Đang tải... (xem toàn văn)
Kiến trúc quy trình Management processesQuy trình kiểm tra chất lượng thuốc Core processeQuy trình trả hàng cho nhà cung cấp Quy trình nhập thuốc Quy trình Chăm sóc khách hàng Quy trình
Trang 11
ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI VIỆN KINH TẾ VÀ QUẢN LÝ
********
QUẢN TRỊ QUY TRÌNH KINH DOANH
BÀI TẬP LỚN NHÓM 11: NHÀ THUỐC LONG CHÂU Danh sách thành viên nhóm 11
Họ và Tên MSSV Trịnh Thị Thu Huyền 20213349Nguyễn Thị Xuyên 20213418 Lưu Thị Phượng 20213381 Đỗ Hương Giang 20213513
Hà Nội, ngày 04 tháng 01 năm 2024
Trang 24 Xây dựng sơ đồ BPMN cho quy trình:
5 Các chỉ tiêu đo lường
6.3 Cải tiến quy trình
6.4 Dự kiến chi phí và kết quả cải tiến
Trang 31 Giới thiệu nhà thuốc Long Châu
- Trực thuộc Công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT – thành viên Tập đoàn FPT, hệthống Nhà thuốc FPT Long Châu là một trong những chuỗi bán lẻ dược phẩm uy tíntại Việt Nam Với hơn 1000 Nhà thuốc tại hơn 63 tỉnh thành (cuối năm 2022), FPT Long Châu chuyên cung cấp đa dạng các loại thuốc kê đơn, không kê đơn, các sản phẩm thực phẩm chức năng, trang thiết bị y tế, dược mỹ phẩm và nhiều sản phẩm chăm sóc sức khoẻ, tiêu dùng hàng ngày, …
- Bán hàng: Ứng dụng API qua các nền tảng thương mại điện tử, và các chuỗi cửahàng bán lẻ.
2 Kiến trúc quy trình
Management processes
Quy trình kiểm tra chất lượng thuốc
Core processe
Quy trình trả hàng cho nhà cung cấp Quy trình nhập thuốc
Quy trình Chăm sóc khách hàng Quy trình bán
hàng o ine Quy trình giao
hàng Quy trình
đóng gói sản phẩm Quy trình
chọn nhà cung ứng
Quy trình đổi trả thuốc cho khách hàng Quy trình bán
hàng online Quy trình quản
lý đơn đặt hàng Quy trình
bảo quản thuốc Quy trình lập
kế hoạch nhập thuốc
Quản lý hoạt động kinh doanh Quản lý chiến lược
Quản lýnguồn cung Quản kho lý
Trang 4Support processes
quản lý hệ thống thông n Quản lý Nhân sự
Quản lý tài chính và toán kếQuản lý cơ sở vật chất
Trang 55 Feasibility: High (67-100%) Medium (34-66%) Low(0-33%)
Importance/ Tầm quan trọng (80%):
- Quy trình nhập thuốc và sắp xếp thuốc vào kho là một quy trình rất quan trọng giúp việc nhập thuốc vào kho đảm bảo theo đúng yêu cầu đặt ra với nhà cung cấp (số lượng, chất lượng sản phẩm), đáp ứng đủ và kịp thời theo nhu cầu kinh doanh của nhà thuốc.- Quy trình giúp đảm bảo những sản phẩm được lữu trữ đúng nơi giúp thuận tiện cho
việc bảo quản, quản lý kho và lấy hàng rồi đóng gói giao cho khách hàng Health/ Thực trạng quy trình (35%):
- Nhân viên tốn nhiều thời gian sắp xếp hàng hóa và đôi khi xảy ra lỗi lưu trữ thuốc nhầm nơi (tỷ lệ xếp sai vị trí của nhân viên xếp hàng vào kho là 7 10% TB/lần nhập-hàng)
