Đề tài Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng giao thông Quảng Bình nghiên cứu đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng giao thông Quảng Bình. Đưa ra được những giải pháp để hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng giao thông Quảng Bình.
Trang 1ĐỖ THỊ THANH NHUNG
HOÀN THIEN KIEM SOAT NOI BO CHI PHi SAN
XUẤT TẠI CÔNG TY CO PHAN TU VAN DAU TU’ VA XAY DUNG GIAO THONG QUANG BINH
2021 | PDF | 135 Pages buihuuhanh@gmail.com
LUAN VAN THAC Si KE TOAN
Trang 2ĐỖ THỊ THANH NHUNG
HOÀN THIỆN KIÊM SOÁT NỘI BỘ CHI PHi SAN XUAT TAI CONG TY CO PHAN TU VAN DAU TU
VA XAY DUNG GIAO THONG QUANG BINH
LUAN VAN THAC Si KE TOAN Ma sé: 80 34 03 01
Nguoi hwéng din khoa học: PGS.TS Nguyễn Công Phương
Trang 3‘Toi xin cam đoan bản Luận văn: “Hodn thign kiểm soát nội bộ chi phi
sản xuất tại công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng giao thông Quảng Bình" là một công trình nghiên cứu độc lập của tôi Các số liệu và kết quả nghiên cứu nêu trong Luận văn là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng Kết quả
nghiên cứu là quá trình lao động trung thực của tôi, chưa từng được công bố trong bắt kỳ công trình nghiên cứu khoa học nào
Đà Nẵng, ngày thing — năm 2021
“Tác giả luận văn
/⁄—-
Trang 4MO BAU 1 1 Tính cấp thiết của đề tài 1
2 Mục tiêu nghiên cứu 2
3 Đối tượng và phạm vĩ nghiên cứu 2
4, Phuong pháp nghiên cứu 3
5 Ý nghĩa thực hiện để tài 3
6 Bố cục của luận văn 3
7 Tổng quan tài liệu nghiên cứu 3
CHƯƠNG 1 CO SO LY THUYET VÈ KIÊM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ
SẲN XUẤT TẠI CÁC DOANH NGHIỆP 7
1.1 TÔNG QUAN VỀ KIÊM SOÁT NỘI BỘ 7 1.1.1 Định nghĩa kiểm soát nội bộ 7 1.1.2 Mục tiêu của kiếm soát nội bộ 8 1.1.3 Các yếu tổ cấu thành KSNB 8 1.2 ĐẶC DIEM HOAT DONG XAY DUNG VA CHI PHI XÂY DỰNG 12 1.2.1 Đặc điểm hoạt động xây dựng 12 1.2.2 Chi phi trong Cong ty xây dựng, 13 1.3 NOI DUNG KIEM SOAT CHI PHi TRONG CONG TY XÂY DỰNG I5
1.3.1 Mục tiêu chung của kiểm soát chỉ phí 15 1.3.2 Nội dung công tác kiểm soát nội bộ chỉ phí xây dựng 16
KET LUAN CHUONG 1 28
CHUONG 2 THỰC TRANG KIEM SOAT NOL BO CHI PHI SAN
XUẤT TẠI CÔNG TY CO PHAN TU VAN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG
Trang 5BINH 29 2.1.1 Đặc điểm hoạt động của Cơng ty ¬ 2.1.2 Tổ chức quản lý của Công ty soon
2.1.3 Đặc điểm cơ cấu quản lý 32 2.1.4 Đặc điểm tổ chức kế toán của Công ty 33 2.2 KHÁI QT QUY TRÌNH CHI PHÍ Ở CÔNG TY 36 2.2.1 Lập kế hoạch chỉ phí 36
2.2.2 Theo doi thực hiện chỉ phí phát sinh 3 2.3 KHAI QUAT CAC YEU TO CUA KIÊM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CO PHAN TU VAN BAU TU VA XAY DUNG GIAO THONG
QUANG BINH 38
2.3.1, Méi trường kiểm soát ° 38
2.3.2 Đánh giá rủi ro —
2.3.3 Hoạt động kiểm sốt 40 2.3.4 Hệ thống thơng tin — truyền thông 41
23.5 Giám sát 4
2.4 NOI DUNG KIEM SOAT CHI PHi XAY DUNG TAI CONG TY CO PHAN TU VAN DAU TU VA XAY DUNG GIAO THONG QUANG BINH Al 2.4.1 Kiém soát chỉ phí nguyên vat liệu trực tiếp Al 2.4.2 Kiém soát chỉ phí nhân công trực tiếp 52 2.4.3 Kiểm soát chỉ phí máy thì công, 56 2.4.4 Kiểm soát chỉ phí sản xuất chung 59
Trang 6TU VAN DAU TU VA XAY DUNG GIAO THONG QUANG BINH .65
2.5.1.Vé kiém soát chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp 65
2.5.2 Về kiểm soát chỉ phí nhân công trực tiếp 66 2.5.3 Về kiểm soát chỉ phí máy thi công 67
2.5.4 Về kiểm soát chỉ phí sản xuất chung 69
KET LUAN CHUONG 2 7
CHƯƠNG 3 HỒN THIỆN CƠNG TAC KIEM SOAT NOI BO CHI PHi SAN XUAT TAI CONG TY CO PHAN TU’ VAN DAU TU VA XAY
DUNG GIAO THONG QUANG BINH T2
3.1 GIẢI PHÁP € YÊU TƠ KIÊM SỐT NỘI BỘ CHI PHi SAN
XUẤT TẠI CÔNG TY 72
3.1.1 Giải pháp về mơi trường kiểm sốt 72 3.1.2 Giải pháp về đánh giá rủi ro 74 3.1.3 Giải pháp về hoạt động kiểm sốt T5 3.2 HỒN THIỆN THỦ TỤC KIÊM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT
OCONG TY T5
3.2.1 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chỉ phí nguyên vật liệu T5 3.2.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chỉ phí nhân công trực tiếp 7 3.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chỉ phí máy thi cơng 78 3.2.4 Hồn thiện thủ tục kiểm soát chỉ phí sản xuất chung, 79
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 80
KẾT LUẬN 81
DANH MUC TAI LIEU THAM KHẢO
Trang 7CPSX “Chỉ phí sản xuất CTCP Cong ty cổ phần KSNB Kiểm soát nội bộ NVL "Nguyên vật liệu
NVLTT "Nguyên vật liệu trực tiếp
NCTT Nhân công trực tiếp SXC Sản xuất chung
Trang 8
Số hiệu Tên bang Trang
2-1 [Phiếu yêu cầu vật tư số 00184 4
2.2 [ Phiêu xuất kho số 9 47
23 [Phiểu kế xuất vat ur 48
24 | Chững từ ghi nhận chỉ phí NVLTT số 10- 331T6 s 25 _ | Hoa don ban hàng số 00180 33 26 | Chimg tir ghi nhận CPNCTT số 061 -3348 36
Trang 9
Số hiệu 'Tên bảng Trang
Trang 10
“Từ thực tiễn đổi mới cơ chế quản lý kinh tế của các Công ty bao gồm đổi mới mạnh mẽ, toàn diện cách thức quản lý và điều hành, kiểm soát các hoạt động của Công ty Trong quy trình quản lý Công ty, kiểm soát nội bộ vừa là một chức năng vừa là một công cụ quản lý do chính người quản lý đơn
vị xây dựng để phục vụ cho mục đích quản lý của mình Trong phạm vi cơ sở, kiểm soát nội bộ là việc tự kiểm tra và giám sát mọi hoạt động trong tat cả các
khâu của quá trình quản lý nhằm đảm bảo cho các hoạt động đúng quy trình,
đúng pháp luật và đạt được các kế hoạch, mục tiêu dé ra với hiệu quả cao nhất
và đảm bao su tin cây của báo cáo tài chính
“Trong công tác quản lý tại Công ty nói chung và Công ty xây dựng nói riêng, chỉ phí xây dựng và giá thành sản phẩm xây dựng là những chỉ tiêu kinh tế quan trọng luôn được các nhà quản lý Công ty quan tâm hàng đầu vì chỉ phí xây dựng là chỉ tiêu phản ánh chất lượng hoạt động của Công ty cũng như trình độ tổ chức quản lý Do đó, các Công ty muốn tồn tại và phát triển thì điều tất yếu các Công ty phải kiểm tra, kiểm soát được các chỉ phí hoạt
động sản xuất kinh doanh của mình
Đối với các Công ty xây dựng, công tác kiểm soát nội bộ chỉ phí nhằm
đảm bảo c! lượng công trình luôn được đặt lên hảng đầu Công tác này không,
những nâng cao và phát huy hiệu quả hoạt động Công ty, mà còn giúp cho các
Công ty đưa ra những quyết định đúng đắn, kịp thời trong việc điều chỉnh các
hoạt động của Công ty, chất lượng công trình và nó đóng một vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ cho cơng tác kiểm tốn, tăng cường mức độ tỉn cậy của báo cáo tải chính
