Đặc trưng của ERP dc ko HH TY HH TH TH TH HT 1 0Á nà 04 08 1100 6 1.4.2 Các chức năng của ERP co cọ TH HH HH TH 0Ý ng 08 11 18 8 1.5 Tam quan trong cia m6 hinh ERP csssssssssesssssssssssssssssscssseaceaeeaceaceaeaceneaens 12
oO Thiết kế theo từng module chức năng Thiết kế module của hệ thống erp tích hợp các module có năng kinh doanh khác nhau, bao gồm chức năng: tài chính, kế toán, sản xuất, nhân sự Mỗi module đảm nhiệm một chức năng chuyên biệt của một phòng ban, bộ phận trong một tổ chức Các module này có khả năng xử lý các nghiệp vụ theo từng chuyên môn, đáp ứng nhu cầu riêng của từng phòng ban
L Tích hợp chặt chế giữa các chức năng
Mặc dù mỗi module đảm nhiệm những chức năng, nghiệp vụ chuyên biệt nhưng lại có sự tích hợp với nhau nhằm mục đích liên kết, kế thừa thông tin, di liệu giữa các phòng hạn Việc này cho phép nguồn dữ liệu trong toàn doanh nghiệp được đồng bộ, xuyên suốt, giảm tải thời gian, công sức cập nhật và xử lý dữ liệu rải rác giữa các bộ phận
Các module trong hệ thống erp được thiết kế vừa mang đặc tính chuyên biệt, vua mang tính tích hợp nhằm phục vụ yêu cầu về chức năng, nghiệp vụ của từng bộ phận cũng như yêu cầu đảm bảo dữ liệu thống nhất trong toàn doanh nghiệp được đồng bộ, xuyên suốt, giảm tại thời gian, công sức cập nhật và xử lý dữ liệu rải rác giữa các bộ phận
Các module trong hệ thống ERP được thiết kế vừa mang đặc tính chuyên biệt, vừa mang tính tích hợp nhằm phục vụ yêu cầu về chức năng, nghiệp vụ của từng bộ phận cũng như yêu cầu đảm bảo dữ liệu thông nhất trong toàn doanh nghiệp.
O Có khả năng phân tích và đánh giá Hệ thống ERP co thé dua ra các phân tích, đánh giá dựa trên các báo cáo được tông hợp tự động, hỗ trợ tôi đa người quán lý trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và đưa ra những chiến lược mới phù hợp
O Cau tric linh hoat Do tinh chất luôn thay đổi và vận động không ngừng về mặt tổ chức trong mỗi doanh nghiệp, hệ thông erp được thiết kế có cấu trúc linh hoạt để dé dàng đáp ứng những thay đôi, điều chỉnh trong mỗi tổ chức Hệ thống ERP với thiết kế mở, cho phép doanh nghiệp gần thêm những module cần thiết hoặc tháo bỏ những module mình muốn mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động của những chức năng còn lại nhằm tối ưu hóa hiệu quả sử dụng hệ thống
O Cơ sở dữ liệu chung Tất cả dữ liệu bao gồm các dữ liệu tài chính, kế toán, nhân sự, bán hàng, hàng hóa, đều được nhập và lưu trữ trên một cơ sở dữ liệu chung cho toàn doanh nghiệp Các dữ liệu này chỉ cần được nhập một lần và được tất cả các phòng ban sử dụng, lưu hành Đặc trưng này giúp cho doanh nghiệp giải quyết vẫn đề dữ liệu bị phân tán, tránh tạo ra những sự trùng lặp, dư thừa dữ liệu và những rủi ro về sai sót, chênh lệch số liệu
1.4.2 Các chức năng của ERP
Quản lý quan hệ aie Tai hang (CRM)
Quan ly š tài chính trình sán (FRM) xuat
H Quản lý kế toán và tài chính ERP cung cấp đầy đủ các tính năng, công cụ cơ bản của lĩnh vực kế toán và tài chính bao gồm: Số cái chung Tài khoản chỉ trả Các khoản nhận về Số dư, Báo cáo tài chính, Quản lý tiền mặt, Ngân sách Phản ánh chính xác tình trạng tài chính của một doanh nghiệp Việc thu thập các dữ liệu tài chính đề phân tích điểm mạnh điêm yếu của nó và lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch sử dụng nguồn tài chính, tài sản cô định và nhu cầu nhân công trong tương lai Giúp các doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả, giảm bớt đáng kể thời gian nhập liệu, đáp ứng các nghiệp vụ quan trọng của công việc kế toán tai chính và giúp quy trình quản lý các khoản thu-chỉ được kiêm soát hiệu quá hơn
