nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng nhân sự cho dự án abbott tại công ty tnhh acacy

Thứ ba, tôi xin cảm ơn đến ban lãnh đạo và các anh/chị phòng tuyển dụng công ty TNHH Acacy đã tạo điều kiện để tôi có thể phát huy năng lực cá nhân của bản thân trong doanh nghiệp, đồng

Lý do lựa chọn đề tài

Theo báo cáo về tình hình lao động việc làm quý I năm 2023 của tổng cục thống kê (2023) cho thấy thị trường lao động tiếp tục duy trì đà phục hồi sau khi bị ảnh hưởng bởi suy thoái kinh tế diễn ra trên diện rộng, nhờ vào việc tập trung triển khai nghị quyết số 01/NQ-CP và chỉ thị 03/CT-TTg do Chính Phủ đề ra Theo trang Glints for Employers (2023) về tình hình tuyển dụng tại Đông Nam Á, có khoảng 83% công ty sẽ tiếp tục tuyển dụng trong năm 2023, cũng theo một khảo sát của JobsGo (2023), trong 1000 nhà tuyển dụng Việt Nam có tới hơn 80% bày tỏ sẽ bổ sung nhân viên cho các vị trí vào năm 2023 Tuy nhiên, trong nước vẫn còn tồn tại tình trạng thâm dụng lao động ở một số ngành điện tử, dệt may – da giày, v.v buộc phải cắt giảm lượng lớn lao động do thực trạng thiếu đơn hàng kéo dài nhiều tháng Đây là cơ hội và cũng là thách thức cho thị trường tuyển dụng tại Việt Nam, đặc biệt là các công ty Headhunter, bởi theo Finlay và Coverdill (2007) việc sa thải ở nhiều công ty sẽ giúp mở rộng nguồn ứng viên tiềm năng cho các công ty Headhunter Tuy nhiên hiện tại số lượng công ty Headhunter tại Việt Nam đang gia tăng đáng kể khi vào thời gian đầu chỉ có 200 công ty nhưng tính đến thời điểm hiện tại đã có gần 500 công ty phân bổ trên khắp các khu vực cả nước Trong đó, nhu cầu về dịch vụ tuyển mass của đối tác tại các công ty này ngày càng cao, đồng thời sự cạnh tranh trên thị trường này diễn ra ngày càng gay gắt Bởi loại hình tuyển dụng hàng loạt trên quy mô lớn trong khoảng thời gian nhất định gặp phải nhiều hạn chế từ khâu tạo nguồn, tiếp cận ứng viên đến sàng lọc, kiểm tra và phỏng vấn ứng viên, nhiều nhà tuyển dụng phải mất rất nhiều thời gian và chi phí tuyển dụng để tìm ứng viên phù hợp cho đối tác, dù loại hình tuyển dụng này tiếp cận đến phần lớn ứng viên có trình độ không cao Bên cạnh đó, lực lượng lao động trẻ không chỉ quan tâm đến đãi ngộ tài chính như lương, thưởng mà còn quan tâm đến môi trường làm việc cũng như văn hóa doanh nghiệp, xu hướng “nhảy việc” càng trở nên phổ biến

Sau khoảng thời gian thực tập tại phòng tuyển dụng của công ty TNHH Acacy và có cơ hội được tham gia vào dự án tuyển dụng cho Abbott, tác giả nhận thấy quy trình tuyển dụng của dự án còn gặp phải nhiều hạn chế, chất lượng ứng viên vẫn chưa

Trang 2 cao, hệ thống hoạch định nguồn nhân lực chưa tối ưu và chưa đáp ứng được nhu cầu của bộ phận tuyển dụng, bên cạnh đó là một số khó khăn gặp phải từ phía đối tác Vì vậy tác giả quyết định chọn đề tài “NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TUYỂN

DỤNG NHÂN SỰ CHO DỰ ÁN ABBOTT TẠI CÔNG TY TNHH ACACY” để có thể tìm hiểu rõ hơn về quy trình tuyển dụng cho dự án cũng như nguyên nhân của những mặt hạn chế trên nhằm đề xuất một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng tại công ty.

Mục tiêu nghiên cứu

− Phân tích, đánh giá thực trạng công tác tuyển dụng cho dự án Abbott tại công ty TNHH Acacy Xác định các ưu điểm và hạn chế trong quy trình tuyển dụng của công ty cũng như những khó khăn gặp phải trong quá trình tuyển dụng nhân sự cho Abbott

− Từ đó đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng nhân sự cho đối tác Abbott tại công ty TNHH Acacy thông qua quá trình học tập và làm việc tại phòng tuyển dụng của công ty.

Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp được sử dụng để thực hiện báo cáo:

− Phương pháp quan sát: Quan sát, theo dõi quy trình tuyển dụng nhân sự, cách thức làm việc của từng bộ phận tại phòng tuyển dụng của công ty để tìm ra những hạn chế còn tồn tại

− Phương pháp thu thập, nghiên cứu dữ liệu thứ cấp: gồm những thông tin, tài liệu về lý thuyết về dịch vụ tuyển dụng từ các giáo trình, tạp chí, nghiên cứu khoa học được công bố Các báo cáo, thông cáo về thị trường lao động, nhu cầu tuyển dụng từ tổng cục thống kê, các trang báo việc làm uy tín

− Phương pháp nghiên cứu định tính: Đặt câu hỏi trực tiếp với một vài thành viên ở bộ phận tuyển dụng trong buổi họp hàng tháng, lấy ý kiến từ trưởng nhóm và giám sát dự án Abbott Phỏng vấn và lấy thông tin phản hồi từ phía ứng viên và giám sát bán hàng tại Abbott

− Phương pháp so sánh: So sánh các số liệu, chỉ số qua từng tháng, từng năm nhằm đưa ra đánh giá chung về tình hình biến động nhân sự, kết quả hoạt động kinh doanh qua các năm

− Phương pháp tổng hợp – phân tích: Từ những thông tin đã tổng hợp, tiến hành phân tích và đưa ra những đánh giá về ưu điểm và hạn chế của dự án

Từ đó xác định nguyên nhân nhằm đưa ra giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác tuyển dụng cho dự án Abbott trong thời gian tới.

Dự kiến kết quả đạt được

Hiểu rõ về quy trình tuyển dụng cho các dự án của đối tác tại Acacy, xác định các nguyên nhân gây ra hạn chế trong công tác tuyển dụng nhân sự cho dự án của đối tác Abbott nói riêng và dịch vụ cung ứng nhân sự tại Acacy nói chung Từ đó đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty.

Kết cấu các chương của bài báo cáo

Bên cạnh phần mở đầu và kết luận, bài báo cáo gồm có 4 chương:

− Chương 1: Tổng quan về Công Ty TNHH Acacy

− Chương 2: Cở sở lý thuyết về dịch vụ tuyển dụng nhân sự

− Chương 3: Thực trạng công tác tuyển dụng nhân sự cho dự án của Abbott tại Công Ty TNHH Acacy

− Chương 4: Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng nhân sự cho dự án abbott tại Công Ty TNHH Acacy

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH ACACY

Giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Acacy

Kể từ năm 2011, nhận thấy được tiềm năng cũng như xu hướng phát triển của thị trường lao động, công ty TNHH Acacy đã ra đời với ngành nghề kinh doanh chính là “Cung ứng và quản lý nguồn lao động” Đây là công ty thuộc loại hình doanh nghiệp công ty Trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài nhà nước:

− Tên công ty: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Acacy

− Tên giao dịch: ACACY CO.,LTD

− Người đại diện pháp luật: Ông Tô Minh Thuận

− Tổng giám đốc: Ông Tô Minh Thuận

− Website: www.vieclam.acacy.com.vn

Hình 1.1 Logo công ty TNHH Acacy

(Nguồn: Website của công ty) Trụ sở của Acacy: đặt tại tòa nhà Saigon Trade Center, số 37 Tôn Đức Thắng, phường Bến Nghé, quận 1, thành phố Hồ Chí Minh

Văn phòng chính: đặt tại tòa nhà Morning Start, địa chỉ 57 Quốc Lộ 13, Phường

26, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh Tính đến thời điểm hiện tại Acacy đã đặt thêm 4 văn phòng đại diện tại các khu vực trọng điểm ở Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Vinh và Cần Thơ

Hình 1.2 Trụ sở và các văn phòng đại diện của công ty TNHH Acacy

(Nguồn: Website của công ty)

Quá trình hình thành và phát triển

Kể từ năm 2008, ý tưởng thành lập công ty đã được hình thành, cho đến ngày 23/09/2011 công ty TNHH Acacy mới chính thức được thành lập và đi vào hoạt động, đồng thời đặt Trụ sở chính tại phòng 1901, tòa nhà Saigon Trade Center số 37 Tôn Đức Thắng, Phường Bến Nghé, Quận 1 và đặt văn phòng chính tại địa chỉ 120 Phan Đăng Lưu, Quận Phú Nhuận Đến tháng 3/2012, công ty dời văn phòng chính về địa chỉ số 57 Quốc lộ 13, phường 26, quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí Minh, đặt tại tầng 2 tòa nhà The Morning Star và phát triển thêm 5 chi nhánh tại các thành phố lớn như: Hà Nội, Hải Phòng, Vinh, Đà Nẵng, Cần Thơ Trải qua nhiều năm phát triển, hiện nay công ty quản lý nhân sự cho các dự án với số lượng nhân viên khoảng hơn 1000 người trên khắp cả nước

Qua nhiều năm phát triển công ty đã dần xây dựng được niềm tin đối với nhiều khách hàng và có chỗ đứng trên thị Việt Nam Acacy trở thành một doanh nghiệp HR outsourcing chuyên về tư vấn và quản lý nhân sự, điều hành doanh nghiệp Đồng thời Acacy cũng là công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung ứng nhân sự cho các ngành hàng

Trang 6 tiêu dùng, sản xuất và phân phối, 98% các đối tác của Acacy là những tập đoàn đa quốc gia nổi tiếng trên thế giới như Samsung, Abbott, Unilever, Masan Group, Yamaha, Suntory Pepsico,…Công ty chủ yếu hỗ trợ các đối tác tuyển dụng các vị trí nhân viên tư vấn bán hàng, nhân viên kinh doanh thị trường, đại diện thương mại cùng một số vị trí văn phòng

Hình 1.3 Một số khách hàng của Acacy

(Nguồn: Website của công ty)

Tầm nhìn và sứ mệnh của Acacy

Công ty xác định trong 5 năm tiếp theo sẽ trở thành doanh nghiệp đứng đầu trong lĩnh vực cung ứng và quản lý nguồn nhân lực tại Việt Nam bằng cách cung ứng những dịch vụ đáng tin cậy với giá cả hợp lý, phối hợp đội ngũ các chuyên gia trong lĩnh vực tuyển dụng, công nghệ thông tin và truyền thông Từ đó, tạo đà phát triển và vươn xa trên thị trường quốc tế

Với vai trò cung ứng và quản lý nguồn lao động, sứ mệnh cũng như nhiệm vụ cốt lõi của Acacy là hoàn thành và đáp ứng tốt các yêu cầu của khách hàng Công ty hoạt động với phương châm “ 3 đúng”, đó là “tuyển đúng người, đúng việc vào đúng thời điểm”.

Lĩnh vực hoạt động của công ty

1.4.1 Các dịch vụ do Acacy cung cấp

Công ty TNHH Acacy đã có hơn 9 năm kinh nghiệm về lĩnh vực tuyển dụng nhân sự và được biết đến với vai trò là một công ty Headhunter tìm kiếm, thu hút nguồn ứng viên chất lượng cao cho các vị trí nhân sự cấp cao Nhận thấy được xu hướng phát triển của thị trường, công ty đã mở rộng sang nhiều mảng khác hỗ trợ và tạo dựng mối quan hệ lâu dài với nhiều doanh nghiệp lớn, có một câu nói của một nhà tư vấn quản lý nổi tiếng - Peter Drucker (1989) được công ty trích dẫn lên Website

“Do what you do best, and outsource the rest” tức hãy tập trung vào chuyên môn, lĩnh vực mà bạn giỏi nhất, và thuê ngoài phần còn lại, theo đó Acacy muốn nhắn gửi đến các doanh nghiệp đối tác hãy tập trung vào lĩnh vực kinh doanh cốt lõi của chính mình, phần còn lại đã có Acacy đảm nhiệm Vì vậy hiện tại, Acacy còn cung cấp 4 dịch vụ sau cho các đối tác bao gồm:

Manpower Outsourcing (cho thuê lao dộng)

Công ty tuyển dụng lao động làm việc cho đối tác nhưng người lao động sẽ kí hợp đồng lao động với Acacy, tức Acacy sẽ chịu trách nhiệm quản lý đội ngũ nhân viên cho các đối tác, bao gồm cả việc tính lương Đồng thời đại diện cho khách hàng chịu trách nhiệm pháp lý về việc ký hợp đồng lao động với nhân viên Các vị trí này thường là: Giám sát bán hàng, đại diện thương mại, nhân viên trưng bày, nhân viên kiểm định giá thị trường, nhân viên kho vận và như viên tư vấn bán hàng kênh siêu thị/tạp hóa

Mass Recruitment services (dịch vụ tuyển dụng hàng loạt) Đây cũng là một trong những điểm mạnh của Acacy, công ty có khả năng tìm kiếm, sàng lọc, kiểm tra và giới thiệu một lượng lớn ứng viên phù hợp cho vị trí mà đối tác cần trong một khoảng thời gian ngắn Cho dù là vị trí công nghiệp hay văn

Trang 8 phòng, công ty có thể tuyển đầy đủ hàng trăm người trong vòng hai tuần, đảm bảo ứng viên phù hợp cho vị trí tuyển dụng theo yêu cầu của đối tác

Training services (dịch vụ đào tạo)

Với đội ngũ giảng viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm và tràn đầy nhiệt huyết, công ty cam kết mang đến cho khách hàng những chương trình đào tạo hiệu quả nhất, đáp ứng được những mục tiêu, yêu cầu thực tiễn mà khách hàng mong muốn

Hình 1.4 Buổi đào tạo trực tiếp cho nhân viên tư vấn bán hàng tại Samsung

(Nguồn: Website của công ty)

Hình 1.5 Buổi đào tạo nhân viên trưng bày thời vụ Pepsi Tết

(Nguồn: Fanpage Việc Làm Acacy)

Không chỉ cung cấp dịch vụ đào tạo trực tiếp chuyên nghiệp, công ty còn cung cấp chương trình đào tạo trực tuyến hỗ trợ học viên trong mùa dịch, giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc, giảm thiểu vấn đề nghỉ làm để tham gia buổi học Hệ thống sẽ đề xuất và xây dựng kế hoạch học tập phù hợp, giúp nhân viên nâng cao kỹ năng và kiến thức theo yêu cầu doanh nghiệp Đồng thời giúp khách hàng kiểm soát tiến độ đào tạo và hồ sơ đào tạo của tất cả học viên, đảm bảo đạt được mục tiêu mà khách hàng đề ra sau khi kết thúc chương trình đào tạo

