tiểu luận quản lý chuỗi cung ứng phân tích quy trình quản lý đơn hàng và phân phối tại một doanh nghiệp cụ thể

BO GIAO DUC VA DAO TAO TRUONG DAI HOC THANG LONG

HIHIHIIHIE4IHII

THANG LONG

UNIVERSITY TIEU LUAN

MON: QUAN LY CHUOI CUNG UNG

T

MUC LUC

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÈẺ QUẢN LÝ ĐƠN HÀNG VÀ PHẦN PHÓI 1 1.1 Cơ sở lý luận về quản lý đơn hàng c- c- «sec cssesessceeseecrscee 1

T.l.1 Quản lý đOH hÀHg uc nh nh HH HH ba 1 1.12 Một số nguyên tắc cơ bản giúp quá trình quản ly đơn hàng hiệu quả Š

1.2 Cơ sở lý luận về phân phối se s- se se se se +ssssssxsessexserssserszs 9

1.2.1 Phân phối trực tIẾP SH HH Hee 9

1.2.2 Phân phối theo lộ trình đã định cà chay 10 1.2.3 Nơi phân phối ch HH HH ng ll PHAN 2 PHAN TICH QUAN LY DON HANG VA PHAN PHOI CUA

VINAMILK 12 2.1 Giới thiệu chung về Vinaimilk s- << 5c se se sexsesseseseeersesessse 12

PIN NH1 1), 1 nề na 12

2.1.3 Đặc điểm hoạt CN Lá nh HH HH HT HH 13

2.1.4 Chudi cung teng ctia Vinamillccccccccccccccccccscescecesesessescssetesesestesessenees 14

PHẢN 3 QUA TRINH QUAN LY DON HANG VA PHAN PHOI CUA

VINAMILK 16 3.1 Quy trình quản lý đơn hàng của VinamiÌÌk . s5 5= «se s« se se=e 16 3.1.1 Trực tiếp tại cửa hỒNg chu 16 3.1.2 Mua hàng gián tiếp quan websif€ cách khen 21 3.1.3 Quan ly don hang cua Vinamilk sao cho hi€u guả ào 23 3.1.4 Ưu, nhược điểm và đề xuất giải pháp cho hoạt động quản lý đơn hàng

Của VIHaHHĂ ch nh hà HH HH HH HH Ho HH HH nhu 28

3.2 Quá trình phân phối của Vinamilk -s-s° << se se essesesessesese 28 3.2.1 Kênh phân phối cá chanh He 28

3.2.2 Lịch giao hàng của ViHaMĂ à cào knhnH nh Heo 29 3.2.3 Ưu và nhược điểm của hoạt động phân phối của VinaHHlR 30

Tính cấp thiết của đề tài

Khi thu nhập bình quân trên đầu người cùng với đó là chất lượng sống của người Việt ngày càng được cải thiện và nâng cao qua các năm Thì việc cải thiện, bồ sung dinh dưỡng cho cơ thể được người tiêu dùng hết sức quan tâm, người tiêu dùng ngày càng có xu hướng sử dụng các sản phẩm tốt cho sức khỏe như sữa cũng như các sản phâm làm từ sữa cho bản thân và gia đình hơn cả Trong nhiều năm trở lại đây, nhu cầu sử dụng sữa tại Việt Nam tăng lên đáng kê Theo Thống kê từ Hiệp hội Thức ăn gia súc Việt Nam, nhu cầu sữa tươi nguyên liệu tăng khoảng 61% , từ 500 triệu lít (năm 2010) lên đến 805 triệu lít (năm 2015) Sự tăng trưởng nhanh chóng của thị trường sữa Việt Nam trong giai đoạn 2018-2020 đã minh chứng rõ

nhất cho nhu cầu sữa của thị trường Việt Nam Trong giai đoạn 2018-2020 nhu

cầu tiêu dùng sữa ngày một tăng lên, tốc độ tăng trưởng ngành sữa tăng trưởng trên 10% Tuy vậy, ngành sữa Việt Nam mới chỉ đáp ứng khoảng 35% nhu cầu tiêu thụ

trong nước nên đây vẫn là ngành có nhiều tiềm năng phát triển Năm 2020 dù là

một năm đầy khó khăn với nền kinh tế do tình hình dịch bệnh thì tăng trưởng của

ngành sữa vẫn đạt mức tăng trưởng đầy khởi sắc

Thị trường sữa là thị trường tiềm năng đầy sức hấp dẫn đối với các doanh nghiệp, nhưng cũng là “miếng bánh”' không hề dễ ăn Từ trước đến nay, thị trường sữa Việt Nam luôn có sự cạnh tranh gay gắt giữa những cái tên lớn, quen thuộc trong nước như Vinamilk, TH True MIIk và các “đại gia sữa” trên thế giới như Nestle, Abbott, Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường “trăm người mua, vạn người bán” thì sự cạnh tranh gay gắt tranh giành thị phần giữa các thương hiệu là

không thê tránh khỏi Vì vậy việc đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng là một bài toán vô cùng khó đối với mọi doanh nghiệp, đòi hỏi một nước đi đúng đắn khi quản

lý đơn hàng và lựa chọn kênh phân phối phù hợp với khách hàng mục tiêu mà doanh nghiệp hướng đến

