L Ờ I M Ở ĐẦ U
Ngân hàng ra đời được thừa nhận là một trong những phát minh kỳ diệu nhất của lịch sử thế giới và nó không ngừng đổi mới hoàn thiện để phù hợp với tình hình kinh tế xã hội từng thời kỳ Đặc biệt trong nền kinh tế hiện nay Ngân hàng là một bộ phạn không thể thiếu được và nó luôn giữ vị trí quan trọng trong nền kinh tế quốc dân với hoạt động chủ yếu là tiền tệ, tín dụng và thanh toán trong đó thanh toán giữ vai trò đặc biệt quan trọng
Thanh toán không dùng tiền mặt xuất hiện từ lâu trong lịch sửloài người, tuy nhiên nó chỉ được phát triển và hoàn thiện trong nền kinh tế thị trường Ngày nay, thanh toán không dùng tiền mặt được áp dụng rộng khắp trong lĩnh vực tài chính đối nội, đối ngoại, nó chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chu chuyển tiền tệ và được coi là cách thức thanh toán hiệu quả nhất Sự tồn tại và phát triển của hệ thống vày tạo điều kiện cho các doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước, tổ chức xã hội và các cá nhân mở tài khoản tiền giửi và thanh toán hàng dịch vụ thông qua việc trích chuyển tài khoản trong hệ thống tín dụng
Thanh toán không tiền mặt được khuyến khích và đưa vào như một phương thức thanh toán chính yếu trong xã hội đem lại nhiều lợi ích để thúc đẩy nền kinh tế phát triển bền vững Nó tạo sự minh bạch trong các khoản chi tiêu và giao dịch của Chính phủ, các đơn vị kinh doanh và cá nhân, giúp dòng chảy tiền tệ được lưu thông rõ ràng và trơn tru hơn Việc đẩy mạnh thanh toán không dùng tiền mặt cũng góp phần đáng kể vào các hoạt động phòng chống rửa tiền và tài trợ khủng bố
Trước hết, sự vận động của tiền tệ dưới hình thức thanh toán không dùng tiền mặt đáp ứng tốt hơn nhu cầu chuyển hóa giá trị của hàng hóa và dịch vụ so với dưới hình thức thanh toán bằng tiền mặt Thanh toán không dùng tiền mặt có tác động tích cực đến kinh tế tài chính quốc gia Thanh toán không dùng tiền mặt là một hình thức vận động tiền tệ tiết kiệm và hiệu quả Hơn thế nữa, nó còn giúp tăng cường sự kiểm tra lẫn nhau giữa các cá nhân, các tổ chức kinh tế Một trong những phương cách để thẩm định uy tín của một cá nhân, một tổ chức kinh tế làm ăn trên thị trường là việc xem xét tình hình thực hiện việc thanh toán của họ với các đối tác
Thanh toán không dùng tiền mặt giúp cho ngân hàng giảm bớt nguy cơ mất khả năng thanh toán, tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn cho nền kinh tế Thanh toán không dùng tiền mặt an toàn, thuận lợi, nhanh chóng và chính xác Nâng cao sức cạnh tranh cho ngân hàng qua việc nâng cao chất lượng dịch vụ thanh toán cho ngân hàng Tạo điều kiện cho Ngân hàng Trung ương tính toán và kiểm soát lượng tiền cung ứng cần thiết cho nền kinh tế, cung cấp nguồn vốn cho vay ngắn hạn.
N Ộ I DUNG
Các h ệ th ố ng thanh toán qua ngân hàng
Trong cùng một ngân hàng
- Cùng chi nhánh ngân hàng
- Khác chi nhánh ngân hàng (Thanh toán liên hàng)
Các ngân hàng khác nhau
- Song biên: Giữa 2 ngân hàng
- Đa biên: Qua ngân hàng trung tâm (Ngân hàng nhà nước) (Thanh toán liên ngân hàng)
+ Thanh toán qua Tài khoản Tiền gửi tại Ngân hàng nhà nước
- Hai ngân hàng cùng hệ thống: cùng tên
- Hai ngân hàng khác hệ thống: khác tên
+ Thanh toán bù trừ: khác tên, cùng địa bàn
+ Thanh toán qua ngân hàng nhà nước: khác tên, khác địa bàn
L ệ nh chuy ể n N ợ
2.QUYẾT ĐỊNH, THÔNG TƯ MÀ NGÂN HÀNG ÁP DỤNG CHO THANH TOÁN
QUA NGÂN HÀNG: Để hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng hoàn thiện hơn Chính Phủ và
Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam không ngừng nghiên cứu và đưa ra các văn bản có tính pháp lý, tạo hành lang pháp lý cho hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt nói chung và các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt phát huy tác dụng Hệ thống các văn bản pháp quy đó bao gồm:
➢ Luật Ngân hàng Nhà Nước và luật các tổ chức tín dụng ban hành năm 1997, trong đó có đề cập đến vấn đề thanh toán qua ngân hàng
➢ Quyết định 371/QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà Nước ban hành ngày 19/10/1999 về quy chế phát hành và thanh toán thẻ ngân hàng
➢ Nghị định 64/2001/NĐ-CP của Chính Phủ ban hành ngày 20/09/2001 về hoạt động thanh toán qua tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán
Ghi nợ TK Tiền gửi
Người phát lệnh tại NH
Người phát lệnh (NH phát lệnh là NH lập Lệnh chuyển có)
Ghi Có TK Tiền gửi
Người nhận lệnh tại NH nhận lệnh (NH nhận lệnh là NH nhận Lệnh chuyển
NH phát lệnh phải trả cho NH nhận lệnh.
NH nhận lệnh phải thu của NH phát lệnh
Cùng hệ thống NH (TK
Bù trừ giữa các NH khác hệ thống (TK 5012)
TK Tiền gửi tại Ngân hàng nhà nước (TK
Ghi nợ TK Tiền gửi
Người nhận lệnh tại NH nhận lệnh (Nh nhận Lệnh chuyển Nợ)
Ghi Có TK Tiền gửi
Người phát lệnh tại NH
Người phát lệnh (NH nhận Lệnh chuyển Nợ)
NH nhận lệnh phải trả cho NH phát lệnh
NH phát lệnh phải thu của NH nhận lệnh
Cùng hệ thống NH (TK
Bù trừ giữa các NH khác hệ thống (TK 5012)
TK Tiền gửi tại Ngân hàng nhà nước (TK 1113)
Theo Quyết định 226/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành ngày 26/03/2002, quy chế hoạt động thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán được ban hành Quy chế này quy định các nguyên tắc cơ bản, điều kiện, thủ tục đăng ký, nghĩa vụ và trách nhiệm của các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán trong hoạt động thanh toán.
