quy trình giải quyết thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực chứng thực tại uỷ ban nhân dân phường linh xuân thành phố thủ đức thành phố hồ chí minh

Tuy nhién, nhiéu noi van trong tinh trạng người dân củng với cán bộ chTnh quyền địa phương không nắm được hết các quy trình thủ tục hành chinh, khiến cho việc làm việc giữa nhân dân và n

THÀNH PHÓ HỎ CHÍ MINH

GVHD: ThS TRAN THI LOC

HO VA TEN SV: HUA THI NGQC LAM MSSV: K214031517

LOP: K21403

THANH PHO HO CHi MINH, THANG 7 NAM 2023

Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Giảng viên hướng dẫn trực tiếp - Thạc sĩ

Cô Trần Thị Lộc Cô đã chia sẻ các kiến thức giúp em định hướng bài làm của mình

và giải đáp các khó khăn em gặp phải trong quá trình kiến tập cũng như các góp ý của Cô đề em hoàn thành bài báo cáo của mình một cách tốt nhất

Quá trình kiến tập tuy ngắn nhưng em nhận được sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình từ người phụ trách hướng dẫn trực tiếp - chị Lê Xuân Trang đã nhiệt tình hướng dẫn em, giúp đỡ và giải đáp các thắc mắc mà em gặp phải Em trân trọng biết

ơn các anh, chị tại Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chTnh thuộc UBND phường Linh Xuân đã hướng dẫn, chX bảo và giúp đỡ em tận tình, tạo điều kiện cho em được làm việc trong môi trường cởi mở và vô củng trách

nhiệm trong thời gian kiến tập tại đơn vị và hoàn thành bài báo cáo kiến tập này

Cuối cùng, do kiến thức còn hạn chế dẫn đến bài báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót Mong được Thây/Cô và các anh chị cơ quan kiến tập góp ý để

em hoàn thành bài báo cáo của mình chTnh xác nhất và đê em có được kinh nghiệm

cho ky thực tập sau này

Em xin chân thành cảm ơn!

XAC NHAN CUA CO QUAN KIEN TAP

1 Tinh than, thái độ, chấp hành kỷ luật:

Hoà đồng, cởi mở, chấp hành kỷ luật Có tỉnh thần tự giác cao, ham học hỏi, chủ động trong công việc Chuyên cần; chăm chX kiến tập đều đặn, đầy đủ; nghiêm túc chấp hành nội quy chung

2 Năng lực chuyên môn:

Các kiên thức nên và chuyên ngành vững, ôn định nên sinh viên có thê dé dàng thực hiện tốt các nhiệm vụ được đê ra một các nhanh chóng và hiệu quả

Uỷ ban Nhân dân phường Linh Xuân

Thành phố Hô Chi Minh, ngay thang nam

Đại diện cơ quan kiến tập (Ký ghi rõ họ tên)

A Thong tin chung:

1 Họ tên sinh viên: HỨA THỊ NGỌC LAM_ - Lop: K21403

B Báo cáo tiến độ kiến tập:

- Đến UBND để gặp mặt, chào hỏi và

lam quen với mọi người trong UBND

- Gặp chị Trịnh Thị Phương Thuý - Tổ trưởng Tổ Văn phòng thuộc UBND

phường Linh Xuân, nghe giới thiệu về UBND phường nói chung và Bộ phận tiếp nhận và Trả kết quả phường Linh Xuân nói riêng, nội quy làm việc và người hướng dẫn

- Gặp người hướng dẫn trực tiếp: chị Lê Xuân Trang - Công chức Tư pháp -

Hộ tịch phường Được chị hướng dẫn xác định để tài và quan sát các quy trình xử lý hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả

7g30-1 1h30 Ngày 24/06/2023 100%

- Nghiên cứu đề tài, tìm tài liệu để viết

giới thiệu tổng quan về UBND phường Linh Xuân

- Quan sát các anh chị công chức thực hiện giải quyết các thủ tục hành chTnh

- Học được kỹ năng quan sát các nghiệp

hướng dẫn thao tác nhập thông tin trực tiếp trên hệ thống quản lý của UBND phường

- Được thực hiện hướng dẫn người đại diện khi hồ sơ chưa đạt yêu cầu

13230-17200 - Nghiên cứu và việt báo cáo sơ bộ - Học hỏi thêm về kỹ năng giao tiếp với