Vinamilk là một trong những công ty thành công và quan trọng trong ngành công nghiệp sữa Việt Nam Với sự đa dạng sản phẩm, tập trung vào chất lượng và an toàn thực phẩm, cùng với việc đầu tư vào nghiên cứu và phát triển, Vinamilk đã xây dựng được niềm tin từ khách hàng và góp phần thúc đây sự phát triển của ngành sữa trong nước Không thê không kế đến việc áp dụng quy trình quản lý đơn hàng và phân phối của Vinamilk Đây là yếu tô quan trọng trong việc xây dựng và

nâng cao danh tiếng thương hiệu của Vinamilk Viéc giao hang dung hen, dam bao chất lượng sản phẩm và sự tận tâm trong dịch vụ sau bán hàng giúp Vinamilk xây dựng lòng tin và uy tín từ khách hàng, tạo nên một hình ánh tích cực về thương hiệu

của họ

Xuất phát từ thực tiễn trên, nhóm đã lựa chọn đề tài “Phân tích quy trình quản

lý đơn hàng và phân phối tại doanh nghiệp Vinamilk ” đề tìm hiểu rõ hơn về quy trình quản lý đơn hàng và phân phối của Vinamilk

Mục tiêu nghiên cứu

Trên cơ sở tìm kiếm đưa ra cơ sở lý luận về quản lý đơn hàng và phân phối, từ đó phân tích quy trình quản lý đơn hàng và phân phối của Vinamilk, tìm ra ưu nhược điểm của quy trình, đưa ra nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu suất, tăng cường khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng, hiểu rõ hơn về những thách thức và cơ hội trong quy trình quản lý và phân phối của doanh nghiệp

CO SO LY LUAN VE QUAN LY DON HANG VA PHAN PHOI 1.1 Cơ sở lý luận về quản lý đơn hàng

1.11 Quan ly don hang

Trong chuỗi cung ứng, quản lý đơn hàng là quá trình chuyển tải thông tin don

hàng của khách hàng đến chuỗi cung ứng từ nhà bán lẻ đến nhà phân phối nhằm

mục đích phục vụ cho nhà cung cấp và nhà sản xuất Quy trình này bao gồm việc truyền đi các thông tin về ngày giao hàng theo đơn đặt hàng, sản phẩm thay thế và những đơn hàng thực hiện trước đó của khách hàng Quy trình này phần lớn dựa vào điện thoại và các chứng từ có liên quan như đơn hàng, đơn hàng thay đối, bảng báo giá, hoá đơn bán hàng Mục tiêu chính của quản lý đơn hàng là đảm bảo rằng đơn hàng được xử lí và giao hàng một cách hiệu quả và đúng thời hạn Quá trình

này thường bao gồm các hoạt động như: Nhận đơn hàng, xác nhận và xử lí đơn

hàng, giao hàng, theo dõi và cập nhập, thanh toán, quản lý trả hàng và hoàn trả, báo cáo và phân tích đơn hàng

Bước 1: Tiếp nhận đơn hàng

Tiếp nhận đơn hàng là một phần quan trọng trong quá trình quản lý đơn hàng

của một doanh nghiệp Quá trình tiếp nhận đơn hàng bắt đầu từ khi doanh nghiệp nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng Thông tin này có thể được gửi qua nhiều

kênh như trang web, điện thoại, email hoặc ứng dụng di động Quá trinh còn thu

thập và ghi lại thông tin về đơn hàng và khách hàng như sản phẩm, số lượng sản

pham, địa chỉ giao hàng và thông tin liên hệ của khách hàng Đề đảm bảo tính chính

xác, thông tin đơn hàng cần được ghi một cách rõ ràng và đầy đủ

Ngày nay, với sự phát triển bùng nô của cuộc công nghệ 4.0, ngoài việc đặt hàng trực tiếp tại cửa hàng thì việc tiếp nhận những đơn hàng online ngày càng trở nên phố biến và chiếm đa số trong tổng số đơn hàng được đặt

Bước 2: Xác nhận và xử lý đơn hàng

Xác nhận và xử lý đơn hàng là xác minh thông tin trong đơn hàng, kiểm tra tính khả thi của đơn hàng và thực hiện các bước cần thiết để chuẩn bị và giao hàng cho

khách hàng Để đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng và tiêu chí kiêm định hàng

hoá thì bước này cần phải chú trọng tốc độ và sự chính xác trong xử lý các đơn hàng Quá trình này bao gồm các hoạt động liên quan đến ghi nhận đơn hàng, chuẩn bị hàng hoá, lên kế hoạch giao hàng và giao hàng Trên thực tế, tuỳ vào quy mô và nhu cầu của công ty sẽ có 3 cách thức quan trọng đề xử lý đơn hàng như sau:

- Warehouse fulfillment: la hinh thirc ma céng ty sở hữu kho hàng riêng, tự quản lý các hoạt động liên quan đến hoàn tất đơn hàng Loại hình này phủ hợp với 2 loại công ty là công ty có quy mô, ngân sách lớn và công ty mới

kinh doanh có thê tự thực hiện hoạt động quản lý kho bãi

Dropshipping: là hình thức người bán không thực sự sở hữu hàng hóa mà sẽ liên hệ với nhà cung cấp chuyên trực tiếp hàng cho người mua Đây là loại hình được áp dụng phô biến ở các sàn thương mại điện tử

Third — party fulfilment: la hinh thức day manh thué cac dich vu bén

ngoài thực hiện tat cả các hoạt động trong quy trình quản lý đơn hàng Đây được xem là giải pháp tối ưu đôi với những công ty vừa và nhỏ

Dù lựa chọn cách thức nào, quy trình xử lý đơn hàng đều trai qua các bước: lay hàng, đóng gói và vận chuyên đến khách hàng

