Tổng quan về Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường Mô tả thực trạng về Kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường Đưa ra các nhận xét, đánh giá về ưu điểm, nhược điểm và một số kiến nghị cho công ty
Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Thông tin sơ lược về đơn vị:
- Tên công ty: Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường
- Tên quốc tế: VIET CUONG CONSTRUCTION MATERIALS AND TRADING
- Tên viết tắt : VIET CUONG CMT , JSC
- Địa chỉ : Lô 176 Khu tái định cư 4,3ha, Phường Vĩnh Niệm, Quận Lê Chân, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam.
- Số vốn (vốn điều lệ): 3,000,000,000
- Ngày bắt đầu thành lập: 08/08/2018
- Loại hình hoạt động: Công ty cổ phần.
- Ngành nghề chính: xây dựng nhà các loại.
- Lĩnh vực kinh tế: kinh tế tư nhân.
- Loại hình tổ chức: tổ chức kinh tế sản xuất kinh doanh dịch vụ, hàng hóa.
- Cơ quan quản lý thuế: Chi cục Thuế khu vực Lê Chân - Dương Kinh
- Người đại diện: Cao Văn Phụng
Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu và Xây dựng Việt Cường là đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, hoạt động theo quy định của pháp luật
Công ty có quyền tự chủ kinh doanh, tự chủ tài chinh và chịu trách nhiệm pháp lý với mọi hoạt động của minh đối với pháp luật.
Quá trình hình thành và phát triển:
- Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường được cơ quan quản lý thuế Quận Lê Chân, Hải Phòng cấp giấy phép đăng ký kinh doanh số 0201897118 vào ngày 08 tháng 08 năm 2018 và cũng bắt đầu hoạt động từ ngày 08/08/2018, với ngành nghề đăng ký kinh doanh chính là xây dựng nhà các loại Công ty đã hoạt động hơn 4 năm từng bước ổn định, giám đốc(ông) Cao Văn Phụng với nhiều hoạt động ngành nghề kinh doanh khác nhau.
- Để duy trì sự tăng trưởng và phát triển trong thập niên tới, xây dựng nền tảng doanh nghiệp vững chắc, công ty xác định cần tiếp tục đẩy mạnh việc tổ chức doanh nghiệp theo hướng bền vững, phát triển hạ tầng và dịch vụ làm công cụ hỗ trợ linh hoạt và hiệu quả, lấy kinh doanh thương mại làm bàn đạp để mở rộng thị trường và xây dựng các mối quan hệ.
Từng bước áp dụng và nâng cao chất lượng sản phẩm, xây dựng đội ngũ nhân viên có kỹ năng và kỷ luật lao động cao, có khả năng đa nhiệm; ứng dụng các công nghệ tiên tiến nhất đáp ứng yêu cầu của khách hàng, góp phần xây dựng hình ảnh kinh tế của địa phương
Duy trì các hoạt động thương mại mang tính hỗ trợ, chuyên môn hóa, giải phóng năng lực sáng tạo và phát triển sản xuất, mở rộng năng lực kinh doanh.
- Công ty bắt đầu từ xây dựng nhà các loại, mỗi năm đều mở rộng thêm về ngành nghề kinh doanh, sau hơn 4 năm hoạt động, công ty đã kinh doanh hơn năm mươi nghành nghề kinh doanh khác nhau
Quy mô hoạt động ngày càng được mở rộng và phát triển Đến nay, công ty luôn được khách hàng quan tâm, ủng hộ và lựa chọn hợp tác Các hợp đồng xây dựng, lắp đặt, các hợp đồng bán hàng gia tăng theo thời gian hoạt động.
Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường
Chức năng và nhiệm vụ của công ty
+) Chức năng của công ty:
- Tiến hành các hoạt động xây dựng dân dụng và công nghiệp; trang trí nội ngoại thất, cơ sở hạ tầng khu công nghiệp, khu dân cư, khu đô thị và một số công trình.
- Tổ chức mua bán, sản xuất, phân phối, xuất nhập khẩu các mặt hàng: sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng, các kiện cấu bê tông, ống thoát nước; xuất khẩu, nhập khẩu, mua bán, cho thuê vật tư, máy móc, thiết bị, phụ tùng.
- Kinh doanh vận chuyển hàng hóa, vận tải và hoạt động hỗ trợ vận tải.
- Đảm bảo công ăn việc làm ổn định, cải thiện đời sống vật chất cho cán bộ công nhân viên trong công ty, từ đó đóng góp cho nguồn ngân sách nhà nước.
- Chức năng tạo mối liên hệ với người tiêu dùng thông qua kinh doanh trực tiếp, tạo mối liên hệ với các đối tác uy tín tăng hiệu quả làm việc công ty.
- Công ty còn có chức năng hợp tác đầu tư với các công ty khác nhằm mở rộng thị trường, phát huy một cách tối ưu hiệu quả kinh doanh nhằm hướng tới mục đến cao nhất là lợi nhuận công ty.
- Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ môi trường, giữ gìn trật tự an toan xã hội Tuân thủ các quy định của pháp luật, các chính sách của nhà nước.
+) Nhiệm vụ của công ty:
- Xây dựng và thực hiện các chính sách của công ty theo chiến lược lâu dài và định hướng hàng năm, hàng quý nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và uy tín của công ty trên thị trường.
- Cung cấp dịch vụ quản lý và các dịch vụ hỗ trợ để các dự án do công ty nhận thầu đảm bảo chất lượng tiến độ, an toàn và hiệu quả các công trình thi công.
- Sử dụng hiệu quả nguồn vốn ngân sách và tạo nguồn vốn để hoạt động sản xuất, kinh doanh, mở rộng thị trường, liên kết và hợp tác.
- Công ty luôn lựa chọn và hợp tác bình đẳng với các nhà cung ứng đáng tin cậy, chất lượng công trình, hiệu quả quản lý, sản phầm xây dựng, sản xuất luôn gắn với truyền thống và uy tín.
- Không ngừng tự hoàn thiện và bền vững, tiến tới xây dựng hệ thống quản lý chất lượng, coi trọng đổi mới công nghệ kết hợp với đào tạo, bồi dững nhằm nâng cao năng lực quản lý, trình độ chuyên môn cho người lao động Khuyến khích và tạo điều kiện cho mọi sáng tạo của công nhân viên.
- Nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh để tìm ra những phương án nhằm nâng cao tính cạnh tranh cho công ty đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh tốt nhất.
- Thực hiện tốt các chính sách cho người lao động theo quy định của pháp luật và đào tạo nâng cao trình độ cho cán bộ công nhân viên của công ty.
- Thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo đúng quy định của pháp luật như kê khai thuế, nộp thuế,
Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Đặc điểm của hoạt động thương mại:
- Được quản lý bằng một bộ máy tổ chức lưu thông hàng hóa qua trao đổi mua bán, tổ chức vận động hàng hóa từ sản xuất – tiêu dùng và tiếp thị thực hiện một số hoạt động mang tính sản xuất (phân loại, báo giá chính lý hàng hóa…) để chuyển mặt hàng sản xuất thành mặt hàng thương mại.
- Quá trình lao động - hàng hóa rất đa dạng gồm tất cả các loại, tên, nhóm ngành hàng và các dịch vụ hiện tại và tương lai cuả công ty.
- Hoạt động của công ty có độ phân tán cao về không gian và được thực hiện liên tục.
- Các hoạt động vận tải của công ty khá đa dạng và ổn định.
