đề tài tiểu luận môn học quản trị dự án hệ thống thông tin quản lý dự án xây dựng phần mềm quản lý sinh viên

CEO sẽ phêduyệt dự án với sự tư vấn từ các bên liên quan quan trọng khácTiếp cận:- Thành lập đội dự án, xác định mục đích, phạm vi, phân chia công việc cụ thể cho từng giai đoạn của dự á

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINHKHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

- -Đề tài :

TIỂU LUẬN MÔN HỌC

QUẢN TRỊ DỰ ÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ DỰ ÁN

XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ SINH VIÊN

Lớp: ITS344_202_D01

GVHD: ThS Nguyễn Duy Thanh

Nhóm PONN: Nguyễn Huỳnh Thảo Nguyên – 030234180090 Nguyễn Trung Tùy Nhi – 030234180095

Lê Thị Kiều Oanh – 030234180101

Nguyễn Thị Thanh Phương – 030234180104 Trịnh Thị Ngọc Lan – 030233170107

TP Hồ Chí Minh, tháng 6 năm 2021

PHÂN CHIA CÔNG VIỆC

Thảo Nguyên

Tùy NhiKiều OanhThanh

MỤC LỤC

N i dungội dung

QUẢN TRỊ DỰ ÁN HỆ THỐNG THÔNG TIN 1

2.3 Kế hoạch quy trình quản lý 10

2.4 Kế hoạch quy trình kỹ thuật 11

2.5 Kế hoạch quy trình hỗ trợ 11

3 Định hướng và quản trị công việc 11

- Công cụ và kỹ thuật thực thi dự án của người quản lí 11

4 Theo dõi và kiểm soát công việc 11

5 Kiểm soát thay đổi tích hợp 12

6 Kết thúc dự án hoặc giai đoạn 12

II QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN 12

1 Kế hoạch quản lý phạm vi 12

2 Thu thập yêu cầu 13

Tuyên bố phạm vi dự án, Ver 1: 14

Tuyên bố phạm vi dự án, Ver 2: 14

3 Phân rã công việc (WBS) 14

- WBS theo giai đoạn 16

4 Kiểm soát phạm vi 16

4 Ước lượng nguồn lực 19

5 Ước lượng thời gian 19

6 Phát triển lịch biểu 20

7 Kiểm soát lịch biểu 21

IV QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN 21

3 Kiểm soát chất lượng 25

VI QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC DỰ ÁN 26

1 Kế hoạch nguồn nhân lực 26

2 Thiết lập đội dự án 26

3 Quản lý đội dự án 26

VII QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG DỰ ÁN 27

1 Kiểm soát truyền thông 27

VIII QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN 28

1 Kế hoạch rủi ro 28

2 Xác định rủi ro 28

- Môi trường phát triển dự án (Development Environment) 28

- Kỹ thuật phát triển phần mềm (Product Engineering) 28

3 Phân tích rủi ro (định tính) 29

4 Kế hoạch đối phó rủi ro 29

5 Kiểm soát rủi ro 29

IX QUẢN LÝ MUA HÀNG DỰ ÁN 30

1 Lập kế hoạch quản lý mua hàng 30

X QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN 32

1 Xác định các bên liên quan 32

2 Kế hoạch quản lý các bên liên quan 33

3 Quản lý sự tham gia các bên liên quan 34

4 Kiểm soát các bên liên quan 34

KẾT LUẬN 35

DANH MỤC BẢNG 36

DANH MỤC SƠ ĐỒ 37

TỔNG QUAN DỰ ÁN

- Tên dự án: Xây dựng phần mềm quản lý sinh viên.

- Nhóm thực hiện: PONN- Thời gian

thực hiện: 4 tháng từ ngày21/06/2021 đến ngày 30/10/2021

2 Mục tiêu dự án

Ứng dụngcôngnghệthông tinvào quảnlý sinhviên,nhằm hỗtrợ banlãnh đạonhàtrườngnóichung vàgiảngviên nóiriêngthực hiệnnhững

nghiệp vụ đảm bảo được tính chuẩn xác và nhất quán củathông tin, đạt được hiệu suất trong quá trình làm việc Hỗtrợ việc chỉnh sửa, cập nhật và thông báo diễn ra tiện lợivà nhanh chóng.