Trang 11rông, để góp phần kiểm soát chỉ phí hiệu quả, tránh lăng phí chỉ phí và ngăn ngừa thất thoát xảy ra trong quán trình thỉ công công trình công ty đã từng bước chuẩn bị cho mình về mọi mặt, trong đó có hệ thống kiểm soát nội bộ
chỉ phí xây dựng Tuy nhiên trong thực tế, việc kiểm soát nội bộ chỉ phí tại Công ty cỗ phần tư vấn đầu tư và xây dựng giao thông Quảng Bình vẫn còn hạn chế chưa đáp ứng được hết nhu cầu của công tác quản lý, như các loại chỉ
phí phát sinh trong quá trình hoạt động còn vượt định mức rất nhiều, một số
chỉ phí sản xuất chung chưa được kiểm soát tốt Vì vậy, nghiên cứu hồn thiện kiểm sốt nội bộ chỉ phí sản xuất tại Công ty là công việc rất hữu ích,
cần thiết nhằm tạo sức cạnh tranh cho các Công ty trong xu thể phát triển và
hội nhập như hiện nay
Với tắt cả các lý do nêu trên tác giả đã đi đến quyết định chọn nghiên
cứu để tài: “Hồn thiện kiểm sốt nội bộ chỉ phí sản xuất tại Công ty cố
phần tư vấn đầu tư và xây dựng giao thông Quảng Bình”
2 Mục tiêu nghiên cứu
~ Tìm hiểu, đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chỉ phí tại Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng giao thông Quảng Bình
~ Đưa ra được những giải pháp đẻ hoàn thiện soát nội bộ chỉ phí tại Công ty cô phần tư vấn đầu tư và xây dựng giao thông Quảng Bình
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
~ Đối tượng nghiên cứu của luận văn là công tác kiểm soát nội bộ chỉ phí tại Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng giao thông Quảng Bình
~ Pham vi nghiên cứu:
+ Về không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu kiểm soát chỉ phí sản xuất
Trang 124 Phương pháp nghiên cứu
Luận văn khảo sát thực tế một số trường hợp; thu thập các dữ liệu, số liệu thông qua các hệ thống chứng từ, số sách liên quan Trên cơ sở đó phân
tích, đối sánh, lập luận để nhận diện ưu điểm, hạn chế và đưa ra giải pháp
hồn thiện
§ Ý nghĩa thực hiện đề tài
'Việc lựa chọn và thực hiện nghiên cứu đề tai đã giúp cho bản thân nhận thấy hoàn thiện kiểm soát nội bộ chỉ phí sản xuất kinh doanh có vị trí đặc biệt quan trọng và hết sức cần thiết đối với các Công ty xây dựng nói riêng và tất cả các Công ty sản xuất kinh doanh nói chung
Việc kiểm soát tốt chỉ phí sẽ ngày càng chất lượng sản phẩm, hạ giá
thành; nhờ đó tạo dựng cho Công ty một uy tín, hình ảnh nhằm nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường
6 Bố cục của luận văn
"Nội dung chính của luận văn được chia thành 03 chương:
Chương 1: Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ chỉ phí sản xuất tại các
Công ty
Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chỉ phí sản xuất tại Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng giao thông Quảng Bình
Chương 3: Các giả
pháp hồn thiện cơng tác kiểm soát nội bộ chỉ phí
sản xuất tại Công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng giao thông Quảng
Bình
T Tổng quan tài liệu nghiên cứu
Kiểm soát nội bộ chỉ phí sản xuất có ý nghĩa rất quan trọng đối với các
Trang 13trình “Kiểm soát” của tác giả Nguyễn Ngọc Huyền (2014) đã làm sáng tỏ một
số vấn để liên quan đến cơ sở lý thuyết về KSNB, cung cấp cơ sở lý luận đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội bộ theo khuôn mẫu của COSO, các loại gian lận
và biện pháp ngăn ngừa, các thủ tục kiểm soát cho từng chu trình nghiệp vụ
trong Cơng ty
Nghiên cứu “Hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội bộ chỉ phí sản xuất tại các đơn vị xây lắp trực thuộc công ty Hữu Nghị Nam Lào "của tác giả Trần Quang Hiền (2009) đã hệ thống những vấn đề lý luận chung như các quan
điểm khác nhau về K8NB, sự
ty, các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB Bên cạnh đó nghiên cứu này cũng thiết xây dựng hệ thống KSNB trong công
chỉ ra được các nguyên nhân gây nên sự lăng phi, thất thoát trong đầu tư xây
dựng cơ bản và hạn chế trong việc áp dụng tốt hệ thống thông tin vào trong
cquản lý hệ thống kiểm soát tại công ty để từ đó đưa ra giải pháp hợp lý Tuy
nhiên, nghiên cứu này chưa phân tích được sự tác động từ các yếu tố môi
trường đến hệ thống kiểm soát chỉ phí của Công ty
Khắc phục nhược điểm đó, trong nghiên cứu “Kiểm soát chỉ phí tại các: Công ty xây dựng - trường hợp công ty cô phần xây dựng sông Hồng 24” của
tác giả Mai Hoàng Hải (2010) đã tiến hảnh nghiên cứu, phân tích thực trạng
các yếu tố mơi trường kiểm sốt, hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát có ảnh
hưởng đến tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chỉ phí sản xuất tại công ty, từ đó đưa ra được một số giải pháp có cơ sở, hợp
lý, thiết thực trong việc nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát chỉ phí đẻ đảm
bảo chất lượng công trình, hạ giá thành sản phẩm, đảm bảo tiến độ thỉ công và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường ở các Công ty xây dựng đồng,
Trang 14Trong nghiên cứu “Để xuất một số giải pháp xây dựng các hoạt động
kiểm soát trong môi trường tin học cho các Công ty Việt Nam” của tác giả
Đồng Quang Chung (2009) đã trình bày rõ hơn vẻ vai trò và tẩm ảnh hưởng
của hệ thống máy tính đến các hoạt độ ng kiểm sốt nội bộ trong mơi trường tin hoe Nghiên cứu này cũng phân tích các tác nhân, rủi ro mà Công ty thường gặp phải, những hành vi gian lân, trộm cấp thông tin và hủy hoại
thông tin đối với hệ thống máy tính của Công ty Tuy nhiên nghiên cứu chưa phân tích rõ quy định về công tác kiểm soát chỉ phí sản xuất của đơn vị sử dụng NSNN, quá trình thực hiện các chế độ báo cáo, hoàn thiện hỗ sơ thú tục
nhanh hay còn chậm
Trong nghiên cứu của tác giả Nguyễn Thị Thanh Bình (2012), “Hoàn
thiện cơng tác kiểm sốt chỉ phí sản xuất trong Công ty sản xuất gạch xây
dựng - trường hợp công ty cổ phẩn Đại Hưng” tác giả khảo sát Công ty sản
xuất gạch, qua khảo sát tác giả đã đánh giá thực trạng kế toán kiểm soát chỉ phí trong các Công ty về tổ chức cơng tác kế tốn, về hoạt động kế toán quản trị, về phân loại chi phí, việc lập định mức, lập dự toán, kế toán CPSX và tinh giá thành sản phẩm, phân tích biến động chỉ phí Qua đó, tác giả đã đánh giá
được ưu nhược điểm, nguyên nhân ảnh hưởng đến cơng tác kể tốn quản trị, i cng ty cd
từ đó để xuất nội dung hoản thiện kế toán kiểm soát chỉ
phần Đại Hưng Tuy nhiên, nghiên cứu của tác giả chỉ mới có thé áp dụng tại
các Công ty sản xuất gạch mà không thể áp dụng phố biến tại các loại hình
Cong ty khác
Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Minh Toàn (2011), “Hồn thiện cơng tác kiểm soát chỉ phí sản xuất xây lắp tại công ty cổ phân đâu tư xây dựng ẳng " đã kế thừa lý luận về kiểm soát nội bộ chỉ phí sản
Trang 15
đủ quy trình kiểm soát chỉ phí sản xuất bao gồm kiểm soát trước khi thỉ cơng, kiểm sốt trong khi thi cơng và kiểm sốt sau khi thì công nhưng hệ thống,
giải pháp hoàn thiện chưa phù hợp với tình hình thực tế tại công ty
“Tham khảo nghiên cứu những năm trước, nhìn chung các nghiên cứu rắt
có giá trị về mặt lý luận cũng như là những định hướng đối với việc hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong các Công ty Tuy nhiên, vẫn còn khoảng trống tồn tại chưa được giải quyết cụ thể như chưa có công trình nào nghiên cứu về kiểm soát nội bộ được áp dụng trong các công ty cổ phần tư vấn đầu tư và xây dựng giao thông nói chung và Công ty cỗ phần tư vấn đầu tư và xây dựng giao thông Quảng Bình nói riêng Đây sẽ là khoảng trống mà luận văn của tác giả sẽ tập trung nghiên cứu và giải quyết
Về việc xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến tính hữu hiệu
của kiểm soát nội bộ, hiện nay theo phân tích ở trên đã có nhiều nghiên cứu
thực hiện việc đánh giá ảnh hưởng của các nhân tố đến tính hữu hiệu của
kiểm soát nội bộ Tuy nhiên, chưa có công trình nào nghiên cứu xác định mức
độ ảnh hưởng của các nhân tố đến tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ trong các Công ty tư vấn đầu tư và xây dựng giao thông theo hướng dảm bảo hiệu
quả hoạt động Trong nghiên cứu này sẽ giải quyết những,
nghiên cứu trước đây chưa giải quyết triệt để Cụ thể, luận văn sẽ nghiên cứu hệ thông
và xây dựng giao thông Quảng Bình, từ đó tìm ra những tồn tại và đề xuất các
m soát nội bộ chỉ phí sản xuất tại Công ty cổ phẩn tư vấn đầu tư
Trang 16TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
1.1 TÔNG QUAN VỀ KIÊM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Định nghĩa kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ trong Công ty là một chức năng quan trọng với những
khái niệm khác nhau tùy theo quan điểm của từng tổ chức đưa ra
Theo Liên đồn Kế tốn Quốc tế (IFAC, năm 2003), « Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm bốn mục tiêu sau: bảo
sản của đơn vi; bảo đảm độ tin cây của các thông tin; bảo đảm việc thực
vệ
hiện các chế độ pháp lý; và bảo đảm hiệu quả của hoạt động »
‘Theo khuôn khô COSO, KSNB được hiểu là là một quá trình, được thực
hiện bởi ban giám đốc của đơn vị, người quản lý, có vấn và nhân sự khác,
được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp l về việc đạt được các mục tiêu
liên quan đến hoạt động, bảo cáo và tuân thủ (COSO, 2016)
“Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315, “KSNB 1a quy trình do
Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của
don vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đâm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật vả các quy định có liên quan” (Bộ Tải chính, 2012)
Luật Kế toán 2015 cho rằng, "Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ
chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phủ hợp với quy định của pháp luật nhằm đảm bảo
phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra" (Quốc
Trang 17đồng quản trị (HĐQT) và các nhân viên của đơn vị chỉ phối, nó được thiết lập
để cung cấp một sự đâm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu dưới đây:
~ Đảm bảo sự tin cậy của báo cáo tài chính (BCTC): ~ Đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật pháp; ~ Đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả
1.1.3 Các yếu tố cấu thành KSNB
Theo COSO 2016, KSNB bao gồm 5 thành phần: Mơi trường kiểm
sốt (control environment), đánh gi
i ro (risk assessment), hoạt động kiểm sốt (control activities), thơng tin & truyền thông (communication and
information system) và hoạt động giám sat (monitoring of controls) 1.1.3.1 Mơi trường kiểm sốt
Là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm
sốt của tồn bộ thành viên trong tổ chức Môi trường kiểm soát được thể hiện thông qua tinh ky luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý, phong cách điều hành Môi trường kiểm soát ảnh hưởng dén
cách thức kinh doanh của một tổ chức, đến các mục tiêu được thiết lập, đến
các bộ phân còn lại của hệ thống KSNB Theo COSO (2013, 2016), mơi
sốt gồm các nguyên tắc sau;
trường
Nguyên tắc 1: Đơn vị chứng minh các cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức Điều này thể hiện rằng người quản lý phải chứng tỏ đơn vị quan
tâm đến tính trung thực và giá trị đạo đức
Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với người
cquản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB
Trang 18Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhân
viên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị
Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo
hức
cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ
1.1.3.2 Đánh giá rủi ro
Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro Tắt cả
kể quy mô, cau tnic, đều phát sinh rủi ro Rủi ro ảnh hưởng
thánh
các đơn vị,
đến sự tồn tại của mỗi đơn vị, đến sự thành công, tình hình tài chính,
của đơn vị Không có cách nào để triệt tiêu rủi ro vì vậy nhà quản lý phải
quyết định một cách thận trọng mức rủi ro như thế nào là có thể chấp nhận
được và cố gắng duy trì rủi ro ở mức cho phép Theo COSO (2013, 2016),
đánh giá rủi ro gồm các nguyên tắc sau:
Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để nhận
diện và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị Nguyên tic 7: Don vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của đơn vi, tién hành phân tích rủi ro để xác định rủi ro cần được quản tr
Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tảng khi đánh
giá rủi ro không đạt được mục tiêu của đơn vị
Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến hệ thống KSNB
1.1.3.3 Hoạt động kiếm soát
Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho
Trang 19đơn vị Mọi hoạt động kiểm soát đều bao gồm hai yếu tố là:
Chính sách kiểm soát: Là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở cho việc
thực hiện các thủ tục kiểm soát Chính sách kiểm soát có thể được tài liệu hóa
đầy đủ và có hệ thống hoặc được lưu hành theo kiểu truyền miệng
