giáo trình quản trị hành chính văn phòng trường cao đẳng công nghệ tp hcm

Ví dụ như: Văn phòng Bộ, Văn phòng Ủy ban nhân dân… - Văn phòng là phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo có vị trí cao như Văn phòngnghị sĩ, Văn phòng Kiến trúc sư, Văn phòng luật sư… Như v

Chương I

ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGI VĂN PHÒNG

1 Khái niệm văn phòng

Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau tùy theo từng tình huống cụthể, nhìn chung có những cách hiểu sau đây:

- Văn phòng là một đơn vị trong cơ quan, có nhiệm vụ thu thập, tổ chức, phânphối và truyền đạt thông tin; bảo quản, lưu trữ các loại hồ sơ tài liệu; trợ giúp và thammưu cho lãnh đạo thực hiện các hoạt động quản lý điều hành cơ quan, đơn vị

- Văn phòng là trụ sở, là nơi làm việc của cơ quan, đơn vị; là địa điểm giao dịchcủa cơ quan đơn vị đó Ví dụ như: Văn phòng Bộ, Văn phòng Ủy ban nhân dân…

- Văn phòng là phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo có vị trí cao như Văn phòngnghị sĩ, Văn phòng Kiến trúc sư, Văn phòng luật sư…

Như vậy: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp;là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnhvực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan,doanh nghiệp, tổ chức.

2 Chức năng của văn phòng

Văn phòng có 2 nhóm chức năng:- Nhóm chức năng tham mưu và tổng hợp: hoạt động tham vấn của công tác vănphòng; thống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý

- Nhóm chức năng dịch vụ hậu cần: bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phươngtiện dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng có hiệu quả

3 Nhiệm vụ của văn phòng

Văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây: - Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiện chương trình - Thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng - Xây dựng, củng cố tổ chức bộ máy văn phòng - Tổ chức giao tiêp, đối nội, đối ngoại

- Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng - Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư, tài sản của doanhnghiệp

4 Hiện đại hóa công việc văn phòng

Chương I : Đại cương về quản trị hành chính văn phòng 2

Hoạt động của văn phòng rất đa dạng, phong phú và phức tạp Tỏ chức khoa họccông tác văn phòng có ý nghĩa thiết thực tạo điều kiện cho doanh nghiệp hoàn thành tốtmục tiêu để tồn tại và phát triển Hiện đại hóa công tác văn phòng là đòi hỏi bức xúcvà cấp thiết của thời đại Hướng hiện đại hóa công tác văn phòng như: văn phòng điệntử, văn phòng không giấy

II QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG1 Khái niệm quản trị hành chính văn phòng

Quản trị hành chính văn phòng (trên thực tế không tách rời khỏi quản trị tổngquát vì tự k có mục tiêu rõ rệt ) là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóavà kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin

2 Chức năng của quản trị hành chính văn phòng

- Hoạch định công việc hành chính - Tổ chức công việc hành chính văn phòng - Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng - Kiểm soát công việc hành chính

- Dịch vụ hành chính văn phòng

3 Phân biệt công việc quản trị hành chính văn phòng và công việc quản trị

3.1 Công việc hành chính văn phòng

Công việc hành chính văn phòng: Công việc hành chính văn phòng do nhân viênthực hiện, họ làm cách công việc hành chính đơn thuần như: điện thoại, soạn thảo vănbản, xử lý công văn đi và đến…, sử dụng các công cụ và các trang thiết bị hành chínhvăn phòng để hoàn thành công việc như máy điện thoại, máy fax, máy computer…

3.2 Công việc quản trị

Công việc quản trị: do nhà quản trị thực hiện, họ làm công việc hoạch định, tổchức, lãnh đạo và kiểm tra

Mối tương quan giữa công việc HCVP và công việc quản trị tùy thuộc nhiều mứcđộ khác nhau Ở tầm mức quản trị cao cấp: hầu hết công việc là thuộc về lãnh vực quảntrị Tuy nhiên, họ cũng không thể không làm một vài hoạt động HCVP (nghe điệnthoại, viết bảng ghi nhớ, chuyển báo cáo…) Ở cấp bậc thấp: hầu hết công việc lànhững hoạt động thực tiễn, chuyên môn nhưng nhân viên HCVP trong khi làm việccũng hoạch định đôi chút và tổ chức các công việc trực tiếp liên quan đến mình

Chương II: Hành chính văn phòng một ngành nghề chuyên nghiệp 4

Chương II

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG MỘT NGÀNH NGHỀ CHUYÊN

NGHIỆPI NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG1 Khái niệm nhà quản trị hành chính văn phòng

Nhà quản trị là: là một người làm việc thông qua người khác và giúp họ nỗ lực đượcmục tiêu

Nhà quản trị HCVP trước tiên phải là nhà quản trị Là nhà quản trị họ phải hoànthành 4 chức năng, nhiệm vụ: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra bộ phận hànhchính của mình

2 Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính văn phòng

Để trở thành một nhà quản trị HCVP hay một cấp quản trị chuyên biệt họ cầncó trình độ học vấn và kinh nghiệm nhất định trong lĩnh vực của họ Nói một cách tổngquát nhà quản trị HCVP phải là người có đầu óc sáng tạo và là một nhà lãnh đạo

Nhà quản trị hành chính văn phòng phải có đủ 12 tiêu chuẩn sau:1 Là một trí thức được đào tạo có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên vềhoạt động quản trị hành chính văn phòng

2 Có khả năng gánh vác công việc và khả năng ủy thác trách nhiệm và quyềnhành

3 Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên HCVP trong toàn công ty4 Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làmviệc mới

5 Có tính gần gũi, biết hòa mình, hòa đồng với những ý tưởng và những vấn đềcủa nhân viên

6 Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn.7 Phong cách lịch sự và ngoại giao

8 Kiểm soát cảm xúc.9 Có óc sáng kiến và trí tưởng tượng10 Tự tin

11 Óc phán đoán12 Khả năng nói để thuyêt phục được đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới, khách hàng Thuật lãnh đạo là một quá trình có tính thuyết phục đối với các cá nhân trongmột nhóm cùng nhau hợp tác để đạt mục tiêu Lãnh đạo là hòa hợp những mục tiêuriêng và mục tiêu chung Sự hòa hợp và thống nhất các quyền lợi đòi hỏi phải có mộttrình độ lãnh đạo cao

