tìm hiểu quá trình hoạt động và đề xuất hệ thống thông tin trong hoạt động của chuỗi cửa hàng thu hương bakery

Mục tiêu của các nhân viên bán hàng là bán được nhiều hàng hóanhất, mục tiêu của người quản lý các cửa hàng là thu được doanh thu cao nhất, chi phí rẻnhất, tối ưu hóa nhân sự hết mức có

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

BÁO CÁO MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Giáo viên hướng dẫn:Cô Ngô Thùy Linh

Sinh viên thực hiện:Phạm Hoàng Dũng – 18A4040035 – K18HTTTCNguyễn Hoàng – 18A4040085 – K18HTTTCPhạm Thị Phương – 19A4040128 – K19HTTTBNguyễn Thị Thuận – 19A4040164 – K19HTTTBNguyễn Thị Vui – 18A4040235 – K18HTTTB

Hà Nội - 2018

Mục lục

PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ 5

MỞ ĐẦU 6

PHẦN 1: GIAI ĐOẠN KHỞI TẠO 8

1 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 8

2 Liên kết các nhiệm vụ với nhau 16

3 Thời gian hoàn thành đề tài 17

PHẦN 3: GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN 19

1 Tiểu sử 19

2 Phân tích mô hình 5 lực lượng cạnh tranh của Michael Porter 21

2.1 Khách hàng của Thu Hương Bakery 23

2.2 Cạnh tranh nội bộ ngành 27

2.3 Đối thủ tiềm ẩn đối với Thu Hương Bakery 27

2.4 Sản phẩm thay thế 28

2.5 Nhà cung cấp nguyên liệu cho Thu Hương Bakery 29

3 Chiến lược cạnh tranh của Thu Hương Bakery 29

4 Phân tích chuỗi giá trị 30

4.1 Các hoạt động chính trong chuỗi giá trị 30

4.2 Các hoạt động hỗ trợ 30

5 Bảng hỏi phỏng vấn 33

6 Cơ cấu tổ chức 38

7 Sơ đồ phân rã chức năng 39

7.1 Chức năng bán hàng 39

7.2 Chức năng sản xuất 40

7.3 Chức năng kế toán 41

7.4 Chức năng quản lý kho 42

7.5 Chức năng quản lý chất lượng sản phẩm 43

8.8 Quy trình nhập nguyên liệu 53

8.9 Quy trình xuất kho 55

8.10 Quy trình tiếp nhận phản hồi 56

8.11 Quy trình xử lý thành phẩm quá hạn 58

8.12 Quy trình sản xuất bánh 59

9 Thiết kế hệ thống vật lý 60

10 Đề xuất giải pháp công nghệ mới 60

11 Đề xuất cải thiện ứng dụng hệ thống thông tin 63

11.1 Nhập liệu 63

11.2 Cải thiện thời gian, giảm tải hệ thống 64

12 Hiện tượng Silo thông tin 66

PHẦN 4: GIAI ĐOẠN ĐÓNG GÓI 67

1 Kết quả thực hiện công việc 67

2 Đánh giá về quá trình làm việc của nhóm 67

KẾT LUẬN 68

3

PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ

STTHọ và tênCông việc thực hiệnTỉ lệ phần trăm

Thành lập nhóm, khởi tạo hệ cộngtác, lên kế hoạch.Phỏng vấn, vẽ biểu đồ hoạt động,vẽ biểu đồ ERD, thiết kế cơ sở dữliệu mức logic, tổng hợp, thuyết

đề xuất công nghệ mới cho doanhnghiệp, thu thập hóa đơn chứng từ

trình kinh doanh.