- Trong quá trình di chuyển hàng hóa vào nơi lưu trữ, hàng hóa bị hư hại do nhân viên không cẩn thận trong quá trình sắp xếp (tỷ lệ hàng hóa bị hư hại trong quá trình vậnchuyển và xếp hàng vào kho là 8-13%)
Quản kho không hài lòng thái lý về độ và hiệu suất làm việc của nhân viên (theo khảo sát hàng tháng mức độ không hài lòng là 35%)
- Có nhiều thời gian lãng phí trong quy trình
- Quy trình có ảnh hưởng trực tiếp với các quy trình bảo quản thuốc, đóng gói sản phẩm, kiểm tra thuốc
Feasibility/ Tính khả thi (90%):
- Đây là quy trình nội bộ, dễ dàng cải tiến và thay đổi hơn so với quy trình bên ngoài
Trang 66
- Có tiềm lực về tài chính, côngnghệ để cải tiến quy trình4 Xây dựng sơ đồ BPMN cho quy trình:
Quy trình nhập hàng và sắp xếp thuốc vào kho
Quy trình sắp xếp thuốc vào kho khi nhập kho hàng tháng tại kho tổng Mê Linh, HàNội (quy mô 4000m2) Quy trình bắt đầu từ lúcnhận hàng từ bộ phận kiểm tra hàng nhập đếnlúc hàng hóa đã được xếp vào trong kho bảo quản Hàng hóa nhập vào trong kho được chia thành 3 loại chính: dược phẩm, thực phẩm chức năng và thiết bị y tế Khi nhận hàng hóa từ đơn vị vận chuyển, quản lý kho sẽ chỉ định các nhân viên phụtrách việc kiểm tra hàng nhập.
- Dựa vào phiếu mua hàng đối chiếu số lượng
- Kiểm tra chất lượng hàng hóa dựa vào các yếu tố sau: Kiểm tra cảm quan bên ngoài (các lô hàng có bị bóp méo hay không), kiểm tra hạn sử dụng (kiểm tra ngẫu nhiên 1 sp trong lô hàng của từng lợi hàng hóa) 1
- Nếu phát có hiện chênh lệch về số lượng hoặc phát hiện chất lượng không đảmbảo thì phải báo ngay với quản lý kho để liên hệ đơn vị liên quan xử lý (bộ phận muahàng của công ty/ nhà cung cấp)
Sau khi hoàn tất thủ tục kiểm kê và đánh giá chất lượng, nếu đạt yêu cầu thì kế toán sẽ nhận toàn bộ giấy tờ để lập giao dịch và in phiếu nhập kho Phiếu nhập kho này sẽ được gửi 1 bản cho quản lý kho và 1 bản cho người giao hàng
Bộ phận sắp xếp hàng hóa sẽ nhận được yêu cầu nhập kho, sẽ tiến hành phân loại hàng hóa trước khi vận chuyển vào kho Dược phẩm sẽ được phân chia theo khu vực: thuốc bảo quản điều ở kiện bình thường (bảo quản ở nhiệt độ phòng, không quá 32 độ và độ ẩm không quá 80%), thuốc bảo quản ở điều kiện đặc biệt: nhiệt độ 8 15 độ ( trong-phòng lạnh), nhiệt độ 8 độ, và không quá 10 độ, các điều kiện khác như tránh ánh-sáng ( để trong chỗ tối), dễ bay hơi (để nơi, thoáng mát), Dễ cháy, có mùi (để tách riêng 1 khu riêng) Thực phẩm chức năng và thiết bị y tế có khu vực riêng biệt không đểchungvới thuốc
Sau khi phân loại, các nhân viên sắp xếp thuốc theo nguyên tắc FIFO (lô thuốc nào hạn dùng trước sẽ để trước) Các nhân viên sắp xếp phụ trách vận chuyển hàng hóa vàsắp xếp hàng hóa vào đúng nơi quy định như trên (mỗi kệ đều có các nhãn dán chỉ dẫn, dùng các xe nâng và công cụ hỗ trợ vận chuyển) Trong quá trình sắp xếp hàng hóa nếu có xay ra đổ vỡ hàng hóa, cần báo ngay với quản lý kho để có biện pháp xử lý phù hợp
