[LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP] KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH HỮU LỰC

LỜI MỞ ĐẦU

Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, với sự cạnh tranh của các doanhnghiệp, các tổ chức, các Công ty… chuyên kinh doanh mua bán các loại mặthàng tương tự nhau diễn ra hết sức gay gắt Vì vậy thị trường là vấn đề sống còncủa các doanh nghiệp, mọi hoạt động thương mại của doanh nghiệp đều phảigắn liền với thị trường cho nên bản thân các doanh nghiệp phải tìm nguồn muavà tiêu thụ hàng hoá của họ để tồn tại và phát triển

Kinh doanh trong cơ chế thị trường gắn trực tiếp với mục tiêu lợi nhuận Vìvậy, trong điều kiện cạnh tranh thực hiện chính sách bán hàng và tổ chức côngtác kế toán bán hàng có ảnh hưởng lớn đến doanh số bán ra và lợi nhuận củadoanh nghiệp Nó cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho hoạt động bánhàng Tổ chức kế toán bán hàng của doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng

Quan tâm đến vấn đề này đã được sự giúp đỡ của Công ty TNHH Hữu Lực

-nơi em thực tập, em chọn đề tài: "Kế toán lưu chuyển hàng hóa " làm chuyên

đề thực tập của mình.Mục tiêu của chuyên đề này là tìm hiểu công tác kế toán bán hàng của Côngty Trên cơ sở đó đối chiếu với chế độ kế toán của Việt Nam và từ đó rút ranhững ưu điểm và hạn chế trong tổ chức kế toán bán hàng

Bài viết này gồm 4 chương chính:Chương 1: Giới thiệu công tyChương 2: Cơ sở lý luận về kế toán lưu chuyển hàng hóa trong doanhnghiệp thương mại

Chương 3: Thực tế tình hình lưu chuyển hàng hóatại công ty TNHH Hữu Lực

Chương 4: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bánhàng ở công ty TNHH Hữu Lực

Do kinh nghiệm thực tế còn nhiều hạn chế nên bản chuyên đề này không thểtránh khỏi nhiều thiếu sót Vì vậy em mong nhận được sự góp ý của các thầy côgiáo và các cô, chú, anh chị tại phòng kế toán của Công ty TNHH Hữu Lực đểhoàn thiện thêm bản chuyên đề này của em

Em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1

GIỚI THIỆU CÔNG TY1.1 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN1.1.1 Quá trình hình thành công ty:

Công ty TNHH Hữu Lực được thành lập theo giấy phép số: 004 GP/TLDNngày 07 tháng 12 năm 1998 cuả UBND Tỉnh BR – VT, giấy chứng nhận đăngký kinh doanh số: 06/463 do Sở Kế Hoạch – Đầu Tư tỉnh Bà Riạ - Vũng Tàucấp ngày 16 tháng 12 năm 1998

 Loại hình doanh nghiệp: Hữu Lữc là công ty TNHH nhiều thành viên,do tư nhân sáng lập và bỏ vốn họat động

 Trụ sở chính: đặt tại số 132/10 đường Nguyễn Tri Phương, phường 7,Thành phố Vũng Tàu Điện thọai: 0643.839172 Fax: 0643.570289

 Tình hình nhân sự: Công tác cũng cố và hoàn thiện đội ngũ nhân viên được công ty hết sức coi trọng, đội ngũ nhân viên luôn được đào tạo bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ chuyên môn để đáp ứng được quy mô kinh doanh ngày càng phát triển của công ty.

Ngành nghề kinh doanh

01 Đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa

02Mua bán một số hàng thực phẩm khác (bánh kỳ và cácloại bánh mứt kẹo; các loại thực phẩm đóng gói như mỳăn liền, bán đa cua, phở, bún; các loại thực phẩm bồidưỡng; chè và đồ pha uống như đường, cà phê )

03Mua bán đồ uống, rượu bia; (Đối với rượu từ trên 30 độcồn trở lên, Doanh nghiệp chỉ được mua bán sau khi đượcSở Công Thương cấp giấy phép kinh doanh rượu)

04 Mua bán thuốc lá điếu sản xuất trong nước; Bán lẻ, tạphóa, hàng khô

05 Sản xuất, chế biến, đóng gói, chiết xuất các sản phảm từdầu ăn, bơ./

HS: Phạm Thị Ngọc Yến 2

(Đối với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp chỉđược phép kinh doanh khi có đủ điều kiện theo pháp luật quy định).

