HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC & QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN DỊCH VỤ L
CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ THỰC HIỆN TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN DỊCH VỤ LƯU TRỮ
Cơ sở lý luận
1.1.1 Khái niệm về lưu trữ Điều 3 mục 9 trong Luật Liên bang Nga số 125-fz (được sửa đổi ngày 25 tháng
12 năm 2023) về “Công tác lưu trữ ở Liên bang Nga”, ban hành ngày 22 tháng 12 năm
“Lưu trữ - một cơ quan hoặc đơn vị cơ cấu của một tổ chức thực hiện việc lưu trữ, thu thập, ghi chép và sử dụng tài liệu lưu trữ.”
Còn theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 năm 2011 do Quốc hội khóa XIII ban hành cụ thể tại Khoản 2, Điều 1 như sau:
“ Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.”
Theo Cuốn Từ điển Tiếng Việt của NXB Bách khoa Hà Nội, năm 2011 thì lưu trữ là “Chứa, giữ lại”
Theo cuốn dự thảo “Thuật ngữ văn thư, lưu trữ” của Cục văn thư Lưu trữ Việt Nam của Bộ Nội vụ ban hành vào năm 2017 cụ thể tại trang 16 từ số 148 có giải nghĩa như sau:
Danh từ “Lưu trữ” là để chỉ “Một cơ quan, tổ chức, bộ phận có chức năng thu thập, xác định giá trị, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.” Động từ “Lưu trữ” là “ Việc thu thập, xác định giá trị bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu.”
1.1.2.Khái niệm về tài liệu, tài liệu lưu trữ
Theo Luật Lưu trữ của Pháp năm 1979, định nghĩa Tài liệu lưu trữ “là tập hợp những tài liệu được sản sinh ra hay nhận được bởi một cá nhân hoặc một tổ chức trong quá trình hoạt động của mình, dù ngày tháng, hình thức và vật mang tin của chúng như thế nào.”
Theo Điều 3 mục 2 trong Luật Liên bang Nga số 125-fz (được sửa đổi ngày 25 tháng 12 năm 2023) về “Công tác lưu trữ ở Liên bang Nga”, ban hành ngày 22 tháng
12 năm 2004 định nghĩa như sau:
“Tài liệu lưu trữ - một phương tiện hữu hình có thông tin được ghi trên đó, có các chi tiết cho phép nhận dạng và được lưu trữ do tầm quan trọng của phương tiện và thông tin được chỉ định đối với công dân, xã hội và nhà nước.”
Theo từ điển online tiếng Anh về “Thuật ngữ lưu trữ quốc tế” (tên tiếng Anh là Dictionary of Archives Terminology) của Hiệp hội các nhà lưu trữ Mỹ định nghĩa về Tài liệu, Tài liệu lưu trữ như sau:
“ Tài liệu - là một bộ sưu tập vật lý hoặc kỹ thuật số các hồ sơ lịch sử;
- là toàn bộ hồ sơ của một tổ chức, gia đình hoặc cá nhân đã được tạo ra và tích lũy do kết quả của một quá trình hữu cơ phản ánh các chức năng của người tạo ra;
- là hồ sơ cá nhân có giá trị tiếp tục;
- là một bộ sưu tập thông tin và dữ liệu theo ngữ cảnh được tuyển chọn liên quan đến một chủ đề cụ thể;
- là một cấu trúc khái niệm về một kho kiến thức được ghi lại có ý nghĩa chính trị và xã hội to lớn, thường kiểm soát ý nghĩa và diễn ngôn và đóng vai trò như một mô phỏng của sự thật và thực tế
Tài liệu lưu trữ - là mọi hồ sơ có liên quan và phụ thuộc lẫn nhau của một tổ chức, cá nhân đều được lưu giữ; một bộ tài liệu;
- là tuyển chọn các hồ sơ kỹ thuật số hoặc các bản thay thế kỹ thuật số của hồ sơ được cung cấp dưới dạng bộ sưu tập trực tuyến được tuyển chọn.”
Theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 năm 2011 do Quốc hội khóa XIII ban hành cụ thể tại Khoản 2, Điều 2 như sau:
“Tài liệu là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân
Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.”
Khoản 3 Điều 2 - Luật Lưu trữ năm 2011, định nghĩa như sau:
“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữu bao gồm bản gốc,bản chính; trong trường hợp không có bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản bao
Theo Cuốn Từ điển Tiếng Việt của NXB Bách khoa Hà Nội, năm 2011 thì Tài liệu là “vật liệu dùng để viết và thường dùng trong nghĩa vật liệu,giấy tờ để chứng minh một việc gì đó”
Theo Từ điển “Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam” nhấn mạnh rằng: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong khối tài liệu của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và các nhân được bảo quản có cố định trong các lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử,… của xã hội.”
1.1.3 Khái niệm công tác lưu trữ
Theo cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” dùng cho sinh viên đại học lưu trữ do nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp (nay là nhà xuất bản Giáo dục Việt Nam) xuất bản 1990, Công tác lưu trữ được định nghĩa là “một ngành hoạt động của Nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.”
Cơ sở pháp lý…………………………………………………………… 1 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
1.2.1 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ a Các văn bản quy định về chỉnh lý tài liệu
Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011 do Quốc hội ban hành
Căn cứ vào Công văn số 283/VTLTNN – NVTW về hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ngày 19 tháng 05 năm 2004
Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN về quy trình chỉnh lý tài liệu của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ngày 01 tháng 6 năm 2009
Thông tư số 16/2023/TT-BNV về quy định định mức kinh tế- kỹ thuật chỉnh lý tài liệu trên nền giấy của Bộ Nội vụ ngày 15 tháng 11 năm 2023 b Nội dung các quy định về chỉnh lý tài liệu
- Nguyên tắc chỉnh lý tài liệu theo Điều 3, Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm
2011 do Quốc hội ban hành:
“1 Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam
2 Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật
3 Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê.”
- Yêu cầu chỉnh lý tài liệu Theo Điều 15, Luật lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011:
“1 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức việc chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý
2 Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây: a) Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; b) Được xác định thời hạn bảo quản; c) Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá; d) Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.”
- Quy trình chỉnh lý tài liệu theo Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quy trình chỉnh lý tài liệu gồm 23 bước
- Đơn giá chỉnh lý tài liệu theo Điều 4 , Thông tư số 16/2023/TT-BNV về quy định định mức kinh tế- kỹ thuật chỉnh lý tài liệu trên nền giấy của Bộ Nội vụ:
“1 Căn cứ xác định định mức kinh tế - kỹ thuật bao gồm: Quy trình chỉnh lý tài liệu; định mức lao động; định mức máy móc thiết bị; định mức công cụ dụng cụ; định mức vật tư, văn phòng phẩm; định mức tiêu hao năng lượng; hệ số phức tạp
2 Định mức kinh tế - kỹ thuật thực hiện quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (hệ số 01) áp dụng Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này
3 Định mức kinh tế - kỹ thuật thực hiện quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu (hệ số 01) áp dụng Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này
4 Hệ số phức tạp áp dụng Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này.”
1.2.2 Số hóa tài liệu lưu trữ a, Các văn bản quy đinh về số hóa tài liệu lưu trữ
Theo Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 về quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình giải quyết công việc của các cơ quan tổ chức của Bộ Nội vụ
Căn cứ vào Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 10 năm 2011 về quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 06 năm 2014 về quy định định mức kinh tế- kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của Bộ Nội vụ
12 b, Nội dung các quy định về số hóa tài liệu
- Nguyên tắc số hóa tài liệu Điều 7, Thông tư số 02/2019/TT-BNV, ban hành ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ:
“1 Bảo đảm cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, xác thực, bảo mật trên các phương tiện lưu trữ
2 Bảo đảm khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.”
- Yêu cầu số hóa tài liệu theo Điều 8, Thông tư số 02/2019/TT-BNV, ban hành ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ:
“1 Không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông
2 Không chuyển mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
3 Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập Việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn
4 Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu
5 Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi.”
