tìm hiểu phần mềm kế toán 1a

XÂY DỰNG VÀ KHAI BÁO HỆ THỐNG TÀI KHOẢN, CÁC DANH MỤC CHI TIẾT CỦA CÁC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN.. NHẬN XÉT VỀ CÁCH THIẾT KẾ KHAI BÁO HỆ THỐNG TÀI KHOẢN VÀ CÁC DANH MỤC CHI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

KHOA KẾ TOÁN - -

BÁO CÁO

ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1A

Giảng viên hướng dẫn : Võ Thị Thanh Vân

Thành viên nhóm : Ngô Thị Bích Loan

Nguyễn Thị Hồng HạnhHoàng Thị Hồng DuyênNguyễn Thị DiệuPhạm Thị Lan Hương

Đà Nẵng, 2023

MỤC LỤC

A GIỚI THIỆU CHUNG 1

1 Giới thiệu về phần mềm Kế toán 1A 1

2 Giới thiệu về Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiên Phong 1

B TÌM HIỂU PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1A 3

1 KHAI BÁO CÁC THÔNG TIN CHUNG, CÁC PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN, HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬN XÉT VỀ CÁCH THIẾT KẾ KHAI BÁO THÔNG TIN CHUNG CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN ĐÃ CHỌN 3

1.1 Khai báo các thông tin chung 3

1.2 Nhận xét về cách thiết kế khai báo thông tin chung của phần mềm kế toán đã chọn 9

2 XÂY DỰNG VÀ KHAI BÁO HỆ THỐNG TÀI KHOẢN, CÁC DANH MỤC CHI TIẾT CỦA CÁC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH MỐI LIÊN KẾT GIỮA TÀI KHOẢN VÀ DANH MỤC CHI TIẾT TƯƠNG ỨNG NHẬN XÉT VỀ CÁCH THIẾT KẾ KHAI BÁO HỆ THỐNG TÀI KHOẢN VÀ CÁC DANH MỤC CHI TIẾT TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN ĐÃ CHỌN 9

2.1 Xây dựng và khai báo hệ thống tài khoản, các danh mục chi tiết của các đối tượng kế toán trên phần mềm kế toán 10

2.1.1 Danh mục Hàng hóa và Dịch vụ 11

2.1.2 Danh mục Khách hàng và đối tác 13

2.1.3 Danh mục Công nợ 15

2.1.4 Danh mục tiền lương 16

2.2 Xác định mối liên kết giữa tài khoản và danh mục chi tiết tương ứng 19

2.3 Nhận xét về cách thiết kế khai báo hệ thống tài khoản và các danh mục chi tiết trên phần mềm kế toán đã chọn 19

3 KHAI BÁO SỐ DƯ BAN ĐẦU CHO CÁC TÀI KHOẢN KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP ĐÃ CHỌN NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KHAI BÁO SỐ DƯ BAN ĐẦU TRÊN PHẦN MỀM 19

3.1 Khai báo số dư ban đầu cho các tài khoản kế toán tại doanh nghiệp đã chọn 19

3.2 Nhận xét về công tác khai báo số dư ban đầu trên phần mềm 21

4 TỔ CHỨC CÁC PHẦN HÀNH VÀ PHÂN QUYỀN SỬ DỤNG PHẦN MỀM CHO CÁC PHẦN HÀNH TƯƠNG ỨNG NHẬN XÉT VỀ CHỨC NĂNG PHÂN QUYỀN TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN 22

4.1 Tổ chức các phần hành và phân quyền sử dụng phần mềm cho các phần hành tương

ứng 22

4.1.1 Khai báo người dùng: 22

4.1.2 Phân quyền cho người dùng 22

4.2 Nhận xét về chức năng phân quyền trên phần mềm kế toán 26

5 NHẬP DỮ LIỆU MINH HỌA VỀ CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH TẠI 1 ĐƠN VỊ CÁC NGHIỆP VỤ XÂY DỰNG CẦN BAO QUÁT ĐẦY ĐỦ HOẠT ĐỘNG CỦA ĐƠN VỊ NHẬN XÉT VỀ CÁCH THIẾT KẾ KHAI BÁO NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH TRÊN CÁC PHÂN HỆ CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN 27

5.1 Nhập dữ liệu minh họa về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại 1 đơn vị 27

5.2 Nhận xét về cách thiết kế khai báo nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các phân hệ của phần mềm kế toán 65