“Thủ tục kiểm soát: Là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát Một thủ tục sẽ không có tác dụng nếu áp dụng một cách máy móc mà không tập trung vào những yêu cầu nhà quản lý đã để ra thông qua các chính sách Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát cần phải cân đối mối quan hệ giữa lợi ích và chỉ phí, cân đối a hoạt động kiểm soát và
ro phát sinh
Theo COSO (2013, 2016), hoạt động kiểm soát gồm những nguyên tắc sau:
Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát
để góp phần hạn chế các rủi ro giúp đơn vị đạt mục tiêu trong giới hạn chấp
nhận được
Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển hoạt động kiểm sốt
chung với cơng nghệ hiện dại để hỗ trợ sự thành công cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị
Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai hoạt động kiểm sốt thơng qua nội
dung các chính sách đã được thiết lập và triển khai thành các thủ tục,
1.1.3.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự
tuân thủ, bao gồm cả bên trong lẫn bên ngồi Cơng ty Mọi bộ phận và cá nhân trong Công ty đều phải có những thông tin cần thiết giúp thực hiện trách
Trang 20chứa đựng những thông tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp cho nha
quản lý điều hành và kiếm sốt Cơng ty Các thông tin dù có nguồn gốc bên trong hay bên ngồi Cơng ty, các thông tin tài chính hay phi tài chính đều cần
thiết cho cả ba mục tiêu của Công ty Thông tin phải được truyền đạt, phổ
biến trong toàn tổ chức, thông điệp từ quản lý phải được cung cắp một cách kịp thời tới mọi nhân viên Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin
nhưng được nêu ra để nhắn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin
Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kể toán là một phân hệ rất quan trọng, đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới
dạng nghiệp vụ kế toán, đầu ra của hệ thống là các báo cáo kế toán, những
báo cáo này có tính chất quan trọng trong việc tuân (hủ quy định của pháp luật
cũng như việc ra quyết định của nhà quản trị Công ty Theo COSO (2013, 2016), Thông tin và truyền thông gồm c: nguyên tắc i Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, truyền đạt và sử dụng thông tin thích hợp, có chất lượng để hỗ trợ những bộ phận khác thuộc hệ thống KSNB
Nguyên tắc 14: Đơn vị cần truyền đạt trong nội bộ những thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ chức năng kiểm soát
15: Đơn vị
tượng bên ngoài những vấn để liên quan đến hoạt động KSNB như cổ đông, Nguyên truyền đạt cho các bên liên quan, các đối chủ sở hữu, khách hàng, nhả cung cấp
1.1.3.5 Hoạt động giảm sát
Giám sát là qua trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB theo thời
Trang 21nhằm đảm bảo hệ thống KSNB luôn hoạt động hữu hiệu do vậy cần giám sát tắt cả các hoạt động trong đơn vị và đôi khi còn áp dụng cho các đối tượng
bên ngoài đơn vị như nhà cung cắp, khách hàng Theo COSO (2016), giám
sát gồm những nguyên tắc sau:
Nguyên tắc 16: Đơn vị phải lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh
giá liên tục hoặc định kỳ để biết chắc rằng liệu những bộ phận của hệ thống
KSNB có hiện hữu và đang vận hành đúng,
Nguyên tắc 17: Đơn vị phải đánh giá và thông báo những yếu kém của hệ thống KSNB kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm bao gồm nha quan
lý và Hội đồng quản trị để có những biện pháp khắc phục
Tóm lại, trên đây là 5 thành phần cơ bản chứa đựng 7 nguyên tắc và thuộc tính của các thành phần cơ bản của hệ thống KSNB
1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG VÀ CHI PHÍ XÂY DỰNG
1.2.1 Đặc điểm hoạt động xây dựng
Cũng như các hoạt động khác, hoạt động xây dựng có những đặc điểm
riêng biệt ảnh hưởng đến công tác quản trị chỉ phí và kiểm soát:
Hoạt động sản xuất kinh doanh của các Công ty xây dựng có những đặc điểm sau
~ Một là, sản phẩm xây dựng là những công trình, vật kiến trúc có quy
k
khi từ 5-10 năm Từ đó đồi hỏi phải có giá trị dự toán cho từng đơn vị khối
lượng xây dựng để có thẻ ghi nhận lợi ích và chỉ phí cho bắt kỳ khối lượng
mô lớ u phức tạp, mang tính chất đơn chiếc, thời gian xây dựng dài có
công tác xây dựng ứng với mỗi gi
đoạn thực hiện xây dựng công trình
~ Hai là, sản phẩm xây dựng cố định tại nơi sản xuất còn các điều kiện
Trang 22xây dựng, lắp đặt cho từng vùng lãnh thổ một cách thích hợp,
- Ba là, sản phẩm xây dựng được sử dụng lâu dai chịu ảnh hưởng của môi trường sinh thái, cảnh quan Vì vậy, việc quản lý, giám sắt quá trình thỉ cơng và hạch tốn cần được tổ chức chặt chẽ, đảm bảo chất lượng công trình phù hợp,
với dự toán thiết kế
Việc tổ chức cơng tác kể tốn trong các đơn vi nhận thầu xây dựng phải
‘bao dam các yêu cầu kế toán nói chung trong một đơn vị sản xuất là ghi chép, tính toán phản ánh đầy đủ chỉ phí sản xuất và giá thành sản phẩm, xác định hiệu quả từng phần và toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty xây dựng và phải phủ hợp với đặc điểm sản xuất của sản xuất xây dựng
Đặc điểm chính của sản xuất xây dựng ảnh hưởng đền việc tổ chức cơng tác kế tốn trong Công ty xây dựng thể hiện chủ yếu ở nội dung, phương pháp tập hợp, phân loại chỉ phí và cấu tạo giá thành sản phẩm xây dựng
~ Đối tượng tập hợp chỉ phí và tính giá thành có thé là các hạng mục công
trình xây dựng, các giai đoạn công việc của hạng mục công trình, các khối
lượng xây dựng có giá trị dự toán riêng,
~ Phương pháp tập hợp chỉ phí: tập hợp chỉ phí theo từng sản phẩm (công
trình xây dựng, hạng mục
y dựng) hay từng dơn đặt hàng hoặc theo các giai
đoạn có khối lượng xây dựng
1.2.2 Chỉ phí trong Công ty xây dựng
Từ đặc điểm phương pháp lập dự toán trong xây dựng cơ bản, dự toán
được lập theo từng hạng mục công trình và được phân tích theo từng khoản
mục chỉ phí Để có thể so sánh, kiểm tra chỉ phí xây dựng thực tế phát sinh so
với dự toán thì chỉ phí xây dựng được phân loại theo các khoản mục như sau:
~ Chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp là những chỉ phí về vật liệu chính, vật
liệu phụ, các cấu kiện hoặc các bộ phận rời, vật liệu luân chuyển tham gia cầu
Trang 23vào quá trình hoạt động xây dựng bao gồm: tiền lương, tiền công phải trả cho
nhân công trực tiếp thực hiện khối lượng xây dựng, công nhân phục vụ xây dựng kể cả công nhân vận chuyển, bốc dỡ vật liệu trong phạm vi mặt bằng xây
đựng và công nhân phụ trợ chuẩn bị, kết thúc, thu dọn hiện trường thỉ công, không phân biệt công nhân thuộc quyển quản lý của Cơng ty hay th ngồi
