Nhận xét về cách thiết kế khai báo thông tin chung của phần mềm kế toán đã chọn...92.XÂY DỰNG VÀ KHAI BÁO HỆ THỐNG TÀI KHOẢN, CÁC DANH MỤC CHI TIẾT CỦA CÁC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN TRÊN PHẦN MỀ
GIỚI THIỆU CHUNG
Giới thiệu về phần mềm Kế toán 1A
Phần mềm kế toán 1A là một trong những phần mềm kế toán phổ biến tại Việt Nam, được phát triển bởi Công ty Cổ phần Thủy Thiên (TTSOFT), một công ty chuyên về phần mềm ứng dụng trong doanh nghiệp. Được chính thức cung cấp từ năm 2004, trải qua hơn 15 năm hình thành và phát triển, phần mềm kế toán 1A vẫn luôn đi theo một triết lý nhất quán là tinh gọn và tối giản trong từng giao diện làm việc, trong từng thao tác nhập liệu cũng như xử lý số liệu.
Phần mềm này dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đáp ứng tốt và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cho nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau như Thương mại - Dịch vụ, Sản xuất và Xây lắp.
Phần mềm bao gồm các tính năng cơ bản nhất cho công tác quản lý kế toán, hỗ trợ xử lý tự động ngay khi hoàn tất nhập liệu, hỗ trợ nhiều tiện ích kèm theo để người dùng kiểm tra/điều chỉnh dữ liệu, cho phép người dùng chỉnh sửa toàn bộ hệ thống mẫu in chứng từ, báo cáo,… Ngoài ra, với mức chi phí đầu tư hàng năm không quá cao, mức phí cụ thể tùy thuộc vào gói sản phẩm, số người sử dụng đồng thời Với chỉ từ 150 nghìn đồng / tháng trở lên, người dùng có thể sử dụng phần mềm Kế toán 1A với đầy đủ bản quyền sử dụng và dịch vụ bảo hành, hỗ trợ, nâng cấp trong suốt thời gian đăng ký.
Giới thiệu về Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiên Phong
- Tên công ty: Công ty TNHH sản xuất và thương mại Tiên Phong
- Lĩnh vực hoạt động: Sản xuất - Thương mại
- Loại sản phẩm: Chăn ga gối đệm
- Địa chỉ: 81 Ngũ Hành Sơn, Phường Mỹ An, Quận Ngũ Hành Sơn, TP Đà Nẵng
● Phương pháp kế toán của công ty:
- Chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC
- Tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng
- Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Tính giá trị hàng tồn kho theo phương pháp bình quân tức thời
TÌM HIỂU PHẦN MỀM KẾ TOÁN 1A
KHAI BÁO CÁC THÔNG TIN CHUNG, CÁC PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN, HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬN XÉT VỀ CÁCH THIẾT KẾ KHAI BÁO THÔNG TIN CHUNG CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN ĐÃ CHỌN
Bước 1: Sau khi cài đặt phần mềm, nhấn đúp chuột vào biểu tượng phần mềm kế toán 1A trên màn hình máy tính để mở.
Bước 2: Sau khi khung màn hình phần mềm 1A hiện lên, Chọn biểu tượng và chọn “Thêm dữ liệu” để thêm và khai báo các thông tin cơ bản ban đầu về doanh nghiệp:
Bước 3: Chọn “Tạo dữ liệu mới” hoặc “Đăng ký dữ liệu đã có” và khai báo các dữ liệu ứng với doanh nghiệp như bên dưới ảnh
● Sau đó, chọn “Thực hiện” để lưu dữ liệu.
● Lúc này, chúng ta tiến hành đăng nhập vào phần mềm
Bước 4: Nếu chỉ sử dụng bản dùng thử, Chọn “Cảm ơn, chúng tôi sẽ đăng ký sau”
- Đối với phiên bản dùng thử, chúng ta chỉ có thể nhập chứng từ trong vòng
45 ngày kể từ Kỳ sử dụng mà mình khai báo.
Bước 5: Sau khi đăng nhập, màn hình chính của 1A hiện lên Chọn “Hệ thống” -> “Tùy chọn hệ thống” để thực hiện các khai báo tiếp theo về: Chính sách kế toán, Kỳ bắt đầu sử dụng, Định dạng số phiếu, Hiển thị & Xử lý, Định dạng dữ liệu, và một số khai báo “Khác”
● Ở mục Chính sách kế toán: Chúng ta tiến hành khai báo Tháng bắt đầu kỳ kế toán và các phương pháp kế toán áp dụng tại doanh nghiệp.
● Ở mục Kỳ bắt đầu sử dụng: Chúng ta chỉ có thể thiết lập vào lúc đầu mở CSDL mới và không được thay đổi trong quá trình sử dụng
● Ở mục Định dạng số phiếu: Chúng ta tiến hành tạo bộ mã phù hợp cho các loại phiếu mà doanh nghiệp sử dụng trong tương lai và định dạng thời gian phát sinh số phiếu, bao gồm:
− Phần mở rộng: Thường là tên viết tắt của phiếu
− Phần chiều dài: là chiều dài con số thứ tự nhảy theo thứ tự số phiếu xuất ( Ví dụ: chọn chiều dài 4 đối với phiếu chi, ta có Phiếu chi thứ 123 có mã PC-
− Định dạng số phiếu: Ví dụ định dạng theo YYMM , Phiếu Chi phát sinh tháng 6 năm 2023 thì định dạng là 2306.