3 Chức vụ của các cấp hành chính

- Trợ lý hành chính - Phó/Trưởng phòng hành chính hoặc Phó/ Trưởng phòng xử lý văn bản hoặcPhó/ Trưởng phòng quản lý hồ sơ

- Phó Giám đốc/ Giám đốc hành chính - Phó Tổng giám đốc hành chính

II THƯ KÝ CHUYÊN NGHIỆP1 Khái niệm thư ký

Hiệp hội thư ký chuyên nghiệp Quốc tế (The Professional secretariesinternational – PSI ) định nghĩa thư ký như sau:

Thư ký là một trợ lý của cấp quản trị (an executive assistant), là người nắm

vững các nghiệp vụ hành chính văn phòng (office skills), có khả năng nhận lãnh tráchnhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa ra cácquyết định trong quyền hạn của mình.

Mặc dù nhiều nhân viên hành chính thực hiện một số công việc của thư kýnhưng không phải tất cả nhân viên hành chính đều là thư ký Công việc thư ký đòi hỏihọ phải sử dụng nhiều loại tài năng khác nhau, làm việc với nhiều người khác nhau.Nói một cách khác, công việc thư ký đòi hỏi phải có nhiều kinh nghiệm Đây là mộtcông việc quan trọng Thư ký luôn luôn là người không thể thiếu được trong mọi loạihình tổ chức bởi vì họ giúp cho các cấp quản trị khỏi mất thời gian làm các việc chi tiếtvụn vặt, quan liêu giấy tờ

2 Chức năng của thư ký: Có 2 nhóm chức năng

- Nhóm chức năng liên quan đến công tác văn bản: soạn thảo văn bản, quản lý,giải quyết các văn bản đi, đến, lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ, tra cứu tài liệu, đôn đốc, kiểmtra việc thi hành các quyết định, chỉ thị của lãnh đạo…

- Nhóm chức năng thuộc quản lý công việc: tiếp khách, điện thoại, hoạch định,tổ chức các cuộc họp, hội nghị, các chuyến đi công tác cho nhà lãnh đạo…

3 Nhiệm vụ của thư ký

Nhiệm vụ của thư ký văn phòng có 4 nhóm nhiệm vụ: - Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các lĩnh vực mà mình được giao phụtrách để phục vụ cho hoạt động quản lý của doanh nghiệp

- Biên tập văn bản, tổ chức sắp xếp, quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu - Tổ chức sắp xếp các hoạt động hành chính của doanh nghiệp - Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất chohoạt động của doanh nghiệp

4 Đặc điểm lao động của thư ký

Có 4 đặc điểm:

Chương II: Hành chính văn phòng một ngành nghề chuyên nghiệp 6

- Bản chất lao động của thư ký là hỗ trợ, giúp việc - Hoạt động của thư ký được xác định trong phạm vi mối quan hệ trực tiếp vàthường xuyên với nhà quản trị và các đồng nghiệp

- Thách thức đặt ra đối với thư ký là những áp lực về công việc, thời gian và đôikhi là vấn đề tình cảm

- Kết quả lao động của thư ký được đo thông qua sự đóng góp của thư ký vào kếtquả lao động của thủ trưởng

5 Tiêu chuẩn của người thư ký5.1 Tiêu chuẩn về kỹ năng

- Kỹ năng tổ chức công việc một cách khoa học - Kỹ năng sử dụng thành thạo, sáng tạo các thiết bị văn phòng: điện thoại,photocopy, fax, computer…

- Kỹ năng giao tiếp tốt: nghe , nói, đọc, viết - Kỹ năng ghi chép nhanh, chính xác

- Kỹ năng soạn thảo, biên tập văn bản - Kỹ năng lưu trữ văn bản

- Kỹ năng điều hành công việc

5.2 Tiêu chuẩn về kiến thức cơ bản

- Kiến thức về quản trị - Kiến thức về luật kinh doanh và các quy định của nhà nước - Kiến thức về kinh tế học

- Kiến thức về toán học và kế toán - Kiến thức quản trị hành chính văn phòng - Kiến thức tổng quát

- Biết ngoại ngữ…

5.3 Tiêu chuẩn đạo đức nghề nghiệp

- Tính thẳng thắn: cởi mở trong công tác - Chân thành: chu đáo với mọi người - Trung thực: vững vàng

- Nhanh nhẹn: kiên quyết, công bằng - Kịp thời: kỷ luật

- Bền bỉ: chính xác, nhanh chóng Tóm lại: Thư ký phải được Thủ trưởng tin cậy và xứng đáng với sự tin cậy đó

Chương III: Hoạch định và tổ chức hành chính văn phòng 8

Chương II

HOẠCH ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGI HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH

1 Tầm quan trọng của hoạch định

Hoạch định là cái cầu bắc những khoảng trống để đi đến đích Chúng ta ít khitiên đoán được tương lai một cách chính xác và những yếu tố nằm ngoài sự kiểm soátcủa chúng ta có thể phá vỡ cả những kế hoạch tốt nhất đã có, nhưng nếu không có kếhoạch chúng ta có thể để cho các sự kiện xảy ra một cách ngẫu nhiên Hoạch định làmột quá trình cần có tri thức

Hoạch định quyết định kế hoạch tối ưu nhất Giúp cho:- Giảm tối thiểu lãng phí lao động, thời gian, tiền bạc.- Tránh cho công việc trùng lắp và giẫm chân lên nhau.- Giúp cho người làm việc thấy rõ mục tiêu, hướng đi cụ thể.Hoạch định là chức năng quan trọng của bất kỳ cấp quản trị nào Cấp quản trịcàng thấp bao nhiêu càng đề ra kế hoạch cụ thể bấy nhiêu, gọi là hoạch định tácnghiệp Ngược lại, cấp quản trị càng cao bao nhiêu hoạch định có tính cách chiến lược

2 Khái niệm hoạch định, hoạch định hành chính văn phòng

2.1 Khái niệm hoạch định

Hoạch định là một chức năng của quản trị bao gồm các hoạt động xác định racác mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêuđó Kết quả của hoạch định là một bản kế hoạch – nghĩa là một tài liệu được viết ra rõrang các chuỗi hoạt động mà công ty hay tổ chức sẽ thực hiện

