Đề tài số 9
Phan I: GIAO TIEP NOI BO CONG TY
I Giao tiếp nội bộ công ty:
Giao tiếp nội bộ công ty là hình thức trao đối thông tin, từ hai cá nhân trở lên với nhau một cách có ý thức và vô thức, bằng phương thức ngôn ngữ và phi ngôn ngữ, trực tiếp và gián tiếp.Theo mục đích của từng cá nhân và của tô chức
1.Giao tiếp nội bộ công ty có những tính chất sau:
Hình minh họa
Giao tiếp trong công ty phải nhanh nhạy trong khâu nắm bắt, xác nhận thông tin, thông báo hay nhận thức được tầm quan trọng của những thông tin chiến lược, đáng tin cậy Nhưng việc thực hiện thành công các kế hoạch, tiễn hành những thay đối văn hoá cũng như những thay đối cần thiết để đạt
được những mục tiêu đột phá, nhân viên năm rõ các kế hoạch chiến lược của công ty lại là yếu tố căn bản chứng tỏ sự tận tâm của họ
Việc đưa ra các quyết định hay kế hoạch của công ty cần phải xem xét đến mức độ cấp bách cũng như những khó khăn gặp phải trong quá trình giao tiếp và các chức năng giao tiếp phải hướng tới các kế hoạch chiến lược của công ty như sau:
1 1 Nhu cầu và định hướng chiến lược:
Giao tiếp là van dé kha quan trọng đối với các công ty, mục đích chính của giao tiếp là nhằm thúc
đây nhân viên thực hiện các kế hoạch chiến lược
1.2 Hoà hợp và thống nhất
Cái khó trong việc xây dựng niềm tin, sự tín nhiệm là hoà hợp với các quy tắc, nghi thức của công ty và nhiều vấn đề bên ngoài khác Thuật hùng biện trong quản lý các vấn để công ty hay đề thuyết
Trang 2Đề tài số 9
trình thì rất hiệu quả Tuy vậy để giao tiếp thì không mấy có tác dụng Thông qua việc thông báo các chính sách hay kế hoạch, công ty hãy liên tục thử nghiệm và xác định rõ
1 3 Pham chat và sự tôn trọng
Giao tiếp dựa trên sự tôn trọng lẫn nhau của cả 2 bên, đó là quy tắc căn bản được xây dựng đề tạo nên môi quan hệ với niềm tin và sự tôn trọng Nếu nhân viên trong công ty có được những mối quan hệ như vậy sự tận tâm đối với công việc của nhân viên trong công ty sẽ ngày càng tăng từ đó công ty sẽ ngày càng phát triển hơn hăn những công ty khác không có được nhũng mối quan hệ như vậy Bởi về cơ bản mà nói thành công của công ty phụ thuộc vào những nỗ lực làm việc đầy sáng tạo và theo nguyên tắc của nhân viên Giao tiếp chính là dưa trên phẩm chất và sự tôn trọng của đôi bên bởi nó xây dựng mỗi quan hệ với niềm tin và sự tôn trọng giữa người với người, là nền tảng dẫn tới thành công của công ty
1 4 Thông tin chiến lược
Thông tin là những chuyên động của giao tiếp, giống như dòng chảy của tiền tạo nên sự giàu có nên những dòng chảy thông tin nhanh nhậy và đều đặn sẽ phát triển và làm giàu cho công ty đó Các công ty nên khuyến khích và duy trì những dòng chảy thông tin có hệ thống, đáng tin cậy, tối mật và có tính tức thời đề rồi sử dụng những thông tin ấy tiến hành các kế hoạch chiến lược Đề được như vậy cần có sự tận tâm đối với công việc của các nhà lãnh đạo công ty, ứng dụng khoa học kỹ thuật công nghệ phù hợp ngoài ra còn cần có sự ủng hộ cũng như tham gia của đội ngũ nhân viên công ty Dù tốt hay xâu dòng chảy thông tin của công ty chính là “ Biểu vũ đồ” để đo khả năng hồn thành cơng việc 1 5 Sự rõ ràng và sức mạnh của thông báo
Sự rõ ràng là tiêu chuẩn hàng đầu đối với một thông báo Thiếu nó thông báo dễ gây nhằm lẫn thậm chí lộn xôn Những thông báo rõ ràng, rành mạch sẽ được xem xét đầu tiên và một cách cần thận do đó nó sẽ không bị nhằm lẫn với bất cứ thông báo nào khác
Thông báo rõ ràng rành mạch là cân bằng giữa sự đơn giản và phức tạp được diễn đạt dựa trên sự cân nhắc về số lượng từ nhưng vẫn đầy đủ ý nghĩa Ngôn ngữ là ngôn ngữ được sủ dụng trong giao tiếp hàng ngày bởi như thế sẽ thu hút được sự chú ý của mọi người hơn là những cáo thị hay những bài diễn văn Tóm lại những thông báo rõ ràng rành mạch là những thông báo mạch lạc, nhất quán, đầy đủ truyền đạt được những ý mình cần
