nghiên cứu tổng hợp lý thuyết về quản trị hàng tồn kho nêu phương hướng giải quyết vấn đề về quản trị hàng tồn kho tại doanh nghiệp nói chung hoặc tại một doanh nghiệp cụ thể

Mục tiêu nghiên cứu: Mục tiêu của nghiên cứu là tổng hợp lý thuyết về quản trị hàng tồn kho và đề xuất phương hướng giải quyết vấn đề tại doanh nghiệp hoặc một số doanh nghiệp cụ thê.. T

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHÔ HỒ CHÍ MINH

PHẦN HIỆU VĨNH LONG UEH

UNIVERSITY TIỂU LUẬN

MÔN QUẢN TRỊ ĐIÊU HÀNH

Để: Nghiên cứu tổng hợp lý thuyết về quan trị hàng ton kho Nêu phương hướng giải quyết vấn dé vé quan trị hàng ton kho tại doanh

nghiệp nói chung hoặc tại một doanh nghiệp cụ thể

Giang vién: Nguyễn Vũ Trâm Anh Tên: Nguyễn Lê Báo Vy MSSV: 31221570114 Khoa - Lop: K48 — Quản trị Kinh doanh

Ma lop hoc phan: 24D9MAN50200301

Vinh Long, ngay 29 thang 02 nam 2024

Contents

L_ PHẢN TỎNG QUAN - cọ HH HH Hàn 4 1.1 Lời mở đầu: s- 22 TH HH HH nu 4

1.2 Mục tiêu nghiên CỨU: - (5< 1 SE TH HT HH nh nà ghế 4

2.6 Chu kỳ kiếm kê hàng tồn kho: 14 2.6.1 Khái niệm: 5 s5 111v TH HT TT Tà KH TT TH TT Tà HH khi 14 2.6.2 Công tác kiếm kê: 15

2.6.3 Chu kì kiếm kê: 22s TH HH HH HH TH TH Ha 1ó

2.8 Các mô hình quản trị hàng tòn kho thông dụng và hiếu quả: s55 cccczvszy 1ó 2.8.1 Mô hình Số lượng đặt hàng kinh tế (Economic Order Quantity — EOQ): 1ó 2.8.2 Mô hình cung cấp theo năng lực sản xuất (POQ — Production Order Quantity) 20 2.8.3 Mô hình quản lí tồn kho theo thời gian cé dinh (FIXED PERIOD SYSTEM - FPS) 21

I GIẢI PHÁPGIẢÁI QUYẾT VẤN ĐÈ VẺ QUÁN TRỊ HÀNG TỎN KHO HIỆU QUÁ

3.1 _ Lợi ích của việc quản trị hàng tồn kho: 24

3.2.4 — Dự báo: LH HH HH TH HH TH HH Tu HH Tà nhờ 27 3.2.5 Sắp xêp vật tư/ hàng hóa kho khoa học: 27 3.2.6 Kiếm kê hàng hóa định kỳ: 28 3.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lí hàng tồn kho: s- 55-55 5555<552 29 3.2.8 Đưa ra kế hoạch dự phòng: 29 41% 108000/.0 2000808686 66 .33ỞO2ÖẦ}ŸỶŸššÃỶẼÊÊ 30

L PHAN TONG QUAN

LI Lời mở đầu:

Trong bỗi cảnh cạnh tranh khốc liệt của thị trường hiện nay, việc quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng và định hình sự thành công của tô chức Hàng tồn kho không chỉ là tài sản vật lý mà còn là nguồn lực chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh và lợi nhuận của doanh

nghiệp Điều này đặt ra nhiều thách thức và cơ hội đồng thời đòi hỏi sự chú ý và chiến

suất quản trị và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh

Bằng việc tập trung vào các khía cạnh chính của quản trị hàng tồn kho, chúng ta sẽ thấu hiểu được những nguyên tắc cơ bản và phương pháp áp dụng trong thực tiễn, từ

việc lập kế hoạch, tô chức, điều phối đến giám sát và điều chỉnh Đồng thời, chúng ta

cũng sẽ xem xét các thách thức phố biến mà doanh nghiệp thường gặp phải khi quản

lý hàng tồn kho và đề xuất các giải pháp để vượt qua những thách thức này

L2 Mục tiêu nghiên cứu:

Mục tiêu của nghiên cứu là tổng hợp lý thuyết về quản trị hàng tồn kho và đề xuất phương hướng giải quyết vấn đề tại doanh nghiệp hoặc một số doanh nghiệp cụ thê Nghiên cứu sẽ phân tích hiện trạng quản trị hàng tồn kho, xác định các thách thức và hạn chế, sau đó đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm cải thiện hiệu suất quản lý hàng tồn kho Mục tiêu cuối cùng là đạt được sự tôi ưu hóa trong việc quản trị hàng tồn kho, đồng thời góp phần nâng cao hiệu suất và cạnh tranh của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh ngày cảng cạnh tranh

Quản trị hàng tồn kho là quá trình quản lý và điều hành các hoạt động liên quan đến việc mua, lưu trữ, vận chuyên và điều chính hàng tồn kho của một tổ chức hoặc doanh nghiệp

Theo quy trình tự nhiên, dòng chảy của hàng hóa qua nhà kho (warehouse) như sau: Nhập hàng — Tồn kho — Luân chuyên hàng hóa trong nhà kho — Chuyễn đổi trạng thái lưu kho — Xuất kho

Quản trị hàng tồn kho bao gồm việc nhà quản lí phải hoạt định, điểu phối và kiểm

soát việc mua lại, lưu trữ, xử lý, di chuyên, phân phối và bán nguyên liệu thô, linh

kiện và phụ tùng, vật tư và công cụ, phụ tùng thay thế và các tài sản khác cần thiết dé đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng

2.1.2 Phân loại hàng tồn kho:

Phân loại hàng tồn kho thành 2 dạng:

a) Phan logi hàng tồn kho theo hình thái vật chất cụ thể:

- _ Nguyên vật liệu là các tài nguyên hoặc vật liệu gốc được sử dụng để sản xuất hoặc chê biên thành các sản phâm cuỗi cùng

Bán thành phẩm mua ngoài là việc mua các sản phâm đã hoàn thiện từ các nhà cung cấp bên ngoài để bán lại cho khách hàng mà không cần sản xuất chúng trong nhà máy của doanh nghiệp

Phụ tùng thay thể là các bộ phận hoặc linh kiện được sử dụng đề thay thê các phần

bị hỏng hoặc hao mòn trong một sản phẩm hoặc thiết bị để duy trì hoạt động bình thường của chúng

Sản phẩm dở dang là thuật ngữ chỉ các sản phẩm hoặc hàng hóa không đạt được tiêu chuân chất lượng hoặc có khuyết điểm, gây ra sự không hài lòng hoặc không thỏa mãn cho khách hàng

Bán thành phẩm tự chế là việc bán các sản phẩm mà doanh nghiệp đã tự chế tạo hoặc sản xuất từ các thành phần hoặc nguyên liệu mà chính họ đã sản xuất hoặc mua từ bên ngoài

Hàng thành phẩm là các sản phẩm đã hoàn thiện và sẵn sàng để được bán cho khách hàng cuỗi cùng

Hàng tôn kho tôn trữ an toàn là lượng hàng mà doanh nghiệp giữ lại để đảm bảo luôn có đủ hàng đề đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong các tình huỗồng không mong muốn, như sự cô trong chuỗi cung ứng hoặc thay đối đột ngột trong nhu cầu

từ thị trường Phân loại hàng tồn kho theo ý thức

b)_ Phân loại hàng tần kho theo ý thức:

Nguyên liệu thô, linh kiện và phụ tùng, vật t là đầu vào cho quy trình sản xuất hàng hóa và cung cấp dịch vụ

Hang ton kho trong qua trinh lam viéc (Work-in-process — WIP inventory) bao gồm một phần thành phẩm trong các giai đoạn hoàn thành khác nhau đang chờ xử

