CEO sẽ phêduyệt dự án với sự tư vấn từ các bên liên quan quan trọng khácTiếp cận:- Thành lập đội dự án, xác định mục đích, phạm vi, phân chia công việc cụ thể cho từng giai đoạn của dự á
Mục tiêu dự án
Ứ ng dụng công nghệ thông tin vào quản lý sinh viên, nhằm hỗ trợ ban lãnh đạo nhà trường nói chung và giảng viên nói riêng thực hiện những nghiệp vụ đảm bảo được tính chuẩn xác và nhất quán của thông tin, đạt được hiệu suất trong quá trình làm việc Hỗ trợ việc chỉnh sửa, cập nhật và thông báo diễn ra tiện lợi và nhanh chóng.
Triển khai thành công phần mềm quản lý sinh viên đáp ứng đầy đủ yêu cầu của khách hàng Đảm bảo sự bảo mật dữ liệu của nhà trường và thông tin cá nhân của sinh viên, đồng thời có khả năng chuyển đổi, tích hợp dữ liệu. Đảm bảo mọi giảng viên, nhân viên phòng quản lý công nghệ thông tin đã đọc và nắm rõ các quy trình, kế hoạch của dự án Sẵn sàng có kế hoạch đối phó rủi ro, sự cố Từ đó đảm bảo dự án bám sát mục tiêu về phạm vi, thời gian và chi phí.
Phạm vi dự án
Dự án được thực hiện tại trường Đại học Ngân hàng.
Tiến trình quản lý dự án
- Phần I: Quản lý tích hợp dự án.
- Phần II: Quản lý phạm vi dự án.
- Phần III: Quản lý thời gian dự án.
- Phần IV: Quản lý chi phí dự án.
- Phần V: Quản lý chất lượng dự án.
- Phần VI: Quản lý nguồn nhân lực dự án.
- Phần VII: Quản lý truyền thông dự án.
- Phần VIII: Quản lý rủi ro dự án.
- Phần IX: Quản lý mua hàng dự án.
- Phần X: Quản lý các bên liên quan.
QUẢN LÝ TÍCH HỢP DỰ ÁN
Phát triển điều lệ dự án
Tên dự án: Xây dựng Phần mềm Quản Lý Sinh Viên
- Hoàn thành phiên bản đầu tiên của phần mềm vào 16/8/2021
- Hoàn thành phiên bản sản xuất vào 30/10/2021
Thông tin ngân sách: Phân bổ 120 triệu cho dự án này Chi phí dự án là thông tin nội bộ Phần cứng sẽ được thuê ngoài.
Mục tiêu dự án: Phát triển phần mềm quản lý sinh viên cho trường học, giúp việc quản lý thông tin sinh viên nhanh chóng, dễ dàng từ đó đạt hiệu quả cao hơn trong công tác quản lý của trường học Mục tiêu là hoàn thành phiên bản đầu tiên của phần mềm trong 2 tháng và phiên bản sản xuất trong 2 tháng.
Tiêu chí thành công của dự án: Phần mềm phải đáp ứng tất cả các thông số kỹ thuật cũng như mục tiêu được đề ra, kiểm tra kỹ lưỡng và hoàn thành đúng hạn CEO sẽ phê duyệt dự án với sự tư vấn từ các bên liên quan quan trọng khác
- Thành lập đội dự án, xác định mục đích, phạm vi, phân chia công việc cụ thể cho từng giai đoạn của dự án
- Trong vòng 1 tháng sẽ hoàn thành việc tiếp nhận các yêu cầu từ các bên liên quan, xác định phạm vi và sơ đồ Gantt của dự án
- Hoàn thành phần cứng dự án trước giai đoạn tiền hoàn thiện phần mềm
- Họp tiến độ của dự án hàng tuần để kiểm soát dự án dễ dàng
- Tiến hành xây dựng, thiết kế dựa trên yêu cầu, kế hoạch của dự án
- Kiểm tra, kiểm thử các đầu ra của từng giai đoạn, sản phẩm cuối cùng trước khi hoàn tất.
VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM
Tên Vai trò Vị trí Thông tin liên hệ
Jenny Sponsor CEO jennyy@ponn.com
Leader Manager tnguyen@ponn.com
Nguyễn Trung Tùy Nhi Team Member Tester tuynhi@ponn.com
Nguyễn Thị Thanh Phương Team Member Programme r tphuong@ponn.com
Lê Thị Kiều Oanh Team Member Designer oanhltk@ponn.com
Trịnh Thị Ngọc Lan Team Member Developer ngoclan@ponn.com
Bảng 1 Điều lệ dự án cho Phần mềm quản lý sinh viên
Phát triển kế hoạch
- Mục đích: Xây dựng một phần mềm giúp việc quản lý thông tin sinh viên ở trường học dễ dàng, nhanh chóng.
