TỔNG QUAN VỀ MÔ HÌNH ERP
Giới thiệu chung về
Chuỗi cung ứng là một mạng lưới các lựa chọn sản xuất và phân phối nhằm thực hiện các chức năng thu mua nguyên liệu, chuyển đổi nguyên liệu thành bán thành phẩm, thành phẩm và phân phối chúng cho khách hàng (chúng ta có thể nhận ra rằng khách hàng cuối cùng là nguồn tạo ra lợi nhuận duy nhất cho toàn chuỗi Việc các doanh nghiệp tham gia trong chuỗi cung ứng ra các quyết định kinh doanh mà không quan tâm đến các thành viên khác từ đó giá bán cho khách hàng sẽ cao hơn, mức phục vụ chuỗi cung ứng thấp và điều này làm cho nhu cầu khách hàng tiêu dùng cuối cùng trở nên thấp
Vậy thì làm sao để có thể tối ưu hóa lợi nhuận cho chuỗi, nâng cao mức phục vụ, đem lại cho khách hàng cuối cùng trúc giá thấp nhất đảm bảo đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của khách hàng, thì các doanh nghiệp phải chú trọng đến quản trị chuỗi cung ứng Quản trị chuỗi cung ứng là sự phối hợp của sản xuất, tồn kho, địa điểm và vận chuyển giữa các thành viên tham gia trong chuỗi cung ứng nhằm đáp ứng nhịp nhàng và hiệu quả các nhu cầu của thị trường.
1.1.1 Các hoạt động trong chuỗi cung ứng
Các hoạt động trong chuỗi được tóm gọn theo 4 bước bao gồm hoạch định chiến lược, tìm kiếm nguồn cung, sản xuất thành phẩm và phân phối để khách hàng Đối với 1 doanh nghiệp Hoạch định trong chuỗi cung ứng cần phải bao gồm:
- Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp – ERP
- Lập kế hoạch tổng thể
Nguồn gốc, lich sử phát triển hệ thống ERP và 5 cải tiến ERP đem lại cho quản lý chuỗi cung ứng
1.2.1 Nguồn gốc và lịch sử phát triển hệ thống ERP
Sự ra đời và phát triển của các thế hệ phần mềm ERP phụ thuộc vào 2 yếu tố chính: nhu cầu quản lý và nền tảng công nghệ 2 yếu tố trên thúc đẩy lẫn nhau và cùng quyết định đến thời điểm và thế hệ ERP ra đời
Thuật ngữ ERP, bắt đầu từ năm 1990 khi tập đoàn Gartner của Mỹ cải tiến phần mềm chuyên cho sản xuất MRP (Manufacturing Resources Planning) Từ đó, nó trở thành xu hướng của các doanh nghiệp cho đến nay Đây là thế hệ ERP thứ nhất
Từ những năm 2000, sự phát triển mạnh mẽ của nền tảng web 2.0 đã thúc đẩy các ứng dụng chạy trên nền tảng web ra đời Lúc này hệ thống ERP II ra đời, có thể chạy trên nền web và cả Desktop
Bắt đầu từ những năm 2010, sự bùng nổ về công nghệ và thương mại điện tử là 2 yếu tố quyết định hội tụ đủ để ra đời thế hệ ERP thứ 3 ERP III dựa trên nền tảng công nghệ mới như: IoT, Cloud, Big Data, Al để giải quyết các như cầu mới của doanh nghiệp: dữ liệu lớn, kết nối không giới hạn, điều khiển mọi lúc mọi nơi, số hóa tối đa công nghệ để nâng quy mô sản xuất, tiết kiệm chi phí, tự động hóa Điển hình có những hãng lớn trên thế giới như: Infor LN ERP, SAP, Oracle ERP, Microsoft Dynamics, NetSuite Còn Việt Nam, chỉ mới khoảng 5 năm trở lại đây bắt đầu xuất hiện các sản phẩm ERP thuần việt, đa số là nâng cấp từ kế toán hoặc bán hàng. Tuy còn rất nhiều hạn chế về giao diện, trải nghiệm người dùng và công nghệ nhưng ban đầu đáp ứng được cơ bản nhu cầu của doanh nghiệp
(Nhờ vào sự ra đời của hệ thống ERP đã góp phần đem nhiều lợi ích cho việc quản lý chuỗi cung ứng, cụ thể có 5 cải tiến sau: )
1.2.2 Năm cải tiến ERP đem lại cho quản lý chuỗi cung ứng
Thông tin theo giời gian thực
ERP giúp liên kết khách hàng với người dùng, hỗ trợ lên kế hoạch dựa trên nhu cầu thực tế thay vì những dự báo quá lạc quan Những công ty bán lẻ hàng đầu đã sử dụng hệ thống ERP từ lâu và nó đã ngày càng trở nên phổ biến đối với các doanh nghiệp
(Ví dụ: Ngày nay, ERP đã có thể hỗ trợ chi tiết đến mức mà khi ai đó mua một chiếc áo thun tại một siêu thị Wal-mart bất kỳ trên thế giới thì đơn mua hàng đã sẵn sàng được gửi tới nhà sản xuất chiếc áo này và thậm chí cả các nhà cung cấp vải ngay lập tức.) Cải thiện sự minh bạch:
Khả năng báo cáo minh bạch của hệ thống ERP có thể giúp cung cấp cho khách hàng những thông tin về thời gian có hàng hiện tại hoặc trong tương lai Từ đó, khách hàng có thể lên kế hoạch cho sản phẩm mới của họ dựa trên khả năng cung cấp hàng của Công ty.
