Xây dựng cơ sở dữ liệu phù hợp cho việc thiết kế phần mềm kế toán theo hệ thống kế toán việt nam hiện nay

CƠ SỞ KHOA HỌC VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI − Lý luận về cơ sở dữ liệu − Các phần mềm kế toán sử dụng rộng rãi hiện nay tại VN − Hệ thống kế toán Việt nam − Các hình thức kế toán đang được á

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM

YZWXYZ

TRẦN PHƯỚC

XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU PHÙ HỢP

CHO VIỆC THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TOÁN THEO HỆ THỐNG KẾ TOÁN VIỆT NAM HIỆN NAY

CHUYÊN NGÀNH : KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH KẾ

Người hướng dẫn khoa học: Tiến Sĩ TRẦN VĂN THẢO

TP.HCM, Năm 2001

MỤC LỤC

YZWXYZ

Trang

Mở Đầu I

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU - HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ

TOÁN – HÌNH THỨC KẾ TOÁN 1

1.1 Cơ sở lý luận về cơ sở dữ liệu 1

1.1.1 Khái quát sự hình thành cơ sở dữ liệu: 1

1.1.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu trong chu trình phát triển hệ thống thông tin 3

1.1.3 Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu 6

1.1.4 Các công cụ và mô hình thiết kế cơ sở dữ liệu và phân tích chức năng 7

1.1.5 Sự hiểu biết của xã hội nói chung và nhân viên kế toán nói riêng về cơ

sở dữ liệu 8

1.2 Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý (MIS) và hệ thống thông tin kế toán (AIS) 10

1.2.1 Khái quát về hệ thống thông tin quản lý nói chung và hệ thống thông

tin kế toán nói riêng 10

1.2.2 Cơ sở lý luận về Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems - MIS) 12

1.2.3 Cơ sở lý luận về Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System - AIS) 15

1.2.3.1 Định nghĩa về kế toán: 15

1.2.3.2 Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System) 16

1.2.3.3 Cơ sở lý luận về hình thức kế toán 18

Chương 2 THỰC TIỄN CÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN ĐÃ ĐƯỢC XÂY DỰNG CHO PHẦN MỀM KẾ TOÁN HIỆN NAY 22

2.1 Thực trạng các cơ sở dữ liệu đã được xây dựng cho những phần mềm kế toán hiện hành 22

2.1.1 Tình hình ứng dụng sản phẩm công nghệ thông tin và trình độ sử

dụng công nghệ tại các doanh nghiệp 22

2.1.2 Thực trạng các cơ sở dữ liệu đã được xây dựng cho những phần mềm

kế toán hiện hành 22

2.2 Đánh giá thực trạng các cơ sở dữ liệu đã xây dựng để thiết kế phần mềm kế toán tại VN: 27

Chương 3

PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CHO VIỆC THIẾT KẾ PHẦN MỀM KẾ TOÁN 38

3.1 Một số quan điểm chung dùng làm cơ sở để đưa giải pháp trong việc

xây dựng cơ sở dữ liệu cho việc thiết kế phần mềm kế toán: 38 3.2 Xây dựng cơ sở dữ liệu phù hợp cho việc thiết kế phần mềm kế toán 40 3.2.1 Chọn hình thức kế toán thích hợp cho việc thiết kế phần mềm kế toán 40

3.2.2 Chọn phương pháp lưu trữ thông tin theo Phương pháp lưu trữ File (tập

tin) hay là Phương pháp lưu trữ cơ sở dữ liệu để thiết kế phần mềm kế toán: 44 3.2.2.1 Đặc tính của phương pháp quản lý thông tin kế toán theo file là: 44

3.2.2.2 Đặc tính của của phương pháp quản lý thông tin kế toán theo cơ sở

dữ liệu là: 46

3.2.3 Một số giải pháp khác để hoàn thiện việc xây dựng phần mềm

kế toán: 50

3.2.3.1 Bổ sung phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho trong điều

kiện tổ chức kế toán bằng máy vi tính: “Phương pháp kế thừa dữ

liệu” 51

3.2.3.2 Nhà nước cần xây dựng các nguyên tắc chất lượng về phần mềm kế

toán: 52 3.2.3.3 Nhà nước thành lập cơ quan chức năng để thẩm định phần mềm kế toán 59 KẾT LUẬN 61 Tài liệu tham khảo: 62

Mở Đầu

Ngay từ những năm 1990, khi tin học bắt đầu phổ biến rộng rãi tại nước ta, việc điện toán hóa công tác kế toán tại các doanh nghiệp cũng bắt đầu phổ biến Đến nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào kế toán doanh nghiệp đạt được nhiều kết quả khả quan như giảm bớt khối lượng tính toán rất lớn, chất lượng các báo cáo chính xác hơn Nhân viên kế toán cũng như người làm công tác lãnh đạo có nhiều thời gian hơn để phân tích, thẩm định những kết quả sản xuất kinh doanh của đơn vị Giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp có số liệu kịp thời nhằm đưa

ra những quyết định kịp thời, chính xác trong công việc điều hành sản xuất kinh doanh

Dù không rầm rộ nhưng hầu hết tại các doanh nghiệp hay cơ quan hành chính sự nghiệp từ trung ương đến địa phương hàng năm đều có không

ít những đề án hay kế hoạch ở mức độ lớn nhỏ khác nhau xây dựng hoặc mua phần mềm kế toán phục vụ công tác kế toán và điều hành

doanh nghiệp Tuy nhiên cho đến nay việc triển khai ứng ụng công nghệ

thông tin ở các cơ quan, doanh nghiệp vẫn còn dừng ở mức đơn lẻ, tự phát và vì vậy còn không ít khó khăn bất cập Chẳng hạn như những doanh

nghiệp lớn Ngân hàng thương mại, Điện lực, Bưu điện, Dầu khí, Cấp nước, Hàng không đều tự xây dựng cho mình một phần mềm kế toán khá trọn vẹn mang tín đặc thù riêng biệt của họ Những doanh nghiệp khác chỉ mới dừng lại ở mức sử dụng máy tính cho công tác kế toán như là việc hổ trợ tính toán hoặc hổ trợ ghi chép Từ đó gây khó khăn cho việc quản lý Nhà nước nói chung, cho doanh nghiệp nói riêng Đặc

biệt người làm công tác kế toán rất khó khăn trong việc sử dụng phần

mềm kế toán bởi vì mỗi nơi thiết kế cấu trúc cơ sở dữ liệu mỗi kiểu không theo một chuẩn thống nhất nào

Có thể đưa ra những bất cập trên là do những nguyên nhân sau:

• Về phía Nhà nước: Quy định pháp lý của Nhà Nước chưa phù hợp và

chưa đầy đủ về việc xây dựng phần mềm kế toán và những điều kiện khi doanh nghiệp ứng dụng máy vi tính trong công tác hạch toán kế toán Mặt khác trong đào tạo tại các trường hiện nay chưa

có sự phối hợp đào tạo để có được những chuyên viên phân tích thiết kế hệ thống và lập trình am hiểu cả lĩnh vực tin học lẫn lĩnh vực kế toán

• Về phía doanh nghiệp: Nhận thức của doanh nghiệp về công việc

điện toán hóa công tác kế toán chưa đầy đủ, và chưa có định hướng cụ thể

Xuất phát từ những khó khăn và bất cập như đã nêu trên, vấn đề “Xây dựng cơ sở dữ liệu phù hợp cho việc thiết kế phần mềm kế toán theo hệ thống kế toán Việt nam hiện nay” được chọn làm đề tài nghiên

cứu của luận văn

1 MỤC ĐÍCH VÀ Ý NGHĨA CỦA LUẬN VĂN

Mục đích và ý nghĩa của luận văn là nghiên cứu một cách có hệ thống lý luận về cơ sở dữ liệu của máy tính kết hợp với hình thức kế toán nhật ký chung để xây dựng cơ sở dữ liệu cho việc thiết kế một phần mềm kế toán chuẩn

