Bài thi kết thúc học phần quản trị sự kiện

Chính vì thế mà nhóm em chọn đề tài “Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Lễ hội đường phố - Carnival Hà Nam 2022” để thực hiện khảo sát, làm việc thực tế, lấy các hình ảnh, số liệu nhằm đưa ra nhữ

HỌC VIỆN PHỤ NỮ VIỆT NAM

Hà Nội, ngày 25 tháng 12 năm 2022

HỌC VIỆN PHỤ NỮ VIỆT NAM

TIỂU LUẬN HỌC PHẦN QUN TR S KIÊN

ĐỀ BÀI:

Lập kế ho%ch tổ chức một sự kiện cụ thể trong lĩnh vực du l'ch của Hà Nam

Họ và tên: Ph%m Th' Thu) LinhLớp: K8 QTDLC

Mã số sinh viên: 2078130775

Hà Nội, ngày 25 tháng 12 năm 2022

LỜI MỞ ĐẦU1.Lí do chọn đề tài

Trong điều kiện kinh doanh ngày nay, khi sản phẩm du l ch ngày càng đa dạng và phong phú, người tiêu dùng luôn đối diện với quá nhiều sự lựa chọn khác nhau Họ đã gặp khó khăn trong việc phân biệt và đánh giá sản phẩm Các doanh nghiệp luôn tìm cách tạo một hình ảnh, phong cách riêng cho sản phẩm của mình nhằm đem lại hình ảnh đẹp dễ đi sâu vào tâm trí khách hàng, nói cách khác họ tìm cách đưa thương hiệu vào nhận thức của khách hàng Các doanh nghiệp đ nh v và quảng cáo thương hiệu của mình bằng nhiều cách: thông qua quảng cáo - Public Relation – PR hoặc các hình thức truyền thông khác với mục tiêu chung là làm thế nào để đưa thương hiệu vào tâm trí khách hàng Trong số những hình thức thường được sử dụng trong truyền thông hiện nay, quảng cáo đang dần trở nên tràn lan và gần như bão hòa thì PR là phương pháp mà các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm và chú ý.

Một trong những công cụ hữu hiệu của PR là event - tổ chức sự kiện - một công cụ đang được rất nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng để quảng bá cho thương hiệu của mình Những lợi ích mà tổ chức sự kiện mang lại là không thể phủ nhận Bên cạnh nó là một cách để quảng bá sản phẩm, thương hiệu thì đó cũng là cách rất hiệu quả để doanh nghiệp tiếp cận gần hơn đối với khách hàng, nhất là đối với khách hàng mục tiêu Tổ chức sự kiện là một hoạt động cần thiết Chính vì thế mà nhóm em chọn đề tài “Quy Trình Tổ Chức Sự Kiện Lễ hội đường phố - Carnival Hà Nam 2022” để thực hiện khảo sát, làm việc thực tế, lấy các hình ảnh, số liệu nhằm đưa ra những thiếu sót, đề xuất thêm về việc hoàn thiện các quy trình để tổ chức một sự kiện thành công.

2.Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài được nghiên cứu với hai mục tiêu chính:

- Phân tích vai trò, cơ sở lý luận, tầm quan trọng của tổ chức sự kiện đối với đời sống hiện nay.

- Xây dựng và hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện Lễ hội đường phố - Carnival Hà Nam 2022

3.Đối tượng, phương pháp và ph%m vi nghiên cứu

a Đối tượng nghiên cứu

- Đề tài của chúng tôi tập trung nghiên cứu những đối tượng chính là: Lý thuyết về tổ chức sự kiện, vai trò và v trí của tổ chức sự kiện trong xây dựng và quảng bá thương hiệu.

- Sự kiện Lễ hội đường phố - Carnival Hà Nam 2022 b Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp nghiên cứu lý thuyết.

- Phương pháp nghiên cứu tại hiện trường: bằng điều tra, quan sát sự kiện - Phương pháp hệ thống tư duy: Trên cơ sở phân tích thông tin thống kê số liệu, thông tin về khách hàng , đặc điểm của tổ chức sự kiện, xây dựng lên những luận điểm cơ bản của nội dung đề tài.

- Phương pháp so sánh đối chiếu: tiến hành so sánh, đối chiếu các việc đã làm và thực hiện được trong sự kiện, để rút ra những kết luận xác đáng trong nội dung nghiên cứu.

