Đề tài: Tìm hiểu quy trình đăng ký tham gia BHXH ban đầu của Người lao động
Thành viên nhóm:
1 Trần Thảo Vi - 11216234 2 Đoàn Đỗ Minh Ngọc - 11214294 3 Đỗ Thị Hồng Quyên - 11215043 4 Bùi Nhật Hà Anh - 11211976 5 Lê Thị Mai Trang - 1121774 6 Nguyễn Ngọc Linh Xuân - 11216349
Lớp: Quản lý BHXH 1 (02)
Hà Nội - 2023
Trang 2MỤC LỤC:
LỜI MỞ ĐẦU: 3
I Giới thiệu Sổ Bảo hiểm xã hội 4
II Thủ tục đăng ký Bảo hiểm xã hội lần đầu cho người lao động 5
1 BHXH bắt buộc 5
1.1 NLĐ trong nước 5
1.2 Người lao động làm việc ở nước ngoài 11
2 BHXH tự nguyện 14
III Quy trình đăng ký tham gia Bảo hiểm xã hội lần đầu cho người lao động 16
1 Quy trình đăng ký tham gia trực tiếp 16
2 Quy trình tham gia BHXH tự nguyện ban đầu qua Cổng Dịch vụ Công Quốc gia cho người lao động 19
3 Quy trình đăng ký BHXH lần đầu cho Người lao động qua phần mềm điện tử 21
IV Tỷ lệ người lao động tham gia BHXH lần đầu qua các giai đoạn 22
V Cơ sở pháp lý 27
NGUỒN THAM KHẢO 28
LỜI KẾT 29
Trang 3I Giới thiệu Sổ Bảo hiểm xã hội
Khái niệm: Sổ bảo hiểm xã hội là loại sổ dùng để ghi chép quá trình đóng,hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội (BHXH) cũng như làm cơ sở để giải quyết cácchế độ này Sổ bảo hiểm xã hội do cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp và quản lý Baogồm hai bộ phận chính là Bìa sổ bảo hiểm và tờ rời ghi nhận quá trình đóng bảo
hiểm xã hội Tờ rời BHXH gồm tờ rời hàng năm và tờ rời chốt sổ Trong đó:
(1) Tờ rời hàng năm: được cấp sau mỗi năm người lao động đóng BHXH; bảohiểm thất nghiệp (BHTN) Tờ rời hàng năm là cơ sở để xác nhận quá trìnhtham gia BHXH; BHTN đã được đơn vị người lao động nộp đủ tiền tính đến31/12 của năm tài chính
(2) Tờ rời chốt sổ: được cấp khi người tham gia ngừng đóng để bảo lưu thờigian đóng BHXH; BHTN di chuyển ngoài địa bàn Tỉnh và để giải quyết cácchế độ BHXH; BHTN
Như vậy, có thể thấy tờ rời bảo hiểm xã hội là giấy tờ quan trọng trong việcxác định đầy đủ quá trình tham gia đóng BHXH của người lao động Do đó, nếuthiếu tờ rời này người lao động sẽ không đủ điều kiện cần thiết để hưởng một sốchế độ như BHXH 1 lần hoặc trợ cấp thất nghiệp theo quy định
Căn cứ Điều 96 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định về sổ bảo hiểm xã hộinhư sau: Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việcđóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểmxã hội theo quy định Luật Bảo hiểm xã hội 2014
Hiện nay, pháp luật quy định sổ BHXH bao gồm cả bìa sổ và tờ rời BHXH;hai loại giấy tờ này bắt buộc phải có trong hồ sơ đề nghị hưởng BHXH một lần vànhiều hồ sơ hưởng chế độ BHXH khác hay khi chốt sổ BHXH Trường hợp mất tờrời BHXH người lao động phải làm thủ tục xin cấp lại tờ rời BHXH .
