Kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường

Tổng quan về Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường Mô tả thực trạng về Kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường Đưa ra các nhận xét, đánh giá về ưu điểm, nhược điểm và một số kiến nghị cho công ty

MỤC LỤC

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬT

LIỆU VÀ XÂY DỰNG VIỆT CƯỜNG 1

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 1

1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Cổ Phần Thương MạiVật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường 2

1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 2

1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 3

1.2.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty 4

1.3 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường 6

1.3.1 Bộ máy quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty 6

1.3.2 Đặc Điểm Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán Của Công Ty 9

1.4 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường 12

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬT LIỆU VÀ XÂY DỰNG VIỆT CƯỜNG 16

2.1 Tổ chức bộ máy kiểm soát nội bộ tại công ty 16

2.1.1 Các Chính Sách Kế Toán Chung Của Công Ty 16

2.1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ 19

2.2 Quy định của kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu vàXây Dựng Việt Cường 27

2.3 Thực trạng các phần hành, chu trình kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường 29

2.3.1 Phần hành kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền tại công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường 29

2.3.2 Phần hành kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường 36

2.3.3 Phần hành kiểm soát nội bộ tài sản cố định tại công ty Cổ Phần Thương MạiVật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường 44

2.3.4 Phần hành kiểm soát nội bộ tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường 482.3.5 Phần hành kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại công ty CổPhần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường 55

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI VẬT LIỆU VÀ XÂY DỰNG VIỆT CƯỜNG 63

3.1 Đánh giá về thực trạng kiểm soát nội bộ tại công ty 63

3.1.1 Ưu điểm của kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường 633.1.2 Nhược điểm của kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường 65

3.2 Kiến nghị về công tác kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường 67DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1PHỤ LỤC 2

DANH MỤC SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU

Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty 12

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬTLIỆU VÀ XÂY DỰNG VIỆT CƯỜNG

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

 Thông tin sơ lược về đơn vị:

- Tên công ty: Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường- Tên quốc tế: VIET CUONG CONSTRUCTION MATERIALS AND TRADING

JOINT STOCK COMPANY.- Tên viết tắt : VIET CUONG CMT , JSC

- Địa chỉ : Lô 176 Khu tái định cư 4,3ha, Phường Vĩnh Niệm, Quận Lê Chân, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam.

- Mã số thuế : 0201897118- Số điện thoại: 0795216146

- Số vốn (vốn điều lệ): 3,000,000,000

- Ngày bắt đầu thành lập: 08/08/2018- Loại hình hoạt động: Công ty cổ phần.- Ngành nghề chính: xây dựng nhà các loại.- Lĩnh vực kinh tế: kinh tế tư nhân.

- Loại hình tổ chức: tổ chức kinh tế sản xuất kinh doanh dịch vụ, hàng hóa.- Cơ quan quản lý thuế: Chi cục Thuế khu vực Lê Chân - Dương Kinh- Người đại diện: Cao Văn Phụng

Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu và Xây dựng Việt Cường là đơn vị hạch toán

độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, hoạt động theo quy định của pháp luật

Công ty có quyền tự chủ kinh doanh, tự chủ tài chinh và chịu trách nhiệm pháp lý với mọi hoạt động của minh đối với pháp luật.

 Quá trình hình thành và phát triển:

- Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường được cơ quan quản lý thuế Quận Lê Chân, Hải Phòng cấp giấy phép đăng ký kinh doanh số 0201897118 vào ngày 08 tháng 08 năm 2018 và cũng bắt đầu hoạt động từ ngày 08/08/2018, với ngành nghề đăng ký kinh doanh chính là xây dựng nhà các loại Công ty đã hoạt động hơn 4 năm từng bước ổn định, giám đốc(ông) Cao Văn Phụng với nhiều hoạt động ngành nghề kinh doanh khác nhau.

- Để duy trì sự tăng trưởng và phát triển trong thập niên tới, xây dựng nền tảng doanh nghiệp vững chắc, công ty xác định cần tiếp tục đẩy mạnh việc tổ chức doanh nghiệp theo hướng bền vững, phát triển hạ tầng và dịch vụ làm công cụ hỗ trợ linh hoạt và hiệu quả, lấy kinh doanh thương mại làm bàn đạp để mở rộng thị trường và xây dựng các mối quan hệ.

Từng bước áp dụng và nâng cao chất lượng sản phẩm, xây dựng đội ngũ nhân viên có kỹ năng và kỷ luật lao động cao, có khả năng đa nhiệm; ứng dụng các công nghệ tiên tiến nhất đáp ứng yêu cầu của khách hàng, góp phần xây dựng hình ảnh kinh tế của địaphương

Duy trì các hoạt động thương mại mang tính hỗ trợ, chuyên môn hóa, giải phóng năng lực sáng tạo và phát triển sản xuất, mở rộng năng lực kinh doanh.

- Công ty bắt đầu từ xây dựng nhà các loại, mỗi năm đều mở rộng thêm về ngành nghềkinh doanh, sau hơn 4 năm hoạt động, công ty đã kinh doanh hơn năm mươi nghành nghề kinh doanh khác nhau

Quy mô hoạt động ngày càng được mở rộng và phát triển Đến nay, công ty luôn được khách hàng quan tâm, ủng hộ và lựa chọn hợp tác Các hợp đồng xây dựng, lắp đặt, các hợp đồng bán hàng gia tăng theo thời gian hoạt động.

1.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường

Các thông tin về đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh:

1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của công ty+) Chức năng của công ty:

- Tiến hành các hoạt động xây dựng dân dụng và công nghiệp; trang trí nội ngoại thất, cơ sở hạ tầng khu công nghiệp, khu dân cư, khu đô thị và một số công trình.

- Tổ chức mua bán, sản xuất, phân phối, xuất nhập khẩu các mặt hàng: sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, các kiện cấu bê tông, ống thoát nước; xuất khẩu, nhập khẩu, mua bán, cho thuê vật tư, máy móc, thiết bị, phụ tùng.

- Kinh doanh vận chuyển hàng hóa, vận tải và hoạt động hỗ trợ vận tải.

- Đảm bảo công ăn việc làm ổn định, cải thiện đời sống vật chất cho cán bộ công nhân viên trong công ty, từ đó đóng góp cho nguồn ngân sách nhà nước.

- Chức năng tạo mối liên hệ với người tiêu dùng thông qua kinh doanh trực tiếp, tạo mối liên hệ với các đối tác uy tín tăng hiệu quả làm việc công ty.

- Công ty còn có chức năng hợp tác đầu tư với các công ty khác nhằm mở rộng thị trường, phát huy một cách tối ưu hiệu quả kinh doanh nhằm hướng tới mục đến cao nhất là lợi nhuận công ty.

- Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ môi trường, giữ gìn trật tự an toan xã hội Tuân thủ các quy định của pháp luật, các chính sách của nhà nước.

+) Nhiệm vụ của công ty:

- Xây dựng và thực hiện các chính sách của công ty theo chiến lược lâu dài và định hướng hàng năm, hàng quý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và uy tín của công ty trên thị trường.

- Cung cấp dịch vụ quản lý và các dịch vụ hỗ trợ để các dự án do công ty nhận thầu đảm bảo chất lượng tiến độ, an toàn và hiệu quả các công trình thi công.

- Sử dụng hiệu quả nguồn vốn ngân sách và tạo nguồn vốn để hoạt động sản xuất, kinhdoanh, mở rộng thị trường, liên kết và hợp tác.

- Công ty luôn lựa chọn và hợp tác bình đẳng với các nhà cung ứng đáng tin cậy, chất lượng công trình, hiệu quả quản lý, sản phầm xây dựng, sản xuất luôn gắn với truyền thống và uy tín.

- Không ngừng tự hoàn thiện và bền vững, tiến tới xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, coi trọng đổi mới công nghệ kết hợp với đào tạo, bồi dững nhằm nâng cao nănglực quản lý, trình độ chuyên môn cho người lao động Khuyến khích và tạo điều kiện cho mọi sáng tạo của công nhân viên.

- Nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh để tìm ra những phương án nhằm nâng cao tính cạnh tranh cho công ty đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh tốt nhất.

- Thực hiện tốt các chính sách cho người lao động theo quy định của pháp luật và đào tạo nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên của công ty.

- Thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo đúng quy định của pháp luật như kê khai thuế, nộp thuế,

1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

 Đặc điểm của hoạt động thương mại:

- Được quản lý bằng một bộ máy tổ chức lưu thông hàng hóa qua trao đổi mua bán, tổ chức vận động hàng hóa từ sản xuất – tiêu dùng và tiếp thị thực hiện một số hoạt động mang tính sản xuất (phân loại, báo giá chính lý hàng hóa…) để chuyển mặt hàng sản xuất thành mặt hàng thương mại.

- Quá trình lao động - hàng hóa rất đa dạng gồm tất cả các loại, tên, nhóm ngành hàng và các dịch vụ hiện tại và tương lai cuả công ty.

- Hoạt động của công ty có độ phân tán cao về không gian và được thực hiện liên tục.- Các hoạt động vận tải của công ty khá đa dạng và ổn định.

 Đặc điểm của hoạt động sản xuất xây dựng:

- Đối tượng của công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường thường có khối lượng và giá trị ở mức vừa và nhỏ, thời gian thi công dài ngắn tùy đối tượng thi công, kỳ tính giá sản phẩm được xác định tùy theo đặc điểm kỹ thuật của từng công trình, điều này thể hiện qua phương thức thanh toán giữa hai bên nhà thầu và khách hàng.

- Công ty cần vốn dài hạn với khối lượng lớn.

- Sản xuất xây dựng thường diễn ra ngoài trời, chịu tác động của các yếu tố môi trườngtrực tiếp, do vậy thi công xây lắp mang tính chất thời vụ.

+ Các yếu tố môi trường này ảnh hưởng đến kỹ thuật và tiến độ thi công, đồng thời cácnhà thầu còn phải chú ý đến các biện pháp quản lý máy thi công và vật liệu ngoài trời.+ Việc thi công diễn ra dài và thi công ngoài trời còn tạo ra những khoản thiệt hại bất ngờ.

+ Sản xuất xây lắp được thực hiện trên các địa điểm biến động.

+ Sản phẩm xây lắp mang tính chất cố định, gắn liền với địa điểm xây dựng, trong quá trình thi công các nhà thầu phải thay đổi địa điểm thường xuyên, từ đó sẽ phát sinh một số các chi phí cần thiết.

+ Ngành nghề kinh doanh: ( Phụ lục số 1.a)

1.2.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty

- Quy trình công trình thi công của công ty: ( Phụ lục số 1.b)

 Đặc điểm công nghệ xây dựng của công ty:

Công ty sử dụng phương thức thi công hỗn hợp vừa thủ công vừa kết hợp bằng máy:- Đối với các công việc đơn giản như dọn dẹp, giải phóng mặt bằng, thi công bề mặt và hoàn thiện, công ty sử dụng lao động thủ công Còn việc thi công nền móng và thi công phần thô, tùy theo yêu cầu của công việc và hiệu quả kinh tế, công ty có thể sử dụng xe máy thi công thay cho lao động thủ công.

- Máy móc thiết bị có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian sử dụng lâu dài có giá trịlớn, mang tính chất cố định.

