báo cáo thực tậptốt nghiệp chuyên ngành quản trị văn phòng công ty tnhh kinh doanh và công nghệ sao việt

Em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của thầy cô để em có thểrút kinh nghiệm, hoàn thiện tốt bài làm của mình.Để có được kết quả đáng mong đợi và hoàn thành bài báo cáo thực tập tốt n

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Chuyên ngành Quản trị văn phòng

Họ và tên sinh viên

Mã sinh viên

Lớp

Giáo viên hướng dẫn

: Lưu Thị Dung: 2019601641: Quản trị văn phòng 01: Dương Đình Bắc

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGIỆP HÀ NỘI

KHOA QUẢN LÝ KINH DOANH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

PHIẾU NHẬN XÉT

Về CHUYÊN MÔN và QUÁ TRÌNH THỰC TẬP CỦA SINH VIÊN

Họ và tên: Lưu Thị Dung

Mã số sinh viên: 2019601641

Lớp: Quản trị văn phòng 01

Ngành: Quản trị văn phòng

Địa điểm thực tập: Công ty TNHH Kinh doanh và Công nghệ Sao Việt

Giáo viên hướng dẫn giáo: Dương Đình Bắc

Đánh giá chung của giáo viên hướng dẫn:

Hà Nội, ngày tháng năm

2023 Giáo viên hướng

dẫn (Ký và ghi rõ họ tên)

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian học tập, nghiên cứu tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội emcũng nhự toàn thể các bạn sinh viên trong ngành Quản trị văn phòng rất vinh dự khiđược đi kiến tập Đây thực sự là cơ hội giúp em vận dụng những kiên thức đã học vàothực tiến Là cơ hội để em có thế tự tin trong giao tiếp, có thêm nhiêu kinh nghiệm và

tự hoàn thiện bản thân mình Trong quá trinh làm bài báo cáo không tránh khỏi nhữngthiêu xót, hạn chế Em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của thầy cô để em có thểrút kinh nghiệm, hoàn thiện tốt bài làm của mình

Để có được kết quả đáng mong đợi và hoàn thành bài báo cáo thực tập tốt nghiệpnày, bên cạnh sự nỗ lực bản thân, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giámhiệu, quý thầy cô giáo trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội, thầy cô Khoa Quản lýkinh doanh nói chung và giáo viên hướng dẫn thực tập Dương Đình Bắc nói riêng đãtruyền đạt cho em những kiến thức cơ bản, những bài học, những kinh nghiệm quýbáu để em có thể hiểu được những điều cơ bản cần làm trước khi bước vào kỳ thực tậpnày và quan trọng là áp dụng được những kiến thức đó trong quá trình thực tập vàhoàn thành bản báo cáo

Em xin gửi lời cảm ơn đến Công ty TNHH Kinh Doanh và Công nghệ Sao Việt

đã tạo điều kiện cho em thực tập tại cơ quan và xin cảm ơn những người đã giúp đỡ

hỗ trợ em hết mực trong cả quá trình em thực tập và truyền lại cho em những kinhnghiệm thực tế, những lời khuyên đầy giá trị để em có thể hoàn thành tốt công việccủa mình

Cuối cùng em xin kinh chúc quý Thầy, Cô dồi dào sửc khỏe và thành công trong

sự nghiệp trồng người của mình Đồng kinh chúc các Bác, Cô, Chú, Anh, Chị Công tyTNHH Kinh Doanh và Công nghệ Sao Việt luôn luôn mạnh khoė, thành công trongcông việc cũng như trong cuộc sống

Em xin chân thành cảm ơn!

