giao tiếp trong kinh doanh

Giao tiếp đóng vai trò quan trọng kinh doanh nhiều mang tính định thành công thương vụ lớn Không đơn nói cho hay, giao tiếp bao gồm nhiều khía cạnh từ ngoại hình, phong thái đến cách xử nhiều tình nhiều đối tượng khác Nói cho hay, cử thu hút, phong thái đĩnh đạc nhiều phẩm chất khác để cấu thành người giỏi giao tiếp Trong phạm vi viết này, Hiếu Học trình bày thấu đáo vấn đề nghệ thuật giao tiếp kinh doanh, mà ghi giúp bạn khởi nghiệp dễ dàng Ngoại hình Ấn tượng ban đầu đóng vai trò quan trọng mối quan hệ Ngoại hình công cụ để bạn tạo thiện cảm với người từ nhìn Trong giao tiếp kinh doanh, ngoại hình đóng vai trò quan trọng để bạn thể sắc lần đầu gặp mặt Bạn không cần có khuôn mặt khôi ngô, xinh đẹp, vóc dáng người mẫu mà lựa chọn trang phục phụ kiện kèm cách khéo léo điểm then chốt để thể cá tính bạn Chọn trang phục phù hợp dáng người, phù hợp môi trường gặp gỡ, gọn gàng, thơm tho, phụ kiện kèm túi xách, đồng hồ, điện thoại không lòe loẹt, rối rắm thể bạn doanh nhân trẻ đầy chuyên nghiệp tự tin Lời nói Ngôn ngữ công cụ để giao tiếp, truyền thông tin người Ngữ điệu giọng nói cần sử dụng hợp lý với môi trường, đối tượng khác Bạn nhã nhặn với phụ nữ, khẳng khái trình bày vấn đề dõng dạc tuyên bố định Ngẫu hứng lời nói điều nên có với doanh nhân Một câu đùa, mẩu chuyện hài hước với chất công việc làm không khí thêm phần thoải mái đối tác, khách hàng cảm thấy dễ chịu, cảm mến từ tin tưởng bạn Ngôn ngữ thể Là phần thiếu đời sống giao tiếp người, ngôn ngữ thể nhiều có sức mạnh tất kỹ khác nghệ thuật giao tiếp Ánh mắt, nụ cười hay hất tay truyền đạt đến người nghe lượng thông tin kèm cảm xúc mà công cụ giao tiếp hay thông tin làm Một nụ cười thể đồng ý, liếc mắt lém lỉnh tạo thiện cảm, hay mím miệng thể bất đồng cách nhẹ nhàng Vẻ mặt nhiều có sức thuyết phục hàng diễn thuyết Cử nhiều nằm người Trong môi trường giao tiếp hàng ngày, tật xấu cắn móng tay, vân vê nút áo làm trở nên cá tính, khó quên dễ mếm mắt người thân, doanh nhân, xấu điều nên tránh tật xấu nói lên lúng túng, thiếu tự tin bạn Trong thực tế, nghệ thuật sử dụng ngôn ngữ thể thông qua biểu đơn giản, đòi hỏi người phải tinh tế, khéo léo, quan sát thái độ hành vi đối phương để điều chỉnh cử chỉ, hành động cách hợp lý Nhờ mà nhà lãnh đạo nâng cao kỹ giao tiếp mình, truyền đạt thông điệp cho nhân viên cách dễ dàng hấp dẫn Sự chuẩn bị Giao tiếp kỹ ứng xử, chuẩn bị cho tình giao tiếp cần thiết Trên thực tế, phần lớn tình giao tiếp thông minh doanh nhân chuẩn bị tinh thần kinh nghiệm để lại Hiếu Học nói đến ngoại hình, lời nói, cử chỉ, kỹ nghệ thuật giao tiếp Tất cần luyện tập chuẩn bị thật kỹ Chuẩn bị trang phục đến hội thảo lại khác buổi tiệc tùng, lời nói bục thuyết trình lại khác lời nói bàn nhậu, cử tiếp xúc khách hàng khác xa bạn khách hàng quan trọng đối tác Trên tất cả, để có buổi thương thảo thành công, buổi tiệc tùng gây nhiều ấn tượng, bạn cần chuẩn bị tâm lý thật vững vàng thoải mái Làm bạn giao tiếp thành công bạn mang ý nghĩ thua đối tác hay không thiện cảm với khách hàng Tinh thần phấn chấn, nhiều cảm hứng xúc tác để bạn có bắt tay đầy tự tin, câu đùa khôn ngoan, phong thái đĩnh đạc hay đơn giản trao danh thiếp thời điểm Tất làm nên hình ảnh doanh nhân đáng tin cậy Nguyên tắc giao tiếp kinh doanh Không có nguyên tắc giao tiếp bất biến, mà phải tuỳ vào trường hợp Trong phần số nguyên tắc “Đắc nhân tâm thường dùng giao tiếp kinh doanh”: Lắng nghe • Lắng nghe ý kiến người khác, điều giúp cải thiện dịch vụ… tương lai • Mọi người thường có ấn tượng không tốt với biết giải lời phàn nàn mà không thực lắng nghe họ nói • Khi bạn thực lắng nghe khách hàng, cảm giác thoải mái, dễ chịu xuất lòng khách hàng- lắng nghe chân thành hoi, chí bạn nhà người thân • Lắng nghe tạo cho khách thấy bạn tôn trọng, đánh giá cao họ quan tâm đến họ • Xin nhắc lại tên ông/bà đề nghị cho biết vấn đề Câu nói cho thấy, bạn không lắng nghe, đồng thời chọc tức thêm người vốn có chuyện không hài lòng Nhớ tên khách hàng • Xưng tên cá nhân âm ngào mà khách hàng muốn nghe từ bạn • Việc xưng hô tên riêng nói chuyện với khách hàng cho thấy bạn nhìn nhận họ với tư cách cá nhân nói riêng đối tượng khách hàng chung chung, qua thể tôn trọng bạn với khách hàng • Hãy dùng tên riêng họ bạn nói lời chào hỏi, cảm ơn, tạm biệt để làm cho bầu không khí trở nên nhẹ nhàng, thân thiện • Tuy nhiên, bạn đừng sử dụng tên riêng khách hàng cách thường xuyên khiến khách hàng khó chịu, sử dụng vào lúc đầu lúc kết thúc hội thoại Nụ cười từ trái tim bạn • Duy trì dịch vụ khách hàng với nụ cười khuôn mặt dường rập khuôn Tuy nhiên bạn muốn khách hàng yêu thích dịch vụ bạn, thực với nụ cười chân thật • Một nụ cười chân thật khiến khách hàng cảm thấy họ chào đón, an tâm để lại lòng khách hàng cảm giác nồng ấm • Nụ cười có tác dụng to lớn vậy, cười phải lúc Hãy cho khách hàng biết, họ người quan trọng • Họ biết công ty bạn có nhiều khách hàng khác họ thực yêu quí bạn khiến họ cảm thấy thực quan trọng với bạn • Hỏi khách hàng lời khuyên Khách hàng có sẵn ý kiến cá nhân cung cách làm việc bạn công ty bạn, họ hỏi vào thời điểm thích hợp theo cách thích hợp, đồng thời họ cảm thấy bạn thực quan tâm đến câu trả lời, khách hàng đưa cho bạn lời khuyên • Không nên tỏ sẵn sàng tranh luận, cướp lời, khẳng định thiệt với khách hàng xảy điều phàn nàn khách Việc cần thiết, nhiệm vụ bạn phải lắng nghe, cảm ơn tìm cách khắc phục thiếu sót sau • Coi trọng ý kiến khách hàng, đừng nói họ lầm lẫn • Hãy họ nói thoả thích mà họ muốn nói Tôn trọng khách hàng • "Tôi giúp cho ông?" "ông muốn gì" • Luôn cười nói thật tâm không đón khách thái độ lạnh nhạt • Giải đáp đầy đủ thắc mắc, khiếu nại họ làm lơ • Hãy luôn phải giữ thể diện cho khách hàng • Không phân biệt đối xử với khách hàng Quan tâm thực đến khách hàng • • Em/cháu…có thể giúp cho anh/chú…? Bạn muốn mang lại niềm vui cho khách hàng, bạn cho khách hàng đó“ Việc nguợc