bài thi kết thúc học phần giao tiếp trong kinh doanh

Kỹ năng làm việc nhóm tốt sẽ giúp công việc đạt hiệu quả cao hơn, gắn kết tinh thần làm việc của các thành viên trong nhóm và tạo sự thoải mái khi làm việ Ngoài ra việc vận dụng thành c.

HỌC VI ỆN NGÂN HÀNG KHOA NGÂN HÀNG -

BÀI THI KẾT THÚC HỌC PHẦN

NHÓM 7: TÂN BINH HĂNG HÁI

Lớp niên chế: K26NHB

Mã lớp học phần: 232BUS20A11

GV hướng dẫn: ThS Lê Thị Huyền Trang

TS Hà Thị Thanh Thuỷ

HỌC VI ỆN NGÂN HÀNG KHOA NGÂN HÀNG -

BÀI THI KẾT THÚC HỌC PHẦN

MÔN HỌC: GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

NHÓM 7: TÂN BINH HĂNG HÁI

Lớp niên chế: K26NHB

Mã lớp học phần: 232BUS20A11

GV hướng dẫn: ThS Lê Thị Huyền Trang

TS Hà Thị Thanh Thuỷ

232BUS20A11 Nhóm số Mứ7 c đ ộ đóng góp của thành viên

PHẦN TRĂM ĐÓNG

GÓP (%)

KÍ XÁC

NHẬN

HÀ NỘI – 05/2024

MỤC L C Ụ

LỜI CẢM ƠN 4

LỜI CAM ĐOAN 5

LỜI MỞ ĐẦU 6

1 GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG GIAO TIẾP 7

1.1.Tình huống 7

1.2 Phân tích tình huống 7

1.2.1 Bối cảnh 7

1.2.2 Nguyên nhân của mâu thuẫn 7

1.2.3 Hậu quả 8

1.3 Giải quyết tình huống 9

1.3.1 Tổ ức cuộc họp nhóm ban đầuch 9

1.3.2 Sử dụng phương pháp Brainstorming 10

1.3.3 Phân tích và đánh giá ý tưởng 10

1.3.4 Giải quyết xung đột 10

1.3.5 Thống nhất và lập kế hoạch triển khai 11

1.3.6 Theo dõi và đánh giá 11

2 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 12

2.1 Kinh nghiệm để phân công công việc hiệu quả 12

2.2 Kinh nghiệm để giao tiếp trong nhóm hiệu quả 12

2.3 Kinh nghiệm xử lý xung đột 12

2.4 Kinh nghiệm để thúc đẩy sự sáng tạo trong nhóm 13

2.5 Kinh nghiệm để tạo động lực và duy trì tinh thần làm việc nhóm 13

KẾT LUẬN 14

TÀI LIỆU THAM KHẢO 15

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, chúng em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến khoa Ngân hàng trường Học viện Ngân Hàng đã đưa môn học Giao tiếp trong kinh doanh vào giảng dạy Đây là một môn học rất hay, mang tính ứng dụng thực tế cao và mang đến cho chúng em nhiều kiến thức bổ ích Đặc biệt, chúng em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến hai cô Lê Thị Huyền Trang và cô Hà Thị Thanh Thủy – hai người đã trực tiếp hướng dẫn chúng em hoàn thành bài tập lớn này Trong quá trình thảo luận và làm bài, do hiểu biết của chúng

em về đề tài “Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh” còn nhiều sự hạn chế nên bài làm khó tránh khỏi những sai sót Mong hai cô xem và góp ý thêm cho chúng

em để bài làm ngày càng được hoàn thiện Chúng em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Nhóm 7 chúng em xin cam đoan rằng tất cả nội dung, ý tưởng và thông tin được trình bày trong bài tập lớn này về đề tài "Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản trong kinh doanh" là công trình nghiên cứu của cả nhóm dưới sự hướng dẫn của hai cô Lê Thị Huyền Trang và cô Hà Thị Thanh Thủy Đồng thời, chúng em cũng cam kết rằng bất kỳ

sự tham khảo nào từ các nguồn tài liệu bên ngoài cũng sẽ được ghi chú, trích dẫn rõ ràng

và đầy đủ trong phần tài liệu tham khảo của bài tập, nhằm tôn trọng sản phẩm trí tuệ và đóng góp của những người khác vào công việc nghiên cứu và phát triển kiến thức Nếu

vi phạm hoặc phát hiện bất cứ sự gian lận nào, chúng em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

về nội dung của bài tập lớn

LỜI MỞ ĐẦU

“Cáu giận là một phản ứng tự nhiên của con người, nhưng khi làm việc nhóm, đây là điều không nên.”