O Quản lý quy trình sản xuất, phân phối (MRP: Manufacturing Resource Planning)
Hệ thống ERP cung cấp các tính năng: Số lượng nhập — bản — tồn kho, quản lý kho, theo dõi chất lượng, điều phối giao hàng dé giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả quy trình sản xuất, kho vận, phân phối sản phẩm
Quản lý sản xuất — phân hệ hoạch định quá trình sản xuất và nguyên vật liệu trong sản xuất, phản ánh quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và xây dựng hệ thông tiêu chuẩn quản lý sản xuất Chức năng hoạch định và kiểm soát sản xuất: nâng cao năng suất, hoạch định
2 yêu cầu vật tư, đúng sản phẩm với đúng số lượng tại đúng nơi vào đúng thời diém(JIT)
Hệ thống sẽ xây dựng kế hoạch sản xuất phù hợp giúp sử dụng tôi ưu chi phí và thời gian, giảm bớt tỷ lệ lãi hàng trong quá trình sản xuất, cắt giảm chi phí lu kho kiểm kê hàng hóa hiệu quả cho quá trình xuất — nhập, phân phối phương tiền phù hợp cho quy trình vận chuyên Các tính năng này không chỉ giúp tiết kiêm chi phí mà còn gia tăng hiệu quả sản xuât, chât lượng sản phâm
Phan loai, sản ùn pe õn nhúm
Phương pháp : nh giá tôn kho
Kiểm tra ˆ ~” chất lượn a Quy trinh Giao dịch quản lý Kho nhập kho
Kiếm kê kho iao dịch
Quản lý lô, hạn sử xuất kho dung, tinh trang Chức năng giữ hàng chuyên kho Giao dịch đợc.
H Quản lý nhân sự (HRM: Human Resource Management) Hỗ trợ những chức năng cần thiết như quản lý, lên kế hoạch, trả lương, tuyên dụng, và huấn luyện nhân viên của công ty Những chức năng thường thấy như lập bảng phát lương,quản lý phúc lợi,thủ tục tuyên dụng, hoạch định nhân lực,
O Quan ly day chuyén cung ing (SCM: Supply Chain Management) Hệ thống ERP có thành phần quản lý chuỗi cung ứng (SCM) là rất quan trọng, thành phân này bao gồm các chức năng:
Chức năng hoạch định và kiểm soát sản xuất: phối hợp những chức năng hoạch định khác nhau bao gồm hoạch định tiếp thị, hoạch định tài chính, hoạch định vận hành và hoạch định nguồn nhân lực.
Chức năng quản lý nguồn nhiên liệu: mua sắm đánh giá nhà cung cấp, và quản lý hóa đơn, quản lý hàng hóa ngoài kho bãi nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nguồn nguyên vật liệu
Chức năng quản lý nhà máy: hỗ trợ các hoạt động liên quan tới khâu hoạch định, thực hiện sửa chữa và bảo trì
Phần mềm quản lý chất lượng: thực hiện các thủ tục liên quan tới việc kiểm soát và đảm bảo chất lượng và phân phối tới khách hàng
Đối với các nhà quản lý 13 1.6 Các nguyên tắc thiết lập và áp dụng ERP 13 1.7 Quy trình triển khai ứng dụng mô hình ERP 5- 5 5552 << <2 14 1.7.1 Hệ thống ERP hoạt động - 5s sec sevsevevseSkvsersersrsersrkersrkersre 18 1.7.2 Ưu và nhược điểm của hệ thông ERP 18 1.7.2.1 Ưu điểm 5: 222 2222112222112221112221112211112211121 1011 ree 18 1.7.2.2 Nhược điểm 2-1 TỰ HH HH1 21121 ng uyg 20 1.7.3 Mô hình quản lý bang ERP phù hợp với doanh nghiệp
Tăng cường khả năng quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp, sử dụng các công cụ hiện đại, mở rộng khả năng truy cập thông tim giúp cho các nhà quản lý thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng Nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, giảm giá thành Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực trong sản xuất kinh doanh