Triển khai thành công phần mềm quản lý sinh viênđáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng Đảm bảo sự bảomật dữ liệu của nhà trường và thông tin cá nhân của sinhviên, đồng thời có khả năng chuyển đổi, tích hợp dữ liệu.Đảm bảo mọi giảng viên, nhân viên phòng quản lý côngnghệ thông tin đã đọc và nắm rõ các quy trình, kế hoạchcủa dự án Sẵn sàng có kế hoạch đối phó rủi ro, sự cố Từđó đảm bảo dự án bám sát mục tiêu về phạm vi, thời gianvà chi phí.

3 Phạm vi dự án

Dự án được thực hiện tại trường Đại học Ngân hàng.

4 Tiến trình quản lý dự án

- Phần I: Quản lý tích hợp dự án.- Phần II: Quản lý phạm vi dự án.- Phần III: Quản lý thời gian dự án.- Phần IV: Quản lý chi phí dự án.- Phần V: Quản lý chất lượng dự án.- Phần VI: Quản lý nguồn nhân lực dự án.- Phần VII: Quản lý truyền thông dự án.- Phần VIII: Quản lý rủi ro dự án.- Phần IX: Quản lý mua hàng dự án.- Phần X: Quản lý các bên liên quan.

NỘI DUNG

I QUẢN LÝ TÍCH HỢP DỰ ÁN1 Phát triển điều lệ dự án

Tên dự án: Xây dựng Phần mềm Quản Lý Sinh ViênNgày hiệu lực: 21/06/2021

Ngày bắt đầu: 21/06/2021Ngày kết thúc: 30/10/2021Lịch trình chính:

- Hoàn thành phiên bản đầu tiên của phần mềm vào 16/8/2021- Hoàn thành phiên bản sản xuất vào 30/10/2021

Thông tin ngân sách: Phân bổ 120 triệu cho dự án này Chi phí dự án là thông tin nội

bộ Phần cứng sẽ được thuê ngoài.

Mục tiêu dự án: Phát triển phần mềm quản lý sinh viên cho trường học, giúp việc

quản lý thông tin sinh viên nhanh chóng, dễ dàng từ đó đạt hiệu quả cao hơn trongcông tác quản lý của trường học Mục tiêu là hoàn thành phiên bản đầu tiên của phầnmềm trong 2 tháng và phiên bản sản xuất trong 2 tháng.

Tiêu chí thành công của dự án: Phần mềm phải đáp ứng tất cả các thông số kỹ thuật

cũng như mục tiêu được đề ra, kiểm tra kỹ lưỡng và hoàn thành đúng hạn CEO sẽ phêduyệt dự án với sự tư vấn từ các bên liên quan quan trọng khác

Tiếp cận:

- Thành lập đội dự án, xác định mục đích, phạm vi, phân chia công việc cụ thể

cho từng giai đoạn của dự án

- Trong vòng 1 tháng sẽ hoàn thành việc tiếp nhận các yêu cầu từ các bên liên

xác định phạm vi và sơ đồ Gantt của dự án

- Hoàn thành phần cứng dự án trước giai đoạn tiền hoàn thiện phần mềm- Họp tiến độ của dự án hàng tuần để kiểm soát dự án dễ dàng

- Tiến hành xây dựng, thiết kế dựa trên yêu cầu, kế hoạch của dự án

- Kiểm tra, kiểm thử các đầu ra của từng giai đoạn, sản phẩm cuối cùng trước khi

hoàn tất.

VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM

TênVai tròVị tríThông tin liên hệ

Nguyễn Duy Thanh Project Manager

Nguyễn HuỳnhThảo Nguyên

Nguyễn Trung Tùy Nhi Team Member Tester tuynhi@ponn.comNguyễn Thị Thanh Phương Team Member Programme

tphuong@ponn.comLê Thị Kiều Oanh Team Member Designer oanhltk@ponn.comTrịnh Thị Ngọc Lan Team Member Developer ngoclan@ponn.com

Bảng 1 Điều lệ dự án cho Phần mềm quản lý sinh viên

2 Phát triển kế hoạch2.1 Tổng quan

- Mục đích: Xây dựng một phần mềm giúp việc quản lý thông tin sinh viên ở

trường học dễ dàng, nhanh chóng.

- Phạm vi dự án: Tập trung vào quản lý thông tin sinh viên (Module tra cứu

điểm, Module chứng chỉ/ văn bằng đã nộp, chức năng xuất hồ sơ,…)

- Mục tiêu: Hoàn thành dự án đúng tiến độ và thời gian đã đặt ra.

- Ngân sách: Ngân sách dự kiến xây dựng hệ thống: Ngân sách thực hiện dự án

100,000,000 VNĐ, ngân sách dự trù 20,000,000 VNĐ, tổng ngân sách120,000,000 VNĐ.

+ Giai đoạn 3: Lập trình viết code các chức năng sản phẩm dựa trên bản phân tíchđã có, tiến hành test từng chức năng và thực hiện chỉnh sửa để hoàn thiện.+ Giai đoạn 4: Thực hiện các kiểm thử để test chức năng của sản phẩm trong các

tình huống đã đặt ra, chỉnh sửa khắc phục lỗi, test giao diện, upload sản phẩmlên host, xây dựng báo cáo hoàn thiện và tài liệu hướng dẫn.

+ Giai đoạn 5: Hoàn thành, bàn giao sản phẩm, tài liệu hướng dẫn và kết thúc dựán.

2.2 Tổ chức dự án

- Tổ chức bên ngoài.- Cơ cấu nội bộ.

- Vai trò và trách nhiệm.

2.3 Kế hoạch quy trình quản lý

- Các kế hoạch khởi động (lập dự toán, bố trí nhân sự, thu nhận nguồn lực và kế hoạch đào tạo nhân viên dự án).

- Kế hoạch làm việc (các hoạt động công việc, lịch trình, nguồn lực và phân bổ ngân sách).

- Kế hoạch kiểm soát.- Kế hoạch quản lý rủi ro.- Kế hoạch đóng dự án.

2.4 Kế hoạch quy trình kỹ thuật

- Kế hoạch đảm bảo chất lượng.- Đánh giá và kiểm toán.

- Kế hoạch giải quyết vấn đề.- Kế hoạch quản lý nhà thầu phụ.- Kế hoạch cải tiến quy trình.

3 Định hướng và quản trị công việc

- Mô tả công việc của người quản lí dự án

+ Lên kế hoạch, triển khai dự án một cách chi tiết.+ Ước lượng và lập lịch hợp lí.

+ Phân công việc theo khả năng về trình độ, kỹ thuật của từng thành viên.+ Theo dõi thường xuyên tiến độ và chất lượng dự án.

+ Có những thay đổi cần thiết để dự án đạt hiệu quả cao.+ Việc kiểm thử phải đích thân giám sát chi tiết và cẩn thận.

+ Mở các cuộc họp và thảo luận để giải quyết các vấn đề của dự án.

- Công cụ và kỹ thuật thực thi dự án của người quản lí

+ Phán đoán chuyên gia (expert judgment).+ Các cuộc họp (meetings).

+ Hệ thống thông tin quản lí dự án (PMIS).

4 Theo dõi và kiểm soát công việc

- Quy trình quản lý:

+ Quản trị viên quản lí tiến trình thực hiện dự án tại các mốc kiểm soát, lịch trìnhquan trọng.

+ Tại thời điểm kiểm soát sẽ diễn ra cuộc họp giữa quản trị viên và các trưởng nhóm Các trưởng nhóm sẽ báo cáo tiến độ công việc của mình.