Trên cơ sở đó luận văn đưa ra kiến nghị một số nguyên tắc để đánh giá phần mềm kế toán Đồng thời đề nghị Nhà nước nên thành lập

cơ quan thẩm định phần mềm kế toán

2 CƠ SỞ KHOA HỌC VÀ THỰC TIỄN CỦA ĐỀ TÀI

− Lý luận về cơ sở dữ liệu

− Các phần mềm kế toán sử dụng rộng rãi hiện nay tại VN

− Hệ thống kế toán Việt nam

− Các hình thức kế toán đang được áp dụng tại VN

Phương pháp nghiên cứu chủ yếu được tác giả vận dụng là phương pháp duy vật biện chứng, đây là phương pháp sử dụng xuyên suốt trong nghiên cứu để hoàn thành luận văn, nghiên cứu vấn đề trong mối liên hệ phổ biến, trong sự vận động và phát triển không ngừng Thông qua phân tích, hệ thống, suy luận để chọn lọc các vấn đề lý luận và thực tiễn phù hợp với tổ chức xây dựng cơ sở dữ liệu cho phần mềm kế toán hiện nay tại Việt nam

− Thống nhất chuẩn cơ sở dữ liệu để xây dựng một phần mềm kế toán Nhằm mục đích nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí đầu tư cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp Từ đó giảm bớt hao phí xã hội cho vấn đề này

− Kiến nghị một số nguyên tắc để đánh gía chất lượng phần mềm kế toán Đồng thời đề nghị Nhà nước giao chức năng thẩm định phần mềm kế toán cho Công ty kiểm toán Nhà nước trước khi phần mềm kế toán ấy lưu hành hợp pháp

− Cung cấp cho các chuyên gia tin học những cơ sở lý luận về kế toán cần thiết để thiết kế một phần mềm kế toán Đồng thời cung cấp một số kiến thức cơ bản về cơ sở dữ liệu của máy tính mà người làm kế toán trong môi trường điện toán hoá cần biết

Đề tài này bao trùm cả lĩnh vực kế toán và lĩnh vực tin học, cho nên trong thời gian có giới hạn, tác giả chỉ nghiên cứu luận văn trong phạm vi:

− Về kế toán: chỉ nghiên cứu về hình thức kế toán, hệ thống thông tin kế toán, các chu trình kế toán

− Về cơ sở dữ liệu: chỉ nghiên cứu về cơ sở dữ liệu quan hệ và phân tích các chu trình của kế toán, để từ đó đưa ra những nguyên tắc để đánh giá chất lượng phần mềm kế toán

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được chia thành 3 chương: Chương 1 Cơ Sở Lý Luận Về Cơ Sở Dữ Liệu - Hệ Thống Thông Tin Kế

Toán – Hình Thức Kế toán

Chương 2 Thực Tiễn Các Cơ Sở Dữ Liệu và Hình Thức Kế Toán Đã Được

Xây Dựng Cho Phần Mềm Kế Toán Hiện Nay Chương 3 Phương Hướng và Giải pháp Xây Dựng Cơ Sở Dữ Liệu Cho Việc

Thiết Kế Phần Mềm Kế Toán Đề tài được thực hiện dưới sự hướng dẫn trực tiếp của Tiến sĩ Trần Văn Thảo, và sự góp ý của Quý Thầy Cô Khoa Kế toán - Kiểm Toán Trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM, các đồng nghiệp tại Công ty Cổ phần Phần mềm Việt Nam Tác giả luận văn tỏ lòng biết ơn sâu sắc

những sự giúp đỡ quý giá đó của Thầy hướng dẫn, Quý Thầy Cô và cùng bạn bè

YZWXYZ

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU - HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN – HÌNH THỨC KẾ TOÁN

1.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ SỞ DỮ LIỆU

1.1.1 Khái quát sự hình thành cơ sở dữ liệu:

Chúng ta đang ở trong thế kỷ 21, kỷ nguyên thông tin Ngày nay, không

ai còn nghi ngờ gì vai trò của thông tin trong đời sống, trong khoa học kỹ thuật, kinh doanh, cũng như trong mọi mặt vận động của xã hội, dưới mọi quy mô, từ gia đình, doanh nghiệp, tổ chức, cho đến quốc gia và quốc tế Việc nắm bắt thông tin thật nhanh, nhiều, chính xác và kịp thời ngày càng đóng vai trò quan trọng trong quản lý, điều hành Nói cách khác, QUẢN LÝ thực chất là QUẢN LÝ THÔNG TIN Song mọi thông tin quản lý trên máy tính (theo bất cứ quy trình cụ thể nào) cũng

đều phải được thể hiện bằng các DỮ LIỆU (data) ghi trên dạng tải nào

đó Chính vì vậy, khi nói QUẢN LÝ THÔNG TIN tức là nói đến QUẢN LÝ DỮ LIỆU

Trong hai thập kỷ gần đây được đánh dấu bởi sự phát triển vượt bậc trong lĩnh vực kỹ thuật số và quan trọng là các ứng dụng cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu được xem là các thành phần cơ bản của hệ thống thông tin, thường được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực máy tính , từ máy tính lớn như Mainframe cho đến các loại máy tầm trung và các loại máy tính có kích thước nhỏ Việc thiết kế cơ sở dữ liệu đã trở thành một hoạt động phổ biến được thực hiện không chỉ đối với giới chuyên nghiệp mà cả ở giới nghiệp dư

Vào cuối năm 1960, khi cơ sở dữ liệu lần đầu tiên được đưa vào thị trường phần mềm Người thiết kế cơ sở dữ liệu hoạt động như một thợ thủ công với công cụ hết sức thô sơ như sơ đồ khối và cấu trúc các trường (records) được đặc tả ở dạng tổng quát và thiết kế cơ sở dữ liệu thường bị lúng túng khi hiện thực hành cơ sở dữ liệu thật Tình trạng này hiện nay đã được thay đổi, các phương pháp và mô hình thiết kế cơ sở dữ liệu được phát triển song song các công nghệ phát triển hệ thống

cơ sở dữ liệu Chúng ta đang ở trong thời đại của các hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ Chúng cung cấp nhiều thế mạnh như : ngôn ngữ truy

vấn, các công cụ phát triển ứng dụng và giao diện người dùng thân thiện Các kỹ thuật cơ sở dữ liệu đã cung cấp cho một lý thuyết khuôn mẫu (Framework), nó bao gồm: mối quan hệ về dữ liệu, xử lý và tối ưu các truy vấn, điều khiển tính đồng thời, quản lý các giao dịch (transactions) và phục hồi dữ liệu ,

Các công nghệ cơ sở dữ liệu đã tiến bộ, các kỹ thuật và phương pháp thiết kế đã phát triển Chúng được nghiên cứu đồng thời, ví dụ : việc phân chia quá trình thiết kế thành các bước (phase), các mục tiêu chính ở mỗi bước, và các kỹ thuật để đạt được những mục tiêu này Thực tế tại Việt Nam hiện nay là các phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu lại không được phổ biến rộng rãi, hầu như các tổ chức và cá nhân là những người thiết kế lại chỉ dựa vào một số rất ít các phương pháp thiết kế để thiết kế cơ sở dữ liệu và điều này thường tập trung ở một

phương pháp chính nào đó, đây là nguyên nhân dẫn đến thất bại trong

việc phát triển hệ thống thông tin Do thiếu các phương pháp tiếp cận

việc thiết kế cơ sở dữ liệu, thời gian và sự đầu tư vào một dự án cơ sở dữ liệu thường bị đánh giá thấp, phát triển cơ sở dữ liệu không tương xứng hoặc hiệu quả kém hơn so với nhu cầu của ứng dụng, tài liệu tham khảo bị hạn chế