Hợp tác hóa quy trình:
Một trong những chức năng quan trọng không kém chức năng phân quyền trong hệ thống ERP là chức năng hợp tác trong các quy trình và dự án giữa các bộ phận với nhau cũng đang ngày trở nên đặc biệt quan trọng Trong chuỗi cung ứng, quá trình này có thể chuyển thành sự cộng tác giữa doanh nghiệp và khách hàng trong các dự án lâu dài hoặc với các nhà cung cấp trong các hợp đồng ngắn hạn.
Quản lý theo vòng đời sản phẩm
Một số sản phẩm có vòng đời rất ngắn và thay đổi theo từng ngày Một số sản phẩm thì lại phát triển và trở nên tốt hơn Chúng ta có thể sử dụng dữ liệu lớn (big data) để phát triển sản phẩm phù hợp với nhu cầu thực của khách hàng
(Nếu hệ thống ERP chuỗi cung ứng của DN có thể quản lý vòng đời sản phẩm DN có phải đẩy thêm dữ liệu bên ngoài vào để thêm điều kiện cho dữ liệu sẵn có bên trong của
DN Các biến thứ cấp có liên quan tới dữ liệu vòng đời của sản phẩm sẽ được đưa vào như Yếu tố mùa vụ, Điều kiện thời tiết Có thể thấy rằng những thông tin này giúp việc ra quyết định của DN sâu hơn và chính xác hơn.)
Phản hồi theo thời gian thực
Hiện tại, chúng ta đã có thể kết nối điện thoại thông minh (smartphone) với hệ thống ERP chuỗi cung ứng thông qua các ứng dụng điện thoại
Chúng ta có thể tăng cường kết nối này khiến nó trở nên rõ rệt hơn nữa cho tất cả các nhân viên thông qua cài đặt một chương trình BYOD (Bring your Own device - sử dụng
Bai Giang phân tích hệ thống ERP 1
LVTN-2018 - Kh ả o Sát Quy Trình S ả n…
THE ART OF Being Alone - Enjoy it!
Finance 100% (3)33 thiết bị cá nhân giải quyết công việc) cho từng nhân viên để có thể phản hồi thông tin nhanh nhất.
Khái niệm và vai trò của ERP
ERP xuất phát từ thuật ngữ tiếng Anh ( Enterprise Resource Planning ), đây là phần mềm được sử dụng để hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp Hệ thống này cho phép tiếp cận các dữ liệu nội bộ được chia sẻ công khai nhằm quản lý toàn bộ hoạt động của công ty
R – Resource (tài nguyên): Trong kinh tế, resource được hiểu là nguồn lực tài tài, nhân lực, công nghệ Nhưng hiểu trong ERP thì Resource chính là tài nguyên Ứng dụng ERP vào trong doanh nghiệp chính là tận dụng toàn bộ nguồn tài nguyên của công ty, nhất là nguồn nhân lực.
P – Planning (Hoạch định): Planning là thuật ngữ quen thuộc trong hoạt động quản trị kinh doanh Hiểu một cách đơn giản, hệ thống ERP sẽ hỗ trợ công ty lên trước các kế hoạch và nghiệp vụ trong sản xuất, kinh doanh ERP sẽ tính toán và dự báo các khả năng phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
E – Enterprise (Doanh nghiệp): Và điều cuối cùng cấu tạo nên ERP và cũng là yếu tố mà ERP muốn nhắm tới, đó chính là doanh nghiệp Hệ thống này được sử dụng với mục đích chính là kết nối và đồng bộ công việc giữa các phòng ban, liên tục cập nhật những thông tin cần thiết theo thời gian thực ERP cố gắng tích hợp tất cả thông tin của các phòng ban và toàn bộ chức năng công ty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu quản lý khác nhau của các phòng ban.
