HI.Tổ chức dự án 1.Mô hình tổ chức theo chức năng Đối với dự án tổ chức chức năng, dự án được giao cho một bộ phận chức năng nhằm được đảm bảo cho nó thành công hoặc được hỗ trợ thực hiệ
Lập tiến độ dự án
Kế hoạch tiến độ dự án là bản kế hoạch trình bày trình tự và thời gian thực hiện từng công việc và toàn bộ dự án nhắm đảm bảo dự án thực hiệnđúng thời hạn quy định trong môi quan hệ với thành quả và nguồn lực dành cho dự án
2 Đặc điểm - Là cơ sở đề huy động và quản lý chi phí và các yêu tố nguồn lực khác Do vậy phải tiên hành trước
Hoạt động quản lý phức tạp do tính phức tạp của môi trường dự án
3 Các công cụ lập kế hoạch tiến độ
> Sơ đồ mạng + Phuong phap AOA (Activities On Arrow)
+ Phuong phap AON (Activities On Node)
PHUONG PHAP SO DO GANTT (Gantt Chart Method)
“Phương pháp sơ đồ Gantt là kỹ thuật quản trị tiễn trình và thời hạn các hoạt động (công việc) của dự án trên trục tọa độ 2 chiều, trong đó trục hoành biêu diễn thời gian thực hiện hoạt động, trục tung biêu diễn trình tự tiến hành các hoạt động:
2 Lịch sử sơ đồ Gantt Mang tên nhà hoá học người Mỹ (Henry LGantt) để tưởng niệm ông, người đã phát minh ra phương pháp này khi quản trị một dự án nghiên cứu và triển khai (R&D
- Ví dụ: Áp dụng phương pháp sơ đề Gantt để quản tri tiễn trình và thời hạn các hoạt động ( công việc) của dự ân nghiên cứu có các thông sô dưới đây :
3 Nội dung phương pháp so dd Gantt - Các bước để tao so do Gantt Bước I : Phân tích các hoạt động (công việc) của dự án một cách chỉ tiết
Bước 2 :Sắp xếp trình tự thực hiện các hoạt động một cách hợp lý
Bước 3 :Xác định độ dài thời gian thực hiện từng công việc một cách thích hợp Bước 4 :Quyết định thời điểm bắt đầu và kết thúc của từng công việc công việc
Chú ý : Các hoạt động có thể thực hiện đồng thời, song song với nhau
Bước 5: Xây dựng bảng phân tích các hoạt động, trong đó nêu rõ nội dung trình tự thực hiện, thời điểm bat dau va kết thúc của từng hoạt động
Bước 6 : Vẽ sơ đồ Gantt
4 Đặc điểm của phương pháp sơ dé Gantt - Uu diém:
L/ Phương pháp sơ đồ Gant cho biết nhiệm vụ cụ thể từng hoạt động, thứ tự thực hiện các hoạt động, độ dài thực hiện từng hoạt động, thời điểm bắt đâu và kêt thúc của từng hoạt động
2/ Cho khả năng nhận biết tông thời gian cần thiết đề thực hiện dự án
3/ Phương pháp sơ đồ Gant cho thấy một trạng thái động “của tiến tình dự án”, khi sử dụng thêm các ký hiệu mô tả một sô trạng thái cân kiêm tra giâm sát tiên trình dự ân
L/ Phương pháp sơ đồ Gant không cho nhà quản trị gia dự án thấy rõ mối liên hệ cụ thê và tác dụng tương hồ giữa các hoạt động
2/ Không biểu thị cho quản trị gia đự án biết cách phải làm như thế nào để rút ngắn tông thời gian thực hiện dự án
PHƯƠNG PHÁP SO DO MANG CPM (Critical Path Method) hay đường gang
Việc quản lý đự án thường được xem là yếu tố mẫu chốt trong sự thành công của một dự án Nghĩa là thành công sau này của một dự án được xác định ngay từ khi lập kế hoạch, khi nhóm quản lý dự án được hình thành Nhóm này phải theo dối tất cả các chỉ tiết của dự án, đặc biệt các khía cạnh thiết kế, lập tiến độ và kiểm tra Họ phải tìm kiếm và phân tích các thông tin dé:
- Xác định được tất cả các công việc trong dự án, sự phụ thuộc lần nhau và cuôi cùng xác định được trình tự thực hiện các công việc
- Ước lượng thời gian thực hiện của mỗi công việc, tông thời gian thực hiện dự án và thời điểm mỗi công việc phải kết thúc đê đảm bảo đúng thời gian kết thúc dự án