“Chỉ phí nhân công trực tiếp không bao gồm các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn theo tỷ lệ
‘quy định hiện hành của Nhà nước ~ Chi pl
động cơ máy được sử dụng trực it dung máy thỉ công: máy móc thi công là các loại xe máy,
để thì công xây dựng các công trình xây dựng như: máy trộn bêtông, máy đào, máy xúc, máy đóng cọc, xe ôtô ben, cầu tháp, máy bơm Các loại phương tiện máy thỉ công này, Công ty có thể thuê bên ngoài hoặc tự trang bị để khai thác sử dụng lâu dai trong quá trình hoạt động của mình Chỉ phí sử dụng máy thỉ công là toàn bộ các chỉ phí liên quan
về vật liệu, nhân công và chỉ phí khác có liên quan đến quá trình sử dụng máy
cho các công trình xây dựng như:
+ Chi phí lương chính, lương phụ, phụ cấp của công nhân điều khiển
+ Chi phí khẩu hao tải sản cổ định may thi céng “+ Chỉ phí về công cụ dung cụ phục vụ máy thỉ công,
Chi phi dịch vụ thuê ngoài, về sửa chữa, bảo hiểm, tiền thuê tài sản, chỉ
phí vận chuyển, điện nước và các chỉ phí bằng tiền khác liên quan đến vận hành máy móc
Trang 24chức hạch toán cho từng công trình, hạng mục công trình và phải chỉ tiết theo từng khoản mục nhất định
Trong trường hợp chỉ phí sản xuất chung liên quan đến nhiều công
trình, hạng mục công trình thì phải tiến hành phân bổ chỉ phí sản xuất chung
cho các công trình hạng mục công trình đó theo các tỷ lệ phân bổ Thông thường trong các Công ty xây dung thì tiêu chí phân bổ chỉ phí sản xuất
chung được dựa vào chỉ phí nhân công trực tiếp
Ngồi ra, trong các Cơng ty xây dựng còn có rất nhiều loại chỉ phí như
chỉ phí quản lý văn phòng, chỉ phí lãi vay, t cdc chi phi này được
phân bổ và vốn hoá vào chỉ phí sản xuất chung thi công xây dựng để kết
thành giá trị công trình Phần còn lại của chỉ phí quản lý này hầu như chiếm tỷ
lệ không lớn lắm trong Công ty
13 NỘI DUNG KIÊM SỐT CHI PHÍ TRONG CÔNG TY XÂY DỰNG
1.3.1 Mục tiêu chung cũa kiểm sốt chỉ phí
Trong Cơng ty xây dựng , kiểm soát chỉ phí nhằm giúp Công ty sử
dụng hiệu quả các nguồn lực, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các đa những khoản chí phí phát sinh chủ yếu ngồi dự tốn, hướng đến những mục tiêu chiến lược kinh doanh của Công ty, đồng thời giúp hạn chí như sau:
- Kiểm soát việc sử dụng tải sản trong Công ty để tránh tình hình sử dung sai gây lãng phí tài sản Công ty
im sát chặt chề sổ sách, chứng từ kế toán để tránh trường hợp gian lận, biển thủ có thể xảy ra hay các khoản chỉ không hợp lý
Trang 251.3.2 Nội dung công tác kiểm soát nội bộ chỉ phí xây dựng 1.3.2.1 Kiểm soát chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp
a Mục tiêu kiểm soát chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp
Đối với chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp, thì những mục tiêu cần đạt tới
hà
+ Tổng chỉ phí thực tế phát sinh không vượt quá dự toán chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp
+ Đảm bảo hiệu quả của công việc quản lý nguyên vật liệu
+ Đảm bảo việc vật tư không bị mắt mát, lãng phí tại nơi sản xuất
+ Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin về chỉ phí sản xuất trình bày trên
BCTC
+ Chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh cho từng công trình phải đảm bảo tính có thật, được phê chuẩn, được phản ánh vào sổ sách đầy đủ,
chính xác, được đánh giá đúng, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện
hành
b Các rủi ro thường gặp đối với nguyên vật liệu trực tiếp
+ Xuất vật tư không đúng nhu cầu của người yêu cầu xuất vật tư hoặc
người yêu nghị xuất vật tư không phù hợp với công việc cần làm + Vật tư bị thất thoát đo bị mắt cắp tại nơi sản xuất
+ Xuất vật tư nhưng chưa được sự xét duyệt của người có thẩm quyền:
công nhân tự ý lấy nguyên vật liệu sử dụng mà chưa có sự đồng ý của người có
thấm quyền hoặc đã được phê duyệt yêu cầu xuất vật tư nhưng khi lấy vật tư thì
không lấy theo đề nghị ban đầu mà lấy loại nguyên vật liệu khác
© Các thủ tục kiểm soát chỉ phí nguyên vật liệu trực tiếp
Trang 26Tổ chức thì công, công trình Xử lý đơn Tin đặt Nhập kho hàng NV NựL Dong vận động Nhận NVL Nhập kho NVL ~ Phiéu = Bién $6 theo doi mua vật bản vật tư tư nhận = Bon hang đặt hàng - Hóa đơn bán hang Đưa NVL vào công, trình ~ Phiếu xuất vật - Số kế tốn chỉ phí Ngn: Vũ Hữu Đức (2005) Hình 1.2: Chu trình kiểm soát tổng quát nguyên vật liệu trực tiếp
Dé dam bảo hiệu quả kiểm soát về chỉ phí nguyên vật liệu cần phải đảm bảo sự kiểm soát ngay từ giai đoạn tiếp cận nguyên vật liệu, xuất dùng nguyên vật liệu, quá trình sử dụng nguyên vật liệu và tồn kho Một sự kiểm
sốt khơng tốt trong một giai đoạn nào đó sẽ làm gia tăng chỉ phí, ảnh hưởng,
đến hoạt động của Công ty
Phan chia trách nhiệm giữa: Chúc năng xét duyệt và thực hiện nghiệp Vụ mua vật tư, chức năng mua vật tư và chức năng bảo quản kho và kế toán
Trang 27cách, chất lượng, giá cả và chỉ phí thu mua cũng như kế hoạch thu mua theo
đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch thi công, xây dựng công trình Trong Công ty vật liệu luôn được dự trữ ở một mức nhất định, hợp lý nhằm
đảm bảo quá trình thi công được liên tụe Do vay, Công ty phải xác định mức
tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu, việc dự trữ quá nhiều
hoặc quá ít một loại nguyên vật liệu nào đó sẽ gây tình trang ứ đọng hoặc
khan hiểm vật liệu ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn và tiến độ thi công của các công trình Dự trữ ở mức độ cần thiết đúng mô hình số lượng đặt hàng tối ưu (EOQ), được áp dụng trong điều kiện nguồn cung cấp vật tư ôn định
~ Chính sách lựa chọn nhà cung cấp: Do địa bàn thi công được xác định
theo tùng công trình nên việc lựa chọn nhà cung cấp là rất khó khăn xong
cũng phải sản lọc cần thận để chọn được nhà cung cấp với giá cả thấp nhất và
chất lượng cao nhất
+ Thiết lập các thủ tục mua vật tư: bộ phận mua hàng ở các phòng
nghiệp vụ trong Công ty sẽ xét duyệt các nghiệp vụ liên quan đến mua vật tư,
nguyên vật liệu, đảm bảo hợp lý về giá cả, chất lượng của vật tư Tắt cả nghiệp vụ mua hàng đều phải có sự phê duyệt của lãnh đạo các cắp nhằm đảm bảo vật
tư mua được sử dụng đúng mục dich, đúng kế hoạch thi công, dự toán được
duyệt để tránh tình trạng mua quá nhiều hay mua các vật tư không cần thiết “Chứng từ sử dụng trong mua hàng gồm có: phiếu đề nghị cấp vật tư, đơn đặt
hàng
