Kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu Và Xây dựng Việt Cường

Tổng quan về các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài, một số ưu nhược điểm của các công trình nghiên cứu này Cơ sở lý luận về công tác kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho (khái quát về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho ) Thực trạng Kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu Và Xây dựng Việt Cường Một số giải pháp hoàn thiện công tác Kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu Và Xây dựng Việt Cường ( nhận xét chung, ưu nhược điểm, nguyên nhân, giải pháp) và đưa ra kết luận

i

Lời cam đoan

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do – Hạnh Phúc

BẢN CAM ĐOAN

Tên tôi là:

Ngành: Kế Toán, Kiểm Toán Và Phân Tích Tài Chính

Tôi đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài: Kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu và Xây dựng Việt Cường

Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn của ThS

Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa được công bố dưới bất kỳ hình thức nào Nếu phát hiện có bất kỳ hình thức gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật

Hà Nội, ngày tháng năm 2023

ii

Lời cảm ơn

Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô giáo ThS đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo và giúp đỡ nhiệt tình trong suốt quá trình em thực hiện luận văn này Đồng cảm ơn các anh chị kế toán viên trong Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu và Xây dựng Việt Cường đã tạo điều kiện và cung cấp số liệu để em có thể hoàn thành luận văn một cách tốt nhất

Do khả năng nghiên cứu cũng như kinh nghiệm còn hạn chế, trong luận văn không thể tránh khỏi những sai sót Rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo và đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo để luận văn được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn

Hà Nội, ngày tháng năm 2023

Sinh viên

iii

MỤC LỤC Mục lục

Lời cam đoan i

Lời cảm ơn ii

Mục lục iii

Danh mục các ký hiệu và chữ viết tắt vi

Danh mục các hình vi

1 Lý do lựa chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1

1.1 TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU CÓ LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI 1

1.2 Ý NGHĨA NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI 8

1.3 KẾT CẤU CỦA KHÓA LUẬN 9

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ KHOẢN MỤC HÀNG TỒN KHO 10

2.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 10

2.1.1 Khái niệm, đặc điểm của kiểm soát nội bộ 10

2.1.2 Vai trò và mục tiêu của kiểm soát nội bộ 11

2.1.3 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ 15

2.1.4 Một số hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ 23

2.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ KHOẢN MỤC HÀNG TỒN KHO 24

2.1.1 Khái quát về khoản mục hàng tồn kho 24

2.2.1 Đặc điểm và mục đích của kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho 25

3.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬT LIỆU VÀ XÂY DỰNG VIỆT CƯỜNG 34

3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 343.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu và Xây dựng Việt Cường 353.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận trong bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu và Xây dựng Việt Cường 393.1.4 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu Và Xây dựng Việt Cường 43

3.2 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TẠI CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬT LIỆU VÀ XÂY DỰNG VIỆT CƯỜNG 46

3.2.1 Đặc điểm hàng tồn kho của công ty 463.2.2 Chứng từ, hồ sơ sử dụng trong kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu Và Xây dựng Việt Cường 473.2.3 Quy định, nguyên tắc kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu Và Xây dựng Việt Cường 513.2.4 Mục tiêu kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu Và Xây dựng Việt Cường 53

3.3 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ KHOẢN MỤC HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬT LIỆU VÀ XÂY DỰNG VIỆT CƯỜNG 54

v

3.3.1 Sơ đồ luân chuyển chứng từ hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu Và Xây dựng Việt Cường 543.3.2 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ mua hàng, nhập kho của Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu và Xây dựng Việt Cường 553.3.3 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ quản lý hàng tồn kho 603.3.4 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ xuất kho 63

CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ KHOẢN MỤC HÀNG TỒN KHO TẠI CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬT LIỆU VÀ XÂY DỰNG VIỆT CƯỜNG 68

4.1 NHẬN XÉT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬT LIỆU VÀ XÂY DỰNG VIỆT CƯỜNG 68

4.1.1 Một số ưu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty 684.1.2 Một số hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty 70

4.2 NHẬN XÉT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ KHOẢN MỤC HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬT LIỆU VÀ XÂY DỰNG VIỆT CƯỜNG 71

4.2.1 Ưu điểm của kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại công ty Công Ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường 714.2.2 Hạn chế của kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tông kho tại Công Ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường 744.2.3 Nguyên nhân của những hạn chế trong Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu Và Xây dựng Việt Cường 76

4.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ KHOẢN MỤC HÀNG TỒN KHO TẠI CỔ PHẦN

THƯƠNG MẠI VẬT LIỆU VÀ XÂY DỰNG VIỆT CƯỜNG 78

4.3.1 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung tại công ty 784.3.2 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ hàng tồn kho 79

vi

KẾT LUẬN 83DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 10PHỤ LỤC 11

Danh mục các ký hiệu và chữ viết tắt

NCC: Nhà cung cấp GTGT: Giá trị gia tăng HTK: Hàng tồn kho

ROA: Tỷ suất sinh lời của tài sản

ROE: Tỷ suất sinh lời của vốn chủ sở hữu ROS: Tỷ suất sinh lời của doanh thu

Danh mục các hình

Trang

Sơ đồ 3.1.3.1: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty 37 Sơ đồ 3.3.1.1: Quy trình luân chuyển chứng từ hàng tồn kho 52 Sơ đồ 3.3.1.2: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho 52 Sơ đồ 3.3.1.3:Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho 53

Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho hiện nay tại các doanh nghiệp là một bước không thể thiếu, đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả của doanh nghiệp và tổ chức Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó, thường chiếm 40%-50% tổng giá trị tài sản một doanh nghiệp Việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một trong những mục tiêu tất yếu mà doanh nghiệp muốn hướng tới Đặc biệt đối với kiểm soát hàng tồn kho tại các doanh nghiệp sản xuất và thương mại, với số lượng nhập xuất nghiệp vụ lớn và thường xuyên, lưu trữ cần có các điều kiện phù hợp với từng loại hàng, từng địa điểm lưu trữ hàng tồn kho và sổ sách cần quản lý cũng nhiều, dễ xảy ra rủi ro sai phạm Vì vậy, việc xác định tình trạng của hàng tồn kho là một công việc khó khăn, cần có quản lý nghiêm chỉnh và kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên

Qua tìm hiểu các tài liệu, dựa trên những luận chứng là nền tảng cơ sở lý luận của nhưng đề tài đã nghiên cứu trước đây như: các tài liệu tham khảo, sách giáo trình giảng dạy tại các trường đại học kinh tế về các lĩnh vực KSNB, các thông tư , từ đó đi sâu nghiên cứu vào các vấn đề kiểm soát hàng tồn kho tại các phân xưởng sản xuất, nhà kho của doanh nghiệp

Sau quá trình tìm hiểu thực tế tại Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường, công ty với ngành nghề sản xuất kinh đa dạng bao trùm về

của công ty

2 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu chung: Nghiên cứu kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường

Đề ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường

Mục tiêu cụ thể: Dựa trên việc hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn

nghiên cứu về thực trạng kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao công tác kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại

công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là những vấn đề liên quan đến các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và quản lý hàng tồn kho tại Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường

Phạm vi nghiên cứu:

+ Phạm vi nội dung: những vấn đề liên quan đến quá trình xuất nhập kho và quản lý hàng tồn kho tại nhà xưởng, nhà kho của công ty, thông qua các chứng từ liên quan và các quy định, quy chế tại công ty

+ Phạm vi không gian: Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường

4 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường, em đã tìm hiểu về khoản mục hàng tồn kho từ khâu mua hàng vào, bảo quản và xuất bán hàng Tại công ty khoản mục hàng tồn kho có những đặc