- Xác định các công việc căng nhất về mặt thời gian để hoàn thành dự án đúng hạn, thời gian thực hiện tối đa của mỗi công việc mà không làm trễ đự án
- Ước lượng chỉ phí và lên kế hoạch thực hiện sao cho tối thiểu hoá chỉ phí tông cộng
- Hoạch định và phân phối tải nguyên sao cho mục tiêu dự án đạt được một cách hiệu quả nhật
- Chỉ đạo quá trình thực hiện, phản ứng nhanh với những lệch lạc so với kết quả và hiệu chỉnh kê hoạch khi cân thiết
- Dự báo các sự cô và tìm biện pháp đề tránh nó
- Lập các báo cáo về tiên trỉnh, thê hiện các thông tin liên quan đên dự án một cách dê hiệu nhật
Phương pháp phân tích sơ đồ mạng có thế sử dụng cho hầu hết các loại dự án, nhưng hiệu quả hơn cả là cho các dự án lớn (liên quan đến vốn đầu tư lớn đáng đề tập hợp và xử lý dữ liệu) vả phức tạp, (dễ sai lầm trong quá trình tiến hành) Các đự án như vậy thường mang tính độc nhất nên không có những kinh nghiệm trong quá khứ có thê áp dụng trực tiếp được Những dự án tiêu biéu bao gồm dự án xây dựng, tô chức các sự kiện lớn, tung ra sản phẩm TỚI
5 Một số khái niệm và kí hiệu - Mạng công việc
Là kĩ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mô tả dưới dạng sơ đồ mỗi quan hệ liên tục giữa các công việc đã được xác định cả về thời gian và thứ tự trước sau Mạng công việc la sự nội kết các công việc và các sự kiện Sơ đồ mạng của một đự án bao gồm các nút liên hệ với nhau bằng các mũi tên hoặc các cung
- Tác dụng của sơ đồ mạng + Phản ánh môi quan hệ tương tác giữa các công việc
+ Phản ánh đây đủ thời gian các công việc, thời gian hoàn thành dự an, thời gian dự trữ của công việc và sự kiện
+ Là cơ sở dé lap ké hoạch kiêm soát, theo dõi tiến độ và điều hành đự án; để phân phối điều hòa các nguồn lực của dự án
Là điểm chuyên tiếp đánh dâu một hay một nhóm công việc đã hòan thành và khởi đâu của một hay một nhóm công việc kê tiếp
- Đường hay còn gọi là tiến trình (Path) Đường là sự kết nôi liên tục các công việc tính từ sự kiện đầu đên sự kiện cuôi
- Mũi tên chỉ ra quan hệ giữa các công việc, phương và chiêu dài của nó không có ý nghĩa
- Hướng của mũi tên trong sơ dé mạng chỉ ra trình tự thực hiện, một công việc di trước (preceding activity) phải kết thúc trước khi céng viéc di sau (Following Activity) bắt đầu thực hiện, một công việc đi sau có thê bắt đâu ngay sau khi mà công việc đi trước đã kệt thúc
- Sau khi đã vẽ sơ đồ mạng, chúng ta sẽ khảo sát vấn đề thời gian, để tiện lợi ta gia thiet rang thoi điểm bắt đâu dự án là thời điêm 0 và ổi tính toán thời điêm bắt đầu và kêt thúc của các công việc
- Khi đã có lịch trình thực hiện của dự án trong đó chỉ rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc của mỗi công việc, ta có thê hoạch định tài nguyên cho từng công việc khi cân thiệt
- Cong tac (công việc- Acfivify)
Phan bỗ nguồn lực Phân bỗ nguồn lực (esource allocafion) là sự phân bỗ nhân tố sản xuất trong nền
Noi cy thé hơn, các nguồn lực được phân bồ tối ưu khi giá cả trả cho hàng hóa và dịch vụ trên tất cả các thị trường phản ánh chính xác chỉ phí kinh tế thấp nhất đề cung ứng chúng
Các căn cứ để phân bồ các nguồn lực ]) Các muc tiéu chiến lược
Các mục tiêu chiến lược được coi là căn cứ quan trọng nhất làm cơ sở cho sự phân phối nguồn lực vì giá trị thực tế của bất kỳ chương trình phân bố nguồn lực nào cũng nằm ở kết quả đạt được các mục tiêu dài hạn và ngăn hạn của đoanh nghiệp