Bước 3: Liên hệ với nhà cung cấp

Sau khi xác nhận được đơn hàng, công ty sẽ liên hệ với các nhà cung cấp để thực hiẹn đơn hàng này Nhà cung cấp sẽ thực hiện đơn hàng ngay bằng hàng tồn kho của mình, hoặc sẽ tìm kiếm nguôn thay thế từ nhà cung cấp khác

Nếu nhà cung cấp thực hiện đơn hàng này ngay bằng hàng tồn kho thì họ sẽ lấy đơn hàng của khách mua hàng điền vào phiếu xuất hàng, phiếu đóng gói và hoá đơn báo giá Còn nếu sản phẩm là nguồn thay thế từ những nhà cung cấp khác, thi nhà cung cấp này sẽ lấy đơn hàng của khách mua hàng đầu tiên đưa vào đơn hàng của nhà cung cấp thay thế Nhà cung cấp đó hoặc sẽ thực hiện đơn hàng ngay bằng hàng tồn kho, hoặc sẽ sử dụng một nguồn thay thế nữa từ những nhà cung cấp khác,

Sau đó đơn hàng nhà cung cấp nhận được sẽ được đưa lại vào các chứng từ như

phiếu xuất hàng, phiếu đóng gói, phiếu lấy hàng và các hoá đơn báo giá Quá trình này được lặp đi lặp lại nhiều lần trong suốt chuỗi cung ứng Chuỗi cung ứng này càng trở nên quan trọng và phức tạp hơn

Các công ty bây giờ luôn giải quyết các vấn đề chọn lựa, xếp hàng cùng lúc nhiều nhà cung cấp, thuê các nhà cung cấp bên ngoài và những đối tác phân phối Tính phức tạp này cũng làm thay đối cách phản ứng với những sản phẩm được bán ra, gia tăng kỳ vọng phục vụ khách hàng và thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng

nhu cầu ở thị trường mới

Bước 4: Theo dõi và cập nhập đơn hàng

Theo dõi và cập nhập đơn hàng là một quá trình quan trọng trong việc quản lý

đơn hàng Nó giúp người bán nam bat được tình trạng hiện tại của đơn hàng, từ đó

2

có thê đưa ra các quyết định phù hợp đề đảm bảo đơn hàng được giao đến tay khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác Bên cạnh đó, quá trình này còn giúp người mua hàng có thể theo dõi đơn hàng của mình đang ở đâu, để từ đó sắp xếp thời gian nhận hàng

Có hai cách để cách chính đề giúp người bán theo dõi đơn hàng của mình

-_ Tra cứu mã vận đơn: Mỗi đơn hàng đều được cấp một mã vận đơn (tracking

number) bởi đơn vị vận chuyên Người bán hàng có thể sử dụng mã vận đơn nay dé tra cứu thông tin về tình trạng vận chuyên của đơn hàng trên

website hoặc ứng dụng của đơn vị vận chuyển

- Kiém tra trạng thái đơn hàng trên hệ thống quản lý bán hàng: Các hệ thống quản lý bán hàng hiện nay thường có tính năng theo dõi đơn hàng Người bán hàng có thể truy cập vào hệ thống để xem thông tin về tình trạng đơn hàng, bao gồm:

+ Mã đơn hàng + Tên khách hàng + Dia chi giao hang + Tổng giá tri don hang + Trang thai don hang

Mặt khác, người mua có thê xem trạng thái đơn hàng của mình trên hệ thông khi mua hàng Các trạng thái đơn hàng phô biến bao gồm

- Dang cho xu ly - Dang van chuyén - Dé giao hang - Dahuy

Ngoài ra, trên một số ứng dụng đặt hàng online như shopee, lazada, tiktokshop, người mua còn có thê xem được tuyến đường vận chuyên của đơn hàng và ngày dự kiến nhận hàng Việc này giúp cho người mua nắm được tình trạng

hiện tại cụ thể của đơn hàng và còn giúp người bán cải thiện trải nghiệm khách

hàng, giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyền Bước 5: Vận chuyền đơn hàng

Bạn cần chuẩn bị các giấy tờ vận chuyên, sắp xếp các mặt hàng theo phương tiện vận chuyển và giao hàng cho bên vận chuyên Bạn cần thực hiện những công

Quá trình đối chiều và thanh toán được thực hiện khi khách hàng nhận được

đơn hàng của mình Khách hàng sẽ đối chiếu và kiểm tra xem đơn hàng vừa nhận có đúng số lượng, đúng sản phẩm và kích cỡ mình đã chọn hay không Nếu có sai xót thì người mua có thê yêu cầu hoàn và đôi trả đơn hàng Khi mà tat ca thông tin

mà chính xác với đơn hàng đặt mua thì người mua sẽ thực hiện thanh toán Khách

hàng thường có nhiều phương thức thanh toán khác nhau bao gồm thẻ tín dụng,

chuyên khoản ngân hàng, tiền mặt, ví điện tử hoặc các công thanh toán trực tuyến

Doanh nghiệp cần chấp nhận và quản lý các phương thức này nhằm đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của khách hàng

Bước 7: Xử lý các yêu cầu sau bán hàng

Giao hàng đến tay khách hàng chưa phải là bước cuối cùng của quy trình quản ly đơn hàng Để mang lại cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất, tăng lòng trung thành của họ và độ tin cậy của thương hiệu, bạn cần giải quyết những vấn đề phát sinh sau khi khách hàng đã nhận hàng