ERP đại điện cho một giải pháp phần mềm toàn diện nhằm hỗ trợ những quyết định đồng nhất trong công tác lập kế hoạch và kiểm soát doanh nghiệp Ở góc độ khác, đối với cộng đồng công nghệ thông tin, ERP là cụm từ miêu tả một hệ thống phần mềm có khả năng tích hợp các chương trình ứng dụng khác nhau như tài chính, sản xuất, logistics, bán hàng và tiếp thị nhân sự, cũng như các chức năng khác của doanh nghiệp.
Sự tích hợp này đạt được nhờ vào hệ thống cơ sở dữ liệu được chia sẻ giữa các phòng ban và thông qua các ứng dụng xử lý dữ liệu.
→ ERP là một mô hình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động kinh doanh, thu thập dữ liệu, lưu trữ và phân tích diễn giải Hiểu một cách đơn giản thì phần mềm ERP là phần mềm thống nhất, đa chức năng liên kết mọi hoạt động của doanh nghiệp, từ các hoạt động như quản trị toàn diện đầu vào, đầu ra, cho tới lập kế hoạch, thống kê, kiểm soát nghiệp vụ về sản xuất, tài chính, nhân sự, Ngoài ra, hệ thống ERP còn hỗ trợ cung cấp báo cáo phân tích chuyên sâu và đưa ra các dự báo giúp nhà quản lý hoặc các bộ phận khác tác nghiệp hiệu quả.
Hiện nay, hệ thống ERP được sử dụng rất nhiều trong các doanh nghiệp như là một công cụ hiệu quả giúp quản lý tài nguyên doanh nghiệp Cụ thể một số lợi ích mà hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp có thể kể đến như:
Giúp kiểm soát thông tin tài chính
Giúp kiểm soát thông tin tài chính ERP tập hợp mọi thông tin tài chính của doanh nghiệp trên một cơ sở dữ liệu chung, chỉ có một phiên bản duy nhất thống nhất và xuyên suốt trong tất cả các phòng ban Và khi có 1 con số thay đổi, tất cả các thông tin liên quan đến thay đổi đó đều được tự động tính toán lại và hiển thị trùng khớp với thay đổi đó, từ đó hạn chế những tiêu cực không đáng có trong tài chính doanh nghiệp Giúp tăng tốc độ làm việc
Một doanh nghiệp lớn đồng nghĩa với việc sở hữu một quy trình làm việc phức tạp và nhiều khâu, nhiều bước Quy trình đó là một mạng lưới vô cùng phức tạp khiến cho tốc độ dòng công việc bị chậm lại rất nhiều Bởi, tốc độ quy trình làm việc cơ bản của một doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào 2 yếu tố chính: Có xác định được đúng nơi cần chuyển dữ liệu đến không và trong quá trình chuyển giao đó có gặp phải chướng ngại gì không Trên thực tế, chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy, việc chuyển một văn bản bằng giấy không thể nhanh bằng một văn bản điện tử Hay khi vận chuyển hàng hóa từ kho bãi đến các cơ sở kinh doanh thì một quyết định được đồng bộ lên hệ thống ERP sẽ tới tay người thủ kho nhanh chóng mà không cần chờ thời gian xe hàng di chuyển cả một quãng đường dài Bằng cách giải quyết các “nút thắt” và rút gọn được khó khăn về khoảng cách địa lý, phần mềm ERP giúp tăng tốc độ quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian khiến cho hoạt động quản lý và vận hành trở nên tối ưu nhất.
Giúp hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập dữ liệu
Theo cách làm truyền thống, một dữ liệu thường xuyên đi qua nhiều bộ phận làm việc khác nhau và xảy ra tình trạng nhầm lẫn và sai sót dữ liệu Tuy nhiên, khi sử dụng hệ thống quản lý ERP sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót đó Bởi với ERP, dữ liệu chỉ cần nhập một lần bởi người đầu tiên rồi lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống Hệ thống dữ liệu này cho phép toàn bộ nhân viên của doanh nghiệp truy cập dễ dàng và tiếp cận dữ liệu gốc giúp tránh những sai sót do quá trình nhập dữ liệu • Giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên Ưu điểm nổi bật của ERP đó chính là thống nhất và sắp xếp khoa học toàn bộ dữ liệu và quy - trình làm việc của nhân viên và các bộ phận trên một nền tảng cơ sở chung Từ đó, ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ Đặc biệt, với chức năng tìm vết (Audit track) của phần mềm ERP cho phép doanh nghiệp nhanh chóng tìm ra nguồn gốc bút toàn và nhân viên liên đến quan bút toán đó.