2) Các chương trình sản xuất hoặc các kế hoạch ngắn hạn
Các chương trình sản xuât hoặc các kê hoạch ngắn hạn hơn phản ánh tôc độ và quy mô thực hiện các mục tiêu chiên lược và sách lược
Các vân đề cần quan tâm khi phân bồ nguồn lực
- Các mục tiêu chiến lược không rõ ràng và không được phân bô hợp lý trong ngắn hạn
- Tư tưởng muôn bảo vệ quả đáng các nguồn lực do e sợ không dâm châp nhận rủi ro, mạo hiểm
- Qúa nhân mạnh đên các mục tiêu tài chính ngắn hạn
- Quan điểm thái độ của lãnh đạo doanh nghiệp không phù hợp với quan điểm của các nhà chuyên môn trong phân phôi nguôn lực
Các công việc cần thực hiện khi phân bỗ nguồn lực 1) Danh gia nguon lực
Việc này được tiến hành ngay từ khi phân tích và đánh giá thực trạng doanh nghiệp Đánh giá nguồn lực phải xem xét doanh nghiệp có đủ các nguồn lực cần thiết đề thực hiện hiệu quả các chiến lược đề ra không? Đề thực hiện được việc này trong từng thời kỳ cụ thế phải phân tích đánh gia ca vé mat số lượng và chất lượng từng nguôn lực
Trong đó phải chú trọng tới nguôn nhân lực đặc biệt là các cam kết của nhân viên và người lao động đối với việc thực hiện nhiệm vụ
Muốn phân bồ nguồn lực hợp lý, trước hết phải có đủ nguồn lực cần thiết Nhiệm vụ của các nhà quản trị là phải đảm bảo sao cho đủ các nguôn lực đề thực hiện Các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp Sai lầm thường mắc phải đó là việc cung cấp nguồn lực không tương ửng với các chiến lược cụ thể nhất định
Thứ nhất, soát xét lại các định hướng tông quát của việc phân bô nguồn vốn
Thứ hai, phân tích cầu về vốn
+ Cân đối ngân sách + Phân bề các nguồn lực khác 3) Điều chỉnh nguồn lực Biéu dé chat tai nguồn lực của dự án Gym va Yoga
Thiết lập biế đồ Găng của dự án phong Gym va Yoga
Công Kê hoạch thời gian
Thành lập ban quản lý, chỉ định đơn vị tư vấn thiết kế và họp các bên
B Chuẩn bị hồ sơ thủ tục pháp lý 10/04/2021-
C Tiếp nhận mặt bằng và thuê khảo sát địa hình 25/04/2021-
D Lập bản thiết kế kỹ thuật và thiết kế thí công 01/05/2021-
E Thâm định và phê duyệt thiết kế, tông dự toán 30/05/2021-
10/06/2021 F Hoàn thiện bản thiết kế và trình cơ quan quản lý nhà nước cấp phép | 10/06/2021-20/06/2021
G Tiến hành đâu thầu, chon don vi thi công 20/06/2021-10/07/2021
H Thực hiện thi công, giám sát và nghiệm thu phần xây dựng công trình 10/07/2021-
10/02/2022 I Tiến hành mua sắm thiết bị và lắp đặt chỉnh định nghiệm thu thiết bị | 10/02/2022-10/04/2022
J Họp ban quản lý, rút kinh nghiệm và kết thúc dy án 10/04/2022-15/04/2022
Thời gian (tuần) Công việc
===== COng viộc gang sôss Cụng việc khụng găng
Kiểm soát dự án
Kiểm soát dự án là quá trình gồm 3 bước:
+ thành quả (các yêu cầu về kỹ thuật)
- _ So sánh các thông tin nay với kê hoạch và các yêu câu đã đê ra
- - Thực hiện các biện pháp sửa đôi, hiệu chỉnh nhắm mục đích đạt được yêu câu đã đề ra (hay thành quả mong muôn) b Các dạng của kiêm soát dự án
Có 3 thành phần của kiểm soát dự án: thời gian (time), chỉ phí (cost) và yêu cầu kỹ thuat (technical requirements) có 3 dạng kiêm soát tương ứng là:
- kiểm soát thời gian - kiém soát chi phí -._ kiêm soát các yêu câu về chất lượng
