[LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP] MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CHÍNH SÁCH ĐỘNG VIÊN NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY TNHH NGÔI SAO BIỂN

Biện pháp kích thích lao động của các doanh nghiệp luôn là công tác quan trọng trong hệ thống công tác quản lý, là một trong những nội dung chủ yếu của công tác nhân sự trong mỗi doanh n

Giới thiệu công ty tnhh ngôi sao biển

Quá trình hình thành và phát triển

Tên công ty: Công ty TNHH Ngôi Sao Biển (SEA STAR COMPANY.,Ltd.)

Ngành nghề kinh doanh: công ty thương mại cung cấp thiết bị và vật tư phục vụ cho ngành Dầu khí, Đóng tàu, Hàng hải và các khu Công nghiệp trên địa bàn cả nước Địa chỉ: 17/1/19 Lương Thế Vinh, P.9, Tp Vũng Tàu

Công ty được thành lập năm 2010, thời gian hoạt động không quá dài nhưng công ty cũng có một số thành quả nhất định Tổng tài sản ban đầu từ 8 tỷ đồng đến năm 2015 là hơn 39 tỷ đồng, năm 2016 hơn 40 tỷ đồng Công ty từ bước đầu thành lập khó khăn, chỉ nhận những hợp đồng nhỏ lẻ, đội ngũ nhân viên ít nhưng sau nỗ lực đã dần dần đi vào quỹ đạo và phát triển

Ban đầu công ty nhận hợp đồng do quan hệ của giám đốc, những đơn hàng trị giá nhỏ vài triệu đến vài chục triệu Để tạo quan hệ với khách hàng, thời gian thanh toán tiền dài Hiện nay, mỗi nhân viên sẽ có khách hàng hàng nhất định, công ty còn làm đại lý tiêu thụ độc quyền một số mặt hàng cho công ty nước ngoài Nhận hợp đồng của các công ty lớn, đơn hàng giá trị cao Công ty luôn giao hàng đúng hẹn, đảm bảo chất lượng sản phẩm, mua hàng chính hãng từ nước ngoài, đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng Ngoài ra công ty còn bảo hành sản phẩm cho khách hàng

Tuy công ty có quy mô không lớn lắm, nhưng sau gần 8 năm hoạt động công ty đã tạo được danh tiếng riêng cho mình và đã hoạt động có hiệu quả, làm

14 việc với nhiều nhà cung ứng hàng hóa nước ngoài, và còn là đại diện của một số hãng nước ngoài ở Việt Nam

Bảng 1.1 Tóm tắt các số liệu về tài chính: trong năm 2014 - 2016 (ĐVT:

STT Nội dung Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016

3 Giá trị tài sản ròng 26,856,004,410 34,262,464,226 31,904,437,723

(Nguồn: thông tin từ bảng cân đối kế toán – phòng kế toán)

Doanh thu bình quân hằng năm từ hoạt động sản xuất kinh doanh

(Nguồn: thông tin từ báo cáo kết quả kinh doanh – phòng kế toán)

Doanh thu năm 2015 tăng 84% so với doanh thu năm 2014 và lợi nhuận năm 2015 tăng 112,75% so với lợi nhuận năm 2014 Nhưng doanh thu năm

2016 chỉ tăng 16,98% so với năm 2014 và lợi nhuận sau thuế giảm 56,56% so với năm 2014 Tình hình hoạt động kinh doanh năm 2016 không tốt, tổng nợ tăng, doanh thu và lợi nhuận đều giảm mạnh

Công ty có nhiều đơn hàng làm việc với công ty Dầu khí Pertro Việt Nam, nhưng từ năm 2016 giá dầu Thế Giới liên tục hạ làm ảnh hưởng đến giá dầu

15 trong nước Dẫn đến tình hình khai dầu ở nước ta cũng giảm sút, khai thác dầu thô ở Vũng Tàu cũng đình trệ Chính vì thế các đơn hàng bên ngành dầu khí của cũng ty cũng ít đi, ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của công ty Chưa kể đến vốn lưu động giảm và nợ tăng làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty

Công ty gồm trụ sở chính ở đường Lương Thế Vinh, P9, thành phố Vũng Tàu, là tòa nhà 3 tầng có diện tích gần 60m 2 Mỗi phòng ban có phòng làm việc riêng, phòng kinh doanh nhiều nhân viên được ngồi ở ba phòng khác nhau Mỗi nhân viên ngồi một bàn làm việc được trang bị đủ máy tính và các thiết bị văn phòng cần thiết, ngoài ra ở mỗi phòng đều có máy tính, máy in, máy fax… Máy lạnh được lắp đầy đủ, có máy pha nước nóng lạnh và nước suối cho nhân viên Nhân viên kho làm việc ở nhà kho của công ty, nhà kho được sắp xếp đơn giản với các kệ để hàng hóa, nhưng thông thoáng và được lắp đặt hệ thống thông gió và phòng cháy Nhà kho được giữ thoáng mát để tránh bị ẩm mốc và hư hao

Chức năng, lĩnh vực hoạt động

Được thành lập năm 2009 bởi đội ngũ kĩ sư chuyên nghiệp, Công ty TNHH Ngôi Sao Biển đã trở thành nhà cung cấp đáng tin cậy với các vật tư, thiết bị chất lượng cao, với giá cả hợp lý, phục vụ đắc lực cho ngành công nghiệp đóng tàu và khai thác dầu khí của Việt Nam và cả khu vực lân cận.

Tầm nhìn: Trở thành nhà cung cấp các sản phẩm chất lượng cao và giải pháp sáng tạo cho các vấn đề của các khách hàng.

Sứ mệnh: Giúp khách hàng đơn giản hoá mọi vấn đề phức tạp Công ty cam kết luôn đặt quyền lợi của khách hàng làm ưu tiên hàng đầu, vì sự phồn thịnh của khách hàng cũng chính là sự phồn thịnh của họ

Sản phẩm chủ đạo của công ty

 Các loại Van, Ống, Co, Vòng đệm, Bơm …của các hãng CANAWEST, SAMSHIN LIMITED, KSB, KS TECH,

CONOSTO, WOOJIN TECH, ABB,FARISS

 Xỉ than, xỉ đồng giúp làm sạch bề mặt kim loại và phục vụ cho công nghiệp đóng tàu;

 Rulo cao su, Đệm va cao su chống va đập tàu hoặc cầu cảng;

 Băng tải cao su, Gioăng cao su: Việt Nam , Hàn Quốc, Châu Âu,

 Kẹp nâng (kẹp nâng đứng, kẹp nâng ngang và thiết bị nâng hạ khác của hãng SUPERTOOL;

 Phụ tùng hàn như Lincohn, Kemppi, Hyepertherm, ATTC… ;

 Bộ chuyển đổi áp suất, nhiệt độ, đồng hồ đo áp suất…của hãng

 Bulong , Ốc vít, thép hình, đai ốc, vòng đệm của hãng SANWA

 Van kiểm tra, van khí nén , van giảm áp, van chất lỏng của hãng Dr.Thiedig(Germany);

 Hoá chất tẩy rửa, Sơn chống ăn mòn, Sơn chống thấm, các sản phẩm phục vụ cho công nghiệp luyện thép, dầu khí và điện lực của các hãng CHESTERTON, MOLYKOTE, KLINGER, CHEMETALL);

 Que hàn và phụ tùng máy hàn: HYPERTHERM, ESAB, MILLER,

 Dầu mỡ bôi trơn và đường ống dẫn (CHESTERTON, AMERICAN

FILLER METALS, LINCOLN GREASE, PARKER, SIMPLEX, HI- FORCE);

 Thiết bị đo lường: BAUMER, YOKOGAW, LEITENBERGER,

 Máy móc thiết bị tự động (NIRECO, NOHKEN, ABB, SIEMENS,

ROCKWELL AUTOMATION, ALLEN-BRADLEY, FARNELL, EMERSON ROSEMOUNT, GE;

 Dụng cụ cầm tay (SUPERTOOL, WIHA, NACHI, BETA, GENSET,

CROMWELL, EXCEL, IXION, REED, FISHER UK, REMS,

 Sứ lót hàn , Xích neo, Dây buộc tàu và các thiết bị hàng hải khác… ;

 Máy phát điện Kohler vả các phụ tùng của hãng Kohler – US;

 Mặt bích , Gasket, Seal làm kín, Ống dàn giáo và phụ tùng phục vụ thi công…

Cơ cấu tổ chức bộ máy công ty

Ngôi Sao Biển có hệ thống đội ngũ nhân viên và lãnh đạo chuyên nghiệp hóa, gồm nhiều thành viên đã có kinh nghiệm lâu năm Mô hình vận hành hoạt động công ty được bố trí theo chiều ngang, làm gia tăng sự thuận tiện trong việc vận hành cỗ máy kinh doanh và gia tăng sự phối hợp thống nhất giữa các bộ phận trong công ty Giúp trao đổi thông tin dễ dàng và gắn kết nhân viên

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY TNHH NGÔI SAO BIỂN

Cơ cấu tổ chức trong công ty được bố trí theo mô hình chiến lược do Ban Giám đốc đề ra với phương châm “Đơn giản – Hiệu quả”, Ngôi Sao Biển chú trọng vào chuyên môn hóa và sự phối hợp chặt chẽ giữa các trung tâm chức năng và phòng ban hỗ trợ

Cơ cấu tổ chức phân theo chức năng được quản lý và điều hành chặt chẽ theo mô hình thông tin hai chiều tương tác hợp lý Cho phép mệnh lệnh cấp cao nhất được đi theo con đường ngắn nhất, rõ ràng nhất tới mọi nhân viên, do đó công việc được triển khai đúng mục tiêu, đúng người, đúng việc Thêm vào đó, đội ngũ nhân lực có trình độ, chuyên nghiệp, các đối tác uy tín đã tạo nên một sức mạnh tổng thể chung cho công ty trong việc cung cấp các sản phẩm tốt nhất đến các quý khách hàng

Bằng các hệ thống quản trị trực tuyến, công ty đặt hiệu quả công việc lên hàng đầu để đảm bảo mục tiêu và kế hoạch đề ra luôn thực hiện đúng theo thời gian yêu cầu Ngoài ra điều này còn giúp đảm bảo các mục tiêu nhân sự luôn rõ ràng và cụ thể Những điều này đã và đang giúp họ luôn có một đội ngũ nhân sự lớn mạnh, công ty lớn mạnh.