● Ở mục Hiển thị và xử lý: Chúng ta tích chọn các mục muốn hiển thị trên các phiếu và một số mục nâng cao
● Ở mục Định dạng dữ liệu: Chúng ta có thể tiến hành định dạng số, dấu, số chữ số lẻ làm tròn
● Ở mục Khác: Chúng ta có thể tiến hành cài các mục liên quan Tiền lương, mẫu in phiếu - sổ sách,
Bước 6: Chọn “Hệ thống” -> “Kỳ hạch toán” để nhập “Ngày bắt đầu và kết thúc” kỳ hạch toán” và nhập “Người đóng sổ”
● Kỳ kế toán là quy định về một chu kỳ của hoạt động kế toán, từ thời điểm đơn vị kế toán bắt đầu ghi sổ kế toán đến thời điểm kết thúc việc ghi sổ kế toán, khóa sổ kế toán để lập báo cáo tài chính
- Nếu muốn hạch toán cho kỳ mới, chọn “Mở sổ kỳ mới”
- Nếu lần đầu sử dụng thì phần mềm chọn Kỳ đã có sẵn ở phần mềm, người đóng sổ ghi là ketoan Sau khi hoàn tất chọn “Đóng”, phần mềm sẽ tự lưu
Bước 7: Chọn “Hệ thống” -> “Ngoại tệ và tỷ giá” để chỉnh sửa
1.2 Nhận xét về cách thiết kế khai báo thông tin chung của phần mềm kế toán đã chọn Ưu điểm:
− Sau khi tải và mở phần mềm thì phần mềm hiện sẵn các thông tin chung cần khai báo rồi mới đăng nhập được.
− Thiết kế phần khai báo khá dễ hiểu, dễ sử dụng, được chia ra các phần mục rõ ràng.
− Có một số mục có minh họa ví dụ về hiển thị sau khi cài đặt để người dùng dễ hình dung.
− Thao tác chỉ cần tích/ bỏ tích, rồi bấm lưu khá đơn giản
− Không thể quay lại khai báo cũ khi lỡ nhập hoặc lưu sai khai báo mới
− Không thể xóa 1 hoặc xóa tất cả các thao tác khai báo ( reset ) khi muốn trở về khai báo mặc định ban đầu.
XÂY DỰNG VÀ KHAI BÁO HỆ THỐNG TÀI KHOẢN, CÁC DANH MỤC CHI TIẾT CỦA CÁC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH MỐI LIÊN KẾT GIỮA TÀI KHOẢN VÀ DANH MỤC CHI TIẾT TƯƠNG ỨNG NHẬN XÉT VỀ CÁCH THIẾT KẾ KHAI BÁO HỆ THỐNG TÀI KHOẢN VÀ CÁC DANH MỤC CHI TIẾT TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN ĐÃ CHỌN
KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH MỐI LIÊN KẾT GIỮA TÀI KHOẢN VÀ DANH MỤC CHI TIẾT TƯƠNG ỨNG NHẬN XÉT VỀ CÁCH THIẾT KẾ KHAI BÁO HỆ THỐNG TÀI KHOẢN VÀ CÁC DANH MỤC CHI TIẾT TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN ĐÃ CHỌN
2.1 Xây dựng và khai báo hệ thống tài khoản, các danh mục chi tiết của các đối tượng kế toán trên phần mềm kế toán. Đối với phần mềm kế toán 1A thì việc khai báo hệ thống tài khoản đã được định dạng sẵn theo thông tư 200 Tuy nhiên, nếu người sử dụng muốn khai báo lại hệ thống tài khoản thêm tài khoản để phù hợp với việc hạch toán của đơn vị thì điều này hoàn toàn có thể thực hiện Thực hiện như sau:
Bước 1: Trên thanh công cụ, chọn “Hệ thống” -> chọn “Thiết lập kế toán” -
> chọn “Hệ thống tài khoản”
Bước 2: Xuất hiện bảng danh mục tài khoản Thông tin về tài khoản đã được phần mềm thiết lập sẵn nhưng chúng ta vẫn có thể thay đổi các thông tin này, và cũng có thể thay đổi Theo dõi số dư.
Bước 3: Nếu muốn thêm các tài khoản để sử dụng:
− Đối với tài khoản cấp nhỏ hơn ( cấp 3 ) -> Chọn Tài khoản cấp 2 tương ứng -
> chọn “Thêm” -> Nhập các thông tin tài khoản -> chọn “Lưu”
− Đối với tài khoản cấp 1 mới -> Chọn tài khoản cấp 1 bất kỳ -> chọn “Thêm” -> Nhập các thông tin tài khoản -> chọn “Lưu”
2.1.1 Danh mục Hàng hóa và Dịch vụ
Danh mục Hàng hóa và Dịch vụ trong phần mềm 1A bao gồm 5 nhóm nhỏ: Dịch vụ, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa Chúng ta tiến hành khai báo như sau:
Bước 1: Chọn 1 nhóm nhỏ cần khai báo bên Khung nhóm bên trái
Các đối tượng đã khai báo trước đó được hiển thị ở khung bên phải
Bước 2: Muốn thêm đối tượng HHDV mới, chọn “Thêm” -> Sau khi bảng
HHDV hiện lên thì tiến hành nhập thông tin -> bấm “Lưu” -> “Đóng”
− Nếu muốn sửa các đối tượng đã khai báo -> Chọn đối tượng đó -> Chọn
“Sửa”-> tiến hành sửa thông tin -> bấm “Lưu” -> “Đóng”
2.1.2 Danh mục Khách hàng và đối tác
Danh mục Khách hàng và đối tác trong phần mềm 1A bao gồm 8 nhóm nhỏ: Khách hàng, Nhà cung cấp, Ngân hàng, Nhân viên, Nhà thầu, Cơ quan ngân sách, Công ty liên doanh-liên kết, Đối tác khác Chúng ta tiến hành khai báo như sau:
Bước 1: Chọn 1 nhóm nhỏ cần khai báo bên Khung nhóm bên trái
Các đối tượng đã khai báo trước đó được hiển thị ở khung bên phải
Bước 2: Muốn thêm đối tượng Khách hàng và Đối tác mới, chọn “Thêm” ->
Sau khi bảng KH&ĐT hiện lên thì tiến hành nhập thông tin -> sau đó bấm “Lưu” -
− Nếu muốn sửa các đối tượng đã khai báo -> Chọn đối tượng đó -> Chọn
“Sửa”-> tiến hành sửa thông tin -> bấm “Lưu” -> “Đóng”
Danh mục Công nợ trong phần mềm 1A bao gồm các Tài khoản-đối tượng, Nợ-Có của số dư và số phát sinh
Bước 1: Nhập và Lưu các thông tin Phiếu kế toán về các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ
Bước 2: Chọn “Đọc dữ liệu” ở màn hình “Công nợ”, các số liệu về Phiếu kế toán liên quan công nợ sẽ được phần mềm tự động xuất sang và không cần khai báo thủ công gì thêm.
