quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng

QUẢN TRỊ CƠ SỞ VẬT CHẤT TRONG VĂN PHÒNG

CHÀO MỪNG CÔ VÀ CÁC BẠN ĐẾN VỚI BÀI THUYẾT TRÌNH CỦA NHÓM 7

KHÁI QUÁT VỀ QUẢN TRỊ CƠ SỞ VẬT CHẤT TRONG VĂN PHÒNG

I

1.1 Các khái niệm liên quan đến cơ sở vật chất trong văn phòng

1.1.1.1 Khái niệm cơ sở vật chất

Bao gồm những tài sản vật chất, tài liệu, trang thiết bị bên trong hay bên ngoài của một tổ chức hay doanh nghiệp để phục vụ cho các hoạt động sản xuất.

Bao gồm những vật có thể nhìn thấy, chạm vào và phục vụ cho các nhu cầu của con người (sản phẩm tự nhiên, sản phẩm do con người tạo ra và sản phẩm phi vật chất).

1.1.1 Khái niệm về cơ sở vật chất, quản trị cơ sở vật chất

 Tập trung vào quản lý toàn diện bao gồm các công việc liên quan đến cơ sở vật chất như lập kế hoạch, chỉ đạo tổ chức và kiểm tra, đánh giá việc sử dụng và quản lý hiệu quả các cơ sở vật chất, vật liệu, trang thiết bị, môi trường và tài nguyên của một tổ chức, doanh nghiệp.

1.1.1.2 Khái niệm quản trị cơ sở vật chất

Nghĩa rộng

Nghĩa hẹp

 Chỉ tập trung vào việc quản lý và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất như trang thiết bị, vật liệu nhằm mục đích sử dụng tối đa thiết bị để phục vụ cho sự quản lý, vận hành và phục vụ sản xuất cho doanh nghiệp, tổ chức.

1.1.2.1 Khái niệm văn phòng

 Trong nghiên cứu “The Social Organization Of Workspaces” của Harrison White (1985), tác giả đã cho rằng văn phòng là một không gian xã hội - nơi mọi người có thể tương tác, trao đổi và xây dựng các mối quan hệ và cũng là một hệ thống ý nghĩa - nơi mọi người tìm kiếm ý nghĩa và mục đích công việc.

1.1.2 Khái niệm văn phòng, cơ sở vật chất trong văn phòng

Harrison White

1.1.2.1 Khái niệm văn phòng

 Tuy nhiên do tính chất đa dạng về bối cảnh và sự phát triển liên tục của công nghệ nên ngày nay văn phòng được xem như là bộ não, trung tâm của doanh nghiệp, tổ chức Văn phòng là nơi thực hiện nhiều hoạt động khác nhau liên quan đến giấy tờ và các công việc như văn thư thu thập các thông tin, lưu trữ ghi chép, phân tích thông tin cùng với các chức năng hoạch định, tham mưu, tổ chức.

1.1.2 Khái niệm văn phòng, cơ sở vật chất trong văn phòng

Văn phòng đ c chia làm 2 lo i mô hình:ượạ

Văn phòng truy n th ngềốVăn phòng hi n đ iệạ

02

Văn phòng đ c chia làm 2 lo i mô hình:ượạ

•Là m t n i c th - n i th c hi n các ho t ộ ơ ụ ểơựệạ

đ ng văn th và qu n lý, t p trung các ho t ộưảậạđ ng gi y t ộấ ờ

•Ph bi n nhi u th p k tr c, th c hi n các ổ ế ởềậ ỷ ướựệ

ho t đ ng gi y t theo các tiêu chu n và ạ ộấ ờẩnguyên t c n đ nh.ắ ổ ị

Văn phòng truy n th ngềố

Văn phòng đ c chia làm 2 lo i mô hình:ượạ

•Đ c coi là m t ho t đ ng h n là m t đ a đi mượộạ ộơộ ịể•B t c n i nào cũng có th là văn phòng n u nh ấ ứ ơểếư

VĂN PHÒNG 

Không gian làm việc

Sử dụng vách ngăn,

phân chia theo thứ bậc, chức năng, thiết kế văn phòng đơn giản.