(Friedrich Nietzche) Trong công việc hàng này, chúng ta sẽ phải làm việc nhóm với nhau rất nhiều

Có lúc làm việc nhóm sẽ rất suôn sẻ, thuận lợi nhưng sẽ có lúc xảy ra mâu thuẫn là điều không thể tránh khỏi Khi đó kỹ năng làm việc nhóm là rất quan trọng Kỹ năng làm việc nhóm tốt sẽ giúp công việc đạt hiệu quả cao hơn, gắn kết tinh thần làm việc của các thành viên trong nhóm và tạo sự thoải mái khi làm việ Ngoài ra việc vận dụng thành c thạo và khéo léo các kỹ năng làm việc nhóm sẽ góp phần rất quan trọng để đạt được mục đích giao tiếp của bản thân, tránh những cuộc tranh cãi xảy ra với các đồng nghiệ p Nhận thức được tầm quan trọng của kĩ năng làm việc nhóm đó nên nhóm em xin chọn nghiên cứu làm rõ đề bài số 7 làm bài tập học kì môn Kỹ năng giao tiếp trong kinh doanh

1 GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG GIAO TIẾP

1.1.Tình huống

Bạn là nhân viên Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm (R&D) của công ty Lãnh đạo công ty yêu cầu Phòng R&D đưa ra một ý tưởng sáng tạo, độc đáo cho dòng sản phẩm tiêu dùng mới sắp được ra mắt trên thị trường Tuy nhiên, do có quá nhiều ý kiến khác nhau nên các thành viên trong phòng xảy ra mâu thuẫn

1.2 Phân tích tình huống

1.2.1 Bối cảnh

Trong tình huống này, Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm (R&D) của công

ty đang đối mặt với một thử thách lớn khi phải đề xuất một ý tưởng sáng tạo và độc đáo cho dòng sản phẩm tiêu dùng mới Đây là một nhiệm vụ không hề dễ dàng bởi sự sáng tạo đòi hỏi sự hợp tác, đồng thuận và tinh thần đồng đội cao từ tất cả các thành viên Tuy nhiên, vì có quá nhiều nhiều ý kiến khác nhau, các thành viên đã xảy ra mâu thuẫn

Sự mâu thuẫn xảy ra khi các thành viên không thể thống nhất về hướng đi cho sản phẩm mới Mâu thuẫn này nếu không được giải quyết kịp thời sẽ gây ra sự chia rẽ, làm giảm hiệu suất và tinh thần làm việc của cả đội ngũ Tình huống này đặt ra mộ ố t s thách thức quan trọng cho Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm (R&D) của công ty, đặc biệt

là trong việc quản lý sự mâu thuẫn và đưa ra quyế ịnh cuối cùng t đ

1.2.2 Nguyên nhân của mâu thuẫn

1 Áp lực về sáng tạo và đổi mới: Áp lực từ lãnh đạo công ty yêu cầu một sản phẩm mới không chỉ độc đáo mà còn phải khả thi, có tiềm năng phát triển trên thị trường đồng thời đem lại lợi nhuận cho công ty Điều này đòi hỏi sự sáng tạo vượt bậc từ phía Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm (R&D), đồng thời phải cân nhắc các yếu tố thị trường, khách hàng và công nghệ

2 Đa dạng ý tưởng: Việc có nhiều ý kiến khác nhau thể hiện sự phong phú

và đa dạng trong tư duy của các thành viên trong phòng Mỗi cá nhân đều có những quan điểm, kinh nghiệm và kiến thức riêng, dẫn đến việc hình thành nhiều ý tưởng khác nhau Điều này là một điểm yếu đồng thời nó cũng là một điểm mạnh nếu biết cách xử

lý và khai thác đúng cách

3 Thiếu quy trình ra quyết định rõ ràng: Có thể Phòng R&D chưa có một quy trình ra quyết định rõ ràng, minh bạch và công bằng, dẫn đến việc tranh cãi nội bộ không có hồi kết Việc thiếu một cơ chế đánh giá và chọn lọc ý tưởng khoa học sẽ làm gia tăng sự bất đồng và khó khăn trong việc đi đến kết qu cuả ối cùng