Đặc điểm của hoạt động sản xuất xây dựng:
- Đối tượng của công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường thường có khối lượng và giá trị ở mức vừa và nhỏ, thời gian thi công dài ngắn tùy đối tượng thi công, kỳ tính giá sản phẩm được xác định tùy theo đặc điểm kỹ thuật của từng công trình, điều này thể hiện qua phương thức thanh toán giữa hai bên nhà thầu và khách hàng.
- Công ty cần vốn dài hạn với khối lượng lớn.
- Sản xuất xây dựng thường diễn ra ngoài trời, chịu tác động của các yếu tố môi trường trực tiếp, do vậy thi công xây lắp mang tính chất thời vụ.
+ Các yếu tố môi trường này ảnh hưởng đến kỹ thuật và tiến độ thi công, đồng thời các nhà thầu còn phải chú ý đến các biện pháp quản lý máy thi công và vật liệu ngoài trời. + Việc thi công diễn ra dài và thi công ngoài trời còn tạo ra những khoản thiệt hại bất ngờ.
+ Sản xuất xây lắp được thực hiện trên các địa điểm biến động.
+ Sản phẩm xây lắp mang tính chất cố định, gắn liền với địa điểm xây dựng, trong quá trình thi công các nhà thầu phải thay đổi địa điểm thường xuyên, từ đó sẽ phát sinh một số các chi phí cần thiết.
+ Ngành nghề kinh doanh: ( Phụ lục số 1.a)
Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty
- Quy trình công trình thi công của công ty: ( Phụ lục số 1.b)
Đặc điểm công nghệ xây dựng của công ty:
Công ty sử dụng phương thức thi công hỗn hợp vừa thủ công vừa kết hợp bằng máy:
- Đối với các công việc đơn giản như dọn dẹp, giải phóng mặt bằng, thi công bề mặt và hoàn thiện, công ty sử dụng lao động thủ công Còn việc thi công nền móng và thi công phần thô, tùy theo yêu cầu của công việc và hiệu quả kinh tế, công ty có thể sử dụng xe máy thi công thay cho lao động thủ công.
- Máy móc thiết bị có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian sử dụng lâu dài có giá trị lớn, mang tính chất cố định.
- Máy móc thi công chủ yếu là của công ty ngoài ra, tùy theo từng dự án, công ty còn phải đi thuê ngoài để đảm bảo quá trình thi công và do phòng vật tư chịu trách nhiệm vận hành, quản lý trong thời gian làm ở công trường
Đặc điểm công nghệ sản xuất sản phẩm:
Ngoài xây dựng, công ty còn sản xuất một số phụ tùng; sửa chữa, gia công máy móc, thiết bị có một số đặc điểm như:
- Quy trình sản xuất sản phẩm chính của công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường là quy trình sản xuất phức tạp kiểu song song, tổ chức sản xuất đơn chiếc hoặc hàng loạt với khối lượng vừa và nhỏ theo lệnh sản xuất hoặc đơn đặt hàng Hiện nay công ty hiện chia thành 2 luồng sản phẩm:
+ Đối với sản phẩm trong kế hoạch của Công ty, đó là các loại máy công cụ, phụ tùng được phòng kế hoạch kinh doanh lên dự kiến hàng năm, sản xuất những loại máy nào, cần trang thiết bị nào, phụ tùng nào,
+ Đối với các đơn đặt hàng, sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, bộ phận ký hợp đồng chuyển toàn bộ các bản vẽ của khách hàng cho phòng kỹ thuật xử lý Nếu đòi hỏi phải thiết kế kỹ thuật, phòng kỹ thuật tính toán toàn bộ kích thước, trọng lượng và chủng loại quy cách vật tư để lập dự trù cho từng hợp đồng, từng loại sản phẩm. Đồng thời phòng kỹ thuật cũng hướng dẫn công nghệ tự tạo phôi đến gia công chi tiết, nhiệt luyện, lắp ráp, tính toán và định mức cho từng công việc Sau đó, phòng điều độ sản xuất phát lệnh sản xuất cho các phân xưởng tạo phôi và gia công Phôi đúc cho các phân xưởng đúc thực hiện, phôi rèn do phân xưởng, rèn chế tạo, gia công cơ khí do phòng điều độ phân công cho các phân xưởng thực hiện Phòng điều độ cử điều độ viên theo dõi và đôn đốc, giải quyết vướng mắc trong quá trình sản xuất nhằm giải quyết hợp đồng nhanh gọn và đúng tiến độ
- Sản phẩm của công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường có nhiều loại, mỗi loại có quy trình công nghệ sản xuất riêng Mỗi chi tiết cấu thành máy công cụ, phụ tùng được chế biến gia công theo một trình tự nhất định.
- Gia công cơ khí kim loại bằng áp lực, công nghệ gia công áp lực cho phép tạo ra các sản phẩm có hình dáng và kích thước phức tạp đồng thời đảm bảo chất lượng về cơ tính tốt, năng suất cao, giá thành hạ.Đặc điểm kim loại được gia công cơ khí ở thể rắn là sau khi gia công cơ khí không những thay đổi hình dạng ban đầu của vật thể mà còn thay đổi cả về tính lý hóa của kim loại.
Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường
Bộ máy quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty
Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty:
Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty
Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận trong bộ máy quản lý:
- Giám đốc: là người đứng đầu công ty, giữ vai trò lãnh đạo và giám sát chung, chỉ đạo điều hành toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Là người quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty, tổ chức thực hiện các nghị quyết, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty.
Là người kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty, quyết định tiền lương và quyền lợi khác đối với người lao động trong công ty kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm.
Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động, kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.
Giám đốc Phó giám đốc
Phòng tài chính kế toán
Phòng tổ chức nhân sự Phòng kế hoạch
Phòng vật tư thiết bị
- Phó giám đốc: chịu trách nhiệm giúp giám đốc công ty điều hành một số lĩnh vực của công ty theo sự phân công ủy quyền và chịu trách nhiệm trước giám đốc về kết quả thực hiện các nhiệm vụ được giao, mặt khác còn chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả hoạt động
Thiết lập mục tiêu, chính sách cho việc quản lý các bộ phận của công ty được hoạt động hiệu quả hơn.
Phó giám đốc có nhiệm vụ hỗ trợ các bộ phận, hỗ trợ cơ quan của công ty điều phối ngân sách, lập ra các kế hoạch để đảm bảo quá trình hoạt động ổn định Trao đổi với Giám đốc, và thảo luận về các lựa chọn để có quyết định chính sách phù hợp để phát triển công ty.
- Phòng tài chính - kế toán: là phòng ban tham mưu cho giám đốc công ty về công tác tài chính kế toán, đảm bảo phản ánh kịp thời chính xác các nhiệm vụ kinh tế phát sinh toàn công ty
Phòng tài chính – kế toán có nhiệm vụ hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị một cách kịp thời, đầy đủ đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh + Cụ thể nhìn chung là có các nghiệp vụ liên quan đến:
./ Thực hiện kế toán vốn bằng tiền.
./ Thực hiện kế toán tài sản cố định, nguyên nhiên vật liệu, công cụ dụng cụ
./ Thực hiện kế toán công nợ.
./ Thực hiện kế toán doanh thu.
./ Thực hiện kế toán chi phí
./ Thực hiện kế toán doanh thu, chi phí hoạt động tài chính.
./ Thực hiện kế toán hoạt động khác.