2.2 Khái niệm hoạch định hành chính văn phòng

Hoạch định HCVP bao gồm việc: thu thập các thông tin, xử lý thông tin, sửdụng chúng và triển khai cho các bước hành động

3 Phân loại hoạch định

3.1 Hoạch định chiến lược (Strategic planning)

Là xác định những mục tiêu cơ bản cho toàn công ty, và sự lựa chọn các giảipháp tối ưu để đạt được mục tiêu đó Có tính chất dài hạn, do các cấp quản trị cao cấpthực hiện Thời gian thực hiện là trên 5 năm

3.2 Hoạch định chiến thuật (Tactical planning)

Là đề ra kế hoạch cho bộ phận chuyên môn (bộ phận nhân sự, sản xuất, tàichính…) có tính chất trung hạn, do các cấp quản trị cấp trung thực hiện Thời gian thựchiện là trên 1 năm và dưới 5 năm

3.3 Hoạch định tác nghiệp ( operational planning)

Là đề các kế hoạch cụ thể của mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ,trong đó có hoạch định HCVP, do các cấp quản trị cấp cơ sở thực hiện dưới 1 năm.

5 Các công cụ hoạch định

Công cụ hoạch định hành chính văn phòng bao gồm các dự án lớn nhỏ khácnhau, một số công cụ ai cũng phải thực hiện để lên kế hoạch và lịch công tác hàngngày:

- Bảng danh sách các việc phải làm hôm nay- Bảng danh sách công việc trong tuần.- Lịch thời biểu hàng ngày

Chương III: Hoạch định và tổ chức hành chính văn phòng 10

Bảng 3.1 Bảng danh sách các việc phải làm hôm nay

TODAYDATE:………COMPLETED1……….

JOB TASK LIST

Do

Chương III: Hoạch định và tổ chức hành chính văn phòng 12

Bảng 3.2 Bảng danh sách công việc trong tuần

Name……… Day……… Date………

DAILY TIME LOG

Time ActivityImportanceInterruptions

(Phone calls, visits,

- Today was: Comment:

………-  Typical

……….-  Busier than usual ……….-  Slow

………

Bảng 3.3 Lịch thời biểu hàng ngày

II TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG1 Hình thức tổ chức bộ máy HCVP

Có hai hình thức tổ chức: tập trung vào một địa bàn và tập trung theo chức năng

* Tập trung vào một địa bàn: nghĩa là mọi hoạt động hồ sơ văn thư đều phải tập trung

tại một địa điểm duy nhất dưới quyền quản trị của nhà quản trị hành chính

NHÀ QTHC

Moị công việc hành chính cho các bộ phận

A,B,C…

Chương III: Hoạch định và tổ chức hành chính văn phòng 14

Hình 3.4: Tập trung theo địa bàn

Ưu điểm: dễ huy động nhân sự, dễ kiểm tra, dễ đào tạo huấn luyện, dễ sử dụng

trang thiết bị, dễ nghiên cứu cải tiến thủ tục

Nhược điểm: khó chuyên môn hoá, công việc thiếu chính xác, thiếu quan tâm

đến tầm quan trọng của từng loại công việc và trì trệ do chuyển giao công việc.Vì vậychỉ nên áp dụng hình thức này với các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá thể

*Tập trung theo chức năng: nghĩa là các hoạt động hành chính vẫn đặt tại địa

điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải đặt dưới quyền phối hợp, tiêuchuẩn hoá và giám sát của nhà quản trị hành chính

Ưu điểm: có thể thu hút được nhiều chuyên viên vào công tác quản lý Các chuyên viên

này sẽ tham mưu (cố vấn) cho nhà quản trị hành chính về các hoạt động HCVP chotừng bộ phận chuyên môn

Nhược điểm: hình thức này nếu không khéo áp dụng sẽ vi phạm chế độ một thủ trưởng

nghĩa là lấn quyền các cấp quản trị chuyên môn

2 Quy trình tổ chức

Các bước để đạt được một tổ chức hành chính văn phòng có hiệu quả:

Nhà QTHC

Bộ phận ACông việc HC

Bộ phận BCông việc HC

Bộ phận CCông việc HC

Xác định các hoạt động hành chính

Đánh giá các hoạt động hành chính

Lập thành nhóm các hoạt động tương quan

Hình 3.5: Tập trung theo chức năng

Hình 3.4: Tiến trình tổ chức 5 bước

Chỉ định phân công

Theo dõi cái hoạt động

Chương IV: Kiểm tra công việc hành chính văn phòng 15

Chương IV

KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGI GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ KIỂM TRA

1 Tầm quan trọng của kiểm tra

- Kiểm tra là một chức năng của quản trị, luôn gắn liền với ba chức năng kháccủa quản trị: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo

- Kiểm tra được xây dựng chủ yếu dựa trên chức năng hoạch định bằng cáchcung cấp các phương tiện kiểm soát, đề ra các điều chỉnh, uốn nắn nhằm đạt được chỉtiêu kế hoạch

- Kiểm tra hỗ trợ các chức năng tổ chức và lãnh đạo bằng cách đảm bảo rằngcác tài nguyên đều được tổ chức hướng tới các mục tiêu

2 Khái niệm kiểm tra

Kiểm tra là một tiến trình qui định các hoạt động của tổ chức sao cho kết quảhoàn thành trong thực tế phù hợp với các tiêu chuẩn và mục tiêu kỳ vọng của tổ chức

Kiểm tra để: - Khuyến khích các hành vi phù hợp.- Phát hiện các sai sót

- Để đánh giá kết quả thực tế: so sánh, xem xét quá trình thực hiện các nhiệm vụcụ thể theo kế hoạch, tiến độ giải quyết để điều chỉnh cách tiến hành công việc

3 Mức độ kiểm tra

Hình 4.1: Các mức độ kiểm tra

3.1 Kiểm tra chiến lược

H ĐịnhC lược

Kiểm traC.lược

Kiểm traC.thuậtH Định

C thuật

H ĐịnhTác vụ

Kiểm traTác vụ

CẤP CAOPham vi toàn cơ quan

Dài hạn

CẤP TRUNGPham vi bộ phận chuyên môn

Trung hạn theo từng thời kỳ

CẤP THẤPPham vi đơn vị nhỏ

Ngắn hạn

Bao gồm việc giám sát các yếu tố môi trường có thể ảnh hưởng đến khả năngtồn tại của các kế hoạch chiến lược, do các cấp quản trị cao cấp thực hiện Thời gianthực hiện dài hạn: hàng quý, hàng 6 tháng, hàng năm.

