Quy trình số hóa hồ sơBước 1: Cá nhân, tổ chức tới Bộ phận một cửa các cấp để thực hiện TTHC.Nộp hồ sơ cho cán bộ một cửa.Bước 2: Cán bộ một cửa tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra sự tồn tại của
Trang 1HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
PHÂN VIỆN HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
KHU VỰC MIỀN TRUNG
BÁO CÁO THỰC TẾ MÔN HỌC
NỘI DUNG: NHẬN XÉT NHỮNG ĐỔI MỚI TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ DUY THU,
HUYỆN DUY XUYÊN, TỈNH QUẢNG NAM
HỌ VÀ TÊN: NGUYỄN CHÍ CÔNG
TRẦN THỊ NHƯ
LÊ THỊ THANH HUYỀN
LỚP: 2108 QLNA
Quảng Nam, 2024
Trang 2I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH Ở
ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ
I.1 Khái niệm
Theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định 63/2010/NĐ-CP, “Thủ tục hành
chính” là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do cơ quan
nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức”.
Số hóa hồ sơ là quá trình chuyển đổi các loại văn bản và dữ liệu từ dạng giấy cứng sang dạng điện tử Bằng cách áp dụng công nghệ số hóa, các hồ sơ, tài liệu và thông tin tương ứng được lưu trữ, quản lý và truy xuất thông qua hệ thống và ứng dụng điện tử chính xác, an toàn, tiện lợi
I.2 Vai trò của thủ tục hành chính
Thủ tục hành chính có vai trò quan trọng trong đời sống xã hội, trực tiếp liên quan đến vị trí pháp lý, quyền và nghĩa vụ của công dân, đến hoạt động kinh doanh, tác động đến mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, thể hiện bản chất quan trọng của quyền lực nhà nước, duy trì kỷ cương pháp luật và một xã hội có tổ chức Thông qua thủ tục hành chính, một mặt, cá nhân, tổ chức thực hiện được quyền, nghĩa vụ của mình, mặt khác, các cơ quan hành chính nhà nước thực hiện được chức năng quản lý nhà nước
I.3 Nguyên tắc thực hiện thủ tục hành chính
Bảo đảm công khai, minh bạch các thủ tục hành chính đang được thực hiện
Bảo đảm khách quan, công bằng trong thực hiện thủ tục hành chính Bảo đảm tính liên thông, kịp thời, chính xác, không gây phiền hà trong thực hiện thủ tục hành chính
Bảo đảm quyền được phản ánh, kiến nghị của các cá nhân, tổ chức đối với các thủ tục hành chính
Đề cao trách nhiệm của cán bộ, công chức trong giải quyết công việc cho
cá nhân, tổ chức
1
Trang 3I.4 Nguyên tắc quy định thủ tục hành chính
Đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện
Phù hợp với mục tiêu quản lý hành chính nhà nước
Bảo đảm quyền bình đẳng của các đối tượng thực hiện thủ tục hành chính Tiết kiệm thời gian và chi phí của cá nhân, tổ chức và cơ quan hành chính nhà nước
Đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp, thống nhất, đồng bộ, hiệu quả của các quy định về thủ tục hành chính; thủ tục hành chính phải được cơ quan nhà nước
có thẩm quyền quy định trên cơ sở bảo đảm tính liên thông giữa các thủ tục hành chính liên quan, thực hiện phân công, phân cấp rõ ràng, minh bạch, hợp lý;
dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật có quy định về thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền của cơ quan nào, cơ quan đó phải có trách nhiệm hoàn chỉnh
I.5 Nội dung cải cách thủ tục hành chính cấp xã và số hóa hồ sơ
I.5.1 Cải cách thủ tục hành chính cấp xã
Trên cơ sở thực hiện nghiêm túc Nghị quyết số 76/NQ-CP, Chỉ thị 23/CT-TTg ngày 02-9-2021 của Thủ tướng Chính phủ về việc đẩy mạnh thực hiện Chương trình tổng thể CCHCNN giai đoạn 2021 – 2030 hiện hành liên quan đến nội dung cải cách thủ tục hành chính, đối với cấp xã theo thẩm quyền và thực hiện chỉ đạo của cấp hành chính cấp trên nên có nội dung cơ bản, đó là: Cải cách thủ tục hành chính ở cấp xã