2.1.4 Danh mục tiền lương Đối với danh mục tiền lương, chúng ta cần khai báo các thiết lập chung và các khoản lương/ đối tượng cố định
Bước 1: Ở màn hình chính -> chọn “Quản lý” -> chọn “Tiền lương” Bước 2: Chọn “Thông tin tính lương” để tiến hành các thiết lập chung
− Ở mục “BHXH”: Bảng tỷ lệ đóng bảo hiểm đã được thiết lập sẵn theo Thông tư mà doanh nghiệp chọn, chúng ta vẫn có thể chỉnh sửa thủ công tỷ lệ này.
− Ở mục “ Thuế TNDN”: Chúng ta có thể chỉnh sửa theo ý muốn Mức giảm trừ gia cảnh, Mức thuế suất theo thu nhập.
− Ở mục “Ngày làm việc”: Chúng ta có thể chỉnh sửa thời gian làm việc trong
1 ngày - Chỉnh theo thứ và đồng loạt cho cả tháng ( 1 là làm cả ngày, 0.5 là làm nửa ngày, 0 là không làm việc )
Bước 3: Về màn hình Tiền lương -> Nháy đúp chuột vào tháng cần tính lương
Bước 4: Tiến hành khai báo “Người hưởng lương”
− Chọn “Thêm” để thêm Nhân viên mới vào mục hưởng lương, sau đó nhập thông tin về Nhóm, chức vụ, số HĐLĐ.
− Ở cột “Lương thỏa thuận”: Nhập mức lương theo số ngày công chuẩn đã được thỏa thuận giữa người lao động và doanh nghiệp từ trước
− Ở cột “Lương BHXH”: Nhập y như cột “Lương thỏa thuận”
− Ở cột “Đối tượng BHXH & TNDN”: Chọn đối tượng ứng với thời gian cư trú và hợp đồng lao động của người lao động.
2.2 Xác định mối liên kết giữa tài khoản và danh mục chi tiết tương ứng.
− Mỗi tài khoản đều được gắn với danh mục chi tiết riêng rõ ràng, đồng thời có nhiều cấp độ khác nhau để thuận lợi cho việc quản lý.
− Tổng số dư đầu kỳ và cuối kỳ của danh mục chi tiết đúng bằng số dư đầu kỳ và cuối kỳ của tài khoản.
− Tổng số phát sinh bên Nợ và số phát sinh bên Có của danh mục chi tiết đúng bằng số phát sinh bên Nợ và số phát sinh bên Có của tài khoản.
− Khi danh mục chi tiết có phát sinh tăng/ giảm trong kỳ thì tài khoản cũng tăng/ giảm theo.
2.3 Nhận xét về cách thiết kế khai báo hệ thống tài khoản và các danh mục chi tiết trên phần mềm kế toán đã chọn
− Hệ thống tài khoản được thiết lập sẵn trong phần mềm rất đầy đủ và chi tiết đến tài khoản cấp 2 theo thông tư 200
− Phần mềm đã tạo sẵn các danh mục chi tiết, nên chỉ cần vào khai báo các danh mục doanh nghiệp có, đồng thời khai báo bộ mã
− Khi khai báo bị trùng, phần mềm sẽ hiện lên cảnh báo.
− Danh sách Nhân viên ở Danh mục Khách hàng và đối tác không liên kết với Danh sách nhân viên ở Danh mục Tiền lương
− Chức năng khai báo theo dõi số dư của tài khoản cấp 1 không đồng bộ cho các tài khoản cấp 2-cấp 3 tương ứng, muốn chỉnh sửa phải chỉnh thủ công từng tài khoản riêng lẻ.
KHAI BÁO SỐ DƯ BAN ĐẦU CHO CÁC TÀI KHOẢN KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP ĐÃ CHỌN NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC KHAI BÁO SỐ DƯ BAN ĐẦU TRÊN PHẦN MỀM
3.1 Khai báo số dư ban đầu cho các tài khoản kế toán tại doanh nghiệp đã chọn.
Bước 1: Ở màn hình chính -> chọn “Hệ thống” -> chọn “Thiết lập kế toán” -
> chọn “Số dư đầu tài khoản”
Bước 2: Chọn để phần mềm mở khóa các thao tác.
Bước 3: Màn hình số dư hiện lên -> chọn “Thêm số dư đầu” -> chọn mục cần thêm số dư
Bước 4: Sau khi khai báo các số dư và thông tin liên quan cho các tài khoản -
> Về lại màn hình Số dư -> chọn “Đọc dữ liệu” để phần mềm cập nhật các số liệu. Làm các bước trên với tất cả các tài khoản có số dư đầu kỳ
Sau đó chúng ta có bảng tổng hợp số dư đầu tài khoản như sau:
3.2 Nhận xét về công tác khai báo số dư ban đầu trên phần mềm.
− Khai báo số dư tương đối dễ dàng, màn hình hiển thị sẵn các thông tin cần nhập.
− Khi chọn sai mục để nhập tài khoản phần mềm sẽ hướng dẫn thực hiện lại
− Khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm trước đó, có thể lấy số dư cuối kỳ trước làm số dư đầu kỳ sau.
− Bảng tổng hợp số dư đầu tài khoản được hiện đầy đủ, rõ ràng
− Có thể đóng để khóa bảng số dư nếu muốn tránh các thao tác nhầm lẫn không mong
− Ở những kỳ đầu khi mới bắt đầu sử dụng phần mềm, các tài khoản để khai báo số dư phải được nhập thủ công hoàn toàn.
− Khi khai báo số dư, cần khai báo đồng thời thủ công các danh mục chi tiết chứ không có sự liên kết để cập nhật tự động với danh mục chi tiết được khai báo trước đó.