1.Quy chế này áp dụng cho các đối tượng hoạt động thanh toán sau: a) Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, bao gồm:
- Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (dưới đây gọi tắt là Ngân hàng Nhà nước);
- Các Ngân hàng thành lập và hoạt động theo Luật các tổ chức tín dụng, bao gồm: Ngân hàng thương mại, Ngân hàng phát triển, Ngân hàng đầu tư, Ngân hàng chính sách, Ngân hàng hợp tác và các loại hình Ngân hàng khác; b) Người sử dụng dịch vụ thanh toán là các tổ chức, cá nhân
2 Quy chế này áp dụng cho các hoạt động thanh toán trong nước và quốc tế qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thực hiện trên lãnh thổ Việt Nam, bao gồm: a) Mở tài khoản thanh toán; b) Thực hiện và sử dụng dịch vụ thanh toán; c) Tổ chức và tham gia các hệ thống thanh toán
3.Mọi hoạt động thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phải tuân thủ các quy định của Quy chế này và các văn bản quy định cụ thể khác của Ngân hàng Nhà nước có liên quan đến các hoạt động thanh toán
➢ Quyết định 235/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà Nước ban hành ngày 01/04/2002 về việc chấm dứt phát hành Ngân phiếu thanh toán
➢ Quyết định 1557/2001/QĐ-NHNN ban hành quy chế thanh toán bù trừđiện tử liên ngân hàng
- Tất cả các khoản chuyển tiền Nợ trong thanh toán bù trừ điện tử liên ngân hàng đều phải có uỷ quyền trước: Các Ngân hàng thành viên phải ký hợp đồng chuyển nợ với nhau và phải có thông báo bằng văn bản cho Ngân hàng chủ trì trước khi thực hiện
- Chuyển tiền điện tử; các khoản thanh toán giữa Việt Nam với nước ngoài và các hình thức thanh toán quốc tế khác không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế này
➢ Quyết định 1092/2002/QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng Nhà Nước ban hành ngày 08/10/2002 quy định thủ tục thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán
- Quy định thủ tục thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán này quy định về trình tự lập, kiểm soát, luân chuyển, xử lý chứng từ và hạch toán các giao dịch thanh toán trong nước qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán đang hoạt động kinh doanh tại Việt Nam
- Tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán (sau đây gọi là ngân hàng) phải kiểm soát các chứng từ thanh toán của khách hàng trước khi hạch toán và thanh toán, bảo đảm lập đúng thủ tục quy định, dấu (nếu có đăng ký mẫu) và chữ ký trên chứng từ thanh toán đúng với mẫu đã đăng ký tại ngân hàng (nếu là chữ ký tay) hoặc đúng với chữ ký điện tử do ngân hàng cấp (nếu là chữ ký điện tử); khả năng thanh toán của khách hàng còn đủ để chi trả số tiền trên chứng từ Đối với chứng từ thanh toán hợp lệ, được đảm bảo khả năng thanh toán Ngân hàng có trách nhiệm xử lý chính xác, an toàn, thuận tiện; sử dụng tài khoản kế toán để hạch toán các giao dịch thanh toán và giữ bí mật về số dư trên tài khoản tiền gửi của khách hàng theo đúng quy định của pháp luật Khi phát sinh giao dịch hạch toán trên tài khoản tiền gửi của khách hàng, ngân hàng phải gửi đầy đủ, kịp thời giấy báo Nợ hoặc giấy báo Có và cuối tháng gửi bản sao sổ tài khoản tiền gửi hay giấy báo số dư tài khoản tiền gửi cho chủ tài khoản biết
Ngân hàng có quyền từ chối thanh toán đối với chứng từ thanh toán không hợp lệ, không được đảm bảo khả năng thanh toán để tránh rủi ro tài chính Trong trường hợp này, ngân hàng không chịu trách nhiệm về bất kỳ vấn đề liên quan nào phát sinh giữa các khách hàng giao dịch.
➢ Nghịđịnh 159/NĐ-CP ban hành ngày 10/12/2003 về cung ứng và sử dụng séc
Nghị định này quy định về việc cung ứng và sử dụng séc, bao gồm : cung ứng, ký phát, chuyển nhượng, bảo lãnh, thanh toán, truy đòi, khởi kiện và các vấn đề phát sinh khác có liên quan đến séc do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam cung ứng
➢ Thông tư 23/2014/TT-NHNN hướng dẫn việc mở và sử dụng tài khoản thanh toán tại tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán
➢ Thông tư 46/2014/TT-NHNN ban hành hướng dẫn về dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt
1 Thông tư này hướng dẫn dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt (sau đây gọi là dịch vụ thanh toán) qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, bao gồm các dịch vụ: thanh toán từng lần qua tài khoản thanh toán mở tại Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (sau đây gọi là Ngân hàng Nhà nước); thanh toán lệnh chi, ủy nhiệm chi; thanh toán nhờ thu, ủy nhiệm thu; chuyển tiền; thu hộ; chi hộ
2 Việc cung ứng các dịch vụ thanh toán sau được thực hiện theo các quy định riêng của Ngân hàng Nhà nước: a) Thanh toán liên ngân hàng qua các hệ thống thanh toán do Ngân hàng Nhà nước tổ chức, quản lý và vận hành; b) Thanh toán séc, thanh toán thẻ ngân hàng qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán
➢ Nghịđịnh 101/2012/NĐ-CP ban hành về việc thanh toán không dùng tiền mặt
Nghị định này quy định về hoạt động thanh toán không dùng tiền mặt, bao gồm: mở và sử dụng tài khoản thanh toán; dịch vụ thanh toán không dùng tiền mặt; dịch vụ trung gian thanh toán; tổ chức, quản lý và giám sát các hệ thống thanh toán
TK-Tiền gửi đảm bảo thanh toán -Số tiền đã sử dụng thanh toán cho người thụ hưởng
-Số tiền trả lại cho khách hàng
-Số tiền khách hàng gửi vào đểđảm bảo thanh toán
DC:Số tiền khách hàng đang gửi để đảm bảo thanh toán
-TK 4271,4281 “Tiền gửi đảm bảo thanh toán”
-TK 4272,4282 “Tiền gửi đảm bảo thanh toán thư tín dụng”
-TK 4273,4283 “Tiền gửi đảm bảo thanh toán thẻ”
TK-Thanh toán vốn giữa các ngân hàng -Số tiền chi hộ ngân hàng khác (Phải thu, thu được) -Số tiền thu hộ ngân hàng (Phải trả)
DN:Chênh lệch chi hộ lớn hơn thu hộ
(Phải thu>Phải trả) DC:Chênh lệch thu hộ lớn hơn chi hộ
(Phải trả>Phải thu) -TK 5012 “Thanh toán bù trừ”
-TK 519 “Thanh toán nội bộ (trong cùng hệ thống ngân hàng)”
Thanh toán b ằ ng Séc
Séc là một phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt do một ngườI ký phát hành để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụcho người thu hưởng thông qua Ngân hàng làm trung gian thanh toán
Hoặc séc là phương tiện thanh toán do người ký phát hành lập dưới hình thức chứng từ theo mẫu in sẵn, lệnh cho người thực hiện thanh toán trả không điều kiện một số tiền nhật định cho ngườI thụ hưởng (Trích Nghị định 159/ 2003 NĐ – CP ngày 10/12/2003)
4.1.2 M ộ t s ố quy đị nh v ề phát hành và s ử d ụ ng séc
- Thời gian xuất trình của một tờ séc theo quy định hiện hành (Nghị định 159/NĐ – CP ngày 10/12/2003 của chính phủ có giá trị hieụe lực từ 1/4/2004) là 30 ngày kể từ ngày phát hành cho đến ngày ngườI thụhưởng nộp séc vào ngân hàng kể cả ngày lễ và chủ nhật Nếu ngày hết hạn rơi vào ngày nghỉ thì thời hạn được lùi vào ngày làm việc tiếp theo ngày sau ngày nghỉ
- Người phát hành chỉ được ghi số tiền trên séc trong phạm vi số dư tài khoản tiền gửi của mình tại ngân hàng Nếu phát hành quá số dư người thụ hưởng có quyền yêu cầu ngân hàng thanh toán theo số tiền hiện có trên tài khoản của người phát hành
- Séc hiện hành về hình thức chỉ một loại , tuy nhiên về nộI dung thì có thể séc ký danh hoặc vô danh - Séc ký danh: Có ghi tên, địa chỉ ngườI thụ hưởng
- Séc vô danh: Không ghi tên, người nào cầm séc nộp vào ngân hàng, đó là người thụ hưởng
Theo tính chất thanh toán thì có:
+ Séc lĩnh tiền mặt: Trên séc không có ghi cụm từ “ trả vào tài khoản”
+ Séc chuyển khoản: Trên séc có ghi cụm từ “ trả vào tài khoản”
Để bảo chi séc, khách hàng đưa yêu cầu cho ngân hàng Ngân hàng sẽ ghi tên, đóng dấu, ghi ngày, tháng, năm vào khu vực bảo chi séc chỉ định trên mặt trước tờ séc.