4.Tóm tắt nội dung nghiên cứu

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung báo cáo nghiên cứu của nhóm chúng tôi bao gồm 4 nội dung chủ yếu sau:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về quản tr tổ chức sự kiện và hội ngh 2

Chương 2: Quy trình tổ chức sự kiện Lễ hội đường phố - Carnival Hà Nam 2022 Chương 3: Nhận xét và đánh giá

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUN TR TỔ CHỨC S KIỆN VÀ HỘI NGH

1.1.Các khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm sự kiện

Khái niệm về sự kiện là một thuật ngữ với nhiều cách hiểu khác nhau, tùy vào góc độ và cách tiếp cập mà mỗi người sẽ có khái niệm cho riêng mình.

Theo từ điển Tiếng Việt thì sự kiện là một việc quan trọng xảy ra, ví dụ như một sự kiện l ch sử, một sự kiện thể thao của quốc gia, châu lục.

Theo Getz (1991) thì đ nh nghĩa sự kiện là “một hoạt dộng xảy ra chỉ một lần hoặc thường xuyên, khác với các hoạt động ngày thường”.

Không có khái niệm nào về sự kiện được xem là quy chuẩn, nhưng theo cách tìm hiểu của nhóm và nhận đ nh từ nhiều người khác nhau thì sự kiện (event) là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất đ nh, tại một đ a điểm nhất đ nh, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác đ nh nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

1.1.2 Khái niệm tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm một số hoặc toàn bộ các công việc: nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng; lập chương trình; kế hoạch; chuẩn b các yếu tố cần thiết; và tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất đ nh đến những người tham gia sự kiện và xã hội ; nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.

Các hoạt động tác nghiệp cơ bản, các công việc trong tổ chức sự kiện có thể đề cập một cách cụ thể hơn, bao gồm những hoạt động sau:

- Nghiên cứu các ảnh hưởng, liên quan đến sự kiện.

- Hình thành chủ đề, lập chương trình và kế hoạch tổng thể cho sự kiện - Chuẩn b tổ chức sự kiện.

- Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện.

- Tổ chức hình thành và diễn biến chính của sự kiện - Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện.

- Tổ chức phục vụ lưu trú, vận chuyển trong sự kiện - Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện - Kết thúc sự kiện và giải quyết các vấn đề sau sự kiện - Xúc tiến và quảng bá sự kiện.

- Quan hệ với các nhà cung cấp d ch vụ bổ trợ sự kiện - Quản tr tài chính trong tổ chức sự kiện.

- Dự phòng và giải quyết các sự cố trong tổ chức sự kiện - Chăm sóc khách hàng.

- Đảm bảo vệ sinh , an toàn, an ninh trong quá trình tổ chức sự kiện.

1.2.Đặc điểm của tổ chức sự kiện

1.2.1 Đặc điểm về sản phẩm d ch vụ tổ chức sự kiện

4

Đặc điểm cơ bản nhất của sản phẩm d ch vụ tổ chức sự kiện là : Sản phẩm của tổ chức sự kiện mang tính tổng hợp cao, nó là sự kết hợp giữa hàng hóa và d ch vụ trong đó d ch vụ

- Thời gian sản xuất và thời gian tiêu dùng trùng nhau Đánh giá chất lượng sự kiện chỉ có thể thực hiện một cách chính xác sau khi sự kiện đã được tiến hành.

- Khách thường mua sản phẩm của nhà tổ chức sự kiện trước khi nhìn thấy (hoặc tiêu dùng) nó.

- Sản phẩm không bao giờ lặp đi lặp lại, mỗi một sản phẩm (sự kiện) gắn liền với một không gian thời gian, gắn liền với nhà tổ chức sự kiện nhà đầu tư sự kiện trong việc phối hợp tạo ra nó.