lại sách chúng tôi” Khách hàng không muốn giao dịch với người quan liêu, cứng nhắc, nên người phục vụ cần nhã nhặn tìm hướng giải linh hoạt chừng mực Hãy nhớ: “đừng để khách hàng thất vọng” • Đó công việc Trong trường hợp này, nên nói: “Tôi biết người giúp ông/bà giải vấn đề Tôi giới thiệu ông/bà với người đó” • "Tôi làm việc thôi" Câu nói rập khuôn thường nghe hầu hết nhân viên phục vụ bàn sau ăn đem không yêu cầu Bằng vài từ tồi tệ này, nhân viên cho biết nõi lòng nhiệt tình, hăng hái, quan tâm tới khách nhân viên không sẵn lòng đáp ứng nhu cầu khách hàng • 81% khách hàng từ bỏ họ cảm thấy đối phương thiện chí giúp đỡ không ý đến nhu cầu khách hàng Ví dụ: Khách hàng muốn mua xe tiêu tốn nhiên liệu có kích cỡ nhỏ để tiện thành phố vốn chật chội, suốt buổi họ toàn nghe người bán hàng "thao thao bất tuyệt" mạnh xe cồng kềnh Giúp đỡ khách hàng nhiệt tình • Hãy để giúp bạn tay Dù giúp đỡ khách mang hàng xe hay đơn giản mở cửa giúp người mang hàng nặng tay thông điệp rõ ràng bạn sẵn sàng giúp đỡ họ ấn tượng hằn sâu vào tâm trí khách hàng Và tất nhiên, khiến họ quay trở lại với bạn vào lần sau • Thông tin cho khách dịch vụ khác mà khách quan tâm bạn Kiên định quan điểm • Không nên gió chiều che chiều mà cần phải học cách nói lời • Nhưng không phản bác quan điểm người khác mà đề xuất phương án giải hợp lý Đừng thích tranh biện • Cần bình tĩnh nói, tránh biến nói chuyện thành thi hùng biện 10 Hiểu rõ thông điệp người nói • Hãy nhớ người khác nói nghe hoàn toàn khác nhau! chắt lọc, giả định, phê phán tin tưởng mang màu sắc cá nhân bóp méo nghe • Bạn nên gợi lại tổng hợp lại người khác nói để chắn hiểu vấn đề Hãy nhắc lại bạn cho nghe hỏi ‘Tôi có hiểu bạn không nhỉ?’ Nếu bạn thấy bị động chạm người khác vừa nói nói vậy, sau hỏi thêm để hiểu rõ vấn đề: ” Có thể không hiểu ý bạn cảm thấy bị xúc phạm điều bạn vừa nói Tôi cho bạn vừa nói có nghĩa XXX; có ý bạn không?” 11 Khuyên người khác • Đừng đưa lời khuyên người ta hỏi bạn Điều khó thực hiện, thấy rõ ý tưởng có lợi cho người • Thay nói ”Bạn nên làm này”, bạn nên sử dụng số cách nói khác thể rõ tôn trọng mình, ví dụ ”một cách khả thi ” ” có cách giúp trường hợp tương tự X Nếu bạn nghĩ giúp ích cho bạn vui lòng chia sẻ với bạn điều đó" 13 Hãy cố hiểu người khác • Bạn tìm điểm tương đồng thay chăm chăm vào khác biệt bạn người khác Điều khiến hai người thích thú (ví dụ việc gỡ rối vấn đề đó)? Một cách để bắt đầu khám phá điểm tương đồng việc chia sẻ dự định thầm kín mình- ví dụ bạn nói: "Dự định chia sẻ với bạn điều để giúp bạn thành công dự án này" Giao tiếp môi trường làm việc đa văn hóa • Giao tiếp môi trường làm việc đa văn hóa Bộ mặt nơi làm việc dần thay đổi: nhiều nữ nhân viên hơn, nhiều người từ đủ sắc tộc dân nhập cư từ nơi tham gia vào lực lượng lao động Kết nơi làm việc ngày trở nên môi trường đa văn hóa Ngày nay, nhà tuyển dụng tìm kiếm nhân viên có kỹ giao tiếp tốt có khả làm việc với người khác theo đội nhóm Những kỹ không ngừng trở nên quan trọng lực lượng lao động làm việc ngày mở rộng mang tính đa văn hóa Văn hóa tập hợp thái độ, hành vi khía cạnh khác tạo nên cách sống Dù có chung môi trường làm việc với người sở làm, bạn khó có điểm chung mang tính cá nhân hay sở thích Bạn nhận có nhiều cách sống khác nơi làm việc Tùy vào kinh nghiệm hội bạn có với văn hóa khác, việc bạn cảm thấy thoải mái tiếp xúc với nhóm người khác không giống Một thách thức cho nhà tuyển dụng ngày biến đa dạng nguồn nhân lực công ty thành sức mạnh hỗ trợ nguyên nhân gây mâu thuẫn Tuy nhiên, để đạt mục tiêu này, không nhà tuyển dụng mà tất nhân viên, kể bạn phải góp phần trách nhiệm nỗ lực Các kiểu giao tiếp Hiểu lầm nguyên nhân đưa đến mâu thuẫn văn hoá Sự giao tiếp (vốn thể chữ viết, lời nói hình thức khác) mang nhiều ý nghĩa điều nói, viết thể Quá trình giao tiếp khác văn hoá văn hoá khác Đó cách thức, thời điểm lý điều nói, viết hay trình bày Tất điều tạo nên phong cách giao tiếp người hiểu lầm nảy sinh cách giao tiếp cá nhân khác Ngày nay, nơi làm việc, chừng mực đó, bạn phải tiếp xúc với người đồng nghiệp có cách giao tiếp khác với cách bạn Thế nên, việc học để biết cách giao tiếp văn hoá khả cần thiết cho dù bạn làm việc lãnh vực hay ngành nghề Thế thì, lối giao tiếp bạn gì? Bạn giao kiểu trực tiếp, từ điểm đến điểm tiếp theo? Hay bạn giao lối nói vòng, từ điểm phụ bên vào trọng tâm vấn đề? Cho dù cách khái niệm sai Tuy nhiên, người giao lối nói vòng cảm thấy người giao kiểu trực tiếp nói thô lỗ cộc lốc Ngược lại, người giao kiểu trực tiếp lại thấy người giao lối nói vòng không thành thật hay đoán Trong hai trường hợp xảy hiểu lầm người giao tiếp với Sau số điểm khác lối giao tiếp:  Phép lịch xã giao: Mỗi văn hoá có lối chào hỏi, cách thảo luận, giải vấn đề khác  Thời điểm đóng góp ý kiến: người văn hoá cho lúc thích hợp để thảo luận người văn hoá khác lại không cho Cách dẫn vào thương thảo thương trường ví dụ cho thấy khác biệt văn hoá  Tính khách quan: Cách tranh luận ví dụ khác khác biệt liên quan đến tính khách quan Trong số văn hóa, cách tranh luận vô cảm xem điều bình thường Trong đó, có văn hoá cần phải thể cảm xúc nhiều tranh luận (Câu hỏi phụ: bạn có khuynh hướng suy nghĩ việc tức thời hay bạn ý đến việc lâu dài? Đây ví dụ khác biệt xét yếu tố khách quan)  Tính đoán: Có nhiều mức độ thể tính đoán Chẳng hạn có văn hóa, tính đoán thể rõ nét phong cách trầm tĩnh, nói Trong đó, có văn hoá cho đoán phải thể rõ lời nói giao tiếp  Tính bộc trực thẳng: Bộc trực thẳng thể nhiều cấp khác Chẳng hạn số văn hóa đánh giá cao việc “có nói vậy”; số văn hóa khác cố gắng trình bày vấn đề dung hòa đồng tình người chung quanh  Tính đơn giản: Bạn trình bày thông tin theo cách đơn giản hay bạn sử dụng câu cú cầu kỳ, phức tạp?  