Không gian mở, sử dụng các vách ngăn di động hoặc thiết kế không gian chung, tạo nên thẩm mỹ cho văn phòng.

Trang thiết bị và công nghệ

Thiết bị cơ bản, các công nghệ ứng dụng còn hạn chế.

Thiết bị hiện đại, công nghệ ứng dụng cao.

Môi trường làm việc

Khép kín, ít tương tác, văn hóa đề cao thứ bậc, làm việc ổn định.

Cởi mở, năng động, hợp tác phát triển, đề cao đổi mới và làm việc linh hoạt.

VĂN PHÒNG 

Môi trường ổn định, cân bằng, ít tốn chi phí, dễ dàng trong việc quản lý.

Môi trường năng động, sáng tạo, dễ dàng thu hút được nhiều nguồn nhân lực, sử dụng nhiều công nghệ tiên tiến.

Nhược điểm 

Ít linh hoạt, hạn chế sự sáng tạo và tương tác Dễ nhàm chán và khó thu hút nguồn

nhân lực.

Chi phí đầu tư cao và tốn kém Phức tạp trong cách thức vận hành.

 Cơ sở vật chất trong văn phòng

là các hệ thống, phương tiện cơ sở vật chất, trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, cảnh quan nhằm phục vụ các hoạt động làm việc, tiện ích cho nhân viên và đáp ứng nhu cầu của khách hàng khi giao dịch kinh doanh tại văn phòng.

1.1.2.2 Khái niệm cơ sở vật chất trong văn

phòng

 Quản trị cơ sở vật chất trong văn phònglà một lĩnh vực quan trọng của các doanh nghiệp, tổ chức bao gồm các công việc như lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát, đánh giá và đưa ra các biện pháp cải tiến với mục đích phát triển, nâng cao các hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức, đồng thời tiết kiệm các chi phí và xây dựng hình ảnh của doanh nghiệp, tổ chức.

1.1.3 Khái niệm quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng

1.2 Tầm quan trọng của quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng

1.2.1 Văn phòng nhà nước

 Văn phòng nhà nướclà các cơ quan, tổ chức hoặc bộ phận của chính phủ Hoạt động chủ yếu là thực hiện những yêu cầu và nhiệm vụ của nhà nước, đây chính là tổ chức chính trị của một quốc gia. 

Mục tiêu

Thực hiện chức năng quản lý nhà nước, duy trì các mối quan hệ quốc tế, thúc đẩy hợp tác quốc tế để phát triển kinh tế xã hội bền vững.

Cấu trúc tổ chức

Cơ cấu tổ chức phân cấp, với các phòng ban và bộ phận được quy định rõ ràng Mỗi phòng ban có nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong công việc.

Được xây dựng trên nền tảng những giá trị như trách nhiệm, kỷ luật, trung thực, chuyên nghiệp và phục vụ người dân tận tâm Văn phòng nhà nước luôn đề cao tính minh bạch - công khai, tôn trọng và bảo vệ quyền lợi công dân.

Văn hóa làm việc

Được thiết kế đảm bảo tính hiệu quả, minh bạch và tuân thủ pháp luật Văn phòng nhà nước thường tuân theo các quy trình và quy định cụ thể, được ban hành bởi các văn bản pháp luật hoặc quy chế nội bộ.

1.2.1.1 Các đặc trưng của văn phòng nhà nước

1.2.1.1 Các đặc trưng của văn phòng nhà nước

Bao gồm các yếu tố quan trọng như không gian làm việc, trang thiết bị văn phòng, hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu, phương tiện giao tiếp - liên lạc, hệ thống quản lý năng lượng- môi trường và các tiện ích phục vụ nhân viên, đảm bảo cơ sở vật chất đầy đủ và hiện đại.