TỔ CHỨC CÁC PHẦN HÀNH VÀ PHÂN QUYỀN SỬ DỤNG PHẦN MỀM CHO CÁC PHẦN HÀNH TƯƠNG ỨNG NHẬN XÉT VỀ CHỨC NĂNG PHÂN QUYỀN TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN
4.1 Tổ chức các phần hành và phân quyền sử dụng phần mềm cho các phần hành tương ứng
Bước 1: Chọn “Hệ thống” -> Chọn “Quản trị người dùng” -> “Người dùng” Bước 2: Bấm “Thêm” để thêm người dùng mới -> Sau đó tiến hành nhập đầy đủ các thông tin, trong đó:
− Tên tài khoản: tên user dùng để đăng nhập vào phần mềm
− Tên người dùng: tên đầy đủ của user, có thể hiển thị trên mẫu in chứng từ ở mục “người lập phiếu”
− Nhân viên: gán người dùng với tên nhân viên đã khai báo trong danh sách nhân viên
Bước 3: Bấm “Lưu” để lưu kết quả Nếu muốn xóa người dùng thì bấm vào người dùng đó và chọn “Xóa”-> “Đồng ý”
4.1.2 Phân quyền cho người dùng
Bước 1: Nhấn con trỏ chuột lên người dùng cần thực hiện phân quyền
Bước 2: Ở thẻ Chức năng: Tích hoặc bỏ tích các mục Xem, thêm, sửa, xóa, tùy theo phần hành của mỗi người dùng đối với các chức năng Báo cáo của doanh nghiệp
Bước 3: Ở thẻ Chứng từ: cho phép người dùng phân quyền chi tiết đến thao tác của chứng từ gồm Xem thêm, Sửa, Xóa, Ghi sổ, Mở khóa hay Tất cả.
Bước 4: Ở thẻ Báo cáo: Tích hoặc bỏ tích vào mục Xem tùy theo phần hành của mỗi người dùng đối với các loại Báo cáo của doanh nghiệp.
4.2 Nhận xét về chức năng phân quyền trên phần mềm kế toán.
− Cho phép quản lý các quyền hạn của người sử dụng để tránh tình trạng vượt quyền hoặc làm trái quy định của Doanh nghiệp
− Chỉ phân quyền đối với người dùng có trong danh sách nhân viên của doanh nghiệp đã nhập.
− Có thể thêm người dùng vào một nhóm và phân quyền nhanh theo nhóm.
− Có nhiều lựa chọn và nhiều mục được phân ra rõ ràng để tiến hành phân quyền.
− Không có chức năng phân quyền tự động theo vị trí công việc của mỗi nhân viên, tất cả chỉ có thể phân quyền bằng thủ công.
− Phần mềm không yêu cầu đặt mật mã người dùng khi sử dụng chức năng phân quyền, nhưng khi đặt mật mã thì độ bảo mật không cao, có thể phát sinh nhiều rủi ro.
− Đối với bản dùng thử thì chưa có Phân quyền bổ sung theo các chi nhánh đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh và dùng chung một CSDL
− Hạn chế số kết nối trong cùng một CSDL: đối với bản dùng thử thì chỉ được
1 người, đối với bản chính phải mua kết nối tùy theo từng gói được chia theo số lượng người kết nối.
NHẬP DỮ LIỆU MINH HỌA VỀ CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH TẠI 1 ĐƠN VỊ CÁC NGHIỆP VỤ XÂY DỰNG CẦN BAO QUÁT ĐẦY ĐỦ HOẠT ĐỘNG CỦA ĐƠN VỊ NHẬN XÉT VỀ CÁCH THIẾT KẾ KHAI BÁO NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT
5.1 Nhập dữ liệu minh họa về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại 1 đơn vị
● Nghiệp vụ 1 - Ngày 1/6: công ty nhập kho 20 kg bông gòn từ NCC Nguyễn Ngọc Mai Quỳnh đơn giá 40.000/kg, thuế GTGT 10%, đã thanh toán bằng TGNH
Bước 1: Vào “Chứng từ” -> chọn “Hóa đơn mua hàng”
Bước 2: Tại Hóa đơn mua hàng -> chọn “Thêm chứng từ”, Sau đó điền thông tin liên quan nghiệp vụ vào hóa đơn mua hàng như hình dưới
Bước 3: Ở phần “Nghiệp vụ” -> chọn “Mua hàng bằng TGNH”
Bước 4: Ở khung “Chi tiết hóa đơn”, ấn chuột phải -> chọn “Thêm dòng” và tiếp tục điền các thông tin đầy đủ vào các dòng
Bước 5: Sau khi hoàn thành các thông tin trên -> Bấm “Lưu” -> chọn “F9 - Ghi“ sổ để hoàn thành nghiệp vụ
- Sau khi ghi sổ nghiệp vụ, chọn F12 - Nợ/Có sẽ hiển thị các tài khoản Nợ/Có như trong hình Qua đó kế toán có thể kiểm tra lại
Bước 6: Chọn “In” để hiển thị “Phiếu nhập mua hàng” và “Phiếu kế toán”
● Nghiệp vụ 2 - Ngày 15/6: mua 1000 cuộn Sợi Polyester Từ NCC Công ty TNHH Gacom Việt Nam về nhập kho, đơn giá: 55.000/cuộn, thuế GTGT 10%, đã thanh toán bằng tiền mặt.