6 TÌM HIỂU CÁCH THỨC KẾT CHUYỂN DỮ LIỆU TỰ ĐỘNG TRÊN CÁC TÀI KHOẢN ĐỂ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH VÀO CUỐI KỲ KẾ TOÁN ĐÁNH GIÁ VỀ CÁCH THỨC KẾT CHUYỂN NÀY 66

6.1 Tìm hiểu cách thức kết chuyển dữ liệu tự động trên các tài khoản để xác định kết quả kinh doanh vào cuối kỳ kế toán 66

6.2 Đánh giá về cách thức kết chuyển này 69

7 TÌM HIỂU CÁCH THỨC XỬ LÝ BÚT TOÁN TRÙNG CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÁCH THỨC XỬ LÝ NÀY ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP (NẾU CẦN) 70

7.1 Tìm hiểu cách thức xử lý bút toán trùng của phần mềm kế toán 70

7.2 Xác định ưu nhược điểm của cách thức xử lý này Đề xuất giải pháp (nếu cần) 73

8 TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG BÁO CÁO (TỔNG HỢP VÀ CHI TIẾT) CỦA PHẦN MỀM 73

8.1 Hệ thống báo cáo (tổng hợp và chi tiết) của phần mềm 73

8.2 Đánh giá hệ thống báo cáo 73

9 IN CÁC SỔ KẾ TOÁN VÀ CÁC BÁO CÁO TÀI CHÍNH XÁC ĐỊNH MỐI LIÊN HỆ VỀ SỐ LIỆU GIỮA SỐ KẾ TOÁN VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH 73

9.1 In các sổ kế toán và các báo cáo tài chính Xác định mối liên hệ về số liệu giữa số kế toán và báo cáo tài chính 73

9.2 Xác định mối liên hệ về số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo tài chính: 73

10 TỔNG HỢP CÁC ĐÁNH GIÁ VỀ PHẦN MỀM (VỀ TỔ CHỨC DỮ LIỆU, KẾT CHUYỂN DỮ LIỆU, XỬ LÝ BÚT TOÁN TRÙNG, HỆ THỐNG BÁO CÁO, KIỂM SOÁT

DỮ LIỆU, GIAO DIỆN, NGÔN NGỮ ) 74

LỜI MỞ ĐẦU

Kế toán là một bộ phận vô cùng quan trọng trong bất kỳ doanh nghiệp nào Kếtoán chịu trách nhiệm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin tài chính của doanhnghiệp Chính vì vậy, việc cải thiện và nâng cấp cho các hoạt động kế toán là rất cầnthiết để tăng năng suất, tăng tính chính xác và tăng sự tin cậy

Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, phần mềm kế toán đã trở thànhmột công cụ không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp để thực hiện các quy trình kếtoán một cách hiệu quả và chính xác Trong quá trình tìm hiểu về các phần mềm kếtoán Việt Nam, nhóm đã tìm hiểu được một phần mềm khá phổ biến đã được sử dụnglâu đời cho đến hiện tại tên là Phần mềm kế toán 1A Cảm thấy giao diện và việc sửdụng phần mềm này khá thích hợp với nhóm, từ đó nhóm quyết định lấy phần mềmnày làm chủ đề cho báo cáo môn học

Với đề tài "Tìm hiểu về quy trình thực hiện trên phần mềm kế toán 1A", nhómmong muốn khai thác và cung cấp những thông tin về các tính năng của phần mềmcũng như những kiến thức cơ bản về quy trình thực hiện trên phần mềm kế toán 1A.Thông qua bài viết này, người đọc sẽ hiểu rõ hơn về các bước thực hiện kế toán trênphần mềm 1A, từ đó có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả

Mặc dù nhóm đã nỗ lực hết sức nhưng chắc chắn không thể tránh khỏi nhữngthiếu sót trong bài báo cáo này Nhóm rất mong bài báo cáo có thể mang lại nhiều giátrị cho người đọc Hơn nữa, nhóm cũng mong sẽ nhận được những góp ý từ giáo viên

và các bạn để có thể hoàn thiện hơn nữa trong tương lai

A GIỚI THIỆU CHUNG

1 Giới thiệu về phần mềm Kế toán 1A

Phần mềm kế toán 1A là một trong những phần mềm kế toán phổ biến tạiViệt Nam, được phát triển bởi Công ty Cổ phần Thủy Thiên (TTSOFT), một công

ty chuyên về phần mềm ứng dụng trong doanh nghiệp

Được chính thức cung cấp từ năm 2004, trải qua hơn 15 năm hình thành vàphát triển, phần mềm kế toán 1A vẫn luôn đi theo một triết lý nhất quán là tinh gọn

và tối giản trong từng giao diện làm việc, trong từng thao tác nhập liệu cũng như

xử lý số liệu

Phần mềm này dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đáp ứng tốt và đầy đủcác nghiệp vụ kinh tế phát sinh cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau nhưThương mại - Dịch vụ, Sản xuất và Xây lắp

Phần mềm bao gồm các tính năng cơ bản nhất cho công tác quản lý kế toán,

hỗ trợ xử lý tự động ngay khi hoàn tất nhập liệu, hỗ trợ nhiều tiện ích kèm theo đểngười dùng kiểm tra/điều chỉnh dữ liệu, cho phép người dùng chỉnh sửa toàn bộ hệthống mẫu in chứng từ, báo cáo,… Ngoài ra, với mức chi phí đầu tư hàng nămkhông quá cao, mức phí cụ thể tùy thuộc vào gói sản phẩm, số người sử dụng đồngthời Với chỉ từ 150 nghìn đồng / tháng trở lên, người dùng có thể sử dụng phầnmềm Kế toán 1A với đầy đủ bản quyền sử dụng và dịch vụ bảo hành, hỗ trợ, nângcấp trong suốt thời gian đăng ký

2 Giới thiệu về Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiên Phong

● Thông tin chung:

- Tên công ty: Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiên Phong

- Năm thành lập: 1/1/2021

- Lĩnh vực hoạt động: Sản xuất - Thương mại

- Loại sản phẩm: Chăn ga gối đệm

- Địa chỉ: 81 Ngũ Hành Sơn, Phường Mỹ An, Quận Ngũ Hành Sơn, TP ĐàNẵng

- Mã số thuế: 040513512

- Điện thoại: 0923 456 777

1

- Email: Tienphongcggd@gmail.com

● Phương pháp kế toán của công ty:

- Chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC

- Tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng

- Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

- Tính giá trị hàng tồn kho theo phương pháp bình quân tức thời

2

B TÌM HIỂU PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1A

1 KHAI BÁO CÁC THÔNG TIN CHUNG, CÁC PHƯƠNG PHÁP HẠCHTOÁN, HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬN XÉT VỀ CÁCH THIẾT KẾ KHAIBÁO THÔNG TIN CHUNG CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN ĐÃ CHỌN

1.1 Khai báo các thông tin chung

Bước 1: Sau khi cài đặt phần mềm, nhấn đúp chuột vào biểu tượng phầnmềm kế toán 1A trên màn hình máy tính để mở

Bước 2: Sau khi khung màn hình phần mềm 1A hiện lên, Chọn biểu tượng

và chọn “Thêm dữ liệu” để thêm và khai báo các thông tin cơ bản ban đầu vềdoanh nghiệp:

Bước 3: Chọn “Tạo dữ liệu mới” hoặc “Đăng ký dữ liệu đã có” và khai báocác dữ liệu ứng với doanh nghiệp như bên dưới ảnh

● Sau đó, chọn “Thực hiện” để lưu dữ liệu

● Lúc này, chúng ta tiến hành đăng nhập vào phần mềm

3

Bước 4: Nếu chỉ sử dụng bản dùng thử, Chọn “Cảm ơn, chúng tôi sẽ đăng

ký sau”

- Đối với phiên bản dùng thử, chúng ta chỉ có thể nhập chứng từ trong vòng

45 ngày kể từ Kỳ sử dụng mà mình khai báo

Bước 5: Sau khi đăng nhập, màn hình chính của 1A hiện lên Chọn “Hệthống” -> “Tùy chọn hệ thống” để thực hiện các khai báo tiếp theo về: Chính sách

kế toán, Kỳ bắt đầu sử dụng, Định dạng số phiếu, Hiển thị & Xử lý, Định dạng dữliệu, và một số khai báo “Khác”

4

● Ở mục Chính sách kế toán: Chúng ta tiến hành khai báo Tháng bắtđầu kỳ kế toán và các phương pháp kế toán áp dụng tại doanh nghiệp.

