giao tiếp trong kinh doanh

Công ty TNHH Active Thủ Đức, Tp HCM ĐT: (08)388777777 Tp.HCM, ngày 22 tháng 03 năm 2010 Kính gởi : Giám Đốc Cty Sao Vàng Quận Tp,HCM Thưa Ông, Theo lịch trình công ty có họp ký hợp đồng dự án AND Cuộc họp diễn lúc 08h 30 ngày 23/03/2010 khách sạn NEW WORLD, Quận 1, Tp.HCM Tuy nhiên, có chuyến công tác đột xuất, giám đốc công ty phải bay Hà Nội để gặp đối tác kinh doanh khác Vì nên muốn dời lại lịch ký hợp đồng, cụ thể sau Thời gian: Lúc 09h 00 ngày 27/03/2010 Địa điểm: Vẫn địa điểm cũ Đề nghị công ty ông xếp đến lịch hẹn Chân thành cảm ơn! Trân trọng (TM) Giám đốc Thư ký Huỳnh Thị Bích Tuyền I Các yêu cầu quy tắc thư thương mại 1.Cấu trúc thư thương mại        Tiêu đề Ngày tháng Tên địa thư Lời chào mở đầu Nội dung Lời chào kết thúc Ký tên ghi chức vụ MộT Số QUY TắC CầN TUÂN THEO KHI VIếT MộT LÁ THƯ THƯƠNG MạI Mẫu thư giao dịch thương mại: II.CÁC LOạI THƯ VÀ CấU TRÚC THƯ TRƯớC KHI VIếT LÁ THƯ BạN CầN XÁC ĐịNH BA VấN Đề Là loại thư đem đến tin không vui, thường kèm theo lời từ chối nen khó viết thư vui vẻ Sắp xếp ý tứ theo kiểu quy nạp Bao gồm : * Thư từ chối khiếu nại * Thư từ chối đơn đặt hàng Ví dụ: thư từ chối đơn đặt hàng: Thưa ông, Chúng hân hạnh nhận thư đặt hàng ông đề ngày 10/3/2010 để mua năm điều hòa hiệu Toshiba Nhưng ông nêu điều kiện giao hàng gấp nên tiếc thỏa mãn yêu cầu thường làm năm trước Các nhà máy sản xuất không đáp ứng kịp nhu cầu loại máy tiếng Chính tháng trước đặt mua 20 máy, không thông báo phải chờ theo thứ tự ưu tiê Tôi đề nghị ông thử liên lạc với cửa hàng mua bán kim khí điện lạnh “IDEAL” số 16, đường 16, KP.1, phường Linh Chiểu, quận Thủ Đức Họ thường xuyên có khối lượng hàng tồn kho lớn giúp ông Trân trọng Thư bán hàng : xếp ý theo kiểu quy nạp Gồm bốn bước: * THƯ YÊU Ví *dụ: thư ếu CầU nại hàng hoá phẩm chất Thưa quý ông, Gần nhận số phàn nàn khách hàng bút bi quý ông Hiển nhiên bút bi không thỏa mãn khách hàng số trường hợp phải hoàn tiến lại cho khách Loại bút khách phàn nàn nằm lô hàng 1500 cung cấp theo đơn đặt hàng số 350 Đơn đặt hàng trực mẫu người đại diện công ty đặt công ty Chính so sánh mẫu bút đặt hàng với số bút giao hàng thấy nhiều khách phàn nàn không chất lượng yêu cầu Một số bị chảy mực, số khác viết không mực Những phàn nàn liên quan tới lô bút nêu Các đợt bút trước thỏa đáng Do đó, viết thư yêu cầu trả lại số bút chưa bán được, tổng công 1200 yêu cầu thay loại bút có phẩm chất tốt mà quen biết trước Trân trọng *Thư đòi nợ: Phải đạt yêu cầu Vì loại thư phải theo cách xếp quy nạp Viết dãy thư đòi nợkế tục phải tuân theo bước : Th ưa ông , Chúng băn khoăn không hiểu lại không nhận thư tín ông liên quan đến điện ngày 10/03/2010 số tiền 50 triệu đồng mà quý công ty nợ theo bảng kê ngày 10/01 vừa qua Chúng mong ông giải thích cho rõ t ại số tiền lại chưa toán Chắc chắn ông đồng ý nhẫn nại với quý công ty Nhưng không cách khác phải áp dụng biện pháp cần thiết để thu hồi số nợ thiếu nói Chúng mong tránh làm việc xét có hại đến danh