SINH VIÊN THỰC HIỆN

Lưu Thị Dung

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1 CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH KINH DOANH 2 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Kinh Doanh Và Công Nghệ Sao Việt 2 1.2.Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Kinh doanh và Công nghệ Sao Việt 5 1.3.Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác văn phòng tại công ty TNHH Kinh doanh

và Công nghệ sao Việt 8 1.4Đặc điểm của văn phòng công ty TNHH Kinh doanh và Công nghệ Sao Việt 91.5Đặc điểm nhân sự công ty TNHH Kinh doanh và Công nghệ Sao Việt 14

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH KINH DOANH

VÀ CÔNG NGHỆ SAO VIỆT 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Kinh Doanh Và Công Nghệ Sao Việt

1.1.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH Kinh doanh và Công nghệ Sao Việt

- Tên: Công ty TNHH Kinh Doanh Và Công Nghệ Sao Việt

- Tên quốc tế: VIET STAR TECHNOLOGY AND BUSINESS COMPANY LIMITED

Hình 1.1 Logo công ty TNHH Kinh doanh và Công nghệ Sao Việt

Với sự nỗ lực không ngừng của toàn thể các bộ nhân viên, sau gần 5 năm hoạtđộng, Công ty TNHH Kinh Doanh Và Công Nghệ Sao Việt đang dần khẳng định vịthế của mình trên thị trường với việc góp mặt tại 6 tỉnh, thành phố lớn của cả nước.

Cụ thể, hệ thống Sao Việt đã có 7 chi nhánh tại:

• 11 Phạm Tuấn Tài, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội

• 93 Lâm Hạ, Bồ Đề, Quận Long Biên, TP Hà Nội

• 57/14 - 16 Tô Hiệu, Quận Tân Phú, TP Hồ Chí Minh

• 29 Đường Số 3, TT Hành Chính Dĩ An, Bình Dương

• 12/71 Vũ Hồng Phô, An Bình, TP Biên Hòa, Đồng Nai

• 119 Phan Đình Phùng, Cửa Nam, TP Vinh - Nghệ An

• 924 Tôn Đức Thắng, Sở Dầu, Hồng Bàng, Hải Phòng

1.1.3 Các mốc quan trọng trong quá trình phát triển

- Ngày 03/03/2017, thành lập Công ty TNHH Kinh Doanh Và Công Nghệ SaoViệt với ngành nghề hoạt động chính là bán lẻ và bán buôn thiết bị và linhkiện điện tử, viễn thông

- Năm 2018, Công ty phát triển thêm các dịch vụ về lắp đặt hệ thống điện, máymóc và thiết bị công nghiệp, hệ thống cấp thoát nước, lò sưởi và các thiết bịdân dụng

- Năm 2019, tiếp nối sự phát triển của ngành bán buôn các thiết bị và linh kiệnđiện tử, Công ty TNHH Kinh Doanh Và Công Nghệ Sao Việt bổ sung vàodanh mục sản phẩm của mình các sản phẩm về định vị xe máy, định vị ô tô,phụ tùng và các bộ phận bổ trợ của mô tô, xe máy

- Từ 2019 đến nay, công ty hoạt động mang lại lợi nhuận cao, một số ngànhphải dừng cung cấp do ảnh hưởng của dịch Covid-19 Tuy nhiên, ngành nghềhoạt động chính của công ty vẫn đang mang lại lợi nhuận cao cho công ty

1.1.4 Một số chỉ tiêu kinh tế của công ty

Từ Trung cấptới Đại học

(Nguồn: Phòng kế toán của công ty)

Bảng chỉ tiêu kinh tế của công ty TNHH Kinh doanh và Công nghệ Sao Việt cho ta thấy được:

 Doanh thu hoạt động các năm gần đây của công ty liên tục tăng năm 2019 là 2.124.000.000 và năm 2021 là 6.120.441.729

 Số lượng nhân viên tăng dần đều qua các năm

 Năm 2020 do ảnh hưởng của dịch bệnh covid 19 nên lợi nhuận của công ty

có phần giảm mạnh so với 2019 Tuy nhiên đến năm 2021 tình hình dịch bệnh có

Giám đốốc cống ty

B ph n ộ ậ

hành chính, nhân sựBộ ph n ậ

Kếố toán

Bộ ph n ậ Kinh doanh

B ph n ộ ậ bán hàng

Bộ ph n ậ Kyỹ thu t ậ

phẩn lắng xuống công ty nhanh chóng đẩy mạnh các chiến lược kinh doanhnhằm nâng ca lợi nhuận và đã đạt được doanh thu vượt bậc so với 2019

1.2 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Kinh doanh và Công nghệ Sao Việt

1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý

Sơ đồ 1 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức quản lý của công ty Công ty TNHH Sao Việt

( Nguồn: Phòng nhân sự)