20%

MỞ ĐẦU

Nhu cầu ăn uống là một trong những tứ khoái của con người và bánh ngọt là móntráng miệng, bữa điểm tâm tăng đượm hương vị cho mỗi bữa ăn Không biết từ bao giờ,nó đã trở thành món ăn đòi hỏi nhiều sự tinh tế, phản ánh kỹ năng, nghệ thuật và hội họacủa người đầu bếp Bánh ngọt được làm từ bột mỳ, bơ, sữa cùng những hương liệu kháctạo nên những tuyệt tác phục vụ cuộc sống hạnh phúc của con người Bánh ngọt cũng làthứ đưa con người ta đến lại gần nhau hơn Bánh quy phục vụ các gia đình hàng ngày vàonhững buổi chiều thứ 7, chủ nhật, bánh trưng được phục vụ vào dịp Tết cổ truyền nhưmột sự tôn vinh văn hóa truyền thống cha ông Việt Nam, bánh trung thu được phục vụvào mỗi dịp trăng rằm tháng 8,… ngoài ra bánh ngọt được phục vụ vào mỗi bữa ăn củacác gia đình, trở thành chủ đề phân loại của mỗi cuộc thi nấu ăn Tuy nhiên bánh ngọt đểcó thể trở thành tuyệt tác đòi hỏi rất nhiều thời gian của người tạo ra nó Nếu như trên thếgiới, ở London Anh có tiệm bánh Benk + Bo, ở Paris Pháp có tiệm bánh Noglu, thì takhông thế không nhắc tới cửa hàng Thu Hương Bakery của Việt Nam Dù cho Việt Namcòn rất nhiều thương hiệu bánh như Fresh Garden, bánh của Paris Gateaux, Melia Hotel,Hilton Hotel,… nhưng bánh tại Thu Hương không nhằm phục vụ những quý ông quý bàmà dành cho đối tượng có mức thu nhập trung bình mà vẫn giữ được sự tinh tế, nét nghệthuật của từng sản phẩm bánh cho người tiêu dùng

Trên thị trường bánh ngọt đã xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh với Thu HươngBakery Họ cần phải tìm kiếm một sự đổi thay, một giải pháp nào đó hỗ trợ công việckinh doanh của họ Mục tiêu của các nhân viên bán hàng là bán được nhiều hàng hóanhất, mục tiêu của người quản lý các cửa hàng là thu được doanh thu cao nhất, chi phí rẻnhất, tối ưu hóa nhân sự hết mức có thể, mục tiêu của kế toán các cửa hàng là nghiệp vụcủa họ ghi nhận chính xác, số liệu phản ánh đúng thực tế tình hình kinh doanh của cửahàng, giám đốc điều hành cần xem xét bổ sung sản phẩm mới và mở rộng thị trường,giám đốc tài chính cần nhận được những số liệu chính xác để tối ưu hóa giá trị của cácchủ sở hữu còn các chủ sở hữu thì quan tâm vào lợi tức mình nhận được Thu HươngBakery vẫn luôn kiếm tìm một giải pháp để làm sao các luồng thông tin trong tổ chức củahọ phải được cuộn chảy và phân phối toàn khắp doanh nghiệp

Nắm bắt được nhu cầu của doanh nghiệp, thông qua những vướng mắc của từnghoạt động của các cửa hàng, nhóm đã đưa ra giải pháp công nghệ quản lý bằng một hệthống thông tin tương thích với nhu cầu thực tế của Thu Hương Bakery Thông qua phântích khả năng và năng lực cạnh tranh cùng giá trị được tạo ra trong chuỗi giá trị của cửahàng, nhóm đã đưa ra những quy trình hiện có tại cửa hàng và tự động hóa các hoạt động

6

tác nghiệp của nhân viên Nhóm đề xuất xây dựng cơ sở dữ liệu và thiết kế hệ thống vậtlý nhằm tiết giảm chi phí và tăng khả năng thông tin trong doanh nghiệp Hi vọng đề tàisẽ mang lại lợi ích và tăng khả năng cạnh tranh của Thu Hương Bakery trong thời đạicông nghệ 4.0.

Đề tài bao gồm: Phần mở đầu, những phần nội dung chính và phần kết luận, cụ thểnhư sau:

Phần 1: Giai đoạn khởi tạo.Phần 2: Giai đoạn lên kế hoạch.Phần 3: Giai đoạn thực hiện.Phần 4: Giai đoạn đóng gói.