Tạo ra mạng xã hội nội bộ cho doanh nghiệp
Không chỉ là nơi lưu trữ dữ liệu và thông tin doanh nghiệp, phần mềm ERP còn sở hữu tính năng liên lạc nội bộ giữa những người dùng cùng thuộc một hệ thống Cũng giống như cơ chế hoạt động của một mạng xã hội nội bộ thực thụ, hệ thống ERP cũng tích hợp tính năng chat riêng tư và cập nhật trạng thái cá nhân của người dùng.
Đặc trưng và chức năng của ERP
Thiết kế theo từng module chức năng
Thiết kế module của hệ thống erp tích hợp các module có năng kinh doanh khác nhau,bao gồm chức năng: tài chính, kế toán, sản xuất, nhân sự Mỗi module đảm nhiệm một chức năng chuyên biệt của một phòng ban, bộ phận trong một tổ chức Các module này có khả năng xử lý các nghiệp vụ theo từng chuyên môn, đáp ứng nhu cầu riêng của từng phòng ban.
Tích hợp chặt chẽ giữa các chức năng
Mặc dù mỗi module đảm nhiệm những chức năng, nghiệp vụ chuyên biệt nhưng lại có sự tích hợp với nhau nhằm mục đích liên kết, kế thừa thông tin, dữ liệu giữa các phòng hạn Việc này cho phép nguồn dữ liệu trong toàn doanh nghiệp được đồng bộ, xuyên suốt, giảm tài thời gian, công sức cập nhật và xử lý dữ liệu rải rác giữa các bộ phận.Các module trong hệ thống erp được thiết kế vừa mang đặc tính chuyên biệt, vua mang tính tích hợp nhằm phục vụ yêu cầu về chức năng, nghiệp vụ của từng bộ phận cũng như yêu cầu đảm bảo dữ liệu thống nhất trong toàn doanh nghiệp được đồng bộ, xuyên suốt,giảm tại thời gian, công sức cập nhật và xử lý dữ liệu rải rác giữa các bộ phận.Các module trong hệ thống ERP được thiết kế vừa mang đặc tính chuyên biệt, vừa mang tính tích hợp nhằm phục vụ yêu cầu về chức năng, nghiệp vụ của từng bộ phận cũng như yêu cầu đảm bảo dữ liệu thống nhất trong toàn doanh nghiệp.
Có khả năng phân tích và đánh giá
Hệ thống ERP có thể đưa ra các phân tích, đánh giá dựa trên các báo cáo được tổng hợp tự động, hỗ trợ tối đa người quản lý trong việc đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh và đưa ra những chiến lược mới phù hợp.
Do tính chất luôn thay đổi và vận động không ngừng về mặt tổ chức trong mỗi doanh nghiệp, hệ thống erp được thiết kế có cấu trúc linh hoạt để dễ dàng đáp ứng những thay đổi, điều chỉnh trong mỗi tổ chức Hệ thống ERP với thiết kế mở, cho phép doanh nghiệp gần thêm những module cần thiết hoặc tháo bỏ những module mình muốn mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động của những chức năng còn lại nhằm tối ưu hóa hiệu quả sử dụng hệ thống.
Cơ sở dữ liệu chung
Tất cả dữ liệu bao gồm các dữ liệu tài chính, kế toán, nhân sự, bán hàng, hàng hóa, đều được nhập và lưu trữ trên một cơ sở dữ liệu chung cho toàn doanh nghiệp Các dữ liệu này chỉ cần được nhập một lần và được tất cả các phòng ban sử dụng, lưu hành Đặc trưng này giúp cho doanh nghiệp giải quyết vấn đề dữ liệu bị phân tán, tránh tạo ra những sự trùng lặp, dư thừa dữ liệu và những rủi ro về sai sót, chênh lệch số liệu.
1.4.2 Các chức năng của ERP
Quản lý kể toán và tài chính
ERP cung cấp đầy đủ các tính năng, công cụ cơ bản của lĩnh vực kế toán và tài chính bao gồm: Sổ cái chung Tài khoản chi trả Các khoản nhận về Số dư, Báo cáo tài chính, Quản lý tiền mặt, Ngân sách Phản ánh chính xác tình trạng tài chính của một doanh nghiệp Việc thu thập các dữ liệu tài chính để phân tích điểm mạnh điểm yếu của nó và lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch sử dụng nguồn tài chính, tài sản cố định và nhu cầu nhân công trong tương lai Giúp các doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả, giảm bớt đáng kể thời gian nhập liệu, đáp ứng các nghiệp vụ quan trọng của công việc kế toán tài chính và giúp quy trình quản lý các khoản thu-chi được kiểm soát hiệu quả hơn.