Mối quan hệ giữa các bộ phận

- Phối hợp giữa Giám đốc với các bộ phận:

Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực và đơn vị định kỳ hoặc đột xuấthọp với Trưởng các bộ phận phụ trách hoặc làm việc với lãnh đạo từng đơn vị phụtrách, trực tiếp nghe báo cáo tình hình và chỉ đạo việc thực hiện chương trình, kếhoạch công tác của đơn vị phụ trách và của từng bộ phận chức năng

Trưởng các bộ phận có trách nhiệm báo cáo kịp thời với Giám đốc hoặc PhóGiám đốc về kết quả thực hiện công tác, kiến nghị các vấn đề cần giải quyết khi thựchiện các chức năng, nhiệm vụ được phân công

- Quan hệ phối hợp giải quyết công việc giữa các bộ phận của công ty

Khi thực hiện nhiệm vụ cần có sự phối hợp làm việc, giải quyết của nhiều đơn vịthì phân công một bộ phận chủ trì hoặc làm đầu mối để thực hiện.

Bộ phận khi được phân công làm nhiệm vụ chủ trì thực hiện công việc phải chịutrách nhiệm thực hiện công việc được giao có chất lượng và đúng thời hạn quy địnhtheo đúng chức năng nhiệm vụ Hết thời hạn quy định, nếu chưa nhận được văn bảntrả lời thì đơn vị chủ trì công việc có trách nhiệm báo cáo Giám đốc hoặc Phó giámđốc phụ trách lĩnh vực để chỉ đạo giải quyết

Bộ phận chủ trì chịu trách nhiệm chính về toàn bộ quá trình xử lý công việc, cótrách nhiệm chuyển hồ sơ, tài liệu liên quan cho đơn vị phối hợp; bộ phận phối hợp cótrách nhiệm tham gia ý kiến về những nội dung công việc có liên quan đến lĩnh vực

bộ phận mình phụ trách hoặc cung cấp thông tin liên quan để bộ phận chủ trì biết để

tổ chức thực hiện

Đối với những vấn đề không thuộc chức năng của bộ phận hoặc vượt quá khảnăng giải quyết thì Trưởng phòng bộ phận chủ trì phải chủ động phối hợp với các bộphận có liên quan để báo cáo xin ý kiến Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách xemxét, quyết định

- Quan hệ phối hợp giữa Trưởng các bộ phận của công ty

Trưởng các bộ phận của công ty khi giải quyết các vấn đề thuộc chức năng,nhiệm vụ của đơn vị có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của bộ phận khác nhấtthiết phải trao đổi ý kiến với Trưởng bộ phận khác đó thông qua cuộc họp có biên bảnhoặc bằng văn bản Riêng các công việc quan trọng phải trao đổi ý kiến bằng văn bản.Trưởng đơn vị được hỏi ý kiến có trách nhiệm trả lời bằng văn bản và chịu tráchnhiệm về nội dung trả lời

1.2.2 Chức năng, quyền hạn của từng bộ phận

 Giám Đốc: Giám đốc công ty là ông Kiều Duy Tú

Nhiệm vụ: Quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh, sản xuất, lắp ráp của Công ty, đồngthời là nơi ra các quyết định cho toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

 Phòng kế toán: Quan sát, thu nhận và ghi chép một cách có hệ thống hoạtđộng kinh doanh hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện kinh tếkhác Sau đó lập và trình bày báo cáo tài chính trên cơ sở tuân thủ các chuẩn mực

kế toán… Có 1 kế toán trưởng và 2 kế toán viên

 Phòng kinh doanh có chức năng hướng dẫn, chỉ đạo các hoạt động nghiêncứu và phát triển các loại sản phẩm/dịch vụ mới Nghiên cứu cải tiến các sảnphẩm/dịch vụ hiện tại của công ty/doanh nghiệp để phù hợp với thị hiếu của thịtrường

- Phòng kinh doanh cần xây dựng những phương án, kế hoạch cụ thể để pháttriển nguồn khách hàng tiềm năng mới cho doanh nghiệp, đồng thời duy trì và pháttriển mối quan hệ với khách hàng hiện có khiến họ trở thành những khách hàngtrung thành với doanh nghiệp