- Quy trình số hóa tài liệu căn cứ vào Quyết định số 176/QĐ-VTLTNN về quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Quy trình số hóa gồm 12 bước
- Đơn giá số hóa tài liệu theo Điều 4, Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 06 năm 2014 của Bộ Nội vụ:
“1 Định mức lao động tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ (T sp ) bao gồm thời gian lao động hao phí để xử lý 01 trang tài liệu được tính bằng tổng của định mức lao động công nghệ (T cn ), định mức lao động phục vụ (T pv ) và định mức lao động quản lý (T ql ):
T sp = T cn + T pv + T ql a) Định mức lao động tạo lập CSDL tài liệu lưu trữ đối với tài liệu chưa biên mục phiếu tin và chưa số hóa quy định tại Phụ lục I đính kèm b) Định mức lao động đối với công việc biên mục phiếu tin tài liệu tiếng nước ngoài được tính tăng với hệ số 1,5 so với định mức lao động quy định tại Phụ lục I
13 c) Định mức lao động chuẩn hóa, chuyển đổi dữ liệu và số hóa tài liệu lưu trữ đối với tài liệu đã biên mục phiếu tin và chưa số hóa tài liệu quy định tại Phụ lục II đính kèm d) Định mức lao động đối với bước công việc số hóa tài liệu trong trường hợp tài liệu có tình trạng vật lý kém và khổ giấy của tài liệu khác khổ A4, được tính tăng với hệ số k so với định mức lao động quy định tại các Phụ lục I, II, cụ thể:
- Đối với tài liệu có tình trạng vật lý kém (nấm, mốc, ố vàng, chữ mờ, rách, thủng, dính bết): k 1 = 1,2;
- Đối với tài liệu có kích thước khác A4: k 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN DỊCH VỤ LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, của các doanh nghiệp thực hiện dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội
2.1.1 Chức năng và nhiệm vụ
Dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một dịch vụ chuyên nghiệp do các doanh nghiệp lưu trữ cung cấp nhằm giúp các tổ chức, doanh nghiệp sắp xếp, tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ một cách khoa học và hiệu quả Dưới đây là một số chức năng chính của dịch vụ này:
- Phân loại tài liệu: Các doanh nghiệp lưu trữ sẽ phân loại tài liệu theo các tiêu chí như: loại hình tài liệu, chủ đề, thời gian, v.v Việc phân loại giúp sắp xếp tài liệu một cách khoa học, dễ dàng tìm kiếm và truy cập khi cần thiết
- Lập hồ sơ: Sau khi phân loại, các doanh nghiệp lưu trữ sẽ lập hồ sơ cho từng loại tài liệu
Hồ sơ sẽ bao gồm các thông tin cần thiết như: tên tài liệu, thời gian, tóm tắt nội dung, v.v
- Sắp xếp tài liệu: Các doanh nghiệp lưu trữ sẽ sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo một trật tự nhất định Việc sắp xếp giúp quản lý tài liệu một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm
- Lập danh mục tài liệu: Các doanh nghiệp lưu trữ sẽ lập danh mục tài liệu để ghi chép thông tin về từng hồ sơ Danh mục tài liệu giúp tra cứu tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác
- Bảo quản tài liệu: Các tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ chuyên dụng Kho lưu trữ được thiết kế để đảm bảo an toàn cho tài liệu khỏi các tác nhân gây hại như: mối mọt, ẩm mốc, hỏa hoạn, v.v
- Số hóa tài liệu: Các doanh nghiệp lưu trữ có thể số hóa tài liệu để tạo bản sao điện tử
