thực trạng và giải pháp quản lý hàng tồn kho tại công ty tnhh mtv đại gia phát

Đối tượng nghiên cứu Hàng tồn kho và công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Đại Gia Phát Thuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc tr

Trang 1

BỘ CÔNG THƯƠNG BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM KHOA KẾ TOÁN- KIỂM TOÁN

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐẠI GIA PHÁT

Giảng viên hướng dẫn: Ths.Phạm Trường Quân Sinh viên thực hiện:

1 Trịnh Thị Hồng Đào 15103011 ĐHKT11ETT 2 Nguyễn Thị Mĩ Hương 15104901 ĐHKT11ETT 3 Huỳnh Quang Tuấn 15057011 ĐHKT11ETT 4 Tăng Thị Mộng Tuyền 15105981 ĐHKT11ETT

72Monday, June 10, 20248:54:01 PM8:54:01 PM72Monday, June 10, 20248:54:01 PM8:54:01 PM72Monday, June 10, 20248:54:01 PM8:54:01 PM

Thuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia Phat

Thuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia Phat

Thuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia Phat

72Thuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatMonday, June 10, 2024

Trang 2

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Phạm Trường Quân, người đã nhiệt tình hướng dẫn chúng em hoàn thành tốt khoá luận tốt nghiệp Nhờ những chỉ dẫn và góp ý tận tình của thầy chúng em đã có từ đề cương chi tiết đến một chuyên đề hoàn chỉnh

Đặc biệt, chúng em xin bày tỏ lòng biết ơn đến Ban lãnh đạo Công ty TNHH MTV Đại Gia Phát đã cho chúng em một cơ hội được thực tập tại Quý công ty Hơn hết, chúng em xin cảm ơn các anh chị trong công ty đã giúp đỡ chúng em trong quá trình thực tập còn nhiều bỡ ngỡ Nhờ sự giúp đỡ tận tình của các anh chị, chúng em có cơ hội được tiếp xúc nhiều công việc thực tế làm cơ sở hoàn thiện công việc của mình và học hỏi nhiều kinh nghiệm Một không khí làm việc thân thiện, chuyên nghiệp và luôn hỗ trợ nhau trong công việc là điều em cảm nhận được trong suốt 3 tháng thực tập tại Công ty

Cuối cùng, em xin chúc toàn thể Quý thầy cô của Trường Đại Học Công Nghiệp TP Hồ Chí Minh cùng toàn thể các anh chị trong công ty TNHH MTV Đại Gia Phát dồi dào sức khoẻ, hạnh phúc và thành công trong cuộc sống

Chúng em xin chân thành cảm ơn!

TP.HCM, ngày 22 tháng 04 năm 2019 Nhóm sinh viên thực hiện

Thuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia Phat722410068:54:00 PM8:54:00 PM722410068:54:00 PM8:54:00 PM722410068:54:00 PM8:54:00 PM

Thuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia Phat72Monday, June 10, 20248:54:00 PM8:54:00 PM72Monday, June 10, 20248:54:00 PM8:54:00 PM72Monday, June 10, 20248:54:00 PM8:54:00 PM

Thuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia Phat

Trang 3

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan về bài Báo cáo khóa luận tốt nghiệp đề tài ‘Thực trạng và giải pháp quản lí hàng tồn kho tại công ty TNHH MTV Đại Gia Phát ’ là quá trình

nghiên cứu của riêng nhóm chúng em trong suốt thời gian thực tập tại đây Được thực hiện trên cơ sở nghiên cứu lý thuyết, kiến thức tổng hợp và nghiên cứu tình hình thực tế tại CÔNG TY TNHH MTV ĐẠI GIA PHÁT và dưới sự hướng dẫn của giảng viên ThS.Phạm Trường Quân

Các số liệu, kết quả trong bài báo cáo này là trung thực và chưa từng được công bố dưới bất kỳ hình thức nào

Một lần nữa em xin khẳng định về sự trung thực của lời cam kết trên

TP.HCM, ngày 22 tháng 04 năm 2019

Nhóm sinh viên thực hiện

Trang 4

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

Trang 5

Trang 6

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TRONG

DOANH NGHIỆP 1

1.1 Khái niệm hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1

1.2 Phương pháp kế toán hàng tồn kho 2

1.2.1 Phương pháp kê khai thường xuyên 3

1.2.2 Phương pháp kiểm kê định kỳ 4

1.3 Các phương pháp xác định giá trị xuất kho của hàng tồn kho 5

1.3.1 Phương pháp tính theo giá đích danh 7

1.3.2 Theo phương pháp bình quân gia quyền 7

1.3.2 Phương pháp nhập trước, xuất trước 8

1.3.3 Phương pháp giá bán lẻ 8

1.3.4 Bỏ phương pháp nhập sau, xuất trước 9

1.4 Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho 10

1.4.1 Công nghệ mã số mã vạch Barcodes 10

1.4.2 Công nghệ sóng radio (RFID) 12

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐẠI GIA PHÁT 14

2.1 Tổng quan về công ty 14

2.1.1 Thông tin công ty 14

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển: 14

2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 17

2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty 18

2.1.5 Tình hình quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Đại Gia Phát 21

2.1.6 Tình hình hàng tồn kho tại công ty hiện nay 23

2.2 Phương pháp kế toán hàng tồn kho tại công ty 25

2.2.1 Công việc 25

2.2.2 Chứng từ sử dụng 25

123docz.net - File bi loi xin lienhe: lethikim34079@hotmail.com Thuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia PhatThuc trang va giai phap quan ly hang ton kho tai Cong ty TNHH MTV Dai Gia Phat722410068:54:00 PM8:54:00 PM722410068:54:00 PM8:54:00 PM722410068:54:00 PM8:54:00 PM

Trang 7

2.2.3 Hạch toán hàng tồn kho 25

2.3 Phương pháp xác định giá trị xuất kho của hàng tồn kho tại công ty 31

2.4.Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho tại công ty 32

CHƯƠNG 3 KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐẠI GIA PHÁT 35

3.1 Sự cần thiết và hoàn thiện công tác quản lý, sử dụng và hạch toán hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Đại Gia Phát 35

3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán hàng tồn kho của Công ty TNHH MTV Đại Gia Phát 36

3.2.1 Quản lí hàng tồn kho của công ty 36

3.2.2 Tình hình hàng tồn kho ở công ty 37

3.2.3 Phương pháp kê khai thường xuyên 37

3.2.4 Phương pháp tính giá xuất kho tại công ty 39

3.2.5 Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho 39

KẾT LUẬN 41 TÀI LIỆU THAM KHẢO

Trang 8

LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài

Hàng tồn kho được biết đến là một loại tài sản lưu động chiếm giá trị lớn và giữ vai trò hết sức quan trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp sản xuất và cả doanh nghiệp thương mại lớn nhỏ Do đó, vấn đề quản lý hàng tồn kho của các doanh nghiệp luôn được đưa lên hàng đầu Một doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho tốt sẽ giúp giảm thiểu được chi phí về nhân công cũng như về thời gian, giảm thiểu được các rủi ro liên quan Ngược lại doanh nghiệp quản lý không tốt sẽ tốn nhiều thời gian, chi phí hơn, chưa kể đến việc dễ mất mát, tổn thất hàng tồn kho trong quá trình quản lý

Nhận thấy tính cấp bách và tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho cùng với nhận thưc từ thực tế về tình hình quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Đại Gia Phát trong quá trình thực tập Do đó, chúng em quyết định chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Đại Gia Phát”

2 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài tại đơn vị nghiên cứu

Hàng tồn kho có vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp chiếm tỷ trọng từ 60% trong tổng tài sản của doanh nghiệp Hàng tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ Thấy được vai trò và tầm quan trọng của quản lý tồn kho, hiện nay ngày càng nhiều doanh nghiệp có những chính sách tổ chức đào tạo, nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cũng như kỹ năng của người quản lý kho