3

thù rất riêng biệt và các thủ tục kiểm soát rất nghiêm ngặt Trong quá trình tìm hiểu về khoản mục hàng tồn kho em sử dụng phương pháp nghiên cứu chủ yếu là phỏng vấn, quan sát kết hợp với việc thu thập và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến khoản mục hàng tồn kho, từ đó đánh giá công tác kiểm soát nội bộ hàng tồn kho và đưa ra các giải pháp thực hiện

Phương pháp phỏng vấn: Trong quá trình thực hiện tìm hiểu về hàng tồn

kho em có một số những thắc mắc và đã gặp trực tiếp những người có liên quan thực hiện phỏng vấn

Thông qua việc phỏng vấn - đặt câu hỏi, trò chuyện với ban giảm đốc, bộ phận kế toán của công ty các vấn đề đang nghiên cứu về các phương pháp khác không thể tiếp cận được hay những thông tin mà các phương pháp đó thu thập được chưa hoàn toàn chính xác Sau cuộc phỏng vấn, em có thể đưa ra kết luận dựa trên những thông tin mà mình đã thu thập được

Phương pháp quan sát: Tới phòng tài chính kế toán, trực tiếp tiếp xúc, trò

chuyện để có được cái nhìn bao quát về môi trưởng làm việc, môi trưởng văn hóa, tác phong, quan điểm làm việc, phong cách điều hành của ban lãnh đạo đối với các hoạt động của công ty và với hoạt động kiểm soát nội bộ

Bên cạnh đó, thông qua việc quan sát các nhân viên kế toán cũng như kế toán trưởng làm việc, sẽ nắm được một phần hoạt động của bộ máy kế toán tại công ty mà mình đang nghiên cứu

Trực tiếp quan sát quá trình vận hàng của hàng tồn kho tại công ty, cách nhập kho, kiểm tra trước khi nhập kho và quá trình xuất kho Trực tiếp quan sát cách vận hành phòng kế toán, môi trường làm việc, phong cách điều hành của ban lãnh đạo

Phương pháp thu thập dữ liệu: Tại công ty em đã thực hiện tìm hiểu các

tài liệu liên quan đến hàng tồn kho đặc biệt các tài liệu về kiểm soát hàng tồn kho và các chứng từ liên quan tới tài liệu về nhập xuất hàng tồn kho, các biên bản,

1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 TỔNG QUAN CÁC CÔNG TRÌNH NGHIÊN CỨU CÓ LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI

1 Khóa luận tốt nghiệp Tác giả Trần Quyết Thắng (2016) “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Minh Châu”

Trường Đại học kinh tế Thái Nguyên

Khóa luận đã hệ thống hóa những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho đồng thời đánh giá được thực trạng công tác kiểm soát đối với hoạt động mua hàng - nhập kho tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Minh Châu Từ đó, tác giả đã có những nhận xét và đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ đối với hoạt động mua hàng và nhập kho tại Công ty Cổ phần xuất nhập khẩu Minh Châu

Bằng vốn lý luận của mình, tác giả đã chỉ ra một số hạn chế đối với kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại công ty

Nhược điểm:

+ Tác giả cần bổ sung và nghiên cứu thêm phần tổng quan các đề tài

nghiên cứu cùng hưởng để tham khảo và hoàn thiện hơn khóa luận của mình + Tác giả cần làm rõ thêm chi tiết về quy trình lúc hàng hóa nhập kho, xuất kho và tính giá hàng xuất kho, đánh giá chất lượng hàng tồn kho cũng như bảo quản hàng tồn kho thế nào để chất lượng tốt nhất Trong mỗi quá trình ấy, cần nêu thêm các rủi ro có thể gặp phải và thêm giải pháp để hạn chế rủi ro về giá nhập kho, chất lượng và số lượng nhập kho

2 Khóa luận tốt nghiệp Tác giả Lê Phương Dung (2016) “Kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại công ty TNHH Mạnh Linh” Trường đại học Đà Nẵng

2

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả đã đi sâu vào tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung của các doanh nghiệp nói riêng và thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại Công ty TNHH Mạnh Linh Qua đó có thể thấy rõ được ưu, nhược điểm của công ty và đưa ra các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho của công ty

3 Khóa luận tốt nghiệp tác giả Hồ Đăng Bảo Tuấn (2016) “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trinh hàng tồn kho tại công ty TNHH TM và dịch vụ Minh Toàn” Trường

Đại học Kinh tế

Khóa luận đi sâu nghiên cứu kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại công ty, đưa ra những ưu, nhược điểm và thiếu sót của kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho, bên cạnh đó tìm ra những giải pháp giúp công ty cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho nói riêng

3

+ Tác giả cũng đã đưa ra được một số giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại công ty nổi riêng nhằm giúp cho công ty quản lý tốt hơn hoạt động hàng tồn kho

Nhược điểm: Khóa luận chưa nêu rõ được một số chứng từ để làm minh chứng cụ thể cho bài luận văn của mình

4 Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Bích Trầm (2016) “Tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại công ty cổ phần Pertec Bình Định” Đại học Thương Mại

Khóa luận trình bày cơ sở lý luận hệ thống kiểm soát nội bộ và đặc điểm của chu trinh hãng tồn kho sau đó trình bày thực trạng và ưu nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty, kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại công ty để từ đó tìm ra những giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại công ty Peter

Ưu điểm:

+ Tác giả đã nêu được cơ sở lý luận, thực trạng kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần Petec Bình Định như kiểm soát quá trình thanh toán đối với các sản phẩm xăng dầu

+ Nêu ra các nội quy chính sách áp dụng đối với việc kiểm soát hàng hóa các sản phẩm dễ sảy ra gian lận

Khóa luận tập trung nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại Công ty TNHH vận tải và xếp dỡ Hải An Đồng thời cũng trình bảy bộ máy quản lý và bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty tuy nhiên chưa đi

4

sâu vào hoạt động hàng tồn kho để từ đó tìm ra ưu, nhược điểm và đưa các giải pháp giúp hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại công ty hoạt động tốt hơn

6 Khóa luận tốt nghiệp tác giả Đào Minh Thu (2016) đề tài “Hệ thống kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại công ty Cổ phần Đầu tư Xây Dựng Toàn Phát"

trường Đại học Tài Nguyên và Môi Trường Hà Nội

Khóa luận trình bày hoạt động tại công ty Toàn Phát, khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty và cách thức hàng tồn kho tại đây hoạt động kiểm soát khoản mục hàng tồn kho, sau đó đưa ra ưu, nhược điểm trong hoạt động đó và đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại công ty

7 Khóa luận tốt nghiệp tác gia Tưởng Thị Hòa (2017) đề tài “Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại công ty TNHH vận tải biển Việt Thuận” trưởng Đại học Tài

Nguyên và Môi Trường Hà Nội

Khóa luận trình bảy làm rõ những vấn đề về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp Đặc biệt đi sâu nghiên cứu về kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho nêu nên các mục tiêu, quy trình và các thủ tục kiểm soát hàng tồn kho Hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH vận tải biển Việt Thuận, hệ thống kiểm soát nội bộ thực tế tại công ty TNHH vận tải biển Việt Thuận Từ đó đưa ra các lý luận những quan điểm về ưu điểm hay tồn tại về hệ thống kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại công ty TNHH vận tải biển Việt Thuận

Ưu điểm:

+ Khóa luận tác giả trình bày dễ hiểu mang tính logic

+ Khóa luận đưa ra được cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho

+ Tác giả nêu nên được những vấn đề xoay quanh chu trinh hàng tồn kho trong doanh nghiệp

+ Đưa ra được một số giải pháp để hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại công ty TNHH vận tải biển Việt Thuận

Nhược điểm:

+ Thực trạng kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại công ty chưa được tác giả làm rõ mà chỉ ở mức độ chung chung, chưa đi sâu vào thực tế tại doanh nghiệp