Bản sao điện tử giúp truy cập tài liệu dễ dàng hơn và bảo vệ tài liệu khỏi hư hỏng
- Cung cấp dịch vụ tra cứu tài liệu: Các doanh nghiệp lưu trữ cung cấp dịch vụ tra cứu tài liệu giúp khách hàng tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác
15 Chức năng của các doanh nghiệp lưu trữ làm về dịch vụ số hóa Dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ là một dịch vụ chuyên nghiệp do các doanh nghiệp lưu trữ cung cấp nhằm chuyển đổi tài liệu giấy sang dạng điện tử Dưới đây là một số chức năng chính của dịch vụ này:
- Quét tài liệu: Sử dụng máy quét chuyên dụng để quét tài liệu giấy sang dạng ảnh kỹ thuật số Chất lượng ảnh kỹ thuật số được đảm bảo để giữ nguyên nội dung và hình ảnh của tài liệu gốc
- Nhận dạng ký tự quang học (OCR): Sử dụng công nghệ OCR để chuyển đổi ảnh kỹ thuật số sang dạng văn bản có thể chỉnh sửa Công nghệ OCR giúp tìm kiếm và truy cập thông tin trong tài liệu dễ dàng hơn
- Lập chỉ mục tài liệu: Lập chỉ mục cho tài liệu điện tử để giúp khách hàng tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác Chỉ mục tài liệu bao gồm các thông tin như: tên tài liệu, ngày tháng, tóm tắt nội dung, v.v
- Lưu trữ tài liệu điện tử: Lưu trữ tài liệu điện tử trong kho lưu trữ dữ liệu chuyên dụng Kho lưu trữ dữ liệu được thiết kế để đảm bảo an toàn cho tài liệu khỏi các tác nhân gây hại như: virus, hacker, v.v
- Cung cấp dịch vụ tra cứu tài liệu: Các doanh nghiệp lưu trữ cung cấp dịch vụ tra cứu tài liệu giúp khách hàng tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác
- Cung cấp dịch vụ tiêu hủy tài liệu: Dịch vụ tiêu tài liệu giấy sau khi đã được số hóa theo yêu cầu của khách hàng Dịch vụ tiêu hủy tài liệu giúp bảo mật thông tin và tiết kiệm không gian lưu trữ
Ngoài những chức năng và nhiệm vụ đã kể trên của các doanh nghiệp chỉnh lý tài liệu lưu trữ và số hóa tài liệu mà nhóm tác giả đã khảo sát, các doanh nghiệp còn có thêm một số dịch vụ khác ngoài chỉnh lý và số hóa là dịch vụ sản xuất thử nghiệm và cung cấp phần mềm, trang thiết bị, vật tư phục vụ công tác lưu trữ, cho thuê kho và các trang thiết bị lưu trữ
Sau khi đi khảo sát thực tế tại bốn doanh nghiệp lưu trữ về dịch vụ chỉnh lý và dịch vụ số hóa tài liệu điện tử sau:
- Trung tâm phát triển công nghệ hành chính văn phòng trực thuộc Liên Hiệp hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam (tên viết tắt là CENDOAT), địa chỉ tại nhà Công vụ Bộ Tư lệnh Cảnh vệ - số 1B Bắc Sơn – P.Ngọc Hà – Q.Ba Đình – Hà Nội;
- Công ty TNHH giải pháp số hóa Minh Ngọc (tên tiếng anh là Minh Ngoc digitizing solution company limited), địa chỉ tại P.Phúc Diễn – Q.Bắc Từ Liêm – Hà Nội;
NHẬN XÉT, CÁC BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN DỊCH VỤ LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Nhận xét về tổ chức và hoạt động của các doanh nghiệp
3.1.1 Ưu điểm a Về cơ sở pháp lý
Từ việc nghiên cứu cơ sở pháp lý về dịch vụ chỉnh lý tài liệu và số hóa tài liệu lưu trữ đã được ban hành mang tính đồng bộ, hệ thống, chặt chẽ giúp cho các đơn vị thực hiện theo cơ sở phát lý đã góp phần giải quyết phần lớn tình trạng tài liệu tích đồng trong trong kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương b Về nhân sự
