quản lý nhà nƣớc về hộ tịch trên địa bàn xã việt tiến huyện việt yên tỉnh bắc giang 2

Thực hiện pháp luật về hộ tịch không chỉ giúp người dân chủ động trong việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ cơ bản của con người được ghi nhận trong các bản Hiến pháp và các văn bản quy

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

TÊN ĐỀ TÀI KHÓA LUẬN

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ HỘ TỊCH TRÊN ĐỊA BÀN XÃ VIỆT TIẾN, HUYỆN VIỆT YÊN, TỈNH BẮC GIANG

Họ và tên tác giả: NGUYỄN THỊ XUÂN Hệ đào tạo: ĐẠI HỌC CHÍNH QUY Khóa học: 2020 – 2024

Mã sinh viên: 2005LHOE088

HÀ NỘI - NĂM 2024

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

TÊN ĐỀ TÀI KHÓA LUẬN

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ HỘ TỊCH TRÊN ĐỊA BÀN XÃ VIỆT TIẾN, HUYỆN VIỆT YÊN, TỈNH BẮC GIANG

Giảng viên hướng dẫn: TH.S HOÀNG DIỆU LINH Họ và tên tác giả: NGUYỄN THỊ XUÂN Hệ đào tạo: ĐẠI HỌC CHÍNH QUY

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong bài báo cáo đều trung thực và chưa được công bố trong bất kỳ một công trình nghiên cứu nào khác Những nhận xét, đánh giá trong bài báo cáo được thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong bài và trong phần tài liệu tham khảo Nếu phát hiện bất kỳ gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Tôi xin cam đoan mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện khóa luận tốt nghiệp này đã được cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong đây đã được ghi rõ nguồn gốc Đồng thời tôi xin cam đoan trong quá trình thực hiện đề tài, tôi luôn chấp hành đúng mọi quy định của địa phương nơi thực hiện đề tài

Hà Nội, ngày tháng năm 2024

NGƯỜI CAM ĐOAN

Nguyễn Thị Xuân

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Quản lý nhà nước về hộ

tịch trên địa bàn xã Việt Tiến, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang” tôi đã nhận

được sự quan tâm giúp đỡ của rất nhiều cá nhân, tổ chức Tôi xin chân thành cảm ơn đến:

Học viện Hành chính Quốc gia, Khoa Nhà nước và Pháp luật - nơi tôi được đào tạo, tiếp cận, bồi dưỡng tri thức để làm cơ sở lý luận vững chắc cho khóa luận

Xin bày tỏ sự biết ơn và kính trọng đến ThS Hoàng Diệu Linh là giảng viên đã tận tình hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện bài luận

Xin cảm ơn Ủy ban nhân dân xã Việt Tiến và các cán bộ, công chức làm việc tại Ủy ban đã tận tình tiếp đón tôi trong quá trình thực hiện nghiên cứu khóa luận

Xin cảm ơn chú Đoàn Văn Hùng - công chức Tư pháp - Hộ tịch Ủy ban nhân dân xã Việt Tiến đã nhiệt tình hướng dẫn, chỉ bảo tôi cũng như cung cấp những số liệu đầy đủ, chân thực về tình hình quản lý nhà nước về hộ tịch trên địa bàn xã

Xin cảm ơn các hộ dân trên địa bàn xã đã tạo điều kiện thuận lợi nhất cho tôi tiếp cận, thu thập những thông tin cần thiết cho đề tài

Tôi xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH

Bảng 1: Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký hộ tịch tại UBND xã Việt Tiến 41 Bảng 2 Thực trạng đăng ký hộ tịch trên địa bàn xã Việt Tiến từ năm 2021 đến năm 2023 42 Bảng 3: Thực trạng đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn trên địa bàn xã Việt Tiến từ năm 2021 đến năm 2023 43 Hình 2.4 Biểu mẫu Tờ khai đăng ký lại khai sinh 50

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Tổng quan nghiên cứu đề tài 2

3 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 4

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

6 Bố cục tổng quát của khóa luận 6

CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ HỘ TỊCH TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ 7

1.1 Các khái niệm có liên quan 7

1.1.1 Khái niệm hộ tịch 7

1.1.2 Khái niệm quản lý nhà nước về hộ tịch 10

1.2 Vai trò của công tác quản lý nhà nước về hộ tịch 14

1.3 Nội dung quản lý nhà nước về hộ tịch tại Uỷ ban nhân dân cấp xã 15

1.4 Yêu cầu trong quản lý nhà nước về hộ tịch 19

Tiểu kết chương 1 22

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ HỘ TỊCH TRÊN ĐỊA BÀN XÃ VIỆT TIẾN, HUYỆN VIỆT YÊN, TỈNH BẮC GIANG 23

2.1 Giới thiệu tổng quan về xã Việt Tiến, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang và nhận thức hoạt quản lý nhà nước về hộ tịch 23

2.1.1 Về xã Việt Tiến, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang 23

2.1.2 Nhận thức về hoạt động quản lý nhà nước về hộ tịch trên địa bàn xã Việt Tiến, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang 25

2.2 Thực trạng quy định pháp luật hiện hành về quản lý hộ tịch tại Uỷ ban nhân dân cấp xã 26

2.2.1 Quy định pháp luật hiện hành về quản lý hộ tịch tại UBND cấp xã ở

Việt Nam 26

2.2.2 Những ưu điểm 31

2.2.3 Những hạn chế, nguyên nhân của hạn chế 37

2.3 Thực trạng công tác quản lý hộ tịch tại UBND xã Việt Tiến, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang 39

3.1 Định hướng, nhiệm vụ trong thời gian tới 61

3.2 Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về hộ tịch trên địa bàn xã Việt Tiến, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang 62

3.2.1 Các giải pháp về pháp luật hộ tịch 62

3.2.2 Tăng cường, đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến và giáo dục pháp luật 64

3.2.3 Giải pháp về nâng cao chất lượng đội ngũ công chức 64

3.2.4 Đẩy mạnh cải cách hành chính và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hộ tịch 66

3.2.5 Giải pháp về thanh tra, kiểm tra 67

3.2.6 Tăng cường phối hợp cơ quan, tổ chức trong quản lý hộ tịch 68

Tiểu kết chương 3 70

KẾT LUẬN 71

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 72

MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài

Trong bối cảnh đất nước ta đã và đang bước vào thời kỳ phát triển mới với thời cơ mới, vận mệnh mới cùng quá trình hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng Ở Việt Nam, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch luôn được coi là một nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của quốc gia

Hộ tịch là những sự kiện cơ bản xác nhận tình trạng nhân thân của con người từ khi sinh ra đến khi chết Thực hiện pháp luật về hộ tịch không chỉ giúp người dân chủ động trong việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ cơ bản của con người được ghi nhận trong các bản Hiến pháp và các văn bản quy phạm pháp luật khác mà nó còn là cơ sở quan trọng để Nhà nước bảo vệ quyền nhân thân của mỗi cá nhân, những sự kiện cơ bản của cá nhân được ghi nhận từ khi sinh ra đến khi chết Đồng thời, thông qua việc đăng ký và quản lý nhà nước về hộ tịch đã góp phần hoàn thiện các biện pháp quản lý dân cư một cách khoa học, từ đó xây dựng tốt các chính sách phát triển kinh tế - xã hội của đất nước

Trong những năm qua pháp luật về hộ tịch đã có những bước chuyển mình mạnh mẽ để không ngừng hoàn thiện những thiếu sót, lỗ hổng đáp ứng với điều kiện kinh tế - xã hội, từng bước khắc phục những khó khăn về sự khác biệt giữa các phong tục, tập quán giữa các dân tộc nhưng vẫn đảm bảo quyền bình đẳng giới, công bằng, dân chủ

Luật Hộ tịch 2014 ra đời, đã trực tiếp điều chỉnh các vấn đề về hộ tịch theo hướng từng bước chuyên nghiệp, hiện đại, bảo đảm tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người dân khi tham gia vào quan hệ pháp luật hộ tịch, tuy nhiên bên cạnh sự vận động tích cực mà Luật Hộ tịch mang lại thì trong những năm gần đây, nhận thấy việc áp dụng pháp luật hộ tịch tại các chính quyền các cấp bộc lộ những khó khăn, hạn chế nhất định như: Thiếu sự đồng bộ, nhất quán trong cách thức giải quyết các sự việc hộ tịch, các quy định pháp luật về hộ tịch chưa có sự kết nối chặt chẽ với các quy định pháp luật liên quan trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay hay còn tình trạng Luật Hộ tịch 2014 chưa có những quy

định cụ thể đáp ứng sự phát triển xã hội Điều này xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau

UBND xã Việt Tiến là nơi em đã tham gia hoạt động kiến tập ngành nghề, Trong quá trình được quan sát, làm vi thực tế tại UBND xã Việt Tiến, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang, em nhận thấy UBND xã Việt Tiến là đơn vị luôn quan tâm, chú trọng đến công tác đăng ký và quản lý nhà nước về hộ tịch Xã Việt Tiến là địa bàn có vị trí địa lý thuận lợi cùng với mật độ dân cư đông đúc vì vậy hoạt động quản lý nhà nước về dân cư là một trong những thách thức lớn đối với các cấp lãnh đạo địa phương Đứng trước bối cảnh vừa phát triển kinh tế, vừa ổn định xã hội hoạt động áp dụng pháp luật về hộ tịch đã đạt được những thành tựu nhất định, đáp ứng nhu cầu thực tiễn của người dân địa phương, song vẫn còn nhiều hạn chế

