bài tiểu luận quản trị học thực hiện chức năng hoạch định của doanh nghiệp

Với tầm quan trọng của nó, chúng em lựa chọn chủ đề “Thực hiện chức năng hoạch định của doanh nghiệp” với mục tiêu phân tích về những vấn đề xung quanh chức năng này, từ đó làm rõ về tầm

Lớp : Quan tri hoc

Giảng viên hướng dẫn : Th.S Pham Bich Hồng

Hà Nội, tháng 03/2024

LỜI CÁM ƠN

Lời đầu tiên, chúng em xin chân thành cảm ơn cô Phạm Bích Hồng - Giảng viên môn Quản trị học lớp 30TRA147 KHẨTTNCN Dot 3 D2023 2 đã tận tâm giảng dạy và hướng dẫn chúng em học tập môn học trong suốt thời gian môn học này Nhờ sự giảng dạy và những đóng góp cùng chỉ dẫn của cô, chúng em đã vượt qua được những khó khăn trong qua trinh học tập môn học, hơn nữa cô cũng đã giúp chúng em nhận thức được định hướng của bản thân trong tương lai và mở rộng tầm tri thức của chúng em Tất cả những yếu tố đó đã góp phần không nhỏ vào quá trình thực hiện bài tiêu luận này của chúng em Tiếp đến, chúng em xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô của Trường Đại học Thủ đô

Hà Nội - Những người đã cùng góp sức truyền đạt kiến thức và kinh nghiệm đề giúp chúng em có được nèn tảng nhận thức và tri thức phát triển và tiến bộ như ngày hôm nay

Bên cạnh đó, không thê không nhắc tới gia đình, người thân và bạn bè đã là hậu phương

vững chắc, là chỗ dựa tỉnh thần của chúng em trong những khoảng thời gian khó khăn qua Sự thành công của bài tiêu luận này không thể không kẻ đến công ơn của mọi người Nhưng sau tất cả, chúng em vẫn luôn có ý chí cầu tiễn và nhận thức được rằng bản

thân vẫn còn nhiều thiểu sót và cần phải phát triển hơn Vì vậy, với lượng kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế, chắc chắn bài tiêu luận của chúng em sẽ khó tránh khỏi sự thiếu

sót Kính mong thầy cô thông cảm và góp ý đề chúng em có thê thực hiện các bài tiểu

luận sau hoàn thiện hơn và chất lượng tốt hơn.

LÝ DO CHỌN CHỦ ĐÈ

Trong quản trị học, có bốn chức năng quản trị của doanh nghiệp, gồm: hoạch định,

tô chức, điều khiển, kiểm tra; chức năng hoạch định là chức năng luôn được thực hiện đầu

tiên bởi ban quản trị và ban lãnh đạo Vì là chức năng được thực hiện đầu tiên nên nó

đóng vai trò quan trọng nhất trong định hướng phát triển của doanh nghiệp Đây là chức

năng cần được thực hiện dựa trên mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp, và ảnh hưởng lớn tới

tương lai của doanh nghiệp

Với tầm quan trọng của nó, chúng em lựa chọn chủ đề “Thực hiện chức năng hoạch định của doanh nghiệp” với mục tiêu phân tích về những vấn đề xung quanh chức

năng này, từ đó làm rõ về tầm quan trọng thực sự của nó và có thể vận dụng vào thực tế

và nhìn nhận nó vào các doanh nghiệp để định hình được lối phát triển định hướng của

chúng em trong tương lai

NHIỆM VỤ KHI PHÂN TÍCH CHỦ ĐÈ

Để phân tích chủ đề “Thực hiện chức năng hoạch định của doanh nghiệp”, van đề

đầu tiên cần phải làm rõ là giải thích được khái niệm của hoạch định, cần phân tích được