- Cách thức thực hiện như ở Nghiệp vụ 1
- Tuy nhiên, ở phần “Nghiệp vụ” -> chọn “Mua hàng bằng tiền mặt”
● Nghiệp vụ 3 - Ngày 2/6: Nhập kho 2000 cuộn chỉ mua của NCC Đinh Quốc Huy với giá mua chưa thuế 2000đ/cuộn, thuế GTGT 10%, tiền hàng chưa thanh toán Chi phí vận chuyển hàng về nhập kho: 300.000, thuế 10% Mua NVL nhập kho chưa thanh toán
- Cách thức thực hiện như ở Nghiệp vụ 1
- Tuy nhiên, ở phần Nghiệp vụ -> chọn Mua hàng ghi công nợ
● Nghiệp vụ 4 - Ngày 4/6: Bán cho khách hàng Lê Phương Trinh 250 đệm 1m6*2m đơn giá 700, 600 ga giường 1m6*2m đơn giá 120.000 chưa thu tiền
Bước 1: Chọn “Chứng từ” -> chọn “Hoá đơn bán hàng”
Bước 2: Trong Hoá đơn bán hàng -> chọn “Thêm chứng từ” -> Sau đó nhập đầy đủ các thông tin
Bước 3: Bấm “lưu” thông tin -> nhấn “F9 - Ghi sổ”
Bước 4: Sau khi lưu, thông tin xuất hiện như màn hình trên -> Nhấn “In” để lấy Phiếu kế toán
Bước 5: Vào “Hoá đơn bán hàng” → Chọn nghiệp vụ bán hàng→ In phiếu xuất
● Nghiệp vụ 5 – Ngày 20/6: Bán cho khách hàng Hoàng Xuân Phong 500 ga giường 1m6*2m, đơn giá: 120.000 đồng và 200 đệm 1m6*2m, đơn giá 970.000 đồng, hóa đơn GTGT 10% Đã thu bằng tiền mặt.
Bước 1: Vào “Chứng từ” -> chọn “Hoá đơn bán hàng” -> nhập thông tin như ở nghiệp vụ bán hàng trên
Bước 2: Diễn giải nghiệp vụ là bán hàng thu tiền mặt
Bước 3: Sau đó in phiếu kế toán, phiếu xuất hàng như nghiệp vụ bán hàng trên
● Nghiệp vụ 6: Ngày 30/6: Thanh toán tiền điện bằng tiền gửi ngân hàng ( Bộ phận chi phí sxc 45.000.000, bộ phận bán hàng 10.000.000, bộ phận quản lý doanh nghiệp) Thanh toán tiền nước bằng tiền gửi ngân hàng ( bộ phận chi phí sxc 3.000.000, bộ phận bán hàng 500.000, bộ phận quản lý doanh nghiệp 500.000) Thanh toán tiền wifi bằng tiền gửi ngân hàng ( bộ phận bán hàng 150.000, bộ phận quản lý doanh nghiệp 100.000)
Bước 1: Chọn Chứng từ → chọn Phiếu chi
Bước 2: Tại Phiếu chi chọn Thêm chứng từ -> Điền đầy đủ các thông tin hiển thị
Bước 3: Ở ô “Nghiệp vụ” -> Bấm chọn “03.Thanh toán hoá đơn chi phí” Bước 4: Bấm “F11 Nhập hoá đơn chi phí”
Bước 5: Chọn in để xuất phiếu kế toán
● Nghiệp vụ 7 - Ngày 10/6 Khách hàng Lê Phương Trinh thanh toán nghiệp: vụ mua hàng chưa trả tiền ngày 4/6
Bước 1: Vào “Chứng từ” -> chọn “Phiếu thu”→ chọn “Thêm chứng từ”
Bước 2: Điền đầy đủ thông tin xuất hiện trong bảng
Bước 3: ở mục “Nghiệp vụ” -> chọn “01.Thu tiền khách hàng, nhà cung cấp” -> Sau đó chọn Tài khoản 131
Bước 4: Chọn F12 – Nợ/Có sẽ xuất hiện tài khoản nợ có như hình sau:
Bước 5: Chọn “In” để in phiếu kế toán
● Nghiệp vụ 8 - Ngày 30/6: Thanh toán tiền lương cho nhân viên
Bước 1: Chọn mục Quản lý trên thanh công cụ -> chọn mục Tiền lương
Bước 2: Sau khi chọn mục đối tượng “Tiền lương” sẽ xuất hiện bảng lương tổng theo tháng như dưới
Bước 3: Lập phiếu chi thanh toán lương
● Chọn Chứng từ → Lập phiếu chi
● Thêm chứng từ để lập phiếu thanh toán lương
● Nhập thông tin tính lương nhân viên và các khoản bảo hiểm,
49 Ở mục Số tiền, 8.502.500 là tổng lương thực nhận của nhân viên đã trừ đi khấu trừ tiền bảo hiểm phải nộp (9.500.000 - 997.500), các nhân viên khác làm tương tự theo số tiền lương và khấu trừ bảo hiểm tương ứng.