+ Thực hiện, tham gia thực hiện và trực tiếp quản lý công tác đầu tư tài chính, cho vay tại đơn vị
+ Chủ trì và phối hợp với các phòng có liên quan để lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính hàng năm và dài hạn của công ty Thực hiện kịp thời, đầy đủ công tác thống kê, kế hoạch tài chính theo quy định của công ty.
+ Tham mưu cho Lãnh đạo đơn vị về việc chỉ đạo thực hiện hoặc trực tiếp thực hiện kiểm tra, giám sát việc quản lý và chấp hành chế độ tài chính - kế toán của Nhà nước và của nội bộ công ty.
- Phòng tổ chức nhân sự: là phòng ban tham mưu cho giám đốc về công tác nhân sự, nhân công, trả lương cho nhân viên, công nhân tham gia sản xuất đầy đủ, giải quyết các vấn đề nhân sự, Phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm về các công việc đã thực hiện trong phạm vi nhiệm vụ và thẩm quyền được giao.
Phòng hành chính nhân sự là nơi bao quát toàn bộ tình hình hoạt động nhân sự của công ty, có các nhiệm vụ như: Quản lý công tác nhân sự của doanh nghiệp; Quản lý các công tác hành chính; Quản lý việc truyền thông trong doanh nghiệp; Quản lý các vấn đề pháp lý; Quản lý hoạt động của nhân viên phòng hành chính nhân sự.
- Phòng kế hoạch: là phòng ban tham mưu tổng hợp cho giám đốc công ty về mọi mặt, trong đó chịu trách nhiệm trực tiếp về các mặt: công tác kế hoạch hóa, tổ chức sản xuất, quản lý vật tư, quản lý các dự án, quản lý nhân sự, tư vấn, tham mưu, quản lý ngân sách, theo chi tiêu, tạo lập các mối quan hệ,…
Phòng kế hoạch có các nhiệm vụ như:
+ Lập kế hoạch sản xuất theo tháng, quý, năm, quản lý, theo dõi thực hiện kế hoạch dự án, đảm bảo các chỉ tiêu xuất suất phù hợp với thị trường.
+ Đánh giá, phân tích tình hình thị trường về sản phẩm, dịch vụ kinh doanh của công ty, dự báo về kế hoạch sắp tới.
+ Tham mưu, cố vấn cho ban giám đốc về các vấn đề liên quan đến kế hoạch, lựa chọn khách hàng, thị trường tiêu thụ sản phẩm.
+ Theo dõi kế hoạch xuất nhập hàng hóa của công ty.
+ Phối hợp với các phòng ban thực hiện tốt kế hoạch, mục tiêu đề ra.
+ Phân bổ công việc cho cấp dưới, kiểm tra, đôn đốc các bộ phận, nhân viên đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ.
+ Xử lý khiếu nại, thắc mắc của khách hàng.
+ Chuẩn bị các báo cáo về hoạt động, khuyến nghị cải tiến, sửa đổi Báo cáo cho ban giám đốc về tiến độ sản xuất, kế hoạch thực hiện sản xuất của doanh nghiệp.
+ Tham gia chuẩn bị và quản lý ngân sách, theo dõi và kiểm soát chi tiêu.
+ Cung cấp, đào tạo phát triển nhân viên.
+ Thực hiện các công việc khác của cấp trên giao cho.
Đặc Điểm Tổ Chức Bộ Máy Kế Toán Của Công Ty
Tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị: Để phù hợp với yêu cầu, đặc điểm tổ chức sản xuất và trình độ quản lý, công ty áp dụng việc tổ chức kế toán theo kiểu tập trung.
- Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán:
Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận kế toán tại đơn vị:
- Kế toán trưởng: Phụ trách công tác chung của phòng, tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với nhiệm vụ sản xuấ kinh doanh của công ty theo yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý
+ Kiểm tra giám sát các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, nội dung công việc kế toán theo chuẩn mực và chế độ kế toán tại đơn vị Kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản tại đơn vị.
+ Phát hiện và ngăn chặn các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán Phân tích thông tin, số liệu kế toán tại đơn vị.
+ Tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị.
+ Cuối mỗi kỳ kế toán, gửi báo cáo tài chính cho Giám đốc công ty, kiểm toán nội bộ
- Thủ quỹ: quản lý quỹ tiền mặt của công ty, hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi do kế toán tiền mặt đưa sang đề xuất hoặc nhập quỹ tiền mặt, ghi sổ quỹ phần thu chi Sau đó tổng hợp đối chiếu thu chi với kế toán tiền mặt.
Cuối tháng, cùng với kế toán tiền mặt, giám đốc, kế toán trưởng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt tại két.
- Kế toán tiền mặt và tiền lương:
+ Theo dõi tình hình tăng, giảm tiền mặt tại đơn vị Căn cứ vào chứng từ do các bộ phận chức năng yêu cầu để làm phiếu thu, phiếu chi tiền mặt Cuối tháng, cùng với thủ quỹ, giám đốc, kế toán trưởng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt tại két.
Thủ quỹ Kế toán tiền mặt, tiền lương
Kế toán tiền gửi ngân hàng, công nợ
Kế toán tài sản cố định, vật tư
Kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh
+ Tính toán và hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương, các khoản giảm trừ vào lương, các khoản thu nhập, trợ cấp cho cán bộ công nhân viên của công ty.
Hàng tháng, căn cứ vào bảng chấm công do chỉ huy trưởng công trình lập đối với lao động trực tiếp để tính lương cho lao động trực tiếp.
- Kế toán tiền gửi ngân hàng và công nợ:
+ Theo dõi tình hình tăng, giảm tiền gửi của đơn vị tại ngân hàng Căn cứ vào chứng từ do các bộ phận chức năng yêu cầu để làm ủy nhiệm chi cho khách hàng qua ngân hàng và theo dõi dòng tiền về từ khách hàng để vào sổ kế toán.
Cuối tháng, đối chiếu sổ kế toán tại ngân hàng đơn vị với sổ phụ của ngân hàng.
+ Theo dõi công nợ phải thu, phải trả của đơn vị theo từng đối tượng của khách hàng Căn cứ vào hóa đơn do các bộ phận chức năng gửi sang và chứng từ thu, chi, tiền gửi qua ngân hàng để lập bảng tổng hợp công nợ cho từng đối tượng khách hàng.
Cuối tháng, lập biên bản đối chiếu công nợ với các khách hàng và luôn kiểm tra những khoản nợ khó đòi để trình lên kế toán trưởng để có biện pháp xử lý.
- Kế toán tài sản cố định - vật tư:
+ Theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định của đơn vị Theo dõi tình hình sử dụng tài sản cố định tại đơn vị để báo cáo cho Ban giám đốc khi tài sản cố định hư hỏng, chất lượng không còn đảm bảo cho quá trình sử dụng Cuối tháng, tính số khấu hao tài sản cố định để ghi sổ kế toán.Cuối năm, cùng với các bộ phận chức năng khác kiểm kê tài sản cố định đối chiếu với sổ kế toán
+ Hàng ngày thủ khoa các công trình tiêu trúng chứng từ nhập - xuất lên, kế toán vật tư phân loại theo từng công trình và đối chiếu số liệu trên phiếu nhập với dữ liệu trên hóa đơn để vào sổ kế toán.
Cuối tháng tính giá bình quân xuất để vào sổ kế toán Khi có yêu cầu bộ phận kế toán vật tư và các bộ phận chức năng khác tiến hành kiểm kê tại kho vật tư, đối chiếu với sổ kế toán Nếu có thiếu hụt dư thừa sẽ tìm nguyên nhân và biện pháp xử lý ghi trong biên bản kiểm kê.