Hình 1.6 Hệ thống đào tạo trực tuyến của công ty TNHH Acacy

(Nguồn: Tổng hợp từ trang web dịch vụ đào tạo trực tuyến Acacy Training) Payroll services (dịch vụ quản lý lương)

Công ty cung cấp dịch vụ quản lý và tính lương tích hợp, bao gồm xây dựng bảng lương, chính sách phúc lợi theo yêu cầu của đối tác Đồng thời chịu trách nhiệm tính, chuyển lương và khai báo thuế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên của công ty khách hàng Một trong những khách hàng tin dùng dịch vụ này là Samsung và Abbott

Report system (dịch vụ khảo sát thị trường, giám sát và báo cáo lao động)

Công ty ứng dụng công nghệ thông tin (ICT) trên ứng dụng điện thoại của người lao động để cung cấp bằng chứng đã hoàn thành công việc, báo cáo thời gian cũng như tiến độ công việc một cách trực quan nhất, góp phần giúp các đối tác vận hành doanh nghiệp một cách linh hoạt Doanh nghiệp không cần phải khảo sát thị trường, theo dõi và đánh giá kết quả trưng bày của nhân viên, vì toàn bộ đã được Acacy thực hiện và báo cáo một cách đầy đủ nhất

1.4.2 Mô hình cung ứng dịch vụ của Acacy

Hình 1.7 Mô hình cung ứng dịch vụ của Acacy

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ phòng kinh doanh công ty TNHH Acacy)

Công ty cung ứng dịch vụ về nhân sự dựa trên mô hình: Staffing – Haft - Haft – Full outsource, trong đó Full outsource là loại dịch vụ mà Acacy sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện toàn bộ các quy trình từ tuyển dụng, đào tạo đến giám sát, theo dõi, báo cáo tình hình làm việc của lực lượng lao động Đồng thời công ty cũng sẽ chi trả lương cho người lao động cũng như thay mặt đối tác chịu trách nhiệm pháp lý về hợp đồng lao động Điều này giúp cho các đối tác, đặc biệt là những tập đoàn lớn có thể tập trung cho các chiến lược kinh doanh, nghiên cứu và phát triển, tiết kiệm thời gian trong việc tuyển dụng và quản lý nhân sự

Hình 1.8 Cấp độ của từng loại dịch vụ

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

Mỗi cấp độ tương ứng với từng loại dịch vụ, từ level 1 (staffing) đến level 3 (full outsource) Theo báo cáo số liệu của phòng tuyển dụng tại Acacy, có đến 40% đối tác sử dụng dịch vụ staffing tại Acacy, 36% sử dụng dịch vụ Haft – Haft và chỉ có 24% sử dụng dịch vụ Full outsource.

Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Acacy

1.5.1 Mô hình cơ cấu tổ chức

Hình 1.9 Mô hình tổ chức tại công ty TNHH Acacy

(Nguồn: Phòng nhân sự Công ty TNHH Acacy) Ghi chú:

1.5.2 Chức năng của từng bộ phận

Tổng giám đốc: là người đứng đầu chịu trách nhiệm quản lý các bộ phận của doanh nghiệp, cũng là người đại diện hợp pháp trong việc thực hiện các giao dịch có liên quan đến công ty Đồng thời, tổng giám đốc cũng tham gia vào hội đồng quản trị nhằm đề xuất xây dựng kế hoạch, đưa ra các quyết định cuối cùng cho những vấn đề

Trang 12 lớn, định hướng và phát triển công ty trong tương lai, với mục tiêu đưa Acacy trở thành doanh nghiệp đứng đầu trong lĩnh vực cung ứng và quản lý nhân sự

Giám đốc: là người được Tổng Giám Đốc bổ nhiệm và ủy quyền trong việc quản lý, điều hành và phát triển hoạt động của các bộ phận trong công ty Giám đốc chịu trách nhiệm xây dựng, tổ chức bộ máy hoạt động của các bộ phận thuộc quyền quản lý trước Tổng Giám Đốc, bảy phòng ban trên trong công ty được giám đốc quản lý trực tiếp

Phòng hành chính nhân sự: Đây là bộ phận phụ trách tuyển dụng nhân sự, tổ chức, phân bổ và theo dõi hồ sơ nhân viên của công ty bao gồm hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các giấy tờ có liên quan theo quy định pháp luật, đồng thời đánh giá nhân sự theo định hướng phát triển của công ty Bộ phận này cũng chịu trách nhiệm giải quyết các chế độ chính sách đãi ngộ đối với người lao động

Phòng kế toán: Xử lý các khoản cần thanh toán của công ty, đồng thời phụ trách giám sát, theo dõi thu chi tài chính của tổ chức, đảm bảo tuân thủ đúng theo yêu cầu pháp luật Lập kế hoạch tài chính, chuẩn bị và thực hiện các báo cáo tài chính, tham gia vào quá trình kiểm toán Đây là bộ phận giúp quản lý vốn và nguồn lực tài chính của công ty, giúp Acacy đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý và hiệu quả

Phòng đào tạo phát triển: Đề xuất, triển khai các chương trình đào tạo, các khóa học nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng của nhân viên trong công ty Nhiệm vụ chính của phòng ban này là cải thiện, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên theo định hướng và mục tiêu phát triển trong tương lai của tổ chức

Phòng tuyển dụng: Chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân sự cho công ty, đồng thời cũng là bộ phận thực hiện các dự án tuyển dụng cho các đối tác của Acacy Phòng tuyển dụng được chia thành 3 bộ phận sau:

+ Bộ phận tạo nguồn: Thu hút và tìm kiếm các ứng viên phù hợp cho vị trí tuyển dụng theo yêu cầu của đối tác Ngoài ra, bộ phận tạo nguồn cũng đảm nhận vai trò nhập dữ liệu hồ sơ của ứng viên lên hệ thống và tiến hành sơ vấn thông tin của ứng viên để gửi đến bộ phận tuyển dụng + Bộ phận tuyển dụng: Sàng lọc, tuyển chọn và đưa ra đánh giá với từng ứng viên sau khi phỏng vấn nhằm xác định những ứng viên phù hợp cho vị trí cần tuyển

+ Bộ phận Marketing: Xây dựng thương hiệu tuyển dụng cho Acacy, tổ chức các hoạt động, quảng cáo các vị trí tuyển dụng nhằm thu hút các ứng viên ứng tuyển cho dự án của các đối tác

Phòng dự án: Là cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng, chịu trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết phản hồi từ phía khách hàng Chịu trách nhiệm giám sát, thẽo dõi tiến độ dự án và báo cáo tình hình triển khai dự án cho các đối tác, đây là phòng ban kiểm soát tất cả các hoạt động của một dự án từ thời điểm tiếp nhận yêu cầu ở phía khách hàng đến lúc sắp xếp nhân viên mới đến nhận việc và đào tạo

Phòng công nghệ thông tin: Chịu trách nhiệm hỗ trợ các công việc liên quan đến mạng internet, mạng cục bộ, dữ liệu trên hệ thống công ty, thiết kế và quản lý các Website nội bộ Phối hợp cùng các phòng ban khác xây dựng các tính năng mới trên hệ thống ERP, website việc làm của công ty cũng như khắc phục kịp thời các sự cố, vấn đề kĩ thuật xảy ra Phòng ban này chia làm 3 bộ phận bao gồm: mạng nội bộ, hỗ trợ kĩ thuật và thiết kế

Phòng kinh doanh: Tìm kiếm và xây dựng mối quan hệ với các khách hàng tiềm năng, thương lượng với khách hàng về điều khoản, giá cả của các dịch vụ để đi đến việc kí kết hợp đồng và hợp tác lâu dài trên tinh thần song phương cùng có lợi và cùng phát triển trong tương lai Bộ phận này cũng chịu trách nhiệm phân tích thị trường và tìm hiểu các đối thủ cạnh tranh từ đó hỗ trợ công ty đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả, thúc đẩy tăng trưởng doanh số

1.5.3 Cơ cấu tổ chức Phòng tuyển dụng

Tại Acacy, mỗi dự án đều có một Project Manager điều hành chính, về số lượng nhân viên phụ trách sẽ tùy thuộc vào quy mô cũng như loại dịch vụ mà phía đối tác yêu cầu.

Hình 1.10 Cơ cấu tổ chức phòng tuyển dụng Acacy tính đến thời điểm hiện tại

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ phòng tuyển dụng)

1.6 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Acacy giai đoạn 2020 –

Biểu đồ 1.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Acacy giai đoạn

2020 – 2022 Đơn vị tính: Triệu đồng

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Acacy)

Từ biểu đồ 1.1 có thể thấy được kết quả kinh doanh trong giai đoạn 2020 - 2022 của Acacy đầy biến động khi chịu tác động từ đại dịch Covid – 19

Từ đầu năm 2020 đến cuối tháng 6 năm 2020: Dịch covid bất ngờ xuất hiện gây gián đoạn hoạt động kinh doanh của nhiều doanh nghiệp Thị trường lao động chịu tác động nặng nề từ đại dịch, theo thông cáo báo chí tình hình lao động việc làm quý II và trong 6 tháng đầu của năm 2020 của tổng cục thống kê (2020) cho thấy khu vực dịch vụ chịu ảnh hưởng nặng nề nhất với 72% lao động bị ảnh hưởng Điều này ảnh hưởng lớn đến tình hình kinh doanh của Acacy khi có hơn 70% khách hàng là đối tác tuyển dụng thuộc các ngành dịch vụ

Từ đầu tháng 7 đến cuối năm 2020: Khi chính phủ cho phép mở cửa kinh doanh trở lại, Acacy đã nhanh chóng phối hợp cùng các bộ phận phòng ban và đối tác đẩy

Lợi nhuận Chi phí Doanh thu

CỞ SỞ LÝ THUYẾT VỀ DỊCH VỤ TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ

Khái niệm về tuyển dụng nhân sự

Theo Muscalu (2015), tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm, theo dõi, xác định và thu hút các ứng viên tiềm năng để từ đó sàng lọc, lựa chọn được những ứng viên có những phẩm chất chuyên môn cần thiết hoặc phù hợp nhất với các vị trí tuyển dụng hiện tại và tương lai của tổ chức

Marquardt (1996) cho rằng, tuyển dụng không chỉ là hoạt động thu hút, tìm kiếm ứng viên phù hợp vào làm việc mà còn cần phải đảm bảo đúng về số lượng, chất lượng vào đúng thời điểm và địa điểm mà tổ chức yêu cầu

Karim và cộng sự (2021) cho biết tuyển dụng nhân sự bao gồm quy trình tuyển mộ và tuyển chọn Trong quá trình xây dựng khung lý thuyết về tuyển mộ và tuyển chọn, nhóm tác giả cũng cho biết đây là hai quy trình không thể thiếu trong quá trình quản lý nguồn nhân lực

Barber (1998) định nghĩa tuyển mộ là các thủ tục và hoạt động được thực hiện bởi một tổ chức nhằm mục đích xác định và thu hút ứng viên tiềm năng

Tuyển mộ là quá trình tìm kiếm và thu hút những người có đủ năng lực ứng tuyển vào các vị trí tuyển dụng trong tổ chức (Karim và cộng sự, 2021) Chủ yếu đó là quá trình tạo ra một nhóm những cá nhân có năng lực để ứng tuyển vào làm việc trong một tổ chức Karim và cộng sự (2021) cũng nhấn mạnh rằng quá trình tuyển mộ là điểm khởi đầu trong việc thu thập nhân lực của một tổ chức và tổ chức đó phải lựa chọn được những cá nhân phù hợp để đạt được mục tiêu chiến lược tổng thể đã đề ra

Saviour (2017) cho rằng mục tiêu của tuyển mộ là để cung cấp một nhóm ứng viên đủ lớn giúp các nhà quản lý lựa chọn được nhân viên đáp ứng các yêu cầu mà tổ chức đề ra Trước khi bắt đầu tuyển mộ, các yêu cầu của vị trí tuyển dụng phải được xác định rõ ràng

Subramony (2009) định nghĩa “Tuyển chọn” là việc chọn lựa những nhân viên có kiến thức, kỹ năng và khả năng phù hợp (KSA) với từng công việc nhằm đạt được mục tiêu của công ty

Karim và cộng sự (2021) định nghĩa tuyển chọn là quá trình lựa chọn ứng viên phù hợp nhất từ nhóm ứng viên được tuyển mộ cho các vị trí tuyển dụng có liên quan, nói cách khác thì đây là một quá trình có hệ thống nhằm quyết định một cá nhân cụ thể cho một vị trí sẵn có Mặt khác, tuyển chọn là một quy trình mà trong đó các công cụ cụ thể được sử dụng để chọn ra những người giỏi nhất từ nhóm cá nhân phù hợp với công việc hoặc chọn ra ứng viên phù hợp nhất trong số các ứng viên thay thế Trong khi quy trình tuyển mộ được điều chỉnh để khuyến khích các cá nhân tìm kiếm việc làm ở các tổ chức thì quy trình tuyển chọn để xác định và tuyển dụng những cá nhân phù hợp nhất cho các vị trí cụ thể

Mục tiêu của quá trình tuyển chọn là lựa chọn được ứng viên có khả năng, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu công việc một cách công bằng và hợp pháp (Karim và cộng sự, 2021).

Khái niệm về “Headhunter” trong tuyển dụng nhân sự

Thuật ngữ “Headhunter” hay được gọi là “Thợ săn đầu người” bắt nguồn sau chiến tranh thế giới thứ 2 tại Hoa Kỳ, ban đầu thuật ngữ này chỉ những công ty kinh doanh với sản phẩm là “con người” hay nói đúng hơn là thu hút những nhân viên tài năng từ các công ty đối thủ thông qua những cuộc điện thoại bí mật với những hứa hẹn tài chính “béo bỡ” (Mason, 1998) Lúc bấy giờ, các biện pháp này được xem là phi đạo đức khi thu hút ứng viên mà không quan tâm đến tính bảo mật của ứng viên cũng như năng lực mà tổ chức yêu cầu Theo Mason (1998), mãi đến cuối những năm 1980 khi công nghệ truyền thông ngày càng phổ biến và phát triển, các chuyên gia tuyển dụng đã mua lại cơ sở dữ liệu, phối hợp cùng các công ty trên khắp cả nước áp dụng và xây dựng lại các hoạt động “săn đầu người” này với các quy tắc đạo đức được tiêu chuẩn hóa Ngày nay, nhu cầu của các doanh nghiệp đối với dịch vụ mà các công ty Headhunters cung cấp ngày càng tăng, bởi khách hàng nhận thấy khả năng của các chuyên gia tư vấn trong việc xác định các ứng viên có trình độ tốt và đưa ra được lựa chọn khách quan về nhân sự chủ chốt thông qua quy trình tuyển dụng được đảm bảo một cách rõ ràng và chất lượng

Finlay và Coverdill (2007) đã định nghĩa công ty Headhunters là công ty trung gian hay đại lý bên phía thứ 3 được người sử dụng lao động trả phí để tìm kiếm ứng viên cho công việc của họ Khách hàng của họ là các tổ chức, không phải ứng viên xin

Trang 20 việc Trong cuốn sách “Headhunters: Matchmaking in the labor market”, Finlay và Coverdill (2007) cũng cho biết, khi Hoa Kỳ thoát khỏi suy thoái kinh tế vào đầu những năm 1990, hoạt động kinh doanh tại các văn phòng “săn đầu người” trên khắp đất nước được cải thiện Thậm chí, ngay cả khi nền kinh tế chậm lại vào những năm 2000 và 2001 cũng không hẳn là tin xấu đối với các công ty này Việc sa thải từ nhiều công ty đã mở rộng nguồn ứng viên tiềm năng cho các công ty Headhunter, kể cả những người chưa mất việc cũng sẵn sàng tiếp nhận các cuộc gọi và trao đổi với các công ty Headhunter (Coverdill, 2007)

Tại Việt Nam, Headhunter là cụm từ dùng để nhắc đến các tổ chức hoặc cá nhân chuyên săn lùng những ứng viên tài năng, chấp nhận và đồng ý làm việc cho một tổ chức thứ 3 nào đó (Minh Nhật và Văn Tài, 2014).