Bằng cách lắng nghe và thấu hiệu, bạn cần hiệu rõ vấn đề mà khách hàng đang gặp phải như giao sai hàng, thời gian giao hàng lâu, hàng kém chất lượng, thiếu hàng Sau đó cần đưa ra giải pháp xử lý phù hợp để xoa dịu khách hàng có thể bao gồm cách thức hoàn trả tiền, đối trả hàng, giảm giá hàng

Hiện nay, quá trình quản lý đơn hàng theo truyền thống không còn dẫn đầu vì tốn nhiều thời gian và hoạt động chồng chéo Đó là do sự đi chuyển dòng dữ liệu

trong chuỗi cung ứng diễn ra chậm Sự di chuyển chậm này có thê đảm bảo tốt cho

chuỗi cung ứng đơn giản, nhưng với chuỗi cung ứng phức tạp thì cần phải yêu cầu mục tiêu hiệu quả và nhanh chóng Quản lý đơn hàng hiện đại tập trung vào những

kỹ thuật có thể giúp dòng dữ liệu liên quan đến đơn hàng diễn ra nhanh hơn và hiệu

quả hơn

Trong quá trình quản lý đơn hàng cũng cần xử lý một số trường hợp ngoại lệ,

từ đó đưa ra cách nhận diện vẫn đề nhanh chóng và quyết định đúng đắn hơn Điều

này có nghĩa là quá trình quản lý đơn hàng hàng ngày nên tự động hoá và có những

đơn hàng đòi hỏi quá trình xử lý đặc biệt do nhầm lẫn ngày giao hàng, yêu cầu khách hàng thay đối

1.12 Một số nguyên tặc cơ bản giúp quá trình quản lý đơn hàng hiệu quả Trong chuỗi cung ứng, quản lý đơn hàng là quá trình chuyển tải thông tin đơn

hàng của khách hàng đến chuỗi cung ứng từ nhà bán lẻ đến nhà phân phối nhằm

mục đích phục vụ cho nhà cung cấp và nhà sản xuất Tuy nhiên, đối với thời đại ngày càng đối mới, hiện đại như ngày nay, quá trình quản lý đơn hàng theo truyền thống không còn dẫn đầu vì tốn nhiều thời gian và hoạt động chồng chéo Điều này có nghĩa, quá trình quản lý đơn hàng ngày càng nên đổi mới, tự động hóa hơn, có

quy trình để xử lý yêu cầu của khách hàng nhanh chóng, tôi ưu hơn Với những

yêu cầu như vậy, có một số nguyên tắc cơ bản dưới đây có thể giúp quá trình quản lý đơn hàng hiệu quả:

Nhập dữ liệu cho một đơn hàng nhập một lần và chỉ một lần

Trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, việc nhập dữ liệu là một

công việc quan trọng và cần thiết Dữ liệu được nhập sẽ được sử dụng để theo dõi

tình hình kinh doanh, đưa ra các quyết định kinh doanh và lập báo cáo tải chính Tuy đây là một công việc đơn giản, mang tinh lap di lặp lại, không đòi hỏi nhiều

“chất xám” từ đội ngũ lao động nhưng việc nhập dữ liệu đơn hàng nhiều lần, chỉnh

sửa, sao chép hoàn toàn có thể khiến các thông tin bị “tam sao thất bản” Trong khi đó, data đơn hàng chính là căn cứ đề tiễn hành các khâu xuyên suốt trong quy trình quản lý đơn hàng Vì vậy, khi nhập dữ liệu cho đơn hàng doanh nghiệp chỉ nên

nhập đữ liệu một lần duy nhất

Việc nhập dữ liệu cho một đơn hàng nhập một lần và chỉ một lần là việc nhập

dữ liệu cho tất cả các thông tin liên quan đến đơn hàng nhập, bao gồm thông tin nhà cung cấp, sản phâm, số lượng, giá cả vào một hệ thống hoặc cơ sở dữ liệu duy nhất Sau đó, dữ liệu này sẽ được sử dụng cho tất cả các đơn hàng nhập trong tương lai Bên cạnh đó, còn là việc doanh nghiệp sao chép dữ liệu bằng các ứng dụng công nghệ có liên quan đến nguồn dữ liệu nếu có thẻ, và tránh nhập lại dữ liệu bằng tay vi dit liệu này cần chuẩn xác đề lưu thông suốt kênh phân phối Thông thường, cách

hữu ích nhất là để nhân viên bán hàng tự nhập các đơn hàng vào hệ thông quản lý

5

của công ty ngay tại điểm bán, sau đó hệ thông này sẽ truyền dữ liệu đến các thành viên khác có liên quan trong kênh phân phối như kế toán, giám sát bán hàng, nhân viên kho hàng, nhà cung cấp, và tạo thành một chuỗi thông tin chính xác nhất

Việc nhập dữ liệu cho một đơn hàng nhập một lần và chí một lần mang lại nhiều lợi

ích cho các doanh nghiệp, cụ thê như:

- Tiết kiệm thời gian và công sức: Thay vì phải nhập dữ liệu cho mỗi đơn

hàng nhập, doanh nghiệp chỉ cần nhập dữ liệu cho một lần duy nhất và sử

dụng dữ liệu đó cho tất cả các đơn hàng nhập trong tương lai Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên nhập liệu

-_ Giảm thiêu sai sót: Khi nhập dữ liệu cho mỗi đơn hàng nhập, doanh nghiệp

có thể dé xay ra sai sót do nhập liệu thủ công Vì thế, thông qua phần mềm quản lý đơn hàng, việc nhập dữ liệu hàng hóa trở lên đơn giản hơn, tránh sai sot trong quá trình nhập liệu