- Kế toán doanh thu chi phí và xác định kết quả kinh doanh:
Theo dõi sự biến động của doanh thu, chi phí cho từng công trình để xác định kết quả kinh doanh Hàng tháng căn cứ vào biên bản nghiệm thu từng hạng mục công trình của từng công trình để xuất hóa đơn giá trị gia tăng Căn cứ vào hóa đơn giá trị gia tăng và các chứng từ có liên quan để ghi sổ kế toán doanh thu Căn cứ vào các khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp do bộ phận kế toán vật tư cung cấp, chi phí nhân công trực tiếp do bộ phận kế toán tiền lương và kế toán công nợ cung cấp, chi phí sản xuất chung do các bộ phận kế toán có liên quan cung cấp, để phân loại theo từng khoản mục chi phí cho từng hạng mục công trình.Từ đó, tính giá vốn cho từng hạng mục công trình và xác định kết quả kinh doanh.
Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường
Do tình hình kinh tế bị chịu ảnh hưởng bởi dịch bệnh nên giai đoạn 2019-2021 đối với bất kỳ doanh nghiệp nào cũng gặp phải những khó khăn và thách thức, tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường trong giai đoạn này cũng có nhiều biến động, được thể hiện qua một số chỉ tiêu kinh tế như sau:
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu
Và Xây Dựng Việt Cường năm 2019, 2020, 2021 ( Phụ lục số 1.c)
Chỉ tiêu về tỷ suất sinh lời:
Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
1 Tổng tài sản bình quân 10,598,412,55
2 Vốn chủ sở hữu bình quân 8,129,785,036 9,385,127,556 11,447,038,77
1 Tỷ suất sinh lời của doanh thu:
ROS = Lợi nhuận sau thuế/ Doanh thu thuần 100%
2 Tỷ suất sinh lời của vốn chủ sở hữu:
ROE = Lợi nhuận sau thuế/ Vốn chủ sở hữu bình quân.100%
3 Tỷ suất sinh lời của tài sản:
ROA= Lợi nhuận sau thuế/ Tổng tài sản bình quân 100%
- Bảng tổng hợp kết quả:
- Tỷ suất sinh lời của doanh thu năm 2021 tăng so với năm 2020 và 2019, mặc dù có sự giảm đi giữa năm 2020 và 2019, song đã tăng trở lại vào năm 2021 Cả ba năm công ty đều có chỉ số ROS dương (+), tức doanh nghiệp làm ăn có lãi (lợi nhuận sau thuế >0).ROS tăng chứng tỏ công ty đã sử dụng hiệu quả chi phí, trong đó có chi phí được tạo ra từ tài sản của doanh nghiệp Tuy nhiên chỉ tiêu này của công ty đang ở mức thấp, lợi nhuận của công ty trong ba năm không khả quan.
- Tỷ suất sinh lời của vốn chủ sở hữu năm 2020 giảm mạnh so với năm 2019 và tăng trở lại trong năm 2021 (năm 2020 giảm 0.22% so với năm 2019 và năm 2021 tăng 0.1% so với năm 2020).Cả ba năm công ty đều có chỉ số ROE mang giá trị dương, là công ty làm ăn có lãi Chỉ tiêu ROE của công ty cả ba năm đều lớn hơn chỉ tiêu ROA chính là đòn bẩy tài chính chính doanh nghiệp có tác động tích cực.
- Tỷ suất sinh lời của tài sản năm 2020 cũng giảm mạnh so với năm 2019 và tăng trở lại trong năm 2021 Cả ba năm công ty đều có chỉ số ROA mang giá trị dương, là công ty làm ăn có lãi Cho thấy doanh nghiệp sử dụng tài sản có hiệu quả.
=> Do tác động của dịch covid và giá xăng dầu nên khả năng sinh lời của công ty trong ba năm 2019,2020,2021 chưa thực sự ổn định và phát triển, đặc biệt trong năm
2020, cả ba chỉ tiêu của công ty đều sụt giảm Tuy nhiên, khi đẩy lùi được đại dịch và với các chính sách và biện pháp của công ty, lợi nhuận đã tăng trở lại trong năm 2021 và phát triển tốt hơn.
Chỉ tiêu về tỷ số hiệu quả hoạt động:
Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
1 Hàng tồn kho bình quân 802,985,633 684,771,022 514,116,744
2 Số dư phải thu khách hàng bình quân
3 Số dư phải trả người bán bình quân
1 a Đánh giá hiệu quả hoạt động hàng tồn kho:
- Số vòng luân chuyển hàng tồn kho = Giá vốn hàng bán/ Hàng tồn kho bình quân
- Thời gian một vòng quay hàng tồn kho = Thời gian kỳ phân tích/Số vòng quay hàng tồn kho
- Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho = Hàng tồn kho bình quân / Doanh thu thuần
- Bảng tổng hợp kết quả:
1 Số vòng luân chuyển hàng tồn kho 22.94 19.23 20.61
2 Thời gian một vòng quay hàng tồn kho 15.69 18.72 17.47
3 Hệ số đảm nhiệm hàng tồn kho 0.040 0.045 0.037
- Số vòng luân chuyển hàng tồn kho năm 2019 tốt hơn năm 2021 và 2020
(22.94>20.61>19.23) Số vòng luân chuyển hàng tồn kho giảm đi, cho thấy hiệu quả hoạt động của công ty đang giảm đi, tăng nguy cơ ứ đọng vốn đầu tư cho hàng hóa dự trữ.
- Thời gian một vòng quay hàng tồn kho năm 2019 tốt hơn năm 2021 và 2020
(15.699.13 vòng) Năm 2020, khách hàng nợ tiền của công ty nhiều hơn so với năm 2019, nhưng đến năm 2021, khách hàng đã dần thanh toán các khoản nợ cho công ty.
- Thời gian một vòng quay phải thu khách hàng năm 2021 tốt hơn năm 2019 và năm
2020 ( 25.510.12vòng>7.89vòng) Năm 2019, doanh nghiệp có được nguồn vốn chiếm dụng cao nhất, tăng các khoản đầu tư hoạt động của công ty, năm 2020 dịch bệnh ảnh hưởng nặng nề khiến nguồn vốn này sụt giảm mất gần phân nửa và cũng đã tăng trở lại trong năm 2021.
- Thời gian một vòng quay phải trả người bán năm 2019 tốt hơn năm 2020 và 2021 ( 29.10< 33.58 Hoạt động phải trả người bán của công ty giảm từ năm 2019, do tác động của dịch bệnh, công ty bán ít hàng hơn và không thu được các khoản nợ cúa khách hàng; từ đó khiên không ty cũng chậm trễ trong việc trả nợ cho nhà cung cấp.
THỰC TRẠNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VẬT LIỆU VÀ XÂY DỰNG VIỆT CƯỜNG
Tổ chức bộ máy kiểm soát nội bộ tại công ty
2.1.1 Các Chính Sách Kế Toán Chung Của Công Ty
Hệ thống kế toán công ty áp dụng:
- Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu và Xây dựng Việt Cường hiện đang áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo thông tư 133/2016/TT-BTC ngày
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: Đồng (VNĐ)
- Thực hiện niên độ kế toán theo từng quý: 4 quý/năm.
- Công ty áp dụng hình thức kế toán máy: Phần mềm MISA.
- Hình thức sổ sách kế toán áp dụng: Chứng từ ghi sổ
- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra ghi vào sổ Nhật ký chung, ghi vào sổ sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái, sổ chi tiết Cuối tháng, cuối quý, cuối năm dựa vào số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối phát sinh; dựa vào sổ chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết Sau đó kiểm tra và đối chiếu khớp với số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: nguyên tắc giá gốc.
+ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: bình quân gia quyền.
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho cuối kỳ: kê khai thường xuyên.
- Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định: theo nguyên giá.
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định: khấu hao theo đường thẳng.
- Công ty tính và nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.
Hệ thống thông tin kế toán
Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là quan trọng nhất và không thể thiếu trong hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty Hệ thống thông tin kế toán được thiết lập để cung cấp thông tin cho việc ra các quyết định quản lý, thực hiện công tác kiểm tra kế toán và kiểm soát các hoạt động của công ty
Hệ thống thông tin kế toán bao gồm: hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách và các báo cáo kế toán Qua khảo sát thực tế, Công ty áp dụng chế độ kế toán theo thông tư ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính Vì vậy việc vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, tài khoản, sổ sách và các báo cáo kế toán tại Công ty đều tuân thủ theo Quyết định này.
* Thứ nhất, hệ thống chứng từ được sử dụng trong công ty:
- Chứng từ kế toán: là giấy tờ và vật mang tính phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán
- Chứng từ về tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng thanh toán tiền thưởng.
- Chứng từ về tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán; Biên lai thu tiền; Ủy nhiệm thu; Ủy nhiệm chi; giấy báo nợ; bảng kiểm kê quỹ; bảng kê thu tiền,
- Chứng từ nhập hàng: hóa đơn đầu vào, phiếu nhập mua, phiếu nhập kho,
- Chứng từ xuất hàng: hóa đơn đầu ra, phiếu xuất, phiếu xuất trả nhà cung cấp, phiếu xuất kho sản xuất, phiếu xuất hàng sử dụng nội bộ, phiếu xuất công nợ khác.
- Chứng từ tiền lương: bảng chấm công, bảng lương, bảng thanh toán thu nhập, danh sách chuyển khoản theo mẫu của ngân hàng;
- Chứng từ thu tiền: phiếu thu, phiếu xuất theo hình thức thanh toán ngay, giấy báo có,.
- Chứng từ chi tiền: phiếu chi, phiếu nhập lại tiền mặt, giấy báo nợ,
- Chứng từ tài sản: Đề nghị cấp phát tài sản, biên bản bàn giao, biên bản thu hồi, biên bản thanh lý tài sản,
- Hóa đơn giá trị gia tăng của đơn vị bán: là chứng từ gốc do bên bán cung cấp khi bán hàng hóa Trên hóa đơn giá trị gia tăng phải ghi đầy đủ chính xác về tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị bán hàng, đơn vị mua hàng Ghi rõ tên hàng, đơn vị tính, số lượng hàng hóa, đơn giá, thành tiền, thuế giá trị gia tăng, chữ ký của cấp trên Nếu có sai sót trên hóa đơn giá trị gia tăng thì người kiểm tra hóa đơn giá trị gia tăng phải báo ngay cho bên bán để kịp thời lập biên bản điều chỉnh hoặc biên bản hủy hóa đơn
- Công ty Cổ phần Thương mại vật liệu và Xây dựng Việt Cường là đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nên khi viết hóa đơn bán hàng, công ty sử dụng hóa đơn điện tử.
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của công ty thì đều phải lập chứng từ kế toán, chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế
Vì thế, nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu rõ ràng, chính xác Chứng từ kế toán phải được phòng kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.
* Thứ hai, hệ thống tài khoản kế toán tại công ty:
Hệ thống tài khoản kế toán được sử dụng tại công ty được xây dựng trên cơ sở vận dụng hệ thống tài khoản kế toán trong Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, tuân theo quy định trong chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo133/2016/TT-BTC. Trên phương diện kiểm soát, hệ thống tài khoản kế toán có tác dụng kiểm tra, giám sát các thông tin kinh tế theo các nội dung đã được phân loại một cách thưởng xuyên, liên tục và có hệ thống từ khi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đến khi chúng được tổng hợp vào các chỉ tiêu
Một trong những mục tiêu chi tiết của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính là các nghiệp vụ kinh tế tài chính phải được phân loại đúng đắn Mục tiêu này phụ thuộc vào hệ thống tài khoản kế toán có được xây dựng phù hợp hay không, nội dung và các quan hệ đối ứng tài khoản có được quy định rõ ràng hay không.
* Thứ ba, hệ thống sổ sách kế toán tại công ty
Hình thức sổ kế toán hiện đang áp dụng tại công ty là hình thức kế toán nhật ký chung, mẫu biểu và cách thức lập được công ty thực hiện tuân theo quy định trong chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo133/2016/TT-BTC.
Sổ kế toán tại công ty được sử dụng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ
Quy định của kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường
Hệ thống kế toán nhận diện, ghi chép, tổng hợp và báo cáo thông tin tài chính Trong công ty, hệ thống kế toán bao gồm nhiều hệ thống bộ phận kế toán hợp thành Những hệ thống nhỏ độc lập tương đối so với hệ thống kế toán của cả công ty
Hệ thống kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán và hệ thống báo cáo kế toán Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ doanh nghiệp
- Một số mẫu sổ, chứng từ, báo cáo áp dụng tại công ty ( Phụ lục số 2)
- Mô hình luân chuyển chứng từ trong công ty: ( Phụ lục số 3)
Một số quy định kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường:
- Nhân viên chấm công bằng thẻ nhân viên.
- Về quy định chấm công cho nhân viên, nhân viên ra vào công ty phải bấm vào thẻ chấm công, nhân viên được phép quên bấm thẻ 03 lần trong tháng.
- Nhân viên không ăn uống tại bàn làm việc.
- Nhân viên không được rời khỏi vị trí làm việc quá 30 phút mà không có sự phê duyệt của cấp trên.
- Thời gian làm buổi sáng là từ 8 giờ đến 12 giờ, buổi chiều là từ 13 giờ 30 phút đến
- Về cách ăn mặc: nhân viên đi làm tại văn phòng công ty phải ăn mặc lịch sự, không hở hang lố bịch.
- Nhân viên không sử dụng tài sản chung của công ty với mục đích cá nhân, không mang thiết bị, dụng cụ tại công ty ra khỏi nơi làm việc.
Đối với quản lý tài khoản, giấy tờ sổ sách:
- Ban hành quy định thanh toán nội bộ, chia danh mục khoản mục chi tiêu gắn với hạch toán tài khoản kế toán.
- Việc phân cấp trách nhiệm quản lý đối với tài sản phải dựa trên giá trị của tài sản hoặc giới hạn cụ thể khác theo quy định nội bộ.
- Soạn thảo quy chuẩn hạch toán mẫu: Là một bảng liệt kê ra hầu hết các giao dịch thu chi trong công ty Mục đích của việc này là sau này dù điều chuyển công tác nhân sự hay có nhân viên mới vào làm thì họ có thể dễ dàng nắm được từng khoản đã hạch toán.
- Kiểm kê thường xuyên/ kiểm kê đột xuất 2 tháng/lần với sự tham gia của một bên độc lập (có thể thuê ngoài cũng có thể là nhân viên một bộ phận khác trong công ty).
- Phân công nhiệm vụ giữa người giữ tiền đã ghi sổ thực tế đã nhận
- Ký tắt sau các giấy tờ chứng minh đã được lập bảng kê, phiếu thu được đối chiếu và ký duyệt
- Các phiếu thu, bảng kê phải có chữ ký của người nộp, người lập và người nhận tiền.