- Phạm vi dự án: Tập trung vào quản lý thông tin sinh viên (Module tra cứu điểm, Module chứng chỉ/ văn bằng đã nộp, chức năng xuất hồ sơ,…)
- Mục tiêu: Hoàn thành dự án đúng tiến độ và thời gian đã đặt ra.
- Ngân sách: Ngân sách dự kiến xây dựng hệ thống: Ngân sách thực hiện dự án
100,000,000 VNĐ, ngân sách dự trù 20,000,000 VNĐ, tổng ngân sách 120,000,000 VNĐ.
- Lộ trình thực hiện dự án:
+ Giai đoạn 1: Thu thập thông tin, tài liệu có liên quan, tìm hiểu yêu cầu của phía sử dụng và xây dựng tài liệu đặc tả theo yêu cầu phía người sử dụng.
+ Giai đoạn 2: Lập kế hoạch, phân tích yêu cầu, thiết kế về mặt chức năng và mô tả khung giao diện, hoàn thiện phân tích thiết kế hệ thống, thiết kế giao diện của phần mềm và nhận ý kiến từ người sử dụng để chỉnh sửa để hoàn thiện giao diện.
+ Giai đoạn 3: Lập trình viết code các chức năng sản phẩm dựa trên bản phân tích đã có, tiến hành test từng chức năng và thực hiện chỉnh sửa để hoàn thiện. + Giai đoạn 4: Thực hiện các kiểm thử để test chức năng của sản phẩm trong các tình huống đã đặt ra, chỉnh sửa khắc phục lỗi, test giao diện, upload sản phẩm lên host, xây dựng báo cáo hoàn thiện và tài liệu hướng dẫn.
+ Giai đoạn 5: Hoàn thành, bàn giao sản phẩm, tài liệu hướng dẫn và kết thúc dự án.
- Vai trò và trách nhiệm.
2.3 Kế hoạch quy trình quản lý
- Các kế hoạch khởi động (lập dự toán, bố trí nhân sự, thu nhận nguồn lực và kế hoạch đào tạo nhân viên dự án).
- Kế hoạch làm việc (các hoạt động công việc, lịch trình, nguồn lực và phân bổ ngân sách).
- Kế hoạch quản lý rủi ro.
- Kế hoạch đóng dự án.
2.4 Kế hoạch quy trình kỹ thuật
- Phương pháp, công cụ và kỹ thuật.
- Kế hoạch cơ sở hạ tầng.
- Kế hoạch nghiệm thu sản phẩm.
2.5 Kế hoạch quy trình hỗ trợ
- Kế hoạch quản lý cấu hình.
- Kế hoạch xác minh và xác nhận.
- Kế hoạch đảm bảo chất lượng.
- Đánh giá và kiểm toán.
- Kế hoạch giải quyết vấn đề.
- Kế hoạch quản lý nhà thầu phụ.
- Kế hoạch cải tiến quy trình.
Định hướng và quản trị công việc
- Mô tả công việc của người quản lí dự án
+ Lên kế hoạch, triển khai dự án một cách chi tiết.
+ Ước lượng và lập lịch hợp lí.
+ Phân công việc theo khả năng về trình độ, kỹ thuật của từng thành viên. + Theo dõi thường xuyên tiến độ và chất lượng dự án.
+ Có những thay đổi cần thiết để dự án đạt hiệu quả cao.
+ Việc kiểm thử phải đích thân giám sát chi tiết và cẩn thận.
+ Mở các cuộc họp và thảo luận để giải quyết các vấn đề của dự án.
- Công cụ và kỹ thuật thực thi dự án của người quản lí
+ Phán đoán chuyên gia (expert judgment).
+ Hệ thống thông tin quản lí dự án (PMIS).
Theo dõi và kiểm soát công việc
+ Quản trị viên quản lí tiến trình thực hiện dự án tại các mốc kiểm soát, lịch trình quan trọng.
+ Tại thời điểm kiểm soát sẽ diễn ra cuộc họp giữa quản trị viên và các trưởng nhóm Các trưởng nhóm sẽ báo cáo tiến độ công việc của mình.
+ Nếu công việc nào không đúng tiến độ hoặc có khó khăn, quản trị viên sẽ đề ra cách khắc phục hoặc ra thời hạn mới.
+ Tài liệu tại các mốc là các báo cáo và biên bản các cuộc họp.
+ Sau các cuộc họp, quản trị dự án sẽ soạn báo cáo tiến trình dự án và nộp lên giám đốc dự án.
Kiểm soát thay đổi tích hợp
- Các hoạt động điều chỉnh được xét duyệt:
+ Khách hàng có thêm yêu cầu trong quá trình phân tích hệ thống, phải lùi thời hạn nộp bản phân tích.
Điều chỉnh: Điều chỉnh nhân lực và thời gian làm việc (làm thêm giờ) để đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ.
+ Công việc chưa đạt được kết quả theo đúng kế hoạch thời gian công việc.