1.3.Các loại hình sự kiện

1.3.1 Phân loại theo quy mô sự kiện

Có thể phân loại sự kiện theo yếu tố quy mô của sự kiện thành những loại sao: a Sự kiện cực lớn

Là những sự kiện có quy mô cực kỳ lớn, xét về số người tham gia, nguồn tài chính, th trường mục tiêu, mục đích của các sự kiện này Theo Getz (1997) thì sự kiện được xem là cực lớn khi có lượt người tham dự ít nhất là 1 triệu lượt và kinh phí để tổ chức phải ít nhất là 500 triệu USD với th trường khách quốc tế được hướng đến

Từ những yếu tố trên thì chúng ta có thể thấy được những sự kiện như thế vận hội (Olympic), vòng chung kết World Cup,…được xem như những sự kiện cực lớn trên thế giới.

b Sự kiện lớn

Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng lớn ở phạm vi quốc gia và quốc tế, thường có sự tham gia của nhiều người, thời gian tổ chức khá dài, nội dung hoạt động đa dạng, phong phú, những sự kiện lớn như thế này cũng tốn khá nhiều chi phí tổ chức nhưng bù lại cũng mang lại nhiều lợi ích về kinh tế, chính tr cho nhà tổ chức.

Những sự kiện được xem là một sự kiện lớn như: Lễ hội chùa Hương, SEAGAME, Đại lễ 1000 năm Thăng Long Hà Nội,…

c Sự kiện vừa và nhỏ

Sự kiện vừa và nhỏ là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp, thường không mất quá nhiều thời gian và kinh phí để tổ chức.

Những sự kiện vừa và nhỏ thường là của các cá nhân, tổ chức tự tổ chức hoặc thuê tổ chức nhưng buổi hội ngh khách hàng, YEP, tân niên, sinh nhật, thôi nôi,… 1.1.1 Phân loại theo nội dung

a Sự kiện kinh doanh b Sự kiện giáo dục, khoa học c Sự kiện văn hóa truyền thống d Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí e Sự kiện thể thao

f Sự kiện chính thống, sự kiện nhà nước (Goverment Events) 6

g Sự kiện truyền thông

CHƯƠNG 2: QUY TRÌNH TỔ CHỨC S KIỆN Lf HÔI ĐƯỜNG PHh – CARNIVAL HÀ NAM 2022.

2.1.Giới thiệu sự kiện Lễ hội đường phố - Carnival Hà Nam 2022

Chương trình Lễ hội đường phố - Carnival Hà Nam 2022 được tổ chức nhằm quảng bá hình ảnh, mảnh đất, con người, văn hóa Hà Nam tới bạn bè trong nước và quốc tế, góp phần thu hút đầu tư phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh; nâng cao đời sống văn hóa tinh thần của Nhân dân; xây dựng quê hương Hà Nam ngày càng giàu đẹp, văn minh Thành phố Phủ Lý đã được chọn là đ a điểm tổ chức lễ hội Carnival đường phố Hà Nam năm 2022 Đây là lần đầu tiên một lễ hội lớn với quy mô hoành tráng, nhiều nội dung chương trình phong phú, hấp dẫn Cùng với màn xe diễu hành có mang hình ảnh của quê hương Hà Nam là trên 200 diễn viên, nhạc công chuyên nghiệp của Việt Nam và nhiều quốc gia trên thế giới trong trang phục rực rỡ nhiều màu sắc, âm thanh rộn rã diễu hành trên đoạn đường dài 900 m, qua các điểm ngã tư đường Châu Cầu và Lê Công Thành cắt đường Biên Hòa Những vũ công đã cống hiến những vũ điệu, tiết mục nghệ thuật đầy cuốn hút, hấp dẫn khuấy động không gian và kéo bước chân của người dân cùng du khách xuống phố, hòa vào không khí sôi động của Carnival.

2.2.Quy trình tổ chức sự kiện

2.2.1 Trước sự kiện

a Xác đ nh chủ đề sự kiện

Quy mô của sự kiện: Lễ hô ‚i lớn và hoành tráng.

Số lượng tham dự: tất cả người dân Hà Nam và khách du l ch b Tổ chức sự kiện

- Đ a điểm tổ chức sự kiện: Tuyến đường Biên Hòa và các tuyến đường lân cận thuộc đ a bàn thành phố Phủ Lý

Đ a điểm tổ chức Lễ hội đường phố - Carnival Hà Nam 2022

- Xây dựng k ch bản chi tiết: Thảo luận về nội dung chương trình, văn nghệ, trò cchơi dân gian, trình diễn những “tác phẩm” đường phố với các mô hình mô phỏng hàng loạt điểm đến du l ch hàng đầu Việt Nam như Đà Nẵng, Phú Quốc, Sapa, Hạ Long, Thanh Hóa và Hà Nam.