3.2 Kiểm tra chiến thuật

Đánh giá việc thực hiện các kế hoạch chiến thuật ở các bộ phận chuyên môn, cóliên quan đến các mục tiêu, các chương trình và ngân sách của các bộ phận chuyênmôn Giám sát các kết quả theo định kỳ và tiến hành sửa sai khi cần thiết Do cấp quảntrị trung cấp thực hiện Thời gian thực hiện trung hạn: hàng tuần, hàng tháng

3.3 Kiểm tra tác nghiệp

Giám sát việc thực hiện các kế hoạch tác vụ, các kết quả hàng ngày và tiến hànhcác hoạt động sửa sai theo yêu cầu Do cấp quản trị tuyến cơ sở thực hiện ngắn hạn:theo ngày, theo ca

II KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG1 Phân loại kiểm tra:

- Kiểm tra hành chính: là kiểm tra qua các công văn giấy tờ Nhà quản trị HCphải tạo mọi thuận lợi cho việc kiểm tra hành chính trong toàn cơ quan

- Kiểm tra hoạt động hay tác vụ là kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn như sắpxếp hồ sơ, lưu trữ, thông tin liên lạc và các hoạt động hành chính khác trong cơ quancó đúng theo tiêu chuẩn và thủ tục hay không

2 Các phương pháp kiểm tra hành chính

Bao gồm các vấn đề:

-Kiểm tra chất lượng xử lý thông tin-Kiểm tra tài chính văn phòng- Kiểm tra các phương tiện làm việc- Kiểm tra quá trình giải quyết công việc hàng ngày theo mục tiêu, kế hoạch đãthông qua

- Kiểm tra khả năng chuyên môn hoặc kiến thức-Kiểm tra sự thú vị của nhân viên trong việc làm

3 Tiến trình kiểm tra

Hình 4.2: Các bước trong tiến trình kiểm tra

Bước 1: Xây dựng các tiêu chuẩn và chọn phương pháp đo lường

Xây dựng cáctiêu chuẩn vàchọn phươngpháp đo lường

Đo lường việcthực hiện và đối

chiếu với tiêuchuẩn

Điều chỉnhsai lệch(nếu có)

Chương IV: Kiểm tra công việc hành chính văn phòng 17

-Tiêu chuẩn là chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện Có nhiều tiêu chuẩn

trong doanh nghiệp: tiêu chuẩn định tính( lòng hăng hái, sự trung thành…); tiêu chuẩnđịnh lượng (chất lượng, số lượng, thời gian hoàn thành công việc…), nhưng cần lưu ýtrong doanh nghiệp các tiêu chuẩn cần hợp lý và có tính khả thi

- Một số phương pháp kiểm tra hành chính thường có: thanh tra; kiểm tra ngânsách; kiểm tra tập trung; kiểm tra biểu mẫu; kiểm tra chính sách; kiểm tra thủ tục; kiểmtra lịch công tác; kiểm tra hồ sơ văn bản…

Bước 2: Đo lường việc thực hiện công việc hành chính văn phòng

Nếu có sự ấn định các tiêu chuẩn một cách thích hợp và có phương tiện để nhậnđịnh xem cấp dưới thực sự đang làm gì thì việc đánh giá thành tích nhân viên tươngđối dễ dàng Nhưng trên thực tế có nhiều công việc rất khó có thể áp dụng được cáctiêu chuẩn cụ thể và khó đo lường được kết quả, ví dụ : kiểm soát công việc của giámđốc qua việc giao tế, chỉ có thể đánh giá gián tiếp thông qua sự hài lòng của kháchhàng…

Bước 3: Điều chỉnh các sai lệch

Trường hợp sau khi kiểm tra các tiêu chuẩn đặt ra không đạt yêu cầu thì cần tiếnhành sửa chữa.Sự khắc phục các sai lầm trong công việc là các nhà quản trị có thể điềuchỉnh sai lệch bằng cách tổ chức lại bộ máy, đào tạo lại nhân viên, hay điều chỉnh mụctiêu…

III TIÊU CHUẨN ĐO LƯỜNG CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH1 Đo lường công việc hành chính

Đo lường công việc rất cần thiết để xác định hiệu quả của nhân viên hành chính,đánh giá khả năng của nhân viên một cách khách quan Muốn đo lường công việcHCVP phải dựa vào một số tiêu chuẩn đo lường

2 Tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn không cần thiết phải là một lý tưởng, cũng không phải là dấu hiệuchứng tỏ sự hoàn thiện Nó chỉ là cái căn bản nhất để đối chiếu, so sánh

1 Kích thước hay đặc tính2 Chất lượng

3 Số lượng , tiêu chuẩn này có 3 loại:- Chủ quan

- Tính toán qua các mẫu- Năng suất trung bình4 Thời gian hoàn thành công việc

IV CÁC CÔNG CỤ KIỂM SOÁT CỦA CÁC CẤP QUẢN TRỊ

1 Bảng chia thời gian biểu (schedule sheet)

Với những dữ liệu cần thiết, bảng chia thời gian biểu là một trong nhữngphương pháp thông dụng và hiệu quả nhất để kiểm tra công việc hành chính Các bảngloại này thường được cấp trên sử dụng chủ yếu để tóm lược công việc, thảo kế hoạch

KẾ HOẠCH

công

Ngày hoànthành

Thời giantrôi quaA

BCDEv.v

Hình 4.3: Một ví dụ về lịch công tác2 Thẻ hồ sơ dễ truy tìm (visible card files)

Được sử dụng để lên kế hoạch, chia thời biểu và những hình thức kiểm tra khác.Đây là những thẻ rời phân biệt dễ dàng nhờ các bìa mép nhô lên thụt xuống, để phânchia từng loại công việc máy móc Màu sắc có thể được dung phối hợp để theo dõinhanh chóng tiến trình thực hiện kế hoạch như: máy móc, thiết bị, nhân viên hay môitrường làm việc đã sẵn sàng chưa

