quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng

Tập trung vào quản lý toàn diện bao gồm các công việc liên quan đến cơ sở vật chất như lập kế hoạch, chỉ đạo tổ chức và kiểm tra, đánh giá việc sử dụng và quản lý hiệu quả các cơ sở vật

QUẢN TRỊ CƠ SỞ VẬT CHẤT

TRONG VĂN PHÒNG

CHÀO MỪNG CÔ VÀ CÁC BẠN ĐẾN VỚI BÀI THUYẾT TRÌNH CỦA NHÓM 7

KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ CƠ SỞ VẬT CHẤT TRONG VĂN PHÒNG

I

1.1 Các khái niệm liên quan đến cơ sở

vật chất trong văn phòng

1.1.1.1 Khái niệm cơ sở vật chất

Bao gồm những tài sản vật chất, tài liệu, trang thiết bị bên trong hay bên ngoài của một tổ chức hay doanh nghiệp để phục vụ cho các hoạt động sản xuất.

 Tập trung vào quản lý toàn diện bao gồm các công việc liên quan đến cơ sở vật chất như lập kế hoạch, chỉ đạo tổ chức và kiểm tra, đánh giá việc sử dụng và quản lý hiệu quả các cơ sở vật chất, vật liệu, trang thiết bị, môi trường và tài nguyên của một tổ chức, doanh nghiệp.

1.1.1.2 Khái niệm quản trị cơ sở vật chất

Nghĩa rộng

Nghĩa hẹp

 Chỉ tập trung vào việc quản lý và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất như trang thiết bị, vật liệu nhằm mục đích sử dụng tối đa thiết bị để phục vụ cho sự quản lý, vận hành và phục vụ sản xuất cho doanh nghiệp, tổ chức

1.1.2.1 Khái niệm văn phòng

 Trong nghiên cứu “The Social Organization

Of Workspaces” của Harrison White (1985), tác giả đã cho rằng văn phòng là một không gian xã hội - nơi mọi người có thể tương tác, trao đổi và xây dựng các mối quan hệ và cũng là một hệ thống ý nghĩa - nơi mọi người tìm kiếm ý nghĩa

và mục đích công việc.

1.1.2 Khái niệm văn phòng,

cơ sở vật chất trong văn phòng

Harrison White

1.1.2.1 Khái niệm văn phòng

 Tuy nhiên do tính chất đa dạng về bối cảnh và sự phát triển liên tục của công nghệ nên ngày nay văn phòng được xem như là

bộ não, trung tâm của doanh nghiệp, tổ chức Văn phòng là nơi thực hiện nhiều hoạt động khác nhau liên quan đến giấy tờ và các công việc như văn thư thu thập các thông tin, lưu trữ ghi chép, phân tích thông tin cùng với các chức năng hoạch định, tham mưu, tổ chức.

1.1.2 Khái niệm văn phòng, cơ sở vật chất

 trong văn phòng

Văn phòng đ c chia làm 2 lo i mô hình: ượ ạ

• Đ c coi là m t ho t đ ng h n là m t đ a đi m ượ ộ ạ ộ ơ ộ ị ể

Không gian mở, sử dụng các vách ngăn di động hoặc thiết kế không gian chung, tạo nên thẩm mỹ cho văn phòng.

Thiết bị hiện đại, công nghệ ứng dụng cao.

Môi

trường

làm việc

Khép kín, ít tương tác, văn hóa đề cao thứ bậc, làm việc ổn định.

Cởi mở, năng động, hợp tác phát triển, đề cao đổi mới và làm việc linh hoạt.

Môi trường năng động, sáng tạo, dễ dàng thu hút được nhiều nguồn nhân lực, sử dụng nhiều công nghệ tiên tiến.

Nhược

điểm 

Ít linh hoạt, hạn chế

sự sáng tạo và tương tác Dễ nhàm chán và khó thu hút nguồn

nhân lực.

Chi phí đầu tư cao và tốn kém Phức tạp trong cách thức vận hành.