Khóa luận tốt nghiệp của tác gia Hoàng Thị Lan Phương đã làm rõ được những rủi ro thường xảy ra trong kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho Ngoài ra khóa luận cũng đã thể hiện rõ hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH dịch vụ thực phẩm giải khát Việt Nam Về cơ bản tác giả đã nêu nên được kiểm soát khoản mục hàng tồn kho tại công ty

Nhược điểm:

+ Khóa luận chưa thể hiện rõ nét về kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho Phần kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại Công ty TNHH dịch vụ thực phẩm giải khát Việt Nam chưa được mô tả chi tiết còn sơ sài, mới nếu nề được quy trình đơn giản của khoản mục hàng tồn kho

+ Chưa đi sâu vào kiểm soát khoản mục hàng tồn kho tại công ty Nhiều giấy tờ, biểu mẫu không cần thiết có thể bỏ đi, để đơn giản hóa quá trình tại công ty

9 Khóa luận tốt nghiệp tác giả Phạm Thanh Duyên (2017) “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại công ty TNHH thương mại đầu tư xây dựng Lâm Vinh” trường Đại học Tài Nguyên và Môi Trường Hà Nội

Tác giả khóa luận đã làm rõ được các vấn đề về hệ thống kiểm soát nội bộ

7

trong các doanh nghiệp và tại công ty TNHH thương mại đầu tư xây dựng Lâm Vinh Các vấn đề về kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại công ty được tác giả thể hiện chi tiết trong khỏa luận Các đánh giả về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty hay kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tổng kho tại công ty đều là những đánh giá khách quan

+ Khoản mục Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại công ty nên để một mục riêng không nên chia thành tiểu mục nhỏ

10 Khóa luận tốt nghiệp Tác giả Chu Thị Nguyệt (2019) “ Kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại công ty TNHH TM Dược phẩm Đông Á”,Trường Đại học Tài

Nguyên và Môi Trường Hà Nội

Khóa luận tập trung đi sâu vào tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nói chung và kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ quản lý hàng tồn kho nói riêng Trên cơ sở lý thuyết đã xây dựng và phân tích tác giả đã chỉ ra được những điểm mạnh, điểm đã làm được của đơn vị đồng thời cũng nêu ra những mặt còn hạn chế tồn tại, nguyên nhân cũng như đề xuất các biện pháp và phương hướng hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với khoản mục hàng tồn kho tại công ty TNHH TM Dược phẩm Đông Á Cụ thể:

Ưu điểm:

+ Về cơ sở lý luận: Tác giả đã đưa ra một cách tương đối đầy đủ lý thuyết về

8

các bộ phận cấu thành kiểm soát nội bộ tại đơn vị theo các chuẩn mực và hướng dẫn theo quy định, đồng thời phân tích và làm rõ những lý thuyết đỏ trong bài khóa luận Đề tài cũng làm rõ các nghiệp vụ mua hàng - nhập kho, quản ký hàng tồn kho, nghiệp vụ xuất kho tại công ty TNHH TM Dược phẩm Đông Á

+ Về tình hình thực tế tại Công ty: tác giả đã nêu được thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại công ty TNHH TM Dược phẩm Đông Á đã xây dựng hệ thống các thủ tục kiểm soát chung cho mọi hoạt động của Công ty cũng như các thủ tục kiểm soát nội bộ áp dụng riêng cho hàng tồn kho

Nhược điểm:

+ Tuy nêu ra được những hạn chế trong kiểm soát quy trình hàng tồn kho tại công ty nhưng còn thiếu về những giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát quy trình hàng tồn kho và điều kiện để thực hiện những giải pháp đó như thế nào

+ Tác giả nên nêu rõ và chi tiết hơn về phương pháp nghiên cứu trong bài nghiên cứu kiểm soát khoản mục hàng tồn kho trong báo cáo tài chính của mình Tác giả cần bổ sung và nghiên cứu thêm phần tổng quan các đề tài nghiên cứu cùng hưởng để tham khảo và hoàn thiện hơn khóa luận của mình

=> Kết luận: Nhìn chung các khóa luận đều đã nêu nên được các bộ phận

cấu thành ảnh hưởng tới hệ thống kiểm soát nội bộ và làm rõ đặc điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ Các đề tài có những ưu nhược điểm riêng song đều trình bày được: Các cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ được nêu cụ thể phân tích rõ ràng; Thực trạng kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại các đơn vị đều được phân tích rõ ràng, cụ thể đặc biệt là các chu trình liên quan đến hàng tồn kho như kiểm soát quá trình mua hàng nhập kho, kiểm soát quá trình bán hàng thu tiền

Đây là những tài liệu quan trọng góp phần hoàn thiện khóa luận “Kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu Và Xây dựng Việt Cường”

1.2 Ý NGHĨA NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI

Đề tài tập trung nghiên cứu làm rõ về hệ thống kiểm soát nội bộ, cơ cấu tổ chức, các nhân tố ảnh hưởng tới một hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung và tại đơn vị nói riêng

9

Đề tài phân tích và nêu rõ thực trạng kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại đơn vị, qua đó rút ra những ưu điểm, hạn chế của công tác kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho và đưa ra một số kiến nghị nhằm giúp đơn vị hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho

1.3 KẾT CẤU CỦA KHÓA LUẬN

Nội dung nghiên cứu của đề tài được bố cục thành 4 chương như sau: Chương 1: Tổng quan để tài nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận về công tác kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho Chương 3: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường

Chương 4: Một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường

Kiểm soát nội bộ là một trong những loại kiểm soát mà nhà quản lý sử dụng trong quá trình quản lý đơn vị nhằm đạt được các mục tiêu đề ra Khái niệm kiểm soát nội bộ được định nghĩa lần đầu tiên vào năm 1929 trong công bố của Cục Dự trữ Liên bang Mỹ (Federal Reserve Bulletin), theo đó kiểm soát nội bộ là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, và đây là một cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên

Theo thời gian, khái niệm kiểm soát nội bộ được định nghĩa mở rộng ra khỏi những thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán Năm 1949, trong công trình nghiên cứu đầu tiên về kiểm soát nội bộ với nhan đề “Kiểm soát nội bộ, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với kiểm toán viên độc lập” AICPA đã bổ sung thêm mục tiêu thúc đẩy hoạt động có hiệu quả và khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của nhà quản lý vào trong định nghĩa về kiểm soát nội bộ

Năm 2013, COSO đã phát hành Báo cáo kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất cập nhật với khái niệm kiểm soát nội bộ đã được bổ sung như sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hoạt động quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ”

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 (VSA 315) - Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị thì: “Kiểm soát nội bộ (internal control) được hiểu là quá trình do Ban quản trị, Ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý hướng tới các mục tiêu về: Độ tin cậy của lập

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ và qui định được tuân thủ - Hoạt động hữu hiệu và có hiệu quả

Kiểm soát nội bộ là một bộ phận trong đơn vị thực hiện chức năng kiểm toán trong nội bộ theo yêu cầu của nhà quản lý Các tập đoàn có qui mô hoạt động lớn, phạm vi hoạt động phân tán, mức độ rủi ro khác nhau, nên kiểm toán nội bộ theo cách tiếp cận hệ thống sẽ kém phù hợp Kiểm toán nội bộ nên thực hiện kiểm toán theo cách tiếp cận rủi ro, nhận diện rủi ro, đánh giá và đề xuất các kiểm soát hiệu lực với với rủi ro

b Một số đặc điểm của kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người, bao gồm: Ban giám đốc, nhà quản lý và toàn bộ nhân viên

+ Nhà quản lý sẽ đặt ra mục tiêu và đưa ra các cơ chế kiểm soát vào để giám sát các hoạt động hướng tới mục tiêu mà mình đã thiết lập