- Người thụ hưởng nếu muốn chuyển séc thì ký hậu chuyển nhượng trừ trường hợp trên séc có ghi: ‘ không được chuyển nhượng” (do người phát hành ghi) Có thể chấm dứt chuyển nhượng khi ghi trước chữ ký “không tiếp tục chuyển nhượng”
- Người phát hành séc nếu thiếu khảnăng thanh toán ngoài việc chịu trách nhiệm trả số tiền truy đòi còn bị xử lý như sau:
+ Vi phạm lần 1 bị ngân hàng cảnh cáo
+ Vi phạm lần 2 bị ngân hàng tạm thời đình chỉ quyền phát hành séc trong 3 tháng, thu hồI séc trắng
+ Vi phạm lần 3 ngân hàng đình chỉ vĩnh viễn quyền phát hành séc và thông báo cho ngân hàng nhà nước
Chủ tài khoản có nhu cầu sử dụng séc thì đến Ngân hàng làm thủ tục mua séc Ngân hàng bán séc Ngân hàng bán tối đa mỗi lần cho cá nhân là 1 cuốn séc, cho pháp nhân là 3 cuốn séc (mỗi cuốn 10 tờ)
- Khi có nhu cầu thanh toán chủ tài khoản thanh toán ghi đầy đủ các yếu tố trên tờ séc theo đúng quy định sau:
+ Số tiền bằng số, bằng chữ
+ Chuyển nhường hay không chuyển nhượng
+ Đích danh hay vô danh
+ Ngày, tháng…, ký tên, đóng dấu (nếu có)
- Nếu người thụ hưởng có đề nghị bảo chi thì người phát hành phải làm thủ tục bảo chi tại Ngân hàng bằng cách lập 2 liên giấy yêu cầu bảo chi séc kèm theo tờ séc đã ghi đầy đủ các yếu tố Ngân hàng sau khi kiểm tra các chứng từ trên, kiểm tra số dư trên tài khoản người phát hành, nếu đủ điều kiện sẽ ghi ngày, tháng, ký tên đòng dấu vào nơi quy định
Nợ TK 4211-Đơn vị phát hành
Có TK 4271-Séc bảo chi
Giao tờ séc bảo chi cho khách hàng, xử lý chứng từ
+ Một liên giấy yêu cầu bảo chi séc dùng làm chứng từ ghi Nợ TK 4211, ghi có 4271 + Một liên còn lại làm giấy báo Nợ gửi lên trả tiền
4.1.4.Th ủ t ụ c thanh toán: a.Hạch toán cùng ngân hàng-Séc thường (không bảo chi):
SÉC THƯỜNG – CHUNG 1 NGÂN HÀNG
BẢNG KÊ NỘP NGƯỜI NỘP SÉC SÉC
GIẤY BÁO NỢ NGƯỜI CHI TRẢ
GIẤY BÁO CÓ GIẤY BÁO NỢ
3 LIÊN BẢNG KÊ NỘP SÉC
Sau khi nhận tờ séc và 3 liên bảng kê nộp séc từ khách hàng, bộ phận giao dịch kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ và khả năng thanh toán của phát hành séc
Sau đó lập thêm 2 liên giấy báo có và 2 liên giấy báo nợ
1 liên giấy báo có cùng với bảng kê nộp séc làm chứng từ báo có cho người nộp séc
1 liên giấy báo nợ và bảng kê nộp séc dùng làm chứng từ báo nợ cho người phát hành séc
Tờ séc chuyển qua cho bộ phận kế toán dùng làm chứng từ hạch toán TK 4211
Còn lại 1 liên giấy báo có, giấy báo nợ, bảng kê nộp séc lưu trữ tại bộ phận
Ngân hàng kiểm tra số dư tài khoản người phát hành, nếu đủ số dư thì hạch toán:
Nợ TK 4211/4221-Người chi trả
Có TK 4211/4221-Người thụhưởng b.Hạch toán cùng Ngân hàng-Séc bảo chi:
SÉC BẢO CHI – CHUNG 1 NGÂN HÀNG
BỘ PHẬN GIAO DỊCH BỘ PHẬN KẾ TOÁN
GIẤY BÁO NỢ KHÁCH HÀNG
GIẤY CHỨNG NHẬN TIỀN KÍ QUỸ KHÁCH HÀNG
GIẤY CHỨNG NHẬN TIỀN KÍ QUỸ
GIẤY CHỨNG NHẬN TIỀN KÍ QUỸ
NGƯỜI NỘP SÉC BẢO CHI
BẢNG KÊ NỘP SÉC GIẤY BÁO CÓ NGƯỜI NỘP SÉC
BẢNG KÊ NỘP SÉC THÔNG BÁO TẤT TOÁN KÍ QUỸ
BẢNG KÊ NỘP SÉC KHÁCH HÀNG
BẢNG KÊ NỘP SÉC GIẤY BÁO CÓ
THÔNG BÁO TẤT TOÁN KÍ QUỸ
BẢNG KÊ NỘP SÉC SÉC BẢO CHI
HẠCH TOÁN PHẦN MỀN KẾ
BẢNG KÊ NỘP SÉC SÉC BẢO CHI
4 LIÊN BẢNG KÊ NỘP SÉC GIẤY CHỨNG NHẬN TIỀN KÍ QUỸ
Ban đầu, khách hàng đến làm thủ tục ký quỹ
Sau khi thủ tục ký quỹ hoàn tất, bộ phận giao dịch phát séc bảo chi cho khách hàng cùng với 1 liên giấy báo nợ làm chứng từ ghi nợ cho khách hàng
Lập thêm 2 liên giấy chứng nhận tiền ký quỹ, 1 liên chuyển cho kế toán hạch toán TK 4271 Còn lại 1 liên giấy chứng nhận tiền ký quỹ cùng với 1 liên giấy báo nợ lưu trữ tại bộ phận
Sau 1 thời gian, khách hàng khác đến nộp séc bảo chi cùng với 4 liên bảng kê nộp séc Bộ phận giao dịch kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, lập thêm 2 liên giấy báo có, 2 liên thông báo tất toán kí quỹ
1 liên bảng kê nộp séc cùng với giấy báo có làm chứng từbáo có cho người nộp séc
1 liên bảng kê nộp séc cùng với thông báo tất toán ký quỹ gửi cho người phát hành séc
Phiếu séc bảo chi cùng với bảng kê nộp séc chuyển cho bộ phận kế toán Phiếu séc đóng vai trò là chứng từ ghi nợ tài khoản 4271, trong khi bảng kê nộp séc đóng vai trò là chứng từ ghi có tài khoản 4211.