1.6 Các nguyên tắc thiết lập và áp dụng ERP
Quản lý doanh nghiệp bằng hệ thống giải pháp ERP là xu hướng ngày càng được nhiều doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và lớn lựa chọn trong thời kỳ bùng nỗ công nghệ và cạnh tranh ngày càng gay gắt
Tuy nhiên, do đặc thù các hẹ thông ERP khi triển khai cho mỗi doanh nghiệp là không giống nhau, do vậy không chí tìm kiếm được một nhà cung cấp tốt là chắc chắn doanh nghiệp bạn sẽ triển khai ERP thành công Dưới đây là một số nguyên tắc giúp cho quá trình triển khai ERP có thê diễn ra thành công
Nguyên tắc 1: Đảm bảo đội ngũ tham gia triển khai dự án Khi triển khai dự án, không chỉ đội kỹ thuật, tất cả mợi người đều phải tham gia quá trình đánh giá nhà cung cấp và lập kế hoạch, đưa ra các tiêu chí như: chỉ phí đầu tư, chỉ phi bao tri, năng lực triển khai, khả năng đáp ứng, thời gian triển khai, Điều này sẽ giúp quản lý dự án xác định được tất cả những lợi ích thực sự (cho từng phòng ban nghiệp vụ của doanh nghiệp) và chỉ phí tiềm ân khi tiến hành triển khai dự án để công việc thiết kế cũng như triển khai được hoàn thiện tốt nhất
Nguyên tắc 2: Không rút ngắn quá trình đánh giá các nhà cung cấp
Nhiều doanh nghiệp muốn đây nhanh quá trình triển khai ERP mà không dành thời gian xác định tìm hiểu và lựa chọn kỹ các nhà cung cấp, đó là một quyết định sai lầm Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp là điều kiện đầu tiên đảm bảo việc triên khai thành công
Trước khi tìm kiếm nhà cung cấp, các doanh nghiệp nên làm rõ những tiêu chí cho đối tác của mình dựa trên như cầu và nghiệp vụ dặc trưng của doanh nghiệp Đối với nhiều doanh nghiệp lớn, họ còn mở thầy đề lựa chọn được nhà cung cấp tốt, đôi với các doanh nghiệp nhỏ hơn cũng nên dành thời gian xem xét kỹ lưỡng
Nguyên tắc 3: Thành lập ban chỉ đạo dự án Đề đảm bảo dự án được diễn ra thành công, cần có một ban quản lý dự án đề chỉ đạo sát sao Đặc biệt cần có một người quản trị dự án am hiểu về ERP và có thể dành thời gian xuyên suốt dự án cùng điều phối và điều chỉnh khi cần thiết Ban chỉ đạo nên xác định và kiểm soát các chỉ số đánh giá hiệu quả trong suốt quá trình triển khai dự án và sau khi hệ thông go — live
Nguyên tắc 4: Lập kế hoạch dự án và khung triển khai một cách cụ thể Có được lộ trình làm việc cụ thể về: Thời gian, nguồn nhân lực, tài chính, là điều hết sức cần thiết cho tất cả mọi dự án không riêng gì với việc triển khai ERP Doanh nghiệp cần lên khung triển khai cụ thể, đặc biệt là đối với những dự án triển khai cho các công ty lớn với nhiều chỉ nhánh khắp cả nước thì việc điều phối nhân sự hoặc phối hợp nhân lực giữa các vùng miền cần được lên kế hoạch trước cân thận
Nguyên tắc 5: Xác định thời điểm triển khai hợp lý
Nhiều doanh nghiệp thường dựa vào trực quan, tuy nhiên không hoàn toàn như vậy Có những doanh nghiệp dù đang tiến hành sản xuất kinh doanh với các quy trình thủ công và công nghệ lạc hậu, không hoàn toàn phù hợp đề triển khai ERP ngay lập tức Bởi lẽ có thê có những giải pháp hiệu quả và ít tốn kém hơn nhiều so với ERP, như sắp xếp lại các quy trình sản xuất kinh doanh, hoặc tối ưu hóa các hệ thống công nghệ hiện tại
Tóm lại: khi bắt đầu áp dụng ERP cho doanh nghiệp mình: bản thân doanh nghiệp cũng cần chuân bị 1 đội ngũ đủ kiến thức về sản phâm đề làm việc trực tiếp với nhà cung cấp cũng như có đủ quyền hạn đề thúc đây dự án hoạt động tối