Từ những lý do nên trên, em đã lựa chọn đề tài “Quản lý nhà nước về hộ

tịch trên địa bàn xã Việt Tiến, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang” để làm khóa

luận tốt nghiệp của mình, với mong muốn được đóng góp quan điểm của mình đối với nền hành chính địa phương – cũng chính là quê hương của em

2 Tổng quan nghiên cứu đề tài

Trong những năm vừa qua, pháp luật về hộ tịch và quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch luôn là một trong những vấn đề được Nhà nước và người dân đặc biệt quan tâm Chủ đề này được nhiều nhà nghiên cứu quan tâm, vì vậy các công trình nghiên cứu về lĩnh vực này khá phong phú, đa dạng, cụ thể:

Sách tham khảo:

- TS Nguyễn Công Khanh, Hộ tịch - Cẩm nang nghiệp vụ, Nhà xuất bản

Tư pháp xuất bản năm 2020 Đây là cuốn sách hướng dẫn nghiệp vụ cho đội ngũ

cán bộ, công chức làm công tác hộ tịch một cách tổng thể, toàn diện các quy định của pháp luật hộ tịch, cách thức xử lý một số tình huống phát sinh từ thực tiễn đăng ký, quản lý lĩnh vực này tại địa phương

Các đề tài nghiên cứu (khoá luận, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học…)

- Nguyễn Thị Kim Ngân (2016), Công tác quản lý hộ tịch, thực tiễn tại huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ Luật học, Trường Đại học

Luật Hà Nội Hoàng Thị Duyên (2020), Đăng ký và quản lý hộ tịch - Thực tiễn thi hành tại địa bàn huyện Thạch Thất, thành phố Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ luật học, Trường Đại học Luật Hà Nội Các đề tài nghiên cứu trên đã tập trung nghiên cứu, phân tích thực trạng đăng ký và quản lý hộ tịch, thực tiễn thực hiện pháp luật về hộ tịch tại cấp cơ sở trên địa bàn các huyện

- Nguyễn Duy Thuỵ (2017), Quản lý nhà nước về hộ tịch từ thực tiễn tình An Giang, Luận Văn thạc sĩ Luật học, Học viện Khoa học xã hội Luận văn đã

nghiên cứu cơ sở lý luận cơ bản về hộ tịch, quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch; phân tích thực trạng và đánh giá thực tiễn kết qủa công tác quản lý nhà nước về hộ tịch tại cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã trên địa bàn tình An Giang, có sự so sánh thời điểm trước và sau khi thực hiện Luật Hộ tịch

- Đặng Ngọc Hải (2021), Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch ở Việt Nam hiện nay, Luận văn thạc sĩ luật, Khoa Luật - Đại học Quốc gia Hà Nội Luận văn tập trung làm rõ những vấn đề lý luận về cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch, những khó khăn, vướng mắc từ thực tiễn triển khai cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực hộ tịch Từ đó, đưa ra các quan điểm và đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm tăng cường cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực này

Bài viết trên tạp chí khoa học:

- Phạm Ngọc Sơn (2016), Bài viết “Những nhiệm vụ cơ bản trong triển khai thi hành Luật Hộ tịch”, Tạp chí Dân chủ & Pháp luật, Bộ Tư pháp, Số

(307)

- Nhâm Ngọc Hiển (2017), Bài viết “Những thách thức, khó khăn đối với ngành tư pháp trong triển khai thực hiện chương trình hành động quốc gia về đăng ký và thống kê hộ tịch”, Tạp chí Dân chủ & Pháp luật, Bộ Tư pháp, 2017,

Số chuyên đề tháng 10

Từ các công trình khoa học nêu trên, một lần nữa có thể khẳng định vấn đề nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước ở cấp xã là vấn đề được nhiều sự quan tâm của các nhà nghiên cứu, các nhà khoa học

Dưới nhiều góc độ tiếp cận khác nhau về hình thức, lập luận tuy nhiên nội dung chính của các đề tài luôn hướng tới hoạt động nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về hộ tịch Với mong muốn đóng góp quan điểm nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về hộ tịch nói chung và hoạt động quản lý nhà nước về hộ tịch trên địa bàn xã Việt Tiến, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang nói

riêng, mà em đã chọn đề tài “Quản lý nhà nước về hộ tịch trên địa bàn xã Việt

Tiến, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang” làm đề tài khóa luận của mình

3 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục đích nghiên cứu

Trên cơ sở làm rõ những vấn đề lý luận và thực tiễn công tác quản lý hộ tịch, Khoá luận đề xuất phương hướng và một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động quản lý nhà nước về hộ tịch trên địa bàn xã Việt Tiến, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Nhằm thực hiện mục đích nêu trên, Khoá luận đặt ra một số nhiệm vụ chính như sau:

- Nghiên cứu một số vấn đề lí luận liên quan đến hoạt động quản lý nhà nước về hộ tịch như: Khái niệm hộ tịch, đăng ký hộ tịch, quản lý hộ tịch, ý nghĩa của hoạt động này, khái quát lược sử quá trình hình thành và phát triển của hoạt động quản lý hộ tịch tại Việt Nam

- Phân tích thực trạng quy định pháp luật hộ tịch hiện hành và thực trạng

hoạt động quản lý nhà nước về hộ tịch trên địa bàn xã Việt Tiến, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang

- Chỉ rõ phương hướng và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện quy định pháp luật và một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý trong thực tiễn

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu những vấn đề lí luận và thực tiễn về công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch trên địa bàn xã Việt Tiến, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nội dung: Khóa luận tập trung nghiên cứu, làm sáng tỏ những

vấn đề lí luận, quy định và thực trạng hoạt động quản lý hộ tịch tại Uỷ ban nhân dân xã Việt Tiến, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang

Phạm vi không gian: UBND xã Việt Tiến, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang

Phạm vi thời gian: Số liệu khảo sát, thống kê và các sự kiện hộ tịch thực tiễn sử dụng trong khóa luận được thu thập từ năm 2021 đến năm 2023

5 Phương pháp nghiên cứu

Để giải quyết nhiệm vụ chính mà đã đặt ra nhằm đạt được mục đích nghiên cứu, đề tài khóa luận đã sử dụng phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác - Lênin, Tư tưởng Hồ Chí Minh về Nhà nước và pháp luật, các quan điểm của Đảng và Nhà nước về cải cách tư pháp, chủ trương, chính sách về việc xây dựng nhà nước pháp quyền Bên cạnh đó, đề tài còn sử dụng một số phương pháp khoa học chuyên ngành như:

Phương pháp phân tích, đánh giá làm rõ những vấn đề lí luận và quy định

pháp luật về quản lý hộ tịch Qua đó, chỉ ra những bất cập, hạn chế về thực tiễn áp dụng để đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý

Phương pháp tổng hợp được sử dụng để tập hợp những quan điểm, khái

niệm, định nghĩa, quy định liên quan đến đăng ký, quản lý hộ tịch

Phương pháp thống kê được sử dụng để tổng hợp các số liệu liên quan

đến thực tiễn công tác quản lý hộ tịch tại UBND xã Việt Tiến, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang giai đoạn 2021 đến năm 2023

6 Bố cục tổng quát của khóa luận

Kết cấu khóa luận được chia là 03 phần chính, tương ứng với 03 chương:

Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về Quản lý nhà nước về hộ tịch

Chương 2: Thực trạng quản lý nhà nước về hộ tịch trên địa bàn xã Việt Tiến, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang

Chương 3 Định hướng, giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về hộ tịch trên địa bàn UBND xã Việt Tiến, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang

a) Xét dưới góc độ ngôn ngữ học

“Hộ tịch” là một từ ghép Hán Việt, được ghép bởi hai thành tố độc lập, trong đó “tịch” là thành tố chính, “hộ” là thành tố phụ [12, tr7] Khi cắt nghĩa từng thành tố, có thể thấy “tịch” có nghĩa là “sổ sách” hoặc “sổ đăng ký quan hệ lệ thuộc” Trong khi đó, “hộ” lại mang nghĩa trực tiếp là “dân cư” hay “nhà ở” hoặc hiểu theo nghĩa rộng hơn thì hộ là đơn vị để quản lý dân số gồm những

người cùng ăn ở với nhau Tuy nhiên, khi ghép hai từ ngữ này lại với nhau tạo

thành danh từ ghép “hộ tịch” lại có rất nhiều cách hiểu khác nhau Cụ thể như

sau:

Theo tác giả Đào Duy Anh trong cuốn Giản yếu Hán - Việt từ điển, hộ

tịch là “Quyển sổ của Chính phủ biên chép số người, chức nghiệp và tịch quản của từng người”[1, tr384]

Cũng có quan điểm tương tự tác giả Đào Duy Anh, tác giả Bửu Kế trong

cuốn Từ điển Hán - Việt từ nguyên đưa ra giải thích về hộ tịch như sau: “Hộ tịch: quyển sổ ghi chép tên tuổi, quê quán, nghề nghiệp của mọi người trong một địa phương”[13, tr814]

