Kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu Và Xây dựng Việt Cường

Tổng quan về các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài, một số ưu nhược điểm của các công trình nghiên cứu này Cơ sở lý luận về công tác kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho (khái quát về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho ) Thực trạng Kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu Và Xây dựng Việt Cường Một số giải pháp hoàn thiện công tác Kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu Và Xây dựng Việt Cường ( nhận xét chung, ưu nhược điểm, nguyên nhân, giải pháp) và đưa ra kết luận

Lý do lựa chọn đề tài

Hiện nay, công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp thường chồng chéo, phiến diện, tập trung nhiều vào các chỉ số kinh tế - tài chính và kết quả, lợi nhuận; khi phát sinh vấn đề mới bắt đầu tìm lỗi, đổ trách nhiệm chứ thường ít chú trọng kiểm tra, kiểm soát toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp Đây luôn là một trong các điểm yếu mà các doanh nghiệp cần khắc phục để nâng cao sức cạnh tranh khi hội nhập trong nền kinh tế ngày càng phát triển, hiện đại Vì thế, vai trò của kiểm soát nội bộ là vô cùng quan trọng Kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp đưa ra sự đảm bảo hợp lý nhưng không tuyệt đối trong việc bảo toàn tài sản, duy trì mức độ tin cậy của thông tin của báo cáo tài chính và sự tuân thủ của luật lệ, quy định

Kiểm soát nội bộ hàng tồn kho hiện nay tại các doanh nghiệp là một bước không thể thiếu, đóng vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả của doanh nghiệp và tổ chức Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó, thường chiếm 40%-50% tổng giá trị tài sản một doanh nghiệp Việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một trong những mục tiêu tất yếu mà doanh nghiệp muốn hướng tới Đặc biệt đối với kiểm soát hàng tồn kho tại các doanh nghiệp sản xuất và thương mại, với số lượng nhập xuất nghiệp vụ lớn và thường xuyên, lưu trữ cần có các điều kiện phù hợp với từng loại hàng, từng địa điểm lưu trữ hàng tồn kho và sổ sách cần quản lý cũng nhiều, dễ xảy ra rủi ro sai phạm Vì vậy, việc xác định tình trạng của hàng tồn kho là một công việc khó khăn, cần có quản lý nghiêm chỉnh và kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên

Qua tìm hiểu các tài liệu, dựa trên những luận chứng là nền tảng cơ sở lý luận của nhưng đề tài đã nghiên cứu trước đây như: các tài liệu tham khảo, sách giáo trình giảng dạy tại các trường đại học kinh tế về các lĩnh vực KSNB, các thông tư , từ đó đi sâu nghiên cứu vào các vấn đề kiểm soát hàng tồn kho tại các phân xưởng sản xuất, nhà kho của doanh nghiệp

Sau quá trình tìm hiểu thực tế tại Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường, công ty với ngành nghề sản xuất kinh đa dạng bao trùm về

2 lĩnh vực xây dựng, sản xuất linh kiện và cả bán hàng hóa thương mại nên việc theo dõi quá trình kiểm soát nhập xuất và quản lý hàng tồn kho là một vấn đề hiện nay mà công ty rất quan tâm, do đó em đã chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu Và Xây dựng Việt Cường” để nghiên cứu nhằm góp phần tăng cường kiểm soát bảo vệ hàng tồn kho của công ty.

Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu chung: Nghiên cứu kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại

Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường Đề ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường

Mục tiêu cụ thể: Dựa trên việc hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn nghiên cứu về thực trạng kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao công tác kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại công ty.

Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường, em đã tìm hiểu về khoản mục hàng tồn kho từ khâu mua hàng vào, bảo quản và xuất bán hàng Tại công ty khoản mục hàng tồn kho có những đặc

3 thù rất riêng biệt và các thủ tục kiểm soát rất nghiêm ngặt Trong quá trình tìm hiểu về khoản mục hàng tồn kho em sử dụng phương pháp nghiên cứu chủ yếu là phỏng vấn, quan sát kết hợp với việc thu thập và nghiên cứu các tài liệu liên quan đến khoản mục hàng tồn kho, từ đó đánh giá công tác kiểm soát nội bộ hàng tồn kho và đưa ra các giải pháp thực hiện

Phương pháp phỏng vấn: Trong quá trình thực hiện tìm hiểu về hàng tồn kho em có một số những thắc mắc và đã gặp trực tiếp những người có liên quan thực hiện phỏng vấn

Thông qua việc phỏng vấn - đặt câu hỏi, trò chuyện với ban giảm đốc, bộ phận kế toán của công ty các vấn đề đang nghiên cứu về các phương pháp khác không thể tiếp cận được hay những thông tin mà các phương pháp đó thu thập được chưa hoàn toàn chính xác Sau cuộc phỏng vấn, em có thể đưa ra kết luận dựa trên những thông tin mà mình đã thu thập được

Phương pháp quan sát: Tới phòng tài chính kế toán, trực tiếp tiếp xúc, trò chuyện để có được cái nhìn bao quát về môi trưởng làm việc, môi trưởng văn hóa, tác phong, quan điểm làm việc, phong cách điều hành của ban lãnh đạo đối với các hoạt động của công ty và với hoạt động kiểm soát nội bộ

Bên cạnh đó, thông qua việc quan sát các nhân viên kế toán cũng như kế toán trưởng làm việc, sẽ nắm được một phần hoạt động của bộ máy kế toán tại công ty mà mình đang nghiên cứu

Trực tiếp quan sát quá trình vận hàng của hàng tồn kho tại công ty, cách nhập kho, kiểm tra trước khi nhập kho và quá trình xuất kho Trực tiếp quan sát cách vận hành phòng kế toán, môi trường làm việc, phong cách điều hành của ban lãnh đạo

Phương pháp thu thập dữ liệu: Tại công ty em đã thực hiện tìm hiểu các tài liệu liên quan đến hàng tồn kho đặc biệt các tài liệu về kiểm soát hàng tồn kho và các chứng từ liên quan tới tài liệu về nhập xuất hàng tồn kho, các biên bản,

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ KHOẢN MỤC HÀNG TỒN KHO

KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

2.1.1 Khái niệm, đặc điểm của kiểm soát nội bộ a Một số khái niệm về kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là một trong những loại kiểm soát mà nhà quản lý sử dụng trong quá trình quản lý đơn vị nhằm đạt được các mục tiêu đề ra Khái niệm kiểm soát nội bộ được định nghĩa lần đầu tiên vào năm 1929 trong công bố của Cục Dự trữ Liên bang Mỹ (Federal Reserve Bulletin), theo đó kiểm soát nội bộ là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, và đây là một cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên

Theo thời gian, khái niệm kiểm soát nội bộ được định nghĩa mở rộng ra khỏi những thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán Năm 1949, trong công trình nghiên cứu đầu tiên về kiểm soát nội bộ với nhan đề “Kiểm soát nội bộ, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với kiểm toán viên độc lập” AICPA đã bổ sung thêm mục tiêu thúc đẩy hoạt động có hiệu quả và khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của nhà quản lý vào trong định nghĩa về kiểm soát nội bộ

Năm 2013, COSO đã phát hành Báo cáo kiểm soát nội bộ - Khuôn khổ hợp nhất cập nhật với khái niệm kiểm soát nội bộ đã được bổ sung như sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hoạt động quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu liên quan đến hoạt động, báo cáo và tuân thủ”

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315 (VSA 315) - Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị thì: “Kiểm soát nội bộ (internal control) được hiểu là quá trình do Ban quản trị, Ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý hướng tới các mục tiêu về: Độ tin cậy của lập

11 báo cáo tài chính; tính hiệu quả và hiệu năng của hoạt động trong đơn vị; tuân thủ luật lệ và quy định.”