● Ở mục Kỳ bắt đầu sử dụng: Chúng ta chỉ có thể thiết lập vào lúc đầu

mở CSDL mới và không được thay đổi trong quá trình sử dụng

5

● Ở mục Định dạng số phiếu: Chúng ta tiến hành tạo bộ mã phù hợpcho các loại phiếu mà doanh nghiệp sử dụng trong tương lai và định dạng thời gianphát sinh số phiếu, bao gồm:

− Phần mở rộng: Thường là tên viết tắt của phiếu

− Phần chiều dài: là chiều dài con số thứ tự nhảy theo thứ tự số phiếu xuất ( Vídụ: chọn chiều dài 4 đối với phiếu chi, ta có Phiếu chi thứ 123 có mã PC-

0123 )

− Định dạng số phiếu: Ví dụ định dạng theo YYMM , Phiếu Chi phát sinhtháng 6 năm 2023 thì định dạng là 2306

6

● Ở mục Hiển thị và xử lý: Chúng ta tích chọn các mục muốn hiển thị trên các phiếu và một số mục nâng cao

● Ở mục Định dạng dữ liệu: Chúng ta có thể tiến hành định dạng số, dấu, số chữ số lẻ làm tròn

7

● Ở mục Khác: Chúng ta có thể tiến hành cài các mục liên quan Tiền lương, mẫu in phiếu - sổ sách,

Bước 6: Chọn “Hệ thống” -> “Kỳ hạch toán” để nhập “Ngày bắt đầu và kết thúc” kỳ hạch toán” và nhập “Người đóng sổ”

● Kỳ kế toán là quy định về một chu kỳ của hoạt động kế toán, từ thời điểm đơn vị kế toán bắt đầu ghi sổ kế toán đến thời điểm kết thúc việc ghi sổ kế toán, khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính

- Nếu muốn hạch toán cho kỳ mới, chọn “Mở sổ kỳ mới”

- Nếu lần đầu sử dụng thì phần mềm chọn Kỳ đã có sẵn ở phần mềm, người đóng sổ ghi là ketoan Sau khi hoàn tất chọn “Đóng”, phần mềm sẽ tự lưu

8

Bước 7: Chọn “Hệ thống” -> “Ngoại tệ và tỷ giá” để chỉnh sửa

1.2 Nhận xét về cách thiết kế khai báo thông tin chung của phần mềm

− Thiết kế phần khai báo khá dễ hiểu, dễ sử dụng, được chia ra các phần mục

− Không thể quay lại khai báo cũ khi lỡ nhập hoặc lưu sai khai báo mới

− Không thể xóa 1 hoặc xóa tất cả các thao tác khai báo ( reset ) khi muốn trở

về khai báo mặc định ban đầu

2 XÂY DỰNG VÀ KHAI BÁO HỆ THỐNG TÀI KHOẢN, CÁC DANHMỤC CHI TIẾT CỦA CÁC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN TRÊN PHẦN MỀM

KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH MỐI LIÊN KẾT GIỮA TÀI KHOẢN VÀ DANHMỤC CHI TIẾT TƯƠNG ỨNG NHẬN XÉT VỀ CÁCH THIẾT KẾ KHAIBÁO HỆ THỐNG TÀI KHOẢN VÀ CÁC DANH MỤC CHI TIẾT TRÊNPHẦN MỀM KẾ TOÁN ĐÃ CHỌN

2.1 Xây dựng và khai báo hệ thống tài khoản, các danh mục chi tiết củacác đối tượng kế toán trên phần mềm kế toán

Đối với phần mềm kế toán 1A thì việc khai báo hệ thống tài khoản đã đượcđịnh dạng sẵn theo thông tư 200 Tuy nhiên, nếu người sử dụng muốn khai báo lại

hệ thống tài khoản thêm tài khoản để phù hợp với việc hạch toán của đơn vị thìđiều này hoàn toàn có thể thực hiện Thực hiện như sau:

Bước 1: Trên thanh công cụ, chọn “Hệ thống” > chọn “Thiết lập kế toán”

-> chọn “Hệ thống tài khoản”

Bước 2: Xuất hiện bảng danh mục tài khoản Thông tin về tài khoản đã đượcphần mềm thiết lập sẵn nhưng chúng ta vẫn có thể thay đổi các thông tin này, vàcũng có thể thay đổi Theo dõi số dư