50-3 Mục tiêu của vấn đề đang nghiên cứu

Giới thiệu về hàng tồn kho tại một doanh nghiệp thực tế Ngoài ra, tìm hiểu vai trò hàng tồn kho tại doanh nghiệp đó, đồng thời tìm hiểu được ưu điểm nhược điểm về cách quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp Thảo luận và bàn bạc đóng góp các giải pháp để giúp việc quản lý được tốt hơn

Đồng thời giải đáp được những quan điểm sai về hàng tồn kho:

- Nếu nói tồn kho cao, bạn nghĩ ngay rằng doanh nghiệp tiêu thụ hàng rất chậm? Trong trường hợp này đúng, nhưng trong tình huống khác lại sai Nếu không

bán được hàng thì đúng là tồn kho mang ý nghĩa tiêu cực nhiều hơn là tích cực Còn nếu doanh nghiệp chủ đích tích trữ hàng hóa, nguyên vật liệu, khi giá còn đang rẻ lại là chuyện khác Đừng ngoại trừ khả năng doanh nghiệp đang ấp ủ tham vọng mua thấp, đợi giá lên, bán cao và thu lợi lớn

Trang 9

- Tồn kho thấp là tốt, mức tồn kho cao là xấu? Hàng tồn kho mang đậm tính

chất ngành nghề kinh doanh nên không phải cứ mức tồn kho thấp là tốt, mức tồn kho cao là xấu Ví dụ, bạn không thể mua sấu tươi vào mùa rét nhưng bạn có thể mua nước uống chế biến từ sấu gần như quanh năm Để làm được điều này, doanh nghiệp sản xuất nước uống chế biến từ sấu phải mua sấu từ đúng vụ và tất nhiên không thể sản xuất hết trong vài ngày, họ tích trữ, bảo quản và điều này tạo nên hàng tồn kho Kể cả họ sản xuất nhanh thì việc hàng tồn kho vẫn xuất hiện trong hạng mục tồn kho thành phẩm bởi họ không thể bán hết ngay được

- Tồn kho bất ngờ tăng cao là bất thường? Không hẳn thế, bạn phải nhìn vào

yếu tố mùa vụ và lịch sử xử lý hàng tồn kho của doanh nghiệp trước khi vội vàng bán cổ phiếu vì nhìn thấy con số tồn kho bất thường Để đánh giá tốc độ luân chuyển hàng tồn kho, người ta thường sử dụng hệ số vòng quay hàng tồn kho Hệ số này được xác định bằng giá vốn hàng bán chia cho hàng tồn kho trung bình Hệ số này thường được so sánh qua các năm để đánh giá năng lực quản trị hàng tồn kho là tốt hay xấu qua từng năm

4 Đối tượng nghiên cứu

Hàng tồn kho và công tác quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Đại Gia Phát

Trang 10

- Về mặt thực tế

Thực tế theo dõi quan sát, và học hỏi tại doanh nghiệp đang thực tập

7 Kết cấu của bài khóa luận

Ngoài lời mở đầu, kết luận, nội dung bài khóa luận được trình bày trong 3 chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Đại Gia Phát Chương 3: Kiến nghị và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Đại Gia Phát

Trang 11

- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường

- Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ

Hàng tồn kho bao gồm:

- Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến

- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán

- Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường

- Chi phí dịch vụ dở dang

Theo Chế độ kế toán về hàng tồn kho (TT200/2014/TT- BTC)

- Trình bày trên bảng cân đối kế toán: Hàng tồn kho là tài sản ngắn hạn và dài hạn (sản phẩm dở dang dài hạn; vật tư, thiết bị, phụ tùng thay thế có thời gian dự trữ trên 12 tháng hoặc hơn một chu kỳ sản xuất kinh doanh thông thường)

- Không phản ánh hàng tồn kho các loại hàng nhận ủy thác xuất nhập khẩu, tạm nhập tái xuất, nhận gia công, nhận của nhà sản xuất để khuyến mại cho khách hàng (không thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của doanh nghiệp)

- Khi mua hàng tồn kho nếu được nhận kèm thêm thiết bị phụ tùng thay thế ( phòng ngừa trường hợp hàng tồn kho mua bị hỏng ) thì phải xác định và ghi nhận riêng, phụ tùng thiết bị thay thế theo giá trị hợp lý Giá trị hàng tồn kho mua phải trừ đi giá trị thiết bị, phụ tùng thay thế

Dựa vào chuẩn mực kế toán số 2 và theo chế độ kế toán về hàng tồn kho thì chúng ta có thể hiểu về hàng tồn kho một cách đơn giản nhất như sau:

Trang 12

- Hàng tồn kho là những mặt hàng sản phẩm được doanh nghiệp giữ để bán ra sau cùng Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm Do đó có thể thấy, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Hàng tồn kho là danh mục nguyên vật liệu và sản phẩm hoặc chính bản thân nguyên vật liệu và sản phẩm đang được một doanh nghiệp giữ trong kho Nếu biết quản trị hàng tồn kho nếu được thực hiện đúng cách, có thể làm giảm các khoản chi phí và tăng lợi nhuận cho công ty

Bao gồm:

- Hàng hoá mua về để bán (hàng hoá tồn kho, hàng hoá bất động sản, hàng mua đang đi đường, hàng gửi đi bán, hàng hoá gửi đi gia công chế biến

- Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán

- Sản phẩm dở dang (sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho)

- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường

- Chi phí sản xuất, kinh doanh dịch vụ dở dang

- Nguyên liệu, vật liệu nhập khẩu để sản xuất, gia công hàng xuất khẩu và thành phẩm, hàng hoá được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp

1.2 Phương pháp kế toán hàng tồn kho

Hàng tồn kho rất phong phú và đa dạng, tùy theo đặc điểm của mỗi loại mà có các phương pháp quản lý hàng tồn kho khác nhau Có loại hàng tồn kho được theo dõi, kê khai mỗi lần nhập, xuất Có loại được theo dõi kiểm kê định kỳ Trên cơ sở hai phương pháp quản lý hàng tồn kho đã hình thành hai phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên và kiểm kê định kỳ Việc hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp nào còn tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, yêu cầu của công tác quản lý, trình độ của cán bộ kế toán cũng như quy định của chế độ kế toán hiện hành Trong một doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp hạch toán trên

Trang 13

1.2.1 Phương pháp kê khai thường xuyên

1.2.1.1 Nội dung

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi một cách thường xuyên tình hình hiện có, liên tục, có hệ thống, phản ánh tình hình nhập xuất tồn của hàng tồn kho, biến động tăng, giảm hàng tồn kho trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho

Giá trị hàng tồn kho trên sổ sách kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán

Khi phát sinh các nghiệp vụ làm tăng giá trị hàng tồn kho, kế toán ghi Nợ các tài khoản hàng tồn kho, ghi Có các tài khoản liên quan tương ứng

Khi xuất kho để sử dụng hay tiêu thụ, kế toán ghi Có các tài khoản hàng tồn kho, đối ứng Nợ các tài khoản liên quan

Số dư bên Nợ các tài khoản hàng tồn kho phản ánh giá trị hàng tồn kho tồn đầu kì hoặc tồn cuối kỳ

1.2.1.2 Chứng từ sử dụng

- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho - Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa 1.2.1.3 Ưu điểm

Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi thường xuyên, liên tục sự biến động nhập, xuất, tồn vật liệu trên sổ kế toán Sử dụng phương pháp này có thể xác định đánh giá số lượng và giá trị hàng tồn kho vào từng thời điểm khác nhau nếu doanh nghiệp có nhu cầu