- Tăng cường tính chính xác của dữ liệu: Dữ liệu được nhập cho một lần duy

nhất và sử dụng cho tất cả các đơn hàng nhập trong tương lai sẽ đảm bảo tính chính xác, liền mạch của dữ liệu và giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn

-_ Dễ dàng quản lý dữ liệu: Việc nhập dữ liệu cho một đơn hàng nhập một lần và chỉ một lần không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý dữ liệu đơn hàng nhập mà doanh nghiệp còn có thể sử dụng dữ liệu này dé theo dõi tình trạng đơn hàng nhập, kiểm soát hàng tồn kho và lập báo cáo tài chính Tự động hóa trong xử lý đơn hàng

Xử lý đơn hàng là một quá trình quan trọng trong việc kinh doanh, bao gồm các bước như tiếp nhận đơn hàng, kiêm tra thông tin đơn hàng, xử lý thanh toán, giao hàng và chăm sóc khách hàng Trước kia, khâu xử lý đơn hàng gần như được hoạt động dựa vào sức người là chính, điều này khiến năng suất làm việc không cao và vẫn có nhiều sai sót xảy ra Chính vì vậy, các doanh nghiệp hiện nay gần như đều áp dụng tự động hóa trong xử lý đơn hàng và tất cả các thông tin sẽ được xử lý

trên hệ thống một cách chính xác nhất

Tự động hóa trong xử lý đơn hàng là việc sử dụng các công nghệ tự động để thực hiện các bước trong quy trình xử lý đơn hàng Các công nghệ tự động hóa có thể bao gồm các hệ thống phần mềm, robot và trí tuệ nhân tạo (AI) Thực tế cho thấy, quá trình đặt hàng và quản lý đơn hàng diễn ra mỗi ngày tại doanh nghiệp cần

được tự động hóa để trở nên tối ưu nhưng vẫn phải đảm bảo tính linh hoạt để đối

6

phó với các trường hợp xảy ra lỗi đơn hàng, khách hàng có yêu cầu đặc biệt đề

tránh chồng chéo chức năng và trách nhiệm giữa các bộ phận có vai trò tiếp thị và bán hàng khi xử lý sự cố bất ngờ Việc doanh nghiệp sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng sẽ tránh được rất nhiều sai sót trong quá trình từ đặt đơn hàng cho đến khi giao hàng Tự động hoá thông qua phần mềm sẽ giúp đây nhanh tiến độ công việc, tránh xảy ra các lỗi đơn hàng, tránh chồng chéo chức năng các bộ phận liên quan với nhau, giảm thiêu sai sót, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động Đồng thời chức năng này cũng rất linh hoạt trong ứng phó các tình huống như lỗi đơn hàng, sự cô bàn hàng

Một số phần mềm công nghệ tự động hóa mà nhiều doanh nghiệp hay sử dụng có thể kế đến:

-_ Hệ thống phần mềm quan ly đơn hàng (OMS): OMS là một hệ thống phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng OMS có thê tự động hóa các bước như tiếp nhận đơn hàng, kiểm tra đơn hàng, lập kế hoạch giao hàng, giao hàng và xử lý khiếu nại

Robot tự động: Robot tự động có thê được sử dụng đề thực hiện các nhiệm

vụ lặp đi lặp lại trong quy trình xử lý đơn hàng, chăng hạn như đóng gói và dán nhãn sản phẩm

-_ Trí tuệ nhân tạo (AI): AI có thể được sử dụng đề tự động hóa các nhiệm vụ phức tạp trong quy trình xử lý đơn hàng, chăng hạn như xác định các đơn

hàng có khả năng bị hủy hoặc xử lý các khiếu nại của khách hàng

Don hàng luôn ở trạng thái sẵn sàng phục vụ khách hang

Đối với mỗi khách hàng, sau khi đặt hàng, có lẽ phần lớn họ vẫn luôn muốn

được biết thông tin đơn hàng của mình đã được xử lý đến đâu và đã được giao hay chưa Vì vậy, việc hệ thống quản lý đơn hàng của doanh nghiệp luôn ở trạng thái sẵn sảng phục vụ khách hàng hay đề khách hàng theo dõi đơn hàng trong suốt giai đoạn từ đặt đơn hàng cho đến khi chuyên sản phâm đến cho họ sẽ đáp ứng được nhu cầu, mong muốn của khách hàng hiệu quả Bên cạnh đó, nếu như doanh nghiệp đảm bảo được vấn đề này tốt, thay vì khách hàng phải tự mò mẫm tự tìm hiểu thì việc cho khách hàng những gì họ muốn sẽ “ghi điểm” rất cao về chất lượng dịch vụ

Không những đối với người tiêu dùng mà đối với doanh nghiệp, khi lượng đơn

hàng phát sinh mỗi ngày lớn hoặc đơn hàng có quá trình hoàn thành đơn hàng kéo dài, việc theo dõi trạng thái xử lý từng đơn hàng là vô cùng quan trọng Điều đó giúp kế toán phân loại được trạng thái đơn hàng, phía kho hàng nằm được các đơn