Bước 3: Nếu muốn thêm các tài khoản để sử dụng:

10

− Đối với tài khoản cấp nhỏ hơn ( cấp 3 ) > Chọn Tài khoản cấp 2 tương ứng

-> chọn “Thêm” > Nhập các thông tin tài khoản > chọn “Lưu”

− Đối với tài khoản cấp 1 mới -> Chọn tài khoản cấp 1 bất kỳ -> chọn “Thêm”-> Nhập các thông tin tài khoản -> chọn “Lưu”

2.1.1 Danh mục Hàng hóa và Dịch vụ

Danh mục Hàng hóa và Dịch vụ trong phần mềm 1A bao gồm 5 nhóm nhỏ:Dịch vụ, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa Chúng ta tiếnhành khai báo như sau:

Bước 1: Chọn 1 nhóm nhỏ cần khai báo bên Khung nhóm bên trái

Các đối tượng đã khai báo trước đó được hiển thị ở khung bên phải

11

12

Bước 2: Muốn thêm đối tượng HHDV mới, chọn “Thêm” -> Sau khi bảngHHDV hiện lên thì tiến hành nhập thông tin -> bấm “Lưu” -> “Đóng”

− Nếu muốn sửa các đối tượng đã khai báo -> Chọn đối tượng đó -> Chọn

“Sửa”-> tiến hành sửa thông tin -> bấm “Lưu” -> “Đóng”

13

2.1.2 Danh mục Khách hàng và đối tác

Danh mục Khách hàng và đối tác trong phần mềm 1A bao gồm 8 nhóm nhỏ:Khách hàng, Nhà cung cấp, Ngân hàng, Nhân viên, Nhà thầu, Cơ quan ngân sách,Công ty liên doanh-liên kết, Đối tác khác Chúng ta tiến hành khai báo như sau:Bước 1: Chọn 1 nhóm nhỏ cần khai báo bên Khung nhóm bên trái

Các đối tượng đã khai báo trước đó được hiển thị ở khung bên phải

Bước 2: Muốn thêm đối tượng Khách hàng và Đối tác mới, chọn “Thêm” ->Sau khi bảng KH&ĐT hiện lên thì tiến hành nhập thông tin -> sau đó bấm “Lưu” -

> “Đóng”

− Nếu muốn sửa các đối tượng đã khai báo -> Chọn đối tượng đó -> Chọn

“Sửa”-> tiến hành sửa thông tin -> bấm “Lưu” -> “Đóng”

14

15

16

2.1.4 Danh mục tiền lương

Đối với danh mục tiền lương, chúng ta cần khai báo các thiết lập chung vàcác khoản lương/ đối tượng cố định

Bước 1: Ở màn hình chính -> chọn “Quản lý” -> chọn “Tiền lương” Bước 2: Chọn “Thông tin tính lương” để tiến hành các thiết lập chung

− Ở mục “BHXH”: Bảng tỷ lệ đóng bảo hiểm đã được thiết lập sẵn theo Thông

tư mà doanh nghiệp chọn, chúng ta vẫn có thể chỉnh sửa thủ công tỷ lệ này

17

18

− Ở mục “ Thuế TNDN”: Chúng ta có thể chỉnh sửa theo ý muốn Mức giảmtrừ gia cảnh, Mức thuế suất theo thu nhập.

− Ở mục “Ngày làm việc”: Chúng ta có thể chỉnh sửa thời gian làm việc trong

1 ngày - Chỉnh theo thứ và đồng loạt cho cả tháng ( 1 là làm cả ngày, 0.5 làlàm nửa ngày, 0 là không làm việc )

19

Bước 3: Về màn hình Tiền lương -> Nháy đúp chuột vào tháng cần tính lương

Bước 4: Tiến hành khai báo “Người hưởng lương”

− Chọn “Thêm” để thêm Nhân viên mới vào mục hưởng lương, sau đó nhậpthông tin về Nhóm, chức vụ, số HĐLĐ

− Ở cột “Lương thỏa thuận”: Nhập mức lương theo số ngày công chuẩn đãđược thỏa thuận giữa người lao động và doanh nghiệp từ trước

− Ở cột “Lương BHXH”: Nhập y như cột “Lương thỏa thuận”

− Ở cột “Đối tượng BHXH & TNDN”: Chọn đối tượng ứng với thời gian cưtrú và hợp đồng lao động của người lao động

