Hiểu về quy trình mua sắmCác bước của quy trình mua hàng dựa trên giấy tờ bảng 7.1B1: Người dùng cuối chọn một mặt hàng bằng cách tiến hành tìm kiếmB2: Sau đó họ điền vào biểu mẫu yêu cầ
MUA SẮM ĐIỆN TỬ
Mua sắm điện tử
1 Thu mua quan trọng như thế nào?
Với mỗi đô la một công ty kiếm được từ doanh thu, có khoảng 50-55 xu được phân bổ cho các loại hàng hóa và dịch vụ gián tiếp, chẳng hạn như vật tư văn phòng và thiết bị máy tính Do đó, số tiền còn lại là cơ hội để tăng lợi nhuận Theo Hilderbrand (2002), các công ty có thể tăng lợi nhuận mà không cần bán thêm hàng hóa bằng cách cắt giảm chi phí trong quá trình mua sắm.
=> Áp dụng mua sắm điện tử có thể mang lại những khoản tiết kiệm đáng kể và lợi ích khác tác động trực tiếp đến khách hàng.
Purchasing là mua hàng còn procurement là mua sắm Theo Kalakota và Robinson (2000) thì thuật ngữ “mua sắm” có nghĩa rộng hơn, đề cập đến tất cả hoạt động liên quan đến việc mua hàng và hậu cần đầu vào như vận chuyển, nhập hàng và lưu kho trước khi mặt hàng được sử dụng E - procurement được xem là một phần của hoạt động “ tìm nguồn cung ứng chiến lược” và mang lại lợi ích đáng kể về mặt thương mại của công ty.
E - procurement là việc tích hợp và quản lý điện tử tất cả hoạt động mua sắm gồm: yêu cầu mua hàng, ủy quyền, đặt hàng, giao hàng, thanh toán giữa người mua và nhà cung cấp.
Hoạt động e-procurement bao gồm các bước sau: người dùng tìm kiếm và mô tả sản phẩm mình cần; người mua thực hiện mua hàng; thanh toán bằng tài khoản ngân hàng; cuối cùng là nhận và phân phối hàng hóa vào kho.
Hình 7.1: Các hoạt động mua sắm chính của một tổ chức
+ Giao hàng đúng thời điểm
3 Hệ thống mua sắm điện tử EPS
Là hệ thống điện tử được sử dụng để tự động hóa toàn bộ hoặc một phần chức năng thu mua.
- Là việc sử dụng kết hợp công nghệ thông tin và truyền thông qua các phương tiện điện tử để tăng cường quá trình quản lý cung ứng và mua hàng cả bên ngoài và nội bộ. Những công cụ và giải pháp này cung cấp nhiều tùy chọn giúp cải thiện hoạt động quản lý mua hàng và cung ứng.
- Những lựa chọn tiềm năng để cải thiện quy trình mua hàng được thể hiện thông qua những lợi ích mà CIPS đưa ra:
1 Đánh giá chu kỳ giao dịch từ đầu đến cuối VD: đánh giá khả năng tái thiết kế các chu kỳ giao dịch nhằm giảm thời gian chu kỳ, cải thiện quy trình làm việc việc của quy trình mua sắm nội bộ cho phép người dùng cuối tự phục vụ và phân quyền với khả năng kiểm soát tập trung thông qua danh mục cụ thể của công ty,
2 Sử dụng phương thức kết nối hiệu quả hơn và rẻ hơn như internet và XML
3 Khả năng kết nối với các nguồn thông tin bên ngoài
4 Kết nối với chuỗi cung ứng bên ngoài VD: extranet, EDI, trung tâm điện tử, …
5 Tìm nguồn cung cứng VD: xác định nguồn cung ứng mới thông qua internet, sử dụng thiết bị tìm kiếm thông minh
6 Quản lý nội dung VD: danh mục riêng, danh mục công cộng, quản lý hàng tồn kho nội bộ, quản lý bảo trì
7 Khả năng kết nối với các hệ thống nội bộ và các nguồn thông tin như quản lý hàng tồn kho, quản lý bảo trì, hệ thống hoạch định nguồn nguyên vật liệu (MRP)
10.Những cải tiến trong chuỗi cung ứng địa phương và các tập đoàn
5 Hiểu về quy trình mua sắm
Các bước của quy trình mua hàng dựa trên giấy tờ (bảng 7.1)
B1:Người dùng cuối chọn một mặt hàng bằng cách tiến hành tìm kiếm
B2:Sau đó họ điền vào biểu mẫu yêu cầu trên giấy để gửi cho người mua trong bộ phận mua hàng
B3:Sau đó, người mua điền vào mẫu đơn đặt hàng được gửi đến nhà cung cấp.
B4:Sau khi mặt hàng được giao, mặt hàng và phiếu giao hàng thường được đối chiếu với mẫu đơn đặt hàng và hóa đơn, sau đó mới thực hiện thanh toán.
Bảng 7.1 Phân tích quy trình mua sắm truyền thống (thời gian chu kỳ thông thường, 5 � � ngày)
=> Áp dụng quy trình mua sắm điển tử sẽ giúp giảm chu kỳ thời gian của quy trình và chi phí Tuy nhiên thách thức trong triển khai hóa đơn điện tử là thiếu sự tập trung vào việc triển khai quét và thu thập hóa đơn.
Bảng 7.2 Phân tích quy trình mua sắm mới (thời gian chu kỳ thông thường, 1 �
6 Các loại hình mua sắm Để hiểu lợi ích của mua sắm điện tử và làm rõ những cân nhắc khi mua sắm điện tử ta cần xem xét đến mặt hàng cần mua và hình thức đặt hàng như thế nào.
