Đề tài ứng dụng mô hình erp trong việc cải tiến chuỗi cung ứngxuất khẩu than của công ty tnhh quốc tế trường thịnh sangthị trường úc

Năm cải tiến ERP đem lại cho quản lý chuỗi cung ứng Thông tin theo giời gian thực Trang 6 Ví dụ: Ngày nay, ERP đã có thể hỗ trợ chi tiết đến mức mà khi ai đó mua một chiếc áothun tại m

TỔNG QUAN VỀ MÔ HÌNH ERP

Giới thiệu chung về quản trị chuỗi cung ứng

Chuỗi cung ứng là một mạng lưới các lựa chọn sản xuất và phân phối nhằm thực hiện các chức năng thu mua nguyên liệu, chuyển đổi nguyên liệu thành bán thành phẩm, thành phẩm và phân phối chúng cho khách hàng (chúng ta có thể nhận ra rằng khách hàng cuối cùng là nguồn tạo ra lợi nhuận duy nhất cho toàn chuỗi Việc các doanh nghiệp tham gia trong chuỗi cung ứng ra các quyết định kinh doanh mà không quan tâm đến các thành viên khác từ đó giá bán cho khách hàng sẽ cao hơn, mức phục vụ chuỗi cung ứng thấp và điều này làm cho nhu cầu khách hàng tiêu dùng cuối cùng trở nên thấp

Vậy thì làm sao để có thể tối ưu hóa lợi nhuận cho chuỗi, nâng cao mức phục vụ, đem lại cho khách hàng cuối cùng trúc giá thấp nhất đảm bảo đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng, thì các doanh nghiệp phải chú trọng đến quản trị chuỗi cung ứng Quản trị chuỗi cung ứng là sự phối hợp của sản xuất, tồn kho, địa điểm và vận chuyển giữa các thành viên tham gia trong chuỗi cung ứng nhằm đáp ứng nhịp nhàng và hiệu quả các nhu cầu của thị trường.

1.1.1 Các hoạt động trong chuỗi cung ứng

Các hoạt động trong chuỗi được tóm gọn theo 4 bước bao gồm hoạch định chiến lược, tìm kiếm nguồn cung, sản xuất thành phẩm và phân phối để khách hàng Đối với 1 doanh nghiệp Hoạch định trong chuỗi cung ứng cần phải bao gồm:

- Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp – ERP

- Lập kế hoạch tổng thể

Nguồn gốc, lich sử phát triển hệ thống ERP và 5 cải tiến ERP đem lại cho quản lý chuỗi cung ứng

1.2.1 Nguồn gốc và lịch sử phát triển hệ thống ERP

Sự ra đời và phát triển của các thế hệ phần mềm ERP phụ thuộc vào 2 yếu tố chính: nhu cầu quản lý và nền tảng công nghệ 2 yếu tố trên thúc đẩy lẫn nhau và cùng quyết định đến thời điểm và thế hệ ERP ra đời

Thuật ngữ ERP, bắt đầu từ năm 1990 khi tập đoàn Gartner của Mỹ cải tiến phần mềm chuyên cho sản xuất MRP (Manufacturing Resources Planning) Từ đó, nó trở thành xu hướng của các doanh nghiệp cho đến nay Đây là thế hệ ERP thứ nhất

Từ những năm 2000, sự phát triển mạnh mẽ của nền tảng web 2.0 đã thúc đẩy các ứng dụng chạy trên nền tảng web ra đời Lúc này hệ thống ERP II ra đời, có thể chạy trên nền web và cả Desktop

Bắt đầu từ những năm 2010, sự bùng nổ về công nghệ và thương mại điện tử là 2 yếu tố quyết định hội tụ đủ để ra đời thế hệ ERP thứ 3 ERP III dựa trên nền tảng công nghệ mới như: IoT, Cloud, Big Data, Al để giải quyết các như cầu mới của doanh nghiệp: dữ liệu lớn, kết nối không giới hạn, điều khiển mọi lúc mọi nơi, số hóa tối đa công nghệ để nâng quy mô sản xuất, tiết kiệm chi phí, tự động hóa Điển hình có những hãng lớn trên thế giới như: Infor LN ERP, SAP, Oracle ERP, Microsoft Dynamics, NetSuite Còn Việt Nam, chỉ mới khoảng 5 năm trở lại đây bắt đầu xuất hiện các sản phẩm ERP thuần việt, đa số là nâng cấp từ kế toán hoặc bán hàng. Tuy còn rất nhiều hạn chế về giao diện, trải nghiệm người dùng và công nghệ nhưng ban đầu đáp ứng được cơ bản nhu cầu của doanh nghiệp

(Nhờ vào sự ra đời của hệ thống ERP đã góp phần đem nhiều lợi ích cho việc quản lý chuỗi cung ứng, cụ thể có 5 cải tiến sau: )

1.2.2 Năm cải tiến ERP đem lại cho quản lý chuỗi cung ứng

Thông tin theo giời gian thực

ERP giúp liên kết khách hàng với người dùng, hỗ trợ lên kế hoạch dựa trên nhu cầu thực tế thay vì những dự báo quá lạc quan Những công ty bán lẻ hàng đầu đã sử dụng hệ thống ERP từ lâu và nó đã ngày càng trở nên phổ biến đối với các doanh nghiệp

(Ví dụ: Ngày nay, ERP đã có thể hỗ trợ chi tiết đến mức mà khi ai đó mua một chiếc áo thun tại một siêu thị Wal-mart bất kỳ trên thế giới thì đơn mua hàng đã sẵn sàng được gửi tới nhà sản xuất chiếc áo này và thậm chí cả các nhà cung cấp vải ngay lập tức.) Cải thiện sự minh bạch:

Khả năng báo cáo minh bạch của hệ thống ERP có thể giúp cung cấp cho khách hàng những thông tin về thời gian có hàng hiện tại hoặc trong tương lai Từ đó, khách hàng có thể lên kế hoạch cho sản phẩm mới của họ dựa trên khả năng cung cấp hàng của Công ty.

Hợp tác hóa quy trình:

Một trong những chức năng quan trọng không kém chức năng phân quyền trong hệ thống ERP là chức năng hợp tác trong các quy trình và dự án giữa các bộ phận với nhau cũng đang ngày trở nên đặc biệt quan trọng Trong chuỗi cung ứng, quá trình này có thể chuyển thành sự cộng tác giữa doanh nghiệp và khách hàng trong các dự án lâu dài hoặc với các nhà cung cấp trong các hợp đồng ngắn hạn.

Quản lý theo vòng đời sản phẩm

Một số sản phẩm có vòng đời rất ngắn và thay đổi theo từng ngày Một số sản phẩm thì lại phát triển và trở nên tốt hơn Chúng ta có thể sử dụng dữ liệu lớn (big data) để phát triển sản phẩm phù hợp với nhu cầu thực của khách hàng

(Nếu hệ thống ERP chuỗi cung ứng của DN có thể quản lý vòng đời sản phẩm DN có phải đẩy thêm dữ liệu bên ngoài vào để thêm điều kiện cho dữ liệu sẵn có bên trong của

DN Các biến thứ cấp có liên quan tới dữ liệu vòng đời của sản phẩm sẽ được đưa vào như Yếu tố mùa vụ, Điều kiện thời tiết Có thể thấy rằng những thông tin này giúp việc ra quyết định của DN sâu hơn và chính xác hơn.)

Phản hồi theo thời gian thực

Hiện tại, chúng ta đã có thể kết nối điện thoại thông minh (smartphone) với hệ thống ERP chuỗi cung ứng thông qua các ứng dụng điện thoại

Chúng ta có thể tăng cường kết nối này khiến nó trở nên rõ rệt hơn nữa cho tất cả các nhân viên thông qua cài đặt một chương trình BYOD (Bring your Own device - sử dụng3

Phân tích và dự báo trong kinh…

Nhóm 4, phần tích tình hình tài chính…

Mối quan hệ giữa đạo đức văn hóa và trách…

20 ĐỀ THI THỬ TỐT NGHIỆP THPT NĂM… an ninh mạng 100% (2)160 thiết bị cá nhân giải quyết công việc) cho từng nhân viên để có thể phản hồi thông tin nhanh nhất.

Khái niệm và vai trò của ERP

ERP xuất phát từ thuật ngữ tiếng Anh ( Enterprise Resource Planning ), đây là phần mềm được sử dụng để hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp Hệ thống này cho phép tiếp cận các dữ liệu nội bộ được chia sẻ công khai nhằm quản lý toàn bộ hoạt động của công ty

R – Resource (tài nguyên): Trong kinh tế, resource được hiểu là nguồn lực tài tài, nhân lực, công nghệ Nhưng hiểu trong ERP thì Resource chính là tài nguyên Ứng dụng ERP vào trong doanh nghiệp chính là tận dụng toàn bộ nguồn tài nguyên của công ty, nhất là nguồn nhân lực.

P – Planning (Hoạch định): Planning là thuật ngữ quen thuộc trong hoạt động quản trị kinh doanh Hiểu một cách đơn giản, hệ thống ERP sẽ hỗ trợ công ty lên trước các kế hoạch và nghiệp vụ trong sản xuất, kinh doanh ERP sẽ tính toán và dự báo các khả năng phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

E – Enterprise (Doanh nghiệp): Và điều cuối cùng cấu tạo nên ERP và cũng là yếu tố mà ERP muốn nhắm tới, đó chính là doanh nghiệp Hệ thống này được sử dụng với mục đích chính là kết nối và đồng bộ công việc giữa các phòng ban, liên tục cập nhật những thông tin cần thiết theo thời gian thực ERP cố gắng tích hợp tất cả thông tin của các phòng ban và toàn bộ chức năng công ty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu quản lý khác nhau của các phòng ban.

ERP đại điện cho một giải pháp phần mềm toàn diện nhằm hỗ trợ những quyết định đồng nhất trong công tác lập kế hoạch và kiểm soát doanh nghiệp Ở góc độ khác, đối với cộng đồng công nghệ thông tin, ERP là cụm từ miêu tả một hệ thống phần mềm có khả năng tích hợp các chương trình ứng dụng khác nhau như tài chính, sản xuất, logistics, bán hàng và tiếp thị nhân sự, cũng như các chức năng khác của doanh nghiệp. 4

Sự tích hợp này đạt được nhờ vào hệ thống cơ sở dữ liệu được chia sẻ giữa các phòng ban và thông qua các ứng dụng xử lý dữ liệu.

→ ERP là một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập dữ liệu, lưu trữ và phân tích diễn giải Hiểu một cách đơn giản thì phần mềm ERP là phần mềm thống nhất, đa chức năng liên kết mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ các hoạt động như quản trị toàn diện đầu vào, đầu ra, cho tới lập kế hoạch, thống kê, kiểm soát nghiệp vụ về sản xuất, tài chính, nhân sự, Ngoài ra, hệ thống ERP còn hỗ trợ cung cấp báo cáo phân tích chuyên sâu và đưa ra các dự báo giúp nhà quản lý hoặc các bộ phận khác tác nghiệp hiệu quả.