4 Giao tiếp chưa hiệu quả: Sự thiếu lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau của Phòng R&D cũng có thể làm tăng thêm sự mâu thuẫn và xung đột giữa các thành viên

5 Áp lực thời gian và kết quả: Áp lực từ phía lãnh đạo công ty mong muốn

ra mắt sản phẩm kịp thời và còn phải chất lượng, độc đáo cũng có thể là nguyên nhân gia tăng sự căng thẳng và mâu thuẫn trong nhóm

6 Vai trò của lãnh đạo: Người lãnh đạo chưa thực hiện tốt trách nhiệm của mình trong việc lắng nghe, thấu hiểu và điều hòa mâu thuẫn

1.2.3 Hậu quả

Mâu thuẫn trong nhóm R&D khi phát triển ý tưởng sáng tạo cho sản phẩm tiêu dùng mới có thể dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng Dưới đây là một số hậu quả chính:

1 Gi m hiệu suất làm việc nhóm ả

• Thời gian bị lãng phí: Thay vì tập trung vào dự án, thời gian bị tiêu tốn vào việc tranh cãi và giải quyết mâu thuẫn giữa các nhân viên trong phòng

• Sự mất tập trung: Mâu thuẫn làm giảm khả năng tập trung của các thành viên, ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ của công việc

2 Ch m tiến độ dự án ậ

• Trì hoãn quyết định: Việc không thể ống nhất ý kiến dẫn đến trì hoãn th trong việc đưa ra quyết định cuối cùng về sản phẩm

• Kéo dài thời gian phát triển: Mâu thuẫn kéo dài làm chậm quá trình phát triển sản phẩm, ảnh hưởng đến lịch trình ra mắt sản phẩm dự kiến trên thị trường

3 Gi m chất lượng sản phẩm ả

• Ý tưởng không hoàn thiện: Mâu thuẫn có thể dẫn đến việc chọn lựa một ý tưởng không tối ưu vì áp lực phải ra quyế ịnh nhanh chóng.t đ

• Thiếu sự nhất quán: Sản phẩm có thể không nhất quán và thiếu sựu liên kết ch t chặ ẽ giữa các phần khác nhau do sự không đồng thuận trong nhóm

4 Ảnh hưởng đến tinh thần và sự hợp tác của nhóm

• Giảm tinh thần làm việc: Mâu thuẫn liên tục làm giảm động lực và tinh thần làm việc của các thành viên

• Phân rẽ trong nhóm: Mâu thuẫn có thể tạo ra sự chia rẽ giữa các thành viên trong nhóm, khiến nhóm mất đi sự đoàn kết và khó hợp tác hiệu quả được trong tương lai

5 Tăng áp lực và stress

• Stress cá nhân: Các thành viên cảm thấy căng thẳng và áp lực từ việc không thể đạt được s thự ống nhất với nhau

• Môi trường làm việc tiêu cực: Môi trường làm việc trở nên căng thẳng và tiêu cực, điều này làm ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần cũng như thể ất của nhân ch viên trong phòng

6 Mất uy tín và niềm tin

• Mất uy tín với lãnh đạo cấp cao: Kết quả không tốt có thể làm giảm uy tín của Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm (R&D) đối với ban lãnh đạo cấp cao của công ty

• Giảm niềm tin vào lãnh đạo: Nếu lãnh đạo không thể giải quyết môi trường làm việc căng thẳng, giải quyết mâu thuẫn giữa các nhân viên trong phòng không hiệu quả thì ni m tin cề ủa nhân viên vào khả năng lãnh đạo sẽ giảm sút

1.3 Giải quyết tình huống

Để giải quyết mâu thuẫn trong Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm (R&D)

và đạt được ý tưởng sáng tạo cho dòng sản phẩm mới có thể thực hiện theo cách sau 1.3.1 Tổ ức cuộc họp nhóm ban đầuch

Mục tiêu: Xác định và làm rõ vấn đề, thu thập ý kiến và quan điểm của các thành viên trong nhóm

Thực hiện:

• Chuẩn bị ộc họp: Đảm bảo rằng mọi thành viên đều nhận được thông cu báo về ộc họp và mụcu c tiêu của cuộc họp là lắng nghe và ghi nhận tấ ả t c các ý tưởng

• Thiết lập quy tắc: Đưa ra các quy tắc cơ bản cho cuộc họp, như tôn trọng lẫn nhau, không ngắt l i, và mờ ọi ý kiến đều được ghi nhận mà không phê phán