Chức năng các phòng ban

Điều hành và chỉ đạo chung: Giám đốc

 Thực hiện công tác quản lý kế toán tài chính: lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo hợp nhất, báo cáo thống kê theo đúng quy định của Nhà nước

 Đại diện Công ty làm việc với các cơ quan thuế, kiểm toán nhà nước, kiểm toán độc lập và các cơ quan chức năng khác trong việc thực hiện các quy định của pháp luật có liên quan

 Mua sắm các thiết bị, vật dụng trong văn phòng, kho hàng Đảm bảo các phòng ban đầy đủ vật dụng làm việc

 Theo dõi việc thanh toán tiền mua sản phẩm với nhà cung cấp và tiển hàng của khách

 Theo dõi các khoản khách hàng thiếu và nhắc nhở khi đến kì hẹn

 Xem xét tình hình nhân sự các phòng ban, quyết định tuyển dụng thêm nhân viên

 Sắp xếp nhân viên tham gia các lớp kỹ năng cần thiết

 Tính lương cho nhân viên công ty hàng tháng và đóng các loại bảo hiểm theo quy định pháp luật

 Thực hiên công tác văn phòng và thư kí

 Quản lý sản phẩm công ty mua về trước khi xuất kho

 Kiểm tra máy móc về kho dầy đủ hay không

 Kiểm tra hàng hóa mỗi ngày về số lượng, hư hao Đề xuất mua thêm kệ hàng, xe nâng, sản phẩm có thiếu hụt

 Chịu trách nhiệm giao sản phẩm cho khách hàng

 Bóc dỡ hàng hóa xuống và lên phương tiện vận chuyển

 Giao hàng hóa cho khách hàng

 Quan hệ ngoại giao với khách hàng để kiếm hợp đồng về cho công ty

 Chịu trách nhiệm với hợp đồng đã nhận, báo ngay nếu có trục trặc

 Liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng theo đơn hàng

 Đề xuất các phương án hợp tác mới với khách hàng

 Nghiên cứu về sản phẩm của các nhà cung cấp, lựa chọn sản phẩm đảm bảo chất lượng

 Cùng với bộ phận kho kiểm tra chất lượng, thông số của máy móc khi về kho, mã hàng, CO, CQ

 Chọn lựa sản phẩm có thông số kĩ thuật phù hợp theo yêu cầu của khách, lựa chọn hàng sản xuất của nước nào

 Kiểm tra định kì sản phẩm khi đã giao cho khách

 Kiểm tra sản phẩm đã giao cho khách khi xảy ra sự cố để tìm ra nguyên nhân hư hỏng.

Tình hình nhân lực của công ty

Là công ty còn trẻ lại trong lĩnh vực thương mại – lĩnh vực có nhiều công ty đã và đang hoạt động, công ty gặp rất sự cạnh tranh trên thị trường Để có được thành công ngoài sự lãnh đạo tài tình của giám đốc, còn có sự đóng góp của đội ngũ nhân viên luôn hết mình vì công việc

Nhân lực công ty tính đến tháng 12/2016 gồm có 31 người Trong đó bao gồm 18 nữ và 13 nam

Bảng 1.2: Thống kê độ tuổi nhân viên công ty TNHH Ngôi Sao Biển 2016

(Nguồn: phòng nhân sự công ty TNHH Ngôi Sao Biển, số liệu 2016)

23 Công ty đa phần là nhân viên trẻ, nhưng đầy nhiệt huyết và tận tâm, tuy là nhân viên không nhiều nhưng họ làm việc có tổ chức, kỉ cương và luôn mang về cho lợi nhuận cao cho công ty hàng năm

Nhân viên có trình độ đại học, gồm chuyên ngành quản trị kinh doanh, kế toán và kỹ sư cơ khí Ngoài ra họ còn thông thạo tiếng anh để dễ giao tiếp với nhà cung cấp nước ngoài khi đặt hàng và sử dụng thông thạo vi tính

Biểu đồ 1.1: Biểu đồ phân bổ nhân viên trong công ty TNHH Ngôi Sao

(Nguồn: phòng nhân sự công ty TNHH Ngôi Sao Biển, số liệu 2017)

Bảng 1.3 Bảng nhân lực của các phòng ban trong công ty năm 2017

Chức vụ Số nhân viên

Nhân viên phòng kinh doanh chiếm đa số, gần một nửa nhân viên công ty

Do công ty về thương mại nên nhân viên kinh doanh đông Họ chính là chủ lực của công ty, họ mang hợp đồng về, mang lợi nhuận về Đặt hàng họ giúp phòng kinh doanh, bên đặt hàng lo về thủ tục thông quan và vận chuyển hàng về Phòng kinh doanh nhận hợp đồng và tìm nguồn hàng theo yêu cầu của khách Bên kinh doanh họ cũng có khách hàng riêng, khách hàng gửi hồ sơ trực tiếp cho họ Nhân viên trẻ chiếm khoảng gần 1/3 tổng nhân viên, họ là sinh viên mới ra trường nên chưa có kinh nghiệm nên thường hỗ trợ nhân viên kinh doanh Phòng kinh doanh do là chủ lực nên họ có rất nhiều khâu phải làm, họ phải làm nhiều hợp đồng cùng lúc, liên hệ nhà cung cấp và làm việc với khách hàng

Bộ phận kho là lo về khâu vận chuyển sản phẩm khi hàng về công ty và đi giao cho khách hàng, họ phải kiểm tra hàng khi về công ty Chịu trách nhiệm bảo quản khi hàng chưa xuất đi Còn về nhân viên kỹ thuật chuyên kiểm tra về hệ thống của sản phẩm khi về kho, kiểm tra lỗi kỹ thuật Hoặc sẽ giúp bên kinh doanh lựa chọn sản phẩm phù hợp đáp ứng yêu cầu khách hàng

Bảng 1.4 Thời gian nhân viên làm việc tại công ty TNHH Ngôi Sao Biển

Nhìn vào bảng trên ta thấy rằng 53,3% nhân viên công ty làm trên 3 năm, thời gian làm việc và gắn bó với công ty lâu, 33,3% nhân viên làm việc trên 1 năm đó cũng là khoảng thời gian khá dài Qua hai mốc thời gian trên cho thấy số lượng nhân viên công ty luôn ổn định, tình trạng nhân viên xin nghỉ việc hay tuyển nhân viên một thời gian rồi sa thải là không xảy ra Cuối cùng là 6,7% nhân viên làm dưới 1 năm và 6,7 & nhân viên làm dưới 6 tháng, hai mốc thời gian này chiếm tỷ lệ rất nhỏ, dưới 10% ở mỗi mục Công ty mở rộng kinh doanh, quy mô nên cần thêm nhân viên làm việc là điều hiển nhiên, nghĩa là công ty đang hoạt động rất tốt

Công ty TNHH Ngôi Sao Biển tuy chỉ có vỏn vẹn 31 nhân viên tính cả giám đốc nhưng được phân chia thành các phòng ban rõ ràng Chức năng nhiệm vụ của các phòng được nêu rõ ràng, công việc cụ thể Sơ đồ công ty đơn giản nhưng được phân chia rõ cấp bậc và gồm hai bộ phận chính là kinh doanh và hành chính văn phòng

Gần một nửa nhân viên công ty có thâm niên làm việc trên 3 năm qua đây cho thấy chính sách đãi ngộ của công ty tốt nên nhân viên mới gắn bó lâu dài và tiếp tục làm việc Công ty ngày một phát triển nên cũng tuyển thêm nhiều nhân viên, do đó chính sách đãi ngộ cũng được cải thiện để phù hợp hơn

Cơ sở lí luận

Khái niệm động viên

Động viên là tạo ra sự hăng hái, nhiệt tình, phấn khởi và trách nhiệm hơn trong quá trình thực hiện công việc của các thuộc cấp, qua đó làm cho công việc được hoàn thành một cách có hiệu quả cao Động viên bao gồm cả động viên về vật chất lẫn động viên về mặt tinh thần Muốn động viên được thuộc cấp thì cần tạo ra động cơ làm việc của họ Động cơ thúc đẩy là xu hướng và sự cố gắng để thoả mãn một mong muốn hoặc một mục tiêu nhất định Động cơ thúc đẩy là một phản ứng nối tiếp như sau: Nhu cầu mong muốn thôi thúc hành động sự thoả mãn

Khái niệm khác về động viên:

Theo Robbins, động viên là tinh thần sẵn sàng cố gắng ở mức cao hướng đến mục tiêu của tổ chức trong điều kiện một số nhu cầu của cá nhân được thỏa mãn theo khả năng nỗ lực của họ Định nghĩa đề cập đến ba yếu tố quan trọng là sự cố gắng, mục tiêu của tổ chức và nhu cầu Ví dụ, khi có nhu cầu được mọi người khen ngợi, ta sẽ bị một áp lực buộc phải nỗ lực để thỏa mãn cho được Từ đó, chúng ta sẽ có những hành vi phù hợp để được khen như làm việc chăm chỉ, tích cực, ít vắng mặt, tăng năng suất, thể hiện sự hài lòng trong công việc Khi mục tiêu khen ngợi đạt được, có nghĩa nhu cầu của chúng ta được thỏa mãn, áp lực sẽ giảm dần, quá trình động viên nỗ lực kết thúc, chúng ta lại có thể xây dựng những nhu cầu mới và tiếp tục nỗ lực phấn đấu Tóm lại, những người được động viên là những người đang ở trong trạng thái áp lực và để giải tỏa áp lực này, họ cần nỗ lực Khi nỗ lực thỏa mãn được nhu cầu của mình, thì áp lực sẽ giảm Chúng ta có thể thấy quá trình thỏa mãn nhu cầu của con người trong hình sau:

Hình 2.1 : Mô hình quá trình động viên.