đặc điểm và vai trò của nó để làm rõ được vấn đề thực tiễn khi áp dụng chức năng này

vào doanh nghiệp Việc phân tích những ưu điểm và hạn chế của chức năng này cũng là việc cần thực hiện đề xây dựng được những phương án phù hợp khi thực hiện chức năng Đây là chức năng quan trọng hàng đầu để xây dựng được định hướng phát triển cho

doanh nghiệp, vì vậy việc làm rõ các vấn đề và các hình thức, nguyên tắc hoạch định là sự

thiết lập quan trọng về nền tảng đề thực hiện chức năng hoạch định một cách hiệu quả Trong nhiệm vụ phân tích chủ đề, tính thực tiễn cần được đề cao vì đây là chức

năng ưu tiên, phải gắn vào một doanh nghiệp cụ thể để nhìn nhận được tính hiệu quả của

chức năng này Một trong những phân tích cần thực hiện là nêu được thực trạng tình hình

thực hiện chức năng hoạch định của doanh nghiệp đó, chỉ ra được hạn chế trong khâu

hoạch định của doanh nghiệp Tính thực tiễn sẽ cho thấy tầm ảnh hưởng quan trọng của chức năng này và giá trị khi nghiên cứu nó Nhiệm vụ đề ra những phương án nhằm khắc phục những hạn chế hiện hữu là một phần quan trọng đánh giá tính ứng dụng thực tiễn của chức năng này, và cũng đánh giá mức độ hiểu biết về doanh nghiệp và kiến thức về

chức năng hoạch định của nhóm chúng em

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN KHOA HỌC VỀ CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH

1 Khái niệm chức năng hoạch định

Trong quản trị có bốn chức năng, gồm hoạch định, tô chức, điều khiển, kiểm soát,

trong đó chức năng hoạch định là chức năng đầu tiên được thực hiện bởi ban lãnh đạo,

ban hội đồng quản trị, những người đứng đầu các doanh nghiệp, công ty, tổ chức Hoạch định là việc đề xuất, xây dựng đường lối chung của doanh nghiệp, đề ra mục tiêu chung của hội đồng, đề ra những hoạt động chung nhằm thực hiện mục tiêu chung đó, xây dựng lối phát triển của doanh nghiệp về sau, xây dựng cải tiến doanh

nghiệp theo đường lôi phát triển hợp thời đại để hoàn thành sứ mệnh của doanh nghiệp đã

đề ra Hoạch định là công việc xuất phát từ sự nghiên cứu thực tiễn về doanh nghiệp, xuất phát từ bản chất của mục tiêu chung, do những nhà lãnh đạo doanh nghiệp và các thành viên trong ban hội đồng quản trị, từ cấp cao đến cấp thấp, cùng chung công việc đề ra đường lối thay đối và phát triển cho doanh nghiệp trong tương lai, hướng tới mục tiêu chung hoặc thay đổi mục tiêu sao cho phù hợp với thời đại mới và hướng phát triển mới của doanh nghiệp

Chức năng hoạch định là chức năng quan trọng nhất trong bốn chức năng quản trị, đây là chức năng được thực hiện bởi những người có năng lực cao nhất về quản lý trong doanh nghiệp, với mục đích cung cấp tầm nhìn của mình đề hội đồng xem xét, tháo luận,

từ đó định đoạt được hướng di cu thể, rõ ràng của doanh nghiệp với những mục tiêu phục

vụ cho lợi ích doanh nghiệp Những người tham gia thực hiện chức năng quản trị gồm những người đứng đầu doanh nghiệp, các thành viên trong hội đồng quản trị, các ban giám đốc và những người quản lý các bộ phận của doanh nghiệp Những người có năng lực cao nhất về quản lý trong doanh nghiệp này sẽ trực tiếp nêu ra tầm nhìn chiến lược cho doanh nghiệp, thảo luận về đường lối phát triển của doanh nghiệp, xem xét thực tiễn của doanh nghiệp để sửa đổi mục tiêu chung, cải tạo hướng đi trong tương lai của doanh

nghiệp nhằm một mục tiêu cao nhất là thực hiện sứ mệnh của doanh nghiệp và mang lại

lợi ích cho doanh nghiệp Khi những đường lối, những mục tiêu được bàn luận và được

thực thi hợp lý, phù hợp với điều kiện thực tế và đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp,