Điều chỉnh: Điều chỉnh nhân lực và thời gian làm việc (làm thêm giờ), tập trung và các khâu quan trọng.
+ Nhân viên chưa tập trung cho công việc.
Điều chỉnh: Có biện pháp thưởng/phạt rõ ràng.
Kết thúc dự án hoặc giai đoạn
- Phần mềm quản lý sinh viên hoàn chỉnh đã kiểm thử chi tiết, hoàn thiện và được duyệt hoạt động.
- Bàn giao sản phẩm, tuyên bố kết thúc dự án trong thời hạn, kiểm soát dự án trong phạm vi ngân sách.
QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
Kế hoạch quản lý phạm vi
- Bản tuyên bố phạm vi chi tiết
Tên dự án: Xây dựng phần mềm quản lý sinh viên.
Nội dung: Dự án tập trung đến việc xây dựng một phần mềm hỗ trợ giảng viên nhà trường giải quyết vấn đề quản lý thông tin sinh viên Phần mềm được xây dựng nhằm tiết kiệm thời gian quản lý số lượng lớn thông tin sinh viên Đồng thời cải thiện hiệu suất làm việc giữa các ban lãnh đạo của nhà trường (ví dụ: giảng viên cập nhật điểm quá trình của sinh viên, ban lãnh đạo nhà trường gửi thông báo học tập và sinh hoạt tại trường đến sinh viên).
Thu thập yêu cầu
+ Bản câu hỏi – Khảo sát.
- Công cụ hỗ trợ: Microsoft Office (ví dụ: Word, Excel), Google Form.
STT Các bên liên quan Các yêu cầu
Giảng viên, nhân viên phòng hỗ trợ công nghệ thông tin
- Phần mềm dễ sử dụng.
- Phải kết nối được với các thiết bị đầu ra (ví dụ: máy in) để xuất báo cáo.
- Cơ sở dữ liệu phải có khả năng lưu trữ được số lượng thông tin lớn Có thể truy cập thông tin một cách chính xác và nhanh chóng.
- Có tính năng phân quyền người dùng.
- Tương thích với các trình duyệt web khác nhau, tối ưu hóa nội dung, tốc độ tải/ nạp trang web đạt chuẩn.
Cung cấp kiến thức về quản lý sinh viên một cách đầy đủ và chính xác.
3 Ban lãnh đạo nhà trường Thống kê hoạt động quản lý của nhà trường.
4 Nhân viên phát triển dự án Đảm bảo chất lượng hệ thống, giao diện hệ thống trực quan, dễ dàng thao tác.
5 Nhà cung cấp - Hệ thống hỗ trợ bảo trì sửa lỗi khi có sự cố.
- Hỗ trợ bảo trì và nâng cấp sản phẩm.
Tuyên bố phạm vi dự án, Ver 1:
Phần mềm được xây dựng phải tương thích với mô hình hệ thống quản lý của nhà trường Nếu việc xây dựng hệ thống giúp quản lý tốt hơn, nhanh hơn và tiết kiệm chi phí hơn thì phải gửi bản mô tả chi tiết về các cải tiến đó để được sự thông qua và chấp thuận của Giám đốc quản lý hệ thống phía nhà trường Thông tin kỹ thuật máy chủ hiện tại được trình bày ở tệp đính kèm số 1 Xem xét hệ thống hiện tại Giám đốc bộ phận quản lý hệ thống phải phê duyệt kế hoạch chi tiết mô tả hệ thống và những người tham gia ít nhất hai tuần trước khi thực hiện cài đặt phần mềm.
Tuyên bố phạm vi dự án, Ver 2:
Dự án này yêu cầu mua 2 máy chủ mới để hỗ trợ hệ thống mạng, truyền tải dữ liệu,hồi đáp server, các ứng dụng tương thích và chức năng in ấn Bảng miêu tả chi tiết về máy chủ cũng bảng mô tả kế hoạch vui lòng xem ở tệp đính kèm số 2.
Phân rã công việc (WBS)
Sơ đồ 1 Phân rã công việc theo sản phẩm
Sơ đồ 2 Sơ đồ phân rã công việc theo giai đoạn
Kiểm soát phạm vi
Phương sai: sự khác nhau giữa kế hoạch và thực tế khi thực hiện dự án
- Số lượng chức năng quản lý được sẽ được cố định.
- Phần mềm mới sẽ tương thích với hệ thống quản lý cũng như các phần mềm hiện tại của nhà trường.
- Đảm bảo đầy đủ số lượng tài nguyên để chuyển đổi khối lượng dữ liệu hiện tại.
- Những chính sách, điều khoản, hình thức quản lý sinh viên thay đổi theo năm để cải thiện chất lượng đào tạo của nhà trường.
- Phần mềm mới có một số chức năng chưa tương thích được với phần mềm hiện tại của nhà trường Vì vậy chưa được đi vào sử dụng để hỗ trợ nhu cầu của quản lý sinh viên.