Bên cạnh đó, cũng xuất hiện những quan niệm về hộ tịch mang ý nghĩa khác hẳn các tác giả nêu trên, như:

Trong cuốn Đại từ điển Tiếng Việt do Nguyễn Ý Như làm chủ biên đưa ra

giải thích về hộ tịch như sau: “Hộ tịch: các sự kiện trong đời sống của một

người thuộc sự quản lý của pháp luật”[14, tr835]

Trong khi đó, trong cuốn Từ điển tường giải và liên tưởng Tiếng Việt, tác giả Nguyễn Văn Đạm giải thích hộ tịch theo một khía cạnh hoàn toàn khác so

với các cách giải nghĩa trên: “Hộ tịch: quyền cư trú, được chính quyền công nhận của một người tại nơi mình ở thường xuyên, của những người thường trú thuộc cùng một hộ, do chính quyền cấp cho từng hộ để xuất trình khi cần”[9,

tr385]

Có thể thấy, về mặt ngôn ngữ, có rất nhiều quan điểm, cách giải thích, cách tiếp cận khác nhau về khái niệm này qua từng giai đoạn lịch sử khác nhau, song điểm chung của chúng là: hộ tịch đều là những yếu tố, những sự kiện gắn liền với các giả trị nhân thân của con người

b) Xét dưới góc độ pháp lý

Trong pháp luật Việt Nam, “hộ tịch” là thuật ngữ được nhìn nhận và xuất hiện trong các văn bản pháp lý của nước ta từ khá sớm Trên thực tế, đã từng có những cuộc thảo luận trong giới chuyên môn về việc lựa chọn thay thế khái niệm này bằng một khái niệm khác thuần Việt hơn, dể hiểu hơn Tuy nhiên, do khái niệm này, trải qua quá trình lịch sử đã ăn sâu vào tiềm thức của người dân nên thay vì lựa chọn giải pháp thay thế khái niệm, các nhà lập pháp của Việt Nam đã dung hoà bằng giải pháp sử dụng khái niệm này với tư cách là một thuật ngữ chuyên môn và định nghĩa nó trong văn bản quy phạm pháp luật

Theo đó, Thuật ngữ hộ tịch được đề cập lần đầu tiên vào năm 1956, trong văn bản pháp luật do Nhà nước ban hành đó là Nghị định số 764-TTg ngày 08/5/1956 của Thủ tướng Chính phủ về Ban hành điều lệ đăng ký hộ tịch Tại

thời điểm này, hộ tịch được hiểu là “Những nguyên tắc và thủ tục đăng ký các việc khai sinh, khai tử, kết hôn hay sửa chữa các điều đã đăng ký và ghi chú các việc thay đổi về hộ tịch cũng như cấp phát giấy chứng nhận cho việc đăng ký đó”[4]

Nghị định số 83/1998/NĐ-CP của Chính phủ ngày 10/10/1998 về đăng ký hộ tịch, đã có sự ghi nhận một cách đầy đủ và toàn diện về khái niệm hộ tịch

Theo đó, hộ tịch được giải thích “là những sự kiện cơ bản xác định tình trạng thân nhân của một người từ khi sinh ra đến khi chết”[5]

Ngoài ra, khái niệm hộ tịch còn quy định tại Nghị định số CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch thay thế Nghị định số 83/1998/NĐ-CP

158/2005/NĐ-Kế thừa và phát huy những khái niệm từ các quy định trước, hiện nay

Luật Hộ tịch 2014 quy định về “Hộ tịch” như sau: “Hộ tịch là những sự kiện được quy định tại Điều 3 của Luật này, xác định tình trạng thân nhân của cá nhân từ khi sinh ra đến khi chết”[15] Điều 3 Luật Hộ tịch năm 2014 chứa đựng

các thông tin về nội dung đăng ký hộ tịch Như vậy, đi kèm với khái niệm về “hộ tịch” là khái niệm “đăng ký hộ tịch” Theo đó, pháp luật hiện hành ghi nhận

tại Khoản 2 Điều 2 Luật Hộ tịch 2014: “Đăng ký hộ tịch là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch của cá nhân, tạo cơ sở pháp lý để Nhà nước bảo hộ quyền và lợi ích hợp pháp cho cá nhân, thực hiện quản lý dân cư”[15] Từ khái niệm trên cho thấy, khi phát hiện

sự kiện hộ tịch của cá nhân (như sinh, tử, kết hôn…) thì cơ quan nhà nước có trách nhiệm phải đăng ký kịp thời sự kiện hộ tịch đó và đồng thời người dân cũng phải có trách nhiệm đi đăng ký hộ tịch trong thời hạn pháp luật quy định

Tóm lại, thông qua việc phân tích khái niệm hộ tịch dưới góc độ pháp lý và góc độ ngôn ngữ trên phạm vi Việt Nam và thế giới, quan điểm của tác giả về

khái niệm này như sau: “Hộ tịch được hiểu là những sự kiện pháp lý được ghi nhận cụ thể như: sự kiện sinh; tử; kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; nhận nuôi con nuôi; thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch; xác định lại dân tộc… nhằm xác định tình trạng nhân thân của một cá nhân từ khi sinh ra đến khi chết được cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký theo quy định pháp luật”

Từ các khái niệm nêu trên, có thể đưa ra một số đặc điểm cơ bản về hộ tịch:

Thứ nhất, hộ tịch bao gồm tổng thể sự kiện pháp lý gắn liền các yếu tố

nhân thân của mỗi cá nhân Điều này đồng nghĩa với việc mỗi cá nhân đều có các thông tin hộ tịch khác nhau dựa trên các yếu tố: tên tuổi, cha, mẹ, vợ, chồng, dân tộc giới tính… Thông qua các sự iện hộ tịch có thể xác định chính xác tình trạng nhân thân của một cá nhân từ khi sinh ra đến khi chết

Thứ hai, hộ tịch gắn liền với các giá trị nhân thân của cá nhân mang tính

bền vững và không thể chuyển giao được

Thứ ba, mọi sự kiện hộ tịch của cá nhân đều được đăng ký và quản lý tập

trung, thống nhất tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật

1.1.2 Khái niệm quản lý nhà nước về hộ tịch

1.1.2.1 Khái niệm

Quản lý là hoạt động mang tính chất đặc thù trong đời sống xã hội, là sự tác động có mục đích của các chủ thể quản lý đối với các đối tượng quản lý Với mục đích là điều khiển, chỉ đạo hoạt động chung của con người, phối hợp riêng lẻ của từng cá nhân thành hoạt động chung thống nhất của cả tập thể và hướng hoạt động chung đó theo phương hướng thống nhất, nhằm đạt được mục tiêu đã định trước

Quản lý nhà nước xuất hiện ngay khi nhà nước ra đời Để thực hiện chức năng của mình, nhà nước thực hiện hoạt động quản lý trên tất cả các lĩnh vực Theo đó, quản lý nhà nước về lĩnh vực hộ tịch là một trong những hoạt động của quản lý hành chính nhà nước Quản lý nhà nước về hộ tịch là một trong những hoạt động quản lý nhà nước do các chủ thể có thẩm quyền thực hiện trên cơ sở pháp luật về hộ tịch

Ở nước ta, hoạt động quản lý hộ tịch đã tồn tại rất lâu, tuy nhiên, khái niệm quản lý hộ tịch mới chỉ được đề cập lần đầu tiên trong Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch

Theo Nghị định này, Quản lý nhà nước về hộ tịch được hiểu là: “công việc thường xuyên của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện để theo dõi thực trạng và sự biến động về hộ tịch, nhằm bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, tại cơ sở xây dựng, phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc

phòng và chính sách dân số, kế hoạch hoá gia đình”[5]

Như vậy, có thể hiểu một cách đơn giản như sau “Quản lý hộ tịch là nhiệm vụ quan trọng, thường xuyên của chính quyền các cấp, nhằm theo dõi thực trạng và sự biến động về hộ tịch, trên cơ sở đó bảo hộ các quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân và gia đình, đồng thời góp phần xây dựng các chính sách về kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng và dân số, kế hoạch hóa gia đình”

Luật Hộ tịch hiện hành mặc dù không đề cập cụ thể khái niệm quản lý hộ tịch, tuy nhiên khi nghiên cứu nhận thấy luật quy định rất chi tiết về đăng ký hộ tịch và nội dung quản lý nhà nước về hộ tịch Theo đó, quản lý nhà nước về hộ tịch tập trung chủ yếu vào các hoạt động: xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật về đăng ký và quản lý hộ tịch; xây dựng và thực hiện chính sách, kế hoạch định hướng về lĩnh vực hộ tịch; triển khai, tổ chức hoạt động đăng ký hộ tịch; triển khai tổ chức và phương hướng hoạt động của hệ thống các cơ quan quản lý hộ tịch và đăng ký hộ tịch; kiểm tra, thanh tra, khen thưởng, giải quyết khiếu nại, tố cáo và vi phạm pháp luật trong lĩnh vực hộ tịch; thống kê hộ tịch; theo dõi biến động của hoạt động quản lý hộ tịch… Hoạt động này được diễn ra thường xuyên bởi các cơ quan có thẩm quyền nhằm theo dõi thực trạng, biến động về hộ tịch Qua đó, góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, quản lý dân cư và xây dựng chính sách phát triển kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng và chính sách dân số, kế hoạch hoá gia đình