Hình 4.4: Ví dụ về thẻ hồ sơ dễ truy tìm3 Bảng treo tường (wall boards)

Các dụng cụ kiểm tra treo tường giúp nhân viên dễ dàng theo dõi và nhận mọiviệc vì chính các dụng cụ đó chỉ rõ các hoạt động của một vài bộ phận, một vài chương

Chương IV: Kiểm tra công việc hành chính văn phòng 19

trình, kế hoạch , cùng lúc xác định thời hạn sau cùng để kết thúc công việc hoặc lênbảng vẽ đối chiếu các tiểu chuẩn và công tác hiện hành

Hình 4.5: Ví dụ về bảng treo tường (sơ đồ Gantt)4 Bảng tường trình (report)

Các bản tường trình trên giấy là cơ sở để theo dõi và kiểm tra định kỳ Nó có thểbình thường hay đặc biệt, có thể thay đổi theo kích thước hay nội dung, có thể là chínhquy hay không chính quy, có thể là hàng tuần hay hàng năm Tuy nhiên mục đích củanó vẫn là nhằm truyền thông tin về một tình trạng nào ảnh hưởng đến việc kinh doanh

Có một vài loại bản tường trình như:- Loại tường trình kiểm tra hệ thống văn thư và lưu trữ hồ sơ.- Loại tường trình phân tích chi phí những công việc hành chính như: thư từ,điện tín, điện thoại, fax, các chương trình huấn luyện

- Các bản tường trình hàng năm của các trưởng bộ phận.- Các bản tường trình về tình trạng các chương trình huấn luyện, cung cấp vănphòng phẩm và thiết bị, các tiêu chuẩn đo lường – đánh giá các công tác về quản trịlương bổng…

5 Cẩm nang (manuals)

Cẩm nang là một tập hồ sơ dưới dạng tờ rời được đóng lại bằng cách đục lỗ, đểkhi cần nhập hóa, ta có thể thay lại vài tờ dễ dàng Cẩm nang có nhiều lợi điểm là giúpthống nhất các hoạt động được thường xuyên, ai cũng có thể hiểu được công việc mìnhđảm nhận và phân định rõ quyền hạn

Cẩm nang kinh doanh:

- Cẩm nang về chính sách.- Cẩm nang cơ cấu tổ chức.- Cẩm nang về quản trị.- Cẩm nang quỹ phúc lợi.- Cẩm nang của từng bộ phận: hành chính, kế toán, kinh doanh, sản xuất,marketing…

…

Cẩm nang hành chính phải có những phần sau đây:

- Giới thiệu lịch sử của công ty.- Sơ đồ toàn bộ tổ chức công ty.- Sơ đồ cơ cấu tổ chức hành chính cho thấy rõ trách nhiệm và các tuyến quyềnhạn

- Liệt kê mục tiêu của mỗi đơn vị trong hành chính.- Thông tin về mỗi đơn vị hành chính có riêng sơ đồ tổ chức (nếu mỗi đơn vịrộng lớn)

- Các chính sách của công ty một cách tổng quát và các quỹ phúc lợi.- Lề lối làm việc và thái độ mà nhân viên cần phải có

Chương V: Tổ chức và bố trí nơi làm việc 22

Chương III

TỔ CHỨC VÀ BỐ TRÍ NƠI LÀM VIỆCI QUẢN TRỊ BẰNG CÁC HỆ THỐNG VÀ THỦ TỤC

3 Sơ đồ phân phối công việc (job distribution chart)

Là một sơ đồ trình bày một cách tổng thể các công việc và hoạt động của mộtđơn vị hay bộ phận phòng ban theo từng cá nhân

4 Lưu chuyển đồ (process diagram)

Là một biểu đồ mô tả tiến trình lưu chuyển công việc, nhân lực, hoặc biểu mẫumột cách có hệ thống nhằm mục đích đơn giản các thủ tục hành chính tới mức hiệu quảnhất

Để có lưu chuyển đồ, các nhà quản trị cần phải có các sơ đồ tiến trình (processchart) như: sơ đồ tiến trình luồng công việc; sơ đồ tiến trình nhân sự; sơ đồ tiến trìnhhoạt động…

5 Các ký hiệu thường được sử dụng trong các sơ đồ chu kỳ chuyển động

Ví dụ một số ký hiệu thường được dùng trong sơ đồ chu kỳ chuyển động

II SẮP XẾP CHỖ LÀM VIỆC1 Bố trí các phòng ban

- Sắp xếp sao cho khi một tổ chức phát triển, chúng ta có thể dễ dàng thay đổi vịtrí các phòng ban

- Sắp xếp các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát nhau Mặcdù tất cả các bộ phận có quan hệ với nhau nhưng vài bộ phận có quan hệ nhiều hơn Vídụ: Phòng họp nên ở gần phòng của các cấp quản trị thường hay sử dụng nó

- Bố trí các bộ phận hay tiếp xúc với khách hàng hay với cơ quan bên ngoài ở gầnlối ra vào, thang máy hoặc khu vực tiếp tân

Sự tồn khoSự vận hành

- Bộ phận nào cần tập trung suy nghĩ thì bố trí ở khu vực yên tĩnh.- Tách các bộ phận cần bảo mật xa khỏi chỗ công cộng hoặc nhiều người hay luitới.