● B5: In các phiếu kế toán
● Nghiệp vụ 9 – Ngày 25/6: Thanh toán tiền hàng cho Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Thành An ở nghiệp vụ ngày 19/6 ( mua 30 cái kéo) bằng tiền mặt
Bước 1: Vào “Chứng từ” -> chọn “Phiếu chi” -> sau đó chọn “Thêm chứng từ” -> điền đầy đủ thông tin như hình
Bước 2: Tại mục “Nghiệp vụ” -> chọn “01 Trả tiền khách hàng, nhà cung cấp” -> Sau đó chọn tài khoản 3311
Bước 3: Chọn F12 màn xuất hiện tài khoản Nợ/ Có như sau:
Bước 4: Chọn In để in phiếu kế toán
● Nghiệp vụ 10 - Ngày 10/6: chuyển khoản thanh toán cho NCC Đinh Quốc Huy ở NV1 (ngày 2/6: Nhập kho 2000 cuộn chỉ mua của NCC Đinh Quốc Huy với giá mua chưa thuế 2000đ/cuộn, thuế GTGT 10%, tiền hàng chưa thanh toán Chi phí vận chuyển hàng về nhập kho: 300.000, thuế 10%)
Bước 1: Vào “Chứng từ” → chọn “Phiếu chi” -> Điền đầy đủ các thông tin
Bước 2: Tại mục “Nghiệp vụ” -> chọn “01 Trả tiền khách hàng, nhà cung cấp” -> Sau đó chọn tài khoản 3311
Bước 3: Chọn F12 màn xuất hiện tài khoản Nợ/ Có như sau:
Bước 4: Chọn In để in phiếu kế toán
● Nghiệp vụ 11 - Ngày 15/6: Khách hàng Lê Cẩm Tú ứng trước tiền mua hàng hóa bằng TGNH số tiền 20.000.000
Bước 1: Vào Chứng từ -> chọn Phiếu thu
Bước 2: Tại Phiếu thu -> bấm + Thêm chứng từ -> Sau đó nhập các thông tin vào Phiếu thu
Bước 3: ở mục Nghiệp vụ -> chọn “01 Thu tiền khách hàng, nhà cung cấp” -
> Sau đó chọn Tài khoản 1311
Bước 4: Sau khi hoàn thành các mục như hình trên, chọn “F9 - Ghi sổ” để hoàn thành nghiệp vụ
Bước 5: Chọn F12 - Nợ/Có để xem Bút toán
Bước 6: Chọn “In” để xuất hiện Phiếu kế toán
● Nghiệp vụ 12 - Ngày 12/6: Ứng trước tiền mua cho Công ty TNHH Xuất nhập khẩu Thành An 10.000.000, công ty họ đã nhận đủ bằng tiền mặt
Bước 1: Vào Chứng từ -> Phiếu chi
Bước 2: Tại Phiếu chi -> bấm + Thêm chứng từ -> Sau đó nhập các thông tin vào Phiếu chi
Bước 3: ở mục “Nghiệp vụ” -> chọn “01 Trả tiền khách hàng, nhà cung cấp” -> Sau đó chọn Tài khoản 3311
Bước 4: Sau khi hoàn thành các mục như hình trên, chọn “F9 - Ghi sổ” để hoàn thành nghiệp vụ
Bước 5: Chọn “F12 - Nợ/Có” để xem Bút toán
Bước 6: Chọn In để xuất hiện Phiếu kế toán và Phiếu chi
● Nghiệp vụ 13 - Ngày 21/6: do hàng bị lỗi, KH Trần Minh Hoàng trả lại 50 ruột gối đã mua ngày 13/6 (Xuất kho 100 cái ruột gối bán cho khách hàng Trần Minh Hoàng, giá bán chưa thuế 80.000đ/cái, thuế GTGT 10% Tiền hàng chưa thu, khách hàng Trần Minh Hoàng đã nhận được hàng)
Bước 1: Chọn “Chứng từ” -> chọn “Hóa đơn mua hàng”
Bước 2: Ở mục “Hóa đơn mua hàng” -> chọn “+ Thêm chứng từ”
Bước 3: Ở phần “Nghiệp vụ” -> chọn “Nhập kho hàng bán bị trả lại” Bước 4: Ở mục “1 Chi tiết hóa đơn” -> kích chuột phải -> chọn “Thêm dòng”
- Tiếp tục điền các thông tin như hình dưới đây
Bước 5: Sau khi điền đầy đủ thông tin của nghiệp vụ -> chọn “F9 - Ghi sổ” để hoàn thành nghiệp vụ
Bước 6: Chọn “F12 - Nợ/Có” để xem bút toán
Bước 7: Nhấn “In” để in Phiếu kế toán
● Nghiệp vụ 14: Ngày 30/6: Tiến hành kiểm kê kho
Bước 1: Vào mục “Quản lý” -> chọn “Kho”
Bước 2: Sau đó chọn “Đọc dữ liệu”
- Sau đó sẽ hiện ra các thông tin và tiến hành kiểm kê kho
Bước 1: Vào phần “Kê khai thuế”
Bước 2: Chọn “Đăng ký tờ khai”
Bước 3: Chọn thuế cần khai
Bước 4: Thực hiện kê khai thuế GTGT tháng 6/2023
Bước 5: Chọn “F9 - Ghi sổ” để ghi sổ nghiệp vụ,
Bước 6: Chọn “F12 - Nợ/Có” để xem bút toán -> xác nhận đã nộp
● Kê khai thuế TNCN -> xác nhận đã nộp
● Nghiệp vụ 16: Ngày 29/06 :Thanh toán tiền tạm ứng mua hàng cho Công ty TNHH Gacom Việt Nam: 150.000.000 đồng bằng TGNH, thuế GTGT 10%
Bước 1: Vào “Chứng từ” -> “Lập chứng từ” -> chọn “Lập phiếu chi”
Bước 2: Tại “Phiếu chi” -> Chọn ” + Thêm chứng từ” -> Sau đó nhập các thông tin vào Phiếu chi
Bước 3: Ở mục “Nghiệp vụ” -> chọn “02 Chi tiền tạm ứng, ký quỹ, gửi tiết kiệm “-> Sau đó chọn Tài khoản 141.
Bước 4: Sau khi hoàn thành các mục như hình -> Chọn “F9 - Ghi sổ” để hoàn thành nghiệp vụ
Bước 5: Chọn “F12 - Nợ/Có” để xem bút toán
Bước 6: Nhấn In để in Phiếu kế toán
5.2 Nhận xét về cách thiết kế khai báo nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các phân hệ của phần mềm kế toán.
Các thao tác dễ dàng nhập các nghiệp vụ kinh tế, giao diện rõ ràng, hỗ trợ chuyển tờ khai thuế trực tiếp hỗ trợ kê khai thuế( HTKK) Tự động hạch toán nghiệp vụ khấu trừ thuế ngay trên tờ khai thuế hỗ trợ các công cụ kiểm tra báo cáo và số liệu quyết toán.
TÌM HIỂU CÁCH THỨC KẾT CHUYỂN DỮ LIỆU TỰ ĐỘNG TRÊN CÁC TÀI KHOẢN ĐỂ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH VÀO CUỐI KỲ KẾ TOÁN ĐÁNH GIÁ VỀ CÁCH THỨC KẾT CHUYỂN NÀY
Bước 1: Vào Báo cáo -> Chọn Bảng Cân đối Kế toán
Bước 2: Bấm nút Bút toán KC -> Xuất hiện Hộp thoại Bút toán Kết chuyển
Bước 3: Chọn Thiết lập để xem và điều chỉnh thiết lập các bút toán kết chuyển, sau điều chỉnh chọn Đóng để kết thúc
Bước 4:Chọn Kỳ cần thực hiện và bấm nút Thực hiện để thực hiện các bút toán kết chuyển Bấm nút tiếp tục, hệ thống phần mềm sẽ báo Đã thực hiện xong
6.2 Đánh giá về cách thức kết chuyển này.