2.2 Xác định mối liên kết giữa tài khoản và danh mục chi tiết tươngứng

− Mỗi tài khoản đều được gắn với danh mục chi tiết riêng rõ ràng, đồng thời cónhiều cấp độ khác nhau để thuận lợi cho việc quản lý

− Tổng số dư đầu kỳ và cuối kỳ của danh mục chi tiết đúng bằng số dư đầu kỳ

và cuối kỳ của tài khoản

20

− Tổng số phát sinh bên Nợ và số phát sinh bên Có của danh mục chi tiết đúngbằng số phát sinh bên Nợ và số phát sinh bên Có của tài khoản.

− Khi danh mục chi tiết có phát sinh tăng/ giảm trong kỳ thì tài khoản cũngtăng/ giảm theo

2.3 Nhận xét về cách thiết kế khai báo hệ thống tài khoản và các danhmục chi tiết trên phần mềm kế toán đã chọn

3 KHAI BÁO SỐ DƯ BAN ĐẦU CHO CÁC TÀI KHOẢN KẾTOÁN TẠI DOANH NGHIỆP ĐÃ CHỌN NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁCKHAI BÁO SỐ DƯ BAN ĐẦU TRÊN PHẦN MỀM

3.1 Khai báo số dư ban đầu cho các tài khoản kế toán tại doanh nghiệp

đã chọn

Bước 1: Ở màn hình chính > chọn “Hệ thống” > chọn “Thiết lập kế toán”

-> chọn “Số dư đầu tài khoản”

21

Bước 2: Chọn để phần mềm mở khóa các thao tác.Bước 3: Màn hình số dư hiện lên -> chọn “Thêm số dư đầu” -> chọn mụccần thêm số dư

Bước 4: Sau khi khai báo các số dư và thông tin liên quan cho các tài khoản

-> Về lại màn hình Số dư > chọn “Đọc dữ liệu” để phần mềm cập nhật các số liệu.Làm các bước trên với tất cả các tài khoản có số dư đầu kỳ

Sau đó chúng ta có bảng tổng hợp số dư đầu tài khoản như sau:

22

3.2 Nhận xét về công tác khai báo số dư ban đầu trên phần mềm.

− Khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm trước đó, có thể lấy số dư cuối kỳ trướclàm số dư đầu kỳ sau.

− Bảng tổng hợp số dư đầu tài khoản được hiện đầy đủ, rõ ràng

− Có thể đóng để khóa bảng số dư nếu muốn tránh các thao tác nhầm lẫnkhông mong

4 TỔ CHỨC CÁC PHẦN HÀNH VÀ PHÂN QUYỀN SỬ DỤNGPHẦN MỀM CHO CÁC PHẦN HÀNH TƯƠNG ỨNG NHẬN XÉT VỀCHỨC NĂNG PHÂN QUYỀN TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN

4.1 Tổ chức các phần hành và phân quyền sử dụng phần mềm cho cácphần hành tương ứng

4.1.1 Khai báo người dùng:

Bước 1: Chọn “Hệ thống” -> Chọn “Quản trị người dùng” -> “Người dùng”Bước 2: Bấm “Thêm” để thêm người dùng mới -> Sau đó tiến hành nhập đầy

đủ các thông tin, trong đó:

− Tên tài khoản: tên user dùng để đăng nhập vào phần mềm

− Tên người dùng: tên đầy đủ của user, có thể hiển thị trên mẫu in chứng từ ởmục “người lập phiếu”

− Nhân viên: gán người dùng với tên nhân viên đã khai báo trong danh sáchnhân viên

24

Bước 3: Bấm “Lưu” để lưu kết quả Nếu muốn xóa người dùng thì bấm vàongười dùng đó và chọn “Xóa”-> “Đồng ý”

25

4.1.2 Phân quyền cho người dùng

Bước 1: Nhấn con trỏ chuột lên người dùng cần thực hiện phân quyền

Bước 2: Ở thẻ Chức năng: Tích hoặc bỏ tích các mục Xem, thêm, sửa, xóa, tùy theo phần hành của mỗi người dùng đối với các chức năng Báo cáo của doanhnghiệp

Bước 3: Ở thẻ Chứng từ: cho phép người dùng phân quyền chi tiết đến thaotác của chứng từ gồm Xem thêm, Sửa, Xóa, Ghi sổ, Mở khóa hay Tất cả

26

Bước 4: Ở thẻ Báo cáo: Tích hoặc bỏ tích vào mục Xem tùy theo phần hànhcủa mỗi người dùng đối với các loại Báo cáo của doanh nghiệp.