Có 2 loại mua sắm chính: mua sắm liên quan đến sản xuất và mua sắm liên quan đến hoạt động hoặc phi sản xuất (hỗ trợ hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp) như vật tư văn phòng, đồ nội thất, hệ thống thông tin, hàng hóa MRO, dịch vụ ăn uống, du lịch, tư vấn, đào tạo.
Doanh nghiệp có xu hướng mua hàng bằng một trong hai phương thức sau:
+ Tìm nguồn cung ứng có hệ thống - đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp thường xuyên
Tìm nguồn cung ứng ngay tức thời để đáp ứng nhu cầu cấp bách hiện tại, thường là các hàng hóa thông dụng ít quan trọng hơn đến độ tin cậy của nhà cung cấp.
7 Người tham gia các loại hình mua sắm điện tử khác nhau
Hiểu biết về những người tham gia hoặc chủ thể mới và tiềm năng rất có lợi Riggins và Miltra (2007) đã xác định 8 loại trung gian cần xem xét để hiểu các lựa chọn thay đổi đối với việc mua sắm như một phần của việc phát triển chiến lược mua sắm điện tử.
- Nhà sản xuất truyền thống: chuyên sản xuất hàng hóa vật lý thường bán cho khách hàng là doanh nghiệp khác
- Nhà sản xuất bán hàng trực tiếp: tương tự như nhà sản xuất truyền thống nhưng họ bỏ qua trung gian và bán trực tiếp đến người tiêu dùng cuối cùng thông qua web hoặc điện thoại.
- Đối tác mua sắm giá trị gia tăng: đóng vai trò trung gian bán sản phẩm, dịch vụ cho doanh nghiệp khác VD: đại lý du lịch, giải pháp văn phòng
- Trung tâm trực tuyến: cổng dọc dành riêng cho ngành và tạo ra doanh thu thông qua trao đổi B2B
- Chuyên gia tri thức: mang lại sản phẩm thông tin và dịch vụ như tư vấn trực tuyến
- Dịch vụ thông tin trực tuyến: cung cấp thông tin đặc biệt cho người dùng cuối như nguồn gốc của quá trình phát triển hoặc góc nhìn mới lạ
- Nhà bán lẻ trực tuyến: gồm doanh nghiệp kỹ thuật số mới khởi nghiệp và những nhà bán lẻ đa kênh.
Động lực của mua sắm điện tử
Theo Smart (2010) năm động lực chính hoặc tiêu chí lựa chọn việc áp dụng mua sắm điện tử liên quan đến việc cải thiện:
Nâng cao khả năng kiểm soát là yếu tố then chốt trong quản lý chi phí, bao gồm cải thiện tính tuân thủ, đạt được sự tập trung hóa, nâng cao tiêu chuẩn, tối ưu hóa chiến lược tìm nguồn cung ứng và cải thiện quy trình kiểm toán dữ liệu Việc duy trì kiểm soát ngân sách chặt chẽ được thực hiện thông qua các quy định hạn chế chi tiêu và cải thiện phương thức báo cáo dữ liệu.
Về chi phí, doanh nghiệp có thể gia tăng đòn bẩy mua hàng bằng cách cạnh tranh với nhà cung cấp để có được giá tốt, liên tục theo dõi các mục tiêu tiết kiệm và giảm chi phí giao dịch.
+ Quy trình: hợp lý hóa và tiêu chuẩn hóa các quy trình mua sắm điện tử giúp giảm thời gian chu kỳ, cải thiện khả năng hiển thị của các quy trình quản lý và thanh toán hóa đơn hiệu quả.
+ Hiệu suất cá nhân: chia sẻ kiến thức, năng suất có giá trị gia tăng và cải thiện năng suất
+ Quản lý nhà cung cấp: giảm số lượng nhà cung cấp, quản lý và lựa chọn và tích hợp nhà cung cấp
Tối ưu hóa quy trình mang lại hiệu quả giúp giảm chi phí hoạt động Mua sắm điện tử giảm thời gian nhân viên tìm kiếm, đặt hàng và đối chiếu đơn hàng với hóa đơn Xác thực tự động hạn mức chi tiêu được phê duyệt trước cho các cá nhân hoặc phòng ban giúp giảm số lượng người xử lý mỗi đơn hàng trong thời gian ngắn hơn.
- Ngoài ra cũng có những lợi ích gián tiếp như giảm thời gian chu kỳ đặt hàng và sử dụng vật tư, linh hoạt hơn trong đặt hàng từ nhà cung cấp khác nhau theo giá trị tốt nhất; thay đổi vai trò người mua trong bộ phận mua hàng bằng cách loại bỏ nhiệm quản trị như đặt hàng, đối chiếu giao hàng, hóa đơn giúp người mua giành nhiều thời gian hơn cho hoạt động gia tăng giá trị.
Riggins và Miltra đưa ra sơ đồ giúp đánh giá lợi ích mà mua sắm điện tử và SCM điện tử ở hình 7.1 Sơ đồ này đưa ra những lợi ích tiềm năng về hiệu suất, lợi ích chiến lược giúp xây dựng chiến lược cho công ty gồm:
+ Lập kế hoạch: cho thấy tiềm năng của hệ thống mua sắm điện tử trong việc nâng cao chất lượng và phổ biến thông tin quản lý về mua sắm điện tử
+ Phát triển: hệ thống mua sắm điện tử có thể được tích hợp sớm trong quá trình phát triển sản phẩm mới nhằm xác định chi phí sản xuất giúp đẩy nhanh sự phát triển + Đầu vào: là trọng tâm của mua sắm điện tử với hiệu quả đạt được từ giao dịch không cần giấy tờ và tìm nguồn cung ứng hiệu quả hơn về chi phí thông gqua các trung tâm hoặc thị trường Lợi ích chiến lược là hàng tồn kho do nhà cung cấp quản lý (VMI), trong đó các đối tác trong chuỗi cung ứng sẽ quản lý việc bổ sung các bộ phận hoặc mặt hàng để bán
Sản xuất: Việc tích hợp giữa hệ thống quản lý sản xuất và hệ thống mua sắm đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn do tình trạng thiếu nguyên vật liệu, giúp doanh nghiệp duy trì năng suất và đáp ứng nhu cầu khách hàng hiệu quả hơn.