Người phát hành ký quỹ đảm bảo thanh toán:
Nợ TK 4211/4221-Người chi trả
Có TK 4271-Ký quỹ người chi trả
Nợ TK 4271-Ký quỹ người chi trả
Có TK 4211/4221-Người thụ hưởng c.Hạch toán khác Ngân hàng-Séc thường (không bảo chi):
SÉC THƯỜNG - NGÂN HÀNG NGƯỜI CHI TRẢ
BỘ PHẬN GIAO DỊCH BỘ PHẬN KẾ TOÁN
NGÂN HÀNG NGƯỜI THỤ HƯỞNG
5 LIÊN BẢNG KÊ NỘP SÉC
BẢNG KÊ NỘP NGƯỜI PHÁT SÉC
2 LIÊN BẢNG KÊ NỘP SÉC
LỆNH CHUYỂN CÓ NGÂN HÀNG
BẢNG KÊ NỘP SÉC SÉC
BẢNG KÊ NỘP SÉC SÉC
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ GIẤY BÁO NỢ
Khi nhận được tờ séc cùng với 5 liên bảng kê nộp séc từ ngân hàng người thụ hưởng, bộ phận giao dịch kiểm tra tính hợp lý của chứng từ và khả năng thanh toán của người phát hành séc, lập thêm các liên giấy báo nợ, lệnh chuyển có và bảng kê chứng từ
1 liên bảng kê nộp séc cùng với giấy báo nợ làm chứng từ báo nợ cho người phát hành séc
2 liên bảng kê nộp séc, lệnh chuyển nợ cùng với bảng kê chứng từ chuyển cho ngân hàng người thụ hưởng
Tờ séc cùng với 1 liên bảng kê nộp séc gửi cho bộ phận kế toán hạch toán
Còn lại 1 liên bảng kê nộp séc, giấy báo nợ, lệnh chuyển có, bảng kê chứng từlưu trữ tại bộ phận
SÉC THƯỜNG - NGÂN HÀNG NGƯỜI THỤ HƯỞNG
BỘ PHẬN GIAO DỊCH BỘ PHẬN KẾ TOÁN
6 LIÊN BẢNG KÊ NỘP SÉC
5 LIÊN BẢNG KÊ NỘP SÉC NGÂN HÀNG
NGÂN HÀNG NGƯỜI PHÁT HÀNH SÉC
2 LIÊN BẢNG KÊ NỘP SÉC
BẢNG KÊ NỘP SÉC GIẤY BÁO CÓ KHÁCH HÀNG
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ BẢNG KÊ NỘP SÉC
1 LIÊN BẢNG KÊ NỘP SÉC
BẢNG KÊ NỘP SÉC BẢNG KÊ CHỨNG TỪ
BẢNG KÊ NỘP SÉC BẢNG KÊ CHỨNG TỪ
LỆNH CHUYỂN CÓ GIẤY BÁO CÓ
Thanh toán b ằ ng Ủ y nhiêm chi
UNC là chứng từ do chủ TK lập để ủy nhiệm cho NH trích tài khoản của mình chi trả cho ngườI thụhưởng
4.2.2 M ộ t s ố quy đị nh khi s ử d ụ ng Ủ y nhi ệ m chi
- Khi có nhu cầu chi trả, bên trả tiền lập 3 hoặc 4 liên Ủy nhiệm chi ghi đầy đủ các yếu tố, chủ tài khoản ký tên, đóng dấu và nộp vào ngân hàng (số liên Ủy nhiệm chi có thể thay đổI theo yêu cầu từng ngân hàng)
- Ngân hàng tiếp nhận và kiểm tra tất cả các yếu tố trên Ủy nhiệm chi, số dư tài khoản của người trả tiền, nếu tài khoản không đủ số dư thì trả lại Ủy nhiệm chi cho khách hàng Nếu nếu đủ điều kiện thì tiếp nhận và xử lý theo từng trường hợp
- Ủy nhiệm chi dùng để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trong mọi trường hợp khách hàng mở tài khoản cùng ngân hàng hay khác ngân hàng
- Ngân hàng tiếp nhận Ủy nhiệm chi và có trách nhiệm thực hiện ngay trong ngày làm việc nếu Ủy nhiệm chi hợp lệ
4.2.3 Phương pháp hạ ch toán: a.Hạch toán cùng Ngân hàng: ỦY NHIỆM CHI- CHUNG 1 NGÂN HÀNG
BỘ PHẬN GIAO DỊCH BỘ PHẬN KẾ TOÁN
4 LIÊN ỦY NHIỆM CHI ỦY NHIỆM CHI
GIẤY BÁO CÓ NGƯỜI CHI TRẢ ỦY NHIỆM CHI
GIẤY BÁO NỢ NGƯỜI THỤ
HƯỞNG ỦY NHIỆM CHI ỦY NHIỆM CHI
KẾ TOÁN ỦY NHIỆM CHI
Khi nhận được 4 liên ủy nhiệm chi từ khách hàng, bộ phận giao dịch kiểm tra và xử lý chứng từ
1 liên ủy nhiệm chi cùng với giấy báo có làm chứng từ báo có cho người thụ hưởng
1 liên ủy nhiệm chi cùng với giấy báo nợ làm chứng từ báo nợ cho người nộp ủy nhiệm chi
1 liên ủy nhiệm chi gửi cho kế toán hạch toán tài khoản 4211
Còn lại 1 liên ủy nhiệm chi cùng với giấy báo có và giấy báo nợ lưu trữ tại bộ phận
Nợ TK 4211/4221- Người chi trả
Có TK 4211/4221-Người thụ hưởng b.Hạch toán tại Ngân hàng người chi trả- Ngân hàng khởi tạo: ỦY NHIỆM CHI - NGÂN HÀNG NGƯỜI CHI TRẢ
BỘ PHẬN GIAO DỊCH BỘ PHẬN KẾ TOÁN
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ NGÂN HÀNG
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ ỦY NHIỆM CHI
GIẤY BÁO NỢ KHÁCH HÀNG ỦY NHIỆM CHI
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ ỦY NHIỆM CHI
Khi nhận được 5 liên ủy nhiệm chi từ khách hàng, bộ phận giao dịch kiểm tra, lập thêm và xử lý chứng từ
Gửi cho ngân hàng của người thụ hưởng 2 liên ủy nhiệm chi, lệnh chuyển có và bảng kê chứng từ
1 liên ủy nhiệm chi và giấy báo nợ làm chứng từ báo nợ cho khách hàng
1 liên ủy nhiệm chi cùng với bảng kê chứng từ gửi cho kế toán xử lý
Còn lại 1 liên ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, lệnh chuyển có, bảng kê chứng từ lưu tại bộ phận
Nợ TK 4211/4221-Người chi trả
Thu phí dịch vụ thanh toán:
Nợ TK 4211-Người chi trả, TK 1011
Có TK 711- Thu nhập dịch vụ thanh toán
Có TK 4531- Thuế GTGT phải nộp c.Hạch toán tại Ngân hàng người thụhưởng-Ngân hàng nhận lệnh: ỦY NHIỆM CHI- NGÂN HÀNG NGƯỜI THỤ HƯỞNG
BỘ PHẬN GIAO DỊCH BỘ PHẬN KẾ TOÁN
NGÂN HÀNG NGƯỜI CHI TRẢ
LÝ CHỨNG TỪ ỦY NHIỆM CHI
GIẤY BÁO CÓ KHÁCH HÀNG ỦY NHIỆM CHI
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ ỦY NHIỆM CHI
KẾ TOÁN ỦY NHIỆM CHI
Sau khi tiếp nhận 02 liên lệnh ủy nhiệm chi, bảng kê chứng từ kèm lệnh chuyển tiền từ ngân hàng người chi trả, bộ phận giao dịch sẽ kiểm tra và xử lý các chứng từ này theo quy định.