Ngày 28/06/2023 các anh/chị trong cơ quan

- Tìm hiệu và được chị Trang giải đáp các thắc mắc khi nghiên cứu

- Phụ các anh/chi thực hiện nhập hồ sơ 7g30-1 Lh30 vào excel thông kê các thông tin

0 z ~ x re r

6 Ngày 01/07/2023 100% - Học được các kỹ năng mới trong Ứng

dụng excel phục vụ cho sau này

- Tiệp tục nghiên cứu và việt báo cáo

- Được cung cấp những văn bản có liên

7 7g30-17g00 100% quan đên nghiên cứu đê tài

Ngày 03/07/2023 - ôoạn thảo văn bản

- Tiép tục công việc tiếp nhận giấy tờ, hồ

8 13230-17200 100% Sơ cân sao y, chứng thực Ộ

` 9 - Nhập thông tin người đại điện và hỗ sơ

Ngày 05/07/2023 liên quan lên hệ thống ỏau đó trình ký

bàn giao cho người đóng dâu, trả ket quả và lưu hồ sơ

9 7g30-11g30 100% - Nghiên cứu và được giải dap thắc mắc 07/07/2023 hoàn thành báo cáo kiên tập

vi

XAC NHAN CUA GIANG VIÊN HƯỚNG DẪN

Thành phố Hô Chi Minh, ngay thang nam

Dai dién co quan kién tap (Ký ghi rõ họ tên)

Vii

1.2 Cơ cấu tổ chức UBND Phường Linh Xuân: 2-5-5 5 5c scsccsec<eseescse 3 mm» sẽ nan ố ẢẢẢỶ 3 1.2.2 Sơ đô tô chức Đảng Uÿ - Đoàn Thể: sec H121 111212111111 rag 4

3.1 Nhận xét đánh giá chung vt công tác éao y - chứng thực tại UBND phường Linh

Xuân, thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh - 2-2 s52 se ese=s 10 NT nanaa 10 ST T nang g nL1VAAÝĂ 10

3.1.3 Đánh giá quá trình làm việc của Cơ quan tô €ỨC: c1 221 1n 10

3.2.1 Bài học về thái độ UPON CONG VIC! oo Ea II

KET LUAN WWNPPma 12

TAI LIEU THAM KHẢO 13

Vili

DANH MUC HINH ANH

Hình 1.1 Bản đô hành chính UBND phường Linh Xuân, thành phố Thủ Đức, Thành PAG HO Chi MINI cece .ồ.ồ.ẦỒ.ộ.ẻố 2 Hình 1.2 Trụ sở UBND phường Linh Xuân, thành phô Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí

Hình 1.3 Sơ đồ tô chức Đảng Uỷ - Đoàn Thể cty 4

Hình 2.1 Sơ đồ quy trình công việc tại văn phòng “Một cửa ” àc con 5

1x

DANH MUC VIET TAT

1 UBND Uy ban nhan dan

2 Km? Ki-lô-mét vuông (đơn vị diện tTch)

3 Người/km? Người/ki-lô-mét vuông (mật độ dân số)

4 CMND Chứng minh nhân dân

5 CCCD Căn cước công dân

MỞ ĐẦU

1 Lý do kiến tập:

Như chúng ta đã biết, để bất kỳ công việc gì trong trong cuộc sống được diễn ra một cách hiệu quả không thế không kê đến việc chúng ta phải tuân thủ nghiêm ngặt một chuỗi hoạt động được đề ra, định sẵn thứ tự cụ the và áp dụng quy định một cách chặt chẽ và thống nhất Và hơn hết, trong môi trường cần sự chTnh xác tuyệt đối chTnh

là cơ quan hành chTnh Nhà nước có thâm quyền, công việc của tô chức hành chTnh Nhà nước và quan hệ nội bộ trong cơ quan hành chTnh Nhà nước với công dân được gọi là “thủ tục hành chTnh” Điều này có nghĩa là khi tuân thủ đúng quy trình sẽ giúp giảm thiêu khó khăn không những thé còn tiết kiệm thời gian, công sức của cán bộ và người dân, tạo điều kiện tối đa cho người dân khi tiếp xúc trực tiếp với cơ quan Nhà nước, ở đây là Uy ban nhân dân phường