uy tín quý công ty Ở thời điểm này, sẵn lòng cho quý công ty dễ dãi để toán số tiền Với quan điển dành cho ông thêm tháng để có đủ điều kiện thu xếp toán nợ nần Trân trọng Thưa ông, Hóa đơn đề ngày 10 tháng qua hạn toán đến tháng nhắc nhở thư đề ngày 10 tháng 3, chưa nhận thư hồi âm ông Chúng tiếc phải thông báo cho ông rõ làm ăn thiếu tín nhiệm này, phải ấn định thời hạn chót 15 ngày kể từ ngày hôm để ông lo toán số nợ cho Trong thời gian này, ông không toán số nợ phải buộc lòng nhờ đến pháp luật phân xử Chúng tin ông muốn tránh phiền hà chi phí tranh tụng gây Thành thật kính chào Công ty Active Quận Thủ Đức, Tp.HCM Điện Thoại: (08)3877777 Tp.HCM ngày 22 tháng 03 năm 2010 Kính gởi: Giám đốc Công ty Sao Vàng Quận 1, Tp.HCM Thưa quý Ông, Theo lịch trình mà quý công ty công ty thống họp ký kết hợp đồng dự án AND diễn khách sạn NEW WORLD vào lúc 08 30 phút ngày 24 tháng 03 năm 2010 (tức thứ hai tuần này) hai công ty Nhưng có chuyến công tác đột xuất, buộc giám đốc công ty phải bay Hà Nội gấp Vì mà công ty đánh lỡ hẹn với quý công ty ông Chúng tiếc không thức hợp tác với quý công ty sớm dự định Mong quý công ty thông cảm, mãn phép chủ động đề lịch trình cho buổi ký kết hợp đồng, củ thể sau Thời gian: vào lúc 09giờ 00 ngày 27 tháng 03 năm 2010 Địa điểm: Khách sạn NEW WORLD, số 22, đường Lê Lai, Quận 1, Tp.HCM Chúng hy vọng buổi ký kết hợp đồng diễn đôi bên mong đợi Mong sớm nhận phản hồi từ quý công ty Giám Đốc Xin chân thành cảm ơn! Trân trọng Nguyễn Anh Hào Phần II: Kỹ giao tiếp qua email Email gì? Email thuật ngữ tiếng Anh, dịch sang tiếng Việt nghĩa thư điện tử Email lưu dạng tệp văn máy tính chuyển qua đường internet Email phương tiện trao đổi chủ yếu [...]... viên của bộ phận tiếp tân nhưng họ đã bảo với tôi rằng việc đổi phòng là không thể được do hệ thống máy tính trong khách sạn hoạt động không tốt Tôi là một khách hàng thường xuyên của khách sạn nhưng với sự cư xử lần này nên trong tương lai tôi sẽ tại khách sạn Rainbow Kính thư Lee Jun Ki Seoul, Korea Thưa ngài Lee, Cám ơn bức thư của ngài cho tôi biết những vấn đề xảy ra đối với ngài trong thời gian... ông Hiển nhiên là bút bi đã không thỏa mãn khách hàng và trong một số trường hợp chúng tôi đã phải hoàn tiến lại cho khách Loại bút khách phàn nàn nằm trong lô hàng 1500 chiếc cung cấp theo đơn đặt hàng số 350 Đơn đặt hàng trực tiếp theo mẫu do người đại diện của công ty chúng tôi đặt tại công ty Chính chúng tôi so sánh mẫu bút đặt hàng với số bút giao hàng và thấy nhiều cây do khách phàn nàn đã không... Mong sớm nhận được sự phản hồi từ quý công ty Giám Đốc Xin chân thành cảm ơn! Trân trọng Nguyễn Anh Hào Phần II: Kỹ năng giao tiếp qua email 1 Email là gì? Email là một thuật ngữ trong tiếng Anh, dịch sang tiếng Việt nghĩa là thư điện tử Email được lưu dưới dạng các tệp văn bản trong máy tính và được chuyển đi qua đường internet Email sẽ là phương tiện trao đổi chủ yếu ... với khách hàng trong tương lai Tôi muốn có được cơ hội để cho ngài biết được