Nắm bắt, quản lý hàng tồn kho thường xuyên, liên tục góp phần điều chỉnh, nhanh chóng kịp thời tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Trong phương pháp này, tài khoản nguyên vật liệu, hàng hóa được phản ánh theo đúng nội dung tài khoản tài sản

1.2.1.4 Đối tượng áp dụng

Áp dụng cho các đơn vị sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao

1.2.1.5 Hạch toán kế toán hàng tồn kho

(1) Các nghiệp vụ làm tăng giá trị hàng tồn kho trong kỳ khi mua hàng về nhập kho, ghi:

Trang 14

- Ghi nhận doanh thu:

Nợ TK 111, 131 : Các tài khoản liên quan Có TK 511: Doanh thu bán hàng

Có TK 3331 (nếu có): Thuế GTGT phải nộp

1.2.2 Phương pháp kiểm kê định kỳ

1.2.2.1 Nội dung

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi, phản ánh một cách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, hàng hóa, sản phẩm trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ của chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ

Theo phương pháp này, mọi biến động tăng, giảm hàng tồn kho trong kỳ được phản ánh trên tài khoản 611- “Mua hàng” Các tài khoản hàng tồn kho chỉ theo dõi giá trị hàng tồn kho tồn đầu kỳ và cuối kỳ Đầu kỳ, kế toán kết chuyển giá trị hàng tồn kho từ các tài khoản hàng tồn kho về TK 611 (chi tiết cho từng loại hàng tồn kho) Trong kỳ, giá trị hàng mua được tập hợp bên Nợ TK 611 Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê cuối kỳ, kế toán kết chuyển giá trị hàng tồn kho cuối kỳ về các tài khoản hàng tồn kho, đồng thời xác định tổng giá trị hàng tồn kho xuất trong kỳ theo công thức:

Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng tồn đầu kỳ + Trị giá hàng nhập trong kỳ - Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ

1.2.2.2 Chứng từ sử dụng như phương pháp kê khai thường xuyên

Cuối kỳ kế toán nhận chứng từ nhập xuất hàng hóa từ thủ kho, kiểm tra và phân loại chứng từ theo từng loại, ghi giá hạch toán

Trang 15

Phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, quy cách, giá trị thấp, số lượng lớn và được xuất thường xuyên, các đơn vị sản xuất ra một loại sản phẩm, hàng hóa nào đó

1.2.2.5 Hạch toán kế toán hàng tồn kho

(1) Đầu kỳ kết chuyển trị giá hàng tồn kho, kế toán ghi: Nợ TK 611: Mua hàng

Có TK 151, 152 : Hàng tồn kho

(2) Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê xác định giá trị hàng tồn kho tồn cuối kỳ, ghi:

Nợ TK 151, 152 : Hàng tồn kho Có TK 611: Mua hàng

(3) Trong kỳ, các nghiệp vụ phát sinh làm tăng, giảm trị giá hàng tồn kho phản ánh thông qua TK 611 (Không phản ánh qua tài khoản hàng tồn kho )

1.3 Các phương pháp xác định giá trị xuất kho của hàng tồn kho

Với các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất và thương mại, việc quản lý số lượng và giá trị hàng tồn kho là một trong những trọng tâm hàng đầu Nếu giá trị hàng tồn kho không được xác định chính xác thì sẽ dẫn đến việc gía thành sản xuất và giá vốn hàng bán không phản ánh đúng thực tế và doanh nghiệp sẽ mất dẫn đi khả năng kiểm soát tình hình tài chính và kinh doanh

Việc tính đúng giá trị hàng tồn kho, không chỉ giúp cho doanh nghiệp chỉ đạo kịp thời các nghiệp vụ kinh tế diễn ra hàng ngày, mà còn giúp doanh nghiệp có một lượng vật tư, hàng hoá dự trữ đúng định mức, không dự trữ quá nhiều gây ứ động vốn, mặt khác không dự trữ quá ít để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục, không bị gián đoạn

Trang 16

Để làm được điều đó, doanh nghiệp cần xác định được mức tồn kho an toàn Vậy mức tồn kho an toàn là gì? Chúng ta có thể hiểu một cách nôm na rằng mức tồn kho an toàn được xem như giới hạn cảnh báo cho người làm công tác quản trị kho hàng Ở đó, sẽ có hai cảnh báo cơ bản, thứ nhất là mức giới hạn tối thiểu về số lượng hàng trong kho Có nghĩa là doanh nghiệp sẽ phải bổ sung hàng để mức tồn kho không bao giờ được thấp hơn mức quy định đó – nó giống như cái sàn nhà vậy Thứ hai là mức giới hạn tối đa, nhà quản trị sẽ phải kiểm soát lượng hàng tồn của mình luôn luôn thấp hơn con số đó – tương tự là giới hạn bởi trần nhà

Không những thế việc tính đúng giá trị hàng tồn kho còn có ý nghĩa vô cùng quan trọng khi lập Báo cáo tài chính Vì nếu tính sai lệch giá trị hàng tồn kho, sẽ làm sai lệch các chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính Nếu giá trị hàng tồn kho bị tính sai dẫn đến giá trị tài sản lưu động và tổng tài sản của doanh nghiệp thiếu chính xác, giá vốn hàng bán tính sai lệch sẽ làm cho chỉ tiêu lãi gộp, lãi ròng của doanh nghiệp không còn chính xác Hơn nữa, hàng tồn kho cuối kỳ của kỳ này còn là hàng tồn kho đầu kỳ của kỳ tiếp theo Do đó sai lầm sẽ tiếp chuyển qua kỳ sau gây sai lầm liên tục qua các kỳ sau liên quan đến giá vốn hàng bán, lãi gộp và lãi thuần Không những thế, số tiền của hàng tồn kho thường rất lớn nên chỉ sai một lỗi nhỏ cũng ảnh hưởng một cáh rỏ rệt đến tính hữu dụng của Báo cáo tài chính

Việc lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho phải căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lượng từng mặt hàng, số lần nhập xuất hàng tồn kho, trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, điều kiện kho tang của doanh nghiệp Theo điều 13 chuẩn mực kế toán số 02 về hàng tồn kho, đã nêu ra 4 phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho như sau:

 Phương pháp tính theo giá đích danh  Phương pháp bình quân gia quyền  Phương pháp nhập trước, xuất trước  Phương pháp nhập sau, xuất trước

Theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC thay thế cho Quyết định số

15/2006/QĐ-BTC và Thông tư số 244/2009/TT-BTC đã có sự thay đổi về Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho, trong đó cụ thể là các phương pháp xác định giá trị xuất kho của hàng tồn kho; gồm 4 phương pháp cơ bản sau:

Trang 17

 Phương pháp bình quân gia quyền  Phương pháp nhập trước xuất trước  Phương pháp giá bán lẻ

1.3.1 Phương pháp tính theo giá đích danh

Phương pháp này được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được

Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ những doanh nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được thì mới có thể áp dụng được phương pháp này Còn đối với những doanh nghiệp có nhiều loại hàng thì không thể áp dụng được phương pháp này

1.3.2 Theo phương pháp bình quân gia quyền

Nếu áp dụng theo phương pháp này thì giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp

Phương pháp bình quân gia quyền có hai loại:

Một là theo giá bình quân gia quyền cuối kỳ (tháng)

Theo phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho trong kỳ Tuỳ theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn kho căn cứ vào giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính giá đơn vị bình quân:

Đơn giá xuất kho bình quân trong kỳ của một loại sản phẩm

= (Giá trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng nhập trong kỳ) / (Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ)

Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một lần vào cuối kỳ

Nhược điểm: Độ chính xác không cao, hơn nữa, công việc tính toán dồn vào

cuối tháng gây ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác Ngoài ra, phương pháp này chưa đáp ứng yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