Uỷ ban nhân dân phường Linh Xuân luôn quan tâm và có nhiều chú trọng đến các quy trình thực hiện thủ tục hành ch†nh Cơ quan đã có nhiều biện pháp nhằm tuyên truyền đến người dân cũng như có các cán bộ hướng dẫn quy trình chỉ tiết, cụ the Tuy nhién, nhiéu noi van trong tinh trạng người dân củng với cán bộ chTnh quyền địa phương không nắm được hết các quy trình thủ tục hành chinh, khiến cho việc làm việc giữa nhân dân và nhà nước gặp nhiều khó khăn, khiến nhiều thủ tục phải kéo dài thời gian hơn bình thường.Vì thế, em lựa chọn đề tài là: “Qwy trình giải quyết thủ tục hành chính thuộc linh vực chứng thực”

2 Mục tiêu kiến tập:

Qua thời gian kiến tập, em sẽ học hỏi được từ kinh nghiệm thực tiễn tự bản thân trải qua và kinh nghiệm được truyền lại từ các anh/chị để em được phát triển về kỹ năng, thái độ và tác phong làm việc

Bài báo cáo của em sẽ giúp mọi người hiểu nhiều hơn về quy trình tiếp nhận, giải quyết các thủ tục hành chTnh và nộp hồ sơ trực tuyến, không phải trực tiếp đến tận UBND để làm đơn yéu cau dé tiết kiệm thời gian cũng như nâng cao năng suất làm việc của các chuyên viên

3 Bo cue:

- Mo dau

- Chương l: Giới thiệu Ủy ban nhân dân phường Linh Xuân, thành phố Thủ Đức, Thành phố Hồ ChT Minh

- _ Chương 2: Quy trình giải quyết thủ tục hành chTnh thuộc lĩnh vực chứng thực

- Chương 3: Nhận xét, đánh giá và bài học cho bản thân

- Kết luận

CHUONG 1

GIOI THIEU UY BAN NHAN DAN PHUONG LINH XUAN, THANH

PHO THU BUC, THANH PHO HO CHI MINH

1.1, Vị trí, chức năng của UBND phường Linh Xuan:

Ngày 9 tháng 12 năm 2020, Ủy ban thường vụ Quốc hội ban hành Nghị quyết

L111/NQ-UBTVQHI4 về việc thành lập thành phố Thủ Đức trên cơ sở sáp nhập toàn bộ diện tĩch và dân số của Quận 2, Quận 9 và quận Thủ Đức, phường Linh Xuân thuộc thành phố Thủ Đức như hiện nay

Phường Linh Xuân nam ở phTa bắc thành phố Thủ Đức, có vị trT địa lý:

« - Pha nam øiáp phường Linh Trung

« - Các phTa còn lại giáp tXnh Bình Dương

Phường có diện tĩch 3,87 km2, dân số năm 2021 là 63.185 người, mật độ dân số đạt 16.326 newoi/km?

- Dia chX tai: UBND Phuong Linh Xuan toa lac tai số 81, quốc lộ 1K, khu phố 2,

Hình 12 Trụ sở UBND D phường Linh Xuan, thành phá 1 Thủ Đức,

Thành pho Hô Chỉ Minh

(Nguôn: Túc giả) Chức năng:

- Tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật trên địa bàn phường

- Quyết định những vấn để của phường trong phạm vi được phân quyền, phân cấp theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan hành chỉnh nhà nước cấp trên ủy quyên

- Chịu trách nhiệm trước chTnh quyền địa phương ở quận, thị xã, thành phố thuộc tXnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương về kết quả thực hiện các nhiệm

vụ, quyền hạn của chTnh quyên địa phương ở phường

- Quyết định và tô chức thực hiện các biện pháp nhăm phát huy quyền làm chủ của Nhân dân, huy động các nguôn lực xã hội đê xây dựng và phát triên kinh tê - xã hội, bảo đảm quôc phòng, an ninh trên địa bàn phường

1.2 Cơ cấu tổ chức UBND phường Linh Xuân:

1.2.1 Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tô chức của Ủy ban nhân dân phường gồm:

a) Chủ tịch phường:

b) Phó Chủ tịch phường:

c) Trưởng Công an phường;

d) ChX huy trưởng Ban ChX huy quân sự phường;