Hiện nay, hệ thống ERP được sử dụng rất nhiều trong các doanh nghiệp như là một công cụ hiệu quả giúp quản lý tài nguyên doanh nghiệp Cụ thể một số lợi ích mà hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp có thể kể đến như:

Giúp kiểm soát thông tin tài chính

Giúp kiểm soát thông tin tài chính ERP tập hợp mọi thông tin tài chính của doanh nghiệp trên một cơ sở dữ liệu chung, chỉ có một phiên bản duy nhất thống nhất và xuyên suốt trong tất cả các phòng ban Và khi có 1 con số thay đổi, tất cả các thông tin liên quan đến thay đổi đó đều được tự động tính toán lại và hiển thị trùng khớp với thay đổi đó, từ đó hạn chế những tiêu cực không đáng có trong tài chính doanh nghiệp Giúp tăng tốc độ làm việc

Một doanh nghiệp lớn đồng nghĩa với việc sở hữu một quy trình làm việc phức tạp và nhiều khâu, nhiều bước Quy trình đó là một mạng lưới vô cùng phức tạp khiến cho tốc độ dòng công việc bị chậm lại rất nhiều Bởi, tốc độ quy trình làm việc cơ bản của một doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào 2 yếu tố chính: Có xác định được đúng nơi cần chuyển dữ liệu đến không và trong quá trình chuyển giao đó có gặp phải chướng ngại gì không Trên thực tế, chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy, việc chuyển một văn bản bằng giấy không thể nhanh bằng một văn bản điện tử Hay khi vận chuyển hàng hóa từ kho bãi đến các cơ sở kinh doanh thì một quyết định được đồng bộ lên hệ thống ERP sẽ tới tay người thủ kho nhanh chóng mà không cần chờ thời gian xe hàng di chuyển cả một quãng đường dài Bằng cách giải quyết các “nút thắt” và rút gọn được khó khăn về khoảng cách địa lý, phần mềm ERP giúp tăng tốc độ quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian khiến cho hoạt động quản lý và vận hành trở nên tối ưu nhất.

Giúp hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập dữ liệu

Theo cách làm truyền thống, một dữ liệu thường xuyên đi qua nhiều bộ phận làm việc khác nhau và xảy ra tình trạng nhầm lẫn và sai sót dữ liệu Tuy nhiên, khi sử dụng hệ thống quản lý ERP sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót đó Bởi với ERP, dữ liệu chỉ cần nhập một lần bởi người đầu tiên rồi lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống Hệ thống dữ liệu này cho phép toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp truy cập dễ dàng và tiếp cận dữ liệu gốc giúp tránh những sai sót do quá trình nhập dữ liệu • Giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên Ưu điểm nổi bật của ERP đó chính là thống nhất và sắp xếp khoa học toàn bộ dữ liệu và quy - trình làm việc của nhân viên và các bộ phận trên một nền tảng cơ sở chung Từ đó, ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ Đặc biệt, với chức năng tìm vết (Audit track) của phần mềm ERP cho phép doanh nghiệp nhanh chóng tìm ra nguồn gốc bút toàn và nhân viên liên đến quan bút toán đó.

Tạo ra mạng xã hội nội bộ cho doanh nghiệp

Không chỉ là nơi lưu trữ dữ liệu và thông tin doanh nghiệp, phần mềm ERP còn sở hữu tính năng liên lạc nội bộ giữa những người dùng cùng thuộc một hệ thống Cũng giống như cơ chế hoạt động của một mạng xã hội nội bộ thực thụ, hệ thống ERP cũng tích hợp tính năng chat riêng tư và cập nhật trạng thái cá nhân của người dùng.

Đặc trưng và chức năng của ERP

Thiết kế theo từng module chức năng

Thiết kế module của hệ thống erp tích hợp các module có năng kinh doanh khác nhau,bao gồm chức năng: tài chính, kế toán, sản xuất, nhân sự Mỗi module đảm nhiệm6 một chức năng chuyên biệt của một phòng ban, bộ phận trong một tổ chức Các module này có khả năng xử lý các nghiệp vụ theo từng chuyên môn, đáp ứng nhu cầu riêng của từng phòng ban.

Tích hợp chặt chẽ giữa các chức năng

Mặc dù mỗi module đảm nhiệm những chức năng, nghiệp vụ chuyên biệt nhưng lại có sự tích hợp với nhau nhằm mục đích liên kết, kế thừa thông tin, dữ liệu giữa các phòng hạn Việc này cho phép nguồn dữ liệu trong toàn doanh nghiệp được đồng bộ, xuyên suốt, giảm tài thời gian, công sức cập nhật và xử lý dữ liệu rải rác giữa các bộ phận.Các module trong hệ thống erp được thiết kế vừa mang đặc tính chuyên biệt, vua mang tính tích hợp nhằm phục vụ yêu cầu về chức năng, nghiệp vụ của từng bộ phận cũng như yêu cầu đảm bảo dữ liệu thống nhất trong toàn doanh nghiệp được đồng bộ, xuyên suốt, giảm tại thời gian, công sức cập nhật và xử lý dữ liệu rải rác giữa các bộ phận.

Các module trong hệ thống ERP được thiết kế vừa mang đặc tính chuyên biệt, vừa mang tính tích hợp nhằm phục vụ yêu cầu về chức năng, nghiệp vụ của từng bộ phận cũng như yêu cầu đảm bảo dữ liệu thống nhất trong toàn doanh nghiệp.

Có khả năng phân tích và đánh giá

Hệ thống ERP có thể đưa ra các phân tích, đánh giá dựa trên các báo cáo được tổng hợp tự động, hỗ trợ tối đa người quản lý trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và đưa ra những chiến lược mới phù hợp.

Do tính chất luôn thay đổi và vận động không ngừng về mặt tổ chức trong mỗi doanh nghiệp, hệ thống erp được thiết kế có cấu trúc linh hoạt để dễ dàng đáp ứng những thay đổi, điều chỉnh trong mỗi tổ chức Hệ thống ERP với thiết kế mở, cho phép doanh nghiệp gần thêm những module cần thiết hoặc tháo bỏ những module mình muốn mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động của những chức năng còn lại nhằm tối ưu hóa hiệu quả sử dụng hệ thống.

Cơ sở dữ liệu chung

Tất cả dữ liệu bao gồm các dữ liệu tài chính, kế toán, nhân sự, bán hàng, hàng hóa, đều được nhập và lưu trữ trên một cơ sở dữ liệu chung cho toàn doanh nghiệp Các dữ liệu này chỉ cần được nhập một lần và được tất cả các phòng ban sử dụng, lưu hành. Đặc trưng này giúp cho doanh nghiệp giải quyết vấn đề dữ liệu bị phân tán, tránh tạo ra những sự trùng lặp, dư thừa dữ liệu và những rủi ro về sai sót, chênh lệch số liệu.

Các chức năng của ERP

Quản lý kể toán và tài chính

ERP cung cấp đầy đủ các tính năng, công cụ cơ bản của lĩnh vực kế toán và tài chính bao gồm: Sổ cái chung Tài khoản chi trả Các khoản nhận về Số dư, Báo cáo tài chính, Quản lý tiền mặt, Ngân sách Phản ánh chính xác tình trạng tài chính của một doanh nghiệp Việc thu thập các dữ liệu tài chính để phân tích điểm mạnh điểm yếu của nó và lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch sử dụng nguồn tài chính, tài sản cố định và nhu cầu nhân công trong tương lai Giúp các doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả, giảm bớt đáng kể thời gian nhập liệu, đáp ứng các nghiệp vụ quan trọng của công việc kế toán tài chính và giúp quy trình quản lý các khoản thu-chi được kiểm soát hiệu quả hơn.

Quản lý quy trình sản xuất, phân phối (MRP: Manufacturing Resource Planning)

Hệ thống ERP cung cấp các tính năng: Số lượng nhập — bản – tồn kho, quản lý kho, theo dõi chất lượng, điều phối giao hàng để giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả quy trình sản xuất, kho vận, phân phối sản phẩm

Quản lý sản xuất – phân hệ hoạch định quá trình sản xuất và nguyên vật liệu trong sản xuất, phản ánh quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và xây dựng hệ thống tiêu chuẩn quản lý sản xuất Chức năng hoạch định và kiểm soát sản xuất: nâng cao năng suất, hoạch định yêu cầu vật tư, đúng sản phẩm với đúng số lượng tại đúng nơi vào đúng thời điểm(JIT),

Hệ thống sẽ xây dựng kế hoạch sản xuất phù hợp giúp sử dụng tối ưu chi phí và thời gian, giảm bớt tỷ lệ lãi hàng trong quá trình sản xuất, cắt giảm chi phí lu kho kiểm kê hàng hóa hiệu quả cho quá trình xuất — nhập, phân phối phương tiền phù hợp cho quy trình vận chuyển Các tính năng này không chỉ giúp tiết kiểm chi phí mà còn gia tăng hiệu quả sản xuất, chất lượng sản phẩm

Quản lý nhân sự (HRM: Human Resource Management)

Hỗ trợ những chức năng cần thiết như quản lý, lên kế hoạch, trả lương, tuyển dụng, và huấn luyện nhân viên của công ty Những chức năng thường thấy như lập bảng phát lương,quản lý phúc lợi,thủ tục tuyển dụng, hoạch định nhân lực,

Quản lý dây chuyền cung ứng (SCM: Supply Chain Management)

Hệ thống ERP có thành phần quản lý chuỗi cung ứng (SCM) là rất quan trọng, thành phần này bao gồm các chức năng:

Chức năng hoạch định và kiểm soát sản xuất: phối hợp những chức năng hoạch định khác nhau bao gồm hoạch định tiếp thị, hoạch định tài chính, hoạch định vận hành và hoạch định nguồn nhân lực.

Chức năng quản lý nguồn nhiên liệu: mua sắm đánh giá nhà cung cấp, và quản lý hóa đơn, quản lý hàng hóa ngoài kho bãi nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nguồn nguyên vật liệu.

Chức năng quản lý nhà máy: hỗ trợ các hoạt động liên quan tới khâu hoạch định, thực hiện sửa chữa và bảo trì.

Phần mềm quản lý chất lượng: thực hiện các thủ tục liên quan tới việc kiểm soát và đảm bảo chất lượng và phân phối tới khách hàng.

Hệ thống quản lý dự án: tạo điều kiện cho việc thiết lập, quản lý và đánh giá những dự án lớn và phức tạp một cách dễ dàng hơn.

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM: Customer Relationship Management)

Là phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài khoản, nhu cầu, liên lạc,… nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn Hỗ trợ các hoạt động như quản lý khách hàng, quản lý đơn đặt hàng, dự báo, quản lý đơn hàng, quản lý những thiết lập kiểm tra thẻ tín dụng, giao hàng, xuất hóa đơn và giảm giá.

Tầm quan trọng của mô hình ERP

Chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp, áp dụng công cụ CNTT trong quản lý giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, đưa các quy trình đó vào sản xuất – kinh doanh

Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, song song với các yếu tố nêu trên việc cung cấp và sử dụng thông tin kịp thời, chính xác là một trong các yếu tố quan trọng trong nền kinh tế đầy cạnh tranh hiện nay

Tạo khả năng hòa nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt trong giai đoạn toàn cầu hóa kinh tế hiện nay

Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong con mắt các đối tác làm ăn, trong con mắt các nhà đầu tư Việc ứng dụng CNTT, các giải pháp phần mềm ERP chuẩn thế giới, cung12 cấp các thông tin tài chính rõ ràng luôn tạo niềm tin cho các đối tác nước ngoài/trong nước trong việc hợp tác làm ăn, các nhà đầu tư chứng khoán của doanh nghiệp Tạo tiền đề và nâng cao khả năng cung cấp các dịch vụ gia tăng Việc sử dụng các thành tựu CNTT trong quản lý giúp các doanh nghiệp tăng khả năng thích nghi với thị trường, sẵn sàng mở rộng các loại hình dịch vụ cho khách hàng, tăng khả năng tiếp cận với thị trường và khách hàng

1.5.2 Đối với các nhà quản lý

Tăng cường khả năng quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp, sử dụng các công cụ hiện đại, mở rộng khả năng truy cập thông tin giúp cho các nhà quản lý thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng Nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, giảm giá thành Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực,tài lực trong sản xuất kinh doanh.

Các nguyên tắc thiết lập và áp dụng ERP

Quản lý doanh nghiệp bằng hệ thống giải pháp ERP là xu hướng ngày càng được nhiều doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và lớn lựa chọn trong thời kỳ bùng nổ công nghệ và cạnh tranh ngày càng gay gắt

Tuy nhiên, do dặc thù các hẹ thống ERP khi triển khai cho mỗi doanh nghiệp là không giống nhau, do vậy không chỉ tìm kiếm được một nhà cung cấp tốt là chắc chắn doanh nghiệp bạn sẽ triển khai ERP thành công Dưới đây là một số nguyên tắc giúp cho quá trình triển khai ERP có thể diễn ra thành công.