rằng chúng tôi đã rút ra được bài học từ những sai lầm của mình và hy vọng rằng chúng tôi có thể thuyết phục được ngài ở lại chỗ chúng tôi trong lần tới khi ngài đến khu vực này Để thể hiện thiện chí của mình tôi xin được mời ngài một kỳ nghỉ miễn phí ba đêm tại khách sạn cùng với bữa sáng Tôi mong muốn được đón tiếp ngài trở... đặt hàng của ông đề ngày 10/3/2010 để mua năm chiếc điều hòa hiệu Toshiba Nhưng vì ông nêu điều kiện giao hàng quá gấp nên chúng tôi rất tiếc không thể thỏa mãn yêu cầu như vẫn thường làm trong những năm trước đây Các nhà máy sản xuất không đáp ứng kịp nhu cầu về loại máy nổi tiếng này Chính chúng tôi trong tháng trước cũng đã đặt mua 20 máy, nhưng cũng không được thông báo là phải chờ theo thứ tự ưu... Sunflower trong một tương lai gần Kính thư, Giám đốc lễ tân Thư đặt hàng: cũng sắp xếp ý tứ theo kiểu suy diễn, để thể hiện sự nghiêm túc Ví dụ: Thưa ông, Chúng tôi hân hạnh nhận được đơn đặt hàng số 777 để mua thép và vì mặt hàng này có sẵn nên gửi tới ông ngay hôm nay bằng tàu thủy Cước phí do ông chịu Chúng tôi hy vọng số hàng này sẽ tới kịp thời và hân hạnh nhận được các đơn đặt hàng trong tương... hạn thanh toán đến hơn 3 tháng nay và mặc dù chúng tôi đã nhắc nhở trong thư đề ngày 10 tháng 3, chúng tôi vẫn chưa nhận được thư hồi âm của ông Chúng tôi rất tiếc là phải thông báo cho ông rõ do sự làm ăn thiếu tín nhiệm này, chúng tôi phải ấn định một thời hạn chót là 15 ngày kể từ ngày hôm nay để ông lo thanh toán số nợ cho chúng tôi Trong thời gian này, nếu ông không thanh toán số nợ thì phải buộc... suy diễn, tức là đưa ý chính lên đầu rồi thuyết minh bằng các chi tiết Cấu trúc này được sử dụng trong các loại thư: thư khiếu nại và thư đặt hàng Giám đốc lễ tân Khác sạn Sunflower, Hà Nội Thưa ngài Khuê, Tôi là một người khách nghỉ lại khách sạn của ngài từ ngày 20 đến ngày 28/9/2009, tại phòng số 1023 Trong thời gian nghỉ tại khách sạn tôi đã không thể nào ngủ được do những tiếng ồn từ các phòng... cho tôi biết những vấn đề xảy ra đối với ngài trong thời gian ngài nghỉ tại khách sạn Tôi rất lấy làm tiếc khi được biết vấn đề mà ngài đã gặp phải và về việc chúng tôi đã không làm được gì để giúp ngài trong thời gian ngài nghỉ tại khách sạn của chúng tôi Rõ ràng việc thay đổi phòng không liên quan gì đến máy tính và việc này cần được tiến hành cho ngài như một biện pháp giải quyết tiếng ồn mà ngài đã ... Tp.HCM Tuy nhiên, có chuyến công tác đột xuất, giám đốc công ty phải bay Hà Nội để gặp đối tác kinh doanh khác Vì nên muốn dời lại lịch ký hợp đồng, cụ thể sau Thời gian: Lúc 09h 00 ngày 27/03/2010... kết thúc Ký tên ghi chức vụ MộT Số QUY TắC CầN TUÂN THEO KHI VIếT MộT LÁ THƯ THƯƠNG MạI Mẫu thư giao dịch thương mại: II.CÁC LOạI THƯ VÀ CấU TRÚC THƯ TRƯớC KHI VIếT LÁ THƯ BạN CầN XÁC ĐịNH BA... ngài Khuê, Tôi người khách nghỉ lại khách sạn ngài từ ngày 20 đến ngày 28/9/2009, phòng số 1023 Trong thời gian nghỉ khách sạn ngủ tiếng ồn từ phòng xung quanh thang máy gần cửa buồng Tôi thông