Đẩy mạnh đơn giản hóa thủ tục hành chính và tổ chức thực hiện có kết quả về Đề án Tổng thể đơn giản hóa thủ tục hành chính, các giấy tờ công dân và
cơ sở dữ liệu liên quan tới quản lý dân cư ở giai đoạn 2013 - 2020 Ưu tiên thủ tục hành chính ở các lĩnh vực trọng tâm: đất đai; xây dựng; sở hữu nhà ở; đầu tư; thuế; giáo dục; y tế
Công khai, minh bạch tất cả các thủ tục hành chính bằng các hình thức thiết thực và thích hợp với điều kiện của cấp xã; thực hiện thống nhất cách tính chi phí mà cá nhân, tổ chức phải bỏ ra khi giải quyết thủ tục hành chính tại ủy ban nhân dân cấp xã; niêm yết thủ tục hành chính tại trụ sở chính quyền cấp xã
và những nơi cấp xã trực tiếp giải quyết thủ tục hành chính; duy trì và cập nhật
2
Trang 4cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính Thiết lập và triển khai vận hành hệ thống công nghệ thông tin để tiếp nhận, xử lý các phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính và kết quả tình hình giải quyết thủ tục hành chính ở chính quyền cấp xã
Triển khai thực hiện đồng bộ, hiệu quả về cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông tại UBND cấp xã
I.5.2 Nội dung về số hóa hồ sơ
I.5.2.1 Quy trình số hóa hồ sơ
Bước 1: Cá nhân, tổ chức tới Bộ phận một cửa các cấp để thực hiện TTHC Nộp hồ sơ cho cán bộ một cửa
Bước 2: Cán bộ một cửa tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra sự tồn tại của tài khoản
số của cá nhân, tổ chức trên Cổng Dịch vụ công quốc gia qua số định danh cá nhân của công dân Việt Nam (số căn cước công dân (CCCD)); cơ quan, tổ chức (mã định danh cơ quan, mã số thuế/mã số doanh nghiệp) hoặc trên Cổng Dịch
vụ công của tỉnh (đối với tài khoản đã đăng ký)
Bước 3: Cán bộ một cửa nhập các thông tin cơ bản về bộ hồ sơ trên Hệ thống một cửa điện tử tỉnh (gồm các thông tin: người nộp, tên TTHC) và kiểm tra các thành phần hồ sơ theo quy định TTHC (các thành phần hồ sơ được tích hợp kết nối chia sẻ dữ liệu trên Hệ thống một cửa điện tử với Cổng Dịch vụ công quốc gia và các CSDL chuyên ngành khác nếu có);
Bước 4: Cán bộ xử lý hồ sơ thực hiện kiểm tra thông tin trên tệp tin mà cán
bộ một cửa chuyển đến và chuyển sang dữ liệu điện tử để lưu vào Kho dữ liệu
hồ sơ TTHC trên Hệ thống một cửa điện tử tỉnh hoặc Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ
sở dữ liệu chuyên ngành (trong trường hợp được kết nối, chia sẻ dữ liệu với Kho
dữ liệu cá nhân, tổ chức trên Cổng Dịch vụ công quốc gia; đồng bộ trạng thái xử
lý với Hệ thống một cửa điện tử tỉnh) đối với loại giấy tờ phải số hóa thuộc phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị theo quy định tại Nghị định số 45/2020/NĐ-CP
Bước 5: Trả kết quả giải quyết TTHC
3
Trang 5Kết quả giải quyết điện tử lưu trữ trên Hệ thống một cửa điện tử tỉnh và trong Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc Cơ sở dữ liệu chuyên ngành (kết nối, chia sẻ
dữ liệu với Kho dữ liệu cá nhân, tổ chức trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công tỉnh)
I.5.2.2 Nhiệm vụ cán bộ, công chức về số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính
Theo quy định mới, ngoài việc thực hiện các quy định trong tiếp nhận, giải quyết TTHC tại Điều 17, Điều 18, Điều 19 và Điều 20 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP, cán bộ, công chức, viên chức thực hiện thêm một số nhiệm vụ
số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC, cụ thể:
* Về tiếp nhận hồ sơ TTHC: Cần kiểm tra, xác thực tài khoản số của cá nhân, tổ chức thông qua số định danh cá nhân của công dân Việt Nam hoặc số