Kiểm soát nội bộ là một quá trình do ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị chi phối, được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:

- Báo cáo tài chính đáng tin cậy

- Các luật lệ và qui định được tuân thủ

- Hoạt động hữu hiệu và có hiệu quả

Kiểm soát nội bộ là một bộ phận trong đơn vị thực hiện chức năng kiểm toán trong nội bộ theo yêu cầu của nhà quản lý Các tập đoàn có qui mô hoạt động lớn, phạm vi hoạt động phân tán, mức độ rủi ro khác nhau, nên kiểm toán nội bộ theo cách tiếp cận hệ thống sẽ kém phù hợp Kiểm toán nội bộ nên thực hiện kiểm toán theo cách tiếp cận rủi ro, nhận diện rủi ro, đánh giá và đề xuất các kiểm soát hiệu lực với với rủi ro b Một số đặc điểm của kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người, bao gồm: Ban giám đốc, nhà quản lý và toàn bộ nhân viên

+ Nhà quản lý sẽ đặt ra mục tiêu và đưa ra các cơ chế kiểm soát vào để giám sát các hoạt động hướng tới mục tiêu mà mình đã thiết lập

+ Ngược lại kiểm soát nội bộ cũng sẽ tác động đến các hành vi của nhà quản lý, tạo ra ý thức kiểm soát của mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của đơn vị kiểm soát nội bộ tại mỗi đơn vị khác nhau sẽ mang theo văn hóa lãnh đạo của mỗi nhà quản lý khác nhau

Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý: kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý việc đạt được mục tiêu của đơn vị bởi những hạn chế tiềm tàng trong kiểm soát nội bộ của đơn vị như sai sót, gian lận của con người, sự lạm quyền của nhà quản lý hay là do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí thiết lập kiểm soát nội bộ tại đơn vị

2.1.2 Vai trò và mục tiêu của kiểm soát nội bộ a Vai trò của một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh

12 Đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra

Giảm bớt những rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên có thể gây tổn hại cho công ty

Giảm bớt những rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty

Ngăn chặn việc tiếp xúc rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ Thông thường, khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giảm sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân b Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Mỗi đơn vị thường có mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác định các chiến lược cần thực hiện Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị, hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị Theo COSO, có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị cần thiết lập thành ba nhóm:

- Mục tiêu hoạt động: các chính sách đưa ra phải được đảm bảo về tính hiệu quả và an toàn trong hoạt động, đảm bảo việc bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực một cách kinh tế, an toàn, hiệu quả Do đó, đơn vị phải có khả năng kiểm soát và phòng chống được các rủi ro gặp phải trong toàn bộ các hoạt động quản lý, điều hành, tác nghiệp

- Mục tiêu thông tin: Đảm bảo hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời Đơn vị phải có được một hệ thống sổ sách, hồ sơ, báo cáo tài chính và hoạt động báo cáo hoạt động đầy đủ, chính xác và kịp thời để cung cấp cho các cấp điều hành của công ty, các cơ quan chức năng giám sát và các đối tác bên ngoài khi cần thiết

Thông tin gửi tới hoạt động quản trị, Ban điều hành và các đối tượng khác phải đáng tin cậy, đầy đủ và trung thực để họ có thể dựa vào thông tin này để đưa ra các quyết định quản lý, điều hành hoặc tác nghiệp đúng đắn

KIỂM SOÁT NỘI BỘ KHOẢN MỤC HÀNG TỒN KHO

2.1.1 Khái quát về khoản mục hàng tồn kho

Theo thông tư 200: Hàng tồn kho là những tài sản: được giữ để bán trong quá trình sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

Hàng tồn kho bao gồm: Hàng hóa mua về để bán: là hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến; thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập khi thành phẩm; nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường; chi phí dịch vụ dở dang

+ Đối với sản phẩm dở dang, nếu thời gian sản xuất, luân chuyển vượt quá một chu kỳ kinh doanh thông thường thì không được trình bày là hàng tồn kho trên Bảng cẩn đối kế toán mà trình bày là tài sản dài hạn

+ Đối với vật tư, thiết bị, phụ tùng thay thế có thời gian dự trữ trên 12 tháng hoặc hơn một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường thì không được trình bảy là hàng tồn kho trên Bảng cẩn đối kế toán mà trình bày là tài sản dài hạn

+ Hàng tồn kho của công ty là những tài sản được công ty mua vào để phục vụ cho việc sản xuất hoặc bán trong kỳ sản xuất và kinh doanh Những tài sản này gồm có: nguyên vật liệu, những sản phẩm chưa được hoàn thiện, hàng hóa, thành phẩm, những hàng hóa được gửi bán, những mặt hàng hóa công ty đã mua và đang trong quá trình vận chuyển hay các công cụ dụng cụ được sử dụng trong sản xuất

+ Đối với những sản phẩm và hàng hóa hay tài sản mà doanh nghiệp đang nhận giữ hộ, ký gửi, thực hiện gia công hay xuất khẩu sẽ không được coi là hàng tồn kho nếu những mặt hàng này không thuộc sở hữu của doanh nghiệp

+ Kế toán hàng tồn kho cần phải thực hiện theo đúng các quy định và tiêu chuẩn của chuẩn mực kế toán về hàng tồn kho và có thể thực hiện lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi nhận các chi phí khi doanh nghiệp xác định được giá gốc và phương pháp tính giá tính giá trị của hàng tồn đó

+ Căn cứ trên các quy định cụ thể cho từng loại vật tư, hàng hóa theo những nguồn hình thành và thời điểm điểm bắt đầu tính giá trị Đồng thời sẽ có một số khoản thuế không được hoàn lại và được tính và giá trị hàng tồn kho, đơn cử như thuế giá trị gia tăng đầu vào của hàng tồn kho hay thuế nhập khẩu, thuế bảo vệ môi trường… khi mua hàng tồn kho

Khoản mục hàng tồn kho là một quá trình vận động của hàng tồn kho từ việc mua nhập hàng nhập kho để phục vụ của hoạt động sản xuất kinh doanh hay nhập kho các thành phẩm chờ tiêu thụ, cho đến việc xuất kho sử dụng cho hoạt động sản xuất hay tiêu thụ Kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho bao gồm các cơ chế nghiệp vụ, các quy trình, các quy chế nhiệp vụ cộng với một cơ cấu tổ chức nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả, hạn chế các gian lận và sai sót trong quá trình nhập, xuất và quản lý tồn kho

2.2.1 Đặc điểm và mục đích của kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho a Đặc điểm Đối với các doanh nghiệp thương mại và doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho đóng vai trò trung gian trong quá trình chuyển hóa các nguồn lực của đơn vị thành kết quả kinh doanh

Do vai trò trung gian giữa các chu trình kinh doanh nên hàng tồn kho có liên quan đến hầu hết các chu trình này Trong đó, hàng tồn kho đặc biệt có liên hệ mật thiết đến các chu trình bán hàng-thu tiền, chu trình mua hàng-thanh toán tiền Quy trình hàng tồn kho là bắt đầu từ thời điểm nhà cung cấp giao nguyên vật liệu, hàng hóa đến kho của công ty cho đến thời điểm thành phẩm, hàng hóa được xuất ra khỏi kho Hàng tồn kho là tài sản lưu động của doanh nghiệp, hàng tồn kho trong công ty bao gồm:

+ Hàng hoá dự trữ cho lưu thông (kể cả số hàng đem gửi bán hoặc là hàng hoá đang đi đường);