1.1.2.2 Đặc điểm

Với bản chất là một hoạt động của quản lý nhà nước, hoạt động quản lý nhà nước về hộ tịch vừa mang những đặc điểm chung của quản lý nhà nước, vừa mang một số đặc điểm riêng để phân biệt với các hoạt động quản lý nhà nước khác Các đặc điểm của hoạt động quản lý nhà nước về hộ tịch như sau:

Thứ nhất, quản lý nhà nước đối với hộ tịch là hoạt động mang tính quyền lực nhà nước

Hoạt động quản lý nhà nước luôn mang tính quyền lực nhà nước, do vậy quản lý nhà nước về hộ tịch cũng vậy Quyền lực trong quản lý nhà nước đối với

hộ tịch thể hiện ở việc các chủ thể có thẩm quyền thể hiện ý chí nhà nước thông qua việc xây dựng và ban hành các văn bản pháp luật về quản lý hộ tịch Song hành cùng việc ban hành và xây dựng, các cơ quan quản lý nhà nước về hộ tịch còn thực hiện ý chí của mình thông qua các hoạt động áp dụng pháp luật, tổ chức thực thi pháp luật trong thực tiễn

Bên cạnh đó, quyền lực nhà nước trong hoạt động quản lý nhà nước về hộ tịch còn thể hiện thông qua việc các chủ thể có thẩm quyền tiến hành các hoạt động để bảo vệ và đưa pháp luật vào đời sống như tuyên truyền, giáo dục pháp luật; xử lý các vi phạm pháp luật…

Thứ hai, hoạt động quản lý nhà nước về hộ tịch có tính chấp hành và điều hành

Trên cơ sở quy định pháp luật nhằm hiện thực hóa pháp luật Tính chấp hành và điều hành của hoạt động quản lý nhà nước về hộ tịch thể hiện trong việc những hoạt động này được tiến hành trên cơ sở quy định pháp luật với mục đích thực hiện pháp luật về hộ tịch, cho dù đó là hoạt động chủ động sáng tạo của chủ thể quản lý thì cũng không được vượt quá khuôn khổ pháp luật

Ba là, quản lý nhà nước về hộ tịch là hoạt động có tính thống nhất, được tổ chức chặt chẽ và mang tính liên tục

Công tác quản lý nhà nước về hộ tịch là hoạt động mang tính thống nhất, bộ máy tổ chức quản lý nhà nước về hộ tịch được tổ chức chặt chẽ từ Trung ương tới địa phương Nhờ có sự thống nhất giữa các hoạt động của bộ máy được chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn kịp thời góp phần bảo đảm lợi ích chung của cả nước, bảo đảm sự liên kết, phối hợp nhịp nhàng giữa các địa phương tạo ra sức mạnh tổng hợp của cả nước, tránh được sự cục bộ phân hóa giữa các địa phương hay vùng miền khác nhau Tuy nhiên, với những đặc thù riêng về kinh tế- xã hội, mỗi địa phương lạ có sự chủ động, sáng tạo riêng trong quản lý, điều hành bộ máy quản lý hộ tịch

Bốn là, quản lý nhà nước đối với hộ tịch là hoạt động mang tính liên tục

Hoạt động quản lý nhà nước đối với hộ tịch cần phải có tính liên tục, linh

hoạt và kịp thời để có thể ứng biến trước sự vận động không ngừng của đời sống xã hội

Năm là, quản lý nhà nước về hộ tịch là hoạt động được tiến hành bởi những chủ thể có quyền năng hành pháp là các công chức trong bộ máy nhà nước

Chủ thể chủ yếu thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch là các cơ quan quản lý hành chính nhà nước từ Trung ương xuống địa phương, bao gồm:

+ Bộ Công an chủ trì, phối hợp với Bộ Tư pháp, Bộ ngoại giao và các bộ, ngành liên quan tham mưu giúp Chính phủ bảo đảm kết nối, an ninh, an toàn thông tin Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử theo quy định

+ Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn trong quản lý nhà nước về hộ tịch theo quy định

+ Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch tại địa phương mình Phòng Tư pháp giúp ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn trong quản lý nhà nước về hộ tịch theo phân cấp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu trách nhiệm về công tác đăng ký và quản lý hộ tịch của địa phương

+ Ủy ban nhân dân cấp xã có nhiệm vụ thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch tại địa phương và thực hiện đăng ký các việc hộ tịch thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định Cán bộ Tư pháp hộ tịch có trách nhiệm giúp ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn nói trên trừ

trường hợp giải quyết tố cáo Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp xã chịu trách nhiệm về tình hình đăng ký và quản lý hộ tịch của địa phương

1.2 Vai trò của công tác quản lý nhà nước về hộ tịch

Trong xã hội hiện nay, khi quyền con người luôn được nhận thức như một giá trị cốt lõi của nhân loại thì cùng với nó, hầu hết các quốc gia đều nhận thức

đúng đắn về tầm quan trọng của quản lý hộ tịch Quản lý hộ tịch là nhiệm vụ

quan trọng, luôn nhận được sự quan tâm của chính quyền các cấp , nhằm theo dõi thực trạng và những biến động về hộ tịch, trên cơ sở đó bảo hộ các quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân khi tham gia vào các quan hệ xã hội

Theo đó, vai trò của quản lý nhà nước về hộ tịch được thể hiện trên các mặt cơ bản sau:

Thứ nhất, bảo đảm quyền con người, quyền công dân ghi nhận tại Hiến pháp 2013 và BLDS được thực hiện như:

Quyền đối với họ tên, quyền xác định lại dân tộc, quyền đối với quốc tịch, quyền kết hôn, quyền được nuôi con nuôi… Ở phương diện này, đăng ký hộ tịch chính là phương tiện để người dân thực hiện, hưởng thụ các quyền nhân thân đó Mặt khác, thông qua các hoạt động quản lý nhà nước về hộ tịch, người dân được bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình, trên cơ sở các giấy tờ chứng minh hộ tịch người dân có quyền tham gia vào các quan hệ xã hội pháp luật Với ý nghĩa đó, việc Nhà nước tổ chức quản lý, đăng ký hộ tịch là sự bảo hộ của Nhà nước đối với việc thực hiện các quyền con người, quyền công dân

Thứ hai, góp phần khẳng định vai trò của Nhà nước trong việc bảo đảm trật tự xã hội

Sổ hộ tịch có thể giúp việc truy nguyên nguồn gốc của cá nhân bất kỳ một cách dễ dàng Thông qua sổ hộ tịch, cơ quan quản lý nhà nước nắm bắt được tình hình dân cư trên địa phương Các giấy tờ hộ tịch được cấp theo trình tự và thủ tục chặt chẽ do cơ quan có thẩm quyền cấp có giá trị pháp lý để cá nhân thực hiện các quan hệ trong gia đình và xã hội Vì vậy, đây cũng là cơ sở giúp cơ quan có thẩm quyền thu thập thông tin trong hoạt động truy soát, tìm

kiếm người mất tích, tội phạm, hay người gặp nạn… Từ đó góp phần đảm bảo trật tự xã hội

Thứ ba, là cơ sở để xây dựng hoạch định chính sách xã hội

Một hệ thống quản lý dữ liệu hộ tịch đầy đủ, chính xác, được cập nhật kịp thời, thường xuyên sẽ là nguồn tài sản thông tin hết sức quý giá luôn sẵn sàng hỗ trợ đắc lực cho việc hoạch định các chính sách phát triển kinh tế - xã hội phù hợp với từng địa phương, từng giai đoạn phát triển Thông qua các biến động về hộ tịch, các cơ quan quản lý nhà nước sẽ đánh giá, phân tích được tình trạng dân cư như: mức độ trẻ hóa, nguồn nhân lực lao động, mất cân bằng giới tính ở từng địa phương… để từ đó đề xuất, xây dựng những chính sách xã hội phù hợp về văn hóa - giáo dục, y tế, trường học, việc làm, các dịch vụ chăm sóc sức khỏe nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội

Thứ tư, xét về phương diện khoa học quản lý nhà nước thì quản lý hộ tịch giữ vị trí trung tâm của hoạt động quản lý dân cư

Đây là lĩnh vực trọng yếu của một quốc gia hiện đại Sự vững mạnh, bền

vững của một quốc gia liên quan mật thiết với hiệu quả của hoạt động quản lý dân cư nói chung và quản lý hộ tịch nói riêng Thông qua hoạt động đăng ký và quản lý hộ tịch, cơ cấu dân số (cơ cấu dân số theo giới, cơ cấu dân số theo độ tuổi) và chất lượng dân số (tình trạng thể chất, trí tuệ và tinh thần của cộng đồng dân cư) là hai vấn đề đặc biệt mà quản lý hộ tịch cung cấp thông tin cho quá

trình quản lý dân cư

Với những ý nghĩa quan trọng nêu trên, có thể thấy việc xây dựng hệ thống quản lý hộ tịch cần phải ngày càng được quan tâm, chú trọng