ó

lượng hàng được giữ lại lớn hơn so với mức thông thường, nhằm đảm bảo rằng luôn có đủ hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong trường hợp có sự cô hoặc biến động không mong muốn trong chuỗi cung ứng

Chức năng của tồn kho: 5 chức năng chính của hàng tồn kho

Duy trì sự độc lập của các hoạt động: Hàng tồn kho cho phép các hoạt động sản xuất, mua hàng và bán hàng diễn ra một cách độc lập, giúp tạo ra một lớp dẫn của các sản phẩm sẵn sàng dé đáp ứng nhu cầu của khách hàng

Đáp ứng sự thay đôi nhu câu sản phẩm: Bằng cách duy trì một lượng hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể linh hoạt thay đối sản xuất hoặc cung ứng đề đáp ứng sự biến động của nhu cầu khách hàng

Tạo sự linh hoạt cho điều độ sản xuất: Hàng tồn kho cung cấp sự linh hoạt cho doanh nghiệp trong việc quản lý sản xuất, cho phép điều chỉnh mức độ sản xuất dựa trên nhu cầu thực tế mà không bị ràng buộc bởi việc chờ đợi nguyên liệu Tạo sự an toàn khi thay đổi thời gian cung ứng nguyên vật liệu: Bằng cách duy trì một lượng hàng tồn kho an toàn, doanh nghiệp có thê chống lại các rủi ro khi có thay đối không lường trước trong thời gian cung ứng nguyên vật liệu từ nhà cung cấp

Giảm chỉ phí đặt hàng nhờ đơn hàng có số lượng lớn: Bằng cách đặt hàng hàng tồn kho với số lượng lớn, doanh nghiệp có thể tận dụng các chiến lược giảm giá và chi phí vận chuyền, giúp giảm tổng chỉ phí đặt hàng

2.2 Các quyết định và chỉ phí quản trị tồn kho:

2.2.1 Các quyết định quản trị hàng tồn kho:

Quản lý hàng tồn kho là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh và đòi hỏi các

quyết định chiến lược và chỉ phí để đảm bảo rằng hàng tồn kho được quản lý hiệu quả

Bên cạnh đó, các nhà quản trị sẽ phải đối mặt với 2 quyết định cơ bản trong quá trình quản lí hàng tồn kho:

- WHEN (Khi nào): Quyết định này liên quan đến việc xác định thời điểm nào là

phù hợp đề đặt hàng từ nhà cung cấp hoặc bắt đầu quá trình sản xuất khi công ty

tự sản xuât các mặt hàng của mình

Khi nào đặt hàng hoặc bắt đầu sản xuất phụ thuộc vào nhiều yêu tố như nhu cầu

của khách hàng, thời gian vận chuyền, thời gian sản xuất, và chiến lược tồn kho của công ty

Đưa ra quyết định đúng thời điểm sẽ giúp đảm bảo rằng hàng tồn kho được duy trì

ở mức độ phù hợp, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc quá tồn kho, và tối ưu hóa chỉ phí tồn kho

- HOW MUCH (Chỉ phí bao nhiêu): Quyết định này là về việc xác định số tiền cần

chỉ trả để đặt hàng từ nhà cung cấp hoặc bắt đầu quá trình sản xuất mỗi khi đơn

hàng được lập

Số lượng hàng hoặc số lượng sản phâm được đặt hàng phụ thuộc vào nhiều yếu tô như kích thước đơn hàng, chi phí vận chuyển, chỉ phí đặt hàng, và chiến lược tồn kho của công ty

Quyết định đúng số lượng hàng cần đặt hàng hoặc sản xuất sẽ giúp tối ưu hóa chỉ phí tồn kho, giảm thiểu chi phí đặt hàng và vận chuyên, và tăng cường hiệu suất cua qua trinh sản xuât va giao hàng