Các vấn đề trên là do thiếu hiểu biết một cách rõ ràng và chính xác về dữ liệu ở mức độ trừu tượng, ý niệm Trong phạm vi nghiên cứu này

luận văn chỉ quan tâm và nhấn mạnh đến cách tiếp cận ý niệm trong

thiết kế cơ sở dữ liệu Điều này hữu ích cho cả thiết kế dự án cơ sở dữ

liệu lớn và nhỏ

Chúng ta đang bàn luận về tầm quan trọng của cách tiếp cận ý niệm trong thiết kế cơ sở dữ liệu và xem cách thiết kế cơ sở dữ liệu như là một hành vi cốt yếu trong việc phát triển hệ thống thông tin Sau đó chỉ ra cách thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm 3 bước tách biệt gọi là : thiết kế ý niệm, thiết kế luận lý, thiết kế cấp vật lý và đưa ra cách tương tác

giữa chúng với việc phân tích chức năng dựa trên quan điểm công nghệ phần mềm

1.1.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu trong chu trình phát triển hệ thống thông tin

• Cơ sở dữ liệu (database) : là tập hợp tất cả các dữ liệu có cấu trúc

được lưu trữ trong một hệ thống máy tính

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database management systems- DBMS) :

là các gói (packages) phần mềm dùng để quản lý các cơ sở dữ liệu (database) –đặc biệt là sắp xếp (sorting), thao tác (manipulating), truy xuất dữ liệu trong một hệ thống máy tính Các cơ sở dữ liệu chỉ là một trong các thành phần của hệ thống máy tính, chúng cũng bao gồm các ứng dụng, các giao diện người dùng và các gói phần mềm khác Tuy nhiên, cơ sở dữ liệu đóng vai trò nòng cốt trong quá trình phát triển của mọi tổ chức, bởi vì dữ liệu cấu trúc là nguồn cơ bản của tất cả các tổ chức, bao gồm không chỉ các tập đoàn lớn mà còn ở tất cả các công ty nhỏ và cả các cá nhân người dùng

Thiết kế cơ sở dữ liệu đóng vai rất quan trọng trong chu trình phát triển hệ thống thông tin Thiết kế một hệ thống thông tin là một công việc phức tạp, bao gồm việc lập kế hoạch, đặc tả và phát triển các đối tượng của hệ thống Sự phân chia giai đoạn thiết kế tiêu biểu cho một chu trình phát triển hệ thống thông tin, trong hình H.1, bao gồm các bước như: nghiên cứu tính khả thi (feasibiltity study), tổng hợp và phân tích các yêu cầu, thiết kế, đưa ra các khuôn mẫu, hiện thực (implementations), kiểm tra tính đúng đắn (validate and testing), hoạt động của hệ thống (operation)

• Tính khả thi : tính khả thi được gắn liền và quyết định hiệu quả

của hệ thống thông tin với nhiều cách chọn lựa khác nhau và thứ tự giữa các thành phần khác nhau của hệ thống

Hoạt động của hệ thống

Hình H.1

• Tổng hợp và phân tích yêu cầu : tổng hợp và phân tích yêu cầu là

quá trình không thể thiếu và được hiểu như là sứ mệnh chính trong thiết kế hệ thống thông tin đó là các lĩnh vực ứng dụng của hệ thống trong xí nghiệp và các vấn đề mà hệ thống sẽ giải quyết Bước này tập trung vào các tương tác giữa người dùng và hệ thống thông tin Người dùng miêu tả nhu cầu cần thiết của họ với người thiết kế, việc miêu tả những nhu cầu này là một tập các vấn đề được gọi là đặc tả yêu cầu (requirement specifications) Thông thường thì đặc tả yêu cầu không qui định thứ tự các vấn đề, chúng thường được biểu diễn dưới dạng ngôn ngữ tự nhiên hoặc ngôn ngữ giả (sự kết hợp giữa các từ khoá và ngôn ngữ tự nhiên)

• Thiết kế : thiết kế là quan tâm tới sự đặc tả các cấu trúc của hệ

thống thông tin Chúng ta cần phân biệt giữa thiết kế cơ sở dữ liệu và

thiết kế các ứng dụng Trước tiên là thiết kế cấu trúc dữ liệu ; sau đó

là thiết kế các chương trình ứng dụng Cả hai công việc thiết kế này đều rất phức tạp và có thể chia thành nhiều bước

• Prototyping : prototyping được đưa vào chu trình phát triển hệ thống

trong thời gian gần đây Hầu hết các gói (packages) phần mềm hiện nay có các công cụ phục vụ cho việc phát triển nhanh các prototype, các phần mềm có công cụ này được gọi là các ngôn ngữ thế hệ thứ

tư, với những công cụ này người thiết kế có thể tạo ra các prototype hiệu quả cho hệ thống thông tin, hoặc một số thành phần của nó Prototype cho phép người dùng thấy rõ được hệ thống thông tin thỏa mãn nhu cầu của họ Hoạt động của prototype rất hữu ích cho công việc hiệu chỉnh và thêm mới các yêu cầu dựa trên chương trình thực nghiệm

• Hiện thực : hiện thực là quan tâm đến chương trình cuối cùng, phiên

bản hoạt động của hệ thống thông tin Ở bước này, ta kiểm tra và so sánh cách hoạt động của hệ thống cuối cùng có thực hiện được các yêu cầu đặt ra hay không

• Kiểm tra tính đúng đắn : kiểm tra tính đúng đắn là quá trình bảo

đảm rằng mỗi bước của quá trình phát triển đạt được một chất lượng có thể chấp nhận được và là một sự chuyển hoá chính xác từ bước trước đó Điều này làm rõ thêm rằng việc hiện thực phản ánh đầy đủ các ý đồ thiết kế

• Hoạt động của hệ thống : hoạt động bắt đầu với việc nhập dữ liệu

đầu tiên và kết thúc khi hệ thống thực sự không còn giá trị sử dụng và đã được thay thế Trong thời gian hoạt động, cần phải có sự bảo trì cũng như sửa chữa hệ thống cho phù hợp với điều kiện mới, nâng cấp thêm các chức năng mới, sửa các lỗi mà chưa được phát hiện trong giai đoạn kiểm tra tính đúng đắn của chương trình

1.1.3 Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu là một quá trình phức tạp nó có nhiều cách giải quyết ở các mức độ khác nhau Sự phức tạp sẽ được quản lý tốt hơn bằng cách phân chia vấn đề thành các vấn đề nhỏ hơn và giải quyết các

và kỹ thuật riêng biệt Thiết kế cơ sở dữ liệu được phân thành 3 mức :

thiết kế ý niệm, thiết kế cấp luận lý, thiết kế cấp vật lý, như hình H.2

• Thiết kế ý niệm (conceptual design) : thiết kế ý niệm bắt đầu từ

các mô tả yêu cầu của công việc và kết quả là lược đồ ý niệm của cơ sở dữ liệu Một lược đồ ý niệm là một đặc tả cấp cao của cấu trúc cơ sở dữ liệu, độc lập với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu mà chúng ta sẽ dùng để hiện thực cơ sở dữ liệu Một mô hình ý niệm là một ngôn ngữ dùng để miêu tả các lược đồ ý niệm Mục đích của thiết kế ý niệm là miêu tả nội dung thông tin của cơ sở dữ liệu hơn là cấu trúc lưu trữ