- Máy móc thi công chủ yếu là của công ty ngoài ra, tùy theo từng dự án, công ty còn phải đi thuê ngoài để đảm bảo quá trình thi công và do phòng vật tư chịu trách nhiệm vận hành, quản lý trong thời gian làm ở công trường

 Đặc điểm công nghệ sản xuất sản phẩm:

Ngoài xây dựng, công ty còn sản xuất một số phụ tùng; sửa chữa, gia công máy móc,thiết bị có một số đặc điểm như:

- Quy trình sản xuất sản phẩm chính của công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và XâyDựng Việt Cường là quy trình sản xuất phức tạp kiểu song song, tổ chức sản xuất đơn chiếc hoặc hàng loạt với khối lượng vừa và nhỏ theo lệnh sản xuất hoặc đơn đặt hàng Hiện nay công ty hiện chia thành 2 luồng sản phẩm:

+ Đối với sản phẩm trong kế hoạch của Công ty, đó là các loại máy công cụ, phụ tùng được phòng kế hoạch kinh doanh lên dự kiến hàng năm, sản xuất những loại máy nào, cần trang thiết bị nào, phụ tùng nào,

+ Đối với các đơn đặt hàng, sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, bộ phận ký hợp đồng chuyển toàn bộ các bản vẽ của khách hàng cho phòng kỹ thuật xử lý Nếu đòi hỏiphải thiết kế kỹ thuật, phòng kỹ thuật tính toán toàn bộ kích thước, trọng lượng và chủng loại quy cách vật tư để lập dự trù cho từng hợp đồng, từng loại sản phẩm.

Đồng thời phòng kỹ thuật cũng hướng dẫn công nghệ tự tạo phôi đến gia công chi tiết, nhiệt luyện, lắp ráp, tính toán và định mức cho từng công việc Sau đó, phòng điều độ sản xuất phát lệnh sản xuất cho các phân xưởng tạo phôi và gia công Phôi đúc cho cácphân xưởng đúc thực hiện, phôi rèn do phân xưởng, rèn chế tạo, gia công cơ khí do phòng điều độ phân công cho các phân xưởng thực hiện Phòng điều độ cử điều độ viên theo dõi và đôn đốc, giải quyết vướng mắc trong quá trình sản xuất nhằm giải quyết hợp đồng nhanh gọn và đúng tiến độ

- Sản phẩm của công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường có nhiều loại, mỗi loại có quy trình công nghệ sản xuất riêng Mỗi chi tiết cấu thành máy công cụ, phụ tùng được chế biến gia công theo một trình tự nhất định.

- Gia công cơ khí kim loại bằng áp lực, công nghệ gia công áp lực cho phép tạo ra các sản phẩm có hình dáng và kích thước phức tạp đồng thời đảm bảo chất lượng về cơ tính tốt, năng suất cao, giá thành hạ.Đặc điểm kim loại được gia công cơ khí ở thể rắn là sau khi gia công cơ khí không những thay đổi hình dạng ban đầu của vật thể mà cònthay đổi cả về tính lý hóa của kim loại.

1.3 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường

Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường là một đơn vị kế toánđộc lập, bộ máy quản lý là ban giám đốc chịu trách nhiệm chỉ đạo tổ chức và điều hành đến từng phòng ban, bộ máy quản lý công ty được tổ chức theo hình thức tập trung bao gồm Ban Giám đốc và các phòng ban chức năng.

1.3.1 Bộ máy quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh của công tySơ đồ bộ máy quản lý của công ty:

Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty

 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận trong bộ máy quản lý:

- Giám đốc: là người đứng đầu công ty, giữ vai trò lãnh đạo và giám sát chung, chỉ đạođiều hành toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Là người quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty, tổ chức thực hiện các nghị quyết, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty.

Là người kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty, quyết định tiền lương và quyền lợi khác đối với người lao động trong công ty kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm.

Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động, kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.

Phòng tài chính kế toán

Phòng tổ chức nhân sự

Phòng kế hoạch

Phòng vật tư thiết bị

Phòng kỹ thuật

- Phó giám đốc: chịu trách nhiệm giúp giám đốc công ty điều hành một số lĩnh vực củacông ty theo sự phân công ủy quyền và chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả thực hiện các nhiệm vụ được giao, mặt khác còn chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả hoạt động

Thiết lập mục tiêu, chính sách cho việc quản lý các bộ phận của công ty được hoạt động hiệu quả hơn.

Phó giám đốc có nhiệm vụ hỗ trợ các bộ phận, hỗ trợ cơ quan của công ty điều phối ngân sách, lập ra các kế hoạch để đảm bảo quá trình hoạt động ổn định Trao đổi với Giám đốc, và thảo luận về các lựa chọn để có quyết định chính sách phù hợp để phát triển công ty.

- Phòng tài chính - kế toán: là phòng ban tham mưu cho giám đốc công ty về công tác tài chính kế toán, đảm bảo phản ánh kịp thời chính xác các nhiệm vụ kinh tế phát sinh toàn công ty

Phòng tài chính – kế toán có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị một cách kịp thời, đầy đủ đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh + Cụ thể nhìn chung là có các nghiệp vụ liên quan đến:

./ Thực hiện kế toán vốn bằng tiền.

./ Thực hiện kế toán tài sản cố định, nguyên nhiên vật liệu, công cụ dụng cụ / Thực hiện kế toán công nợ.

./ Thực hiện kế toán doanh thu / Thực hiện kế toán chi phí

./ Thực hiện kế toán doanh thu, chi phí hoạt động tài chính / Thực hiện kế toán hoạt động khác.

+ Thực hiện, tham gia thực hiện và trực tiếp quản lý công tác đầu tư tài chính, cho vay tại đơn vị

+ Chủ trì và phối hợp với các phòng có liên quan để lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của công ty Thực hiện kịp thời, đầy đủ công tác thống kê, kế hoạch tài chính theo quy định của công ty.

+ Tham mưu cho Lãnh đạo đơn vị về việc chỉ đạo thực hiện hoặc trực tiếp thực hiện kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính - kế toán của Nhà nước và của nội bộ công ty.

- Phòng tổ chức nhân sự: là phòng ban tham mưu cho giám đốc về công tác nhân sự,

nhân công, trả lương cho nhân viên, công nhân tham gia sản xuất đầy đủ, giải quyết các vấn đề nhân sự, Phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm về các công việc đã thực hiện trong phạm vi nhiệm vụ và thẩm quyền được giao.

Phòng hành chính nhân sự là nơi bao quát toàn bộ tình hình hoạt động nhân sự của công ty, có các nhiệm vụ như: Quản lý công tác nhân sự của doanh nghiệp; Quản lý các công tác hành chính; Quản lý việc truyền thông trong doanh nghiệp; Quản lý các vấn đề pháp lý; Quản lý hoạt động của nhân viên phòng hành chính nhân sự.

- Phòng kế hoạch: là phòng ban tham mưu tổng hợp cho giám đốc công ty về mọi mặt,trong đó chịu trách nhiệm trực tiếp về các mặt: công tác kế hoạch hóa, tổ chức sản

xuất, quản lý vật tư, quản lý các dự án, quản lý nhân sự, tư vấn, tham mưu, quản lý

ngân sách, theo chi tiêu, tạo lập các mối quan hệ,…Phòng kế hoạch có các nhiệm vụ như:

+ Lập kế hoạch sản xuất theo tháng, quý, năm, quản lý, theo dõi thực hiện kế hoạch dựán, đảm bảo các chỉ tiêu xuất suất phù hợp với thị trường.

+ Đánh giá, phân tích tình hình thị trường về sản phẩm, dịch vụ kinh doanh của công ty, dự báo về kế hoạch sắp tới.

+ Tham mưu, cố vấn cho ban giám đốc về các vấn đề liên quan đến kế hoạch, lựa chọnkhách hàng, thị trường tiêu thụ sản phẩm.

+ Theo dõi kế hoạch xuất nhập hàng hóa của công ty.

+ Phối hợp với các phòng ban thực hiện tốt kế hoạch, mục tiêu đề ra.

+ Phân bổ công việc cho cấp dưới, kiểm tra, đôn đốc các bộ phận, nhân viên đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ.

+ Xử lý khiếu nại, thắc mắc của khách hàng.

+ Chuẩn bị các báo cáo về hoạt động, khuyến nghị cải tiến, sửa đổi Báo cáo cho ban giám đốc về tiến độ sản xuất, kế hoạch thực hiện sản xuất của doanh nghiệp.

+ Tham gia chuẩn bị và quản lý ngân sách, theo dõi và kiểm soát chi tiêu.+ Cung cấp, đào tạo phát triển nhân viên.

+ Thực hiện các công việc khác của cấp trên giao cho.

- Phòng vật tư - thiết bị: Có chức năng và nhiệm vụ lo cung ứng vật tư cần thiết cho quá trình thi công, lập kế hoạc dự trữ vật tư thiết bị cho sản xuất để đảm bảo tiến độ thicông theo các hợp đồng ký kết, giúp công ty quản lý tài sản, sản phẩm, hàng hóa có hiệu quả

Phòng vật tư là một đầu mối quan trọng để phối hợp với các phòng ban khác trong công ty để hoạt động có hiệu quả Phòng vật tư sẽ tiến hành xây dựng chi tiết đối với quy trình để vận hành và bảo quản các thiết bị vật tư.

+ Ngoài ra phòng còn có nhiệm vụ theo dõi việc sử dụng máy của các đội thi công về kỹ thuật và trình độ sử dụng, theo dõi thời hạn đại tu, sửa chữa của mỗi máy, thời gian sử dụng của mỗi máy để tính khấu hao; theo dõi tình hình xuất – nhập – tồn của các sản phẩm, hàng hóa của công ty.

- Phòng kỹ thuật: là phòng ban tham mưu cho giám đốc công ty các mặt công tác nghiên cứu, quản lý kỹ thuật, tổ chức thi công, tham mưu các biện pháp có tính chất kỹthuật nâng cao chất lượng công trình, đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh môi trường.Công ty với ngành nghề kinh doanh chính là xây dựng nhà các loại, phòng kỹ thuật xây dựng đặc biệt quan trọng và có các nhiệm vụ như:

+ Lập hồ sơ thiết kế dự toán, quản lý, giám sát kỹ thuật các công trình xây dựng mới, sửa chữa thường xuyên cơ sở hạ tầng bảo đảm an toàn hàng hải Thẩm định các hồ sơ thiết kế kỹ thuật được giao trong phạm vi được phân cấp.

+ Nghiên cứu biên soạn các văn bản quản lý về kỹ thuật trong lĩnh vực công trình, cơ khí Nghiên cứu biên soạn các tài liệu nghiệp vụ đào tạo công nhân kỹ thuật ngành xâydựng, cơ khí.

+Theo dõi công tác đăng ký, đăng kiểm phương tiện thủy, bộ và các trang thiết bị theo quy định Xử lý các sự cố đột xuất về báo hiệu hàng hải.

+ Tổng hợp, xây dựng kế hoạch, quản lý và đôn đốc, kiểm tra các đơn vị, bộ phận, tổ, nhóm thực hiện các đề tài, đề án khoa học, tiêu chuẩn, quy chuẩn,…Đảm bảo chất lượng và đúng tiến độ thực hiện công trình.