  Cơ sở vật chất trong văn phòng

là các hệ thống, phương tiện cơ sở vật chất, trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, cảnh quan nhằm phục vụ các hoạt động làm việc, tiện ích cho nhân viên và đáp ứng nhu cầu của khách hàng khi giao dịch kinh doanh tại văn phòng.

1.1.2.2 Khái niệm cơ sở

vật chất trong văn

phòng

  Quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng là một lĩnh vực quan trọng của các doanh nghiệp, tổ chức bao gồm các công việc như lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát, đánh giá và đưa ra các biện pháp cải tiến với mục đích phát triển, nâng cao các hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức, đồng thời tiết kiệm các chi phí và xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp, tổ chức.

1.1.3 Khái niệm quản trị

cơ sở vật chất trong văn phòng

1.2 Tầm quan trọng của quản trị

cơ sở vật chất trong văn phòng

1.2.1 Văn phòng nhà

nước

  Văn phòng nhà nước là các cơ quan,

tổ chức hoặc bộ phận của chính phủ Hoạt động chủ yếu là thực hiện những yêu cầu và nhiệm vụ của nhà nước, đây chính là tổ chức chính trị của một quốc gia. 

Được xây dựng trên nền tảng những giá trị như trách nhiệm, kỷ luật, trung thực, chuyên nghiệp và phục vụ người dân tận tâm Văn phòng nhà nước luôn đề cao tính minh bạch - công khai, tôn trọng và bảo vệ quyền lợi công dân.

Văn hóa làm việc

Được thiết kế đảm bảo tính hiệu quả, minh bạch và tuân thủ pháp luật Văn phòng nhà nước thường tuân theo các quy trình và quy định cụ thể, được ban hành bởi các văn bản pháp luật hoặc quy chế nội bộ.

1.2.1.1 Các đặc trưng của văn phòng nhà

nước

Quy trình làm việc Cơ sở vật chất văn

phòng

Được thiết kế đảm bảo tính hiệu

quả, minh bạch và tuân thủ pháp

luật Văn phòng nhà nước

thường tuân theo các quy trình

và quy định cụ thể, được ban

hành bởi các văn bản pháp luật

hoặc quy chế nội bộ

1.2.1.1 Các đặc trưng của văn phòng nhà

nước

Bao gồm các yếu tố quan trọng như không gian làm việc, trang thiết bị văn phòng, hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu, phương tiện giao tiếp - liên lạc, hệ thống quản lý năng lượng- môi trường

và các tiện ích phục vụ nhân viên, đảm bảo cơ sở vật chất đầy

đủ và hiện đại

● Duy trì hiệu quả và đảm bảo năng s

uất

 làm việc

● Nâng cao chất lượng dịch vụ công

● Đảm bảo an toàn và an ninh

● Giúp tiết kiệm chi phí

1.2.1.2 Tầm quan trọng của quản trị cơ

sở vật chất trong văn phòng ở nhà nước

● Hỗ trợ chiến lược phát triển

● Tăng cường hình ảnh và uy tín

● Tuân thủ quy định pháp luật

● Duy trì sự liên tục của hoạt động

mà các nhân viên văn phòng làm việc, bao gồm nhiều phòng ban Văn phòng doanh nghiệp có thể được bố trí dưới nhiều hình thức khác nhau, từ các văn phòng truyền thống với các phòng riêng biệt đến các không gian làm việc mở, hiện đại.

Mục tiêu

Tối đa hóa lợi nhuận

và tăng trưởng kinh

Linh hoạt và ít phân cấp, văn phòng trong doanh nghiệp khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới

Quyết định thường được đưa ra nhanh chóng để đáp ứng nhanh chóng với các yêu cầu của thị

trường. 

Văn hóa làm việc

Năng động, cạnh tranh và chú trọng vào hiệu suất cá nhân và nhóm Việc sử dụng không gian văn phòng để tạo ra các khu vực làm việc mở, khu vực hợp tác và khu vực nghỉ ngơi

có thể khuyến khích sự tương tác và hợp tác giữa các nhóm làm việc.