- Thiết kế và trang trí: Từ chủ đề của sự kiện

- Thiết b kỹ thuật: Lên danh sách các thiết b kỹ thuật cần thiết cho buổi ngày hôm đó như máy quay, tripod, máy tính, điện thoại, fly cam…

- Dự phòng rủi ro và lên các phương án thay thế khi rủi ro xảy ra như: mất điện, mất mạng, âm thanh hỏng,…

Đồng thời với quá trình trang trí cho sự kiện, thành viên phụ trách kỹ thuật tiến hành set up khu vực máy tính, máy quay phim, livestream sự kiện đảm bảo chất lượng hình ảnh và âm thanh là tốt nhất.

Bàn ghế được sắp xếp theo đúng ý tưởng ban đầu, đảm bảo tất cả các thành viên đều có chỗ ngồi và chỗ ngồi phải thật ấm cúng.

8

- Tên chương trình: “Lễ hội đường phố - Carnival Hà Nam 2022”.

- Thông điệp: Quảng bá hình ảnh, mảnh đất, con người, văn hóa Hà Nam tới bạn bè trong nước và quốc tế, góp phần thu hút đầu tư phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh; góp phần nâng cao đời sống văn hóa tinh thần của nhân dân; xây dựng quê hương Hà Nam ngày càng giàu đẹp, văn minh

- Đ a điểm: Tuyến đường Biên Hòa và các tuyến đường lân cận thuộc đ a bàn thành phố Phủ Lý .

- Thời gian: 18h ngày 28/01/202119h00- 21h30 ngày 3-4/8/2022 - Gian hàng: Ẩm thực ; quà lưu niệm ;chụp ảnh ;trò chơi 2.2.2 Trong sự kiện

Thực hiện ngh quyết của Bộ Chính tr về phát triển du l ch trở thành ngành kinh tế mũi nhọn, trong những năm qua tỉnh Hà Nam luôn tập trung lãnh đạo, chỉ đạo phát triển du l ch trên đ a bàn Hiện nay, tỉnh có nhiều khu du l ch lớn đã đi vào hoạt động như Khu du l ch Tam Chúc, sân golf Trường An… thu hút được lượng lớn khách du l ch Để tổ chức các hoạt động văn hoá văn nghệ nhằm thu hút khách du l ch trong và ngoài tỉnh sau khoảng thời gian ảnh hưởng của đại d ch Covid-19, năm 2022 thành phố Phủ Lý tiếp tục tổ chức không gian đi bộ trên tuyến đường Biên Hoà và Châu Cầu vào tối thứ 7 hàng tuần với nhiều hoạt động nghệ thuật, ẩm thực phong phú thu hút hàng vạn người tham gia Đặc biệt, thành phố Phủ Lý đã được chọn là đ a điểm tổ chức lễ hội Carnival đường phố Hà Nam năm 2022 Đây là lần đầu tiên một lễ hội lớn với quy mô hoành tráng, nhiều nội dung chương trình phong phú, hấp dẫn Cùng với màn xe diễu hành có mang hình ảnh của quê hương Hà Nam là trên 200 diễn viên, nhạc công chuyên nghiệp của Việt Nam và nhiều quốc gia trên thế giới trong trang phục rực rỡ nhiều màu sắc, âm thanh rộn rã diễu hành trên đoạn đường dài 900 m, qua các điểm ngã tư đường Châu Cầu và Lê Công Thành cắt đường Biên Hòa Những vũ công đã cống hiến những vũ điệu, tiết mục nghệ

thuật đầy cuốn hút, hấp dẫn khuấy động không gian và kéo bước chân của người dân cùng du khách xuống phố, hòa vào không khí sôi động của Carnival.

Lễ hội Carnival đường phố Hà Nam năm 2022 diễn ra tại đ a bàn thành phố Phủ Lý trong khung giờ từ 20h đến 21h30 ngày 03-04/8/2022 là hoạt động mở màn cho chuỗi các hoạt động lễ hội, du l ch, văn hoá năm 2022 và các năm tiếp theo trên đ a bàn tỉnh Lễ hội cũng là d p thu hút nhiều du khách hơn nữa đến với Hà Nam nói chung, thành phố Phủ Lý nói riêng, tạo hình ảnh ấn tượng về mảnh đất và con người Hà Nam thân thiện, mến khách.