Khái niệm và lợi ích của “Mass Recruitment”

“Mass Recruitment” hay “Tuyển dụng hàng loạt” được Chitu và Russo (2020) định nghĩa là chiến lược tuyển dụng nhân viên với số lượng lớn trong một khoảng thời gian ngắn Uzunyan (2007) nhận định rằng “Mass Recruitment” là hoạt động tuyển dụng tuyển dụng bao gồm tìm kiếm, lựa chọn và đánh giá một lượng lớn ứng viên cho cùng một loại vị trí được thực hiện trong một khoảng thời gian ngắn

Trong nghiên cứu “Mass Recruiting: by Necessity and by Choice” được đăng trên tạp chí Eastern European Scientific của nhóm tác giả Abramov và Kolodina (2015) cho biết chưa có định nghĩa nào về “Mass Recruitment” được chấp nhận một cách rộng rãi, hầu hết đều dựa trên lý thuyết và kinh nghiệm tích lũy của từng chuyên gia, tổ chức Nhóm tác giả này cho rằng, “Tuyển dụng hàng loạt” là hoạt động tuyển dụng số lượng lớn ứng viên một cách nhanh chóng, những ứng viên này có thể bắt đầu công việc ngay với các kỹ năng cần thiết đã có sẵn

Mikhailovich và cộng sự (2020) cũng nhấn mạnh rằng chưa có định nghĩa chung nào về “Mass Recruitment” được công nhận Dựa trên việc khái quát hóa các nghiên cứu trước đây và kinh nghiệm thực tế đã tích lũy, nhóm tác giả này định nghĩa

“Mass Recruitment” là quá trình tuyển dụng một lượng lớn nhân viên cho các vị trí giống nhau hoặc tương tự nhau Bản chất của “Mass Recruitment” là tuyển được số lượng ứng viên cần thiết trong khoảng thời gian ngắn, những người này phải có sẵn kỹ

Trang 21 năng theo yêu cầu công việc và có thể nhận việc càng sớm càng tốt Hoạt động này có những đặc trưng sau:

+ Việc tuyển dụng phải được hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định

+ Yêu cầu số lượng lớn các vị trí tuyển dụng có tính chất tương tự nhau + Thu hút nguồn nhân lực lớn

+ Hoạt động với lượng thông tin khổng lồ

Theo Tansin (2023) có 2 lý do để doanh nghiệp thực hiện tuyển dụng hàng loạt: + Thứ nhất, do công ty mới được thành lập và đang thiếu nhân sự trầm trọng cho nhiều vị trí khác nhau, nhằm cung cấp đủ nhân viên để duy trì năng suất kinh doanh trong một khoảng thời gian ngắn

+ Thứ hai, công ty đang hoạt động ổn định nhưng một số vị trí cần tuyển dụng hàng loạt lâu dài ở mộ số bộ phận để đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra bình thường Ví dụ, các công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh như chuỗi bán lẻ (nhân viên bán hàng, thu ngân, nhân viên giao hàng), công ty bảo hiểm (nhân viên tư vấn, đại lý), ngân hàng (quản lý bán hàng, tư vấn viên, nhân viên tín dụng)

Zhizherina (2013) cũng cho biết, tuyển dụng hàng loạt thường được sử dụng trong các tình huống sau:

1) Với tỷ lệ luân chuyển nhân viên cao Trong hoàn cảnh như vậy, tổ chức đang gặp phải tình trạng thiếu nhân viên trầm trọng Thông thường đây là những công nhân nắm giữ các vị trí đại chúng;

2) Nhằm bù đắp sự thiếu hụt nhân sự tại các doanh nghiệp đang phát triển Việc thành lập một tổ chức mới, chi nhánh mới hoặc thành lập một bộ phận mới trong tổ chức luôn gắn liền với nhu cầu nhanh chóng tìm kiếm nhân viên mới

Theo Mark Jackson (2023), chủ tịch của SwagDrop cho biết tuyển dụng hàng loạt giúp doanh nghiệp bổ sung một lượng lớn nhân viên cần thiết trong một khoảng

Trang 22 thời gian ngắn với tốc độ và hiệu quả cao Ngoài ra, tuyển dụng hàng loạt có 3 lợi ích chính:

+ Tiết kiệm chi phí: The Economist ước tính rằng các doanh nghiệp trên toàn thế giới đã chi hơn 400 tỷ USD cho dịch vụ cung ứng nguồn nhân lực Một nghiên cứu của Glassdoor thấy rằng chi phí trung bình để thuê một nhân viên là khoảng 4.000 USD Tuy nhiên, các tổ chức đã có thể cắt giảm chi phí đáng kể thông qua tuyển dụng hàng loạt Với phương pháp tuyển dụng này, chi phí tuyển dụng giảm đáng kể do ít phát sinh lãng phí quảng cáo, chi phí hành chính và chi phí nhân viên

+ Tối ưu hóa quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp: Quy trình tuyển dụng hàng loạt thường áp dụng các công nghệ và công cụ trong quá trình tuyển dụng, đặc biệt khâu tiếp nhận, sàng lọc và sắp xếp phỏng vấn đều được tự động hóa Bằng cách này, doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và tiền bạc cũng như cải thiện nỗ lực số hóa của họ trong quá trình tuyển dụng

+ Góp phần xây dựng thương hiệu tuyển dụng cho doanh nghiệp: Việc tuyển dụng với quy mô lớn giúp đưa hình ảnh thương hiệu của công ty đến gần với ứng viên Theo Mark Jackson (2023), danh tiếng của công ty là điều tối quan trọng đối với sự gắn kết của nhân viên và nỗ lực thu hút nhân tài mới.

Mục tiêu và vai trò của công tác tuyển dụng nhân sự

Mục tiêu chung của tuyển dụng nhân sự (bao gồm tuyển mộ và tuyển chọn) là đạt được số lượng và chất lượng nhân viên cần thiết để đáp ứng mục tiêu chiến lược mà tổ chức đề ra với mức chi phí thấp nhất (Ofori và Aryeetey, 2011; Ekwoaba và cộng sự, 2015)

Muscalu (2015) cũng cho biết các mục tiêu quan trọng của quá trình tuyển dụng nhân sự bao gồm:

+ Xác định được nhu cầu tuyển dụng hiện tại và tương lai (liên quan đến hoạt động hoạch định nguồn nhân lực)

+ Tăng số lượng ứng viên tiềm năng đáp ứng đủ các điều kiện của tổ chức với chi phí thấp nhất Đồng thời giảm thiểu tối đa tỷ lệ ứng viên có trình độ thấp hơn so với yêu cầu công việc

+ Lựa chọn được các ứng viên tiềm năng nhằm gia tăng giá trị cho tổ chức + Góp phần tăng cường hiểu quả hoạt động của tổ chức và người lao động trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn

+ Đánh giá được hiệu quả của các nguồn và phương pháp tuyển dụng mà tổ chức áp dụng

2.4.2 Vai trò Đối với doanh nghiệp

Theo Thân Trọng Nam và cộng sự (2021), tuyển dụng đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo đủ nhân lực vận hành bộ máy tổ chức Công tác tuyển dụng nhân sự hiệu quả sẽ góp phần thu hút nhân tài, cải thiện chất lượng nguồn nhân lực nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp thông qua yếu tố con người Góp phần quảng bá hình ảnh doanh nghiệp trên thị trường lao động

Mai Thanh Lan (2014) cũng cho biết tuyển dụng nhân sự giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và sử dụng các nguồn lực khác của doanh nghiệp một cách hiệu quả Bên cạnh đó, việc tuyển dụng nhân sự cũng giúp cải thiện bầu không khí và môi trường làm việc, bởi nếu tuyển được “nhân tố mới” có thể tác động đến cách thức làm việc, nghệ thuật giao tiếp và ứng xử trong tổ chức, từ đó thúc đẩy phát triển văn hóa doanh nghiệp theo hướng tích cực và có lợi đối với các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Đối với người lao động

Theo Mai Thanh Lan (2014), tuyển dụng nhân sự tạo cơ hội việc làm và thăng tiến cho người lao động, giúp người lao động nâng cao thu nhập Đồng thời giúp người lao động đánh giá được năng lực cá nhân từ đó định hướng phát triển bản thân Thân Trọng Nam và cộng sự (2021) cũng cho biết, tuyển dụng nhân sự còn tạo cơ hội để người lao động có thể gắn bó với tổ chức Đối với xã hội

Thân Trọng Nam và cộng sự (2021) nhận định rằng tuyển dụng nhân sự hiệu quả giúp hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp được tiến hành thuận lợi hơn,

Trang 24 giảm thiểu chi phí và nâng cao lợi nhuận Từ đó các doanh nghiệp sẽ phát triển mạnh hơn, góp phần cho sự phát triển kinh tế cả nước

Mai Thanh Lan (2014) cho biết, tuyển dụng nhân sự góp phần làm giảm tỷ lệ thất nghiệp, tạo thu nhập ổn định và nâng cao mức sống của bộ phận cư dân Từ đó làm giảm các tệ nạn xã hội và sử dụng các nguồn lực xã hội một cách hữu ích nhất Thông qua tuyển dụng nhân sự, các tổ chức sẽ có định hướng rõ ràng hơn trong việc xây dựng hệ thống đào tạo và hệ thống hướng nghiệp cho xã hội.

Nguồn tuyển dụng

Muscalu (2015) nhấn mạnh việc xác định nguồn tuyển dụng là một bước quan trọng trong quá trình tuyển dụng Các nguồn tuyển dụng có thể là nội bộ hoặc bên ngoài, nhưng hầu hết các tổ chức đều sử dụng cả hai nguồn, từ đó tăng cơ hội thu hút ứng viên Để một tổ chức thành công và tồn tại, nó phải kết hợp việc sử dụng hợp lý cả hai nguồn tuyển dụng Một tổ chức hoạt động trong môi trường có tính cạnh tranh cao nên chú trọng hơn vào các nguồn tuyển dụng bên ngoài, trong khi một tổ chức làm việc trong môi trường có sự thay đổi chậm có thể sử dụng các nguồn tuyển dụng nội bộ tốt hơn

Nguồn tuyển dụng nội bộ có nghĩa là những người được tuyển dụng từ bên trong tổ chức Một tổ chức có thể tuyển ứng viên nội bộ thông qua đăng tuyển hoặc tuyển dụng lại nhân viên cũ, thông qua kế hoạch kế nhiệm, sự giới thiệu từ các bộ phận trong cơ quan, tổ chức và các phương pháp nhân sự thay thế khác (Karim và cộng sự, 2021)

Karim và cộng sự (2021) cùng Muscalu (2015) cho biết các hình thức tuyển dụng nội bộ chủ yếu bao gồm:

+ Thăng tiến: nghĩa là thay đổi vị trí với uy tín, trách nhiệm cao hơn, lương thưởng và các phúc lợi khác cũng được nâng cao Birhane (2021) cho rằng việc tuyển dụng các vị trí cao hơn thông qua thăng chức có tác động lớn đến tâm lí của nhân viên, góp phần vào hiệu quả hoạt động của tổ chức Việc thăng tiến có ý nghĩa khen thưởng đối với các thành tích đã đạt được trong quá khứ của nhân viên và tạo động lực khuyến khích nhân viên nỗ lực nhiều hơn trong công việc (Bohlander, 2001)

+ Thuyên chuyển nội bộ: nghĩa là chuyển một nhân viên từ công việc hiện tại sang công việc tương tự khác Nó đề cập đến quá trình thay đổi nhiệm vụ và trách nhiệm công việc của nhân viên từ nơi này sang nơi khác hoặc từ bộ phận này sang bộ phận khác mà không có bất kỳ sự thăng tiến nào ở vị trí hoặc cấp bậc của họ Đây là một nguồn tốt tạo ra những nhân viên có trình độ từ những bộ phận có quá nhiều nhân viên (Shirey, 2013)

+ Bảng thông báo tuyển dụng: là một lời mời mở tới tất cả nhân viên trong một tổ chức nộp đơn ứng tuyển cho vị trí trống Nó mang lại cơ hội bình đẳng cho tất cả nhân viên hiện đang làm việc trong tổ chức (Birhane, 2021) Hình thức này mang lại cho nhân viên cơ hội có được công việc tốt hơn và tạo động lực để nhân viên thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ và trách nhiệm đương nhiệm (Muscalu, 2015)

+ Nhân viên cũ: Gọi lại những nhân viên đang nghỉ không lương hay liên hệ những nhân viên đã nghỉ hưu có thể sẵn sàng quay trở lại làm việc trong tổ chức (Muscalu, 2015)

+ Sự giới thiệu của nhân viên trong tổ chức: Phương pháp này giúp công ty tìm ra được nhân viên tài năng một cách cụ thể và nhanh chóng (Muscalu, 2015)

+ Cơ sở dữ liệu về nhân viên hay ứng viên cũ bị từ chối trước đó;

“danh mục các kỹ năng” được lưu trữ trong hệ thống quản lý của tổ chức, bao gồm: các thông tin cá nhân cơ bản, trình độ học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm làm việc và các yếu tố khác có liên quan nhằm phục vụ cho quá trình tuyển dụng Ưu điểm Ưu điểm của tuyển dụng nội bộ là các công ty đạt được rất nhiều lợi thế khi sử dụng đội ngũ nhân viên hiện có của mình, vì nhân viên đó biết nhiệm vụ của họ và hiểu rõ về công ty Molander (1996) cho rằng ưu điểm chính của tuyển dụng nội bộ là khả năng tạo ra văn hóa trung thành và đảm bảo công việc cho nhân viên, điều này khó có thể đạt được bằng cách khác Một lợi thế khác có thể là tiết kiệm thời gian so với việc dành thời gian quảng cáo và cũng là một cách cắt giảm chi phí đào tạo bởi nếu

Trang 26 tuyển nhân viên bên ngoài thì những người này cần thời gian để làm quen với công việc (Molander, 1996)