+ Nguyên vật liệu, Công cụ dự trữ cho quá trình sản xuất, Thành phẩm, Sản phẩm hoàn thành, Sản phẩm dở dang và Hàng gửi bán hoặc là Hàng đang đi đường

Hàng tồn kho thường có giá trị lớn và chiếm tỷ trọng đáng kể trong tải sản ngắn hạn của đơn vị Do đó, các sai sót về hàng tồn kho thường có ảnh hưởng trọng yếu đến mức độ trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính

Kiểm soát quy trình hàng tồn kho phải đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có thật, chính xác, đầy đủ và đã được phê chuẩn vì nó có ảnh hưởng đến tiêu chí trọng yếu trên báo cáo tài chính và sổ chi tiết Hàng tồn kho khi chưa được sử dụng, chưa bán được thì được bảo quản tại các kho, bãi Trong quá trình bảo quản hàng tồn kho có thể bị mất, bị hư hỏng, bị biển thủ, bị chảy, bị sử dụng không đúng mục đích Vì thế hàng tồn kho cần được bảo vệ b Mục đích Để kiểm soát tốt hàng tồn kho, đơn vị phải thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ tương đối phức tạp Mục đích chính kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho bao gồm: Đảm bảo rằng đơn vị luôn tiếp cận được với những nguồn hàng tốt nhất với giá cả hợp lý nhất

Xác định mức tồn kho hợp lý để vừa đáp ứng tốt nhu cầu sản xuất (đối với nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ) hoặc đủ cung cấp cho thị trường (đối với thành phẩm, hàng hoá), vừa hạn chế tối đa sự lãng phí do dự trữ quá mức

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬT LIỆU VÀ XÂY DỰNG VIỆT CƯỜNG

VẬT LIỆU VÀ XÂY DỰNG VIỆT CƯỜNG

3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty a Thông tin sơ lược về đơn vị:

Tên công ty: Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt

Tên viết tắt : VIET CUONG CMT , JSC

Tên quốc tế: VIET CUONG CONSTRUCTION MATERIALS AND

TRADING JOINT STOCK COMPANY Địa chỉ : Lô 176 Khu tái định cư 4,3ha, Phường Vĩnh Niệm, Quận Lê Chân, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam

Số vốn (vốn điều lệ): 3,000,000,000

Ngày bắt đầu thành lập: 08/08/2018

Loại hình hoạt động: Công ty cổ phần

Ngành nghề chính: xây dựng nhà các loại

Lĩnh vực kinh tế: kinh tế tư nhân

Loại hình tổ chức: tổ chức kinh tế sản xuất kinh doanh dịch vụ, hàng hóa

Cơ quan quản lý thuế: Chi cục Thuế khu vực Lê Chân - Dương Kinh

Người đại diện: Cao Văn Phụng

Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu và Xây dựng Việt Cường là đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, hoạt động theo quy định của pháp luật Công ty có quyền tự chủ kinh doanh, tự chủ tài chinh và chịu trách nhiệm pháp lý với mọi hoạt động của minh đối với pháp luật b Quá trình hình thành và phát triển:

35 Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường được cơ quan quản lý thuế Quận Lê Chân, Hải Phòng cấp giấy phép đăng ký kinh doanh số

0201897118 vào ngày 08 tháng 08 năm 2018 và cũng bắt đầu hoạt động từ ngày 08/08/2018, với ngành nghề đăng ký kinh doanh chính là xây dựng nhà các loại Công ty đã hoạt động hơn 4 năm từng bước ổn định, giám đốc(ông) Cao Văn Phụng với nhiều hoạt động ngành nghề kinh doanh khác nhau Để duy trì sự tăng trưởng và phát triển trong thập niên tới, xây dựng nền tảng doanh nghiệp vững chắc, công ty xác định cần tiếp tục đẩy mạnh việc tổ chức doanh nghiệp theo hướng bền vững, phát triển hạ tầng và dịch vụ làm công cụ hỗ trợ linh hoạt và hiệu quả, lấy kinh doanh thương mại làm bàn đạp để mở rộng thị trường và xây dựng các mối quan hệ

Từng bước áp dụng và nâng cao chất lượng sản phẩm, xây dựng đội ngũ nhân viên có kỹ năng và kỷ luật lao động cao, có khả năng đa nhiệm; ứng dụng các công nghệ tiên tiến nhất đáp ứng yêu cầu của khách hàng, góp phần xây dựng hình ảnh kinh tế của địa phương Duy trì các hoạt động thương mại mang tính hỗ trợ, chuyên môn hóa, giải phóng năng lực sáng tạo và phát triển sản xuất, mở rộng năng lực kinh doanh

Công ty bắt đầu từ xây dựng nhà các loại, mỗi năm đều mở rộng thêm về ngành nghề kinh doanh, sau hơn 4 năm hoạt động, công ty đã kinh doanh hơn năm mươi nghành nghề kinh doanh khác nhau Quy mô hoạt động ngày càng được mở rộng và phát triển Đến nay, công ty luôn được khách hàng quan tâm, ủng hộ và lựa chọn hợp tác Các hợp đồng xây dựng, lắp đặt, các hợp đồng bán hàng gia tăng theo thời gian hoạt động

Ngành nghề kinh doanh ( Phụ lục số 01)

3.1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu và Xây dựng Việt Cường a Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty:

Các thông tin về chức năng, nhiệm vụ, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu và Xây dựng Việt Cường:

Chức năng của công ty:

36 Tiến hành các hoạt động xây dựng dân dụng và công nghiệp; trang trí nội ngoại thất, cơ sở hạ tầng khu công nghiệp, khu dân cư, khu đô thị và một số công trình

Sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, các kiện cấu bê tông, ống thoát nước; xuất khẩu, nhập khẩu, mua bán, cho thuê vật tư, máy móc, thiết bị, phụ tùng

Kinh doanh vận chuyển hàng hóa, vận tải và hoạt động hỗ trợ vận tải Đảm bảo công ăn việc làm ổn định, cải thiện đời sống vật chất cho cán bộ công nhân viên trong công ty, từ đó đóng góp cho nguồn ngân sách nhà nước

Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ môi trường, giữ gìn trật tự an toan xã hội Chấp hành luật pháp, tuân thủ chặt chẽ các chính sách quản lý kinh tế, tài chính, quản lý xuất nhập khẩu của Nhà nước

Nhiệm vụ của công ty:

Xây dựng và thực hiện các chính sách của công ty theo chiến lược lâu dài và định hướng hàng năm, hàng quý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và uy tín của công ty trên thị trường

Sử dụng hiệu quả nguồn vốn ngân sách và tạo nguồn vốn để hoạt động sản xuất, kinh doanh; mở rộng thị trường, liên kết và hợp tác Đề ra chiến lược kinh doanh phù hợp, tạo ra thị trường ổn định, hoàn thành kế hoạch đề ra

Nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh để tìm ra những phương án nhằm nâng cao tính cạnh tranh cho công ty đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh tốt nhất

Thực hiện tốt các chính sách cho người lao động theo quy định của pháp luật và đào tạo nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên của công ty

KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TẠI CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬT LIỆU VÀ XÂY DỰNG VIỆT CƯỜNG

CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬT LIỆU VÀ XÂY DỰNG VIỆT CƯỜNG

3.2.1 Đặc điểm hàng tồn kho của công ty

Nghành nghề kinh doanh chính của công ty là xây dựng nhà ở và thi công công trình nhỏ và vừa nên hàng tồn kho chủ yếu của công ty Cổ phần Thương mại vật liệu và Xây dựng Việt Cường là các vật liệu xây dựng như: xi măng, đá, thép cây, thép cuộn phi, sơn, và các sản phẩm do công ty sản xuất (phụ tùng, máy móc, thiết bị)