- Không đủ tài nguyên để xử lý khối lượng dữ liệu nhằm chuyển đổi thông tin từ phần mềm cũ sang phần mềm mới.
QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN
Kế hoạch lịch biểu
Sơ đồ 3 Kế hoạch lịch biểu phần mềm quản lý sinh viên
Kiểm soát lịch trình Đầu vào: Kế hoạch kiểm tra tiến độ, Các hoạt động cơ bản dự án, Các báo cáo tiến độ.
Công cụ: Đo lường kết quả, Các biểu đồ phân tích, hệ thống kiểm soát và thay đổi lịch biểu, phần mềm hỗ trợ. Đầu ra: Cập nhật lịch trình dự án, Các yêu cầu thay đổi, Hành động khắc phục. Ước tính độ dài thời gian hoạt động Đầu vào: Phát biểu về phạm vi dự án, Danh mục hoạt động, Tính chất hoạt động,
Yêu cầu nguồn lực hoạt động, Lịch phân bố nguồn lực.
Công cụ: Chuyên gia đánh giá. Đầu ra: Tiến độ thời gian hoạt động, Tính chất hoạt động (cập nhật)
Xây dựng lịch trình Đầu vào: Phát biểu về phạm vi dự án, Danh mục hoạt động, Tính chất hoạt động, Yêu cầu nguồn lực hoạt động, Lịch phân bố nguồn lực, Tiến độ thời gian hoạt động.
Công cụ: biểu đồ Gantt, đường giới hạn, chuỗi giới hạn, PERT, CMP Đầu ra: Lịch trình dự án, Các hoạt động cơ sở dự án, Yêu cầu nguồn lực hoạt động (cập nhật), Tính chất hoạt động (cập nhật), Lịch trình hoạt động (cập nhật),
Kế hoạch dự án (cập nhật). Ước tính các nguồn lực hoạt động Đầu vào: Danh mục các hoạt động của dự án, Các nguồn lực sẵn có, Các mốc thời gian yêu cầu, Kế hoạch dự án.
Các công cụ kỹ thuật: Chuyên gia đánh giá, Phân rã nguồn lực. Đầu ra: Các yêu cầu về nguồn lực, Phân tách nguồn lực cho các hoạt động, Xác định phân bố nguồn lực cho các hoạt động, lịch phân bố nguồn lực.
Xác định hoạt động Đầu vào: Tài sản của nhà trường, phác thảo ý tưởng phần mềm quản lý sinh viên, phát biểu sơ bộ về phạm vi dự án, kế hoạch quản lý dự án.
Các công cụ kỹ thuật: phân rã công việc Đầu ra: Danh mục các hoạt động của dự án Tính chất các hoạt động, Các mốc thời gian yêu cầu, Thủ tục kiểm soát sự thay đổi.
Thứ tự hoạt động Đầu vào: Danh mục các hoạt động của dự án, Tính chất các hoạt động, Các mốc thời gian yêu cầu, Thủ tục kiểm soát sự thay đổi.
Các công cụ kỹ thuật: Các công cụ WBS, sơ đồ mạng, PDM Đầu ra: Sơ đồ mạng công việc, Cập nhật dang mục các hoạt động (cập nhật), Thủ tục kiểm soát sự thay đổi.
Kế hoạch lịch biểu phần mềm quản lý sinh viên
Xác định hoạt động
Tên hoạt động Mô tả Dự tính thời gian
- Đánh giá các hệ thống hiện tại
- Xác định chức năng cụ thể
- Xác định rủi ro và phương pháp quản lý rủi ro
- Phát triển kế hoạch dự án
- Bản tóm tắt nội bộ của đội phát triển hệ thống
Thiết kế giao diện - Thiết kế phần mềm
Phát triển giao diện Phát triển giao diện phần mềm và trang web theo như bản thiết kế đã có 20 ngày
Triển khai Triển khai thực hiện xây dựng phần mềm và trang web 10 ngày
- Kiểm tra hệ thống 13 ngày Đào tạo & Hỗ trợ 4 ngày
Bảng 2 Xác định các hoạt động
Thứ tự hoạt động
T Tên hoạt động Sự phụ thuộc
6 Đào tạo và hỗ trợ 4, 5
Bảng 3 Thứ tự hoạt động
Nhân lực Trang thiết bị
Bộ phận phân tích thiết kế
Bộ phận IT Bộ phận kiểm thử
Bộ phận đào tạo và hỗ trợ
Ước lượng nguồn lực
Sơ đồ 4 Sơ đồ phân rã nguồn lực RBS
Ước lượng thời gian
- Có khả năng nhất: 4 tháng
STT Giai đoạn Tên công việc Thời gian ước tính
1 Ý tưởng Đánh giá hệ thống hiện tại, khảo sát người dùng 21/6 – 25/6
Xác định chức năng cụ thể 2/7 – 8/7
Xác định rủi ro và phương pháp quản lý rủi ro 9/7 – 14/7
Phát triển kế hoạch dự án 15/7 – 21/7