Nhân sự của các doanh nghiệp đều là cử nhân của ngành Lưu trữ học đến từ hai trường Học viện Hành chính Quốc gia (trường Đại học Nội vụ cũ) và trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội) Với nguồn nhân sự được đảm bảo về kiến thức nền đúng với ngành học góp phần đảm bảo và nâng cao chất lượng dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ, số hóa tài liệu lưu trữ c Về chính sách đãi ngộ
Tiền lương, tiền thưởng và các chính sách đối với các trường hợp ốm đau, thai sản và các ngày lễ tết hầu hết các đơn vị dịch vụ lưu trữ chưa bảo đảm được chế độ này, cho đến thời điểm hiện tại đã có sự thay đổi rõ rệt Các chính sách như bảo hiểm, chế độ nghỉ, chế độ những ngày lễ đối với các lao động chính thức đã được ký hợp đồng đều được đảm bảo đầy đủ để cho các nhân viên có thể yên tâm cống hiến sực lực và trí tuệ cho các doanh nghiệp Mức lương ổn định giao động từ 6.000.000 đồng cho tới 14.000.000 đồng tùy theo năng lực và chưa bao gồm tiền thưởng dự án, giúp họ có mức thu nhập ổn định cải thiện đáng kể đời sống của một bộ phân cán bộ và chuyên viên làm về lưu trữ d Về cơ sở vật chất
Nếu trong khoảng những năm 2015 đến năm 2017 bài viết về “Tình hình tổ chức và hoạt động của các doanh nghiệp dịch vụ lưu trữ tại Việt Nam hiện nay” của ThS Lã Thị Mai được đăng trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam có nhận xét rằng hầu hết các đơn vị chưa có máy móc trang thiết bị phục vụ các hoạt động liên quan đến
39 chỉnh lý và dịch vụ số hóa tài liệu, cho đến thời điểm hiện tại các doanh nghiệp đều đã có các trang thiết bị cơ bản đầy đủ từ thiết bị văn phòng đến thiết bị chuyên môn để phục vụ chỉnh lý, phục vụ số hóa tài liệu như máy Laptop, PC, máy Scan, máy in, máy đọc tài liệu,… e Về dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Thực tế trong quá trình chỉnh lý, các loại tài liệu hết giá trị (chiếm khoảng từ 40% - 50%) phải được loại bỏ Việc thống kê Danh mục tài liệu hết giá trị cần loại bỏ để làm thủ tục tiêu hủy đã giúp cho việc tháo gỡ khó khăn trong công tác bảo quản của các cơ quan nói chung và lưu trữ lịch sử nói riêng f Về dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ
Các doanh nghiệp đều đã áp dụng công nghệ thông tin và các phương pháp khoa học kỹ thuật mới vào quy trình giải quyết công việc Từ các yếu tố trên giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ, giúp thuận lợi trong việc phục hồi tài liệu khi có sự cố và tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý Hạn chế tình trạng “quan liêu” giấy tờ
Bên cạnh những ưu điểm đã được trình bày ở trên thì tình hình tổ chức và hoạt động về dịch vụ chỉnh lý tài liệu và số hóa tài liệu của các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội vẫn còn một số mặt hạn chế sau: a Về cơ sở pháp lý