● Ưu điểm : Kết chuyển dữ liệu tự động trên các tài khoản để xác định kết quả kinh doanh vào cuối kỳ kế toán Thao tác kiểm tra và chốt số liệu nhằm mục đích kiểm tra lại toàn bộ số liệu một lần nữa trước khi thực hiện các bút toán kết chuyển
● Nhược điểm: Quá trình này có thể mất nhiều thời gian( nếu thực hiện cả năm) do phần mềm sẽ thực hiện lại một số tính toán như tính lại tỷ giá xuất quỹ, chênh lệch tỷ giá, tính lại giá xuất kho, chuyển lại số dư.
TÌM HIỂU CÁCH THỨC XỬ LÝ BÚT TOÁN TRÙNG CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA CÁCH THỨC XỬ LÝ NÀY ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP (NẾU CẦN)
7.1 Tìm hiểu cách thức xử lý bút toán trùng của phần mềm kế toán
Ví dụ: Ngày 3/6, nhân viên Ngô Thị Bích Loan rút 70.000.000 VNĐ TGNH VCB về nhập quỹ Tiền mặt
● Trên thực tế, với nghiệp vụ này chúng ta sẽ có hai chứng từ là Phiếu chi tiền mặt và Giấy báo có từ Ngân hàng Nếu kế toán nhập 2 chướng từ này cùng lúc thì sẽ xảy ra bút toán trùng
● Do đó, phần mềm kế toán 1A đã có phương án xử lý, đó là người sử dụng sẽ nhập vào chứng từ Phiếu chuyển quỹ đối với nghiệp vụ này
Bước 1: Tạo phiếu chuyển quỹ
Vào Chứng từ -> chọn Phiếu chuyển quỹ
Bước 2: Điền thông tin phiếu chuyển quỹ
● Thông tin quỹ xuất: Xuất quỹ, số tiền xuất quỹ, tỷ giá GD thực tế (tỷ giá bán)
● Thông tin quỹ nhập: Nhập quỹ, số tiền nhập quỹ, tỷ giá GD thực tế (tỷ giá mua)
● Thông tin khác: Ngày và diễn giải
● Bấm lưu và kết thúc nhập liệu
● Bấm nút F12 - Nợ/Có để xem bút toán
Bước 4: In Phiếu chuyển quỹ
● Trên mẫu in Phiếu chuyển quỹ, nhấp chuột phải -> chọn Print
Ví dụ: ngày 15/6/ Mua 1000 cuộn Sợi Polyester Từ NCC Công ty TNHH Gacom Việt Nam về nhập kho, đơn giá: 55.000/cuộn, thuế GTGT 10%, đã thanh toán bằng tiền mặt
Bước 1: Vào Chứng từ chọn Hoá đơn mua hàng
Bước 2: Trong Hoá đơn mua hàng chọn Thêm chứng từ sau đó điền đầy đủ các thông tin
Bước 3: Bấm lưu thông tin rồi chọn F9-Ghi sổ
B4: Vào Hoá đơn bán hàng chọn Nghiệp vụ bán hàng rồi chọn In phiếu xuất
Ví dụ: 20/6 Bán cho khách hàng Hoàng Xuân Phong 500 ga giường 1m6*2m, đơn giá: 120.000 đồng và 200 đệm 1m6*2m, đơn giá 700.000 đồng, hóa đơn GTGT 10% Đã thu bằng tiền mặt
Bước 1: Vào Chứng từ chọn Lập hóa đơn bán hàng
Bước 2: Trong Hoá đơn bán hàng chọn Thêm chứng từ sau đó điền đầy đủ các thông tin
Bước 3: Bấm “lưu” thông tin -> nhấn “F9 - Ghi sổ”
Bước 4: Vào “Hoá đơn bán hàng” → Chọn nghiệp vụ bán hàng→ In phiếu xuất
7.2 Xác định ưu nhược điểm của cách thức xử lý này Đề xuất giải pháp (nếu cần).
− Ưu điểm : Số phát sinh của các tài khoản liên quan được ghi nhận đúng
− Nhược điểm : Trên thực tế sẽ có chứng từ Phiếu chi, Hóa đơn bán hàng,Phiếu xuất kho nhưng với cách xử lý này thì chứng từ lên sổ nhật ký chung không có Phiếu chi.
TÌM HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG BÁO CÁO (TỔNG HỢP VÀ CHI TIẾT) CỦA PHẦN MỀM
8.1 Hệ thống báo cáo (tổng hợp và chi tiết) của phần mềm.
Bước 1: Vào Báo cáo -> chọn Bảng theo dõi chỉ tiêu tài chính
Bước 2: Chọn Tính giá trị thì phần mềm sẽ tự động tính toàn bộ các chỉ tiêu liên quan đến bộ báo cáo tài chính Có thể kiểm tra số liệu báo cáo tài chính theo từng tháng ngay tại màn hình này Nếu số liệu đã chính xác, thực hiện Khóa sổ để ghi nhận thời điểm chốt số liệu BCTC
8.2 Đánh giá hệ thống báo cáo.
● Ưu điểm: từ các chứng từ được nhập vào, phần mềm có thể tự động hóa các nghiệp vụ tổng hợp
● Nhược điểm: các chứng từ ghi nhận giao dịch phát sinh phải được nhập bằng thủ công ( ví dụ như ở bảng lương, chứng từ sẽ bao gồm bảng chấm công, phiếu chi, cuối năm phải lập kế toán thuế, kế toán sẽ phải nhập thủ công).