1.2.2.1 Các đặc trưng của văn phòng doanh

nghiệp

Quy trình làm

việc

Trong các văn phòng doanh

nghiệp thường linh hoạt và có

thể thay đổi nhanh chóng để

thích ứng với thị trường và công

nghệ mới Các không gian văn

phòng có thể được thiết kế linh

hoạt để dễ dàng thích ứng với

các yêu cầu làm việc thay đổi

và tạo ra môi trường làm việc

hiệu quả và sáng tạo.

Cơ sở vật chất văn phòng

Không gian làm việc, trang thiết

bị văn phòng, nội thất, tiện ích phục vụ, hệ thống an ninh, cơ

sở hạ tầng kỹ thuật, Để có thể quản lý chúng một cách hiệu quả, các doanh nghiệp đã phân quyền cho các bộ phận đặc biệt

để chịu trách nhiệm công việc quản trị này.

1.2.2.1 Các đặc trưng của văn phòng doanh

nghiệp

● Tạo môi trường làm việc

hiệu quả

● Tiết kiệm chi phí vận hành

● Đảm bảo an toàn và tuân

thủ quy định

1.2.2.2 Tầm quan trọng của quản trị cơ

sở vật chất trong văn phòng doanh

nghiệp

● Tăng cường hiệu quả quản lý

thời gian

● Tối ưu hóa không gian làm việc

● Tạo ấn tượng tốt với khách hàng

và đối tác

● Hỗ trợ phát triển bền vững

⇒ Quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí, đảm bảo an toàn và phát triển bền vững.

1.2.2.2 Tầm quan trọng của quản trị cơ

sở vật chất trong văn phòng doanh

nghiệp

1.2.3 Vai trò của quản trị cơ sở vật chất đối với hiệu quả hoạt động văn phòng

-Tạo môi trường làm việc tối ưu

-Khắc phục một số hạn chế làm gián đoạn công việc

-Tăng cường hiệu quả sử dụng tài nguyên

THỰC TIỄN VỀ QUẢN TRỊ CƠ SỞ VẬT

CHẤT TRONG VĂN PHÒNG

II

2.1 Các quy định pháp lý

về quản trị cơ sở vật chất văn phòng 

2.1.1 Đối với cơ quan nhà nước

Nghị định về quản lý và sử dụng cơ

sở vật chất:

Luật Đấu thầu (22/2023/QH15)

Bộ   Kế hoạch và Đầu tư Thông tư 01/2024/TT-

BKHĐT 

Quy định cụ thể từ các cơ quan quản lý

tài chính và quản trị nhà nước:

Luật phòng cháy chữa cháy 27/2001/QH10

2.1.2 Đối với doanh nghiệp

Phải bồi thường theo quy định của pháp luật hoặc nội quy lao động của doanh nghiệp

Quy định về quản lý tài sản:

Người lao động làm hư hỏng dụng

cụ, thiết bị hoặc có hành vi khác gây thiệt hại tài sản của doanh nghiệp

01

Người lao động làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản của doanh nghiệp hoặc tài sản khác do doanh nghiệp giao hoặc tiêu hao vật tư quá định mức cho phép

Phải bồi thường thiệt hại một phần hoặc toàn bộ theo thời giá thị trường hoặc nội quy lao động

02

Quy định về quản lý tài sản:

Quy định về quản lý chi phí

và tiện ích

2.1.2 Đối với doanh nghiệp

2.2 Phương pháp quản trị cơ sở vật

chất trong văn phòng

2.2.1 Phương pháp truyền thống

 Bao gồm các hoạt động thủ công được

thực hiện bởi con người, sử dụng các công

cụ và sổ sách đơn giản Phương pháp này

thường được áp dụng tại các doanh nghiệp

có quy mô nhỏ và nhu cầu quản lý thấp. 

Một số hoạt động quản lý cơ sở vật chất văn phòng thường được thực hiện theo phương

Quản lý thanh lý

Báo cáo

Chi phí

thấp

Không cần đầu tư vào các phần mềm hay thiết bị quản lý đắt đỏ.