Sau khi hoàn tất, quản lý kho sẽ phụ trách kiểm tra các hàng hóa đã được xếp vào kho Nếu không thì kế toán kho sẽ cập nhật thông tin lên phần mềm quản lý kho vàhoàn tất quy trình nhập kho
Trang 8- Tỷ lệ không hoàn thành công việc của nhân viên xếp hàng vào kho 7-10% trung làbình/lần nhập hàng (xếp hàng hóa sai nơi theo quy định bảo quản)
- Tỷ lệ hàng hóa bị hư hại trong quá trình vận chuyển vàxếp hàng vào kho là 8-13% (đổ vỡ, béo méo hàng hóa trong quá trình vận chuyển và sắp xếp)
- Tốc độ sắp xếp hàng hóa: trung bình 20 35 phút – sắp xếp xong 1 lô sản phẩm (bao gồm cả vận chuyển và xếp hàng
c Chỉ tiêu chi phí
Chi phí cho nhân viên: trưởng kho (quản lý kho), kế toán kho, nhân viên kiểm tra, nhân viên vận chuyển, nhân viên xếp hàng vào kho => Lương nhân viên, thưởng phạt
Chi phí cho máy móc thiết bị: phần mềm quản lý kho, xe nâng, xe vận chuyểnhàng vào kho, … các thiết bị khác
Chi phí bảo dưỡng các náy móc thiết bị
Chi phí lãng phí do hỏng hóc, hư hại hàng hóa trong quá trình vận chuyển vàsắp xếp
5.2 Chỉ tiêu BSC
Trang 910
Đề xuất cải tiến quy trình
6 Phân tích quy trình 6.1 Phân tích nguyên nhân: Khía
TÀI
CHÍNH Cải thiện chi phí
Chi phí do sai hỏng trong quá trình lưu trữ trênmột lần nhập
Giảm
90% Tháng 4 triệu triệu 40 Chi phí trung bình 1
tháng của quy trình Giảm 20% Tháng triệu 320 triệu 400 KHÁCH
TRÌNH
NỘI BỘ
Cải thiện chất lượng quy trình
Tốc độ sắp xếp hàng hóa Giảm 20% Quý 16-28 phút 20-35 phút % hàng hóa bị bị hư hại
trong quá trình vận chuyểnđến nơi lưu trữ
PHÁT
Đào tạo nhân viên về sản phẩm thuốc, quy trình, công
Trang 1010 Thiếu hệ thống máy móc
cập nhật vị trí chỗ còn trống trong kho
Công cụ nâng xevận chuyển phụ thuộc con người
Chưa cóphương pháp đo lường cụ thể cho năng suấtlàm việc của nhân viên
Hiệu quả quy trình không tốt Nhân viên thiếu kinh nghiệm, chưa
được đàotạo bài bản
Nhân viên còn làm việc tự do, chưa có giới hạn thời gian cụ thể.Nhân viên làm đổ vỡ hàng
hóa vàxếp sai trí hàng vị
Phương pháp triển khai quy trình
1 Fishbone Diagram
6.2 Nhật ký vấn đề
Số liệu của 1 lần nhập hàng kho tại Mê Linh vào tháng /202 6 3:
- Số lượng hàng nhập vào: 1000 lô hàng bao gồm cả 3 loại: dược, thực phẩm chức năng và thiết y bị tế từ các nhà cung cấp (Công ty TNHH Medistar VN, Công ty cổ phần TM thiết y tếbị Vĩnh phúc, Công ty cổ phần dượcphẩm thiết bị y tế Hà Nội,…)
Máy móc Phương pháp đo lường
Con người
Trang 1111
Tên vấn đề Mô tả vấn đề Giả thiết Tác động định
tính Tác động định lượng Hàng hóa bị
bóp méo, đổ vỡ trong quá trình vận chuyển
Trong quá trình vận chuyển (bằng xe nâng, xe đẩy), nhân viên đã làm đổ vỡ hàng hóa, bao gồm cả loại thuốc gây ra mùi và các thiết bị y tế khác