• Tổ ức cuộc họp sáng tạo(Brainstorming Session): Áp dụng các kỹ thuậch t

tư duy sáng tạo như "Mind Mapping" (Bản đồ tư duy), "Six Thinking Hats" (6 chiếc mũ

tư duy) để khai thác tối đa sự sáng tạo của cả nhóm

• Lắng nghe chủ động: Mỗi thành viên lần lượt trình bày ý tưởng của mình

Sử dụng kỹ năng lắng nghe chủ động để đảm bảo rằng mọi ý kiến đều được lắng nghe một cách cẩn thận và ghi nhận đầy đủ

• Đặt câu hỏi mở: Hỏi các câu hỏi để làm rõ và khuyến khích mọi người giải thích thêm về ý tưởng của họ, ví dụ như "Bạn có thể giải thích thêm về cách ý tưởng của bạn sẽ đáp ứng nhu cầu của khách hàng không?"

• Dùng ngôn ngữ cơ thể tích cực: Giao tiếp một cách cởi mở và tích cực, như gật đầu và duy trì giao tiếp bằng mắt để ể hiện sự tôn trọng và đồng tình Đồth ng thời chú ý đến phản ứng phi ngôn ngữ của đồng nghiệp để điều chỉnh cách giao tiếp của mình phù hợp

1.3.2 Sử dụng phương pháp Brainstorming

Mục tiêu: Khuyến khích sự sáng tạo và thu thập nhiều ý tưởng nhất có thể mà không bị giới hạn bởi các quy tắc thông thường

Thực hiện:

• Phân nhóm nhỏ: Chia nhóm thành các nhóm nhỏ từ 3 đến 4 người để dễ dàng quản lý và khuyến khích sự tham gia tích cực của mọi thành viên

• Ghi chép ý tưở : Sử dụng bảng trắng hoặc các công cụ ực tuyến để ghi ng tr lại đầy đủ tấ ả các ý tưởng một cách rõ ràng và minh bạch t c

• Không phê phán: Khuyến khích mọi người đưa ra các ý tưởng mà không

lo sợ bị ỉ trích hay phê phán.ch

1.3.3 Phân tích và đánh giá ý tưởng

Mục tiêu: Chọn lọc các ý tưởng có tính khả thi và phù hợp nhất để phát triển thêm

Thực hiện:

• Xem xét kỹ lưỡng: Mọi người cùng nhau xem xét từng ý tưởng, phân tích

ưu và nhược điểm củ ừng ý tưởng.a t

• Đánh giá bằng tiêu chí cụ ể: Thiết lập các tiêu chí đánh giá như tính khả th thi của sản phẩm, chi phí, tiềm năng phát triển đối với thị trường, và khả năng cạnh tranh với các đối thủ

• Trình bày dữ ệu và bằng chứng: Khuyến khích các thành viên sử dụng li

dữ ệu và bằng chứng để hỗ ợ ý tưởng của họ, giúp cho việc thảo luận trở nên logic li tr

và thuyết phục hơn

• Bình chọn: Mỗi thành viên sẽ bình chọn hoặc đưa ra ý kiến về các ý tưởng

mà họ cho là tốt nhất Từ đó, xác định các ý tưởng có nhiều tiềm năng nhất

1.3.4 Giải quyết xung đột

Mục tiêu: Xử lý xung đột một cách hòa bình và xây dựng

Thực hiện:

• Nhận diện và thừa nhận xung đột: Thừa nhận rằng có mâu thuẫn trong nhóm và đề nghị mọi người cùng nhau giải quyết một cách xây dựng

• Giao tiếp không bạo lực: Sử dụng ngôn ngữ tích cực và không công kích

cá nhân để ảo luận về các xung đột Thay vì chỉ trích, nên bày tỏ cảm nhận và nhu cầth u của chính bản thân mình

• Tìm kiếm giải pháp win-win: Khuyến khích các thành viên tìm kiếm các yếu tố trong mỗi ý tưởng có thể kết hợp lại để tạo ra một giải pháp mà tất cả đều đồng

ý Thay vì chỉ để ý đến ý kiến của một bên

• Tìm điểm chung: Tìm kiếm các đi m chung giể ữa các ý tưởng và tìm cách

để kế ợp chúng nếu có thể.t h

• Trung gian hòa giải: Đóng vai trò trung gian để giúp các thành viên tìm ra điểm chung và giải quyết các bất đồng Nếu cần thiết, có thể mời một người trung lập, chẳng hạn như một lãnh đạo cấp cao hoặc một chuyên gia trong lĩnh vực, để hỗ ợ giảtr i quyết xung đột