đã hoàn thành, các đơn hàng thực hiện, nhằm rút ngắn quy trình bán hàng, tránh

7

tình trạng bỏ xót đơn hàng Ngoài ra, một đơn hàng được xử lý nhanh chóng và chính xác sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả, nhanh chóng hơn, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng và xây dựng lòng trung thành của khách hàng Đồng thời, việc theo dõi trạng thái đơn hàng cũng giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng cạnh tranh so với đối thủ khi khi cung cấp cho

khách hàng kha nang theo dõi trạng thái đơn hàng tốt hơn Mặt trái lại, khi một đơn

hàng gặp vấn đề thì doanh nghiệp cần chuyên chúng cho bộ phận dịch vụ chịu trách

nhiệm đề có thê tiền hành xử lý kịp thời

Để theo dõi trạng thái đơn hàng một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng các cách phô biên sau:

Hệ thống phần mềm quản lý đơn hàng (OMS): OMS là một hệ thống phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng, bao gồm cả việc theo dõi trạng thái đơn hàng Với OMS, doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái đơn hàng một cách chỉ tiết, bao gồm các thông tin như: + Ngày đặt hàng

+ Ngày xử lý đơn hàng + Ngày giao hàng

+ Tinh trạng đơn hàng (Đã đặt hàng, Đang xử lý, Đã giao, )

+ Vị trí hiện tại của đơn hàng

Thông qua website hoặc ứng dụng di động: Nhiều doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng khả năng theo dõi trạng thái đơn hàng thông qua website hoặc ứng dụng di động của họ Với tính năng này, khách hàng có thê dễ dàng tra cứu trạng thái đơn hàng của mình bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu Thông qua email hoặc tin nhắn: Doanh nghiệp có thê thông qua email hoặc tin nhắn đề thông báo về trạng thái đơn hàng cho người mua Cách này giúp khách hàng nắm được thông tin về đơn hàng của mình một cách nhanh

chóng, tiện lợi, tiết kiệm chi phí

Thông qua hệ thống tự động hóa: Bằng hệ thống này, doanh nghiệp có thể gửi thông báo về trạng thái đơn hàng cho khách hàng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức trong việc theo dõi và thông báo cho khách hàng về trạng thái đơn hàng

Liên kết hệ thống quản lý đơn hàng với các hệ thống liên quan khác đề duy trì tính toàn vẹn dữ liệu

Để hỗ trợ quá trình đặt hàng của khách hàng được tốt ưu nhất, đồng thời để giúp họ có được những sự lựa chọn ưng ý nhất thì hệ thống đặt hàng của doanh

nghiệp nên có sự liên kết với các hệ thống liên quan khác Dữ liệu là một tài sản

quan trọng, cần được lưu trữ và quản lý một cách an toàn và hiệu quả để đảm bao tính toàn vẹn Vì thế việc liên kết với các hệ thống liên quan khác cũng giúp duy trì

được tính toàn vẹn dữ liệu

Các hệ thống liên quan này sẽ cung cấp các thông tin cần thiết như mô tả chỉ tiết sản pham, chính sách mua sắm, vận chuyền, các đợt khuyến mại, là thứ mà hệ thống tiếp nhận đơn hàng cần phải có Ngoài ra, hệ thống này cũng cần đảm bảo các thông tin trên về sản phẩm được tích hợp và đồng nhất với các hệ thống đặt hàng,

qua đó hỗ trợ doanh nghiệp cập nhật và kiểm soát được đữ liệu đặt hàng trong hệ

thống, doanh thu, thông tin trạng thái tồn kho, kế hoạch phân phối Khi khách

hàng tiên hành đặt hàng, dữ liệu này phải được tự động cập nhật vào hệ thống kịp thời và chính xác Đồng thời hệ thống đặt hàng cũng cần tích hợp đầy đủ thông tin

khách hàng bao gồm lịch sử đặt hàng, các giao dịch đã diễn,

1.2 Cơ sở lý luận về phân phối

Phân phối theo định nghĩa truyền thống được hiểu là tiễn trình mà công ty, doanh nghiệp, nhà phân phối đưa sản phẩm từ nơi sản xuất tới tay người tiêu dùng hoặc người sử dụng cudi cung, bao gom: lên kế hoạch chi tiết, tiến hành, giám sát, vận chuyền hàng hóa từ kho nhà sản xuất tới khách hàng nhằm đáp ứng các nhu cầu của họ Tuy nhiên, trong thời đại ngày nay, khi thương mại điện tử phát triển mạnh

mẽ, hoạt động phân phối không chỉ giới hạn ở việc đưa sản phẩm từ nhà sản xuất

đến nhà bán lẻ, mà còn bao gồm cả việc giới thiệu, chia sẻ sản phẩm dịch vụ giữa

người mua và người bán Phân phối sản phẩm tạo nên một dòng chảy sản xuất — phân phối — tiêu dùng hiệu quả, tối ưu nhất, từ đó giúp cho doanh nghiệp tối đa hoa

doanh thu, lợi nhuận và vượt trội hơn các đối thủ cạnh tranh trên thị trường

1.2.1 Phân phối trực tiếp

Phân phối trực tiếp là quá trình phân phối từ một địa điểm xuất phát đến một địa điểm nhận hàng Với phương thức này, đơn giản nhất là lựa chọn lộ trình vận tải ngắn nhất giữa hai địa điểm Kế hoạch phân phối gồm những quyết định về số lượng và số lần giao hàng cho mỗi địa điểm Thuận lợi trong mô hình này là hoạt