- Có chính sách cụ thể trong việc thanh toán được xét duyệt đúng đắn, phiếu thu tiền trước hạn, theo khối lượng hàng bán.
- Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền.
- Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể về chế độ báo cáo nhận tiền kịp thời.
- Phải so sánh chi tiết danh sách nhận tiền từ sổ được đã ghi đầy đủ vào sổ quỹ và bảng quỹ với nhật ký thu tiền, với các bảng kê tiền gửi ngân hàng, tiền gửi vào ngân hàng và với các tài khoản nợ phải thu.
- Các phiếu thu, ủy nhiệm thu, biên lai phải đính kèm các giấy tờ chứng minh.
- Kiểm tra các chứng từ chứng minh trước khi lập phiếu chi do một nhân viên có thẩm quyền thực hiện.
Đối với các phòng ban :
+ Kiểm tra, giám sát việc tuân thủ các quy định pháp luật, điều lệ công ty, quyết định của Giám đốc, các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy trình quản trị rủi ro của công ty, của các bộ phận có liên quan.
+ Ban hành chính sách quản lý nợ; kỷ luật tài chính, chi tiêu đúng mục đích.
- Các chính sách chế độ liên quan đến quản lý vốn bằng tiền, những quy định về mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng, chế độ thanh toán không dùng tiền mặt, quy định về phát hành séc, về quản lý và hạch toán ngoại tệ….
+ Chuẩn hóa hồ sơ cho từng loại giao dịch:ví dụ như quy định thanh toán công tác phí trong nội bộ, công ty có quy định rõ ràng: trường hợp nào nhân viên được tạm ứng, khi đi công tác có cần quyết định cử đi công tác/ lệnh công tác không? Trước khi đi công tác nhân viên có hoạt động tạm ứng, cần giấy tờ gì, sau khi đi công tác về xin được hoàn ứng, bù trừ tiền đã ứng với tiền đã chi theo thủ tục trình tự nào, ai là người ký? + Áp dụng nguyên tắc “bất kiêm nhiệm” trong hoạt động quản lý phân công công việc trong công ty Công việc của nhận viên luôn rõ ràng, phân chia hợp lý khi làm việc và báo cáo hoạt động của công ty
Chẳng hạn lãnh đạo đơn vị kể cả lãnh đạo công tác kế toán tài chính của đơn vị không được phép bố trí những người thân trong gia đình làm công tác thủ quỹ, thủ kho, kế toán tại đơn vị.
+ Áp dụng công nghệ thông tin trong các bộ phận, quá trình hoạt động của doanh nghiệp: Tự tạo và thực hiện các giao dịch song song với việc ghi chép thủ công; Tăng khả năng giám sát của ban giám đốc, giúp giám sát kịp thời, đầy đủ hơn hoạt động của đơn vị; Tăng khả năng sử dụng của nhân viên, đẩy nhanh công việc.
+ Thông tin của doanh nghiệp luôn được cập nhật theo nhiều nguồn tin và đảm bảo độ chính xác: Phân tích cấu trúc chi phí của từng cửa hàng và tổng công ty; So sánh chi phí của các tháng liền kề; Phân tích doanh số của từng cửa hàng và của công ty, phân tích top 5/ các mặt hàng bán chạy nhất,
- Phân bổ nguồn nhân lực phù hợp với từng hoạt động kinh doanh và kiểm soát.
=> Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ liên hệ trực tiếp đối với các phần hành trong công ty Và được trình bày cụ thể trong phần liên hệ phần hành với số liệu:
Thực trạng các phần hành, chu trình kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ Phần Thương Mại vật liệu và Xây Dựng Việt Cường
2.3.1 Phần hành kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền tại công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường.
Vốn bằng tiền là 1 bộ phận cấu thành nên tài sản ngắn hạn trong tổng tài sản của doanh nghiệp Vốn bằng tiền luôn tồn tại dưới hình thái tiền tệ - giá trị trong các công tác, thể hiện rõ nét trong công tác kế toán.
Vốn bằng tiền bao gồm: Tiền mặt; Tiền gửi ngân hàng; Tiền đang chuyển.
- Giấy báo nợ, Giấy báo có;
- Giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng;
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng;
Hồ sơ, giấy tờ làm việc đối với phần hành vốn bằng tiền:
- Hồ sơ chứng từ thanh toán chưa trả: bao gồm những chứng từ thanh toán đã được duyệt chi, và đã được ghi vào Sổ nhật ký chứng từ thanh toán nhưng chưa trả tiền Các chứng từ thanh toán chưa trả này được lưu trữ theo ngày đáo hạn chi trả Hồ sơ lưu trữ giúp kiểm soát để đảm bảo cho việc chi trả nợ đúng hạn, và bảo đảm không để mất các khoản chiết khấu thanh toán do hết hạn được hưởng.
- Hồ sơ chứng từ thanh toán đã trả: chứa đựng mọi thông tin về các chứng từ thanh toán đã chi trả, và được sắp xếp theo số thứ tự hoặc tên nhà cung cấp Vào ngày chi trả, chứng từ thanh toán cùng với các chứng từ có liên quan và Séc chưa ký sẽ được chuyển sang bộ phận xét duyệt.
Sau khi đã ký, Séc sẽ được gửi trực tiếp cho người nhận; còn các chứng từ thanh toán và các chứng từ gốc đính kèm sẽ được đánh dấu để tránh tài sử dụng
Cuối cùng, các chứng từ thanh toán đã được đánh dấu sẽ chuyển về phòng kế toán, và được ghi vào Sổ đăng ký Séc
Cần lưu ý khi sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán, có thể không cần sử dụng sổ chi tiết về tài khoản phải trả.
Đặc điểm kiểm soát nội bộ đối với phần hành vốn bằng tiền:
- Vốn bằng tiền là khoản mục được trình bày trước tiên trên Bảng cân đối kế toán và là khoản mục quan trọng nhất trong tài sản ngắn hạn Do thường đóng vai trò quan trọng trong quá trình phân tích khả năng thanh toán của một doanh nghiệp
Nếu số dư quá thấp chứng tỏ khả năng thanh toán tức thời gặp nhiều khó khác trong khi nếu số dư tiền qua cao lại chứng tỏ một điều không tốt vì sử dụng trong vòng quay vốn không hiệu quả Vì vậy đây là khoản có thể bị cố tình trình bày sai lệch.
- Các nghiệp vụ về tiền thường phát sinh thường xuyên với số lượng lớn và có quy mô khác nhau
Mặc dù tiền có nhiều ưu điểm trong hoạt động thanh toán, kể cả trong quá trình bảo quản, sử dụng nhưng cũng chính điều này cũng dẫn tới khả năng sai phạm tiềm tàng rất cao nên cần phải được kiểm soát thường xuyên.
- Khoản mục vốn bằng tiền là một khoản mục bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng như doanh thu, chi phí, công nợ,
Những sai phạm ở khoản mục khác sẽ tác động đến vốn bằng tiền và ngược lại Số phát sinh của các tài khoản vốn bằng tiền thường lớn hơn số phát sinh của các tài khoản khác
Mặt khác, tiền là một khoản mục được ưu chuộng nhất nên xác suất gian lận, biển thủ cao nhất, và do có rủi ro tiềm tàng cao nên cần phải có một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ bên cạnh việc lựa chọn những nhân viên kế toán có đạo đức nghề nghiệp.
