Ứng dụng các nguyên lý của lean và công cụ vsm để cải tiến quy trình quản lý dự án tại công ty tnhh p q solution

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Vũ Minh Trai Lời mở đầu Tính cấp thiết đề tài Sau khủng hoảng kinh tế toàn cầu năm 2008 Hiện doanh nghiệp dần lấy lại nhuệ khí, để tiếp tục tham gia vào chạy đua, môi trường kinh doanh biến động, bất ổn đầy đam mê, hấp dẫn Ta nhận thấy, trải qua khủng hoảng kinh tế, doanh nghiệp Việt Nam thực trưởng thành, thực nhận ra: cách để tồn “Liên tục nâng cao chất lượng, giảm chi phí, rút ngắn thời gian giao hàng thỏa mãn tối đa nhu cầu khách hàng” Rõ ràng toán là: “nâng cao chất lượng” “ cắt giảm chi phí” khơng doanh nghiệp tự xử lý vấn đề.Tuy nhiên khảo sát thực tế cho thấy, doanh nghiệp gặp khó khăn đồng thời xử lý hai vấn đề Vậy đâu phương pháp hàng đầu giúp doanh nghiệp giải tốn này? Chìa khóa vàng lean – “ hệ thống sản xuất tinh gọn” Về mặt lý thuyết, Lean hệ thống công cụ nguyên tắc nhằm xác định giá trị sản phẩm dịch vụ theo yêu cầu quan điểm khách hàng, từ xác định phân loại tồn chuỗi giá trị doanh nghiệp hai lọai chính:  Thứ nhất: hoạt động tạo giá trị cho khách hàng  Thứ hai: hoạt động không tạo giá trị cho khách hàng Chính nhờ phân loại mà lean đồng thời giúp doanh nghiệp “nâng cao chất lượng” “giảm chi phí”, cách giảm thiểu hoạt động không tạo giá trị cho khách hàng, tập trung nguồn lực vào hoạt động mang lại giá trị cho khách hàng Trên thực tế, Lean áp dụng phổ biến sản xuất, mang lại kết tuyệt vời cho doanh nghiệp Theo số liệu thống kê doanh nghiệp mỹ năm 2006 sau áp dụng hệ thống sản xuất lean cho thấy:  Thời gian sản xuất giảm 60%  Mặt nhà xưởng tiết kiệm 40%  Chi phí thiệt hại chất lượng giảm 50%  Năng suất tăng 20%  Chi phí bảo quản, kiểm kê thành phẩm, bán thành phẩm giảm 40% Tại Việt Nam có số doanh nghiệp triển khai thành công hệ thống Tiêu biểu hai công ty: Toyota Bến Thành May Việt Tiến kết sau áp dụng Lean sau: Vị Lª Dung Líp: QTKD TH 48A Chuyªn ®Ị thùc tËp tèt nghiƯp Cơng ty Toyota Bến Thành Hoạt động dịch vụ bảo trì xe oto Tăng khả bảo trì xe ngày từ xe lên 16 xe Giảm quy trình bảo trì xe từ 240 phút xuống 50 phút/xe Tổ chức quy trình hợp lý, thay đầu tư thiết bị với chi phí cao Sự thỏa mãn khách hàng tăng lên rõ rệt GVHD: PGS.TS Vị Minh Trai Cơng ty May Việt Tiến Hoạt động sản xuất lĩnh vực dệt may Giảm tỷ lệ sản phẩm sửa chữa từ 17% xuống 7%, tỷ lệ sp hỏng từ 0.7% xuống 0.3% Chu kỳ cho đơn hàng giảm từ 105 ngày xuống 70 ngày Bán thành phẩm không bị tồn đọng, tắc nghẽn dây chuyền Năng suất trung bình tăng 21% Như Lean chứng minh giá trị lĩnh vực sản xuất Tuy nhiên giá trị lean lĩnh vực dịch vụ sao? Đây thực câu hỏi lớn nhà nghiên cứu, nhà doanh nghiệp Bởi nay, với xu hướng phát triển thời đại, số lượng doanh nghiệp dịch vụ tăng lên chóng mặt, dần thay vị trí doanh nghiệp sản xuất cấu GDP hàng năm