Lý thuyết động viên

2.2.1 Lý thuyết về hệ thống nhu cầu con người của Maslow

Hình 2.2 Tháp nhu cầu của Maslow

29 Các nhu cầu bậc thấp: Gồm nhu cầu sinh lý và nhu cầu an toàn Nhu cầu bậc thấp là có giới hạn và được thoả mãn chủ yếu từ bên ngoài (việc thoả mãn thường dễ hơn) Các nhu cầu bậc cao: Gồm các nhu cầu xã hội, tự trọng và tự thể hiện, được thoả mãn chủ yếu từ bên trong (việc thoả mãn thường khó hơn)

Trình tự thoả mãn nhu cầu là đi từ thấp đến cao (trước tiên là các nhu cầu bậc thấp), khi các nhu cầu bậc thấp được thoả mãn thì nó không còn tính chất động viên nữa, lúc đó nhu cầu bậc cao sẽ xuất hiện Muốn động viên có hiệu quả, nhà quản trị cần phải biết được thuộc cấp đang ở cấp độ nhu cầu nào và bản chất lâu dài của quá trình động viên là cần chú trọng đến các nhu cầu bậc cao

 Nhu cầu cơ bản (basic needs):

Nhu cầu này còn được gọi là nhu cầu của cơ thể (body needs) hoặc nhu cầu sinh lý (physiological needs), bao gồm các nhu cầu cơ bản của con người như ăn, uống, ngủ, không khí để thở, tình dục, các nhu cầu làm cho con người thoải mái,…đây là những nhu cầu cơ bản nhất và mạnh nhất của con người Trong hình kim tự tháp, chúng ta thấy những nhu cầu này được xếp vào bậc thấp nhất: Bậc cơ bản nhất

Maslow cho rằng, những nhu cầu ở mức độ cao hơn sẽ không xuất hiện trừ khi những nhu cầu cơ bản này được thỏa mãn và những nhu cầu cơ bản này sẽ chế ngự, hối thúc, giục giã một người hành động khi nhu cầu cơ bản này chưa đạt được

 Nhu cầu về an toàn, an ninh (safety, security needs):

Khi con người đã được đáp ứng các nhu cầu cơ bản, tức các nhu cầu này không còn điều khiển suy nghĩ và hành động của họ nữa, họ sẽ cần gì tiếp theo? Khi đó các nhu cầu về an toàn, an ninh sẽ bắt đầu được kích hoạt Nhu cầu an toàn và an ninh này thể hiện trong cả thể chất lẫn tinh thần

30 Nhu cầu này cũng thường được khẳng định thông qua các mong muốn về sự ổn định trong cuộc sống, được sống trong các khu phố an ninh, sống trong xã hội có pháp luật, có nhà cửa để ở,…Nhiều người tìm đến sự che chở bởi các niềm tin tôn giáo, triết học cũng là do nhu cầu an toàn này, đây chính là việc tìm kiếm sự an toàn về mặt tinh thần

Các chế độ bảo hiểm xã hội, các chế độ khi về hưu, các kế hoạch để dành tiết kiệm,…cũng chính là thể hiện sự đáp ứng nhu cầu an toàn này

Thông qua việc nghiên cứu 2 cấp bậc nhu cầu trên chúng ta có thể thấy nhiều điều thú vị:

Muốn kìm hãm hay chặn đứng sự phát triển của một người nào đó, cách cơ bản nhất là tấn công vào các nhu cầu bậc thấp của họ Nhiều người làm việc chịu đựng các đòi hỏi vô lý, các bất công, vì họ sợ bị mất việc làm, không có tiền nuôi bản thân và gia đình, họ muốn được yên thân,…

Muốn một người phát triển ở mức độ cao thì phải đáp ứng các nhu cầu bậc thấp của họ trước: đồng lương tốt, chế độ đãi ngộ hợp lý, nhà cửa ổn định,…

 Nhu cầu về xã hội (social needs):

Nhu cầu này còn được gọi là nhu cầu mong muốn thuộc về một bộ phận, một tổ chức nào đó (belonging needs) hoặc nhu cầu về tình cảm, tình thương (needs of love) Nhu cầu này thể hiện qua quá trình giao tiếp như việc tìm kiếm, kết bạn, tìm người yêu, lập gia đình, tham gia một cộng đồng nào đó, đi làm việc, đi chơi picnic, tham gia các câu lạc bộ, làm việc nhóm, … Để đáp ứng cấp bậc nhu cầu thứ 3 này, nhiều công ty đã tổ chức cho các nhân viên có các buổi cắm trại ngoài trời, cùng chơi chung các trò chơi tập thể, nhà trường áp dụng các phương pháp làm việc theo nhóm, các phương pháp giảng dạy dựa trên vấn đề, các tổ chức Đoàn, Đội trong nhà trường được giao

31 trách nhiệm tập hợp các em, định hướng các em vào những hoạt động bổ ích Các kết quả cho thấy: các hoạt động chung, hoạt động ngoài trời đem lại kết quả tốt cho tinh thần và hiệu suất cho công việc được nâng cao

 Nhu cầu về được quý trọng (esteem needs):

Nhu cầu này còn được gọi là nhu cầu tự trọng (self esteem needs) vì nó thể hiện hai cấp độ: nhu cầu được người khác quý mến, nể trọng thông qua các thành quả của bản thân, và nhu cầu cảm nhận, quý trọng chính bản thân, danh tiếng của mình, có lòng tự trọng, sự tự tin vào khả năng của bản thân Sự đáp ứng và đạt được nhu cầu này có thể khiến cho một đứa trẻ học tập tích cực hơn, một người trưởng thành cảm thấy tự do hơn

Chúng ta thường thấy trong công việc hoặc cuộc sống, khi một người được khích lệ, tưởng thưởng về thành quả lao động của mình, họ sẵn sàng làm việc hăng say hơn, hiệu quả hơn Nhu cầu này được xếp sau nhu cầu “thuộc về một tổ chức”, nhu cầu xã hội phía trên Sau khi đã gia nhập một tổ chức, một đội nhóm, chúng ta luôn muốn được mọi người trong nhóm nể trọng, quý đấu để cảm thấy mình có “vị trí” trong nhóm đó

 Nhu cầu được thể hiện mình (self-actualizing needs):

Maslow mô tả nhu cầu này như sau: “self-actualization as a person’s need to be and do that which the person was “born to do”” (nhu cầu của một cá nhân mong muốn được là chính mình, được làm những cái mà mình “sinh ra để làm”) Nói một cách đơn giản hơn, đây chính là nhu cầu được sử dụng hết khả năng, tiềm năng của mình để tự khẳng định mình, để làm việc, đạt các thành quả trong xã hội

Thông qua lý thuyết về Thang bậc nhu cầu được đề xướng bởi nhà tâm lý học Abraham Maslow, mỗi người trong chúng ta có thể rút ra nhiều điều thú vị về những nhu cầu, giá trị trong cuộc sống, tìm hiểu các khó khăn mà học sinh

Tại sao phải quan tâm đến động lực làm việc

2.3.1 Động lực làm việc Động lực làm việc bao gồm 2 yếu tố hữu hình và vô hình:

 Yếu tố hữu hình phổ biến chính là tiền hay các điều kiện vật chất mà doanh nghiệp mang lại cho người lao động, thường chỉ đủ để một người bắt đầu làm việc và cồ gắn đạt đến hiệu quả ở mức được doanh nghiệp chấp nhận

 Yếu tố vô hình được các lý thuyết quản trị hiện đại coi trọng và xem như có khả năng mang lại kết quả vượt xa kỳ vọng của doanh nghiệp Các yếu tố vô hình có thể kể đến như: Sự tôn trọng của doanh nghiệp và đồng nghiệp, các nổ lực đóng góp được ghi nhận xứng đáng, được tạo điều kiện chứng minh năng lực bản thân và hoàn thiện chính mình

2.3.2 Tại sao phải quan tâm đến động lực làm việc?

Con người là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định thắng lợi các nhiệm vụ, mục tiêu sản xuất kinh doanh đã đề ra của một tổ chức Chính vì vậy việc sử dụng các hình thức khuyến khích vật chất và tinh thần đối với người lao động trong Công ty là rất cần thiết để đảm bảo lợi ích cho cả hai phía, Công ty và người lao động Đối với mỗi doanh nghiệp mục tiêu cơ bản và quan trọng nhất chính là hiệu quả sản xuất kinh doanh Để thực hiện được mục tiêu đó thì yếu tố con người đóng vai trò quyết định Vì vậy, các doanh nghiệp cần phải quan tâm đến những giải pháp nhằm động viên, khuyến khích người lao động để họ mang hết khả năng ra làm việc, giữ chân họ ở lại doanh nghiệp lâu dài, ổn định Khi người lao động tích cực làm việc sẽ tăng hiệu quả lao động, nâng cao năng suất, tăng doanh thu và lợi nhuận cho tổ chức, doanh nghiệp Tạo động lực lao động chính là biện pháp sử dụng người lao động hiệu quả nhất, tốn ít chi phí nhất nhằm nâng cao năng suất lao động của các tổ chức, doanh nghiệp

36 Khi một tổ chức, doanh nghiệp tạo động lực tốt sẽ góp phần làm giảm chi phí về lao động và thu hút những lao động có trình độ tay nghề cao Ngoài ra tạo động lực còn góp phần nâng cao uy tín, hình ảnh của tổ chức, doanh nghiệp Nó xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa những người lao động với nhau, giữa người lao động với tổ chức, doanh nghiệp qua đó góp phần xây dựng văn hóa tổ chức được lành mạnh.