 Vốn điều lệ : 2.000.000.000 đồng (Hai tỷ đồng). Danh sách thành viên góp vốn:

STT

Tênthành

viên

Nơi đăng ký hộ khẩuthường trú đối với cánhân hoặc địa chỉ trụ sở

chính đối với tổ chức

Giá trịvốngóp(triệuđồng)

Phầnvốngóp(%)

Số GiấyCMND

Hữu Lực

Số 346 Nguyễn An Ninh,phường 8, TP Vũng Tàu,tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu

1.000 50 270051616

Thị Lúi

Số 346 Nguyễn An Ninh,phường 8, TP Vũng Tàu,tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu

1.000 50 270003547

 Người đại diện theo pháp luật của công ty: Chức danh: Giám đốc

Họ và tên: TRẦN THỊ LÚI

1.1.2 Quá trình phát triển công ty:

Từ ngày thành lập, doanh nghiệp làm nhà phân phối độc quyền tại tỉnh BàRịa – Vũng Tàu cho một số nhà sản xuất hàng công nghệ phẩm như: các mặthàng xà phòng, dầu tắm các loại: Camay, Safeguad, Tide, nước tẩy rửa, các loạigiấy, thức uống Để nâng cao quy mô hoạt động, mở rộng phạm vi kinh doanh,ngày 01 tháng 01 năm 2005 được cấp phép chuyển đổi loại hình từ doanhnghiệp tư nhân thành công ty TNHH Hữu Lực, làm nhà phân phối độc quyềnhàng công nghệ sản phẩm của các nhà sản xuất như nêu trên tại thành phố VũngTàu, thị xã Bà Rịa, thành phố Phan Thiết – Tỉnh Bình Thuận

Để chủ động trong công tác sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện cho công tyngày càng phát triển, từ năm 2000 đến nay công ty thường xuyên lập đề án mởrộng phạm vi hoạt động và các mặt hàng kinh doanh, bổ sung thêm chức năng,thực hiện phương án kinh doanh tổng hợp, đa dạng hóa sản phẩm, hoạt độngrộng khắp ở nhiều tỉnh và khu vực hệ thống quản lý tiên tiến, trang bị xe vậnchuyển hàng hóa tốt, đội ngũ nhân viên quản lý và nhân viên bán hàng có trìnhđộ năng lực để tiếp cận và làm chủ được quy mô kinh doanh, từ đó ngày càng

nâng cao được uy tín và năng lực cạnh tranh của công ty trên thị trường Nhờvậy, trong những năm qua công việc kinh doanh của công ty đạt được những kếtquả tốt.

1.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC

Bộ máy quản lý của công ty bao gồm: Giám đốc công ty: là nhà sáng lập công ty, trực tiếp điều hành quản lýtoàn bộ các hoạt động của công ty, có năng lực lãnh đạo và kinh nghiệm trongviệc tổ chức sản xuất kinh doanh

 Giám đốc điều hành: Điều hành họat động của toàn bộ các bộ phậntrong công ty, các hoạt động của các chi nhánh và văn phòng đại diện tại thị xãBà Rịa, Thành phố Phan Thiết

 Bộ phận khách hàng: quản lý các nghiệp vụ mua, bán hàng tại công ty

và các chi nhánh tại thị xã Bà Rịa và Thành phố Phan Thiết Thông qua đội ngũnhân viên bán hàng, hàng ngày tiến hành các hoạt động phân phối hàng hóa chocác nhà Đại lý, các cửa hàng thương mại, thu tiền bán hàng

 Bộ phận kế toán:

- Quản lý hệ thống tài chính kế toán toàn công ty;- Quản lý thu chi và lên kế họach phân phối tàu chính cho các hoạt độngkinh doanh, theo dõi các nguồn vốn phải thu khách hàng và nợ phải trả ngườibán, quản lý toàn bộ hệ thống kế toán của các chi nhánh

 Bộ phận nhân sự:

Quản lý nguồn nhân lực trong toàn công ty, lập kế hoạch tuyển dụng và đào tạonguồn nhân lực cho công ty, thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động

 Bộ phận hậu cần: - Quản lý các nghiệp vụ lưu giữ hàng hóa, quản lý kho bãi;- Quản lý việc vận chuyển hàng hóa

 Bộ phận tiếp thị: Giới thiệu các lọai sản phẩm mới đến người tiêu

dùng, thông qua công việc tiếp thị, đánh giá tình hình cung cầu các lọai mặthàng, nắm bắt thị hiếu tiêu dùng của khách hàng, phục vụ cho việc lập kế họachkinh doanh của đơn vị

HS: Phạm Thị Ngọc Yến 4

 Các chi nhánh tại thị xã Bà Rịa và Thành phố Phan Thiết: Các chi nhánh này có đầy đủ các bộ phận ở công ty như: bộ phận bán hàng,tiếp thị, hậu cầu, kế toán, nhưng họat động theo sự chỉ đạo trực tiếp của các bộphận chuyên môn của công ty Hàng hóa được nhập về từ công ty

Tiền hàng bán được nộp toàn bộ về công ty

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁYQUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH HỮU LỰC

GIÁM ĐỐC CÔNG TYGIÁM ĐỐC CÔNG TY

GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNHGIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH

TrưởngBộ phận

bán hàngTrưởngBộ phận

bán hàng

Trưởng bộ phận tiếp thịTrưởng bộ phận tiếp thị

Chi nhánh

tại thị xã Bà

RịaChi nhánh

tại thị xã Bà

Rịa

Chi nhánh tại TP Phan ThiếtChi nhánh tại TP Phan Thiết

Chi nhánh

tại thị xã Bà

RịaChi nhánh

tại thị xã Bà

Rịa

Chi nhánh tại TP Phan ThiếtChi nhánh tại TP Phan Thiết

Trưởng bộ phận hậu cần & nhân

sựTrưởng bộ phận hậu cần & nhân

sự

Chi nhánh

tại thị xã Bà

RịaChi nhánh

tại thị xã Bà

Rịa

Chi nhánh tại TP Phan ThiếtChi nhánh tại TP Phan Thiết

Trưởng bộ phận kế tóanTrưởng bộ phận kế tóan

Chi nhánh

tại thị xã Bà

RịaChi nhánh

tại thị xã Bà

Rịa

Chi nhánh tại TP Phan ThiếtChi nhánh tại TP Phan Thiết

1.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY:

Là một công ty có quy mô kinh doanh lớn, có nhiều chi nhánh trực thuộc,nhiều cơ sở kinh doanh, địa bàn hoạt động rộng lớn nên công ty áp dụng hìnhthức tổ chức bộ máy kế toán phân tán Theo hình thức này các đơn vị thành viêntrực thuộc tổ chức hạch toán chi tiết và tổng hợp, định kỳ hàng tháng lập báocáo tài chính gửi về phòng kế toán công ty

Quan hệ giữa phòng kết toán cấp trên với bộ phận kế toán ở đơn vị kinhdoanh trực thuộc là mối quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ và tiếp nhận thông tin quachế độ báo cáo kế toán thống kê Các đơn vị trực thuộc công ty đều có tài khoảngửi ngân hàng riêng phục vụ cho việc kinh doanh của đơn vị Phòng kế toán củacông ty chủ yếu là tổng hợp, kiểm tra báo cáo của các đơn vị trực thuộc gửi lênvà chỉ trực tiếp thanh toán, hạch toán những chứng từ kế toán phát sinh tại côngty, các nghiệp vụ kế toán phát sinh tại thành phố Vũng Tàu

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC KẾ TOÁN PHÂN TÁN

1.3.1 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán trong công ty:

 Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo, quản lý những công việc của phòng kế toán, kiểm soát việc chấp hành các chế độ kế toán tài chính

Đồng thời, kế toán trưởng là người trợ giúp giám đốc trong quá trình sảnxuất kinh doanh, qua việc phân tích những chi phí phát hiện những lãng phí vàbất hợp lý, từ đó đề xuất những biện pháp xử lý nhằm phát huy tối đa nhữngtiềm năng tài chính vốn có của công ty trong hoạt động sản xuất kinh doanh

HS: Phạm Thị Ngọc Yến 6

Phòng kế toáncông ty

BCKT của các đơn vị trực thuộc có tổ chức hoạch toán kế

toán riêngChứng từ kế toán phát sinh

 Kế toán tổng hợp:Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp các số liệu, các nghịêp vụ kinh tếphát sinh, về các loại vốn, các loại quỹ của công ty, xác định kết quả lãi, lỗ, cáckhoản thanh toán với khách hàng và nội bộ công ty.