+ Nếu công việc nào không đúng tiến độ hoặc có khó khăn, quản trị viên sẽ đề racách khắc phục hoặc ra thời hạn mới.

+ Tài liệu tại các mốc là các báo cáo và biên bản các cuộc họp.

+ Sau các cuộc họp, quản trị dự án sẽ soạn báo cáo tiến trình dự án và nộp lêngiám đốc dự án.

5 Kiểm soát thay đổi tích hợp

- Các hoạt động điều chỉnh được xét duyệt:

+ Khách hàng có thêm yêu cầu trong quá trình phân tích hệ thống, phải lùi thờihạn nộp bản phân tích.

 Điều chỉnh: Điều chỉnh nhân lực và thời gian làm việc (làm thêm giờ) để đảm bảohoàn thành đúng tiến độ.

+ Công việc chưa đạt được kết quả theo đúng kế hoạch thời gian công việc. Điều chỉnh: Điều chỉnh nhân lực và thời gian làm việc (làm thêm giờ), tập trung vàcác khâu quan trọng.

+ Nhân viên chưa tập trung cho công việc. Điều chỉnh: Có biện pháp thưởng/phạt rõ ràng.

6 Kết thúc dự án hoặc giai đoạn

- Phần mềm quản lý sinh viên hoàn chỉnh đã kiểm thử chi tiết, hoàn thiện vàđược duyệt hoạt động.

- Bàn giao sản phẩm, tuyên bố kết thúc dự án trong thời hạn, kiểm soát dự án trong phạm vi ngân sách.

II QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN1 Kế hoạch quản lý phạm vi

- Bản tuyên bố phạm vi chi tiết

Tên dự án: Xây dựng phần mềm quản lý sinh viên.

Nội dung: Dự án tập trung đến việc xây dựng một phần mềm hỗ trợ giảng viên nhà trường giải quyết vấn đề quản lý thông tin sinh viên Phần mềm được xây dựng nhằm tiết kiệm thời gian quản lý số lượng lớn thông tin sinh viên Đồng thời cải thiện hiệu suất làm việc giữa các ban lãnh đạo của nhà trường (ví dụ: giảng viên cập nhật điểm quá trình của sinh viên, ban lãnh đạo nhà trường gửi thông báo học tập và sinh hoạt tạitrường đến sinh viên).

2 Thu thập yêu cầu

- Phương pháp sử dụng:+ Phỏng vấn.

+ Bản câu hỏi – Khảo sát.+ Điểm chuẩn.

- Công cụ hỗ trợ: Microsoft Office (ví dụ: Word, Excel), Google Form.

STTCác bên liên quanCác yêu cầu

Giảng viên, nhân viên phòng hỗ trợ công nghệ thông tin

- Có tính năng phân quyền người dùng.

- Tương thích với các trình duyệt web khác nhau, tốiưu

hóa nội dung, tốc độ tải/ nạp trang web đạt chuẩn.2 Domain Subject

Matter Expert (SME)

Cung cấp kiến thức về quản lý sinh viên một cách đầy đủ và chính xác.

3 Ban lãnh đạo nhà trường Thống kê hoạt động quản lý của nhà trường.

4 Nhân viên phát triển dự án

Đảm bảo chất lượng hệ thống, giao diện hệ thống trựcquan, dễ dàng thao tác.

5 Nhà cung cấp - Hệ thống hỗ trợ bảo trì sửa lỗi khi có sự cố.- Hỗ trợ bảo trì và nâng cấp sản phẩm.

Tuyên bố phạm vi dự án, Ver 1:

Phần mềm được xây dựng phải tương thích với mô hình hệ thống quản lý của nhàtrường Nếu việc xây dựng hệ thống giúp quản lý tốt hơn, nhanh hơn và tiết kiệm chiphí hơn thì phải gửi bản mô tả chi tiết về các cải tiến đó để được sự thông qua và chấpthuận của Giám đốc quản lý hệ thống phía nhà trường Thông tin kỹ thuật máy chủhiện tại được trình bày ở tệp đính kèm số 1 Xem xét hệ thống hiện tại Giám đốc bộphận quản lý hệ thống phải phê duyệt kế hoạch chi tiết mô tả hệ thống và những ngườitham gia ít nhất hai tuần trước khi thực hiện cài đặt phần mềm.