Các yếu tố tác động đến động lực làm việc

2.4.1 Các yếu tố thuộc về cá nhân

 Nhu cầu của nhân viên:

Con người trong một khoảng không gian nhất định luôn có nhiều nhu cầu khác nhau, trong những nhu cầu đó nhu cầu nào chin muồi sẽ là động cơ mạnh nhất quyết định hành vi của họ và khi nhu cầu đó đã được thỏa mãn thì nó sẽ không còn là động cơ thúc đẩy con người làm việc nữa mà lúc này nhu cầu mới xuất hiện sẽ đóng vai trò này

Ví dụ: một công nhân bình thường có ước muốn trở thành một đốc công và anh ta sẽ cố gắng làm việc hết sức để trở thành một đốc công Và khi anh ta đã trở thành đốc công rồi thì nhu cầu này sẽ không còn tác dụng thúc đẩy anh ta làm việc nữa Khi đó, sẽ có một nhu cầu khác thay thế, làm nhiệm vụ thúc đẩy anh ta lại cố gắng làm việc

=> Đó chính là nhu cầu mong muốn được trở thành tổ trưởng Như vậy, con người ở những vị trí xã hội khác nhau, những điều kiện kinh tế khác nhau thì họ sẽ nảy sinh ra các nhu cầu khác nhau

Khi nắm bắt được nhu cầu của nhân viên, nhà lãnh đạo luôn tìm các biện pháp quản trị thích hợp để động viên, khuyến khích nhân viên nỗ lực làm việc Đó chính là bí quyết của thành công

Giá trị cá nhân ở đây có thể hiểu là trình độ, hình ảnh của người đó trong tổ chức hay xã hội Tùy theo quan điểm giá trị khác nhau của mỗi cá nhân mà họ sẽ có những hành vi khác nhau, khi người nhân viên ở những vị trí khác nhau trong tổ chức thi thang bậc giá trị cá nhân của họ cũng thay đổi dù ít hay nhiều

Ví dụ: Khi ta xem xét những người nhiều ý chí, giàu tham vọng và có lòng tự trọng cao thì việc xây dựng cho mình một hình ảnh đẹp là rất quan trọng bởi vì họ muốn khẳng định mình qua công việc

Tính cách con người là sự kết hợp các thuộc tính tâm lý cơ bản và bền vững của con người Nó được biểu thị thành thái độ, hành vi của con người đối với bản thân, gia đình, bạn bè, đồng nghiệp và đối với cả xã hội nói chung

Như vậy, tính cách không phải do di truyền mà nó chính là hiệu quả tác động của sự giáo dục, rèn luyện của bản thân và sự tác động gián tiếp của môi trường mà con người đó được sống và làm việc trong đó Các nhà lãnh đạo khi biết được tính cách của mỗi nhân viên trong doanh nghiệp mình thì nó sẽ là cơ sở để họ tìm ra cách đối xử và sử dụng tốt hơn

Tính cách gồm hai đặc điểm cơ bản là đạo đức và ý chí:

 Về đạo đức: Đó chính là tính đồng loạt, lòng vị tha hay tính ích kỷ, tính trung thực hay tính dối trá, cẩn thận hay ẩu tả, chăm chỉ hay lười biếng…

 Về ý chí: Đó là tính cương quyết hay nhu nhược, dám chịu trách nhiệm hay đùn đẩy trách nhiệm, có tính độc lập hay phụ thuộc…

Tính cách con người cũng chính là yếu tố cơ bản tác động đến hành vi hay ứng xử của một người nào đó Ví dụ khi gặp khó khăn hay trở ngại trong công việc thì con người có tính độc lập và dám chịu trách nhiệm sẽ xem đó là một động lực để làm việc tốt hơn, còn nếu là người không dám đối diện với khó

38 khăn,sống phụ thuộc vào người khác, họ sẽ run sợ trước những thách thức trong công việc, họ sẽ tìm cách trốn tránh và đùm đẩy trách nhiệm cho người khác

 Khả năng, năng lực của mỗi người:

Khả năng hay còn gọi là năng khiếu là những thuộc tính cá nhân giúp con người có thể lĩnh hội một công việc, một kỹ năng hay một loại kiến thức nào đó được dễ dàng và khi họ được hoạt động ở lĩnh vực đó thì khả năng của họ sẽ được phát huy tối đa, kết quả thu được sẽ cao hơn những người khác

Năng lực vừa là yếu tố di truyền vừa là kết quả của sự rèn luyện Năng lực là cơ sở để tạo ra khả nặng của con người Năng lực được thực hiện và trưởng thành chủ yếu trong thực tế Trong các loại năng lực của con người thì quan trọng nhất là năng lực tổ chức và năng lực chuyên môn Người lao động có thể có một trình độ chuyên môn rất tốt nhưng nếu họ chỉ được sắp xếp để làm những công việc ngang bằng với trình độ hiện có thì năng lực của họ cũng chưa được phát huy hết sức vì người lao động là con người mà con người thì luôn muốn tìm tòi, học hỏi để nâng tầm hiểu biết của mình lên Vì vậy, trong thực tế quá trình lao động nhà lãnh đạo luôn phải thiết kế công việc, bố trí nhân lực sao cho người lao động có điều kiện duy trì và phát triển năng lực chuyên môn của mình Đồng thời trong quá trình làm việc, nếu có thể được thì nhà lãnh đạo nên thiết lập nên một không gian cho người lao động để họ tự tổ chức nơi làm việc sao cho hợp lý với họ nhất Đánh giá đúng năng lực của nhân viên là cơ sở để nhà quản lý sử dụng tốt nhất nhân viên trong doanh nghiệp Một người lao động sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi họ được giao những công việc phù hợp với khả năng và năng lực của họ vì họ biết được chắc chắn rằng họ có thể hoàn thành công việc đó ở mức tốt nhất Ngược lại khi phải đảm nhận những công việc ngoài khả năng hoặc những công việc mà họ biết chắc rằng nếu họ có cố gắng cũng không thực hiện công

39 việc ấy được tốt thì sẽ dễ gây nên tâm lý bất mãn của người lao động đối với tổ chức, doanh nghiệp

2.4.2 Các yếu tố thuộc về công việc

Nhân viên sẽ cảm thấy như thế nào khi nhận được một công việc không theo như ý muốn của họ, ngược lại họ sẽ cảm thấy như thế nào khi nhận được một công việc phù hợp với khả năng, sở trường của họ…? Những vấn đề này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến năng suất làm việc, hiệu quả làm việc của nhân viên vì vậy nhà lãnh đạo cần quan tâm đến nhu cầu, khả năng của nhân viên để vừa tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng của họ vừa tạo được sự thỏa mãn đối với nhân viên

Tính hấp dẫn của công việc tạo nên sự thỏa mãn đối với công việc của nhân viên Sự thỏa mãn sẽ được thể hiện ở thái độ của người đó trong quá trình làm việc Tính hấp dẫn của công việc là một khái niệm khá rộng, đối với nhân viên nó không chỉ là một công việc như mong muốn mà nó còn là sự kiểm soát đối với công việc, sự ủng hộ của lãnh đạo trong quá trình làm việc, những phần thưởng, trợ cấp đối với công việc… Tất cả những vấn đề này có tác dụng tạo động lực cho nhân viên trong quá trình làm việc

Các biện pháp tạo động lực làm việc

2.5.1 Động viên tập thể Đặc tình chung của những người trong một nhóm ảnh hưởng đến nghệ thuật và phương pháp sử dụng Những người trong một nhóm có thể khác nhau về quan điểm sống, về văn hóa của tập thể… chính sự khác nhau đó mà nhà lãnh

41 đạo cho phương pháp lãnh đạo và sử dụng khác nhau cho phù hợp Có những biện sau:

 Thấu hiểu nhân viên: Bao gồm việc tìm hiểu khả năng, điểm mạnh và điểm yếu của từng cá nhân trong tập thể, đồng thời lưu ý từng thành viên để tập thể ngày càng phát triển mạnh hơn Nhà lãnh đạo càng thấu hiểu nhân viên bao nhiêu thì hiệu quả làm việc càng cao bởi vì nhà lãnh đạo biết phân bổ chính xác khả năng của từng cá nhân cho những nhiệm vụ đặc biệt

 Xây dựng mục tiêu, tiêu chuẩn và quy tắc: Yếu tố cần thiết cho sự thành công là nhà lãnh đạo phải đặt ra mục tiêu rõ ràng đồng thời xác định được cách thức đo đạt tiến độ Nhà lãnh đạo cũng nên thiết lập các giá trị và tiêu chuẩn để từng thành viên làm việc và trao đổi với nhau nhịp nhàng hơn

 Hãy là một tấm gương: Hãy để cho các nhân viên trong tập thể thấy rằng bạn thật sự chú trọng đến thành công của từng nhân viên, của nhóm và cả công ty Hãy luôn sẵn lòng hỗ trợ nhân viên của mình vào những đợt cao điểm với khối lượng công việc dày đặc

 Luôn ghi nhận và phản hồi: Một lời khen khéo và đúng lúc sẽ là lời động viên lớn lao để những nhân viên trong một tập thể vượt xa hơn nữa và chinh phục những giới hạn mới Chính vì vậy, nhà lãnh đạo có những buổi ngồi xuống phân tích thành công và thất bại của tập thể để cải thiện và tiếp tục đạt được mục tiêu đề ra

2.5.2 Các nội dung động viên

2.5.2.1 Động viên về vật chất

2.5.2.1.1 Lương và hình thức trả lương

Giá cả sức lao động, được hình thành thông qua thỏa thuận giữa người sử dụng lao động với người lao động Tiền lương phải phù hợp với luật lao động Thông thường vì mục đích lợi nhuận người sử dụng lao động luôn luôn hạ mức lương nhằm giảm bớt chi phí sản xuất Vì vậy, nhà nước cần can thiệp vào công việc trả lương của người sử dụng lao động để đảm bảo quyền lợi của người lao động, góp phần ổn định nền kinh tế, ổn định xã hội

 Vai trò của tiền lương:

Tiền lương có vai trò rất lớn không chỉ đối với bản thân người lao động mà còn đối với nền kinh tế của đất nước

Tiền lương luôn gắn với người lao động là nguồn sống chủ yếu của người lao động và gia đình họ Tiền lương là động lực cơ bản thúc đẩy con người làm việc, kích thích nhân viên nâng cao năng lực làm việc của mình và tăng năng suất cũng như hiệu quả làm việc cao

 Chức năng của tiền lương:

Chức năng đo giá trị: tiền lương là giá cả sức lao động, là căn cứ xác định mức tiền công cho tất cả các loại lao động, xác định đơn giá trả lương đồng thời là cơ sở điều chỉnh giá cả sức lao động khi giá cả tư liệu sinh hoạt biến động Chức năng tái sản xuất: trong quá trình lao động con người bị tiêu hao sức lao động, muốn duy trì khả năng làm việc lâu dài cho người lao động phải bù đắp lại sức lao động đã bị hao phí dưới dạng vật chất thông qua việc thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng

Chức năng kích thích: trong quản lý con người cần tạo ra các kích thích để gây các động lực, tiền lương có khả năng tạo ra động lực vật chất

Tiền lương phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động có nghĩa tiền lương phải đủ để cho nhân viên sống bản thân họ và gia đình họ ở mức tối thiểu Đây là đặc

43 điểm cơ bản nhất mà chủ doanh nghiệp phải đảm bảo cho nhân viên, có như vậy mới đảm bảo điều kiện tối thiểu giúp nhân viên tạo ra sự hăng hái cho chính bản thân họ trong quá trình lao động

Tiền lương phải chiếm từ 70% đến 80% trong tổng số thu nhập của nhân viên Tiền lương phải gắn chặt với số lượng và chất lượng lao động mà nhân viên đã cống hiến, có như vậy mới đảm bảo được sự công bằng trong phân phối sản phẩm xã hội từ đó sinh ra lòng tin và sự cố gắng từ nhân viên, vì họ thấy được những gì họ nhận được phù hợp với những gì họ đả đóng góp vào cho doanh nghiệp

Tiền lương phải trả theo số lượng và chất lượng lao động đã hao phí Có nghĩa là các nhà lãnh đạo trong doanh nghiệp phải thiết lập nên một hệ thống định mức lao động cho tất cả các công việc trong doanh nghiệp và phải giao các chỉ tiêu đó cho các cá nhân nhân viên Đây là nguyên tắc gắn liền tiền lương với lao động để đảm bảo được sự công bằng trong phân phối

2.5.2.1.2 Thưởng và các hình thức trả thưởng

Tất cả nhân viên đều muốn được thưởng cho những cống hiến hay cho những đóng góp của họ theo những cách nhất định Tiền thưởng khác tiền lương và các khoản phụ cấp, nó có thể có, có thể không, có thể ít hoặc cũng có thể nhiều Tiền thưởng chỉ áp dụng khi người lao động tận tâm với công việc, sự sáng tạo, dũng cảm vượt khó khăn để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ

 Nguyên tắc tổ chức tiền thưởng:

Trong thưởng phải coi trọng chỉ tiêu số lượng, chỉ tiêu chất lượng và cả chỉ tiêu an toàn Đảm bảo mối quan hệ hợp lý về mức thưởng trong cùng đơn vị

Kỹ năng giao việc và thực hiện chức năng động viên của người lãnh đạo

Giao việc là một nhiệm vụ của nhà lãnh đạo nhằm giảm bớt phần việc của chính mình và tạo cơ hội để nhân viên thể hiện năng lực cũng như phát triển các kỹ năng Tuy nhiên, không phải người sếp nào cũng biết giao việc cho cấp dưới một cách hiệu quả

Dưới đây là một số kỹ năng giúp nhà quản lý hoàn thành xuất sắc trách nhiệm giao việc cho nhân viên:

 Xác định kết quả mong muốn ở mỗi nhiệm vụ

Trước khi giao việc cho nhân viên, nhà lãnh đạo cần xác định cụ thể, rõ ràng kết quả mình muốn nhận lại như kế hoạch kinh doạch hay doanh số thu được… Nhiều nhà lãnh đạo cảm thấy thất vọng trước kết quả nhân viên đem lại sau mỗi lần giao việc trong khi chính bản thân họ cũng không rõ mình muốn nhận được gì

 Giao việc cụ thể cho nhân viên

Khi giao việc cho nhân viên, đừng kiệm lời hỏi anh/ cô đã hiểu rõ hướng dẫn của lãnh đạo hay chưa và còn thắc mắc gì hay không Đặc biệt, nhà lãnh đạo phải rõ ràng về thời hạn thực hiện và hoàn thành công việc

 Theo dõi tiến trình thực hiện

Hãy thường xuyên kiểm tra tiến độ thực hiện việc đã giao, nhưng không phải hỏi nhân viên theo từng giờ, từng phút Nếu công việc được thực hiện trong

1 tuần, hãy kiểm tra với nhân viên sau 3 ngày Đặc biệt, nhà lãnh đạo nên hỏi rằng “Tiến độ công việc thế nào?”, thay vì “Anh/ chị đã làm xong việc chưa?” Câu hỏi sau sẽ gia tăng thêm áp lực cho nhân viên

 Cho phép nhân viên làm việc theo cách riêng của họ Điều mà nhà lãnh đạo cần quan tâm là kết quả chứ không phải phương pháp Nếu tạo điều kiện cho nhân viên thực hiện cách làm riêng của mình, nhà lãnh đạo sẽ thấy họ năng suất, sáng tạo và năng động hơn Ngược lại, ép buộc nhân viên làm theo một khuôn khổ sẽ khiến họ gò bó, bị hạn chế và không thể mang lại hiệu quả cao nhất

Nếu kết quả công việc nhà lãnh đạo nhận lại được từ nhân viên không như kỳ vọng của mình, hãy thảo luận với người đó để tìm ra những điểm chưa tốt và rút kinh nghiệm cho lần sau Còn nếu kết quả vẫn có thể chấp nhận được, hãy khích lệ nhân viên bằng cách nói: “Kết quả này khá ổn nhưng lần sau tôi muốn…” Bắt nhân viên làm đi làm lại công việc có thể chấp nhận được là hành động làm sụt giảm nhuệ khí và lãng phí thời gian

 Khen ngợi khi nhân viên làm tốt

Những lời khen ngợi với kết quả tốt dù chỉ là việc nhỏ sẽ là “liều thuốc bổ” đối với nhân viên, giúp họ có thêm động lực và làm việc nhiệt tình hơn Vì vậy,

50 nhà lãnh đạo không nên tiết kiệm lời khen, động viên trước hiệu quả công việc tốt của cấp dưới

Tuy nhiên nhà lãnh đạo không nên chỉ nói suông những câu như “ Cố lên”, hay “Làm tốt lắm” , mà nhà lãnh đạo hay có nhưng câu hỏi, hay những câu nói mang tính khích lệ hay hay hơn là kích thích nhân viên phải làm việc Ví dụ

“Trong trường hợp này, em sẽ chuẩn bị là người chiến thắng hay người thất bại? Nếu em muốn thành công, em sẽ làm những gì?” Câu hỏi này khiến người được hỏi phải suy nghĩ và lựa chọn con đường tích cực hơn, đó là thành công, đó là trở thành người chiến thắng, và được công nhận, không phụ lòng cấp trên đã kỳ vọng Ngoài ra, người làm công tác quản lý lãnh đạo nên sáng tạo trong cách động viên, tuân thủ trên quy tắc cơ bản sau đây: luôn chỉ trích một cách riêng tư, và động viên một cách công khai Từ đây, hiệu quả động viên và phê bình nhân sự của doanh nghiệp sẽ đạt được tốt hơn

Có nhiều lý thuyết động viên nhân viên nhưng tất cả đều chỉ chung mục đích là làm thế nào để nhân viên có động lực làm việc và từ đó hoàn thành công việc một cách tốt nhất có thể Động lực là phạm trù trù tượng không thể thấy được mà chỉ có thể cảm nhận, doanh nghiệp làm cách nào đó để nhân viên hoàn thành xuất sắc công việc và có trách nhiệm với công việc Để có thể làm được điều này doanh nghiệp phải biết nhân viên cần gì và hướng nhân viên đến điều họ cần

Có hai cách để động viên nhân viên là động viên bằng tinh thần hoặc bằng vật chất Vật chất là điều không thể thiếu vì nó là cái cơ bản để nhân viên trang trải cuộc sống hằng ngày, đãi ngộ vật chất càng nhiều thì nhân viên càng cố gắng làm việc Nhưng vật chất vẫn chưa đủ, còn cần động viên về tinh thần, nhân viên họ muốn được tôn trọng, được phát triển Vì thế doanh nghiệp phải đưa ra các chính sách động viên thích hợp cho các nhân viên