Quản lý quy trình sản xuất, phân phối (MRP: Manufacturing Resource Planning)
Hệ thống ERP cung cấp các tính năng: Số lượng nhập — bản – tồn kho, quản lý kho, theo dõi chất lượng, điều phối giao hàng để giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả quy trình sản xuất, kho vận, phân phối sản phẩm
Quản lý sản xuất – phân hệ hoạch định quá trình sản xuất và nguyên vật liệu trong sản xuất, phản ánh quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và xây dựng hệ thống tiêu chuẩn quản lý sản xuất Chức năng hoạch định và kiểm soát sản xuất: nâng cao năng suất,hoạch định yêu cầu vật tư, đúng sản phẩm với đúng số lượng tại đúng nơi vào đúng thời điểm(JIT),
Hệ thống sẽ xây dựng kế hoạch sản xuất phù hợp giúp sử dụng tối ưu chi phí và thời gian, giảm bớt tỷ lệ lãi hàng trong quá trình sản xuất, cắt giảm chi phí lu kho kiểm kê hàng hóa hiệu quả cho quá trình xuất — nhập, phân phối phương tiền phù hợp cho quy trình vận chuyển Các tính năng này không chỉ giúp tiết kiểm chi phí mà còn gia tăng hiệu quả sản xuất, chất lượng sản phẩm
Quản lý nhân sự (HRM: Human Resource Management)
Hỗ trợ những chức năng cần thiết như quản lý, lên kế hoạch, trả lương, tuyển dụng, và huấn luyện nhân viên của công ty Những chức năng thường thấy như lập bảng phát lương,quản lý phúc lợi,thủ tục tuyển dụng, hoạch định nhân lực,
Quản lý dây chuyền cung ứng (SCM: Supply Chain Management)
Hệ thống ERP có thành phần quản lý chuỗi cung ứng (SCM) là rất quan trọng, thành phần này bao gồm các chức năng:
Chức năng hoạch định và kiểm soát sản xuất: phối hợp những chức năng hoạch định khác nhau bao gồm hoạch định tiếp thị, hoạch định tài chính, hoạch định vận hành và hoạch định nguồn nhân lực.
Chức năng quản lý nguồn nhiên liệu: mua sắm đánh giá nhà cung cấp, và quản lý hóa đơn, quản lý hàng hóa ngoài kho bãi nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nguồn nguyên vật liệu.
Chức năng quản lý nhà máy: hỗ trợ các hoạt động liên quan tới khâu hoạch định, thực hiện sửa chữa và bảo trì.
Phần mềm quản lý chất lượng: thực hiện các thủ tục liên quan tới việc kiểm soát và đảm bảo chất lượng và phân phối tới khách hàng.
Hệ thống quản lý dự án: tạo điều kiện cho việc thiết lập, quản lý và đánh giá những dự án lớn và phức tạp một cách dễ dàng hơn.
Quản lý quan hệ khách hàng (CRM: Customer Relationship Management)
Là phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài khoản,nhu cầu, liên lạc,… nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn Hỗ trợ các hoạt động như quản lý khách hàng, quản lý đơn đặt hàng, dự báo, quản lý đơn hàng, quản lý những thiết lập kiểm tra thẻ tín dụng, giao hàng, xuất hóa đơn và giảm giá.
Tầm quan trọng của mô hình ERP
Chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp, áp dụng công cụ CNTT trong quản lý giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, đưa các quy trình đó vào sản xuất – kinh doanh
Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, song song với các yếu tố nêu trên việc cung cấp và sử dụng thông tin kịp thời, chính xác là một trong các yếu tố quan trọng trong nền kinh tế đầy cạnh tranh hiện nay
Tạo khả năng hòa nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt trong giai đoạn toàn cầu hóa kinh tế hiện nay
Nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong con mắt các đối tác làm ăn, trong con mắt các nhà đầu tư Việc ứng dụng CNTT, các giải pháp phần mềm ERP chuẩn thế giới, cung cấp các thông tin tài chính rõ ràng luôn tạo niềm tin cho các đối tác nước ngoài/trong nước trong việc hợp tác làm ăn, các nhà đầu tư chứng khoán của doanh nghiệp Tạo tiền đề và nâng cao khả năng cung cấp các dịch vụ gia tăng Việc sử dụng các thành tựu CNTT trong quản lý giúp các doanh nghiệp tăng khả năng thích nghi với thị trường, sẵn sàng mở rộng các loại hình dịch vụ cho khách hàng, tăng khả năng tiếp cận với thị trường và khách hàng
1.5.2 Đối với các nhà quản lý
Tăng cường khả năng quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp, sử dụng các công cụ hiện đại, mở rộng khả năng truy cập thông tin giúp cho các nhà quản lý thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng Nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, giảm giá thành Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực,tài lực trong sản xuất kinh doanh.