khi đó, doanh nghiệp sẽ có sự phát triển, hoặc sẽ phát triển mạnh mẽ hơn sau khi hoạch định Tuy nhiên, nếu chiến lược được đề ra của doanh nghiệp không phù hợp với thực tiễn, không đảm bảo được những yêu câu trong doanh nghiệp, doanh nghiệp sẽ có sự tụt

dốc, bị các đối thủ cạnh tranh dành lấy thị phần, và không tạo được sự đột phá trên thị

trường Vì vậy, chức năng hoạch định là chức năng quan trọng nhất của doanh nghiệp, đây là chức năng được thực hiện bởi những người có trình độ cao nhất trong doanh nghiệp, và có sự ảnh hưởng to lớn tới toàn bộ hệ thống doanh nghiệp và sự phát triển của doanh nghiệp, quyết định trực tiếp tới bộ máy hoạt động của doanh nghiệp và tương lai của doanh nghiệp

2 Quá trình hoạch định

Hoạch định là công việc xây dựng đường lối phát triển cho doanh nghiệp, việc đầu

tiên cần thực hiện là đề ra được mục tiêu, xác định được mục tiêu chung của doanh

nghiệp theo đúng hướng phát triển hiện tại và sứ mệnh của doanh nghiệp Việc thiết lập mục tiêu yêu cầu những nhà quản trị phải có tầm nhìn cụ thể về các hoạt động đang diễn

ra trong doanh nghiệp và tình hình thực tiễn của doanh nghiệp Các mục tiêu được xây

dựng chủ yêu nhắm tới hai đối tượng lớn nhất ảnh hưởng tới sự phát triển của doanh

nghiệp: khách hàng và lợi nhuận, đây là hai đôi tượng luôn song hành cùng nhau trong mục tiêu chung của doanh nghiệp Các doanh nghiệp khác nhau sẽ có những sản phẩm khác nhau, những sản phẩm vật thể hoặc phi vat thé, mục đích tạo ra đều hướng tới những

tệp khách hàng khác nhau, đều phải có khách hành sử dụng những sản phẩm đó Có khách

hàng sẽ tạo ra lợi nhuận, và lợi nhuận sẽ trở thành nguồn vốn đề doanh nghiệp trả lương cho nhân viên và tiếp tục phát triển doanh nghiệp Đây là một vòng lặp tuần hoàn trong

tất cả các doanh nghiệp, khách hàng và lợi nhuận là động lực thúc đây doanh nghiệp đi

lên, là cơ sở nghiên cứu để ban quản trị có thể căn cứ và đặt ra những mục tiêu mới để tiếp tục xây dựng doanh nghiệp theo chiến lược

Để đặt được mục tiêu cho doanh nghiệp hướng tới, các nhà quản trị cần có sự nghiên cứu và phân tích môi trường, thị trường mà doanh nghiệp đang tồn tại Nếu chỉ đặt

ra mục tiêu mà không xem xét thị trường và môi trường đồng nghĩa rằng doanh nghiệp

chưa có kế hoạch và tầm nhìn rõ ràng, khả năng đạt được mục tiêu đã đề ra có thể chưa

cao, hoặc cần phải thay đổi mục tiêu để phù hợp hơn với thực tiễn Việc phân tích môi trường và thị trường cũng giúp tìm ra những điểm cần sửa đổi trong doanh nghiệp, có thể

là thay đối bộ máy vận hành, hoặc thay đổi sản phẩm, hoặc bố sung thêm các vị trí cần thiết để đảm bảo quy trình xử lý trong doanh nghiệp Trong phân tích môi trường và thị trường, các nhà quản trị có thê đánh giá được những điểm mạnh và điểm yếu bên trong

doanh nghiệp, xem xét được các đối thủ cạnh tranh và năm bắt được những cơ hội cũng

như các môi đe dọa đến sự phát triển của doanh nghiệp Nghiên cứu thị trường và phân

tích môi trường nhằm giúp ban quản trị xem xét lại các mục tiêu được đề ra có hợp lý với thực tế không, chỉ ra những điểm cần sửa đổi cả trong và ngoài doanh nghiệp đề bắt đầu xây dựng chiến lược