2.2.2 Các chỉ phí liên quan đến hàng tồn kho: Bao gồm:

Chi phi dat hang hodc thiét lap (Ordering or setup costs): Chi phí đặt hàng (hoặc chỉ phí đặt hàng và giao nhận) là chi phi liên quan đến việc xử lý và thực hiện các đơn đặt hàng

và giao nhận hàng hóa từ nhà cung cấp đến kho hoặc từ kho đến khách hàng

Chỉ phí giữ hàng tôn kho (Iuvenfory-holding coses): Chỉ phí giữ hàng tồn kho là tông hợp của các chỉ phí liên quan đến việc lưu trữ và duy trì hàng tồn kho trong kho của một doanh nghiệp Đây là các chi phí phát sinh từ việc giữ các mặt hàng trong kho đề đảm bảo sẵn sảng cung cấp cho khách hàng khi cần thiết Ch¡ phí này có thê lên tới 40%, và ít

khi nhỏ hơn 15% Chi phí này gồm 3 khoản phí: Chi phí lưu trữ (Storage cost); Chỉ phí von (Capital cost); Chi phi riti ro (Risk cost)

Chỉ phí thiệt hại do thiéu hut (Shortage costs): Chi phí thiệt hại do thiéu hụt hàng tồn kho

là tống hợp các chi phí phát sinh khi doanh nghiệp không có đủ hàng tồn kho để đáp ứng nhu cầu của khách hàng Đây là một loại chi phí không mong muốn và có thê gây tốn that lớn cho doanh nghiệp

Chỉ phí đơn vị của các đơn vị phân loại hàng tốn kho SKUs (unit cost of the stock- keeping units — SKUs): Chi phi don vi cia cac don vi phan loai hang ton kho (SKUs) thường được xác định bằng cách tính toán tổng chỉ phí sản xuất hoặc mua hàng, chia cho

sô lượng sản phẩm trong mỗi đơn vị Điều này giúp xác định giá thành trung bình cho mỗi sản phâm trong kho

2.3 Đặt mã hàng tồn kho:

Đặt mã hàng tồn kho là gán một mã số hoặc mã vạch duy nhất, được gọi là đơn vị quản lý hàng tồn kho SKU (Stock Keeping Unit) cho mỗi loại hoặc mỗi đơn vị của hàng tồn kho trong hệ thông quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp Mã hàng tồn kho thường được thiết kế đề phản ánh các thông tin quan trọng như loại sản phâm, nhà cung cấp, đặc điểm

kỹ thuật, và các thông tin khác liên quan

SKU là viết tat cua "Stock Keeping Unit" trong tiéng Anh, co nghia la "don vi quan ly hang tồn kho" SKU là một mã số hoặc mã vạch duy nhất được gán cho mỗi loại hoặc mỗi đơn vị của hàng tồn kho trong hệ thống quán lý hàng tồn kho của một doanh nghiệp Mỗi SKU thường tương ứng với một loại sản phâm cụ thể hoặc một biến thê của sản phẩm đó SKU giúp xác định và phân biệt các sản phâm trong kho một cách dễ dàng và chính xác Mỗi SKU thường chứa các thông tin cần thiết như mô tả sản phâm, nhà sản xuất, kích thước, màu sắc, giá cả, thông tin về nhà cung cấp, và các đặc điểm khác của sản phâm Việc sử dụng SKU giúp quản lý và theo dõi hàng tồn kho một cách hiệu quả, đồng thời giúp tăng cường tính chính xác và hiệu suất trong việc quản lý hàng tồn kho, đặc biệt là khi kết hợp với các công nghệ như máy quét mã vạch Một số thông tin nên

đưa vào trong mã SKU bao gồm: Thương hiệu, Chi nhánh, Danh mục sản phẩm, Loại sản phẩm, Phiên bản sản pham, Size số, Màu sắc

Mail SKU Example

oT —— oor

Perr: LLL he NG TT

Type Shank Ty 1 e+mpEytEa Prolite: Sie

aco oe ESEkirrE Sài

S kr mam ru ‘sed Tớ: serres

Khi một sản phâm hoặc một đặc điểm hàng hóa có nhu cầu độc lập, có nghĩa là sản phẩm