+ Ngược lại kiểm soát nội bộ cũng sẽ tác động đến các hành vi của nhà quản lý, tạo ra ý thức kiểm soát của mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của đơn vị kiểm soát nội bộ tại mỗi đơn vị khác nhau sẽ mang theo văn hóa lãnh đạo của mỗi nhà quản lý khác nhau

Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý việc đạt được mục tiêu của đơn vị bởi những hạn chế tiềm tàng trong kiểm soát nội bộ của đơn vị như sai sót, gian lận của con người, sự lạm quyền của nhà quản lý hay là do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí thiết lập kiểm soát nội bộ tại đơn vị

2.1.2 Vai trò và mục tiêu của kiểm soát nội bộ

a Vai trò của một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh

12

Đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra

Giảm bớt những rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên có thể gây tổn hại cho công ty

Giảm bớt những rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty

Ngăn chặn việc tiếp xúc rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ Thông thường, khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giảm sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân

b Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Mỗi đơn vị thường có mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác định các chiến lược cần thực hiện Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị, hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị Theo COSO, có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị cần thiết lập thành ba nhóm:

- Mục tiêu hoạt động: các chính sách đưa ra phải được đảm bảo về tính hiệu

quả và an toàn trong hoạt động, đảm bảo việc bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực một cách kinh tế, an toàn, hiệu quả Do đó, đơn vị phải có khả năng kiểm soát và phòng chống được các rủi ro gặp phải trong toàn bộ các hoạt động quản lý, điều hành, tác nghiệp

- Mục tiêu thông tin: Đảm bảo hệ thống thông tin tài chính và thông tin

quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời Đơn vị phải có được một hệ thống sổ sách, hồ sơ, báo cáo tài chính và hoạt động báo cáo hoạt động đầy đủ, chính xác và kịp thời để cung cấp cho các cấp điều hành của công ty, các cơ quan chức năng giám sát và các đối tác bên ngoài khi cần thiết

Thông tin gửi tới hoạt động quản trị, Ban điều hành và các đối tượng khác phải đáng tin cậy, đầy đủ và trung thực để họ có thể dựa vào thông tin này để đưa ra các quyết định quản lý, điều hành hoặc tác nghiệp đúng đắn

13

- Mục tiêu tuân thủ: Bảo đảm tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy định,

quy trình nội bộ Mọi nghiệp vụ và hoạt động trong đơn vị phải tuân thủ theo các quy định, các cơ chế chính sách, pháp luật hiện hành, các chiến lược, các chính sách kinh doanh và quy trình nghiệp vụ mà các cấp lãnh đạo quản lý và điều hành của công ty đã quy định trong các văn bản quy phạm và có tính quy phạm

Mục tiêu của kiểm soát nội bộ theo IFAC được chia thành bốn nhóm:

- Thứ nhất là bảo vệ tài sản của doanh nghiệp: Tài sản của doanh nghiệp

rất nhạy cảm với vấn đề gian lận, biển thủ, mất cắp, hư hỏng, sử dụng không đúng mục đích nên chúng cần được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp Điều này cũng tương tự như một số tài sản phi vật chất như các tài liệu quan trọng (các hợp đồng bảo mật của nhà nước) và sổ sách Sự bảo vệ một số tài sản và sổ sách nhất định đã trở nên ngày càng quan trọng hơn kể từ khi có hệ thống máy tính Số lượng lớn thông tin được tồn trữ trong các phương tiện bằng máy tính như đĩa từ có thể bị phá hoại nếu không cẩn trọng bảo vệ chúng

Vì vậy, mục tiêu của kiểm soát nội bộ đề cập đến việc bảo đảm được hiệu quả của mọi hoạt động và phát huy được năng lực, tính chủ động, sáng tạo của các cấp quản lý Tài sản của doanh nghiệp phải được bảo vệ tốt nhất Các tài sản này có thể bị đánh cắp, bị lạm dụng vào các mục đích khác nhau, hoặc bị hư hại, tổn thất nếu không được bảo vệ bởi hệ thống kiểm soát thích hợp

- Thứ hai là đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài

chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý Như vậy các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính Các nhà quản lý chịu trách nhiệm lập báo cáo tài chính trung thực, hợp lý, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành hoặc được chấp nhận

Như vậy, Trong hoạt động kinh doanh cũng như một số hoạt động khác cần được bảo mật, các thông tin cần phải được lưu giữ, bảo quản theo đúng yêu cầu, để tránh rò rỉ cho các đối tượng không cần thiết, tiềm ẩn nguy cơ dẫn đến các rủi ro

14

- Thứ ba là đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống kiểm

soát nội bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải tuân thủ đúng mức Cụ thể Hệ thống kiểm soát nội bộ cần duy trì kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp, ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp và đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong doanh nghiệp

Theo thông lệ chung, người chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực của báo cáo tài chính cũng như việc tuân thủ luật pháp trong một doanh nghiệp chính là những người quản lý của doanh nghiệp Nói cách khác, việc ngăn ngừa và phát hiện những sai phạm như gian lận hay sai sót là trách nhiệm của những người quản lý Bởi vì nếu không thực hiện được điều này, chắc chắn hoạt động của doanh nghiệp sẽ không có hiệu quả, thông tin không trung thực, thậm chí doanh nghiệp có thể bị giải thể vì những hành vi không tuân thủ pháp luật Đối với hành vi không tuân thủ, đoạn 08 chuẩn mực kiểm toán Việt nam số 250 –Xem xét tính tuân thủ pháp luật và các quy định trong kiểm toán báo cáo tài chính –xác định: “Giám đốc (hoặc người đứng đầu) doanh nghiệp được kiểm toán có trách nhiệm đảm bảo cho doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật và các quy định hiện hành, ngăn ngừa, phát hiện và xử lý những hành vi không tuân thủ pháp luật và các quy định trong doanh nghiệp”

- Thứ tư là đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý: Các quá

trình kiểm soát trong một doanh nghiệp được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp doanh nghiệp bảo vệ và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động của doanh

Để đạt được 4 mục tiêu trên thì hệ thống kiểm soát nội bộ cần thực hiện 5 nhiệm vụ sau:

+ Bảo vệ tài sản và thông tin của doanh nghiệp giúp doanh nghiệp không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích nhà quản lý đề ra

+ Điều khiển và quản lý kinh doanh của doanh nghiệp một cách có hiệu quả + Đảm bảo cho các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và các quyết định đó

+ Lập các Báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân thủ theo các yêu cầu pháp định

+ Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và gian lận trong kinh doanh

2.1.3 Các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống chính sách và thủ tục giúp nhà quản lý đạt được các mục tiêu cụ thể là bảo vệ tài sản, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảo đảm sự tuân thủ qui định pháp lý và bảo đảm hiệu quả hoạt động Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm năm yếu tố cơ bản là: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát

a Môi trường kiểm soát

Là tập hợp các quy trình, các chuẩn mực và các cấu trúc thiết lập cơ sở cho

sự vận hành của kiểm soát nội bộ trong công ty; thiết lập một tiếng nói chung trong doanh nghiệp bằng cách thể trực tiếp hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ, bao gồm toàn bộ các nhân tố có tính môi trường ở bên trong và

16

bên ngoài đơn vị ảnh hưởng đến việc thiết kế và vận hành của các thủ tục kiểm soát Môi trường kiểm soát tạo nền tảng cho hệ thống kiểm soát hữu hiệu, nó giúp hoàn thiện cấu trúc và cung cấp các nguyên tắc cho công ty

Các nhân tố bên trong bao gồm:

+ Sự trung thực và các giá trị đạo đức: Yếu tố quan trọng trước hết trong môi

trường kiểm soát liên quan tới tính chính trực và giá trị đạo đức cũng như cam kết về năng lực và phong cách điều hành của nhà quản trị, đặc biệt là nhà quản trị cấp cao tại công ty và phân công phân nhiệm tại công ty là đặc thù quản lý