Sản phẩm, hàng hóa công ty nhập kho cần không gian thoáng mát và rộng rãi, tránh cho các vật liệu xây dựng bị ẩm (xi măng, đá, sơn) và bị hoen gỉ (thép, phụ tùng, máy móc, thiết bị) Vì thế, thủ kho luôn phải để ý đến nhiệt độ, độ ẩm trong kho và công ty phải kiểm tra kho thường xuyên để tránh các rủi ro ảnh hưởng đến chất lượng hàng khi xuất kho

Vì mặt hàng của công ty khá đa dạng và khác biệt về chủng loại nên công ty phân loại và sắp xếp theo từng khu và từng kho để khi xuất kho dễ dàng tìm kiếm và quản lý như xi măng và thép được để chung một khu đặc trị, phụ tùng và máy móc được quản lý, bảo quản tại khu riêng,

Tùy vào từng yêu cầu công trình mà vật liệu được sử dụng cũng khác nhau, kho công ty củ yếu lưu giữ các vật liệu có giá thành hợp lý hay sử dụng cho nhiều loại công trình (xi măng, thép, đá, ), còn các vật liệu khác chủ yếu tùy theo yêu cầu của công trình (cát, gạch, sơn, ) mà sau khi thỏa thuận với khách hàng mới chuẩn bị mua nhập kho hoặc mua chở thẳng tới công trình đang thi công

47 Hàng hóa, vật liệu trong kho lưu chuyển theo từng đợt thi công và hợp đồng đặt hàng Hàng tồn kho chiếm phần lớn trong tài sản lưu động của công ty, do đó, các sai sót liên quan đến hàng tồn kho có thể ảnh hưởng trọng yếu đến mức đọ trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính của công ty.

Bên cạnh đó, hàng tồn kho còn giữ vai trò trung gian trong quá trình chuyển hóa các nguồn lực của công ty thành kết quả kinh doanh Vì vậy hàng tồn kho liên quan mật thiết đến các chu trình bán hàng- thu tiền, mua hàng- trả tiền và chu trình tiền lương

Hàng tồn kho là một khoản mục rất nhạy cảm và chịu nhiều rủi ro mất mát, hư hỏng, hao hụt Vì vậy công tác kiểm soát nội bộ hàng tồn kho rất quan trọng

Nó giúp cải thiện tốc độ lưu chuyển hàng tồn kho nhằm giảm thiểu khả năng hàng tồn kho bị hư hỏng, ứ đọng do tồn kho quá lâu đồng thời tiết kiệm được lượng vốn lưu động đầu tư vào hàng tồn kho cho công ty

3.2.2 Chứng từ, hồ sơ sử dụng trong kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại Công ty

Cổ phần Thương mại vật liệu Và Xây dựng Việt Cường a Chứng từ sử dụng

Tại công ty, đối với khoản mục hàng tồn kho các chứng từ thường dùng bao gồm: Đơn đặt hàng, Hợp đồng kinh tế, Phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, Giấy báo

Có, phiếu thu đều là cơ sở ghi sổ kế toán Các chứng từ này phải được phê duyệt bởi người có trách nhiệm và được kiếm soát chặt chẽ Để giảm thiểu khả năng sai sót xảy ra, kế toán trưởng điều hành thường xuyên, theo dõi quá trình lập và trình tự luân chuyển chứng từ của các kế toán viên Để tránh việc lập và luân chuyển chứng từ giả thì công ty quy định mọi chứng từ phải được đánh số thứ tự, phải được sự phê duyệt đầy đủ và lập đúng liên giao cho bộ phận, cá nhân có liên quan Các chứng từ Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu Và Xây dựng Việt Cường thường hay sử dụng trong khoản mục hàng tồn kho gồm có:

- Đơn đặt hàng: Đơn đặt hàng được gửi tới công ty từ phía khách hàng có nhu cầu về sản phẩm mà công ty cung cấp Nó mang thông tin về chủng loại hàng hóa, số lượng hàng hóa muốn mua

- Hợp đồng kinh tế: Thể hiện những thỏa thuận giữa khách hàng và công ty với những điều kiện liên quan tới việc mua bán

- Hóa đơn giá trị gia tăng: Do kế toán cơ sở để ghi nhận nghiệp vụ mua bán hàng phát sinh, ghi sổ doanh thu và nợ phải thu khách hàng

- Phiếu thu: Là cơ sở ghi tăng tiền mặt và ghi giảm khoản phải thu

- Giấy báo Có: Là chứng từ do ngân hàng lập, là căn cứ ghi tăng tiền gửi ngân hàng và ghi giảm khoản phải thu khách hàng

- Giấy báo Nợ: Là chứng từ do ngân hàng lập, là căn cứ ghi giảm tiền gửi ngân hàng và ghi tăng khoản phải trả nhà cung cấp

- Biên bản giao nhận hàng hóa: Do phòng kinh doanh lập và giao cho người vận chuyển hàng hóa

- Phiếu xuất kho: Được lập bởi bộ phận thuộc phòng kinh doanh, thể hiện các thông tin về lượng hàng xuất bản hoặc xuất cho sản xuất Là căn cứ để khách hàng nhận hàng tại kho, và là căn cứ để thủ kho xuất kho sản phẩm cho khách hàng Đồng thời là căn cứ lập hoá đơn cho khách hàng tránh trường hợp khách hàng khai số lượng trên phiếu xuất kho ít hơn thực tế làm thất thoát hàng của công ty

- Phiếu nhập kho: Do thủ kho lập khi nhập thành phẩm từ sản xuất hoặc mua hàng từ nhà cung cấp Chứng từ này dùng để kiểm soát số lượng hàng tồn kho cuối mỗi kỳ, dùng để tính giá trị hàng hóa

- Biên bản kiểm kê hàng hóa: Được sử dụng vào cuối mỗi kỳ kiểm kê hàng hóa, thể hiện số lượng hàng tồn kho tính tới thời điểm kiểm kê Nó là chứng từ quan trọng phản ánh hiệu quả của hoạt động quản lý hàng tồn kho b Hệ thống chính sách kế toán tài chính về hàng tồn kho của công ty

THỰC TRẠNG QUY TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ KHOẢN MỤC HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬT LIỆU VÀ XÂY DỰNG VIỆT CƯỜNG

HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬT LIỆU VÀ XÂY DỰNG VIỆT CƯỜNG

3.3.1 Sơ đồ luân chuyển chứng từ hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu Và Xây dựng Việt Cường

Sơ đồ 3.3.1.1: Quy trình luân chuyển chứng từ hàng tồn kho

Bộ phận yêu cầu Kế toán Thủ kho

Sổ kế toán chi tiết

Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 3.3.1.2: Quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho

Bộ phận yêu cầu Kế toán Thủ kho

Sơ đồ 3.3.1.3:Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho

3.3.2 Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ mua hàng, nhập kho của Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu và Xây dựng Việt Cường

Ghi sổ kế toán vật tư hàng hóa Xác nhận và chuyển hàng

Ghi sổ kế toán vật tư hàng hóa Xác nhận và nhận hàng

Ghi thẻ kho Nhận phiếu và xuất hàng

56 Trong tháng, căn cứ vào báo cáo tồn kho của thủ kho và dựa vào hạn mức tồn kho, các phòng ban có nhu cầu sẽ căn cứ trên nhu cầu để lập Phiếu đề nghị mua hàng (Phụ lục số 07 – Mẫu phiếu đề nghị mua hàng ) Đối với các vật liệu xây dựng được sử dụng nhiều như: cát, đá, xi măng, thép, gạch, sẽ được cập nhật theo hai tuần một lần dựa trên số lượng và kích thước của các hợp đồng xậy dựng để thuận tiện chuyên chở và kịp với tiến độ thi công Đối với các máy móc sử dụng cho xây lắp và vận chuyển (máy trộn bê tông, xe tải cỡ nhỏ và vừa, máy hàn, ) được cập nhật theo quý và thời gian trích khấu hao hoặc giấy báo hỏng để tiến hành mua mới