Giọng nói: giọng nói đa dạng ngôn ngữ Vì vậy, bạn đừng vội đưa kết luận người qua giọng nói người Hãy nhớ chưa hiểu rõ hay chưa nhận có nhiều cách để thực việc văn hóa, bạn dễ đưa kết luận sai lầm khiến mâu thuẫn nảy sinh hiểu lầm Khi nhận có nhiều cách giao tiếp khác nhau, bạn có bước tiến quan trọng để đến việc giao tiếp hiệu Các phương pháp hướng bạn đến giao tiếp hiệu văn hoá Giao tiếp hiệu văn hoá đòi hỏi nhiều điều nhận khác biệt Điều đòi hỏi bạn phải tôn trọng biết cách giải quyết, xử lý khác biệt giao tiếp Giao tiếp văn hoá điều dễ dàng Tuy nhiên, có phương pháp giúp bạn giao tiếp hiệu văn hóa sau:        Các kỹ giao tiếp dạng viết, nói hình thức khác; Tôn trọng điểm khác biệt; Không nên lấy làm khó chịu trước điểm trình bày mơ hồ; Linh hoạt Tránh việc đưa nhận xét, đánh giá vội vã; Sẵn sàng nhìn nhận vấn đề từ quan điểm người khác; Hãy cho có đủ thời gian để vận dụng điều học hỏi Những phương cách giúp bạn phát huy khả hiểu người khác giúp người khác hiểu bạn Tuy nhiên, cuối việc tùy thuộc vào bạn phương pháp đạt hiệu bạn sẵn lòng vận dụng chúng mà Văn hóa Hoa Kỳ 1- Yêu thích tự do, độc lập phóng khoáng 2- Thích chan hòa, cởi mở, chia sẻ vui vẻ 3- Thích bình đẳng, không lệ thuộc dạy người khác 4- Luôn động, tự lập cầu tiến cho thân 5- Không ưa dè dặt, nề nếp kín đáo bề 6- Thích làm việc thật sáng tạo, có suất hiệu cao 7- Tiết kiệm thời gian, thích giải công việc dứt khoát nhanh chóng 8- Làm việc khoa học trật tự với khuôn khổ tiêu chuẩn hóa 9- Phụ nữ quý trọng bình đẳng công việc sống 10- Thích phục vụ chu đáo cởi mở * Văn hóa Nhật Bản 1- Coi trọng lễ phép xã giao nghi lễ sống 2- Ý thức cao tập thể cộng đồng 3- Chú trọng cách ăn mặc hình thức bề 4- Rất chi tiết nhẫn nại công việc 5- Cảm nhận cao văn hóa nghệ thuật 6- Thường ăn uống nhà hàng, thích nếm thử ăn khác lạ 7- Kính trọng người lớn tuổi, thường dành cho họ quyền định 8- Phụ nữ có vai trò phụ công việc hành 9- Thích mềm mỏng Tránh tranh luận từ chối trực tiếp, thường dùng từ ngữ trung gian để thể ý định * Văn hóa Pháp 1- Coi trọng văn hóa việc tiếp xúc trang phục bề 2- Coi trọng cách dùng ngôn ngữ 3- Cảm nhận cao thẩm mỹ, văn hóa nghệ thuật 4- Thích ăn ngon, phục vụ qui cách 5- Rượu vang thức uống thiếu bữa ăn tiếp khách nhà 6- Thích trật tự nề nếp 7- Khá kiểu cách giao tiếp ban đầu thích chân thành bền vững 8- Dành ưu tiên cho người lớn tuổi phụ nữ 9- Thích nuôi thú vật cưng quan tâm đến môi trường Văn hóa Anh 1- Rất truyền thống giao tiếp nghi lễ, mang tính bảo thủ 2- Coi trọng nguồn gốc gia đình địa vị xã hội 3- Thường dùng ngôn ngữ chuẩn xác 4- Thích ăn mặc trang nhã, không cầu kì bật 5- Không nói chuyện thân 6- Không thích chuyện vô bổ, thích tranh luận nội dung nghiêm túc 7- Thích hài hước, không châm biếm người khác 8- Thích sinh hoạt câu lạc kết bạn với người sở thích 9- Tôn trọng người khác, không tạo không khí thân mật trớn với người quen Văn hóa Đức 1- Chú trọng chức tước chào hỏi phụ nữ Phụ nữ 20 tuổi chào bà 2- Ăn mặc giản dị đời thường, chu đáo buổi tiệc lễ hội 3- Thích giờ, trật tự kỷ luật 4- Luôn mang quà tặng dự tiệc 5- Các bữa tiệc thường bắt đầu trễ, khách uống nhiều ăn 6- Rất nghiêm túc câu chuyện, thích thảo luận vấn đề thời buổi gặp mặt 7- Phụ nữ tham gia vào công việc xã hội 8- Tuân thủ chặt chẽ luật lệ nơi công cộng 9- Quan tâm đến bề môi trường Tiet kiem thoi gian thi cac nuoc cong nghiep phat trien deu nhu vay O Duc phu nu hoan toan binh dang voi nam gioi, tham tri duoc benhh vuc hon rat nhieu An mac thi dung la gian di, doi den muc xuenh xoang Neu so sanh dan Duc voi dan Anh thi nhu mot troi mot vuc Nguoi Duc chu an uong hon, co le tam hon cua ho rat phon thuc COn nguoi ANh chu den ben ngoai, thoi trang Mot dieu nua o Duc la: Tinh trat tu, ki luat va dung gio duoc coi gan nhu ahng dau CO lan, ba giao su day van hoc cua QLH den lop mon 5' ma xin loi roi rit Doi voi ho, su dung hen, ton gio giac la bieu hien cua tinh lich su Nguoi Viet quen thoi cao su, ban dau di sang may cai nuoc toan bi phan nan, kho oi la kho Van hoa Phap co le gan gui voi nguoi Ha Noi, nguoi Viet Nam hon ca boi dau an cua Phap la kha sau dam Co le khong phai noi gi nhieu!!! _ Lắng nghe để thành công môi trường đa văn hóa Cùng với xu hội nhập toàn cầu, chuyện nhóm làm việc có nhiều người mang quốc tịch khác đến từ dân tộc khác không xa lạ nhiều công sở Ngay người nói tiếng Anh, vài người nói theo phương ngữ lối diễn đạt khác Trong môi trường làm việc đa văn hóa thế, cách tốt để đạt hiệu tối ưu học cách lắng nghe Đã bạn gặp phải tình huống: buổi hẹn ăn trưa hay kiện giao lưu, bạn giới thiệu với trước kết thúc trò chuyện, nhiên bạn quên tên người ấy? Nếu câu trả lời có bạn đừng lo lắng bạn người đãng trí Hầu hết nghiên cứu người bình thường nhớ khoảng 25% đến 50% họ nghe thấy Điều có nghĩa bạn nói chuyện với sếp, với đồng nghiệp hay khách hàng, họ nhớ chưa đầy nửa nghe Không phải có trí nhớ mà đa số thường không lắng nghe Thêm vào đó, đa dạng thành phần lao động công sở ngày khiến cho việc lắng nghe trở nên khó khăn Lắng nghe môi trường làm việc đa văn hóa kỹ quan trọng Lắng nghe nghĩa nghe cách thờ ơ, thụ động cách số ông chồng thường đối phó với bà vợ Lắng nghe nghe cách chăm hay gọi nghe tích cực, giống cách bạn nghe kết sổ xố mà giải thưởng chuyến du lịch miễn phí đến nơi bạn mơ ước Muốn giao tiếp tốt vượt qua khác biệt văn hóa, bạn cần phải nghe đủ gần để không nghe thấy từ ngữ mà nắm bắt ý nghĩa thực mà người muốn nói Bằng cách đó, bạn nghe hiệu nâng cao khả giao tiếp, tránh mâu thuẫn hay hiểu lầm Cách giao tiếp đa văn hóa gọi "lắng nghe đồng cảm" Janet Reid, chuyên gia đa văn hóa quan hệ đối tác Global Novations - công ty chuyên tư vấn tính đa dạng cho doanh nghiệp, gọi "lắng nghe để kết nối với cảm xúc suy nghĩ người đối thoại" Theo Reid, để làm điều đó, bạn phải luyện đôi tai mà phải tập cho bắp mang tính "đa văn hóa" Nghĩa bạn phải thả lỏng, làm chậm phản xạ xương bánh chè để trò chuyện với người lắng nghe theo nhịp điệu (của văn hóa đó) Một tập đoàn sản xuất hàng tiêu dùng lớn giới Procter & Gamble (P&G) tổ chức khóa tập huấn