• Thiết kế cấp luận lý (logical design) : thiết kế luận lý bắt đầu từ

lược đồ ý niệm và kết quả là lược đồ luận lý Một lược đồ luận lý là một sự đặc tả cấu trúc của cơ sở dữ liệu chúng có thể được xử lý trong các phần mềm hệ quản trị cơ sở dữ liệu Một mô hình luận lý là một ngôn ngữ dùng để đặc tả các lược đồ luận lý; mô hình luận lý được sử dụng rộng rãi hiện nay gồm 3 loại : mô hình quan hệ, mô hình mạng (network), mô hình phân cấp (hierarchical) Thiết kế luận lý phụ thuộc vào loại mô hình dữ liệu được sử dụng bởi hệ quản trị

cơ sở dữ liệu

• Thiết kế cấp vật lý (physical design) : thiết kế cấp vật lý bắt đầu từ

lược đồ luận lý và kết quả là lược đồ vật lý Một lược đồ vật lý là một cách đặc tả cách hiện thực dữ liệu trên bộ nhớ phụ; nó miêu tả các cấu trúc lưu trữ và các phương pháp truy xuất nhằm truy xuất dữ liệu hiệu quả Vì thế thiết kế cấp vật lý là phải đáp ứng các đặc điểm với hệ quản trị cơ sở dữ liệu đã được chọn trước Có một sự phản hồi qua lại giữa thiết kế cấp vật lý và cấp luận lý, bởi vì khi ta quyết định cải tiến thiết kế cấp vật lý có thể là ảnh hưởng đến cấu trúc của lược đồ luận lý

Thiết kế

ý niệm

Thiết kếcấp luận lý

Thiết kế cấp vật lýCác yêu cầudữ liệu

Lược đồ ý niệm

Lược đồ luận lý

Lược đồ vật lý

Hình H.2

1.1.4 Các công cụ và mô hình thiết kế cơ sở dữ liệu và phân tích chức năng Thiết kế cơ sở dữ liệu và phân tích chức năng bị chi phối mạnh bởi sự chọn lựa các mô hình thích hợp để đặc tả dữ liệu và các chức năng Những mô hình này giống như các ngôn ngữ lập trình đó là một tập cố định các cấu trúc ngôn ngữ mà chúng dùng để miêu tả dữ liệu và các chức năng Quan trọng nhất là các cấu trúc của các mô hình cũng là một sự đặc tả đồ họa, chúng cho phép người thiết kế xây dựng các sơ đồ và các hình ảnh Những loại tài liệu này rất dễ đọc và dễ hiểu; như vậy chúng là thành phần cơ bản của tiến trình thiết kế

Vào cuối những năm 1970, nhiều mô hình cơ sở dữ liệu ý niệm khác nhau được đưa ra, cách gọi tên chúng cũng khác nhau như : mô hình dữ liệu ngữ nghĩa (semantic data model), mô hình cấu trúc (structural models), mô hình chức năng (functional models) và nhiều

đều dựa trên một số cơ chế trừu tượng và vì thế mà chúng thường có

thể được định nghĩa tương đương nhau Đặc biệt là mô hình thực thể

quan hệ (Entity-Relationship) là điển hình và được xem như là cấu trúc chuẩn hàng đầu cho đặc tả cơ sở dữ liệu ý niệm và nó trở thành tiêu

chuẩn trong lĩnh vực thiết kế cơ sở dữ liệu Mô hình thực thể quan hệ được xây dựng dựa trên một số ít các khái niệm mô hình nhưng lại đặc tả rất hiệu quả bằng đồ hoạ, trong mỗi phần tử cơ bản của mô hình được ánh xạ thành một ký hiệu đồ họa riêng biệt

1.1.5 Sự hiểu biết của xã hội nói chung và nhân viên kế toán nói riêng về cơ sở dữ liệu

Có nhiều định nghĩa khác nhau về cơ sở dữ liệu, các định nghĩa này khác nhau tuỳ thuộc vào bối cảnh, mức độ, yêu cầu của vấn đề được đề cập Một cuốn sổ địa chỉ, một danh mục hàng hoá, một tập hợp các sổ sách, chứng từ đều có thể xem như là một ví dụ cho cơ sở dữ liệu (database) Như vậy, một cơ sở dữ liệu đều là những dữ liệu, được ghi chép vào một nơi nào đó, và khi tiến hành ghi chép thì các dữ liệu được ghi vào phải tuân theo tính chất, quy định của nơi ghi vào Ví dụ cột số tiền dùng để ghi số tiền chứ không thể ghi ngày tháng hoặc diễn giải

Đối với hệ thống kế toán thông thường làm bằng thủ công, dữ liệu được lưu trữ trên những trang giấy, những cuốn sổ, và cấu trúc của các dữ liệu chính là các mẫu chứng từ sổ sách và mối quan hệ giữa các

chứng từ sổ sách này

Đối với hệ thống kế toán làm bằng máy tính, dữ liệu được lưu trữ

trên các băng, đĩa từ, và cấu trúc của các dữ liệu chính là cấu trúc của các tập tin cơ sở dữ liệu (database files) Ta có thể xem cấu trúc này như là một tiêu đề của một bảng, còn nội dung của tập tin là nội dung của bảng

Ví dụ: Hệ thống tài khoàn kế toán Việt nam được thể hiện bằng tập tin

cơ sở dữ liệu như sau:

Tóm lại, như đã đề cập ở trên, mọi thông tin quản lý trên máy tính (theo bất cứ quy trình cụ thể nào) cũng đều phải được thể hiện bằng các DỮ LIỆU (data) Vì vậy hệ thống thông tin kế toán cũng được thể hiện và lưu trữ trên các bảng dữ liệu Tuy nhiên việc lưu trữ như thế nào để thật tối ưu nhất, ít tốn kém nhất, nhưng đảm bảo sự phù hợp với môi trường phát triển của doanh nghiệp, môi trường xã hội, sự tiến bộ và thay đổi từng ngày của công nghệ thông tin, đáp ứng được nhu cầu cung cấp thông tin của người cần sử dụng thông tin là mục tiêu mà

chúng ta phải quan tâm đến nó là làm thế nào để thiết kế một cơ sở dữ liệu sao cho nhập liệu đầy đủ các thông tin cần thiết, giảm thiểu lưu trữ các thông tin trùng lắp, khi cần có thể lấy được thông tin nhanh nhất, hữu ích nhất phục vụ cho việc quản lý doanh nghiệp và quá trình hỗ trợ ra quyết định của doanh nghiệp

1.2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

(MIS) VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN (AIS)

Khái quát về hệ thống thông tin quản lý nói chung và hệ thống

thông tin kế toán nói riêng

Trong những năm gần đây chúng ta đã chứng kiến sự phát triển của công nghệ thông tin mạnh mẽ và ào ạt, đến nỗi nó đã thâm nhập vào tổ chức công ty ở mọi lúc mọi cấp khác nhau Một nhu cầu cần thiết và mở rộng đối với những người làm công tác quản lý kinh doanh về việc tìm hiểu bản chất của công nghệ này và cách mà công nghệ thông tin có thể cung cấp thông tin cho nhà quản lý

Hệ thống thông tin quản lý nói chung và hệ thống thông tin kế toán nói riêng không phải là môn học về máy tính, ví nó không đặt trọng tâm vào phần cứng cũng như phần mềm của máy tính Hệ thống thông tin quản lý nói chung và hệ thống thông tin kế toán nói riêng không dạy cách sử dụng máy vi tính hoặc chỉ cách làm ra một bảng tính Excel, hay thiết kế một cơ sở dữ liệu trên Access