Đây lý em xin hướng lựa chọn đề tài thực tập liên quan đến vấn đề áp dụng nguyên lý lean lĩnh vực dịch vụ, mà cụ thể dịch vụ “tư vấn quản lý”, công ty P&Q Solution Cũng đặc thù hoạt động tư vấn công ty không gắn liền với dây chuyền máy móc thiết bị, mà liên quan chủ yếu đến quy trình thực xây dựng sẵn Nên em xin lựa chọn sử dụng công cụ VSM (một công cụ nằm hệ thống công cụ Lean) để phân tích, đánh giá nhằm cải tiến, nâng cao hiệu cho quy trình quản lý dự án, mà trọng tâm hoạt động phục vụ công tác nghiệm thu lý hợp đồng Từ nhận định em xin lựa chọn đề tài: “Ứng dụng nguyên lý Lean công cụ VSM để cải tiến quy trình quản lý dự án cơng ty TNHH P&Q Solution. Vũ Lê Dung Lớp: QTKD TH 48A Chuyên đề thùc tËp tèt nghiƯp GVHD: PGS.TS Vị Minh Trai Mục đích nghiên cứu Mục đích đề tài nghiên cứu là: kết hợp lý luận, thực tiễn nhằm triển khai, áp dụng Lean trình quản lý dự án công ty TNHH P&Q Solution Để làm điều đề tài cần đạt đựoc mục tiêu cụ thể sau:  Làm rõ đặc điểm riêng có cơng ty  Xác định, trực quan hóa đựoc quy trình quản lý dự án công ty  Đánh giá nút thắt quy trình quản lý dự án công ty  Xây dựng đựơc quy trình hợp lý để triển khai áp dụng tương lai  Đánh giá hiệu mang lại từ việc cải tiến quy trình Kết cấu đề tài nghiên cứu Nội dung đề tài nghiên cứu đựoc giới hạn phạm vi hoạt động quản lý dự án, mà trọng tâm hoạt động phục vụ công tác nghiệm thu lý hợp đồng công ty TNHH P&Q Solution Kết cấu đề tài nghiên cứu (ngoài Lời mở đầu Kết luận) bao gồm phần:  Phần I: Tổng quan công ty TNHH P&Q Solution  Phần II: Thực trạng quy trình quản lý dự án cơng ty TNHH P&Q Solution  Phần III: Định hướng phát triển công ty giải pháp nâng cao hiệu công tác quản lý dự án Em xin chân thành cảm ơn PGS.TS Vũ Minh Trai giúp đỡ em hồn thành chun đề thực tập Vị Lª Dung Lớp: QTKD TH 48A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Vò Minh Trai PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY I Giới thiệu cơng ty Tên hình thức pháp lý Cơng ty Tư vấn Giải pháp Quản lý Năng suất Chất lượng (P & Q Solutions) thành lập tháng 03/2004 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102011707 Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội Nghành nghề kinh doanh công ty bao gồm:  Tư vấn hệ thống quản lý chất lượng, môi trường, vệ sinh an toàn thực phẩm, an toàn sức khoẻ nghề nghiệp, nhân sự, thị trường;  Tư vấn cải tiến xây dựng hệ thống sản xuất kinh doanh hiệu  Đào tạo nâng cao nhận thức, phương pháp ứng dụng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Một số thông tin công ty P & Q Solutions  Tên công ty: Công ty TNHH tư vấn giải pháp quản lý suất chất lượng  Tên giao dịch đối ngoại: P & Q MANAGEMENT SOLUTIONS COMPANY LIMITED  Tên giao dịch viết tắt: P&Q SOLUTIONS CO., LTD  Mã số thuế: 0101467880  Hình thức pháp lý: Công ty TNHH hai thành viên trở lên  Giám đốc: Phạm Minh Thắng  