Vào sổ cái, lập bảng cân đối kế toán, các báo cáo tài chính thuộc phần việccủa mình Kiểm tra sự chính xác, trung thực của các báo cáo của công ty trướckhi giám đốc duyệt

Hướng dẫn các phòng ban, các đội, tổ kinh doanh áp dụng những chế độghi chép kế toán hiện hành, kiểm tra việc thực hiện chế độ quản lý kế toán tàichính, kiến nghị các biện pháp xử lý những trường hợp vi phạm

Giúp kế toán trưởng làm báo cáo phân tích hoạt động kinh tế của công tytheo định kỳ Bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu thông tin kế toán, cung cấptài liệu cho các bộ phận có liên quan

 Kế toán thuế:Theo dõi và lập báo cáo thuế, kê khai nộp thuế theo đúng các quy định củaluật thuế hiện hành

 Kế toán thanh toán: Thanh toán các chứng từ có liên quan đến các hoạt động kinh doanh củacông ty Theo dõi khối lượng thanh toán, thanh lý hợp đồng kinh tế giữa công tyvới các đối tác

Lập kế hoạch chi tiền mặt hàng tháng, hàng quý cho các phòng ban Theodõi tình hình tín dụng trung và dài hạn, các khoản tiền gửi ngân hàng

Thực hiện việc thu, chi tiền mặt Ghi chép vào sổ quỹ và báo cáo tồn quỹcuối ngày

 Kế toán tiền gửi ngân hàng:Theo dõi số dư tại các ngân hàng, theo dõi các khoản phải trả bằngchuyển khoản Hàng ngày lập báo cáo số dư tiền gửi, lập bảng kế hoạch rúttiền trả cho các nhà cung cấp trong tuần, qua đó thực hiện thanh toán chocác nhà cung cấp đúng hạn đồng (tránh bị phạt quá hạn) Thực hiện chế độbáo cáo thường xuyên cho kế toán trưởng

 Kế toán TSCĐ:Tổ chức ghi chép, phản ảnh tổng hợp số liệu về tình hình sử dụng TSCĐ tạiđơn vị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ Kiểm tra việcbảo quản, bảo dưỡng TSCĐ.

Định kỳ, tính toán và phân bổ khấu TSCĐ Lập dự toán sửa chữa lớnTSCĐ, kiểm tra việc thực hiện sữa chữa

Lập báo cáo vê TSCĐ, phân tích tình hình trang bị huy động, bảo quản vàsử dụng, nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế của TSCĐ

 Kế toán công nợ:Theo dõi chi tiết các khoản công nợ phải thu, phải trả, các khoản thanh toánvới người mua, người bán

Vào sổ sách chi tiết cập nhật kịp thời, đề xuất với kế toán trưởng các khoảncông nợ dây dưa khó đòi để có hướng xử lý giải quyết

 Kế toán kho:Theo dõi tình hình nhập, xuất tồn vật tư, hàng hóa các loại Tình hình bảo quảnvật tư theo định mức và cung cấp số liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên

 Kế toán bán hàng:Theo dõi việc tiêu thụ hàng hóa tại công ty Hàng ngày thoe dõi số hàng hóaxuất ra và tổ chức thu tiền bán hàng của các bộ phận bán hàng nộp về công ty

SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY

HS: Phạm Thị Ngọc Yến 8

Kế toán trưởng

hợpKế toán tổng

hợp

Kế toán thanh

toánKế toán

thanh toán

Kế toán ngân hàngKế toán ngân hàng

Kế toán TSCĐ

Kế toán TSCĐ

Kế toán công

nợKế toán công

nợ

Kế toán

khoKế toán

kho

Kế toán

bán hàngKế toán

bán hàng

Hình thức hạch toán đang áp dụng tại công ty: Công ty hiện đang áp dụnghình thức hạch toán chứng từ ghi sổ.