Trang 18

Hai là theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập (bình quân thời điểm)

Sau mỗi lần nhập sản phẩm, vật tư, hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân Giá đơn vị bình quân được tính theo công thức sau:

Đơn giá xuất kho lần thứ i = (Trị giá vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Trị giá vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i)/(Số lượng vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư hàng hóa nhập trước lần xuất thứ i)

Ưu điểm: Là khắc phục được những hạn chế của phương pháp trên nhưng việc

tính toán phức tạp, nhiều lần, tốn nhiều công sức Do đặc điểm trên mà phương pháp này được áp dụng ở các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho, có lưu lượng nhập xuất ít

1.3.2 Phương pháp nhập trước, xuất trước

Phương pháp này được áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho

Ưu điểm: Phương pháp này giúp cho chúng ta có thể tính được ngay trị giá vốn

hàng xuất kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép các khâu tiếp theo cũng như cho quản lý Trị giá vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối sát với giá thị trường của mặt hàng đó Vì vậy chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo kế toán có ý nghĩa thực tế hơn

Nhược điểm: là làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi

phí hiện tại Theo phương pháp này, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản phẩm, vật tư, hàng hoá đã có được từ cách đó rất lâu Đồng thời nếu số lượng chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều

1.3.3 Phương pháp giá bán lẻ

Đây là phương pháp mới bổ sung theo thông tư 200/2014/TT-BTC

Phương pháp giá bán lẻ thường được áp dụng cho một số đơn vị đặc thù của ngành bán lẻ như các đơn vị kinh doanh siêu thị hoặc loại hình tương tự như vậy để

Trang 19

tính giá trị của hàng tồn kho với số lượng lớn các mặt hàng thay đổi nhanh chóng và có lợi nhuận biên tương tự mà không thể sử dụng các phương pháp tính giá gốc khác

Giá gốc hàng tồn kho được xác định bằng cách lấy giá bán của hàng tồn kho trừ đi lợi nhuận biên theo tỷ lệ phần trăm hợp lý Tỷ lệ được sử dụng có tính đến các mặt hàng đó bị hạ giá xuống thấp hơn giá bán ban đầu của nó Thông thường mỗi bộ phận bán lẻ sẽ sử dụng một tỷ lệ phần trăm bình quân riêng

Chi phí mua hàng trong kỳ được tính cho hàng tiêu thụ trong kỳ và hàng tồn kho cuối kỳ Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí mua hàng tùy thuộc tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp nhưng phải thực hiện theo nguyên tắc nhất quán

Đặc điểm của loại hình kinh doanh siêu thị là chủng loại mặt hàng rất lớn, mỗi mặt hàng lại có số lượng lớn Khi bán hàng, các siêu thị không thể tính ngay giá vốn của hàng bán vì chủng loại và số lượng các mặt hàng bán ra hàng ngày rất nhiều, lượng khách hàng đông Vì vậy, các siêu thị thường xây dựng một tỷ lệ lợi nhuận biên trên giá vốn hàng mua vào để xác định ra giá bán hàng hóa (tức là doanh thu) Sau đó, căn cứ doanh số bán ra và tỷ lệ lợi nhuận biên, siêu thị sẽ xác định giá vốn hàng đã bán và giá trị hàng còn tồn kho

Ngành kinh doanh bán lẻ như hệ thống các siêu thị đang phát triển mạnh mẽ Mặc dù Chuẩn mực Việt Nam chưa có quy định cách tính giá gốc hàng tồn kho theo phương pháp bán lẻ nhưng thực tế các siêu thị vẫn áp dụng vì các phương pháp khác đã quy định trong Chuẩn mực không phù hợp để tính giá trị hàng tồn kho và giá vốn hàng bán của siêu thị Việc bổ sung quy định này là phù hợp với thực tiễn kinh doanh bán lẻ tại Việt Nam và phù hợp với thông lệ quốc tế Các thông tin về doanh số của siêu thị được xác định hàng ngày sẽ là căn cứ để xác định giá vốn và giá trị hàng tồn kho của siêu thị

1.3.4 Bỏ phương pháp nhập sau, xuất trước

Theo như sự hiểu biết của chúng ta thì vật chất bình thường của hàng tồn kho là đều có thời hạn sử dụng, nên trong thực tế, các loại sản phẩm nào sản xuất trước thì sẽ phải tiêu thụ trước và vì vậy phương pháp Nhập sau – Xuất trước không phản ánh đúng giá trị hàng tồn kho Hơn nữa, theo như tìm hiểu ở các trang mạng về chuyên ngành kinh tế thì phương pháp Nhập sau – Xuất trước chỉ có thể áp dụng khi nền kinh tế rơi vào tình trạng siêu lạm phát và không phù hợp với đặc điểm của nền kinh tế Việt Nam Chuẩn mực kế toán quốc tế cũng có quy định riêng đối với nền kinh tế siêu lạm

Trang 20

phát nên các quy định trong Chuẩn mực kế toán hàng tồn kho cũng như các Chuẩn mực kế toán khác được xây dựng dưa trên điều kiện kinh tế bình thường Mặt khác, tại Việt Nam chưa có công ty nào áp dụng phương pháp Nhập sau – Xuất trước, vì vậy việc bỏ phương pháp Nhập sau – Xuất trước là phù hợp với thực tiễn

Hơn nữa phương pháp này hầu như không được áp dụng trong thực tế nên theo thông tư 200 đã bỏ áp dụng phương pháp Nhập sau- Xuất trước

Qua đó, mỗi phương pháp tính giá trị hàng tồn kho đều có những ưu, nhược điểm nhất định Mức độ chính xác và độ tin cậy của mỗi phương pháp tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý, trình độ, năng lực nghiệp vụ và trình độ trang bị công cụ tính toán, phương tiện xử lý thông tin của doanh nghiệp Đồng thời cũng tuỳ thuộc vào yêu cầu bảo quản, tính phức tạp về chủng loại, quy cách và sự biến động của vật tư, hàng hóa ở doanh nghiệp

1.4 Phương pháp kiểm soát hàng tồn kho

Trong thời buổi như hiện nay, việc ứng dụng công nghệ vào các lĩnh vực đời sống không còn quá xa lạ Có thể nói công nghệ hiện đại là một yếu tố then chốt giữ vai trò hết sức quan trọng đối với tất cả chúng ta nói chung và các doanh nghiệp nói riêng, cụ thể chúng em muốn nói đến là việc áp dụng công nghệ trong việc kiểm soát hàng tồn kho của hầu hết các doanh nghiệp

Nói đến việc ứng dụng công nghệ vào kiểm soát hàng tồn kho trong doanh nghiệp chúng ta có thể kể đến 2 công nghệ nổi tiếng đó là công nghệ nhận diện bằng mã số mã vạch (barcodes) và sóng radio (RFID)

1.4.1 Công nghệ mã số mã vạch Barcodes

Mã vạch trong tiếng Việt hay còn gọi là Barcode trong tiếng Anh Đây là một công nghệ dùng để nhận dạng và thu thập dữ liệu, dựa vào một mã số hoặc chữ số cho một đối tượng nào đó Mã vạch này bao gồm dãy vạch có độ lớn nhỏ khác nhau và có khoảng trống song song xen kẽ, chúng được sắp xếp theo một quy tắc mã hóa nhất định nào đó để các máy quét, máy đọc mã vạch có thể đọc được thông tin

Mã vạch thường được dùng để lưu các thông tin về sản phẩm như đất nước sản xuất, tên của doanh nghiệp, … Do đó khi tra cứu thông tin mã vạch ta có thể biết được thông tin xuất xứ của sản phẩm đó

Để có thể quản lý được nguồn gốc của sản phẩm, ta có thể dán nhãn cho sản phẩm với hai phương án như sau:

Trang 21

* Phương án 1: mỗi sản phẩm/gói sản phẩm phải có mã vạch khác nhau Mã sản phẩm sẽ được đánh theo lô, loại sản phẩm và mỗi sản phẩm trong cùng loại sẽ được đánh số seri theo thứ tự tăng dần Điều này sẽ làm tăng đáng kể số lượng mã cần quản lý tuy nhiên lại giúp có được thông tin về sản phẩm khi truy tìm nguồn gốc một cách chính xác

* Phương án 2: sản phẩm cùng loại trong một lô hàng sẽ có mã vạch giống nhau Mã sẽ được đánh phân biệt giữa các lô hàng và loại sản phẩm Với cách dán nhãn này thông tin về sản phẩm vẫn có thể tìm thấy được nhưng lại đi theo một lô hàng Trong trường hợp lô hàng đó không xuất hết hoặc xuất cho hai khách hàng khác nhau thì không thể phân biệt được sản phẩm nào đó đã được phân phối cho khách hàng nào

 Quy trình dán mã vạch cho sản phẩm

Sau khi sản phẩm đã được đặt mã, sử dụng máy in mã vạch để in mã vạch cho sản phẩm Có thể sử dụng máy in chuyên dụng để in mã vạch, tùy vào nhu cầu, ta chọn loại máy phù hợp và tiết kiệm nhất Mã vạch sẽ được in lên giấy decal, sau đó được gỡ ra và dán lên sản phẩm Mã vạch sẽ được dán lên sản phẩm ở công đoạn xuất xưởng để nhập kho thành phẩm hoặc được dán trong giai đoạn sản phẩm đã hoàn thành và đang chờ xuất xưởng

 Quy trình nhập kho

Nhân viên nhập kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào máy tính để tạo phiếu nhập kho với các thông tin cần quản lý khác liên quan đến lô hàng Kể từ lúc này các sản phẩm sẽ được quản lý thông qua mã trên mã vạch

 Quy trình xuất kho

Tương tự cho công tác xuất kho, nhân viên có thể tạo phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập, dùng thiết bị đọc mã vạch để xuất kho Nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng xuất bán đồng thời để có thể truy tìm được nguồn gốc sản phẩm sau này, khi xuất kho các thông tin như ngày xuất, xuất cho ai, mã đơn đặt hàng,… phải được ghi nhận vào hệ thống Vì vậy khi xuất kho nhân viên phải đưa các thông số này vào máy tính

Trang 22

 Quy trình kiểm kho

Công tác kiểm kho sử dụng thiết bị đọc mã vạch di động Trong quá trình kiểm kho, nhân viên quét tất cả mã vạch của các sản phẩm trong kho sau đó kết nối thiết bị đọc mã vạch này với máy tính để tải dữ liệu về phục vụ cho việc xử lý Sau khi có được dữ liệu chương trình sẽ kết xuất ra báo cáo về số lượng thực tế trong kho và so sánh với số liệu đang được quản lý trên máy tính đồng thời cho phép cập nhật lại số liệu thực này

Hệ thống mã vạch xác định chính xác và nhanh chóng mã xếp giá cũng như các mã hiệu khác nhau của ấn phẩm, tăng tốc độ của nghiệp vụ quản lý ấn phẩm, nghiệp vụ mượn trả

Với sự tích hợp và hỗ trợ chặt chẽ trong hệ thống quản lý nghiệp vụ, mã vạch cho phép giảm các thao tác nhập số liệu, hạn chế tối đa nhầm lẫn trong các hoạt động nghiệp vụ Ngoài ra, công nghệ mã vạch Barcodes còn giúp người quản lý nắm rõ tồn kho, tuổi hàng tồn kho quyết định kinh doanh phù hợp

1.4.2 Công nghệ sóng radio (RFID)

Radio Frequency Identification (RFID) là công nghệ nhận dạng đối tượng bằng sóng vô tuyến Một thiết bị hay một hệ thống RFID được cấu tạo bởi hai thành phần chính là thiết bị đọc (RFDI reader) và thiết bị phát sóng RFID có gắn chip hay còn gọi là tag

Nguyên lý hoạt động của RFID là thiết bị RFID reader sẽ phát ra sóng điện từ ở một tần số nhất định, khi sản phẩm có gắn RFID tag trong vùng hoạt động sẽ cảm nhận được sóng điện từ này và thu năng lượng từ đó phát lại cho thiết bị RFID Reader biết mã số của mình Từ đó, RFID reader có thể nhận dạng được tag (thẻ chip) nào đang trong vùng hoạt động

Thẻ chip (tag) RFID chứa rất nhiều mã nhận dạng khác nhau, thông thường là 32bit tương ứng với hơn 4 tỷ mã số khác nhau Ngoài ra khi xuất xưởng mỗi thẻ chip RFID được gán một mã số khác nhau Do vậy khi một vật được gắn chip RFID thì khả năng nhận dạng nhầm vật đó với 1 thẻ chip RFID khác là rất thấp, xác suất là 1 phần 4 tỷ

Với ưu điểm về mặt công nghệ như vậy nên sự bảo mật và độ an toàn của các thiết bị ứng công nghệ RFID là rất cao Một trong những ứng dụng phổ biến và rộng rãi nhất của RFID là kiểm kê hàng tồn kho

Trang 23

Khi nhập sản phẩm vào kho thành phẩm, các sản phẩm sẽ được gắn thẻ RFID và chuyển qua khu vực đặt thiết bị đọc RFID Tất cả các sản phẩm được gắn thẻ RFID sẽ được lưu dữ liệu và truyền thẳng đến phần mềm server để đối chiếu, so sánh số lượng nhập kho hoặc tạo phiếu nhập kho mới với các thông tin cần quản lý khác RFID cũng sẽ cung cấp thông tin về hàng hóa được xuất kho và kiểm kê hàng hóa sau này

Việc kiểm kê hàng hóa nhanh chóng, thường xuyên và chính xác cho phép doanh nghiệp nắm rõ tình hình kho hàng của mình, từ đó có phương án thêm hàng vào kệ trống, phát hiện sự chênh lệch hàng hóa trong kho và tìm ra nguyên nhân một cách nhanh chóng

Trang 24

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH MTV ĐẠI GIA PHÁT

2.1 Tổng quan về công ty 2.1.1 Thông tin công ty

Tên: Công ty TNHH MỘT THÀNH VIÊN ĐẠI GIA PHÁT Tên công ty viết tắt: CTY TNHH MTV ĐẠI GIA PHÁT

Ngành nghề kinh doanh: Vật Liệu Xây Dựng Và Dịch Vụ Cho Thuê Xe

Địa chỉ: Số 195, Khu Phố 2, Phường Thới Hòa, Thị Xã Bến Cát, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam

Mã số thuế: 3702567451

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển:

Công ty TNHH MTV Đại Gia Phát thành lập từ ngày 30/05/2017, được cấp giấy phép vào ngày 30/05/2017 tại Phòng Kinh Doanh Sở Kế Hoạch Và Đầu Tư Tỉnh Bình Dương với số vốn điều lệ là 1.000.000.000đồng (một tỷ đồng)

Tiến trình hình thành và ngành nghề kinh doanh của công ty bao gồm: Các ngành nghề kinh doanh:

F43110 – Phá vỡ

F43120 – Chuẩn bị mặt bằng

G4661 – Buôn bán nhiên liệu rắn lỏng khí và các sản phẩm liên quan

G4663 – Buôn bán vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng (Ngành nghề chính)

H4933 – Vận tải hàng hoá bừng đường bộ N7710 – Cho thuê xe động cơ

Trong đó ngành nghề chính của công ty là buôn bán các vật liệu xây dựng và dịch vụ cho thuê xe cơ động, nay đã hoạt động được hơn một năm