1000 lô hàng nhập vào với 5% số lô hàng bị bóp méo, 3% lô hàngbị đổ vỡ Chi phí cho mỗi lô hàng bị bóp méo là 100.000VND và sai hỏng là 800.000VND
Nhân viên căng thẳng Tốn thêm thời gian xử lí các vấn đề
1000*0.05*100.000+ 1000*0.03*800.000 =29.000.000 VND
6.3 Cải tiến quy trình
Động cơ cải tiến: Động cơ phản ứng (Reactive motive) Sửa chữa, khắc phục những vấn đề xuất hiện - trong tổ chức: Nhân viên thiếu kinh nghiệm, làm hư hại, hỏng hóc hàng hóa trong quá trình vận chuyểnvà sắp xếp hàng hóa
Giải pháp: thực hiện những bài kiểm tra định kỳ, áp dụng các chính sách thưởng phạt rõ ràng; x ây dựng thêm công cụ AI giúp gợi ý lộ trình sắp xếp hàng hóa để tối ưu hóa số lần di chuyển hàng do sai phạm nhầm lẫn
- Đánh giá nhân viên hàng tháng (tỷ lệ gây hỏng hóc sản phẩm/mỗi nhân viên) để cónhữngchính sáchthưởng phạt hợp lý
- Thực hiện chính sách kiểm tra định kỳ (về quy trình kiểm tra, sắp xếp hàng hóa và thuộc sơ đồ kho ), có sựchuẩn hóa quy về trình cho từng nhân viên
- Đào tạo nhân viên sử dụng thành thạo các công cụ hỗ nhà kho tránh các vấn đề về đổ vỡ và hỏng hóc
- Nhân viên sẽ chỉ cần đi theo các kệ chứa số mà AI đã chỉ dẫn, đồng thời quản lý kho sẽkiểm soát được việc sắp xếp hàng của nhân viên
Trang 12(4 điểm)
- Giảm chi phí cho việc giám sát các hoạtđộng của nhân viên thường xuyên - (2 điểm)
- Công ty có khả năng cung cấp công nghệ AI (2 điểm)
- Công nghệ AI giúp nhân viên kho dễ dàng hoàn thành công việc sắp xếp hàng hóa (điểm)
- Nhân viên bị áp lực vì những bài kiểm tra chuyên môn định kỳ (4 điểm)
- Dễ xảy ra vấn đề không công bằng (2 điểm)
- Nhân viên không quen với công nghệ mới(2 điểm)
=> Trợ lưc (1 6) > Kháng lực (4) => Nên thực hiện phương pháp cải tiến này
6.4 Dự kiến chi phí và kết quả cải tiến
a Dự kiếnchi phí
Chi phí cho phát triển AI gợi lộ trình xếp hàng hóa: 30 ý triệu đồng Chi phí cho phát triển, duy trì hệ thống: 40 triệu đồng/năm Chi phí cho đào tạo nhân viên: 20 triệu đồng/năm
b Kết quả cải tiến
Quy trình BPMN sau cải tiến: các tác vụ sắp xếp sau phân loại được tối ưu hơn bằng AI, nhân viên không sẽ phải tự tìm vị trí xếp hàng theo yêu cầu.
Trang 1313
Kết quả: sau khi cải tiến:
- Tốc độ sắp xếp hàng hóa giảm 20% từ 20-35 phút xuống 16-28 phút
- Quy trình được thực hiện một cách linh hoạt, giảm thiểu các khoảng thời gian lãng phí trong quy trình
- Chi phí do sai hỏng trong quá trình lưu trữ trên một lần nhập giảm 90% từ 40 triệu xuống 4 triệu
- Chi phí của trung bình của quy trình trong 1 lần nhập giảm 20% từ 400 triệu xuống 320 triệu việc của nhân viên (có chế độthưởng phạt hợp lý=> nhân viên có động lực làm việc)
- Nhân viên được đánh giá, đào tạo thường xuyên => Tăng kỹ năng làm việc Hiệu quả quy trình được nâng cao.
theo AI chỉ dẫn.