Phân tích thực trạng thực hiện công tác động viên nhân viên của công

Chính sách động viên về vật chất của công ty

Tiền lương trước trả cho nhân viên trước hết phải đủ đáp ứng cuộc sống của họ và gia đình, có như vậy nhân viên mới chuyên tâm làm việc Đánh giá đúng với năng lực công hiến của người lao động để trả công xứng đáng cho họ Đầu tư cho phát triển nguồn nhân lực là đầu tư cho sự công ty trong tương lai và lâu dài Đội ngũ nhân viên có mạnh, công ty mới phát triển mạnh Sau khi đó là những khuyến khích vật chất và tinh thần cho người lao động, để họ làm việc tích cực, hăng say

Lương theo thời gian: trả lương cho nhân viên theo thời gian làm việc, cụ thể là theo ngày (lương mà công ty trả cho nhân viên theo hợp đồng kí kết) Công thức:

(1 tháng làm 24 ngày, không tính làm thêm giờ)

Trong đó lương một ngày dựa trên mức lương kí kết trên hợp đồng Các khoản bảo hiểm của nhân viên do công ty chịu hết (chịu cả 10.5% nhân viên phải đóng)

Số ngày đi làm được tính như sau: số ngày làm trong tháng trừ đi số ngày nghỉ, không tính ngày lễ, tết theo quy định của luật lao động và cả ngày phép 1 năm Số ngày nghỉ ngoài ngày phép thì bị trừ lương (1 năm 12 ngày phép)

Vì là công ty tư nhân nên tiền lương công ty không theo ngạch bậc lương của Thông tư 11/2014/TT-BNV đối với nhân viên mà lương cơ bản là mức lương thỏa thuận giữa công ty và nhân viên khi hai bên thỏa nhuận trong phỏng

LƯƠNG = lương 1 ngày x số ngày làm việc thực tế

53 vấn (đã bao gồm các loại bảo hiểm) Bên cạnh đó công ty sẽ tuân theo các quy định về lương của luật lao động và trả lương cao hơn lương tối thiểu vùng theo Nghị định 153/2016/NĐ-CP

Lương làm thêm giờ: Lương làm thêm giờ được trả cho nhân viên khi làm việc ngoài thời gian chính theo quy định của công ty và theo Điều 104 của Bộ luật lao động

Công thức: (Theo điều 6 Thông tư 23/2015/TT-BLĐTBXH ngày

Tiền lương làm thêm giờ vào ban ngày

= tiền lương giờ thực trả của ngày làm việc bình thường x x 150% hoặc 200% hoặc 300% x x

 Mức 150 %: làm thêm vào ngày thường

 Mức 200 %: làm thêm vào ngày nghỉ hàng tuần

 Mức 300 %: làm thêm vào ngày nghỉ lễ, tết có hưởng lương

Nhân viên làm thêm vào ban đêm, được trả thêm ít nhất bằng 30% tiền lương thực trả của tiền lương làm thêm giờ vào ban ngày

Lương thử việc: bằng 80% mức lương thỏa thuận của hai bên khi kí hợp đồng chính thức

Tiền lương trong công ty rõ ràng có sự điều chỉnh linh hoạt để luôn cao hơn tiền lương ngoài thị trường, đó là một trong những chính sách của ban lãnh đạo công ty nhằm giữ chân nhân tài và đã phần nào đó tạo được động lực cho người lao động Cách thức trả lương của công ty đã chú trọng đến trả lương công bằng,

54 phù hợp với những công việc khác nhau Tiền lương đã gắn chặt với số lượng và chất lượng mà người lao động cống hiến, trả lương theo từng loại công việc, chất lượng và hiệu quả thực hiện công việc của từng người lao động Và với mức lương như vậy nhân viên có thể trang trải cuộc sống hằng ngày mà không phải lo nghĩ Từ đây nhân viên có thể tập trung tinh thần vào công việc tốt hơn

Và công ty cam kết tăng lương 6 tháng 1 lần cho nhân viên, mức tăng phụ thuộc vào năng lực của từng nhân viên

3.1.1.2 Tiền lương theo doanh số

Là hình thức trả lương mà lương phụ thuộc vào doanh số mà nhân viên đạt được mỗi tháng theo chính sách của công ty Lương theo doanh số thực chất là dựa trên khoản lợi nhuận của mỗi hợp đồng mà nhân viên mang lại trong 1 tháng Lương theo doanh số được tính 3 tháng 1 lần Áp dụng cho nhân viên kinh doanh, lương theo doanh số cá nhân

VD: Lương 1 tháng của anh Bùi Văn Thiên, nhân viên phòng kinh doanh

Lương tháng = lương 1 ngày: 375,000 đ x 24 ngày làm việc = 9,000,000đ Lương doanh thu:

 Lợi nhuận mang về T1: 80,000,000 đ lương DT = 3,200,000đ

 Lợi nhuận mang về T2: 52,000,000đ lương DT = 2,080,000đ

 Lợi nhuận mang về T2: 43,400,000đ lương DT = 1,736,000đ

Do là công ty thương mại nên phòng kinh doanh là phòng chủ lực, nhân viên kinh doanh phải làm việc cực lực và chăm chỉ Doanh thu của công ty là do nhân viên kinh doanh mang về, họ vừa làm việc với khách hàng và nhà cung

Lương doanh số = lợi nhuận trên 1 hợp đồng x 4%

55 cấp, đặc biệt là nhà cung cấp Châu Âu Do trái múi giờ mà nhiều lúc nhân viên phải làm việc đêm với nhà cung cấp Châu Âu, hỏi báo giá sản phẩm, sắp xếp lịch hàng về, chứng từ đơn hàng,

Lương doanh thu là lương trả theo năng lực của mỗi nhân viên, ai làm nhiều hưởng nhiều Đó là phần lương trả thêm để động viên nhân viên cố gắng làm việc hơn, là động lực để nhân viên làm việc tích cực hơn Nhân viên không phải cứ tập trung vào kiếm nhiều hợp đồng mà là tập trung vào những hợp đồng có giá trị cao Bên cạnh đó còn đảm bảo về tiến độ theo dõi và hoàn thành hợp đồng, tập trung vào ít hợp đồng sẽ làm việc hiệu quả hơn Việc chăm sóc khách hàng và duy trì mối quan hệ với khách cũng được theo dõi dễ dàng hơn

Bảng 3.1 Tănglương 6 tháng 1 lần của nhân viên

Có được tăng lương 6 tháng 1 lần

Tần số Phần trăm Phần trăm cộng dồn

Có 93,3% nhân viên công ty đều được tăng lương 6 tháng 1 lần và 6,7% nhân viên không được Tỷ lệ nhân viên không được tăng lương phù hợp với tỷ lệ nhân viên làm dưới 6 tháng tại công ty (bảng 1.4) Vì 6 tháng mới tăng lương 1 lần mà nhân viên mới vào làm chưa tới 6 tháng nên mặc nhiên là họ chưa được tăng lương Những nhân viên còn lại ai cũng được hưởng chính sách tăng lương do công ty đề ra

Hàng tháng công ty trích ra 1 số tiền từ lợi nhuận làm quỹ lương để trả lương cho nhân viên công ty (không bao gồm lương doanh số cho phòng kinh doanh) Đây là lương cơ bản của nhân viên

Bảng 3.2 Quỹ lương công ty TNHH Ngôi Sao Biển năm 2017 (chỉ tính lương cơ bản)

(Nguồn: phòng nhân sự công ty TNHH Ngôi Sao Biển, số liệu 2017)

Chính sách động viên về tinh thần

3.2.1 Môi trường làm việc Đảm bảo môi trường làm việc an toàn: Công ty khá quan tâm đến các hoạt động nhằm đảm bảo an toàn cho người lao động như:

 Các phòng làm việc, các nhà kho đều được lắp các thiết bị thông gió, điều hoà, thiết bị chiếu sáng… Trang bị thiết bị phòng cháy chữa cháy, bình cứu hoả: 1 bộ/1 tổ, 2 bộ/ 1 nhà kho

 Bố trí và tổ chức nơi làm việc tương đối khoa học và hợp lý, các thiết bị máy móc: máy in, máy photo được bố trí gọn gàng và có thiết bị che chắn Các vật dụng phục vụ cho công việc của người lao động được sắp xếp hợp lý và thuận tiện…Diện tích nơi làm việc rộng rãi và thoải mái tạo cảm giác thông thoáng, không bị bó buộc, bí bách

 Hàng tháng, sẽ có bộ phận kỹ thuật kiểm tra và sửa chữa kịp thời trang thiết bị, cơ sở hạ tầng đã cũ hỏng, kém an toàn như quạt thông gió, điều hoà, các thiết bị điện, đặc biệt là các trang thiết bị chuyên dụng ở nhà xưởng

 Hàng ngày, nơi làm việc của nhân viên đều có nhân viên vệ sinh quét dọn sạch sẽ

 Nhân viên kho được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo hộ cá nhân như: quần áo, nón bảo hộ, gang tay, khẩu trang Đảm bảo các điều kiện cần thiết về y tế: Công ty chưa có cán bộ phụ trách về y tế nên công tác chăm sóc sức khỏe cho người lao động thực hiện chưa tốt