1 liên ủy nhiệm chi và giấy báo có làm chứng từbáo có cho người thụhưởng
1 liên ủy nhiệm chi cùng với bảng kê chứng từ gửi cho kế toán
1 lệnh chuyển có với giấy báo có lưu trữ tại bộ phận
Có TK 4211/4221-Tiền gửi người thụhưởng
4.2.4 Nguyên t ắ c k ế toán trong thanh toán b ằ ng Ủ y nhi ệ m chi:
Dựa vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên, thanh toán ủy nhiệm chi sẽ đáp ứng được các nguyên tắc kế toán sau:
Theo nguyên tắc cơ sở dồn tích trong kế toán, mọi giao dịch tài chính phát sinh đều được ghi chép kịp thời ngay tại thời điểm giao dịch xảy ra Các chứng từ và sổ sách kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép này, đảm bảo thông tin tài chính được phản ánh chính xác và đầy đủ.
- Nguyên tắc hoạt động liên tục: khác với séc, người thụ hưởng phải nộp sẽ vào Ngân hàng cùng 3 liên của Bảng kê nộp séc (BKNS) trong thời hạn hiệu lực, Việc thanh toán bằng Ủy nhiệm chi, người thanh toán chi trả chỉ cần ghi đầy đủ các yếu tố, thông tin có trên Ủy nhiệm chi, ký tên và đóng dấu và nộp tại ngân hàng Giao dịch sẽ được thực hiện ngay trogn ngày làm việc nếu Ủy nhiệm chi hợp lệ
- Nguyên tắc giá gốc: Ủy nhiệm chi dùng để thanh toán tiền hàng hóa, dịch vụ trong mọi trường hợp mở tài khoản ngân hàng cùng ngân hàng hay khác ngân hàng Việc lập ủy nhiệm chi theo nguyên tắc giá gốc sẽ tránh được tình trạng ghi sổ kế toán không đúng với nghiệp vụphát sinh, tránh được gian lận kinh tế
- Nguyên tắc phù hợp: Việc thanh toán bằng Ủy nhiệm chi phải phù hợp với nhau, được thể hiện giữa việc ghi chép kế toán, chênh lệch số dư và nghiệp vụ kinh tế phát sinh của doanh nghiệp Nên cần kiểm tra thường xuyên để đảm bảo sự phù hợp trong phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến thanh toán bằng Ủy nhiệm chi
- Nguyên tắc trọng yếu: Định kỳ, chủ tài khỏan và người thụ hưởng cần chủ động kiểm tra số dư chênh lệch và đối chiếu với các chứng từ thanh toán kèm theo để không bỏ sót thông tin gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Thanh toán b ằ ng Ủ y nhi ệ m thu
UNC là giấy tờ do người bán hoặc người cung cấp dịch vụ lập, yêu cầu ngân hàng thu tiền từ người mua hoặc người nhận dịch vụ Giấy tờ này được sử dụng dựa trên cơ sở người bán hoặc người cung cấp dịch vụ đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho người mua hoặc người nhận dịch vụ.
4.3.2 M ộ t s ố quy đị nh khi áp d ụ ng hình th ứ c thanh toán Ủ y nhi ệ m thu
- Đối với đơn vị mua khi ký hợp đồng với bên bán có thỏa thuận hình thức thanh toán tiền bằng Ủy nhiệm thu thì phải thông báo cho ngân hàng nơi đơn vị mở tài khoản tiền gửi biết bằng văn bản Đây là cơ sở quan trọng để ngân hàng căn cứ trích tiền từ tài khoản tiền gửi của bên mua trả cho bên bán
- Đơn vị bán có nhiệm vụ cung ứng hàng hóa dịch vụ theo đúng hợp đồng Nếu hai bên có tranh chấp về chất lượng hàng hóa, số lượng … hai bên mua bán tự giải quyết
- Người mua có nhiệm vụ duy trì số dư trên tài khoản tiền gửi sau khi đã nhận hàng hóa để ngân hàng thanh toán cho đơn vị bán theo Ủy nhiệm thu gởi đến, nếu tài khoản không đủ số dư, ngân hàng lưu Ủy nhiệm thu và theo dõi cho đến khi đủ sẽ thanh toán cho đơn vị bán, hoặc trả lại cho đơn vị bán
- Người bán khi lập Ủy nhiệm thu phải lập 3 liên hoặc 4 liên kèm theo các hóa đơn chứng từ nhận giao hàng cho người mua gửi vào ngân hàng nơi họ mở tài khoản tiền gởi
4.3.3.Thanh toán Ủ y nhi ệ m Thu: a.Hạch toán cùng ngân hàng: ỦY NHIỆM THU - CHUNG NGÂN HÀNG
BỘ PHẬN GIAO DỊCH BỘ PHẬN KẾ TOÁN
LÝ CHỨNG TỪ ỦY NHIỆM THU
GIẤY BÁO CÓ NGƯỜI THỤ
GIẤY BÁO NỢ NGƯỜI CHI TRẢ ỦY NHIỆM THU ỦY NHIỆM THU
KẾ TOÁN ỦY NHIỆM THU
Nhận được 4 liên ủy nhiệm thu từ khách hàng, bộ phận giao dịch kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ và khả năng thanh toán của người chi trả, sau đó xử lý chứng từ
1 liên ủy nhiệm thu và giấy báo có làm chứng từ báo có cho người thụ hưởng-người nộp ủy nhiệm thu
1 liên ủy nhiệm thu với giấy báo nợ alfm chứng từ báo nợ cho người chi trả
1 liên ủy nhiệm thu gửi cho kế toán hạch toán TK 4211
Còn lại 1 liên với giấy báo có, giấy báo nợ lưu tại bộ phận
Nợ TK 4211/4221-Tiền gửi người chi trả
Có TK 4211/4221-Tiền gửi Người thụ hưởng b.Hạch toán khác Ngân hàng-Không có ủy quyền chuyển nợ: ỦY NHIỆM THU- KHÔNG CÓ ỦY QUYỀN CHUYỂN NỢ- TẠI NGÂN HÀNG NGƯỜI CHI TRẢ
BỘ PHẬN GIAO DỊCH BỘ PHẬN KẾ TOÁN
NGÂN HÀNG NGƯỜI THỤ HƯỞNG