Bản tóm tắt nội bộ của đội phát triển hệ thống 22/7 – 23/7
3 Phát triển giao diện Phát triển giao diện 28/8 – 24/9
4 Triển khai Triển khai dự án 24/9 – 7/10
6 Đào tạo & Hỗ trợ Đào tạo và hỗ trợ 27/10 – 30/10
Bảng 4 Ước lượng thời gian
Phát triển lịch biểu
Sơ đồ 5 Sơ đồ Gantt
Kiểm soát lịch biểu
Sơ đồ 6 Sơ đồ kiểm soát lịch biểu
QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN
Kế hoạch chi phí
Lập bảng kế hoạch quản lý chi phí phần mềm:
Kế hoạch quản lý dự án
Các yếu tố môi trường của doanh nghiệp
Tài sản của quy trình tổ chức
- Công cụ và kỹ thuật:
Đánh giá của chuyên gia
Kế hoạch quản lý chi phí
Ước lượng chi phí
1.2 Các thành viên trong nhóm dự án 925 25,000 23,125,00
5 Đào tạo và hỗ trợ 6,100,000 5%
Tổng chi phí dự án ước tính 116,370,000
Bảng 5 Dự toán chi phí dự án phẩn mềm quản lý sinh viên
Xác định ngân sách
1.2 Các thành viên 5,781,250 5,781,250 5,781,250 5,781,250 23,125,000 trong nhóm dự án
5 Đào tạo và hỗ trợ
Bảng 6 Đường cơ sở chi phí dự án phần mềm quản lý sinh viên
QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN
Kế hoạch quản lý chất lượng
Các khía cạnh phạm vi quan trọng của dự án ảnh hưởng đến chất lượng:
+ Phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
+ Đưa ra kết quả chính xác với hiệu quả cao.
+ Phân quyền đăng nhập cho hệ thống, người có tài khoản mới được đăng nhập vào hệ thống.
+ Giao diện đơn giản, thân thiện và dễ sử dụng với người dùng.
+ Có đầy đủ các chức năng chính để phục vụ nhu cầu người dùng.
- Kết quả đầu ra: Người dùng nhận được tất cả các báo cáo mà họ cần.
+ Hệ thống chạy được trên nền tảng web và các thiết bị di động.
+ Thời gian phản hồi nhanh.
- Độ tin cậy: Thông tin người dùng được bảo mật tuyệt đối, ngăn chặn các truy cập trái phép.
- Khả năng bảo trì: Trong quá trình bảo trì, nâng cấp, khách hàng sẽ không bị ảnh hưởng mà vẫn có thể truy cập hệ thống bình thường.
Các loại kiểm thử có thể dùng:
- Kiểm thử đơn vị: Đảm bảo hệ thống không có lỗi.
- Kiểm thử chức năng: Kiểm thử chức năng định kỳ nhằm đảm bảo hệ thống thực hiện đúng những chức năng yêu cầu cho những người có liên quan đến dự án Đảm bảo người dùng truy cập được vào hệ thống.
- Kiểm thử hệ thống: Kiểm tra toàn bộ hệ thống để xem hệ thống có tương thích và hoạt động bình thường trên các thiết bị Hệ thống đáng tin cậy và được bảo trì thường xuyên.
- Kiểm thử chấp nhận người dùng: Người dùng cuối kiểm tra độc lập trước khi chấp nhận hệ thống được chuyển giao.
Đảm bảo chất lượng
Đảm bảo chất lượng bao gồm toàn bộ vòng đời của dự án và không tập trung vào bất kỳ giai đoạn cụ thể nào.
Hoạt động đảm bảo chất lượng Công tác đảm bảo chất lượng
Kiểm tra và đánh giá các tài liệu dự án Kiểm tra tính đúng đắn của các tài liệu dự án, kế hoạch quản lý chất lượng, yêu cầu hệ thống kỹ thuật, đánh giá các test case Kiểm tra và đánh giá tiến trình làm việc của dự án
Kiểm tra tiến trình làm việc đúng theo các yêu cầu Đo lường chất lượng dự án Dùng công thức tính độ đo cho dự án để xem xét chất lượng dự án trước mỗi lần giao cho khách hàng Đánh giá và báo cáo chất lượng dự án Báo cáo chất lượng dự án dựa trên các độ đo
Bảng 8 Hoạt động đảm bảo chất lượng
Kiểm soát chất lượng
Kiểm soát chất lượng dựa trên những tiêu chuẩn chất lượng và xác định cách nâng cao chất lượng, loại bỏ những nguyên nhân làm chất lượng không đảm bảo, được thực hiện trong suốt quá trình của dự án.