+ Đầu ra: quản lý việc thực hiện đơn hàng cho khách hàng Thường không được quản lý bởi hệ thống mua sắm điện tử nhưng nhu cầu được tính toán thông qua hệ thống này để đạt được phản hồi tích cực từ người tiêu dùng (ECR)
Hình 7.2 Sơ đồ giá trị kinh doanh kỹ thuật số
1 Ví dụ về lợi ích của mua sắm điện tử
Case Study 7.1: Cambridge Consultants giảm chi phí thông qua mua sắm điện tử.
1 Với quy mô hoạt động mua sắm tại Cambridge Consultants, mua sắm điện tử đã mang lại những lợi ích gì?
Với quy mô hoạt động mua sắm tại Cambridge Consultants, mua sắm điện tử đã mang lại những lợi ích sau đây:
- Giảm chi phí: Mua sắm điện tử đã giảm đáng kể chi phí mua hàng từ £60-£100 cho mỗi đơn hàng xuống còn £10 Điều này đã tiết kiệm lớn cho công ty và giúp Cambridge Consultants giảm tổng chi phí mua sắm.
- Tăng hiệu quả: Quá trình mua hàng trước đây có sự tham gia của từ tám đến mười người và làm tốn nhiều thời gian Nhờ mua sắm điện tử, quá trình mua hàng đã được đẩy nhanh và trở nên hiệu quả hơn.
- Tính chính xác: Mua sắm điện tử đảm bảo tính chính xác của các đơn hàng và giúp loại bỏ sai sót trong quy trình mua hàng trước đó.
2 Tại sao chi phí mua sắm hiện nay cao tới £60 đến £100 cho mỗi đơn hàng? Chi phí mua sắm hiện nay cao tới £60-£100 cho mỗi đơn hàng do các lý do sau:
- Quy trình mua hàng trước đây rất phức tạp và có sự tham gia của nhiều người từ việc đưa ra yêu cầu đến xử lý, giao hàng, đối chiếu hóa đơn và quản lý giấy tờ Điều này làm tăng chi phí nội bộ.
- Khi kỹ sư và nhà tư vấn phải đưa ra yêu cầu trên giấy, họ phải tạo ra doanh thu để xác định nhu cầu của họ và xử lý các thủ tục giấy tờ Điều này tạo ra chi phí trưng dụng không cần thiết.
- Quy trình trước đây cần mất thời gian và tạo ra độ trễ trong việc hiển thị chi phí thực tế trên nội bộ tài khoản dự án.
3 Chi phí mua sắm được giảm thông qua mua sắm điện tử như thế nào?
Chi phí mua sắm được giảm thông qua mua sắm điện tử như sau:
- Sử dụng thẻ mua hàng RS khi đặt hàng từ trang web loại bỏ nhu cầu trưng dụng trên giấy, giảm đi các bước và thủ tục giấy tờ.
- Đơn hàng hoàn chỉnh được đối chiếu tự động với tất cả các biện pháp kiểm soát, đảm bảo tính chính xác.
Đo lường chi phí mua sắm điện tử
Tính mức tiết kiệm chi phí từ mua sắm điện tử:
Savings = No.of requisitions x (Original cost - New cost)
- Tác động của tiết kiệm chi phí đến lợi nhuận của công ty: công ty sản xuất thường có ảnh hưởng nhiều hơn là công ty ngành dịch vụ
Rào cản và rủi ro của mua sắm điện tử
CIPS (2008) xác định các vấn đề sau đối với nhà cung cấp:
+ Các vấn đề về cạnh tranh
+ Có thể có nhận thức tiêu cực từ các nhà cung cấp: ví dụ: tỷ suất lợi nhuận của họ giảm nhiều hơn so với đấu giá điện tử.
Với các giao dịch thương lượng, bạn sẽ chia sẻ lợi nhuận với các đối thủ là người dùng sàn giao dịch khác.
+ Việc tạo danh mục có thể là một quá trình lâu dài và tốn kém đối với nhà cung cấp. + Hồ sơ văn hóa trong các tổ chức, ví dụ: đề kháng với sự thay đổi.
Hoạt động 7.3 Để tránh gian lận trong mua hàng và khuyến khích tuân thủ các chính sách mua hàng, các doanh nghiệp có thể triển khai một số biện pháp an toàn trong hệ thống mua sắm trực tuyến (e-procurement) Dưới đây là một số quy định có thể được viết vào hệ thống e- procurement:
Áp dụng quy trình phê duyệt yêu cầu tất cả đơn đặt hàng phải được những cá nhân được chỉ định phê duyệt trước khi tiến hành Quy trình này đảm bảo các giao dịch mua hàng đều được xem xét và chấp thuận bởi những cá nhân có thẩm quyền, giúp ngăn chặn các khoản chi tiêu không được ủy quyền và đảm bảo rằng các giao dịch mua được thực hiện theo chính sách và thủ tục của tổ chức.