Nguyên tắc 1: Đảm bảo đội ngũ tham gia triển khai dự án

Khi triển khai dự án, không chỉ đội kỹ thuật, tất cả mọi người đều phải tham gia quá trình đánh giá nhà cung cấp và lập kế hoạch, đưa ra các tiêu chí như: chi phí đầu tư, chi phí bảo trì, năng lực triển khai, khả năng đáp ứng, thời gian triển khai, … Điều này sẽ giúp quản lý dự án xác định được tất cả những lợi ích thực sự (cho từng phòng ban nghiệp vụ của doanh nghiệp) và chi phí tiềm ẩn khi tiến hành triển khai dự án để công việc thiết kế cũng như triển khai được hoàn thiện tốt nhất.

Nguyên tắc 2: Không rút ngắn quá trình đánh giá các nhà cung cấp

Nhiều doanh nghiệp muốn đẩy nhanh quá trình triển khai ERP mà không dành thời gian xác định tìm hiểu và lựa chọn kỹ các nhà cung cấp, đó là một quyết định sai lầm Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp là điều kiện đầu tiên đảm bảo việc triển khai thành công. Trước khi tìm kiếm nhà cung cấp, các doanh nghiệp nên làm rõ những tiêu chí cho đối tác của mình dựa trên như cầu và nghiệp vụ dặc trưng của doanh nghiệp Đối với nhiều doanh nghiệp lớn, họ còn mở thầy để lựa chọn được nhà cung cấp tốt, đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn cũng nên dành thời gian xem xét kỹ lưỡng.

Nguyên tắc 3: Thành lập ban chỉ đạo dự án Để đảm bảo dự án được diễn ra thành công, cần có một ban quản lý dự án để chỉ đạo sát sao Đặc biệt cần có một người quản trị dự án am hiểu về ERP và có thể dành thời gian xuyên suốt dự án cùng điều phối và điều chỉnh khi cần thiết Ban chỉ đạo nên xác định và kiểm soát các chỉ số đánh giá hiệu quả trong suốt quá trình triển khai dự án và sau khi hệ thống go – live.

Nguyên tắc 4: Lập kế hoạch dự án và khung triển khai một cách cụ thể

Có được lộ trình làm việc cụ thể về: Thời gian, nguồn nhân lực, tài chính, là điều hết sức cần thiết cho tất cả mọi dự án không riêng gì với việc triển khai ERP Doanh nghiệp cần lên khung triển khai cụ thể, đặc biệt là đối với những dự án triển khai cho các công ty lớn với nhiều chi nhánh khắp cả nước thì việc điều phối nhân sự hoặc phối hợp nhân lực giữa các vùng miền cần được lên kế hoạch trước cẩn thận.

Nguyên tắc 5: Xác định thời điểm triển khai hợp lý

Nhiều doanh nghiệp thường dựa vào trực quan, tuy nhiên không hoàn toàn như vậy Có những doanh nghiệp dù đang tiến hành sản xuất kinh doanh với các quy trình thủ công và công nghệ lạc hậu, không hoàn toàn phù hợp để triển khai ERP ngay lập tức Bởi lẽ có thể có những giải pháp hiệu quả và ít tốn kém hơn nhiều so với ERP, như sắp xếp lại các quy trình sản xuất kinh doanh, hoặc tối ưu hóa các hệ thống công nghệ hiện tại.

Tóm lại: khi bắt đầu áp dụng ERP cho doanh nghiệp mình: bản thân doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị 1 đội ngũ đủ kiến thức về sản phẩm để làm việc trực tiếp với nhà cung cấp cũng như có đủ quyền hạn để thúc đẩy dự án hoạt động tốt.

Quy trình triển khai ứng dụng mô hình ERP

Việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP vào quy trình kinh doanh không hề đơn giản, nhiều doanh nghiệp bỏ ra chi phí đầu tư lớn nhưng chưa thực sự thu lại hiệu quả Quy trình triển khai phần mềm ERP như thế nào mới đúng chuẩn, hiệu quả cao?

Chuẩn bị trước khi triển khai ERP:

•Xác định rõ nhu cầu và khả năng tài chính để lựa chọn phần mềm phù hợp với doanh nghiệp.

•Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm phù hợp thông qua tên tuổi, thương hiệu, năng lực, một số dự án đã triển khai thành công,

•Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp khi triển khai dự án.Những người trực tiếp tham gia vào quy trình tiếp nhận và triển khai hệ thống Tầm nhìn và tinh thần quyết liệt của lãnh đạo để có thể cùng tham gia vào quá trình triển khai ERP.

Các bước xây dựng quy trình ERP:

Bước 1: Xác định rõ nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp

Bước đầu tiên bao gồm đánh giá chi tiết và ghi lại những thách thức kinh doanh, khối lượng công việc, nhu cầu cần giải quyết của các bộ phận trong công ty Bước quan trọng này sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu của mình, phạm vi dự án, cũng như mọi thứ mà tổ chức cần về giải pháp ERP Triển khai ERP là một thủ thách nhưng nó có thể mang lại lợi tức đầu tư rất lớn, nếu doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt.

Bước 2: Tìm kiếm nhà lãnh đạo phù hợp

Khi một ứng dụng được chọn, điều cần thiết là doanh nghiệp phải chọn một người quản lý dự án uy tín, chất lượng Nhất là đối với dự án quan trọng như triển khai ERP thì vấn đề này càng cần được quan tâm Nhà lãnh đạo sẽ đóng vai trò là “đầu tàu” của kế hoạch, 16

Bước 1: Xác định rõ nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp

Bước 2: Tìm kiếm nhà lãnh đạo phù hợp

Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP

Bước 4: Cài đặt phần mềm

Bước 5: Di chuyển dữ liệu

Bước 7: Cung cấp một khóa đào tạo hoàn chỉnh cho nhân viên

Bước 8: Không ngừng cải tiến hệ thống ERP là sợi dây gắn kết nhân viên công ty và nhà cung ứng phần mềm, đảm bảo việc triển khai dự án luôn nằm trong nguồn ngân sách dự trù và phù hợp với mục tiêu đã đề ra.

Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP

Nhà cung cấp phù hợp sẽ giúp quá trình chuyển đổi hệ thống của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ Khi lựa chọn bất kỳ nhà cung cấp nào, doanh nghiệp cũng nên đặt ra những câu hỏi sau:

Liệu giải pháp mới có giúp làm nổi bật thêm lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp? Giải pháp có thể giúp doanh nghiệp dẫn đầu thị trường kinh doanh?

Giải pháp có phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp?

Giải pháp có phủ hợp với mô hình hoạt động kinh doanh?

Khâu lựa chọn nhà cung cấp rất quan trọng nên được cân nhắc kỹ lưỡng giữa các thành viên thuộc nhóm dự án và ban quản lý Mọi ý kiến và thắc mắc từ các thành viên trong doanh nghiệp cũng phải được cân nhắc kỹ càng.

Bước 4: Cài đặt phần mềm

Việc cài đặt phần mềm ERP cũng là tiêu chỉ để đánh giá hoạt động kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp và tái thiết kế lại các quy trình kinh doanh thành các quy trình vận hành tiêu chuẩn Sau đó, nhà quản lý sẽ có cơ sở để thành lập một mô hình kinh doanh mới chuyên nghiệp, hiện đại hơn Nhà phát triển phần mềm sẽ chịu trách nhiệm cài đặt hệ thống và xây dựng cơ sở hạ tầng Tuy nhiên, giai đoạn này sẽ mất khá nhiều thời gian và chi phí.

Bước 5: Di chuyển dữ liệu

Bước tiếp theo của việc triển khai ERP là di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới Nhiều tổ chức lưu trữ hồ sơ khách hàng, nhà cung cấp và tài sản vật chất của ở nhiều định dạng và phần mềm khác nhau Vì thế, trước khi bắt đầu di chuyển, cần xem xét, đồng nhất lại toàn bộ dữ liệu và loại bỏ những thông tin dư thừa, không cần thiết Khi dữ liệu đã được cập nhật và xác minh, nhà cung ứng phần mềm sẽ di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới để doanh nghiệp có thể sử dụng trên một nền tảng duy nhất.

Sau khi nhà cung cấp kiểm tra và đảm bảo chất lượng của hệ thống, họ sẽ cho doanh nghiệp một khoảng thời gian để trải nghiệm thử Lúc này, người dùng sẽ phối hợp để xác nhận rằng các quy trình kinh doanh đang diễn ra chính xác giữa các bộ phận hay chưa, sau đó báo lại cho bên cung cấp để họ rà soát lại phần mềm Điều quan trọng là hệ thống phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước ngày triển khai chính thức để tránh xảy ra những sai sót không đáng có, gây gián đoạn quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Bước 7: Cung cấp một khóa đào tạo hoàn chỉnh cho nhân viên

56% nguyên nhân gây gián đoạn hoạt động sau khi triển khai ERP là nằm ở vấn đề đào tạo của doanh nghiệp Do đó, quá trình này vô cùng quan trọng Việc đào tạo người sử dụng đòi hỏi phải mất nhiều thời gian và nỗ lực đến từ phía doanh nghiệp và nhân viên. Một số nhà cung cấp cũng cung cấp các khóa hỗ trợ, đào tạo người dùng qua những lớp học trực tiếp hoặc online Phí đào tạo này có thể đã được bao gồm khi mua phần mềm hoặc cũng có thể sẽ là khoản phí bổ sung sau này Vì thế, để chắc chắn, hãy trao đổi với nhà cung ứng về điều này để biết rõ hơn.

Bước 8: Không ngừng cải tiến hệ thống ERP

Hệ thống ERP chi có hiệu quả lâu dài khi doanh nghiệp tiếp tục đầu tư và cải thiện nó.

Do đóhãy kiểm tra phần mềm ít nhất mỗi năm một lần Điều này sẽ giúp doanh nghiệp xác định xem nên thay đổi, bổ sung chức năng nào để có được lợi ích tối đa từ hệ thống này.

1.7.1 Hệ thống ERP hoạt động

ERP hoạt động như một bộ não của doanh nghiệp Hệ thống sẽ kết nối nhiều bộ phận của một doanh nghiệp và các quy trình của chúng với nhau, cho phép sự đồng bộ dữ liệu giữa trong doanh nghiệp.

ERP kết hợp nhiều báo cáo và số liệu thống kê khác nhau từ tất cả các bộ phận kinh doanh vào cùng một nơi Nhờ đó, có thể dễ dàng theo dõi tình hình hoạt động của doanh nghiệp, có cái nhìn đầy đủ về những gì đang diễn ra cũng như hiểu rõ các nguồn lực của doanh nghiệp đang được sử dụng như thế nào.

Hiện nay, các hệ thống ERP rất quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp thuộc mọi quy mô kinh doanh và trong các ngành khác nhau.

1.7.2 Ưu và nhược điểm của hệ thống ERP

ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CHUỖI CUNG ỨNG

Tổng quan về Công Ty TNHH Quốc Tế Trường Thịnh

Tên quốc tế: TRUONG THINH INTERNATIONAL COMPANY LIMITED Tên viết tắt: TRUONG THINH INTL LTD

0316373907 Đại diện pháp luật: NGUYỄN VĂN HUẤN Điện thoại: Địa chỉ trụ sở chính: 45/7 liên khu 16/18, Phường Bình Trị Đông, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

Logo: Được thành lập từ năm 2010, với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất và xuất khẩu gỗ cứng cũng như than mùn cưa Từ những ngày đầu tiên chỉ với 4 nhân viên và hai lò đốt than, Trường Thịnh Charcoal đã trở thành một trong những công ty lớn nhất và hàng đầu trong ngành tại Việt Nam Sau những thử thách và kinh nghiệm hoạt động đó, Trường Thịnh Charcoal có thể tự hào là một trong những nhà sản xuất đầu tiên và tốt nhất Nhân viên và chuyên gia của Trường Thịnh Charcoal đã lên tới hơn 200 người, cũng như gần 130 lò than được xây dựng theo công nghệ của Hàn Quốc và Nhật Bản Than Trường Thịnh có mặt trên khắp Việt Nam, từ Bắc vào Trung vào Nam của đất nước.