Đầu tiên đón người dân, khách du l ch vào nơi tổ chức Lễ hô ‚i đường phố – Carnival Hà Nam 2022 Sau đó người dẫn chương trình mở đầu chương trình Carnival bằng việc tuyên bố lí do tổ chức

Tiếp đó giới thiệu khách mời :Dự khai mạc có các đồng chí: Lê Th Thủy - Ủy viên Trung ương Đảng - Bí thư Tỉnh ủy - Chủ t ch HĐND tỉnh; Đinh Th Lụa - Phó Bí thư Thường trực Tỉnh ủy; Trương Quốc Huy - Phó Bí thư Tỉnh uỷ - Chủ t ch UBND tỉnh - Trưởng Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh; Uỷ viên Ban Thường vụ Tỉnh uỷ; Thường trực HĐND tỉnh; lãnh đạo UBND tỉnh; lãnh đạo các sở, ban, ngành, huyện, th xã, thành phố, Tập đoàn Sun Group; các nghệ sỹ, diễn viên trong nước và quốc tế cùng đông đảo Nhân dân

Tiếp theo, bài phát biểu về chủ đề của sự kiện và lý do có buổi tiệc hôm nay, đồng thời gửi lời cảm ơn đến các Sở VHTTDL Hà Nam phối hợp với UBND thành phố Phủ Lý và tập đoàn Sun Group tổ chức Lễ hội đường phố - Carnival Hà Nam 2022, sự tham gia của khoảng 100 nghệ sĩ, trong đó có khoảng từ 70 – 80 nghệ sĩ quốc tế và mong muốn sắp tới Quảng bá hình ảnh, mảnh đất, con người, văn hóa Hà Nam tới bạn bè trong nước và quốc tế, góp phần thu hút đầu tư phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh; góp phần nâng cao đời sống văn hóa tinh thần của nhân dân; xây dựng quê hương Hà Nam ngày càng giàu đẹp, văn minh.

10

Sau bài phát biểu tiến hành Chương trình nghệ thuật chủ đề dân ca – chèo Hà Nam, tổ chức các trò chơi dân gian, Lễ hội đường phố - Carnival Hà Nam Carnaval Hà Nam 2022, một sản phẩm du l ch mới mẻ, đặc sắc Người dân Hà Nam lần đầu tiên được thưởng thức một lễ hội đường phố, nơi các nghệ sỹ không phải ở trên sân khấu xa vời mà biểu diễn ngay sát gần mình, giơ tay ra là nhận được cái chạm tay từ họ Những chiếc xe mô hình rực rỡ sắc màu, trong đó có xe của Hà Nam với biểu tượng chùa Tam Chúc, chùa Ngọc, cầu Châu Giang và núi Đọi sông Châu.

Sau 2 năm đại d ch Covid-19 hoành hành với lo lắng, căng thẳng, bí bách, Carnival Hà Nam 2022 thực sự là món quà đáng giá Đây cũng là một hoạt động để quảng bá mảnh đất, con người Hà Nam, thu hút du khách đến với Hà Nam

Kết thúc chương trình, cảm ơn các Sở VHTTDL Hà Nam phối hợp với UBND thành phố Phủ Lý và tập đoàn Sun Group tổ chức Lễ hội đường phố - Carnival Hà Nam 2022, sự tham gia của khoảng 100 nghệ sĩ, trong đó có khoảng từ 70 – 80 nghệ sĩquốctế 2.2.3 Sau sự kiện

Sau khi kết thúc sự kiện, tiến hành dọn dẹp khu vực tổ chức sự kiện, tháo dỡ các vật dụng trang trí và sắp xếp trả về trạng thái ban đầu.

2.3.Kinh phí

- Kinh phí của sự kiện được quyên góp tài trợ từ Sở VHTTDL Hà Nam phối hợp với UBND thành phố Phủ Lý và tập đoàn Sun Group

- Timeline:

- Từ 19h00-20h00: Chương trình nghệ thuật do các nghệ sĩ Trung tâm VHNT, NNUT Phạm Hải Hậu, các đơn v thuộc Sở VHTTDL Hà Nam phối hợp tổ chức - Từ 20h00-21h30: Lễ hội đường phố - Carnival Hà Nam 2022 do các vũ công quốc tế và trong nước biểu diễn.

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ ĐlNH GIl

4.1.Nhận xét về sự kiện Lễ hội đường phố - Carnival Hà Nam 2022

12