Các nguyên tắc thiết lập và áp dụng ERP
Quản lý doanh nghiệp bằng hệ thống giải pháp ERP là xu hướng ngày càng được nhiều doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và lớn lựa chọn trong thời kỳ bùng nổ công nghệ và cạnh tranh ngày càng gay gắt
Tuy nhiên, do dặc thù các hẹ thống ERP khi triển khai cho mỗi doanh nghiệp là không giống nhau, do vậy không chỉ tìm kiếm được một nhà cung cấp tốt là chắc chắn doanh nghiệp bạn sẽ triển khai ERP thành công Dưới đây là một số nguyên tắc giúp cho quá trình triển khai ERP có thể diễn ra thành công.
Nguyên tắc 1: Đảm bảo đội ngũ tham gia triển khai dự án
Khi triển khai dự án, không chỉ đội kỹ thuật, tất cả mọi người đều phải tham gia quá trình đánh giá nhà cung cấp và lập kế hoạch, đưa ra các tiêu chí như: chi phí đầu tư, chi phí bảo trì, năng lực triển khai, khả năng đáp ứng, thời gian triển khai, … Điều này sẽ giúp quản lý dự án xác định được tất cả những lợi ích thực sự (cho từng phòng ban nghiệp vụ của doanh nghiệp) và chi phí tiềm ẩn khi tiến hành triển khai dự án để công việc thiết kế cũng như triển khai được hoàn thiện tốt nhất.
Nguyên tắc 2: Không rút ngắn quá trình đánh giá các nhà cung cấp
Nhiều doanh nghiệp muốn đẩy nhanh quá trình triển khai ERP mà không dành thời gian xác định tìm hiểu và lựa chọn kỹ các nhà cung cấp, đó là một quyết định sai lầm Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp là điều kiện đầu tiên đảm bảo việc triển khai thành công. Trước khi tìm kiếm nhà cung cấp, các doanh nghiệp nên làm rõ những tiêu chí cho đối tác của mình dựa trên như cầu và nghiệp vụ dặc trưng của doanh nghiệp Đối với nhiều doanh nghiệp lớn, họ còn mở thầy để lựa chọn được nhà cung cấp tốt, đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn cũng nên dành thời gian xem xét kỹ lưỡng.
Nguyên tắc 3: Thành lập ban chỉ đạo dự án Để đảm bảo dự án được diễn ra thành công, cần có một ban quản lý dự án để chỉ đạo sát sao Đặc biệt cần có một người quản trị dự án am hiểu về ERP và có thể dành thời gian xuyên suốt dự án cùng điều phối và điều chỉnh khi cần thiết Ban chỉ đạo nên xác định và kiểm soát các chỉ số đánh giá hiệu quả trong suốt quá trình triển khai dự án và sau khi hệ thống go – live.
Nguyên tắc 4: Lập kế hoạch dự án và khung triển khai một cách cụ thể
Có được lộ trình làm việc cụ thể về: Thời gian, nguồn nhân lực, tài chính, là điều hết sức cần thiết cho tất cả mọi dự án không riêng gì với việc triển khai ERP Doanh nghiệp cần lên khung triển khai cụ thể, đặc biệt là đối với những dự án triển khai cho các công ty lớn với nhiều chi nhánh khắp cả nước thì việc điều phối nhân sự hoặc phối hợp nhân lực giữa các vùng miền cần được lên kế hoạch trước cẩn thận.
Nguyên tắc 5: Xác định thời điểm triển khai hợp lý
Nhiều doanh nghiệp thường dựa vào trực quan, tuy nhiên không hoàn toàn như vậy Có những doanh nghiệp dù đang tiến hành sản xuất kinh doanh với các quy trình thủ công và công nghệ lạc hậu, không hoàn toàn phù hợp để triển khai ERP ngay lập tức Bởi lẽ có thể có những giải pháp hiệu quả và ít tốn kém hơn nhiều so với ERP, như sắp xếp lại các quy trình sản xuất kinh doanh, hoặc tối ưu hóa các hệ thống công nghệ hiện tại.Tóm lại: khi bắt đầu áp dụng ERP cho doanh nghiệp mình: bản thân doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị 1 đội ngũ đủ kiến thức về sản phẩm để làm việc trực tiếp với nhà cung cấp cũng như có đủ quyền hạn để thúc đẩy dự án hoạt động tốt.