Công Ty TNHH MTV Đại Gia Phát trong một năm qua đã không ngừng phát triển với sự tin cậy của nhiều khách hàng, tuy mới hoạt động được hơn một năm nhưng lượng khách hàng của công ty ngày càng tăng Các mặt hàng của công ty luôn đem lại sự hài lòng cho khách hàng, bởi chất lượng hàng hóa, dịch vụ Đồng thời uy

Trang 25

tín và các chương trình tiếp cận khách hàng, chăm sóc khách hàng luôn được công ty đặt lên hàng đầu

Bộ máy làm việc của công ty luôn có sự gắn kết tuyệt đối, công ty luôn tìm kiếm những mặt hàng chất lượng nhất, giá cả phù hợp với giá thị trường nhằm đáp ứng được nhu cầu của ngành nghề xây dựng hiện nay cho nhiều chủ đầu tư xây dựng Ngoài ra cùng với việc cung cấp các mặt hàng vật liệu xây dựng, công ty còn đáp ứng cho khách hàng bởi dịch vụ cho thuê xe vận chuyển hàng hóa, hòng giải đáp các khó khăn trong việc vận chuyển của khách hàng trong ngành xây dựng Chính những đầu tư và tiêu chí hoạt động luôn đặt sự hài lòng của khách hàng lên hàng đầu này, Đại Gia Phát đã đem lại sự uy tín tuyệt đối cho nhiều khách hàng ở khu vực tỉnh Bình Dương Và với tiến độ phát triển không ngừng này, công ty dự kiến sẽ cho thêm một chi nhánh mới ở tỉnh Bình Dương trong 2 năm sắp tới

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty:

Các phòng ban chức năng thực hiện việc giải quyết xử lý các nhiệm vụ đã được phân công cụ thể như sau:

Nhiệm vụ của các phòng ban:

Trang 26

- Ký kết, xin giấy phép, và tiến hành hoạt động doanh nghiệp - Tổ chức bộ máy lãnh đạo, và quản lí doanh nghiệp

- Điều hành và trực tiếp tuyển dụng nhân viên - Giao dịch và ký kết các hợp đồng kinh doanh

- Người đại diện chịu trách nhiệm với pháp luật nếu doanh nghiệp làm ăn bất chính

- Ngoài ra, giám đốc còn là người trực tiếp mua hàng hóa, kiểm nghiệm hàng hóa khi về kho

• Phòng Kinh doanh:

Là bộ phận tham mưu, giúp việc cho giám đốc về công tác bán các sản phẩm và dịch vụ của Công ty Công tác nghiên cứu và phát triển sản phẩm, phát triển thị trường; công tác xây dựng và phát triển mối quan hệ khách hàng Chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động đó trong nhiệm vụ, thẩm quyền được giao Trong phòng kinh doanh gồm có hai bộ phận chính:

• Bộ phận bán hàng

- Lấy thông tin khách hàng, giá cả và sản phẩm đã bán

- Có nhiệm vụ bán hàng, cung cấp hàng hóa cho khách hàng Đảm bảo số lượng và chất lượng hàng hóa khi giao cho khách hàng

- Tư vấn cho khách hàng về sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp, hỗ trợ cho khách hàng lựa chọn mặt hàng phù hợp nhất

- Điều tiết doanh thu bán hàng của doanh nghiệp hằng tháng, chịu trách nhiệm với cấp trên trong việc bán hàng thiếu xót

- Tạo mối quan hệ tốt với khách hàng cũ, cũng như khách hàng mới Đảm bảo sự uy tín của công ty

- Ghi chép chính xác các chứng từ nghiệp vụ bán hàng chuyển cho bộ phận kế toán

- Chịu trách nhiệm cho việc chậm trễ trong việc giao hàng

Trang 27

- Điều hành giao dịch cho dịch vụ cho thuể xe của công ty

- Có trách nhiệm báo cáo và chuyển giao các hợp đồng dịch vụ cho cấp trên

• Phòng Tài Chính Kế Toán

- Quản lý, kiểm tra, hướng dẫn và thực hiện chế độ kế toán - thống kê; Quản lý tài chính, tài sản theo Pháp lệnh của Nhà nước, Điều lệ và quy chế tài chính của Công ty;

- Đáp ứng nhu cầu về tài chính cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo kế hoạch

- Giúp Giám đốc về công tác kế toán thống kê, thông tin kinh tế, các hoạt động liên quan đến quản lý tài chính

- Xây dựng trình Giám đốc quy chế quản lý tài chính của Công ty, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện quy chế, đồng thời xây dựng kế hoạch tài chính hàng tháng, quý, năm của Công ty phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh

- Đảm bảo nguồn vốn để đáp ứng nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, kiểm tra, đánh giá hiệu quả sử dụng vốn, tài sản của Công ty

- Tổ chức hạch toán, thống kê kế toán, phản ánh chính xác, đầy đủ các số liệu, tình hình luân chuyển các loại vốn trong sản xuất kinh doanh của Công ty

- Kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ cho các bộ phận kế toán tại các đơn vị trực thuộc, kiểm tra việc thanh quyết toán các công trình, các sản phẩm, hợp đồng kinh tế, thanh toán thu hồi công nợ của Công ty

- Phân tích hiệu quả kinh tế của các dự án, công trình và sản phẩm của Công ty

2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty

2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Phòng tài chính kế toán là phòng chức năng giúp giám đốc Công ty trong việc tổ chức, chỉ đạo công tác tài chính, tín dụng, công tác kế toán và hạch toán kinh doanh trong toàn Công ty theo đúng Quy chế Tài chính Đồng thời đáp ứng kế hoạch sử dụng vốn trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thanh toán nhanh, đầy đủ, kịp thời mọi chế độ về tiền lương, tiền thưởng và các hoạt động khác của Công ty Với đội ngũ cán bộ kế toán có trình độ, năng động và nhiệt tình, phòng tài chính kế toán luôn hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao Gồm có hai bộ phận:

Trang 28

- Thủ quỹ

2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận

Phòng kế toán của Công ty TNHH MTV Đại Gia Phát gồm có 2 người Nhiệm vụ được phân công cho từng cá nhân như sau:

Kế toán: Công ty chỉ có một kế toán duy nhất làm tất cả các công việc theo dõi

sổ sách và chứng từ lên báo cáo vào cuối mỗi quý, mỗi năm

Thủ quỹ:Là thủ quỹ của công ty, đảm bảo việc thu chi quỹ tiền mặt, làm thủ

quỹ cho công đoàn công ty

2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty

2.1.4.1 Những thông tin chung về tổ chức công tác kế toán

Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC, đã đáp ứng được những yêu cầu quản lý, điều hành, kiểm soát hoạt động kinh tế doanh nghiệp Một số thông tin chung về tổ chức công tác kế toán của Công ty như sau:

Niên độ kế toán của Công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31 /12 hàng năm

Công ty sử dụng phần mềm Excel với hệ thống sổ sách theo mẫu của hình thức kế toán Nhật ký chung và các sổ chi tiết khác để theo dõi tình hình hàng tồn kho

Để hạch toán hàng tồn kho, kế toán sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên Kế toán theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư, công cụ dụng cụ trên sổ kế toán

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho ở doanh nghiệp: Bình quân gia quyền

- Thời gian quy định nhập – xuất kho: Không theo một qui định nhất định nào, tuy nhiên tình hình chung thì công ty nhập - xuất kho hàng ngày

2.1.4.2 Hệ thống chứng từ kế toán

Theo quyết định 1864/1998/QĐ-BTC, chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành Mọi số liệu ghi trong sổ kế toán bắt buộc phải được chứng minh bằng chứng từ kế toán hợp pháp và hợp lệ