1.7 Quy trình triển khai ứng dụng mô hình ERP.
Việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP vào quy trình kinh doanh không hè đơn giản, nhiều doanh nghiệp bỏ ra chi phí đầu tư lớn nhưng chưa thực sự thu lại hiệu quả Quy trình triển khai phần mềm ERP nhu thé nao mới đúng chuẩn, hiệu quả cao? ằ>ằ>ằằ_° suet ERP a af 4 [
Triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP theo đúng quy trình để mang lại hiệu quả cao
Chuẩn bị trước khi triển khai ERP: ô Xỏc định rừ nhu cầu và khả năng tài chớnh đề lựa chọn phần mềm phự hợp với doanh nghiệp ô Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm phự hợp thụng qua tờn tuổi, thương hiệu, năng lực, một số dự án đã triển khai thành công ô Cần cú sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp khi triển khai dự an
Những người trực tiếp tham gia vào quy trình tiếp nhận và triển khai hệ thống Tầm nhìn và tinh thần quyết liệt của lãnh đạo để có thể cùng tham gia vào quá trình trién khai ERP
Các bước xây dựng quy trình EREP:
Bước 1: Xác định rõ nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp Bước đầu tiên bao gồm đánh giá chỉ tiết và ghi lại những thách thức kinh doanh, khối lượng công việc, nhu cầu cần giải quyết của các bộ phận trong công ty Bước quan trọng này sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu của mình, phạm vi dự án, cũng như mọi thứ mà tổ chức cần về giải pháp ERP Triển khai ERP là một thủ thách nhưng nó có thê mang lại lợi tức đầu tư rất lớn, nêu doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt
Bước 2: Tìm kiếm nhà lãnh đạo phù hợp Khi một ứng dụng được chọn, điều cần thiết là doanh nghiệp phải chọn một người quản lý dự án uy tín, chất lượng Nhất là đối với dự án quan trọng như triển khai ERP thì vấn đề này cảng cần được quan tâm Nhà lãnh đạo sẽ đóng vai trò là “đầu tàu” của kế hoạch, là sợi dây gắn kết nhân viên công ty và nhà cung ứng phần mềm, đảm bảo việc triển khai dự án luôn nằm trong nguồn ngân sách dự trù và phù hợp với mục tiêu đã đề ra
Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CHUỎI CUNG ỨNG 55 22 2.1 Tổng quan về công ty TNHH đầu tư và xuất khẩu năng lượng xanh
Cơ cầu bộ máy quản lý s5 << s se se sEEsEEsEsEESe SEESEseErssrkrsrerssree 24 2.1.2 (Ca 6 nan
Phong Ké6 Toan Tài Phòng T êCh ứ Phòng Xuấết Nhập Phòng K$$ Thuật
Vụ Hành Chớnh Khõu S ọ Xuấết
NY NY NY rN OG
N iPaiQuése 66 P Ph mK YY Thuat
BộPh õ Kinh Doanh B @h ĐS ủXuấết NY NSN
NY Nguồn: Phòng Tổ chức — Hành chính
Hình 1 Cơ cấu tổ chức công ty Giám đốc: Là người đại diện pháp luật của công ty, có trách nhiệm điều hành quản lý chung và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty Đại diện công ty ký kết hợp đồng kinh tế, các báo cáo thuế, thống kê
Phòng kế toán- tài vụ: Lập kế hoạch sử dụng và quản lý nguồn tài chính của công ty, phân tích các hoạt động kimh tế, tổ chức công tác hoạch toán kế toán
Phòng tổ chức hành chính: Quản lý nhân sự, thực hiện công tác hành chính quản trị, xây dựng đơn giá tiền lương thưởng cho cán bộ công nhân viên công ty
Phòng xuất nhập khẩu: Việc theo dõi các hợp đồng xuất nhập khẩu với nơi ớc ngoài, mua bán hàng hoá làm các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa, vận chuyển và đóng hàng hoá xuất khẩu
Phòng kĩ thuật - sản xuất: Hướng dẫn quy trình sản xuất của từng công đoạn, từng mặt hàng vả quy trình vệ sinh công nghiệp dây chuyền sản xuất Tổ chức giám sát chất lượng hàng hóa, hướng dẫn yêu câu kỹ thuật cho công nhân.
Bộ phận sản xuất: có chức năng tô chức sản xuất các loại sản phẩm hàng hóa theo kế hoạch và theo đơn đặt hàng
- Cơ sở sản xuất và kho bãi của Trường Thịnh
KÉT LUẬN Vai trò của SÁP là tạo ra một môi trường quản lý tông thể cho hoạt động của chuỗi cung ứng SAP đã chứng tỏ vai trò quan trọng trong việc cung cấp các giải pháp quản lý chuỗi cung ứng cho các doanh nghiệp Bằng cách sử dụng các giải pháp SAP trong, các doanh nghiệp có thể quản lý nguồn lực của mình một cách tối ưu, tăng tính chính xác của việc cung cấp hàng hóa và giảm thiểu chỉ phí lưu trữ hàng tồn kho không cần thiết
Các giải pháp SAP cho phép các doanh nghiệp quản lý quá trình mua hàng, tồn kho và sản xuất một cách hiệu quả Điều này giúp các doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng và tôi ưu hóa hoạt động của mình để đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất
Vì vậy, việc sử dụng các giải pháp SAP là rất quan trọng và có thể đem lại hiệu quả kinh doanh lớn cho các doanh nghiệp.