Năng lực sản xuất của Trường Thịnh là 2000 tấn mỗi tháng với tất cả các loại than củi, do đó Trường Thịnh có thể cung cấp đơn hàng lớn và các gói kiểu dáng khác nhau. Trường Thịnh có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh than củi và có nhiều đối tác trên toàn thế giới, với thị trường chính là Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Đông, EU, Mỹ, Úc…

Sản phẩm và dịch vụ

Chúng tôi hoạt động 100% chính là sản xuất, gia công đóng gói và xuất khẩu các dòng than củi:

- Than từ cây cà phê

2.1.1 Cơ cấu bộ máy quản lý

Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính Hình 1 Cơ cấu tổ chức công ty Giám đốc: Là người đại diện pháp luật của công ty, có trách nhiệm điều hành quản lý chung và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty Đại diện công ty ký kết hợp đồng kinh tế, các báo cáo thuế, thống kê.

Phòng kế toán- tài vụ: Lập kế hoạch sử dụng và quản lý nguồn tài chính của công ty, phân tích các hoạt động kinh tế, tổ chức công tác hoạch toán kế toán.

Phòng tổ chức hành chính: Quản lý nhân sự, thực hiện công tác hành chính quản trị, xây dựng đơn giá tiền lương thưởng cho cán bộ công nhân viên công ty.

Phòng xuất nhập khẩu: Việc theo dõi các hợp đồng xuất nhập khẩu với n ớcƣ ngoài, mua bán hàng hoá làm các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa, vận chuyển và đóng hàng hoá xuất khẩu.

Phòng kĩ thuật - sản xuất: Hướng dẫn quy trình sản xuất của từng công đoạn, từng mặt hàng và quy trình vệ sinh công nghiệp dây chuyền sản xuất Tổ chức giám sát chất lượng hàng hóa, hướng dẫn yêu cầu kỹ thuật cho công nhân.

Bộ phận sản xuất: có chức năng tổ chức sản xuất các loại sản phẩm hàng hóa theo kế hoạch và theo đơn đặt hàng.

- Cơ sở sản xuất và kho bãi của Trường Thịnh

Trường Thịnh Charcoal có xưởng sản xuất và hệ thống kho dự trữ tại: Tổ 8, xã

Khương, huyện Hớn Quản, tỉnh Bình Phước, Việt

2.2 Đánh giá thực trạng trong việc quản lý chuỗi cung ứng tại Trường Thịnh Charcoal.

2.2.1 Thực trạng quy trình mua hàng hiện tại tại Trường Thịnh Charcoal

Quy trình thu mua tại Trường Thịnh Charcoal:

Bước 1: Bắt đầu Đầu vào của việc thu mua có 2 loại:

- Thu mua gỗ để sản xuất than

- Thu mua gỗ để nung than.

- Bao bì đóng gói thành phẩm: Bao bì đóng gói sản phẩm nội địa và bao bì đóng gói hàng xuất khẩu.

Căn cứ vào nhu cầu thực tế đã khảo sát trên thị trường theo mùa-> tính số lượng mua vào dự kiến -> Liên hệ với các thương lái, hợp tác xã, hộ dân, kiểm lâm tại các tỉnh lân cân để đặt hàng ( qua zalo, tin nhắn, điện thoai…).

Khi đến mùa vụ thu hoạch, NCC sẽ liên hệ thông báo thời gian thu hoạch, số lượng, loại gỗ…

Bước 2: Xác nhận đặt hàng

Sau khi nhận được thông tin từ thương lái > Bộ phận thu mua lập một kế hoạch thu mua gồm số lượng, loại gỗ, giá thanh, kế hoạch thanh toán, thời gian nhập hàng để trình BOD.

BOD phê duyệt đơn mua hàng > Bộ phận thu mua liên hệ thương lái để xác nhận đặt hàng (chỉ qua điện thoại).

Bộ phận thu mua gửi thông báo qua email, tin nhắn về lịch nhập hàng gồm số lượng, ngày nhập…cho bộ phận kho và bộ phận sản xuất.

Gửi kế hoạch thanh toán cho bộ phận tài chính để sắp xếp kế hoạch thanh toán (Sẽ gửi vào cuối ngày bằng file excel)

Bước 3: Theo dõi tiến độ mua hàng

- Sắp xếp vân tải: Công ty chỉ mua hàng tại kho, do đó người bán là thương lái sẽ chuẩn bị vận tải.

- Tới thời hạn giao hàng, thương lái gửi thông báo giao hàng cùng số lượng hàng, số xe…và biên bản giao hàng tới phòng thu mua.

- Phòng thu mua có trách nhiệm gửi thông báo lịch trình cụ thể cho bộ phận kho để chuẩn bị và theo dõi.

Khi hàng hóa tới kho, bộ phận kho có trách nhiệm chuẩn bị trạm cân để cân lại hàng, kho bãi để chứa hàng.

Kiểm tra loại hàng, khối lượng sau khi cân thực tế so với kế hoạch mua, quy cách, thời gian yêu cầu theo thông tin phòng thu mua đã gửi trước đó.

Kiểm tra chất lượng hàng hóa và ghi nhận vào phiếu QC, ra quyết định nhập hàng. Duyệt nhập hàng, thông báo các bộ phận liên quan là thu mua và sản xuất, ký xác nhận trên phiếu nhập kho và biên bản bàn giao giữa bên giao và công ty.

Sau khi nhận được biên bản bàn giao từ thương lái, phiếu nhập kho từ bộ phận kho.

Bộ phận thu mua lập phiếu đề nghị thanh toán cho đơn hàng, sau đó trình BOD phê duyệt.

Sau khi BOD phê duyệt, bộ phận thu mua gửi phiếu đề nghị thanh toán về phòng kế toán tài vụ.

Bộ phận kế toán cập nhật thông tin và Thanh toán tiền hàng với phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi

Ghi nhận công nợ phải trả, đối chiếu công nợ với NCC.

Thông báo đến bộ phận liên quan.

Lưu hồ sơ các chứng từ: Đặt hàng, phiếu mua hàng, hóa đơn tài chính, phiếu nhập kho, phiếu QC, phiếu chi/ủy nhiệm chi.

Hàng tháng các bộ phận liên quan gửi các báo cáo bằng excel cho BOD kiểm tra. Đánh giá thực trạng quy trình mua hàng tại Trường Thịnh Charcoal.

Quy trình thu mua không rõ ràng và thực hiện không đúng trình tự có khả năng dẫn đến việc quản lý không được chặt chẽ, gây ra nhiều phát sinh không đáng có.

Dữ liệu không được lưu trữ chính là điểm yếu của phương pháp quản lý truyền thống do những tài liệu lưu trữ giấy rất dễ bị hư hỏng và thất lạc Việc này sẽ tác động trực tiếp đến người quản lý khi phải chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu để bị mất thông tin.

2.2.2 Thực trạng quy trình sản xuất hiện tại tại Trường Thịnh Charcoal

Khu vực sản xuất than tại Trường Thịnh Charcoal

Bước chuẩn bị để tiến hành sản xuất than.

Dựa vào bảng kế hoạch sản xuất dự kiến được tính toán sau khi khảo sát thị trường.

Bộ phận sản xuất lập bảng kế hoạch sản xuất gồm các thông tin sau:

- Loại gỗ dung để đốt

- Loại gỗ dùng để nung than & số lượng cần dung

- Số lượng lò sử dụng

- Số lượng gỗ đốt (Định mức tiêu hao theo tỉ lệ số lượng gỗ đầu vào/ số lượng than đầu ra)

- Ngày tháng đưa gỗ vô lò đốt và ngày tháng lấy than ra khỏi lò

- Bảng phân công nhân sự chuẩn bị công tác đưa gỗ vô lò và canh lò đốt

Mức tiêu hao nguyên liệu: 15 tấn gỗ thu được 10 tấn than

Mức tiêu hao của các loại gỗ có tỉ lệ gần như nhau

Nhưng vẫn phải phân loại vì mỗi loại gỗ tạo ra than sẽ có nhiệt lượng khác nhau, độ bốc khói cũng khác nhau.

Sau khi có bảng kế hoạch sản xuất, Bộ phận sản xuất trình ký BOD để phê duyệt Bảng kế hoạch được lập và trình ký phê duyệt trước 5 ngày làm việc đưa vào sản xuất Sau khi được phê duyệt, bộ phận sản xuất tiến hành sản xuất than theo quy trình.

ỨNG DỤNG SAP ERP CẢI THIỆN CHUỖI CUNG ỨNG CỦA CÔNG TY TRƯỜNG THỊNH CHARCOAL

Ứng dụng ERP cải thiện việc quản lý quy trình thu mua tại Trường Thịnh Charcoal

Quản lý được quy trình mua hàng đồng nghĩa với việc kiểm soát được nguồn nguyên liệu, hàng hóa đầu vào chất lượng, tạo mối quan hệ tốt với nhà cung cấp, qua đó tối ưu chi phí mua hàng và chất lượng sản phẩm đầu ra

Phân hệ mua hàng SAP, gồm có 8 công đoạn cơ bản là: tạo phiếu yêu cầu mua hàng, phiếu báo giá, đơn đặt hàng mua, nhập kho mua hàng, tính toán, phân bổ chi phí mua hàng, phiếu xuất kho trả hàng nhà cung cấp, tạo hóa đơn mua hàng và hóa đơn điều chỉnh giảm

Quy trình quản lý thu mua khi sử dụng SAP:

Mô-đun Quản lý mua hàng của SAP ERP cung cấp đầy đủ bộ công cụ để giúp cho việc quản lý việc mua hàng và công việc hằng ngày của bộ phận thu mua Hệ thống tự động hóa hầu hết các nhiệm vụ kế toán hằng ngày như hoạch toán tự động vào sổ cái và nhật ký chung, hỗ trợ tính thuế và cho phép giao dịch trên nhiều loại tiền tệ khác nhau. Bên cạnh đó SAP cũng cung cấp cho Doanh nghiệp các nghiệp vụ qui trình thu mua: Yêu cầu mua hàng từ các bộ phận liên quan (MRP, Sản xuất, Bán hàng, Tồn kho tối thiểu)

Yêu cầu báo giá từ các Nhà cung cấp (Vendor)

Xử lý Đơn đặt hàng/thu mua hàng hóa Nhập khẩu/Trong nước

Xử lý Hàng khi nhập Kho

Quản lý qui trình đổi trả với Nhà cung cấp

Toàn bộ qui trình đều thông qua hệ thống kiểm duyệt chặt chẽ

Tự động gửi Email/Message tới các bộ phận liên quan để giúp cho qui trình hoạt động trôi chảy

Giúp doanh nghiệp tối ưu được đầu mục công việc, tăng năng suất của bộ phận mua hàng để hỗ trợ tốt hơn cho các quy trình liên đới.

3.1.1 Sử dụng SAP ERP vào hệ thống quản lý kho tại Trường Thịnh Charcoal

1 Purchase Request – Phiếu yêu cầu mua hàng Để tạo phiếu yêu cầu mua hàng, người dùng truy cập đường dẫn: Menu => Purchasing A/P => Purchase Request.

Màn hình nhập liệu Purchase Request:

Người dùng ghi nhận một số thông tin cần thiết cho phiếu Purchase Request:

Một số thông tin cần nhập, bao gồm:

Valid Until: Ngày hiệu lực của chứng từ.

