởng của yếu tố thời tiết So với với tiệc trọng thể, buffet thì tiệc ngoài trời có thể kết hợp các hình thức của hai loại tiệc nói trên như có thể phục vụ khách ngay tại bàn hoặc khách tự phục vụ cho riêng mình tùy theo sở thích Vì vậy phụ thuộc vào hình thức phục vụ mà người quản lý có thể lập kế hoạch phục vụ một cách hợp lý nhất

- Điểm khác của tiệc ngoài trời so với tiệc trọng thể, tiệc buffet là chỉ có thể tổ chức thích hợp vào buổi chiều tối Số lượng nhân viên cần đầy đủ, đáp ứng được nhu cầu tiến hành phục vụ ngoài trời Điều đó có nghĩa là cần nhiều nhân viên hơn phục vụ ở tại khách sạn và điều đó làm tăng chi phí liên quan.

1 Khảo sát và lựa chọn địa điểm

Thăm hiện trường và xác định những phương án khả thi được tiến hành trước khi chấp nhận cung cấp dịch vụ phục vụ ngoài trời nhằm xác định tình trạng hậu cần liên quan cùng chi phí dự tính Khi tiến hành thăm hiện trường thì điều quan trọng là phải kiểm tra về các mặt như khả năng cung cấp năng lượng, khả năng cung cấp nước, thống làm lạnh, hệ thống kho chứa Song song với nó là phải nắm được tình hình mặt bằng tổ chức tiệc ở ngoài khách sạn, các phương tiện, tiện nghi tại nơi tổ chức tiệc và tình hình giao thông đi tới nơi tổ chức tiệc Nói tóm lại, việc khảo sát cần tập trung vào việc chính:

-Diện tích mặt bằng và lượng dung nạp số người dự tiệc

-Có đủ các tiện nghi cần thiết hay không như nguồn điện, ga và lò, bếp, nước nóng và nước lạnh, nơi để món ăn, rửa, đặt tủ lạnh v.v.

2 Chuẩn bị mặt bằng và thiết bị, dụng cụ

Những vấn đề mà người quản lý cần phải quan tâm khác đó là vận chuyển thiết bị và thực phẩm cho hoạt động giải trí ngoài trời; loại thức đơn đưa ra để xác định loại dịch vụ, thiết bị cần thiết, thức ăn nóng đối nghịch với thức ăn lạnh Điều quan trọng là sự lựa chọn thực đơn phải phù hợp với nơi tiến hành bữa tiệc Các điều kiện thuận lợi và những nguyên tắc vệ sinh an toàn thực phẩm cần được tuân theo (ví dụ quá trình làm lạnh phải hoàn toàn sẵn sàng tại hiện trường) Đồ sứ, đồ thủy tinh và dao cần lau rửa, đóng gói vận chuyển một cách hợp vệ sinh an toàn để hạn chế hư hỏng.

Phó Giám đốc bộ phận phục vụ ăn uống hoặc trợ lý Giám đốc bộ phận phục vụ ăn uống trực tiếp tìm hiểu kĩ lưỡng yêu cầu đặt bữa ăn của khách và cùng với khách xác định loại tiệc như tiệc nguội, tiệc rượu Cần phải chú ý rõ tên người, đơn vị đặt tiệc; ngày giờ và thời gian mở tiệc; số người dự tiệc; số điện thoại của người hoặc đơn vị đặt tiệc.

Bên cạnh đó phải xác định được các yêu cầu của khách về món ăn, loại rượu, đồ uống đi cùng Từ đó giúp người quản lý có thể tính giá tiệc Thường thì giá tiệc tổ chức ở ngoài khách sạn cao hơn 30% so với giá tiệc cùng loại được tổ chức tại khách sạn.

Chương IV: Tổ chức phục vụ các loại yến tiệc 79

Sau khi thỏa thuận với khách hàng xong, người quản lý lên kế hoạch và thông báo cho các bộ phận liên quan chuẩn bị.

-Bộ phận tiếp nhận khách phụ trách việc cắt cử xe vận chuyển và lái xe.

-Bộ phận kinh doanh tổng hợp phụ trách việc bố trí quang cảnh bữa tiệc.

-Bộ phận bảo vệ cử người duy trì trật tự hoạt động tổ chức tiệc ở ngoài khách sạn, kiểm tra vật dụng, thực phẩm đưa ra khỏi khách sạn.

Dựa trên yêu cầu mua thực phẩm từ bộ phận phục vụ ăn uống, bộ phận tài vụ có trách nhiệm cung cấp kịp thời các loại vật dụng và thực phẩm chất lượng với giá cả hợp lý Ngoài ra, bộ phận tài vụ còn đảm nhiệm công việc thanh toán cho các hoạt động mua sắm của bộ phận phục vụ ăn uống.

-Bộ phận buồng trước giờ buổi tiệc bắt đầu cử người làm vệ sinh sàn nhà và quanh nơi tổ chức tiệc.

-Bộ phận quản trị phụ trách việc lắp đặt các máy móc, thiết bị và cử người điều khiển âm hình.

-Nhà bếp lập thực đơn, kê thực phẩm cần mua, chuẩn bị nguyên liệu làm các món ăn.

Bộ phận nhà hàng bố trí nhân viên trực tại nhà hàng và nhân viên phục vụ tiệc bên ngoài, chuẩn bị bàn ghế, khăn trải bàn, khăn lau miệng, chuẩn bị các loại đồ uống, đá, ly, các dụng cụ để ăn, cắt thái và làm vệ sinh trước khi tổ chức tiệc.

Mọi thứ sau khi được chuẩn bị xong thì vận chuyển tới nơi tổ chức tiệc Thực phẩm phải được đóng gói theo đúng luật vệ sinh an toàn thực phẩm, vận chuyển bằng xe chuyên dụng, có người chuyên trách áp tải, cần phải chú ý an toàn khi vận chuyển. Quá trình phục vụ tiệc ngoài trời cũng tuân thủ theo đúng quy trình và nguyên tắc như các bữa tiệc khác Sau khi xong tiệc phải tiến hành quét dọn nơi tổ chức tiệc đồng thời kiểm tra vật dụng, nếu bể vỡ hay thất thoát, lập biên bản và xử lý theo qui định của nhà hàng, khách sạn Cuối cùng là vận chuyển đồ dùng, dụng cụ về khách sạn, nhà hàng; phân loại, lau rửa, trả về kho.

3.1 Thuê dàn nhạc, làm sân khấu

Một bữa tiệc ngoài trời nhất thiết phải có sân khấu và dàn nhạc, tiệc vào buổi tối thì nên dự tính cho ban nhạc chơi đến khuya Nếu thời tiết mùa này không được khô ráo cho lắm, bạn có thể thuê hay mướn 1 dàn sân khấu kiểu lều bạt, việc dàn dựng và thu dọn sẽ đỡ mất thời gian.

Quyết định chủ đề cho bữa tiệc như tiệc mặn hay tiệc nướng barbecue, tiệc trà, tiệc cuối tuần, tiệc trung thu từ đó, hãy đưa ra thực đơn chính xác.

3.3 Trang trí không gian tiệc

Dù là một bữa tối nhỏ của gia đình trong vườn nhà hay một buổi tiệc lớn với bạn bè, thì việc bày trí không gian tiệc là việc rất cần thiết Sau đây là một vài ý tưởng:

-Sử dụng nến thơm loại lớn, đặt vào các trụ đèn gốm hay ở góc nhỏ trong vườn.