Chứng từ ghi chép ban đầu là cơ sở của công tác hạch toán, là công cụ để kiểm tra, phân tích tình hình quản lý và sử dụng lao động, vật tư, tiền vốn; ngăn ngừa và phát hiện những hành động tham ô, lãng phí, vi phạm tài sản xã hội chủ nghĩa Chứng

Trang 29

từ ghi chép ban đầu là cơ sở pháp lý để xem xét những vụ tranh chấp và khiếu nại trước pháp luật

Trình tự lập và luân chuyển chứng từ của Công ty được áp dụng cho hình thức kế toán Nhật ký chung Cụ thể những chứng từ sử dụng bao gồm:

Chứng từ ngân hàng: Ủy nhiệm chi, giấy báo có, giấy báo nợ sổ phụ ngân

hàng

Chứng từ tiền mặt: Phiếu thu, Phiếu chi, Sổ quỹ tiền mặt

Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Bảng nhật kí nhập

xuất, Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, vật liệu sản xuất hàng hóa 156, Biên nhận giao hàng

Chứng từ lao động tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương,

Bảng thanh toán tiền thưởng

Chứng từ bán hàng: Hoá đơn Giá trị gia tăng, Bảng kê hoá đơn, chứng từ

hàng hoá, dịch vụ bán ra

Các chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đảm bảo việc cung cấp các thông tin cho Ban lãnh đạo Công ty

2.1.4.3 Hệ thống tài khoản kế toán

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất, kinh doanh, dựa trên chế độ kế toán ban hành theo Quyết định 1864/1998/QĐ-BTC, Công ty đã lựa chọn hệ thống tài khoản bao gồm hầu hết các tài khoản theo quy định Các tài khoản sử dụng như tài khoản 111, 112, 156, 331, 131, 133, 3331

2.1.4.4 Hệ thống sổ kế toán

Sổ kế toán là biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khoản trên thực tế vận dụng, là phương tiện vật chất cơ bản để hệ thống hoá các số liệu kế toán trên cơ sở chứng từ gốc và tài liệu kế toán khác

Hệ thống sổ kế toán là cách thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau theo một trình tự ghi chép nhất định trên cơ sở chứng từ gốc

Dựa trên đặc điểm kinh doanh, quy mô và trình độ quản lý, trình độ kế toán, trang thiết bị vật chất, Công ty đã áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

Trang 30

Do sự phát triển của công nghệ thông tin và yêu cầu của nền kinh tế thị trường đòi hỏi phải cung cấp các thông tin kinh tế tài chính một cách nhanh chóng, kịp thời, công ty đã ứng dụng tin học vào trong kế toán

Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty TNHH MTV Đại Gia Phát

Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi địnhkỳ : Đối chiếu

Hịên nay Công ty đang sử dụng các loại sổ sau:

Sổ Nhật ký chung: sổ này được ghi hàng ngày, dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian và phục vụ cho việc ghi sổ cái

Sổ Cái: được mở cho từng tháng dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản Mỗi tài khoản được mở trên một hoặc một số trang liên tiếp

Bảng cân đối số phát sinh: được mở cho từng tháng, dùng để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán thông qua việc kiểm tra tính cân đối của các số liệu trên bảng

Trang 31

Sổ kế toán chi tiết: Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí chưa được phản ánh trên Sổ Nhật ký và Sổ Cái

2.1.4.5 Hệ thống báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty Những báo cáo này do kế toán soạn thảo nhằm mục đích cung cấp thông tin về kết quả và tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty cho các cơ quan hữu quan và các đối tượng quan tâm Công ty lập các báo cáo tài chính theo mẫu quy định của Bộ Tài chính bao gồm:

- Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Thuyết minh báo cáo tài chính

2.1.5 Tình hình quản lý hàng tồn kho tại Công ty TNHH MTV Đại Gia Phát

Quản lý hàng tồn kho là việc quản lý các hoạt động như thu mua, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển và phân phối hàng hóa tồn kho đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Nói cách khác, quản lý hàng tồn kho là công tác:

 Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu, không làm cho quá trình bán hàng bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh ứ đọng hàng hóa

 Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm hư hỏng, mất mát, gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp

 Đảm bảo cho lượng vốn của doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa

Công tác quản lý tại công ty như sau:

- Quy định của công ty về chứng từ xuất nhập kho:

Đối với các mặt hàng có hóa đơn GTGT

Trang 32

 Nhập kho: Phiếu nhập kho sẽ được xuất ngay khi hàng hóa về nhập kho cùng với chữ kí của bộ phận kho, đảm bảo mặt hàng số lượng và chất lượng hàng hóa đầy đủ và chính xác

 Xuất kho: Phiếu xuất kho cùng với biên nhận sẽ được kế toán lập và bàn giao cho bộ phận kho kí duyệt, giao hàng cùng với chữ kí của khách hàng

 Về hóa đơn giá trị gia tăng mua vào – bán ra: các hóa đơn giá trị gia tăng sẽ được về hoặc chuyển đi sau khi hàng hóa về hoặc bán ra theo sự bàn bạc thỏa thuận của hai bên giao dịch Trường hợp nếu cần gấp, kế toán sẽ xuất ngay hóa đơn cho bên mua hàng theo đúng yêu cầu

Trường hợp, khách hàng cần gấp hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán công ty phải xuất hóa đơn cho khách hàng vào cuối ngày

- Đối với các mặt hàng chỉ có hóa đơn bán hàng, hóa đơn bán lẻ:

 Đầu mỗi tuần, kế toán và thủ kho sẽ kiểm duyệt số lượng hàng hóa bán lẻ trong kho, hàng hóa bán lẻ trong kho với số lượng mỗi mặt hàng không quá 30 sản phẩm Và nhập kho nếu thiếu mặt hàng Các mặt hàng bán lẻ chỉ có hóa đơn bán lẻ đi kèm ngoài ra không có thêm chứng từ nào và cũng không hạch toán trên phần mềm theo dõi

 Việc xuất kho bán hàng trong tuần do nhân viên bán hàng theo dõi và ghi chép trong sổ hàng hóa 156 do công ty tự quy định và nộp lại cho kế toán vào cuối tuần

- Đối với việc kiểm tra kho:

 Thủ kho sẽ kiểm tra kho thường xuyên vào mỗi tuần mỗi tháng, nhằm đảm bảo việc hàng tồn kho không bị hư hỏng, và mất mát

 Ngoài ra kế toán cũng thường xuyên kiểm tra kho, và đối chiếu với sổ sách tồn kho vào mỗi tháng, nhằm nhắm chắc việc ghi chép chính xác hàng tồn kho với sổ sách

Ưu điểm:

Hàng tồn kho tại doanh nghiệp là một thành phần quan trọng luôn được sự quan tâm đặc biệt của doanh nghiệp , hàng tồn kho luôn được quản lý một cách chặt chẽ, tạo được sự ổn định trong thời gian xuyên suốt, tránh gây mất mát hao hụt

Trang 33

Doanh nghiệp thuộc mô hình vừa và nhỏ nên doanh nghiệp chỉ quản lý bằng thủ công chứ không áp dụng mô hình hay phương pháp nào làm tăng hiệu quả quản lý hàng tồn kho nên đã gây ra nhiều khó khăn không đáng có

Với số lượng nhân viên hạn chế nên thay vì sẽ chia nhiệm vụ quản lý hàng tồn kho và vận chuyển bán hàng cho từng cá nhân cụ thể để tiện cho việc theo dõi nhưng thực tế tại doanh nghiệp thì việc quản lý hàng tồn kho và quản lý vận chuyển bán hàng chỉ do một người đảm nhiệm nên không tránh khỏi sự gian lận Công việc quá tải dễ dẫn đến áp lực cho nhân viên