Phiếu đề nghị mua hàng phải được phê duyệt bởi đại diện phòng ban yêu cầu, kế toán trưởng và trưởng phòng kinh doanh Phiếu đề nghị mua hàng được nhân viên kinh doanh lập bằng máy bảo đảm các nội dung sau như: ngày đề nghị, số hiệu chứng từ, số lượng, quy cách hàng mua, người đề nghị mua hàng và người xét duyệt Đây là chứng từ đầu tiên của chu trình nghiệp vụ mua hàng tại Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu và Xây dựng Việt Cường, khi kết hợp với các chứng từ khác nó cung cấp bằng chứng về sự phát sinh nghiệp vụ mua hàng hay sự hiện hữu của hàng tồn kho Đặt hàng

Phiếu đề nghị mua hàng sau đó được chuyển cho bộ phận phụ trách mua hàng Sau khi được trưởng phòng kinh doanh ký vào phiếu đề nghị mua hàng nhân viên phòng kinh doanh sẽ tiến hành lập email đặt hàng cho nhà cung cấp, ngay sau khi gửi email nhân viên sẽ gọi điện thoại trực tiếp cho nhà cung cấp để thông báo email đặt hàng đã được gửi Đơn đặt hàng (Phụ lục số 08- Mẫu đơn đặt hàng) của công ty được đánh số trước và phải được điền đầy đủ các thông tin bao gồm những nội dung sau: tên mặt hàng, đơn vị tính, số lượng, bên giao, đại chỉ bên giao, bên nhận, địa chỉ bên nhận, đại diện của các bên, ngày, người lập đơn đặt hàng và người xét duyệt, Bản chính của Đơn đặt hàng sau đó được chuyển cho nhà cung cấp để đặt hàng chính thức Đơn đặt hàng sẽ được lưu tại bộ phận mua hàng và chuyển cho các bộ phận liên quan, như bộ phận nhận hàng, kế toán nợ phải trả,

57 Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cườnglựa chọn nhà cung cấp thông qua báo giá và chủ yếu dựa trên mối quan hệ lâu dài, uy tín với các đối tác thường xuyên giao dịch Bên cạnh đó cũng xét tới việc nhà cung cấp có các chiết khấu thanh toán và chiết khấu khuyến mại hay không Ngoài ra, công ty cũng chú tới thời gian thanh toán của nhà cung cấp và mộtsố yêu tố khác có liên quan về mẫu mã, chất lượng sản phẩm, giá cả Đối với những nhà cung cấp thường xuyên không đáp ứng được đầy đủ các mặt hàng yêu cầu, hoặc chất lượng vật liệu kém, làm giảm chất lượng công trình, có nhiều phản hồi không tốt từ phía khách hàng hay nhân viên trực tiếp đưa ra; dẫn tới giảm chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng, ảnh hưởng tới doanh thu, thì khi đó công ty sẽ có các phương án kịp thời, nhanh chóng tìm kiếm nhà cung cấp mới có thể đáp ứng được các yêu cầu thiết yếu của công ty nhằm đảm bảo công trình được xây dựng bình thường, kịp tiến độ

Sau khi nhận được đơn đặt hàng, nhà cung cấp lập hợp đồng kinh tế theo các điều khoản đã thỏa thuận giữa hai bên Hợp đồng kinh tế được giám đốc ký duyệt và đưa về phòng kinh doanh lưu trữ để kiểm soát việc mua hàng đối với từng nhà cung cấp Nhà cung cấp sau đó sẽ tiến hành cử nhân viên giao hàng và xuất hóa đơn giá trị gia tăng

Tất cả các nghiệp vụ mua hàng đều phải có phiếu đề nghị mua vật tư đã được trưởng phòng kinh doanh phê duyệt Chỉ trưởng phòng kinh doanh mới có thẩm quyền xem xét, phê duyệt phiếu yêu cầu vật tư và cũng chỉ nhân viên phòng kinh doanh mới có thẩm quyền lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp sau khi dã được giám đốc ký xác nhận Thủ tục này nhằm đối phó với một sai phạm khá phổ biến là đề nghị vật tư ngay cả khi chưa có nhu cầu hoặc mua về với số lượng nhiều hơn cần thiết Trưởng phòng kinh doanh sẽ phân công nhiệm vụ cụ thể cho người chịu trách nhiệm tiếp nhận đề nghị vật tư đã phê duyệt và lập đơn đặt và gửi cho nhà cung cấp để tránh việc đề nghị mua hàng nhiều lần cho cùng một yêu cầu Đơn đặt hàng được phòng kinh doanh lư trữ theo thứ tự ngày lập và bảo quản đơn đặt hàng Đơn đặt hàng là chứng từ thứ hai trong chu trình nghiệp vụ mua hàng và khi kết hợp với các chứng từ khác có thể cung cấp bằng chứng về sự phát sinh

58 của nghiệp vụ mua hàng hay sự hiện hữu của hàng tồn kho Ngoài ra, kiểm tra việc đánh số thứ tự liên tục của Đơn đặt hàng và đối chiếu các Đơn đặt hàng đã nhận được hàng với sổ sách ghi nhận nghiệp vụ mua có thể cung cấp bằng chứng về sự đầy đủ của nghiệp vụ mua hàng hay hàng tồn kho

Kiểm soát hàng nhập kho Đây là quy trình tiếp nhận, kiểm tra và nhập kho các sản phẩm được NCC giao đến kho hàng của công ty và chủ thể chính của quy trình này là bộ phận kho hàng của công ty Quy trình nhập kho được thiết lập khá rõ ràng, cụ thể, hướng dẫn bộ phận kho thực hiện các bước để phát hiện ra các lỗi cơ bản của sản phẩm trước khi nhập kho

Thủ kho thường xuyên cập nhập trên hệ thống các đơn đặt hàng (PO -

Purchase Order) cần nhập kho của bộ phận kho mình Khi nhà cung cấp mang hàng đến, bộ phận kho hàng tiến hành đối chiếu các mặt hàng trên PO từ phòng kế hoạch với phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT của nhà cung cấp và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tờ hóa đơn Người nhận hàng từ xe kho của các NCC chuyển đến có thể là nhân viên trong ca, hay là quản lý chạy ca trong giờ làm việc đếm, kiểm tra hàng và đối chiếu với tên hàng, số lượng, quy cách với đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua hàng và yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn Nhân viên phụ trách nhập kho sẽ tiến hành kiểm tra hình thức sản phẩm Các lỗi về hình thức sản phẩm có thể xảy ra như: bị xước, méo, vỡ một bộ phận nào đó của sản phẩm Với các sản phẩm không vượt qua được tiêu chuẩn hình thức thì thông báo ngay cho nhân viên vận chuyển hàng của NCC và thủ kho về số lượng sản phẩm đạt và không đạt Còn các sản phẩm đủ tiêu chuẩn hình thức sẽ được nhập vào kho và được bắn mã vạch với các sản phẩm đã có mã vạch của nhà sản xuất Sau đó đưa cho quản lý tiến hành ký nhận và đóng dấu đỏ của công ty vào biên bản giao nhận hàng (Phụ lục số 09- Mẫu biên bản giao nhận hàng) cùng với các thành viên khác trong hội đồng bàn giao tài sản của hai bên; đồng thời bàn giao lại cho nhà cung cấp một bản sao lưu, tại của hàng lưu giữ biên bản, hóa đơn GTGT của nhà cung cấp