1.3 Nội dung quản lý nhà nước về hộ tịch tại Uỷ ban nhân dân cấp xã

UBND cấp xã là cơ quan thực hiện hoạt động quản lý nhà nước về hộ tịch ở cấp cơ sở Để hỗ trợ cho UBND cấp xã hoàn thành trách nhiệm mỗi xã đều được bố trí công chức tư pháp - hộ tịch để giúp UBND cấp xã trong hoạt động quản lý hộ tịch

Căn cứ vào từng chức năng, nhiệm vụ của mình, mà mỗi chủ thể quản lý

nhà nước về hộ tịch có trách nhiệm thực hiện những nội dung quản lý nhà nước về hộ tịch cụ thể Đối với phạm vi quản lý nhà nước về hộ tịch tại UBND cấp xã thì hoạt động quản lý nhà nước về hộ tịch bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

- Thứ nhất, xây dựng và tổ chức thực hiện chính sách, kế hoạch, định hướng về hoạt động hộ tịch

Hoạt động xây dựng và tổ chức thực hiện chính sách, kế hoạch, định hướng về quản lý hộ tịch sẽ giúp xây dựng và hoàn thiện pháp luật về hộ tịch được đồng bộ, thống nhất, phát huy được vai trò, hiệu lực của pháp luật để góp phần quản lý xã hội, ổn định chính trị, phát triển kinh tế Tuỳ vào mục đích, yêu cầu có tính chiến lược trong mỗi thời ký, mỗi giai đoạn của nhà nước để xác định nhiệm vụ trọng tâm phù hợp

- Thứ hai, triển khai và thực hiện hoạt động đăng ký hộ tịch

Đăng ký hộ tịch là việc của cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận các sự kiện hộ tịch cho công dân theo đúng trình tự, thủ tục mà pháp luật quy định Khi phát sinh sự kiện hộ tịch (như sinh, tử, kết hôn…) trên thực tế thì cơ quan nhà nước có trách nhiệm phải đăng ký kịp thời sự kiện hộ tịch đó cho người dân, đồng thời, về phía người dân, cũng phải có trách nhiệm đi đăng ký hộ tịch trong thời hạn do pháp luật quy định Tại thời điểm đăng ký hộ tịch thì sự kiện hộ tịch đó phải đã phát sinh, tồn tại trên thực tế Như vậy, không thể đăng ký đối với một sự kiện hộ tịch “khống”, nghĩa là nó chưa phát sinh, chưa tồn tại trên thực tế Ví dụ: khi đăng ký khai sinh thì trên thực tế phải có một người đã được sinh ra, khi đăng ký khai tử thì thực tế phải có một người đã chết…

Đồng thời, xây dựng, triển khai và quản lý hệ thống tổ chức và hoạt động của cơ quan đăng ký và quản lý hộ tịch cấp xã Để thực hiện hiệu quả hoạt động quản lý hộ tịch cấp xã thì xây dựng, tổ chức các cơ quan một cách phù hợp dựa trên quy mô, tính chất của địa phương

- Thứ ba, tổ chức thực hiện phổ biến, tuyên truyền chính sách pháp luật về

hộ tịch Để đảm bảo quyền lợi cho người dân thì trách nhiệm của UBND cấp xã,

công chức tư pháp - hộ tịch là phải tuyên truyền, giải thích, cập nhật các chính sách, pháp luật về hộ tịch cho người dân tại địa phương được biết Để từ đó, các chính sách, các quy định pháp luật về hộ tịch được đi vào đời sống người dân

- Thứ tư, giải quyết khiếu nại, tổ cáo và xử lý vi phạm pháp luật về đăng ký và quản lý hộ tịch

Đây là hoạt động quan trọng trong công tác quản lý hộ tịch mà bộ, ngành nào cũng phải thực hiện Mục đích của hoạt động này là nhằm phát hiện những sai sót, vi phạm pháp luật trong lĩnh vực đăng ký, quản lý hộ tịch để có biện pháp chấn chỉnh, xử lý kịp thời, bảo đảm hiệu lực, hiệu quả hoạt động của hệ thống cơ quan đăng ký hộ tịch và hệ thống cơ quan quản lý hộ tịch Đồng thời, qua đó, góp phần tuyên truyền, vận động nhân dân chấp hành tốt pháp luật về đăng ký, quản lý hộ tịch

- Thứ năm, thống kê hộ tịch Đây được coi là một trong những nhiệm vụ

đặc thù của công tác quản lý nhà nước về hộ tịch trong giai đoạn hiện nay Hộ tịch, đăng ký hộ tịch đóng vai trò rất quan trọng đối với quản lý nhà nước nói chung, quản lý dân cư nói riêng Với bất kỳ quốc gia nào, cũng triển khai hoạt động thống kê hộ tịch Trong quản lý dân cư, sự thay đổi, biến động của những thông tin cá nhân, nếu không quản lý, thống kê tốt thì sẽ kéo theo những hệ luỵ rất phức tạp, thậm chí có thể gây nguy hiển đến an ninh và trật tự xã hội

Trong bối cảnh đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia, xây dựng một Chính phủ điện tử, với sự ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, quản lý hộ tịch sẽ tạo thuận lợi rất nhiều cho công tác quản lý nhà nước về hộ tịch, công tác thống kê Vì thế, công tác này phải được đề cao và triển khai thực hiện một cách bài bản, khoa học, chính xác và trung thực Có như vậy, công tác đăng ký, quản lý hộ tịch mới thực sự giúp ích cho việc xây dựng, hoạch định chính sach phát triển kinh tế - xã hội, an ninh, quốc phòng của đất nước

- Thứ sáu, đảm bảo kinh phí, cơ sở vật chất, phương tiện cho một số hoạt động hộ tịch Việc đảm bảo kinh phí, cơ sở vật chất, phương tiện cho một số

hoạt động hộ tịch sẽ giúp cho mọi người dân đều được cấp các giấy tờ hộ tịch có đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật, cũng như việc hiện đại hoá hoạt động quản lý hộ tịch, thiết lập hệ thống thông tin hộ tịch đồng bộ, thông suốt Từ đó, bảo đảm việc kết nối, chia sẻ, cung cấp thông tin với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về hộ tịch và quản lý nhà nước về dân cư

- Thứ bảy, tổng kết hoạt động hộ tịch, báo cáo cơ quan nhà nước cấp trên về hoạt động hộ tịch Đây là hoạt động được triển khai nhằm nâng cao hiệu lực,

hiệu quả trong việc quản lý nhà nước về hộ tịch Đồng thời, đây cũng được xác định là nhiệm vụ thường xuyên của chính quyền các cấp nhằm theo dõi thực trạng và sự biến động về hộ tịch trên địa bàn địa phương, trên cơ sở đó bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người dân

- Thứ tám, ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, quản lý hộ tịch; quản lý, cập nhật, khai thác CSDL hộ tịch điện tử

Đây là nhiệm vụ đặc thù của công tác hộ tịch trong giai đoạn hiện nay Xuất phát điểm của hoạt động này, trước hết phải kể đến sự tiến bộ ngày càng vượt bậc của khoa học - kỹ thuật trong lĩnh vực công nghệ thông tin, đã kéo theo nhu cầu ngày càng mạnh của việc đăng ký và quản lý hộ tịch bằng phương thực hiện đại (điện tử)

Cơ sở dữ liệu hộ tịch là tập hợp thông tin hộ tịch được tập hợp theo những tiêu chí và phạm vi nhất định hình thành từ nguồn dữ liệu của hoạt động đăng ký hộ tịch Dữ liệu hộ tịch sẽ có đầu vào là thông tin từ hoạt động đăng ký hộ tịch Dữ liệu hộ tịch hiện nay dược lưu giữ bằng hai phương thức là Sổ hộ tịch và CSDL hộ tịch điện tử Theo đó:

- Sổ hộ tịch là (sổ giấy): là sổ gốc, được lập và lưu giữ tại cơ quan đăng ký hộ tịch để xác nhận hoặc ghi các sự kiện hộ tịch theo quy định của pháp luật Mỗi loại việc hộ tịch phải được ghi vào 01 quyển sổ, các trang phải đóng dấu giáp lai Sổ hộ tịch được lưu trữ vĩnh viễn theo quy định của pháp luật Đây cũng là căn cứ pháp lý để lập, cập nhật, điều chỉnh thông tin hộ tịch điện tử

- Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là: cơ sở dữ liệu ngành, được lập trên cơ sở tin học hóa công tác đăng ký hộ tịch Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được lập để lưu giữ, cập nhật, quản lý, tra cứu thông tin hộ tịch, phục vụ yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến; được kết nối để cung cấp, trao đổi thông tin hộ tịch cơ bản của cá nhân cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư

Cơ sở dữ liệu hộ tịch được quản lý, bảo mật, bảo đảm an toàn; chỉ những cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền mới có thể tiếp cận, khai thác theo quy định của pháp luật Cơ quan quản lý hộ tịch có trách nhiệm bảo đảm bí mật các thông tin cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch Cơ quan quản lý CSDL hộ tịch ngoài UBND cấp xã, còn có UBND cấp huyện, Cơ quan đại diện ngoại giao, đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật

1.4 Yêu cầu trong quản lý nhà nước về hộ tịch

Một là, tôn trọng và bảo đảm quyền nhân thân của cá nhân

Đây là yêu cầu xuất phát từ quy định của Công ước quốc tế về quyền trẻ em, Công ước quốc tế về quyền dân sự, chính trị mà Việt Nam là thành viên Theo đó, mỗi thành viên có nghĩa vụ tôn trọng, bảo vệ quyền con người, quyền công dân Hộ tịch là các sự kiện nhân thân gắn với mỗi cá nhân và thực hiện thủ tục đăng ký hộ tịch (đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn…) là một trong những cơ sở để đảm bảo cho công dân thực hiện các quyền nhân thân của cá nhân một các hiệu quả nhất Do vậy, hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước phải được thực hiện trên cơ sở tôn trọng và bảo đảm quyền nhân thân của cá nhân

Tôn trọng và bảo đảm quyền nhân thân của mỗi cá nhân trước hết thể hiện ở việc tôn trọng quyền lựa chọn và quyết định của mỗi cá nhân về hộ tịch Bên cạnh đó, tôn trọng và bảo đảm quyền nhân thân còn thể hiện ở chỗ các thông tin hộ tịch của cá nhân là thông tin được bảo đảm an toàn, chỉ cho phép truy cập, thay đổi, tra cứu và sử dụng theo quy định của pháp luật

Hai là, bảo đảm đúng thẩm quyền

Quản lý hộ tịch đúng thẩm quyền là yêu cầu pháp lý bắt buộc vì chỉ có

thực hiện đúng thẩm quyền thì hoạt động quản lý mới có giá trị pháp lý Điều này đòi hỏi, Nhà nước phải thông qua các quy định pháp luật xác định rõ phạm vi thẩm quyền thực hiện Theo đó, xác định mỗi cơ quan có thẩm quyền quản lý hộ tịch trong một phạm vi nhất định và với với một nội dung nhất định Thẩm quyền quản lý hộ tịch được xác định còn dựa trên cơ sở quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân có liên quan (cá nhân có yêu cầu đăng ký hộ tịch) Việc quy định thẩm quyền quản lý hộ tịch cho các cơ quan vừa đảm bảo thuận tiện cho người dân, vừa đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng, đồng bộ trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và khả năng kiểm soát của Nhà nước nhằm tránh việc giả mạo hoặc lợi dụng các sự kiện hộ tịch làm tổn hại đến quyền, lợi ích chính đáng của Nhà nước, cá nhân

Ba là, bảo đảm tính công khai, minh bạch

Công khai, minh bạch là một nguyên tắc quản lý hành chính nhà nước nói chung và là yêu cầu của quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch nói riêng Công khai, minh bạch là một trong những cách thức để hạn chế các sai sót, vi phạm có thể xảy ra trong quản lý hộ tịch Vì công khai, minh bạch là cơ sở để công dân theo dõi, giám sát được hoạt động quản lý hộ tịch của cơ quan, của người có thẩm quyền Các cơ quan nhà nước cũng chỉ có thể giám sát, kiểm tra được hoạt động quản lý hộ tịch trên cơ sở công khai minh bạch

Để thực hiện tốt yêu cầu nay, đòi hỏi pháp luật về hộ tịch phải được tuyên truyền, phổ biến rộng rãi đến người dân, tại trụ sở các cơ quan có thẩm quyền đăng ký hộ tịch, các yêu cầu về hồ sơ đăng ký hộ tịch, thời hạn giải quyết, các loại giấy tờ cần xuất trình… phải được niêm yết công khai, trong trường hợp cần thiết các quy định phải giải thích rõ ràng, hướng dẫn cụ thể cho người dân dễ dàng tham gia vào hoạt động đăng ký hộ tịch

Bên cạnh đó, để bảo đảm tính công khai, minh bạch cũng yêu cầu các cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quản lý hộ tịch phải thực hiện hoạt động quản lý thuộc thẩm quyền của mình một cách trung thực, khi người dân có yêu cầu phải trả lời rõ kết quả giải quyết các yêu cầu về hộ tịch của nhận dân, nhất là

trong những trường hợp từ chối yêu cầu đăng ký hộ tịch của công dân

Bốn là, bảm đảm các thông tin hộ tịch của cá nhân được bảo mật

Các thông tin hộ tịch là thông tin nhân thân gắn liền với mỗi cá nhân được Nhà nước bảo vệ nên các thông tin hộ tịch phải được bảo đảm an toàn, bí mật Bên cạnh đó, các thông tin còn là cơ sở để Nhà nước xây dựng, hoạch định chính sách kinh tế - xã hội, an ninh, quốc phòng nên thông tin hộ tịch cũng phải được coi là thông tin thuộc nhóm bí mật quốc gia Vậy nên, trong quản lý hộ tịch, pháp luật về hộ tịch cần quy định rõ các cơ quan có trách nhiệm giữ bảo mật, bảo đảm an toàn các thông tin hộ tịch của cá nhân, cơ chế để đảm bảo nội dung này dược thực hiện đồng bộ trên thực tế

Tiểu kết chương 1

Chương 1 với đề tài “Quản lý nhà nước về hộ tịch trên địa bàn xã Việt

Tiến, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang” Khóa luận đã làm rõ một số vấn đề lý

luận về quản lý nhà nước về hộ tịch, đưa ra được khái quát quá trình phát triển của pháp luật về hộ tịch đồng thời đưa ra được các khái niệm, đặc điểm, vai trò của quản lý nhà nước về hộ tịch; đưa ra được nội dung quản lý nhà nước về hộ tịch tại UBND cấp xã, đồng thời cũng đưa ra được những yêu cầu trong quản lý nhà nước về hộ tịch, cũng như nêu ra các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nhà nước về hộ tịch Quản lý nhà nước về hộ tịch là hoạt động của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện để theo dõi thực trạng và sự thay đổi về hộ tịch tại địa phương Thông qua các hoạt động quản lý hộ tịch của mình, nhà nước trực tiếp quản lý dân cư, nắm bắt các thông tin của công dân từ đó theo dõi được những thay đổi trong cơ cấu dân cư Tạo cơ sở để các cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiến hành đề ra các chính sách nhằm xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội

Những cơ sở lý luận được phân tích cụ thể tại chương này chính là tiền đề để tác giả tiến hành nghiên cứu pháp luật thực định cũng như hoạt động áp dụng pháp luật triển khai quản lý hộ tịch trên thực tế được phân tích tại chương 2 tiếp theo

2.1.1 Về xã Việt Tiến, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang

Việt Tiến là xã trung du thuộc huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang, nằm cách trung tâm huyện Việt Yên 7km về phía tây bắc

a) Điều kiện tự nhiên - kinh tế - xã hội

Phía bắc giáp xã Ngọc Vân huyện Tân Yên Phía tây bắc giáp xã Lương Phong Huyện Hiệp Hoà Phía đông giáp xã Thượng Lan Phía tây nam giáp xã Hương Mai Và phía Đông nam giáp xã Tự Lạn

Xã Việt Tiến có tổng số diện tích đất tự nhiên là 1140,61 ha, chiếm 6,2 % diện tích huyện Việt Yên, được phân bố với những đặc điểm sau:

* Đặc điểm địa hình, khí hậu:

Về địa hình: Việt Tiến thuộc vùng trung du địa thế thấp dần từ tây bắc xuống đông nam Đặc điểm nổi bật nhất địa hình của xã là có độ dốc tương đối lớn bị chia cắt đan xen giữa các địa hình cao thấp khác nhau

Về khí hậu: Việt Tiến nằm trong khu vực Trung du Bắc Bộ chịu ảnh hưởng của khí hậu nhiệt đới gió mùa, có 2 mùa là mùa mưa và mùa khô Mùa mưa bắt đầu từ tháng 4 đến tháng 10.Mùa khô bắt đầu từ tháng 11 đến tháng 3 năm sau Nhiệt động trung bình = 23,5 0c

Tổng diện tích mặt nước là 121,21 ha chiếm 17,18% diện tích đất nông nghiệp

b) Dân cư và văn hóa xã hội

*Truyền thống văn hóa

Xã Việt Tiến tiếp giáp giữa 2 huyện Tân Yên - Hiệp Hoà nên có nhiều điều kiện mở rộng thị trường giao lưu phát triển kinh tế xã hội nằm cách Thủ đô Hà Nội, thành phố Bắc Ninh, Bắc Giang không xa nên thuận lợi trong quá trình tiêu thụ sản phẩm nông nghiệp Địa hình xã được đan xen giữa những cánh đồng chân vàn và một số diện tích đất đồi núi ao hồ, khu đồng trũng nên thuận lợi cho một nền nông nghiệp phong phú đa dạng như trồng lúa nước, rau mầu, chăn nuôi gia súc gia cầm và nuôi trồng thuỷ sản Về giao thông xã có QL37 và đường liên Tỉnh 295 Việt Tiến - Song Vân chạy qua, có hệ thống giao thông nông thôn đã được bê tông hoá, hệ thống điện và mạng lưới viễn thông phủ rộng khắc xã thuận lợi cho thông tin liên lạc, giao lưu thông thương, phát triển kinh tế xã hội Có nguồn lao động dồi dào, người nông dân cần cù lao động, có ý thức vươn lên không chịu đói nghèo

Hằng năm trên địa bàn xã, ở các làng có các lễ hội đầu xuân và lễ thượng nguyên phục vụ nhu cầu văn hóa tín ngưỡng, vui chơi giải trí của bà con nhân dân trong xã như: Lễ hội truyền thống làng Núi ngày 11,12 tháng Giêng hàng năm, lễ hội làng Chàng, Kép 5 năm một lần vào ngày 10 tháng Giêng…