+ Xây dựng và quản lý hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật đảm đảm an toàn thi công, và các hạng mục xây dựng khác của Tổng công ty.

+ Kiểm tra chất lượng các sản phẩm lĩnh vực công trình và lĩnh vực cơ khí.

=> Các phòng ban chức năng lại đều có quan hệ chặt chẽ, cung cấp số liệu cho nhau nhằm đạt được mục tiêu chung là nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty.

1.3.2 Đặc Điểm Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán Của Công Ty

 Tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị:

Để phù hợp với yêu cầu, đặc điểm tổ chức sản xuất và trình độ quản lý, công ty áp dụng việc tổ chức kế toán theo kiểu tập trung.

- Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:

Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

 Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận kế toán tại đơn vị:

- Kế toán trưởng: Phụ trách công tác chung của phòng, tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với nhiệm vụ sản xuấ kinh doanh của công ty theo yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý

+ Kiểm tra giám sát các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, nội dung công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán tại đơn vị Kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản tại đơn vị.

+ Phát hiện và ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán Phân tíchthông tin, số liệu kế toán tại đơn vị.

+ Tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị.

+ Cuối mỗi kỳ kế toán, gửi báo cáo tài chính cho Giám đốc công ty, kiểm toán nội bộ - Thủ quỹ: quản lý quỹ tiền mặt của công ty, hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi do kế toán tiền mặt đưa sang đề xuất hoặc nhập quỹ tiền mặt, ghi sổ quỹ phần thu chi Sau đó tổng hợp đối chiếu thu chi với kế toán tiền mặt.

Cuối tháng, cùng với kế toán tiền mặt, giám đốc, kế toán trưởng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt tại két.

- Kế toán tiền mặt và tiền lương:

+ Theo dõi tình hình tăng, giảm tiền mặt tại đơn vị Căn cứ vào chứng từ do các bộ phận chức năng yêu cầu để làm phiếu thu, phiếu chi tiền mặt Cuối tháng, cùng với thủquỹ, giám đốc, kế toán trưởng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt tại két.

Kế toán trưởng

Thủ quỹKế toán tiền mặt, tiền

Kế toán tiền gửi ngân hàng, công

Kế toán tài sản cố định,

vật tư

Kế toán doanh thu, chi phí và xác

định kết quả kinh doanh

+ Tính toán và hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương, các khoản giảm trừ vào lương, các khoản thu nhập, trợ cấp cho cán bộ công nhân viên của công ty.

Hàng tháng, căn cứ vào bảng chấm công do chỉ huy trưởng công trình lập đối với lao động trực tiếp để tính lương cho lao động trực tiếp.

- Kế toán tiền gửi ngân hàng và công nợ:

+ Theo dõi tình hình tăng, giảm tiền gửi của đơn vị tại ngân hàng Căn cứ vào chứng từ do các bộ phận chức năng yêu cầu để làm ủy nhiệm chi cho khách hàng qua ngân hàng và theo dõi dòng tiền về từ khách hàng để vào sổ kế toán.

Cuối tháng, đối chiếu sổ kế toán tại ngân hàng đơn vị với sổ phụ của ngân hàng.+ Theo dõi công nợ phải thu, phải trả của đơn vị theo từng đối tượng của khách hàng Căn cứ vào hóa đơn do các bộ phận chức năng gửi sang và chứng từ thu, chi, tiền gửiqua ngân hàng để lập bảng tổng hợp công nợ cho từng đối tượng khách hàng.

Cuối tháng, lập biên bản đối chiếu công nợ với các khách hàng và luôn kiểm tra nhữngkhoản nợ khó đòi để trình lên kế toán trưởng để có biện pháp xử lý.

- Kế toán tài sản cố định - vật tư:

+ Theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định của đơn vị Theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố định tại đơn vị để báo cáo cho Ban giám đốc khi tài sản cố định hư hỏng, chất lượng không còn đảm bảo cho quá trình sử dụng Cuối tháng, tính số khấu hao tài sản cố định để ghi sổ kế toán.Cuối năm, cùng với các bộ phận chức năng khác kiểm kêtài sản cố định đối chiếu với sổ kế toán

+ Hàng ngày thủ khoa các công trình tiêu trúng chứng từ nhập - xuất lên, kế toán vật tư phân loại theo từng công trình và đối chiếu số liệu trên phiếu nhập với dữ liệu trên hóa đơn để vào sổ kế toán.

Cuối tháng tính giá bình quân xuất để vào sổ kế toán Khi có yêu cầu bộ phận kế toán vật tư và các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê tại kho vật tư, đối chiếu với sổkế toán Nếu có thiếu hụt dư thừa sẽ tìm nguyên nhân và biện pháp xử lý ghi trong biên bản kiểm kê.

- Kế toán doanh thu chi phí và xác định kết quả kinh doanh:

Theo dõi sự biến động của doanh thu, chi phí cho từng công trình để xác định kết quả kinh doanh Hàng tháng căn cứ vào biên bản nghiệm thu từng hạng mục công trình củatừng công trình để xuất hóa đơn giá trị gia tăng Căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng và các chứng từ có liên quan để ghi sổ kế toán doanh thu Căn cứ vào các khoản chi phí

nguyên vật liệu trực tiếp do bộ phận kế toán vật tư cung cấp, chi phí nhân công trực tiếp do bộ phận kế toán tiền lương và kế toán công nợ cung cấp, chi phí sản xuất chungdo các bộ phận kế toán có liên quan cung cấp, để phân loại theo từng khoản mục chi phí cho từng hạng mục công trình.Từ đó, tính giá vốn cho từng hạng mục công trình và xác định kết quả kinh doanh.

1.4 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường.

Do tình hình kinh tế bị chịu ảnh hưởng bởi dịch bệnh nên giai đoạn 2019-2021 đối với bất kỳ doanh nghiệp nào cũng gặp phải những khó khăn và thách thức, tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây DựngViệt Cường trong giai đoạn này cũng có nhiều biến động, được thể hiện qua một số chỉtiêu kinh tế như sau:

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu

Và Xây Dựng Việt Cường năm 2019, 2020, 2021 ( Phụ lục số 1.c)

 Chỉ tiêu về tỷ suất sinh lời:

1 Tổng tài sản bình quân 10,598,412,556

2 Vốn chủ sở hữu bình quân 8,129,785,036 9,385,127,556 11,447,038,772

3 Doanh thu thuần 20,135,486,783

4 Lợi nhuận sau thuế 27,084,026 10,524,655 24,251,8511 Tỷ suất sinh lời của doanh thu:

ROS = Lợi nhuận sau thuế/ Doanh thu thuần 100% 2 Tỷ suất sinh lời của vốn chủ sở hữu:

ROE = Lợi nhuận sau thuế/ Vốn chủ sở hữu bình quân.100%3 Tỷ suất sinh lời của tài sản:

ROA= Lợi nhuận sau thuế/ Tổng tài sản bình quân 100%

- Tỷ suất sinh lời của doanh thu năm 2021 tăng so với năm 2020 và 2019, mặc dù có sự giảm đi giữa năm 2020 và 2019, song đã tăng trở lại vào năm 2021 Cả ba năm công ty đều có chỉ số ROS dương (+), tức doanh nghiệp làm ăn có lãi (lợi nhuận sau thuế >0) ROS tăng chứng tỏ công ty đã sử dụng hiệu quả chi phí, trong đó có chi phí được tạo ra từ tài sản của doanh nghiệp Tuy nhiên chỉ tiêu này của công ty đang ở mức thấp, lợi nhuận của công ty trong ba năm không khả quan.

- Tỷ suất sinh lời của vốn chủ sở hữu năm 2020 giảm mạnh so với năm 2019 và tăng trở lại trong năm 2021 (năm 2020 giảm 0.22% so với năm 2019 và năm 2021 tăng 0.1% so với năm 2020) Cả ba năm công ty đều có chỉ số ROE mang giá trị dương, là công ty làm ăn có lãi Chỉ tiêu ROE của công ty cả ba năm đều lớn hơn chỉ tiêu ROA chính là đòn bẩy tài chính chính doanh nghiệp có tác động tích cực.

- Tỷ suất sinh lời của tài sản năm 2020 cũng giảm mạnh so với năm 2019 và tăng trở lại trong năm 2021 Cả ba năm công ty đều có chỉ số ROA mang giá trị dương, là côngty làm ăn có lãi Cho thấy doanh nghiệp sử dụng tài sản có hiệu quả.

=> Do tác động của dịch covid và giá xăng dầu nên khả năng sinh lời của công tytrong ba năm 2019,2020,2021 chưa thực sự ổn định và phát triển, đặc biệt trong năm 2020, cả ba chỉ tiêu của công ty đều sụt giảm Tuy nhiên, khi đẩy lùi được đại dịch và với các chính sách và biện pháp của công ty, lợi nhuận đã tăng trở lại trong năm 2021 và phát triển tốt hơn.

 Chỉ tiêu về tỷ số hiệu quả hoạt động:

1 Hàng tồn kho bình quân 802,985,633 684,771,022 514,116,7442 Số dư phải thu khách hàng

3 Doanh thu thuần 20,135,486,783

a Đánh giá hiệu quả hoạt động hàng tồn kho:

- Số vòng luân chuyển hàng tồn kho = Giá vốn hàng bán/ Hàng tồn kho bình quân- Thời gian một vòng quay hàng tồn kho = Thời gian kỳ phân tích/Số vòng quay hàng

tồn kho

- Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho = Hàng tồn kho bình quân / Doanh thu thuần

- Bảng tổng hợp kết quả:

1 Số vòng luân chuyển hàng tồn kho 22.94 19.23 20.612 Thời gian một vòng quay hàng tồn kho 15.69 18.72 17.473 Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho 0.040 0.045 0.037

=> Nhận xét:

- Số vòng luân chuyển hàng tồn kho năm 2019 tốt hơn năm 2021 và 2020

(22.94>20.61>19.23) Số vòng luân chuyển hàng tồn kho giảm đi, cho thấy hiệu quả hoạt động của công ty đang giảm đi, tăng nguy cơ ứ đọng vốn đầu tư cho hàng hóa dự trữ.

- Thời gian một vòng quay hàng tồn kho năm 2019 tốt hơn năm 2021 và 2020 (15.69<17.47<18.72) Thời gian một vòng quay tăng lên, cho thấy công ty đã bị ứ đọng vốn, gặp khó khăn về luân chuyển hàng.

- Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho năm 2021 tốt hơn năm 2019 và 2020 (0.037< 0.04<0.045) Để tạo ra một đồng doanh thu thuần, năm 2021 là cần ít vốn hàng tồnkho nhất, năm 2020 là cần nhiều hàng tồn kho nhất.

=> Hệ quả của dịch bệnh đã khiến hoạt động luân chuyển hàng tồn kho của công ty có sự sụt giảm rõ rệt, có thể thấy rõ qua các chỉ tiêu trên, cả ba chỉ tiêu đều cho thấy năm 2020 là năm hoạt động kém hiệu quả hơn năm 2019 và trong năm 2021, các chỉ tiêu đều đang dần được cải thiện trở lại, đặc biệt là với chỉ tiêu hệ số đảm nhiệm, năm 2021đang đạt được kết quả tốt nhất.

b Đánh giá hoạt động phải thu khách hàng:

- Số vòng quay phải thu khách hàng = Doanh thu thuần / Số dư bình quân phải thukhách hàng

- Thời gian một vòng quay phải thu khách hàng = Thời gian kỳ phân tích /Số vòngquay phải thu khách hàng

của công ty nhiều hơn so với năm 2019, nhưng đến năm 2021, khách hàng đã dần thanh toán các khoản nợ cho công ty.