hộ chiếu (hoặc số giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế) của người nước ngoài và mã
số của tổ chức theo quy định; thực hiện kiểm tra dữ liệu điện tử của các thành phần hồ sơ TTHC
* Về giải quyết TTHC: Kiểm tra thông tin trên tài liệu điện tử mà Bộ phận Một cửa chuyển đến và cập nhật thông tin, dữ liệu điện tử trên hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu, ký số của cơ quan, tổ chức vào bản sao y đối với thành phần
hồ sơ phải số hóa thuộc phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị
Dữ liệu điện tử của giấy tờ phải có tối thiểu các trường thông tin: Mã loại giấy tờ; số định danh của tổ chức, cá nhân, trường hợp cá nhân không có số định danh cá nhân thì phải bổ sung họ tên, năm sinh, ngày cấp, cơ quan cấp; tên giấy tờ; trích yếu nội dung chính của giấy tờ; thời hạn có hiệu lực; phạm vi có hiệu lực (nếu có)
* Về trả kết quả giải quyết TTHC: Kết quả giải quyết TTHC điện tử được gắn mã số giấy tờ và lưu trữ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc Cơ sở dữ liệu chuyên ngành hoặc Kho dữ liệu hồ sơ TTHC của Hệ thống giải quyết TTHC cấp
bộ, cấp tỉnh Mã số giấy tờ gồm hai thành phần là mã số định danh của cá nhân,
tổ chức và mã loại giấy tờ, trong đó mã loại giấy tờ đối với kết quả giải quyết
4
Trang 6TTHC được thống nhất sử dụng theo mã loại kết quả giải quyết TTHC trên Cơ
sở dữ liệu quốc gia về TTHC
Kết quả giải quyết TTHC cho tổ chức, cá nhân được lưu trữ tại Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh để phục vụ việc tích hợp, chia sẻ, tra cứu thông tin, dữ liệu, sử dụng để thực hiện các TTHC khác theo quy định của pháp luật
Việc lưu trữ hồ sơ TTHC điện tử: Hồ sơ giải quyết TTHC được lưu trữ điện tử và do cơ quan có thẩm quyền giải quyết quản lý trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh
II THỰC TIỄN GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ DUY THU, HUYỆN DUY XUYÊN, TỈNH QUẢNG NAM II.1 Công tác cải cách thủ tục hành chính ở UBND xã Duy thu
Những năm gần đây công tác cải cách thủ tục hành chính ở xã Duy Thu luôn được chú trọng, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình, góp phần giảm các thủ tục hành chính và thời gian đi lại của các tổ chức, cá nhân trong giao dịch hành chính
Theo ghi nhận, từ đầu năm đến nay, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đã nhận trên rất nhiều hồ sơ các loại, các bộ phận đã thực hiện nhiệm vụ chuyên môn theo từng lĩnh vực phụ trách, tham mưu cho UBND xã kịp thời giải quyết
và trả kết quả trong thời gian sớm nhất, những hồ sơ chưa đúng, chưa rõ thì hướng dẫn cho người dân làm lại, song song với tiến hành xác minh những nội dung chưa rõ để kịp thời trả kết quả cho người dân, không để người dân phải đi lại nhiều, giảm bớt phiền hà cho người dân
Thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông, theo đó UBND xã Duy Thu phân công công chức Văn phòng - thống kê làm đầu mối kiểm soát thủ tục hành chính, thường xuyên rà soát, kiểm tra, đồi chiếu thủ tục hành chính áp dụng tại
xã, phân công công chức Địa chính - xây dựng - môi trường thực hiện liên thông lĩnh vực đất đai, công chức Tư pháp - hộ tịch thực hiện liên thông hộ tịch - bảo hiểm y tế cho trẻ em và có sự phối hộp giữa UBND xã với các cơ quan chuyên môn trong việc giải quyết hồ sơ theo cơ chế 1 cửa liên thông
5
Trang 7UBND xã niêm yết và thông báo công khai địa chỉ tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về qui định hành chính, hành vi nhũng nhiễu gây phiền hà người dân, tổ chức, doanh nghiệp trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính Đồng thời đặt hộp thư góp ý tại UBND xã để tổ chức, cá nhân thuận tiện trong việc góp ý