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH HOẠCH TOÁN CỦA CÔNG TY

- Ghi hàng ngày: - Ghi cuối tháng:- Đối chiếu, kểm tra:

Chứng từ gốc

Sổ quỹ

Bảng tổng hợp chứng từ gốcBảng tổng hợp chứng từ gốc

Sổ thẻ kế toán

chi tiếtSổ thẻ kế toán

chi tiết

Bảng tổng hợp

chi tiếtBảng tổng hợp

chi tiếtChứng từ ghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối Số phát sinhBảng cân đối

Số phát sinh

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

Sổ đăng ký

chứng từ ghi sổ

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng Tổng hợp chứng từ gốckế toán lập chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng kýchứng từ

1.3.2 Hình thức sổ kế toán áp dụng:chứng từ ghi sổ.Phương pháp kế toán tài chính cố định:

- Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: Nguyên giá - Phương pháp khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng.Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: kiểm kê định kỳ.- Phương pháp xác định giá hàng tồn kho cuối kỳ: giá thực tế đích danh.- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kiểm kê định kỳ

HS: Phạm Thị Ngọc Yến 10

CHƯƠNG 2

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂNHÀNG HÓA TRONG DOANH NGHIỆP

THƯƠNG MẠI2.1 KẾ TOÁN THƯƠNG MẠI

2.1.1 Thương mại:

Ngành thương mại thông nhất thực hiện chức năng nối liền giữa sản xuấtvà tiêu dùng Đối tượng kinh doanh của ngành thượng mại là hàng hóa- đó lànhững sản phẩm lao động được các doanh nghiệp thượng mại mua về để bán ranhằm đáp ứng sản xuất, tiêu dùng và xuất khẩu

- Thương mại là quá trình mua, bán hàng hóa, là hoạt động kinh doanhchính ở các doanh nghiệp thương mại

- Thành phẩm là những sản phẩm đã kết thúc giai đoạn sản xuất cuối cùngcủa doanh nghiệp, được kiểm nghiệm đủ tiêu chuẩn để nhập kho hoặc tiêu thụ

- Hàng hóa là những sản phẩm mà doanh nghiệp mua vào và dùng để bán ra

2.1.2 Quá trình lưu chuyển hàng hóa:

Lưu chuyển hàng hóa là quá trình đưa hàng hóa từ lĩnh vực sản xuất sanglĩnh vực tiêu dùng thông qua trao đổi mua bán trên thị trường Lưu chuyển hànghóa trong kinh doanh thương mại có thể theo một trong hai phương thức: bánbuôn và bán lẻ

- Bán buôn là bán cho người kinh doanh trung gian với số lượng lớn chứkhông bán hàng cho người tiêu dùng;

- Bán lẻ là việc bán thẳng hàng hóa cho người tiêu dùng, thường bán vớisố lượng hàng hóa ít hơn

2.1.3 Doanh nghiệp kinh doanh thương mại:

- Mua hàng: Mua vật tư tài sản dự trữ để bán tương ứng với quá trình cungcấp của các doanh nghiệp sản xuất

- Bán hàng: Bán vật tư, tài sản tương ứng như quá trình tiêu thụ sản phẩmcủa doanh nghiệp sản xuất.

 Đối với doanh nghiệp hoạt động ngoại thương mại, quá trình thương mại gồm:

- Xuất khẩu: Mua hàng trong nước; bán hàng ra (thị trường tiêu thụ) nước ngoài

- Nhập khẩu: Mua hàng nước ngoài; bán hàng ra (thị trường tiêu thụ) trong nước

 Đối với một số doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh xuất nhậpkhẩu, hoặc không chuyên về hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu nên thườngthông qua một công ty khác xuất nhập khẩu qua hình thức thanh toán cho côngty thực hiện việc xuất nhập khẩu qua hình thức thanh toán là phí ủy thác

* Hoạt động nhập khẩu:- Đơn vị ủy thác nhập: Đơn vị thuê công ty có khả năng nhập khẩu vàthanh toán phí ủy thác