Kiểm duyệt nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng trong quá trình mua sắm của tổ chức, giúp ngăn ngừa rủi ro và đảm bảo tính minh bạch Việc lập danh sách các nhà cung cấp được kiểm duyệt trước cho phép tổ chức kiểm soát chặt chẽ các giao dịch mua hàng, đảm bảo chỉ mua từ những nguồn uy tín và đáng tin cậy Bằng cách này, tổ chức có thể giảm thiểu nguy cơ giao dịch trái phép hoặc hợp tác với những nhà cung cấp không rõ nguồn gốc.
- Giới hạn chi tiêu: Đặt mức giới hạn chi tiêu cho các vai trò người dùng hoặc các bộ phận trong hệ thống e-procurement Điều này hạn chế số tiền mà từng nhân viên có thể tiêu, ngăn chặn việc mua hàng quá mức hoặc không cần thiết.
- Theo dõi tồn kho theo thời gian thực: Tích hợp hệ thống e-procurement với phần mềm quản lý tồn kho để cung cấp thông tin chính xác về mức tồn kho Điều này giúp nhân viên đưa ra quyết định mua hàng có căn cứ thông tin, tránh việc mua hàng không cần thiết khi còn kho hàng.
- Giám sát ngân sách: Tích hợp tính năng giám sát ngân sách vào hệ thống e-procurement để theo dõi chi tiêu so với ngân sách được cấp Quản lý có thể phát hiện tiềm năng vượt ngân sách và thực hiện biện pháp khắc phục.
-Hệ thống ghi nhớ hoạt động: Lưu trữ một hệ thống ghi nhớ đầy đủ và bảo mật về tất cả các hoạt động mua hàng trong hệ thống Bản ghi này có thể giúp phát hiện bất kỳ khiếm khuyết hoặc vi phạm quy định.
- Giáo dục và Đào tạo: Cung cấp đào tạo cho nhân viên để đảm bảo họ hiểu rõ về tầm quan trọng của tuân thủ chính sách mua hàng và hậu quả của việc mua hàng không được ủy quyền Việc nhắc nhở và liên lạc định kỳ về các quy định của hệ thống e-procurement có thể giúp tăng cường tuân thủ.
Triển khai mua sắm điện tử
- Việc triển khai dựa trên các thực tiễn hiện có là phương pháp đơn giản nhất, nhưng sẽ không mang lại nhiều lợi ích và yêu cầu xem xét quy trình mới để sử dụng công nghệ mới.
- CIPS khuyến nghị tái thiết kế các quy trình kinh doanh trước khi triển khai mua sắm điện tử, thay vì chỉ đơn giản tự động hóa các quy trình và hệ thống mua sắm hiện có.
- CIPS đặc biệt khuyến nghị rằng khi có thể, các quy trình nên được thiết kế lại trước khi triển khai mua sắm điện tử, nhằm đảm bảo tích hợp trơn tru giữa các người và nhiệm vụ mua sắm khác nhau.
Hình 7.3 minh họa cách thức các loại hệ thống thông tin khác nhau tích hợp vào các giai đoạn khác nhau của chu trình mua sắm Các loại hệ thống này bao gồm: Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM), Hệ thống quản lý đơn đặt hàng (OMS), Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS), Hệ thống quản lý kho (WMS) và Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM).
+ Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho – hệ thống này chủ yếu liên quan đến việc mua sắm cho sản xuất; hệ thống nhấn mạnh rằng cần phải đặt hàng lại khi số lượng trong kho giảm xuống dưới ngưỡng đặt hàng lại.
+ CD hoặc catalog trên web – danh mục giấy đã được thay thế bằng các biểu mẫu điện tử giúp tìm nhà cung cấp nhanh hơn.
+ Hệ thống quy trình làm việc dựa trên email hoặc cơ sở dữ liệu – tích hợp việc nhập đơn đặt hàng của người khởi tạo, sự phê duyệt của người quản lý và vị trí của người mua Đơn đặt hàng được chuyển từ người này sang người khác và sẽ đợi trong hộp thư đến của họ để hành động Những hệ thống như vậy có thể được mở rộng sang hệ thống kế toán.
+ Nhập đơn hàng trên trang web – người mua thường có cơ hội đặt hàng trực tiếp trên trang web của nhà cung cấp, nhưng điều này sẽ liên quan đến việc nhập lại khóa và không có sự tích hợp với các hệ thống trưng dụng hoặc kế toán.
+ Hệ thống kế toán – hệ thống kế toán được nối mạng cho phép nhân viên trong bộ phận mua hàng nhập đơn đặt hàng mà sau đó nhân viên kế toán có thể sử dụng để thanh toán khi hóa đơn đến Báo cáo hóa đơn điện tử toàn cầu của IFO-Basware (2012) cho thấy tự động hóa vẫn còn hạn chế với khoảng một nửa số công ty nhận hóa đơn qua email có tệp đính kèm PDF Khoảng một nửa nhận hóa đơn điện tử XML bằng cách sử dụng nhà cung cấp dịch vụ và 14% bằng hệ thống của riêng họ.
Hệ thống mua sắm điện tử hoặc ERP tích hợp đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các tính năng tiện ích, bao gồm cả tích hợp với hệ thống của nhà cung cấp Nền tảng này cho phép doanh nghiệp quản lý tập trung, tự động hóa quy trình mua sắm và có cái nhìn toàn diện về hoạt động mua sắm.
Các công ty phải đối mặt với sự lựa chọn khó khăn trong việc đạt được mua sắm điện tử toàn chu kỳ vì họ có thể lựa chọn cố gắng liên kết các hệ thống khác nhau hoặc mua một hệ thống mới duy nhất tích hợp các tiện ích của hệ thống trước đó .