-Thực hiện các lệnh sản xuất, để đảm bảo lượng sản phẩm cần thiết và có biệnpháp gia tăng nguồn hàng để đáp ứng nhu cầu của thị trường

- Lập kế hoạch triển khai hoạt động phát triển thị trường và việc nghiên cứu,phát triển sản phẩm

- Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về tất cả các hoạt động phát triển kinhdoanh của doanh nghiệp theo đúng quyền hạn và nhiệm vụ đã được giao

 Phòng bán hàng: Thường xuyên liên hệ và chào hàng, tìm các bạn hàngmới, sau đó đưa lên giám đốc để giám đốc lên kế hoạch giao dịch trực tiếp với cácđối tác và ký hợp đồng.

 Phòng Hành chính: Điều hành quản lý các hoạt động hành chính, tổ chứcxây dựng, điều hành quản lý các chương trình kế hoạch và quản lý thiết bị vật tưcủa công ty Làm các công tác tổ chức cán bộ và đào tạo giúp giám đốc sắp xếp độingũ cán bộ các phòng, phù hợp với khả năng của người lao động, đáp ứng đượcyêu cầu nhiệm vụ

 Phòng kỹ thuật: Phụ trách kiểm tra các mặt hàng mà công ty xuất nhập khẩuxem có đúng với tiêu chuẩn chất lượng đã quy định Trực tiếp các công việc bảo trì,bảo dưỡng máy móc, thiết bị bán ra ngoài Bên cạnh đó theo dõi giám sát các sảnphẩm thuộc lĩnh vực cơ điện của công ty, thẩm định các hồ sơ thiết kế kỹ thuật

1.3 Các yếu tố ảnh hưởng tới công tác văn phòng tại công ty TNHH Kinh doanh và Công nghệ sao Việt

1.3.1 Yếu tố bên trong

- Số lượng nhân viên trong công ty còn hạn chế nên cường độ làm việc của các nhân viên trong công ty là rất lớn

- Vấn đề nghỉ phép trong công ty là rất khó khăn vì khối lượng công việc lớn mà sốlượng nhân viên còn hạn chế

- Áp lực công việc những ngày cuối năm rất lớn

- Chế độ lương thưởng và phúc lợi của công ty cao nên tạo sự gắn bó của nhân viênvới công ty Thưởng KPI cho các nhân viên rất cao 20tr/ 1 đơn hàng

- Sếp rất quan tâm gần gũi và thân thiện với nhân viên thường xuyên kết nối với nhân viên bằng những bữa tiệc cuối tháng

- Môi trường làm việc có ảnh hưởng rất lớn tới công tác văn phòng tại công tyTNHH Kinh doanh và Công nghệ Sao Việt Tại đây giám đốc rất chú trọng tới việctạo bầu không khí thoải mái cho nhân viên Hàng ngày vào giữa buổi sáng và chiềunhân viên ở đây được giải lao giữa buổi và ăn hoa quả giúp nhân viên thư giãn saunhững giờ làm việc căng thẳng Khi phải tăng ca sếp thường sẽ đặt đồ ăn cho mọingười.

- Mối quan hệ giữa các thành viên trong công ty Nhân viên trong công ty TNHHKinh doanh và Công nghệ Sao Việt rất đoàn kết và gắn bó giúp đỡ nhau trong côngviệc mẫu thuẫn nội bộ trong công ty là rất ít

1.3.2 Yếu tố bên ngoài

- Thị trường cuối năm có nhiều biến động nên các nhân viên trong văn phòngthường phải tăng ca

- Các đối thủ cạnh tranh trong lĩnh vực rất nhiều khiến vocho công ty gặp một vàikhó khăn nhất định

- Tình hình dịch bệnh covid 19 khiến công ty bị ảnh hưởng rất lớn do mới hoạtđộng chưa được bao lâu thì vướng phải dãn cách Khiến cho hoạt động của công tygặp rất nhiều trở ngại

1.4 Đặc điểm của văn phòng công ty TNHH Kinh doanh và Công nghệSao Việt

Tại công ty TNHH Kinh doanh và Công nghệ Sao Việt tất cả các bộ phận đều làmviệc chung một văn phòng không phân chia phòng làm việc riêng cho từng bộ phận.Riêng Giám đốc thì sẽ có phòng làm việc riêng