Document date: Ngày chứng từ Mặc định ngày chứng từ cùng với ngày ghi sổ. Required Date: Ngày cần được đáp ứng

Remarks: Ghi chú hoặc diễn giải nếu có

1.2 Tab Content – Thông tin chi tiết

Các thông tin cần nhập trong mục Tab Content bao gồm:

Item No.: Mã mặt hàng Người dùng nhập hoặc nhấn Tab để tìm kiếm và chọn mặt hàng từ danh sách.

Item Description: Tên mặt hàng.

Required Date: Ngày yêu cầu đáp ứng Mặc định ngày Required Date theo mặt hàng giống với ngày Required Date của chứng từ Người dùng có thể cập nhật lại cho phù hợp với từng mặt hàng.

Required Qty: Số lượng yêu cầu

Uom Code, UoM Name: Mã, tên đơn vị tính của mặt hàng cần yêu cầu mua hàng Info Price: Đơn giá mua hàng tham khảo

Sau khi hoàn tất các thông tin, người dùng kiểm tra lại và nhấn [Add & New] để lưu phiếu yêu cầu mua hàng.

2 Purchase Quotation – Phiếu báo giá Để tạo phiếu báo giá từ nhà cung cấp, người dùng truy cập đường dẫn: Menu => Purchasing A/P => Purchase Quotation.

Màn hình nhập liệu Purchase Quotation:

Người dùng ghi nhận một số thông tin cần thiết cho phiếu Purchase Quotation như sau:

Thông tin cần nhập bao gồm:

Vendor, Name: Mã, Tên nhà cung cấp Người dùng nhập hoặc nhấn Tab để tìm kiếm và chọn nhà cung cấp từ danh sách.

Posting Date: Ngày ghi nhận báo giá

Valid Until: Ngày hiệu lực của chứng từ.

Document Date: Ngày của chứng từ báo giá Mặc định giống với ngày Posting date. Required Date: Ngày cần đáp ứng.

Remarks: Ghi chú hoặc diễn giải nếu có.

Buyer: Tên nhân viên mua hàng

Sau đó, người dùng chọn [Copy from] => [Purchase Request] để tạo Purchase Quotation kế thừa từ một hoặc nhiều phiếu Purchase Request.

Người dùng chọn một hoặc nhiều Purchase Request tương ứng và click [Choose].

Sau đó, hệ thống hiển thị màn hình Draw Document Wizard với các tùy chọn:

Chọn [Draw All Data]: Nếu chọn tất cả các mặt hàng từ phiếu Purchase Request cho báo giá.

Chọn [Customize]: Nếu người dùng muốn tùy chọn một hay nhiều mặt hàng từ phiếuPurchase Request để tạo báo giá.

Nhấn Finish để hoàn tất.

Người dùng có thể chỉnh sửa lại thông tin chi tiết cho phiếu báo giá:

Các thông tin chi tiết trong Tab Content bao gồm:

Item No.: Mã mặt hàng

Item Description: Tên mặt hàng

Required Date: Ngày cần đáp ứng cụ thể theo từng mặt hàng Mặc định ngày Required Date theo mặt hàng giống với ngày

Required Date của chứng từ Người dùng có thể cập nhật lại cho phù hợp với từng mặt hàng.

Required Qty.: Số lượng đã yêu cầu mua hàng

Quoted Qty.: Số lượng báo giá

Quoted Date.: Ngày báo giá.

Uom Code: Đơn vị mặt hàng báo giá

Unit Price: Đơn giá mặt hàng mà NCC đã báo giá

Discount %: % chiết khấu theo mặt hang

Tax Amount: Số tiền thuế GTGT theo từng mặt hàng

Gross Total (LC): Thành tiền sau thuế GTGT và đã chiết khấu theo từng mặt hàng.

Ngoài ra, hệ thống hiển thị một số thông tin liên quan đến số tiền của toàn bộ chứng từ: Total Before Discount: Tổng thành tiền trước thuế GTGT và chưa bao gồm chiết khấu theo chứng từ

Discount %: % chiết khấu theo chứng từ

Discount: Tổng tiền chiết khấu theo chứng từ

Tax: Tổng tiền thuế GTGT theo chứng từ

Total Payment Due: Tổng thành tiền sau thuế GTGT và đã bao gồm chiết khấu theo chứng từ.

Sau khi hoàn tất các thông tin, người dùng kiểm tra lại và nhấn [Add & New] để lưu mới phiếu báo giá.

Người dùng cũng có thể tạo nhiều phiếu Purchase Quotation theo các Nhà cung cấp khác nhau từ một Purchase Request Sau đó, sử dụng báo cáo Purchase Quotation Comparison Report. Đường dẫn: Menu => Purchasing A/P => Purchase Reports => Purchase QuotationComparison Report để so sánh các báo giá và chọn lựa ra báo giá có nhiều ưu thế nhất.54

3 Purchase Order – Đơn đặt hàng mua Để tạo phiếu Đơn hàng mua (Đơn đặt hàng) từ nhà cung cấp, người dùng truy cập đường dẫn: Menu => Purchasing A/P => Purchase Order.

Màn hình nhập liệu Purchase Order:

Người dùng ghi nhận một số thông tin cần thiết cho phiếu Purchase Order:

Nhập một số thông tin chung, bao gồm:

Posting Date: Ngày đặt hàng

Delivery Date: Ngày giao hàng dự kiến.

Document Date: Ngày của chứng từ Đơn đặt hàng Mặc định giống với ngày Posting date.

Buyer: Tên nhân viên mua hàng

Sau đó, tùy theo tình huống thực tế phát sinh, người dùng xử lý như sau:

Người dùng chọn [Copy from] [Purchase Request]: Nếu đơn đặt hàng kế thừa từ một hoặc nhiều phiếu yêu cầu mua hang (trường hợp không cần thông qua báo giá từ nhà cung cấp) (Hoặc đứng tại chứng từ Purchase Request, [Copy To] đến Purchase Order). Người dùng chọn [Copy from] [Purchase Quotation]: Nếu đơn đặt hàng kế thừa từ phiếu báo giá của nhà cung cấp (Hoặc đứng tại chứng từ Purchase Quotation, [Copy To] đến Purchase Order).

Hệ thống sẽ hiển thị các tùy chọn [Draw Document Wizard] Người dùng có thể lựa chọn tất cả hoặc chọn một hay nhiều dòng =>

Finish => Xác nhận thông tin.

Người dùng ghi nhận thông tin tại các Tab của chứng từ:

Thông thường thông tin chi tiết tại Purchase Order sẽ được kế thừa nội dung từ chứng từ gốc Purchase Request hoặc Purchase

Quantity: Số lượng hàng đặt mua.

Unit Price: Đơn giá mặt hàng

Uom Code: Đơn vị tính

Discount %: % chiết khấu theo mặt hàng

Tax Code: Loại thuế suất đầu vào

Total (LC): Thành tiền trước thuế GTGT theo từng mặt hàng

Gross Total (LC): Thành tiền sau thuế GTGT và đã chiết khấu theo từng mặt hàng

Ngoài ra, hệ thống hiển thị một số thông tin liên quan đến tổng số tiền của toàn bộ chứng từ phiếu Purchase Order tương tự phiếu

Purchase Quotation (người dùng tham khảo mục 2 Purchase Quotation – Phiếu báo giá).

3.3 Tab Logistics – Thông tin địa chỉ

Tab Logistics bao gồm các thông tin:

Ship To: Địa chỉ nhận hàng

Pay To/ Bill To: Địa chỉ hóa đơn

3.4 Tab Accounting – Thông kế toán

Thông tin kế toán (Tab Accounting bao gồm):

Payment Terms: Thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp

Payment Method: Hình thức thanh toán cho nhà cung cấp

Sau khi hoàn tất nhập thông tin, người dùng chọn [Add & New] để lưu chứng từ vào hệ thống.

Một số xử lý trên đơn hàng mua:

* – Tạo đơn hàng mới bằng cách Duplicate từ đơn hàng đã có (trường hợp Đơn hàng mua không cần kế thừa từ Purchase Request hoặc Purchase Quotation).

Tìm kiếm đơn đặt hàng đã có trong hệ thống. Đưa con trỏ đến vùng Header và click chuột phải.

* – Xem số lượng đặt hàng, số lượng đã giao, số lượng còn lại:

Thực hiện tìm kiếm đơn đặt hàng cần xem.

Trên từng dòng hệ thống hiển thị các thông tin:

Quantity: Số lượng đặt mua.

Open Quantity: Số lượng còn lại chưa nhận.

In Stock: Số lượng hàng tồn kho hiện thời.

Delivered Quantity: Số lượng NCC đã giao.

Click chuột phải và chọn Cancel.

* – Xóa dòng item (mặt hàng) trên phiếu:

Tìm kiếm đơn đặt hàng cần xóa mặt hàng Đưa con trỏ đến dòng item muốn Delete.

Click chuột phải và chọn Delete Nhấn để cập nhật thông tin.

* – Đóng thủ công đơn đặt hàng

Tìm kiếm đơn đặt hàng cần đóng thủ công Để chuột ở vùng Header của đơn đặt hàng.

Click chuột phải và chọn Close.

* – Đóng từng dòng item trên phiếu trường hợp không nhập mua số lượng còn lại của mặt hàng:

Tìm kiếm đơn đặt hàng tương ứng. Đưa con trỏ đến dòng item không nhập mua số lượng còn lại.

Click chuột phải và chọn Close.

4 Goods Receipt PO – Nhập kho mua hàng Để tạo phiếu Nhập kho mua hàng, người dùng truy cập đường dẫn: Menu => Purchasing A/P => Goods Receipt PO.

Màn hình nhập liệu Goods Receipt PO:

Người dùng ghi nhận một số thông tin cần thiết cho phiếu Goods Receipt PO:

Nhập thông tin chung, bao gồm:

Posting Date: Ngày ghi sổ nhập kho.

Due Date: Thời hạn ngày sẽ có hóa đơn.

Document Date: Ngày chứng từ nhập kho (thường bằng với ngày Posting date). Sau đó, người dùng chọn [Copy from] [Purchase Order]: Nếu đơn đặt hàng kế thừa từ một hoặc nhiều đơn hàng từ nhà cung cấp.

(Hoặc đứng tại chứng từ Purchase Order, [Copy To] đến Goods Receipt PO).

Sau khi chọn chứng từ gốc cần kế thừa, người dùng click [Choose].

Người dùng kiểm tra lại thông tin kế thừa từ phiếu Purchase Order và cập nhật lại thông tin mặt hàng theo thực tế phát sinh:

Quantity: Số lượng hàng thực nhận từ NCC.

4.3 Tab Logistics – Thông tin địa chỉ

Thông tin cần nhập gồm:

Ship To: Địa chỉ nhận hàng

Pay To/ Bill To: Địa chỉ hóa đơn

Người dùng kiểm tra thông tin và nhập các thông tin thêm cần quản lý Sau khi hoàn tất, chọn [Add & New] để lưu chứng từ vào hệ thống.

5 Landed Costs – Chi phí mua hàng phân bổ

Sử dụng phiếu Landed Costs để phân bổ trực tiếp chi phí mua hàng phát sinh thêm (chi phí vận chuyển, chi phí hải quan,…) vào giá trị hàng tồn kho. Để tạo phiếu Landed Costs, người dùng truy cập đường dẫn: Menu => Purchasing A/P => Landed Costs.

Màn hình nhập liệu Landed Costs:

Người dùng ghi nhận một số thông tin cần thiết cho phiếu Landed Costs:

Người dùng nhập thông tin:

Vendor: Chọn Nhà cung cấp mua hàng (tương ứng là nhà cung cấp trên phiếu Goods Receipt PO)

Broker: Nhà cung cấp dịch vụ trung gian (Nhà cung của đơn vị vận chuyển, hải quan, forwarder…)

Posting Date: Ngày ghi sổ chứng từ Landed.

Due Date: Ngày có hiệu lực của chứng từ Landed Costs.

Sau đó, người dùng chọn [Copy from] Goods Receipt PO: Kế thừa thông tin từ phiếu Nhập kho mua hàng cần phân bổ chi phí thêm.