Trụ sở chính: 46 Trần Quý Kiên, Dịch Vọng, Cầu Giấy, Hà Nội  Điện thoại : 84 793 06 96 Fax: 84 793 06 95  Email : admin@pnq.com.vn Web: http://www.pnq.com.vn  Đại diện phía nam: hcmc@pnq.com.vn Cơ cấu tổ chức cơng ty Hình 1.1 Sơ đồ cơng ty TNHH P&Q Solution Ban giám đốc Phịng tổng hợp Phòng kinh doanh Trung tâm tư vấn Trung tâm cải tiến Trung tâm đào tạo (Nguồn: Sổ tay chất lượng P&Q Solotion) Vị Lª Dung Líp: QTKD TH 48A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Vũ Minh Trai Hình 1.2 Sơ đồ tổ chức nhân công ty TNHH P&Q Solution Phạm Minh Thắng Giám Đốc Nguyễn Xuân Yên Phó Giám Đốc Giám đốc trung tâm đào tạo Phạm Minh Thắng Phụ trách TH Nhân viên đào tạo Nhân viên TH (HC, KT) Nguyễn Xuân Yên Giám đốc TTTVQMR Trương Thanh Hòa Giám đốc Kinh doanh Ninh Văn Hiệu P GĐ TTTV Nhân viên KSDA Phạm Minh Thắng Phụ trách MT & ATSK Phụ trách QLCL Phụ trách ATTP Nhân viên tư vấn Nhân viên tư vấn Nhân viên tư vấn Nhân viên Kinh doanh, CSKH Lê Chí Quân Giám đốc trung tâm Kaizen Nhân viên tư vấn cải tiến Phạm Minh Thắng Phụ trách NC & PT (Nguồn: Sổ tay chất lượng P&Q Solution) II Đặc điểm kinh tế kỹ thuật Đặc điểm thị trường Thị trường dịch vụ tư vấn quản lý chất lượng thị trường Việt Nam, việc áp dụng chứng nhận ISO 9000 năm 1996, đến có khoảng 2500 doanh nghiệp chứng nhận, nhiều doanh nghiệp trình xây dựng áp dụng Để thấy rõ đặc điểm bật thị trường ta xem xét đặc điểm cung cầu thị trường:  Đặc điểm cung thị trường: Do thị trường hình thành nên số lượng đối thủ cạnh tranh với công ty không nhiều Đặc biệt số lượng tổ chức đủ điều kiện tư vấn cho các quan hành nhà nước Theo số liệu thống kê tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng có 37 đơn vị đủ điều kiện tư vấn cho quan hành nhà nước.(danh sách chi tiết xem phụ lục 4)  Đặc điểm cầu thị trường: Vị Lª Dung Lớp: QTKD TH 48A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đặt GVHD: PGS.TS Vò Minh Trai Khách hàng mục tiêu phân khúc thị trường là:  Các tổ chức muốn khẳng định khả cung cấp sản phẩm, dịch vụ cách ổn định đáp ứng ngày tốt nhu cầu thị trường;  Các tổ chức bắt buộc phải thỏa mãn yêu cầu chế định nhà nước;  Các tổ chức cần cải tiến liên tục kết hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đạt mục tiêu phát triển bền vững Trên thực tế, doanh nghiệp tư vấn quản lý chất lượng thường hướng đến ba đối tượng khách hàng chủ yếu là:  Các quan hành nhà nước có nhu cầu xây dựng hệ thống ISO 9000:2001 theo định số 144/2006/QĐ-TTG  Các doanh nghiệp có nhu cầu xây dựng hệ thống ISO để nâng cao uy tín, hiệu hoạt động  Các doanh nghiệp có nhu cầu xây dựng hệ thống ISO để có giấy thơng hành q trình hợp tác, cạnh tranh hội nhập với kinh tế giới Theo thống kê tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng có khoảng 5000 doanh nghiệp Hơn 5000 đơn vị chứng nhận Năm 2009 chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Tuy