Hình 7.3 Sử dụng các hệ thống thông tin khác nhau cho các khía cạnh khác nhau của chu trình thực hiện đơn hàng
1 Tích hợp hệ thống công ty với hệ thống nhà cung cấp
Chi phí và lợi ích theo chu kỳ mà một công ty có thể đạt được thông qua việc liên kết hệ thống của mình với hệ thống của các nhà cung cấp Nếu việc tích hợp các hệ thống trong một công ty đã khó thì việc liên kết với hệ thống của các công ty khác còn khó khăn hơn Tình huống này phát sinh do các nhà cung cấp sẽ sử dụng các loại hệ thống và các mô hình khác nhau để tích hợp Có ba mô hình cơ bản về định vị thương mại điện tử B2B: bên bán, bên mua và dựa trên thị trường Những điều này được tóm tắt trong Hình 7.4 và ưu điểm cũng như nhược điểm của từng cách được tóm tắt trong Bảng 7.6.
Hình 7.4 Ba lựa chọn thay thế mô hình mua sắm điện tử chính dành cho người mua
Loại hình mua sắm Lợi ích cho người mua Bất lợi cho người mua
- Trách nhiệm duy trì dữ liệu về nhà cung cấp
- Giao diện khác nhau trên mỗi trang web (catalog và đặt hàng)
- Sự lựa chọn bị hạn chế
- Khả năng tích hợp kém với hệ thống ERP/mua sắm
- Kiểm soát mua hàng hạn chế
Bên mua - Đơn giản – giao diện duy nhất
- Nhiều lựa chọn hơn bên bán
- Tích hợp với hệ thống ERP/mua sắm
- Kiểm soát mua hàng tốt
- Trách nhiệm duy trì dữ liệu thuộc về người mua
- Chi phí bản quyền phần mềm
- Đơn giản – giao diện duy nhất
- Có khả năng lựa chọn rộng rãi nhất về nhà cung cấp, sản phẩm và giá cả
- Thường thống nhất các điều khoản, điều kiện và mẫu đơn đặt hàng
- Khó biết nên lựa chọn thị trường nào (ngang và dọc)
- Kiểm soát mua hàng kém*
- Sự không chắc chắn về mức độ dịch vụ từ các nhà cung cấp không quen thuộc
- Giao tiếp với định dạng dữ liệu thị trường*
- Khả năng tích hợp tương đối kém với ERP*
(*Lưu ý rằng những nhược điểm này của thị trường sẽ biến mất khi thị trường phát triển tích hợp ERP.)
Bảng 7.6 Đánh giá các lựa chọn thay thế mô hình mua sắm cho người mua Các công ty cung cấp sản phẩm và dịch vụ phải quyết định việc kết hợp những mô hình sẽ được sử dụng để phân phối sản phẩm của họ Từ quan điểm của người mua, họ sẽ bị giới hạn bởi mô hình bán hàng mà nhà cung cấp của họ áp dụng.
Hình 7.5 hiển thị các tùy chọn cho người mua muốn tích hợp hệ thống nội bộ (như hệ thống ERP) với các hệ thống bên ngoài Có hai phương pháp để truy cập danh mục giá từ hệ thống đấu thầu điện tử.
Lựa chọn (a) cho phép truy cập dữ liệu nhanh chóng do được lưu trữ nội bộ Tuy nhiên, cập nhật dữ liệu đòi hỏi phải sử dụng liên kết điện tử ngoài tường lửa hoặc phân phối đĩa CD chứa danh mục được cập nhật.
- Lựa chọn (b) là sử dụng danh mục đột xuất, trong đó sử dụng quyền truy cập qua tường lửa để truy cập danh mục từ trang web của nhà cung cấp hoặc trang web trung gian Lợi ích của liên kết đến trang trung gian như sàn giao dịch B2B là thu thập dữ liệu từ các nhà cung cấp khác nhau và tạo ra dữ liệu ở định dạng nhất quán.
Hình 7.5 Tích hợp giữa hệ thống mua sắm điện tử và danh mục dữ liệu
Thị trường B2B
Trước năm 2000, thị trường B2B được báo trước là sẽ chuyển đổi hoạt động mua hàng B2B; tuy nhiên, nhiều người đã gặp khó khăn trong việc đạt được các mô hình kinh doanh bền vững, mặc dù chúng ta sẽ thấy rằng có những ví dụ về thị trường thành công trong các ngành dọc như Elemiaca (www.elemica.com ) trong ngành hóa chất mà chúng ta đã tham chiếu trong Case Study 6.1.
Thị trường B2B điện tử được biết đến với nhiều tên gọi khác nhau là 'chợ, sàn giao dịch hoặc trung tâm' Thông thường, họ là những bên trung gian là một phần của hiện tượng tái trung gian (Chương 2, trang 54) và độc lập với người mua và nhà cung cấp.
1 Tại sao nhiều thị trường B2B thất bại?
Sau một thời gian xuất hiện sức hút vào đầu thiên niên kỷ, nhiều thị trường B2B đã không còn tồn tại Ví dụ như Chemdex, Vertical Net, CommerceOne Marketsite vàCovisint đã đóng cửa và không còn tồn tại như dạng ban đầu của chúng Các sàn giao dịch B2B đã không còn phổ biến như trước đây, nhưng vẫn còn một số ít hoạt động đối với hàng hóa và dịch vụ đơn giản Ví dụ như EC21, Elance và eBay Business Trên eBayBusiness, một số danh mục hàng phổ biến là máy kéo và máy photocopy.