●Duy trì hiệu quả và đảm bảo năng s

 làm việc

●Nâng cao chất lượng dịch vụ công●Đảm bảo an toàn và an ninh

●Giúp tiết kiệm chi phí

1.2.1.2 Tầm quan trọng của quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng ở nhà nước

●Hỗ trợ chiến lược phát triển●Tăng cường hình ảnh và uy tín●Tuân thủ quy định pháp luật

●Duy trì sự liên tục của hoạt động

1.2.2 Văn

phòng doanh nghiệp

 Văn phòng doanh nghiệplà một không gian làm việc nơi các hoạt động quản lý, hành chính và hỗ trợ của doanh nghiệp diễn ra Đây là nơi mà các nhân viên văn phòng làm việc, bao gồm nhiều phòng ban Văn phòng doanh nghiệp có thể được bố trí dưới nhiều hình thức khác nhau, từ các văn phòng truyền thống với các phòng riêng biệt đến các không gian làm việc mở, hiện đại.

Mục tiêu

Tối đa hóa lợi nhuận và tăng trưởng kinh doanh, văn phòng trong doanh nghiệp thường đặt nặng vào các hoạt động phát triển sản phẩm, dịch vụ và thị trường.

Cấu trúc tổ chức

Linh hoạt và ít phân cấp, văn phòng trong doanh nghiệp khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới

Quyết định thường được đưa ra nhanh chóng để đáp ứng nhanh chóng với các yêu cầu của thị

Văn hóa làm việc

Năng động, cạnh tranh và chú trọng vào hiệu suất cá nhân và nhóm Việc sử dụng không gian văn phòng để tạo ra các khu vực làm việc mở, khu vực hợp tác và khu vực nghỉ ngơi có thể khuyến khích sự tương tác và hợp tác giữa các nhóm làm việc.

1.2.2.1 Các đặc trưng của văn phòng doanh nghiệp

Quy trình làm việc

Trong các văn phòng doanh nghiệp thường linh hoạt và có thể thay đổi nhanh chóng để

thích ứng với thị trường và công nghệ mới Các không gian văn phòng có thể được thiết kế linh hoạt để dễ dàng thích ứng với các yêu cầu làm việc thay đổi và tạo ra môi trường làm việc hiệu quả và sáng tạo.

Cơ sở vật chất văn phòng

Không gian làm việc, trang thiết bị văn phòng, nội thất, tiện ích phục vụ, hệ thống an ninh, cơ sở hạ tầng kỹ thuật, Để có thể quản lý chúng một cách hiệu quả, các doanh nghiệp đã phân quyền cho các bộ phận đặc biệt để chịu trách nhiệm công việc quản trị này.

1.2.2.1 Các đặc trưng của văn phòng doanh nghiệp

●Tạo môi trường làm việc

●Tối ưu hóa không gian làm việc

●Tạo ấn tượng tốt với khách hàng

và đối tác

●Hỗ trợ phát triển bền vững

⇒ Quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí, đảm bảo an toàn và phát triển bền vững.

1.2.2.2 Tầm quan trọng của quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng doanh

nghiệp

1.2.3 Vai trò của quản trị cơ sở vật chất đối với hiệu quả hoạt động văn phòng

-Tạo môi trường làm việc tối ưu

-Đảm bảo sức khỏe và sự an toàn cho nhân viên 

-Hỗ trợ công nghệ và hạ tầng kỹ thuật -Nâng cao hình ảnh và sự uy tín của công ty

-Khắc phục một số hạn chế làm gián đoạn công việc

-Tăng cường hiệu quả sử dụng tài nguyên

THỰC TIỄN VỀ QUẢN TRỊ CƠ SỞ VẬT CHẤT TRONG VĂN PHÒNG

II

2.1 Các quy định pháp lý

về quản trị cơ sở vật chất văn phòng 

2.1.1 Đối với cơ quan nhà nước

Luật phòng cháy chữa cháy

Luật Quản lý và sử dụng tài sản công (15/2017/QH14)

Nghị định số 118/2006/NĐ-CP của Chính phủ

Nghị định về quản lý và sử dụng cơ sở vật chất:

Luật Đấu thầu (22/2023/QH15)

Bộ Tài chính - Bộ Nội vụ ban hànhThông tư liên tịch số 02/2008/TTLT-BNV-

Bộ Tài chính Thông tư 23/2023/TT-

Luật phòng cháy chữa cháy 27/2001/QH10

2.1.2 Đối với doanh nghiệp

Phải bồi thường theo quy định của pháp luật hoặc nội quy lao động của doanh nghiệp

Quy định về quản lý tài sản:

Người lao động làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi khác gây thiệt hại tài sản của doanh nghiệp

01

Người lao động làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản của doanh nghiệp hoặc tài sản khác do doanh nghiệp giao hoặc tiêu hao vật tư quá định mức cho phép

Phải bồi thường thiệt hại một phần hoặc toàn bộ theo thời giá thị trường hoặc nội quy lao động

Quy định về quản lý tài sản:

Quy định về quản lý chi phí và tiện ích

2.1.2 Đối với doanh nghiệp

2.2 Phương pháp quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng

2.2.1 Phương pháp truyền thống

 Bao gồm các hoạt động thủ công được thực hiện bởi con người, sử dụng các công cụ và sổ sách đơn giản Phương pháp này thường được áp dụng tại các doanh nghiệp có quy mô nhỏ và nhu cầu quản lý thấp. 

Một số hoạt động quản lý cơ sở vật chất văn phòng thường được thực hiện theo phương

pháp truyền thống bao gồm:

Lập danh sách các cơ sở vật

Quản lý thanh lý

Báo cáo

Ưu điểm

Dễ

dàng áp dụng

Linh hoạtCó thể dễ dàng điều chỉnh phương pháp quản lý theo nhu cầu cụ thể của

doanh nghiệp.

Không đòi hỏi nhiều kiến thức và kỹ thuật chuyên môn, phù hợp với bất kỳ ai trong doanh nghiệp.

Chi phí thấp

Không cần đầu tư vào các phần mềm hay thiết bị quản lý đắt đỏ.

Nhược điểm

Tốn nhiều thời gian và công sức

Khó khăn trong việc

theo dõi và giám sát Việc tra cứu và giám sát tình trạng tài sản một cách thủ công có thể sẽ gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là các doanh nghiệp có nhiều cơ sở.

Cần nhiều thời gian và nhân viên để cập nhật thông tin về cơ sở vật chất theo cách thủ công.

D x y ra sai sótễ ảDễ mắc sai sót trong quá trình ghi chép,

lưu trữ và theo dõi thiết bị, cơ sở vật chất.

Sử dụng sổ sách và biểu mẫu hợp lý

Phân công trách nhiệm rõ ràng

Thường xuyên kiểm tra, cập nhật thông tin

Lập quy trình quản lý cụ thể

Gợi ý cách khắc phục nhược điểm khi dùng phương pháp truyền thống:

2.2.2 Phương pháp hiện đại

 Phương pháp hiện đại trong quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng là phương pháp sử dụng các công nghệ tiên tiến để tự động hóa các hoạt động quản lý, nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí Phương pháp này thường được áp dụng tại các doanh nghiệp có quy mô lớn và nhu cầu quản lý cao.

Một số phần mềm quản lý bảo trì cơ sở vật chất và thiết bị ( CMMS: Computerized

Maintenance Management System)

Ưu điểm

Tự động hóa các hoạt động quản lý:

Giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý.

Tiết kiệm chi phí:

Giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng tài sản, giảm thiểu chi phí sửa chữa và bảo trì.

Nâng cao năng suất làm việc:

Cung cấp cho nhân viên thông tin chính xác và cập nhật về tài sản, giúp họ làm việc hiệu quả hơn.

Theo dõi và giám sát cơ sở vật chất dễ dàng: 

Doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi vị trí, tình trạng sử dụng và lịch sử sửa chữa của các thiết bị văn phòng.