Tất cả các quy định, trình trự thủ tục, thời hạn giải quyết hồ sơ theo cơ chế một cửa và một cửa liên thông cũng như mức thu phí, lệ phí được niêm yết công khai, đầy đủ tại Trụ sở UBND xã, đảm bảo mọi người dân đều nhìn thấy Việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả luôn đảm bảo đúng qui trình, có hướng dẫn cụ thể,
sổ sách theo dõi, ghi chép đầy đủ từ khâu tiếp nhận đến khâu hoàn trả kết quả
II.2 Quy trình thực hiện thủ tục hành chính tại UBND xã Duy Thu II.2.1 Quy trình xử lý tại chỗ
(Xem ở mục 1 phục lục I)
II.2.2 Quy trình xử lý liên thông
(Xem ở mục 2 phụ lục I)
II.2.3 Quy trình thực hiện số hóa hồ sơ tại UBND xã Duy Thu
Bước 1: Cá nhân, tổ chức tới Bộ phận Một cửa UBND xã Duy thu để thực
hiện TTHC Nộp hồ sơ cho công chức một cửa
Bước 2: Công chức một cửa tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra sự tồn tại của tài
khoản số của cá nhân, tổ chức trên Cổng Dịch vụ công quốc gia qua số định danh cá nhân của công dân Việt Nam (số căn cước công dân (CCCD); cơ quan,
tổ chức (mã định danh cơ quan, mã số thuế/mã số doanh nghiệp) hoặc trên Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông của tỉnh (đối với tài khoản đã đăng ký)
Công chức một cửa hướng dẫn công dân liên kết tài khoản Cổng Dịch vụ công quốc gia với tài khoản của cá nhân, tổ chức qua số định danh cá nhân của công dân Việt Nam (số CCCD); cơ quan, tổ chức (mã định danh cơ quan, mã số thuế/mã số doanh nghiệp) trên Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến
6
Trang 8tích hợp một cửa điện tử liên thông của tỉnh để hình thành mỗi cá nhân/tổ chức
có một định danh duy nhất, cho phép liên kết, chia sẻ dữ liệu cá nhân/tổ chức
- Bước 3: Công chức một cửa nhập các thông tin cơ bản về bộ hồ sơ trên
Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông của tỉnh (gồm các thông tin: người nộp, tên TTHC) và kiểm tra các thành phần hồ sơ theo quy định TTHC (các thành phần hồ sơ được tích hợp, kết nối, chia sẻ dữ liệu trên Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông với Cổng Dịch vụ công quốc gia và các Cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác (nếu có)
Căn cứ vào TTHC mà cá nhân, tổ chức cần giải quyết; trên cơ sở chia sẻ dữ liệu của các Hệ thống thông tin (nếu có) hoặc các dữ liệu có sẵn trên Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông, công chức một cửa kiểm tra tính chính xác các thành phần hồ sơ đã lưu hoặc được tích hợp, đồng bộ trong hồ sơ TTHC của cá nhân, tổ chức trên Hệ thống Dịch vụ hành 4 chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông hoặc Cổng Dịch vụ công quốc gia (nếu có)
- Bước 4: Công chức xử lý hồ sơ thực hiện kiểm tra thông tin trên tệp tin
mà Công chức một cửa chuyển đến và chuyển sang dữ liệu điện tử để lưu vào Kho dữ liệu hồ sơ TTHC trên Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông tỉnh hoặc Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu chuyên ngành (trong trường hợp được kết nối, chia sẻ dữ liệu với Kho dữ liệu cá nhân, tổ chức trên Cổng Dịch vụ công quốc gia; đồng bộ trạng thái xử lý với Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông của tỉnh) đối với loại giấy tờ phải số hóa thuộc phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị theo quy định tại Nghị định số 45/2020/NĐ-CP
- Trong trường hợp phải thẩm tra, xác minh, lấy ý kiến các cơ quan liên quan trong quá trình xử lý hồ sơ thì kết quả thẩm tra, xác minh và kết quả trả lời của cơ quan liên quan phải được số hóa thành dữ liệu điện tử để lưu vào Kho dữ
5 liệu hồ sơ TTHC trên Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông tỉnh