- Đơn vị nhận ủy thác nhập: Đơn vị có khả năng nhập khẩu, nhận ủy tháccủa công ty không có khả năng nhập khẩu và được thanh toán một khoản phí ủy thác

* Hoạt động xuất khẩu:- Đơn vị ủy thác xuất: Đơn vị thuê công ty có khả năng xuất khẩu và thanhtoán phí ủy thác

- Đơn vị nhận ủy thác xuất: Đơn vị có khả năng xuất khẩu, nhận ủy tháccông ty không có khả năng nhập khẩu và được thanh toán một khoản phí ủy thác

2.1.4 Yêu cầu kiểm soát đối với thành phẩm, hàng hóa:

Hàng hóa là tài sản của doanh nghiệp, do đó cần phải được quản lý chặtchẽ từ khâu lưu kho, bảo quản đến xuất bán Phải theo dõi cụ thể cả chỉ tiêu sốlượng lẫn chất lượng cho từng loại, nhóm và phẩm chất quy cách hàng hóa.Theo dõi từng nơi bảo quản, từng người chịu trách nhiệm vật chất để khi cầnthiết có thể quy trách nhiệm rõ ràng Có như vậy mới làm tăng ý thức, tinh thầntrách nhiệm của mỗi cá nhân, bộ phận trong việc bảo vệ hàng hóa, hạn chế hao

HS: Phạm Thị Ngọc Yến 12

hụt, thất thoát và đồng thời đảm bảo tính liên tục cho hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp.

Thống nhất giữa các bộ phận: kế toán, kinh doanh, kho về tên gọi, nhãnhiệu, quy cách, mã số, phương pháp tính giá nhằm giúp cho việc phối hợpkiểm tra đối chiếu số liệu được thuận lợi, so sánh được tình hình thực hiện cácchỉ tiêu

* Đối với quá trình mua:

Một nghiệp vụ mua hàng thường bắt đầu từ bộ phận kho hoặc bộ phận cónhu cầu.Khi phát sinh nhu cầu các bộ phận sẽ lập phiếu yêu cầu mua hàng,phiếu này phải được xét duyệt bởi trưởng bộ phận hoặc người được ủy quyềnký duyệt Sau đó, một liên của yêu cầu mua hàng sẽ lưu lại trong bộ phận làmcăn cứ đối chiếu, một liên gởi đến bộ phận mua hàng để tiến hành lặp lệnh muahàng theo yêu cầu, một liên gởi đến bộ phận mua hàng để tiến hành lặp lệnhmua hàng theo yêu cầu, một liên gởi đến bộ phận nhận hàng và liên còn lạichuyển đến bộ phận kế toán

Khi hàng về, bộ phận nhận hàng tiến hành kiểm nhận hàng (số lượng,chủng loại, quy cách) trước khi hàng được chuyển đến kho Sau đó, thủ kho lậpphiếu nhập kho theo số thực nhập và chuyển chứng từ về phòng kế toán để làmcăn cứ ghi sổ

* Đối với quá trình bán:

Khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, bộ phận bán hàng phải xem xétkhả năng cung ứng hàng hóa của mình, cũng như thông báo cho bộ phận tàichính để xét duyệt tính dụng đối với khách hàng này Nếu đồng ý bán, bộ phậnbán hàng sẽ lập lệnh bán hàng và gởi đến các bộ phận có liên quan để tiến hànhgiao hàng Khi nhận lệnh bán hàng, bộ phận kho sẽ viết phiếu xuất kho giaohàng cho khách hàng hoặc giao cho bộ phận chuyển hàng Sau khi sao hàngxong người phụ trách ký vào biên bản giao nhận và gởi chứng từ về phòng kếtoán nghiệp vụ bán hàng

2.1.5 Nguyên tắc hạch toán hàng hóa:

- Hạch toán thành phẩm, hàng hóa và tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa phảithực hiện tốt các nguyên tắc:

- Hạch toán hàng hóa phải hạch toán chi tiết cả về giá trị và hiện vật

- Kế toán phải theo dõi từng thứ, từng chủng loại, quy cách theo từng địađiểm, từng chủ loại, quy cách theo từng địa điểm quản lý và sử dụng.