Ngành hệ thống thông tin quản lý nói chung và hệ thống thông tin kế toán nói riêng gồm nhiều nội dung về kinh doanh, quản lý và kế toán hơn là máy tính Nó tập trung phân tích những nhà quản lý kinh doanh, về cách tổ chức kinh doanh, cách tổ chức - hạch toán kế toán và về việc sử dụng thông tin quản lý và thông tin kế toán để đạt được mục tiêu của các thành viên trong tổ chức và của chính tổ chức đó Theo quan điểm của nhà quản lý đối với một hệ thống thông tin, họ cần phải biết rất nhiều về các hệ thống thông tin, chúng làm được gì, được tạo thành từ cái gì, rồi hệ thống thông tin được triển khai như thế nào

Nhà quản lý phải được trang bị kiến thức về hệ thống thông tin quản lý nói chung và hệ thống thông tin kế toán nói riêng để biết những loại

vấn đề nào có thể giải quyết bằng hệ thống thông tin, và những loại nào không được Có một câu hỏi mà mọi người thường đặt ra là, nếu tôi không có máy tính và phần mềm tôi có một hệ thống thông tin không? Câu trả lời là có Loài người trước khi có máy tính tự mình đã có hệ thống thông tin, vì họ cần có nhu cầu liên lạc thông tin , xử lý dữ liệu và ra quyết định Nói như vậy không có nghĩa máy tính không quan trọng trong hệ thống thông tin Nhất là trong thời đại công nghệ thông tin, bạn cũng có thể lưu, truyền, xử lý không phải trên máy tính nhưng chắc chắn không hiệu quả bằng có máy tính Do đó, ngày nay khi đề cập đến hệ thống thông tin thì mọi người hầu như cho rằng phải là hệ thống thông tin trên máy tính thì mới thích hợp

1.2.1 Cơ sở lý luận về Hệ thống thông tin quản lý (Management

Information Systems - MIS)

• Khái niệm về hệ thống: Hệ thống là một nhóm các phần tử, tác

động qua lại lẫn nhau, được tổ chức nhằm thực hiện một mục tiêu nhất định [1,10]

• Khái niệm về thông tin: Thông tin là một khái niệm rất trừu tượng

Tất cả chúng ta tưởng như hiểu được ý nghĩa của từ “thông tin” Chúng ta có vẻ biết khi chúng ta có hoặc không có thông tin và chúng ta biết khi nào chúng ta tăng thêm được lượng thông tin, nhưng định nghĩa thuật ngữ này thì khó Tuy nhiên có thể định nghiã cổ điển về thông tin: “Thông tin là sự hiểu biết có được từ dữ

liệu”[2,18] Dữ liệu được định nghĩa là sự kiện hoặc con số ghi nhận

được Hay có một định nghĩa thứ hai về thông tin: “Thông tin là sự phát biểu về cơ cấu của một thực thể mà nó giúp cho một con người

ra quyết định hoặc đưa ra một cam kết Thực thể là những phần tử xác định có chứa thông tin Phần tử là chất liệu cơ bản của hệ thống,

được định tính bởi các vật, các bộ phận, đơn vị, các thành viên, các thành phần

• Khái niệm về hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin là một nhóm

các phần tử tác động lẫn nhau để tạo ra thông tin Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm con người, quá trình và dữ kiện Con người

theo các quá trình để xử lý dữ kiện tạo ra thông tin[2,23] Dữ kiện là sự ghi nhận các số liệu của các quan sát, đó là một tập hợp các biện pháp về một vài lĩnh vực kinh doanh Dữ kiện được xử lý để tạo ra các báo cáo về cấu trúc của thực thể có liên quan

• Khái niệm về quản lý:

Theo J.W.Forsestor: “ Quản lý là một qua trình biến đổi thông tin đưa đến hành động, là một quá trình tương đương việc ra quyết định

Như vậy quản lý có 4 yếu tố cơ bản:

Hướng tới mục đích

Thông qua con người

Sử dụng các kỹ thuật

Bên trong một tổ chức

• Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý (MIS): Hệ thống thông tin

quản lý là một hệ thống gồm các thiết bị (phần cứng, phần mềm, …), con người (người chuyên môn về hệ thống thông tin, nhà quản lý,

…), dữ liệu và thông tin và các thủ tục quản lý/tổ chức nhằm cung cấp thông tin cho các nhà quản lý ra quyết định [2,24]

Chúng ta phân tích định nghĩa trên Có lẽ thành phần quan trọng nhất của hệ thống thông tin là dữ liệu và thông tin Dữ liệu là đầu vào và thông tin là đầu ra được cung cấp cho nhà quản lý ra quyết định Để có thể xử lý được dữ liệu và cung cấp thông tin tốt cho nhà quản lý cần phải dựa trên quá trình quản lý và tổ chức Trong Hệ thống thông tin quản lý khác với hệ thống thông tin thông thường vì vai trò của nhà quản lý là tích cực, là người biết đặt ra các yêu cầu để các chuyên gia hệ thống thông tin thiết kế một hệ thống cho họ, vì chỉ có họ nắm được quá trình quản lý Như vậy ba bộ phận rất quan trọng là dữ liệu-thông tin, quy trình quản lý và chính nhà quản lý là quan trọng hơn các bộ phận kỹ thuật (phần cứng, phần mềm)

• Khái niệm về Hệ thống thông tin máy tính là hệ thống thông tin

bao gồm một hay nhiều máy tính Một hệ thống thông tin máy tính bao gồm con người, các quy trình, dữ liệu chương trình và các máy tính Chương trình là các chỉ thị cho máy tính, cũng như các quy trình là các chỉ thị cho con người [2,24]

Máy tính có thể đảm nhận nhiều vai trò trong việc tạo ra thông tin Trước hết, máy tính có thể phục vụ như là một kho dữ liệu và công cụ truy xuất Theo cách này, máy tính hoạt động như là một người quản thủ thư viện dữ liệu Thứ hai, máy tính có thể cung cấp các khả năng xử lý cho việc tạo ra thông tin

Máy tính và con người hành động như là các đối tác trong một hệ thống thông tin Các công việc mà con người phải làm bằng tay được giao cho máy tính Để làm điều này, các quy trình của con người được dịch thành chương trình máy tính

Có thể khái quát hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp (MIS) trên

máy tính bằng sơ đồ như sau: (H.6)

Các phòng ban Các chi nhánh Khách hàng, Nhà cung cấp

Hệ thống bảo mật và phân quyền

Các hệ thống quản lý (Mua hàng, Sản xuất, Bán hàng, Kho vận, Nhân sự, Kế toán, …)

CƠ SỞ DỮ LIỆU (Database) (SQL / Oracle … )

1.2.2 Cơ sở lý luận về Hệ thống thông tin kế toán (Accounting

Information System - AIS)

1.2.3.1 Định nghĩa về kế toán:

Có nhiều định nghĩa về kế toán:

Ở nước ta: theo điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước Việt Nam thì :”kế toán là công việc ghi chép, tính toán bằng con số dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động, chủ yếu dưới hình thức giá trị để phản ánh kiểm tra tình hình vận động của các loại tài sản, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng vốn và kinh phí của Nhà Nước, cũng như tổ chức từng tổ chức xí nghiệp.”