1.3.5 Thống nhất và lập kế ạch triển khaiho

Mục tiêu: Đảm bảo mọi người đều đồng thuận và cam kết thực hiện ý tưởng đã chọn

Thực hiện:

• Thảo luận và thống nhất: Tổ ức một cuộc họp để ảo luận và thống ch th nhất về ý tưởng cuối cùng Đảm bảo rằng mọi ngườ ều đồng ý và cam kếi đ t thực hiện

• Phân công nhiệm vụ: Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong việc triển khai ý tưởng

• Lập kế hoạch chi tiết: Lên kế hoạch chi tiết về các bước triển khai, xác định các mốc thời gian và nguồn lực cần thiết

1.3.6 Theo dõi và đánh giá

Mục tiêu: Đảm bảo tiến độ công việc và điều chỉnh kịp thờ ếu cần thiếi n t Thực hiện:

• Theo dõi tiến độ: Sử dụng công cụ quản lý dự án để theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả của giải pháp

• Đánh giá định kỳ: Tổ ức các buổi họp định kỳ để kiểm tra tiến độ và ch thảo luận về những vấn đề mới phát sinh Điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết để đảm bảo

đạt đư c mục tiêu đề ra ợ

Bằng cách áp dụng các kỹ năng làm việc nhóm và giao tiếp hiệu quả, đội ngũ R&D có thể giải quyết mâu thuẫn một cách xây dựng, đồng thời thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới Kết quả là, nhóm có thể đưa ra những ý tưởng sáng tạo và độc đáo cho sản phẩm mới, đáp ứng nhu cầu thị trường và góp phần vào sự thành công của công ty Đồng thời tăng thêm sự uy tín đố ới ban lãnh đạo cấp cao của công ty i v

2 KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

Qua phần giải quyết tình huống ở phần trước có thể ấy làm việc nhóm là mộth t yếu tố then chốt để đạt được thành công trong môi trường doanh nghiệp hiện đại Đặc biệt trong các phòng ban như Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm (R&D), nơi mà

sự hợp tác và sáng tạo đóng vai trò quan trọng, kỹ năng làm việc nhóm càng trở nên cần thi t.ế Dựa vào th c tự ế khi làm việc nhóm ở phần 1 dưới đây lác kỹ năng làm việc nhóm quan trọng

2.1 Kinh nghiệm để phân công công việc hiệu quả

• Đánh giá kỹ năng và năng lực của từng thành viên: Hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu, và sở trường củ ừng người trong nhóm.a t

• Xác định mục tiêu và phân công nhiệm vụ rõ ràng: Đảm bảo mỗi thành viên đều biết rõ nhiệm vụ của mình và mục tiêu chung của nhóm

• Sử dụng các công cụ ản lý công việqu c: Áp dụng các công cụ như Trello,

Asana, hoặc Microsoft Planner để theo dõi tiến độ và phân công nhiệm vụ cụ thể

• Theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc: Thường xuyên kiểm tra tiến độ

và đưa ra phản hồ ể đải đ m bảo công việc được thực hiện đúng hướng

2.2 Kinh nghiệm để giao tiếp trong nhóm hiệu quả

• Lắng nghe chủ động: Đảm bảo mọi thành viên đều có cơ hội bày tỏ ý kiến

và cảm thấy đượ ắng nghe.c l

• Sử dụng các công cụ giao tiếp: Áp dụng các công cụ như Google Meets, Microsoft Teams, hoặc Zoom để duy trì liên lạc thường xuyên

• Rõ ràng và minh bạch: Truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, tránh mập

mờ, và đảm bảo mọi ngườ ều hiểu đúng thông tin.i đ

• Phản hồi xây dựng: Cung cấp phản hồi một cách tích cực và xây dựng, tập trung vào vấn đề ứ không phải cá nhân.ch

2.3 Kinh nghiệm xử lý xung đột

• Nhận diện và thừa nhận xung đột: Không né tránh xung đột, mà thay vào

đó thừa nhận và tìm cách giải quyết

• Kỹ năng lắng nghe: Lắng nghe một cách trung lập và không phán xét để hiểu rõ nguyên nhân gố ễ của xung độc r t

• Tìm kiếm giải pháp win-win: Tập trung vào việc tìm ra giải pháp có lợi cho cả hai bên, thay vì chỉ một bên thắng