- Thời gian một vòng quay phải thu khách hàng năm 2021 tốt hơn năm 2019 và năm 2020 ( 25.5<26.63<39.45) Số ngày trung bình thu được tiền của khách hàng của năm 2021 cũng là tốt nhất Sau khi tình hình dịch bệnh được cải thiện, công ty đang dần thuhồi được các khoản nợ, tình hình tài chính được cải thiện trở lại.

=> Các chỉ tiêu về hoạt động phải thu khách hàng cũng bị ảnh hưởng lớn từ đại dịch, năm 2020 là năm sụt giảm mạnh về việc thu nợ khách hàng, chỉ tiêu về số vòng quay và thời gian một vòng quay đều được cải thiện lại trong năm 2021

c Đánh giá hoạt động phải trả người bán:

- Số vòng quay phải trả người bán = Giá vốn hàng bán / Số dư phải trả người bán bìnhquân

- Thời gian một vòng quay phải trả người bán = Thời gian kỳ phân tích/Số vòng quay phải trả người bán

- Thời gian một vòng quay phải trả người bán năm 2019 tốt hơn năm 2020 và 2021 (29.10< 33.58<45.64) Số ngày bình quân phải thanh toán cho người bán năm 2019 là tốt nhất , năm 2020 là chậm nhất và năm 2021 đã có dấu hiệu được cải thiện tốt hơn.=> Hoạt động phải trả người bán của công ty giảm từ năm 2019, do tác động của dịch bệnh, công ty bán ít hàng hơn và không thu được các khoản nợ cúa khách hàng; từ đó khiên không ty cũng chậm trễ trong việc trả nợ cho nhà cung cấp.

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔPHẦN THƯƠNG MẠI VẬT LIỆU VÀ XÂY DỰNG VIỆT CƯỜNG2.1 Tổ chức bộ máy kiểm soát nội bộ tại công ty

2.1.1 Các Chính Sách Kế Toán Chung Của Công Ty

 Hệ thống kế toán công ty áp dụng:

- Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu và Xây dựng Việt Cường hiện đang áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính.

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Đồng (VNĐ) - Thực hiện niên độ kế toán theo từng quý: 4 quý/năm.

- Công ty áp dụng hình thức kế toán máy: Phần mềm MISA.- Hình thức sổ sách kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ

- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra ghi vào sổ Nhật ký chung, ghi vào sổsau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái, sổ chi tiết Cuối tháng, cuối quý, cuối năm dựa vào số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh; dựa vào sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết Sau đó kiểm tra và đối chiếu khớp với sốliệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính.

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: nguyên tắc giá gốc.

+ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: bình quân gia quyền.+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho cuối kỳ: kê khai thường xuyên.- Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định: theo nguyên giá.

- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: khấu hao theo đường thẳng.- Công ty tính và nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.

 Hệ thống thông tin kế toán

Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là quan trọng nhất và không thể thiếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty Hệ thống thông tin kế toán được thiết lập để cung cấp thông tin cho việc ra các quyết định quản lý, thực hiện công tác kiểm tra kế toán và kiểm soát các hoạt động của công ty

Hệ thống thông tin kế toán bao gồm: hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách và các báo cáo kế toán Qua khảo sát thực tế, Công ty áp dụng chế độ kế toán theo thông tư ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính Vì vậy việc vận dụnghệ thống chứng từ kế toán, tài khoản, sổ sách và các báo cáo kế toán tại Công ty đều tuân thủ theo Quyết định này.

* Thứ nhất, hệ thống chứng từ được sử dụng trong công ty:

- Chứng từ kế toán: là giấy tờ và vật mang tính phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính đã

phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán

- Chứng từ về tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh

toán tiền thưởng.

- Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán; Biên lai thu tiền;

Ủy nhiệm thu; Ủy nhiệm chi; giấy báo nợ; bảng kiểm kê quỹ; bảng kê thu tiền,

- Chứng từ nhập hàng: hóa đơn đầu vào, phiếu nhập mua, phiếu nhập kho,

- Chứng từ xuất hàng: hóa đơn đầu ra, phiếu xuất, phiếu xuất trả nhà cung cấp, phiếu xuất kho sản xuất, phiếu xuất hàng sử dụng nội bộ, phiếu xuất công nợ khác.

- Chứng từ tiền lương: bảng chấm công, bảng lương, bảng thanh toán thu nhập, danh sách chuyển khoản theo mẫu của ngân hàng;

- Chứng từ thu tiền: phiếu thu, phiếu xuất theo hình thức thanh toán ngay, giấy báo có,.- Chứng từ chi tiền: phiếu chi, phiếu nhập lại tiền mặt, giấy báo nợ,

- Chứng từ tài sản: Đề nghị cấp phát tài sản, biên bản bàn giao, biên bản thu hồi, biên bản thanh lý tài sản,

- Hóa đơn giá trị gia tăng của đơn vị bán: là chứng từ gốc do bên bán cung cấp khi bánhàng hóa Trên hóa đơn giá trị gia tăng phải ghi đầy đủ chính xác về tên, địa chỉ, mã sốthuế của đơn vị bán hàng, đơn vị mua hàng Ghi rõ tên hàng, đơn vị tính, số lượng hàng hóa, đơn giá, thành tiền, thuế giá trị gia tăng, chữ ký của cấp trên Nếu có sai sót trên hóa đơn giá trị gia tăng thì người kiểm tra hóa đơn giá trị gia tăng phải báo ngay

cho bên bán để kịp thời lập biên bản điều chỉnh hoặc biên bản hủy hóa đơn

- Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu và Xây dựng Việt Cường là đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên khi viết hóa đơn bán hàng, công tysử dụng hóa đơn điện tử.

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của công ty thì đều phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế Vì thế, nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu rõ ràng, chính xác Chứng từ kế toán phải được phòng kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

* Thứ hai, hệ thống tài khoản kế toán tại công ty:

Hệ thống tài khoản kế toán được sử dụng tại công ty được xây dựng trên cơ sở vận dụng hệ thống tài khoản kế toán trong Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, tuân theo quy định trong chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo133/2016/TT-BTC.Trên phương diện kiểm soát, hệ thống tài khoản kế toán có tác dụng kiểm tra, giám sát các thông tin kinh tế theo các nội dung đã được phân loại một cách thưởng xuyên, liên tục và có hệ thống từ khi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đến khi chúng được tổng hợp vào các chỉ tiêu

Một trong những mục tiêu chi tiết của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính là các nghiệp vụ kinh tế tài chính phải được phân loại đúng đắn Mục tiêu này phụ thuộc vào hệ thống tài khoản kế toán có được xây dựng phù hợp hay không, nội dung và các quan hệ đối ứng tài khoản có được quy định rõ ràng hay không.

* Thứ ba, hệ thống sổ sách kế toán tại công ty

Hình thức sổ kế toán hiện đang áp dụng tại công ty là hình thức kế toán nhật ký chung,mẫu biểu và cách thức lập được công ty thực hiện tuân theo quy định trong chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo133/2016/TT-BTC.

Sổ kế toán tại công ty được sử dụng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ

Sổ kế toán và tài khoản kế toán là những bước trung gian tiếp nhận những thông tin ban đầu trên chứng từ kế toán để xử lý thành thông tin trên các báo cáo kế toán của công ty Trong hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty, hệ thống sổ kế toán có một vai trò quan trọng Thông qua việc mở các số chi tiết về vật tư, hàng hóa, công nợ, chi phí,doanh thu, sẽ giúp bảo vệ tài sản, giúp các nhà quản lý có được các thông tin tài chính đáng tin cậy để điều hành các hoạt của công ty

Ngoài ra, hệ thống sổ kế toán còn giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học, và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ kế toán và báo cáo kế toán, nên là cơ sở để kiểm tra, truy cập lại mọi chứng từ kế toán đã cung cấp số liệu lập báo cáo kế toán

Hệ thống sổ kế toán đầy đủ và chi tiết giúp cho công ty quản lý chính xác số lượng, giátrị, và bộ phận sử dụng của từng tài sản từ đó có biện pháp sử dụng và kiểm soát hợp lý, đồng thời làm cơ sở để đối chiếu với kết quả kiểm kê thực tế

* Thứ tư, hệ thống các báo cáo kế toán tại công ty:

Báo cáo tài chính được công ty lập gồm báo cáo tài chính năm và báo cáo tài chính quý Mẫu biểu và cách thức lập được công ty thực hiện tuân theo quy định về hệ thốngbáo cáo tài chính trong chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo133/2016/TT-BTC bao gồm:

- Bảng cân đối kế toán: Là một báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp tại một thời điểm theo giá trị ghi sổ của tài sản và nguồn vốn Bảng cân đối kế toán cho biết toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp theo cơ cấu tài sản và cơ cấu nguồn vốn hình thành tài sản và được phân loại, sắp xếp thành từng loại, từng mục và từng chỉ tiêu bộ phận cụ thể Đồng thời, các chỉ tiêu cũng được mã hóa để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu cũng như việc xử lý trên máy vi tính và được phản ánh theo số đầu năm, số cuối năm.

- Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh: Là một báo cáo tài chính phản ánh tình tình và kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán của doanh nghiệp

Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh phản ánh tổng hợp các chỉ tiêu liên quan đến doanh thu, chi phí và kết quả theo từng hoạt động: hoạt động kinh doanh, hoạt động tài chính và hoạt động khác.

- Báo cáo tình hình tài chính: là báo cáo tài chính tổng hợp, dùng để phản ánh toàn bộ

thông tin về tài sản; nợ phải trả; nguồn vốn của Nhà nước trên phạm vi toàn quốc hoặcphạm vi tỉnh tại thời điểm kết thúc kỳ báo cáo.

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh việc hình thành và sử dụng lượng tiền phát sinh trong kỳ báo cáo của doanh nghiệp HThông tin về lưuchuyển tiền tệ của doanh nghiệp cung cấp cho người sử dụng thông tin có cơ sở để đánh giá khả năng tạo ra các khoản tiền và việc sử dụng những khoản tiền để tạo ra nó trong hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.

- Thuyết minh báo cáo tài chính: Là báo cáo nhằm thuyết minh và giải trình bằng lời hay dùng để mô tả mang tính tường thuật hoặc phân tích chi tiết các thông tin và số liệu đã được trình bày trong các báo cáo tài chính khác cũng như các thông tin cần thiết khác theo yêu cầu của các chuẩn mực kế toán cụ thể.

2.1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống chính sách và thủ tục giúp nhà quản lý đạt đượccác mục tiêu cụ thể là bảo vệ tài sản, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảo đảm sự tuân thủ qui định pháp lý và bảo đảm hiệu quả hoạt động Hệ thống kiểm soát nội bộ

bao gồm năm yếu tố cơ bản là: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.