Trong quá trình hoạch định, khi đã nắm bắt được các thông tin trong môi trường và thị trường mà doanh nghiệp tồn tại, việc phát triển các chiến lược cho doanh nghiệp là khâu quyết định sự đột phá trong tương lai của doanh nghiệp Các mục tiêu có thể vô cùng vĩ mô và hoàn hảo, có thê thích ứng với sự thay đối liên hồi của môi trường và thị

trường, nhưng chiến lược cần đề ra phải có sự nhất quán với tình hình hiện tại của doanh

nghiệp Sự nhất quán là yếu tố then chốt đảm bảo sự vận hành điều hòa trong nội bộ

doanh nghiệp, sự hài hòa là động lực thúc đây quá trình thực hiện mục tiêu được diễn ra

thuận lợi, vậy nên các nhà quản trị phải bám vào tình hình thực tế vô cùng cụ thể để vạch

ra được đường lối thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp Việc ưu tiên các mục tiêu

ngắn hạn và tận dụng những thành tựu ngắn hạn này cho những mục tiêu dài hạn là chiến lược phố dụng nhất và có thể đem lại hiệu quả cao Tùy thuộc vào tầm nhìn và mục tiêu của doanh nghiệp sẽ có những chiến lược phù hợp với những điểm mạnh riêng và cải thiện những khuyết điểm hiện hữu trong doanh nghiệp Các chiến lược được căn cứ thêm vào các cơ hội trong tương lai và những mỗi đe dọa đang có dấu hiệu nổi lên nhằm nắm bắt những cơ hội đó và chuân bị được các phương án đối phó với các môi đe dọa Đề thực hiện được mục tiêu, khâu chuẩn bị chiến lược này phải được thực hiện tỉ mỉ và kỹ càng để tránh đặt doanh nghiệp vào thế “đánh cược” ở mức tối đa Sự “đánh cược” là yêu t6 bat ngờ quyết định sự phát triển phôn thịnh cho doanh nghiệp trong tương lai hoặc sự sụp đồ của một để chế, nhưng sự “đánh cược” ấy phải được các nhà quản trị đánh giá kỹ lưỡng

trước khi bắt đầu bước sang quá trình ban hành kế hoạch thực hiện chiến lược để tránh

những rủi ro gây ra ảnh hưởng tới doanh nghiệp

3 Đặc điểm của chức năng hoạch định

3.1 Tính định hướng

Hoạch định là chức năng được thực hiện bởi những người đứng đầu doanh nghiệp, đứng đầu tập đoàn, những người có vị trí cao nhất trong doanh nghiệp, họ là người trực

tiếp đề ra tầm nhìn cho doanh nghiệp, đề ra sơ hoạch kế hoạch phát triển với mục tiêu

chung được thống nhất, vì vậy chức năng hoạch định mang tính định hướng cao Tính

định hướng được thể hiện qua việc thống nhất mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục tiêu

Mục tiêu có sự rõ ràng nhật quán về thực tiên, cụ thê về chỉ tiết của kết quả hướng tới,

mục tiêu ấy có thê đo lường được, phải khả thi với nguồn lực của doanh nghiệp, tập đoàn

và có thời hạn linh hoạt cũng như các phương án dự phòng khi có sự thay đổi từ các yếu

tố chủ quan và khách quan Tính định hướng là đặc điểm được nhận diện thông qua lộ

trình và phương hướng cụ thể mà các nhà quản trị đề ra đề đạt được mục tiêu chung, giúp nguồn lực của doanh nghiệp, tập đoàn được tập trung đủ và đúng thời điểm, tạo sự nỗ lực

trong nội bộ trong nhiệm vụ thực hiện tầm nhìn và mục tiêu đã được thống nhất

3.2 Tính dự báo

Trong giai đoạn thực hiện chức năng hoạch định, các nhà quản trị phải tìm hiểu các

yếu tố về môi trường, thị trường, về tình hình nội bộ, tình hình của các đối thủ, v.v Mục