Các sản phẩm chưa có mã vạch, đề nghị Thủ kho cấp mã vạch (các mã vạch tự tạo hoặc dự trữ sẵn) để dán mã vạch lên sản phẩm Nhân viên phụ trách nhập kho

59 sẽ phân loại hàng trong kho vào khu vực hàng sẵn sàng chờ bán-hàng tốt và khu vực hàng lỗi Đồng thời, nhân viên kho hàng in 02 liên phiếu nhập kho (Ph ụ l ụ c s ố

10- M ẫ u phi ế u nh ậ p kho) ký xác nhận, 01 liên kẹp cùng phiếu xuất kho của NCC chuyển cho thủ kho, còn 01 liên kẹp cùng hóa đơn GTGT chuyển cho kế toán để nhập hóa đơn vào hệ thống Sau khi hàng hóa được nhập vào kho sẽ chuyển cho bộ phận kỹ thuật kiểm tra chất lượng sản phẩm đối với các hàng hóa cần kiểm tra Kết thúc của quy trình này là thủ kho sẽ gửi báo cáo cho nhân viên phòng kế hoạch phụ trách đơn hàng về tình trạng hàng hóa nhập kho để nhân viên làm việc với NCC về các hàng hóa bị lỗi

Như vậy, từ quy trình nhập kho này có thể thấy được, công ty đã nhận diện và kiểm soát được các rủi ro có thể xảy ra đối với đơn hàng nhập về như: Hàng hóa NCC giao không đúng với các mặt hàng đã ghi rõ trong hợp đồng hay trong đơn hàng Công ty đã thỏa thuận trước đó; Hàng hóa nhập về không đáp ứng đủ các tiêu chuẩn như đã thỏa thuận ban đầu: về hình thức sản phẩm, tính năng kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng

Trong khi kiểm nhận, nếu phát hiện hàng không đúng quy cách, chất lượng không đảm bảo hoặc số lượng không đúng với Đơn đặt hàng, Hợp đồng mua bán và Hoá đơn, bộ phận nhận hàng có quyền từ chối nhận và xúc tiến các thủ tục trả lại hàng Đại diện của nhà cung cấp (thường là nhân viên giao hàng) và đại diện của bên nhận hàng sẽ tiến hành lập Biên bản trả lại hàng (Ph ụ l ụ c s ố 11- M ẫ u biên b ả n tr ả l ạ i hàng) , trong đó nêu rõ lý do hàng bị trả lại và cùng ký tên xác nhận vào biên bản Biên bản này sẽ được bộ phận nhận hàng lưu một bản để chứng minh hàng đặt mua vẫn chưa nhận được Sau đó, hai trường hợp có thể xảy ra:

+ Nhà cung cấp chấp nhận giao lô hàng khác theo đúng Hợp đồng mua bán và được đơn vị chấp thuận Lúc này, các thủ tục nhận hàng sẽ được tiến hành lại theo các bước đã nêu trên; hoặc

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ KHOẢN MỤC HÀNG TỒN KHO TẠI CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬT LIỆU VÀ XÂY DỰNG VIỆT CƯỜNG

NHẬN XÉT CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬT LIỆU VÀ XÂY DỰNG VIỆT CƯỜNG

4.1.1 Một số ưu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty

Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp được tổ chức phù hợp với loại hình và cách thức hoạt động của công ty, tạo nên môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu được phân chia rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với quy mô của công ty; mỗi bộ phận, phòng ban đều có chức năng và vai trò rõ ràng

Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo hệ thống được linh hoạt từ trên xuống dưới, là cơ sở để các quyết định, các hoạt động được kiểm tra, giám sát có hiệu quả trong công ty Điều này cũng góp phần ngăn ngừa, giảm thiểu các hành vi gian lận và sai sót trong hoạt động của công ty Các nguyên tắc kiểm soát đề cao các phẩm chất đạo đức và năng lực của nhân viên góp phần tạo nên một môi trường kiểm soát tích cực trong công ty

Nhân viên được tuyển dụng với yêu cầu rõ ràng, kinh nghiệm cụ thể, công ty luôn chú trọng khi đào tạo người mới và luôn có các chính sách, quyền lợi quan tâm bảo vệ dành cho các nhân viên của công ty Một đội ngũ nhân viên có chuyên môn nghiệp vụ, đội ngũ người lao động có tay nghề, luôn nhiệt tình, năng nổ trong công việc và có thể gắn bó lâu dài với công ty luôn là điều mà công ty hướng đến Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm cho từng cá nhân, từng bộ phận tạo động lực cho nhân viên đóng góp và chia sẽ trách nhiệm trong kiểm soát nội bộ của công ty

Kênh thông tin trong công ty luân chuyển tốt, trưởng các bộ phận trực điều hành, thường xuyên tổ chức họp hằng ngày để báo cáo, phân chia công việc với nhân viên trong bộ phận; sau đó được trưởng các bộ phận tổng kết và báo cáo lại trực tiếp với giám đốc trong các cuộc họp tháng, quý Các bộ phận không có quyền can thiệp mà có chức năng hỗ trợ, bổ sung cho nhau tạo điều kiện cho công tác quản lý thuận lợi hơn

69 Việc thiết lập và đánh giá các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp giúp ban quản lý ngăn ngừa, phát hiện và lập kế hoạch để đối phó với các rủi ro, giảm thiểu những tác hại không mong muốn đến việc hoàn thành mục tiêu của công ty Nhận diện rõ ràng và đầy đủ các nhân tố bên trong và bên ngoài tổ chứccông ty ảnh hưởng đến việc hoàn thành các mục tiêu của công ty và đưa ra các giải pháp nhằm ngăn chặn, đối phó với các rủi ro này

Thông tin trong nội bộ công ty được thực hiện từ dưới lên và trên xuống giúp cho nhân viên có thể nắm rõ các thông điệp từ ban quản lý cũng như ban quản lý cũng nắm bắt được chính xác và kịp thời các vấn đề tồn tại gây ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu của công ty Công ty cũng luôn chú ý và nắm bắt các thông tin bên ngoài, của nhu cầu thị trường, của đối thủ cạnh tranh để kịp thời có các giải pháp, điều hướng hoạt động trong công ty có hiệu quả hơn

Việc xây dựng các báo cáo kiểm soát doanh thu, kiểm soát chi phí hằng ngày giúp phát hiện các kịp thời các nguyên nhân gây chi phí vượt trội cũng như doanh thu trong ngày, trong tháng thấp để đưa ra hướng giải quyết Các báo cáo luôn

Chứng từ được phân chia theo từng loại, từng nhóm, áp dụng cho các phần hành theo quy định Các quy trình của công ty gắn liền với chứng từ: quy trình bán hàng, quy trình thanh toán, quy trình mua sắm hàng hóa, quy trình quản lý hàng tồn kho, các quy trình đã có biểu mẫu chứng từ riêng được áp dụng cho toàn công ty do đó thuận lợi cho việc lập và kiểm tra chứng từ Các nghiệp vụ phát sinh trong công ty đều được kế toán cập nhật lên phần mềm và lên sổ theo ngày; các chứng từ, sổ sách được lưu trữ và bảo quản cẩn thận, phân chia rõ ràng để thuận lợi trong việc đối chiếu, kiểm tra

Hệ thống tài khoản kế toán công ty đảm nảo được tính đầy đủ, có phần giải thích nội dung ghi chép của từng tài khoản, tức là quy định nội dung đối tượng kế toán phản ánh, quy định những quan hệ đối ứng tài khoản chủ yếu và phương hướng vận dụng vào từng ngành cụ thể để đảm bảo tính thống nhất, thuận tiện trong công việc kế toán và kiểm tra