Đây là những yếu tố có mối liên hệ với nhau hình thành nên đặc thù quản lý trong công ty Đặc thù quản lý ảnh hưởng tới việc thiết kế các thủ tục kiểm soát và duy trì hoạt động kiểm soát

+ Sự tham gia của ban kiểm soát: Sự tham gia này nhằm đảm bảo lợi ích của chính ban kiểm soát, họ có trách nhiệm rất quan trọng được qui định trong các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, pháp luật và các quy định khác của công ty Ban kiểm soát có ảnh hưởng lớn đến nhận thức về kiểm soát nội bộ

Ban kiểm soát cũng có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục báo cáo các sai phạm và xem xét tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ trong đơn vị

+ Triết lý quản lý và phong cách điều hành của giám đốc: Là quan điểm, thái độ và hành động của giám đốc đối với việc chấp nhận các rủi ro kinh doanh, lập và trình bày Báo cáo tài chính

+ Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi thành viên trong công ty cũng như phản ánh mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm soát và chia sẻ thông tin lẫn nhau trong cùng công ty

+ Phân định quyền hạn và trách nhiệm: Nguyên tắc trong phân chia quyền hạn, trách nhiệm, nghĩa vụ trong cơ cấu tổ chức bao gồm:

./ Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân bằng hệ thống văn bản (phân công phân nhiệm, phê chuẩn ủy quyền);

./ Cách ly thích hợp chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi sổ, bảo quản tài sản (bất kiêm nhiệm);

17

./ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các nhiệm vụ

+ Đảm bảo về năng lực: Là cam kết của giám đốc về các mức độ năng lực và kỹ năng cần thiết để đáp ứng cho từng nhiệm vụ

+ Chính sách về nhân sự: Các cá nhân trong đơn vị đều tham gia vào hệ thống kiểm soát nội bộ và là chủ thể của mọi hoạt động trong công ty, do đó nếu bất cứ cá nhân nào kém năng lực và không trung thực thì đều có tác động đến kiểm soát Các chính sách và thủ tục về nhân sự được ban hành một mặt nhằm tuyển dụng, sử dụng, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân sự được rõ ràng, công bằng, hợp lý

Môi trường bên ngoài: môi trường kiểm soát chung còn phụ thuộc vào các

nhân tố bên ngoài Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm:

Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của Nhà nước; Ảnh hưởng của các chủ nợ;

Công ty luôn phải đối mặt với các rủi ro khác nhau, các rủi ro có thể đến từ môi trường bên trong hoặc bên ngoài gây ảnh hưởng xấu đến việc đạt được mục tiêu của công ty Quy trình đánh giá rủi ro của công ty hình thành nên cơ sở để giám đốc xác định các rủi ro cần được quản lý:

+ Rủi ro hoạt động là các nguy cơ gây ra tổn thất cho công ty do các quy định, các thủ tục kiểm soát trong các chu trình hoạt động của doanh nghiệp không hiệu quả, không phù hợp hoặc do các yếu tố bên ngoài công ty gây ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu hiệu quả hoạt động

+ Rủi ro tuân thủ là nguy cơ gây ra tổn thất cho công ty do không tuân thủ các quy định pháp luật và các quy định khác có liên quan

+ Rủi ro báo cáo là nguy cơ gây ra các tổn thất cho công ty do các vi phạm không được báo cáo

Để đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu của công ty một cách hiệu quả thì công ty có các biện pháp đối phó với rủi ro Để đối phó với các rủi ro có thể xảy ra, đánh giá các rủi ro là một bước rất quan trọng và không thể thiếu Đánh giá rủi ro là một quá trình lặp đi lặp lại của việc phân tích và nhận diện các rủi ro đối với việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp Bốn nguyên tắc để thiết lập đầy đủ thành phần đánh giá rủi ro:

+ Tổ chức nên xác định mục tiêu rõ ràng (bao gồm các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và mục tiêu tuân thủ)

+ Nhận diện rủi ro trong việc thực hiện mục tiêu rồi tiến hành phân tích các rủi ro này tạo cơ sở đối phó với các rủi ro có thể xảy ra

+ Xem xét các khả năng gian lận có thể xảy ra khi tiến hành đánh giá rủi ro + Đánh giá và nhận diện những thay đổi đến từ môi trường bên trong cũng như bên ngoài có thể gây ảnh hưởng đến quá trình thực hiện các mục tiêu

c Các hoạt động kiểm soát

19

Là những chính sách và thủ tục tạo nên sự đảm bảo đối với các chính sách, đường lối của ban kiểm soát được thực hiện đúng đắn và đúng thời gian nhằm bảo đảm cho các chỉ thị của nhà quản lý về việc đối phó với các rủi ro đe dọa đến việc đạt mục tiêu được thực hiện Hoạt động kiểm soát được thực thi trong tất cả các cấp của công ty

Các thủ tục kiểm soát được thiết kế và áp dụng tùy thuộc vào đặc thù của mỗi công ty và tùy thuộc vào đặc thù của ngành Nhà quản lý sẽ ban hành các quy chế quản lý cụ thể nhằm đảm bảo các thủ tục kiểm soát thực thi khi các thủ tục kiểm soát được xác lập

Các thủ tục kiểm soát sẽ được cụ thể hóa bằng các quy định sau đó tập hợp và cụ thể hóa lại bằng các quy chế, quy định quản lý của công ty Tất cả các cá nhân trong tổ chức đều phải tuân thủ, chấp hành các quy chế quản lý này nhằm đạt được các mục tiêu mà tổ chức đề ra Các nguyên tắc đòi hỏi tổ chức cần thực hiện trong hoạt động kiểm soát:

+ Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Trong công ty luôn phân chia rõ

ràng về công việc và trách nhiệm cụ thể cho các cá nhân trong một bộ phận hoặc các bộ phận trong một tổ chức nhằm tạo sự chuyên môn hóa trong việc thực hiện công việc

Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng là một trong những nguyên tắc quan trọng của hoạt động kiểm soát Nó giúp cho mỗi người trong tổ chức hiểu rõ trách nhiệm, nhiệm vụ của mình cũng như hiểu rõ trách nhiệm và nhiệm vụ của người khác để phối hợp, giám sát lẫn nhau nhằm đạt mục tiêu tổ chức đã đề ra

Trong công ty nhiều người làm việc, các gian lận khó xảy ra hơn và các sai sót dễ phát hiện hơn do có sự kiểm tra chéo

+ Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Các vấn đề lớn nhỏ trong công ty

không nên chỉ được giải quyết bởi nhà quản lý cấp cao mà nhà quản lý cấp cao nên ủy quyền cho các cấp dưới được quyền giải quyết và quyết định và một số công việc trong một phạm vi nhất định

Nhà quản lý cấp cao sẽ chia sẻ về trách nhiệm với các công việc mà mình đã ủy quyền cho cấp dưới, cho nên nhà quản lý cấp cao sẽ phải thực hiện kiểm tra,

20

giám sát các công việc mà mình đã uỷ quyền Sự ủy quyền được thực hiện qua nhiều cấp trong công ty, hình thành nên hệ thống phân chia quyền hạn, trách nhiệm và thống nhất trong toàn công ty

Phê chuẩn là sự đồng ý của nhà quản lý cho một nghiệp vụ nào đó được xảy ra Tất cả các nghiệp vụ phải được phê chuẩn đúng đắn nhằm đảm bảo các mục tiêu kiểm soát của công ty Các phê chuẩn bao gồm phê chuẩn cụ thể và phê chuẩn chung Việc thực hiện các phê chuẩn được tiến hành cho nhiều giao dịch và sự kiện kinh tế cùng lúc hoặc cho từng nghiệp vụ riêng biệt

+ Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Trong công ty, mỗi nhân viên cần có sự tách

biệt về trách nhiệm trong một số công việc cụ thể để hạn chế các hành vi sai phạm có thể xảy ra, như là các hành vi lạm dụng quyền hạn hay cố ý làm sai trái Bất kiêm nhiệm là sự cách ly thích hợp về trách nhiệm nhằm mục đích ngăn ngừa

những hành vi sai trái trong lúc thực hiện công việc hằng ngày, đặc biết là những sai phạm cố ý Các nguyên tắc bất kiêm nhiệm cần phải được tuân thủ:

./ Bất kiêm nhiệm trong phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện nghiệp vụ

./ Bất kiêm nhiệm giữa điều hành với ghi sổ

./ Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản đơn vị với kế toán

Thông thường, hoạt động kiểm soát có thể liên quan tới một cuộc kiểm toán báo cáo tài chính của một công ty gắn liền với việc thực hiện đánh giá hoạt động, quá trình xử lý thông tin, kiểm soát vật chất và việc phân chia trách nhiệm Một hoạt động kiểm soát tồn tại thường để thực hiện một mục tiêu cụ thể Tuy nhiên, không thể có một hoạt động kiểm soát hoàn hảo tới mức có thể ngăn chặn và phát hiện được tất cả những sai phạm có thể xảy ra bởi vì những hạn chế vốn có của các hoạt động và của cả hệ thống kiểm soát

- Chọn lựa và phát triển các hoạt động kiểm soát nhằm hạn chế tới mức thấp nhất sự ảnh hưởng của các rủi ro này đến việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức Thiết lập các hoạt động kiểm soát trên cơ sở ban hành các thủ tục và chính sách Hoạt động kiểm soát diễn ra chủ yếu trong doanh nghiệp gồm:

+ Soát xét của nhà quản lý (bao gồm cả cấp cao và cấp trung gian);

21

+ Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm;

+ Ủy quyền cho người có thẩm quyền phê chuẩn các nghiệp vụ một cách thích hợp;

+ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: kiểm soát chung, kiểm soát ứng dụng; + Kiểm soát vật chất;

+ Phân tích rà soát

d Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong công ty Trong công ty, thông tin đầu vào rất là quan trọng và cần thiết tạo cơ sở trong việc thực hiện các trách nhiệm kiểm soát nội bộ nhằm đạt được các mục tiêu đề ra của công ty Sự trao đổi thông tin cả bên trong lẫn bên ngoài công ty đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin nhằm hỗ trợ cho việc thực thi các trách nhiệm của kiểm soát nội bộ

Khả năng đưa ra những quyết định phù hợp trong quản trị và trong kiểm soát các hoạt động của thực thể pháp lý (khách hàng) và để chuẩn bị các báo cáo tài chính phụ thuộc vào hiệu lực của hệ thống thông tin bao gồm cả hệ thống kế toán Một hệ thống thông tin kế toán hiệu lực phải:

+ Nhận diện và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

+ Phân loại chính xác các nghiệp vụ cho mục đích lập báo cáo tài chính; + Đo lường giả phí và giá trị phù hợp với giả thiết kế toán được chấp nhận; + Ghi chép các nghiệp vụ đúng kỳ;

+ Trình bày kết quả của các nghiệp vụ song song với báo cáo một cách chính xác trong báo cáo tài chính

Các nguyên tắc cần phải thực hiện:

+ Thu thập và sử dụng các thông tin phù hợp và chất lượng nhằm giúp các thành phần trong hệ thống kiểm soát nội bộ được vận hành

+ Trao đổi thông tin trong nội bộ bao gồm các mục tiêu và trách nhiệm kiểm soát nội bộ nhằm hỗ trợ các thành phần trong hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty được vận hành

- Các thông tin cần thiết phải được nhận dạng, thu thập và trao đổi trong đơn vị dưới hình thức và thời gian thích hợp sao cho nó giúp mọi người trong đơn vị thực hiện được nhiệm vụ của mình

Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng: Từ cấp trên xuống cấp dưới, từ dưới lên trên và giữa các cấp với nhau

e Giám sát

Giám sát liên quan tới việc đánh giá bởi một cá nhân thích hợp về việc thiết kế và hoạt động của kiểm soát trên cơ sở thời gian và thực hiện những hành động cần thiết Giám sát có thể được hoàn thành từ những hoạt động đang thực hiện hoặc từ những đánh giá riêng rẽ Thủ tục giám sát hoạt động được xây dựng trong chính những hoạt động đang thực hiện bình thường của thực thể pháp lý, bao gồm các báo cáo quản trị định kỳ và hoạt động giám sát cấp cao

Hoạt động giám sát được thiết lập nhằm thực hiện chức năng giám sát tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, nó bao gồm các đánh giá chuyên biệt, đánh giá thường xuyên hay kết hợp cả hai hình thức để xem xét sự hiện diện của các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ và các thành phần đó có được thực thi hay là không Hoạt động giám sát được thực hiện như sau:

./ Lựa chọn, thực hiện, phát triển các đánh giá thường xuyên;

./ Đánh giá chuyên biệt để xem xét sự hiện diện và tính thực thi của các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ;

./ Báo cáo và đánh giá các tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ một cách nhanh chóng, kịp thời

+ Đánh giá thường xuyên: Việc đánh giá nhằm xem xét hệ thống kiểm soát

./ Chú trọng kiến nghị của kiểm toán nội bộ nhằm cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Đối chiếu các số liệu kế toán sổ sách và kế toán

+ Đánh giá chuyên biệt: Việc đánh giá thông qua chức năng của các kiểm

toán độc lập và kiểm toán nội bộ nhằm kịp thời phát hiện các yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ và đưa ra các hướng giải quyết và hoàn thiện

Kiểm toán nội bộ thường được xem là một yếu tố kiểm soát quản lý có hiệu quả cao Giám sát đang trở thành một yếu tố kiểm soát then chốt trong việc xác định rủi ro và vì vậy nó càng được quan tâm nhiều hơn trong các cam kết kiểm toán Hoạt động giám sát thường bắt đầu từ các báo cáo, sau đó áp dụng ở tất cả các cấp của đơn vị Một số hoạt động giám sát cụ thể như:

+ Các báo cáo về doanh số thực hiện và lợi nhuận gộp so với năm trước; + Số lượng các khách hàng phàn nàn về hoá đơn và chất lượng sản phẩm; + Các báo cáo sản xuất so với năm trước, so với doanh thu thực hiện,

2.1.4 Một số hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ

Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đăng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hay báo cáo của cấp dưới

Phần lớn tác dụng của hệ thống kiểm soát nội bộ là do sự phân công phân nhiệm mang lại, do đó kiểm soát nội bộ sẽ không mang lại hiệu quả khi có sự thông đồng giữa các nhân viên hoặc giữa nhân viên với bên ngoài

Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua

24

Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của minh nhằm phục vụ mưu đồ riêng

Kiểm soát nội bộ khó ngăn cản được gian lận và sai sót của người quản lý cấp cao Các thủ tục kiểm soát là do người quản lý đặt ra, nó chỉ kiểm tra việc gian lận và sai sót của nhân viên Các thủ tục kiểm soát nội bộ sẽ vô hiệu khi người quản lý làm sai và các thủ tục sẽ giảm phần lớn tác dụng hay không còn tác dụng khi điều kiện thực tế thay đổi

Kiểm soát nội bộ được thiết kế nhằm đối phó với các nghiệp vụ thông thường hoặc dự kiến Do đó, khó có thể phát hiện ra các nghiệp vụ đột xuất và bất thường