66 Hàng năm, công ty đều tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho người lao động, cấp phát thuốc bổ… Đảm bảo chế độ làm việc, nghỉ ngơi hợp lý: Chế độ làm việc, nghỉ ngơi được quy định dựa trên những nghiên cứu khoa học đã được kiểm nghiệm và chứng minh trên thực tế, rất phù hợp với tâm sinh lý của người lao động và được điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện của công ty Nhân viên kết thúc ca làm việc không quá mệt mỏi và có khả năng phục hồi sức lực và trí tuệ cho những ca làm việc tiếp theo Các dịp nghỉ lễ, nghỉ Tết, công ty đều cho nhân viên nghỉ đầy đủ, các nhân viên phải làm việc theo ca vào những ngày lễ tết được Trưởng bộ phận bố trí cho nghỉ bù sớm nhất có thể Công ty tạo mọi điều kiện cho người lao động được nghỉ phép nếu có lý do chính đáng Các trường hợp nghỉ ốm, nghỉ thai sản hay nghỉ có việc riêng đều được Công ty tạo điều kiện tốt nhất và chi trả lương đúng theo quy định của pháp luật

Công ty đã đảm bảo được môi trường làm việc an toàn, công tác chăm sóc sức khỏe cho người lao động cũng được thực hiện định kỳ, đảm bảo được chế độ làm việc nghỉ ngơi theo đúng với quy định của pháp luật

Bảng 3.6 Tóm tắt đánh giá của nhân viên về môi trường làm việc của công Đánh giá của nhân viên về môi trường làm việc

Rất hài lòng Điều kiện làm việc tốt, máy móc thiết bị đầy đủ

Môi trường làm việc vệ sinh, sạch sẽ

Biểu đồ 3.2 Biểu đồ đánh giá của nhân viên về môi trường làm việc của công ty hiện nay

Về điều kiện làm việc tốt, máy móc thiết bị đầy đủ có 53,3% nhân viên hài lòng về môi trường làm việc; 26,7% thấy bình thường và 20% thấy rất hài lòng

Tỷ lệ nhân viên hài lòng và rất hài lòng chiếm con số rất lớn cho thấy máy móc công ty hiện đại, tốt và có như vậy mới phục vụ tốt cho công việc

Bên cạnh đó 26,7% thấy bình thường cũng không thể bỏ qua, có thể công ty không thay đổi máy tính hoặc các thiết bị đồng loạt chỉ đổi các máy đã hư hoặc cũ nên nhân viên đánh giá chưa cao Với các thiết bị ở nhà kho phải đặc biệt quan tâm do hàng hóa công ty đều để ở đây, phải đảm bảo môi trường trong kho thoáng mát và sạch sẽ, có hệ thống báo cháy và tránh tình trạng ẩm mốc Với câu: “Môi trường sạch sẽ vệ sinh” có 50% nhân viên hài lòng, đánh giá phòng làm việc sạch sẽ và có người quét dọn mỗi ngày 30% thấy bình thường và 20% thấy rất hài lòng về mức độ sạch của nơi làm việc Kết luận được là công ty chú trọng tới nơi làm việc của nhân viên, sạch sẽ, vệ sinh mối trường tốt

68 Nhưng mà phần trăm nhân viên đánh giá môi trường làm việc cũng khá cao, công ty nên xem xét lại và làm giảm con số này xuống

Môi trường làm việc không chỉ là máy móc, thiết bị văn phòng, không gian làm việc mà còn cả các mối quan hệ với đồng nghiệp Trong công việc sự bất đồng ý kiến, ganh đua là không thể tránh khỏi; có công ty sự cạnh tranh giữa đồng nghiệp với nhau là cuộc chiến khốc liệt; do đó quan hệ giữa đồng nghiệp với nhau cũng rất quan trọng, cả hai bên hợp tác vui vẻ thì công việc mới suông sẻ và hoàn thành tốt

Bảng 3.7 Tóm tắt mối quan hệ với đồng nghiệp

Mối quan hệ với đồng nghiệp

Rất hài lòng Đồng nghiệp thân thiện, vui vẻ, thoải mái

Luôn nhận được sự giúp đỡ của đồng nghiệp trong công việc

Biểu đồ 3.3 biểu đồ mối quan hệ với đồng nghiệp

80 Đồng nghiệp của anh/chị vui vẻ, thoải mái, thân thiện

Luôn nhận được sự hợp tác, giúp đỡ của đồng nghiệp trong công việc

Rất không hài lòng Không hài lòng Bình thường Hài lòng Rất hài lòng

73,3% nhân viên hài lòng khi nói là đồng nghiệp của họ thân thiện, vui vẻ, thoải mái Thấp nhất là 3,3% rất hài lòng và 3,3% nhân viên không hài lòng và 20% nhân viên cảm thấy bình thường Nhân viên công ty cũng không đông lắm, quanh đi quẩn lại cũng có nhiêu đó người nên mọi người đối xử với nhau tốt, chưa kể đến làm chung lâu thì cũng có tình cảm nên thân thiết Quan hệ giữa nhân viên rất nhau ổn, mọi người hòa đồng; có như vậy môi trường làm việc mới vui vẻ dễ chịu Ở câu tiếp theo: “Tôi luôn nhận được sự hợp tác, giúp đỡ của đồng nghiệp trong công việc” tới 46,7% nhân viên thấy bình thường; 36,7% hài lòng và 3,3% rất hài lòng; chỉ có 3,3% nhân viên rất không hài lòng Nhân viên lâu năm ở cũng ty chiếm một nửa, với kinh nghiệm làm việc lâu thì họ thường không hay cần sự giúp đỡ vì họ rất lành nghề nhưng sự hợp tác trong công việc tất nhiên là có

Nhóm nhân viên hài lòng và rất hài lòng tất nhiên họ được sự hỗ trợ và giúp đỡ của đồng nghiệp, thường là nhân viên mới chưa có kinh nghiệmkhi làm việc sai sót thường không thể tránh khỏi nên khi gặp vấn đề không thể giải quyết

70 lúc đó được “tiền bối” và cấp trên giúp đỡ Qua đây cũng chứng tỏ đồng nghiệp trong công ty luôn quan tâm nhau, các nhân viên hỗ trợ phối hợp tốt với nhau trong công việc

3.2.2 Đặc điểm công việc Để tạo động lực làm việc cho nhân viên không chỉ dùng các công cụ về kinh tế mà chính công việc cũng là một trong những công cụ quan trọng góp phần nâng cao động lực làm việc cho nhân viên Khi nhân viên yêu thích công việc của họ thì họ sẽ làm việc tâm huyết, hăng say, từ đó sẽ đóng góp nhiều cho công ty Quá trình làm việc thoải mái, có điều kiện để nhân viên phát huy sở trường, để nhân viên hoàn thành theo cách của họ sẽ giúp nhân viên thích thú trong công việc hơn

Giải pháp

Nhận xét

4.1.2 Về chính động viên nhân viên bằng vật chất

4.1.2.1 Về chính sách tiền lương

Công tác quản lý và xây dựng quỹ tiền lương nhân viên, công ty thực thiện dựa theo quy định về lương của luật Lao động, đảm bảo thu nhập ổn định cho nhân viên Công thức tính lượng đơn giản, dễ hiểu và được quy định trong chính sách trả lương của công ty, chính sách này quy định rõ ràng, minh bạch

Lương trả theo sự thỏa thuận ban đầu của đôi bên khi kí hợp đồng 6 tháng lên lương 1 lần, nếu hoàn thành tốt công việc thì sẽ trực tiếp tăng lương không cần đợi 6 tháng Riêng đối với nhân viên kinh doanh ngoài lương cơ bản còn có lương doanh thu mỗi tháng dựa theo doanh thu hợp đồng mỗi nhân viên hàng tháng Khuyến khích nhân viên chủ động hơn trong công việc, tích cực làm Mỗi tháng công ty trích ra quỹ lương từ lợi nhuận để trả cho nhân viên

Qua bảng 3.4 ta thấy được tiền lương của nhân viên đủ để họ chi trả trong cuộc sống hằng ngày Nếu so sánh mức lương này với các công ty nước ngoài hay các vị trí giám đốc trưởng phòng của ngân hàng có thể không bằng nhưng đủ để nhân viên lo cho bản thân và gia đình họ Cho thấy mức lương mà công ty trả cho nhân viên không hề thấp, hay chèn ép trả lương rẻ không xứng đáng với công sức nhân viên

Khi nhân viên làm thêm giờ, tiền lương được áp dụng theo luật của Bộ lao động Thông tư 23/2015/TT-BLĐTBXH ngày 23/06/2015 Công ty dựa theo điều luật để tính lương làm thêm cho nhân viên

Công ty TNHH Ngôi Sao Biển là công ty tư nhân, quy mô thuộc dạng vừa nhưng đãi ngộ về lương thì rất rõ ràng và trả lương cho nhân viên khá cao, không chèn ép nhân viên Tiền lương được trả theo vị trí, khả năng của nhân

84 viên Còn về tiền lương doanh thu cũng quy định rõ ràng, đây là chính sách khuyến khích cho nhân viên phòng kinh doanh

Công ty tất nhiên luôn chú trọng là lợi nhuận nhưng vẫn chú trọng về chất lượng các đơn hàng Do đó nhân viên phòng kinh doanh không theo đuổi doanh số mà làm hoàn thành các đơn hàng được giao Cũng chính vì là công ty thương mại, về kinh doanh nên là phòng kinh doanh được ưu ái hơn, trong công ty có sự khác nhau về tiền lương giũa các phòng, công ty nên xem lại vấn đề này

4.1.3.2 Về chính sách khen thưởng, đãi ngộ

Công ty đóng đầy đủ tất cả các loại bảo hiểm cho nhân viên, công ty chịu 31,5% tiền bảo hiểm, đóng luôn cả phần của nhân viên phải chịu Đây là chính sách được nhiều nhân viên thích nhất, vì theo quy định về Luật lao động hiện hành thì nhân viên chịu 10,5% tiền BH Như vậy tiền lương nhân viên sẽ giảm đi 1 phần, do đó công ty đã hổ trợ nhân viên và đóng toàn bộ chi phí