đó có thê tồn tại và được bán độc lập với các sản pham khác Điều này có thể đạt được thông qua việc duy trì một lượng tồn kho đủ lớn và đủ đa dạng đề đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không cần phải phụ thuộc vào sự có mặt của các sản phâm khác

Ví dụ, trong một cửa hàng bán lẻ, một sản phẩm có nhu cầu độc lập có thê là một mặt hàng phố biến và được yêu cầu thường xuyên bởi khách hàng, và có sẵn trong kho đủ lớn

đề đáp ứng nhu cầu ngay lập tức mà không cần phải chờ đợi việc nhập hàng từ nhà cung cấp hoặc từ các mặt hàng khác

10

Dự báo nhu câu độc lập là một phần quan trọng của quản lý hàng tồn kho, tuy nhiên, việc

có can dự báo phụ thuộc vào nhiêu yêu tô, bao gôm:

Tính ôn định của nhu cầu: Nếu nhu cầu cho sản phẩm độc lập là ôn định và dễ dự đoán, việc dự báo có thê không cần thiết Tuy nhiên, nếu nhu cầu biến đối mạnh hoặc không ôn

định, việc dự báo có thê trở nên quan trọng để đảm bảo rằng có đủ hàng tồn kho đề đáp ứng nhu câu

Thời gian cung ứng: Nếu thời gian cung ứng từ nhà cung cấp cho sản phẩm độc lập là ngắn và đáng tin cậy, việc dự báo có thê không cần thiết vì hàng tồn kho có thê được nhập hàng khi cần thiết Tuy nhiên, nếu thời gian cung ứng kéo dài hoặc không đáng tin cậy, việc dự báo có thê giúp đảm bảo rằng có đủ hàng tồn kho sẵn có dé đáp ứng nhu cầu trong thời gian chờ đợi

Mục đích sử dụng hàng tồn kho: Nếu hàng tồn kho được sử dụng để đáp ứng nhu cầu ngay lập tức và không có yêu cầu lưu trữ lâu dài, việc dự báo có thể không cần thiết Tuy nhiên, nếu hàng tồn kho được sử dụng để đảm bảo sẵn có đủ lượng sản phẩm trong thời gian dài hoặc trong trường hợp không chắc chắn về nhu cầu tương lai, việc dự báo có thê quan trọng để đảm bảo răng có đủ hàng tồn kho sẵn có

b) Nhu cầu phụ thuộc:

Nhu cầu phụ thuộc là loại nhu cầu trong đó một sản phâm hoặc dịch vụ có mối quan hệ chặt chẽ với các sản phâm hoặc dịch vụ khác Trong ngữ cảnh của quản lý hàng tồn kho, nhu cầu phụ thuộc thường đề cập đến việc một sản phâm chỉ có nhu cầu khi có sự kết hợp hoặc sự hiện diện của sản pham hoặc dịch vụ khác, nhu cầu liên quan trực tiếp đến nhu cầu của các mã hàng khác và có thể tính toán mà không cần phải dự báo

Ví dụ, trong một hệ thông ban lẻ, việc bán một sản phâm như bộ áo sơ mi và quan tay có thê phụ thuộc vào việc bán các sản phâm khác như cà vạt hoặc giày da Khách hàng có thê chỉ muôn mua bộ áo sơ mĩ và quân tây nêu họ cũng có thê mua được các sản phâm phụ trợ khác

11

2.4.2 Thiếu hụt hàng tồn kho (Stockouts):

- 9fockowis là tình trạng khi không còn hàng tổn kho sẵn có để đáp ứng nhu cầu của

khách hàng hoặc quy trình sản xuất Điều này có thể xảy ra khi hàng tồn kho đã được bán hết hoặc không đủ hàng đề đáp ứng nhu cầu hiện tại hiện tượng này có thê gây ra những hậu quả tiêu cực như mất mát doanh thu, mất khách hàng do không đáp ứng được nhu cầu của họ, hoặc gián đoạn trong quy trình sản xuất dẫn đến sự trì hoãn và chỉ phí tăng cao Đôi với các doanh nghiệp bán lẻ, stockout cũng có thê gây tôn thất về uy tín và mất