2.2 KIỂM SOÁT NỘI BỘ KHOẢN MỤC HÀNG TỒN KHO 2.1.1 Khái quát về khoản mục hàng tồn kho

Theo thông tư 200: Hàng tồn kho là những tài sản: được giữ để bán trong

quá trình sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

Hàng tồn kho bao gồm: Hàng hóa mua về để bán: là hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến; thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập khi thành phẩm; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường; chi phí dịch vụ dở dang

+ Đối với sản phẩm dở dang, nếu thời gian sản xuất, luân chuyển vượt quá một chu kỳ kinh doanh thông thường thì không được trình bày là hàng tồn kho trên Bảng cẩn đối kế toán mà trình bày là tài sản dài hạn

+ Đối với vật tư, thiết bị, phụ tùng thay thế có thời gian dự trữ trên 12 tháng hoặc hơn một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường thì không được trình bảy là hàng tồn kho trên Bảng cẩn đối kế toán mà trình bày là tài sản dài hạn

25

Theo thông tư 133:

+ Hàng tồn kho của công ty là những tài sản được công ty mua vào để phục vụ cho việc sản xuất hoặc bán trong kỳ sản xuất và kinh doanh Những tài sản này gồm có: nguyên vật liệu, những sản phẩm chưa được hoàn thiện, hàng hóa, thành phẩm, những hàng hóa được gửi bán, những mặt hàng hóa công ty đã mua và đang trong quá trình vận chuyển hay các công cụ dụng cụ được sử dụng trong sản xuất

+ Đối với những sản phẩm và hàng hóa hay tài sản mà doanh nghiệp đang nhận giữ hộ, ký gửi, thực hiện gia công hay xuất khẩu sẽ không được coi là hàng tồn kho nếu những mặt hàng này không thuộc sở hữu của doanh nghiệp

+ Kế toán hàng tồn kho cần phải thực hiện theo đúng các quy định và tiêu chuẩn của chuẩn mực kế toán về hàng tồn kho và có thể thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi nhận các chi phí khi doanh nghiệp xác định được giá gốc và phương pháp tính giá tính giá trị của hàng tồn đó

+ Căn cứ trên các quy định cụ thể cho từng loại vật tư, hàng hóa theo những nguồn hình thành và thời điểm điểm bắt đầu tính giá trị Đồng thời sẽ có một số khoản thuế không được hoàn lại và được tính và giá trị hàng tồn kho, đơn cử như thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng tồn kho hay thuế nhập khẩu, thuế bảo vệ môi trường… khi mua hàng tồn kho

Khoản mục hàng tồn kho là một quá trình vận động của hàng tồn kho từ việc mua nhập hàng nhập kho để phục vụ của hoạt động sản xuất kinh doanh hay nhập kho các thành phẩm chờ tiêu thụ, cho đến việc xuất kho sử dụng cho hoạt động sản xuất hay tiêu thụ Kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho bao gồm các cơ chế nghiệp vụ, các quy trình, các quy chế nhiệp vụ cộng với một cơ cấu tổ chức nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả, hạn chế các gian lận và sai sót trong quá trình nhập, xuất và quản lý tồn kho

2.2.1 Đặc điểm và mục đích của kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho a Đặc điểm

Đối với các doanh nghiệp thương mại và doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho đóng vai trò trung gian trong quá trình chuyển hóa các nguồn lực của đơn vị thành kết quả kinh doanh

26

Do vai trò trung gian giữa các chu trình kinh doanh nên hàng tồn kho có liên quan đến hầu hết các chu trình này Trong đó, hàng tồn kho đặc biệt có liên hệ mật thiết đến các chu trình bán hàng-thu tiền, chu trình mua hàng-thanh toán tiền Quy trình hàng tồn kho là bắt đầu từ thời điểm nhà cung cấp giao nguyên vật liệu, hàng hóa đến kho của công ty cho đến thời điểm thành phẩm, hàng hóa được xuất ra khỏi kho Hàng tồn kho là tài sản lưu động của doanh nghiệp, hàng tồn kho trong công ty bao gồm:

+ Hàng hoá dự trữ cho lưu thông (kể cả số hàng đem gửi bán hoặc là hàng hoá đang đi đường);

+ Nguyên vật liệu, Công cụ dự trữ cho quá trình sản xuất, Thành phẩm, Sản phẩm hoàn thành, Sản phẩm dở dang và Hàng gửi bán hoặc là Hàng đang đi đường

Hàng tồn kho thường có giá trị lớn và chiếm tỷ trọng đáng kể trong tải sản ngắn hạn của đơn vị Do đó, các sai sót về hàng tồn kho thường có ảnh hưởng trọng yếu đến mức độ trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính

Kiểm soát quy trình hàng tồn kho phải đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có thật, chính xác, đầy đủ và đã được phê chuẩn vì nó có ảnh hưởng đến tiêu chí trọng yếu trên báo cáo tài chính và sổ chi tiết Hàng tồn kho khi chưa được sử dụng, chưa bán được thì được bảo quản tại các kho, bãi Trong quá trình bảo quản hàng tồn kho có thể bị mất, bị hư hỏng, bị biển thủ, bị chảy, bị sử dụng không đúng mục đích Vì thế hàng tồn kho cần được bảo vệ

b Mục đích

Để kiểm soát tốt hàng tồn kho, đơn vị phải thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ tương đối phức tạp Mục đích chính kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho bao gồm:

Đảm bảo rằng đơn vị luôn tiếp cận được với những nguồn hàng tốt nhất với giá cả hợp lý nhất

Xác định mức tồn kho hợp lý để vừa đáp ứng tốt nhu cầu sản xuất (đối với nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ) hoặc đủ cung cấp cho thị trường (đối với thành phẩm, hàng hoá), vừa hạn chế tối đa sự lãng phí do dự trữ quá mức

Đảm bảo chất lượng hàng tồn kho trong suốt quá trình tồn trữ

Kiểm soát chặt chẽ quá trình tập hợp và phân bổ các chi phí liên quan đến hàng tồn kho, cũng như quá trình vận động của hàng tồn kho cả về mặt số lượng lẫn về mặt giá trị

2.2.2 Các thủ tục kiểm soát khoản mục hàng tồn kho

a Các thủ tục kiểm soát nội bộ về nghiệp vụ mua hàng, nhập kho

Đối với mục tiêu kiểm soát là sự phát sinh và quyền kiểm soát của hàng tồn kho, với mục tiêu cụ thể là các nghiệp vụ mua hàng được phê chuẩn đúng đắn

và liên quan đến số hàng thực nhận Khi đó, các thủ tục kiểm soát để đạt được mục tiêu này gồm:

- Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu mua hàng của các bộ phận đã được phê chuẩn ký và đầy đủ

- Người ký đơn đặt hàng đối chiếu các thông tin trên đơn đặt hàng với yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn (thông tin, quy cách sản phẩm, ngày yêu cầu, số lượng, )

- Người nhận hàng đếm, kiểm tra hàng và đối chiếu với tên hàng, số lượng, quy cách, với đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua hàng và yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn

- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ, so sánh đối chiếu các thông tin giữa các chứng từ với nhau, đảm bảo các thông tin trùng khớp với nhau mới thực hiện việc ghi sổ

Đối với mục tiêu kiểm soát là sự đầy đủ, cụ thể là tất cả các hàng đã nhận

trong kỳ đều được ghi sổ đầy đủ thì cần thực hiện các thủ tục kiểm soát như sau:

Đối với mục tiêu tính đánh giá, giá trị hàng mua vào được đo lường dựa

trên cơ sở giá gốc thì các thủ tục kiểm soát được thực hiện là:

- Lập bản kê các chi phí được tính vào giá gốc của hàng mua và được kế toán trưởng phê duyệt

- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ làm cơ sở tính giá gốc của hàng mua vào (đầu đủ con dấu và chữ ký)