Phiếu đê nghị cắp vật we: là phiêu yêu cầu cung ứng vật tư để phục vụ
Trang 28Đơn đặt hàng: sau khi phê duyệt phiếu yêu cầu cấp vật tư, bộ phận
phụ trách mua vật tư sẽ lập đơn đặt hàng để gửi cho nhà cung cấp Các đơn
đặt hàng đều được đánh số và các thông tin rõ rằng liên quan đến vật tư cằn
cung cấp về số lượng, chủng loại, quy cách, thời
im giao nhận và phương, thức vận chuyển, v.v
+ Thiết lập các thủ tục giao nhận vật tư: Bộ phận nhận vật tư khi nhận nguyên vật liệu sẽ phải kiểm tra về mẫu mã, số lượng, chất lượng, thời gian đến và các điều kiện khác, đồng thời lập biên bản nhận vật tư Sau đó bộ phận
nhận vật tư sẽ lập "phiếu nhập kho" số nguyên vật liệu nhận dược Người
giám sát của bộ phận sẽ để số lượng trên "đơn đặt hàng” để có thể xử
lý tiếp tục nghiệp vụ mua nguyên vật liệu Nhằm ngăn ngừa sai phạm, gian
lận xây ra, các nhân viên ở bộ phận vật tư phải độc lập với bộ phận kho và phòng kế toán, nguyên vật liệu phải được kiểm soát chặt chẽ từ khi nhận cho
đến khi chuyển đi nhập kho
Bộ phận kho vật tư là bộ phận bảo quản về mặt hiện vật các loại
nguyên vật liệu tồn kho của Công ty Các nguyên vật liệu được cắt giữ tại kho
phải có quy trình bảo quản để nguyên vật liệu giảm hao hụt, không bị giảm
phẩm chất, hư hỏng Khi bộ phận nhận nguyên vật liệu giao vật tư cho thủ kho để bảo quản, thủ kho sau khi kiểm tra vật tư về mặt số lượng, chất
lượng, sẽ ký nhận vào "phiếu nhập kho" và sau đó chuyển phiểu nhập kho
đến bộ phận kế toán
Bộ phận kế toán căn cứ vào "Phiếu đề nghị mua vật tư", "Đơn đặt
hàng",
chiếu, theo đối việc thanh toán với người bán và làm căn cứ để ghỉ sổ Tùy
theo hình thức tổ chức hệ thống kế toán thanh toán với người bán, kế toán
Trang 29phải sử dụng các loại số sách tương ứng
+ Xây dựng định mức và hao hụt vat tr: Tay thuộc vào đặc tính của một số loại vật tư mà phải xây dựng định mức và tỷ lệ hao hụt cho vật tư
+ Hệ thống kế toán chỉ tiết vật tư: Quy định mở các số sách chỉ tiết cho từng loại vật tư về mặt số lượng và chất lượng Định kỷ, giữa thủ kho và
kế toán vật tư đối chiếu lẫn nhau và xử lý triệt để các chênh lệch Hệ thống này bải đảm sự đối chiếu, kiểm tra lẫn nhau giúp cho việc quản lý vat tư được
chất chẽ,
+ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Bao gồm kiểm soát chứng từ, số sách và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh
+ Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ 4 Thơng tin kế tốn phục vụ công tác kiểm sốt
'Thơng tin chứng từ, số sách cung cắp gồm:
~ Chứng từ: hợp đồng mua bán vật tư, đơn đạt hàng, các phiều xuất kho,
hóa đơn mua hàng, phiếu chỉ, séc, bảng kê phiếu xuất vật tư, bảng dự toán chỉ
phí NVLTT,
= S6 sách: sỗ kế toán chỉ tiết chỉ phí sản xuất kinh doanh - tài khoản chỉ
phí NVLTT, số cái tài khoản NVL (152), số cái tài khoản phải trả (331),
'Các báo cáo chỉ phí NVL nhằm đánh giá biến động chỉ phí NVL trực tiếp
so với dự toán
1.3.2.2 Kiểm sốt chỉ phí nhân cơng trực tiếp
a Mục tiêu kiểm sốt chỉ phí nhân cơng trực tiếp
Chi phí nhân công bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương
Đây là một khoản chỉ phí lớn đối với Công ty và các tổ chức Việc tính sai
tiền lương sẽ ảnh hưởng đến các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Vi vay kiém soát chỉ phí nhân công có một vai trở quan trọng đối với Công ty
Trang 30bậc, các khoản trích theo lương đúng theo tỷ lệ quy định Việc chỉ trả tăng ca,
tiền thưởng có hoạch toán đúng quy định, các chi phí phát sinh về tiền lương là
có thật, được ghi chép đầy đủ, chính xác
+ Tổng chỉ phí nhân công thực tế phát sinh khơng vượt q dự tốn chỉ phi nhân công trực tiếp
+ Đảm bảo hiệu quả quản lý thời gian lao động, số lượng lao động cũng như chất lượng lao động
+ Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin liên quan đến chỉ phí tiền lương b Các rủi ro thường gặp đối với chỉ phí nhân công trực tiếp
~ Rủi ro về xác định mức lương: Nếu xác định mức lương của công nhân
cao hơn thị trường sẽ làm tăng chỉ phí của Công ty từ đó sẽ giảm lợi nhuận
Nhưng nếu xác định mức lương quá thắp sẽ không khuyến khích được sự hãng
hái cũng như sự nhiệt tỉnh trong quá trình làm việc của công nhân
~ Rủi ro về tính lương: Ghi chép ít hơn hoặc nhiễu hơn ngày công thực tế của công nhân hoặc tính sai mức lương giữa các vị trí: đội trưởng, đội phó và công nhân
~ Rủi ro về chỉ trả lương: Trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc hoặc trả
lương cho nhân viên không có thực do việc cập nhật số liệu về nhân sự không,
đầy đủ, kịp thời
~ Rủi ro về ghi nhận và báo cáo
quy trình nhân sự - tiền lương như ghi nhận không kịp thời, không đầy đủ về số lượng nhân công, ngày công
c Các thủ tục Kiểm soát
+ Lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp: mỗi bộ phận cần phải lập bảng
cdự toán chỉ phí nhân công trực tiếp vào đầu niên độ và theo dõi việc thực hiện các bảng dự toán này Các bảng dự toán này, hàng tháng hoặc hing quý sẽ được
bộ phận kế toán tổng hợp, so sánh với chỉ phí tiền lương thực tế và báo cáo cho
Trang 31+ Báo cáo cho cơ quan chức năng của nhà nước: cần thực hiện nghiêm
túc về công tác ghỉ
thép và lập báo cáo cho cơ quan chức năng của nhà nước theo quy định về quản lý lao động tiễn lương, nhằm giúp cho đơn vị hoàn thành nghĩa vụ với cơ quan chức năng và giúp phát hiện những sai sót hoặc gian lận trong công tác lao động tiền lương
+ Phân công phân nhiệm trong công tác về lao động tiền lương: hoạt
động xây dựng thường được thực hiện trên các địa điểm biến động nên lực
lượng lao động thì công công trình chủ yếu là thuê ngoài (địa phương) nên việc kiểm soát chỉ phí nhân công rất phức tạp và dễ sai sót Để giảm bớt khả năng sai phạm trong công tác lao động về tiền lương cần tiến hành phân công, phân
nhiệm giữa các chức năng theo doi nhân sự, theo dõi thời gian, lập bảng lương, và ghỉ chép lương
+ Chức năng nhân sự: thường do bộ phận nhân sự đảm nhận và sự kiểm soát của bộ phận này được thực hiện Khi có tuyển dụng nhân viên mức lương
phải được ghi rở vào hồ sơ gốc của bộ phận này Sau đó một bộ hỗ sơ sẽ được
gửi cho bộ phận tính lương Bộ phận tính lương không được ghỉ tên người nào
vào bảng lương nếu không có hồ sơ do bộ phận nhân sự gửi đến Khi có sự
thay đổi về mức lương, bộ phận nhân sự sẽ gửi văn bản chính thức cho bộ phận
tính lương và các đội công trình Việc kiểm soát này nhằm bảo đảm tính chính
xác về các khoản thanh toán tiền lương