 Môi trường kiểm soát

Là tập hợp các quy trình, các chuẩn mực và các cấu trúc thiết lập cơ sở cho sự vận

hành của kiểm soát nội bộ trong công ty; thiết lập một tiếng nói chung trong doanh nghiệp bằng cách thể trực tiếp hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ, bao gồm toàn bộ các nhân tố có tính môi trường ở bên trong và bên ngoài đơn vị ảnh hưởng đến việc thiết kế và vận hành của các thủ tục kiểm soát Môi trường kiểmsoát tạo nền tảng cho hệ thống kiểm soát hữu hiệu, nó giúp hoàn thiện cấu trúc và cungcấp các nguyên tắc cho công ty.

- Các nhân tố bên trong bao gồm:

+ Sự trung thực và các giá trị đạo đức: Yếu tố quan trọng trước hết trong môi trường

kiểm soát liên quan tới tính chính trực và giá trị đạo đức cũng như cam kết về năng lựcvà phong cách điều hành của nhà quản trị, đặc biệt là nhà quản trị cấp cao tại công ty và phân công phân nhiệm tại công ty là đặc thù quản lý

Đây là những yếu tố có mối liên hệ với nhau hình thành nên đặc thù quản lý trong công ty Đặc thù quản lý ảnh hưởng tới việc thiết kế các thủ tục kiểm soát và duy trì hoạt động kiểm soát.

+ Sự tham gia của ban kiểm soát: Sự tham gia này nhằm đảm bảo lợi ích của chính bankiểm soát, họ có trách nhiệm rất quan trọng được qui định trong các chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, pháp luật và các quy định khác của công ty

Ban kiểm soát có ảnh hưởng lớn đến nhận thức về kiểm soát nội bộ Ban kiểm soát cũng có trách nhiệm giám sát việc thiết kế và hiệu quả hoạt động của các thủ tục báo cáo các sai phạm và xem xét tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ trong đơn vị

+ Triết lý quản lý và phong cách điều hành của giám đốc: Là quan điểm, thái độ và hành động của giám đốc đối với việc chấp nhận các rủi ro kinh doanh, lập và trình bày Báo cáo tài chính.

+ Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi thành viên trong công ty cũng như phản ánh mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm soát và chia sẻ thông tin lẫn nhau trong cùng một công ty.

+ Phân định quyền hạn và trách nhiệm: Nguyên tắc trong phân chia quyền hạn, trách nhiệm, nghĩa vụ trong cơ cấu tổ chức bao gồm:

./ Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, cá nhân bằng hệ thống văn bản (phân công phân nhiệm, phê chuẩn ủy quyền);

./ Cách ly thích hợp chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi sổ, bảo quản tài sản (bất kiêmnhiệm);

./ Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các nhiệm vụ

+ Đảm bảo về năng lực: Là cam kết của giám đốc về các mức độ năng lực và kỹ năng cần thiết để đáp ứng cho từng nhiệm vụ.

+ Chính sách về nhân sự: Các cá nhân trong đơn vị đều tham gia vào hệ thống kiểmsoát nội bộ và là chủ thể của mọi hoạt động trong công ty, do đó nếu bất cứ cá nhân nào kém năng lực và không trung thực thì đều có tác động đến kiểm soát Các chính sách và thủ tục về nhân sự được ban hành một mặt nhằm tuyển dụng, sử dụng, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân sự được rõ ràng, công bằng, hợp lý

- Môi trường bên ngoài: môi trường kiểm soát chung còn phụ thuộc vào các nhân tố

bên ngoài Các nhân tố này tuy không thuộc sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, phong cách điều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế và vận hành các quy chế và thủ tục kiểm soát nội bộ

Thuộc nhóm các nhân tố này bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng của Nhà nước; ảnh hưởng của các chủ nợ; môi trường pháp lý; đường lối phát triển của đấtnước;

- Công ty luôn phải đối mặt với các rủi ro khác nhau, các rủi ro có thể đến từ môi trường bên trong hoặc bên ngoài gây ảnh hưởng xấu đến việc đạt được mục tiêu của công ty Quy trình đánh giá rủi ro của công ty hình thành nên cơ sở để giám đốc xác định các rủi ro cần được quản lý:

Xác định mục tiêu -> Nhận diện rủi ro -> Phân tích và đánh giá về rủi ro -> Quyết định

các hành động thích hợp đối với các rủi ro.

- Tiền đề cho việc đánh giá rủi ro là việc đặt ra mục tiêu (bao gồm mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của công ty) Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng và phân tích các rủi ro đe dọa đến các mục tiêu của mình Trên cơ sở nhận dạng và phân tích các rủi ro, nhà quản lý sẽ xác định rủi ro nên được xử lý như thế nào.

- Có nhiều loại rủi ro khác nhau ảnh hưởng mục tiêu của công ty, rủi ro được chia thành các loại:

+ Rủi ro hoạt động là các nguy cơ gây ra tổn thất cho công ty do các quy định, các thủ tục kiểm soát trong các chu trình hoạt động của doanh nghiệp không hiệu quả, không phù hợp hoặc do các yếu tố bên ngoài công ty gây ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu hiệu quả hoạt động.

+ Rủi ro tuân thủ là nguy cơ gây ra tổn thất cho công ty do không tuân thủ các quy định pháp luật và các quy định khác có liên quan.

+ Rủi ro báo cáo là nguy cơ gây ra các tổn thất cho công ty do các vi phạm không được báo cáo.

- Để đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu của công ty một cách hiệu quả thì công ty cócác biện pháp đối phó với rủi ro Để đối phó với các rủi ro có thể xảy ra, đánh giá các rủi ro là một bước rất quan trọng và không thể thiếu Đánh giá rủi ro là một quá trình lặp đi lặp lại của việc phân tích và nhận diện các rủi ro đối với việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp Bốn nguyên tắc để thiết lập đầy đủ thành phần đánh giá rủi ro:+ Tổ chức nên xác định mục tiêu rõ ràng (bao gồm các mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và mục tiêu tuân thủ)

+ Nhận diện rủi ro trong việc thực hiện mục tiêu rồi tiến hành phân tích các rủi ro này tạo cơ sở đối phó với các rủi ro có thể xảy ra.

+ Xem xét các khả năng gian lận có thể xảy ra khi tiến hành đánh giá rủi ro.

+ Đánh giá và nhận diện những thay đổi đến từ môi trường bên trong cũng như bên ngoài có thể gây ảnh hưởng đến quá trình thực hiện các mục tiêu.

 Hoạt động kiểm soát

Là những chính sách và thủ tục tạo nên sự đảm bảo đối với các chính sách, đường lối của ban kiểm soát được thực hiện đúng đắn và đúng thời gian nhằm bảo đảm cho các chỉ thị của nhà quản lý về việc đối phó với các rủi ro đe dọa đến việc đạt mục tiêu

được thực hiện Hoạt động kiểm soát được thực thi trong tất cả các cấp của công ty - Các thủ tục kiểm soát được thiết kế và áp dụng tùy thuộc vào đặc thù của mỗi công ty và tùy thuộc vào đặc thù của ngành Nhà quản lý sẽ ban hành các quy chế quản lý cụ thể nhằm đảm bảo các thủ tục kiểm soát thực thi khi các thủ tục kiểm soát được xáclập

Các thủ tục kiểm soát sẽ được cụ thể hóa bằng các quy định sau đó tập hợp và cụ thể hóa lại bằng các quy chế, quy định quản lý của công ty Tất cả các cá nhân trong tổ chức đều phải tuân thủ, chấp hành các quy chế quản lý này nhằm đạt được các mục tiêu mà tổ chức đề ra

Các nguyên tắc đòi hỏi tổ chức cần thực hiện trong hoạt động kiểm soát:

+ Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Trong công ty luôn phân chia rõ ràng về công

việc và trách nhiệm cụ thể cho các cá nhân trong một bộ phận hoặc các bộ phận trong một tổ chức nhằm tạo sự chuyên môn hóa trong việc thực hiện công việc.

Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng là một trong những nguyên tắc quan trọng của hoạt động kiểm soát Nó giúp cho mỗi người trong tổ chức hiểu rõ trách nhiệm, nhiệm vụ của mình cũng như hiểu rõ trách nhiệm và nhiệm vụ của người khác để phối hợp, giám sát lẫn nhau nhằm đạt mục tiêu tổ chức đã đề ra

Trong công ty nhiều người làm việc, các gian lận khó xảy ra hơn và các sai sót dễ phát hiện hơn do có sự kiểm tra chéo.

+ Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Các vấn đề lớn nhỏ trong công ty không nên

chỉ được giải quyết bởi nhà quản lý cấp cao mà nhà quản lý cấp cao nên ủy quyền cho các cấp dưới được quyền giải quyết và quyết định và một số công việc trong một phạmvi nhất định Nhà quản lý cấp cao sẽ chia sẻ về trách nhiệm với các công việc mà mìnhđã ủy quyền cho cấp dưới, cho nên nhà quản lý cấp cao sẽ phải thực hiện kiểm tra, giám sát các công việc mà mình đã uỷ quyền Sự ủy quyền được thực hiện qua nhiều cấp trong công ty, hình thành nên hệ thống phân chia quyền hạn, trách nhiệm và thống nhất trong toàn công ty.

Phê chuẩn là sự đồng ý của nhà quản lý cho một nghiệp vụ nào đó được xảy ra Tất cả các nghiệp vụ phải được phê chuẩn đúng đắn nhằm đảm bảo các mục tiêu kiểm soát của công ty Các phê chuẩn bao gồm phê chuẩn cụ thể và phê chuẩn chung Việc thực hiện các phê chuẩn được tiến hành cho nhiều giao dịch và sự kiện kinh tế cùng lúc hoặc cho từng nghiệp vụ riêng biệt.

+ Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Trong công ty, mỗi nhân viên cần có sự tách biệt về

trách nhiệm trong một số công việc cụ thể để hạn chế các hành vi sai phạm có thể xảy ra, như là các hành vi lạm dụng quyền hạn hay cố ý làm sai trái Bất kiêm nhiệm là sự cách ly thích hợp về trách nhiệm nhằm mục đích ngăn ngừa những hành vi sai trái trong lúc thực hiện công việc hằng ngày, đặc biết là những sai phạm cố ý

Các nguyên tắc bất kiêm nhiệm cần phải được tuân thủ:

./ Bất kiêm nhiệm trong phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện nghiệp vụ / Bất kiêm nhiệm giữa điều hành với ghi sổ.

./ Bất kiêm nhiệm trong việc bảo vệ tài sản đơn vị với kế toán.

- Thông thường, hoạt động kiểm soát có thể liên quan tới một cuộc kiểm toán báo cáo tài chính của một công ty gắn liền với việc thực hiện đánh giá hoạt động, quá trình xử lý thông tin, kiểm soát vật chất và việc phân chia trách nhiệm

Một hoạt động kiểm soát tồn tại thường để thực hiện một mục tiêu cụ thể Tuy nhiên, không thể có một hoạt động kiểm soát hoàn hảo tới mức có thể ngăn chặn và phát hiệnđược tất cả những sai phạm có thể xảy ra bởi vì những hạn chế vốn có của các hoạt động và của cả hệ thống kiểm soát

- Chọn lựa và phát triển các hoạt động kiểm soát nhằm hạn chế tới mức thấp nhất sự ảnh hưởng của các rủi ro này đến việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức Thiết lập các hoạt động kiểm soát trên cơ sở ban hành các thủ tục và chính sách.