Hệ thống sổ sách chứng từ tương đối hoàn chỉnh giúp cho việc hạch toán của kế toán được thuận tiện và dễ dàng hơn Với các phương pháp kế toán rõ ràng,

70 chính xác giúp việc xác định kết quả kinh doanh và lập các báo cáo được thuận tiện và nhanh chóng hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm soát nội bộ

Các quy định, quy tắc được ban hành và bổ sung theo từng giai đoạn phát triển, là bắt buộc áp dụng trong công ty; các chứng từ phát sinh đều được theo dõi trên cả sổ sách báo cáo và trên phần mềm kế toán, góp phần xây dựng hệ thống kiểm soát nội được kiểm soát chặt chẽ và hiệu quả

Quy trình kiểm soát nội bộ trong công ty Cổ phần Thương mại vật liệu Và Xây dựng Việt Cường được xây dựng một cách khoa học với từng bước cụ thể và hoàn thiện trong thời gian hoạt động và phát triển

Hệ thống kiểm soát nội bộ tuy chưa thành lập thành phòng ban độc lập song công ty luôn có các nội quy, quy định cụ thể áp dụng cho toàn công ty, và luôn có các cuộc họp diễn ra để kiến nghị, thay đổi để bổ sung làm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty, từng bước có hệ thống kiểm soát phù hợp với mô hình và hoạt động của công ty

4.1.2 Một số hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty

Tổ chức phân công, phân nhiệm rạch ròi, nhưng đôi lúc vẫn chưa có sự nhất quán giữa các bộ phận, chưa xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm gây ra một số mâu thuẫn nội bộ, gây ảnh hưởng đến hoạt động quản lý và kinh doanh trong công ty, các mâu thuẫn còn tác động đến tình hình luân chuyển nhân sự trong công ty

NHẬN XÉT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ KHOẢN MỤC HÀNG TỒN

4.2.1 Ưu điểm của kiểm soát nội bộ khoản mục hàng tồn kho tại công ty Công

Ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường

Quy trình mua hàng, xuất hàng và bảo quản được quản lý và phân chia rõ ràng cụ thể với từng sản phẩm, từng khâu thực hiện, kiểm soát và tính toán Quá trình nhận và xuất kho nguyên vật liệu được quy định chặt chẽ về cả về quy cách lẫn chất lượng sản phẩm

Quy trình mua hàng, nhập kho

Hàng trước khi mua đều được nhân viên lựa chọn về mẫu mã, chất lượng phù hợp với yêu cầu xây dựng, yêu cầu sản phẩm, bắt kịp với nhu cầu của thị trường để tiến hành liên hệ với nhà cung cấp và đặt mua

Nhà cung cấp có nguyên tắc áp dụng khi lựa chọn và hợp tác, được lựa chọn cẩn thận và cần sự chấp thuận của giám đốc, tránh có sự gian lận giữa nhà cung cấp với nhân viên để ăn hoa hồng, liên hệ mua của người nhà, có thể mua với giá ưu đãi nhưng tính giá gốc,

Tách biệt rõ ràng giữa chức năng đề nghị với chức năng đặt hàng, giấy đề nghị mua hàng của công ty bắt buộc phải có sự phê duyệt của kế toán trưởng và trưởng phòng kinh doanh, góp phần quản lý chặt chẽ các đơn mua hàng, tránh được một số rủi ro về biển thủ tài sản, làm giả chứng từ

Khi nhận hàng luôn có sự tham gia của người nhận hàng, người kiểm tra hàng và đại diện nhà cung cấp Nhân viên kiểm tra hàng là người có chuyên môn, hiểu biết về sản phẩm và có thể kiểm tra được chất lượng; người nhận hàng và người kiểm tra hàng có sự phân công phân nhiệm rõ ràng, ký biên bản trước khi bàn giao lại cho thủ kho để tránh nhập hàng không đúng tiêu chuẩn vào kho.Hàng hóa trước khi nhập kho luôn được dán nhãn sắp xếp vào vị trí hợp lý trong kho đảm bảo dễ tìm, dễ quản lý, hàng hóa được bảo quản phù hợp

Các chứng từ khi mua hàng như: giấy đề nghị, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho đều được lập trên máy tính, in chứng từ khi sử dụng để đảm bảo đầy đủ và tránh bỏ quên các nội dung đồng thời cũng thuận tiện cho việc đặt mua nhiều đơn hàng, dễ dàng trong công tác kiểm tra đối chiếu lại chứng từ

Kế toán ghi nhận nghiệp vụ hàng tồn kho, lên báo cáo, sổ sách tách biệt với thủ kho Thủ kho báo cáo và nhập số liệu trong kho lên máy tính theo ngày; kế toán tổng hợp và gửi cho kế toán trưởng theo tuần; kế toán trưởng báo cáo cho giám đốc trong các cuộc họp tháng, họp quý Điều này giúp thuận tiện trong việc nắm được tình hình của kho hàng, điều chỉnh lại khi phát hiện sai sót, tránh được một số rủi ro không đáng có Hàng hóa được kiểm kê hàng tháng, giảm thiểu khả năng xảy ra

73 gian lận đảm bảo lượng hàng hóa không bị thiếu hụt, luôn được quản lý và giám sát chặt chẽ Áp dụng nguyên tắc giá gốc trong ghi nhận hàng tồn kho (chi phí mua hàng, chi phí vận chuyển, ) tạo tính thống nhất cho báo cáo tài chính hàng năm, thuận lợi trong việc so sánh các số liệu, dễ dàng phát hiện nguy cơ để đưa ra các giải pháp nhanh nhất

Quy trình nghiệp vụ quản lý hàng tồn kho

Hàng tồn kho được quản lý theo khu, các khu được phân loại theo tính chất, kích cỡ vật liệu, sản phẩm đảm bảo dễ tìm, dễ quản lý, hàng hóa được bảo quản phù hợp Các vật liệu xây dựng dễ bảo quản, ít chiếm diện tích (sơn, sắt, thép, ) được để ở khu riêng; Các vật liệu chiếm diện tích lớn (xi măng, cát, ghạch, ) có sự luân chuyển nhanh, phu thuộc vào các công trình xây dựng được để ở khu riêng; các sản phẩm phụ tùng được công ty sản xuất được sắp xếp theo đơn hàng, kích thước; các hàng nặng được để kệ dưới, hàng hóa nhẹ để kệ trên đảm bảo hàng hóa dễ lấy, thuận tiện khi nhập xuất vật liệu, hàng hóa, dụng cụ

Sau khi vật liệu, hàng hóa mua được nhận viên kiểm tra, ký biên bản nhận hàng, khi hàng được bần giao tại kho, nhân viên kho cũng tiến hành dỡ hàng, kiểm trả đủ số lượng lại một lần nữa, báo cáo với thủ kho để ghi và ký sổ rồi mới tiến hành phân loại hàng đến khu đã sắp xếp, giúp tránh nhập thiếu số lượng, hạn chế gian lận biển thủ hàng trong quá trình bàn giao

Kho hàng luôn được kiểm tra về môi trường vệ sinh, độ ẩm, nhiệt độ khi thời tiết bất thường (mưa to, nồm ẩm, nắng nóng) bởi các vật liệu dễ xảy ra hư hỏng về chất lượng như: cát và xi măng dễ hỏng khi bị ẩm ướt, dính nước; sơn nhanh hỏng hơn khi nắng nóng, thủng bao bì; sắt, thép dễ bị han khi ngấm nước;