3
Trang 4II Thủ tục đăng ký BHXH lần đầu cho người lao động
1 BHXH bắt buộc 1.1 NLĐ trong nước
1.1.1.Đối với doanh nghiệp đóng BHXH lần đầu cần chuẩn bị những hồ sơ sau: a) Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS)
Trang 5Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo Mẫu
TK3 TS ban hành kèm theo Quyết định số 772/QĐ-BHXH. Doanh nghiệp thựchiện kê khai thông tin chi tiết: tên đơn vị; mã số đơn vị; mã số thuế; địa chỉ đăngký kinh doanh, địa chỉ giao dịch hoặc liên hệ
b) Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN (MẫuD02 TS )
5
Trang 6Doanh nghiệp thực hiện lập danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT,BHTN, BHTNLĐ-BNN theo mẫu D02-TS ban hành kèm theo Quyết định số772/QĐ-BHXH
c) Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS)
Doanh nghiệp lập bảng kê thông tin theo Mẫu D01 - TS , kê các thông tin của
người lao động đóng
Trang 7*Thủ tục đăng ký tham gia BHXH lần đầu cho doanh nghiệp Bước1 Lập hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu Doanh nghiệp thực hiện lần lượt:
• Ghi mã số BHXH vào các mẫu biểu tương ứng đối với người lao động đãđược cấp mã số BHXH;
• Hướng dẫn người lao động lập Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tinBHXH, BHYT (Mẫu TK1 - TS ) đối với người lao động chưa được cấp đượcmã số BHXH (kể cả người lao động không nhớ mã số BHXH)
• Lập 01 bộ hồ sơ “Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT,BHTN, BHTNLĐ- BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT” theo quy định đã nêutại Mục 1
Bước 2: Nộp hồ sơ đã lập
7
Trang 8Doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động đóng trực tiếp cho cơ quan BHXHlựa chọn nộp hồ sơ theo một trong 3 hình thức sau:
1 Qua giao dịch BHXH điện tử; 2 Qua dịch vụ bưu chính công ích; 3 Trực tiếp tại cơ quan BHXH
Trường hợp doanh nghiệp, đơn vị thực hiện nộp hồ sơ qua giao dịch điện tửthì thực hiện lập hồ sơ bằng phần mềm kê khai của BHXH Việt Nam hoặc của Tổchức I-VAN; Ký điện tử trên hồ sơ và gửi đến Cổng thông tin điện tử BHXH ViệtNam hoặc qua Tổ chức I-VAN
Bước 3: Nhận kết quả do cơ quan BHXH đã giải quyết
Sau khi nộp hồ sơ theo quy định cho cơ quan BHXH doanh nghiệp chờ nhậnkết quả giải quyết Thời gian nhận kết quả không quá 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồsơ theo quy định
Doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động nhận Sổ BHXH, thẻ BHYT do cơquan BHXH đã giải quyết theo các hình thức đăng ký nhận qua hòm thư điện tử,nhận trực tiếp tại bộ phận trả hồ sơ từ cơ quan BHXH hoặc nhận qua hình thức gửibưu điện
Lưu ý doanh nghiệp, đơn vị sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từngày giao kết hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc hoặc ngày có hiệu lựccủa quyết định tuyển dụng người sử dụng lao động phải nộp toàn bộ hồ sơ theo quyđịnh
1.1.2 Đối với doanh nghiệp đã tham gia BHXH
Hồ sơ đăng ký đóng BHXH lần đầu đối với người lao động đang làm việc tạiđơn vị doanh nghiệp đã tham gia BHXH được quy định như sau:
Trang 9(1) Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT
Mục đích, thời gian, trách nhiệm lập tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT *
Mục đích:
- Kê khai đầy đủ thông tin của người tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (gọi tắt là người tham gia) khi tra cứu không thấy mã sốBHXH
- Kê khai thông tin của người tham gia đề nghị điều chỉnh thông tin cá nhân,chức danh công việc, phương thức đóng BHXH tự nguyện, nơi đăng kýkhám, chữa bệnh ban đầu,
9
Trang 10* Trách nhiệm lập: Người tham gia hoặc Cha/mẹ/người giám hộ (đốivới trẻ em dưới 6 tuổi)
* Thời gian lập: Khi người tham gia đăng ký tham gia không tìm thấymã số BHXH hoặc có đề nghị điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT Sau khi hoàn tất việc kê khai: Người tham gia ghi nội dung tự nguyện kêkhai, cung cấp giấy tờ liên quan để đảm bảo chính xác thông tin và chịutrách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã kê khai; ký và ghi rõ họ tên Lưu ý: Trường hợp sáp nhập, chia tách địa giới hành chính thì ghi theo tênđịa danh tại thời điểm kê khai
(2) Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: Bổ sungGiấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03
1.2 Người lao động làm việc ở nước ngoài