Nhược điểm

Tốn nhiều thời

gian và công sức

Khó khăn trong việc

theo dõi và giám sát  Việc tra cứu và giám sát tình trạng tài sản một cách thủ công có thể sẽ gặp

nhiều khó khăn, đặc biệt là các doanh nghiệp có nhiều cơ sở.

Cần nhiều thời gian và nhân viên để cập nhật thông tin về cơ sở vật chất theo cách thủ công.

D x y ra sai sót ễ ả Dễ mắc sai sót trong quá trình ghi chép,

lưu trữ và theo dõi thiết bị, cơ sở vật chất.

Sử dụng sổ sách và biểu mẫu hợp

lý Phân công trách nhiệm rõ ràng

Thường xuyên kiểm tra, cập nhật thông tin

Lập quy trình quản lý cụ thể

01 02 03 04

Gợi ý cách khắc phục nhược điểm khi dùng

phương pháp truyền thống:

2.2.2 Phương pháp hiện đại

 Phương pháp hiện đại trong quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng là phương pháp sử dụng các công nghệ tiên tiến để tự động hóa các hoạt động quản

lý, nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí Phương pháp này thường được áp dụng tại các doanh nghiệp có quy mô lớn và nhu cầu quản lý cao.

Một số phần mềm quản lý bảo trì cơ sở vật chất và thiết bị ( CMMS: Computerized Maintenance Management System)

Ưu điểm

Tự động hóa các hoạt

động quản lý:

Giúp tiết kiệm thời gian

và công sức cho nhân

viên, giảm thiểu sai sót

và nâng cao hiệu quả

quản lý

Tiết kiệm chi phí:

Giúp doanh nghiệp tối

ưu hóa việc sử dụng tài sản, giảm thiểu chi phí sửa chữa và bảo trì

Nâng cao năng suất

làm việc:

Cung cấp cho nhân viên thông tin chính xác và cập nhật về tài sản, giúp họ làm việc hiệu quả hơn

Theo dõi và giám sát

Nhược điểm Khả năng bảo mật:

Doanh nghiệp cần đầu tư vào các phần mềm CMMS, thiết bị đào tạo nhân viên.

Khó khăn trong việc thay đổi thói quen sử dụng của

nhân viên

Nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc thay đổi thói quen

sử dụng các phương pháp quản lý truyền thống sang phương pháp hiện đại

Chi phí đầu tư cao

Cần đảm bảo mật dữ liệu tài

sản khi sử dụng các công

nghệ hiện đại, việc rò rỉ dữ

liệu có thể gây ra thiệt hại lớn

cho doanh nghiệp.

Yêu cầu kiến thức và

kỹ thuật chuyên môn

để vận hành

Yêu cầu nhân viên có trình độ

chuyên môn cao để sử dụng

các phần mềm CMMS.

Đào tạo nhân viên

Đào tạo nhân viên cách sử dụng phần mềm và các công nghệ mới.

Gợi ý cách khắc phục nhược điểm khi dùng

phương pháp hiện đại:

sử dụng

Chọn công nghệ đi kèm với sự hỗ trợ

từ nhà cung

cấp

Chú ý đến ngân sách

Đảm bảo rằng sẽ có người sẵn sàng trả lời câu hỏi khi doanh nghiệp gặp trường hợp phải cập nhật phần mềm hay khắc phục

sự cố phần cứng

Gợi ý cách khắc phục nhược điểm khi dùng

phương pháp hiện đại:

Những hạn chế về ngân sách là điều đáng tiếc và việc đầu tư vào công nghệ mới có thể tốn kém

 Trong quản trị cơ sở vật chất văn phòng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp công việc của người quản lý cơ sở trở nên liền mạch và ít xảy ra lỗi hơn Điều này có nghĩa là

họ dành ít thời gian hơn cho những nhiệm vụ không cần thiết và có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình Tuy nhiên, đòi hỏi doanh nghiệp cần phải đầu tư vào phần mềm, thiết bị và đào tạo nhân viên Ngoài ra, cũng cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi áp dụng phương pháp này