(Hoặc đứng tại chứng từ Goods Receipt PO, [Copy To] đến Landed Costs)

Sau khi chọn chứng từ gốc cần kế thừa, người dùng click [Choose] Nhấn Finish => Xác nhận thông tin.

5.2 Tab Items – Thông tin mặt hàng được phân bổ chi phí

Nhập các thông tin sau:

Qty: Số lượng mỗi mặt hàng

Base Doc.Price: Đơn giá mỗi mặt hàng (chưa tính chi phí landed cost)

Base Doc Value: Thành tiền mỗi mặt hàng (chưa tính chi phí Landed cost)

Expenditure: Chi phí phân bổ trên mỗi đơn vị mặt hàng

Alloc Costs Val.: Tổng chi phí phân bổ của mỗi mặt hàng

Whse Price: Đơn giá lưu kho mỗi mặt hàng (đã bao gồm chi phí landed cost)

Total: Tổng thành tiền mỗi mặt hàng (đã bao gồm chi phí landed cost)

Total Costs: Tổng chi phí landed cost mỗi mặt hàng (thường bằng với Alloc Costs Val, khác biệt nếu có thuế nhập khẩu riêng biệt)

Nhập thông tin sau trong Tab Costs:

Landed Cost: Loại chi phí thêm Ví dụ: Phí chứng từ; Phí xếp dỡ; Phí lưu cont, lưu bãi; Phí giao nhận và vận chuyển trong nước (Local charge), …

Amount: Nhập giá trị chi phí Landed costs phải trả trong cột tương ứng với mỗi loại phí theo phát sinh thực tế.

Allocation By: Người dùng lựa chọn phương thức phân bổ chi phí phù hợp:

Cash Value Before Customs: Giá trị trước thuế nhập khẩu

Cash Value After Customs: Giá trị sau thuế nhập khẩu

5.4 Tab Details – Thông tin chi tiết các mặt hàng từ phiếu Goods Receipt PO

Các thông tin cần nhập gồm:

Whse Price: Đơn giá điều chỉnh sau khi có chi phí phân bổ Landed Cost (Giá nhập kho + Chi phí Landed Cost sau khi phân bổ)

Yes: Mặt hàng có được phân bổ chi phí Landed Cost Lúc này mặt hàng sẽ cộng thêm chi phí phân bổ, giá nhập kho sẽ thay đổi.

No: Mặt hàng không được phân bổ chi phí Landed Cost Mặt hàng vẫn giữ nguyên giá ban đầu khi nhập vào kho.

Người dùng kiểm tra thông tin và nhập các thông tin thêm cần quản lý Sau khi hoàn tất, chọn [Add & New] để lưu chứng từ vào hệ thống.

6 Goods Return – Phiếu xuất kho trả hàng nhà cung cấp

Sử dụng phiếu Goods Return để ghi nhận xuất kho trả lại hàng cho nhà cung cấp trong trường hợp hàng bị hư hỏng hoặc do sai quy cách, … và đơn hàng chưa có hóa đơn đầu vào.

66 Để tạo phiếu Xuất kho trả hàng cho nhà cung cấp, người dùng truy cập đường dẫn: Menu

Màn hình nhập liệu Goods Return:

Người dùng ghi nhận một số thông tin cần thiết cho phiếu Goods Return:

Posting Date: Ngày ghi sổ xuất trả hàng nhà cung cấp.

Due Date: Thời hạn ngày sẽ xuất trả hàng

Document Date: Ngày trên chứng từ (thường bằng với ngày Posting date).

Sau đó, người dùng chọn [Copy from] [Goods Receipt PO]: Kế thừa thông tin từ một hoặc nhiều phiếu nhập kho cần xuất trả hàng nhà cung cấp.

Hệ thống sẽ hiển thị các tùy chọn [Draw Document Wizard] Người dùng có thể lựa chọn tất cả hoặc chọn một hay nhiều dòng =>

Finish => Xác nhận thông tin.

Người dùng kiểm tra lại thông tin kế thừa từ phiếu Goods Receipt PO và cập nhật lại thông tin mặt hàng theo thực tế phát sinh:

Item No.: Mã mặt hàng cần xuất kho trả nhà cung cấp

Quantity: Số lượng hàng xuất trả

Whse: Kho xuất trả hàng.

Người dùng kiểm tra thông tin và nhập các thông tin thêm cần quản lý Sau khi hoàn tất, chọn [Add ] để lưu chứng từ vào hệ thống.

7 A/P Invoice – Hóa đơn mua hàng

Quy trình tạo hóa đơn ghi nhận công nợ của nhà cung cấp: Đối với hóa đơn mua hàng hóa (Item): Kế toán sử dụng chức năng A/P Invoice (dạng Item) kế thừa từ nhập kho mua hang (Goods Receipt PO) để ghi nhận. Đối với hóa đơn dịch vụ khác (Service): Kế toán sử dụng chức năng A/P Invoice (dạng service) kế thừa từ đơn hàng mua (Purchase Order) để ghi nhận.

7.1 Hóa đơn mua hàng hóa – A/P Invoice (Item) Để tạo phiếu Hóa đơn mua hàng hóa từ nhà cung cấp, người dùng truy cập đường dẫn: Menu => Purchasing A/P => A/P Invoice.

Màn hình nhập liệu A/P Invoice:

Người dùng ghi nhận một số thông tin cần thiết cho phiếu A/P Invoice (Item):

Nhập Vendor, Name: Mã, Tên nhà cung cấp Người dùng nhập hoặc nhấn Tab để tìm kiếm và chọn nhà cung cấp từ danh sách.

Sau đó, người dùng chọn [Copy from] [Goods Receipt PO]: Nếu đơn đặt hàng kế thừa từ một hoặc nhiều phiếu nhập kho mua hàng.

(Hoặc đứng tại chứng từ Goods Receipt PO, [Copy To] đến A/P Invoice).

Hệ thống sẽ hiển thị các tùy chọn [Draw Document Wizard] Người dùng có thể lựa chọn tất cả hoặc chọn một hay nhiều dòng =>Finish => Xác nhận thông tin.

Người dùng ghi nhận một số thông tin khác tại vùng thông tin chung:

Posting Date: Ngày ghi sổ hóa đơn.

Due Date: Thời hạn thanh toán cho nhà cung cấp.

Document Date: Ngày hóa đơn trên chứng từ (thường bằng với ngày posting date). Vendor Ref No.: Số hóa đơn

No.: Số chứng từ trên hệ thống Hệ thống tự động hiển thị, người dùng không phải nhập thông tin này.

Status: Tình trạng hóa đơn (Open – Chưa thanh toán/ Closed – Đã thanh toán) Hệ thống tự động hiển thị, người dùng không phải nhập thông tin này.

Remarks: Ghi chú cho hóa đơn

7.1.2 Tab Content – Thông tin chi tiết

Người dùng kiểm tra lại thông tin kế thừa từ phiếu Goods Receipt PO và cập nhật lại thông tin mặt hàng theo thực tế phát sinh:

Item/Service Type: Chọn Item

Quantity: Số lượng hàng trên hóa đơn

Discount %: % chiết khấu theo mặt hàng

Tax Code: Loại thuế suất đầu vào

Total (LC): Thành tiền trước thuế GTGT theo từng mặt hàng

Gross Total (LC): Thành tiền sau thuế GTGT và đã chiết khấu theo từng mặt hàng

Ngoài ra, hệ thống hiển thị một số thông tin liên quan đến tổng tiền trên hóa đơn:

Total Before Discount: Tổng thành tiền trước thuế GTGT và chưa bao gồm chiết khấu theo hóa đơn

Discount %: % chiết khấu theo hóa đơn

Discount: Tổng tiền chiết khấu theo hóa đơn

Tax: Tổng tiền thuế GTGT theo hóa đơn

Total Payment Due: Tổng thành tiền sau thuế GTGT và đã bao gồm chiết khấu theo hóa đơn

Applied Amount: Số tiền đã thanh toán cho hóa đơn

Balance Due: Số tiền còn lại chưa thanh toán cho hóa đơn

7.1.3 Tab Accounting – Thông tin kế toán

Journal Remark: Diễn giải ghi sổ kế toán

Control Account: Tài khoản hạch toán ghi nhận công nợ phải trả nhà cung cấp

Payment Terms: Điều khoản thanh toán cho nhà cung cấp

Payment Method: Hình thức thanh toán cho nhà cung cấp

Người dùng kiểm tra thông tin và nhập các thông tin thêm cần quản lý Sau khi hoàn tất,chọn [Add & New] để lưu hóa đơn vào hệ thống Nếu lưu thành công, hệ thống tự động hạch toán công nợ với Nhà cung cấp.

7.2 Hóa đơn mua hàng dịch vụ – A/P Invoice (Service) Để tạo phiếu Hóa đơn mua dịch vụ từ Nhà cung cấp, người dùng truy cập đường dẫn: Menu => Purchasing A/P => A/P Invoice.

Màn hình nhập liệu A/P Invoice:

Trường hợp Hóa đơn mua dịch vụ tạo độc lập, không cần kế thừa từ Đơn đặt dịch vụ nhà cung cấp: Người dùng ghi nhận trực tiếp toàn bộ thông tin háo đơn trên phiếu A/P Invoice.

Trường hợp Hóa đơn mua dịch vụ kế thừa từ Đơn đặt dịch vụ từ nhà cung cấp: Từ màn hình A/P Invoice dùng chức năng [Copy From] Purchase Order hoặc Từ màn hình Purchase Order dùng chức năng [Copy To] A/P Invoice.

Những thông tin cần ghi nhận:

Vendor, Name: Mã, Tên nhà cung cấp dịch vụ Người dùng nhập hoặc nhấn Tab để tìm kiếm và chọn nhà cung cấp từ danh sách.

Ứng dụng ERP cải thiện việc quản lý hệ thống sản xuất tại Trường Thịnh Charcoal 75 1 Các bước thực hiện trên SAP ERP vào quản lý quy trình sản xuất tại Trường Thịnh Charcoal

Chất lượng của sản phẩm phụ thuộc nhiều vào hiệu quả của việc quản lý hệ thống sản xuất và phân bổ nguồn lực Với khả năng tối ưu thao tác nghiệp vụ, SAP sẽ hỗ trợ doanh80 nghiệp kiểm soát phân hệ sản xuất một cách hiệu quả Một quy trình quản lý tiêu chuẩn theo phần mềm bao gồm 4 phần cơ bản: Tạo bộ định mức sản xuất, thiết lập lệnh sản xuất, xuất nguyên liệu cho sản xuất và nhập thành phẩm từ sản xuất có các tính năng như:

Cơ chế quản lý tiến độ, quản lý nhân sự sản xuất, bảo trì bảo dưỡng nhà máy, Khả năng quản lý chi tiết sản phẩm, cấu trúc sản phẩm, truy xuất đầu vào đầu ra của sản phẩm, quản lý và phân tích định mức sử dụng kho hàng vượt trội, Khả năng tiếp nhận phản hồi và yêu cầu xử lý theo thời gian thực….

SAP ERP trong sản xuất cung cấp dữ liệu cần thiết để:

Quản lý, điều chỉnh, tối ưu việc lập kế hoạch nguồn lực và thực hiện sản xuất.

Giúp quản lý nhiều công đoạn của sản xuất từ đặt hàng đến sản xuất.

SAP trong sản xuất công nghiệp giúp các doanh nghiêp có hiệu suất quản lý và vận hành nhà máy sản xuất ngày càng tối ưu hơn thông qua việc:

Lập kế hoạch thông minh hơn.

Tối ưu hóa quy trình vận hành.