Sơ đồ 7 Sơ đồ xương cá về vấn đề Người dùng không thể đăng nhập vào hệ thống
Bộ phận thiết kế giao diện
Bộ phận phát triển giao diện
Bộ phận kiểm thử hệ thống
Bộ phận đào tạo, hỗ trợ
QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC DỰ ÁN
Kế hoạch nguồn nhân lực
Sơ đồ 8 Sơ đồ tổ chức thể hiện các vị trí, bộ phận công việc trong dự án
Thiết lập đội dự án
Các bộ phận của đội dự án 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1
Bộ phận phát triển giao diện
Bộ phận kiểm thử hệ thống 3 3 4 4 5 5 5
Bộ phận thiết kế giao diện
Bộ phận đào tào, hỗ trợ
Bảng 11 Bảng thiết lập đội dự án
Lưu ý: màu ô thể hiện trong bảng càng đậm thì bộ phận đó làm việc với mật độ càng nhiều trong tuần đó.
Quản lý đội dự án
- Ngoài việc phát triển nhóm dự án, người quản lý dự án phải dẫn dắt nhóm thực hiện các hoạt động dự án khác nhau.
- Sau khi đánh giá hiệu suất của nhóm và thông tin liên quan, người quản lý dự án phải quyết định về việc yêu cầu thay đổi dự án.
- Một số công cụ và kỹ thuật có sẵn để hỗ trợ quản lý các nhóm dự án, bao gồm kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân và nhóm.
- Nhà quản lý phải hiểu chiến lược xung đột và quản lý xung đột một cách hiệu quả để phát triển kỹ năng nhóm, có tính sáng tạo trong dự án.
QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG DỰ ÁN
Kiểm soát truyền thông
- Thu thập và phân phối thông tin liên lạc cho tất cả các bên liên quan.
- Xác định nhu cầu truyền thông giao tiếp của các bên liên quan trong dự án.
+ Kiểm tra toàn bộ sơ đồ tổ chức để tránh bỏ sót một bên liên quan quan trọng.
+ Yêu cầu thêm thông tin đầu vào từ nhà tài trợ dự án của bạn.
- Theo nguyên tắc chung, các thành viên trong nhóm dự án yêu cầu thông tin chi tiết hơn và thường xuyên hơn Quản lý cấp cao thường yêu cầu thông tin tóm tắt và ít thường xuyên hơn.
- Phân tích giá trị của việc cung cấp thông tin dự án.
- Xác định các công nghệ truyền thông thích hợp để sử dụng để truyền đạt thông tin dự án.
- Đảm bảo rằng kế hoạch quản lý truyền thông:
+ Mô tả về các loại thông tin cần thiết cho mỗi bên liên quan của dự án.
+ Cấu trúc thu thập và lưu trữ mô tả các phương pháp mà nhóm dự án sẽ sử dụng để thu thập và lưu trữ thông tin dự án.
+ Một cấu trúc phân phối mô tả thông tin dự án như báo cáo trạng thái, lịch trình dữ liệu và biên bản cuộc họp cần được cung cấp cho ai và bởi ai.
+ Các phương pháp sẽ được sử dụng để phân phối các loại thông tin khác nhau.
+ Cách nhóm sẽ thu thập, cập nhật, lưu trữ và phổ biến kiến thức.
+ Lịch trình tạo ra từng loại thông tin liên lạc.
+ Phương pháp truy cập thông tin giữa các cuộc liên lạc theo lịch trình.
+ Cách thức kiến thức sẽ được lưu trữ và chuyển giao khi cần thiết trong suốt dự án.
+ Một phương pháp để cập nhật và tinh chỉnh kế hoạch quản lý truyền thông trong suốt vòng đời của dự án.
- Tích hợp kế hoạch quản lý truyền thông vào kế hoạch tổng thể.
- Phân phối kế hoạch cho các bên liên quan
QUẢN LÝ RỦI RO DỰ ÁN
Kế hoạch rủi ro
- Lập kế hoạch quản lý rủi ro liên quan đến việc quyết định cách thức tiếp cận và lập kế hoạch các hoạt động quản lý rủi ro cho dự án Đầu ra chính của quá trình này là một kế hoạch quản lý rủi ro.
- Ngân sách/nguồn tài trợ cho dự án: cần lựa chọn phương án phù hợp với nguồn ngân sách hạn chế nhưng sản phẩm vẫn đạt hiệu suất cao.
- Vấn đề liên quan đến nhân lực: thiếu nhân lực có trình độ chuyên môn cao
- Tiến độ dự án có thể không theo kế hoạch và giai đoạn golive cũng sẽ có khó khăn do ảnh hưởng của dịch bệnh Covid 19 hiện nay.
Xác định rủi ro
Quá trình xác định rủi ro bao gồm xác định rủi ro nào có khả năng ảnh hưởng đến dự án, lập hồ sơ và phân loại các sự kiện rủi ro tiềm ẩn của dự án và hậu quả của chúng.
Kết quả đầu ra chính của quá trình này là bảng ghi rủi ro (risk register), sự kiện rủi ro (risk event).