−

Hay là “Kế toán là công việc tính toán, ghi chép bằng con số biểu hiện giá trị tiền tệ tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong các đơn vị cơ quan xí nghiệp” [3,8]

- Quốc tế: “Kế toán là một hệ thống thông tin nhằm đo lường, xử lý và truyền đạt những thông tin về tài chính của một tổ chức hay một doanh nghiệp.“ [4,20]

1.2.3.2 Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System)

Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp các nguồn thông tin nhằm mục đích để cung cấp thông tin cho những người ra quyết định theo

những nhu cầu và quyền hạn của họ [5,23] (Accounting Information system is a collection of resources designed to provide data to a variety of decision makers according to their needs and entitlement)

Hệ thống thông tin kế toán bao gồm nhiều hoạt động liên quan đến

nhiều chu trình xử lý nghiệp vụ (transaction processing cycles) của một

tổ chức nào đó Tuy nhiên, phần lớn các ý kiến cho rằng có bốn chu trình nghiệp vụ kế toán như sau: (H.7)

• Chu trình doanh thu (revenue cycle)

Là chu trình liên quan đến những công việc bán hàng hoá, dịch vụ và theo dõi công nợ phải thu và thu tiền của khách hàng

• Chu trình chi phí (expenditure cycle)

Là chu trình liên quan đến những công việc đặt hàng, mua hàng và theo dõi nợ phải trả và thanh toán cho nhà cung cấp

• Chu trình sản xuất (production cycle)

Là chu trình liên quan đến việc chuyển đổi tài nguyên (nguyên vật liệu, lao vụ, …) thành hàng hóa và dịch vụ

• Chu trình tài chính (finance cycle)

Là chu trình liên quan đến việc thụ đắc và quản lý vốn đầu tư (tức là những công việc liên quan đến hoạt động tài tài chính của doanh nghiệp)

Một chu trình như trên gồm một hay nhiều phân hệ (subsystems) còn gọi là các hệ thống ứng dụng (application systems) Một hệ thống ứng dụng xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phân hệ của

mình Với chu trình doanh thu thông thường bao gồm các phân hệ ứng

dụng như: phân hệ ghi nhận đơn đặt hàng, phân hệ lập hóa đơn, phân hệ giao hàng, phân hệ quản lý các khoản phải thu, phân hệ báo cáo

bán hàng Với chu trình chi phí thông thường bao gồm các phân hệ

ứng dụng như: phân hệ đơn đặt mua hàng, phân hệ mua hàng, phân hệ

quản lý các khoản phải trả, phân hệ tiền lương Với chu trình sản xuất

thông thường bao gồm các phân hệ ứng dụng như: phân hệ điều hành lệnh sản xuất, phân hệ tính giá thành, phân hệ tồn kho, phân hệ tài

sản cố định Với chu trình tài chính thông thường bao gồm các phân hệ

ứng dụng như: phân hệ quản lý tiền tệ (cash management), phân hệ theo dõi các khoản nợ vay, đầu tư, phân hệ quản lý hạch định những phúc lợi của nhân viên (the administration of employee benefit plans)

Còn một chu trình nghiệp vụ thứ năm nữa là: Chu trình báo cáo tài chính (fianancial reporting cycle) Cần chú rằng chu trình báo cáo tài

chính không phải là chu trình hoạt động như các chu trình đã đề cập ở trên, mà nó là một chu trình tổng hợp dữ liệu từ bốn chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình sản xuất, chu trình tài chính Việc soạn thảo các báo cáo tài chính tuân thủ theo nguyên tắc chung của chế độ kế toán

Khái niệm về các chu trình xử lý nghiệp vụ chỉ có ý nghĩa là một khuôn mẫu (framework) trong hệ thống thông tin kế toán Việc phân chia các chu trình nghiệp vụ trong hệ thống kế toán có thể khác nhau, đơn giản là các cách nhìn khác nhau trong một hệ thống kế toán Các chu trình này còn có thể khác nhau do đặc thù doanh nghiệp, doanh nghiệp lớn/nhỏ, lĩnh vực này, lĩnh vực khác …

Các sự kiện kinh tế

Chu trình

Doanh thu

Chu trình Chi phí

Chu trình Sản xuất

Chu trình Tài chính Các nghiệp vụ

Chu trình Báo cáo Tài chính

Báo cáo Tài chính H.7hệ thống thông tin kế toán Các chu trình nghiệp vụ của

1.2.3.3 Cơ sở lý luận về hình thức kế toán

Để thiết kế và xây dựng phần mềm kế toán, trước hết phải xây dựng cơ sở dữ liệu, muốn xây dựng cơ sở dữ liệu phải biết đầu ra của dữ liệu, mà đầu ra của dữ liệu chính là những báo cáo, những sổ sách kế toán theo yêu cầu của doanh nghiệp và đồng thời phải tuân thủ theo chế độ sổ kế toán quy định Thực chất là sự chọn lựa hình thức kế toán để xây dựng cấu trúc cơ sở dữ liệu Vậy hình thức kế toán là gì?

Đối với thuật ngữ “Hình thức kế toán” hay “ Hình thức sổ kế toán” đang được sử dụng phổ biến trong các sách báo về kế toán ở nước ta, hiện vẫn đang còn tranh luận Thuật ngữ trên dùng để chỉ “Hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ, kết cấu các loại sổ kế toán, mẫu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ kế toán để ghi chép, hệ thống hóa số liệu kế toán từ các chứng từ ban đầu, nhằm cung cấp những chỉ tiêu cần thiết cho việc lập báo cáo kế toán theo trình tự và phương pháp nhất định” [23,198]

Lịch sử hình thành hình thức kế toán:

Sự ra đời của hình thức kế toán là hệ quả tất yếu của quá trình hình thành và phát triển của kế toán nhằm hệ thống hoá thông tin đáp ứng những yêu cầu của quản lý trong điều kiện nền kinh tế toàn cầu ngày càng phát triển

Chúng ta biết rằng chứng từ kế toán hình thành từ sự phát triển kinh tế của loài người, sự phát triển này làm cho mối quan hệ kinh tế từ đơn giản trở thành phức tạp, nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều và đa dạng đã làm xuất hiện yêu cầu quản lý mới, đồng thời bộc lộ những nhược điểm vốn có trong cách ghi nhận, chứng minh và theo dõi nghiệp vụ phát sinh dẫn đến sự ra đời của chứng từ kế toán hay nói cách khác khái niệm chứng từ tách ra khỏi khái niệm sổ sách Đó là cơ sở ban đầu làm nền tảng cho sự phát triển của hình thức kế toán như ngày nay

Trong thời kỳ kế toán sơ khai, khi muốn ghi nhớ điều gì người ta đánh dấu trên vỏ cây, trên đất sét, bỏ hạt đậu vào trong vật nào đó hay thắt nút dây … Thời kỳ La Mã cổ đại, người ta ghi chép các sự kiện trên các tấm gỗ hoặc da thú có tráng sáp dưới hình thức sổ ghi nhớ theo trình tự thời gian Thời cổ Hy Lạp thì ghi chép các nghiệp vụ đổi tiền, thu tiền, cho vay dưới hình thức ghi vào thẻ riêng để kế toán theo hệ thống Di tích thời trung cổ còn để lại là quyển sổ lập năm 1086 ghi chép của cải, đồ đạc, đất đai, súc vật và các tài sản khác của vua nước Anh Đến thế kỷ 15 người ta mới phân biệt ghi sổ theo thời gian và ghi sổ theo hệ thống, ghi sổ tổng hợp với ghi sổ chi tiết, đến đây thì hình thức kế toán thực sự ra đời

Ở nước ta, theo Quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp, trong nội dung quy định về chế độ sổ kế toán thì có các hình thức sổ kế toán như:

1 Hình thức kế toán NHẬT KÝ CHUNG

2 Hình thức kế toán CHỨNG TỪ GHI SỔ

3 Hình thức kế toán NHẬT KÝ - SỔ CÁI

4 Hình thức kế toán NHẬT KÝ – CHỨNG TỪ

Tuỳ thuộc vào đặc điểm và quy mô sản xuất kinh doanh, trình độ nhân viên kế toán, doanh nghiệp hay tổ chức có thể lựa chọn một trong bốn hình thức nêu trên, nhưng khi đã lựa chọn một hình thức kế toán để áp dụng, nhất thiết phải tuân theo mọi nguyên tắc cơ bản của hình thức kế toán đó về các mặt: số lượng và kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ và kỹ thuật ghi chép

Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, để chọn ra một hình thức kế toán dùng làm nền tảng cho việc thiết kế cơ sở dữ liệu, luận văn chỉ trình bày sổ sách và phương pháp ghi chép theo hình thức Nhật ký chung

Hình thức kế toán NHẬT KÝ CHUNG

Điểm đặc trưng của hình thức nhật ký chung là: tất cả các nghiệp vụ phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký chung

Hình thức Nhật ký chung có các loại sổ chủ yếu như sau:

¾ SỔ NHẬT KÝ CHUNG

Là sổ dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản của các nghiệp vụ đó, làm căn cứ để ghi Sổ cái

¾ SỔ CÁI

Là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của từng tài khoản Số liệu của sổ cái cuối tháng được dùng để ghi vào Bảng cân đối số phát sinh

¾ CÁC SỔ NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT

Trường hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có tính chất đặc biệt, không thể diễn tả được trên sổ nhật ký chung, thì ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt

Định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp sổ Nhật ký đặc biệt hoặc Sổ chi tiết để ghi vào sổ cái

¾ CÁC SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT:

Ngoài sổ Nhật ký đặc biệt, tuỳ theo yêu cầu quản lý như TSCĐ, vật

tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ, … thì ghi vào Sổ chi tiết hoặc Thẻ chi tiết.Cuối tháng lập Bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh

Trình tự ghi chép theo hình thức nhật ký chung được mô tả qua sơ đồ sau:

Ghi cuối tháng

TỔNG HỢP CHI TIẾT

mềm kế toán hiện hành

Trước khi xem xét các cơ sở dữ liệu đã được xây dựng, chúng ta xem xét sơ lược tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý doanh nghiệp hiện nay

2.2.1 Tình hình ứng dụng sản phẩm công nghệ thông tin và trình độ

sử dụng công nghệ tại các doanh nghiệp

Theo số liệu thống kê phản ánh qua kết quả của cuộc thăm dò các nhân viên các nhà quản lý của 36 doanh nghiệp [6,15], số lượng đơn vị được phỏng vấn tuy không lớn nhưng cũng có thể cho chúng ta biết để đánh giá tương đối qua các điểm chính sau: quan niệm về việc sử dụng công nghệ thông tin, các lĩnh vực đã được tin học hoá và mức độ sử dụng chúng

Trong việc sử dụng công nghệ thông tin, 81% công ty tin rằng tin học hóa sẽ giảm chi phí Gần 70% công ty cho rằng tin học hóa sẽ giúp họ tăng năng suất Nhưng cũng có 3% công ty không quan tâm đến hiệu quả của hoạt động này Điều này nói lên rằng cũng có một ít tổ chức chưa hiểu rõ vai trò của công nghệ thông tin Ngoài ra chỉ có hơn 50% công ty nhận ra lợi thế cạnh tranh của tin học trong việc tăng lợi nhuận và phục vụ khách hàng Điều này phản ảnh rằng ngành công nghệ thông tin ở nước ta vẫn còn yếu để có thể mang lại cho các tổ chức này những lợi thế trong việc phục vụ khách hàng của họ và tạo nét khác biệt cho sản phẩm

Về các bộ phận được tin học hóa, nhận thấy rằng máy tính được sử

dụng nhiều nhất ở chức năng kế toán/ tài chính (97%) (Hình 2.1) trong

khi chức năng sản xuất sử dụng ít nhất công cụ này (64%) Aùp dụng điện toán vào marketing/bán hàng (72%) và nguồn nhân lực (75%) Tỷ lệ sử dụng máy tính của ngành điện/điện tử ít hơn các ngành khác Đặc biệt chỉ một nửa doanh nghiệp của ngành này tin học hóa bộ phận sản xuất Tuy nhiên do mẫu điều tra nhỏ nên kết quả trên có thể

không đại diện cho toàn bộ đám đông Nhưng cũng cho chúng ta thấy rằng các doanh nghiệp không tận dụng triệt để sức mạnh của điện toán để thực hiện các chức năng của mình trừ kế toán/tài chính

H 2.1 Tỷ lệ các chức năng có sử dụng điện toán

Sản xuất N hân Sự

Nguồn: Tạp chí Phát triển kinh tế số tháng 5/2001

2.2.2 Thực trạng các cơ sở dữ liệu đã được xây dựng cho những phần

mềm kế toán hiện hành

Hiện trạng các phần mềm kế toán hiện nay tại Việt nam:

Hiện nay công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp với

công cụ, phương tiện, công nghệ đã định hình Tuy nhiên ở Việt nam

gần như vẫn sử dụng công nghệ của những năm 70 [7,18] với cách lập

trình từ A đến Z kiểu tự sản xuất tự tiêu dùng, cơ sở dữ liệu để xây dựng phần mềm kế toán được sử dụng chủ yếu là các tập tin (file) rời rạc, phục vụ riêng biệt cho từng phần mềm (tức là phần mềm viết cho việc quản lý kinh doanh thì kinh doanh sử dụng, cho kế toán thì kế toán sử dụng, …) nhược điểm của việc xây dựng cơ sở dữ liệu theo kiểu file này là không có khả năng tích hợp các phần mềm với nhau, không kế thừa dữ liệu của nhau gây nên sự trùng lắp thông tin, khó khăn trong vấn đề tổng hợp thông tin để hỗ trợ ra quyết định của lãnh đạo Lãng phí công sức, dẫn đến chi phí của doanh nghiệp tăng Mặt khác, lập

trình viên kiêm luôn việc khảo sát – phân tích – thiết kế – cài đặt – bảo trì phát triển hệ thống Mâu thuẫn này dẫn đến sản phẩm ra đời chậm, chi phí lớn, khi ra đến thị trường nhu cầu hầu như không còn nữa

Các loại sản phẩm phần mềm kế toán hiện nay được sản xuất dưới hai

dạng: phần mềm “may đo” và phần mềm đóng gói

- Phần mềm kế toán “may đo”: Đây là loại phần mềm mà doanh nghiệp thuê thiết kế hoặc tự thiết kế phần mềm Đối với phần mềm thuê thiết kế các doanh nghiệp thuê các lập trình viên viết các chương trình cho những ứng dụng như: lao động tiền lương, vật tư hàng hóa, quỹ tiền mặt, … hay toàn bộ cho những phần hành của kế toán Trên cơ sở khảo sát thực trạng nhu cầu thông tin của doanh nghiệp, các lập trình viên phối hợp với các chuyên viên phân tích hệ thống có trình độ kế toán và các nhân viên kế toán trong doanh nghiệp sẽ xây dựng các chương trình ứng dụng Phương thức này có

ưu điểm là phần mềm được thiết kế có thể phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp nhưng doanh nghiệp hầu như phải lệ thuộc hoàn toàn vào đơn vị cung cấp dịch vụ Đối với phần mềm doanh nghiệp tự thiết kế, doanh nghiêp sẽ sử dụng chính nhân viên của họ để viết các phân hệ cho chương trình kế toán của họ Công việc này đòi hỏi các nhân viên kế toán có kiến thức về hệ quản trị cơ sở dữ liệu hoặc phải được sự giúp đỡ của các chuyên gia lập trình khi phân tích, thiết kế và lập trình hệ thống Các doanh nghiệp có quy mô lớn, công việc phức tạp đòi hỏi nhiều phân hệ quản lý và cần nhiều nhân lực Ưu điểm của phần mềm triển khai theo cách này là dễ theo dõi tiến độ thực hiện, dễ kiểm soát và có khả năng phát triển thêm khi mở rộng sản xuất kinh doanh của đơn vị Đồng thời phần mềm cũng đáp ứng được các yêu cầu thông tin cho doanh nghiệp Tuy nhiên doanh nghiệp phải luôn có đội ngũ làm phần mềm có kiến thức về công nghệ thông tin nhất định và phải luôn duy trì đội ngũ này