Phương pháp hiện

đại

Tiết kiệm chi phí và có

thu nhập cao hơn Cải thiện hiệu quả và năng suất Đáp ứng tiêu chí bền vững

Việc áp dụng các phương pháp quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng một cách hiệu quả sẽ giúp

doanh nghiệp:

Tiêu chuẩn an toàn cao

hơn Trải nghiệm khách hàng tốt hơn Sự hài lòng của nhân viên cao hơn

⇒ Doanh nghiệp thường áp dụng phương pháp truyền thống để quản lý các tài sản có

giá trị thấp và ít thay đổi, trong khi dùng phương pháp hiện đại để quản lý các tài sản

có giá trị cao và thường xuyên thay đổi.

2.3 Xu hướng quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng

 Xu hướng quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng là một khía cạnh quan trọng của quản lý văn phòng hiện đại, tập trung vào việc tổ chức và quản lý các yếu tố vật chất nhằm tạo điều kiện làm việc hiệu quả và tăng cường hiệu suất công việc trong môi trường văn phòng. 

Khái niệm

 Bảo trì và quản lý tài sản là việc duy trì, điều chỉnh các tài sản vật chất của tổ chức để đảm bảo chúng hoạt động hiệu quả, đạt tuổi thọ tối đa và tuân thủ các quy định pháp lý Công việc trên có thể bao gồm việc bảo dưỡng, sửa chữa, theo dõi và báo cáo

về tình trạng của tài sản.

Ý nghĩa

 Tạo điều kiện làm việc hiệu quả và thoải mái cho nhân viên, giúp nâng cao hiệu suất làm việc và tạo ra môi trường làm việc tích cực.

2.3.1 Bảo trì và quản lý tài sản

Khái niệm

Là các biện pháp được áp dụng để

đảm bảo an toàn cho nhân viên, tài

sản và thông tin của một tổ chức

trong môi trường làm việc văn

phòng Việc lập kế hoạch an toàn,

kiểm soát truy cập và xử lý thông

tin nhạy cảm là một phần trong

công việc đảm bảo an toàn và bảo

mật cho văn phòng.

Ý nghĩa

Là yếu tố quan trọng trong việc bảo vệ nhân viên, thông tin và tài sản của tổ chức khỏi các mối đe dọa về an ninh, tai nạn lao động, mất mát thông tin, hoặc các sự kiện không mong muốn khác.

2.3.2 An toàn và bảo mật văn phòng

Khái niệm

Ý nghĩa

Là quy trình được áp dụng để đảm bảo một môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn và lành mạnh cho sức khỏe nhân viên và môi trường tổ chức Công việc trên có thể liệt kê như vệ sinh hàng ngày, loại bỏ rác thải, kiểm soát yếu tố gây hại và giữ gìn môi trường làm việc xanh sạch.

Duy trì sức khỏe và sự thoải mái của nhân viên, giúp tạo ra một môi

trường làm việc tích cực và nâng cao hiệu suất làm việc.

2.3.3 Vệ sinh và bảo vệ môi trường làm

việc

Hạn

chế:

Sử dụng công nghệ thông minh

Tối ưu hóa chi phí đầu tư

Giải pháp:

Tăng cường đào tạo

và phát triển nhân viên

Chi phí đầu tư

ban đầu cao

Đòi hỏi sự quản lý

chặt chẽ

Thách thức về thay

đổi và phát triển

KẾT LUẬNIII

Cơ sở vật chất, văn phòng, quản

trị cơ sở vật chất trong văn

phòng, văn phòng nhà nước, văn

phòng doanh nghiệp,

3.1 Điểm chính trong bài thuyết trình

Các khái niệm cơ bản

Các phương pháp quản trị cơ

sở vật chất hiện đại và truyền thống.

Quy định và pháp lý liên quan đến quản trị, quản lý

cơ sở vật chất.

Xu hướng quản trị cơ sở vật chất ở văn phòng hiện nay.

Vai trò của quản trị cơ sở vật

chất trong việc duy trì hiệu quả

hoạt động văn phòng.