Từ những đặc điểm về điều kiện tự nhiên - kinh tế - xã hội cùng với đặc điểm về văn hóa, dân cư nêu trên đã có những tác động lớn tới công tác quản lý nhà nước về hộ tịch trên địa bàn xã Việt Tiến, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang

2.1.2 Nhận thức về hoạt động quản lý nhà nước về hộ tịch trên địa bàn xã Việt Tiến, huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang

UBND xã Việt Tiến là đơn vị trực tiếp thực hiện quản lý nhà nước về hộ tịch tại cấp cơ sở UBND xã Việt Tiến do HĐND xã Việt Tiến bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương, HĐND cùng cấp và cơ quan hành chính cấp trên

UBND xã Việt Tiến thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn tại Điều 35 Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, theo đó UBND cấp xã có nhiệm vụ, quyền hạn sau:

“1 Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân xã quyết định các nội dung quy định tại các khoản 1, 2 và 4 Điều 33 của Luật này và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã

2 Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương

3 Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân xã”[17]

Cơ cấu tổ chức bộ máy UBND xã Việt Tiến bao gồm Chủ tịch UBND xã là người trực tiếp quản lý, lãnh đạo và điều hành hoạt động của Ủy ban Hai Phó chủ tịch phụ trách lĩnh vực kinh tế và văn hóa xã hội UBND xã Việt Tiến gồm có tổng 20 cán bộ, công chức và 07 cán bộ bán chuyên Trong đó, có một công chức tư pháp - hộ tịch chịu trách nhiệm hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, giải quyết thủ tục liên quan tới hoạt động đăng ký hộ tịch

Trong những năm qua, công tác hộ tịch trên địa bàn xã Việt Tiến luôn được sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của Đảng ủy, HĐND, UBND, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện và Sở Tư pháp tỉnh Bắc Giang Vì vậy, nhận thức về hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch của Ban lãnh đạo và công chức trực tiếp làm công tác quản lý về hộ tịch ngày càng được chú trọng và nâng cao Đội ngũ công chức làm công tác tư pháp, hộ tịch luôn được kiện toàn và có trình độ trung cấp Luật trở lên

2.2 Thực trạng quy định pháp luật hiện hành về quản lý hộ tịch tại Uỷ ban nhân dân cấp xã

2.2.1 Quy định pháp luật hiện hành về quản lý hộ tịch tại UBND cấp xã ở Việt Nam

Ở nước ta, đăng ký và quản lý hộ tịch lần đầu tiên xuất hiện tại thời nhà Trần, sau đó tiếp tục được tiếp nhận rộng rãi qua các thời kỳ phong kiến tiếp theo

Thời điểm thực dân Pháp xâm chiếm Việt Nam, một trong những chính sách mà người Pháp áp dụng ở Việt Nam thời kỳ này đó là quản lý chặt chẽ dân cư thông qua Sắc lệnh ngày 30/10/1883 quy định việc Sổ hộ tịch cho người Việt Nam Như vậy, dưới góc độ lịch sử, cho thấy, pháp luật về hộ tịch và quản lý hộ tịch đã hiện diện ở nước ta từ rất lâu

Ngay sau khi dành độc lập, Chủ tịch Hồ Chí Minh ký Sắc lệnh số 47/SL ngày 10/10/1945 cho phép áp dụng một số văn bản pháp luật do chính quyền cũ ban hành mà không trái với thể chế Việt Nam dân chủ cộng hoà, trong đó có các quy định về quản lý hộ tịch

Từ đó tới nay, trong suốt quá trình hình thành và phát triển Đảng và Nhà nước ta luôn chú trọng đến những vấn đề quản lý hộ tịch, thông qua các văn kiện của Đảng, những văn bản quy phạm pháp luật, hoạt động đăng ký và quản lý hộ tịch ngày càng đạt những kết quả cao Công tác đăng ký và quản lý hộ tịch được quy định trong nhiều văn bản quy phạm pháp luật khác nhau

Thực tế, sau quá trình thi hành các văn bản nêu trên, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch ở nước ta đã có những bước tiến ổn định, đạt được những kết quả quan trọng Tuy nhiên, trong bối cảnh đất nước bước sang giai đoạn phát triển mới, quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa, hội nhập quốc tế diễn ra ngày càng sâu rộng, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch đã bộc lộ nhiều hạn chế, bất cập, không đáp ứng nhu cầu thực tiễn Mặt khác Hiến pháp năm 2013 ra đời với nhiều quy định mới đề cao quyền con người, quyền, nghĩa vụ cơ bản của công dân, từ đó tạo sự chuyển biến mạnh mẽ công tác đăng ký và quản lý hộ tịch theo

hướng từng bước chuyên nghiệp, hiện đại Với mục đích tạo cơ sở pháp lý lâu dài, ổn định và thống nhất cho công tác đăng ký và quản lý hộ tịch thì việc ban hành Luật Hộ tịch là rất cần thiết Tại Kỳ họp thứ 8, Quốc hội khóa XIII ngày 20/11/2014 đã thông qua Luật hộ tịch, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2016

Luật Hộ tịch 2014 ra đời, đánh dấu bước ngoặc lớn đối với công tác đăng ký và quản lý hộ tịch Luật ra đời đã tạo hành lang pháp lý vững chắc cho công tác quản lý hộ tịch đồng thời từng bước kiện toàn hệ thống pháp luật Việt Nam về quản lý nhà nước về hộ tịch Bên cạnh Luật Hộ tịch, Chính phủ cũng ban hành Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch Và Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 04/2020/TT-BTP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch Các quy định pháp luật thuộc các văn bản nêu trên hợp thành một hệ thống chế định hộ tịch, ước tính khoảng trên 300 điều

Nội dung các quy định về quản lý hộ tịch tại UBND cấp xã như sau:

a Thực hiện đăng ký hộ tịch tại UBND cấp xã

Đăng ký hộ tịch là việc của cơ quan nhà nước có thẩm quyển về việc xác

nhận các sự kiện hộ tịch của cá nhân Điều 3 Luật Hộ tịch 2014 quy định:

Luật Hộ tịch quy định rõ về thẩm quyền và thủ tục đăng ký hộ tịch Theo đó, UBND cấp xã có thẩm quyền đăng ký:

- Thực hiện đăng ký các sự kiện hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước bao gồm: đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn, đăng ký giám hộ, đăng ký nhận cha, mẹ, con, đăng ký khai tử

- Đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch cho người chưa đủ 14 tuổi, bổ sung thông tin hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước

- Ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền gồm: thay đổi quốc tịch; xác định cha, mẹ, con; xác định lại giới tính; Nuôi con nuôi, chấm dứt việc nuôi con nuôi;

Ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn; Công nhận giám hộ;

Tuyên bố hoặc hủy tuyên bố một người mất tích, đã chết, bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự

- Đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tại khu vực biên giới, còn người kia là công dân nước láng giềng thường trú tại khu vực biên giới với Việt Nam; kết hôn, nhận cha, mẹ, con của công dân Việt Nam thường trú ở khu vực biên giới với công dân của nước láng giềng thường trú ở khu vực biên giới với Việt Nam; khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định lâu dài tại khu vực biên giới Việt Nam

Như vậy, UBND cấp xã được quy định thẩm quyền đăng ký hầu hết các việc hộ tịch liên quan đến công dân ở trong nước, so với các quy định trước kia thì phạm vi thẩm quyền của cấp xã không thay đổi

b Bố trí công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc đăng ký hộ tịch

Bên cạnh đó, căn cứ vào tình hình, điều kiện thực tế của địa phương, UBND cấp xã chủ động bố trí kinh phí, nhân lực để tổ chức đăng ký hộ tịch (đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn, đăng ký khai tử) lưu động theo quy định của pháp luật, nhằm bảo đảm quyền đăng ký hộ tịch của người dân và tránh không để tình trạng nhiều người dân trên địa bàn không được đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn

Căn cứ quy định UBND cấp trên, bố trí công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc đăng ký hộ tịch Luật Hộ tịch 2014 quy định cụ thể về tiêu chuẩn, nhiệm vụ, quyền hạn của công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã

c Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về hộ tịch

UBND cấp xã có trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến tới các tầng lớp nhân dân trên địa bàn và vận động nhân dân tự giác tuân thủ thực hiện các quy định pháp luật về hộ tịch, đặc biệt là quyền, trách nhiệm đăng ký hộ tịch cho bản thân và người thân đúng hạn Đồng thời, kết hợp tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật có những quy định liên quan đến công tác đăng ký, quản lý

hộ tịch như: pháp luật về xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực hộ tịch, về quyền, lợi ích, nghĩa vụ liên quan đến việc đăng ký hộ tịch (quyền của trẻ em được hưởng trên cơ sở đăng ký khai sinh; quyền và nghĩa vụ vợ chồng sau khi đăng ký kết hôn…)

d Lưu trữ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch

UBND cấp xã chịu trách nhiệm lưu trữ, quản lý, khai thác sử dụng, các loại Sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch, hồ sơ hộ tịch theo quy định Sổ hộ tịch là tài sản của quốc gia, có giá trị sử dụng lâu dài nên phải được lưu trữ, bảo quản cẩn thận, an toàn, nguyên vẹn cả về hình thức và nội dung Không ai được tự ý khai thác thông tin, hoặc sửa chữa nội dung trong Sổ hộ tịch Hồ sơ đăng ký hộ tịch là cơ sở để chứng minh thông tin hộ tịch, đặc biệt quan trọng trong trường hợp có sai sót giữa Sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch, nên cũng cần được lưu trữ, bảo quản lâu dài theo quy định của pháp luật về lưu trữ

e Tổng hợp tình hình và thống kê hộ tịch báo cáo UBND cấp huyện theo định kỳ 06 tháng, hàng năm hoặc báo cáo đột xuất theo yêu cầu