PHẦN 1: GIAI ĐOẠN KHỞI TẠO1 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Giúp các thành viên của nhóm nắm rõ được 3 vấn đề chính là: Sự cần thiết và vaitrò của hệ thống thông tin, hệ thống thông tin cộng tác, lợi ích của hệ thống thông tin đểtạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong thời đại công nghệ 4.0 Từ đó có thểtriển khai và xây dựng thiết kế hệ thống tại doanh nghiệp Thu Hương Bakery.

Tìm hiểu các hoạt động diễn ra tại doanh nghiệp, các quy trình làm việc của doanhnghiệp, khả năng điều phối và vận hành của doanh nghiệp Thu Hương Bakery.

Phân tích được những yếu tố mang lại khả năng cạnh tranh, cơ sở cho khả năngkinh doanh của doanh nghiệp trên thị trường, các nhân tố ảnh hưởng đến tình hình kinhdoanh của tiệm bánh.

Nhận ra được những thiếu sót trong quy trình của doanh nghiệp, thực hiện tự độnghóa quy trình cho nhân viên, chuẩn hóa quy trình của doanh nghiệp, đề xuất công nghệmới giúp tăng hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp và tạo lợi thế cạnh tranh cho doanhnghiệp.

2 Quá trình làm việc nhóm2.1 Yêu cầu đối với các thành viên

Các thành viên trong nhóm có ý thức nắm rỡ được công việc mà mình được phâncông, có trách nhiệm và đảm bảo được phần công việc mình đã nhận.

Tăng cường việc cộng tác, trao đổi thông tin trong quá trình thực hiện, ngoài ra cóthể cộng tác với các nhóm khác nhằm tăng hiệu quả làm việc, tránh những sai sót khôngđáng có trong quá trình làm việc.

Tích cực đóng góp ý kiến xây dựng đề tài.

Có ý thức trong việc thực hiện nghiêm túc và đúng thời hạn các chỉ tiêu deadlinetrong kế hoạch được phân bổ rõ ràng.

8

2.2 Quyền của nhóm

Khi nhận nhóm và cùng tham gia vào đề tài này, các thành viên trong nhóm đềuđược đóng góp ý kiến cá nhân của mình một cách công bằng và bình đẳng trên cơ sở xâydựng cho đề tài được thực hiện đầy đủ hơn, tăng tính hiệu quả trong công việc hiện tại vàtăng kinh nghiệm cho triển khai các nhiệm vụ kế tiếp trong tương lai, đảm bảo được cácphần công việc mình đã được nhận.

Khi khởi tạo nhóm trong hệ thống thông tin cộng tác, các thành viên trong nhómđều có quyền, upload file, thêm, sửa, xóa, comment các file Các thành viên đều đượcquyền góp ý, và nếu khuyết điểm của các thành viên trong nhóm Trong nhóm ai cũng cóthể tạo ra cuộc hợp khẩn cấp Meeting up.

Tự do trong việc tìm hiểu và tham khảo mọi nguồn thông tin, trừ các thông tin cótrong bài báo cáo của các nhóm khác, phải tham khảo những nguồn thông tin chínhthống, có cơ sở khoa học chứng minh cụ thể Mỗi khi lấy dẫn chứng và tri thức từ nhữngtài liệu thu thập được ở trên mạng cần có trích xuất nguồn cụ thể, tên tác giả, ngày thángnăm công bố tài liệu.

Cuối cùng là quyền lợi về điểm số đúng với công đóng góp, số giờ làm việc đã bỏra để thực hiện Mọi nỗ lực đóng góp đều được ghi nhận.

2.3 Quá trình làm việc nhóm

Nhóm đã sử dụng một hệ thống thông tin cộng tác là Microsoft Teams để tạo mộtworkspace gồm trao đổi thông tin, quản lý quá trình làm việc của các thành viên trongnhóm.