có tên "Văn hóa công việc" nhằm giúp nhân viên hiểu ý nghĩa việc lắng nghe môi trường giao thoa văn hóa Tại đây, nhân viên tìm hiểu "các văn hóa mang tính ngữ cảnh thấp" (sử dụng ngôn ngữ cụ thể, linh hoạt phụ thuộc vào ngữ cảnh), ví dụ văn hóa nước Đức, Italia Mỹ, nơi mà người nói nhiều chuyện trò rôm rả với Họ tìm hiểu "các văn hóa mang tính ngữ cảnh cao" (sử dụng ngôn ngữ phi trực tiếp phụ thuộc nhiều vào ngữ cảnh), ví dụ văn hóa nước châu Á, nơi mà hội thoại mang nét đặc trưng hòa nhã tôn kính Theo Linda Clement-Holmes, người quản lý tính đa dạng P&G, chẳng có loại hình văn hóa hay sai tên gọi mang tính công thức với nhiều ngoại lệ Điểm mấu chốt nhân viên P&G cần tìm hiểu để biết lắng nghe cách đồng cảm kiên nhẫn môi trường làm việc đa văn hóa Với nhiều văn hóa khác nhau, cách tiếp cận bạn phải khác Chẳng hạn với nhóm nhân viên người Mỹ hay Italia, bạn nghe thấy chuyện trò "nổ ngô rang" Với văn hóa ồn này, người thường tuôn hàng tràng vào mạch hội thoại bắn súng liên thanh, người tiếp lời người trước người kết thúc ngược lại Kiểu chuyện trò đòi hỏi phải có "đôi tai khác" so với cần cho kiểu chuyện trò người nói sau dừng lại đến người Lợi ích việc học cách lắng nghe kiểu hội thoại khác từ văn hóa khác bạn khép lại trò chuyện cách khéo léo Reid cho biết: "Nghệ thuật lắng nghe dấu hiệu cho thấy nhóm đa văn hóa tuyệt vời" Khi không chăm lắng nghe người khác, hay suy đoán - thường đoán mò, không xác - ý người muốn nói Erika Walker-Thomas, phó chủ tịch cấp cao phát triển trung tâm nghiên cứu tính đa dạng cho biết có nhiều công ty vất vả để học kỹ Chẳng hạn số khách hàng doanh nghiệp trung tâm, có nhà quản lý da trắng lãnh đạo nhóm cấp cao, vị tuyển nhân viên chọn toàn người da trắng Kết phụ nữ gốc Phi theo dõi trình thành lập nhóm cảm thấy bị xúc phạm cho vị lãnh đạo phân biệt đối xử với cô Họ nói chuyện với (đúng tranh cãi) hai tức giận đến mức gửi đơn kiện lên phòng nhân Giá họ dừng lại lắng nghe người nói nguyên nhân thực trình tìm kiếm chọn lựa nhân viên chưa thực đầy đủ không liên quan đến cảm giác vị lãnh đạo nhân viên da màu Nếu hai bên vui vẻ lắng nghe hiểu quan điểm người kia, mâu thuẫn có lẽ không xảy Dù bạn sếp hay nhân viên, lắng nghe môi trường giao thoa văn hóa thử thách lớn kỹ giao tiếp mà bạn cần rèn luyện Tuy nhiên, môi trường làm việc có yếu tố ngoại lai thay đổi thu nhiều thành công 10 “bí quyết” giao tiếp Trong sống, mối quan hệ người với người phức tạp khó giải Chúng ta nên ứng xử để mối quan hệ với bạn bè đồng nghiệp cấp Ấn tượng ban đầu Ấn tượng lần gặp gỡ có ý nghĩa quan trọng, định thành công công việc Vì để đối phương có ấn tượng sâu sắc bạn thời gian ngắn hành vi ứng xử bạn quan trọng, nên ý trau dồi lực thân hình thành cho thói quen tốt sống hàng ngày Trang phục sáng sủa Biết cách phối hợp sử dụng trang phục hoàn cảnh môi trường khác giúp bạn nâng cao ấn tượng với người, cho thấy bạn người xử lí công việc nhiều tình khác Biết uống rượu Rượu công cụ quan trọng giao tiếp xã hội công việc, bạn uống rượu dẫn đến ứng xử không tốt giao tiếp Biết uống rượu nghĩa uống nhiều; uống lượng thích hợp để tạo quan hệ; uống rượu hợp lí có ích quan hệ công việc mà có lợi cho sức khỏe Linh hoạt nổ Người nổ có sở thích rộng rãi, tiếp xúc với nhiều người làm nhiều việc khác Bạn tìm hiểu điều mà họ thường xuyên tiếp xúc không cần thiết phải tinh thông Nếu khách hành nói chuyện với bạn lĩnh vực bạn không thích không quan tâm bạn có hiểu biết định khiến khách hàng hài lòng Kết bạn Nên có mối quan hệ giao tiếp với nhiều đối tượng khác nhau, mức độ tình cảm với đối tượng cần phụ thuộc vào cân bạn Chỉ cần bạn không từ chối kết bạn với người khác chắn bạn người có quan hệ vô rỗng rãi Giữ chữ tín Đây điểm vô quan trọng cách giữ gìn mối quan hệ Một người biết giữ chữ tín người khác coi trọng tin tưởng Khi hứa nhận lời việc gì, dù thân không làm đươc bạn cố gắng hoàn thành Chỉ cần bạn tự hỏi có nên làm hay không, đừng nên tự hỏi làm hay không, đời việc xảy Khéo léo Sự khéo léo trước mặt đồng nghiệp tán thành định sếp, tiếp xúc với sếp cần nói rõ ưu khuyết điểm định để sếp biết bạn người có trách nhiệm mà kính trọng sếp Điều nghĩa bạn dành 70% khéo nịnh sếp 30% cho lời khuyên trung thành Khen chê thích hợp Không yêu quý người thích nói khoác họ thật, giả dối Có thể nói đôi chút thành tích không nên đà gây hoài nghi lực bạn Khi nói chuyện với người khác, khen người cách hợp lí khen thân Khi giao tiếp, biết cách khen chê hợp lí nghệ thuật ứng xử Nỗ lực Luôn tự nhủ thân phải nỗ lực cố gắng, chăm làm việc cao lực thân Nhẫn nại Nếu bạn đức tính điều trước dù bạn tốt trở nên vô nghĩa Những yếu tố ngôn ngữ giao tiếp với khách hàng Trong trình giao tiếp với khách hàng, lời nói yêu cầu phải sử dụng số yếu tố ngôn ngữ để tác động tới giao lưu với khách hàng Trong lúc giao lưu với khách hàng, yếu tố cần phải ý lễ nghi gì, xin xem chi tiết sau Những hình thức yếu tố ngôn ngữ giao tiếp chủ yếu bao gồm: Thài độ tư thế, hiệu tay, tầm nhìn, nét mặt vị trí, cự ly hai bên v vNhững hình thức biểu đạt giao tiếp cần phải ý Việc sử dụng ngôn ngữ không lời có biểu đạt ý muốn nói mà lời nói tả hết Do đó, dễ hiểu mang lại hiệu bất ngờ dịch vụ khách hàng Tháiđộvàtưthế Trong trường hợp nào, nhân viên marketing phải tỏ rõ thái độ thành thật, nhiệt tình, ung dung, sở để giao tiếp tốt với khách hàng, tiền đề để thể tôn trọng khách hàng Phải ý tránh thái độ sau đây: - Thái độ ngạo mạn, làm tổn thương đến lòng tự trọng củakháchhàng - Thái độ lúng túng làm cho khách hàng không dám tin tưởng - Thái độ lạnh lùng, làm cho khách hàng cảm thấy không thân thiện - Thái độ tuỳ tiện làm cho khách hàng không tôn trọng bạn Nhưng có thái độ xác chưa đầy đủ, nhân viên marketing phải luôn ý đến cách ăn nói mình, tiếp tục tạo ấn tượng tốt cho khách hàng để giúp bạn đạt mục đích marketing Nhân viên marketing trình giao tiếp với khách hàng nên đặc biệt ý tránh tư sau đây: - Không nên nhìn nơi khác, nhấp nhổm, đứng ngồi không yên, nhìn ngangnhìndọc,tưtưởngkhôngtậptrung -Khôngnênngápngắnngápdài Không gãi đầu gãi tai, bẻ ngón chân, tay - Không nên ngửa mặt lên trời, vênh vênh váo váo, không nhìn chằm chằm vào khách hàng, không nên nhìn vào khách hàng từ đầu tới chân Tuỳ theo khách hàng trường hợp khác nhau, nhân viên marketing nên áp dụng tư khác Nếu đối tượng người có , để tỏ rõ tôn trọng, nhân viên marketing nên ngồi thẳng cúi người phía trước chút Nếu khách hàng người lứa tuổi có kinh nghiệm tương đương với bạn, bạn ngồi thoải mái để tạo cảm giác gần gũi với khách hàng Nếu đối tượng với vợ chồng, tốt bạn nên lịch chút để tỏ thái độ tôn trọng họ Với trường hợp bình thường, giao tiếp với khách hàng, tư cần xác nhân viên marketing là: tự nhiên, ung dung, ân cần, mắt nhìn thẳng vào khách hàng, cúi người chút chủ động chào hỏi khách hàng Trong thời gian giao tiếp, có người mời thuốc, mời nước, nên đứng lên cúi người chút nhận lấy để tỏ lòng cám ơn Tay Dùng tay hiệu động tác sử dụng nhiều giao tiếp với khách hàng, sử dụng thích đáng, làm cho thông tin mà bạn muốn truyền đạt rõ ràng Ra hiệu tay cách thích đáng, có tác dụng nhấn mạnh nội dung mà bạn nói Nhưng cần ý không nên sử dụng nhiều tạo cảm giác khó chịu khách hàng Sử dụng động tác hiệu tay ít, nhiều ý nghĩa kèm theo tuỳ thuộc vào quốc gia khác nhau, dân tộc khác khu vực khác Cho nên, trình khai thác thị trường marketing nước khác nhau, nơi khác nhau, biết hiệu tay cách thích đáng kỹ thiếu nhân viên marketing Nétmặt Nét mặt bao gồm ánh mắt trình truyền đạt thông tin có tác dụng quan trọng Đặc biệt giao lưu tình cảm, tác dụng nét mặt chiếm tỷ lệ lớn Các nhà tâm lý phát rằng, giao lưu tình cảm, truyền đạt thông tin cần có 12% ngôn ngữ cộng thêm 38% giọng nói thêm 50% nét mặt, thấy rõ tính quan trọng nét mặt Cho nên, nhân viên marketing muốn truyền đạt tốt tư tưỏng mình, sử dụng hợp lý cữ đôi mắt, lông mày đôi môiđể giúp bạn đạt mục đích Trong giao tiếp với khách hàng, thông thường việc sử dụng nhiều hiệu nét mặt tươi cười Việc muốn cười hay không, biết cười hay không, thể lực nhân viên marketing Trong giao tiếp, cười biết cười cách thích đáng biểu hài hước Trong gặp lần đầu, nhân viên marketing có câu hài hước làm cho khách hàng vui vẻ, làm cho khách hàng thấy bạn dễ gần Đặc biệt hoàn cảnh khó khăn, bạn biết tự nói câu nói hài hước , bạn thoát khỏi hoàn cảnh khó khăn cách dễ dàng Nếu trường hợp khách hàng có sai lầm gì, nụ cười, câu nói hài hước giúp họ tránh khỏi bối rối Ánhmắt Trong lúc nói chuyện với khách hàng, ánh mắt chủ yếu có tác dụng tỏ ý tôn trọng, hữu hảo, quan tâm tập trung.v Tr tình quan trọng, ánh mắt làm bật điểm quan trọng, biện pháp điều chỉnh khoảng cách tâm lý với khách hàng Trong giao tiếp với khách hàng, phải nhìn thẳng vào khách hàng, không, người khác không cảm nhận tính lịch bạn, ánh mắt nhìn vào người khác phải tỏ rõ thiện ý, phải biết cách nhìn, nhìn vào chỗ điều cần lưu ý Thông thường nhìn vào đầu, chủ yếu đôi mắt, phần thể thông thường không nên nhìn, mà đặc biệt phần dưới, nam hay nữ, già hay trẻ, với người khách hàng, ánh mắt không nên nhín cúi xuống, nên nhìn thẳng chí có lúc cần ngửa lên Thời gian nhìn sang đối tượng phải ý, theo cách nói chuyên nghiệp, giao lưu, thời gian nhìn vào khách hàng khoàng 1/3 tổngtg gặp gỡ khách hàng, lúc chào hỏi, nói chuyện lúc chào tạm biệt phải nhìn vào khách hàng, thời gian khác tuỳ theo tình hình Imlặng Có im lặng mang tính chất tích cực, có im lặng hẳn lời nói, có im lặng mang tính chất tiêu cực, tạo cho người bầu không khí khó chịu Sự im lặng công cụ có sức mạnh giao tiếp, cho nên, cần phải hiểu biết im lặng cách xác sử dụng cách thoả đáng Khi khách hàng phàn nàn điều đó, im lặng không cho họ biết bạn nhẫn nại lắng nghe, đồng thời khoảng thời gian đó, bạn suy nghĩ cách giải vấn đề Nếu khách hàng nói sản phẩm đối thủ cạnh tranh tốt mà bạn không chấp nhận bạn không nên phản đối lời nói khách hàng lúc không nên nói xấy đối thủ Làm gây tổn thương tới tình cảm khách hàng, đồng thời, làm xấu hình ảnh bạn Tốt nhất, bạn giữ im lặng để bảo lưu ý kiến Sự im lặng có ý nghĩa tán đồng, lắng nghe suy nghĩ; có ý nghĩa phản đối, hứng thú không muốn nói, vậy, có lúc giữ im lặng hành động sáng suốt, hành vi tiêu cực, trở thành trở ngại vượt qua Vì vậy, người ta nói, giao tiếp với khách hàng, phại biết sử dụng im lặng cách linh hoạt thận trọng Trong giao tiếp với khách hàng, cần tránh thái độ nào? - Thái độ ngạo mạn, làm tổn thương đến lòng tự trọng khách hàng - Thái độ lúng túng, làm cho khách hàng cảm thấy bạn không đáng tin cậy - Thái độ lạnh lùng, làm cho khách hàng cảm thấy không thân thiện - Thái độ tuỳ tiện, làm cho khách hàng không tôn trọng bạn Kỹ tầm quan trọng giao tiếp Giao tiếp điều có tính sống quan hệ nhân loại Và kỹ giao tiếp phương tiện tiên cho thành bại giao tiếp Mục đích giao tiếp truyển tải thông điệp Đây trình liên quan đến người gửi người nhận thông điệp Quá trình có khả bị mắc lỗi thông điệp thường hiểu dịch sai hay nhiều thành phần khác tham gia vào trình Bằng cách truyền đạt thông điệp cách thành công, bạn truyền suy nghĩ ý tưởng cách hiệu Khi không thành công, suy nghĩ, ý tưởng bạn không phản ánh bạn, gây nên sụp đổ giao tiếp cản đường đạt tới mục tiêu bạn - đời tư nghiệp Kỹ nói Kỹ nói không “điểm cộng” giới kinh doanh – trở thành yêu cầu thiết yếu Hãy giới hạn điểm Luôn nhớ nói không giống viết Nói chi tiết viết, đừng bắt người nghe chịu đựng nhiều thông tin Nhiệm vụ người nói làm bật điểm quan trọng giới hạn điểm quan trọng có hội tốt để đạt mục tiêu Một điểm quan trọng đơn giản vấn đề không giống sơ sài, người nghe nhớ điểm dễ dàng dùng điểm để nhớ số hay tất điểm quan trọng hơn, bắt nhớ nhiều họ rối loạn Khi giới hạn điểm chính, phải làm cho điểm bật lên Phải dự kiến chương trình làm việc, phác họa đại cương, ý tưởng tới đâu với thuyết trình Khi nói nên dùng câu