1.6 Những triển vọng đối ngoại
Hệ thống thông tin trong công ty đòi hỏi một triển vọng đối ngoại và sự định hướng Tất nhiên
đưa ra một chiến lược là khi công ty phải đôi mặt với những vấn đề như: mơi trường bên ngồi, các khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà phân phối cũng như thuộc quyền quản lý của Nhà nước trong 1 xã hội Các cá nhân hay nhóm làm việc đang cô gắng hoàn thành kề hoạch chiến lược cần hiểu rằng không chỉ có bản thân chiến lược mà còn có nhiều nguyên nhân cũng như phương pháp dẫn đến thành công Không chỉ cần có một hệ thống thông tin đáng tin cậy bên ngồi cơng ty mà còn phải áp dụng thông tin đó đúng nơi đúng lúc sao cho hiệu quả
Trang 3Đề tài số 9
Một hệ thông thông tin mạnh phụ thuộc vào sự đóng góp cần thiết kịp thời của các nhân viên tồn cơng ty, mỗi một nhân viên đóng một vai trò trong đó, một số người còn góp nhiều vai trò Nhân viên nên xác định rõ trách nhiệm của mình đề có thê đóng góp thích đáng cho công việc Trách nhiệm cần được phân chia rõ ràng trong việc gửi và nhận thông tin cũng như xây dựng những mối quan hệ có lợi để nhanh chóng thu thập những thông tin chiến lược đáng tin cậy
1.8 Lắng nghe và có mặt kịp thời
Lắng nghe là một mắt xích quan trọng để giao tiếp tốt Giao tiếp tốt không giống như bạn có khả năng hùng biện hay nói chuyện có sức thuyết phục mà là cuộc nói chuyện và thảo luận rõ ràng Sẽ không có buổi nói chuyện nào hết nêu như bạn không lắng nghe một cách chân thành và đáp lại những thông tin hay thông điệp được đưa ra Biết cách lắng nghe còn hơn cả im lặng một cách lịch sự hay chú ý vào những gì người khác nói, nói chung nó rất khác so với sự khéo léo giả đối Đó là một đức tính tốt, học cách dé biết được người khác nghĩ gì trong đầu là sự đầu tư khôn ngoan, nó yêu cầu ta
phải khiêm tốn có tỉnh thần học hỏi
1.9 Đào tạo và ủng hộ
Thừa nhận vai trò của mỗi nhân viên trong giao tiếp, công ty cần phải đảm bảo rằng tất cả các nhân viên đều có năng lực cũng như phẩm chất và ủng hộ họ hoàn thành trách nhiệm.Giáo dục và đào tạo phù hợp phụ thuộc vào đặc điểm của công ty và nhu cầu riêng của mỗi cá nhân cũng như của công
ty
1 10 Phương pháp
Những giao tiếp trong nội bộ công ty phản ánh sự thật là giao tiếp chỉ là một phương tiện không bao giờ kết thúc và không phải đề đạt được thành công mà mục đích chủ yếu là tăng cường hoàn thành nhiệm vụ của công ty giao Chức năng giao tiếp nên tạo ra một sự liên kết với đội quản lý của các
nhóm đang hoạt động có hiệu quả
1.11 Hệ thống khuôn khổ
Khuôn khổ là một khía cạnh quan trọng của hệ thống hoạt động hiệu quả của giao tiếp chiến lược trong công ty, nó đòi hỏi người đảm nhận phải khéo léo và thận trọng Thật hoang đường khi cho rằng tất cả mọi việc quan trọng trong công ty đều được cân nhắc kỹ càng, xem xét triệt để Tính chính trực, tính kiên nhẫn, tô làm việc, sự nhanh nhẹn và những phâm chất khác của một nhân viên quan trọng đều không tuân theo bất cứ khuôn
khổ nào Tầm quan trọng hay giá trị của giao tiếp chiến lược không phải là một mục tiêu phù hợp để
đặt trong khuôn khô, về định nghĩa, nó là giá trị của chiến lược hay cơ hội, mục tiêu luôn được ủng hộ
nó không phải là khía cạnh chiến lược của giao tiếp cũng không phải là mục tiêu của khuôn khô Khuôn khô tốt nhất là bao gồm cả giao tiếp trang trọng, bán trang trọng và giao tiếp thường ngày 1 12 Liên tục đôi mới
Trang 4Đề tài số 9