Kiểm soát chất lượng sản phẩm tốt hơn,…

Bên cạnh việc tăng hiệu suất, Tỷ Lệ tự động hóa của máy móc, hệ thống SAP cho sản xuất còn giúp giảm tổng ngân sách quản lý và vận hành xí nghiệp sản xuất, giảm sự thất lạc của sản phẩm & hàng hóa, và ngân sách tổng hợp thông tin từ những chuỗi đáp ứng

3.2.1 Các bước thực hiện trên SAP ERP vào quản lý quy trình sản xuất tại Trường Thịnh Charcoal:

1 Bill of Materials (BOM) – Bộ định mức sản xuất

Bộ định mức sản xuất ngoài việc thể hiện được định mức tiêu hao chuẩn của nguyên nhiên vật liệu trong quá trình sản xuất mà còn thể hiện được đầy quy trình sản xuất, cấu trúc sản phẩm, SAP hỗ trợ thiết lập BOM nhiều cấp phục vụ cho nhu cầu sản xuất các bán thành phần để cấu thành lên sản phẩm cuối cùng. Để tạo Bộ định mức sản xuất, người dùng truy cập đường dẫn: Menu => Production => Bill of Materials.

Màn hình nhập liệu Bill of Materials:

Người dùng ghi nhận một số thông tin cần thiết cho Bill Of Materials (BOM):

Product No: Chọn mã Bán thành phẩm/ Thành phẩm (BTP/TP) để định nghĩa định mức cho sản xuất

Product Description: Tên BTP/TP được hiển thị tự động theo mã BTP/ TP

Quantity: Nhập số lượng BTP/TP cần định nghĩa định mức Ví dụ: nếu nhập 1 thì định mức cho 1 BTP/TP theo đơn vị tồn kho

BOM Type: chọn loại Production dùng để sản xuất.

Warehouse: Chọn kho nhập sau khi sản xuất

Type: Loại thành phần trong bộ định mức: Item/ Resource/ Text/ Route Stage

No./Description: Chọn Nguyên vật liệu tham gia vào định mức.

Quantity: Nhập số lượng định mức nguyên vật liệu tương ứng với số lượng thành phẩm được thiết lập trong BOM

UoM Name: Đơn vị tồn kho của nguyên vật liệu

Warehouse: Chọn loại kho được mặc định được xuất nguyên vật liệu cho sản xuất Issue Method:

+ Manual: Thực hiện xuất nguyên vật liệu thủ công cho sản xuất (thực hiện thủ công phiếu Issue for Production khi sản xuất)

+ Backflush: Hệ thống tự động xuất nguyên vật liệu thiết lập theo BOM khi nhận BTP/

Người dùng kiểm tra thông tin các thông tin thêm cần quản lý Sau khi hoàn tất, chọn [Add] để lưu phiếu vào hệ thống.

2 Production Order – Lệnh sản xuất

Lệnh sản xuất là tín hiệu gửi xuống cho bộ phận thực hiện sản xuất tiến hành theo kế hoạch đã đề ra Để tạo Lệnh sản xuất, người dùng truy cập đường dẫn: Menu => Production => Production Order.

Màn hình nhập liệu Production Order:

Người dùng ghi nhận một số thông tin cần thiết cho Production Order:

Type: Loại lệnh sản xuất

Standard: Loại lệnh sản xuất tiêu chuẩn thông qua BOM đã định nghĩa

Special: Loại lệnh sản xuất đặc biệt không thông qua BOM, thông tin nguyên vật liệu và số lượng cần để sản xuất ra TP/ BTP được nhập trực tiếp tại lệnh sản xuất Ví dụ: Lệnh sản xuất hàng mẫu.

Disassembly: Loại phân rã lệnh sản xuất (Trường hợp sản xuất lỗi/ sai)

Planned: Lệnh sản xuất ở trạng thái kế hoạch

Release: Lệnh sản xuất ở trạng thái phát hành chính thức để tiến hành sản xuất

Closed: Lệnh sản xuất đã được đóng.

Production No.: Nhấn phím tab để hiển thị và chọn từ danh sách một TP/BTP cần sản xuất.

Planned Quantity: Nhập số lượng kế hoạch TP/BTP sản xuất.

Warehouse: Kho nhập TP/BTP sau khi sản xuất xong Hệ thống hiển thị mặc định theo BOM được định nghĩa theo TP/ BTP được chọn, người dùng có thể chỉnh sửa lại kho cho phù hợp.

No.: Số chứng từ tăng tự động của hệ thống

Order Date: Ngày lên lệnh sản xuất.

Start Date: Nhập ngày bắt đầu sản xuất để tiến hành sản xuất.

Due Date: Thời hạn hoàn thành lệnh sản xuất.

Sau khi chọn mã TP/BTP cần sản xuất tại Production No trên vùng Thông tin chung, những thành phần nguyên vật liệu đã được nghĩa trong Bill of Materials sẽ được tự động hiển thị tại Tab Content.

Type: Loại thành phần trong bộ định mức: Item/ Resource/ Text/ Route Stage

No./Description: Nguyên vật liệu tham theo bộ định mức.

Base Qty: Số lượng nguyên vật liệu được định nghĩa trong BOM

Planned Qty: Số lượng nguyên vật liệu sử dụng để sản xuất theo kế hoạch của lệnh sản xuất = Base Qty * Planned Qty (trên vùng Thông tin chung).

Issued: Số lượng nguyên vật liệu đã xuất ra cho lệnh sản xuất

UoM Code: đơn vị tồn kho của nguyên vật liệu

Warehouse: Kho để xuất nguyên vật liệu cho sản xuất

Issued Method: Mặc định theo BOM

Qty in Whs: Số lương tồn kho thực tế của nguyên vât liêu tại kho sán xuất tuơng ứng tại thời điểm hiên thời (chỉ tính tới mức kho sản xuất, không tính tới vi trí).

Người dùng kiểm tra thông tin các thông tin thêm cần quản lý Sau khi hoàn tất, chọn [Add] để lưu phiếu vào hệ thống.

3 Issue for Production – Xuất cho sản xuất

Phiếu xuất cho sản xuất dùng để xuất các nguyên/ nhiên vật liệu bán thành phẩm cho lệnh sản xuất, để tạo phiếu Xuất cho sản xuất, người dùng thực hiện như sau:

Tại vùng thông tin chung của lệnh sản xuất ở trạng thái đã phát hành chính thức(Production Order có Status = Released) người dùng click phải chọn => IssueComponents

Màn hình Issue Components – Selection Criteria xuất hiện, người dùng lựa chọn một trong hai tùy chọn sau cho phù hợp với thực tế sản xuất:

Open Quantity of Components: Hệ thống sẽ lấy số nguyên vật liệu còn lại của lệnh sản xuất để đề xuất.

Quantity of Parent Items: Hệ thống sẽ tính số nguyên vật liệu theo số lượng thành phẩm nhận để đề xuất xuất tiêu hao theo lệnh sản xuất.

Hoặc: Ngoài cách tạo phiếu Issue for Production từ phiếu Production Order, người dùng có thể tạo phiếu Issue for Production theo đường dẫn: Menu => Production => Issue for Production Click chọn [Production Order]

=> chọn lệnh sản xuất cần thực hiện xuất cho sản xuất từ danh sách => Nhấn Choose để xác nhận.

Sau đó, tại màn hình phiếu Issue for Production hiển thị Người dùng kiểm tra lại thông tin và ghi nhận theo thực tế sản xuất một số thông tin sau:

Number: Số chứng từ tăng tự động của hệ thống

Posting Date: Ngày ghi sổ xuất kho cho sản xuất, hệ thống tự động giảm tồn kho nguyên vật liệu tại ngày ghi sổ.

Order No.: Số lệnh sản xuất

No./Description: Nguyên vật liệu được xuất cho sản xuất

Quantity: Số lượng thực xuất của nguyên vật liệu (tính theo đơn vị lưu kho)

Whse: Kho xuất nguyên vật liệu cho sản xuất

In Stock: Số lượng tồn kho tức thời của nguyên vật liệu (tồn kho tại tất cả các kho) Planned: Số lượng kế hoạch xuất nguyên vật liệu tại lệnh sản xuất

Issued: Số lượng đã xuất nguyên vật liệu cho lệnh sản xuất

Qty in Whse: Số lượng tồn kho tức thời của nguyên vật liệu tại kho xuất cho sản xuất Uom Code: Đơn vị lưu kho của nguyên vật liệu.

Sau khi hoàn tất, chọn [Add] để lưu phiếu vào hệ thống.

4.Receipt from Production – Nhập từ sản xuất

Thành phẩm sau khi hoàn thiện sẽ được nhập vào kho thành phẩm, để tạo phiếu Nhập từ sản xuất, người dùng thực hiện như sau:

Tại vùng thông tin chung của lệnh sản xuất ở trạng thái đã phát hành chính thức (Production Order có Status = Released) người dùng click phải chọn Report Completion.

Hoặc người dùng có thể tạo phiếu Receipt from Production theo đường dẫn: Menu => Production => Receipt from Production.

Click chọn [Production Order] => chọn lệnh sản xuất cần thực hiện xuất cho sản xuất từ danh sách => Nhấn Choose để xác nhận.

Sau đó, tại màn hình phiếu Receipt from Production hiển thị Người dùng kiểm tra lại thông tin và ghi nhận theo thực tế sản xuất một số thông tin sau:

Posting Date: Ngày ghi sổ nhập kho từ sản xuất, hệ thống tự động tăng tồn kho BTP/ TP nhập kho tại ngày ghi sổ.

Order No.: Số lệnh sản xuất

No./Description: TP/BTP được nhập kho từ sản xuất

Quantity: Số lượng thực nhập

Whse: Kho được nhập TP/BTP

Planned: Số lượng kế hoạch tại lệnh sản xuất

Completed: Số lượng đã nhập kho từ sản xuất

Uom Code: Đơn vị lưu kho của TP/ BTP.

Sau khi hoàn tất, chọn [Add] để lưu phiếu vào hệ thống.

Ứng dụng SAP ERP vào cải thiện việc quản lý hệ thống kho tại Trường Thịnh Charcoal

Quản lý kho không chỉ để kiểm soát chất lượng, số lượng hàng hóa mà còn tối ưu chi phí của hàng tồn SAP hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa dựa trên mẫu hàng, mã serial, số lô,… giúp giảm thiểu các thao tác thủ công và sai sót trong quá trình kiểm soát hàng hóa

Phân hệ kho xây dựng trên phần mềm SAP gồm có: tạo phiếu nhập kho khác, phiếu xuất kho khác, phiếu đề nghị chuyển kho, phiếu chuyển kho, phiếu kiểm kê kho, phiếu điều chỉnh kiểm kê kho và phiếu đánh giá lại hàng tồn kho.

Khi sử dụng SAP vào quá trình quản lý kho mọi việc theo dõi trở nên dễ dàng và chính xác hơn, khả năng lưu trữ thông tin lớn mà còn có thể quản lý tốt quá trình nhập – xuất – tồn hàng hóa cũng như nguyên vật liệu đầu vào Quá trình nhập – xuất – tồn kho cần có sự thống nhất, phối hợp với nhau dưới sự quản lý sát sao thì mới có thể hạn chế trường hợp sai sót, thất thoát không đáng có.