- Cần lưu ý lối thoát hiểm điều kiện kinh tế của công ty Loại ghế sử dụng cho vănphòng thường là loại có thể điều chỉnh được độ cao, có tựa lưng và dễ dàng xoaychuyển khi cần thiết

Tuy nhiên các công ty cũng sẽ có một số phòng riêng, thường là phòng dành chocác cấp lãnh đạo, cho các bộ phận cần tập trung hoặc cần bảo mật

Chương V: Tổ chức và bố trí nơi làm việc 24

2.2 Hệ thống văn phòng “đóng”

Hệ thống này được ngăn cách bởi vách ngăn, tường cao, phân chia thành từngphòng riêng biệt

Ưu điểm:- Bảo đảm yếu tố an toàn, bí mật của công việc.- Bảo đảm tính riêng tư của mỗi nhân viên trong văn phòng.- Phù hợp với công việc tập trung cao

Nhược điểm:- Chi phí hành chính cao.- Tốn diện tích

- Khó giám sát công việc, nhân viên

Hình 5.2: Phòng làm việc có vách ngăn cao

2.3 Bố trí phòng làm việc của cấp lãnh đạo

Văn phòng làm việc của lãnh đạo cấp cao thường sẽ có: một phòng tiếp kháchvới cô thư ký hoặc tiếp tân, một phòng họp, phòng làm việc khác

Hình 5.4: Phòng họp nội thất lớn và phòng họp nội thất nhỏIII KHUNG CẢNH VĂN PHÒNG

Không gian làm việc thực sự có ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả công việc.Tổ chức không gian làm việc sao cho đảm bảo sự thuận tiện thoải mái, an toàn chonhân viên trong các thao tác và hoạt động là 1 yêu cầu mà người quản lý cần quan tâm

Không gian làm việc rất dễ tác động đến trạng thái tâm lý của nhân viên Nhânviên nào cũng mong muốn được làm việc trong một môi trường năng động, dễ chịu vàthoải mái

Không gian làm việc tốt là nguồn động lực mạnh mẽ giúp họ sáng tạo hay đưara những quyết định, phương án và chiến lược đúng đắn

1 Không khí

Không khí trong phòng lamg việc rất quan trọng Tiêu chuẩn về khối lượngkhông khí cần thiết cho một người trong một phòng được ấn định là trong 4 giờ làmviệc ít nhất phải có 7m3 không khí sạch

Nhiệt độ ảnh hưởng đến sức khỏe con người Ở nhiệt độ thấp, phần lớn nănglượng của cơ thể bị tiêu phí không phải để làm việc mà để chống lạnh vì vậy khả năngtập trung sự chú ý của nhân viên bị giảm nhanh

Khi làm việc ở nhiệt độ cao, cơ thể lại mất thêm năng lượng để giữ cho nhiệt độcơ thể được bình thường Điều đó làm cho sự hô hấp tăng nhạn, tăng bài tiết mồ hôi,giảm hàm lượng muối trong cơ thể Kết quả là nhân viên cảm thấy uể oải, các động tácthực hiện sẽ chậm và năng suất lao động sẽ giảm xuống

2 Âm thanh

Tiếng động không những ảnh hưởng đến công việc mà còn làm ảnh hưởng đếnthần kinh của con người Khung cảnh quá ồn ào làm con người bị lãng trí Nếu tiếngđộng cứ liên tục và lớn có thể gây nên tình trạng rối loạn thần kinh Biện pháp giảiquyết tiếng động thường xảy ra trong cơ quan như sau:

- Nhân viên lớn tiếng gọi nhau để hỏi han công việc: khuyên họ nói nhỏ lại.- Tiếng đóng cửa: dùng nẹp cao su để khi đóng lại cửa không kêu

- Chuông điện thoại kêu: nên dùng điện thoại loại đèn báo hiệu hoặc tiếng nhạcreo và đặt gân người trực

Chương V: Tổ chức và bố trí nơi làm việc 26

- Tiếng ồn do ghế di động: nên lót dưới đế chân ghế một miếng cao su cho êm.- Nhân viên đi lại nhiều: nên sắp xếp cac nhân viên có liên hệ công việc ngồi gầnnhau để họ hạn chế việc di chuyển trong phòng

3 Ánh sáng

Để đảm bảo các điều kiện lao động có hiệu quả, nhà quản trị hành chính cầnphải coi trọng yếu tố ánh sáng vì nó ảnh hưởng đến năng suất lao động Chúng ta cóthể phân chia ánh sáng ra làm 2 loại:

- Ánh sáng thiên nhiên là ánh sáng của mặt trời Các văn phòng cần được thiết kếcửa sổ sao cho tiếp nhận ánh sáng dễ dàng nhất

- Ánh sáng nhân tạo là ánh sáng của những bóng đèn điện, đèn phát quang Trongviệc mắc đèn người ta nhận thấy tường nhà và trần bẩn sẽ làm giảm đến 50% công suấtđèn Tường phòng nên sơn màu càng sáng thì hệ số phản chiếu ánh sáng càng cao

4 Màu sắc

Sử dụng màu sắc thích hợp không những cải thiện nâng cao vẻ bề ngoài của cơquan mà còn nâng cao năng suất lao động, giảm mệt mỏi, nâng cao tinh thần của nhânviên Sau đây là một số nguyên tắc cơ bản khi sử dụng màu:

- Khi ánh sáng tự nhiên chiếu từ phía Bắc hoặc phía Đông thì ánh sáng có màumát Để tạo không khí vui vẻ hãy sử dụng màu ấm trên bức tường đối diện

- Khi ánh sáng tự nhiên chiếu từ hướng Nam hoặc hướng Tây thì ánh sáng có màuđo đỏ, vàng hoặc màu ấm Để làm cho nó dịu đi chúng ta hãy sử dụng màu mát trêntường đối diện

- Hành lang: sử dụng màu sáng như màu vàng hay màu trắng để tạo ánh sáng tựnhiên

- Các văn phòng chung: hãy dùng màu trắng trên trần nhà, màu mát trên tườngtrước mặt nhân viên vì nó làm dịu mắt nhưng dùng màu ấm trên các bức tường khác

- Các phòng tiếp tân: hãy dùng màu vui vẻ, trung hòa và tránh đơn điệu.- Các phòng riêng: tùy theo ý thích của người làm việc

- Phòng họp: nếu phòng dài và hẹp hãy dùng màu sáng trên tường hai bên và màutối trên tường hai đầu để tạo cảm giác phòng rộng hơn

- Phòng lưu trữ hồ sơ: Dùng một màu duy nhất trên các bức tường và một màucho các dụng cụ Nên dùng màu sáng có phản chiếu ánh sáng cao

5 Tư thế và thao tác lao động

Tư thế:

- Đứng lâu, ngồi lâu sẽ gây mệt mỏi cho sự tuần hoàn, do đó nên chọn thời điểmđể xen kẽ các tư thế thay đổi cho phù hợp với công việc và hoàn cảnh, sức khỏe trongkhi làm việc

- Sắp xếp các vật dụng trên bàn vừa tầm tay, theo một trật tự nhất định, hợp lýđể tránh việc tìm kiếm, làm tiêu hao thời gian và năng lượng.