Theo Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, có nhiều bước chỉnh lý tài liệu được thực hiện bởi các Lưu trữ viên bậc 4 Lưu trữ viên bậc 4 không cần có bằng tốt nghiệp đại học chuyên ngành về văn thư, lưu trữ, mà chỉ cần bằng tốt nghiệp trung cấp, cao đẳng về lưu trữ Như vậy, chưa có quy định cụ thể về việc những người này có cần phải có Chứng chỉ bồi dưỡng về văn thư, lưu trữ nữa không Điều này sẽ khiến các doanh nghiệp thực hiện dịch vụ lưu trữ gặp khó khăn trong quá trình sử dụng nhân lực b Về nhân sự
Thực tế hiện nay phần lớn nhân viên trong các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ về số hóa và chỉnh lý đều có trình độ đại học về Lưu trữ học nhưng vẫn còn một số chuyên ngành khác ngoài chuyên ngành Lưu trữ học Như vậy, những người
40 làm trái ngành sẽ không có kiến thức nền về Lưu trữ để đáp ứng một số nghiệp vụ chuyên môn c Về cơ sở vật chất
Về không gian làm việc, có quy mô, địa điểm làm việc nhỏ
Về trang thiết bị, máy Scan của các doanh nghiệp thường sẽ chỉ là loại quét tài liệu giấy khổ A3 và A4 không có máy scan khổ A0 Máy móc chuyên dụng để làm hoạt động chỉnh lý và số hóa tại các doanh nghiệp đã được trang bị đầy đủ nhưng với số lượng không nhiều, nên khi trúng thầu một dự án lớn thường sẽ phải đi thuê thêm máy móc hoặc phải có từ hai đến doanh nghiệp làm cùng nhau để thực hiện hoạt động chỉnh lý cũng như là số hóa tài liệu d Về chất lượng sản phẩm
Như trong khảo sát nhân sự ở các doanh nghiệp chỉnh lý thường sẽ chỉ trong phạm vi vài chục thành viên nên khi đến “mùa dự án” các doanh nghiệp ngoài bỏ chi phí cho việc thuê thêm máy móc và trang thiết bị còn phải thuê thêm nhân sự làm việc tại chỗ e Về dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Một số doanh nghiệp còn tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được phân loại f Về dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ
Việc tiêu hủy tài liệu gốc và duy trì tài liệu số hóa đòi hỏi chi phí cao Bản gốc dễ bị ảnh hưởng khi chịu tác động kỹ thuật
Bên cạnh kết quả đạt được như trên, hoạt động chỉnh lý tài liệu cũng bộc lộ những hạn chế nhất định, nhất là về chất lượng chỉnh lý tài liệu mà nguyên nhân là do:
Thứ nhất, qua thực tế khảo sát cho thấy vì đây là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nguồn ngân sách hạn chế, số lượng dự án trong năm không được trải đều qua hàng tháng mà sẽ dồn vào một khoảng thời gian nhất định nên nếu trang bị quá nhiều máy móc có thể gây ra tình trạng không sử dụng hết gây lãng phí và hư hỏng máy móc do không được dùng thường xuyên nên để tiết kiệm khoản bảo dưỡng máy hàng năm và tránh lãng phí máy các doanh nghiệp sẽ lựa chọn phương án thuê thêm máy móc;
Các biện pháp hoàn thiện tổ chức và hoạt động của các doanh nghiệp thực hiện dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội
3.2.1 Đối với các cơ quan Nhà nước
Thứ nhất, hoàn thiện hành lang pháp lý để tạo điều kiện cho các doanh nghiệp này hoạt động tốt hơn Bổ sung thêm văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu chuyên môn, chuyên ngành, tài liệu khoa học kỹ thuật; quy đỉnh rõ các vấn đề về kiểm tra, giám sát trong quá trình thực hiện hợp đồng dịch vụ lưu trữ: thẩm quyền, nội dung, trách nhiệm của người kiểm tra, giám sát