Microsoft Teams là một ứng dụng của công ty Microsoft tích hợp các chức năngcủa Skype Business hỗ trợ khả năng làm việc nhóm hiệu quả và tối ưu Công cụ giúpnhóm có thể làm việc một cách hợp lý, nhanh chóng, tương tác với nhau thời gian thực.Mọi tài liệu và thông tin tham khảo cho nhóm đều được đăng tải lên, nhóm có thể mở ravà đọc, quản lý mọi tài liệu một cách hiệu quả nhất Cách quản lý thư mục đăng tải môphỏng lại hệ điều hành với các folder và tài liệu bên trong hỗ trợ tham khảo và tra cứuthông tin Ngoài ra hệ thống hỗ trợ các khả năng như đối thoại trò chuyện, tạo ra cácMeeting up – chức năng mà được kế thừa từ Skype Bussiness, tra cứu các thông tin cótrong nhóm làm việc cũng như đóng góp ý kiến cá nhân của mình lên từng dòng đối thoạicủa các thành viên trong nhóm Teams hỗ trợ chế độ nhắc nhở qua Email, thông báo nhắcnhở công việc trễ tiến độ, công việc phải ưu tiên hoàn thành Ngoài ra Teams có thể kết

nối được với điện thoại và nhiều thiết bị điện tử khác nhau giúp nhóm thuận tiện trongcác công việc làm việc và có thể kết nối ở bất cứ chỗ nào có kết nối mạng Mọi thư mụctài liệu cũng như các tài khoản trong nhóm và cuộc hội thoại đều được Microsoft bảomật, tính riêng tư cao.

Hình 1 Hình ảnh khởi tạo thông tin cộng tác Microsoft Teams.Quá trình cộng tác của nhóm được thể hiện qua các cuộc trao đổi xây dựng đề tài,các ý kiến xây dựng được các thành viên phụ trách công việc đó tiếp nhận một cách bìnhđẳng và xem xét thực hiện có tiếp nhận ý kiến đó hay không và cuối cùng cập nhật lạiquá trình làm việc của mình.

10

Hình 2 Quá trình cộng tác của nhóm làm việc.

Hình 3 Quá trình cộng tác của nhóm làm việc.

Hình 4 Quá trình cộng tác của nhóm làm việc.

Hình 5 Chức năng Meeting up của Microsoft Teams.

12

Chức năng meeting up của Microsoft Teams hỗ trợ các cuộc trao đổi trực tiếp giữacác thành viên trong nhóm Phần mềm hỗ trợ cả webcam nếu có để tăng sự tương tácgiữa các thành viên trao đổi trong nhóm Nếu nhóm cần hỗ trợ của một người khác nhómthì đều có thể được thêm mới bởi người tạo cuộc gọi hoặc hỏi sự cho phép của ngườikhởi tạo meeting up.

Hình 6 Chức năng quản lý các thư mục và tài liệu.

Giống như hệ thống thông tin Drop Box, các thành viên tham gia hệ thống thôngtin cộng tác này đều có thể đăng tải những tài liệu, quá trình làm việc của mình lên trênhệ thống Các thông tin được lưu trữ cùng tài liệu bao gồm: Ngày cuối cùng được sửa vàngười sửa nó Các chức năng khác của hệ thống thông tin cộng tác này bao gồm thiết lậpchế độ read-only cho các thành viên khác, bảo mật và thiết lập password cho các file, tảitài liệu về,… Tuy nhiên, lợi ích mà Microsoft Teams mang lại không chỉ như vậy DoMicrosoft Teams được phát triển bởi công ty Microsoft nên phần mềm được tích hợpOffice 365, cho phép mở file tài liệu dựa trên Word Online, Excel Online, PowerPointOnline, Visio Online,… Lợi ích của các tài liệu online này là cho phép mọi người sửa vănbản hoặc thay đổi thời gian thực thông qua internet.

Hình 7 Thực hiện mở một tài liệu.

Hình 8 Các lựa chọn tùy biến trên tài liệu.

14

Hình 9 Mở chức năng Word Online.

Tài liệu có thể được tùy chỉnh với hầu hết chức năng của phần mềm Word hiệnhành Mọi sự thay đổi sẽ được công bố công khai trên danh mục quản lý tài liệu củaMicrosoft Teams.