- Hoạt động kiểm soát diễn ra chủ yếu trong doanh nghiệp gồm: + Soát xét của nhà quản lý (bao gồm cả cấp cao và cấp trung gian); + Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm;

+ Ủy quyền cho người có thẩm quyền phê chuẩn các nghiệp vụ một cách thích hợp;+ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin gồm kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng; + Kiểm soát vật chất;

+ Phân tích rà soát.

 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong công ty Trong công ty, thông tin đầu vào rất là quan trọng và cần thiết tạo cơ sở trong việc thực hiện các trách nhiệm kiểm soát nội bộ nhằm đạt được các mục tiêu đề ra của công ty Sự trao đổi thông tin cả bên trong lẫn bên ngoài công ty đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin nhằm hỗ

trợ cho việc thực thi các trách nhiệm của kiểm soát nội bộ

- Khả năng đưa ra những quyết định phù hợp trong quản trị và trong kiểm soát các hoạt động của thực thể pháp lý (công ty khách hàng) và để chuẩn bị các báo cáo tài chính phụ thuộc vào hiệu lực của hệ thống thông tin bao gồm cả hệ thống kế toán Một hệ thống thông tin kế toán hiệu lực phải:

+ Nhận diện và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;

+ Phân loại chính xác các nghiệp vụ cho mục đích lập báo cáo tài chính;

+ Đo lường giả phí và giá trị tài sản phù hợp với giả thiết kế toán được chấp nhận;+ Ghi chép các nghiệp vụ đúng kỳ;

+ Trình bày kết quả của các nghiệp vụ song song với báo cáo một cách chính xác trongbáo cáo tài chính.

- Các nguyên tắc cần phải thực hiện:

+ Thu thập và sử dụng các thông tin phù hợp và chất lượng nhằm giúp các thành phần trong hệ thống kiểm soát nội bộ được vận hành.

+ Trao đổi thông tin trong nội bộ bao gồm các mục tiêu và trách nhiệm kiểm soát nội bộ nhằm hỗ trợ các thành phần trong hệ thống kiểm soát nội bộ được vận hành.

+ Trao đổi thông tin với bên ngoài đơn vị về các vấn đề liên quan đến sự vận hành của các thành phần trong hệ thống kiểm soát nội bộ.

- Hoạt động truyền thông liên quan tới việc cung cấp sự hiểu biết về vai trò và trách nhiệm Cá nhân nên biết phải làm gì khi một sự kiện/kết quả không mong muốn xảy ra, sau đó cần tìm hiểu nguyên nhân

Vì vậy, một phần của truyền thông hiệu lực đang chỉ ra những kết quả tốt và không tốt,chẳng hạn như những báo cáo loại trừ, có thể được sử dụng như là một công cụ quản lý hiệu quả

- Các thông tin cần thiết phải được nhận dạng, thu thập và trao đổi trong đơn vị dưới hình thức và thời gian thích hợp sao cho nó giúp mọi người trong đơn vị thực hiện được nhiệm vụ của mình

Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng: Từ cấp trên xuống cấp dưới, từ dưới lên trên và giữa các cấp với nhau.

 Giám sát

- Giám sát liên quan tới việc đánh giá bởi một cá nhân thích hợp về việc thiết kế và

hoạt động của kiểm soát trên cơ sở thời gian và thực hiện những hành động cần thiết

Giám sát có thể được hoàn thành từ những hoạt động đang thực hiện hoặc từ những đánh giá riêng rẽ Thủ tục giám sát hoạt động được xây dựng trong chính những hoạt động đang thực hiện bình thường của thực thể pháp lý, bao gồm các báo cáo quản trị định kỳ và hoạt động giám sát cấp cao

- Hoạt động giám sát được thiết lập nhằm thực hiện chức năng giám sát tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, nó bao gồm các đánh giá chuyên biệt, đánh giá thường xuyên hay kết hợp cả hai hình thức để xem xét sự hiện diện của các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ và các thành phần đó có được thực thi hay là không Hoạt độnggiám sát được thực hiện như sau:

./ Lựa chọn, thực hiện, phát triển các đánh giá thường xuyên;

./ Đánh giá chuyên biệt để xem xét sự hiện diện và tính thực thi của các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ;

./ Báo cáo và đánh giá các tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ một cách nhanh chóng, kịp thời.

+ Đánh giá thường xuyên: Việc đánh giá nhằm xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ có

nên thực hiện chức năng nữa hay không thông qua việc đánh giá việc thực hiện trách nhiệm hằng ngày của nhân viên Các tiêu chí đánh giá giám sát thường xuyên:

./ Tổ chức các buổi hội thảo, huấn luyện, gặp gỡ giữa các lãnh đạo với nhân viên nhằmthu thập các thông tin bên trong lẫn bên ngoài doanh nghiệp ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị.

./ Đối chiếu các số liệu kế toán sổ sách và kế toán.

./ Chú trọng kiến nghị của kiểm toán nội bộ nhằm cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ.

+ Đánh giá chuyên biệt: Việc đánh giá thông qua chức năng của các kiểm toán độc

lập và kiểm toán nội bộ nhằm kịp thời phát hiện các yếu kém của hệ thống kiểm soát nội bộ và đưa ra các hướng giải quyết và hoàn thiện.

- Kiểm toán nội bộ thường được xem là một yếu tố kiểm soát quản lý có hiệu quả cao.Giám sát đang trở thành một yếu tố kiểm soát then chốt trong việc xác định rủi ro vàvì vậy nó càng được quan tâm nhiều hơn trong các cam kết kiểm toán

Hoạt động giám sát thường bắt đầu từ các báo cáo, sau đó áp dụng ở tất cả các cấp của đơn vị Một số hoạt động giám sát cụ thể như:

+ Các báo cáo về doanh số thực hiện và lợi nhuận gộp so với năm trước;+ Số lượng các khách hàng phàn nàn về hoá đơn và chất lượng sản phẩm;

+ Các báo cáo sản xuất so với năm trước, so với doanh thu thực hiện, ngân sách;…

2.2 Quy định của kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường

Hệ thống kế toán nhận diện, ghi chép, tổng hợp và báo cáo thông tin tài chính Trong công ty, hệ thống kế toán bao gồm nhiều hệ thống bộ phận kế toán hợp thành Những hệ thống nhỏ độc lập tương đối so với hệ thống kế toán của cả công ty

Hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống báo cáo kế toán Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ doanh nghiệp

- Một số mẫu sổ, chứng từ, báo cáo áp dụng tại công ty ( Phụ lục số 2)- Mô hình luân chuyển chứng từ trong công ty: ( Phụ lục số 3)

Một số quy định kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường:

 Đối với nhân viên:

- Nhân viên chấm công bằng thẻ nhân viên.

- Về quy định chấm công cho nhân viên, nhân viên ra vào công ty phải bấm vào thẻ chấm công, nhân viên được phép quên bấm thẻ 03 lần trong tháng.

- Nhân viên không ăn uống tại bàn làm việc.

- Nhân viên không được rời khỏi vị trí làm việc quá 30 phút mà không có sự phê duyệtcủa cấp trên.

- Thời gian làm buổi sáng là từ 8 giờ đến 12 giờ, buổi chiều là từ 13 giờ 30 phút đến 17 giờ 30 phút.

- Về cách ăn mặc: nhân viên đi làm tại văn phòng công ty phải ăn mặc lịch sự, không hở hang lố bịch.

- Nhân viên không sử dụng tài sản chung của công ty với mục đích cá nhân, không mang thiết bị, dụng cụ tại công ty ra khỏi nơi làm việc.

 Đối với quản lý tài khoản, giấy tờ sổ sách:

- Ban hành quy định thanh toán nội bộ, chia danh mục khoản mục chi tiêu gắn với hạch toán tài khoản kế toán.

- Việc phân cấp trách nhiệm quản lý đối với tài sản phải dựa trên giá trị của tài sản hoặc giới hạn cụ thể khác theo quy định nội bộ.

- Soạn thảo quy chuẩn hạch toán mẫu: Là một bảng liệt kê ra hầu hết các giao dịch thu chi trong công ty Mục đích của việc này là sau này dù điều chuyển công tác nhân sự hay có nhân viên mới vào làm thì họ có thể dễ dàng nắm được từng khoản đã hạch toán.

- Kiểm kê thường xuyên/ kiểm kê đột xuất 2 tháng/lần với sự tham gia của một bên độc lập (có thể thuê ngoài cũng có thể là nhân viên một bộ phận khác trong công ty).

- Phân công nhiệm vụ giữa người giữ tiền đã ghi sổ thực tế đã nhận

- Ký tắt sau các giấy tờ chứng minh đã được lập bảng kê, phiếu thu được đối chiếu và ký duyệt

- Các phiếu thu, bảng kê phải có chữ ký của người nộp, người lập và người nhận tiền.- Có chính sách cụ thể trong việc thanh toán được xét duyệt đúng đắn, phiếu thu tiền trước hạn, theo khối lượng hàng bán.

- Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền.

- Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế độ báo cáo nhận tiền kịp thời.

- Phải so sánh chi tiết danh sách nhận tiền từ sổ được đã ghi đầy đủ vào sổ quỹ và bảng quỹ với nhật ký thu tiền, với các bảng kê tiền gửi ngân hàng, tiền gửi vào ngân hàng và với các tài khoản nợ phải thu.

- Các phiếu thu, ủy nhiệm thu, biên lai phải đính kèm các giấy tờ chứng minh.

- Kiểm tra các chứng từ chứng minh trước khi lập phiếu chi do một nhân viên có thẩm quyền thực hiện.

 Đối với các phòng ban :

+ Kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các quy định pháp luật, điều lệ công ty, quyết định của Giám đốc, các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy trình quản trị rủi ro của công ty, của các bộ phận có liên quan.

+ Ban hành chính sách quản lý nợ; kỷ luật tài chính, chi tiêu đúng mục đích.

- Các chính sách chế độ liên quan đến quản lý vốn bằng tiền, những quy định về mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng, chế độ thanh toán không dùng tiền mặt, quy định về phát hành séc, về quản lý và hạch toán ngoại tệ….

+ Chuẩn hóa hồ sơ cho từng loại giao dịch: ví dụ như quy định thanh toán công tác phítrong nội bộ, công ty có quy định rõ ràng: trường hợp nào nhân viên được tạm ứng, khiđi công tác có cần quyết định cử đi công tác/ lệnh công tác không? Trước khi đi công

tác nhân viên có hoạt động tạm ứng, cần giấy tờ gì, sau khi đi công tác về xin được hoàn ứng, bù trừ tiền đã ứng với tiền đã chi theo thủ tục trình tự nào, ai là người ký?+ Áp dụng nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” trong hoạt động quản lý phân công công việc trong công ty Công việc của nhận viên luôn rõ ràng, phân chia hợp lý khi làm việc và báo cáo hoạt động của công ty

Chẳng hạn lãnh đạo đơn vị kể cả lãnh đạo công tác kế toán tài chính của đơn vị không được phép bố trí những người thân trong gia đình làm công tác thủ quỹ, thủ kho, kế toán tại đơn vị.