2 Lý do hạn chế áp dụng thị trường điện tử
Trong một nghiên cứu của Johnson (2010) về việc hạn chế áp dụng thị trường B2B, ông đã phỏng vấn các nhà quản lý mua hàng ở nhiều ngành công nghiệp và cho rằng lý do chính là do nhận thức sai lầm về lợi ích, rủi ro và niềm tin vào đối tác Ông cũng đã trình bày một ví dụ về một thị trường dành cho ngành hàng không vũ trụ và quốc phòng, trong đó thị trường điện tử tính phí một số lượng tiền cố định cho mọi nhà cung cấp, dẫn đến việc nhiều nhà cung cấp nhỏ không đủ khả năng trả phí này để tham gia thị trường điện tử.
3 Từ trao đổi B2B trung lập đến riêng tư
Các thỏa thuận giao dịch trực tuyến B2B mới không phát triển thành thị trường mở và trung lập như dự đoán ban đầu Nguyên nhân có thể là do tính phức tạp của quyết định và đàm phán mua hàng của các doanh nghiệp, cùng với tính chất không ổn định của chúng trên thị trường Tuy nhiên, sàn giao dịch riêng tư đã thành công trong việc xử lý các vấn đề này Các sàn giao dịch riêng tư thành công bởi những lý do sau đây:
- Quản lý quyền truy cập: Chủ sở hữu của các sàn giao dịch riêng tư có quyền quản lý quyền truy cập của nhà cung cấp và khách hàng Điều này giúp loại trừ các đối thủ cạnh tranh và tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ thông tin nhạy cảm.
- Hướng dẫn và khuyến khích: Chủ sở hữu của sàn giao dịch có thể hướng dẫn và khuyến khích các nhà cung cấp và khách hàng sử dụng sàn thông qua các biện pháp khuyến khích về giá hoặc yêu cầu thay đổi cách tiến hành kinh doanh.
Các sàn giao dịch tư nhân có thể tùy chỉnh và bảo mật cao để đáp ứng nhu cầu riêng của từng dự án và khách hàng cụ thể, không giống như các sàn giao dịch công cộng tuân theo các quy định chung Ví dụ thành công là sàn giao dịch tư nhân của IBM dành cho 25.000 nhà cung cấp và khách hàng, cho phép họ tiết lộ thông tin giá cả và hàng tồn kho nhạy cảm, giúp tiết kiệm 1,7 tỷ đô la cho IBM và tăng tỷ lệ giao hàng đúng hạn từ 50% lên 90%.
Với sự phát triển của các sàn giao dịch B2B riêng tư, đây là các sàn giao dịch được tạo ra bởi một nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp riêng lẻ Chúng đòi hỏi sự phê duyệt thành viên và đảm bảo tính cạnh tranh bằng cách xem xét kỹ lưỡng và từ chối các đối thủ cạnh tranh tham gia vào sàn.
4 Case study 7.2: Covisint – lịch sử điển hình của thị trường B2B?
Giải thích lý do tại sao Covisint đã phát triển thịnh vượng với tư cách là nhà cung cấp cổng mua sắm điện tử và trao đổi dữ liệu tài liệu kinh doanh thay vì là một thị trường trung lập.
Covisint ban đầu được tạo ra bởi các hãng ô tô lớn như Ford, GM và DaimlerChrysler như một thị trường trực tuyến Tuy nhiên, sau một thời gian, nó đã thay đổi và trở thành một "giải pháp kết nối" thay vì một hệ thống truyền thông thị trường Dưới đây là lý do tại sao Covisint đã phát triển thịnh vượng trong vai trò này:
Covisint đã thiết lập một mạng lưới cơ sở hạ tầng cho phép các nhà sản xuất và nhà cung cấp trao đổi dữ liệu và quản lý quy trình kinh doanh Thay vì tập trung vào giao dịch mua bán thông thường, Covisint cung cấp các dịch vụ trao đổi công cụ kinh doanh, dữ liệu và tài liệu cho từng ngành Điều này giúp họ tích hợp dữ liệu và quy trình kinh doanh của mình một cách hiệu quả hơn.
- Đáp ứng nhu cầu đa dạng: Covisint đã tìm thấy tiềm năng của việc cung cấp dịch vụ không chỉ trong ngành ô tô mà còn trong nhiều ngành khác nhau bao gồm sản xuất, chăm sóc sức khỏe, hàng không vũ trụ, khu vực công và tài chính dịch vụ Họ đã phát triển các dịch vụ cụ thể cho từng ngành, giúp họ đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng.
- Quản lý chi phí và tối ưu hóa quy trình: Covisint đã tạo ra các giải pháp giúp khách hàng giảm chi phí phát triển và phát triển khai cổng thông tin, đồng thời giảm chi phí bảo trì hàng năm Điều này giúp họ tối ưu hóa quy trình kinh doanh và nâng cao hiệu suất.
- Tăng cường sức mạnh hợp lý và tương tác: Covisint đã phát triển các công cụ và ứng dụng cho phép các nhà cung cấp và nhà sản xuất tương tác một cách hiệu quả hơn Ví dụ: họ đã cung cấp các công cụ như "Tài khoản phải trả" và "Hợp tác mua nguyên liệu thô" để giúp tối ưu hóa tương tác giữa các hoạt động kinh doanh.
Tương lai của mua sắm điện tử
Trong tương lai, các tác nhân phần mềm có khả năng thực hiện nhiệm vụ tìm kiếm nhà cung cấp và sản phẩm thay thế con người Những tác nhân này sử dụng quy tắc định sẵn hoặc trí tuệ nhân tạo (AI) để mô phỏng trí thông minh của con người Nhờ đó, chúng có thể tìm kiếm, đánh giá sản phẩm và thậm chí thực hiện các giao dịch mua hàng trực tuyến.