1.4.1 Nguyên tắc bố trí văn phòng

* Đối với phòng làm việc của Giám đốc Kiều Duy Tú

Hình 1.2 Phòng làm việc của giám đốc Kiều Duy Tú

Về vị trí phòng làm việc:

Vị trí phòng làm việc của Giám đốc được đặt ở vị trí đẹp nhất, dễ dàng bao quát đượctổng quan văn phòng làm việc của toàn công ty Tầm nhìn từ phòng giám đốc hướng

ra ngoài rất thoáng đãng và rất đẹp có ánh nắng tự nhiên

Hướng ngồi của giám đốc: có thể nhìn bao quát được tất cả nhân viên trong văn phònglàm việc

Bố trí nội thất phòng làm việc:

Bố trí nội thất dựa trên thiết kế nội thất chung của văn phòng Phòng làm việc đượcthiết kế theo phong cách đơn giản nhưng vẫn làm bật lên được nét chuyên nghiệp vàsang trọng của giám đốc Bên trong phòng làm việc gồm có bàn làm việc và một bộghế sofa và 1 tủ đựng tài liệu Ngoài ra sếp còn trang trí thêm cây xanh tạo không khírất trong lành trong phòng làm việc

Bàn làm việc của sếp gồm có 1 máy tính để bàn , một chậu cây và một vài quyển sáchtrên bàn làm việc

* Đối với văn phòng làm việc của các bộ phận trong công ty

Hình 1.3 Một góc văn phòng làm việc của công ty TNHH Kinh doanh và

Công nghệ Sao Việt

Với văn phòng làm việc công ty sắp xếp theo 6 nguyên tắc

Nguyên tắc 1: Đảm bảo tính liên kết trong văn phòng làm việc giữa các bộ phận.

Nguyên tắc này hình thành nhằm giữu luồng công việc được tối ưu nhất Đồng thờităng sự tương tác trao đổi và hỗ trợ nhau giữa các bộ phận Sự liên kết giữa các bộphận sẽ giúp cho giám đốc có cái nhìn tổng quan hơn về không gian làm việc chunggiúp việc quản lý, kiểm soát dễ dàng hơn

Nguyên tắc 2:Đảm bảo không gian làm việc tối ưu, tiện nghi, thoải mái, thoáng đãng gọn gàng.

Giám đốc công ty rất chú trọng tới sự tập trung của nhân viên khi làm việc Việc đảmbảo không gian làm việc thoáng mát, gọn gàng sạch sẽ theo tiêu chuẩn 3D5S rẩt đượcsếp quan tâm

Không gian làm việc, không gian pantry, hệ thống lối đi chung, khu vực uống nước ănuống, … được bố trí nội thất phù hợp, giúp việc di chuyển trong văn phòng thuận tiệnkhông bị vướng

Hệ thống ánh sáng, thông gió, điều hòa vừa đủ để bảo đảm điều kiện làm việc tốt chonhân viên trong công ty

Mạng điện thoại, internet, rất ổn định rất hiếm khi bị lag

Công ty bố trí cây xanh cải thiện bầu không khí trong lành, tạo ra lượng oxi tươi mới.Ngoài ra để chào đón tết nguyên đán công ty có trang trí đào, quất và những chiếcbánh chưng bằng giấy, câu đối cho phòng làm việc

Giữa các bàn làm việc đều có vách ngăn tạo không gian riêng cho nhân viên trong quátrình làm việc k bị ảnh hưởng

Nguyên tắc 3: Bố trí văn phòng làm việc hợp phong thủy:

Văn phòng làm việc được bố trí đồ đạc theo các yếu tố kích thước, màu sắc, hình dạngđảm bảo sự hài hòa giữa thiết kế nội thất văn phòng và phong thủy khoa học

Trong công ty TNHH Kinh doanh và Công nghệ các anh chị có một điểm chung làthích những đồ đạc phong thủy Đồ trang trí bàn làm việc của mọi người thườngxuyên xuất hiện như: hình linh thú

Nguyên tắc 4: Đảm bảo nội thất phù hợp với không gian, kiến trúc và đặc thù tính chất công việc