Thống kê hộ tịch được thực hiện thường xuyên thông qua việc thu thập và xử lý số liệu Số liệu hộ tịch được cập nhật hàng ngày thông qua hoạt động đăng ký hộ tịch

Theo quy định của Luật Hộ tịch 2014, việc thống kê hộ tịch được thực hiện định kỳ 06 tháng, hằng năm hoặc đột suất Số liệu thống kê hàng năm về hộ tịch được tính bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 của năm đó, tất cả các thông tin hộ tịch đều được thống kê nhưng trong đó quan trọng nhất là các thông tin đăng ký khai sinh, khai tử, kết hôn Luật cũng quy định các cơ quan có trách nhiệm thực hiện thống kê hộ tịch, trong đó có UBND cấp xã UBND cấp xã tổng hợp tình hình và thống kê hộ tịch báo cáo UBND cấp huyện

f Quản lý, cập nhật, khai thác, Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

Trước khi Luật Hộ tịch được ban hành, về cơ bản Sổ hộ tịch được lập và lưu trữ theo cách thức đăng ký kép, một tại chính cơ quan đăng ký hộ tịch, một được lưu tại cơ quan quản lý cấp tỉnh để phục vụ cho công tác theo dõi, kiểm

tra, thống kê hộ tịch Khác với các quy định pháp luật trước đó, Luật Hộ tịch quy định về lập, lưu trữ Sổ hộ tịch đơn giản hơn Cụ thể, Điều 58 Luật Hộ tịch

2014 quy định: “1 Sổ hộ tịch là căn cứ pháp lý để lập, cập nhật, điều chỉnh thông tin hộ tịch của cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử Mỗi loại việc hộ tịch phải được ghi vào 01 quyển sổ, các trang phải đóng dấu giáp lai; Sổ hộ tịch được lưu giữ vĩnh viễn theo quy định của pháp luật 2 Việc khóa Sổ hộ tịch được thực hiện vào ngày cuối cùng của năm Khi khóa Sổ hộ tịch phải ghi rõ tổng số trang và tổng số sự kiện hộ tịch đã đăng ký; người đứng đầu cơ quan đăng ký hộ tịch ký, đóng dấu Giấy tờ, đồ vật hoặc chứng cứ khác đã nộp khi đăng ký hộ tịch phải được lưu trữ, bảo quản theo quy định của pháp luật về lưu trữ 3 Cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm lưu trữ, bảo quản Sổ hộ tịch, giấy tờ, đồ vật hoặc chứng cứ khác liên quan đến đăng ký hộ tịch”[15]

Một trong những quy định có tính đột phá của Luật Hộ tịch năm 2014 là về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hộ tịch Lần đầu tiên pháp luật

hộ tịch quy định về dữ liệu hộ tịch điện tử: “Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là cơ sở dữ liệu ngành, được lập trên cơ sở tin học hoá công tác đăng ký hộ tịch”

Trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin thì toàn bộ thông tin về các sự kiện hộ tịch của mỗi cá nhân được đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch được cập nhật chính xác, đầy đủ từ Sổ hộ tịch vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử có những ưu điểm vượt trội mà Sổ hộ tịch theo kiểu truyền thống không có được Đó là nó cho phép kết nối các sự kiện hộ tịch của cá nhân bằng phần mềm điện tử Còn nếu theo cách thức cũ, các việc hộ tịch phát sinh vào thời điểm nào sẽ được ghi vào sổ ở thời điểm đó và việc ghi sổ được thực hiện tại cơ quan có thẩm quyền giải quyết Vì vậy, các thông tin về tình trạng nhân thân của cá nhân được lưu trữ rời rạc Khi ứng dụng công nghệ thông tin, các thông tin hộ tịch của cá nhân được kết nối và xử lý đồng bộ

Luật Hộ tịch 2014 quy định: “1 Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được lập để lưu giữ, cập nhật, quản lý, tra cứu thông tin hộ tịch, phục vụ yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến; được kết nối để cung cấp, trao đổi thông tin hộ tịch cơ bản của

cá nhân cho Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư” (Khoản 1 Điều 59)

“ 1 Các sự kiện hộ tịch của cá nhân ngay sau khi đăng ký vào Sổ hộ tịch đều phải được cập nhật kịp thời, đầy đủ, chính xác vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử Cơ quan đăng ký hộ tịch chịu trách nhiệm về mọi thông tin hộ tịch được cập nhật trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử 2 Trường hợp thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư khác với thông tin trong Sổ hộ tịch thì phải điều chỉnh cho phù hợp với Sổ hộ tịch” (Khoản 60)

Luật Hộ tịch 2014 cũng quy định, Cơ sở dữ liệu hộ tịch được quản lý, bảo mật, bảo đảm an toàn; chỉ những cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền mới được tiếp cận và khai thác theo quy định của pháp luật Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch có trách nhiệm bảo đảm bí mật cá nhân trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch

2.2.2 Những ưu điểm

Các quy định mới về hộ tịch thay đổi đáng kể thực hiện quản lý hộ tịch cấp xã ở Việt Nam hiện nay Cụ thể:

Thứ nhất, việc thay đổi về thẩm quyền đăng ký hộ tịch đã tạo nhiều

chuyển biến tích cực trong quản lý hộ tịch giai đoạn hiện nay, bảo đảm thuận lợi cho người dân và cơ quan đăng ký hộ tịch

- Thẩm quyền lãnh thổ về đăng ký hộ tịch có sự thay đổi theo hướng linh hoạt, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân hơn Khoản 4 Điều 5 Luật Hộ tịch

2014 quy định: “Mỗi sự kiện hộ tịch chỉ được đăng ký tại một cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền theo quy định của Luật này Cá nhân có thể được đăng ký hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống Trường hợp cá nhân không đăng ký tại nơi thường trú thì Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện nơi đã đăng ký hộ tịch cho cá nhân có trách nhiệm thông báo việc đăng ký hộ tịch đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cá nhân đó thường trú”[11] Theo đó, cá nhân có thể được

đăng ký hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi thường trú, nơi tạm trú hoặc nơi đang sinh sống chứ không bắt buộc phải xét theo thứ tự ưu tiên nơi đăng ký thường trú như các quy định tại thời điểm trước khi Luật Hộ tịch 2014 có hiệu

lực Trường hợp cá nhân không đăng ký tại nơi thường trú thì UBND cấp huyện, UBND cấp xã, Cơ quan đại diện nơi đã đăng ký hộ tịch cho cá nhân có trách nhiệm thông báo việc đăng ký hộ tịch đến UBND cấp xã cá nhân đó thường trú

Còn về thẩm quyền đăng ký khai sinh, Luật cho phép UBND nơi cư trú của người cha hoặc người mẹ đều được thực hiện đăng ký khai sinh, thay cho quy định trước đây, ưu tiên cho UBND cấp xã nơi cư trú của người mẹ, nếu không xác định được nơi cư trú của người mẹ thì UBND cấp xã nơi cư trú của người cha mới được thực hiện Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho người dân khi tiến hành các thủ tục về hộ tịch mà còn thể hiện ý thức, trách nhiệm bảo đảm vấn đề bình đẳng giới trong xây dựng và thực thi pháp luật của Nhà nước ta góp phần phục vụ tiến trình cải cách tư pháp

- Thẩm quyền về hộ tịch của Sở Tư pháp trước đây sẽ được chuyển sang cho UBND cấp huyện, đồng thời có sự điều chỉnh lại phạm vi thẩm quyền cho UBND cấp xã Theo đó:

UBND cấp xã sẽ có thẩm quyền đăng ký hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú trong nước; đăng ký thay đổi, cải chính thông tin hộ tịch cho người chưa đủ 14 tuổi; bổ sung thông tin hộ tịch cho công dân Việt Nam cư trú ở trong nước; ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch cho cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; Đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tại khu vực biên giới, còn người kia là công dân nước láng giềng thường trú tại khu vực biên giới với Việt Nam; kết hôn, nhận cha, mẹ, con của công dân Việt Nam thường trú ở khu vực biên giới với công dân của nước láng giềng thường trú ở khu vực biên giới với Việt Nam; khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định lâu dài tại khu vực biên giới Việt Nam; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho cá nhân có yêu cầu

Việc chuyển thẩm quyền về hộ tịch sẽ giúp tạo điều thuận lợi hơn cho người dân, đồng thời giảm sức ép về thủ tục hành chính hộ tịch trên cơ quan cấp tỉnh để UBND cấp tỉnh tập trung làm tốt chức năng quản lý nhà nước về hộ tịch tại địa phương