nhiên theo định hướng phát triển nhà nước: mục tiêu đến năm 2020 cần có 500.000 doanh 500.000 DN + Các đơn vị hành nghiệp nghiệp, 100% đơn vị hành nghiệp đạt tiêu chuẩn Năm 2020 ISO 9001:2008 phép chia để so sánh hai thơng tin ta thấy thị trường tiềm cho doanh nghiệp tư vấn ISO P&Q Solution thời gian tới rộng mở chắn Đặc điểm sản phẩmDịch vụ P &Q Các dịch vụ chủ yếu công ty bao gồm: Tư vấn đào tạo hệ thống quản Solutions lý; Tư vấn/đào tạo cải tiến chất lượng; Tư vấn tăng cường lực quản trị doanh Tư vấn đào tạo hệ Tư vấn/đào tạo cải tiến Tư vấn tăng cường nghiệp thống quản lý Vị Lª Dung chất lượng lực quản tr doanh nghip Lớp: QTKD TH 48A Chuyên đề thực tËp tèt nghiƯp GVHD: PGS.TS Vị Minh Trai Nhiều doanh nghiệp tư vấn khác thị trường cung cấp dịch vụ tư vấn ISO, tư vấn cải tiến, dịch vụ đào tạo quản lý chất lượng, mà khơng có đồng P&Q Solution Có thể nói ba gói dịch vụ cơng ty đưa tạo thành đứng vững chắc, hỗ trợ lẫn triển khai thực Đặc điểm trình cung cấp dịch vụ tư vấn quản lý Đối với doanh nghiệp sản xuất, trình tạo giá trị cho khách hàng mô tả đơn giản sau: Nguyên vật liệu Bán thành phẩm Bán thành phẩm 2Sản phẩm thoả mãn nhu cầu Thơng thường quy trình cố định, phụ thuộc chủ yếu vào đặc điểm tổ chức Việc kiểm sốt lãng phí với quy trình dạng thường liên quan trực tiếp tới việc giảm thời gian chờ đợi,cũng bán thành phẩm tồn kho giai đoạn Tuy nhiên doanh nghiệp dịch vụ, trình khơng đơn nằm tổ chức, mà gắn với diện khách hàng Đặc biệt doanh nghiệp cung cấp dịch vụ “tư vấn quản lý” P&Q Solution thời gian cung cấp dịch vụ phụ thuộc nhiều vào đặc điểm tổ chức lực quản lý khách hàng Trên thực tế q trình mơ tả đơn giản sau: Vị Lª Dung Líp: QTKD TH 48A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Bui tư vấn 1Khách hàng triển khai thực hiệnBuổi tư vấn GVHD: PGS.TS Vò Minh Trai KH triển thực hiệnnhận phù hợp tiêu chuẩn KHkhai chứng Ta nhận thấy việc kiểm sốt lãng phí với quy trình dạng khơng đơn gắn với việc giảm thời gian chờ đợi buổi tư vấn - Vì khoảng thời gian khách hàng triển khai, thực xây dựng hệ thống quản lý chất lượng Đặc điểm sở vật chất Cơ sở vật chất trang thiết bị cơng ty hồn thiện: diện tích sở mặt rộng rãi thống mát, 100% nhân viên trang bị máy tính cá nhân, công ty đầu tư xe oto phục vụ q trình lại cơng tác chun gia tư vấn, hệ thống hình máy chiếu trang bị đồng bộ, đại… Với điều kiện có, cơng ty khơng đáp ứng mục tiêu phục vụ cho hoạt động kinh doanh,mà hỗ trợ cho hoạt động đào tạo nội (diễn thường kỳ) nhằm nâng cao lực cho nhân viên Đặc điểm cấu lao động P&Q Slution cung cấp dịch vụ tư vấn quản lý nên số nhân viên không cần nhiều số lượng, mà quan trọng phải có trình độ chun mơn tốt giàu kinh nghiệm Điều công ty quan tâm, Ban giám đốc đưa sách phù hợp nhằm chọn người việc tạo ổn định, tránh lãng phí lao động Khơng cơng ty cịn ý đến việc phát