Công nghệ đại lý đã được nghiên cứu về ý nghĩa của nó trong tiếp thị Các tác nhân phần mềm có thể tạo ra những người tiêu dùng nhân tạo, có khả năng tìm kiếm nhà cung cấp, đánh giá sản phẩm và lựa chọn sản phẩm một cách hợp lý hơn so với con người Những tác nhân này có thể tương tác trong cuộc đối thoại giữa nhà cung cấp và người tiêu dùng. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng công nghệ tác nhân thông minh có thể được sử dụng để tìm nguồn cung ứng thay thế Các tác nhân có khả năng đánh giá và chọn lựa các nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí đã được xác định trước như giá cả, tính sẵn có và giao hàng. Công nghệ này đã được áp dụng trong thị trường tài chính và có thể được sử dụng trong việc tìm kiếm nhà cung cấp đáng tin cậy và đối tác kinh doanh hoặc cộng tác viên. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều câu hỏi chưa được giải đáp, bao gồm việc đánh giá độ tin cậy và năng lực của nhà cung cấp bởi phần mềm tác nhân Các nghiên cứu tiếp tục được tiến hành để khám phá và ứng dụng tốt hơn công nghệ này vào thực tế.
KIOTVIET
Giới thiệu phần mềm KiotViet
KiotViet là một phần mềm quản lý bán hàng và quản lý doanh nghiệp được phát triển tại Việt Nam, đặc biệt dành cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) Được thành lập và phát triển bởi công ty KiotViet, phần mềm này đã trở thành một công cụ quan trọng trong quản lý bán hàng và vận hành kinh doanh tại nhiều cửa hàng, cửa hàng trực tuyến và doanh nghiệp ở nhiều lĩnh vực khác nhau KiotViet cung cấp một giải pháp quản lý toàn diện cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, giúp tối ưu hóa quá trình kinh doanh và cung cấp thông tin quan trọng để ra quyết định dựa trên dữ liệu Phần mềm này đã trở thành một công cụ quan trọng trong lĩnh vực quản lý bán hàng và doanh nghiệp tạiViệt Nam.
Phần mềm miễn phí hay có phí? Nếu có phí thì phí như thế nào?
KiotViet cung cấp một phiên bản miễn phí của phần mềm Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là phiên bản miễn phí này có một số hạn chế về tính năng so với các phiên bản trả phí cao cấp của phần mềm Phiên bản miễn phí thường hạn chế về số lượng sản phẩm, khách hàng, và tính năng quản lý tồn kho so với các phiên bản trả phí Nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu sử dụng các tính năng mở rộng hoặc muốn quản lý một quy mô lớn hơn, bạn có thể xem xét nâng cấp lên phiên bản trả phí của KiotViet để có trải nghiệm tốt hơn và hỗ trợ khách hàng cao cấp Giá và tính năng của các phiên bản trả phí có thể khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp của bạn.
Bảng giá chi tiết của KiotViet:
Tính năng chi tiết của phần mềm
- Tích hợp máy in hóa đơn và máy quét mã vạch.
- Quản lý giỏ hàng và đơn hàng mua.
- Chấp nhận thanh toán qua nhiều phương thức: tiền mặt, thẻ tín dụng, ví điện tử, và cổng thanh toán trực tuyến.
- In hóa đơn và biên nhận.
- Theo dõi tồn kho sản phẩm.
- Quản lý danh sách sản phẩm và tạo danh mục.
- Tự động cập nhật tồn kho khi có giao dịch bán hàng hoặc mua hàng.
Quản lý đặt hàng và mua sắm:
- Đặt hàng từ các nhà cung cấp.
- Theo dõi tình trạng đặt hàng.
- Tạo đơn đặt hàng và theo dõi giao dịch mua sắm.
Báo cáo và phân tích:
- Cung cấp báo cáo về doanh số bán hàng, tồn kho, và tài chính.
- Phân tích hiệu suất kinh doanh dựa trên dữ liệu.
- Theo dõi lợi nhuận và tỷ lệ lợi nhuận.
- Lưu trữ thông tin khách hàng và lịch sử mua hàng.
- Tạo chương trình khuyến mãi và giảm giá cho khách hàng.
- Theo dõi mối quan hệ với khách hàng.
Tích hợp trực tuyến và ngoại vi:
- Tích hợp với cổng thanh toán trực tuyến để chấp nhận thanh toán qua thẻ tín dụng và ví điện tử.
- Kết nối với trang web thương mại điện tử và cửa hàng trực tuyến.
- Tích hợp với các dịch vụ giao hàng.
Quản lý nhân viên và quyền truy cập:
- Quản lý thông tin nhân viên.
- Cấp quyền truy cập cho nhân viên.
- Theo dõi hoạt động của nhân viên trong phần mềm.
Dự báo và lập kế hoạch:
- Dự đoán nhu cầu hàng hóa và tồn kho.
- Lên kế hoạch mua hàng dựa trên dự báo.
Quản lý chi nhánh và cửa hàng:
- Quản lý nhiều chi nhánh và cửa hàng trực tuyến.
- Chia sẻ dữ liệu và tồn kho giữa các cửa hàng.
Tích hợp với phần mềm khác:
- KiotViet có khả năng tích hợp với các phần mềm kế toán, phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM), và các dịch vụ khác.
Những tính năng này giúp KiotViet trở thành một công cụ quản lý bán hàng và doanh nghiệp toàn diện, giúp doanh nghiệp quản lý quá trình kinh doanh một cách hiệu quả, tối ưu hóa tồn kho và tạo trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.