PHẦN 2: GIAI ĐOẠN LÊN KẾ HOẠCH1 Những nhiệm vụ cần thực hiện

Sau những buổi gặp mặt, trao đổi và đối thoại với nhau, nhóm đã thống nhất vàđưa ra một lộ trình thực hiện kế hoạch một cách hợp lý, nhất quán nhất Dưới đây là kếhoạch thực hiện đề tài mà nhóm đã đề ra:

- Đọc và phân tích các câu hỏi, các yêu cầu được đưa ra.

- Tìm hiểu các thông tin về đơn vị, doanh nghiệp mà đề bài yêu cầu, các thôngtin liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp, quy mô hoạt động, phạm vi kinhdoanh, đánh giá sơ bộ về sản phẩm mà doanh nghiệp cung cấp ra thị trường,…- Tìm hiểu về cơ cấu tổ chức đang được vận hành trong doanh nghiệp, khảo sát

thực tế những quy trình trong doanh nghiệp, các vấn đề còn tồn đọng và cầnphải xử lý bên trong doanh nghiệp, ghi nhận lại các thông tin cần thiết, bảo mậtcác thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp.

- Thiết lập các quy trình cần thiết trong cửa hàng, thực hiện những yêu cầu củađề tài bằng những thông tin đã có được.

- Tổng hợp lại các tài liệu được xây dựng từ các thành viên trong nhóm, xuất rafile word, thể hiện những nội dung trọng yếu ra Powerpoint.

- Thuyết trình và báo cáo bài tập.

2 Liên kết các nhiệm vụ với nhau

Để các công việc được thực hiện chỉnh chu và thống nhất, nhóm đã lên kế hoạchcác buổi làm việc nhóm và gặp mặt trực tiếp để trao đổi các công việc cũng như cácvướng mắc mà thành viên trong nhóm đang gặp phải Ngoài ra trong tiến trình làm việc,các thành viên trong nhóm phải báo cáo công việc của mình đầy đủ để đáp ứng thời gianlàm việc cụ thể Tại đây, nhóm đã sử dụng phần mềm Excel Online để đánh giá công khaicông việc của các thành viên, tài liệu được để chế độ Read-Only, chỉ có nhóm trưởng mớiđược điều chỉnh, các thành viên phải báo cáo công việc cho nhóm trưởng hàng ngày đểcập nhật liên tục các chỉ tiêu đánh giá.

Nhóm phân chia các công việc cho từng thành viên theo từng nhiệm vụ nhỏ màthành viên đó có thể chịu trách nhiệm.

16

Mốc thời gian làm việc được công bố rõ ràng để thành viên có thể lấy làm căn cứnộp bài và chất vấn nhóm trưởng khi có sự vụ xảy ra

Phần trăm hoàn thành được tính dựa trên số tương đối hoàn thành kế hoạch:

KTK= Y1

×100Trong đó : Y là lượng đo lường của hoàn thành kế hoạch.1

Y là lượng đo lường của chỉ tiêu kế hoạch.KH

K là số tương đối hoàn thành kế hoạch.TK

Hình 10 KPI Nhiệm vụ - kế hoạch.

3 Thời gian hoàn thành đề tài

Nhóm đăng kí đề tài, thực hiện đề tài, hoàn thành và nộp báo cáo trong vòng 2tuần từ ngày công bố yêu cầu đề tài tới ngày báo cáo đề tài 16/11/2018 – 27/11/2018 Đềtài được xây dựng trên cơ sở bảo gồm 4 giai đoạn của việc cộng tác bao gồm: Giai đoạnkhởi tạo, giai đoạn lên kế hoạch, giai đoạn thực hiện và giai đoạn đóng gói.

Nhóm trưởng đã cập nhật các khoảng thời gian mà thành viên trong nhóm cần phảilàm Ước lượng khoảng thời gian cần thiết để thành viên trong nhóm có thể làm và ước

7.2 Chức năng sản xuất

Hình 23 Chức năng sản xuất.Sản xuất:

- Input: Nhận yêu cầu và xác định mẫu bánh khách yêu cầu- Output: Hoàn thành công việc làm bánh

- Thực hiện: Lựa chọn nguyên liệu, thực hiện các bước theo công thức, trang tríbánh

Mua nguyên liệu:

- Input: Nhu cầu nguyên liệu mỗi lần đặt hàng- Output: Thông tin về nhập nguyên liệu

- Thực hiện: Lựa chọn những nguyên liệu có nhu cầu, thực hiện đặt hàng nhà cungcấp.