động đơn giản và có sự kết hợp phân phối Phương pháp này vận chuyền sản phẩm

trực tiếp từ một địa điểm sản phâm được sản xuất/tồn kho đến một địa điểm sản

phâm được sử dụng Nó cắt giảm hoạt động trung gian thông qua vận chuyên những 9

đơn hàng nhỏ đến một điềm tập trung, sau đó kết hợp thành một đơn hàng lớn hơn để phân phối đồng thời

Phân phối trực tiếp đạt hiệu quả nếu điểm nhận hàng đặt hàng tạo ra những số lượng đơn hàng sinh lợi theo mô hình EOQ có cùng kích cỡ với số lượng đơn hàng

cần thiết đề khai thác tốt nhất phương tiện vận tải đang dùng Ví dụ nếu điểm nhận

hàng nhận những chuyên hàng được giao bằng xe tải và chỉ số EOQ của nó có cùng tải trọng với xe -TL (Truck Load) thì phương pháp này thật sự hiệu quả Còn nếu như chỉ số EOQ tại nơi nhận hàng không bằng với tải trọng TL thì phương pháp này kém hiệu quả Điều này cũng phát sinh chi phi do str dung san pham từ nhiều nhà cung cấp khác nhau

1.2.2 Phân phối theo lộ trình đã định

Phân phối theo lộ trình đã định là phân phối sản phẩm từ một địa điểm xuất phát duy nhất đến nhiều địa điểm nhận hàng, hay phân phối sản phẩm từ nhiều địa điểm xuất phát đến một địa điểm nhận hàng Kế hoạch phân phối theo theo lộ trình

đã định phức tạp hơn so với phân phối trực tiếp Kế hoạch này cần quyết định về số lượng phân phối các sản pham khác nhau; số lần phân phối Và điều quan trọng nhất là lịch trình phân phối và hoạt động bốc dỡ khi giao hàng

Điểm thuận lợi của phương pháp phân phối theo theo lộ trình đã định là sử dụng hiệu quả các phương tiện vận chuyển sử dụng và chi phí nhận hàng thấp do

địa điểm nhận hàng ít và khối lượng giao hàng nhiều hơn Nếu địa điểm nhận hàng

cần nhập những sản phẩm khác nhau mà chỉ sô EOQ của chúng lại thấp hơn tông tải trong cua xe tai — LTL (Less than Truck Load) thi việc giao hàng theo lộ trình đã định san sé cho phép gép lai cac don hang cua nhiing san pham khac nhau cho đến khi khối lượng có được bằng với tải trọng hay tổng tải trọng Khi có nhiều địa

điểm nhận hàng mà mỗi địa điểm cần khối lượng hàng hóa ít hơn thì ta có thê đáp

ứng hết bằng một xe duy nhất bằng tông tải trọng của sản phẩm bắt đầu lộ trình giao hàng

Để phân phối theo lộ trình đã định gồm có hai phương pháp chính là phương

pháp ma trận tiết kiệm chi phí và phương pháp phân công tổng quát Mỗi phương pháp đều có ưu, nhược điểm riêng và hiệu quả tùy thuộc vào tình huống sử dụng, độ

chính xác của các dữ liệu sẵn có

- Phương pháp ma trận tiết kiệm chỉ phí là kỹ thuật đưa ra các giải pháp về lộ trình hợp lý có thể áp dụng vào thực tế Kỹ thuật này sử dụng đánh giá khách hàng qua phương tiện chuyên chở hoặc thiết kê lộ trình sao cho thời gian giao hàng tại các điểm nhận hàng theo yêu cầu đề ra và được sử dụng

10

tốt nhất khi có giới hạn các ràng buộc về công suất vận chuyên hay tổng thời gian trên lộ trình vận chuyền Tuy nhiên, điểm yếu của kỹ thuật này là khó tìm ra giải pháp hiệu quả về chỉ phí

Phương pháp phân công tổng quát là phương pháp phức tạp hơn nhưng có thê đưa ra giải pháp tốt hơn khi không có bắt kỳ sự ràng buộc vào trong lịch trình giao hàng hơn là công suất chuyên chở của các phương tiện trong kế hoạch phân phối Kỹ thuật này được sử dụng tốt nhất khi có giới hạn các ràng buộc về công suất vận chuyên hay tổng thời gian trên lộ trình vận chuyển Điểm bắt lợi của phương pháp này là tốn thời gian lập kế hoạch

phân phối khi có nhiều ràng buộc liên đến nhau 1.2.3 Nơi phân phối

Nơi phân phối là việc phân phối sản phẩm đến khách hàng được thực hiện từ hai nguồn: Địa điểm lẻ dùng cho sản phẩm và trung tâm phân phối

Địa điểm với các sản phẩm đơn lẻ là các cơ sở như nhà máy hoặc nhà kho, nơi có săn một sản phẩm đơn lẻ hoặc số ít các mặt hàng liên quan đề vận chuyền Các cơ sở này phù hợp khi có như cầu cao và có thê dự đoán được với các sản phẩm mà

họ cung cấp và khi các chuyến hàng sẽ chỉ được thực hiện đến các địa điểm khách

hàng nhận sản phẩm với số lượng lớn

Trung tâm phân phối là các cơ sở nơi các lô hàng lớn của sản phẩm đến từ các địa điểm sản phẩm đơn lẻ Khi vị trí nhà cung cấp cách khách hàng một khoảng cách xa thì việc sử dụng trung tâm phân phối sẽ mang lại lợi thế về quy mô trong

vận chuyên đường dài để đưa một lượng lớn sản phẩm đến địa điểm gần với khách

hàng cuỗi cùng Trung tâm phân phối có thể nhập kho hàng lưu kho để vận chuyển trong tương lai hoặc nó có thể được sử dụng chủ yêu cho crossdocking Các trung tâm phân phối sử dụng crossdocking mang lại nhiều lợi ích: Thứ nhất, là sản phẩm lưu chuyên nhanh hơn trong chuỗi cung ứng vì lượng hàng lưu kho ít được lưu trữ;