- Luôn đảm bảo sự khớp về cả giá trị và hiện vật giữa thực tế với số liệutrên sổ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết

- Trong từng trường hợp cụ thể nếu xét thấy hàng hóa có khả năng giảmgiá hàng tồn kho Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải thực hiện theocơ chế quản lý tài chính hiện hành

- Doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp hạch toánhàng hóa: phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê địnhkỳ Việc lựa chọn phương pháp hạch toán nào phải căn cứ vào đặc điểm, tínhchất, số lượng, chủng loại hàng hóa và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng thíchhợp và phải được thực hiện nhất quán trong niên độ kế toán

- Tổ chức kế toán hàng hóa phải đảm bảo nguyên tắc kiểm tra, chống thấtthoát, gian lận, vì vậy kế toán hàng hóa và thủ kho thường được giao cho hainhân viên độc lập

Thành phẩm, hàng hóa được hạch toán theo giá thực tế Tính giá thực tếthành phẩm, hàng hóa xuất kho được thực hiện như đối với vật liệu công cụ

Thành phẩm, hàng hóa được coi là tiêu thụ khi người mua thanh toán hoặcchấp nhận thanh toán Doanh thu tiêu thụ được ghi nhận vào thời điểm thànhphẩm, hàng hóa được tiêu thụ

2.1.6 Nhiệm vụ của kế toán:

Ghi chép, phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chấp hànhđúng các chế độ tài chính về chứng từ, sổ sách ghi nhập, xuất kho hàng hóa vàtính thuế

Kiểm tra, giám đốc tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ, tình hình nhập,xuất hàng hóa

Tổ chức tốt kế toán chi tiết hàng hóa ở kho, quầy hàng nhằm quản lý chặtchẽ hàng hóa, phát hiện kịp thời các trường hợp mất mác, hao hụt hàng hóa vàkiến nghị biện pháp xử lý

Theo dõi chặt chẽ tình hình tồn kho hàng hóa, giảm giá hàng hóa tổ chứckiểm kê hàng hóa theo đúng qui định, báo cáo kịp thời hàng tồn kho

HS: Phạm Thị Ngọc Yến 14

Tính giá thực tế của hàng hóa nhập kho và hàng tiêu thụ Phản ánh kịp thờikết quả mua bán hàng hóa nhằm cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho quảnlý hoạt động kinh doanh.

2.2 KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH MUA HÀNG HÓA2.2.1 Khái niệm:

Trong kinh doanh thương mại, khối lượng hàng hóa lưu chyển chủ yếu làmua ngoài, các trường hợp nhập khác là không đặc trưng và rất thưa thớt Hànghóa mua vào để kinh doanh bán ra chủ yếu là từ nơi sản xuất, đơn vị nhập khẩu(đối với bán buôn), từ các đơn vị bán buôn (đối với đơn vị bán lẻ hàng hóa)

Hàng hóa mua được thực hiện theo nhiều phương thức: giao nhận và thanhtoán: mua trực tiếp, mua theo phương thức gửi hàng, theo hợp đồng cung cấp,mua theo phương thức đặt hàng số tiền hàng mua được thanh toán trên cơ sởhóa đơn và hợp đồng ký kết bằng cách:trả trước (tạm ứng, đặt cọc ) trả ngay,trả chậm hoặc bù trừ Mỗi phương thức mua hàng đều liên quan đến những thỏathuận về địa điểm, cách thức, trách nhiệm giao nhận hàng và thanh toán chi trảtiền hàng, cũng như các phí tổn khác liên quan của một thương vụ

Mua hàng là giai đoạn đầu tiên trong hoạt động kinh doanh của doanhnghiệp thương mại Hàng hóa được coi là mua vào khi thông qua quá trình muabán và doanh nghiệp phải nắm được quyền sở hữu về hàng hóa Mục đích củaviệc mua hàng hóa là để bán hoặc qua sản xuất gia công chế biến để bán

Việc xác định phạm vi và thời điểm xác định hàng hóa có ý nghĩa rất lớn đốivới doanh nghiệp, nó bảo đảm cho việc ghi chép chỉ tiêu hàng hóa một cách đầyđủ, kịp thời, chính xác,giúp cho lãnh đạo có cơ sở để chỉ đạo nghiệp vụ muahàng Đồng thời, quản lý chặt chẽ hàng hóa đã thuộc quyền sỡ hữu của doanhnghiệp, giám sát chặt chẽ hàng mua đi đường tránh những tổn thất về háng hóatrong quá trình vận chuyển Vì vậy, quá trình mua hàng chỉ ghi nhận là đã hoànthành khi:

- Đơn vị đã nhận được hàng hóa từ nhà cung cấp;- Đã thanh toán tiền cho nhà cung cấp hoặc chấp nhận thanh toán;

Tuy nhiên tùy thuộcvào từng phương thức mua hàng mà thời điểm xácđịnh hàng mua có khác nhau

Có hai phương thức mua hàng:

* Mua theo phương thức trực tiếp:

Sau khi hợp đồng đã được ký kết, doanh nghiệp sẽ cử nhân viên đến báo đểnhận hàng chịu trách nhiệm vận chyển hàng hóa về doanh nghiệp

Trong trường hợp này, thời điểm xác định hàng mua là khi đã hoàn thànhthủ tục chứng từ giao nhận (tại kho đơn vị bán ) doanh nghiệp đã thanh toán tiềnhay chấp nhận thanh toán cho người bán

* Mua hàng theo phương thức chuyển hàng:

Căn cứ vào hợp đồng hoặc đơn đặt hàng dã ký kết, bên bán sẽ chuyển hàngđến giao tại kho cho bên mua hoặc địa điểm khác do bên mua qui định

Theo phương thức này, hàng hóa được xác định là hàng mua khi bên muađã nhận được hàng, đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán với người bán

Các phí tổn mua hàng hóa khác (vận chuyển, bốc dỡ, dịch vụ phí, lệ phíkho bãi ) do đơn vị mua chịu trách nhiệm chi

2.2.3 Chứng từ sử dụng và thủ tục kế toán:

Chứng từ được sử dụng khi hạch toán mua hàng bao gồm:Hóa đơn thuế GTGT (do bên bán lập): Nếu bên bán là doanh nghiệp thuộcđối tượng nộp GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh nghiệp này sẽ cungcấp hóa đơn GTGT (liên 2) cho đơn vị mua

Hóa đơn bán hàng (do bên bán lập): Nếu đơn vị bán hàng là doanh nghiệpthuộc đối tượng GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc không chịu thuế GTGTthì doanh nghiệp này sẽ cung cấp cho bên mua hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơnkiêm phiếu xuất kho (liên 2)

HS: Phạm Thị Ngọc Yến 16

Phiếu nhập kho: Phản ánh số lượng và giá trị hàng hóa thực tế nhập kho.Biên bản kiểm nhận hàng hóa: Dùng trong trrường hợp nhập kho với sốlượng lớn, các loại hàng hóa có tính chất phức tạp, quý hiếm.

Phiếu chi, giấy báo nợ, phiếu thanh toán tạm ứng phản ánh việc thanhtoán tiền mua hàng

1liên lưu TK giữ - chuyển kế toán 1 liên nhập giữ

2.2.4 Tài khoản sử dụng và nguyên tắc hạch toán:

- Tài khoản sử dụng: Tài khoản 156 ”hàng hóa”

- Trị giá vốn của hàng tồn đầu kỳ;

- Trị giá mua, nhập kho củahàng hóa nhập kho trong kỳ (theophương pháp kê khai thườngxuyên);

- Trị giá hàng thuê gia công,chế biến nhập kho (theo phươngpháp kê khai thường xuyên);

- Chi phí thu mua hàng hóa(theo phương pháp kê khai thườngxuyên);

- Trị giá hàng tồn kho cuối kỳđược ghi nhận (theo phương pháp

- Trị giá vốn xuất kho của hànghóa gồm xuất bản, xuất giao đại lý,xuất thuê chế biến, xuất góp liêndoanh, xuất sử đung theo phươngpháp kê khai thường xuyên);

- Trị giá vốn hàng hóa xuất trảlại người bán (theo phương pháp kêkhai thường xuyên);

- Trị giá vốn hàng hóa thiếu hụtcoi như xuất (theo phương pháp kêkhai thường xuyên);

- Trị giá vốn hàng hóa tồn khođầu kỳ đã chuyển hết (theo phương