Cách tạo tài khoản, cách sử dụng, vận hành phần mềm, demo
- Bước 1: Truy cập trang web:https://www.kiotviet.vn/
- Bước 2: Ấn vào nút “Đăng kí” ở góc trên bên phải màn hình
- Bước 3 : Chọn ngành hàng bạn kinh doanh
- Bước 4: Điền thông tin đăng kí:
- Bước 5: Nhận được thông báo đăng kí thành công
Bước 6: Sau khi đăng kí thành công thì sẽ nhận được cuộc gọi đến từ nhân viên trực thuộc KiotViet.
2 Cách sử dụng, vận hành và demo
Cách nhập hàng lên trang KiotViet:
- Vào phầnDanh mụctại mụcHàng hóa, sau đó điền thông tin hàng hóa mình muốn kinh doanh vào đơn như hình bên dưới và ấnLưu:
- Cách bán hàng trên KiotViet: Sau khi lưu thành công mặt hàng ta muốn bán, ở bên trên góc phải màn hình sẽ có mụcBán hàng, ấn vào đó thì ta sẽ được đơn thông tin khách hàng, tại đây, ta sẽxử lí được đơn đặt hàng và yêu cầu khách hàng và trả hàng Ấn vào công cụ tìm kiếm ở góc trên bên trái màn hình ta sẽ thấy được mặt hàng và lượnghàng tồn khocủa mặt hàng ấy.
- Nhận hàng và quản lí kho:Chọn Giao dịch -> Nhập hàng -> Nhập thông tin đối tác, ta sẽ nhận được thông tin nhận hàng từ đối tác.
Quản lí kho: Chọn Hàng hóa -> Kiểm kho -> Nhập tên hàng -> Lưu tạm, ta sẽ nhận được thông tin kho:
Quản lí nhà cung cấp: Chọn Đối tác -> Nhà cung cấp, ta sẽ nhận được thông tin nhà cung cấp
3 Những doanh nghiệp nào đã sử dụng phần mềm KiotViet ?
- Dữ liệu về các doanh nghiệp cụ thể đã sử dụng KiotViet là thông tin cụ thể và thường không được công bố công khai Các doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm quản lý bán hàng như KiotViet cho mục tiêu quản lý nội dung, bán hàng, và quản lý doanh nghiệp một cách hiệu quả.
- Tuy nhiên sau đây là một số doanh nghiệp nhỏ lẻ đã sử dụng KiotViet và đạt được thành công nhất định như : Thời trang Chivaro, Bá Minh Silk, Lily Shop, Kim Ngân Store, Coco Diva,…
4 Ưu điểm, hạn chế của phần mềm Kiot Việt.
Giao diện tiếng Việt thân thiện với người dùng, giúp người sử dụng dễ dàng làm quen và sử dụng phần mềm hiệu quả Phần mềm được thiết kế thông minh để tối ưu hóa trải nghiệm sử dụng, giúp người dùng nhanh chóng tiếp cận và tận dụng những tính năng tối ưu của phần mềm.
+ Tích hợp đa kênh bán hàng Kiot Việt cho phép người dùng quản lý nhiều kênh bán hàng khác nhau, website, Facebook, … nhờ đó hiệu quả bán hàng giá tăng nhanh chóng.
+ Quản lý hàng tồn kho đơn giản Nhờ tính năng quản lý hàng tồn kho được thiết kế chuyên nghiệp mà người dùng có thể dễ dàng, kiểm soát lượng hàng tồn kho, đặt hàng mới, theo dõi doanh thu từng loại sản phẩm.
+ Tiết kiệm thời gian và chi phí Việc tận dụng công nghệ cao đã xử lý tương đối tốt nhiều vấn đề khác nhau trong khâu thuê nhân viên và tránh các tình trạng thất thoát
+ Quản lý hiệu quả các nguồn lực Phần mềm quản lý bán hàng còn tích hợp cả các tính năng như quản lý nhân viên, quản lý công nợ, chấm công nhân viên, nhờ đó mà chủ cửa hàng hoàn toàn có thể thực hiện các công việc tính công, tính lương cho nhân viên một cách phù hợp.
Khi doanh nghiệp phát triển, đặc biệt khi kinh doanh nhiều mặt hàng, nhiều khách hàng và nhiều mã hàng hóa, việc quản lý dữ liệu một cách hiệu quả trở nên vô cùng quan trọng Số lượng lớn dữ liệu đòi hỏi một hệ thống quản lý chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát chính xác các thông tin liên quan đến khách hàng, sản phẩm, đơn hàng, tồn kho và các khía cạnh khác Quản lý dữ liệu tốt giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, đưa ra quyết định sáng suốt, tối ưu hóa hoạt động và tăng trưởng bền vững.
+ Cho đến thời điểm hiện tại Kiot Việt đã ra mắt trên điện thoại Nhờ vậy mà chúng ta có thể thực hiện việc quản lý ở mọi lúc mọi nơi, đồng thời có thể dễ dàng kiểm tra doanh thu, lịch sử giao dịch bất cứ lúc nào.
+ Hạn chế tích hợp với các hệ thống khác Không tích hợp tốt với các hệ thống như kế toán, quản lý nhân sự hoặc hệ thống CMR của công ty, làm giảm khả năng quản lý toàn diện.
+ Hạn chế về APP Đây là một phần mềm miễn phí, vì thế chúng ta hoàn toàn dễ nhận thấy các nhược điểm trong thiết kế giao diện ở các nền tảng mobile, chăm sóc khách hàng chậm và tính bảo mật của ứng dụng cũng tương đối kém.
+ Giao diện đơn giản nhưng đôi lúc bị tối giản quá Đây vừa là ưu điểm, vừa là nhược điểm của phần mềm vì có 1 số tính năng cần phải làm quen để có thể sử dụng thành thạo.