4.2 Nhận xét về chức năng phân quyền trên phần mềm kế toán

− Có thể thêm người dùng vào một nhóm và phân quyền nhanh theo nhóm

− Có nhiều lựa chọn và nhiều mục được phân ra rõ ràng để tiến hành phânquyền

● Nhược điểm :

− Không có chức năng phân quyền tự động theo vị trí công việc của mỗi nhânviên, tất cả chỉ có thể phân quyền bằng thủ công

27

− Phần mềm không yêu cầu đặt mật mã người dùng khi sử dụng chức năngphân quyền, nhưng khi đặt mật mã thì độ bảo mật không cao, có thể phátsinh nhiều rủi ro.

− Đối với bản dùng thử thì chưa có Phân quyền bổ sung theo các chi nhánh đốivới doanh nghiệp có nhiều chi nhánh và dùng chung một CSDL

− Hạn chế số kết nối trong cùng một CSDL: đối với bản dùng thử thì chỉ được

1 người, đối với bản chính phải mua kết nối tùy theo từng gói được chia theo

số lượng người kết nối

5 NHẬP DỮ LIỆU MINH HỌA VỀ CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾPHÁT SINH TẠI 1 ĐƠN VỊ CÁC NGHIỆP VỤ XÂY DỰNG CẦN BAOQUÁT ĐẦY ĐỦ HOẠT ĐỘNG CỦA ĐƠN VỊ NHẬN XÉT VỀ CÁCHTHIẾT KẾ KHAI BÁO NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH TRÊN CÁCPHÂN HỆ CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN

5.1 Nhập dữ liệu minh họa về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại 1 đơn vị

● Nghiệp vụ 1 - Ngày 1/6: công ty nhập kho 20 kg bông gòn từ NCC NguyễnNgọc Mai Quỳnh đơn giá 40.000/kg, thuế GTGT 10%, đã thanh toán bằng TGNHBước 1: Vào “Chứng từ” -> chọn “Hóa đơn mua hàng”

Bước 2: Tại Hóa đơn mua hàng -> chọn “Thêm chứng từ”, Sau đó điền thôngtin liên quan nghiệp vụ vào hóa đơn mua hàng như hình dưới

28

Bước 3: Ở phần “Nghiệp vụ” -> chọn “Mua hàng bằng TGNH”

Bước 4: Ở khung “Chi tiết hóa đơn”, ấn chuột phải -> chọn “Thêm dòng” vàtiếp tục điền các thông tin đầy đủ vào các dòng

Bước 5: Sau khi hoàn thành các thông tin trên > Bấm “Lưu” > chọn “F9 Ghi“ sổ để hoàn thành nghiệp vụ

Sau khi ghi sổ nghiệp vụ, chọn F12 - Nợ/Có sẽ hiển thị các tài khoản Nợ/Có như trong hình Qua đó kế toán có thể kiểm tra lại

29

Bước 6: Chọn “In” để hiển thị “Phiếu nhập mua hàng” và “Phiếu kế toán”

30

31

● Nghiệp vụ 2 - Ngày 15/6: mua 1000 cuộn Sợi Polyester Từ NCC Công tyTNHH Gacom Việt Nam về nhập kho, đơn giá: 55.000/cuộn, thuế GTGT 10%, đãthanh toán bằng tiền mặt.

- Cách thức thực hiện như ở Nghiệp vụ 1

- Tuy nhiên, ở phần “Nghiệp vụ” -> chọn “Mua hàng bằng tiền mặt”

32

33

● Nghiệp vụ 3 - Ngày 2/6: Nhập kho 2000 cuộn chỉ mua của NCC Đinh Quốc Huy với giá mua chưa thuế 2000đ/cuộn, thuế GTGT 10%, tiền hàng chưa thanh toán Chi phí vận chuyển hàng về nhập kho: 300.000, thuế 10% Mua NVL nhập kho chưa thanh toán

- Cách thức thực hiện như ở Nghiệp vụ 1

- Tuy nhiên, ở phần Nghiệp vụ -> chọn Mua hàng ghi công nợ

34

35