- Tư thế ngồi phù hợp là bàn chân vừa chạm đất, lưng tựa nhẹ vào thành ghế,bàn để cách ngực 40cm, các vật dụng trên bàn nằm trong tầm giang ngang chiều dàicánh tay

Phân bổ công việc:

Phân bổ công việc đểu để khi nào cũng có việc làm Không nên để khi quá nhànrỗi, lúc quá bận rộn, vội vàng dễ hỏng việc

Sự tiện nghi và thoải mái:

Khi làm việc nhân viên cảm thấy dễ chịu và yêu mến nơi làm việc của mình thìnăng suất lao động sẽ tăng lên rất nhiều Điều này cần thiết bố trí tiện nghi nơi làm việcthích hợp và thuận tiện

Chương VI: Quản trị thời gian 29

Quản lý thời gian hiệu quả đem lại nhiều lợi ích thuyết phục như: làm cuộc sốngdễ dàng hơn, giảm căng thẳng, tăng hiệu quả công việc, tăng năng suât cá nhận và tậpthể, tăng thời gian riêng tư cho mỗi người

II NGUYÊN NHÂN LÀM MẤT THỜI GIAN

Trong thời gian làm việc, mất thời gian do các nguyên nhân sau:

- Các cuộc gọi điện thoại- Các cuộc thăm viếng, xã giao, tiếp khách.- Các câu hỏi của nhân viên

- Các sự cố nhỏ, trả lời thư tín.- Các cuộc họp kéo dài

-Bàn giấy ngổn ngang, bữa bộn.- Đọc tài liệu quá chậm, không biết phương pháp đọc nhanh.- Khung cảnh văn phòng làm việc gây sự chia trí lo ra

III CÁC BIỆN PHÁP QUẢN TRỊ THỜI GIAN1 Các công cụ hoạch định thời gian biểu

1.1 Lịch thời gian biểu công tác hàng ngày

Chính vì không lên lịch thời biểu công tác để quyết định nên đặt trọng tâm vàocông việc nào trong ngày, công việc nào là phụ, cho nên nhiều cấp quản trị cũng như làcác thư ký và các chuyên viên thường sẽ mất thời gian rất nhiều vào các công việc vụnvặt

Theo luật 20-80: Chúng ta thường sử dụng 80% thời gian cho các công việc tươngđối không quan trọng hoặc không cần thiết và 20% cho các công việc thực sự quan trọng hoặc có năngsuất cao.

Các hoạt động kém hiệuquả

80% thời gian dành chocác hoạt động này

20% các hoạt động kém hiệuquả

20% các công việc có hiệuquả

80% thời gian dành cho côngviệc có hiệu quả những cáiquan trọng có mục tiêu dàihạn

Hình 6.1: Thời gian thường được sử dụng và nên được sử dụng như thế nào

1.2 Sổ tay, nhật ký, lịch để bàn

Đây là những công cụ giúp cho việc ghi nhớ các công việc phải làm, vì vậy nên:

- Cập nhật hóa kế hoạch làm việc.- Xếp những vấn đề quan trọng nhất lên hàng đầu và đánh số theo thứ tự lúc nàothực hiện nó tốt nhất, chứ không phải theo thứ tự quan trọng hay ưu tiên

- Đừng bao giờ bị lôi cuốn theo ý muốn giải quyết những việc nhỏ trước, đó làcon đường dọn sẵn đến thất vọng

- Loại khỏi kế hoạch của mình những việc có thể phân công cho người khác.Ngày tháng năm

8 giờ

9 giờ

10 giờ

… Hình 6.2: Mẫu ghi chép các cuộc hẹn hoặc các việc cần giải quyết

1.3 Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký

Bìa hồ sơ và thể hồ sơ nhật ký là công cụ để các nhà quản trị và thư ký ghi chép nhữngviệc cần phải làm từng ngày trong tháng rất hữu ích Những việc này được ghi chépmột cách vắn tắt trên một phiếu nhỏ Các phiếu này được bỏ trong một hộp hồ sơ thẻnhật ký Các hồ sơ được giải quyết theo từng ngày trong tháng được đựng trong các bìacó ghi từng ngày cụ thể trong tháng Khi tiến hành thẻ hồ sơ nhật ký, cần lưu ý:

- Không được sử dụng nó như một cuốn sổ ghi các cuộc hẹn vì nó là hồ sơ côngviệc đang tiến hành

- Sử dụng thẻ hồ sơ nhật ký như một phương tiện nhắc nhở kỳ hạn sắp đến

Chương VI: Quản trị thời gian 31

2 Tiết kiệm thời gian trong thư tín

Để tiết kiệm thời gian trong thư tín nên tập trung toàn bộ thư mang về nhà hoặc tranhthủ đọc trong lúc ngồi máy bay, tàu lửa, hay trên xe oto…

3 Tiết kiệm thời gian bằng cách đọc và ghi âm

Dùng máy ghi âm thì lời nói ghi lại được chính xác hơn bản tốc ký, cô thư ký có thểnghe lại và đánh máy lại vào lúc nào cô thấy thuận tiện nhất, để thời gian khi vị lãnhđạo nói cô thư ký có thể tập trung làm việc khác quan trọng hơn hay cần thiết hơn tạithời điểm đó

4 Tiết kiệm thời gian bằng phương pháp đọc nhanh

Trong thời đại chúng ta khó có ai có thể xem thường những tiến bộ mới nhất trong lĩnhvực hoạt động của mình Nếu không nắm được những gì đang diễn ra thì tai hại đếntương lai của tổ chức Có nhiều cách tiếp cận vấn đề làm thế nào thông qua việc đọcmà cập nhật hóa kiến thức của mình Có các biện pháp hiệu quả như:

- Phân công người khác đọc: đảm bảo tài liệu được chuyển thẳng tới người liênhệ; nhóm của bạn được cập nhật hóa những kiến thức mới nhất trong lĩnh vực hoạtđộng của mình kịp thời; bạn sẽ được thừa hưởng những kiến thức mới từ suy nghĩ củangười phân công đọc khi họ ghi lại những bài quan trọng và cách ứng dụng nó