Tuyên bố phạm vi dự án, Ver 2:

Dự án này yêu cầu mua 2 máy chủ mới để hỗ trợ hệ thống mạng, truyền tải dữ liệu,hồi đáp server, các ứng dụng tương thích và chức năng in ấn Bảng miêu tả chi tiết vềmáy chủ cũng bảng mô tả kế hoạch vui lòng xem ở tệp đính kèm số 2.

3 Phân rã công việc (WBS)- WBS theo sản phẩm

Sơ đồ 1 Phân rã công việc theo sản phẩm

- WBS theo giai đoạn

Sơ đồ 2 Sơ đồ phân rã công việc theo giai đoạn

4 Kiểm soát phạm vi

Phương sai: sự khác nhau giữa kế hoạch và thực tế khi thực hiện dự án

Kế hoạch:

- Số lượng chức năng quản lý được sẽ được cố định.

- Phần mềm mới sẽ tương thích với hệ thống quản lý cũng như các phần mềm hiện tại của nhà trường.

- Đảm bảo đầy đủ số lượng tài nguyên để chuyển đổi khối lượng dữ liệu hiện tại.

- Không đủ tài nguyên để xử lý khối lượng dữ liệu nhằm chuyển đổi thông tin từphần mềm cũ sang phần mềm mới.

III QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN1 Kế hoạch lịch biểu

Sơ đồ 3 Kế hoạch lịch biểu phần mềm quản lý sinh viên

Kiểm soát lịch trình

Đầu vào: Kế hoạch kiểm tra tiến độ, Các hoạt động cơ bản dự án, Các báo cáo tiến độ.

Công cụ: Đo lường kết quả, Các biểu đồ phân tích, hệ thống kiểm soát và thay đổi lịch biểu, phần mềm hỗ trợ.

Đầu ra: Cập nhật lịch trình dự án, Các yêu cầu thay đổi, Hành động khắc phục.

Ước tính độ dài thời gian hoạt động

Đầu vào: Phát biểu về phạm vi dự án, Danh mục hoạt động, Tính chất hoạt động, Yêu cầu nguồn lực hoạt động, Lịch phân bố nguồn lực.

Công cụ: Chuyên gia đánh giá.

Đầu ra: Tiến độ thời gian hoạt động, Tính chất hoạt động (cập nhật)

Xây dựng lịch trình

Đầu vào: Phát biểu về phạm vi dự án, Danh mục hoạt động, Tính chất hoạt động, Yêu cầu nguồn lực hoạt động, Lịch phân bố nguồn lực, Tiến độ thời gian hoạt động.

Công cụ: biểu đồ Gantt, đường giới hạn, chuỗi giới hạn, PERT, CMP

Đầu ra: Lịch trình dự án, Các hoạt động cơ sở dự án, Yêu cầu nguồn lực hoạt động (cập nhật), Tính chất hoạt động (cập nhật), Lịch trình hoạt động (cập nhật), Kế hoạch dự án (cập nhật).

Ước tính các nguồn lực hoạt động

Đầu vào: Danh mục các hoạt động của dự án, Các nguồn lực sẵn có, Các mốc thời gian yêu cầu, Kế hoạch dự án.

Các công cụ kỹ thuật: Chuyên gia đánh giá, Phân rã nguồn lực.

Đầu ra: Các yêu cầu về nguồn lực, Phân tách nguồn lực cho các hoạt động, Xác định phân bố nguồn lực cho các hoạt động, lịch phân bố nguồn lực.

Xác định hoạt động

Đầu vào: Tài sản của nhà trường, phác thảo ý tưởng phần mềm quản lý sinh viên, phát biểu sơ bộ về phạm vi dự án, kế hoạch quản lý dự án.