đi lòng tin của khách hàng Do đó, việc quán lý hàng tồn kho một cách hiệu quả là rất quan trọng đề tránh stockout Điều này có thê bao gồm việc dự báo nhu cầu chính xác, duy trì một mức tồn kho an toàn, quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả và áp dụng các chiến lược quản lý hàng tồn kho phủ hợp

- Backorder: Trong quản lý hàng tồn kho để chỉ một đơn đặt hàng đã được chấp nhận nhưng không thể được giao ngay do thiếu hụt hàng tổn kho Thay vì giao hàng ngay lập tức, hàng hóa được đặt trên danh sách backorder và sẽ được giao khi hàng tồn kho được tái cung cấp hoặc sản xuất thêm Backorder thường xảy ra khi doanh nghiệp không duy trì một mức tồn kho đủ lớn hoặc không dự báo nhu cầu chính xác Điều này có thê gây ra những rủi ro như mất mát doanh thu, mắt khách hàng, hoặc ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp Tuy nhiên, backorder cũng có thể được sử dụng như một chiến lược quản

lý hàng tồn kho, đặc biệt trong những trường hợp sản phẩm có tính chất độc đáo hoặc sản xuất hàng loạt Trong trường hợp này, backorder có thể giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho thấp và giảm rủi ro tồn kho không cần thiết

- Lost sale thuật ngữ được sử dụng để chỉ việc mất mát doanh số hoặc doanh thu do

không thê đáp ứng được nhu cầu của khách hàng Điều này xảy ra khi một khách hàng

muốn mua một sản phâm nhưng không thê mua được do sản phẩm đó không có sẵn trong kho hoặc không thẻ cung cấp đủ hàng trong thời gian mong muốn Lost sale có thê gây ra những hậu quả tiêu cực đối với doanh nghiệp, bao gồm mắt mát doanh số, mắt mát khách hàng va mat di tiém năng lợi nhuận Ngoài ra, nó cũng có thê ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp và tạo ra cơ hội cho đối thủ cạnh tranh Để giảm thiểu lost sale, các doanh

12

nghiệp cần phải quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả, dự báo nhu cầu chính xác, duy trì một mức tồn kho an toàn, và cải thiện quy trình chuỗi cung ứng Điều này giúp đảm bảo rằng sản phẩm luôn có sẵn khi khách hàng cần và giữ cho doanh nghiệp có thể cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường

13

2.5 Phân tích tồn kho ABC:

Đây là một phương pháp quant lí hàng tồn kho dựa trên việc phân loại các mặt hàng theo mức độ quan trọng và ảnh hưởng đến doanh nghiệp Phương pháp này thường được áp dụng đề tập trung tài nguyên và quán lý một cách hiệu quả dựa trên sự ưu tiên

ABC analysis model

Hình 2 Mẫu phân tích ABC

Cụ thê, phương pháp ABC sẽ phân loại các mặt hàng trong kho thành ba nhóm chính: Nhóm A: Các mặt hàng quan trọng nhất, thường chiếm một phần lớn trong giá trị tông của hàng tồn kho, chiếm 70-80%, nhưng chỉ chiếm một phần nhỏ trong số lượng các mặt hàng, khoáng 15% Các mặt hàng này cần được quản lý một cách cân thận để đảm bảo sẵn có và đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách hiệu quả

Nhóm B: Các mặt hàng có mức độ quan trọng trung bình, với giá trị tống của hàng tổn kho ở mức trung bình, chiếm 15-25% và chiếm một phần nhỏ 30% trong số lượng các mặt hàng Quản lý hàng tồn kho trong nhóm này thường cần được theo dõi một cách thường xuyên và lĩnh hoạt

Nhóm C: Các mặt hàng có mức độ quan trọng thấp nhất, 5-10% với giá trị tổng của hàng tồn kho thấp nhưng chiếm một phân lớn trong số lượng các mặt hàng, khoảng 55% Quản

lý hàng tồn kho trong nhóm này thường tập trung vào việc giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa quy trình