+ Áp dụng công nghệ thông tin trong các bộ phận, quá trình hoạt động của doanh nghiệp: Tự tạo và thực hiện các giao dịch song song với việc ghi chép thủ công; Tăng khả năng giám sát của ban giám đốc, giúp giám sát kịp thời, đầy đủ hơn hoạt động củađơn vị; Tăng khả năng sử dụng của nhân viên, đẩy nhanh công việc.

+ Thông tin của doanh nghiệp luôn được cập nhật theo nhiều nguồn tin và đảm bảo độ chính xác: Phân tích cấu trúc chi phí của từng cửa hàng và tổng công ty; So sánh chi phí của các tháng liền kề; Phân tích doanh số của từng cửa hàng và của công ty, phân tích top 5/ các mặt hàng bán chạy nhất,

- Phân bổ nguồn nhân lực phù hợp với từng hoạt động kinh doanh và kiểm soát.

=> Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ liên hệ trực tiếp đối với các phần hành

trong công ty Và được trình bày cụ thể trong phần liên hệ phần hành với số liệu:

2.3 Thực trạng các phần hành, chu trình kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường

2.3.1 Phần hành kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền tại công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường.

Vốn bằng tiền là 1 bộ phận cấu thành nên tài sản ngắn hạn trong tổng tài sản của doanh nghiệp Vốn bằng tiền luôn tồn tại dưới hình thái tiền tệ - giá trị trong các công tác, thể hiện rõ nét trong công tác kế toán.

Vốn bằng tiền bao gồm: Tiền mặt; Tiền gửi ngân hàng; Tiền đang chuyển. Chứng từ sử dụng:

- Phiếu thu, Phiếu chi; - Séc;

- Lệnh chi tiền;

- Giấy báo nợ, Giấy báo có;

- Đề nghị nộp tiền;

- Giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng; - Giấy thanh toán tiền tạm ứng; - Bảng kiểm kê quỹ;…

 Hồ sơ, giấy tờ làm việc đối với phần hành vốn bằng tiền:

- Hồ sơ chứng từ thanh toán chưa trả: bao gồm những chứng từ thanh toán đã được duyệt chi, và đã được ghi vào Sổ nhật ký chứng từ thanh toán nhưng chưa trả tiền Các chứng từ thanh toán chưa trả này được lưu trữ theo ngày đáo hạn chi trả Hồ sơ lưu trữ giúp kiểm soát để đảm bảo cho việc chi trả nợ đúng hạn, và bảo đảm không để mất các khoản chiết khấu thanh toán do hết hạn được hưởng.

- Hồ sơ chứng từ thanh toán đã trả: chứa đựng mọi thông tin về các chứng từ thanhtoán đã chi trả, và được sắp xếp theo số thứ tự hoặc tên nhà cung cấp Vào ngày chi trả, chứng từ thanh toán cùng với các chứng từ có liên quan và Séc chưa ký sẽ được chuyển sang bộ phận xét duyệt.

Sau khi đã ký, Séc sẽ được gửi trực tiếp cho người nhận; còn các chứng từ thanh toán và các chứng từ gốc đính kèm sẽ được đánh dấu để tránh tài sử dụng

Cuối cùng, các chứng từ thanh toán đã được đánh dấu sẽ chuyển về phòng kế toán, và được ghi vào Sổ đăng ký Séc

Cần lưu ý khi sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán, có thể không cần sử dụng sổ chi tiết về tài khoản phải trả.

 Đặc điểm kiểm soát nội bộ đối với phần hành vốn bằng tiền:

- Vốn bằng tiền là khoản mục được trình bày trước tiên trên Bảng cân đối kế toán và làkhoản mục quan trọng nhất trong tài sản ngắn hạn Do thường đóng vai trò quan trọng trong quá trình phân tích khả năng thanh toán của một doanh nghiệp

Nếu số dư quá thấp chứng tỏ khả năng thanh toán tức thời gặp nhiều khó khác trong khi nếu số dư tiền qua cao lại chứng tỏ một điều không tốt vì sử dụng trong vòng quay vốn không hiệu quả Vì vậy đây là khoản có thể bị cố tình trình bày sai lệch.

- Các nghiệp vụ về tiền thường phát sinh thường xuyên với số lượng lớn và cóquy mô khác nhau

Mặc dù tiền có nhiều ưu điểm trong hoạt động thanh toán, kể cả trong quá trình bảo quản, sử dụng nhưng cũng chính điều này cũng dẫn tới khả năng sai phạm tiềm tàng rất cao nên cần phải được kiểm soát thường xuyên.

- Khoản mục vốn bằng tiền là một khoản mục bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng như doanh thu, chi phí, công nợ,

Những sai phạm ở khoản mục khác sẽ tác động đến vốn bằng tiền và ngược lại Số phát sinh của các tài khoản vốn bằng tiền thường lớn hơn số phát sinh của các tài khoản khác

Mặt khác, tiền là một khoản mục được ưu chuộng nhất nên xác suất gian lận, biển thủ cao nhất, và do có rủi ro tiềm tàng cao nên cần phải có một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ bên cạnh việc lựa chọn những nhân viên kế toán có đạo đức nghề nghiệp.

 Quy định về kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền

Để hạn chế những sai sót có thể xảy ra, Công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Vfa Xây Dựng Việt Cường thường thiết lập kiểm soát nội bộ đối với các khoản tiền, và hệ thống này có thể chia làm hai loại :

+ Kiểm soát các chu trình nghiệp vụ có ảnh hưởng đến các khoản thu hay chi tiền, thí dụ chu trình bán hàng hoặc chu trình mua hàng.

+ Kiểm tra độc lập thông qua kiểm kê quỹ hay đối chiếu với ngân hàng.

Công ty kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với tiền tuân thủ những yêu cầu như sau:- Thu đủ : Mọi khoản tiền đều phải được thu đầy đủ, gửi vào ngân hàng hay nộp vào quỹ trong khoảng thời gian sớm nhất.

- Chi đúng: Tất cả các khoản chi đều phải đúng với mục đích, phải được xét duyệt, vàđược ghi chép đúng đắn.

- Phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý để đảm bảo chi trả các nhu cầu về kinh doanh, cũngnhư thanh toán nợ đến hạn Tránh việc tồn quỹ quá mức cần thiết, vì không tạo khả năng sinh lợi và có thể gặp rủi ro.

 Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền

Có thể tóm tắt các nguyên tắc chung của công ty để xây dựng kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền như sau :

- Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính;- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm;

- Hàng ngày, đối chiếu số liệu giữa thủ quỹ và kế toán, và nộp ngay số thu trong ngày cho ngân hàng;

- Có biện pháp khuyến khích các người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai hoặc phiếu thu tiền;

- Thực hiện tối đa những khoản chi bằng tiền gửi ngân hàng, hạn chế chi bằng tiền mặt;

- Cuối mỗi tháng, thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế. Quy trình kiểm soát nội bộ đối với phần hành vốn bằng tiền:

- Đầu tiên, khi tạo lập chứng từ : Do hoạt động kinh tế diễn ra thường xuyên và hết sứcđa dạng nên chứng từ sử dụng để phản ánh cũng mang nhiều nội dung, đặc điểm khác nhau Bởi vậy, tuỳ theo nội dung kinh tế, theo yêu cầu của quản lý là phiếu thu, chi hay các hợp đồng, mà sử dụng một chứng từ thích hợp.

Chứng từ phải lập theo mẫu nhà nước quy định và có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan.

- Tiếp đó, kiểm tra chứng từ: Khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ: Các yếu tố phát sinh chứng từ, chữ ký của người có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ Chỉ sau khi chứng từ được kiểm tra nó mới được sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.

- Tiếp đó, khi sử dụng chứng từ cho kế toán nghiệp vụ và ghi sổ kế toán: cung cấp nhanh thông tin cho người quản lý phần hành này:

+ Phân loại chứng từ theo từng loại tiền, tính chất, địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán.

+ Lập định khoản và ghi sổ kế toán chứng từ đó.

- Sau đó, bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán: trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải được bảo quản và có thể tái sử dụng để kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.

- Đánh dấu chứng từ gốc khi xét duyệt, bảo quản séc an toàn, đảm bảo Séc được đánh số thứ tự trước khi sử dụng Các Séc đã được đánh số trước nhưng không sử dụng phảiđược lưu lại đầy đủ để tránh tình trạng bị mất cắp, hay bị chiếm dụng.

Những Séc hư, mất hiệu lực phải đóng dấu hủy bỏ, hay gạch bỏ để tránh tình trạng sử dụng lại, và phải được lưu trữ đầy đủ

Trước khi ký Séc hay Phiếu chi, phải đánh dấu các chứng từ gốc để ngăn ngừa việc tái sử dụng chứng từ gốc để xin duyệt chi nhiều lần.

- Xây dựng các thủ tục xét duyệt các khoản chi: các Séc chỉ được lập và ký duyệt sau khi đã kiểm tra các chứng từ có liên quan bởi người có thẩm quyền và cần có thể thức để theo dõi cho đến khi các Séc này đã được gửi đi

Quy trình xét duyệt chi cần được thể chế hóa và phải được tuân thủ nghiêm ngặt - Đối chiếu hàng tháng với Sổ phụ của ngân hàng: số dư tài khoản Tiền gửi ngân hàng trên sổ sách phải bằng với số dư của Sổ phụ tại ngân hàng

Mọi khoản chênh lệch phải được điều chỉnh thích hợp, những trường hợp chưa rõ nguyên nhân phải được kết chuyển vào các khoản phải thu khác, hay phải trả khác và xử lý phù hợp.

- Cuối cùng, lưu trữ chứng từ: Chứng từ vừa là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế toán, vừa làtài liệu kinh tế của doanh nghiệp

Vì vậy, sau khi ghi sổ và kết thúc kỳ hạch toán, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo nguyên tắc:

+ Chứng từ không bị mất;

+ Khi cần có thể tìm lại được nhanh chóng;

+ Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ sẽ được đưa ra huỷ.

 Rủi ro kiểm soát nội bộ đối với phần hành vốn bằng tiền:

- Tiền được ghi chép không có thực trong két tiền mặt ( nhân viên ghi khống số tiền hoặc ghi sai làm chênh lên về số tiền đã phát sinh)

- Tiền bị chuyển sai địa chỉ ( nhân viên không kiểm tra kỹ địa chỉ khi thực hiện nghiệpvụ, hoặc cũng có thể do nhầm lẫn của nhà cung cấp).

- Ghi sai số tiền đang chuyển vào ngân hàng, chuyển thanh toán (nhân viên không kiểm tra kỹ lại số tiền trước khi chuyển).

- Nộp vào tài khoản muộn và dùng tiền vào mục đích khác (có thể do nhân viên hoặc thủ quỹ chi tiền cho mục đích riêng rồi bừ lại muộn, gây ảnh hưởng đến dòng tiền của công ty).

- Các khả năng chi khống, chi tiền qua giá trị thực bằng cách làm chứng từ khống, sửa chữa chứng từ khai tăng chi, giảm thu để biển thủ tiền.

- Khả năng hợp tác giữa Thủ quỹ và cá nhân làm công tác thanh toán hoặc trực tiếp vớikhách hàng để biển thủ tiền.

- Khả năng mất tiền do điều kiện bảo quản, quản lý không tốt (để ở nơi ẩm thấp khiến tiền bị ẩm hoặc quản lý không chặt chẽ khiến tiền bị ăn trộm hoặc bòn rút).