Thứ hai, thường xuyên tổ chức các hội thi, hội nghị và tổ chức sơ kết, tổng kết để rút kinh nghiệm Điều này tạo môi trường thi đua cho các bộ phận thực hiện dịch vụ lưu trữ cẩn thận hơn, giúp cho những nhà lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị có cái nhìn tổng quan hơn về công tác lưu trữ của từng năm thông qua các bản báo cáo, các buổi hội nghị sơ kết, tổng kết hàng năm Việc kiểm tra giám sát thương xuyên giúp các cơ quan phát hiện ra những lỗ hổng trong quy trình làm việc tại cơ quan Từ đó đưa ra những chính sách khen thưởng cho cán bộ, công chức, viên chức hoành thành tốt và đưa ra hình phạt cụ thể đối với từng cá nhân thực hiện sai quy trình, gây tổn thất đến cơ quan và nghiêm túc rút ra kinh nghiệm, bài học tránh làm sai trong thời gian tiếp theo
Thứ ba, tăng cường phối hợp với các cơ quan quản lý Nhà nước cùng cấp hỗ trợ chuyên môn, kỹ năng thực hiện dịch vụ lưu trữ cho nguồn nhân lực của các doanh nghiệp để phối hợp kiểm tra công tác lưu trữ ở tất cả các quận, huyện, xã Nắm được tình chung không chỉ trung ương mà còn ở địa phương, nội bộ với bên ngoài Thấy được những thiếu xót, những lỗi sai thường gặp để điều chỉnh, phóng tránh và đưa ra các giải pháp quản lý giải quyết kịp thời
3.2.2 Đối với các cơ sở đào tạo
Thứ nhất, tăng cường yếu tố thực hành trong các học phần liên quan đến lưu trữ
Mở thêm các chuyến đi tham quan các trụ sở làm việc liên quan trên địa bàn nhằm
42 giúp các sinh viên có góc nhìn tổng quan, dễ hình dung những kiến thức đã được học hơn
Thứ hai, nhà trường và các khoa tăng cường kết hợp với các cơ quan, doanh nghiệp Tăng thêm sự đa dạng về không gian làm việc khác nhau cho sinh viên thực tập, hoặc tạo cơ hội cho sinh viên làm thử bán thời gian để có thêm tài chính, kinh nghiệm nâng cao trình độ chuyên môn khi vẫn còn là sinh viên
Thứ ba, đẩy mạnh và nâng cao chất lượng nghiên cứu khoa học về lưu trữ tại các cơ sở đào tạo Đây là một nhiệm vụ rất cần có sự quy hoạch và xây dựng chiến lược, kế hoạch nghiên cứu tổng thể trong thời gian tới mà “đầu tàu” là khoa Lưu trũ học và Quản trị vắn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Học viện Hành chính Quốc gia
3.2.3 Đối với các doanh nghiệp a Đối với nhân sự
Khâu tuyển dụng của các doanh nghiệp làm rất tốt nhưng các doanh nghiệp cần tổ chức các buổi tập huấn, bồi dưỡng chuyên sâu về chỉnh lý, số hóa tài liệu, mở những lớp đào đạo ngăn hạn cho những nhân sự được tuyển thêm trong “mùa dự án”
Tổ chức các lớp cập nhập kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ lưu trữ hoặc tổ chức các buổi tuyên truyền, phổ biến văn bản mới và giáo dục pháp luật liên quan đến hoạt động dịch vụ lưu trữ trong nội bộ doanh nghiệp đặc biệt là nhân sự trong khối dự án; đưa công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống vào nhiệm vụ trọng tâm trong hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ Điều này giúp nâng cao trình độ nghiệp vụ nhân sự doanh nghiệp, tạo nên nguồn nhân lực cứng, thành thạo chuyên môn được gia tăng, nhanh chóng thích ứng được với những thay đổi mới trong công tác lưu trữ, thực hiện chuẩn theo luật và các văn bản có liên quan tránh gây sai sót trong hoạt động nghiệp vụ, nâng cao kết quả và hiệu suất công việc khi đến “mùa dự án”