Người sử dụng lao động chọn hình thức tuyển dụng nội bộ cũng biết nhiều hơn về khả năng của nhân viên, điều đó có nghĩa là giảm thiểu nguy cơ lựa chọn nhân viên không phù hợp ( Lockyer & Scholaris, 2004) Hơn nữa, bằng cách áp dụng tuyển dụng nội bộ, nhân viên sẽ có động cơ ở lại công ty để phát triển bậc thang nghề nghiệp Điều này sẽ thúc đẩy họ đạt được hiệu quả cao và cải thiện năng suất trong công việc (Molander, 1996)

Dựa trên nhận xét của Ahrnborg (1997) và đánh giá của Muscalu (2015), tuyển dụng nội bộ vẫn có những nhược điểm sau:

+ Nguồn cung ứng viên để lựa chọn có hạn, bỏ lỡ nguồn nhân lực tài năng mới bên ngoài Có thể gây hạn chế cơ hội phát triển của doanh nghiệp trong việc duy trì thị phần do các mối đe dọa từ đối thủ cạnh tranh và sản phẩm mới

+ Nguy cơ tạo ra các vị trí tuyển dụng mới do nhân viên chuyển từ công việc này sang công việc khác dẫn đến nhu cầu tuyển dụng các chức vụ do người kế nhiệm bỏ trống tăng Nếu tổ chức tiếp tục sử dụng nguồn nội bộ sẽ dẫn đến hiện tượng “Gợn sóng”

+ Việc đề bạt thăng tiến nhân viên trong tổ chức có thể nảy sinh ra xung đột do cách nhìn nhận sự việc hay tình huống mỗi cá nhân là khác nhau + Có thể ảnh hưởng xấu đến tâm lý, sức khỏe của nhân sự, gây thất vọng cho nhân viên Các cá nhân có thể đi ngược lại các chuẩn mực đạo đức + Có thể tạo ra bè phái, đấu đá nội bộ

+ Trong trường hợp nền kinh tế suy thoái, một hiện tượng có thể xảy ra là các công ty muốn giữ chân nhân viên và cắt giảm chi phí nhân sự, tuyển dụng nội bộ đi xa và điều động nhân viên đến những vị trí mà họ không đủ tiêu chuẩn

2.5.2 Nguồn bên ngoài doanh nghiệp

Nguồn bên ngoài doanh nghiệp là những ứng viên từ bên ngoài tổ chức được tuyển dùng nhằm điền khuyết các vị trí còn trống (Karim và cộng sự, 2021)

Bardwell (2007) và Muscalu (2015) cho biết, các nguồn tuyển dụng bên ngoài doanh nghiệp bao gồm:

+ Quảng cáo: Đây là phương pháp hoặc nguồn tuyển dụng bên ngoài phổ biến nhất Các tổ chức, công ty xuất bản quảng cáo của mình thông qua các phương tiện truyền thông in ấn điện tử và các trang mạng xã hội khác Theo Grobler (2015), quảng cáo có lợi thế là tiếp cận được một lượng lớn ứng viên tiềm năng, nhà tuyển dụng có thể tăng mức độ chọn lọc ứng viên bằng cách sử dụng báo và tạp chí hướng đến một nhóm độc giả cụ thể

+ Tuyển dụng điện tử: Tuyển dụng điện tử hay còn gọi là tuyển dụng trực tuyến Là hình thức sử dụng các công cụ dựa trên web như trang web công cộng hoặc mạng nội bộ riêng của công ty để tuyển dụng nhân viên + Tuyển dụng tại trường: Đôi khi tổ chức tìm ra những nhân viên có trình độ từ các trường cao đẳng, đại học và các học viện khác thông qua chương trình hợp tác giữa cơ sở giáo dục và tổ chức hay các bài kiểm tra khác nhau Đây là nguồn tuyển dụng chính của nhiều tập đoàn có uy tín + Thông qua các cơ quan hay trung tâm mô giới việc làm: Các cơ quan việc làm đôi khi được gọi là nhà môi giới lao động Người sử dụng lao động có thể giảm bớt phạm vi các vấn đề có thể xảy ra từ những nguồn này bằng cách đưa ra định nghĩa chính xác về vị trí cần tuyển

Quy trình tuyển dụng

Các bước và nội dung trình tự của quá trình tuyển dụng có thể thay đổi một cách linh hoạt, thậm chí có thể thêm hay bớt một vài bước (Trần Thị Kim Dung, 2011) Điều này phụ thuộc vào yêu cầu công việc và đặc điểm của doanh nghiệp Do đó trong phần này, tác giả sẽ trình bày các bước cơ bản của một quy trình tuyển dụng thông thường, quy trình tuyển dụng cho đối tác sử dụng dịch vụ thuê ngoài quy trình tuyển dụng (RPO) đồng thời nêu rõ các giai đoạn cần chú ý khi áp dụng quy trình này cho hoạt động “Tuyển dụng hàng loạt” đối với vị trí bán hàng do Phó giáo sư Abramov và Kolodina (2015) đề xuất nhằm bám sát vào đề tài báo cáo

2.6.1 Quy trình tuyển dụng thông thường

Theo Trần Thị Kim Dung (2011), nội dung và trình tự của quá trình tuyển dụng thường được các tổ chức thực hiện theo 10 bước:

Hình 2.1 Quy trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp

(Nguồn: Trần Thị Kim Dung, 2011) Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng Đây là khâu đầu tiên cũng là khâu quan trọng, việc chuẩn bị càng cụ thể và chi tiết thì quá trình tuyển dụng nhân sự càng dễ thực hiện và đạt hiệu quả cao Ở khâu này tổ chức cần chuẩn bị:

− Thành lập hội đồng tuyển dụng, xác định rõ số lượng và quyền hạn của mỗi thành viên trong hội đồng

− Xác định số lượng, vị trí cần tuyển trong tổ chức

− Tìm hiểu kỹ các văn bản pháp luật phục vụ cho công tác tuyển dụng

− Xác định các tiêu chuẩn tuyển chọn cho vị trí công việc

Bước 2: Thông báo tuyển dụng

Các tổ chức, doanh nghiệp kết hợp các hình thức thông báo qua nhiều kênh khác nhau Nội dung thông báo phải đầy đủ, ngắn gọn, xúc tích và dễ hiểu, ngoài ra nội dung thông báo cũng cần phải sáng tạo để thu hút nhiều ứng viên tiềm năng Hiện nay, cách tiếp cận phổ biến nhất là thông qua mạng xã hội, website dành cho nhà tuyển dụng và người tìm việc, trung tâm giới thiệu việc làm, phát tờ rời, v.v

Mỗi kênh sẽ có các ưu và nhược điểm riêng, tổ chức cần nắm rõ đặc điểm của từng kênh nhằm lựa chọn kênh tuyển dụng phù hợp đảm bảo thu hút ứng viên, đồng thời quảng bá hình ảnh nhà tuyển dụng đến với công chúng

Bước 3: Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ

Cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ của ứng viên đồng thời phân loại và lưu trữ lại nhằm phục vụ cho các công tác phía sau Việc nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại thông tin chủ yếu cần có của ứng viên, từ đó loại bớt một số ứng viên không có khả năng đáp ứng yêu cầu công việc Từ đó, tiết kiệm thời gian và giảm bớt chi phí tuyển dụng cho tổ chức

Bước 4: Phỏng vấn sơ bộ

Quá trình phỏng vấn sơ bộ thường chỉ kéo dài từ 5 đến 10 phút, quá trình này thường được tiến hành thông qua điện thoại, một số công cụ trò chuyện trên internet, v.v., tùy thuộc vào nhu cầu của tổ chức Ở bước này, nhà tuyển dụng có thể đặt một số câu hỏi nhằm khai thác và đánh giá kỹ năng của ứng viên Qua đó, đánh giá sơ bộ mức độ phù hợp của ứng viên cho công việc, từ đó loại bớt ứng viên mà trong quá trình nghiên cứu hồ sơ nhà tuyển dụng chưa nhận ra kỹ năng hay phẩm chất của họ là không phù hợp

Bước 5: Kiểm tra, trắc nghiệm

Các loại bài kiểm tra khác nhau có thể được thực hiện, tùy thuộc vào công việc của tổ chức Thông qua bài kiểm tra này, tổ chức có thể xác định kiến thức, khả năng, kỹ năng, hành vi, v.v của ứng viên (Karim và cộng sự, 2021) Các bài kiểm tra thường được áp dụng như: Kiểm tra trí nhớ; Khả năng tư duy logic và trí thông minh; Kiểm tra năng khiếu; Kiểm tra năng lực thực hiện công việc của cá nhân thông qua công việc mẫu

Vòng phỏng vấn này dùng để tìm hiểu và đánh giá ứng viên ở các phương diện còn lại như kinh nghiệm, trình độ cùng một số đặc điểm cá nhân như tính cách, thái độ, khí chất, khả năng hòa nhập và những phẩm chất nổi trội phù hợp với tổ chức

Bước 7: Xác minh, điều tra Đây là quá trình nhằm làm sáng tỏ những điều mà hội đồng tuyển dụng còn chưa nắm rõ về các ứng viên có tiềm năng và triển vọng cho vị trí cần tuyển Thông

Trang 32 qua việc tiếp xúc với đồng nghiệp cũ, thầy/cô hay với lãnh đạo cũ trong quá khứ (dựa trên thông tin cung cấp trong đơn ứng tuyển), nhà tuyển dụng sẽ nắm rõ hơn về kinh nghiệm, trình độ và tính cách thực sự của ứng viên Đối với những công việc yêu cầu tính bảo mật và an ninh cao, công tác xác minh có thể yêu cầu tìm hiểu kỹ về sơ yếu lý lịch của gia đình ứng viên

Một ứng viên dù đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng mà tổ chức đề ra nhưng nếu không đảm bảo yêu cầu về sức cho công việc thì tổ chức cũng không nên tuyển dụng Việc tuyển dụng ứng viên không đủ sức khỏe vào làm việc sẽ ảnh hưởng đến hiểu quả hoạt động của tổ chức và các nhân viên khác, gây rủi ro và phiền phức về mặt pháp lý cho doanh nghiệp

Các chuyên gia y tế sẽ đảm nhận công tác khám sức khỏe, dựa trên các tiêu chuẩn sức khỏe cho từng vị trí công việc mà phòng nhân sự cung cấp

Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng Đây được xem là bước quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng Do đó, các tổ chức phải xem xét bảng tóm tắt về ứng viên một cách hệ thống Nhằm nâng cao mức độ chính xác khi đưa ra quyết định, các tổ chức thường quan tâm đến các yếu tố ảnh hưởng đến khả năng có thể làm và muốn làm của ứng viên Ngoài ra, cách thức quyết định tuyển dụng cũng ảnh hưởng đến việc ra quyết định, vì vậy các thành viên trong hội đồng cần thống nhất với nhau trước khi ra quyết định chính thức

Khi được nhận vào làm việc, nhân viên sẽ được người phụ trách giới thiệu về văn hóa công ty, đồng nghiệp, công việc cùng các chính sách khen thưởng, quy định của doanh nghiệp

Bước 10: Đánh giá hiệu quả hoạt động tuyển dụng Đây là bước cuối cùng trong quá trình tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ xem xét và đánh giá lại hiệu quả của từng hoạt động trong công tác tuyển dụng nhân sự, các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình tuyển dụng Từ đó hoàn thiện công tác tuyển dụng sau này, phục vụ cho các hoạt động tuyển dung trong tương lai của tổ chức, doanh nghiệp

2.6.2 Quy trình tuyển dụng với đối tác sử dụng dịch vụ thuê ngoài

Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng nhân sự

2.7.1 Các yếu tố bên trong

Các yếu tố bên trong ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tuyển mộ và tuyển chọn của tổ chức, đây là những yếu tố mà bản thân tổ chức có thể kiểm soát được (Birhane, 2021)

Hình ảnh, uy tín của tổ chức: Nhận thức của công chúng về tổ chức tác động đến quá trình tuyển dụng của tổ chức đó (Birhane, 2021) Mathis và cộng sự (2015), cũng cho rằng những nỗ lực tuyển dụng liên tục và chuyên sâu nhằm mục đích xây dựng hình ảnh nhà tuyển dụng trên thị trường Các công ty có thể rút ra những tác động tích cực từ hình ảnh của mình thông qua việc xây dựng thương hiệu, bao gồm việc làm cho công chúng bên trong và bên ngoài thảo luận về những vấn đề có lợi cho tổ chức, để nhân viên cũ quay trở lại, đăng ký hội chợ việc làm, v.v…(Saw, 2020)

Chính sách nguồn nhân lực của tổ chức: Mỗi tổ chức khác nhau có chính sách và chiến lược nhân sự riêng ảnh hưởng đến việc tuyển mộ và quá trình tuyển chọn (Birhane, 2021) Một trong những chính sách quan trọng nhất của yếu tố này, theo Hastan (2011) là chính sách tuyển dụng và tuyển chọn nội bộ, cụ thể là sự thăng tiến nội bộ vì nhân viên hiện tại hiểu rõ tổ chức và phù hợp với văn hóa của tổ chức đó Nhưng Lunenburg (2011) cho thấy rằng nguồn lực nội bộ không phải lúc nào cũng là một chính sách tốt, nó có thể khiến tổ chức trở nên trì trệ hoặc chậm phát triển Hai quan điểm này ảnh hưởng đến các nhà quản lý trong việc tuyển mộ và tuyển chọn nhân sự (Birhane, 2021)

Văn hóa doanh nghiệp: Văn hóa tại nơi làm việc đề cập đến tập hợp các chuẩn mực và kỳ vọng mà nhân viên dự kiến sẽ duy trì và làm theo (Hamza và cộng sự, 2021) Birhane (2021) cho biết ở vô số doanh nghiệp, việc tuyển dụng bị ảnh hưởng bởi truyền thống/văn hóa của doanh nghiệp Một số công ty ưu tiên tuyển dụng nhân viên phù hợp với văn hóa tổ chức, nhân sự được tuyển dụng cũng có tác động đáng kể đến văn hóa doanh nghiệp, đặc biệt là khi doanh nghiệp đó đang mở rộng quy mô và tuyển thêm nhân viên mới (Catanzaro và cộng sự, 2010)

Khả năng tài chính của tổ chức: Theo Muscalu (2015), khả năng tài chính ảnh hưởng mạnh mẽ đến chính sách đãi ngộ tài chính và phi tài chính của tổ chức, đảm bảo các hoạt động thu hút nhân tài và duy trì, giữ chân nguồn nhân lực trong tổ chức

Vị trí địa lí: Vị trí địa lí của công ty hay địa điểm làm việc mà tổ chức bố trí có thể tạo thuận lợi hoặc rào cản cho nhân viên, yếu tố này cũng tác động đến quá trình tuyển dụng của tổ chức Ngoài ra, một số địa phương có những chính sách hỗ trợ, mang lại lợi ích cho công ty trong quá trình tuyển dụng khi hoạt động tại các khu vực đó (Muscalu, 2015)

2.7.2 Các yếu tố bên ngoài

Có nhiều yếu tố bên ngoài khác nhau ảnh hưởng đến việc tuyển dụng và lựa chọn mà tổ chức không thể điều tiết được, chỉ có thể cố gắng tuân thủ các tình huống hiện hành (Birhane, 2021) Omamo (2022) cũng định nghĩa các yếu tố được coi là bên ngoài là những yếu tố không nằm trong tầm kiểm soát trực tiếp của tổ chức

Tình trạng của nền kinh tế: Gusdorf (2008) cho biết tiềm lực của nền kinh tế sẽ ảnh hưởng đến đến khả năng thu hút và giữ chân nhân viên của tổ chức Khi nền

Trang 37 kinh tế mạnh, tỷ lệ thất nghiệp thấp, tổ chức phải cạnh trạnh với các nhà tuyển dụng khác để tranh giành các ứng viên tiềm năng Điều này khiến tổ chức phải điều chỉnh lương thưởng hay tăng phúc lợi để thu hút những ứng viên chất lượng cao Ngược lại, nếu nền kinh tế suy thoái, tỷ lệ thất nghiệp cao, thì vấn đề lúc này không phải thiếu ứng viên đủ năng lực, mà vấn đề chính là làm thể nào để quản lý số lượng lớn đơn xin việc và chọn ra được các ứng viên xuất sắc nhất

Chính sách pháp luật của chính phủ: Các quốc gia đều có những tuyên bố về luật lao động riêng ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến quá trình tuyển dụng, các điều khoản về nguyên tắc, quy định chi phối mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động từ khi tuyển dụng đến khi chấm dứt hợp đồng cũng tác động trực tiếp đến quy trình tuyển dụng của tổ chức (Birhane, 2021) Bousquet và cộng sự (2012) tuyên bố rằng các quy định của chính phủ về cấm phân biệt đối xử trong tuyển dụng có tác động trực tiếp đến hoạt động tuyển mộ và tuyển chọn tại các tổ chức Điều kiện thị trường lao động: Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định số lượng và chất lượng ứng viên (Birhane, 2021) Khi cung lao động trên thị trường bị dư thừa thì việc tuyển dụng không chính thức có thể thu hút ứng viên Tuy nhiên, khi nguồn cung lao động thấp, tỷ lệ thất nghiệp thấp thì việc tuyển dụng dài hạn và chặt chẽ là điều bắt buộc để tìm được ứng viên đúng theo kỳ vọng của tổ chức (Aartsen và cộng sự, 2021) Đối thủ cạnh tranh: Chính sách tuyển dụng của đối thủ cạnh tranh cũng ảnh hưởng đến quá trình tuyển mộ và tuyển chọn của tổ chức (Islam và cộng sự, 2010) Các tổ chức có những chính sách như lương thưởng, phúc lợi, lộ trình thăng tiến nghề nghiệp được vạch ra rõ ràng sẽ thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng hơn so với những tổ chức có chính sách mơ hồ

Sự đổi mới, phát triển về công nghệ: Tuyển dụng đã phát triển từ tĩnh sang động, quy trình tuyển dụng ở các tổ chức ngày càng linh hoạt nhờ sự phát triển công nghệ (Searle, 2006) So với phương pháp tuyển dụng truyền thống thì phương pháp tuyển dụng trên internet hiệu quả hơn về mặt chi phí và thời gian Theo nghiên cứu ở Anh, 90% doanh nghiệp cho biết nguồn tuyển dụng chính của họ đang dần chuyển sang Internet (Marinov, 2017) Bên cạnh đó, sự ra đời của công nghệ đối với quản lý nguồn lực dưới hình thức HRIS (Hệ thống thông tin nguồn nhân lực) giúp đơn giản

Trang 38 hóa, đẩy nhanh quá trình thu thập, đối chiếu và phổ biến thông tin của nhân viên cũng như quá trình tuyển dụng (Chungyalpa và Karishma, 2016).

Các tiêu chí đánh giá hiệu quả công tác tuyển dụng

Theo Tansin (2023), có 3 tiêu chí chính để đánh giá hiệu quả của tuyển dụng hàng loạt bao gồm: Chất lượng ứng viên sau khi tuyển, Thời gian tuyển dụng và chi phí tuyển dụng trung bình sau mỗi lần tuyển

Theo Sangeetha (2010), nhà tuyển dụng có thể dựa vào 4 tiêu chí sau để đo lường hiệu quả hoạt động tuyển dụng:

Hình 2.2 Mô hình đo lường hiệu quả tuyển dụng

Phân phối nguồn tuyển mộ: Việc đa dạng hóa và phối hợp các nguồn tuyển mộ một cách hợp lý đảm bảo thu hút và tuyển được nhiều ứng viên chất lượng cao Do đó, phân phối nguồn tuyển mộ là một trong những tiêu chí quan trọng đo lường hiệu quả tuyển dụng của doanh nghiệp (Sangeetha, 2010)

Chất lượng sau khi tuyển: tiêu chí này được đánh giá thông qua sự phù hợp giữa ứng viên và vị trí mà người đó đang ứng tuyển Chất lượng của việc tuyển chọn nhân sự bao gồm: tỷ lệ hoàn thành thời gian thử việc, tỷ lệ lao động cần đào tạo bổ sung, tỷ lệ duy trì thời gian làm việc, v.v (Tansin, 2023)

Thời gian tuyển: Thời gian tuyển dụng đảm bảo đúng theo kế hoạch đề ra giúp đáp ứng kịp thời nhu cầu lao động của tổ chức và tiết kiệm chi phí tuyển dụng Tiêu chí này liên qua đến việc đánh giá mức độ hoàn thành kế hoạch tuyển dụng theo thời

Trang 39 gian, được tính từ thời điểm tuyển lao động so với thời điểm cần sử dụng nhân lực theo kế hoạch (Thân Trọng Nam và cộng sự, 2021)

Chi phí tuyển trung bình: Tansin (2023) cho biết đây là một trong những tiêu chí quan trọng đánh giá hiệu quả tuyển dụng của tổ chức, bao gồm chi phí trực tiếp và gián tiếp phát sinh trong quá trình tuyển dụng Các mục tiêu cần đạt được trong quá trình tuyển dụng phải nằm trong giới hạn tài chính cho phép của tổ chức

Ngoài ra, trong quá trình đánh giá hiệu quả công tác tuyển dụng, nhà tuyển dụng cũng cần quan tâm đến một số chỉ số sau:

Tỷ lệ sàng lọc và tỷ lệ tuyển chọn thực tế

Theo Thân Trọng Nam và cộng sự (2021), tỷ lệ sàng lọc hồ sơ được tính theo công thức sau:

Tỷ lệ sàng lọc hồ sơ = Số hồ sơ được sàng lọc

Số hồ sơ ứng tuyển

Tỷ lệ này cho biết chất lượng của ứng viên đồng thời đánh giá được hiệu quả của các nguồn và phương pháp tuyển mộ mà tổ chức áp dụng

Tỷ lệ tuyển chọn thực tế = Số người được tuyển dụng thực tế

Tỷ lệ này càng nhỏ thì thủ tục tuyển chọn ứng viên càng trở nên có giá trị hơn Tuy nhiên, tỷ lệ này chỉ thực sự có ý nghĩa khi hội đồng tuyển dụng bám sát các tiêu chí tuyển dụng và mong muốn tiềm được nhiều ứng viên tiềm năng cho tổ chức, bởi nếu tổ chức thu hút được lượng lớn hồ sơ nhưng lại có nhiều hồ sơ cho thấy ứng viên không đạt yêu cầu thì “tỷ lệ tuyển chọn thực tế” nhỏ cũng không có ý nghĩa phản ánh đúng chất lượng của công tác tuyển chọn

Tỷ lệ tuyển dụng thành công

Theo Anh Tuấn và cộng sự (2019), tỷ lệ tuyển dụng thành công được tính theo công thức sau:

Tỷ lệ tuyển dụng thành công = Số ứng viên chính thức nhận việc

Tỷ lệ này càng cao chứng tỏ hoạt động tuyển dụng của doanh nghiệp càng hiệu quả, hội đồng tuyển dụng đã đánh giá đúng các ứng viên phù hợp với vị trí cần tuyển của doanh nghiệp

Chi phí tuyển dụng trung bình

Chi phí tuyển dụng trung bình cho mỗi ứng viên hay Cost per hire được Bika (2021) đề cập trong đề tài “Recruiting costs FAQ: Budget and cost per hire”, ông cho biết Hiệp hội Quản lý Nguồn nhân lực đã hợp tác với Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa

Kỳ nhằm tạo ra một công thức tiêu chuẩn để tính chi phí cho mỗi ứng viên tuyển dụng thành công trong một khoảng thời gian nhất định

Chi phí tuyển dụng trung bình:

= Chi phí tuyển dụng nội bộ + Chi phí tuyển dụng bên ngoài

Tổng số người được tuyển thành công Theo Thân Trọng Nam và cộng sự (2021), khó có thể nói việc chi phí tuyển dụng trung bình thấp là tốt nhất Chi phí tuyển dụng trung bình thấp phải gắn với chất lượng ứng viên được tuyển vào, đồng thời nằm trong ngân sách tuyển dụng giới hạn của tổ chức mới có thể thể khẳng định hiệu quả của hoạt động tuyển dụng

Ngoài ra theo Tansin (2023), một số yếu tố có thể ảnh hưởng tích cực hay tiêu cực đến hiệu quả của hoạt động tuyển dụng hàng loạt bao gồm: lập kế hoạch và phân tích nguồn nhân lực, kênh nguồn tuyển mộ, sự bất cân xứng thông tin trong quá trình tuyển mộ và tuyển chọn

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ CHO DỰ ÁN CỦA ABBOTT TẠI CÔNG TY TNHH ACACY

Mô tả cơ cấu nhân sự tại công ty TNHH Acacy

Giai đoạn 2020 – 2022 là giai đoạn đầy biến động đối với lực lượng lao động tại công ty TNHH Acacy Đại dịch Covid diễn ra làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của công ty, các dự án bị trì hoãn và kéo dài một khoảng thời gian khá dài Điều này buộc công ty phải cắt giảm một lượng lớn nhân sự giai đoạn 2020 – 2021

Biểu đồ 3.1 Số lượng lao động tại công ty TNHH Acacy giai đoạn 2020 - 2022

(Nguồn: Phòng Nhân sự công ty TNHH Acacy)

Tỷ lệ tăng trưởng nhân sự:

=(Số lao động báo cáo cuối năm - Số lao động báo cáo đầu năm)

Số lao động báo cáo đầu năm × 100

Từ biểu đồ 3.1 có thể thấy số lượng lao động của Acacy giảm dần kể từ năm

2020 đến cuối năm 2021, tổng số lao động từ đầu năm 2020 là 382 đến cuối năm 2021

Số lao động báo cáo cuối năm Số lao động báo cáo đầu năm

Trang 42 chỉ còn 294 người, tỷ lệ tăng trưởng nhân sự giảm 7,33% trong năm 2020 và tiếp tục giảm đến 16.95% trong năm 2021 Nguyên nhân do tác động của đại dịch Covid buộc tất cả nhân viên trong công ty phải thay đổi phương thức làm việc tại nhà, các dự án cũng bị trì hoãn, chỉ tập trung nhân sự cho những dự án quan trọng, điều này buộc ban lãnh đạo đưa ra quyết định cắt giảm bớt chi phí nhân sự trong khoảng thời gian từ đầu năm 2020 đến cuối năm 2021 Đến cuối năm 2022, công ty tiếp tục cắt giảm nhân sự nhưng không quá lớn so với 2 năm trước đó, tỷ lệ tăng trưởng nhân sự trong nằm 2022 giảm 5,44% Nguyên nhân do công ty đã ứng dụng công nghệ thông tin (ICT) trên ứng dụng điện thoại của người lao động thay thế dần cho bộ phận giám sát trưng bày, giúp đối tác quản lý tình hình làm việc của người lao động một cách trực quan hơn, giúp tiết kiệm chi phí nhân sự Bên cạnh đó công ty cụng tuyển thêm 10 người hỗ trợ, giám sát và theo dõi tiến độ cho các dự án mới như Gojek – Office, Techcombank, Blue Force, GreenFeed, Lazada, và Shopee

Dự kiến trong năm 2023 công ty sẽ tuyển thêm nhân sự hỗ trợ phòng tuyển dụng khi chị Nguyễn Thị Châu Ly – trưởng phòng tuyển dụng tại văn phòng chính của Acacy sẽ tạm nghỉ việc hưởng chế độ thai sản trước và sau khi sinh con là 06 tháng theo quy định tại khoản 1, điều 34 về thời gian hưởng chế độ khi sinh con (Luật Bảo Hiểm Xã Hội, 2014) Đồng thời sẽ có sự luân chuyển nhân sự nội bộ gồm những người có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực tuyển dụng và quản lý nhân sự trong công ty nhằm hỗ trợ phòng tuyển dụng tại văn phòng quận Bình Thạnh, thành phố Hồ Chí Minh Bên cạnh đó trong năm 2023, công ty cũng sẽ cắt giảm bớt nhân sự thuộc bộ phận cộng tác viên trên nhiều khu vực

Bảng 3.1 Cơ cấu nhân sự tại Acacy giai đoạn 2020 – 2022 Đơn vị tính: Người

(Nguồn: Phòng nhân sự Công ty TNHH Acacy) a) Cơ cấu nhân sự theo giới tính

Biểu đồ 3.2 Cơ cấu nhân sự theo giới tính tại Acacy giai đoạn 2020 – 2022

(Nguồn: Phòng nhân sự Công ty TNHH Acacy)

Không có sự phân biệt rõ ràng về giới tính trong quá trình tuyển dụng nên tùy vào từng giai đoạn mà cơ cấu lao động theo giới tính sẽ khác nhau Tỷ lệ chênh lệch giữa nam và nữ trong công ty không quá lớn, tuy nhiên tỷ lệ lao động nữ vẫn chiếm

Trang 44 phần lớn so với nam trong giai đoạn 2020 đến 2022 Tính đến cuối năm 2022 tỷ lệ nhân viên nữ chiếm 55,40% trong khi tỷ lệ nhân viên nam chiếm 44,60%, chênh lệch 10,8% Phần lớn nhân viên nam tập trung chủ yếu tại bộ phận công nghệ thông tin, kinh doanh trong khi nhân viên nữ tập trung tại bộ phận tuyển dụng, hành chính nhân sự và kế toán b) Cơ cấu nhân sự theo trình độ học vấn

Biểu đồ 3.3 Cơ cấu nhân sự theo trình độ học vấn tại Acacy giai đoạn 2020 – 2022

(Nguồn: Phòng nhân sự Công ty TNHH Acacy)

Từ biểu đồ 3.3, có thể thấy rằng số lượng nhân viên có trình độ CĐ/ĐH chiếm tỷ trọng lớn nhất qua các năm Cụ thể, trong năm 2020 nhóm lao động có trình độ CĐ/ĐH chiếm 55,93% đến cuối năm 2022 tỷ lệ này tăng đến 69,06% trên tổng số lao động tại Acacy, trong khi đó nhóm lao động có trình độ THPT và Trung cấp có xu hướng giảm dần qua các năm, đặc biệt là nhóm lao động có trình độ THPT, từ năm

2020 chiếm 9,60% đến năm 2022 chỉ chiếm 7,91% trên tổng số lao động Đây cũng là nhóm đối tượng ưu tiên bị cắt giảm trong năm 2023

Nguyên nhân dẫn đến sự thay đổi cơ cấu nhân sự theo trình độ chuyên môn trong giai đoạn 2020 - 2022 chính là sự ảnh hưởng từ đại dịch COVID -19 và định hướng phát triển trong tương lai của Acacy Trước tình hình đó, doanh nghiệp cần một đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn cao nhằm thích nghi và ứng phó với tình hình dịch bệnh lúc bấy giờ, đồng thời có kiến thức, kinh nghiệm cũng như khả năng học

THPT (12/12) Trung cấp CĐ/ĐH

Trang 45 hỏi, tiếp thu nhanh và ứng dụng công nghệ hiện đại vào công việc, quản lý và theo dõi các dự án của công ty Ngoài ra, đại dịch COVID cũng đã thúc đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số, thay đổi mô hình kinh doanh và còn tác động mạnh mẽ đến ngành bán lẻ, trong khi đó các doanh nghiệp lớn trong ngành này chiếm gần 50% trong tổng số khách hàng của Acacy Vì vậy mà hệ thống và ứng dụng giám sát bán hàng, trưng bày ra đời, đồng thời công ty cũng không ngừng cải thiện các dịch vụ khác nhằm tạo nên một hệ sinh thái mới có khả năng cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường hiện nay

Do đó, nhân sự tại Acacy phải đảm bảo về mặt chất lượng lẫn số lượng. c) Cơ cấu nhân sự theo độ tuổi

Biểu đồ 3.4 Cơ cấu nhân sự theo học vấn tại Acacy giai đoạn 2020 - 2022

(Nguồn: Phòng nhân sự Công ty TNHH Acacy)

Nhóm lao động trẻ có độ tuổi từ 18 đến 25 tuổi luôn chiếm trên 50% trong cơ cấu nhân sự tại Acacy giai đoạn 2020 - 2022, đây là nhóm lao động có nhiều tiềm năng với tinh thần nhiệt huyết, sáng tạo cùng khả năng học hỏi và thích nghi nhanh với môi trường làm việc, lực lượng này rất phù hợp đối với môt công ty có mô hình agency như Acacy

Trong khi đó, nhóm lao động có độ tuổi từ 26 – 35 chủ yếu là những người có nhiều kiến thức, kinh nghiệm và trình độ chuyên môn chiếm tỷ trọng 38,14% trong năm 2020 và có xu hướng tăng dần qua các năm, tính đến năm 2022 nhóm lao động

Trang 46 này chiếm tỷ trọng 41,37% (tăng 3,23%) Dự kiến tỷ lệ này sẽ tiếp tục tăng khi Acacy áp dụng các chính sách nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và bổ sung nhân sự hỗ trợ các dự án mới cũng như nâng cấp hệ thống thông tin tại văn phòng chính của công ty

Nhóm người có độ tuổi từ 35 trở lên là những người kỳ cựu, có kinh nghiệm dày dặn cũng như cống hiến và đem lại nhiều giá trị cho công ty, đồng thời cũng đảm nhiệm nhiều chức vụ quan trọng trong tổ chức Tỷ trọng nhóm lao động này ổn định qua các năm, cụ thể năm 2020 chiếm 5,65% và đến năm 2022 chiếm 5,40%, tuy vậy trải qua giai đoạn đầy thử thách từ năm 2020 – 2022 số lượng lao động trong nhóm này đã giảm từ 20 xuống 15 người.

Hoạt động của phòng tuyển dụng

Nguồn tuyển dụng tại Acacy Đây là bộ phận đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút ứng viến, tiếp nhận hồ sơ và sơ vấn để gửi đến bộ phận tuyển dụng Hiện nay, Acacy chia nguồn tuyển dụng thành 2 loại bao gồm: nguồn Acacy (nội bộ) và nguồn từ khách hàng, do đó có tổng cộng 7 nhóm nguồn chính:

Bảng 3.2 Tổng quan 7 nhóm nguồn chính tại công ty TNHH Acacy

Nguồn Loại chi phí Định nghĩa Kênh nguồn

Khách hàng Khách hàng Organic

Nhóm ứng viên được giới thiệu từ khách hàng, kí hợp đồng với khách hàng mà không trả phí cộng tác viên

Operation Acacy Organic Ứng viên từ Sup thuộc nhóm dự án full service (Unilever Merchandise, Samsung, mà không trả phí CTV)

Nhóm ứng viên từ nguồn của team Tuyển dụng đưa về

Facebook (tuyển dụng) / Phát tờ rơi / Kênh trường / Trung tâm giới thiệu việc làm / Nhà trọ

Nhóm ứng viên từ nguồn MKT đem về có tốn chi phí từ kênh Facebook, website việc làm

Nhóm ứng viên ko tốn chi phí từ kênh Facebook và Zalo

Fanpage / Fanpage Chat / Official Account Zalo

Nhóm nguồn cộng tác viên Acacy Paid

Nhóm ứng viên từ Cộng tác viên bên ngoài, có trả phí

Nhóm ứng viên do bộ phận tạo nguồn hỗ trợ từ việc tìm kiếm ứng viên qua Facebook và Chotot

Chợ tốt / Search Chợ tốt / Comment Facebook / Search Facebook / Cuộc gọi, tin nhắn đến

Nhóm nguồn khách hàng là những ứng viên được đối tác giới thiệu Đối tác sẽ gửi hồ sơ ứng viên sang Acacy để thực hiện quy trình phỏng vấn, Acacy cũng sẽ đại diện cho đối tác ký hợp đồng lao động với ứng viên trong một số các dự án tuyển dụng quy mô lớn

Nhóm nguồn Operation là nhóm nguồn gồm những ứng viên được giới thiệu từ bộ phận thị trường của công ty

Nhóm nguồn tuyển dụng là nhóm ứng viên được giới thiệu qua Facebook của bộ phận tuyển dụng hay từ trung tâm giới thiệu việc làm, các trường cao đẳng, đại học có liên kết với Acacy

Nhóm nguồn Marketing được chia làm 2 loại bao gồm:

+ Marketing Ads: Nguồn ứng viên đổ về thông qua chạy quảng cáo trên Facebook và quảng cáo việc làm qua tin nhắn

+ Marketing Organic: Nguồn ứng viên đổ về thông qua các hoạt động truyền thông, quảng cáo tuyển dụng trên Fanpage, Zalo, Website chính thức của công ty với những nội dung không phải tính phí như Marketing Ads

Nhóm nguồn cộng tác viên: Acacy có mạng lưới cộng tác viên phân bổ trên khắp các tỉnh thành, sau khi tiếp nhận thông tin tuyển dụng từ công ty tại khu vực của mình, họ sẽ giới thiệu các ứng viên phù hợp cho các vị trí cần tuyển, sau đó gửi hồ sơ ứng viên lên hệ thống của công ty Nhóm cộng tác viên này khác với cộng tác viên chính thức tại văn phòng của công ty, họ hoàn toàn chủ động và không bị ràng buộc nhiều bởi công ty, chỉ cần giới thiệu được ứng viên đi làm họ sẽ nhận được hoa hồng từ 500.000 VNĐ đến 2.000.000 VNĐ tùy vào vị trí công ty đang tuyển Trong khi đó, cộng tác viên chính thức tại công ty sẽ làm việc, báo cáo cũng như tuân thủ đúng quy trình tuyển dụng tại công ty với mức lương cơ bản hàng tháng là 6.000.000 VND

Nhóm nguồn online outside (nguồn trực tuyến bên ngoài): Đây là nhóm nguồn phụ trách đăng tin, thu hút ứng viên từ các kênh Facebook và Chợ Tốt, nhóm nguồn này cũng chịu trách nhiệm sơ vấn ứng viên và nhập liệu lên hệ thống ERP của công ty Các kênh nguồn này hầu hết đều miễn phí, tuy nhiên trong một vài trường hợp công ty sẽ trả phí tại một số group việc làm trên Facebook để đăng tuyển, ghim bài viết trên Facebook hay sử dụng các gói đăng và đẩy tin theo tuần, tháng trên Chợ Tốt Đối với Facebook, chi phí đăng tin sẽ thay đổi tùy theo quy mô, quy định và thời gian ghim bài của từng quản trị viên, thông thường một bài đăng sẽ có chi phí dao động từ 100.000 VNĐ đến 300.000 VNĐ, đối với các gói đăng và đẩy tin trên Chợ Tốt cũng sẽ có mức giá khác nhau, dao động từ 50.000 VNĐ đến 315.000 VNĐ, ngoài ra còn có các gói combo tuyển gấp có mức giá thay đổi tùy từng khu vực và thời gian duy trì tin đăng Phần lớn các vị trí cần tuyển trên các kênh này không yêu cầu quá cao về kinh nghiệm, trình độ chuyên môn

Hình ảnh 3.1 Bảng giá combo tuyển gấp tại trang việc làm Chợ Tốt

(Nguồn:Website trang Vieclamtot.com của kênh Chợ Tốt) Hoạt động của bộ phận tạo nguồn

Tạo nguồn tuyển dụng: các tài khoản do công ty cung cấp để đăng thông tin tuyển dụng trong các nhóm cộng đồng phù hợp về việc làm, tuyển dụng ở các khu vực theo yêu cầu của dự án, đồng thời dùng tài khoản, địa chỉ mail đã đăng ký của công ty để đăng nhập và đăng tin tuyển dụng trên các website, app của công ty thu hút ứng viên

Liên hệ ứng viên để sơ vấn: sử dụng điện thoại bàn hoặc di động do công ty cung cấp để liên hệ và trao đổi với ứng viên về thông tin công việc, thông tin cá nhân của ứng viên, trả lời ứng viên những vấn đề cơ bản về vị trí ứng tuyển Trường hợp đối với thực tập sinh vừa vào sẽ cần khoảng 2 tuần để được hướng dẫn và làm quen với công việc, vì vậy trong 2 tuần đầu khi ứng viên gửi thông tin về, thực tập sinh sẽ gửi lên nhóm làm việc của dự án mà mình phụ trách để các thành viên khác tiến hành sơ vấn

Nhập thông tin của ứng viên vào hệ thống ERP của công ty: sau khi tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ, các thành viên thuộc bộ phận này sẽ sẽ nhập thông tin ứng viên vào hệ thống của công ty (nhập đầy đủ tất cả thông tin quan trọng mà ứng viên cung cấp: Họ tên, số điện thoại, ngày tháng năm sinh, dự án ứng tuyển, vị trí ứng tuyển, khu vực, tỉnh, quận, huyện, địa chỉ, kinh nghiệm làm việc,…) để bộ phận tuyển dụng nắm thông tin ứng viên rõ ràng nhất có thể và nâng cao hiệu quả tương tác, trao đổi khi đánh giá, phỏng vấn ứng viên cũng như làm cơ sở phục vụ cho các công tác đánh giá, báo cáo cũng như hỗ trợ cho các dự án tuyển dụng sau này

Hình 3.1 Giao diện nhập liệu trên hệ thống ERP của Acacy

(Nguồn:Hệ thống ERP của Acacy)

Ngoài ra, nếu là thực tập sinh thuộc nhóm online outside có thể thể thực hiện thêm các nhiệm vụ khác liên quan đến công tác tuyển dụng được giao bởi cố vấn hướng dẫn tại doanh nghiệp như: thiết kế bài đăng, poster, tìm kiếm thông tin website, nhóm cộng đồng, share bài hỗ trợ nhóm Marketing nhằm hỗ trợ công tác của phòng tuyển dụng công ty TNHH Acacy Thực tập sinh và chuyên viên tuyển dụng ở bộ phận tạo nguồn sẽ được nhận bảng phân bổ công việc để dễ dàng nắm rõ các yêu cầu công việc hằng ngày (Phụ lục 08 và phụ lục 09)

Một trong những nhiệm vụ chính của bộ phận tuyển dụng là tiếp nhận thông tin đã sơ vấn từ bộ phận tạo nguồn trện hệ thống ERP, từ đó liên hệ trao đổi thông tin với ứng viên về chi tiết công việc, mức lương, thời gian làm việc, các tuyến làm việc, v.v Trường hợp nguồn ứng viên đổ về còn ít và chưa phù hợp, bộ phận tuyển dụng sẽ tái sử dụng dữ liệu từ những ứng viên cũ trước đó trên hệ thống của công ty nhằm tìm kiếm được ứng viên phù hợp nhất và đảm bảo đúng thời gian tuyển dụng của dự án

Thời lượng liên hệ và trao đổi với ứng viên dao động từ 10 đến 30 phút, tùy vào yêu cầu của từng vị trí tuyển dụng Trong quá trình trao đổi, tuyển dụng sẽ xem xét đánh giá thái độ đối với công việc của ứng viên, khả năng giao tiếp cũng như những khó khăn mà ứng viên gặp phải hay kỳ vọng của ứng viên đối với đãi ngộ từ vị trí

Trang 51 đang tuyển Sau khi xem xét và đánh giá, tuyển dụng sẽ cập nhật kết quả “approach ứng viên” lên hệ thống ERP của công ty

Hình 3.2 Bảng đánh giá kết quả phỏng vấn

Nếu ứng viên đạt phỏng vấn vòng 1, tuyển dụng sẽ hướng dẫn làm hồ sơ và gửi đến đối tác để tiến hành sắp xếp cho ứng viên tham phỏng vấn vòng 2 Trong suốt quá trình này cho đến lúc nhận việc chính thức, tuyển dụng sẽ theo dõi và hỗ trợ ứng viên cũng như đối tác khi có tình huống phát sinh

Ngoài ra khi ứng viên nghỉ việc, bộ phận tuyển dụng sẽ liên hệ để tìm hiểu rõ nguyên nhân nghỉ việc Nói cách khác, bộ phận tuyển dụng là cầu nối giữa ứng viên và đối tác, tiếp nhận và phản hồi thông tin từ hai phía

Bên cạnh đó, bộ phận này cũng hỗ trợ đăng tin tuyển tuyển dụng như bộ phận tạo nguồn để thu hút thêm nhiều ứng viên, từ đó tuyển chọn được những ứng viên phù hợp nhất cho các đối tác

Thực trạng công tác tuyển dụng cho dự án Abbott tại Acacy

3.3.1 Tổng quan về dự án tuyển dụng nhân sự cho Abbott

Abbott là một trong những công ty chăm sóc sức khỏe hàng đầu trên thế giới Được thành lập từ năm 1888, Abbott chuyên nghiên cứu, phát triển các sản phẩm và dịch vụ chăm sóc sức khỏe có chất lượng cao trong lĩnh vực dinh dưỡng, dược phẩm, các thiết bị chẩn đoán cùng điều trị

Vào năm 1995, Abbott thành lập văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam Lúc bấy giờ, công ty Abbott Nutrition Việt Nam có khoảng 100 nhân viên, chuyên cung cấp các sản phẩm dinh dưỡng, dược phẩm và các thiết bị chẩn đoán hiện đại phục vụ cho người dân Việt Nam

(Nguồn:en.m.wikipedia.org/wiki/File:Abbott_Laboratories_logo.svg)

Các sản phẩm của Abbott tại Việt Nam phần lớn có chức năng cung cấp dinh dưỡng đặc biệt quan trọng đối với những người mãn tính hay những bệnh nhân đang trong quá trình phục hồi Các sản phẩm dinh dưỡng của Abbott vô cùng đa dạng, dành cho mọi lứa tuổi từ trẻ em đến người già, với uy tín và chất lượng hàng đầu trên thế giới Các sản phẩm chính ở Việt Nam bao gồm: Ensure Gold, PediaSure BA, Similac

Hình 3.7 Một số sản phẩm của Abbott tại Việt Nam

Với phương châm “Cam kết vì cuộc sống”, Abbott luôn cống hiến hết mình vì sự phát triển của con người bên cạnh đó tại Abbott, các nhân viên luôn được hỗ trợ và giúp đỡ để đi đến thành công, dẫn đầu và vượt qua nhiều thách thức Vừa qua, tạp chí Fortune đã vinh danh Abbott là 1 trong 19 nơi “làm việc tốt nhất”, đây là lần thứ 2 công ty được vinh danh, đồng thời Abbott Nutrition cũng được Anphabe tiếp tục vinh danh là “Nơi làm việc tốt nhất trong ngành tại Việt Nam” trong suốt 8 năm qua

Dự án tuyển dụng nhân sự cho Abbott tại Acacy

Abbott là một trong những đối tác lâu năm của Acacy kể từ cuối năm 2016, dự án này thuộc nhóm dự án Nutrition của công ty, đây là dự án thuộc cấp độ level 2, đối tác sử dụng loại dịch vụ theo mô hình Haft – Haft bao gồm 4 dịch vụ:

Dự án tuyển dụng nhân sự là một phần của dự án Abbott nhưng giữ vai trò quan trọng Trong gần 6 năm vừa qua, Acacy đã cung ứng và tuyển dụng cho Abbott hàng nghìn nhân sự trên khắp cả nước Dự kiến, trong năm 2023 số lượng nhân sự mà Acacy cung ứng cho Abbott sẽ tiếp tục tăng cao hơn so với năm 2022

Bảng 3.3 Tổng hợp yêu cầu tuyển dụng của Abbott trong năm 2022 và 7 tháng đầu năm 2023

Vị trí cần tuyển Năm 2022 Năm 2023

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ hệ thống ERP của Acacy)

Trong năm 2022, số lượng yêu cầu tuyển dụng của Abbott khá thấp Nguyên nhân do Abbott tiếp tục chịu ảnh hưởng từ việc tắc nghẽn chuỗi cung ứng và thiếu nhân công vì đại dịch Vào ngày 28 tháng 02 năm 2022, theo trang U.S Food & Drug (2022), một trang web chính thức của chính phủ Hoa Kỳ cho biết FDA đã điều tra và công bố về việc sữa bột dành cho trẻ sơ sinh của Abbott đã bị nhiễm trùng

Cronobacter, bắt buộc công ty này phải thu các lô hàng sản phẩm sữa công thức bao gồm Similac và Alimentum, sự việc ngày càng nghiêm trọng khi có 2 trường hợp tử vong ở trẻ sơ sinh và phải đóng cửa 2 nhà máy ở Sturgis Tại Việt Nam, Cục An Toàn Thực Phẩm (Bộ Y Tế) cũng đưa ra thông báo đối với Abbott Nutrition và các công ty thương mại nhập khẩu các loại sữa công thức thuộc hãng này về các sản phẩm thuộc diện thu hồi đã nhập khẩu vào Việt Nam Từ đó, cuộc khủng hoảng thiếu sữa công thức diễn ra, khiến hình ảnh của Abbott ngày một đi xuống, đồng thời tạo điều kiện cho các công ty đối thủ vươn lên

Biểu đồ 3.5 Tổng hợp số lượng yêu cầu tuyển dụng của Abbott tại Acacy trong năm 2022

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

Mãi đến cuối tháng 5, khi giám đốc điều hành của Abbott , ông Robert Ford gửi lời xin lỗi đến các gia đình trên thế giới và cam kết bồi thường cho những gia đình có con phải nhập viện, đồng thời cũng đảm bảo rằng sẽ đẩy mạnh nguồn cung trong thời gian tới Trong khoảng thời gian cuối năm 2022 và đầu năm 2023, Abbott đã thành công nối lại sản xuất các sản phẩm sữa bột cho trẻ em, các kênh thương mại cũng dần phát triển trở lại Dự báo nhu cầu tuyển dụng của Abbott sẽ tăng trong giai đoạn sắp tới

Biểu đồ 3.6 So sánh nhu cầu tuyển dụng của Abbott tại Acacy trong 6 tháng đầu giữa năm 2022 và năm 2023

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

Từ biểu đồ 3.6 có thể thấy kể từ năm 2023, nhu cầu tuyển dụng của Abbott tại Acacy có xu hướng tăng dần so với năm 2022 Cụ thể, nhu cầu tuyển dụng của Abbott trong 6 tháng đầu năm 2023 là 1372 yêu cầu cao hơn so với năm 2022 đến 1082 yêu cầu, tăng khoảng 470% so với cùng kỳ năm trước

Bảng 3.4 Tổng hợp yêu cầu tuyển dụng các cho các vị trí của Abbott kênh MT và

GT giai đoạn từ đầu tháng 1 đến giữa tháng 7 năm 2023

Vị trí cần tuyển Yêu cầu dịch vụ Kênh GT Kênh MT Tổng

Rural PP Activation Request onboard 61 0 61

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ hệ thống ERP của Acacy)

Trong 7 tháng đầu năm 20223, Acacy tiếp nhận 1499 yêu cầu tuyển dụng của Abbott cho 2 kênh phân phối bán hàng truyền thống (GT) và kênh phân phối bán hàng hiện đại (MT) Trong đó kênh GT chiếm tỷ trọng cao nhất gần 86%, đặc biệt là vị trí nhân viên tư vấn bán hàng (PG) với tổng yêu cầu tuyển dụng là 879 yêu cầu (kênh GT) và 141 yêu cầu (kênh MT) chiếm khoảng 68% so với các vị trí tuyển dụng khác

Nhân sự phụ trách tuyển dụng dự án Abbott

Bảng 3.5 Nhân sự phụ trách tuyển dụng cho dự án Abbott tại văn phòng chính

Bộ phận Nhân sự phụ trách Số lượng Ghi chú

Quản lý Giám sát dự án 1

Trưởng nhóm dự án Nutrition 1

Chuyên viên tuyển dụng (Hà Nội) 2 Phụ trách phỏng vấn vòng 1 và gửi ứng viên cho giám sát bán hàng khu vực phụ trách

Chuyên viên tuyển dụng (Hồ Chí

Chuyên viên tuyển dụng phụ trách tạo nguồn online outside 1

Marketing Hỗ trợ tạo nguồn

Cộng tác viên Hỗ trợ tạo nguồn

(Nguồn: Phòng tuyển dụng Acacy)

Bảng 3.5 chỉ cho biết nhân sự phụ trách dự án Abbott thuộc phòng tuyển dụng Acacy tại Hồ Chí Minh mà tác giả thực tập, ngoài ra sẽ có nhiều nhân sự khác phụ trách dự án này phân bổ ở các văn phòng Acacy tại Hà Nội, Cần Thơ, Đà Nẵng

Bảng 3.6 Phân bổ yêu cầu tuyển dụng của dự án Abbott tại các khu vực trong 7 tháng đầu năm 2023

Kí hiệu Giải thích Tuyển mới

Bao gồm các tỉnh thuộc khu vực Trung bộ được chia làm 3 vùng: Duyên hải Nam

Trung Bộ, Bắc Trung Bộ và Tây Nguyên

HCM Bao gồm tất các quận/huyện thuộc Thành phố Hồ Chí Minh 145 231 376

HCMP Bao gồm các tỉnh/thành phố thuộc khu vực Đông Nam Bộ 27 120 147

HNC Bao gồm tất các quận/huyện thuộc Hà Nội 45 87 132

HNP Các tỉnh thành phía Bắc còn lại 44 127 171

MKD Khu vực Đồng Bằng Sông Cửu Long (Mê

(Nguồn: Bộ phận tuyển dụng cho Abbott)

Trong năm 2023, sau khi nối lại chuỗi cung ứng và sản xuất sữa bột, Abbott tiếp tục mở rộng hoạt động kinh doanh Trong 7 tháng đầu năm 2023, Acacy đã tiếp nhận

1499 yêu cầu tuyển dụng từ Abbott bao gồm 430 yêu cầu tuyển mới và 1069 yêu cầu tuyển thay thế phân bổ trên khắp các tỉnh/thành thuộc 6 khu vực

Biểu đồ 3.7 Phân bổ nhu cầu tuyển dụng của Abbott tại các khu vực trong 7 tháng đầu năm 2023

(Nguồn: Tác giả tổng hợp)

Từ biểu đồ 3.7 có thể thấy nhu cầu tuyển dụng của Abbott trong 7 tháng đầu năm 2023 không đồng đều ở các khu vực, Đồng Bằng Sông Cửu Long và Hồ Chí Minh là 2 khu vực có nhu cầu tuyển dụng cao nhất Cụ thể, tại khu vực Đồng Bằng Sông Cửu Long là 490 yêu cầu (chiếm 33%) với 136 yêu cầu tuyển mới và khu vực

Hồ Chí Minh là 376 yêu cầu (chiếm 25%) với 145 yêu cầu tuyển mới Điều này cũng cho thấy, Abbott đang tập trung phát triển và mở rộng quy mô kinh doanh tại 2 khu vực này

Đánh giá chung về công tác tuyển dụng nhân sự cho dự án ABBOTT tại công

Thứ nhất, kế hoạch tuyển dụng được xây dựng rõ ràng và cụ thể, các yêu cầu được xét duyệt dựa khảo sát từ phía khách hàng và nhân viên cũ đã nghỉ việc nên phù hợp với khả năng của công ty, bảng mô tả công việc tương đối đầy đủ và rõ ràng Tiến độ dự án được cập nhật liên tục hằng ngày, hằng tuần và hằng tháng, giúp đối tác có thể theo dõi và nắm rõ tình hình tuyển dụng của dự án

Thứ hai, quy trình tuyển dụng cho dự án Abbott được thực hiện đầy đủ và chặt chẽ Quá trình sàng lọc ứng viên trước khi gửi sang đối tác được thực hiện kĩ lưỡng nhằm đảm bảo phù hợp với yêu cầu của khách hàng

Thứ ba, số lượng kênh nguồn được mở rộng, số lượng cộng tác viên được đào tạo tăng 30% so với năm 2022 và phân bổ trên khắp cả nước Từ đó, thu hút thêm nhiều ứng viên cho các vị trí tuyển dụng, chỉ trong 6,5 tháng đầu năm 2023 số lượng ứng viên được tuyển dụng “approach” lên đến 12.888 ứng viên (bao gồm cả các ứng viên ứng tuyển lại và data tái sử dụng ở các dự án khác) Đặc biệt, nhóm nguồn Operation team của công ty có tỷ lệ lượng ứng viên đạt phỏng vấn vòng 2 và tỷ lệ onboard lên đến 99%

Thứ tư, đội ngũ nhân viên năng động, nhiệt huyết và giàu kinh nghiệm Các chuyên viên tuyển dụng đều phản hồi kịp thời với khách hàng, luôn luôn duy trì mối quan hệ tốt đẹp và tôn trọng với các đối tác Bên cạnh đó, tất cả các ứng viên đều được chuyên viên tuyển dụng hỗ trợ và phản hồi kịp thời trong suốt quá trình tuyển dụng (từ lúc nộp hồ sơ đến khi nhận việc chính thức)

Thứ năm, thành công trong việc triển khai và xây dựng hệ thống ERP với mục đích chuẩn hóa lại quy trình tuyển dụng đối với từng dự án, xây dựng và lưu trữ cơ sở dữ liệu ứng viên trên toàn quốc nhằm hỗ trợ việc tái sử dụng các hồ sơ ứng tuyển trước đó cho những dự án khác, giảm chi phí vận hành, phục vụ công tác lập kế hoạch và báo cáo Đồng thời, giúp cho việc phối hợp giữa các phòng ban trở nên dễ dàng hơn, đặc biệt là phòng tuyển dụng và phòng IT, để từ đó cải thiện dịch vụ khách hàng

3.4.2 Những mặt hạn chế và nguyên nhân Đối với bộ phận tạo nguồn Đây là bộ phận mà tác giả làm việc trong suốt quá trình thực tập, cụ thể tác giả nằm trong nhóm online outside

Thứ nhất, số lượng hồ sơ ứng tuyển mà ứng viên gửi về đang có xu hướng giảm từ cuối tháng 6 vì nhóm online outside chỉ phụ thuộc vào các group, nhóm chat tìm việc trên facebook và chợ tốt Trong khi đó chưa có sự tương tác, phối hợp và trao đổi dữ liệu ứng viên giữa các nhóm dự án với nhau, các dự án đa phần hoạt động một cách độc lập Thông thường sau khi sơ vấn, nếu ứng viên không phù hợp các thành viên trong nhóm sẽ nhập kết quả sơ vấn và lí do ứng viên không đạt, tuy nhiên có những ứng viên không phù hợp ở vị trí của dự án này nhưng lại đáp ứng đủ điều kiện của dự án khác Ví dụ: Ứng viên “Đinh Tuyết Dương” tốt nghiệp THPT (trình độ 12/12) không phù hợp cho vị trí Senior PG của Mondelez Kinh Đô tại Winmart Liễu -

Giai Ba Đình vì không đáp ứng được yêu cầu có ít nhất 1 năm kinh nghiệm lĩnh vực tư vấn bán hàng Tuy nhiên, ứng viên lại phù hợp với vị trí nhân viên tư vấn bán hàng của Abbott tại Winmart Liễu Giai vì vị trí này không yêu cầu kinh nghiệm và chỉ cần cần trình độ 12/12 đã có thể ứng tuyển Như vậy nếu nhóm phụ trách dự án của Mondelez không chia sẻ hồ sơ ứng viên tại thời điểm sau khi sơ vấn, rất có thể nhóm dự án Abbott sẽ mất đi một ứng viên tại khu vực Ba Đình, nếu chờ chuyên viên tuyển dụng tái sử dụng lại hồ sơ này cho dự án khác trên ERP sẽ mất một khoảng thời gian khá lâu đủ để ứng viên đó tìm được một công việc khác Bởi việc tái sử dụng lạ data cũ chỉ diễn ra khi các yêu cầu tuyển dụng có nguy cơ trễ hạn

Thứ hai , nhóm nguồn online outside chủ yếu tạo nguồn ứng viên trên Facebook và chợ tốt bởi các tài khoản được công ty cung cấp, tuy nhiên có một thực trạng thường xuyên xảy ra gây gián đoạn cho quy trình tạo nguồn chính là các tài khoản do công ty cung cấp bị “check point” Nguyên nhân của vấn đề này do thực tập sinh và cộng tác viên tạo nhiều tài khoản trên cùng 1 thiết bị, kết bạn với các tài khoản ảo (không có hình ảnh cá nhân, trang cá nhân chứa các bài viết Spam), vi phạm chính sách cộng đồng vì lạm dụng tính năng của Facebook (kết bạn, đăng tin, dẫn liên kết) Trong đó, nguyên nhân lớn nhất do đăng bài tuyển dụng ở nhiều khu vực thuộc các group trong khoảng thời gian ngắn Và đây cũng chính là hạn chế lớn của nhóm nguồn này khi phụ thuộc quá nhiều vào ứng viên trên Facebook

Thứ ba, hiện nay số lượng ứng viên onboard đổ về từ nhóm nguồn khác tức nhóm nguồn chưa được phân loại kênh nguồn đang chiếm tỷ trọng cao trong 7 nhóm nguồn Thực chất đây là nhóm nguồn đến từ các website việc làm và data cũ mà bộ phận tuyển dụng sử dụng lại cho dự án khác trên hệ thống ERP Hiện nay, chưa có sự phân chia cụ thể lượng hồ sơ đổ về từ các kênh thuộc nhóm nguồn này do các năm trước lượng hồ sơ đổ về nhóm này vô cùng thấp, tuy nhiên trong 6 tháng đầu năm

2023, lượng hồ sơ đổ về và tỷ lệ ứng viên onboard của nhóm này lại lại tăng lên đáng kể Vì vậy, cần xem xét phân chia lại các kênh nguồn thuộc nhóm này để có thể phát huy tối đa hiệu quả mà các kênh nguồn này mang lại Đối với bộ phận tuyển dụng

Hiện nay số lượng dự án tại Acacy là khá nhiều, đặc biệt là các dự án có quy mô tuyển dụng lớn như Abbott, Unilever, Masan, Samsung, Vì thế, đội ngũ phòng

Trang 97 tuyển dụng chịu khá nhiều áp lực khi gần đến deadline Số lượng data ứng viên đổ về dự án cho một người tối thiểu phải là 8 data/ ngày đồng thời phải có ít nhất 4 ứng viên đạt vòng phỏng vấn đầu tiên Do đó số lượng hồ sơ mà bộ phận nguồn gửi về rất nhiều, vì vậy có một thực trạng hay diễn ra chính là số lượng ứng viên đổ về không được chuyên viên tuyển dụng liên hệ hết trong ngày Việc để lại data tồn qua ngày hôm sau mới liên hệ cũng dễ mất đi cơ hội có được ứng viên tiềm năng vì ứng viên có thể ứng tuyển công việc khác Nó cũng ảnh hưởng đến mức độ chính xác trong việc đánh giá ứng viên gửi đi cho trưởng vùng, khi chuyên viên tuyển dụng phải phỏng vấn quá nhiều ứng viên trong một ngày Đối với hệ thống ERP

Hiện nay công ty đã chuyển đổi cơ sở dữ liệu sang hệ thống hoạch định nguồn nhân lực (ERP) để dễ dàng quản lý hồ sơ ứng viên cũng như phục vụ cho các công tác báo cáo, đánh giá hiệu quả tuyển dụng tại công ty Tuy nhiên, hiện nay giao diện để nhập hồ sơ của ứng viên lên hệ thống chưa hợp lí và đầy đủ, thông tin ứng tuyển và thông tin cá nhân của ứng viên chưa được phân tách rõ ràng, đặc biệt là không có địa chỉ tạm trú của ứng viên mà chỉ có địa điểm ứng tuyển khiến nhiều người bị nhầm lẫn (phụ lục 10) Bên cạnh đó là dữ liệu trên hệ thống hiện nay chưa đồng nhất với nhau, danh sách chọn trên hệ thống còn khá ít, đa phần các mục như: kinh nghiệm, vị trí ứng tuyển, chiều cao, cân nặng, v.v do người tiếp nhận thông tin ứng viên nhập vào dẫn đến việc chưa có sự đồng bộ dữ liệu profile của ứng viên trên hệ thống Điều này ảnh hưởng đến quy trình xác minh và phỏng vấn của bộ phận tuyển dụng, dẫn đến chất lượng đầu vào của ứng viên còn thấp, gây khó khăn trong công tác tái sử dụng lại hồ sơ ứng viên cũ sang những dự án mới có nguy cơ trễ tiến độ Việc dữ liệu không được chuẩn hóa cũng gây khó khăn khi thực hiện các báo cáo, đánh giá hiệu quả công tác tuyển dụng của các dự án

Mặt khác, hệ thống sẽ bị gián đoạn và quá tải vào các khung giờ từ 10h đến 11h sáng và từ 16h đến 17h chiều, đây là thời điểm mà bộ phận tuyển dụng nhập kết quả phỏng vấn nhiều nhất Nguyên nhân do Acacy và Spiral vừa chuyển cơ sở dữ liệu sang kho dữ liệu mới (trước đây 2 công ty dùng chung 1 hệ thống) nên thường xuyên xuất hiện lỗi trong quá trình nhập liệu

Khó khăn từ phía đối tác

Thứ nhất, sau khi trải qua vòng sơ vấn và phỏng với với bộ phận tuyển dụng

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ KHUYẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ CHO DỰ ÁN ABBOTT TẠI CÔNG TY

Định hướng phát triển của công ty TNHH Acacy trong thời gian tới

Trong bối cảnh Việt Nam đang thúc đẩy các chiến lược về cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đến năm 2030, nhu cầu tìm kiếm ứng viên có khả năng làm việc trong nền kinh tế số của các doanh nghiệp ngày một nhiều Vì vậy, trong thời gian gần đây Acacy luôn có mặt và phối hợp trong các hoạt động liên quan đến “Nguồn nhân lực đổi mới sáng tạo” và “Nền tảng nhân lực số”, hiện tại Acacy đang phát triển nền tảng giám sát bán hàng và trưng bày nhằm góp phần hỗ trợ doanh nghiệp nắm rõ tình hình công việc của lực lượng lao động, từ đó giúp tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý, tăng năng suất công việc Công ty cũng đang mở rộng lĩnh vực cung ứng nhân lực đối với các ngành công nghệ thông tin và thương mại điện tử ở những vị trí cao hơn

Bên cạnh đó, Acacy đã và đang xây dựng kế hoạch nhằm mở rộng quy mô cung ứng lao động ở các nước thuộc khu vực Châu Á, dự kiến đến năm 2027 công ty kỳ vọng sẽ có thêm 4 văn phòng đi vào hoạt động tại 3 nước: Hàn Quốc, Đài Loan và Nhật Bản Để đạt được mục tiêu trên, việc cần làm chính là cải thiện chất lượng dịch vụ, nâng cấp hệ thống quản lý nguồn nhân lực và sở hữu một đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, năng động và giàu kinh nghiệm Trong năm 2024, Acacy sẽ phân bổ lại nhân sự và thay đổi cơ cấu tổ chức để phù hợp với định hướng đã đề ra Đồng thời, tiếp tục đẩy mạnh các hoạt động kích hoạt thương hiệu tuyển dụng nhằm tăng mức độ nhận diện của ứng viên và khách hàng trên toàn quốc.

Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty TNHH Acacy

sự tại công ty TNHH Acacy

4.2.1 Giải pháp đối với bộ phận tạo nguồn

Giải pháp 1: Xây dựng lại quy trình sơ vấn ứng viên

Mục tiêu: Xây dựng lại quy trình sơ vấn để có thể tương tác và trao đổi data giữa các dự án với nhau ngay khi tiếp nhận thông tin ứng tuyển của ứng viên, việc này giúp tăng cơ hội có việc làm cho ứng viên cũng như tăng tỷ lệ tuyển dụng thành công cho các dự án đang trong tình trạng trễ tiến độ Bởi nếu chờ bộ phận tuyển dụng tái sử

Trang 103 dụng lại data đã cũ sẽ mất một khoảng thời gian, lúc đó ứng viên có thể sẽ tìm được công việc khác

Bảng 4.1 Quy trình sơ vấn ứng viên mới

QUY TRÌNH SƠ VẤN ỨNG VIÊN

Các bước thực hiện Ghi chú

Tiếp nhận thông tin từ comment facebook, zalo và form ứng tuyển do ứng viên để lại

Trước hết cần xem xét kĩ thông tin ứng viên cung cấp đã đủ chưa, đặc biệt là thông tin liên hệ

Liên hệ ứng viên để xác minh lại thông tin, các thông tin chủ yếu tập trung vào các điều kiện mà nhà tuyển dụng đưa ra, đồng thời phải có được tối thiểu 2 phương thức liên lạc với ứng viên nhằm phục vụ quá trình gửi thông tin cho tuyển dụng cũng như lưu lại minh chứng sau này

Trường hợp ứng viên phù hợp, gửi thông tin ứng viên cho bộ phận tuyển dụng phụ trách dự án

Trường hợp ứng viên không phù hợp hoặc từ chối vì lí do cá nhân có thể giới thiệu ứng viên sang dự án khác phù hợp hơn nếu ứng viên quan tâm, dựa vào sheet “Tổng hợp các yêu cầu tuyển dụng”

Tiếp nhận thông tin ứng tuyển

Xem xét lại hồ sơ và liên hệ ứng viên để tiến hành sơ vấn, xác minh thông tin

Thông báo kết quả và giới thiệu ứng viên qua dự án phù hợp hơn (nếu có)

Gửi tuyển dụng Đạt Không đạt

Sau khi nhận thông tin ứng viên quan tâm đến vị trí ở dự án khác, bộ phận sơ vấn thuộc dự án đó sẽ liên hệ tư vấn cho ứng viên

Nếu ứng viên đồng ý, gửi thông tin cho bộ phận tuyển dụng phụ trách dự án Nếu ứng viên từ chối, lưu lại thông tin ứng tuyển của ứng viên trên hệ thống ERP

(Nguồn: Tác giả thiết kế) Ở bước giới thiệu ứng viên qua dự án khác, cần đảm bảo thông tin mà ứng viên cung cấp đã đáp ứng được các yêu cầu phải có của dự án đó Bên cạnh đó, bộ phận sơ vấn còn có cả thực tập sinh, vì vậy để đảm bảo rằng các bạn nắm được thông tin các vị trí ứng tuyển một cách dễ dàng, tác giả đề xuất thiết kế sheet “Tổng hợp các yêu cầu tuyển dụng” trên Google Drive

Hình 4.1 Các trường thuộc sheet "Tổng hợp các yêu cầu tuyển dụng"

(Nguồn: Tác giả thiết kế) Đây là sheet tổng hợp yêu cầu tuyển dụng của các dự án đang trong tình trạng processing, các trường cần quan tâm bao gồm “Ngày update request processing”,

“Tỉnh/thành phố”, “Quận/huyện”, “Tình trạng ưu tiên” và “Yêu cầu của Job”:

− Ngày update request processing: Đây là cột hiển thị thời gian cập nhật các yêu cầu tuyển dụng đang trong tình trạng “processing” Tác giả đề xuất

Bộ phận sơ vấn thuộc dự án được giới thiệu liên hệ và tư vấn ứng viên Đồng ý Từ chối

Lưu lại thông tin trên ERP

Trang 105 vào 8h hằng ngày, tuyển dụng phụ trách sẽ cập nhật lại các yêu cầu tuyển dụng trong sheet này

− Tình trạng ưu tiên: Đây là cột thể hiện tình trạng tiến độ thực tế của vị trí đang tuyển, với các mức độ ưu tiên khác nhau bao gồm: (1) Chưa có ứng viên; (2) Đã có ứng viên, đang chờ phỏng vấn; (3) Đã có ứng viên, đang chờ training

− Yêu cầu của Job: Đây là cột thể hiện các yêu cầu mà đối tác đưa ra cho vị trí tuyển dụng tại cửa hàng/siêu thị Ví dụ: Yêu cầu của Job “nhân viên tư vấn bán hàng cho Abbott tại Winmart Thăng Long” ở quận Cầu Giấy mà ứng viên cần có: là nữ, độ tuổi từ 18 – 30, còn giữ tối thiểu bằng tốt nghiệp trung học phổ thông, có thể làm xoay ca theo sắp xếp của quản lý Để có thể giới thiệu ứng viên qua dự án khác một cách hiệu quả, bộ phận sơ vấn cần lọc các trường dữ liệu theo thứ tự sau: “Tình trạng ưu tiên”=> “Quận/huyện” =>

“Tỉnh/thành phố” Trong đó, cột “Tình trạng ưu tiên” cần chọn theo các cấp độ (1) => (2) => (3) Ngoài ra, phải căn cứ nội dung yêu cầu của đối tác ở cột “Yêu cầu của Job” và đối chiếu với thông tin ứng viên cung cấp để tư vấn vị trí tuyển dụng phù hợp nhất

Giải pháp 2: Phòng ngừa tình trạng checkpoint và cải thiện công tác đăng tin hiệu quả trên các nhóm tìm việc

− Xác định nguyên nhân dẫn đến tình trạng “ checkpoint” của các tài khoản đăng tin tuyển dụng trên Facebook, từ đó đề xuất cách phòng ngừa nhằm đảm bảo hoạt động tuyển dụng ở nhóm nguồn online outside không bị gián đoạn

− Tối ưu hóa hoạt động đăng tin tuyển dụng trên các nhóm tìm việc nhằm tăng số lượng ứng viên ứng tuyển thông qua nhóm nguồn online outside

Thứ nhất , phòng ngừa tình trạng checkpoint trên Facebook, đây là một cơ chế nhằm bảo mật thông tin người dùng của Facebook, nói cách khác tài khoản facebook sẽ “tạm khóa” để tránh bị xâm nhập Việc này ảnh hưởng đến công tác đăng tin tuyển dụng của bộ phận tạo nguồn vì tất cả các tài khoản đăng tin đều được công ty cung cấp, chỉ tính trong khoảng đầu tháng 6, đã có hơn 12 tài khoản gặp tình trạng này Vì

Trang 106 vậy, việc phòng ngừa thực trạng trên là vô cùng cần thiết, bởi chỉ khi tài khoản hoạt động bình thường mới có thể tạo nguồn và trao đổi với ứng viên

Bảng 4.2 Xác định nguyên nhân và cách phòng ngừa cơ chế checkpoint trên

Nguyên nhân Cách phòng ngừa

Tạo nhiều tài khoản trên cùng một thiết bị Tạo bằng điện thoại, laptop, máy tính bảng tại các địa điểm khác nhau, không nên tạo tại công ty Đăng nhập bằng điện thoại, laptop, chưa được sử dụng đăng nhập trước đó

Mỗi tài khoản đăng nhập cố định một trình duyệt máy tính riêng

Kết bạn với tài khoản ảo (không có hình ảnh cá nhân, trang cá nhân chứa các bài viết Spam)

Kết bạn với tài khoản có thông tin và hình ảnh rõ ràng

Vi phạm chính sách cộng đồng và lạm dụng các chức năng của Facebook (Kết bạn, đăng tin, )

Tránh kết bạn/đăng tin quá nhanh, quá nhiều lượt trong 1 ngày, giãn cách 5 phút/lượt,