KIỂM TRA XỬ LÝ CHỨNG TỪ ỦY NHIỆM THU GIẤY BÁO NỢ NGƯỜI CHI TRẢ
LỆNH CHUYỂN CÓ BẢNG KÊ CHỨNG NGÂN HÀNG TỪ
HƯỞNG ỦY NHIỆM THU ỦY NHIỆM THU
KẾ TOÁN ỦY NHIỆM THU
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ ỦY NHIỆM THU GIẤY BÁO NỢ
LỆNH CHUYỂN CÓ BẢNG KÊ CHỨNG TỪ
Khi nhận được 3 liên ủy nhiệm thu từ ngân hàng người thụ hưởng, bộ phận giao dịch kiểm tra, lập thêm và xử lý chứng từ
1 liên ủy nhiệm thu cùng với giấy báo nợ làm chứng từ báo nợ gửi cho người chi trả
1 liên bảng kê chứng từ và lệnh chuyển có gửi cho ngân hàng người thụ hưởng
1 liên ủy nhiệm thu và bảng kê chứng từ chuyển giao cho bộ phận kế toán
Còn lại 1 liên ủy nhiệm thu, giấy báo nợ, lệnh chuyển có cùng với bảng kê chứng từ lưu lại bộ phận ỦY NHIỆM THU-KHÔNG CÓ ỦY QUYỀN CHUYỂN NỢ- TẠI NGÂN HÀNG NGƯỜI
BỘ PHẬN GIAO DỊCH BỘ PHẬN KẾ TOÁN
3 LIÊN ỦY NHIỆM THU ỦY NHIỆM THU NGÂN HÀNG
NGÂN HÀNG NGƯỜI CHI TRẢ ỦY NHIỆM THU
LỆNH CHUYỂN CÓ BẢNG KÊ CHỨNG TỪ
GIẤY BÁO CÓ KHÁCH HÀNG
LỆNH CHUYỂN CÓ GIẤY BÁO CÓ
KẾ TOÁN ỦY NHIỆM THU
Nhận được 4 liên ủy nhiệm thu từ khách hàng, bộ phận giao dịch kiểm tra, sau đó gửi cho kế toán 1 liên, còn lại chuyển giao hết cho ngân hàng người chi trả Lúc này kế toán chưa hạch toán ngay
1 thời gian sau, ngân hàng người chi trả gửi qua lệnh chuyển có và bảng kê chứng từ, bộ phận giao dịch kiểm soát và xử lý chứng từ
Lập 2 liên giấy báo có, 1 liên làm chứng từ báo có cho khách hàng, 1 liên dùng để để lưu trữ
Bảng kê chứng từ gửi cho kế toán Lúc này kế toán dựa vào bảng kê mới gửi và ủy nhiệm chi nhận đc trước đó làm chứng từ hạch toán
Còn lại lệnh chuyển có và giấy báo có lưu trữ tại bộ phận
Ngân hàng người thụ hưởng Ngân hàng người chi trả Bước 1 -Nhận và kiểm soát Ủy nhiệm thu
Bước 2 -Chuyển Ủy nhiệm thu cho ngân hàng người chi trả -Nhận và kiểm tra Ủy nhiệm thu từ Ngân hàng người thụ hưởng Bước 3 -Chưa hạch toán đến khi nhận được
Lệnh chuyển Có của Ngân hàng người chi trả
-Nhận Lệnh chuyển Có đến
-Phát Lệnh chuyển Có đi
Có TK 1113/519/5012 c.Hạch toán khác Ngân hàng-Có ủy quyền chuyển nợ: ỦY NHIỆM THU - CÓ ỦY QUYỀN CHUYỂN NỢ - TẠI NGÂN HÀNG NGƯỜI CHI TRẢ
BỘ PHẬN GIAO DỊCH BỘ PHẬN KẾ TOÁN
NGÂN HÀNG NGƯỜI THỤ HƯỞNG
GIẤY BÁO NỢ ỦY NHIỆM THU KHÁCH HÀNG-
THÔNG BÁO CHẤP NHẬN LỆNH CHUYỂN NỢ NGÂN HÀNG
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ ỦY NHIỆM THU
KẾ TOÁN ỦY NHIỆM THU
D ỦY NHIỆM THU THÔNG BÁO CHẤP NHẬN LỆNH CHUYỂN NỢ GIẤY BÁO NỢ
Khi nhận được 3 liên ủy nhiệm thu, lệnh chuyển nợ và bảng kê chứng từ từ ngân hàng người thụ hưởng, bộ phận giao dịch kiểm tra và xử lý chứng từ
1 liên ủy nhiệm thu cùng với giấy báo nợ làm chứng từ báo nợ cho người chi trả
Lập thêm 2 liên thông báo chấp nhận lệnh chuyển nợ, 1 liên gửi lại cho ngân hàng người thụ hưởng, 1 liên lưu lại
1 liên ủy nhiệm thu và bảng kê chứng từ gửi cho bộ phận kế toán hạch toán
Chứng từ còn lại dùng để lưu trữ tại bộ phận ỦY NHIỆM THU- CÓ ỦY QUYỀN CHUYỂN NỢ- TẠI NGÂN HÀNG NGƯỜI THỤ HƯỞNG
BỘ PHẬN GIAO DỊCH BỘ PHẬN KẾ TOÁN
LỆNH CHUYỂN NỢ BẢNG KÊ CHỨNG TỪ NGÂN HÀNG
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ ỦY NHIỆM THU
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ ỦY NHIỆM THU
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ ỦY NHIỆM THU
NGÂN HÀNG NGƯỜI CHI TRẢ
THÔNG BÁO CHẤP NHẬN LỆNH CHUYỂN NỢ
GIẤY BÁO CÓ KHÁCH HÀNG
THÔNG BÁO CHẤP NHẬN LỆNH CHUYỂN NỢ
THÔNG BÁO CHẤP NHẬN LỆNH CHUYỂN NỢ
THÔNG BÁO CHẤP NHẬN LỆNH CHUYỂN NỢ
Nhận được 4 liên ủy nhiệm thu từ khách hàng, bộ phận giao dịch kiểm tra chứng từ, lập thêm chứng từ và xử lý chứng từ
Gửi cho ngân hàng người chi trả 3 liên ủy nhiệm thu, lệnh chuyển nợ và bảng kê chứng từ
1 liên ủy nhiệm thu và bảng kê chứng từ chuyển cho kế toán Kế toán hạch toán vao tài khoản trung gian (4599), lúc này chưa ghi có TK 4211
1 liên bảng kê chứng từ dùng để lưu trữ
Thơi gian sau, nhận được thông báo chấp nhận lệnh chuyển nợ, bộ phận giao dịch xử lý chứng từ lần nữa
Lập 2 liên giấy báo có, 1 liên làm chứng từ thông báo cho người thụ hưởng- người đã nộp ủy nhiệm thu, 1 liên lưu tại bộ phận thông báo chấp nhận lệnh chuyển nợ gửi cho kế toán, lúc này kế toán ghi có TK 4211 và tất toán TK trung gian 4599
Ngân hàng người thụ hưởng Ngân hàng người chi trả Bước 1 -Nhận và kiểm soát Ủy nhiệm thu
Bước 2: Sau khi nhận và kiểm tra Ủy nhiệm thu từ Ngân hàng người thụ hưởng, Ngân hàng người chi trả sẽ chuyển ủy nhiệm thu cho ngân hàng thực hiện.