Nếu kiểm soát từng thành phần có thê đem lại hiệu quả tối đa cục bộ nhưng chưa chắc sẽ đem lại hiệu quả tối đa toàn phần Do vậy thông thường các hệ thống kiếm soát dự án là sự tổ hợp của 3 thành phần nói trên - pưương pháp tiêu chỉ các hệ thống kiếm sodat chi phi/tién dé (Cost/Schedule Control System Criteria C/SCSC) Trong phương pháp này người ta có gắng kiếm soát được cả chỉ phí và tiến độ, còn yêu cầu về kỹ thuật là ưu tiên số một
Có 2 loại kiểm soát: + kiêm soát bên trong (internal control)
+ kiểm soát bên ngoài (external control)
Kiểm soát bên trong là hệ thông và quy trình giám sát do phía thực hiện dự án
Kiếm soát bên ngoài là các quy trình và tiêu chuân kiểm soát được ấn định bởi khách hàng
Mô hình của hệ thống kiểm soát:
- Hệ thông don gian (simple system) - Hé thong phic tap, cao cap (high level system)
Hệ thống đơn giản chỉ có một chu trình phản hồi thông tin
Hệ thông cao cấp có nhiều chu trình phản hồi thông tin, có thể điều chỉnh mục tiêu/tiêu chuân các hệ thông giảm sát phụ c Các bước kiêm soát dự án:
Bước I: Thiệt lập các tiêu chuẩn yêu câu đôi với dự án
+ Các đặc trưng kỹ thuật (nằm trong hồ sơ thiết kế nếu có sửa đổi phải được bàn bạc và ghi thành văn bản)
+ Ngân sách của dự án + Cac chi phi + Các nguồn lực yêu cầu
Bước 2: Giám sát (monmttorine) + Quan sát các công việc đã được thực hiện trong thực tê
+ So sánh các tiêu chuân yêu cầu về các công việc đã được thực hiện trong thực té tính cho đến ngày thực hiện kiêm tra
+ Ước tính thời gian và chí phí để hoàn thành các công việc còn lại đề hoàn tat toàn bộ dự án
+ Thực hiện các biện pháp sửa chữa, hiệu chỉnh khi các kết quả thực tế có sự khác biệt so với các tiêu chuân đã đề ra d Cỏc vấn đề khú khăn thường ứặp trong kiểm soỏt dự ỏn
- _ Chỉ nhẫn mạnh một số yếu tố nào đó, ví dụ như chỉ nhân mạnh vào chi phí mà bỏ qua các yêu tô khác như thời gian và chât lượng.(Người xây dựng thường quan tâm đên chị phí còn khách hàng thường quan tâm đến chât lượng)
- _ Quy trình kiếm soát gặp sự phản đối hay nhẹ nhất là không được sự đồng ý
- _ Thông tin thường không chính xác hoặc không được báo cáo đây đủ
- _ Thái độ tự bảo vệ, tự biện hộ dẫn đến thành kiến hay thông tin thiên lệch
- _ Các nhà quản lý có quan điểm khác nhau về vấn đề còn tranh cãi
- _ Các cơ chế báo cáo thông tin và hạch toán không đúng
1.2 Danh gia dw an (Project Evaluation) Đánh giá dự án là phân tích sự hiệu qua va su hién httu (effects and efficiency) cua dự án so với mục tiêu đã đê ra.nhăm đề:
- - Đạt được mục tiêu của dự án - _ Ghi nhận các bài học kinh nghiệm - Lap kê hoạch và chính sách cho tương lai
1.3 Giám sát dự án (Project monitoring)
Là quá trình kiêm tra thường xuyên về tiến trình của dự án trong suốt thời gian thực hiện dự án cũng như trong các giai đoạn vận hành của dự án với mục tiêu cung cấp thông tin làm cơ sở cho các quyết định quản lý như:
-Giám sát là sự cần thiết đối với kiêm soát dự án -Giup cac thành viên của dự án hiểu tốt hơn về các mục tiêu của dự án -Gia tăng mối quan hệ giữa cac nhóm công tác
-Chuẩn bị cho các nhóm công tác thích nghi với mọi sự thay đổi trong dy an -Gia tăng tầm nhìn về dự án của các nhà quản lý cáo cao
-Cải thiện mối quan hệ với khách hàng
Hệ thống giám sát hữu hiệu khi:
-Đầy đủ và có liên quan -Báo cáo đến mọi cấp quản lý - Thu thập và báo cáo dữ liệu kịp thời -Các sự khác biệt so với hoạch định cần phại được sửa đôi SV (schedule variance): Biến thiên về
Nếu SV =0 dự án đúng tiến độ Nếu SV > 0 đự án nhanh tiến độ Nếu SV 1, dự án nhanh tiến độ Nếu SPI