14

Bang cach phân loại hàng tổn kho

Chu kỳ kiêm kê hàng tồn kho là khoảng thời gian mà doanh nghiệp thực hiện việc kiếm

tra và xác nhận số lượng hàng tồn kho hiện có trong hệ thống của mình so với số lượng thực tế trong kho Việc thực hiện chu kỳ kiểm kê hàng tồn kho là một phan quan trong của quản lý hàng tồn kho dé dam bảo sự chính xác và minh bạch trong việc ghi nhận hàng tồn kho

Thời gian giữa các chu kỳ kiểm kê hàng tồn kho có thê thay đổi tùy thuộc vào các yếu tô như quy mô của doanh nghiệp, loại hàng hóa, yêu cầu pháp lý, và chiến lược quản lý hàng tồn kho cụ thể Tuy nhiên, một số doanh nghiệp thường áp dụng các chu kỳ kiêm kê hàng tồn kho hàng tháng, hàng quý, hoặc hàng năm

Chu kỳ hàng tháng: Thường được thực hiện để kiểm tra và cập nhật hàng tồn kho thường xuyên, đảm bảo rằng số liệu hàng tồn kho được cập nhật và chính xác trong thời gian ngăn

Chu kỳ hàng quý: Thường được thực hiện đề kiểm tra và cập nhật hàng tồn kho định kỳ

sau mỗi quý, giúp đánh giá hiệu suất quản lý hàng tồn kho trong thời gian dài hơn

15

100%

Chu kỳ hàng năm: Thường được thực hiện để kiểm tra và cập nhật hàng tồn kho một cách toàn diện và chỉ tiết, cũng như đánh giá tổng quan về hiệu suất quản lý hàng tồn kho trong suốt mot nam

Quyết định về chu kỳ kiêm kê hàng tồn kho nên dựa trên nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, bao gồm mức độ quan trọng của hàng tồn kho, nguồn lực có sẵn, và các yếu tô pháp lý hoặc chứng nhận

2.6.2 Công tác kiểm kê:

Công tác kiểm kê hàng tồn kho là quy trình cụ thể mà doanh nghiệp thực hiện đề kiểm tra

và xác nhận số lượng hàng tồn kho hiện có trong kho so với số liệu ghi chép trong hệ

thống quản lý hàng tồn kho Theo VTISOLUTIONS, qui trình kiểm kê hàng tồn kho gồm

các bước cơ bản sau:

Bước 1: Dựa theo phần mềm quản lý và những báo cáo về tình trạng tồn kho đề tiễn hành

xây dựng bảng thông kê hàng tồn kho đầy đủ, chỉ tiết theo thứ tự phù hợp

Bước 2: Kiểm kê tại kho và ghi chú vào bảng thông tin về số lượng Quá trình kiểm kho

nên thực hiện hai người cùng kiểm hàng song song, ghi số liệu độc lập tại hai biên bản để

đối chiếu sau khi hoàn thành

Bước 3: Hoàn thành kiểm kê và so sánh kết quả hai biên bản kiêm kê Trong trường hợp

có chênh lệch, người phụ trách kiêm kê cần đếm lại để có kết quả chính xác nhất

Bước 4: Chốt sô lượng hàng hoá tồn kho thực tế và đối chiếu số lượng tương ứng trên

báo cáo Nếu chênh lệch, thủ kho và kế toán cần có giải trình chỉ tiết

Bước 5: Sau khi giải trình, kế toán điều chỉnh lại sự chênh lệch theo số liệu thực tế Bước 6: Hoàn tất biên bản kiêm kê hàng hoá và yêu cầu bên liên quan ký xác nhận

Bước 7: Quy trình kiêm kê hàng tồn kho đã hoàn thành nhưng nếu trường hợp có sai sót, những người quán lý cần tìm hiểu nguyên nhân để có biện pháp xử lý kịp thời cho lần kiêm tra sau

1ó