Tổ chức các buổi tri ân khen thưởng đối với những cá nhân có thành tích xuất sắc nhất từng năm hoặc cá nhân, nhóm hoàn thành dự án vượt kết quả đã đề ra Tổ chức các buổi biggame, dã ngoại, trao đổi nhằm trao đổi kinh nghiệm làm việc, gắn kết tình cảm giữa sếp với nhân viên, bộ phận dự án và bộ phận văn phòng, nhân viên với nhân viên trong cùng mộ bộ phận,… b Đối với cơ sở vật chất, trang thiết bị
Thứ nhất, hiện nay đa số các doanh nghiệp có không gian làm việc lương đối nhỏ nên cần mở rộng không gian làm việc, tạo không gian làm việc thoải mái đặc biệt là với bộ phận chỉnh lý tài liệu của doanh nghiệp Máy móc sau khi được đem đi dự án
43 về nhiều và cồng kềnh khiến diện tích văn phòng sẽ di chuyển khó khăn Nên tách phòng trang thiết bị và phòng thực hiện nghiệp vụ thành 2 phòng riêng biệt nhưng gần nhau để thuận tiện sử dụng
Thứ hai, bố chí mở rộng thêm diện tích kho đựng tài liệu lưu trữ, lượng tài liệu mỗi năm các doanh nghiệp xử lý là rất lớn nên nhằm phục vụ cho việc tra cứu giúp công việc thuận tiện hơn, việc tra cứu và bảo quản cũng dễ dàng hơn đối với bộ phận lưu trữ doanh nghiệp
Thứ ba, các doanh nghiệp nên bố trí thêm một nguồn kinh phí nhằm bổ sung thêm các loại máy móc mới hiện đại thế chỗ các loại máy cũ không đáp ứng được nhu cầu xử lý công việc Điều này giúp hạn chế việc để máy móc hoạt động quá tải, tạo thuận lợi trong công việc, giảm chi phí thuê máy móc thiết bị bên ngoài khi đến “mùa dự án” c Về hoạt động dịch vụ lưu trữ Để góp phần giúp các doanh nghiệp dịch vụ lưu trữ hoạt động hiểu quả, hạn chế những sai phạm trong quá trình hoạt động dịch vụ, nhóm tác giả có một số đề xuất như sau:
Thứ nhất, tăng cường phối hợp, hợp tác giữa các cơ quan có liên quan trong việc quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ Mở rộng hợp tác với các tổ chức liên quan đến hoạt động dịch vụ lưu trữ trong nước và nước ngoài Nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường, tạo chỗ đứng ổn định và gia tăng lượng khách hàng hơn Đồng thời, tạo được điều kiện thuận lợi để phát triển, nhìn được những hạn chế của doanh nghiệp mình với những doanh nghiệp hợp tác, mở rộng vòng quan hệ, tạo được sự liên kết bền chặt giữa những tổ chức cùng lĩnh vực hoạt động
Thứ hai, Tăng cường kiểm tra, thanh tra, tổ chức tổng kết, báo cáo hoạt động dịch vụ lưu trữ định kì hằng năm 1 dến 2 đợt kiểm tra Nhằm đảm bảo chất lượng công việc, xóa bỏ vấn đề tài liệu tồn đọng, tích đống, xử lý kịp thời các vi phạm trong hoạt động dịch vụ lưu trữ
Trên cơ sở khảo sát thực trạng dịch vụ chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp hoạt động dịch vụ lưu trữ, nhóm nghiên cứu đã chỉ ra những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại Có thể thấy được rằng sự thay đổi ngày một tích cực của các doanh nghiệp không chỉ ở trình độ chuyên môn, ở chất lượng nguồn nhân lực mà còn cả ở cơ sở vật chất, trang thiết bị và chính sách chăm lo cho nhân sự của họ Bên cạnh đó những hạn chế xuất phát từ nhiều nguyên nhân nếu giải quyết được các nguyên nhân này thì những hạn chế trong hoạt động chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ tại các