Theo khoản 1.7 Điều 4 Quy trình thu bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảohiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp; cấp sổ bảo hiểm xãhội, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 cóquy định:
Đối tượng tham gia theo quy định tại Điều 2 Luật BHXH và các văn bản hướng dẫn thi hành, cụ thể như sau:
1 Người lao động là công dân Việt Nam thuộc đối tượng tham gia BHXH bắtbuộc, bao gồm:
1.7 Người đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng quy định tại Luật Người laođộng Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng tham gia bảo hiểm xã hộibắt buộc theo quy định tại Nghị định số 115/2015/NĐ-CP ngày 11/11/2015 của
Trang 11Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật BHXH về BHXH bắt buộc đượcáp dụng đối với các hợp đồng sau:
a) Hợp đồng đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài với doanh nghiệp hoạtđộng dịch vụ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài, tổ chức sự nghiệpđược phép đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài;
b) Hợp đồng đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài với doanh nghiệp trúngthầu, nhận thầu hoặc tổ chức, cá nhân đầu tư ra nước ngoài có đưa người laođộng đi làm việc ở nước ngoài;
c) Hợp đồng đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hình thức thực tậpnâng cao tay nghề với doanh nghiệp đưa người lao động đi làm việc theo hìnhthức thực tập nâng cao tay nghề;
d) Hợp đồng cá nhân
=> Như vậy, ta có thể phân loại chung thành có hai trường hợp người lao động làmviệc ở nước ngoài: NLĐ làm việc ở nước ngoài theo diện nội bộ và NLĐ làm việcở nước ngoài theo hợp đồng cá nhân
- Đối với lao động làm việc ở nước ngoài theo diện nội bộ chưa từng tham gia BHXH
Người sử dụng lao động tiến hành đăng ký BHXH cho người lao động theoquy trình như đăng ký BHXH lần đầu Tiếp theo, NSDLĐ phải chuẩn bị các hồ sơsau:
(1) Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT
(2) Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc hợp đồng lao động được giahạn kèm theo văn bản gia hạn hợp đồng lao động hoặc hợp đồng lao động đượcký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng
11
Trang 12Sau đó, người sử dụng lao động nộp hồ sơ của nlđ cho cơ quan BHXH và đăngký phương thức đóng cho cơ quan BHXH
- Đối với lao động làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng cá nhân Người lao động tự chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ đăng ký tham gia BHXH gồm: (1) Tờ khai tham gia BHXH (Mẫu TK1-TS)
(2) Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn kèmtheo văn bản gia hạn HDLD hoặc HDLD được ký mới tại nước tiếp nhận laođộng theo hợp đồng
Người lao động gửi hồ sơ cho cơ quan BHXH và đăng ký phương thức đóngBHXH
Cách 1: Ủy quyền người nhà đóng BHXH trong nước
Cách 2: Đóng toàn bộ số tiền bảo hiểm cho cơ quan BHXH sau khi hết hợp đồnglao động ở nước ngoài khi về nước
Theo khoản 2 Điều 85 Luật BHXH 2014 hay theo Điều 5 và Điều 7 theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017:
Mức đóng hằng tháng vào BHXH đời với người lao động chưa tham giabảo hiểm xã hội bắt buộc hoặc đã tham gia BHXH bắt buộc nhưng đã hưởngBHXH một lần bằng 22% của 02 lần mức lương cơ sở vào quỹ hưu trí và tử tuất Người lao động làm việc nước ngoài thuộc diện BHXH bắt buộc nhưngđóng và hưởng giống BHXH tự nguyện
Phương thức đóng được thực hiện 3 tháng, 06 tháng, 12 tháng một lần hoặcđóng trước một lần theo thời hạn ghi trong hợp đồng đưa người lao động đi làmviệc ở nước ngoài Người lao động đóng trực tiếp cho cơ quan bảo hiểm xã hội nơi
Trang 13cư trú của người lao động trước khi đi làm việc ở nước ngoài hoặc đóng qua doanhnghiệp, tổ chức sự nghiệp đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài
Trường hợp đóng qua doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp đưa người lao độngđi làm việc ở nước ngoài thì doanh nghiệp, tổ chức sự nghiệp thu, nộp bảo hiểm xãhội cho người lao động và đăng ký phương thức đóng cho cơ quan bảo hiểm xãhội
Trường hợp người lao động được gia hạn hợp đồng hoặc ký hợp đồng laođộng mới ngay tại nước tiếp nhận lao động thì thực hiện đóng bảo hiểm xã hội theophương thức quy định tại Điều này hoặc truy nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội saukhi về nước
2 BHXH tự nguyện