Có TK 4599-Người thụ hưởng -Nhận Lệnh chuyển Có đến
Có TK 4211/422-Người thụ hưởng
-Chấp nhận Lệnh chuyển Nợ đi
Nợ TK 4211/4221-Người chi trả
4.3.4: Nguyên tắc kế toán trong thanh toán bằng Ủy nhiệm thu:
Nguyên tắc cơ sở dồn tích là ngân hàng xác nhận thông tin mua hàng, Ủy nhiệm thu hợp lệ, sau đó sẽ ghi nợ tài khoản đơn vị mua để thanh toán Quá trình thanh toán diễn ra nhanh chóng trừ khi có lỗi sai Sau khi thanh toán thành công, kế toán ghi nhận giao dịch khi tài khoản ngân hàng đã trừ tiền.
- Nguyên tắc phù hợp: Ủy nhiệm thu sẽ có 3 liên:
• 1 liên dùng đểlàm căn cứ cho chứng từ Nợ 4211 và ghi có 4211
• 2 liên còn lại được dùng để làm chứng từ báo Nợ và báo Có
Phân lo ạ i ch ứ ng t ừ k ế toán trong ngân hàng
– Hệ thống chứng từ kế toán trong ngân hàng bắt buộc: Là hệ thống chứng từ do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành Các đơn vị sử dụng không được thêm bớt bất kỳ yếu tố nào trên chứng từ
Ví dụ: Các chứng từ liên quan đến giao dịch thanh toán với khách hàng và giữa các ngân hàng như: Séc, UNT, UNC, …
– Hệ thống chứng từ hướng dẫn: Do các ngân hàng thiết lập theo một số đặc trưng riêng của ngân hàng đó và được Thống đốc Ngân hàng Nhà nước cho phép sử dụng.
Ví dụ: Giấy gửi tiền, giấy rút tiền, phiếu thu, phiếu chi, giấy nộp tiền… b Theo địa điểm thiết lập:
– Chứng từ nội bộ: Do chính Ngân hàng lập hoặc do khách hàng lập tại ngân hàng
– Chứng từ bên ngoài: Do các ngân hàng khác chuyển đến để thực hiện các nghiệp vụ phát sinh c Theo mức độ tổng hợp của chứng từ
– Chứng từ đơn nhất: Là chứng từ chỉ phản ánh một nghiệp vụ kinh tế tài chính
– Chứng từ tổng hợp: Là chứng từ phản ánh nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh d Theo mục đích sử dụng và nội dụng kinh tế
– Chứng từ tiền mặt: Là các chứng từ liên quan trực tiếp đến thu chi tiền mặt
– Chứng từ chuyển khoản: Là các chứng từ do khách hàng lập để yêu cầu chuyển tiền cho các ngân hàng khác e Căn cứvào trình độ chuyên môn kỹ thuật
– Chứng từ giấy: Là chứng từ do ngân hàng hoặc khách hàng lập trực tiếp trên giấy
– Chứng từ điện tử: Chủ yếu là các chứng từ dùng cho mục đích chuyển tiền hoặc thanh toán vốn giữa các ngân hàng f Theo công dụng và trình tự ghi sổ của chứng từ
– Chứng từ gốc: Là chứng từ ban đầu khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh
– Chứng từ ghi sổ: Là chứng từ do ngân hàng lập làm căn cứ đẻ ghi sổ kế toán
– Chứng từ liên hợp: Là chứng từ thể hiển cả hai chứng năng
Ki ể m soát ch ứ ng t ừ
Các chứng từ cần được kiểm soát chặt chẽ trước, trong và sau khi thực hiện các nghiệp vụ nhằm giảm thiếu tối đa sai sót có thể xảy ra
Quy trình kiểm soát như sau:
– Kiểm soát trước: Được thực hiện do giao dịch viên thực hiện khi tiếp nhận chứng từ của khách hàng
– Kiểm soát sau: Do kiểm soát viên kiểm soát khi nhận chứng từ bộ phận giao dịch viên, thủ quỹ chuyển đến trước khi ghi chép vào sổ sách kế toán
Kiểm soát viên là người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, có khả năng kiểm soát tương đương với kế toán trưởng.
Luân chuy ể n ch ứ ng t ừ
Luân chuyển chứng từ là trật tự tuần tự các giai đoạn mà chứng từ phải trải qua từ khi phát sinh, được lập thành chứng từ hợp lệ, được kiểm tra, phê duyệt, ghi sổ kế toán và được đưa đi bảo quản lưu trữ Trật tự luân chuyển chứng từ giúp đảm bảo tính chính xác, kịp thời và đầy đủ của thông tin kế toán, cũng như tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu và bảo quản chứng từ.
Bước 1: Thu nhận và lập chứng từ
Bước 2: Kiểm tra chứng từ
Bước 3: Thực hiện lệnh thu chi
Bước 4: Kiểm tra cuối ngày và tổng hợp chứng từ phát sinh
Bước 5: Sắp xếp xử lý, tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ.
B ả o qu ản, lưu trữ ch ứ ng t ừ
Chứng từ kế toán chỉ được để ở phòng kế toán trong vòng 1 năm, sau đó phải được bảo quản lưu trữ đúng nơi qui định
Khi giao toàn bộ hồ sơ cho thủ kho lưu trữ, bộ phận kế toán phải làm đầy đủ các thủ tục giao nhận
Việc lưu trữ phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
– Dễ tra cứu: Chứng từ phải được sắp xếp theo một trật tự nhất định theo nội dung kinh tế và trình tự thời gian
– Không được thất lạc: Chỉ được cơ quan có thẩm quyền nhà nước mới được tạm giữ, tịch thu, hoặc niêm phong chứng từ kế toán
– Thời gian bảo quản: Đúng chế độ qui định của nhà nước về thời gian lưu trữ đối với từng loại chứng từ kế toán.