41

7.3 Chức năng kế toán

Hình 24 Chức năng kế toán.Định khoản:

- Input: Các khoản tài chính phát sinh trong kì.

- Output: Xác định và ghi chép số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Thực hiện: Nhân viên sẽ tiến hành định khoản các khoản tài chính phát sinh trongkì.

Lập báo cáo:

- Input: Các giấy tờ thu, chi của cửa hàng.

- Output: Báo cáo tổng hợp tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kì của cửahàng.

- Thực hiện: Tiến hàng lập báo cáo tổng hơpPhiếu thu:

- Input: Tổng hợp các hóa đơn bán hàng của cửa hàng- Output: Hoàn thành phiếu thu

- Thực hiện: Tiến hành lập phiếu thu.Phiếu chi:

- Input: Nhận hóa đơn giao hàng của nhà cung cấp, hoặc yêu cầu của nhân viên bánhàng về việc khách trả hàng.

- Output: Hoàn thành phiếu chi

- Thực hiện: Tiến hành lập phiếu chi theo đúng số tiền ở đơn hàng, hoàn tiền lại chokhách trả hàng.

- Thực hiện: Tiến hành lập phiếu xuất kho theo yêu cầu của thủ kho.

7.4 Chức năng quản lý kho

Hình 25 Chức năng quản lý kho.Nhập kho:

- Input: Nhận nguyên liệu từ nhà cung cấp- Output: Nhập nguyên liệu vào kho cất giữ

43

- Thực hiện: Nhân viên kho chịu trách nhiệm kiểm tra nguyên liệu, sau đó yêu cầukế toán lập phiếu nhập kho và chuyển cho kế toán lưu trữ

7.5 Chức năng quản lý chất lượng sản phẩm

Hình 26 Chức năng quản lý chất lượng sản phẩm.Kiểm soát thành phẩm:

- Input: Nhận bánh hoàn thành của nhân viên làm bánh- Output: Đánh giá đạt tiêu chuẩn

- Thực hiện: Tiến hành kiểm tra bánh có đúng công thức và sử dụng đúng nguyên liệu

Tiêu hủy hàng hóa:

- Input: Nhận bánh quá hạn- Output: Tiêu hủy bánh

- Thực hiển: Nhận bánh từ nhân viên bán hàng, kiểm tra bánh quá hạn, thông báo kếtoán lập phiếu xuất hàng và tiến hành hủy bánh.

Kiểm soát nguyên liệu

- Input: Nguyễn liệu đặt hàng- Output: Đánh giá đạt tiêu chuẩn

- Thực hiển: Kiểm soát chất lượng nguyên liệu, phản hồi nhà cung cấp

8 Biểu đồ hoạt động

8.1 Các tác nhân tham gia vào quy trình

- Khách hàng- Nhân viên bán hàng- Nhân viên sản xuất- Shipper

- Nhà cung cấp- Kế toán- Thủ kho

- Quản lý chất lượng sản phẩm- Quản lý sản xuất

- Ghi phiếu nhập kho.

45

- Ghi phiếu xuất kho.

Quản lý chất lượngsản phẩm

- Kiểm tra chất lượng bánh.- Kiểm soát nguyên liệu nhập.- Tiến hành hủy thành phẩm hư hỏng.

- Lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ.- Lập báo cáo công nợ với Nhà cung cấp.

Nhà cung cấp - Cung cấp sản phẩm

- Tạo và gửi giấy ghi nợ cho cửa hàng nếu cửa hàng nợ

Nhân viên làm bánh

- Tư vấn bán hàng.- Lập hóa đơn bán hàng.- Nhận hàng trả về.

Nhân viên bán hàng

- Tư vấn bán hàng.- Lập hóa đơn bán hàng.- Nhận hàng trả về.Shipper - Chuyển hàng.