2 Các hình thức giao tiếp nội bộ công ty: 2 1 Giao tiếp từ cấp trên xuống cấp dưới
Ngoài các cuộc họp ra, nhà quản trị còn phải tiếp xúc với nhân viên nhằm :
- Kiểm tra việc thực hiện các quyết định;
- Đánh giá tiền độ thực hiện công việc trong đơn vị đề uốn nắn sai sót, động viên kịp thời những người tốt việc tốt; - Đánh giá cấp dưới về phẩm chất đạo đức, năng lực chuyên môn, khả năng tô chức tốt công việc: - Nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của từng người để có biện pháp giáo dục, nâng đỡ họ Nhà quản trị cần thực hiện tốt 8 nguyên tắc khi giao tiếp với cấp dưới : + Hay tin tưởng vả tín nhiệm nhân tài + Hãy dùng người đúng Người quản trị phái nhìn thấy được tài năng của nhân viên và phải lượng tài để sử dụng, tài lớn thì giao việc lớn, tài nhỏ giao việc nhỏ + Đào tạo bồi dưỡng nhân tài, đáp ứng được yêu cầu của hoạt động của doanh nghiệp trong cạnh tranh và hội nhập + Hãy lắng nghe ý kiến của cấp đưới + Hãy tôn trọng và quan tâm đến cấp dưới + Hãy đến với nhân viên bằng tắm lòng và trái tim Phải cư xử bằng tâm lòng chân thực, tăng cường môi quan hệ tình cảm, tâm lý
+ Không quên lời hứa, Nếu không thực hiện được phải phản hồi, thậm chí xin lỗi Có như thế mới
tạo được niềm tin nơi nhân viên
+ Khen chê kịp thời, khen chê phải đúng mực, khách quan, công bằng, nếu không sẽ phản tác dụng
Người có thành tích đều muốn khen trực diện, công khai trước mọi người Đối với nguoi co sai lầm,
khuyết điểm thì nên góp ý trao đôi riêng, thật đúng lúc, đúng chỗ, thích hợp với tâm trạng 2.2 Giao tiếp từ cấp dưới lên cấp trên:
Giao tiếp từ cấp dưới lên trên đặc biệt được dùng đề đạt 3 mục tiêu : - Đề báo cáo công tác hay thành tích cá nhân, ban ngành - Để đưa ra các đề nghị, ý kiến
- Đề phát huy sự tham gia vào quản lý
- Hãy tuân thủ trật tự đăng cấp Mỗi một tổ chức đều được tô chức theo cấp bậc và yêu cầu mọi người cần phải tuân theo, không được vượt cấp trong hệ thong dang cap
- Cần phải phản hồi thường xuyên về việc thực hiện công việc của mình - Hãy tiếp nhận những lời phê bình một cách vô tư
- Hãy quý trọng thời gian của họ Khi cần báo cáo, bàn việc với họ, bạn nên trình bày ngắn gọn, rõ
rang, cu thé
- Hãy cư xử một cách khéo léo, không nói xấu họ, không chê bai họ sau lưng - Hãy học hỏi những phong cách và kinh nghiệm tốt của họ
2 3 Giao tiếp với đồng nghiệp:
Trang 5Đề tài số 9
khác, không lật lọng, không có chấp với những sai lầm của đồng nghiệp - Cần có di có lại với đồng nghiệp, không nên trao đổi 1 cách thực dụng - Giao tiếp trực tiếp với nhau nhưng giữ một tần số hợp lý
- Cạnh tranh | cách lành mạnh vì mục đích chung
- Đối xử I cách chân thành , khen ngợi những ưu điểm của đồng nghiệp một cách tự nhiên
- Phân biệt rõ việc công, việc tư
PHAN II NHỮNG ĐIÊU CẢN LƯU Ý KHI GIAO TIẾP NỘI BỘ
I Hình thức và tính chất
1 Ánh mắt
Đây là cách làm phố biến và thường được “ưa chuộng” hơn hẳn, nguyên nhân không chỉ bởi nó là một hoạt động tốn ít calo, mà nó còn chứa đựng bao hàm ý lẫn sự tình tứ của người muốn truyền thông điệp, bởi thế mà nhân gian có câu “liếc mắt đưa tình”, còn ở nơi công sở “liếc mắt đưa tin” Chí cần cái nhau mày, liếc mắt sắc bén cũng khiến người tiếp chuyện hiểu sự không hài lòng của bạn Một ánh mắt trìu mến, hàm chứa sự cỗ vũ, đồng tình, khích lệ khiến của sếp hay đồng nghiệp cũng khiến bạn có thêm niềm tin vững bước trên con đường sự nghiệp của mình
Lời khuyên đặc biệt dành cho nhân viên mới, cần đặc biệt chú ý từng nét mặt, cử chỉ của sếp cũng như đồng nghiệp, đặc biệt là ánh mắt, bởi nếu là người nhạy cảm bạn sẽ biết những bước kế tiếp cho con đường giành niềm tin và thành công trong sự nghiệp của mình
2 Trang phục