Tuy hàng tồn kho tại công ty vẫn được kiểm soát bằng việc tạo mã hàng đầy đủ và khoa học nhưng do quản lý bằng file excel nên sự phân quyền cho từng nhân viên hay một người cụ thể nào đó để tiện quản lý là hoàn toàn không có, do đó dễ dẫn đến rủi ro dữ liệu bị sửa đổi gây ra tổn thất cho doanh nghiệp Ngoài ra việc kiểm soát một cách thủ công như vậy sẽ mất rất nhiều thời gian cho người quản lý

2.1.6 Tình hình hàng tồn kho tại công ty hiện nay

Doanh nghiệp hiên nay bao gồm gần 200 mặt hàng nhỏ lớn khác loại

Nhưng trong đó chỉ có 16 mặt hàng chính được doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ hàng ngày đó là:

STT Tên hàng

1 Xi măng đa dụng Power 2 Xi măng PCB-40

3 Xi măng đa dụng 4 Xi măng Hà Tiên

5 Xi măng bao PP dán (Cẩm Phả) 6 Sơn dầu bóng (3lít)

7 Sơn dầu bóng (1kg) 8 Unilic ngoài màu (5lít) 9 Supercoat màu (5kg) 10 Đá 4x6

11 Đá 0x4 12 Đá 1x2 13 Đá mi bụi 14 Gạch ống 15 Gạch đinh 16 Cát XD

Trang 34

- Các mặt hàng được quản lý bằng cách đặt mã hàng, đơn ví tính cho từng mặt hàng như sau:

 Bảng mã hàng trên phần mềm Excel (xem phụ lục số 02 trang 11)

- Định mức tồn kho theo qui định của doanh nghiệp,

tổng số tiền tồn kho cuối mỗi năm không vượt quá giá trị 400.000.000 – 500.000.000 đồng việt nam Với mức phân chia như sau

 Xi măng số lượng tồn không vượt quá 200.000.000 đồng việt nam  Cát xây dựng + Đá không vượt quá 150.000.000 đồng việt nam  Sơn và gạch các loại không vượt quá 50.000.000 đồng việt nam

 Các loại mặt hàng khác ở mức không tồn quá 50.000.000-100.000.000 đồng việt nam

- Giá trị tồn kho của công ty TNHH MTV Đại Gia Phát tại quí 3/2018 được biểu hiện

 Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, vật liệu sản phẩm hàng hóa 156 (xem phụ lục số 02 trang 12)

- Kho tại công ty

 Công ty chỉ có một kho duy nhất nằm tại địa chỉ số 195, Khu phố 2, Phường Thới Hòa, thị xã Bến Cát, Tỉnh Bình Dương Ngay phía sau tòa nhà công ty TNHH MTV Đại Gia Phát

 Diện tích kho khoảng 1000m2 được xây dựng kiên cố vững chắc

 Hàng tồn kho được sắp xếp theo loại và theo thứ tự mã hàng trong kho

 Khu vực kho có thiết bị chống trộm, và báo cháy cùng với camera quan sát bao phủ

 Hàng tồn kho được bảo quản tại kho với nhiệt độ và thời tiết thích hợp tránh hư hao

Ưu điểm:

Loại hình kinh doanh của doanh nghiệp là về các mặt hàng phục vụ cho xây dựng nên khá đa dạng Số lượng hàng tồn kho không quá cao để gây ra lo ngại cho doanh nghiệp Bên cạnh đó việc lưu trữ bảo quản hàng tồn kho cũng tuân thủ đúng quy định

Trang 35

Nhược điểm:

Một thực tế tại doanh nghiệp cho thấy thì hàng tồn kho của doanh nghiệp không được theo dõi hết trên sổ sách hay phần mềm Chẳng hạn hiện tại doanh nghiệp có hơn 200 mặt hàng tồn kho Nhưng chỉ có 16 mặt hàng với số lượng lớn được xuất bán thường xuyên có hoá đơn Gía trị gia tăng thì mới được theo dõi trên phần mềm và xuất ra các báo cáo để nộp thuế Còn các mặt hàng số lượng nhỏ chỉ bán lẻ lại không được hạch toán trên phần mềm và báo cáo

Chỉ theo dõi trên sổ thủ công nội bộ và doanh nghiệp không có mức dự phòng giảm giá HTK Tránh gây hao tổn khi hàn tồn kho bị hỏng

2.2 Phương pháp kế toán hàng tồn kho tại công ty

Công ty TNHH MTV Đại Gia Phát với quy mô vừa và nhỏ nên kế toán hàng tồn kho áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên Cụ thể như sau:

2.2.2 Chứng từ sử dụng

- Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho

2.2.3 Hạch toán hàng tồn kho

(1) Tăng giá trị hàng tồn kho

Giá trị hàng tồn kho tăng khi mua hàng hóa về nhập kho Quy trình mua hàng và nhập kho như sau:

 Công việc thực hiện

Đối với một kho hàng, việc nhập và xuất hàng hóa diễn ra khá thường xuyên Công việc của nhân viên quản lý kho là kiểm tra chứng từ, các giấy tờ liên quan mỗi

Trang 36

khi xuất nhập hàng hóa theo đúng quy định Tiếp đến, bạn cần kiểm số lượng và ghi phiếu nhập hoặc xuất kho cẩn thận để việc đối chiếu hàng hóa sau này được đơn giản hơn

Tồn kho tối thiểu là lượng hàng hóa cần dự trữ trong kho nhằm đáp ứng các trường hợp phát sinh Việc xác định lượng tồn kho tối thiểu giúp cửa hàng có thể đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, nhưng lượng tồn kho cần có định mức phù hợp để tránh phát sinh chi phí kho quá cao

Kế toán kho có trách nhiệm theo dõi, đối chiếu số lượng xuất nhập hàng ngày với định mức tồn kho tối thiểu, nếu nhận thấy số lượng này có biến động lớn và báo cáo cho Gíam đốc thay đổi cho phù hợp Mỗi loại hàng hóa đều phải có tồn kho tối thiểu, tránh tình trạng thiếu hụt hàng trong kho

Trong kế toán, phiếu nhập kho được gọi là chứng từ thực hiện, vì nó chứng minh nghiệp vụ về nhập kho Phiếu nhập kho do kế toán hoặc người phụ trách lập khi muốn cho vật tư, sản phẩm, hàng hoá nhập kho Để nhập kho phải có chứng từ thể hiện rõ nguồn gốc của việc nhập kho mà ghi sổ cho phù hợp (chứng từ gốc) Chứng từ gốc về hàng tồn kho có nhiều loại, nhưng cơ bản bao gồm: Hoá đơn mua hàng, Hoá đơn GTGT…

Bước 1: Khi trong kho không còn đủ vật tư hàng hoá để cung cấp cho khách hàng, hoặc cần dự trữ thêm một số mặt hàng còn thiếu, doanh nghiệp sẽ đặt hàng với người bán qua điện thoại

Bước 2: Kế toán kho nhận được yêu cầu nhập kho, và lập phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho được lập thành nhiều liên: 1 liên lưu tại sổ, giao cho nhân viên mua hàng 2-3 liên để làm thủ tục nhập kho

Bước 3: Sau khi có phiếu nhập kho, nhân viên mua hàng sẽ giao hàng cho thủ

kho

Bước 4: Hàng được kiểm đếm và nhập kho

Trường hợp vật tư hàng hóa có thừa, thiếu, Thủ kho phải lập biên bản và báo cáo ngay với người có trách nhiệm để xử lý theo quy định

Bước 5: Sau khi nhập kho, thủ kho sẽ ký nhận hàng vào phiếu nhập kho, lưu lại một liên và ghi thẻ kho, một liên sẽ giao lại cho kế toán kho, một liên sẽ giao lại cho người người nhập hàng