đ) Các công chức khác: Văn phòng - Thống kê; Địa chTnh - Xây dựng - Đô thị và Môi trường: Tài chTnh - Kê toán; Tư pháp - Hộ tịch; Văn hóa - Xã hội

Công chức làm việc tại Ủy ban nhân dân phường là người được tuyên dụng, bô nhiệm giữ chức danh thuộc cơ cầu tô chức của Ủy ban nhân dân phường (trừ điểm c khoản 1 Điêu này)

1.2.2 Sơ đồ tô chức Dang Uÿ - Đoàn Thể:

Phó Bí Thư Thường Trực

khối dân vận

Tịch Kinh Tế Huy Công

Hội Liên Hiệp Phụ Nữ

Í Hội Cựu Chiến Binh

| Hội Người Cao Tuôi

Hội Chữ Thập Đỏ

i Héi Khuyén Hoc

1.3 Sơ đồ tô chức Đảng Uÿ - Đoàn Thể

(Nguon: Tac gia tong hop) 7

CHUONG 2

QUY TRINH GIAI QUYET THU TUC HANH CHINH THUOC

LINH VUC CHUNG THUC

2.1 Mô tả quy trình và công việc kiến tập

2.1.1 Chứng thực bản sao từ bản chính

a) Giấy tờ, văn bản làm cơ sở đề chứng thực bản sao từ bản chTnh

- Bản chTnh giấy tờ, văn bản do cơ quan, tô chức có thâm quyền cấp

- Ban chTnh giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dẫu của cơ quan, tô chức có thâm quyên

b) Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực bản sao và người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chTnh

- Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tTnh hợp lệ, hợp pháp của bản chTnh giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao; không được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chTnh giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 22 của Nghị định này

- Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tĩnh chTnh xác của bản sao đúng voi ban chTnh

c) Thủ tục chứng thực bản sao từ ban chTnh

- Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chTnh giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực Trong trường hợp bản chTnh giấy tờ, văn bản do cơ quan, tô chức có thâm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại

- Trường hợp người yêu cầu chứng thực chX xuất trình bản chTnh thì cơ quan, tổ chức tiên hành chụp từ bản chỉnh đê thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tô chức không có phương tiện đê chụp

- Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chTnh, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chTnh, bản chTnh giây tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điêu 22 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực như sau:

- Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chTnh theo mẫu quy định;

- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào

sỐ chứng thực Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vảo trang cuôi, nêu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chTnh giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chTnh giây tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực d) Gia hạn thời gian chứng thực bản sao tử bản chTnh

Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chTnh giấy tờ, văn bản; bản chTnh có nhiều trang: yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giây

tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định tại Điều 7 của Nghị định này thì thời hạn chứng thực được kéo dải thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thê đài hơn theo thỏa thuận băng văn bản với người yêu cầu chứng thực

đ) Bản chTnh giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở đề chứng thực bản sao

- Bản chTnh bị tây xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ

- Bản chTnh bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung

- Bản chTnh dong dấu mật của cơ quan, tô chức có thâm quyên hoặc không đóng dâu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp

- Bản chTnh có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kTch động chiên tranh, chông chê độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phâm, uy tÌn của cá nhân, tô chức; vi phạm quyên công dân

- Bản chTnh do cơ quan, tô chức có thâm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điêu 20 của Nghị định này

- Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dau cua co quan, tổ chức có thâm quyên

2.1.2 Thủ tục Chứng thực chữ ký (áp dụng cho cả trường hợp chứng thực điểm chX

và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thê ký, không thê điểm chX được) a) Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực chữ ký và người thực hiện chứng thực chữ ký (Điêu 23)

- Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký đê yêu câu chứng thực chữ ký; không được yêu cầu chứng thực chữ

ký trong giây tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điêu 22 và Khoản 4 Điều 25 của Nghị định này

- Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tĩnh xác thực về chữ ký của người yêu câu chứng thực trong giây tờ, văn bản

b) Thủ tục chứng thực chữ ký (Điều 24)

Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

- Bản chTnh hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng:

- Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký

Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy

tờ theo quy định tại Khoản l Điều này, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mỉnh và việc chứng thực không