chuyển tiếp minh bạch, không nên dùng từ chuyển tiếp ngắn gọn viết Đừng ngại ngùng lăp lặp lại thường xuyên thuyết trình Kỹ nghe Nghe kỹ quan trọng trình viết Nó giúp xác định nhu cầu, vấn đề, tâm trạng mức độ quan tâm người nói Quá trình giao tiếp trở nên tốt hơn, bên tham gia vào giao tiếp biết lắng nghe cách có hiệu Hãy có dáng điệu lắng nghe tích cực, cải thiện cách suy nghĩ biết phải nói lúc lắng nghe Đấy tín hiệu cho ng nói thấy người nghe lắng nghe họ cách tích cực Lắng nghe chìa khóa chủ chốt cho phép cư xử ngoại giao · Dáng điệu lắng nghe tích cực: Dáng điệu lắng nghe tích cực cho dấu hiệu phi ngôn ngữ Phải ý đến dấu hiệu này, cử phi ngôn ngữ không thích hợp làm cho người ta hiểu lầm cách tai hại Giữ tư cử cởi mở tỏ sẵn sàng nghe người nói nói, đừng có mặt đờ đẫn trơ đá, bày tỏ quan tâm: nhướn mày hay cau mày, mỉm cười hay gục gặc đầu Dấu hiệu quan trọng lắng nghe tiếp xúc mắt, không luôn nhìn chằm chằm vào người nói thời gian tiếp xúc mắt phải nhiều Sự thiếu tiếp xúc mắt bị cọi làm cao hay hợm hĩnh · Cải thiện cách suy nghĩ: Biết lắng nghe phải lòng chân thành nên cần kiểm soát cảm tưởng lẫn tư tưởng thân Hãy thông cảm với người nói, lắng nghe trước đã, nên nhẫn nại để người nói có đủ thời gian, không nên chặn ngang hay phản đối trước diễn giả nói xong Tránh phán đoán trước người nói chủ đề thảo luận Hãy tạo hội cho vấn đề mẻ Đừng để bị ảnh hưởng nhiều cảm giác ban đầu cách phát biểu họ Cố gắng suy nghĩ cách khách quan với tinh thần phân tích Trong lắng nghe xếp ý chính, cân nhắc chứng · Nói lúc lắng nghe? Trong phần lớn thời gian lắng nghe ta không nói Bí để biết lắng nghe biết chịu đựng im lặng Hãy nghĩ hội để nghe người khác nói, dù cảm thấy khó chịu phải im lặng Tuy vậy, im lặng nói vài câu chuyện để khuyến khích người khác nói Trước hết đặt câu hỏi để người ta bắt đầu nói Hỏi để làm sáng tỏ hay để biết chi tiết, để nhắc hiểu Thứ hai, dùng câu ngắn có tính khuyến khích người ta nói thêm Kỹ viết Kỹ viết không đơn giản, trình phức tạp bao gồm nhiều giai đoạn khác Bạn nhận bạn nói, cần phải viết cách rõ ràng, ngắn gọn xác Để có viết thành công dù thư, công văn, báo cáo hay thứ khác cần phải có công tác chuẩn bị kỹ lưỡng, sau thống tầm quan trọng, bố cục cách làm bật, mạch lạc cuối độ dài vừa phải • • • • • Chuẩn bị: Phải khẳng định chắn tất cần phải viết thông điệp, nhận định đâu ý chính, đâu ý phụ, sau xếp ý tưởng theo thứ tự thích hợp Nếu đầu óc chưa hiểu rõ vấn đề người viết khó tránh khỏi lúng túng muốn diễn đạt ý tưởng thành ngôn ngữ Tính thống tầm quan trọng: Vứt bỏ thông tin không liên hệ với ý tưởng làm cho tài liệu thống quanh mục tiêu giao tiếp nhiệm vụ cụ thể Chú ý phân phần giới thiệu phần kết luận phần cốt yếu mà người đọc có khả nhiều Trong phần giới thiệu, kiến tạo quan tâm và thái độ tiếp thu người đọc Trong phần kết luận, phát biểu lại ý để người nghe nắm rõ điều bạn muốn truyền tải Bố cục cách làm bật: Hãy phân chia ý tưởng có hệ thống, thứ bậc xếp chúng cho có tính thuyết phục Làm cho người đọc nhìn thấy rõ ràng quan trọng phải quán Mạch lạc: Các ý tưởng phải có tính liên kết chặt chẽ Điều liên quan đến cách sử dụng từ liên kết, hình thức ngữ pháp Độ dài thích hợp: Hãy viết ngắn gọn Tài liệu ngắn tài liệu có hiệu Cần biên soạn tài liệu với độ dài thích hợp Hãy lưu tâm đến người đọc, đừng bắt họ phải vất vả với thông tin không cần thiết, mặt khác, không cần phải cắt bỏ thông tin thiết yếu Kỹ phản hồi Phản hồi hình thức đáp ứng Khi ta đọc hay lắng nghe, mục đích để hiểu người khác viết hay nói Khi ta thực phản hồi, mục đích làm thay đổi hay tác động vào người khác làm Sự phản hồi tốt bao gồm lời phê bình viết nói Sự thực phản hồi có hiệu đặt sở hai tiêu chuẩn: lòng tin cậy hiểu biết Kỹ phản hồi có hiệu có tính thiết yếu cho thành công tong công việc hay tổ chức Nó cho phép làm việc hữu hiệu hơn, tăng thêm khả tham gia tập thể, trì liên hệ công việc tốt · Sự tin cậy: Sự phản hồi hiệu người khác không tin cậy bạn Bạn đưa đề nghị hay kết người khác nghi ngờ ý định bạn giữ thé chủ Hãy xem xét động mình, chiếm lòng tin người khác thận trọng đưa lời phê bình tích cực lẫn tiêu cực · Sự hiểu biết: Thực phản hồi để đạt hiểu biết Hãy rõ cho người ta tranh toàn cảnh, đừng nhồi nhét vào óc người ta đống chi tiết rời rạc Hãy tập trung vào kết có ý nghĩa nhất, đừng nghĩ phải có bổn phận nói hết điều nghĩ cho người khác nghe Kỹ sử dụng điện thoại giao tiếp Ngày nay, kỹ giao tiếp đánh giá cao, dù hoạt động hàng ngày hay công việc kinh doanh Một khía cạnh nhỏ lĩnh vực giao tiếp mà để ý đến, việc giao tiếp qua điện thoại Lợi ích lớn dễ thấy việc sử dụng điện thoại giao tiếp hỗ trợ cho việc gặp mặt trực tiếp chuyển thông điệp cách nhanh chóng Tiết kiệm thời gian chi phí cách liên hệ trước, nắm bắt thông tin cách gọi điện thoại mà điện thoại mang lại cho bạn Ngoài ra, biết cách sử dụng phương tiện này, gây ấn tượng tốt đẹp với người khác, tạo hài lòng tình cảm gắn bó nơi đối tác Quá dễ dàng để nhấc máy lên gọi cho người khác Thế có nhiều người quên việc giao tiếp qua điện thoại có quy tắc, văn hóa chung Và người khác hoàn toàn đánh giá sai bạn nội dung gọi phút, mà chí chưa gặp mặt hay lắng nghe bạn nói Vì thế, kỹ sử dụng điện thoại điều mà bạn không nên bỏ qua Dưới vài lưu ý cho bạn để tự tin thực gọi: Nếu bạn người gọi điện thoại, bạn nên - Giới thiệu thông tin thân công ty mà đại diện Trình bày sơ lược mục đích gọi Mọi người thường có xu hướng đề phòng không thoải mái nói chuyện với người lạ qua điện thoại Điều làm giảm hiệu điện thoại - Quan tâm đến thời gian thời điểm gọi Trừ trường hợp bất khả kháng, tránh gọi cho người khác trước 6h sáng sau 10h đêm Giờ nghĩ trưa lúc thích hợp để bạn bắt đầu trình bày vấn đề với Khi nói chuyện với người khác, việc tìm không gian yên tĩnh quan trọng Bạn trì gọi liên tục bị ngắt quãng tiếng ồn tập trung - Chuẩn bị đầy đủ nội dung cần trao đổi với khách hàng Những thông tin số