- Đọc nhanh: đừng lắc đầu từ trái sang phải; đừng xướng âm trong khi đọc, đừngbao giờ quay ngược trở lại, mở rộng vùng đọc bằng các đọc bao quát câu thay vì từngchữ

Chương IV

CÔNG TÁC VĂN THƯ I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ1 Khái niệm về công tác văn thư

Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản, tổchức giải quyết và quản lý văn bản trong các cơ quan doanh nghiệp

2 Yêu cầu của công tác văn thư

- Nhanh chóng- Chính xác- Bảo mật- Đúng pháp luật

3 Ý nghĩa của công tác văn thư

- Giải quyết công việc của cơ quan đúng chế độ, nguyên tắc.-Góp phần tiết kiệm công sức, tiền của

- Góp phần giữ gìn bí mật- Giữ gìn được những tài liệu, thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý, lưu trữ vănbản

II TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN1 Quản lý văn bản đến

1.1 Khái niệm văn bản đến

Tất cả các văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, doanh nghiệpđược gọi chung là văn bản đến

1.2 Quy trình quản lý văn bản đến

Bước 1: Kiểm tra, phân loại, mở phong bì văn bản

Kiểm tra:

Chương VII: Công tác văn thư và lập hồ sơ công việc 34

- Khi tiếp nhận văn bản nhân viên văn thư phải sơ bộ kiểm tra về số lượng, tìnhtrạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có); đối với văn bản mật phải kiểm tra đốichiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

- Nếu phát hiện thiếu mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bảnđến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với văn bản có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ)phải báo cáo ngay với người được giao trách nhiệm; trong trường hợp cần thiết phảilập biên bản với người đưa văn bản

- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, nhân viênvăn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản…;trường hợp phát hiện có sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo chongười được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

Phân loại:

Sau khi tiếp nhận, các văn bản Đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau: - Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho Hội đồng quản trị, Bangiám đốc, Trưởng các bộ phận và các bì văn bản gửi đích danh người nhận; văn bảnmật; văn bản gửi cấp ủy và các đoàn thể trong cơ quan Với những văn bản này, nếu làvăn bản liện quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bảncó trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký

- Loại do nhân viên văn thư bóc bì, vào sổ chi tiết: gồm những văn bản ngoài bìđề tên cơ quan; văn bản không đóng dấu mật, không ghi rõ tên người nhận, những vănbản gửi các đơn vị chức năng của cơ quan

Lưu ý đối với một số loại văn bản đặc biệt:

- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời - Đối với công văn có dấu “mật” không được bóc và chuyển ngay cho người cótrách nhiệm giải quyết và qua văn thư vào sổ “tài liệu mật đến” để theo dõi

- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu vănbản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện

- Đối với đơn, thư khiếu nại và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh mộtđiểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thìcần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng

Bước 2: Đóng dấu “đến”

- Văn bản Đến của tất cả các đơn vị đều được đăng ký tập trung tại văn thư, trừnhững loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của cơ quan như hoá đơn, chứngtừ kế toán

- Tất cả văn bản Đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”,ghi số đến và ngày đến Những văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì khôngphải đóng dấu “Đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõigiải quyết

- Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu(với văn bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc khoảng trốnggiữa tác giả và quốc hiệu

Bước 3:Đăng ký văn bản đến

- Khi đăng ký văn bản, cần đảm bảo rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, mựcđỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng

- Văn bản đến ngày nào cần phải vào sổ và chuyển giao ngay ngày hôm đó Tùy theo lượngcông văn của cơ quan mà dùng một hay nhiều sổ.

Ngàyđến

Sốđến Tác giả

Số, kýhiệu

Ngàytháng

Tên loại và tríchyếu nội dung

Đơn vị hoặcngười nhận

Kýnhận Ghi chú

Chương VII: Công tác văn thư và lập hồ sơ công việc 36

Cột 4: Số, ký hiệu Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.Cột 5: Ngày tháng Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày, tháng,năm của đơn, thư Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước;năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/13, 31/12/13

Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung Ghi tên loại (trừ công văn thì không phảighi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết tắt) và trích yếu nộidung Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng kýphải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó

Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đếncăn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 8: Ký nhận Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.Cột 9: Ghi chú Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số,ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v )

Bước 4: Trình văn bản đến

Sau khi thực hiện các bước trên, trình văn bản cho Thủ trưởng cơ quan hoặc Chánh vănphòng xem xét, cho ý kiến

Bước 5: Giao trách nhiệm giải quyết

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thờivăn bản đến

- Căn cứ văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị, cá nhângiải quyết theo thời hạn của pháp luật quy định hay theo quy định của cơ quan

- Người đứng đầu cơ quan có thể giao cho Chánh văn phòng hay Trưởng phònghành chính Họ có trách nhiệm thực hiện công việc được giao: xem xét toàn bộ văn bảnđến và báo cáo về những văn bản khẩn cấp, quan trọng; Phân loại văn bản cho các đơnvị cá nhân giải quyết đồng thời theo dõi, đôn đốc việc giải quyết

Bước 6: Chuyển đến đơn vị giải quyết

- Văn bản đến phải được giao trong ngày, đúng lúc và trực tiếp cho đối tượngchịu trách nhiệm giải quyết và đối tượng đó phải ký xác nhận vào phần “ký nhận”trong sổ “ đăng ký công văn đến” hoặc “ sổ chuyển giao văn bản của văn thư

- Nếu công văn có dấu “khẩn” phải được ưu tiên chuyển ngay, tốt nhất là trongvòng 30 phút trong giờ hành chính và 1 giờ ngoài giờ hành chính

- Không để người không có trách nhiệm xem công văn , tài liệu của người khác

Bước 7: Theo dõi việc giải quyết công văn

Cán bộ văn thư cần theo dõi và báo cáo thường xuyên việc giải quyết công văncủa các bộ phận cho người phụ trách văn phòng để trình lãnh đạo cơ quan biết và đônđốc giải quyết khẩn trương công việc

Những công văn có thời hạn hoàn thành cần ghi rõ ở cột ghi chú