+ Theo dõi, tính toán thời gian lao động: Các đội công trình sẽ tiến hành
ghi chép xác định thời gian lao động thực tế, đánh giá hiệu quả công việc đạt
được thể hiện qua bảng chấm công của từng đội Thường xuyên đối chiều giữa bảng chấm công với khối lượng hoàn thành
+ Tính lương, ghỉ chép và thanh toán lương: Căn cứ vào bảng chấm công và kết quả công việc cũng như các chứng từ liên quan khác được gửi đến bộ
Trang 32chức năng tính tiền lương phải trả cho từng công nhân, lập bảng lương, ghi số
theo dõi lương từng nhân viên và lập báo cáo tiền lương cho người quản lý cũng như Nhà nước Đồng thời ký duyệt séc thanh toán lương hoặc phiếu chỉ
lương và phát lương cho nhân viên
+ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Bao gồm kiểm soát chứng từ, số sách và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh
4 Thông tin kế tốn phục vụ cơng tác kiểm sốt Thơng tin chứng từ, số sách cung cắp gồm:
~ Chứng từ: phải kiểm tra hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động, bảng chấm công, thẻ chấm công, bảng phân bổ tiền lương, bảng thanh toán tiền lương, bảng dự toán chỉ phí NCTT, phiểu chỉ tiền, séc, giấy xác nhận số dư tài
khoản ngân hàng,
~ Sổ sách: số kể toán chi tiết chỉ phí sản xuất kinh doanh - tài khoản chỉ
phí NCTT, số cái tải khoản phải trả (331), số cái tài khoản phải trả công nhân viên (334),
Báo cáo phân tích chỉ phí nhân công thực tế so với dự toán 1.3.2.3 Kiếm soát chỉ phí may thi công
ca Mục tiêu kiểm soát chi phí máy thi cng
+ Tổng chỉ phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh không vượt quá
tổng dự toán chỉ phí sử dụng máy thí công
+ Đảm bảo hoàn thành khối lượng công việc được giao
+ Chi phi sir dung may thi công phát sinh là có thật, được ghỉ chép đầy
đủ, chính xác, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành
' Các rủi ro thường gặp déi với chỉ phí máy thí công
~ Việc xuất nhiên liệu sử dụng cho máy thì công không được phê duyệt
bởi người có trách nhiệm
Trang 33~ Ghỉ sốt trong việc tính lương cho công nhân vận hành máy thỉ công iP
Clic tii tục kiểm soát
+ Téch biệt công tác bảo quản với công việc ghỉ chép; phân chia trách nhiệm đối với các chức năng quản lý, vận hành máy, theo dõi, ghỉ số
+ Phân loại máy thi công, tổ chức theo dõi cho từng loại, xác định thời gian sử dụng để thuận lợi cho việc trích khấu hao; phải có bộ hỗ sơ riêng để
theo dõi toàn điện máy thỉ công từ khi hình thành đến khi thanh lý hay nhượng bán
- Việc phân bi sử dụng máy thì công không chính xác
+ Có chế độ kiểm kê máy thi công, đánh gid tinh trang kỹ thuật để có , bao dưỡng
+ Kiểm soát chỉ phí khẩu hao máy thỉ công: so với các chỉ phí thông
biện pháp điều chỉnh cũng như công tác bảo
thường khác, chi phí khẩu hao có đặc điểm là một loại chỉ phí ước tính chứ
không phải là chỉ phí thực phát sinh Ta biết rằng mức khấu hao phụ thuộc vào hai nhân tố là nguyên giá tài sản và thời gian tính khấu hao, trong đó
nguyên giá tài sản là một nhân tố khách quan, còn thời gian tính khấu hao lại phụ thuộc vào sự ước tính của đơn vị, chính vì thế mà mức khấu hao phải trích cũng mang tính chất ước tính Vậy, để kiểm soát chặt chẽ chỉ phí khấu
khẩu hao va
hao cần phải kiểm soát nguyên giá máy thi công và thời gian
cách phân bổ chỉ phí khẩu hao cho các đối tượng chịu chỉ phí
+ Kiểm soát chỉ phí dịch vụ mua ngoài và chỉ phí khác bằng tiền: kiểm
soát việc phân chia trách nhiệm giữa người mua hàng và kế toán Kiểm tra đối
chiếu các chứng từ có liên quan như:
Phiếu yêu cầu mua hàng: phiêu này được lập từ các bộ phận có nhu cầu
mua hang và được cắp có thắm quyền xét duyệt
Đặt hàng mua: chỉ được lập khi có yêu cầu mua hàng, được đánh số
Trang 34điều kiện khác trong đặt hàng
Hóa đơn của nhà cung cắp: được gửi trực tiếp đến cho kế toán phải trả
+ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Bao gồm kiểm soát chứng từ, số sách và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh
4L Thơng tin kế tốn phục vụ cơng tác kiểm sốt
~ Thông tin chứng từ, số sách cung cấp
“Chứng từ: Phiếu theo đôi hoạt động của máy thỉ công, hợp đồng thuê
máy móc thiết bị, bảng kê xuất nhiên liệu sử dụng máy thi công, bảng phân bổ
chỉ phí sử dụng máy thỉ công, bảng dự toán chỉ phí sử dụng máy thỉ công,
phiếu chỉ tiền, séc, bảng tính khấu hao máy thi công
chỉ phí sản xuất kinh doanh - tải khoản
'CPSDMTC, số cái tài khoản CPSDMTC, số cái tài khoản phải trả (331), số cái tài khoản NVL (152)
~ Báo cáo so sánh chỉ phí máy thì công thực tế so với dự toán 1.3.2.4 Kiểm soát chỉ phí sản xuất chung
4 Mục tiêu kiểm soát
Số sách: Số kế toán chi ti
~ Bảo vệ tài sản, hiệu quả sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ
~ Đảm bảo tuân thủ, quy chế pháp luật
~ Đảm bảo phù hợp cơ chế mơ hình giao khốn BCH, đội
b, Rủi ro thường gặp
Chi phí sản xuất chung là khoản chỉ phí phát sinh nhằm phục vụ cho
quá trình sản xuất, kinh doanh của Công ty Do khoản chỉ phí này liên quan
đến nhiều bộ phận, nhiều phòng ban nên rất khó quản lý và dễ dẫn đến sai sót do đó việc kiểm soát chỉ phí sản xuất chung nhằm đảm bảo cho việc trích và
tính khấu hao, việc phân bổ chỉ phí vào các bộ phận phòng ban là hợp lý, nhất
quán trong Công ty Các khoản chỉ phí đó gồm:
Trang 35~ Chỉ phí tiền lương nhân viên quản lý đội, tiền ăn ca và các khoản trích theo lương
~ Chỉ phí khẩu hao tài sản cổ định
~ Chỉ phí địch vụ mua ngoài và chỉ phí bằng tiền
Thủ tục kiểm soát
~ Kiểm soát chỉ phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ dùng cho đội thỉ
cơng
~ Kiểm sốt chỉ phí tiền lương nhân viên quản lý đội, tiền ăn ca và các
khoản trích theo lương
~ Kiểm soát chỉ phí khấu hao tai sản cổ định
~ Kiểm soát chỉ phí dịch vụ mua ngoài và chỉ phí bằng 4 Thông tin kể tốn phục vụ cơng tác kiểm sốt
~ Thơng tin chứng từ, số sách cung cấp
~ So sánh dự toán
~ Kiểm soát chỉ phí, đảm bảo mục tiêu kiểm sốt
1.3.2.5 Kiếm sốt cơng tác kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông
tin
a Muc tiêu kiểm soát
~ Đảm bảo hiệu quả, lợi ích cho Công ty ~ Nhanh chóng, chính xác và thuận tiện
~ Thủ tục liên quan đến quản lý dữ liệu và sử dụng chương trình kế toán may
~ Mức độ an toàn và bảo mật thông tin b Rili ro thường gặp,
Các nguy cơ dẫn đến rủi ro về thơng tin kế tốn có thé do sai sót hoặc gian lận Sai sót phổ biển thường gặp là do các nhân viên kế toán thiếu cẩn thận
hoặc non yếu về kiến thức trong quá trình thu thập, xử lý va cp nl