Nhược điểmKhả năng bảo mật:

Doanh nghiệp cần đầu tư vào các phần mềm CMMS, thiết bị đào tạo nhân viên.

Khó khăn trong việc thay đổi thói quen sử dụng của nhân viên

Nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc thay đổi thói quen sử dụng các phương pháp quản lý truyền thống sang phương pháp hiện đại

Chi phí đầu tư cao

Cần đảm bảo mật dữ liệu tài sản khi sử dụng các công nghệ hiện đại, việc rò rỉ dữ liệu có thể gây ra thiệt hại lớn cho doanh nghiệp.

Yêu cầu kiến thức và kỹ thuật chuyên môn để vận hành

Yêu cầu nhân viên có trình độ chuyên môn cao để sử dụng các phần mềm CMMS.

Đào tạo nhân viên

Đào tạo nhân viên cách sử dụng phần mềm và các công nghệ mới.

Bảo mật dữ liệu

Đảm bảo bảo mật dữ liệu tài sản của doanh nghiệp.

Gợi ý cách khắc phục nhược điểm khi dùng phương pháp hiện đại:

Càng cần ít đào tạo thì càng có thể bắt đầu hưởng lợi từ các tính năng của nó càng nhanh.

Tìm phần mềm dễ sử dụng

Chọn công nghệ đi kèm với sự hỗ trợ

từ nhà cung cấp

Chú ý đến ngân

Đảm bảo rằng sẽ có người sẵn sàng trả lời câu hỏi khi doanh nghiệp gặp trường hợp phải cập nhật phần mềm hay khắc phục sự cố phần cứng.

Gợi ý cách khắc phục nhược điểm khi dùng phương pháp hiện đại:

Những hạn chế về ngân sách là điều đáng tiếc và việc đầu tư vào công nghệ mới có thể tốn kém.

 Trong quản trị cơ sở vật chất văn phòng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp công việc của người quản lý cơ sở trở nên liền mạch và ít xảy ra lỗi hơn Điều này có nghĩa là họ dành ít thời gian hơn cho những nhiệm vụ không cần thiết và có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình Tuy nhiên, đòi hỏi doanh nghiệp cần phải đầu tư vào phần mềm, thiết bị và đào tạo nhân viên Ngoài ra, cũng cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi áp dụng phương pháp này.

Phương pháp hiện đại

Tiết kiệm chi phí và có

thu nhập cao hơnCải thiện hiệu quả và năng suấtĐáp ứng tiêu chí bền vững

Việc áp dụng các phương pháp quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng một cách hiệu quả sẽ giúp

doanh nghiệp:

Tiêu chuẩn an toàn cao

hơnTrải nghiệm khách hàng tốt hơnSự hài lòng của nhân viên cao hơn

⇒ Doanh nghiệp thường áp dụng phương pháp truyền thống để quản lý các tài sản có giá trị thấp và ít thay đổi, trong khi dùng phương pháp hiện đại để quản lý các tài sản có giá trị cao và thường xuyên thay đổi.

2.3 Xu hướng quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng

 Xu hướng quản trị cơ sở vật chất trong văn phòng là một khía cạnh quan trọng của quản lý văn phòng hiện đại, tập trung vào việc tổ chức và quản lý các yếu tố vật chất nhằm tạo điều kiện làm việc hiệu quả và tăng cường hiệu suất công việc trong môi trường văn phòng. 

Khái niệm

 Bảo trì và quản lý tài sản là việc duy trì, điều chỉnh các tài sản vật chất của tổ chức để đảm bảo chúng hoạt động hiệu quả, đạt tuổi thọ tối đa và tuân thủ các quy định pháp lý Công việc trên có thể bao gồm việc bảo dưỡng, sửa chữa, theo dõi và báo cáo về tình trạng của tài sản.

Ý nghĩa

 Tạo điều kiện làm việc hiệu quả và thoải mái cho nhân viên, giúp nâng cao hiệu suất làm việc và tạo ra môi trường làm việc tích cực.

2.3.1 Bảo trì và quản lý tài sản