IN CÁC SỔ KẾ TOÁN VÀ CÁC BÁO CÁO TÀI CHÍNH XÁC ĐỊNH MỐI LIÊN HỆ VỀ SỐ LIỆU GIỮA SỐ KẾ TOÁN VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH
9.1 In các sổ kế toán và các báo cáo tài chính Xác định mối liên hệ về số liệu giữa số kế toán và báo cáo tài chính.
+ Tài khoản Tiền gửi ngân hàng(112)
+ Tài khoản Phải thu khách hàng(131)
+ Tài khoản Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ(133)
+ Tài khoản Nguyên liệu, vật liệu(152)
+ Tài khoản Công cụ, dụng cụ(153)
+ Tài khoản sản xuất chính(154)
+ Tài khoản Thành phẩm nhập kho(155)
+ Tài khoản nhà cửa, vật kiến trúc(2111)
+ Tài khoản máy móc, thiết bị(2112)
+ Tài khoản Phương tiện vận tải, truyền dẫn(2113)
+ Tài khoản Quyền sử dụng đất(2131)
+ Tài khoản Hao mòn Tài sản cố định(214)
+ Tài khoản Dự phòng giảm giá hàng tồn kho(2294)
+ Tài khoản Phải trả cho người bán(3311)
+ Tài khoản Thuế GTGT đầu ra(3331)
+ Tài khoản Phải trả cho công nhân viên(3341)
+ Tài khoản Phải trả, phải nộp khác (338)
+ Tài khoản Nợ thuê tài chính(3412)
+ Tài khoản Vốn đầu tư của chủ sở hữu(411)
+ Tài khoản Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối (421)
+ Tài khoản Doanh thu bán các thành phẩm(5112)
+ Tài khoản Chi phí nguyên liệu, vật liệu chính(621)
+ Tài khoản Chi phí NCTT sản xuất chính (6221)
+ Tài khoản Chi phí nhân viên phân xưởng SX chính (62711)
+ Tài khoản Chi phí khấu hao TSCĐ SX chính(62741)
+ Tài khoản Chi phí dịch vụ mua ngoài SX chính(62771)
+ Tài khoản Giá vốn hàng bán(6322)
+ Tài khoản Chi phí bán hàng(641)
+ Tài khoản Chi phí quản lý doanh nghiệp(642)
+ Tài khoản xác định kết quả kinh doanh(911)
- Sổ nhật ký bán hàng
- Sổ nhật ký mua hàng
- Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng tổng hợp nhập xuất tồn theo tk-kho
Sổ chi tiết công nợ nhiều NCC
Sổ chi tiết công nợ nhiều KH
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Bảng cân đối phát sinh tài khoản
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ( phương pháp trực tiếp)
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ( phương pháp gián tiếp)
9.2 Xác định mối liên hệ về số liệu giữa sổ kế toán và báo cáo tài chính:
− Báo cáo tài chính thể hiện tình hình tài chính của doanh nghiệp, giúp cho các nhà quản trị của công ty có thể định hướng và đưa ra quyết định cải thiện tình hình tài chính và tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
− Báo cáo tài chính bao gồm: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính.
− Để có thể lập báo cáo tài chính thì phải dựa trên số liệu của sổ kế toán mà sổ kế toán phản ánh toàn bộ tài sản hiện có và nguồn vốn hình thành nên tài sản hiện có của doanh nghiệp
10 TỔNG HỢP CÁC ĐÁNH GIÁ VỀ PHẦN MỀM (VỀ TỔ CHỨC
DỮ LIỆU, KẾT CHUYỂN DỮ LIỆU, XỬ LÝ BÚT TOÁN TRÙNG, HỆ THỐNG BÁO CÁO, KIỂM SOÁT DỮ LIỆU, GIAO DIỆN, NGÔN NGỮ )
− Giao diện đơn giản, thân thiện, đầy đủ và dễ dàng sử dụng.
− Tự động hóa các nghiệp vụ kế toán tổng hợp, tự động hóa hoàn toàn như là đánh giá xuất kho, tính khấu hao TSCĐ và phân bổ CCDC, phân bổ các chi phí trả trước, kiểm tra chứng từ làm quỹ âm,…
− Tính linh động, dễ chỉnh sửa, cho phép người khai báo các trường thông tin để theo dõi.
− Việc nhập dữ liệu rất nhanh chóng, ví dụ khi thực hiện chứng từ phiếu thu trên phần mềm, việc thêm khách hàng vào danh mục rất dễ dàng.
− Hỗ trợ trong việc kê khai thuế, nộp báo cáo tài chính, hỗ trợ tính và hạch toán các khoản tiền lương, bảo hiểm rất cụ thể và chính xác.
− Hỗ trợ kết xuất tờ khai thuế, báo cáo sử dụng hóa đơn, tờ khai quyết toán thuế, bộ báo cáo tài chính ra trực tiếp phần mềm hỗ trợ kê khai thuế, từ đó kê khai thuế và nộp báo cáo rất dễ dàng.
− Hỗ trợ tính lương, tính các khoản bảo hiểm, từ đó tính ra được thuế TNCN và tự động hạch toán bảng lương.
− Cuối năm tài chính, phần mềm tự động tổng hợp các khoản thu nhập, các khoản giảm trừ người phụ thuộc … từ đó hỗ trợ được quyết toán thuế TNCN.
− Cho phép người dùng làm nhiều việc trên cùng một cửa sổ trong cùng một thời điểm, di chuyển nhanh đến các danh mục hay chứng từ trên phần mềm
− Tốc độ xử lý dữ liệu nhanh, kiểm tra và nhận biết lỗi hạch toán dễ dàng.
− Tự động cập nhật lại phiên bản mới theo quy chuẩn.
− Tự động lưu dữ liệu ngay trong quá trình sử dụng Điều này giúp giảm rủi ro mất dữ liệu khi xảy ra sự cố về máy tính hay mất điện trong quá trình làm việc
− Giới hạn số lượng đăng nhập, hạn chế người truy cập cùng lúc
− Phần mềm không có sẵn hóa đơn trên thị trường để chọn (biểu loại mẫu hóa đơn tự nhập), tính cập nhật và bảo mật kém.
− Báo cáo kết quả kinh doanh, phần mềm 1A hỗ trợ xuất các báo cáo gồm: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
− Bản dùng thử chỉ được nhập các chứng từ trong vòng 45 ngày