liên lạc, địa chỉ, giá cả, thời gian cần trao đổi cách xác nhanh chóng Đừng bắt khách hàng phải chờ đợi bạn tìm tòi thứ từ đống tài liệu dài cộp, hay phải gọi lại lần để đính - Cố gắng thể giọng nói rõ ràng truyền cảm Lời nói cần ngắn gọn, súc tích, truyền đạt đủ nội dung cần nói Bạn tưởng tượng đứng trước mặt người nghe, sử dụng hết khả biểu cảm để thể thành ý Việc hình dung họ nhìn chúng giúp bạn dễ dàng việc gây cảm xúc thái độ ứng xử Nếu bạn người nghe điện thoại, bạn nên Chú ý đến câu chào đầu câu nói tạo thiện cảm cho người nghe Thông thường, nói “Đây xin kính chào quí khách” “Tôi là… Xin chào bạn…” Tỏ nồng nhiệt, quan tâm ngào nghe điện thoại Điều giúp người gọi thoải mái dễ dàng giao tiếp với bạn Luôn ý đến người gọi, biết đặt câu hỏi trả lời cách xác Điếu giúp bạn ghi nhận thông tin tốt nhất, tạo hiệu cho trao đổi Việc lắng nghe tỏ lắng nghe phép lịch tối thiểu giao tiếp Bạn khéo léo dùng yếu tố kích thích trình nói người gọi: dạ, Tóm tắt nội dung nói chuyện sau nắm thông tin quan trọng Hỏi lại cảm thấy thông tin quan trọng cần thiết phải kiểm tra lại Luôn ghi chép thu âm cảm thấy cần Xin lỗi thương lượng khéo léo bạn cần chấm dứt trò chuyện để giải công việc khác Mong người gọi chờ máy, hứa bạn gọi lại có thể, tùy vào trường hợp Khi cảm thấy gọi dài bạn muốn chấm dứt nó, cố gắng ứng xử cách khéo léo tế nhị Gần đây, khóa giảng dạy lớp thạc sỹ phương thức lãnh đạo trường Wharton, thày trò phải đánh vật với câu hỏi làm để tìm phương thức giao tiếp hữu hiệu phù hợp với đối tượng giao tiếp hàng ngày Công cụ giao tiếp Chúng liệt kê 17 phương thức giao tiếp phổ biến ngày gặp mặt (bao gồm hình thức dùng không dùng lời nói), điện thoại, thư điện tử, thư tay, tin nhắn ký tự video, blog, diễn đàn trực tuyến, chí chia sẻ âm nhạc trò chơi trực tuyến Mười năm trước, vài số phương thức kể chí chưa đời Thực tế nói lên điều: xét nguyên tắc xã hội tâm lý, với số phương thức, bước học cách sử dụng thế, cần tận dụng nguồn sức mạnh vô tận tới kinh ngạc từ công cụ có tay Công nghệ kỹ thuật số đem lại tiện dụng cho sống đồng thời khiến đau đầu Nhờ công cụ này, dễ dàng nhanh chóng liên lạc với người mà cần giao tiếp cách hiệu hết Tuy nhiên, thay khai thác lợi ích từ chúng, hầu hết người cảm thấy bị ngập hàng núi thông tin cần truyền tải suốt 24 tiếng/7 ngày Hãy thử nghĩ bạn cảm thấy ngày, yêu cầu bạn phải từ bỏ thiết bị kỹ thuật số quen thuộc? Nhẹ nhõm hay bạn hốt hoảng? Qua thời gian, lệ thuộc vào công cụ giao tiếp đại lại chưa dành thời gian để tìm cách tận dụng tối đa lợi ích công nghệ đem lại để phục vụ đời sống đồng thời giảm bớt tác động tiêu cực chúng đến sống Một số người phàn nàn việc lạm dụng công nghệ đại khiến giao tiếp xã hội ý thức cộng đồng giảm dần Trong khi, người hoạt động ngành nghề đòi hỏi phản hồi, ứng phó liên tục lại hoan hỉ nhờ công nghệ này, họ đáp ứng yêu cầu công việc suốt 24 giờ/7 ngày Dù người ta hứa hẹn công nghệ đem lại tự do, lựa chọn phong phú kiểm soát cao thực tế chứng minh người dường lại bị tải với phương tiện Trên quan điểm nhà quản lý, họ băn khoăn liệu nhân viên có thực làm việc theo nghĩa không họ có sẵn nhiều phương tiện liên lạc với bên đến Thứ hai, họ lo ngại tình thần làm việc nhóm bị mai dần thành viên gặp mặt Cuối cùng, đến chừng kết công việc đánh giá theo phương pháp xưa cũ (dựa thời gian ngồi văn phòng) thay kết công việc thực tế (cho dù nhân viên làm việc đâu nào) công nghệ kỹ thuật số góp phần làm giảm sút suất công việc Tuy nhiên, việc bạn sử dụng phương thức giao tiếp để gây dựng lòng tin đạt đến linh hoạt công việc? Điều xảy bạn đạt điều mà không bị công nghệ biến thành nô lệ không bị Blackberry, ịPhone, laptop vây hãm không thôi? Bạn thấy sống trọn vẹn ghép nối mảnh ghép sống muôn màu Bạn học cách sử dụng phương thức giao tiếp cân đối khung thời gian địa điểm dành cho đối tượng bao gồm Hãy ghi nhớ việc sử dụng công cụ giao tiếp có khôn khéo hay không giải bằng việc tạo phương thức đại mà nằm cách thức phân bổ thật hợp lý tỷ lệ sử dụng phương tiện sống, phù hợp với đối tượng Ví dụ, với người cần tin tưởng, bạn nên đặt việc gặp mặt trực tiếp lên hàng đầu giảm bớt giao tiếp qua công nghệ Cách thức phân bổ phương tiện hoàn toàn phụ thuộc vào nhu cầu lợi ích tối đa mà chúng đem lại cho bạn đối tượng giao tiếp Nghiên cứu phương thức giao tiếp gợi ý cho bạn cách thức tận dụng tối đa lợi ích hình thức (ví dụ: gặp mặt trực tiếp cần thiết bên cần tạo dựng tin tưởng nhau) giảm bớt hạn chế từ chúng (ví dụ: giao tiếp qua thư điện tử, bạn nắm bắt sắc thái tình cảm người khác gọi điện hay gặp mặt) Việc phân bổ lại cách sử dụng đồng nghĩa với việc bạn dành nhiều thời gian cho người (ví dụ: gia đình hay khách hàng) giảm bớt thời gian cho người khác (với sếp hay với nhân viên) để từ đó, bạn tận dụng linh hoạt hình thức biến chúng thành phương tiện kết nối thường xuyên với người Dưới gợi ý giúp bạn tìm cách sử dụng hình thức giao tiếp khác cách hữu ích Trước hết, nghĩ phương thức bạn thường dùng để giao tiếp với người quan trong mối quan hệ xã hội bạn công sở, nhà xã hội Với đối tượng này, ước tính tỷ lệ lần bạn giao tiếp với họ qua hình thức sau đây: gặp mặt, dịch chuyển đồng (dịch chuyển địa điểm, không dịch chuyển thời gian: dùng điện thoại, tin nhắn trực tuyến hội đàm vô tuyến) dịch chuyển không đồng (dịch chuyển không gian thời gian: dùng thư tiếng thư điện tử) Ví dụ, với đối tượng cụ thể sếp bạn, bạn dành tới 50% quỹ thời gian để gặp mặt trực tiếp, 20% nói chuyện qua điện thoại 30% qua email thư âm Sau phân tích, tìm khuôn mẫu Hãy cân nhắc xem việc sử dụng phương thức giao tiếp khác ảnh hưởng đến khả bạn đạt mục tiêu thời điểm khác kết hợp chúng tốt tương lai việc tìm lời giải đáp cho câu hỏi đây: - Bạn có hội để sử dụng kết hợp nhiều phương thức giao tiếp hiệu hơn? - Với đối tượng bạn cần dành nhiều hay giảm bớt thời gian gặp mặt trực tiếp? - Với đối tượng bạn nên dùng phương thức giao tiếp ảo