Công ty thường xuyên tiến hành kiểm kê hàng hóa định kỳ hàng tháng và cả đột xuất đối với kho hàng, đối chiếu số lượng hàng thực tế, trên báo cáo và trên hệ thống giúp hạn chế việc thất thoát tài sản của công ty đồng thời có tác động không nhỏ tới việc nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát hàng tồn kho Bên cạnh việc xác nhận sự chênh lệch thực tế, nhà quản lý còn nắm được tình hình về chất lượng

74 vật liệu trong kho, về sản phẩm sản xuất, về điều kiện bảo quản hàng hóa Nhờ những thông tin này mà công ty có thể nhanh chóng giải quyết các sai sót kịp thời

Quy trình nghiệp vụ xuất kho

Khi xuất kho cho các công trình đang thi công luôn được sắp xếp, kiểm kê trước khi tiến hành xây dựng và được xuất chở theo từng đợt tới công trình kèm theo bản kế hoạch đã được trưởng phòng kinh doanh ký duyệt; đồng thời thủ kho và người chở vật liệu ký xác nhận theo ngày

Việc xuất vật tư cho sản xuất cũng được kiểm soát chặt chẽ, lên kế hoạch xuất cụ thể theo đơn hàng bán buôn và bán lẻ, xuất theo quy định định mức cụ thể, khi xuất cần biên bản xuất vật tư có chữ ký của trưởng phòng kinh doanh và đi kèm chữ ký của thủ kho theo ngày xuất kho, tránh việc xuất vật liệu thừa so với yêu cầu sản xuất làm lãng phí tài sản của công ty

MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ KHOẢN MỤC HÀNG TỒN KHO TẠI CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬT LIỆU VÀ XÂY DỰNG VIỆT CƯỜNG

4.3.1 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung tại công ty

Tăng cường việc trao đổi thông tin giữa các cấp và các thông tin này cần phải đảm bảo chất lượng và độ tin cậy nhằm giúp cho tất cả các cá nhân trong tổ chức hiểu được trách nhiệm của mình với kiểm soát nội bộ của công ty và nhà quản lý cũng nắm được tình hình kiểm soát hiện tại

Công ty Việt Cường cần thiết lập ban quản trị chất lượng, mở các lớp đào tạo và tập huấn về quản trị chất lượng đến toàn bộ nhân viên trong công ty, đưa ra các tiêu chuẩn chung buộc mọi người phải tuân thủ về quy trình quản trị chất lượng nhằm giảm thiểu xảy ra các gian lận trong công ty

Tuy cơ cấu tổ chức được phân công, phân nhiệm cụ thể ở từng bộ phận, giám đốc công ty nên cho phép các bộ phận này tham gia giám sát bộ phận khác, nếu có phát hiện các sai phạm cần báo cho trưởng bộ phận hoặc cấp trên cao hơn để kịp thời giải quyết Tăng cường giám sát của các trưởng bộ phận với nhân viên, các nhân viên trong bộ phận giám sát lẫn nhau cũng như có sự giám sát chéo giữa nhân viên của bộ phận này với nhân viên của bộ phận khác, khi phát hiện sai phạm thì kịp thời báo cáo

79 Đối với một số nhân viên vi phạm về đạo đức nghề nghiệp cần phải được xử lý nghiêm khắc để làm gương những nhân viên khác, không nên vì tình cảm cá nhân, hay vì những mối quan hệ khác mà xử lý không nghiêm khắc

Về vấn đề tuyển dụng: phòng tổ chức nhân sự cần phải tuân thủ nguyên tắc công bằng trong tuyển dụng, tuyển dụng các nhân viên đầy đủ các kĩ năng và năng lực, gắn công tác bồi dưỡng, đào tạo với bố trí sử dụng nhân viên phù hợp với chuyên ngành và chuyên môn nhằm phát huy hết năng lực góp phần hoàn thành mục tiêu của công ty

Ban quản lý công ty Việt Cường cần lập nên phòng giám sát chuyên phụ trách về công tác giám sát, phòng này độc lập với các bộ phận chức năng và những người trong ban kiểm sát này là những người am hiểu về công việc chức năng của các bộ phận khác nhau cũng như am hiểu về các chính sách của công ty để đưa ra các đánh giá đúng đắn

Bố trí các thiết bị hỗ trợ cho công tác giám sát như lắp các camera giám sát vào các vị trí quan trọng, đảm bảo camera luôn hoạt động

4.3.2 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ hàng tồn kho

Quy trình mua hàng, nhập kho

Phòng mua hàng thiết lập các trình tự về đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp trong việc mua nguyên vật liệu, hàng hóa:

+ Tiến hành thu thập các thông tin liên quan cần thiết về nhà cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa

+ Đánh giá và đưa ra các tiêu chí lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp với các yêu cầu dành riêng cho từng nhóm mặt hàng, từng loại mặt hàng

+ Thương lượng giá cả hợp lý tùy thuộc vào các thời điểm trong năm + Giám đốc quyết định lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

+ Phòng mua hàng lập sổ theo dõi quá trình cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa cũng như chất lượng sản phẩm, trên cơ sở đó để đánh giá lại nhà cung cấp để cân nhắc lựa chọn lại họ hay không

Nhân viên nhận hàng và thủ kho phải tuyệt đối tuân thủ các quy trình về nhận hàng, kiểm tra chính xác số lượng và chất lượng của các đơn hàng mà nhà

80 cung cấp giao Nếu phát hiện hàng hóa không đảm bảo quy cách và chất lượng thì không nhận và yêu cầu nhà cung cấp giao hàng đúng yêu cầu Đối với các mặt hàng với số lượng lớn, chuyên sử dụng riêng cho các bộ phận, chẳng hạn bộ phận kĩ thuật, nhân viên nhận hàng không có đủ kĩ năng chuyên môn về các mặt hàng này nên yêu cầu nhân viên của bộ phận có mặt hàng yêu cầu đó cùng thực hiện nhận hàng với mình để đảm bảo các hàng đó được đánh giá đúng về chất lượng bởi người có chuyên môn trước khi nhập kho Đơn đặt hàng cần lập thêm 01 liên giao cho thủ kho khi nhập hàng, thủ kho lưu tại bộ phận kèm theo phiếu nhập kho để dễ dàng kiểm kê, so sánh, đối chiếu; tránh được phần nào rủi ro khi quản lý hàng trong kho.Việc này có lợi cho việc xử lý hàng thiếu thừa ngay lúc nhận từ người giao hàng như hàng thừa sẽ không cho nhập kho, hàng thiếu báo ngay cho nhà cung cấp và lập biên bản số hàng thực nhận

Phiếu nhập kho cũng cần lập thêm 01 liên gửi tới phòng kinh doanh để nắm bắt kịp thời được tình trạng đơn hàng khi nhập kho, có thể đưa ra giải pháp giải quyết khi các vấn đề phát sinh với nhà cung cấp

Bảng nhập hàng, ghi chép vật liệu, hàng hóa nhập phải được thực hiện ngay trong lúc giao nhận hàng hóa Đảm bảo tính chính xác, kịp thời và tránh những gian lận có thể xảy ra

Quy trình quản lý hàng tồn kho

Công ty cần đào tạo hoặc tuyển thêm nhân viên có kinh nghiệm kiểm tra chất lượng hàng trước khi nhập kho vào kho hàng để tiến hành kiểm tra thêm một lần trước khi nhập kho, đảm bảo tối đa về chất lượng vật liệu, hàng hóa

Hạn chế sự ra vào của người lạ, những người không có trách nhiệm liên quan, không phận sự không được vào kho Đảm bảo an toàn, an ninh bảo vệ, chống trộm cắp, an toàn phòng chống cháy nổ