Quy định về kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền Để hạn chế những sai sót có thể xảy ra, Công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Vfa Xây Dựng Việt Cường thường thiết lập kiểm soát nội bộ đối với các khoản tiền, và hệ thống này có thể chia làm hai loại :
+ Kiểm soát các chu trình nghiệp vụ có ảnh hưởng đến các khoản thu hay chi tiền, thí dụ chu trình bán hàng hoặc chu trình mua hàng.
+ Kiểm tra độc lập thông qua kiểm kê quỹ hay đối chiếu với ngân hàng.
Công ty kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với tiền tuân thủ những yêu cầu như sau:
- Thu đủ : Mọi khoản tiền đều phải được thu đầy đủ, gửi vào ngân hàng hay nộp vào quỹ trong khoảng thời gian sớm nhất.
- Chi đúng: Tất cả các khoản chi đều phải đúng với mục đích, phải được xét duyệt, và được ghi chép đúng đắn.
- Phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý để đảm bảo chi trả các nhu cầu về kinh doanh, cũng như thanh toán nợ đến hạn Tránh việc tồn quỹ quá mức cần thiết, vì không tạo khả năng sinh lợi và có thể gặp rủi ro.
Các nguyên tắc kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền
Có thể tóm tắt các nguyên tắc chung của công ty để xây dựng kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền như sau :
- Nhân viên phải có đủ khả năng và liêm chính;
- Áp dụng nguyên tắc phân chia trách nhiệm;
- Hàng ngày, đối chiếu số liệu giữa thủ quỹ và kế toán, và nộp ngay số thu trong ngày cho ngân hàng;
- Có biện pháp khuyến khích các người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai hoặc phiếu thu tiền;
- Thực hiện tối đa những khoản chi bằng tiền gửi ngân hàng, hạn chế chi bằng tiền mặt;
- Cuối mỗi tháng, thực hiện đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế.
Quy trình kiểm soát nội bộ đối với phần hành vốn bằng tiền:
- Đầu tiên, khi tạo lập chứng từ : Do hoạt động kinh tế diễn ra thường xuyên và hết sức đa dạng nên chứng từ sử dụng để phản ánh cũng mang nhiều nội dung, đặc điểm khác nhau Bởi vậy, tuỳ theo nội dung kinh tế, theo yêu cầu của quản lý là phiếu thu, chi hay các hợp đồng, mà sử dụng một chứng từ thích hợp.
Chứng từ phải lập theo mẫu nhà nước quy định và có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan.
- Tiếp đó, kiểm tra chứng từ: Khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hợp lý của chứng từ: Các yếu tố phát sinh chứng từ, chữ ký của người có liên quan, tính chính xác của số liệu trên chứng từ Chỉ sau khi chứng từ được kiểm tra nó mới được sử dụng làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
- Tiếp đó, khi sử dụng chứng từ cho kế toán nghiệp vụ và ghi sổ kế toán: cung cấp nhanh thông tin cho người quản lý phần hành này:
+ Phân loại chứng từ theo từng loại tiền, tính chất, địa điểm phát sinh phù hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán.
+ Lập định khoản và ghi sổ kế toán chứng từ đó.
- Sau đó, bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán: trong kỳ hạch toán, chứng từ sau khi ghi sổ kế toán phải được bảo quản và có thể tái sử dụng để kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
- Đánh dấu chứng từ gốc khi xét duyệt, bảo quản séc an toàn, đảm bảo Séc được đánh số thứ tự trước khi sử dụng Các Séc đã được đánh số trước nhưng không sử dụng phải được lưu lại đầy đủ để tránh tình trạng bị mất cắp, hay bị chiếm dụng.
Những Séc hư, mất hiệu lực phải đóng dấu hủy bỏ, hay gạch bỏ để tránh tình trạng sử dụng lại, và phải được lưu trữ đầy đủ
NHẬN XÉT VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CP THƯƠNG MẠI VẬT LIỆU VÀ XÂY DỰNG VIỆT CƯỜNG
Đánh giá về thực trạng kiểm soát nội bộ tại công ty
3.1.1 Ưu điểm của kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường.
- Các nguyên tắc kiểm soát đề cao các phẩm chất đạo đức và năng lực của nhân viên góp phần tạo nên một môi trường kiểm soát tích cực.
- Cơ cấu tổ chức và các tuyến báo cáo: Kênh thông tin tốt, trưởng các bộ phận trực điều hành, thường xuyên tổ chức họp hằng ngày để báo cáo trực tiếp với giám đốc, các bộ phận không có quyền can thiệp mà có chức năng hỗ trợ, bổ sung cho nhau tạo điều kiện cho công tác quản lý thuận lợi hơn.
- Việc phân chia quyền hạn và trách nhiệm cho từng cá nhân, từng bộ phận tạo động lực cho nhân viên đóng góp và chia sẽ trách nhiệm trong kiểm soát nội bộ của công ty.
- Việc thiết lập và đánh giá các rủi ro có thể ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp giúp ban quản lý ngăn ngừa, phát hiện và lập kế hoạch để đối phó với các rủi ro, giảm thiểu những tác hại không mong muốn đến việc hoàn thành mục tiêu của công ty Nhận diện rõ ràng và đầy đủ các nhân tố bên trong và bên ngoài tổ chứccông ty ảnh hưởng đến việc hoàn thành các mục tiêu của công ty và đưa ra các giải pháp nhằm ngăn chặn, đối phó với các rủi ro này.
- Thông tin trong nội bộ công ty được thực hiện từ dưới lên và trên xuống giúp cho nhân viên có thể nắm rõ các thông điệp từ ban quản lý cũng như ban quản lý cũng nắm bắt được chính xác và kịp thời các vấn đề tồn tại gây ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu của công ty.
- Việc xây dựng các báo cáo kiểm soát doanh thu, kiểm soát chi phí hằng ngày giúp phát hiện các kịp thời các nguyên nhân gây chi phí vượt trội cũng như doanh thu trong ngày thấp để đưa ra hướng giải quyết.
- Chứng từ được phân chia theo từng loại, từng nhóm, áp dụng cho các phần hành theo quy định
Các quy trình của công ty gắn liền với chứng từ: quy trình bán hàng, quy trình thanh toán, quy trình mua sắm hàng hóa, quy trình quản lý hàng tồn kho, các quy trình đã có biểu mẫu chứng từ riêng được áp dụng cho toàn công ty do đó thuận lợi cho việc lập và kiểm tra chứng từ.
- Hệ thống tài khoản kế toán công ty có phần giải thích nội dung ghi chép của từng tài khoản, tức là quy định nội dung đối tượng kế toán phản ánh, quy định những quan hệ đối ứng tài khoản chủ yếu và phương hướng vận dụng vào từng ngành cụ thể để đảm bảo tính thống nhất
Hệ thống sổ sách chứng từ tương đối hoàn chỉnh giúp cho việc hạch toán của kế toán được thuận tiện và dễ dàng hơn Với các phương pháp kế toán rõ ràng, chính xác giúp việc xác định kết quả kinh doanh và lập các báo cáo được thuận tiện và nhanh chóng hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm soát nội bộ.
- Các quy định, quy tắc được ban hành và bổ sung theo từng giai đoạn phát triển, là bắt buộc áp dụng trong công ty; các chứng từ phát sinh đều được theo dõi trên cả sổ sách báo cáo và trên phần mềm kế toán, góp phần xây dựng hệ thống kiểm soát nội được kiểm soát chặt chẽ và hiệu quả.