Quy trình triển khai ứng dụng mô hình ERP
Việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP vào quy trình kinh doanh không hề đơn giản, nhiều doanh nghiệp bỏ ra chi phí đầu tư lớn nhưng chưa thực sự thu lại hiệu quả Quy trình triển khai phần mềm ERP như thế nào mới đúng chuẩn, hiệu quả cao?
Chuẩn bị trước khi triển khai ERP:
•Xác định rõ nhu cầu và khả năng tài chính để lựa chọn phần mềm phù hợp với doanh nghiệp.
•Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm phù hợp thông qua tên tuổi, thương hiệu, năng lực, một số dự án đã triển khai thành công,
•Cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp khi triển khai dự án. Những người trực tiếp tham gia vào quy trình tiếp nhận và triển khai hệ thống Tầm nhìn và tinh thần quyết liệt của lãnh đạo để có thể cùng tham gia vào quá trình triển khai ERP.
Các bước xây dựng quy trình ERP:
Bước 1: Xác định rõ nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp
Bước đầu tiên bao gồm đánh giá chi tiết và ghi lại những thách thức kinh doanh, khối lượng công việc, nhu cầu cần giải quyết của các bộ phận trong công ty Bước quan trọng này sẽ giúp doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu của mình, phạm vi dự án, cũng như mọi thứ mà tổ chức cần về giải pháp ERP Triển khai ERP là một thủ thách nhưng nó có thể mang lại lợi tức đầu tư rất lớn, nếu doanh nghiệp có sự chuẩn bị tốt.
Bước 2: Tìm kiếm nhà lãnh đạo phù hợp
Khi một ứng dụng được chọn, điều cần thiết là doanh nghiệp phải chọn một người quản lý dự án uy tín, chất lượng Nhất là đối với dự án quan trọng như triển khai ERP thì vấn đề này càng cần được quan tâm Nhà lãnh đạo sẽ đóng vai trò là “đầu tàu” của kế hoạch, là sợi dây gắn kết nhân viên công ty và nhà cung ứng phần mềm, đảm bảo việc triển khai dự án luôn nằm trong nguồn ngân sách dự trù và phù hợp với mục tiêu đã đề ra.
Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP
Bước 1: Xác định rõ nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp
Bước 2: Tìm kiếm nhà lãnh đạo phù hợp
Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP
Bước 4: Cài đặt phần mềm
Bước 5: Di chuyển dữ liệu
Bước 7: Cung cấp một khóa đào tạo hoàn chỉnh cho nhân viên
Bước 8: Không ngừng cải tiến hệ thống ERP
Nhà cung cấp phù hợp sẽ giúp quá trình chuyển đổi hệ thống của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ Khi lựa chọn bất kỳ nhà cung cấp nào, doanh nghiệp cũng nên đặt ra những câu hỏi sau:
Liệu giải pháp mới có giúp làm nổi bật thêm lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp? Giải pháp có thể giúp doanh nghiệp dẫn đầu thị trường kinh doanh?
Giải pháp có phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp?
Giải pháp có phủ hợp với mô hình hoạt động kinh doanh?
Khâu lựa chọn nhà cung cấp rất quan trọng nên được cân nhắc kỹ lưỡng giữa các thành viên thuộc nhóm dự án và ban quản lý Mọi ý kiến và thắc mắc từ các thành viên trong doanh nghiệp cũng phải được cân nhắc kỹ càng.
Bước 4: Cài đặt phần mềm
Việc cài đặt phần mềm ERP cũng là tiêu chỉ để đánh giá hoạt động kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp và tái thiết kế lại các quy trình kinh doanh thành các quy trình vận hành tiêu chuẩn Sau đó, nhà quản lý sẽ có cơ sở để thành lập một mô hình kinh doanh mới chuyên nghiệp, hiện đại hơn Nhà phát triển phần mềm sẽ chịu trách nhiệm cài đặt hệ thống và xây dựng cơ sở hạ tầng Tuy nhiên, giai đoạn này sẽ mất khá nhiều thời gian và chi phí.
Bước 5: Di chuyển dữ liệu
Bước tiếp theo của việc triển khai ERP là di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới Nhiều tổ chức lưu trữ hồ sơ khách hàng, nhà cung cấp và tài sản vật chất của ở nhiều định dạng và phần mềm khác nhau Vì thế, trước khi bắt đầu di chuyển, cần xem xét, đồng nhất lại toàn bộ dữ liệu và loại bỏ những thông tin dư thừa, không cần thiết Khi dữ liệu đã được cập nhật và xác minh, nhà cung ứng phần mềm sẽ di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới để doanh nghiệp có thể sử dụng trên một nền tảng duy nhất.
Sau khi nhà cung cấp kiểm tra và đảm bảo chất lượng của hệ thống, họ sẽ cho doanh nghiệp một khoảng thời gian để trải nghiệm thử Lúc này, người dùng sẽ phối hợp để xác nhận rằng các quy trình kinh doanh đang diễn ra chính xác giữa các bộ phận hay chưa,sau đó báo lại cho bên cung cấp để họ rà soát lại phần mềm Điều quan trọng là hệ thống phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước ngày triển khai chính thức để tránh xảy ra những sai sót không đáng có, gây gián đoạn quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Bước 7: Cung cấp một khóa đào tạo hoàn chỉnh cho nhân viên
56% nguyên nhân gây gián đoạn hoạt động sau khi triển khai ERP là nằm ở vấn đề đào tạo của doanh nghiệp Do đó, quá trình này vô cùng quan trọng Việc đào tạo người sử dụng đòi hỏi phải mất nhiều thời gian và nỗ lực đến từ phía doanh nghiệp và nhân viên. Một số nhà cung cấp cũng cung cấp các khóa hỗ trợ, đào tạo người dùng qua những lớp học trực tiếp hoặc online Phí đào tạo này có thể đã được bao gồm khi mua phần mềm hoặc cũng có thể sẽ là khoản phí bổ sung sau này Vì thế, để chắc chắn, hãy trao đổi với nhà cung ứng về điều này để biết rõ hơn.
Bước 8: Không ngừng cải tiến hệ thống ERP
Hệ thống ERP chi có hiệu quả lâu dài khi doanh nghiệp tiếp tục đầu tư và cải thiện nó.
Do đóhãy kiểm tra phần mềm ít nhất mỗi năm một lần Điều này sẽ giúp doanh nghiệp xác định xem nên thay đổi, bổ sung chức năng nào để có được lợi ích tối đa từ hệ thống này.
1.7.1 Hệ thống ERP hoạt động
ERP hoạt động như một bộ não của doanh nghiệp Hệ thống sẽ kết nối nhiều bộ phận của một doanh nghiệp và các quy trình của chúng với nhau, cho phép sự đồng bộ dữ liệu giữa trong doanh nghiệp.
ERP kết hợp nhiều báo cáo và số liệu thống kê khác nhau từ tất cả các bộ phận kinh doanh vào cùng một nơi Nhờ đó, có thể dễ dàng theo dõi tình hình hoạt động của doanh nghiệp, có cái nhìn đầy đủ về những gì đang diễn ra cũng như hiểu rõ các nguồn lực của doanh nghiệp đang được sử dụng như thế nào.
Hiện nay, các hệ thống ERP rất quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp thuộc mọi quy mô kinh doanh và trong các ngành khác nhau.
1.7.2 Ưu và nhược điểm của hệ thống ERP
ERP giúp kiểm soát thông tin tài chính Bình thường các thông tin tài chính được tập hợp từ nhiều bộ phận phòng ban khác nhau, nên sẽ có tỷ lệ chênh lệch nhỏ ERP giúp các thông tin được tập hợp lại một chỗ Khi một con số trong dữ liệu bị thay đổi thì tất cả các thông tin tính toán liên quan đều sẽ được tự động điều chỉnh Bạn có thể hiểu nó tương tự như excel vậy.
• ERP giúp tăng tốc độ công việc, thông tin theo thời gian thực
Doanh nghiệp càng lớn thì càng phải làm nhiều bước qua nhiều khâu rất tốn thời gian.
Hệ thống ERP sẽ giúp đồng bộ hóa các thông tin nhanh chóng.
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CHUỖI CUNG ỨNG
THỰC TRẠNG SẢN XUẤT THAN SAU KHI ÁP DỤNG MÔ HÌNH ERP
Những hạn chế
Vai trò của SAP là tạo ra một môi trường quản lý tổng thể cho hoạt động của chuỗi cung ứng SAP đã chứng tỏ vai trò quan trọng trong việc cung cấp các giải pháp quản lý chuỗi cung ứng cho các doanh nghiệp Bằng cách sử dụng các giải pháp SAP trong, các doanh nghiệp có thể quản lý nguồn lực của mình một cách tối ưu, tăng tính chính xác của việc cung cấp hàng hóa và giảm thiểu chi phí lưu trữ hàng tồn kho không cần thiết.
Các giải pháp SAP cho phép các doanh nghiệp quản lý quá trình mua hàng, tồn kho và sản xuất một cách hiệu quả Điều này giúp các doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng và tối ưu hóa hoạt động của mình để đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất.
Vì vậy, việc sử dụng các giải pháp SAP là rất quan trọng và có thể đem lại hiệu quả kinh doanh lớn cho các doanh nghiệp.