7
Trang 9- Kết quả giải quyết TTHC trình lãnh đạo cấp có thẩm quyền ký số, phát hành theo quy định pháp luật về công tác văn thư để trả cả bản giấy và bản điện
tử cho tổ chức, cá nhân (trừ trường hợp TTHC chỉ quy định cung cấp bản kết quả giải quyết điện tử hoặc cá nhân, tổ chức chỉ yêu cầu cung cấp bản điện tử)
- Kết quả giải quyết TTHC được đưa vào Kho dữ liệu hồ sơ TTHC của cá nhân, tổ chức trên Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông hoặc Cơ sở dữ liệu quốc gia, Cơ sở dữ liệu chuyên ngành (trong trường hợp được kết nối, chia sẻ dữ liệu với Kho dữ liệu cá nhân, tổ chức trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công tỉnh)
- Đối với thành phần hồ sơ điện tử (là kết quả giải quyết TTHC hoặc phải
số hóa theo quy định pháp luật, yêu cầu quản lý) thuộc phạm vi quản lý của cơ quan, đơn vị được ký số của cơ quan, tổ chức vào bản sao y theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư
: Trả kết quả giải quyết TTHC
- Bước 5
- Kết quả giải quyết điện tử lưu trữ trên Hệ thống Dịch vụ hành chính công trực tuyến tích hợp một cửa điện tử liên thông và trong Cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc Cơ sở dữ liệu chuyên ngành (kết nối, chia sẻ dữ liệu với Kho dữ liệu cá nhân, tổ chức trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công tỉnh)
- Kết quả giải quyết điện tử được trả cho cá nhân, tổ chức tại mục Quản lý
hồ sơ công dân trên Cổng Dịch vụ công tỉnh, được kết nối, chia sẻ với mục Dịch
vụ công của tôi trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, trừ trường hợp TTHC theo quy định của pháp luật chuyên ngành phải có mặt để trực tiếp nhận kết quả
- Công chức, viên chức một cửa trả kết quả giải quyết TTHC bằng bản giấy theo quy định tại Nghị định số 61/2018/NĐ-CP, trừ trường hợp TTHC chỉ quy định cung cấp bản kết quả giải quyết điện tử cho cá nhân, tổ chức
(Sơ đồ quy trình số hóa hồ sơ xem ở mục 3 phụ lục I)
Kết quả thực hiện việc giải quyết các thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa
tính từ ngày 01/01/2023 đến ngày 15/12/2023 (có biểu mẫu chi tiết đính kèm).
(Xem ở mục 4 phụ lục 1)
8
Trang 10II.3 Đánh giá nhận xét sự hài lòng của cá nhân tổ chức đến UBND
xã Duy Thu xử lý thủ tục hành chính
Tổ chức, cá nhân đến thực hiện thủ tục hành chính đều hài lòng và đánh giá cao thái độ phục vụ của đội ngũ công chức trong việc hướng dẫn, tiếp nhận và trả kết quả giải quyết tại Bộ phận Một cửa của xã
Tổng số lượt giao dịch thủ tục hành chính tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả phường qua các lĩnh vực tính từ ngày 01/01/2023 đến ngày 31/3/2023 như sau:
STT Lĩnh vực, công việc giải
quyết theo cấp
Tổng số
Hồ sơ đã giải quyết Hồ sơ đang giải quyết Tổng
số
Trước hạn
Đúng hạn
Trễ hạn
Tổng số
Trong hạn
Quá hạn
1 Bảo trợ xã hội 10 10 10 0 0 0 0 0
2 Bảo trợ xã hội (Cấp
3 Chứng thực 494 494 462 31 1 0 0 0
4 Đất đai (Cấp huyện) 2 2 0 2 0 0 0 0
5 Hộ tịch 217 216 171 45 0 1 1 0
6
TTHC liên thông lĩnh vực
Người có công (Cấp
7 Văn hóa - Thể thao 1 1 1 0 0 0 0 0
- Tổng số lượng mẫu khảo sát tất cả các tổ chức, cá nhân đánh giá sau khi thực hiện giao dịch thủ tục hành chính được thu về trong quý II/2023 (tính từ ngày 01/4/2023 đến ngày 30/6/2023) là 115 phiếu, kết quả đánh giá như sau:
1 Nơi đón tiếp của Bộ phận Tiếp nhận và trả
kết quả?
□ Rất hài lòng 30
□ Hài lòng 85
2
Thái độ hướng dẫn, tiếp nhận, trả kết quả
giải quyết thủ tục hành chính của ông/bà
[người hướng dẫn, tiếp nhận và trả kết
quả]?
□ Rất hài lòng 40
□ Hài lòng 75
3 Thời gian xử lý, hoàn trả kết quả giải quyết
thủ tục hành chính? □ Đúng hẹn 115
9