Đối với mục tiêu sự ghi chép và chính xác, cụ thể là các nghiệp vụ mua

hàng được ghi đúng tài khoản, đúng giá trị, đúng kỳ thì các thủ tục kiểm soát cần được thực hiện là : Kiểm tra các tính toán trên chứng từ trước khi ghi sổ; Ghi định khoản trên hóa đơn mua hàng; Đối với hàng nhập kho thì phiếu nhập kho phải được đính kèm với hóa đơn; Đối chiếu số liệu giữa hàng mua vào giữa thủ kho với kế toán chi tiết

Đối với mục tiêu trình bày và công bố, với yêu cầu hàng mua vào cần phải

được ghi nhận phù hợp với qui định của chuẩn mực kế toán, cần thực hiện các thủ tục kiểm soát là: Mở tài khoản chi tiết để theo dõi nghiệp vụ mua hàng từ các bên liên quan (cái tài khoản tương ứng với nhà cung cấp, theo dõi các mục tương ứng với nhà cung cấp)

b Các thủ tục kiểm soát nội bộ về nghiệp vụ quản lý tồn kho

Với mục tiêu là sự hiện hữu, tức là hàng lưu kho phản ánh trên sổ kế toán

thực tế tồn tại kho của doanh nghiệp thì thủ tục kiểm soát là:

- Bộ phận kho phải độc lập với bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng và kế toán để có sự phân tách phân công phân nhiệm

29

- Định kỳ bộ phận độc lập kiểm kê đối chiếu số liệu với thẻ kho và sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho

Với mục tiêu là tính đầy đủ, cụ thể là toàn bộ hàng tồn kho phải được phản

ánh đầy đủ trên sổ kế toán thì cần thực hiện các thủ tục kiểm soát như sau:

- Kiểm kê hàng tồn kho (hàng tồn kho phải được theo dõi và kiểm kê thường xuyên để luôn nắm bắt được tình hình thực tế tại kho)

- Định kỳ, đối chiếu số liệu giữa thẻ kho với kế toán chi tiết với các chứng từ liên quan đến quả trình nhập xuất kho

Với mục tiêu là quyền kiểm soát, cụ thể là giá trị hàng tồn kho phản ánh

trên sổ thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp thì cần thực hiện các thủ tục kiểm soát là:

- Mọi vật tư, hàng hóa nhập kho đều phải có đầy đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc (trược khi mua hàng yêu cầu nhà cung cấp trao đổi đầy đủ thông tin giấy tờ của sản phẩm)

- Sử dụng tài khoản ngoại bản để theo dõi để theo dõi vật tư không thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp

- Quản lý riêng biệt hàng tồn kho thuộc quyền kiểm soát và không thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp

Với mục tiêu là sự đánh giá, hàng tồn kho phải được đánh giá hợp lý thì

cần thực hiện các thủ tục kiểm soát là:

- Quy định phương pháp tính giá hàng tồn kho và áp dụng nhất quán giữa các kỳ kế toán

- Vật tư hàng hóa trong kho được nhập theo thứ tự và xuất theo thứ tự nhập vào (nhập trước xuất trước)

- Đánh giá chất lượng hàng tồn kho qua kiểm kê

Với mục tiêu phân loại, trình bày và báo cáo, cụ thể hàng tồn kho phải được

phân loại đúng đắn, khai báo đầy đủ thì thủ tục kiểm toán cần thực hiện là: Xây dựng bộ mã hàng tồn kho; Hàng đã nhập kho phải có phiếu xuất kho; Theo dõi chi tiết hàng tồn kho dùng để thế chấp vay nợ; Trình bày, khai báo đầy đủ các thông tin

30

liên quan đến hàng tồn kho; Quản lý hàng mua đang đi đường và gửi đi bán ở tập hồ sơ riêng

c Các thủ tục kiểm soát về nghiệp vụ xuất kho

Đối với các thủ tục kiểm soát nội bộ về sự phát sinh, mục tiêu kiểm toán

cụ thể là các nghiệp vụ xuất kho được ghi sổ là có thật thì thủ tục kiểm soát là: - Bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư phải lập phiếu phiếu yêu cầu sử dụng vật tư gửi đến bộ phận mua hàng để tiến hành phê duyệt

- Việc phê chuẩn xuất vật tư phải được lập dựa trên lệnh sản xuất hoặc đơn đặt hàng đã được phê chuẩn

- Phiếu xuất kho phải được lập dựa trên phiếu yêu cầu sử dụng vật tư đã được phê chuẩn

- Thủ kho trước khi xuất vật tư, kế toán trước khi ghi sổ phải đối chiếu phiếu xuất kho với phiếu yêu cầu sử dụng vật tư

- Cách ly các chức năng lập, duyệt, thủ kho và kế toán

- Các nghiệp vụ xuất kho thành phẩm, hàng hóa phải căn cứ vào hợp đồng bán hàng hoặc đơn đặt hàng đã được duyệt

- Nếu doanh nghiệp bán hàng theo phương thức chuyển hàng thì phiếu vận chuyển được lập khi giao hàng cho bộ phận vận chuyển và bộ phận vận chuyển phải nộp lại phiếu vận chuyển có chữ ký của khách hàng

- Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ như đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hóa đơn, phiếu vận chuyển, so sánh đối chiếu các thông tin giữa các chứng từ với nhau, đảm bảo các thông tin trùng khớp với nhau mới thực hiện việc ghi sổ

Với mục tiêu kiểm toán là sự đầy đủ, cụ thể là các nghiệp vụ xuất kho

được ghi số đầy đủ thì thủ tục kiểm soát là:

- Sử dụng phiếu xuất kho được đánh số trước và ghi số theo thứ tự đó - Qui định thời hạn chuyển phiếu xuất kho cho kế toán ghi sổ

- Định kỳ đối chiếu số liệu vật tư, thành phẩm, hàng hóa xuất kho giữa thẻ kho và sổ kế toán chi tiết vật tư, thành phẩm, hàng hóa

31

Đối với mục tiêu kiểm soát chung là sự ghi chép chính xác, cụ thể là giá

trị hàng xuất kho phải ghi đúng giá trị, đúng tài khoản, đúng kỳ kế toán thì thủ tục kiểm soát gồm có là: Ghi định khoản trên phiếu xuất kho; Qui định cụ thể về phương pháp tính giá xuất vật tư; Kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp kiểm tra định khoản trên phiếu xuất kho; Sử dụng phần mềm tính giá xuất vật tư kho để hạn chế các sai sót

2.2.3 Những gian lận sai sót thường gặp trong kiểm soát nội bộ hàng tồn kho

Mục tiêu đặt ra của các doanh nghiệp là làm sao có thể nhận diện được rủi ro, từ đó đánh giá và xem xét các phương pháp để quản trị hạn chế được rủi ro, tìm được phương pháp giải quyết một cách hiệu quả

a Rủi ro trong quá trình mua hàng:

Các nghiệp vụ mua hàng có đúng đắn không, có căn cứ để kiểm tra tính xác thực và hợp lý;

Người không có thầm quyền có thể vẫn đề nghị mua hàng được;

Việc phê duyệt các nghiệp vụ nhằm kiểm tra tính đúng đắn, lên kế hoạch mua hàng có đúng với nhu cầu đúng với thực tế đúng thời điểm hay không;

Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để được thanh toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó

Việc phê duyệt và lựa chọn nhà cung cấp có năng lực;

Nhân viên mua hàng có thể chọn nhà cung cấp mà không bán hàng hoá/dịch vụ phù hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì nhân viên này nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp

Hàng mua không đạt yêu cầu;

b Rủi ro trong quá trình nhập hàng:

Hàng tồn kho ghi nhận khi không có đầy đủ chứng từ hợp lệ; Không làm thủ tục phiếu nhập khi nhập hàng;

Phiếu nhập thiếu các thông tin cần thiết: số thứ tự, chữ ký, mã hàng không đúng với chủng loại;