triển lực cho nhân viên, thường xuyên mở khóa đào tạo nội giúp nâng cao chuyên mơn ngoại ngữ Trên thực tế, ngồi việc sử dụng nhân viên thức, cơng ty cịn hợp tác với đội ngũ chuyên gia cộng tác viên để mở văn phòng đại diện TPHCM Điều giúp nâng cao mặt số lượng chất lượng cho đội ngũ lao động cơng ty mà cịn giúp P&Q mở rộng thị trường, định vị sản phẩm khu vực phía Nam Đội ngũ cộng tác viên không trực tiếp nhân viên công ty nên hưởng mức lương phù hợp với số ngày công cho dự án Bảng1: thống kê số lao động công ty qua năm: Vị Lª Dung Líp: QTKD TH 48A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Vũ Minh Trai 2004 2005 2006 2007 2008 11 2009 16 2010 19 Nguồn: Hồ sơ nhân - lưu phịng hành tổng hợp Nhận xét: Số lao động liên tục tăng qua năm phần thể phát triển, bước mở rộng quy mô, gia tăng thị phần công ty Hiện cấu lao động công ty mô tả Bảng sau Bảng 2: Cơ cấu lao động công ty Tổng Số lao 19 động Tỷ lệ 100 Theo giới tính Theo trình độ Theo độ tuổi Nam Nữ Cao đẳng Đại học Trên 20-25 đại học 25-35 >35 10 15 47,4 31,6 42,1 27,3 10,5% 78,9% 10,6% % % % % Nguồn: Hồ sơ nhân - lưu phịng hành tổng hợp Nhận xét: Cơ cấu lao động theo giới tính theo độ tuổi công ty đồng đều, phần lớn nhân viên cơng ty đạt trình độ đại học, chun gia có trình độ sau đại học ngày tăng lên Vị Lª Dung 52,6% Líp: QTKD TH 48A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: PGS.TS Vò Minh Trai 10 III Đánh giá hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Đánh giá kết hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Bảng thống kê doanh thu chi phí qua năm Năm 2005 2006 2007 2008 2009 Doanh thu 489.236.350 976.838.377 1.053.294.125 1.865.136.514 2.426.498.365 Chi phí 500.557.885 943.779.017 1.036.489.585 1.817.701.156 2.385.942.328 Lợi nhuận sau -11.321.535 23.963.752 12.315.840 34.794.743 40.556.037 thuế Nộp NSNN 10.319.237 12.986.352 14.515.733 18.568.976 (Nguồn: Báo cáo kết kinh doanh doanh nghiệp qua năm) LỢI NHUẬN TRƯỚC THUẾ DOANH THU THUẦN 80000000 70000000 60000000 50000000 40000000 30000000 20000000 10000000 -10000000 -20000000 2500000000 2000000000 1500000000 1000000000 500000000 2005 2006 2007 2008 2009 2005 2006 2007 2008 2009 Nhận xét: P&Q thành lập 03/2004, sau năm hoạt động nói cơng ty đạt nhiều tín hiệu khả quan Năm 2005, bước chân vào thị trường, chưa có kinh nghiệm, chưa xây dựng thương hiệu với khách hàng, chưa tạo lập mối quan hệ tương hỗ với bên đối tác (như tổ chức chứng nhận, ban quản lý dự án…) nên hoạt động kinh doanh doanh nghiệp chưa đạt kết mong muốn ( lợi nhuận âm 11.182.957) Tuy nhiên lợi nhuận bắt đầu dương có xu hướng tăng từ năm 2006 Cụ thể: năm 2005 doanh thu công ty 489.236.350 đồng, đến năm 2006 đạt 976.838.377 đồng tăng gấp đôi so với năm trước, năm tiếp tục tăng Đến năm 2009 doanh thu đạt 2.426.498.365 đồng, tăng gần lần sau năm hoạt Vị Lª Dung Líp: QTKD TH 48A