Giúp nắm bắt tình trạng kho hàng một cách chính xác nhất theo thời gian thực để có thể nhanh chóng, kịp thời bổ sung khi thiếu hàng hoặc dừng nhập khi tồn quá nhiều

Có thể kiểm kê hàng hóa nhanh chóng, đơn giản và chính xác Đưa ra bảng kê chi tiết quá trình nhập xuất hoặc chuyển hàng giữa các kho khác nhau trong cùng một đơn vị hay khác địa điểm, chi nhánh

Hạn chế các trường hợp sai sót, thất thoát không đáng có do quá trình kiểm đếm thủ công thông thường gây ra

Phần mềm có thể sử dụng mã vạch tự động nên số lượng hàng tồn được cập nhật thường xuyên từ đó tăng hiệu quả sử dụng và giảm các chi phí liên quan

Quy trình quản lý kho khi sử dụng SAP:

Dữ liệu đầu vào -> Tiến hành nhập liệu -> Tự động cập nhật đến các bộ phận liên quan-> Xuất file báo cáo

3.3.1 Các bước sử dụng SAP vào hệ thống quản lý kho tại Trường Thịnh Charcoal

1 Goods Receipt – Phiếu nhập kho khác

Bên cạnh việc nhập kho mua hàng – Good Receipt PO Và nhập kho thành phẩm từ sản xuất – Receipt from Production thì bộ phận kho có riêng cho mình một phiếu nhập kho khác, sử dụng trong các trường hợp cần tăng hàng hóa ví dụ như nhập điều chỉnh, nhập hàng mẫu, tặng … Để tạo Phiếu nhập kho khác, người dùng truy cập đường dẫn: Menu => Inventory =>Inventory Transactions => Goods Receipt

Màn hình nhập liệu Goods Receipt:

Người dùng ghi nhận một số thông tin cần thiết cho phiếu Goods Receipt:

Number: Số chứng từ tăng tự động của hệ thống, người dùng không điền Posting Date: Ngày ghi sổ kế toán và tăng tồn kho trên hệ thống Document Date: Ngày của chứng từ gốc

Journal Remark: Diễn giải lên sổ kế toán

Item No: Mã mặt hàng nhập kho

Item Description: Tên mặt hàng nhập kho

Total: Giá trị mặt hàng nhập kho

Whse: Kho nhập mặt hàng

Account Code: Tài khoản đối ứng khi nhập kho

Người dùng kiểm tra thông tin các thông tin thêm cần quản lý Sau khi hoàn tất, chọn

[Add] để lưu phiếu vào hệ thống Nếu lưu thành công, hệ thống tự động tăng tồn kho mặt hàng trong hệ thống.

Issue for Production thì bộ phận kho có riêng cho mình một phiếu xuất kho khác, sử dụng trong các trường hợp cần giảm hàng hóa ví dụ như xuất điều chỉnh, xuất mẫu, xuất test, xuất tặng … Để tạo Phiếu xuất kho khác, người dùng truy cập đường dẫn: Menu => Inventory => Inventory Transactions => Goods Issue

Màn hình nhập liệu Goods Issue:

Người dùng ghi nhận một số thông tin cần thiết cho phiếu Goods Issue

Posting Date: Ngày ghi sổ kế toán và giảm tồn kho trên hệ thống

Item No: Mã mặt hàng xuất kho

Item Description: Tên mặt hàng xuất kho

Quantity: Số lượng xuất kho

Item Cost: Chi phí giá vốn khi xuất kho Thông tin này được hệ thống tự động hiển thị sau khi tạo thành công phiếu Goods Issue.

Whse: Kho xuất mặt hàng

Account Code: Tài khoản đối ứng khi xuất kho.

Người dùng kiểm tra thông tin các thông tin thêm cần quản lý Sau khi hoàn tất, chọn [Add] để lưu phiếu vào hệ thống Nếu lưu thành công, hệ thống tự động giảm tồn kho mặt hàng trong hệ thống

3 Inventory Transfer Request – Phiếu đề nghị chuyển kho

Doanh nghiệp sẽ nhiều kho hàng vật lý lẫn kho hàng logic, tùy theo nhu cầu mà các bộ phận khác như bộ phận sản xuất, bộ phận kinh doanh có thể lên yêu cầu chuyển kho để bộ phận kho/ vận chuyển điều chuyển hàng hóa từ kho này tới kho khác hoặc chuyển giữa các dãy, kệ, tầng trong cùng kho. Để tạo Phiếu đề nghị chuyển kho, người dùng truy cập đường dẫn: Menu => Inventory

=> Inventory Transactions => Inventory Transfer Request.

Màn hình nhập liệu Inventory Transfer Request:

Người dùng ghi nhận một số thông tin cần thiết cho phiếu Inventory Transfer Request:

No: Số chứng từ tăng tự động của hệ thống

Posting Date: Ngày ghi nhận phiếu yêu cầu chuyển kho

Due Date: Ngày cần được chuyển kho

Document Date: Ngày chứng từ yêu cầu chuyển kho

Item No: Mã mặt hàng yêu cầu chuyển kho

Item Description: Tên mặt hàng yêu cầu chuyển kho

Quantity: Số lượng yêu cầu chuyển

From Warehouse: Kho xuất chuyển hàng đi tương ứng từng dòng mặt hàng

To Warehouse: Kho nhận mặt hàng đến tương ứng từng dòng mặt hàng

[Add] để lưu phiếu vào hệ thống.

4 Inventory Transfer – Phiếu chuyển kho

Phiếu chuyển kho có thể được thực hiện độc lập hoặc kế thừa từ phiếu yêu cầu (Inventory Transfer Request), hàng hóa sẽ được chuyển từ kho đi (A) đến kho nhận (B) hoặc trong cùng 1 kho thì có thể chuyển từ dãy, kệ, tầng nãy tới vị trí dãy, kệ, tầng khác. Để tạo Phiếu chuyển kho, người dùng truy cập đường dẫn: Menu => Inventory => Inventory Transactions => Inventory Transfer.

Màn hình nhập liệu Inventory Transfer:

Sau đó, tùy theo tình huống thực tế phát sinh, người dùng xử lý như sau:

Inventory Transfer có thể tạo độc lập, người dùng ghi nhận trực tiếp toàn bộ thông tin Phiếu chuyển kho.

Người dùng chọn [Copy from] [Inventory Transfer Request]: Nếu Phiếu chuyển kho kế thừa từ Phiếu yêu cầu chuyển kho Sau khi chọn chứng từ gốc cần kế thừa, người dùng click [Choose] Hệ thống sẽ hiển thị các tùy chọn [Draw Document Wizard].

Người dùng có thể lựa chọn tất cả hoặc chọn một hay nhiều dòng Finish Xác nhận thông tin.

Người dùng ghi nhận một số thông tin cần thiết cho phiếu Inventory Transfer:

Posting Date: Ngày ghi sổ chuyển kho

Document Date: Ngày chứng từ yêu cầu chuyển kho

Item No.: Mã mặt hàng chuyển kho

Item Description: Tên mặt hàng chuyển kho

From Warehouse: Kho xuất chuyển hàng đi tương ứng từng dòng mặt hàng

To Warehouse: Kho nhận mặt hàng đến tương ứng từng dòng mặt hàng

[Add] để lưu phiếu vào hệ thống.

5 Inventory Counting – Phiếu kiểm kê kho

Kiểm kê kho là công tác không thể thiếu trong doanh nghiệp, SAP cung cấp công cụ hỗ trợ kiểm kê cực kỳ mạnh mẽ như lên lịch kiểm kê tự động theo từng kho, từng mặt hàng, từng thời điểm bài viết này sẽ hướng dẫn người dùng tạo phiếu kiểm kê trực tiếp Nếu có nhu cầu thiết lập các lịch kiểm kê người dùng liên hệ trực tiếp với Beetech theo thông tin ở cuối bài biết để được hỗ trợ. Để tạo Phiếu kiểm kê, người dùng truy cập đường dẫn: Menu => Inventory => Inventory Transactions => Inventory Counting Transactions => Inventory Counting.

Màn hình nhập liệu Inventory Counting:

Người dùng ghi nhận một số thông tin cần thiết cho phiếu Inventory Counting:

Count Date: Ngày thực hiện kiểm kê kho

Time: Thời gian thực hiện kiểm kê kho

No.: Số chứng từ tăng tự động của hệ thống

Inventory Counter: Nhân viên kiểm kho

Item No.: Mã mặt hàng được kiểm kho

Item Description: Tên mặt hàng được kiểm kho

Freeze: Đóng băng không cho nhập/ xuất sản phẩm trong kho khi đang thực hiện kiểm kê.

Whse: Kho được thực hiện kiểm kê

Uom Counted Qty: Số lượng thực tế đã kiểm kê của mặt hàng theo đơn vị tồn kho. Counted: Tick chọn nếu mặt hàng đã được thực hiện kiểm kho thực tế

Những thuận lợi và khó khan khi sử dụng SAP ERP vào hệ thống quản lý chuỗi cung ứng tại Trường Thịnh Charcoal

Khi triển khai ERP sẽ giúp Trường Thịnh charcoal giảm thiểu rất nhiều chi phí kiểm soát. Bản thân các ERP đã phân quyền cho người dùng từng hạng mục.

Từ đó những trật khớp ngoài ý muốn thường ý không có cơ hội xảy ra.

Thông tin giữa các bộ phận không bị thất lạc.

Dễ dàng truy cập thông tin

Khi sử dụng ERP lâu dài, người dùng sẽ cảm thấy việc hoạt động và thao tác trên ứng dụng trở nên đơn giản và dễ dàng hơn hẳn Cũng như ít tốn kém do người dùng đã quá quen với các thao tác mà không cần phải đào tạo nhiều.

Chuẩn hóa bộ dữ liệu chung: Bằng một mạng lưới lưu trữ dữ liệu duy nhất, tính nhất quán dữ liệu của SAP ERP đảm bảo tính chính xác, nhất quán, cập nhật liên tục Nhờ vậy, bất cứ ai theo phân quyền trong tổ chức, khi truy cập vào hệ thống chung này đều có thể lấy ra các dữ liệu chính xác phục vụ cho các công việc theo dõi, đánh giá liên quan Giúp tạo sự kết nối cao giữa các phòng ban và cá nhân Mặt khác, với việc ứng dụng SAP ERP, dữ liệu sẽ lưu trên một hệ thống cố định Các phòng ban cần làm việc chung với nhau, đảm bảo số liệu được đồng nhất và quy trình làm việc không bị đứt gãy Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ hạn chế tối đa tình trạng chồng chéo, lặp, thiếu hay lỗi dữ liệu, tính hiệu quả khi sử dụng thông tin được đẩy lên mức tối đa

Dựa trên các bộ dữ liệu được sắp xếp trực quan, khoa học và cập nhật liên tục theo thời gian thực, cùng khả năng xử lý dữ liệu nhanh chóng, đa chiều, các phòng ban có thể nhanh chóng trích xuất thông tin cũng như có được cái nhìn trực quan hơn về tình hình kinh doanh của công ty Từ đó, đưa ra các bản báo cáo có tính chính xác cao tới bộ phận quản lý, hỗ trợ các bộ phận quản lý ra quyết định hiệu quả hơn.

Khả năng bảo mật thông tin cao: Với SAP, các thông tin được lưu trữ trên một database duy nhất, các lớp bảo mật, mã hóa liên tiếp, hạn chế tối đa sự xâm hại của tin tặc.

Về các cá nhân trong doanh nghiệp: mỗi người dùng, phòng ban được phân quyền hạn chức năng nhất định theo công việc, nhờ đó, đảm bảo thông tin dữ liệu được bảo mật tối đa.

Cũng như nhiều doanh nghiệp khác, việc đưa ERP vào hệ thống quản lý chuỗi cung ứng cũng sẽ gặp những khó khăn chung trong việc đáp ứng người sử dụng, do quen làm việc thủ công nên khi chuyển sang hoạt động trên hệ thống phần mềm làm cho một số nhân sự cảm thấy khó khăn và mất nhiều thời gian hơn so với cách làm thủ công, truyền thống. – Chi phí triển khai cao, doanh nghiệp cần xác định ngân sách rõ ràng trước khi bắt đầu. – Quyết tâm triển khai ERP trong nhân sự chưa cao Với những lợi ích từ ERP ai cũng biết nhưng chỉ cần gặp khó các nhân sự dễ nản Dẫn tới việc triển khai dự án có thể bị dừng bất cứ lúc nào.

– Thời gian triển khai lâu – dài.

– Khả năng bất đồng ý kiến giữa Doanh nghiệp triển khai và đơn vị tư vấn có thể xảy ra.– Giao diện SAP ERP có ngôn ngữ là Tiếng anh làm cho một số nhân sự sẽ gặp phải những khó khăn nhất định

Định dạng
Số trang	115
Dung lượng	10,61 MB