Trang 36
Gian lận là hành vi cố ý làm sai lệch thông tỉn vì mục đích chiếm đoạt tài sản
hay tư lợi cá nhân Gian lận có thể được thực hiện bằng cách thông đồng Đó là
sự cấu kết của các nhà quản lý, nhân viên để lấy cắp tài sản của Công ty Một khi có sự gian lận của các nhà quản lý hoặc hành vỉ thông đồng giữa các cá nhân, bộ phận thì hệ thống kiểm soát nội bộ thường khó phát hiện ra Trong
môi trường xử lý thông tin bằng máy ví tính, các hành vi gian lận có thể được thực hiện bằng những công cụ, kỹ thuật tinh vi và phức tạp hơn nhiễu so với
môi trường xử lý bằng tay
Ngoài ra, còn có nhiều rủi ro liên quan đến sự an toàn hệ thống máy tính,
chương trình và dữ liệu do nhiễu nguyên nhân chủ quan và khách quan
© Thủ tục kiểm sốt
“Thơng tin là một nhân tổ quan trọng trong hoạt động quản lý, là công cụ
không thể thiểu để lãnh đạo, điều hành và kiểm soát mọi hoạt động của các nhà
quản trị Công ty Để nâng cao hiệu quả của quá trình xử lý và cung cấp thông, tin thì việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nói chung và
trong hạch toán kế toán nói riêng tại các Công ty là tất yếu 4 Thông tin kế toán phục vụ cơng tác kiểm sốt
~ Báo cáo kế toán
~ Mức độ chính xác, nhanh chóng và thuận lợi
Trang 37KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
là việc tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc sir
Quan ly chi pl
dụng các nguồn vốn và chỉ phí, từ đó đưa ra những quyết định về chi phí ngắn
hạn cũng như đài hạn trong Công ty Kiểm soát chỉ phí là một hoạt động quan
trọng trong quản lý chỉ phí Để kiểm soát được các khoản chỉ phí phát sinh, điều
cquan trọng là nhân điện được các loại chỉ phí này và đề ra các biện pháp thích
hợp nhằm kiểm soát hiệu quả
Chương một đã trình bày vấn đề lý luận chung vẻ:
~ Đặc điểm ngành xây dựng và bản chất chỉ phí trong xây dựng
~ Kiểm soát nội bộ trong Công ty, bao gồm các nội dung về định nghĩa,
u thành của KSNB theo COSO
các bộ phận
~ Kiểm soát chỉ phí sản xuất trong Công ty xây dựng, tác giả trình bảy về khái niệm và phân loại CPSX, vai trò, yêu cầu và nội dung của kiểm sốt
'CPSX trong Cơng ty xây dựng
Phần nghiên cứu này sẽ là cơ sở lý luận cho việc phản ánh và phân tích thực trạng kiểm soát CPSX tại công ty CP TVĐT & XDGT Quảng Bình, từ
đó để ra những giải pháp giúp cơng tác kiểm sốt CPSX tại cơng ty hồn thiện hơn Trên cơ sở chương 1, chương 2 tiến hành thu thập số liệu và đánh giá
Trang 38CHUONG 2
THYC TRANG KIEM SOÁT NỘI BỘ CHI PHI SAN XUẤT TẠI
CONG TY CO PHAN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG GIAO THONG QUANG BINH
2.1 DAC DIEM HOẠT DONG VA TO CHUC QUAN LY CUA CÔNG TY CO PHAN TƯ VẤN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DUNG GIAO THONG
QUẢNG BÌNH
2.1.1 Đặc điểm hoạt động của Công ty
Công ty CP TVDT & XDGT Quảng Bình được thành lập ngày 8 tháng
9 năm 2006, đến nay đã hoạt động được 15 năm 'Tên day đủ: Công ty cỗ phần tư vấn đầu tư và xây dựng giao thông Quảng Bình "Trụ sở chính của Công ty : đường Tôn Đức Thắng, TK6, phường Nam Lý, thành phố Đồng Hới, tỉnh Quảng Bình
'Vốn điều lệ của Công ty : 26.000.000.000 đồng
Kế từ khi thành lập đến nay, Công ty CP TVĐT & XDGT Quảng Bình đã có một vị trí quan trọng trong hoạt động xây dựng của tỉnh Cơng ty ln hồn thành tốt các nhiệm vụ được giao; bàn giao các công trình với uy tín
cao, đảm bảo tiến độ, kỹ thuật và chất lượng công trình Tắt cả những điều
này có được là nhờ sự quản lý, hành hiệu quả của Ban Giám đốc vả sự nỗ lực, cống hiến của toàn thể công nhân viên trong Công ty, Công ty CP
TVĐT & XDGT Quảng
hiệu quả và phát triển bền vững” lên hàng đầu trong quá trình sản xuất kinh
doanh,
luôn đặt phương châm “Chất lượng, tiến độ,
"Ngành nghề hoạt động: Xây dựng công trình công nghiệp, dân dụng, giao
Trang 39
thông, thủy lợi; Thiết kế kết cấu các công trình dân dụng và công nghiệp Đặc điểm sản phẩm: Sản phẩm của đơn vị là những công trình, hạng
mục công trình mang tính đơn lẻ, mỗi sản phẩm có thiết kế riêng, dự toán
riêng, yêu cầu về kết cấu kỹ thuật, thắm mỹ, nhân lực, vật lực và phương pháp
thi công khác nhau; quá trình thỉ công thường kéo dài và chịu sự chỉ phối của thời tiết Các công việc xây dựng tập hợp CPSX và tính giá thành là từng công trình, hạng mục công trình hồn thành
Quy trình cơng nghệ sản xuất: Khi có thông báo mời thầu từ phía chủ đầu tư, ban Giám đốc Công ty kết hợp với phòng kỹ thuật và các phòng ban liên quan (hành chính, kế toán) sẽ tiền hành lập dự toán cho công trình và
chuẩn bị hồ sơ để tiến hành đấu thầu
thuận thì sẽ gửi thông báo trúng thầu vị
ông ty,
sau đó Công ty sẽ tiến hành ký Hợp đồng xây dựng A-B với chủ đầu tư và ký
Hợp đồng giao khoán nội bộ với Công ty
Công ty thực hiện các công tác chuẩn bị ban đầu như: tiếp nhận mặt
'bằng, khảo sát công trường, thi công hàng rào, bãi tập kết vật liệu , thiết kế tổ chức thi công và thiết kế kỹ thuật thi công
Triển khai công việc thi công tại công trường theo kế hoạch thi công
chỉ tiết đã được vạch sẵn; mỗi giai đoạn đều có phần kiểm tra, giám sát chất lượng tiến độ và nghiệm thu hoàn thảnh từng giai đoạn, từng hạng mục
Sau khi hoàn thành thì công, Công ty tổng hợp hỗ sơ công trình:
+ Lập hỗ sơ quyết toán trình với chủ đầu tư
+ Lap thủ tục bản giao công trình đưa vào sử dụng
+ Thanh lý hợp đồng thi công xây dựng
+ Cán bộ trực tiếp tham gia dự án đánh giá nội bộ về công việc đã thực hiện
Trang 40Công ty chịu trích nhiệm trực tiếp thực hiện công tác bảo hành công,
trình và chịu chỉ phí bảo hành Công ty chị tác bảo hành khi thấy cần thiết
2.1.2 Tổ chức quản lý của Công ty
Để quản lý hiệu quả các hoạt động trong đơn vị, Công ty đã tổ chức bộ n hành kiểm tra, giám sát công
máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng với đặc trưng gọn nhẹ, mang tính chuyên môn hóa và ngày càng hoàn thiện Sơ đồ tổ chức quản lý tại Công
ty được mô tả như sau: Giám đốc Công ty rr , Phó Giám đốc Công ty Ƒ?
Bôpân | | nhănvien | | Thú | | tá Chỉhuy tưởng | | BPKỹ |Ì Kếtốn | | hành hinh | | quỹ | | xe công trình tit || T H t + t +: é Thủ kho văn phòng Ghichi: ——+ Quanhệchiđạo Quan hệ phối hợp Quan hệ chức ning Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy q\ tại Công ty “Chức năng của các bộ phân như sau:
Giám đốc Công ty: Là người quản lý chung, đứng đầu Công ty, đại diện cho toàn thể cán bô, công nhân viên để điều hành mọi hoạt động SXKD