tốt hơn? Qua phân tích này, bạn ý thức rõ ràng ưu tiên việc sử dụng phương thức khác (của bạn người khác) biết cách làm thể để đạt mục đích giao tiếp sử dụng phương thức định Hãy tìm kiếm hôi giải thích với đối tượng giao tiếp bạn lại ưu tiên sử dụng phương thức định thay phương thức khác trường hợp cụ thể Ví dụ, bạn thích sử dụng email thuyết phục bạn bè, gia đình, đồng nghiệp hiểu lựa chọn chắn, trình giao tiếp bạn qua phương thức chọn trở nên hiệu Việc định lựa chọn công nghệ cần dựa tương đồng thông cảm bên lý do, cách thức thời điểm dự định trình giao tiếp Khi thuyết phục người khác hiểu mình, bạn cần cân nhắc đến sở thích họ việc lựa chọn phương thức giao tiếp để hai bên tìm hội nói thời gian, địa điểm cách thức người sử dụng phương thức liên lạc khác trì liên lạc lúc bạn vắng mặt Ví dụ, bạn đề xuất người ngưng sử dụng công cụ kỹ thuật số khoảng thời gian định - kể hay hai - để dồn trọn vẹn tâm sức cho vấn đề khác Với nhiều lựa chọn, bạn có vô số hội để thử nghiệm dù tuần để tìm cách sử dụng phương tiện định Hãy thử dùng phương tiện hoàn toàn khác, đặt mục tiêu kiên phải sử dụng hiệu sống chờ đợi kết [...]... Kỹ năng sử dụng điện thoại trong giao tiếp Ngày nay, kỹ năng giao tiếp được đánh giá rất cao, dù là trong các hoạt động hàng ngày hay trong công việc kinh doanh Một khía cạnh nhỏ trong lĩnh vực giao tiếp mà chúng ta ít khi để ý đến, chính là việc giao tiếp qua điện thoại Lợi ích lớn nhất và dễ thấy nhất của việc sử dụng điện thoại trong giao tiếp hỗ trợ cho việc gặp mặt trực tiếp và chuyển thông điệp... không thân thiện - Thái độ tuỳ tiện, sẽ làm cho khách hàng không tôn trọng bạn Kỹ năng và tầm quan trọng trong giao tiếp Giao tiếp là điều có tính sống còn đối với bất kì sự quan hệ nào của nhân loại Và kỹ năng giao tiếp là phương tiện tiên quyết cho sự thành bại trong giao tiếp Mục đích của giao tiếp là truyển tải được những thông điệp Đây là quá trình liên quan đến cả người gửi và người nhận thông... ngoài ngôn ngữ để tác động tới sự giao lưu với khách hàng Trong lúc giao lưu với khách hàng, những yếu tố này cần phải chú ý những lễ nghi gì, xin xem chi tiết sau đây Những hình thức của yếu tố ngoài ngôn ngữ trong giao tiếp chủ yếu bao gồm: Thài độ và tư thế, ra hiệu bằng tay, tầm nhìn, nét mặt và vị trí, cự ly giữa hai bên v vNhững hình thức biểu đạt này trong giao tiếp đều cần phải chú ý Việc sử... hãy cố gắng ứng xử một cách khéo léo và tế nhị Gần đây, trong khóa giảng dạy lớp thạc sỹ về phương thức lãnh đạo tại trường Wharton, thày trò tôi đã phải đánh vật với câu hỏi làm thế nào để tìm ra phương thức giao tiếp hữu hiệu và phù hợp với từng đối tượng mình vẫn giao tiếp hàng ngày Công cụ giao tiếp Chúng tôi đã liệt kê 17 phương thức giao tiếp phổ biến ngày này đó là gặp mặt (bao gồm hình thức... xuyên với mọi người Dưới đây là một trong những gợi ý giúp bạn tìm ra cách sử dụng các hình thức giao tiếp khác nhau một cách hữu ích nhất Trước hết, hãy nghĩ về phương thức bạn thường dùng để giao tiếp với 5 người quan trong nhất trong các mối quan hệ xã hội của bạn tại công sở, ở nhà và ngoài xã hội Với mỗi đối tượng này, hãy ước tính tỷ lệ của những lần bạn giao tiếp với họ qua mỗi hình thức sau đây:... kia, mâu thuẫn có lẽ đã không xảy ra Dù bạn là sếp hay nhân viên, lắng nghe trong môi trường giao thoa văn hóa đôi khi là thử thách lớn nhất về kỹ năng giao tiếp mà bạn cần rèn luyện Tuy nhiên, môi trường làm việc càng ít có yếu tố ngoại lai thì càng ít thay đổi và sẽ thu được nhiều thành công hơn 10 “bí quyết” trong giao tiếp Trong cuộc sống, mối quan hệ giữa người với người rất phức tạp và khó giải... chính là khen bản thân mình Khi giao tiếp, biết cách khen chê hợp lí cũng là một nghệ thuật ứng xử Nỗ lực Luôn tự nhủ bản thân phải nỗ lực cố gắng, chăm chỉ làm việc năng cao năng lực bản thân Nhẫn nại Nếu bạn không có đức tính này thì 9 điều trước đây dù bạn tốt thế nào cũng trở nên vô nghĩa Những yếu tố ngoài ngôn ngữ trong giao tiếp với khách hàng Trong quá trình giao tiếp với khách hàng, ngoài lời... thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản ánh được những cái đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao tiếp và những dào cản trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn - cả trong đời tư và trong sự nghiệp Kỹ năng nói Kỹ năng nói không còn chỉ là một “điểm cộng” trong giới kinh doanh – nó đã trở thành một yêu cầu thiết yếu Hãy giới hạn những điểm chính Luôn luôn nhớ rằng nói không giống... hợp nhiều phương thức giao tiếp hiệu quả hơn? - Với đối tượng nào bạn cần dành nhiều hơn hay giảm bớt thời gian gặp mặt trực tiếp? - Với đối tượng nào thì bạn nên dùng phương thức giao tiếp ảo sẽ tốt hơn? Qua phân tích này, bạn sẽ ý thức rõ ràng hơn về ưu tiên trong việc sử dụng các phương thức khác nhau (của bạn và người khác) và sẽ biết cách làm thể nào để đạt được mục đích giao tiếp khi sử dụng một... nhu cầu và lợi ích tối đa mà chúng có thể đem lại cho bạn và đối tượng giao tiếp Nghiên cứu về các phương thức giao tiếp sẽ gợi ý cho bạn về cách thức tận dụng tối đa mọi lợi ích ở mỗi hình thức (ví dụ: gặp mặt trực tiếp là cần thiết khi các bên cần tạo dựng sự tin tưởng ở nhau) và giảm bớt những hạn chế từ chúng (ví dụ: khi giao tiếp qua thư điện tử, bạn không thể nắm bắt được sắc thái tình cảm của ... ảnh doanh nhân đáng tin cậy Nguyên tắc giao tiếp kinh doanh Không có nguyên tắc giao tiếp bất biến, mà phải tuỳ vào trường hợp Trong phần số nguyên tắc “Đắc nhân tâm thường dùng giao tiếp kinh doanh :... tôn trọng bạn Kỹ tầm quan trọng giao tiếp Giao tiếp điều có tính sống quan hệ nhân loại Và kỹ giao tiếp phương tiện tiên cho thành bại giao tiếp Mục đích giao tiếp truyển tải thông điệp Đây trình... sử dụng điện thoại giao tiếp Ngày nay, kỹ giao tiếp đánh giá cao, dù hoạt động hàng ngày hay công việc kinh doanh Một khía cạnh nhỏ lĩnh vực giao tiếp mà để ý đến, việc giao tiếp qua điện thoại