- Môi trường phát triển dự án (Development Environment)
Nhân sự: việc thiếu nhân sự có chuyên môn trong dự án sẽ ảnh hưởng lớn đến tiến độ và hiệu suất của dự án vì thế doanh nghiệp cần.
+ Dành một phần chi phí để đào tạo nhân sự ngay từ ban đầu
+ Lập một chương trình đào tạo riêng cho dự án
+ Tổ chức các buổi trainning cho các thành viên trong đội dự án nâng cao kỹ năng và trình độ kỹ thuật chuyên môn
- Kỹ thuật phát triển phần mềm (Product Engineering)
Kiểm định mức đơn vị (unit test): việc kiểm định hời hợt, thiếu chuẩn xác sẽ gây ra những lỗi nghiêm trọng đối với hệ thống.
Kiểm định mức đơn vị phải do lập trình viên (developer) thực hiện trước khi bàn giao sản phẩm để tích hợp và kiểm định mức hệ thống (system test ) Do tính chất việc kiểm định hệ thống đòi hỏi thời gian và tính chuẩn xác nên cần sắp xếp thời gian hợp lý, giám sát chặt chẽ để không mắc những lỗi tiềm ẩn khi hệ thống chính thức đi vào hoạt động.
Phân tích rủi ro (định tính)
Đánh giá khả năng và ảnh hưởng của những rủi ro đã biết để xác định tầm quan trọng và mức độ có thể xảy ra Xem xét việc sử dụng các công cụ và kỹ thuật khác nhau để xếp hạng rủi ro và cập nhật thông tin vào bảng ghi rủi ro Việc đánh giá xếp hạng rủi ro nhằm hỗ trợ việc ra quyết định về những rủi ro cần được xử lý và ưu tiên thực hiện xử lý.
Kế hoạch đối phó rủi ro
Khi các rủi ro đã được đánh giá và ưu tiên sẽ áp dụng các chiến lược ứng phó để tăng cường cơ hội và giảm bớt các mối đe dọa để đạt được các mục tiêu của dự án. Các chiến lược ứng phó với rủi ro được kỳ vọng sẽ làm giảm các tác động của rủi ro bất lợi hoặc gia tăng rủi ro tích cực, theo cách hiệu quả và thiết thực nhất.
Có 4 chiến lược ứng phó với rủi ro tiêu cực: chấp nhận, né tránh, giảm thiểu (giảm khả năng xảy ra, giảm mức ảnh hưởng) và chuyển giao rủi ro.
Cụ thể đối với dự án:
- Khi khách hàng đưa ra các thay đổi không nằm trong kế hoạch, đội dự án thương lượng với khách hàng đưa ra những quyết định phù hợp mục tiêu dự án.
- Thực hiện lấy yêu cầu của khách hàng về hệ thống một cách chi tiết, cụ thể nhất, xác định yêu cầu một cách rõ ràng.
- Nhân viên không có kinh nghiệm với công nghệ kỹ thuật mới, cần thuê tư vấn bên ngoài đào tạo và tư vấn cho nhân viên dự án trong việc sử dụng công nghệ mới.
Kiểm soát rủi ro
Giám sát rủi ro liên quan đến việc giám sát các rủi ro đã xác định , các nguồn phát sinh rủi ro và dựa trên các chỉ số đo lường xu hướng rủi ro, thực hiện các kế hoạch ứng phó rủi ro và đánh giá hiệu quả của các chiến lược rủi ro trong suốt vòng đời của dự án.
- Đồng thời vào mỗi hàng quý, giám đốc dựa án cùng với các nhân sự sẽ họp để xác định, đánh giá hiệu quả của quản lý rủi ro trong toàn bộ dự án , đưa ra các kế hoạch hành động triển khai, đồng thời sẽ nhận diện xác định các rủi ro mới phát sinh.
- Quy trình quản lý rủi ro là một quy trình khép kín từ nhận diện – đánh giá – ứng phó – giám sát, sẽ được thực hiện liên tục để kịp thời có kế hoạch quản lý tất cả rủi ro mà dự án phải đối mặt.
- Các công cụ và kỹ thuật để giám sát rủi ro bao gồm phân tích dữ liệu, kiểm toán và các cuộc họp.