Thứ hai, là chí phí xử lý ít hơn vì sản phẩm không phải cất đi và sau đó lấy lại từ

kho Tuy có nhiều lợi ích nhưng nhược điểm của crossdocking là kỹ thuật yêu cầu khắt khe một mức độ phối hợp đáng kể giữa các chuyến hàng đến và đi

II

PHAN 2 PHAN TICH QUAN LY DON HANG VA PHAN PHOI CUA VINAMILK

2.1 Giới thiệu chung về Vinamilk 2.1.1 Lịch sử hình thành

Tên đầy đủ của công ty: Công ty cô phần sữa Việt Nam

Tên viết tắt: VINAMILK

Tên giao dịch quốc tế: Vietnam dairy Products Joint — Stock Company

Trụ sở chính: Số 10 phố Tân Trào, phường Tân Phú, Quận 7, thành phó Hồ Chí

Minh

Chức năng chính: Sản xuất sữa và các chế phẩm từ Sữa Link website:

Công ty được thành lập năm 1976 trên cơ sở tiếp quản 3 nhà máy Sữa của chế

độ cũ đề lại Đến nay Vinamilk đã trở thành công ty hàng đầu Việt Nam về chế biến

và cung cấp các sản phẩm về sữa, được xếp vào Top 10 thương hiệu mạnh ở Việt Nam Vinamilk chiếm 75% thị phần sữa trong nước với mạng lưới phân phối dày

đặc: 183 nhà phân phối và gần 94.000 điểm bán hàng phủ đều 63 tỉnh thành Không

chi phát triển mạnh trong nước, Vinamilk còn đưa sản phẩm của mình ra nhiều nước trên thế giới như: Mỹ, Canada, Pháp, Ba Lan, Đức, khu vực Trung Đông, Đông Nam Á Sau hơn 30 năm ra mắt người tiêu dùng, Vinamilk đã xây dựng được 8 nhà máy, I xí nghiệp và đang xây dựng thêm 3 nhà máy mới

2.1.2 Quá trình phát triển

Công ty sữa Vinamilk đã có lịch sử hình thành và phát triển hơn 40 năm với những sự biến đôi và nỗ lực không ngừng Dù góp mặt trên thị trường Việt Nam từ rất lâu, nhưng cho đến hiện tại, vị thế của Vinamilk trong ngành Công nghệ sữa tại nước ta vẫn chưa hè thay đối cho dù trong những năm qua các thương hiệu sữa

ngoại ồ ạt tiễn vào thi trường Việt Nam

Trong hơn 40 năm hoạt động của mình, Công ty sữa Vinamilk đã trải qua rất

nhiều những giai đoạn phát triển khác nhau Mỗi giai đoạn đã đánh dấu những bước

tiễn mới của doanh nghiệp, cùng sự vững vàng của một thương hiệu lớn có bề dày lịch sử

- Thời bao cấp (1976-1986)

12

Nam 1976, lic mdi thanh lap, Cong ty Sita Viét Nam (Vinamilk) có tên là Công ty sữa — Cà Phê Miền Nam, với ba nhà máy Thống Nhất, Trường Thọ va Dielac

Hết thời kì này công ty có tông cộng 5 nhà máy

-_ Thời kỳ đối mới (1986-2003)

Xí nghiệp Liên hiệp Sữa — Cà phê — Bánh kẹo I chính thức đổi tên thành Công ty

Sữa Việt Nam (Vinamnlk)

- Thoi ky Cé Phan Hoá (2003- nay)

Công ty chuyên thành Công ty Cổ phần sữa Việt Nam, thâu tóm Công ty Cổ phần sữa Sài Gòn Tăng vốn điều lệ của Công ty

Trong khoảng nửa thế kỷ tồn tại và phát triển, Vinamilk — tập đoàn sữa hàng

đầu Việt Nam gắn bó với hảng triệu gia đình, đồng thời đã trở thành một thương

hiệu quen thuộc, mang lại nhiều niềm tun và chất lượng tuyệt vời cho người tiêu dùng Trong đó, logo Vinamilk chính là biêu tượng vững chắc, gắn kết với sự thành

công và phát triển của công ty gần 5 thập ki Tuy nhiên, ngày 6/7/2023, Vinamilk đã

có bước tiễn táo bạo và mạnh mẽ, Vinamilk đã quyết định thay logo của mình để đánh dấu một chặng đường mới, không ngừng nỗ lực vươn lên

VINAMILK ` —_

Cũ

Ưinamilk 23) 976

13

2.1.3 Đặc điểm hoạt động

Hoạt động kimh doanh chính của Vinamilk bao gồm chế biến, sản xuất và mua bán sữa tươi, sữa đóng hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng, sữa chua, sữa đặc, sữa đậu nành, thức uống, giải khát và các sản phẩm từ sữa khác Hoạt động bán hàng của Vinamilk phủ sóng rộng khắp 63 tỉnh thành, sự đa dạng trong kênh phân phối cũng

như dấu ấn thương hiệu đã thúc đây vị thế dẫn đầu của Vinamilk

Vinamilk I)

Trungtâmthu | Côngty.Nhà P*| Phân PƑƑ|[ Đại lý rm —