- Phần mềm kế toán đóng gói (hay còn gọi là phần mềm thương mại): Hiện nay trên thị trường phần mềm kế toán tại Việt nam có nhiều sản phẩm phần mềm kế toán đóng gói có thể sử dụng tương thích và

phù hợp với một số doanh nghiệp Các phần mềm này do các công

ty chuyên về làm phần mềm cung cấp Ở thị trường Việt nam hiện nay có hai nguồn cung cấp đó là: Một nguồn từ các phần mềm của các Công ty nước ngoài thiết kế và được nhập khẩu vào Việt nam nhu: Sunsystem, Accpac, Solomon, Peechtree, Quickbooks, … Một nguồn còn lại là từ các công ty phần mềm, hay các Trung tâm tin học, Các trường đại học của Việt Nam như LV-Acnet 2000, FAST, Effect …

Việc sử dụng phần mềm đóng gói giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc hạch toán của họ, nhưng qua thực tế cho thấy chỉ có các phần mềm kế toán của nước ngoài có tính động cao kể cả phần nhập liệu và phần báo cáo mới thỏa mãn được những yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, tuy nhiên chỉ phù hợp với hệ thống kế toán quốc tế, còn đối với hệ thống kế toán Việt nam thì việc áp dụng còn nhiều điểm chưa phù hợp Còn các sản phẩm phần mềm của Việt nam thì chưa có phần mềm nào được thiết kế có tính động, thường sau khi mua, doanh nghiệp yêu cầu thêm để họ thiết kế bổ sung để phù hợp với nhu cầu quản lý kinh doanh của họ

Thực trạng công nghệ đang được sử dụng để xây dựng cơ sở dữ liệu và thiết kế phần mềm kế toán:

Công nghệ phần mềm cũng còn sơ khai Về hệ điều hành, các phần mềm được thiết kế chủ yếu trên nền Window, trong khi một lượng rất ít phần mềm hoạt động trong môi trường Unit Tất nhiên phát triển trên Window rất đáng khích lệ song tiếc là chỉ áp dụng đơn giản như soạn thảo văn bản, lập bảng tính (Excel, Lotus, …) Còn các hệ thống áp dụng phức tạp như kế toán, kế hoạch, … gần như vẫn chạy trên nền Dos

Các phần mềm kế toán vẫn sản xuất theo lối cũ (Foxpro, Access, …) mã hoá bằng ngôn ngữ thế hệ thứ ba hay các tập lệnh của hệ quản lý tập

tin (Hình 2.2) Đồng thời hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS) chưa được

dùng nhiều khi sản xuất phần mềm chẵng hạn như Oracle (5%), hay SQL server (5%) Do vậy chi phí để phát triển các ứng dụng cao, thời

gian thực hiện một ứng dụng khá dài, mặt khác lại không tận dụng tối

đa khả năng của sự phát triển công nghệ Bởi vì phần mềm kế toán xây dựng không những phục vụ cho công tác kế toán, cụ thể là kế toán tài chính mà còn phải phục vụ cho công tác kế toán quản trị Đồng thời còn phục vụ cho công tác bán hàng, mua hàng, giao nhận hàng, tồn kho, quản lý nhân sự, quản lý sản xuất …

Thị trường mà sản phẩm phần mềm kế toán hướng tới, chúng ta ai cũng

biết trong thời đại thông tin hiện nay, mặc dù mức độ ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế nhưng không ai phủ nhận máy tính đã trở thành công cụ thực sự đắc lực, thực sự hiệu quả trong quản lý kinh tế mà đặc biệt là trong xử lý kế toán tại các doanh nghiệp Việt Nam Nhờ có máy tính hỗ trợ, việc ghi chép tính toán đã trở nên nhanh chóng hơn, chính xác hơn, in ấn đẹp hơn Đây thực sự là công cụ và phương tiện đắc lực cho nhà quản lý doanh nghiệp nắm bắt kịp thời các cơ hội kinh doanh, tiết kiệm thời gian chi phí Chính những điểm vừa nêu ra cho thấy tiềm năng của thị trường phần mềm kế toán là rất lớn Nhưng làm phần mềm kế toán như thế nào để đáp được nhu cầu quản lý của doanh nghiệp đồng thời nhà nước quản lý được doanh nghiệp, đây là vấn đề mà luận văn đưa ra giải pháp giải quyết

H2.2 Ngôn ngữ được sử dụng để làm phần mềm

(nguồn: Tạp chí Phát triển kinh tế số tháng 5/2000)

Phần mềm kế toán LV-AccNet 7.1 của Công ty Cổ phần Tin Học Lạc Việt, địa chỉ 123 Trương Định, Q.3, TP.HCM

Là phần mềm kế toán có thể ứng dụng trong nhiều ngành như sản xuất, thương mại, dịch vụ, xây dựng Có thị phần khá lớn ở các tỉnh phía nam

Cấu trúc của phần mềm: viết bằng Visual Basic trên cơ sở dữ liệu Access, chạy trên hệ điều hành Window 95/98/2000, chương trình áp dụng theo hình thức Nhật ký chung

Và gần đây Công ty Lạc Việt đã cho ra phiên bản mới LV-AccNet 2000 quản lý được đa ngôn ngữ, đa chi nhánh, nhưng cấu trúc của phần mềm vẫn viết bằng Visual Basic trên cơ sở dữ liệu Access

Đánh giá về phần mềm kế toán AccNet đây là phần mềm cung cấp một hệ thống báo cáo hết sức đa dạng, phong phú: báo cáo tài chính, quản lý tiền, hàng, công nợ, báo cáo thuế GTGT, … Tuy nhiên còn tồn tại nhiều nhược điểm như không hỗ trợ tốt mối quan hệ giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết, các quan hệ đối ứng tài khoản chưa được xác định và vận dụng một cách chính xác, độ an toàn dữ liệu thấp, thông tin kế toán có thể thêm, sửa, xóa một cách dễ dàng mà không đòi hỏi người dùng có quyền truy cập cao Hiện nay với phiên bản AccNet 2000 Lạc Việt đã bắt đầu ứng dụng phương pháp cơ sở dữ liệu quan hệ để thiết kế nên đã khắc phục được các nhược điểm trên Mặc dù vậy, nhưng thông tin kế toán vẫn có thể thêm, sửa, xóa một cách dễ dàng Chưa có hệ thống truy vấn để thực hiện việc kiểm tra của

cơ quan chức năng (nếu có yêu cầu), hoặc việc kiểm tra, kiểm soát nội bộ, trong lập báo cáo chưa hỗ trợ cho kế toán quản trị

Phần mềm kế toán K.T.V của Công ty Cổ phần Tư vấn và Dịch vụ Tin Học SCITEC, địa chỉ 52 Bùi Thị Xuân, Q.1, TP.HCM

Là phần mềm chuyên dùng trong lĩnh vực kế toán Chương trình thực hiện theo hình thức chứng từ ghi sổ, tổ chức thành các phân hệ như: Kế toán tiền mặt, kế toán tiền gởi ngân hàng, kế toán vật tư hàng hóa và bán hàng, kế toán tài sản cố định, kế toán công nợ, kế toán chi phí, kế toán tổng hợp