Chế độ nghỉ phép rõ ràng rành mạch, nhân viên nghỉ phép năm là 12 ngày, để nhân viên nhiều ưu đãi khi xin nghỉ Ngoài ra phép năm nhân viên có thể nghỉ không hưởng lương Nếu nhân viên không nghỉ phép năm thì sẽ được hưởng lương những ngày không nghỉ

Thưởng cuối năm lương tháng 13 cho nhân viên, phòng kinh doanh sẽ có thưởng theo doanh thu theo quy định công ty cộng thêm tháng lương thứ 13, những nhân viên còn lại sẽ được thưởng thêm 1-2 tháng lương Ngoài ra công ty thưởng vào các dịp lễ cho nhân viên: 8/3, 30/4, 1/5, 20/10, trung thu

4.1.2 Về chính sách động viên bằng tinh thần

4.1.2.1 Về môi trường làm việc

Trang thiết bị được trang bị đầy đủ, máy tính, máy in, bộ phòng cháy, bình nước uống, Nhưng phòng làm việc thì hơi nhỏ, bàn làm việc được xếp thẳng 1

85 hàng, nhân viên ngồi thành 2 hàng quay lưng lại với nhau trong cùng 1 phòng

Những phòng ít nhân viên thì không sao nhưng riêng phòng kinh doanh đông người, ngồi như vậy có vẻ chật chội

Không gian làm việc cần thoải mái và rộng rãi hơn, nếu có khách hàng gọi đến hoặc khi cần gọi điện thoại thì nhân viên phải ra ngoài Nếu nói chuyện điện thoại trong phòng sẽ ảnh hưởng đồng nghiệp làm việc Và nơi làm việc nhỏ hẹp sẽ khiến nhân viên cảm thấy không thoải mái và giảm năng suất làm việc Mỗi phòng làm việc nên có từ 5-6 nhân viên, bố trí bàn làm việc hợp lý, để được ái giấy tờ, tài liệu riêng và tạo không gian mở, thông thoáng

Nhân viên đều hài lòng với thiết bị máy văn phòng, có điều số nhân viên vẫn thấy thiết bị còn bình thường, có thể nó mới ổn chưa thật sự quá tốt hoặc ở một số phòng ban chưa tốt

Nhân viên được tuyển vào tất nhiên là theo tiêu chí đúng người đúng việc, công ty đã làm tốt trong việc tuyển nhân viên vào các vị trí theo năng lực và chuyên ngành mà họ học để họ phát huy được sở trường của bản thân trong công việc Việc làm đúng ngành nghề giúp nhân viên thích thú trong công việc và những kiến thức chuyên ngành sẽ được vận dụng tốt nhất Đặc điểm mỗi công việc khác nhau, nhiều khi bắt buộc phải làm theo quy định mà không thể khác được, chính việc này làm giảm sự sáng tạo và hăng hái trong công việc Nhân viên phải làm một công việc ngày qua ngày làm họ thấy nhàm chán mà chính công ty cũng không thể để nhân viên làm khác được

Bộ máy quản lý của công ty quá ít chỉ có một giám đốc và mấy trưởng phòng, đối với phòng ban chỉ có 2 người trở xuống thì không có trưởng phòng Với cấp quản lý ít người bất tiện trong việc điều hành và phân bổ công việc,

86 riêng với phòng kinh doanh tới 16 người mà chỉ có 1 trưởng phòng lại khó khăn trong việc quản lý

Bên cạnh đó một bộ phận nhân viên cảm thấy họ chưa được đối xử công bằng do trưởng phòng không thể để ý hết các nhân viên được vì họ có quá nhiều việc để làm, nhất là phòng kinh doanh có nhiều nhân viên Những phòng không có trưởng phòng thì cấp trên của họ là giám đốc, mà giám đốc không thể theo dõi tường tận họ ngày qua ngày được

4.1.2.4 Về đào tạo, bồi dưỡng và tạo thương hiệu cá nhân

Giải pháp

4.2.1 Về chính động viên nhân viên bằng vật chất

4.2.1.1 Về chính sách tiền lương

Các phòng làm việc ngoài trừ phòng kinh doanh chỉ có lương cơ bản, nên bổ sung thêm phụ cấp lương cho những phòng khác, tránh trường hợp bên nặng bên nhẹ Tất cả nhân viên đều được tăng lương mỗi 6 tháng 1 lần nhưng mà số tiền tăng là như nhau hay tăng theo năng lực làm việc thì công ty chưa công bố, cũng không quy định mức lượng tối thiểu được tăng là bao nhiêu Công ty cần quy định rõ ràng hơn ở điều khoản này

Cuối năm nhân viên được thêm tháng lương 13 thì không được thưởng thêm gì nữa, công ty nên thưởng thêm cho nhân viên suất sắc để cổ vũ nhân viên làm việc tốt hơn Tuy phòng kinh doanh có thêm lương doanh thu nhưng phòng này mang lại thu nhập chính cho công ty, nên có chính sách thưởng cho nhân viên mang về nhiều hợp đồng, mang về nhiều lợi nhuận nhất,…

Theo dõi quá trình làm việc của nhân viên để đánh giá đúng năng lực từng người Đối với nhân viên giỏi, giám đốc nên xem xét việc tăng lương cho họ như là sự khuyến khích về mặt tinh thần

4.2.1.2 Về chính sách khen thưởng, đãi ngộ

Nhân viên đặt hàng họ hổ trợ cho nhân viên làm việc như: phụ trách bên vận chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp về, lo các giấy tờ hải quan thông quan,

88 nộp hồ sơ thầu, Nên có phụ cấp cho đặt hàng, họ cũng có góp sức hoàn thành các hợp đồng Tất nhiên bộ phận đặt hàng sẽ không được lương doanh thu nhưng đối với mỗi hợp đồng trúng thầu sẽ thưởng thêm cho họ Ví dụ mỗi hợp đồng trúng được thưởng 300.000đ

Bộ phận kho chuyên khâu giao hàng cho khách, bóc và dỡ hàng khi về, kiểm tra số lượng và bảo quản hàng trong kho Mỗi lần đi giao hàng rất cực phải khuân vác hàng lên xuống xe, do đó công ty cần có phụ cấp giao hàng cho bộ phận kho Phụ cấp theo tháng hoặc theo số lượt giao hàng

Công ty nên đảm bảo công việc đối với nhân viên nữ sau sinh Thực hiện chính sách theo quy định của Bộ lao động về thời gian và chế độ nghỉ sinh con Đóng bảo hiểm cho họ theo quy định, để khi họ sinh được hưởng khi sinh con Nếu nhân viên nghỉ hơn 30 ngày không hưởng lương với lý do chính đáng thì sẽ không đuổi việc, sau đó vẫn để nhân viên đi làm bình thường

4.2.2 Về chính sách động viên bằng tinh thần

4.2.2.1 Về môi trường làm việc

Công ty nên bố trí lại phòng làm việc để nó thông thoáng và bớt ồn hơn Mỗi phòng làm việc chỉ nên có ít nhân viên để tránh ảnh hưởng đến nhau khi làm việc Không gian làm việc của mỗi nhân viên rộng, phải có bàn làm việc và tủ riêng để đựng tài liệu, giấy tờ Các hồ sơ không cất cùng một chỗ để tránh lẫn lộ và khó tìm

Phòng làm việc nên có nhiều cửa sổ để đón nắng, đón ánh sáng Ngồi làm việc dưới đèn led sẽ gây hại cho mắt Vì thế nơi làm việc sáng sủa giúp nhân viên làm việc tốt và mắt sẽ không khó chịu nếu làm việc lâu Khi nhân viên nghỉ ngơi cũng có thể nhìn ra ngoài cửa sổ sẽ thấy thư giãn, dễ chịu hơn

Không nên bố trí chỗ làm việc ngay góc phòng, như vậy việc ra vào sẽ khó khăn và không gian cũng chậc hẹp hơn, muốn giao tiếp với đồng nghiệp cũng

89 bất tiện, phải đi tới đi lui gây mất thời gian Công ty nên bố trí làm việc sao cho nhân viên có thể giao đổi với nhau thuận tiện và khi làm việc không làm ảnh hưởng tới nhau

Máy tính hoặc thiết bị văn phòng cũ nên thay đổi để nhân viên có công cụ tốt làm việc, không nên chỉ thay mới một nửa tránh tình trạng ganh tị nhau trong công ty Ngoài giao việc cho cá nhân cũng nên giao việc nhóm để nhân viên làm chung bồi dưỡng thêm, hoặc để nhân viên mới theo học việc nhân viên cũ để làm quen với công việc dễ dàng

4.2.2.2 Về đặc điểm công việc

Trong việc để nhân viên phát hay năng lực sáng tạo của mình thì công ty chưa làm tốt lắm, nhân viên còn chưa được tự chủ trong công việc, quyền hạn của một số nhân viên còn hạn chế nên khi làm việc phải xin chỉ thị gây mất thời gian và ảnh hưởng tiến độ làm việc Công ty nên:

 Giao việc cho nhân viên và để họ tự hoàn thành và chịu trách nhiệm về công việc của mình

 Với nhân viên chưa rành việc hướng dẫn họ cách làm và chỉ kiểm tra ở khâu cuối cùng, bỏ bớt việc xin chỉ thị ở những công việc không cần thiết

 Không áp đặt công việc cho nhân viên không phù hợp, giao việc đúng người, đúng năng lực nhân viên sẽ không cảm thấy bất công hoặc không hài lòng