đích của công việc này nhằm giúp các nhà quản trị năm bắt được các thông tin cân thiết, những dữ liệu quan trọng về các yêu tổ mang tính ảnh hưởng đến kế hoạch đang được thiết lập Tính dự báo trong chức năng hoạch định là những thông tin mang tính dự báo trong tương lai mà có thê tác động đến cách thức đạt được mục tiêu của doanh nghiệp, dự tính được các rủi ro cũng như những cơ hội tiềm năng giúp kế hoạch phát triển của doanh nghiệp đạt hiệu suất cao hơn Tính dự báo mang tầm ý nghĩa lớn đối với quá trình hoạch định trong việc đặt ra những phương án dự phòng hoặc đường lối chuyên biến mới trong tương lai nếu có những cơ hội mới đang hiện ra, dự đoán được các yếu tổ từ bên trong nội

bộ và bên ngoài doanh nghiệp mà có thể ảnh hưởng tới kế hoạch thực hiện mục tiêu để ứng phó với những tình huồng bắt ngờ

3.3 Tính hệ thống

Hệ thống trong hoạch định là sự liên kết có logic, có tính toán và xem xét kỹ lưỡng

từ các nhà quản trị dé thiết lập mỗi quan hệ giữa các mục tiêu và các hoạt động khác

nhau, đảm bảo được sự liên kết chặt chẽ và tương trợ lẫn nhau từ hoạt động tới mục tiêu

Tiêu chí khi thực hiện chức năng hoạch định yêu cầu sự phối hợp các hoạt động của các

bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, kế hoạch cần có sự liên kết giữa các phòng ban chức năng để đường lối hướng tới mục tiêu được đảm bảo thống nhất về kết quả từ các vị

trí trong nội bộ, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất và sự thống nhất trong các bộ phận khác

nhau của doanh nghiệp

3.4 Tính lĩnh hoạt

Để đám bảo được hiệu năng của các bộ phận và sự ổn định của định hướng hướng tới mục tiêu, các nhà quản trị cần xây dựng được tính linh hoạt trong kế hoạch được thảo

luận Mục đích của công việc này nhằm bồ trợ cho tính dự báo, điều chỉnh được kế hoạch

khi có những chuyên biến từ bên trong nội bộ hoặc từ môi trường bên ngoài để phù hợp với sự thay đổi đó, tạo tiền đề ứng biến với những chuyên biến, tránh gây tôn hại cho

doanh nghiệp Tính linh hoạt không chỉ bé tro cho tính dự báo, mà còn có thê là bước đây

tạo sự đột phá trong quá trình thực hiện mục tiêu cho doanh nghiệp Khi bat ngo co mét

cơ hội xuất hiện, tính linh hoạt được các nhà quản trị thê hiện qua việc thay đôi kế hoạch

có tính toán và tận dụng được cơ hội đó dé day manh tién d6 dat duoc muc tiéu dé ra,

hoặc có thể thay đối thành mục tiêu lớn hơn nêu doanh nghiệp có đủ tiềm lực phát triển theo kịp thời điểm đó Tính linh hoạt đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả trong tô chức,

dam bao tinh kha thi trong kế hoạch ứng phó với mọi tình huống

3.5 Tính tham gia

Trong quá trình thống nhất mục tiêu chung của doanh nghiệp, việc thảo luận và đưa ra ý kiến cho mục tiêu chung của doanh nghiệp cần có sự xây dựng và đóng góp thông tin từ nhiều thành viên liên quan, vì vậy tính tham gia của các nhà quản trị ở mức cao khi luôn đưa ra tầm nhìn, tư duy của mình về doanh nghiệp và ý kiến, ý sửa đôi về

mục tiêu chung cũng như kế hoạch thực hiện mục tiêu Tính tham gia trong chức năng hoạch định được thể hiện qua sự tham gia bàn luận của các bên hoạch định liên quan,

khuyến khích sự đóng góp chung cho tầm nhìn và định hướng chung, phục vụ cho mục tiêu chung của doanh nghiệp Các nhà quản trị và các thành viên liên quan co thé tan dung tối đa kiến thức, kinh nghiệm, ý tưởng của bản thân đề thảo luận và tìm ra tiếng nói chung của nhau, điều này tăng cường sự cam kết và trách nhiệm của các thành viên trong việc

hoạch định, đảm bảo sự thống nhất có giám sát minh bạch dé cung thong nhat tinh hinh nội bộ và quá trình thực hiện mục tiêu được diễn ra theo dự kiến