Trong trường hợp người lao động muốn tham gia BHXH tự nguyện (đăng kýlần đầu, đăng ký lại hoặc điều chỉnh đóng BHXH tự nguyện) sẽ phải nộp 01 bộ hồsơ theo quy định đến đại lý thu hoặc cơ quan BHXH nơi cư trú
Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH tự nguyện được quy định như sau:
1 Người lao động chuẩn bị Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYTdo cơ quan BHXH hoặc các đại lý thu cung cấp
13
Trang 142 Danh sách người tham gia BHXH tự nguyện, do Đại lý lập danh sách:
Lưu ý: Người tham gia cần xuất trình thêm thẻ căn cước công dân/ chứngminh thư để đối chiếu thông tin
Trang 15III Quy trình đăng ký tham gia Bảo hiểm xã hội lần đầu cho người lao động
1 Quy trình đăng ký tham gia trực tiếp
Căn cứ Điều 99 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 quy định về việc giải quyếtđăng ký tham gia bảo hiểm xã hội lần đầu như sau:
Bước 1: Lập, nộp hồ sơ
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồnglàm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động nộp hồ sơ quy định tại khoản 1Điều 97 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 cho cơ quan bảo hiểm xã hội
Người lao động tham gia bảo hiểm xã hội tự nguyện nộp hồ sơ quy định tạiMục 2.1 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 cho cơ quan bảo hiểm xã hội
Cụ thể như sau:
Nộp hồ sơ: Đơn vị SDLĐ, NLĐ làm việc ở nước ngoài đóng trực tiếp cho cơquan BHXH và NLĐ có từ 2 sổ BHXH đóng trùng BHXH, BHTN nộp hồ sơ bằngmột trong các hình thức sau:
a) Qua dịch vụ bưu chính công ích; Bước 1: Ghi rõ các thông tin lên ngoài bì thư
Trước khi nộp hồ sơ BHXH qua bưu điện, đơn vị cần ghi rõ các thông tin cầnthiết bên ngoài bì thư:
• Ghi chi tiết địa chỉ, tên đơn vị, mã đơn vị lên bao bì thư và địa chỉ cơ quanBHXH nhận hồ sơ để nhân viên Bưu điện chuyển về đúng địa chỉ (Cơ quanBHXH sẽ lấy địa chỉ này để chuyển kết quả hồ sơ về cho đơn vị)
• Loại hồ sơ: Ghi theo mã số Phiếu giao nhận hồ sơ
15
Trang 16• Ghi rõ tên phòng, cơ quan BHXH (nếu đơn vị đang tham gia tại BHXHTP.HCM) hoặc tên bộ phận của BHXH quận, huyện (nếu đơn vị đang thamgia tại BHXH quận, huyện)
Bước 2:
Cách gửi nộp hồ sơ BHXH qua đường bưu điện tại đơn vị: Đơn vị truy cập vào đường link: http://hosobhxh.hcmpost.vn/• Nhập mã đơn vị do BHXH cấp và bấm kiểm tra thông tin
Sau khi bấm vào kiểm tra thông tin sẽ xuất hiện giao diện mới Ở đó sẽ có 2tùy chọn để Bưu điện đến nhận hồ sơ của các bạn:
• Nếu cùng địa chỉ đơn vị (Địa chỉ đã khai báo với cơ quan BHXH): Chỉ cầnnhập thông tin của người liên hệ là hoàn tất
• Nếu khác địa chỉ đơn vị: Nhập chi tiết địa chỉ hồ sơ và thông tin người liênhệ
Sau khi hoàn tất bạn thực hiện gửi hồ sơ cho nhân viên bưu điện Thời giannhận kết quả đã được định sẵn trên các Phiếu giao nhận của từng loại hồ sơ vàcộng thêm 3 ngày qua bưu điện (tính cả 2 lượt gửi và nhận)
Để kiểm tra hồ sơ đã đến cơ quan BHXH hay chưa, sau 2 ngày kể từ ngày gửi,người gửi truy cập vào website của Bưu điện để tra cứu tại địa chỉ:
www.vnpost.vn Thực hiện nhập mã bưu gửi (số hiệu ID) và ô định vị bưu gửi,
chọn dịch vụ Bưu kiện – Parcel bấm nút Track
Sau khi hoàn tất toàn bộ thông tin của mã bì thư sẽ hiện ra người tra cứu sẽtra cứu được các thông tin như: Thời gian và Bưu cục đã nhận bì thư của đơn vị;Thời gian bì thư đã tới Bộ phận một cửa của cơ quan BHXH
Trang 17b) Trực tiếp tại Bộ phận Một cửa của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tạiTrung tâm Phục vụ HCC các cấp
c) Qua giao dịch điện tử đối với đơn vị SDLĐ: lập hồ sơ điện tử, ký số và gửi lênCổng Thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua tổ chức I-VAN
Nhận kết quả giải quyết: theo hình thức đã đăng ký
Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ và giải quyết theo quy định.
Cơ quan bảo hiểm xã hội có trách nhiệm cấp sổ bảo hiểm xã hội trong thời hạn sauđây:
- 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với người tham giaBHXH bắt buộc lần đầu;
- 07 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với người tham giaBHXH tự nguyện lần đầu;
- 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp điềuchỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động thì cơ quan bảo hiểmxã hội phải cấp lại sổ bảo hiểm xã hội
Trường hợp không giải quyết thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do
Bước 3: Nhận kết quả bao gồm: Sổ BHXH, thẻ BHYT,
17