Trong hội nghị hay đàm phán, cách ăn mặc của mỗi nhân vật đều có giá trị thông báo thông tin, bởi nó không những là phong cách thời trang thể hiện cá tính riêng của từng người, mà còn thê hiện địa vị cũng như tầm quan trọng của cuộc họp hay đàm phán
Dù là vật vô chi vô giác, nhưng trang phục lại là những ấn tượng đầu tiên khi tiếp xúc với đối tác cũng như lần ra mắt đầu tiên trước nhà tuyên dụng, nó là một trong những nhân tố quan trọng trong việc “lây lòng” đối phương
Ngoài ra, trang phục đôi khi còn là phương tiện để thê hiện phong cách ăn mặc, xu hướng thời trang, đăng cấp của mỗi người Cũng đôi khi nó là cầu nối cho những ai “hợp gu” dễ dàng thân thiết và bat chuyện với nhau khi cùng một sở thích
3 Tư thế, điệu bộ
Trang 6Đề tài số 9
Tư thế thắng thắn, khoan thai, cùng với thái độ bình tĩnh, tràn ngập sự tự tin luôn là ưu điểm “hút” ánh nhìn chú ý và sự đánh giá cao của nhà tuyên dụng Không ai có cảm tình hay ngợi khen những tư thế ngôi ngỗ ngược, mất mỹ quan, hay dáng đi hiện rõ sự” luồn lách” xu nịnh Qua tư thế của bạn, mọi người phần nào đoán biết tính cách và con người của bạn, hãy cần thận nếu không muốn ai đó nắm được yếu điềm của mình 4 Ngữ điệu nói Nói nhanh hay chậm, ngữ điệu khiêm nhường hay tự cao tự đại cũng là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của bạn Nói với tốc độ quá nhanh khiến mọi người không thê bắt kịp và nắm bắt nội dung bạn muốn truyền đạt, nói quá chậm lại không có sự truyền cảm luôn khiến người nghe muốn ngủ gật Giọng điệu quá kiêu, tự cao thể hiện cá tính hay năng lực “ăn to nói lớn” của mỗi
người nhưng lại gây sự khó chịu với người xung quanh
Trong bất kỳ tình huống, trường hợp nào (dù sang trọng, thân mật hay suông sã ) đều nên “học ăn học nói”, giữ thái độ ôn hòa, ngữ điệu nói vừa phải khiến thông tin truyền đi được hiểu đúng và rõ nghĩa 5 Qua tang
Giá trị lớn nhất ở mỗi phần quà tặng không mang tên vật chất mà đó là yếu tổ tinh thần, nặng về tình nghĩa Giữa đồng nghiệp với nhau, việc tặng những món quà nhỏ nhân ngày đặc biệt nào đó cũng khiến mối quan hệ hai phía trở nên khăng khít, thân mật hơn
Tuy nhiên, đặc biệt lưu ý đến những món quà tặng sếp Đừng vì lợi ích cá nhân nào đó mà tặng quà để lợi dụng Nên xuất phát từ sự kính trọng hay lòng biết ơn do tạo công ăn việc làm, do chiếu có Vấn đề này hết sức nhạy cảm, do đó bạn cần cân nhắc kỹ trước khi tặng quà sếp kẻo gây hiểu nhầm 6 Nụ cười
Sự thành công, ủng hộ, khuyên khích luôn được đánh dấu bằng những nụ cười thân thiện Luôn giữ thái độ hòa nhã với nụ cười thường trực trên môi không những mang lại cảm giác thân thiện với mọi người xung quanh mà còn khiến chính bản thân có được sự khoan khoái, thanh thản
Trai lại, cần cảnh giác cao độ với những nụ cười mia mai, giả tạo của đồng nghiệp nhằm tránh xa các trò” chơi khăm” của “ma cũ” hay “đối thủ” Làm được điều này không những đã tránh được môi họa mà còn thê hiện sự nhạy cảm trong chính năng lực phán đoán và cảm nhận của bạn
7.Cần thận với tính hài hước
Với những người đã hiểu bạn, cách bông đùa đó có thể chấp nhận được Nhưng bạn nên biết rằng không thể hài hước với tất cả mọi người ở bất cứ lúc nào, trong bất cứ tình huống nào Cần thận kẻo
câu đùa của bạn có thê trở thành điều xúc phạm với người khác Tốt nhất hãy tránh xa những lời bông
đùa nêu đồng nghiệp của bạn không phải là một người thân thiện 6 thói quen xấu trong giao tiếp nơi công sở
8 Chỉ liên lạc với người khác khi cần tới họ
Có thê bạn đã từng làm như vậy Bạn chí liên lạc với đồng nghiệp A khi cần nhờ anh ấy cung cấp thông tin hộ Bạn chỉ hỏi thăm chị B khi muốn nhờ chị tìm khách hàng giúp, Giữa những “giai đoạn