VÍ D Ụ V Ề NGHI Ệ P V Ụ THANH TOÁN QUA NGÂN HÀNG
Tại ngân hàng Vietcombank Nha Trang ngày 14/10/2023 có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau:
1 Công ty trang trí nội thất Hòa Phương nộp ủy nhiệm chi số tiền 350.000.000 đồng thanh toán tiền hàng cho xưởng sản xuất có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng Techcombank Nha Trang, phí người chuyển chịu 0,5%
2 Nhận từ ngân hàng Vietcombank Phú Yên lệnh chuyển tiền nợ kèm ủy nhiệm thu số tiền 60.000.000 đòi tiền đại lý phân phối Ban Mai cho doanh nghiệp chế biến thủy hải sản Thanh Sương
2 Nhận séc bảo chi vào tài khoản của Công ty mía đường Khánh Hòa do ngân hàng Viecombank Nha Trang bảo chi số tiền 100.000.000 ngày 20/9/2023 cho đại lý Thanh Nga mua sản phẩm
Có 4271 (mía đường Khánh Hòa) 100.000.000
NH Ậ N XÉT
Ưu nhược điể m trong quy trình thanh toán b ằ ng séc
Ưu điểm: Một số khách hàng thích thanh toán bằng séc thay vì mang theo tiền mặt hoặc sử dụng thẻ tín dụng Độ tuổi của khách hàng cũng có thể là một yếu tố, những người trên
40 tuổi có xu hướng thoải mái với séc hơn so với thẻ tín dụng Séc cũng tốt hơn để gửi bằng thư cho các khoản thanh toán và hóa đơn
- Séc hiện có thể được xử lý điện tử tại điểm mua giống như thẻ tín dụng nhưng chi phí xử lý hầu như thấp hơn Nếu bạn hợp tác với một bộ xử lý chuyên nghiệp, họ có thể cung cấp xử lý séc theo điểm mua hàng (POP)
- Một tấm séc thường tốt hơn việc khách hàng không thanh toán hoặc từ bỏ giỏ hàng vì họ không có tiền mặt hoặc thẻ
- Séc có thể thay thế phương thức thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng chuyển khoản
Séc có thể bị trả lại hoặc làm mất, gây gián đoạn và bất tiện trong quá trình thanh toán Các ngân hàng có thể tính phí cho những séc bị trả lại Tài khoản séc cũng có thể bị đóng băng, trống rỗng hoặc không tồn tại Phương thức thanh toán bằng séc hiện chưa được ưa chuộng tại Việt Nam so với các hình thức khác.
- Quy trình phức tạp và đòi hỏi phải có nhiều giấy tờ kèm theo
- Khách hàng có thể dừng thanh toán trên séc, đóng tài khoản và thậm chí gửi séc trễ hạn nếu nhân viên thu ngân không chú ý Tất cả những khoản thanh toán sẽ chậm trễ theo
- Nếu ngân hàng của bạn không cung cấp tính năng chụp ảnh từ xa, bạn phải dành thời gian và tiền bạc để đến ngân hàng thường xuyên để có thể hoàn tất thủ tục
- Người thụ hưởng phải nộp séc vào ngân hàng đủ 3 liên:Bảng kê nộp séc (BKNS) Trường hợp không cung cấp đủ, ngân hàng sẽ từ chối thanh toán
- Tình trạng làm giả séc còn nhiều và chưa có hình thức ngăn chặn.
Ưu nhược điể m trong quy trình thanh toán b ằ ng ủ y nhi ệ m chi
Ưu điểm : Hình thức thanh toán bằng ủy nhiệm chi ra đời để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao của khách hàng, do đó sẽ có những thuận lợi, ưu và nhược điểm riêng So với các dịch vụ thông thường của ngân hàng, sử dụng hình thức ủy nhiệm chi sẽ mang lại một số điểm thuận lợi như sau:
- Ít sai sót : Hình thức này sẽ hạn chế sai sót vì quá trình thanh toán được ngân hàng kiểm soát chặt chẽ hơn thông thường
- Tiện lợi : Nhìn chung hình thức thanh toán này khá đơn giản và nhanh chóng, thủ tục chỉ cần có giấy ủy nhiệm chi / phiếu ủy nhiệm chi
- Dễ hàng kiểm tra : Qua việc lưu giữ các giấy tờ và thông tin liên quan, cả người gửi và người nhận đều có thể dễ dàng truy xuất thông tin về giao dịch và tính minh bạch của thanh toán đã được thực hiện
- Thanh toán gián tiếp : Khách hàng không cần liên hệ trực tiếp người thụ hưởng mà sẽ ủy quyền cho ngân hàng và thực hiện toàn bộ các lệnh thanh toán trực tiếp sau đó, từ đó tiết kiệm thời gian và có cơ sở để tra cứu sau này
- Tốn thêm phí : Khách hàng khi tiến hành ủy quyền thanh toán ủy nhiệm chi thì sẽ phải trả cho ngân hàng một khoản phí nhất định
- Trễ nhịp thời gian : Ngân hàng chắc chắn sẽ từ chối thực hiện giao dịch trong trường hợp tài khoản của khách hàng ủy quyền không có đủ tiền để chi trả theo nội dung yêu cầu trong giấy ủy nhiệm chi Chính vì lý do này nên quá trình thanh toán có thể bị chậm trễ so với tự thanh toán theo hình thức thông thường
Quá trình xác nhận và xử lý thanh toán ủy nhiệm chi là phức tạp và có thể mất nhiều thời gian, đặc biệt nếu có các yếu tố phức tạp liên quan như tài khoản của người trả tiền không có đủ số dư.
Ngoài những hạn chế nho nhỏ nêu trên thì nhìn chung, việc thanh toán thông qua ủy nhiệm chi vẫn khá tiện lợi Tùy theo mục đích, điều kiện và tình hình thực tế, hoàn toàn có thể cân nhắc sử dụng nhưng cần phải nghiên cứu tìm hiểu thật kỹ ủy nhiệm chi là gì trước khi quyết định.
Ưu nhược điể m trong quy trình thanh toán b ằ ng ủ y nhi ệ m thu
Thư tín dụng là phương thức thanh toán ủy nhiệm, do khách hàng lập để ủy quyền cho ngân hàng thu hộ một khoản tiền từ người mua tương ứng với giá trị hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp.
- Cơ sở để người bán hay người cung cấp dịch vụ lập ủy nhiệm cho ngân hàng đòi tiền người mua hay người nhận dịch vụ
- Thủ tục nhanh chóng, chính xác
- Giảm thiểu những rủi ro nếu chọn giao dịch tiền mặt
- Dễ dàng quản lý và sử dụng vốn hiệu quả
- Phương thức giao dịch cực kỳ tối ưu, dễ dàng với mức phí cạnh tranh
- An toàn và bảo mật thông tin
- Chỉ sử dụng với những giao dịch có giá trị lớn
- Thanh toán ở hai ngân hàng khác nhau thủ tục thanh toán phức tạp
- Phải thông báo trước cho ngân hàng của đơn vị mua
- Nếu tài khoản người mua không đủ số dư, sẽ bị theo dõi và xử phạt theo quy định.