3.6 Tính liên tục

Hoạt động hoạch định được thực hiện liên tục và thường xuyên, tính liên tục đều

có mặt trong tat cả các đặc điểm trên, vì mội trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp luôn luôn biến đối, các nhà quản trị cũng nắm bắt được điều này và luôn có các phương

án thay đối kế hoạch và mục tiêu sao cho phù hợp với những biến động đó Các nhà

hoạch định luôn cập nhật kế hoạch khi cần thiết dựa trên những thông tin năm bắt được về

tình hình nội bộ, biến động môi trường và những cơ hội, những nguy cơ tiềm ấn, họ dựa

vào đó và sửa đổi đường lối thực hiện mục tiêu để đảm bảo quá trình thực hiện tầm nhìn,

sứ mệnh và mục tiêu ban đầu đề ra được đảm bảo tính hiệu qua trong moi thoi điểm Tính

liên tục là đặc điểm tiền đề cho những đặc điểm trên để quá trình hoạch định đảm bảo được yếu tô cập nhật thông tin nhanh chóng, kế hoạch được điều chính hợp lý và đúng

thời điểm đề không gây tốn thất cho doanh nghiệp

4 Vai trò của chức năng hoạch định

4.1 Xác định mục tiêu và ưu tiên

Xác định mục tiêu và ưu tiên là một bước quan trọng trong quá trình hoạch dinh,

đặc biệt là khi tổ chức hoặc cá nhân đang đối diện với nhiều mục tiêu và nhiệm vụ khác

nhau Để đảm bảo sự hiệu quả và tập trung tài nguyên vào những mục tiêu quan trọng

nhất, việc xác định và ưu tiên các mục tiêu là không thê phớt lờ

Trước hết, việc xác định mục tiêu đòi hỏi sự rõ rang và cụ thể Mục tiêu nên được

phát biểu một cách rõ ràng, đo lường được và có thê đạt được Bằng cách này, mọi thành viên trong tổ chức có thê hiểu rõ những gì cần phải làm để đạt được mục tiêu đó Hơn

nữa, việc xác định mục tiêu cũng cần phải được căn cứ vào sứ mệnh và giá trị cốt lỗi của

tô chức, đảm bảo rằng những mục tiêu được đặt ra phản ánh cam kết và mục đích của tổ

chức

Sau khi đã xác định mục tiêu, bước tiếp theo là ưu tiên các mục tiêu đó theo đúng

tầm quan trọng và ảnh hưởng của chúng đối với tô chức hoặc cá nhân Điều này đòi hỏi

sự phân tích kỹ lưỡng về những mục tiêu nào mang lại giá trị cao nhất, ảnh hưởng lớn nhất và cần được hoàn thành đầu tiên Có thể sử dụng các tiêu chí như tiềm năng lợi nhuận, ảnh hưởng xã hội, khả năng thực hiện và nguy cơ đề đánh giá và ưu tiên các mục tiêu

Bằng cách xác định và ưu tiên mục tiêu một cách thông mình và cân nhắc, tô chức

hoặc cá nhân có thể tập trung nỗ lực và tài nguyên vào những hoạt động quan trọng nhất, tăng khả năng thành công và hiệu quả trong việc đạt được kết quả mong muốn

4.2 Phân tích tình hình hiện tại

Phân tích tình hình hiện tại là một bước không thê thiếu trong quá trình hoạch

định, bởi nó cung cấp cái nhìn toàn diện về trạng thái hiện tại của tô chức hoặc tình hình

mà cá nhân đang đối mặt Bằng cách này, phân tích này giúp xác định rõ những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức, từ đó tạo ra các phương án hoạch định phù hợp và hiệu quả