Các công cụ kỹ thuật: phân rã công việc

Đầu ra: Danh mục các hoạt động của dự án Tính chất các hoạt động, Các mốc thời gian yêu cầu, Thủ tục kiểm soát sự thay đổi.

Thứ tự hoạt động

Đầu vào: Danh mục các hoạt động của dự án, Tính chất các hoạt động, Các mốc thời gian yêu cầu, Thủ tục kiểm soát sự thay đổi.Các công cụ kỹ thuật: Các công cụ WBS, sơ đồ mạng, PDM

Đầu ra: Sơ đồ mạng công việc, Cập nhật dang mục các hoạt động (cập nhật), Thủ tục kiểm soát sự thay đổi.

Kế hoạch lịch biểu phần mềm quản lý sinh viên

Kiểm thử hệ thống

- Sắp xếp các trang- Tích hợp các trang

Bảng 2 Xác định các hoạt động

3 Thứ tự hoạt độngST

TTên hoạt độngSự phụ thuộc

1 Lên ý tưởng

4 Triển khai

3

Bảng 3 Thứ tự hoạt động

Nguồn lực dự án

Nhân lực Trang thiết bị

Bộ phận ý tưởng

Bộ phận phân tích thiết kế

Bộ phận IT Bộ phận kiểm thử

Bộ phận đào tạo và hỗ trợ

4 Ước lượng nguồn lực

Sơ đồ 4 Sơ đồ phân rã nguồn lực RBS

5 Ước lượng thời gian

Ước lượng 3 điểm:- Lạc quan: 3 tháng

- Có khả năng nhất: 4 tháng- Bi quan: 5 tháng

STTGiai đoạnTên công việcThời gianước tính

5 Kiểm thử

Bảng 4 Ước lượng thời gian

6 Phát triển lịch biểu

Sơ đồ 5 Sơ đồ Gantt

7 Kiểm soát lịch biểu

Sơ đồ 6 Sơ đồ kiểm soát lịch biểu

IV QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN1 Kế hoạch chi phí

Lập bảng kế hoạch quản lý chi phí phần mềm:- Đầu vào:

 Kế hoạch quản lý chi phí

2 Ước lượng chi phí

Chiphí/Đơn vị/Giờ

Tổng phụ Tổng WBS cấp 2

Các mục WBS

1 Quản lý dự án34,375,00030%

1.1 Quản lý dự án 250 45,000 11,250,000

6 Dự trữ 19,395,000

19,395,00017%Tổng chi phí dự án ước tính116,370,000

Bảng 5 Dự toán chi phí dự án phẩn mềm quản lý sinh viên

3 Xác định ngân sách

1 Quản lýdự án

1.1 Quản lý dự

1.2 Các thành

trong nhóm dự án

2 Thiết kế giao

3 Phát triển giao diện

2,000,000 15,500,000 10,000,000 2,500,000 30,000,000

4 Kiểm thử 3,500,000 3,000,000 6,500,000

5 Đào tạo và hỗ trợ

 Các khía cạnh phạm vi quan trọng của dự án ảnh hưởng đến chất lượng:

+ Hệ thống chạy được trên nền tảng web và các thiết bị di động.+ Thời gian phản hồi nhanh.

- Độ tin cậy: Thông tin người dùng được bảo mật tuyệt đối, ngăn chặn các truycập trái phép.

- Khả năng bảo trì: Trong quá trình bảo trì, nâng cấp, khách hàng sẽ không bịảnh hưởng mà vẫn có thể truy cập hệ thống bình thường.

 Các loại kiểm thử có thể dùng:

- Kiểm thử đơn vị: Đảm bảo hệ thống không có lỗi.

- Kiểm thử chức năng: Kiểm thử chức năng định kỳ nhằm đảm bảo hệ thốngthực hiện đúng những chức năng yêu cầu cho những người có liên quan đếndự