- Đối với ngoại tệ, khả năng có thể ghi sai tỷ giá khi quy đổi với mục đích trục lợi khi tỷ giá thay đổi hoặc hạch toán sai do áp dụng sai nguyên tắc hạch toán Ngoài ra, các trường hợp sai phạm đối với tiền mặt Việt Nam đồng cũng xảy ra đối với ngoại tệ.

- Khả năng sai sót do những nguyên nhân khác nhau dẫn tới khai tăng hoặc khai giảm khoản mục tiền trên Bảng cân đối kế toán.

Đối với tiền gửi ngân hàng, khả năng xảy ra sai phạm dường như thấp hơn do cơ chế kiểm soát, đối chiếu đối với tiền gửi ngân hàng thường được đánh giá là khá chặt chẽ Tuy vậy có thể xảy ra các khả năng sai phạm sau đây:

- Quên không tính tiền khách hàng ( nhiều việc hoặc lơ đãng khiến việc bỏ sót khoản phải thu).

- Tính tiền khách hàng với giá thấp hơn giá do công ty ấn định (khi bán cho người quen hoặc người nhà, nhân viên cố tình bán với giá thấp hơn).

- Sự biển thủ tiền thông qua việc ăn chặn các khoản tiền thu từ khách hàng trước khi chúng được ghi vào sổ (có bán ra sản phẩm nhưng không ghi nhận hoặc báo cáo lại để ăn chặn tiền).

- Thanh toán một hóa đơn nhiều lần (có thể do nhân viên nhầm lẫn khi thanh toán hoặccố tình để tăng khoản chi của công ty).

- Thanh toán tiền lãi cho một phần tiền cao hơn hiện hành.

- Khả năng hợp tác giữa nhân viên ngân hàng và theo tính toán của kế toán ngân hàng đơn vị tại đơn vị.

 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với phần hành vốn bằng tiền:

- Hạn chế, ngăn ngừa, phát hiện những sai phạm liên quan đến tiền, bảo vệ tài sản tiền.- Đảm bảo các khoản tiền đều phải được thu đủ, gửi vào ngân hàng hay nộp vào quỹ trong khoảng thời gian sớm nhất.

- Đảm bảo tất cả các khoản chi đều phải đúng mục đích, phải được xét duyệt và phải được ghi chép đúng đắn, đúng thời gian và phân loại đúng.

- Đảm bảo số dư tổn quỹ hợp lý để chỉ trả, thanh toán cho các nhu cầu sản xuất kinh doanh, cũng như các khoản nợ đến hạn Tránh việc tồn quỹ quá mức cần thiết vì khôngtạo khả năng sinh lợi và có thể có sai phạm

- Phân tách các chức năng phê chuẩn nghiệp vụ thu, chi tiền với ghi chép sổ sách về tiền và với chức năng quản lý tiền.

- Tập trung được các đầu mối thu tiền Đây là cơ sở cho việc kiểm soát được toàn bộ số thu về của doanh nghiệp.

- Báo cáo tài chính rõ ràng Đảm bảo báo cáo tuân theo quy định về hệ thống báo cáo tài chính trong chế độ kế toán doanh nghiệp.

* Số liệu nghiệp vụ:

Tháng 12/2022 Công ty CP Thương mại vật liệu và Xây dựng Việt Cường có nghiệp vụ liên quan như sau:

ĐVT: đồng

Ngày 05/12, nhận được thông báo của ngân hàng ACB- chi nhánh Hải Phòng về số

tiền quyết toán cho công trình xây dựng nhà kho của công ty Cổ phần du lịch quốc tế Hòn Dấu tổng số tiền 390.566.465 đồng.

- Định khoản: Nợ TK 1121: 390.566.465

Có TK 113_DLQT Hòn Dấu : 390.566.465 Trình tự thực hiện nghiệp vụ:

Chứng từ sử dụng: hóa đơn giá trị gia tăng (Phụ lục số 4.a)

- Đầu tiên, kế toán tiếp nhận hóa đơn giá trị gia tăng về số tiền quyết toán bàn giao nghiệm thu công trình đã hoàn thành cho công ty Cổ phần du lịch quốc tế Hòn Dấu, ghi nhận nghiệp vụ phát sinh vào sổ sách hàng ngày (sổ nhật ký chung, sổ cái,…) và trên phần mềm, ghi nhận một khoản phải thu khách hàng.

- Sau khi nhận được thông báo của ngân hàng về số tiền nhận được trong tài khoản, kế toán ghi nhận số tiền tăng lên và giảm khoản phải thu khách hàng - công ty Cổ phần du lịch quốc tế Hòn Dấu

- Kế tiếp, lưu chứng từ và sổ sách phát sinh để cuối tháng, cùng với giấy báo có của ngân hàng gửi về, so sánh, đối chiếu và lên báo cáo cuối tháng.

- Cuối cùng, kế toán trưởng sẽ kiểm tra và xác nhận lại.

Ngày 10/12, đem tiền mặt gửi vào ngân hàng BIDV quận Lê Chân số tiền 50.000.000,

đã nhận được giấy báo Có.

- Định khoản: Nợ TK 1121: 50.000.000 Có TK 1111: 50.000.000 Trình tự thực hiện nghiệp vụ:

Chứng từ kèm theo yêu cầu chi tiền: lệnh chi tiền, giấy nộp tiền.

- Đầu tiên, kế toán tiền mặt đối chiếu các chứng từ (như các sổ sách tiền mặt tại quỹ, tài khoản ngân hàng, ) và lệnh chi tiền số tiền 50.000.000 đồng

Đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ (đầy đủ phê duyệt của phụ trách bộ phận liên quan và tuânthủ các quy định, quy chế tài chính của công ty Sau đó chuyển lệnh chi tiền cho kế toán trưởng xem xét

- Kế toán trưởng kiểm tra lại, ký vào lệnh chi tiền Kế toán trưởng chuyển lại chứng từ đã duyệt cho bộ phận kế toán thanh toán.

- Kế toán thanh toán trình bộ chứng từ thanh toán tới Phó Giám đốc Căn cứ vào các quy định và quy chế tài chính, quy định về hạn mức phê duyệt của công ty, Phó Giám đốc ủy quyền xem xét phê duyệt lệnh chi tiền

Phó giám đốc xem về số tiền nộp vào ngân hàng (50.000.000 đồng) rồi chuyển cho bộ phận kế toán thanh toán.

- Bộ phận kế toán thanh toán tiếp nhận lại bộ chứng từ đề nghị thanh toán từ Phó giám đốc Kế toán tiền mặt lập và in 03 liên phiếu chi, sau khi lập xong ký phiếu rồi chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt.

- Khi nhận được phiếu chi kèm theo chứng từ gốc, thủ quỹ kiểm tra và ký nhận:+ Kiểm tra số tiền 50.000.000 đồng có đồng nhất trên Phiếu chi với chứng từ gốc.+ Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu chi có phù hợp với chứng từ gốc.

+ Kiểm tra ngày, tháng lập Phiếu chi và chữ ký của người có thẩm quyền.+ Kiểm tra số tiền chi ra cho chính xác để xuất quỹ tiền mặt rồi ký nhận phiếu.+ Cho người nhận tiền ký vào Phiếu chi và giao 01 liên để mang tới ngân hàng.+ Sau đó thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi ghi vào Sổ quỹ.

+ Cuối cùng, thủ quỹ chuyển giao 02 liên còn lại của Phiếu chi cho bộ phận kế toán - Người nhận tiền đến cơ sở ngân hàng BIDV chi nhánh quận Lê Chân để nộp tiền và điền giấy nộp tiền tại ngân hàng (các thông tin như: tên công ty nộp, số tiền, địa chỉ, sốtài khoản nộp vào, nội dung nộp) rồi đem về giao cho thủ quỹ và kế toán tiền mặt - Kế toán ghi nhận nghiệp vụ trên phần mềm Misa.

- Kế toán theo dõi số tiền đã gửi trong tài khoản ngân hàng của công ty.

2.3.2 Phần hành kiểm soát nội bộ hàng tồn kho tại công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường.

Kiểm soát nội bộ trong quy trình hàng tồn kho giúp nhà quản lý xác định tình trạng của hàng tồn kho, hạn chế các gian lận và sai sót trong quá trình xuất nhập hàng hóa, góp phần bảo vệ tài sản của đơn vị và hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm.

 Chứng từ sử dụng:

- Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho,- Biên bản kiểm nghiệm,

- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, - Biên bản kiểm kê vật tư,

- Bảng kê mua hàng, - Bảng phân bổ,

 Hồ sơ, giấy tờ làm việc đối với phần hành kiểm soát nội bộ hàng tồn kho:

- Hồ sơ chứng từ thanh toán chưa trả: bao gồm những chứng từ thanh toán đã được duyệt chi, và đã được ghi vào Sổ nhật ký chứng từ thanh toán nhưng chưa trả tiền Cácchứng từ thanh toán chưa trả này được lưu trữ theo ngày đáo hạn chi trả

- Hồ sơ chứng từ thanh toán đã trả: chứa đựng mọi thông tin về các chứng từ thanh toán đã chi trả, và được sắp xếp theo số thứ tự hoặc tên nhà cung cấp Vào ngày chi trả, chứng từ thanh toán cùng với các chứng từ có liên quan và Séc chưa ký sẽ được chuyển sang bộ phận xét duyệt

Sau khi đã ký, Séc sẽ được gửi trực tiếp cho người nhận; còn các chứng từ thanh toán và các chứng từ gốc đính kèm sẽ được đánh dấu để tránh tài sử dụng Cuối cùng, các chứng từ thanh toán đã được đánh dấu sẽ chuyển về phòng kế toán, và được ghi vào Sổ đăng ký Séc.

- Cần lưu ý khi sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán, sử dụng sổ chi tiết về hàng tồn kho, chi tiết hàng hóa, sản phẩm, sổ chi tiết về nhà cung cấp,

 Đặc điểm kiểm soát nội bộ đối với phần hành kiểm soát nội bộ hàng tồn kho:

- Quy trình hàng tồn kho là bắt đầu từ thời điểm nhà cung cấp giao nguyên vật liệu đếnkho của công ty cho đến thời điểm thành phẩm được xuất ra khỏi kho Hàng tồn kho làtài sản lưu động của doanh nghiệp, hàng tồn kho trong công ty bao gồm:

+ Hàng hoá dự trữ cho lưu thông (kể cả số hàng đem gửi bán hoặc là hàng hoá đang đi đường);

+ Nguyên vật liệu, Công cụ dự trữ cho quá trình sản xuất, Thành phẩm, Sản phẩm hoàn thành, Sản phẩm dở dang và Hàng gửi bán hoặc là Hàng đang đi đường.

- Kiểm soát quy trình hàng tồn kho phải đảm bảo các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có thật, chính xác, đầy đủ và đã được phê chuẩn vì nó có ảnh hưởng đến tiêu chí trọng yếu trên báo cáo tài chính và sổ chi tiết.

- Hàng tồn kho khi chưa được sử dụng, chưa bán được thì được bảo quản tại các kho, bãi Trong quá trình bảo quản hàng tồn kho có thể bị mất, bị hư hỏng, bị biển thủ, bị chảy, bị sử dụng không đúng mục đích Vì thế hàng tồn kho cần được bảo vệ.