QUẢN LÝ MUA HÀNG DỰ ÁN
Lập kế hoạch quản lý mua hàng
- Tuyên bố công việc (SOW) a Phạm vi công việc: Xây dựng hệ thống quản lý sinh viên cần 1 máy chủ Host, máy tính để bàn và CPU để kết nối tới Host. b Địa điểm làm việc: Văn phòng. c Thời gian thực hiện: 2 tuần từ ngày ngày 28/06/2021 đến ngày 05/07/2021. d Lịch trình giao hàng: Giao muộn nhất ngày 09/07/2021. e Tiêu chuẩn áp dụng: Không. f Tiêu chí chấp nhận: Sản phẩm mới, bảo hành trên 3 năm. g Yêu cầu đặc biệt: Không
Tiến hành mua hàng
- Đánh giá các gói thầu Đề xuất Tên nhà thầu Giá đấu thầu
1 Công ty cổ phần FPT 20.000.000đ
2 Công ty Cổ phần Công nghệ Tiên Phát 25.000.000đ
3 Công ty cổ phần VNG 30.000.000đ
Bảng 13 Danh sách đề xuất các nhà thầu Đề xuất 1 Đề xuất 2 Đề xuất 3
Tiêu chí Trọ n g số Đán h giá
Cách tiếp cận kỹ thuật 30% 90 27 80 24 85 25,5
Cách tiếp cận quản lý 25% 85 21,25 75 18,75 85 21,25
Hiệu suất trong quá khứ 20% 85 17 75 15 80 16
Bảng 14 Tờ đánh giá đề xuất
- Lựa chọn nhà cung cấp
Dựa vào tờ đánh giá đề xuất trên, nhóm phát triển dự án quyết định chọn nhà thầu FPT với hợp đồng là 20.000.000đ làm nhà thầu cung cấp thiết bị cho dự án.
Sau khi xem xét hai bên tiến hành ký hợp đồng.
Kiểm soát mua hàng
Hợp đồng với nhà cung cấp
+ Hai bên làm hợp đồng phải chịu trách nhiệm pháp lý trong việc lập hợp đồng với nhau.
+ Hai bên có trách nhiệm hoàn thành hợp đồng đã đưa ra.
+ Nếu một bên làm sai so với hợp đồng thì phải bồi thường đúng với hợp đồng đã nêu ra.
- Đảm bảo thực hiện hợp đồng:
+ Giá trị đặt cọc đảm bảo thực hiện hợp đồng là 10%.
+ Thời gian có hiệu lực kéo dài cho đến khi thiết bị phải bảo hành.
+ Nhà thầu phải có trách nhiệm bảo hành theo đúng thời gian bảo hành do nhà sản xuất đề ra, tính từ ngày bàn giao sản phẩm Nếu trong thời gian bảo hành thiết bị bị hỏng, lỗi không do nhóm thì nhóm có thể thay miển phí sản phẩm khác.
Kết thúc mua hàng
- Hoàn tất và thanh lý hợp đồng.
- Lưu trữ hợp đồng và các tài liệu mua hàng.
QUẢN LÝ CÁC BÊN LIÊN QUAN
Xác định các bên liên quan
+ Process (P): Project Manager, Leader Developer, Front-end Developer, Back- end Developer, Database Manager
+ Output (O): Tester, QA, Designer, Programer
Bảng ghi các bên liên quan
Vai trò Thông tin liên hệ
Jenny CEO Trong Sponsor jennyy@ponn.com
Nguyễn Duy Thanh CIO Trong Project Manager thanhnd@ponn.com
Manager Trong Leader tnguyen@ponn.com
Tester Trong Team Member tuynhi@ponn.com
Programer Trong Team Member tphuong@ponn.com
Lê Thị Kiều Oanh Designer Trong Team Member oanhltk@ponn.com
Trịnh Thị Ngọc Lan Develope r Trong Team Member ngoclan@ponn.com
Kelvin Ngoài Đối tác kelvin@gmail.com
Rosie Ngoài Khách hàng roise@gmail.com
Bảng 15 Bảng ghi các bên liên quan
Phân loại các bên liên quan
Giám sát Đối tác Developer
Sơ đồ 9 Lưới quyền hạn/ quan tâm
Kế hoạch quản lý các bên liên quan
Các bên liên quan Không nhận thức
Chống đối Tru ng dun g Ủng hộ Dẫn dắt
Bảng 16 Ma trận các bên liên quan
Quản lý sự tham gia các bên liên quan
- Ma trận quản lý kỳ vọng
Thang đo Ưu tiên Kỳ vọng Hướng dẫn
Dự án hoàn thành đúng phạm vi, đúng yêu cầu chức năng của khách hàng
Thường xuyên theo dõi, cập nhật tiến độ
Dự án hoàn thành sớm/ đúng thời gian dự kiến Có kế hoạch hợp lý, phân bổ thời gian hợp lý
Chi phí 2 Dự án đạt được với chi phí nằm trong phạm vi ước tính hoặc thấp hơn
Tiết kiệm, tối ưu hóa nguồn lực hiện tại
Bảng 17 Ma trận quản lý kỳ vọng
Hiện tại chưa có vấn đề nào được ghi nhận.
Kiểm soát các bên liên quan
Các bên liên quan quan trọng của dự án: PM, Developer, Database
Manager, Designer, Tester, QA, Khách hàng.
Phần mềm hỗ trợ các bên liên quan:
- Phần mềm truyền thông, truyền thông xã hội, phần mềm quản lý dự án, và các công cụ cộng tác giúp thúc đẩy sự tham gia của các bên liên quan.
+ Linkedin với hàng ngàn nhóm quản lý dự án.