Đối với phần hành kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền:
- Hệ thống tài khoản và chứng từ chi tiết rõ tài khoản con và khách hàng, nhà cung cấp Quá trình thu/chi đã tuân thủ các quy định trong công ty và quy định của Bộ Tài Chính
- Kế toán vốn bằng tiền thực hiện theo dõi và quản lý mọi thủ tục, chứng từ liên quan đến hoạt động về tiền trong công ty.
Đối với phần hành kiểm soát nội bộ hàng tồn kho:
- Quy trình mua hàng, xuất hàng và bảo quản được quản lý và phân chia rõ ràng cụ thể với từng sản phẩm, từng khâu thực hiện, kiểm soát và tính toán Quá trình nhận và xuất kho nguyên vật liệu được quy định chặt chẽ về cả về quy cách lẫn chất lượng sản phẩm.
- Áp dụng nguyên tắc giá gốc trong ghi nhận hàng tồn kho, tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp hạch toán hàng tồn kho cuối kỳ là kê khai thường xuyên.
- Nhà cung cấp và khách hàng cũng có nguyên tắc áp dụng khi lựa chọn và hợp tác.
Đối với phần hành kiểm soát nội bộ tài sản cố định:
- Máy móc thiết bị được trang bị đầy đủ từ văn phòng, phân xưởng đến máy móc thiết bị phục vụ cho các công trình thi công.
- Máy móc thiết bị được lên danh sách chuẩn bị và mua sắm hàng năm.
- Tài sản cố định được trích khấu hao đầy đủ.
Đối với phần hành kiểm soát nội bộ tiền lương và các khoản trích theo lương:
- Công ty đã áp dụng hình thức tính lương và các khoản trích theo quy định, luôn cập nhật khi có các thay đổi về mặt thời gian, đảm bảo quyền lợi của nhân viên ở mức tốt nhất Kế toán theo dõi chấm công và tính lương theo đúng quy định trong công ty.
- Việc quản lý lao động của công ty được thực hiện chặt chẽ, đảm bảo quyền lợi cho người lao động Công ty có phân công cán bộ quản lý riêng việc đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
- Việc bố trí, sắp xếp lao động hợp lý, tính toán và trả công cho người lao động một cách thoả đáng, góp phần nâng cao năng lực sản xuất, tiết kiệm hao phí lao động Từ đó mang lại hiệu quả kinh tế cao.
Kiến nghị về công tác kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ Phần Thương Mại Vật Liệu Và Xây Dựng Việt Cường
- Tăng cường việc trao đổi thông tin giữa các cấp và các thông tin này cần phải đảm bảo chất lượng và độ tin cậy nhằm giúp cho tất cả các cá nhân trong tổ chức hiểu được trách nhiệm của mình với kiểm soát nội bộ của công ty.
- Tuy cơ cấu tổ chức được phân công, phân nhiệm cụ thể ở từng bộ phận, giám đốc công ty nên cho phép các bộ phận này tham gia giám sát bộ phận khác, nếu có phát hiện các sai phạm cần báo cho trưởng bộ phận hoặc cấp trên cao hơn để kịp thời giải quyết.
- Công ty Việt Cường cần thiết lập ban quản trị chất lượng, mở các lớp đào tạo và tập huấn về quản trị chất lượng đến toàn bộ nhân viên trong công ty, đưa ra các tiêu chuẩn chung buộc mọi người phải tuân thủ về quy trình quản trị chất lượng nhằm giảm thiểu xảy ra các gian lận trong công ty.
- Đối với một số nhân viên vi phạm về đạo đức nghề nghiệp cần phải được xử lý nghiêm khắc để làm gương những nhân viên khác, không nên vì tình cảm cá nhân, hay vì những mối quan hệ khác mà xử lý không nghiêm khắc.
- Về vấn đề tuyển dụng: phòng tổ chức nhân sự cần phải tuân thủ nguyên tắc công bằng trong tuyển dụng, tuyển dụng các nhân viên đầy đủ các kĩ năng và năng lực, gắn công tác bồi dưỡng, đào tạo với bố trí sử dụng nhân viên phù hợp với chuyên ngành và chuyên môn nhằm phát huy hết năng lực góp phần hoàn thành mục tiêu của công ty.
- Ban quản lý công ty Việt Cường cần lập nên phòng giám sát chuyên phụ trách về công tác giám sát, phòng này độc lập với các bộ phận chức năng và những người trong ban kiểm sát này là những người am hiểu về công việc chức năng của các bộ phận khác nhau cũng như am hiểu về các chính sách của công ty để đưa ra các đánh giá đúng đắn.
- Tăng cường giám sát của các trưởng bộ phận với nhân viên, các nhân viên trong bộ phận giám sát lẫn nhau cũng như có sự giám sát chéo giữa nhân viên của bộ phận này với nhân viên của bộ phận khác, khi phát hiện sai phạm thì kịp thời báo cáo.
- Bố trí các thiết bị hỗ trợ cho công tác giám sát như lắp các camera giám sát vào các vị trí quan trọng, đảm bảo camera luôn hoạt động.
Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ vốn bằng tiền:
- Kế toán thanh toán cần kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, kiểm tra đối chiếu số lượng nhận hàng với đơn hàng cụ thể, chính xác rồi mới nhập vào hệ thống theo dõi công nợ và làm thủ tục thanh toán.
Khi hoàn tất các thủ tục thanh toán cần đóng dấu đã thanh toán và hóa đơn để tránh thanh toán trùng.
- Đối với các khoản chi tiền, cần có các phiếu yêu cầu cụ thể, có sự xác nhận của nhân viên, bộ phận yêu cầu và có chữ ký xác nhận của kế toán trưởng, giám đốc hoặc phó giám đốc, tránh cho việc nhân viên chi khống, làm chứng từ khống.
Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ hàng tồn kho:
- Phòng mua hàng thiết lập các trình tự về đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp trong việc mua nguyên vật liệu, hàng hóa:
+ Tiến hành thu thập các thông tin liên quan cần thiết về nhà cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa.
+ Đánh giá và đưa ra các tiêu chí lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp với các yêu cầu dành riêng cho từng nhóm mặt hàng, từng loại mặt hàng.
+ Thương lượng giá cả hợp lý tùy thuộc vào các thời điểm trong năm
+ Giám đốc quyết định lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
+ Phòng mua hàng lập sổ theo dõi quá trình cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa cũng như chất lượng sản phẩm, trên cơ sở đó để đánh giá lại nhà cung cấp để cân nhắc lựa chọn lại họ hay không.
- Nhân viên nhận hàng và thủ kho phải tuyệt đối tuân thủ các quy trình về nhận hàng, kiểm tra chính xác số lượng và chất lượng của các đơn hàng mà nhà cung cấp giao Nếu phát hiện hàng hóa không đảm bảo quy cách và chất lượng thì không nhận và yêu cầu nhà cung cấp giao hàng đúng yêu cầu.
+ Đối với các mặt hàng với số lượng lớn, chuyên sử dụng riêng cho các bộ phận, chẳng hạn bộ phận kĩ thuật, nhân viên nhận hàng không có đủ kĩ năng chuyên môn về các mặt hàng này nên yêu cầu nhân viên của bộ phận có mặt hàng yêu cầu đó cùng thực hiện nhận hàng với mình để đảm bảo các hàng đó được đánh giá đúng bởi người có chuyên môn.
- Kiểm tra các phiếu xuất kho được nhậpvào hệ thống của nhân viên thủ kho có hợp lệ (phiếu xuất kho phải có đầy đủ chữ kí của trưởng bộ phận, của nhân viên nhận hàng và thủ kho) và đúng số lượng và loại sản phẩm hay không.
Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ tài sản cố định:
