THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINHBỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠOTRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆPNGÀNH CÔNG NGHỆ KỸ THUẬT CƠ ĐIỆN TỬ HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CÁC SẢN PHẨM VỪ
Lý do chọn đề tài
Trong thời đại phát triển không ngừng nghỉ của công nghệ thông tin, đồng hành với sự phát triển của các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam Các doanh nghiệp cùng đồng loạt chuyển đổi số, chuyển những hình thức làm việc thủ công thành hình thức làm việc hiện đại hơn khi áp dụng công nghệ thông tin nhằm tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí cho doanh nghiệp Đối với phần kế toán trong doanh nghiệp, thay vì việc tính thủ công, dùng excel để hạch toán rất nhiều công đoạn và giấy tờ để có thể hoàn thành được những báo cáo tài chính hoặc đơn giản có thể xem được những báo cáo mua, bán hàng tồn kho thì bây giờ với việc áp dụng công nghệ thông tin mọi thao tác được rút ngắn Người dùng chỉ cần nhập liệu những số liệu vào phần mềm kế toán, từ đó phần mềm kế toán có thể tự động tính toán, phân bổ và đưa ra được những báo cáo chi tiết cho người sử dụng
Nhu cầu của các doanh nghiệp về phần mềm kế toán chuyển đổi số tại Việt Nam và cụ thể là tại Thành Phố Hồ Chí Minh là rất lớn Nhưng bài toán tiếp cận, tư vấn và đưa ra các giải pháp chính xác, kịp thời nhất để giúp giải quyết được vấn đề cho khách hàng , đa dang hóa các lựa chọn cho khách hàng và quảng bá thương hiệu của công ty tới nhiều khách hàng là các doanh nghiệp vẫn chưa được hiệu quả
Vì thế, sau khi được làm việc tại vị trí Chuyên viên kinh doanh tại Công ty Cổ Phần Phần mềm Quản lý doanh nghiệp, tác giả đi đến quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện hoạt động bán hàng sản phẩm vừa và nhỏ tại Công ty Cổ Phần Phần mềm Quản lý doanh nghiệp”
Mục tiêu nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu về đề tài: “ Hoàn thiện hoạt động bán hàng sản phẩm vừa và nhỏ tại Công ty Cổ phần phần mềm Quản lý doanh nghiệp” là tìm ra những điểm đang còn thiếu sót và chưa hoàn thiện trong hoạt động bán hàng của sản phẩm vừa và nhỏ từ đó đưa ra những giải pháp thực tế có thể áp dụng vào trong phòng ban để nâng cao doanh số bán hàng của cả nhân, đội nhóm, chi nhánh công ty và từ đó góp phần xây dựng một doanh nghiệp về công nghệ thông tin lớn tại Việt Nam.
Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động bán hàng các sản phẩm vừa và nhỏ tại Công ty Cổ phần phần mềm Quản lý Doanh nghiệp
Phạm vi không gian: Nghiên cứu hoạt động bán hàng của Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp
Phạm vi thời gian: Nghiên cứu hoạt động bán hàng của Công ty từ quý 3 năm
Phương pháp nghiên cứu
Nghiên cứu và tìm hiểu về các tài liệu, luận văn tốt nghiệp kết hợp với các giáo trình kinh tế về đề tài hoàn thiện hoạt động bán hàng
Thu thập thông tin, số liệu từ các phòng ban trong công ty như: Phòng kế toán tài chính, phòng nhân sự, phòng kinh doanh, phòng bảo hành phần mềm… và những trải nghiệm trực tiếp từ bộ phận chuyên viên kinh doanh
Phương pháp tổng hợp và phân tích: tổng hợp các thông tin từ công ty thu thập và đánh giá được thực trạng đang diễn ra ở công ty Từ đó, có thể đưa ra các giải pháp hợp lý giúp cải thiện hoạt động bán hàng các sản phẩm vừa và nhỏ tại Công ty Cổ Phần Phần Mềm Quản Lý Doanh nghiệp.
Kết cấu của đề tài
Kết cấu của bài luận văn:
Chương 1: Giới thiệu Công ty Cổ phần phần mềm Quản lý Doanh nghiệp
Chương 2: Cơ sở lý luận về hoạt động bán hàng
Chương 3: Thực trạng hoạt động bán hàng của sản phẩm vừa và nhỏ tại Công ty Cổ phần phần mềm Quản lý Doanh nghiệp
Chương 4: Đề xuất giải pháp Nâng cao hiệu quả bán hàng của Sản phẩm vừa và nhỏ tại Công ty Cổ phần phần mềm Quản lý Doanh nghiệp
GIỚI THIỆU CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
Tổng quan về Công ty Cổ phần phần mềm Quản lý Doanh nghiệp
● Tên công ty: Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý Doanh nghiệp (Fast)
● Tên Tiếng anh: Fast Software Company
● Người đại diện: Phan Quốc Khánh
● Địa chỉ: (Chi nhánh TP Hồ chí Minh): Số 29, Đường số 18,Khu phố 4, Phường Hiệp Bình Chánh, Quận Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
● Email: info@fast.com.vn
● Website: http://fast.com.vn
● Lĩnh vực kinh doanh : Phát triển, tư vấn và triển khai ứng dụng phần mềm và giải pháp quản lý doanh nghiệp trên nền tảng công nghệ thông tin
● Vốn điều lệ: 20 tỷ đồng
Hình 1.1: Logo Công ty Phần mềm Fast
Nguồn: Website Công ty Fast
Quá trình hình thành và phát triển
Được thành lập năm 1997, với hơn 26 năm kinh nghiệm Công ty cổ phần phần mềm Quản lý doanh nghiệp đã cung cấp các phần mềm, giải pháp quản trị tác nghiệp và điều hành trên nền tảng công nghệ thông tin cho hơn 38.000 doanh nghiệp trên toàn quốc Các phần mềm, giải pháp của Fast tập trung vào các tính năng: “ tác nghiệp nhanh hơn, Quản trị tốt hơn”, giúp tự động các công việc thủ công nhàm chán, năng suất thấp, hỗ trợ làm việc sáng tạo, thông minh hơn, giúp doanh nghiệp đạt được lợi thế cạnh tranh trên thị trường nhờ tốc độ, thông tin và khả năng khai thác thông tin
Trong quá trình hình thành và phát triển tới thời điểm hiện tại thì Fast cũng đã dành được nhiều thành tích ấn tượng trong lĩnh vực phần mềm và công nghệ thông tin có thể kế tới như: Top 10 doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và giải pháp công nghệ thông tin, 4 giải top 5 đơn vị phần mềm, 11 lần giành Giải thưởng Sao Khuê của hiệp hội phần mềm Việt Nam (VINASA), 2 giải thưởng giải pháp hay nhất – BITcup do các độc giả tạp chí Pcworld Việt Nam bình chọn, 1 Giải thưởng về nhân tài đất Việt và còn rất nhiều giải thưởng lớn nhỏ khác.
Cơ cấu tổ chức và phòng ban của phần mềm Fast
1.3.1 Sơ đồ tổ chức và bộ máy quản lý
Sơ đồ tổ chức công ty:
Hình 1.2: Sơ đồ tổ chức của Công ty Phần mềm Fast
Các bộ phận, phòng ban của chức năng của công ty gồm:
+ Giám đốc công ty : Trợ lý và phòng Marketing và PR
+ Các đơn vị kinh doanh: Hà Nội, Đà Nẵng, Thành Phố HCM
+ Trung tâm nghiên cứu và phát triển (FRD)
Sơ đồ tổ chức chi nhánh:
Hình 1.3: Sơ đồ tổ chức Chi nhánh Công ty Phần mềm Fast
Hiện tại Fast đang có 3 cơ sở bao gồm 1 trụ sở chính tại Hà Nội và 2 chi nhánh tại Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh Ở mỗi chi nhánh thì đều có các bộ phận như trên sơ đồ nhằm đảm bảo hoạt động một cách mượt mà và độc lập với nhau Ngoài ra, ở chi nhanh Thành phố Hồ Chí Minh có thêm phòng R&D là nghiên cứu và phát triển ra các sản phẩm mới nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng và đáp ứng nhu cầu của thị trường Vì thế, chi nhanh Hồ Chí Minh sẽ là nơi để triển khai đầu tiên những tính năng mới, các sản phẩm mới
1.3.2 Chức năng của các phòng ban
Vai trò của mỗi phòng ban của chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh
+ Giám đốc: Chịu trách nhiệm về các hoạt động của công ty trước pháp luật Chịu trách nhiệm về các hoạt động ngoại giao của công ty, quyết định các chính sách, chiến lược và định hướng tương lai cho công ty
+ Phó giám đốc: Là người thay mặt giám đốc giải quyết những công việc thuộc chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ của mình Khi giám đốc đi vắng, phó giám đốc sẽ đứng ra điều hành công ty
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm với những vấn đề về tài chính, nhân sự, pháp lý
- Tham giá xác định chiến lược cho công ty
+ Phòng hành chính nhân sự: lưu trữ các hồ sơ, tài liệu liên quan tới hoạt động của công ty, đề xuất với giám đốc về quyền lợi và trách nhiệm của các nhân viên, yêu cầu những công việc đúng với khả năng và công việc được phân công
⮚ Quản lý, lưu trữ hồ sơ, văn bản
⮚ Văn phòng, lễ tân, tổng đài
⮚ Mua sắm, sửa chữa, bảo hành các thiết bị dụng cụ trong văn phòng
⮚ Tuyển dụng, đào tạo và phát triển cho mỗi nhân viên
⮚ Lương, thưởng, phúc lợi của nhân việc
⮚ Các hoạt động về văn nghệ, công đoàn
⮚ Tìm kiếm, tư vấn, ký kết, chăm sóc khách hàng
⮚ Luôn tiếp thị sản phẩm bằng nhiều phương tiện truyền thông cho cá nhân và cả tập thể
- Quy định về nhân sự của phòng kinh doanh
⮚ Trưởng phòng: Tùy từng chi nhánh có trưởng phòng kinh doanh hoặc do trực tiếp giám đốc đảm nhiệm
⮚ Các nhóm kinh doanh thưởng phân ra các trưởng nhóm: tùy theo số lượng của mỗi nhóm nhưng thường thì sẽ không quá 6 người/ nhóm bao gồm cả trưởng nhóm
+ Phòng triển khai, bảo hành ứng dụng:
- Khảo sát chi tiết các yêu cầu của khách hàng sau khi ký kết với nhân viên phòng kinh doanh
- Phối hợp với phòng lập trình để sửa đổi theo yêu cầu của khách hàng
- Cài đặt và đào tạo nghiệp vụ chi tiết cho khách hàng
- Hỗ trợ phòng kinh doanh demo giới thiệu sản phẩm phần mềm đối với những trường hợp mô hình công ty phức tạp
+ Phòng lập trình ứng dụng:
- Phối hợp với phòng triển khai và bảo hành để lập trình ra những sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng
- Nghiên cứu, phân tích và cải tiến những sản phẩm hiện tại thành các sản phẩm tiên tiến và giúp cho khách hàng dễ dàng sử dụng, tăng hiệu quả và năng suất + Phòng kế toán:
- Thực hiện các công việc của kế toán thông thường như: chứng từ, sổ sách, báo cáo thuế, báo cáo quản trị, theo dõi TSCĐ, tính lương thưởng cho nhân viên
- Quản lý thu tiền từ khách hàng cho công ty, phối hợp với các bộ phận bán hàng để triển khai thực hiện quy trình bán ký kết tốt nhất
1.3.3 Tình hình nhân sự và khách hàng của Fast
Tăng trưởng nhân sự của công ty từ năm 2018-2022:
Bảng 1.1: Bảng theo dõi nhân sự công ty từ năm 2018 – 2022 Đơn vị: nhân viên
Năm Số lượng Tăng trưởng so với năm trước
Mục tiêu nhân sự của Fast là tăng từ 5-10% mỗi năm Nhìn vào bảng trên chúng ta có thể thấy được mức tăng trưởng nhân sự cũng đang được đảm bảo, ngoại trừ năm 2021 do ảnh hưởng của dịch bên Covid 19 nên có sự tăng trưởng nhỏ hơn các năm khác
Với hơn 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm quản lý doanh nghiệp – phần mềm kế toán, Fast cũng đã đóng góp một phần rất lớn trong sự phát triển của các doanh nghiệp Con số khách hàng của Fast tính tới thời điểm hiện tại đã cán mốc hơn 46.000 doanh nghiệp đã và đang sử dụng phần mềm của Fast Đây là một con số ấn tượng và cũng khẳng định được thương hiệu, sự uy tín của công ty trên thị trường Bảng 1.2: Bảng theo dõi tăng trưởng khách hàng của công ty từ năm 2018 – 2022 Đơn vị: khách hàng
Năm Số lượng KH (lũy kế)
Mức tăng trưởng khách hàng qua từng năm đang rất tích cực Điều này cho thấy được những chính sách và đường lối của các nhà quản lý đang thu hút được nhiều khách hàng mới hơn Để giải thích thêm những con số tăng đột biến trên có thể kể tới là những năm gần đây Fast đang tích cực trong việc phát triển thêm các sản phẩm mới nhằm mở rộng thị trường và đồng bộ hóa các sản phẩm hơn
Các khách hàng trong các lĩnh vực khác nhau của công ty có thể kể tới như:
- Dịch vụ: Công ty BĐS New Home Real Estate, Công ty dịch vụ Công nghiệp Wolfram, Công ty dịch thuật số 1, Truyền hình Cáp Việt Nam –VTVcab
- Thương mại: Công ty trang sức Eropi, Công ty TNHH đồ chơi thân thiện, Công ty TNHH Imarket, Tổng công ty đầu khí Việt Nam
- Xây lắp: Công ty đầu tư và Xây dựng NHS, Công ty thiết kế Nội thất House Design
- Sản xuất: Công Ty cổ phần Việt Nam kỹ nghệ Súc Sản (Vissan), Công ty cổ phần Công nghệ sinh học Tân Việt.
Tầm nhìn và sứ mệnh của Fast
Tầm nhìn: Công ty luôn đặt mục tiêu phát triển một cách bền vững, là nhà cung cấp tin cậy giải pháp quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh trên nền tảng công nghệ thông tin, có trách nhiệm với cộng đồng, góp phần xây dựng đất nước, mỗi thành viên ngày càng phát triển về nghề nghiệp và có cuộc sống hạnh phúc
Sứ mệnh hoạt động: Sứ mệnh lớn nhất của Fast là liên tục phát triển những phần mềm nhằm giúp cho doanh nghiệp có thể quản trị tốt hơn, tăng năng suất lao động và từ đó tăng được hiệu quả sản xuất kinh doanh Bên cạnh đó công ty cũng luôn luôn đào tạo, chăm sóc để mỗi cá nhân trong tổ chức có thể phát huy được tiềm lực cá nhân, tạo dựng cuộc sống hạnh phúc Cuối cùng là đóng góp vào cộng đồng, xã hội và xây dựng một đất nước giàu mạnh bền vững
Chiến lược lâu dài: Quan điểm của Fast trong mọi mối quan hệ đều là đối tác ( đối với nhân viên, khách hàng và cả cộng đồng ): bền vững, lâu dài và tin cậy
- Đối với nhân viên: Không chỉ là nhân viên làm công ăn lương, mà là nơi phát triển sự nghiệp, công ty là một phần trong công cuộc tạo dựng một cuộc sống hạnh phúc
- Đối với khách hàng: Không chỉ là mối quan hệ bán hàng, mà là kết bạn, là mối quan hệ lâu dài, hợp tác cùng có lợi và phát triển
- Đối với cộng đồng, xã hội: tập trung đóng góp lâu dài.
Các sản phẩm của công ty Cổ phần phần mềm Quản lý doanh nghiệp
1.5.1.2 Giải pháp ERP Fast Business Online – Quản lý tổng thể doanh nghiệp
Fast Business Online là giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp tính tới hiện tại đã có hơn 2.700 khách hàng sử dụng Được ra đời từ năm 2012, giải pháp đã liên tục được hoàn thiện và phát triển những tính năng mới để bắt kịp xu hướng của thời đại nhất là đáp ứng nhu cầu quản trị ngày càng sâu của doanh nghiệp FBO có 11 phân hệ lớn giúp quản trị tổng thể doanh nghiệp bao gồm: Mua hàng, bán hàng, phân phối, kho, tài chính kế toán, CRM, DMS.Hiện tại FBO đã phủ sóng trên toàn các ngành nghề có thể kể đến như: Bất động sản, giáo dục, y tế, sản xuất, dầu khí và một số lĩnh vực khác Đây được xem là sản phẩm phá vỡ mọi rào cản về chuyển đổi số của Fast có thể kể tới một số tính năng:
- Big data: Khả năng xử lý dữ liệu lớn với tốc độ nhanh và không bị giảm dần theo thời gian
- Nền tảng sử dụng: Có thể linh hoạt trên các nền tảng sử dụng khác nhau có thể là web-based, Mobile – App, Mobile – web
- Khả năng kết nối rộng: kết nối API với tất cả các thiết bị trong hệ sinh thái của khách hàng ví dụ như máy bán hàng, máy quản lý kho
Hình 1.4: Giao diện chính của Phần mềm Quản lý tổng thể FBO
Nguồn: Website Công ty Fast
Ngoài ra sản phẩm FBO cũng đã nhận được nhiều giải thưởng cao quý trong lĩnh vực công nghệ thông tin và chuyển đổi số như: Top 10 Made in Việt Nam, Sao khuê, Nhân tài đất Việt, ICT Awards và nhận được cả bằng khen của UBND TPHCM
1.5.1.2 Phần mềm quản trị tài chính - Fast Financial
Phần mềm Fast Financial là giải pháp về tài chính dành riêng cho doanh nghiệp vừa và lớn, đây là giải pháp có khả năng xử lý lượng lớn những giao dịch, cho phép các đơn vị hoạt động trên nhiều địa điểm khác nhau mà chỉ cần kết nối internet
Các tiện ích có thể kể tới trên phần mềm như:
- Hỗ trợ khách hàng, người sử dụng đưa ra quyết định nhanh: có nhiều báo cáo dạng truy vấn nhanh số liệu và các báo cáo tổng hợp phân tích số liệu theo nhiều chiều khác nhau
- 100% có thể sử dụng online: Có thể truy cập được trên hầu hết các thiết bị laptop, điện thoại, máy tính bảng và đều làm việc từ xa được nhờ kết nối internet
- Dễ dàng nâng cấp lên các giải pháp lớn hơn: Khi môi hình công ty lớn hơn có thể dễ dàng nâng cấp lên phần mềm FBO quản lý tổng thể doanh nghiệp mà không cần chuyển đổi qua nhà cung cấp khác
Hình 1.5: Hình ảnh minh họa về Phần mềm Fast Financial
Nguồn: Website Công ty Fast
1.5.1.3 Phần mềm quản lý hệ thống phân phối – Fast DMS Online
Phần mềm DMS Online là giải pháp quản lý hệ thống phân phối bán hàng cho công ty, cửa hàng đại lý, nhà phân phối thông qua việc cung cấp cá dữ liệu về lịch trình của nhân viên, quy trình và kết quả bán hàng một cách nhanh chóng và giúp tăng năng suất lao động và giảm chi phí
Một số tính năng của phần mềm DMS Online có thể kể tới như:
- Với nhà cung cấp: Giám sát bán hàng chặt chẽ và dễ dàng đo lường được hiệu suất bán hàng thông qua các báo cáo KPI trực quan
- Với người quản lý: Giám sát công việc, theo dõi doanh số, cập nhật được lộ trình làm việc của nhân viên và theo dõi được doanh số bán hàng tạm thời
- Với nhân viên bán hàng: Cập nhật được thông tin chính xác và nhanh chóng, quy trình bán hàng được tự động và nâng cao hiệu quả bán hàng
- Đối với nhà phân phối: Quản lý bán hàng, tồn kho một cách dễ dàng, nâng cao doanh số và khả năng bao phủ trong khu vực
Hình 1.6: Hình ảnh Phần mềm DMS online
Nguồn: Website Công ty Fast
1.5.1.4 Phần mềm quản lý nhân sự - Fast HRM Online
Fast HRM Online là phần mềm quản lý nhân sự trên nền tảng web, hỗ trợ các công việc về quản lý nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, phát triển, đánh giá, cho thôi việc Đây là phần mềm cung cấp thông tin nhiều chiều về nhân viên: thông tin cá nhân, các kỹ năng, quá trình học tập, kinh nghiệm làm việc và các thành tích đã đạt được
Giải pháp Fast HRM Online cung cấp các tính năng có thể kể tới như:
- Cung cấp đầy đủ tác nghiệp: xử lý được hầu hết các nghiệp vụ, giúp giải quyết được hầu hết các bài toán nhân sự một cách tối ưu nhất
- Đây là phần mềm thực hiện hoàn toàn 100% online: chạy trên 3 nền tảng web- based, Mobile app và Mobile web
- Tuân thủ theo workflow: Các công việc của nhân sự được sắp xếp và quản lý theo dòng chảy hợp lý
- Báo cáo đầy đủ: Cung cấp các dạng báo cáo đa chiều, hỗ trợ việc đưa ra quyết định một cách nhanh chóng
Hình 1.7: Hình ảnh về Phần mềm Quản lý nhân sự Fast HRM Online
Nguồn: Website Công ty Fast
1.5.1.5 Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng - Fast CRM Online
Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng trên nền tảng web là giải pháp quản lý khách hàng toàn diện, giúp doanh nghiệp kinh doanh và quản lý hệ thống mối quan hệ khách hàng một cách chặt chẽ và hiệu quả
Việc thu thập được những thông tin khách hàng qua việc cập nhật và lưu trữ, doanh nghiệp có thể phân tích và tạo dựng khách hàng tiềm năng và lâu năng để đề ra những chiến lược phát triển thị trường và chính sách chăm sóc khách hàng hợp lý
Các tính năng chính của phần mềm:
- Tổ chức quản lý các hoạt động kinh doanh: tìm kiếm, phát triển thị trường, bán hàng, hỗ trợ khách hàng và các dịch vụ sau bán hàng
- Quản lý được các hoạt động nội bộ và quản lý độ ngũ bán hàng: lịch làm việc, hệ thống phân phối công việc, quản lý đội ngũ
- Giao diện thân thiện, dễ thao tác và dễ sử dụng
- Bảo mật cao: Quản lý dưới dạng phân quyền nhiều lớp và đảm bảo được dữ liệu của người dùng
- 100% có thể làm việc được mọi lúc, mọi nơi
Hình 1.8: Hình ảnh về Phần mềm Quản lý quan hệ khách hàng – Fast CRM Online
Nguồn: Website Công ty Fast
1.5.2 Các sản phẩm vừa và nhỏ của Fast
1.5.2.1 Phần mềm kế toán Fast Accounting Đây cũng chính là sản phẩm đầu tiên của công ty, được đưa ra thị trường từ năm
1997 tới thời điểm hiện tại Sản phẩm này cũng đã dành được rất nhiều danh hiệu lớn nhỏ trong khoảng thời gian này Hiện tại đã có hơn 23.000 khách hàng đã và đang sử dụng phần mềm Fast Accounting Phần mềm này được phân loại thành 4 mô hình chính: Dịch vụ, Thương mại, xây lắp, sản xuất Việc phân loại các mô hình giúp cho doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn sản phẩm mô hình phù hợp với từng loại hình của công ty và giúp hoạt động hiệu quả nhất với chi phí bỏ ra để mua phần mềm Đặc biệt phần mềm này cũng có thể chỉnh sửa theo nhu cầu của từng công ty với quy trình hoạt động khác nhau Điều đó giúp công ty hoạt động hiệu quả hơn trong quá trình sản xuất kinh doanh
Hình 1.9: Giao diện chính của Phần mềm kế toán Fast Accounting
Nguồn: Website Công ty Fast
Các tính năng nổi bật của phần mềm:
- Nghiệp vụ đầy đủ, báo cáo và sổ sách đúng theo chế độ kế toán, thuế Cụ thể Fast Accounting có đầy đủ 15 phân hệ nghiệp vụ, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của kế toán, thuế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ Luôn được cập nhật những thông tin về kế toán của bộ tài chính của tổng cục thuế lên các báo cáo tài chính và sổ sách kế toán theo đúng quy định
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG
Tổng quan về hoạt động bán hàng
2.1.1 Khái niệm của hoạt động bán hàng
Theo Trần Thị Thập (2012), bán hàng là hoạt động kinh doanh cơ bản, trực tiếp thể hiện chức năng lưu thông hàng hóa phục vụ sản xuất và đời sống của người tiêu dùng Xét dưới góc độ này, thì bán hàng là tiến trình thực hiện các mối quan hệ giữa người mua và người bán, trong đó người bán phải nỗ lực khám phá nhu cầu, mong muốn của người mua nhằm thỏa mãn tối đa các lợi ích lâu dài của cả người bán và người mua
Mặt khác ở phạm trù kinh tế, theo Mác, bán hàng là sự chuyển hóa hình thái giá trị của hàng hóa từ hàng sang tiền và và chuyển hóa này là “ bước nhảy nguy hiểm, chết người, khó khăn nhất” Theo cách hiểu này thì bán hàng là một hoạt động đầy rẫy những khó khăn, trong đó khó khăn nhất là việc thu tiền của khách hàng
Theo luật thương mại(1997) thì mua bán hàng hóa nói chung và bán hàng nói riêng là hành vi thương mại của thương nhân, theo đó người bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu cho người mua và nhận tiền, người mua có nghĩa vụ trả tiền cho người bán và nhận hàng theo thỏa thuận của cả hai bên
Tóm lại bán hàng là hình thức giao tiếp giữa người bán và người mua, người bán có nghĩa vụ tìm hiểu, khám phá nhu cầu và làm phát sinh nhu cầu của người mua đồng thời đảm bảo đáp ứng được nhu cầu của người mua nhằm tạo sự thỏa mãn và lợi ích cho cả hai bên
2.1.2 Bản chất của hoạt động bán hàng
Bản chất của bán hàng là hoạt động giao tiếp giữa người bán và người mua, trong quá trình này người bán và người mua trao đổi thông tin cho nhau Người bán không chỉ truyền thông tin về sản phẩm cho người mua biết và hiểu mà còn phải nhận thông tin từ người mua Người bán phải tạo cơ hội để hiểu được mong muốn, tâm lý, thị hiếu của người mua ngay cả khi khách hàng chưa có nhu cầu về một thứ xác định nhưng trong quá quá trình trao đổi đó có thể gây lên những gợi ý, giới thiệu về những lợi ích của sản phẩm để người mua phát sinh nhu cầu mua
Trong suốt quá trình giao tiếp trao đổi này người bán cần phải tìm mọi phương tiện có thể để thuyết phục và tương tác với người mua có thể bằng lời nói, ngôn ngữ, cử chỉ để tạo nên sự hứng khởi khi giao tiếp nhằm người mua có thể cởi bỏ được những rào cản và thoải mái trao đổi nhằm tạo ra một thương vụ bán hàng thành công
Trong quá trình bán hàng hiện đại, thì bán hàng chủ động là một chìa khóa giúp cho người bán có tỉ lệ thành công trong việc bán hàng cao hơn So với việc bán hàng thụ động thì bán hàng chủ động tốn nhiều sức lực và vất vả hơn Đối với bán hàng thụ động, thì đơn giản người mua đã hiểu rõ được lợi ích của sản phẩm mình cần mua từ đó người bán chỉ bán hàng theo đúng nghĩa đen, người mua chủ động trao đổi tiền và hàng hóa cho người bán
Mặt khác với bán hàng chủ động thì thực tế người mua là khách hàng không biết nhu cầu là gì, không biết lợi ích của việc sử dụng sản phẩm đó như thế nào, và cũng không biết dịch vụ nào có thể đáp ứng được những nhu cầu trên Điều tất yếu mà người mua phải hiểu rằng, khách hàng cũng không có nhiều thời gian để nghiên cứu về sản phẩm, lợi ích của sản phẩm Vì vậy bán hàng chủ động sẽ đáp ứng được những nhu cầu tiềm ẩn của khách hàng, giúp khách hàng hài lòng và doanh nghiệp thì bán được nhiều hàng hơn Bán hàng chủ động sẽ giúp cho doanh nghiệp nâng cao được khả năng cạnh tranh hơn
2.1.3 Vai trò của hoạt động bán hàng
Vai trò của việc bán hàng được phát biểu đơn giản là việc bán được hàng, tuy nhiên để có kết quả cuối cùng là bán được hàng thì thường phải thực hiện một quy trình rất phức tạp, bằng cách tuân theo các nguyên tắc, kỹ thuật và các kỹ thuật cá nhân Sau đây sẽ là những vai trò của việc bán hàng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Thứ nhất, Bán hàng là khâu cuối cùng của việc sản xuất kinh doanh vì thế để đảm bảo cho quy trình hoạt động kinh doanh diễn ra được bình thường thì hoạt động bán hàng hiệu quả sẽ thúc đẩy nhanh quá trình tái sản xuất và cải thiện hiệu quả vốn đầu tư
Thứ hai, nhân viên bán hàng là cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng vì thế mọi nỗ lực khác của doanh nghiệp đều không có hiệu quả nếu việc bán hàng không hiệu quả
Thứ ba, hoạt động bán hàng được thực hiện theo một chiến lược, kế hoạch đã đề ra từ trước đó, hàng hóa của doanh nghiệp được khách hàng chấp thuận, uy tín của doanh nghiệp được giữ vững trên thương trường Bán hàng là hoạt động có quan hệ mật thiết với khách hàng, ảnh hưởng đến niềm tin, uy tín Vì thế bán hàng là một vũ khí cạnh tranh đối với các đối thủ trên thị trường
2.1.4 Các hình thức bán hàng
Theo Lê Đăng Lăng (2009) thì chức năng chính của bán hàng là luân chuyển hàng hóa từ nhà cung cấp, nhà sản xuất tới khách hàng nhằm thỏa mãn nhu cầu tiêu dùng, nhu cầu sản xuất hoặc nhu cầu tìm kiếm lợi nhuận do đó tùy thuộc vào lợi ích và hiệu quả của quá trình luân chuyển mà sẽ có những hình thức bán hàng khác nhau Chúng ta có thể kể tới những hình thức sau:
Bán lẻ là hình thức bán hàng tới trực tiếp người tiêu dùng, thỏa mãn nhu cầu sử dụng của người dùng cuối cùng, không mang tính chất thương mại Đặc điểm của mô hình này là sản phẩm mỗi lần mua sẽ ít, mức độ trung thành đối với sản phẩm không cao và quyết định để đưa ra mua sản phẩm nhanh
Bán buôn là hình thức bán hàng nhằm thỏa mãn nhu cầu kinh doanh và đạt được lợi nhuận Đặc điểm sẽ là sản phẩm sẽ qua tay nhiều đơn vị từ nhà cung cấp, nhà phân phối
Phân tích hoạt động bán hàng
2.2.1 Quy trình của hoạt động bán hàng
Theo Lưu Đan Thọ Và Nguyễn Vũ Quân vào năm 2016 thì quy trình bán hàng được chia làm bảy bước: (1) Thăm dò và đánh giá khách hàng, (2) tiếp cận, (3) thuyết trình bán hàng, (4) thuyết minh sản phẩm, (5) xử lý phản bác của khách hàng, (6) kết thúc, (7) Chăm sóc sau bán hàng
(1) Thăm dò và đánh giá khách hàng:
Thăm dò khách hàng là bước tìm kiếm ra những khách hàng tiềm năng có thể mua hàng của mình trong tương lai Có rất nhiều cách để tìm kiếm khách hàng tiềm năng có thể kể đến như thông qua các trang mạng xã hội, qua các buổi hội thảo, chương trình thực tế trong ngành hay từ bạn bè người thân
Tuy nhiên, trước khi đi tìm được những khách hàng tiềm năng điều cơ bản đầu tiên phải nắm vững những sản phẩm của công ty mà mình sẽ bán, các tính năng, công dụng, mẫu mã, kích cỡ Tóm lại phải hiểu thật rõ sản phẩm để khi khách hàng thắc mắc có thể giải đáp và thuyết phục khách hàng
Sau khi xác định được những khách hàng tiềm năng thì bước tiếp theo phải phân tích và khai thác được nhiều nhất các thông tin và nhu cầu của khách hàng nhất có thể Phải khai thác được những thông tin như:
- Nhu cầu của khách hàng là gì ?
- Quá khứ trước đó khách hàng đã tiếp cận với sản phẩm tương tự như sản phẩm của mình chưa, hay đã sử dụng sản phẩm của đối thủ cạnh tranh chưa?
- Chức vụ,vị trí của họ là gì? Với từng chức vụ, vị trí trên thì cách tiếp cận tư vấn gì sẽ hợp lý và giúp họ hiểu được sản phẩm của mình phù hợp với họ
Sau khi đã thu thập và phân tích được nhu cầu của khách hàng, tiếp theo phải trình bày được hết những tính năng của sản phẩm mình đáp ứng được đầy đủ các nhu cầu của khách hàng Ưu, nhược điểm riêng của sản phẩm của sản phẩm hoặc thậm chí là phân tích với các sản phẩm khác nếu khách hàng đề cập tới
Việc tư vấn và đề cập được hết các tiện ích đáp ứng được nhu cầu của khách hàng vẫn chưa đủ thuyết phục Vì thế, ở bước này chúng ta các nhân viên kinh doanh phải làm sao để tìm ra những yếu tố tặng kèm khiến cho khách hàng cảm thấy mình được nhiều hơn từ số tiền họ bỏ ra và từ những nhu cầu cơ bản của họ( Phần này hay thường được gọi là phần tính năng thêm của sản phẩm tạo sự khác biệt với các đối thủ cạnh tranh)
(5) Xử lý sự phản bác của khách hàng Đối với một nhân viên kinh doanh việc xử lý được những câu hỏi, thắc mắc về những nhu cầu của khách hàng là chìa khóa quan trọng để nhân viên đó có bạn được sản phẩm hay không Khách hàng khi tiếp xúc với sản phẩm của mình sẽ có rất nhiều thắc mắc về sản phẩm này có tốt không ? Có tiện lợi, đẹp, bền như quảng cáo không? Việc giải đáp một cách khéo léo các câu hỏi trên sẽ giúp cho việc bán hàng của mình trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn
(6) Kết thúc Đây là bước chốt hợp đồng và triển khai cho khách hàng theo đúng sản phẩm khách hàng lựa chọn Với những khách hàng không chọn sản phẩm của mình thì vẫn để lại thông tin và lời cảm ơn để thể hiện luôn sẵn sàng giải đáp khách hàng khi họ có khách hàng có nhu cầu trong lần tiếp theo
(7) Chăm sóc sau bán hàng
Sau khi khách hàng đã mua sản phẩm của mình, việc liên tục hỏi thăm và chăm sóc, tương tác với khách hàng tốt là bước đệm tốt giúp cho khách hàng tiếp tục quay lại sử dụng các sản phẩm khác của mình Hoặc khách hàng có thể giới thiệu người thân quen mua sản phẩm của mình, đây cũng là cách quảng bá sản phẩm một cách tốt nhất và tiết kiệm chi phí thấp nhất
2.2.2 Cấu trúc tổ chức lực lượng bán hàng
Theo Phạm Quốc Luyến (2016), lực lượng bán hàng được hiểu là tập hợp cấu trúc trong tổ chức lực lượng hợp đồng thương mại của công ty Lực lượng bán hàng không chỉ là những phương tiện để tiêu thụ sản phẩm của công ty mà còn là cầu nối quan trọng trong việc đưa ra các chính sách thương mại của công ty Lực lượng bán hàng không chỉ xuất hiện ở nhũng tổ chức lợi nhuận mà có có mặt ở cả những tổ chức phi lợi nhuận, tùy thuộc và đặc điểm và chính sách của hàng hóa dịch vụ cung cấp cho khách hàng
Theo Tôn Thất Hải và Hà Thị Thùy Dương (2009), lực lượng bán hàng là cầu nối quan trọng giữa công ty và thị trường, mỗi công ty đều có một mặt hàng dịch vụ khác nhau và quy mô cũng khác nhau nhưng lực lượng bán hàng vẫn chia thành 3 loại: (1) Lực lượng bán hàng của công ty, (2) Đại lý theo hợp đồng, (3) Lực lượng bán hàng hỗn hợp
(1) Lực lượng bán hàng công ty: là những nhân viên trong công ty có trách nhiệm trực tiếp tới hoạt động bán hàng của công ty Trong phần lực lượng bán hàng công ty cũng có thể chia ra thành hai loại hình là bên trong công ty và bên ngoài
Lực lượng bên trong: là những nhân viên thường xuyên làm việc trực tiếp tại văn phòng không ty, không thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng mà sẽ trao đổi qua điện thoại
Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng
Theo Phạm Thị Huyền (2019), môi trường chính trị pháp luật bao gồm thể chế chính trị, hệ thống pháp luật cùng các cơ quan nhà nước và những nhóm gây sức ép có ảnh hưởng tới những hoạt động của các tổ chức hoặc cá nhân trong xã hội
Các doanh nghiệp phải cẩn thận trong việc phân tích các chính sách, triết lý của nhà nước Về luật chống độc quyền, luật thuế, các ngành điều chỉnh hay ưu tiên, luật lao động, trên là những lĩnh vực mà nhà nước có thể tác động đến những hoạt động Ngoài ra các doanh nghiệp còn phải quan tâm tới chính sách thương mại, các rào cản có tính quốc gia
Theo Đào Duy Tùng (2021), hệ thống pháp luật của quốc gia sẽ bao gồm:
- Hiến pháp, luật dân sự, luật thương mại, luật thuế thu nhập doanh nghiệp, luật thuế giá trị gia tăng, luật đầu tư nước ngoài, luật đất đai
- Quy định về quảng cáo, bảo vệ bản quyền, tất cả các quy định về những sản phẩm được kinh doanh và cấm kinh doanh
- Vấn đề về đảm bảo chất lượng sản phẩm và vệ sinh an toàn thực phẩm
Theo Đào Duy Tùng(2021) thì môi trường kinh tế sẽ bao gồm các yếu tố kinh tế tác động đến khả năng chi tiêu của khách hàng và tạo ra những mẫu tiêu dùng khác biết
Yếu tố kinh tế sẽ bao gồm 2 tác động đến nền kinh tế: (1) tác động trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty, (2) tác động gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty
- Yếu tố kinh tế tác động gián tiếp: Xu hướng tăng thu nhập trung bình của người tiêu dùng bằng cách tạo sức mua cao trên thị trường dẫn tới nhu cầu và và những mong muốn khác biết hơn từ phía người tiêu dùng Xu hướng sự phân bổ về thu nhập làm đa dạng hơn nhu cầu của người tiêu dùng tạo ra nhiều phân khúc thị trường
- Yếu tố kinh tế tác động trực tiếp bao gồm: lãi suất, tỷ số hối đoái, trợ cấp, làm phát
Môi trường nhân khẩu học
Theo Đào Duy Tùng (2021) Môi trường nhân khẩu học sẽ nghiên cứu về: dân số, mật độ dân số, địa điểm sinh sống, độ tuổi, giới tính, học thức, tình trạng hôn nhân, tín ngưỡng
Theo Phạm Thị Huyền (2019), những đặc điểm quan tâm của môi trường nhân khẩu học sẽ bao gồm:
- Sự ổn định và biến đổi của tỷ lệ sinh, tỷ lệ tử, tỉ lệ kết hôn
- Những đặc điểm về dân số, đặc điểm học vấn, sắc tộc, tôn giáo
- Sự hình thành của các thị trường dân tộc, sắc tộc, các nhóm trình độ học vấn đòi hỏi doanh nghiệp phải có những chương trình quảng bá phù hợp với thời đại
Môi trường văn hóa là hệ thống giá trị, quan niệm, niềm tin, truyền thống và các hành vi chuẩn mực được gìn giữ trong những điều kiện nhất định, lịch sử của cộng đồng dưới tác động của các nền văn hóa khác
Giá trị văn hóa có tính bền vững cao:
- Các chuẩn mực, niềm tin của xã hội được truyền từ đời này qua đời khác và được duy trì và kế thừa trong môi trường gia đình, xã hội
- Giá trị văn hóa này bền vững và khó thay đổi, trong mỗi dân tộc, quốc gia có mỗi văn hóa từ hồi xa xưa, được truyền lại một cách tự nhiên
Nhà cung cấp là người cung ứng các yếu tố đầu vào như: các sản phẩm, dịch vụ, nguyên vật liệu hoặc nguồn nhân lực cần thiết cho hoạt động kinh doanh Giá cả và dịch vụ đầu vào của nhà cung cấp ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vì thế cần phải hiểu biết, quan tâm, xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp
Khách hàng là yếu tố cốt lõi trong môi trường vi mô Đây là đối tượng quyết định sự thành bại của doanh nghiệp, mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp và cũng là thị trường của doanh nghiệp
Khách hàng ở đây có thể là cá nhân, hộ kinh doanh, công ty, các doanh nghiệp sử dụng cuối cùng Khách hàng có tiềm năng thúc đẩy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bằng cách tăng nhu cầu của họ và ngược lại công ty cũng có thể phá sản nếu khách hàng tẩy chay sản phẩm của doanh nghiệp Đối thủ cạnh tranh được phân làm 2 loại:
- Đối thủ cạnh tranh trực tiếp: là những công ty, doanh nghiệp cung cấp sản phẩm tương tự sản phẩm công ty bạn
- Đối thủ cạnh tranh gián tiếp: là những công ty, doanh nghiệp có khả năng thay thế những sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty bạn
Dù cho là đối thủ cạnh tranh trực tiếp hay gián tiếp thì luôn đe dọa tới sự tồn tại của doanh nghiệp bạn Vì thế cần luôn có những chiến lược quảng cáo hợp lý để giữ chân khách hàng cũ cũng như thu hút lượng khách hàng mới.
Các tiêu chí đánh giá hiệu quả bán hàng
2.4.1 Tỷ lệ phần trăm nhóm bán hàng đạt chỉ tiêu
Tỉ lệ phần trăm nhóm bán hàng đạt chỉ tiêu là tiêu chí đánh giá tỷ lệ hoàn thành KPI của mỗi thành viên trong nhóm, từ đó có thể biết được mức độ hoàn thành KPI của nhóm Dựa vào tỉ lệ này, nhà lãnh đạo có thể đưa ra những khen thưởng cho những thành viên vượt được mức doanh số đặt ra và ngược lại có thể đưa ra phương án phê bình hoặc xem xét sa thải với những nhân viên không hoàn thành được chỉ tiêu doanh số đặt ra
Mặt khác, nếu tỉ lệ phần trăm nhóm bán hàng đạt chi tiêu quá cao thì người lãnh đạo cần xem xét lại mục tiêu đặt ra ban đầu, có thể những mục tiêu đó quá dễ dàng, thiếu tính thách thức từ đó có thể điều chỉnh hợp lý và mang lại doanh thu nhiều hơn cho doanh nghiệp
2.4.2 Quy mô giao dịch trung bình
Quy mô giao dịch trung bình có thể được đo lường qua hàng tháng hoặc hàng quý, nó thể hiện được các hợp đồng của doanh nghiệp đang ở trạng thái như thế nào và với giá trị ra sao
Quy mô giao dịch trung bình được tính bằng công thức tổng doanh số chia cho số giao dịch hoàn thành Nhìn vào chỉ số này chúng ta có thể thấy được quy mô giao dịch trung bình đang như thế nào, từ đó nếu muốn chuyển hướng sang các thị trường cao cấp hơn bạn cần tăng quy mô giao dịch trung bình này lên
Ngoài ra, khi phân tích chỉ tiêu này của mỗi nhân viên, nếu đang thấp hơn chi tiêu quy mô giao dịch trung bình của nhóm điều này có nghĩa các nhân viên này đang theo đuổi những giao dịch có giá trị nhỏ, từ đó có thể đưa ra những phương án khắc phục nhanh chóng tăng quy mô giao dịch trung bình cao hơn nhằm hoàn thành KPI của cá nhân
2.4.3 Tỷ lệ chuyển đổi hoặc Tỷ lệ thắng
Tỷ lệ chuyển đổi hoặc tỷ lệ thắng là chỉ tiêu để đo lường tỷ lệ khách hàng tiềm năng thành khách hàng thật Ví dụ đơn giản như nếu bạn nhận được 100 khách hàng hàng tháng và có 20 khách hàng mua hàng của bạn đồng nghĩa với việc tỷ lệ chuyển đổi khách hàng sẽ là 20%
Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng cho biết được khách hàng đó đang làm việc hiệu quả hay không Giả sử tỷ lệ chuyển đổi tăng lên và nhân viên có số lượng giao dịch bằng hoặc nhiều hơn đồng nghĩa với việc năng suất làm việc của nhân viên đó đang được cải thiện
Lưu ý rằng tỉ lệ chuyển đổi khách hàng này có thể giảm nếu chúng ta chuyển từ thị trường thấp lên thị trường cao cấp
Chỉ tiêu về doanh thu có thể nói quan trọng nhất đối với mỗi doanh nghiệp, nó quyết định sự sống còn của doanh nghiệp đó Phần doanh thu này có thể đến từ các nguồn khách hàng chính sau:
- Phần trăm khách hàng mới
- Phần trăm khách hàng mua thêm,bán kèm, mở rộng quy mô
- Phần trăm khách hàng gia hạn
Tùy theo mục tiêu kinh doanh của công ty bạn để đưa ra những chiến lược tăng giảm các chỉ tiêu trên Ví dụ nếu bạn muốn giữ chân khách hàng cũ hãy tăng chỉ số phần trăm khách hàng gia hạn, nếu bạn muốn tăng tỉ lệ chéo của mình thì có thể tăng phần trăm khách hàng mua thêm bán kèm
Tuy nhiên việc tăng tỷ lệ trên không có nghĩa là doanh số của doanh nghiệp bị giảm hoặc ngược lại Ví dụ tỷ lệ phần trăm khách hàng mua thêm, bán kèm giảm và phần trăm khách hàng gia hạn tăng không có nghĩa là doanh số của doanh nghiệp giảm
2.4.5 Rò rỉ kênh bán hàng
Bằng việc phân tích rò rỉ kênh bán hàng, nhà quản lý có thể dễ dàng nắm được tỉ lệ khách hàng rời khỏi phễu bán hàng và biết được khách hàng rời đi vào những giai đoạn nào trên phễu Từ việc biết được chi tiết phễu bị rò rỉ ở giai đoạn nào có thể phân tích thêm và tìm ra những nguyên nhân chính dẫn đến kết quả khách rời đi và từ đó đưa ra phương án khắc phục kịp thời giúp tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CÁC SẢN PHẨM VỪA VÀ NHỎ – CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
Kết quả Hoạt động Kinh doanh của Công ty trong giai đoạn từ Quý 3 năm 2021 tới hết quý 2 năm 2023 của Chi nhánh Hồ Chí Minh Công ty Phần mềm Fast
Bảng 3.1 8 : Kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Hồ Chí Minh Đơn vị: triệu đồng
Quý 3 Quý 4 Quý 1 Quý 2 Quý 3 Quý 4 Quý 1 Quý 2
Giai đoạn quý 3 năm 2021: Đây là giai đoạn cực kỳ khó khăn của công ty phần mềm Fast cũng như toàn nền kinh tế khi chịu ảnh hưởng lớn từ đại dịch Covid 19 Doanh số chỉ đạt 5.999 triệu đồng/ Chi nhánh TP HCM tương ứng với chỉ đạt 47,99% so với mục tiêu đặt ra ban đầu đủ cho thấy thiệt hại của dịch bệnh đến doanh nghiệp là lớn như thế nào Khoảng 80% thời gian trong quý này Chi nhánh FSG phải làm việc online, ảnh hưởng của dịch bệnh làm
Trong quý này có một sự kiện khá lớn là ra mắt tính năng Fast Iconnect kết nối với các ngân hàng trên phần mềm ERP quản lý tổng thể doanh nghiệp vào tháng 9/2021, thời điểm này cũng đánh dấu mốc trở lại làm việc trực tiếp ở công ty và nhà nước cũng mở rộng việc đi lại, các hoạt động khác hoạt động trở lại và hứa hẹn cho quý cuối của năm 2021 nhiều điều tươi mới
Nhà nước thông báo mở cửa lại các hoạt động bình thường, dịch covid 19 được kiểm soát và còn số 16.591 triệu đồng tương ứng với 106,2% đánh dấu sự bùng nổ doanh số của đơn vị Sài Gòn Để giải thích cho điều này thì Fast cho ra mắt thêm phần mềm Fast E-contract, phần mềm ký hợp đồng online phù hợp với tình hình dịch bệnh, mọi thao tác ký tá đều được thực hiện online và được xem là giải pháp phù hợp với tình hình hiện tại Bên cạnh đó, Fast cũng có những chương trình khuyến mãi rất lớn về hóa đơn điện tử Fast e-invoice khuyến khích khách hàng chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử nhờ đó doanh số quý cuối năm này đạt con số khủng so với cùng kỳ năm ngoái
Trong quý cuối năm này, Công ty phần mềm Fast còn vinh dự khi được tổng cục thuế Công nhận là đơn vị cung cấp, truyền nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử và cũng cán mốc số lượng khách hàng lên tới 7.000 khách hàng Điều này mang lại doanh thu lớn cho đơn vị trong quý này
Hưởng ứng được sự trở lại bình thường sau dịch covid 19, Fast SG tiếp tục đạt được những con số doanh thu tốt với với cùng kỳ năm ngoái, cụ thể trong quý 1 năm
2022 doanh số lên tới 14.931 triệu đồng, đạt 199,08% so với mục tiêu đặt ra đầu năm
2022 Lý giải thêm cho danh số này là đến từ fast cũng đã đưa ra chương trình mua 1 tặng 1 với sản phần mềm kế toán Điều này thúc đẩy việc các doanh nghiệp trở lại từ dịch covid tiếp tục đầu tư thêm vào việc quản lý và chuyển đổi số của doanh nghiệp đó
Giai đoạn quý 2 năm 2022 Fast đẩy mạnh việc đồng hành và chuyển đổi hóa đơn điện tử cho các tỉnh thành như: Quảng Nam, Bà Rịa Vũng Tàu, Vĩnh Long và một số tỉnh thành khác Cho ra sản phẩm phần mềm dành riêng cho hộ kinh doanh, liên tục hợp tác và hỗ trợ liên kết với các trường đại học như: Trường Sư Phạm Kỹ Thuật, Trường đại học Tài chính – Marketing, Trường đại học kinh tế TP HCM và một số trường khác để phần mềm Fast có thể tiếp cận được với nhiều sinh viên hơn, phục vụ tốt cho quảng bá thương hiệu phần mềm tới các trường đại học và tạo ra nhiều cơ hội hợp tác sử dụng phần mềm hơn trong tương lai
Giai đoạn quý này cũng đã dấu sự tăng trưởng khá lớn về mặt doanh số với 18.245.150 triệu đồng, vượt doanh số đặt ra lên tới 145,96% Việc đẩy mạnh phát triển đa dạng các loại phần mềm, phù hợp với từng đối tượng riêng, đồng thời tiếp tục mở rộng mạng lưới đến nhiều người, nhiều doanh nghiệp biết tới Fast giúp cho doanh số và danh tiếng của Fast ngày càng được nhiều người biết đến hơn
Giai đoạn quý 3 và quý 4 năm 2022
Giai đoạn quý 3 và quý 4 năm 2022 cũng duy trì được mức doanh số đặt ra đầu năm với lần lượt là vượt 105,1% với quý 3 và 101,36% đối với quý 4 Fast vẫn tiếp tục hợp tác với các trường đại học để thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng khách đồng thời đây là giai đoạn chi nhánh Sài Gòn tập trung nhiều vào việc tuyển dụng thêm nhiều vị trí kinh doanh cũng như đạo tạo thêm kiến thức và kỹ năng cho nhân viên có thể đáp ứng một cách tốt nhất những nhu cầu của khách hàng
Tổng kết năm 2022: Tăng trưởng kinh doanh sau giai đoạn Covid-19 năm 2020-2021
Tỷ lệ tăng trưởng đạt hơn 118% so với năm 2021 Số lượng khách hàng ký mới năm
2022 đạt hơn 7.500, tăng trưởng hơn 170% so với năm 2021
Giai đoạn quý 1 và quý 2 năm 2023
Sang giai đoạn quý 1 và quý 2 năm 2023, mặc dù chịu ảnh hưởng từ hậu Covid-
19, doanh số doanh số công ty vẫn cho thấy được sự khởi sắc với lần lượt là 168,76% và 99,07% doanh số đặt ra trước đó nhưng về mặt bằng chung do rất nhiều doanh nghiệp trên thị trường có xu hướng rời bỏ vì sự siết chặt nguồn vốn từ ngân hàng, doanh nghiệp phá sản đóng cửa hàng loạt nên con số doanh số chỉ dừng lại ở đó.
Giới thiệu sơ lược về phòng kinh doanh
3.2.1 Nhiệm vụ của các phòng kinh doanh
- Các sản phẩm: Đây là phòng kinh doanh bán các sản phẩm lớn là chính như FBO, FF, HRM, CRM Ngoài ra, phòng kinh doanh này còn có thể bán các sản phẩm nhỏ khác như FA, FAO, FE
- Đặc điểm: Đây là phòng kinh doanh chủ chốt công ty, ký mới các hợp đồng và có giá trị hợp đồng lớn và những người có kinh nghiệm lâu năm nhất của công ty
- Địa điểm làm việc: Hầu như gặp gỡ khách hàng bên ngoài, thường sẽ trao đổi trực tiếp tại văn phòng khách hàng, nhà máy
- Các sản phẩm: Phụ trách bán gia hạn phần mềm cho toàn doanh nghiệp bao gồm cả các sản phẩm lớn và sản phẩm nhỏ
- Đặc điểm: Thường vì gia hạn phần mềm nên giá trị phần mềm sẽ không quá cao, vì thế cũng không yêu cầu kinh nghiệm làm việc lâu năm Hiểu về tiện tích và thuyết phục khách hàng gia hạn sẽ phù hợp với phòng kinh doanh 2
- Địa điểm làm việc: thường sẽ trao đổi với khách hàng qua hình thức online, làm việc tại văn phòng công ty
- Các sản phẩm: Đây là phòng bán mới hoàn toàn các sản phẩm vừa và nhỏ và bán nâng cấp phiên bản phần mềm vừa và nhỏ Chỉ ký mới hoàn toàn và hạn chế bán gia hạn các sản phẩm vừa và nhỏ như FA, FAO, FE
- Đặc điểm: Tiếp xúc trực tiếp với các khách hàng mới, vì thế ngoài khả năng hiểu được các tính năng của sản phẩm, còn phải hiểu tâm lý khách hàng, đối thủ cạnh tranh
- Địa điểm làm việc: Kết hợp giữa 2 hình thức là làm việc tại văn phòng và gặp gỡ khách hàng ở bên ngoài
3.2.2 Giới thiệu về phần mềm nội bộ CRM phòng kinh doanh làm việc
Lợi ích của phần mềm:
- Quản lý tình hình khách hàng, phân loại khách hàng và quản lý tổng quan thời gian chăm sóc khách hàng
- Cập nhật tình hình làm việc: đặt xe ô tô, máy chiếu để đi demo khách hàng, cập nhật lịch làm việc online
- Lưu trữ Data khách hàng: thông tin về hợp đồng, thông tin liên lạc (số điện thoại, email) và phân loại khách hàng tiềm năng, khách hàng đã sử dụng sản phẩm
- Chuyển phòng ban triển khai sản phẩm cho khách hàng: làm thủ tục “đề nghị triển khai” khi đã chốt được sản phẩm cho khách hàng và chuyển phòng ban để bộ phận phụ trách triển khai cho khách hàng
Các màn hình mà nhân viên kinh doanh sẽ thường xuyên làm việc:
Hình 3.1 1 4 : Hình ảnh giới thiệu Phần mềm nội bộ CRM
- General: Tổng hợp tất cả các khách hàng mà nhân viên đó đang đặt lịch để chăm sóc khách hàng Từ danh sách này có thể dễ dàng quản lý được khách hàng và biết được nhiệm vụ mỗi ngày của nhân viên đó sẽ phải xử lý bao nhiêu khách
- VPN, Car: Màn hình dùng để đặt xe, đặt máy chiếu, để xin nghỉ phép hoặc đặt lịch làm việc online, ngoài giờ
- Lead: Khách hàng tiềm năng, chưa mua sản phẩm nhưng có nhu cầu mua sản phẩm trong tương lai
- Account: Khách hàng đã mua sản phẩm và đang sử dụng Tiện cho việc kiểm tra thông tin khách hàng và tiếp thị thêm các sản phẩm khác
- Contact, contract: Chi tiết các thông tin liên lạc của khách hàng và hợp đồng của khách hàng đã và đang sử dụng sản phẩm Fast
- List: Chuyển khách hàng đã chốt được sản phẩm cho các phòng ban khác triển khai và hỗ trợ khách hàng.
Phân tích tình hình hoạt động bán hàng
3.3.1 Quy trình bán hàng các sản phẩm vừa và nhỏ
Các kênh khách hàng hiện tại đang có:
- Khách hàng chuyển từ marketing của công ty
- Khách hàng do Sale tự kiếm bên ngoài: tìm kiếm trên mã số thuế, group zalo, facebook hỗ trợ và đào tạo phần mềm Fast, hỗ trợ kế toán hoặc khách hàng do người quen giới thiệu
- Khách hàng do Sale tự tìm kiếm trên phần mềm nội bộ CRM
Khách hàng chuyển từ bộ phận marketing công ty
Các thông tin mà bộ phận Marketing phải khai thác được khi khách hàng tìm đến:
- Thông tin về tên doanh nghiệp: mã số thuế hoặc nếu chưa có thì bổ sung sau
- Mô hình kinh doanh của doanh nghiệp: dịch vụ, thương mại, xây lắp hay sản xuất có yêu cầu gì đặc biệt trên phần mềm hay không ?
- Có bao nhiêu người sử dụng phần mềm, công ty có chi nhánh không, có quản lý sổ nội bộ và sổ thuế không ?
- Đã có link đăng ký dùng thử và trải nghiệm phần mềm chưa ?
- Trước đó có xài qua phần mềm fast hoặc phần mềm khác không, hay chỉ mới làm trên excel ?
Và tùy vào các nhu cầu khác của khách hàng nữa để chuyển bàn giao thông tin lại cho sale phụ trách trực tiếp khách hàng
Khách hàng do sale tự tìm kiếm bên ngoài Đây là dạng khách hàng chủ động từ nhân viên sale Đối với Fast thì mỗi phần mềm bản quyền, bản thuê đều có những group hỗ trợ facebook,zalo để trao đổi học hỏi thêm cũng như khách hàng có nhu cầu tìm hiểu phần mềm Khi đó, thường có một số khách hàng không muốn liên hệ trực tiếp trên hotline mà đăng bài cần tìm hiểu về phần mềm, ai hỗ trợ được thì liên hệ Ngoài ra, Fast cũng thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo định kỳ 2 buổi/ tuần đề giới thiệu phần mềm cho người mới sử dụng thông qua zoom meeting Trước khi buổi đào tạo diễn ra, thì sẽ có link đăng ký trên các group facebook, zalo đăng ký tham gia Và sau khi đăng ký thì sẽ được thêm vào trong group zalo riêng để tiện trao đổi và gửi thêm tài liệu cho khách hàng theo dõi Đây cũng chính là tệp khách hàng tiềm năng mà Sale có thể tiếp cận và trao đổi, hỗ trợ cũng như tư vấn thêm
Hoặc đơn giản hơn nếu bản thân mỗi sale có những mối quan hệ về gia đình, người thân giới thiệu khách hàng thì cũng là nguồn khách hàng mà các sale có thể tận dụng khai thác
Khách hàng lọc và tìm kiếm từ phần mềm nội bộ cho sale CRM Đây cũng chính là nguồn khách hàng chính của các sale Trên phần mềm sẽ lưu trữ tất cả các thông tin về các công ty đã và đang sử dụng phần mềm ở các phiên bản khác nhau Có tất cả các thông tin về các giao dịch lịch sử trước đó Từ phần mềm các sale tuân thủ theo đúng quy định mà công ty đã quy định từ trước về việc thời gian chăm sóc khách hàng để có thể liên hệ cập nhật và thu thập được thêm khách hàng
Trên phần mềm thì có đa dạng các để lọc và tìm kiếm khách hàng, lọc thông tin các sale khác đã nghỉ, lọc thông tin các đơn vị công ty không sale nào chăm sóc ở hiện tại
3.3.1.2 Tư vấn cho Khách hàng
Bảng 3.2 9 : Bảng thống kê tỷ lệ chuyển đổi trung bình của một số kênh tiếp thị Đơn vị: phần trăm (%)
Marketing Sale tự kiếm CRM
Tỉ lệ chuyển đổi thành công
Giải thích về tỷ lệ khách hàng có sự chênh lệch lớn bởi vì:
- Lượng khách hàng từ nguồn CRM rất nhiều và tiếp cận một cách dễ dàng Mỗi Sale đều được cấp tài khoản phần mềm CRM, kết hợp với những phương pháp được đào tạo trong thời gian thử việc cũng như những phương pháp tự tìm hiểu để lọc khách hàng trong thời gian làm việc thì các Sale có thể dễ dàng tìm kiếm, liên hệ và trao đổi với khách hàng từ đó có thể tiếp thị thêm các sản phẩm khác của công ty Mặt khác, những khách hàng này đã và đang sử dụng sản phẩm của Fast, việc các Sale mang tâm thế liên hệ hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng giúp việc bán hàng trở nên dễ dàng hơn
- Vì đặc thù sản phẩm của công ty không giới hạn, trong tương lai vẫn tiếp tục phát triển thêm những sản phẩm mới vì thế việc có được data sẵn của khách hàng có thể dễ dàng tiếp thị và bán thêm được nhiều sản phẩm hơn nữa Phần khác, các sản phẩm của Fast đều có những thời gian nhất định, vì thế các Sale có thể bán gia hạn phần mềm, bán bảo hành phần mềm, bán gia hạn hóa đơn và rất nhiều các sản phẩm khác trong tương lai
- Giải thích cho việc khách hàng đến từ nguồn sale tự kiếm chỉ chiếm 5% là vì lượng data từ phần mềm CRM quá nhiều, không có đủ thời gian chăm sóc Mặt khác, với những khách hàng ngoài liên hệ bằng những phương pháp như lọc thông tin công ty trên mã số thuế, các group Facebook… thì tỉ lệ chuyển đổi rất thấp Vì thế các Sale không có động lực để tiếp cận dạng khách hàng này
- Phần khách hàng từ bộ phần Marketing của công ty hầu như là dạng khách hàng mới hoàn toàn, chưa có sử dụng sản phẩm của Fast và hầu như biết tới Công ty qua kênh truyền thông chạy quảng cáo
Giải thích về tỷ lệ chuyển đổi khách hàng thành công:
- Tỷ lệ chuyển đổi của nguồn Marketing chỉ khoảng 26% là vì: Đây là dạng khách hàng mới hoàn toàn, chưa có sử dụng phần mềm Fast và họ cũng tìm hiểu qua các thông tin trên Internet Vì thế, trong cùng một thời điểm họ sẽ tham khảo rất nhiều nhà cung cấp khác nhau Nhà cung cấp nào đáp ứng được nhu cầu của họ kịp thời và phù hợp với nhu cầu thực tế thì họ sẽ chọn nhà cung cấp đó Ví dụ, đối với những doanh nghiệp nhỏ mới thành lập, không có yêu cầu quá cao về phần mềm thì tính tiện lợi, dễ sử dụng, chi phí thấp sẽ đáp ứng được chính xác nhu cầu của họ Mặt khác, đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, yêu cầu đặc thù cao họ sẽ ưu tiên chọn nhà cung cấp uy tín và đáp ứng được những đặc thù riêng thay vì quan tâm tới chi phí
- Tỷ lệ chuyển đổi của khách hàng từ nguồn tự kiếm chỉ 5% là vì hầu hết các khách hàng ở các nguồn như mã số thuế, các trang mạng xã hội họ có sự tin tưởng đối với các sale liên hệ là khá thấp Vì thế, việc tiếp thị tới các đối tượng khách hàng này thường tỉ lệ chuyển đổi thấp
- Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng của nguồn CRM là cao nhất lên tới khoảng 65% bởi vì khách hàng này đã và đang sử dụng sản phẩm của Fast Có độ tin tưởng và hài lòng với những trải nghiệm trong quá khứ nên việc trao đổi, kết nối và đưa ra quyết định mua hàng của khách hàng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều
3.3.1.3 Ký kết hợp đồng và triển khai
Sau khi làm hết những quy trình trên, đây là bước quan trọng nhất để hoàn thành quy trình bán hàng Mọi thông tin về sản phẩm, tính năng và giá cả đều được giải đáp và làm rõ trong những bước trước đó, chốt lại gói sản phẩm mà khách hàng chọn, lên hợp đồng theo thông tin của khách hàng, khác hàng thanh toán và chuyển lại cho bộ phận triển khai thực hiện cài đặt cho khách hàng
Tùy theo từng sản phẩm, với những sản phẩm phần mềm, cần cài đặt vào máy tính khách hàng hoặc có thời gian đào tạo hướng dẫn khách hàng sử dụng thì các Sale vẫn phải theo dõi khách hàng, đồng hành và hướng dẫn khách hàng trong suối quá trình này
Phân loại khách hàng: 2 nhóm
- Khách hàng phần mềm Nâng cấp: Đây là dạng khách hàng đã và đang sử dụng phần mềm của Fast nhưng đang thuộc phiên bản thấp Vì thế, các Sale luôn khuyến khích khách hàng nâng cấp lên phiên bản mới nhất để được cập nhật những tính năng mới nhanh hơn, chính xác hơn, tiết kiệm thời gian và tiền bạc hơn….Hoặc đơn giản, phiên bản hiện tại của khách hàng đang vướng mắc những điều bất cập và phiên bản mới có thể đáp ứng được thì khách hàng cũng xem xét và nâng cấp lên bản mới nhất
Các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động bán hàng các sản phẩm vừa và nhỏ tại Công ty Cổ phần phần mềm Quản lý doanh nghiệp
3.5.1 Tỷ lệ phần trăm nhóm bán hàng đạt chỉ tiêu
Bảng 3.7 1 4 :Phân tích tỷ lệ phần trăm nhóm đạt chi tiêu
Kinh nghiệm trung bình (năm)
Quan sát bảng trên chúng ta có thể dễ dàng thấy được tỉ lệ thuận giữa: Số năm kinh nghiệm và tỉ lệ hoàn thành bán hàng đạt chỉ tiêu của công ty Với những nhóm có độ tuổi cao hơn thì tỉ lệ hoàn thành hoặc vượt KPI vượt trội hơn so với các nhóm còn lại
Bảng trên cũng cho thấy, với những nhân viên có số năm kinh nghiệm từ 1,625 tới 1.83 năm có thể là mức để đánh giá nhân viên đó hoàn thành đúng với KPI đã đặt ra trước đó
3.5.2 Quy mô giao dịch trung bình
Bảng 3.8 1 5 : Bảng phân tích quy mô giao dịch trung bình của nhân viên kinh doanh
Dưới 1 năm 1-2 năm 2-4 năm Trên 4 năm
Quy mô giao dịch trung bình
Quan sát bảng trên có thể dễ dàng nhận biết được giá trị trung bình trên mỗi hợp đồng của từng đối tượng kinh nghiệm khác nhau có sự thay đổi rõ rệt Với những nhân viên mới vào công ty, chưa có nhiều kinh nghiệm thì giá trị hợp đồng thấp do thời điểm này chưa có đủ nhiều kiến thức cũng như kỹ năng để thuyết phục khách hàng cũng như tư vấn bán được những sản phẩm có giá trị lớn hơn
Như đã phân tích trước đó, Bộ phận phụ trách cung cấp các sản phẩm vừa và nhỏ sẽ phụ trách các sản phẩm phần mềm và sản phẩm liên quan, được chia ra thành 3 nhóm:
- Nhóm 1: Sản phẩm nhỏ giá trị từ 800.000 vnđ - 2.000.000 vnđ
- Nhóm 2: Sản phẩm có mức giá tầm trung: 2.000.000 vnđ - 5.000.000 vnđ
- Nhóm 3: Sản phẩm có mức giá cao: 5.000.000 vnđ - 50.000.000 vnđ
Từ 3 nhóm sản phẩm trên, kết hợp với việc phân tích giá trị trên mỗi hợp đồng ở từng mức kinh nghiệm khác nhau và dựa vào KPI riêng của mỗi thành viên từ đó có thể điều chỉnh cách thức làm việc, tập trung cải thiện nhiều kiến thức và kỹ năng để đáp ứng và tư vấn được những giá trị sản phẩm lớn hơn
3.5.3 Tỷ lệ chuyển đổi hoặc Tỷ lệ thắng
Bảng 3.9 1 6 : Bảng phân tích Tỷ lệ chuyển đổi hoặc tỷ lệ thắng Đơn vị: phần trăm (%)
Dưới 1 năm 1-2 năm 2-4 năm Trên 4 năm
Khách hàng lọc trên CRM
Theo phễu bán hàng của Fast đang thực hiện tại được chia ra thành 4 giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Giai đoạn nhận thức Ở giai đoạn này, khách hàng tìm đến công ty để tìm hiểu xem giải pháp của Fast có giải quyết được vấn đề khách hàng đang gặp phải hay không Khách hàng đang có rất nhiều câu hỏi cần giải đáp
Thường trong giai đoạn đầu này những nhân viên dưới 1 năm kinh nghiệm đã chưa khai thác được chính xác nhu cầu thực sự của khách hàng, phân tích chi tiết nhu cầu và đáp ứng đúng, đủ, chính xác nó Vì thế có khi khách hàng đã rời bỏ sản phẩm của doanh nghiệp ngay giai đoạn này Vì thế tỉ lệ của nhân viên dưới 1 năm kinh nghiệm chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng mua sản phẩm thấp nhất chỉ 10- 20%
- Giai đoạn 2: Giai đoạn quan tâm Ở giai đoạn này, các nhân viên kinh doanh có từ 1-2 năm kinh nghiệm có thể mắc những sai lầm khiến khách hàng rời bỏ không mua sản phẩm của mình Khách hàng ở giai đoạn này đã có câu trả lời cho những vấn đề thắc mắc của mình, nhưng độ tin tưởng vẫn chưa cao, họ cần thời gian để trải nghiệm, xem xét nhiều yếu tố và nghiên cứu xem những sản phẩm đó có đáp ứng được chính xác nhu cầu của họ hay không
- Giai đoạn 3: Giai đoạn đưa ra quyết định Ở giai đoạn này, các khách hàng sẽ phân vẫn giữa rất nhiều nhà cung cấp khác nhau, họ hiểu rằng hầu hết các nhà cung cấp này đều giải quyết được nhu cầu của mình, nhưng bên cạnh đó có những đơn vị có các thế mạnh khác nhau là điểm cộng lớn ngoài những nhu cầu chính kia Vì thế ở những nhân viên bán hàng có kinh nghiệm từ 2-4 năm hoặc hơn 4 năm sẽ có tỉ lệ chuyển đổi cao vì họ hiểu được những đối thủ cạnh tranh hiện tại của mình, điểm mạnh là lợi thế cạnh tranh của họ để thuyết phục khách hàng sử dụng sản phẩm của họ
- Giai đoạn 4: Giai đoạn hành động
Khách hàng đã lựa chọn sử dụng sản phẩm của bạn, nhưng quy trình bán hàng của bạn vẫn chưa kết thúc Đây mới chỉ là bước khởi đầu, đối với những nhân viên bán hàng có nhiều kinh nghiệm 2-4 năm hoặc trên 4 năm tỷ lệ chuyển đổi khách hàng ngoài và khách hàng đã có trên CRM cao vì họ tận dụng tốt việc chăm sóc khách hàng tốt để rồi khách hàng tiếp tục sử dụng sản phẩm của mình
Bảng 3.10 17 : Bảng phân tích doanh thu
Khách hàng mới Khách hàng cũ mua phát sinh
Khách hàng gia hạn và nâng cấp
Tỉ lệ khách hàng mới đến từ hai nguồn chính là:
- Từ bộ phận marketing của công ty
- Nguồn khách hàng ngoài, nhân viên tự kiếm Đối với đặc thù của Fast, hầu hết doanh thu chính của nhân viên kinh doanh đến từ những khách hàng cũ chiếm tới 85% lượng khách hàng Giá trị của khách hàng gia hạn thêm và nâng cấp phần mềm cũng có giá trị vượt trội hơn những nguồn khác, vì thế các nhân viên kinh doanh vẫn tập trung vào nguồn khách đã có sẵn trên phần mềm nội bộ CRM đã sử dụng thuần thục phần mềm từ đó có thể tư vấn thêm các tính năng mới thuyết phục khách hàng nâng cấp lên phiên bản mới
3.5.5 Rò rỉ kênh bán hàng
Hình 3.7 2 0 : Hình ảnh đánh giá phễu bán hàng đối với khách hàng mới
Nguồn: Phòng kinh doanh Đối với các khách hàng mới của Fast hiện tại tỉ lệ qua từng giai đoạn sẽ giảm như sau:
- Giai đoạn khách hàng tiếp cơ hội chuyển qua tiếp cận được sản phẩm: Chỉ 27% số lượng khách hàng tiếp cận sản phẩm có nhu cầu tiếp cận bằng phương thức nào đó, có thể là xem thêm thông tin về các video quảng cáo, đọc hết, truy cập link liên kết bài viết hoặc để lại thông tin email thông tin Để lý giải cho nguyên nhân tại sao lại chỉ có 27% khách hàng tiếp cận được sản phẩm là do ở bước này đang thuộc bước marketing chạy quảng cáo quảng bá sản phẩm trên phạm vi rộng của Fast Con số trên có ý nghĩa rằng cứ 100 khách hàng xem được những thông tin quảng cáo của Fast trên truyền thông hoặc qua một kênh thông tin nào đó sẽ có 27 người hứng thú lựa chọn tiếp tục tìm hiểu phần mềm
- Giai đoạn chuyển từ tiếp cận sang đánh giá sản phẩm: Tỉ lệ chuyển đổi khoảng 79%, khách hàng sẽ xem xét, đánh giá sơ lược xem nhu cầu hiện tại và tính năng của sản phẩm có đáp ứng được không ? Ở bước này mức độ rời bỏ của khách hàng thấp hơn giai đoạn trước là do Fast cũng thuộc những doanh nghiệp có thương hiệu trên thị thị trường, sản phẩm và dịch vụ được đánh giá cao Mặt khác, giai đoạn này khách hàng sẽ tìm hiều nhiều nhà cung cấp khác nhau, phân tích được ưu nhược điểm của từng nhà cung cấp kết hợp với những ưu tiên về nhu cầu thực tế của doanh nghiệp khách hàng để đưa ra những đánh ra sơ bộ vài nhà cung cấp khả thi Thường các khách hàng loại bỏ sản phẩm của Fast sẽ có nguyên nhân chính là nhân viên tư vấn cho khách hàng chưa khai thác nhu cầu cốt lõi của khách hàng từ đó dẫn tới việc tư vấn tổng quan, không đánh được vào đúng nhu cầu cốt lõi của khách hàng
- Giai đoạn chuyển từ đánh giá sang đàm phán: Thường sẽ cân nhắc thêm về giá cả, đàm phán thêm về các khuyến mãi, tặng thêm hoặc hướng dẫn, điều khoản đi kèm Tỉ lệ tăng lên khoảng 85% thể hiện sản phẩm của Fast và nhân viên đã thực hiện khá tốt việc truyền tải thông điệp sản phẩm cho khách hàng và đàm phán tốt Ở bước đàm phán là bước rất nhạy cảm, thường ở bước này khách hàng sẽ trình bày rõ ràng về những ưu tiên luôn đối với nhân viên kinh doanh Họ sẽ đặt ra vấn đề rõ ràng rằng nhu cầu lớn nhất có thể là giá cả, thứ hai có thể là được tặng thêm các sản phẩm đi kèm, tặng thêm thời gian sử dụng hoặc hỗ trợ khác trong quá trình sử dụng Đáp ứng được chính xác nhu cầu của họ, công thêm với việc khai thác thêm các lợi thế của mình so với đối thủ cạnh tranh chính mình đang gặp phải thì khả năng khách hàng lựa chọn sản phẩm của mình là rất cao
- Giai đoạn đàm phán sang chuyển giao sản phẩm: thuộc giai đoạn hoàn thành quy trình bán hàng và chuyển giao cho bộ phận khác phụ trách hỗ trợ khách hàng sử dụng sản phẩm Đồng thời, nhân viên kinh doanh vẫn luôn theo dõi và chăm sóc thêm các sản phẩm khác cho khách hàng
Nhận xét tiêu chí đánh giá hiệu quả bán hàng:
Những điểm tích cực trong việc đánh giá tiêu chí hiệu quả bán hàng:
- Theo bảng phân tích phần trăm nhóm đạt chỉ tiêu hiện tại, các nhóm kinh doanh
Đánh giá chung thực trạng hoạt động bán hàng tại Công ty Cổ Phần Phần mềm Quản lý doanh nghiệp
3.6.1 Những kết quả đã đạt được
Công ty đã có hơn 26 năm hoạt động trong ngành công nghệ thông tin, vì thế lượng khách hàng cũ là rất nhiều Duy trì chăm sóc và hỗ trợ khách hàng cũ đang được Fast thực hiện rất tốt Nhờ có phần mềm Fast CRM mà từ đó nhân viên kinh doanh có thể tìm kiếm được khách hàng cũ nhằm tạo được dữ liệu khách hàng riêng cho mình nhằm mục đích thuận tiện tạo mối quan hệ tốt cho khách hàng
Việc truyền thông đưa Fast đến được tới nhiều khách hàng đang được triển khai khá tốt Cụ thể Fast thường xuyên tổ chức những buổi hội thảo giới thiệu về các sản phẩm nổi bật về phần mềm kế toán, hợp tác với các trường đại học cho sinh viên dùng thử phần mềm như 1 môn học để từ đó các sinh viên ngành kế toán có thể sử dụng, hiểu và có thể thành thạo phần mềm Sau này ra trường có thể làm việc tại Fast hoặc khi làm cho các công ty khác cũng đề xuất công ty mua phần mềm Fast Fast cũng đã có tạo ra một sản phẩm độc quyền nhằm cung cấp riêng cho sinh viên của các trường đại học là Fast Accounting Online for Education Thường xuyên có đợt dẫn dắt các bạn sinh viên của trường đại học trong khu vực TP HCM tham quan cơ sở vật chất của công ty Fast, giới thiệu các phòng ban, giới thiệu phần mềm và quy trình làm việc thực tế của 1 kế toán để sinh viên có thể hình dung được công việc sau này ra trường làm Các trường đại học Fast có hợp tác có thể kể đến như: Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật, Đại học Tài chính Marketing, Đại học Tôn Đức Thắng, Đại học Kinh tế - Luật, Đại học Kinh tế.
Fast cũng luôn có những chương trình khuyến mãi phần mềm, hóa đơn điện tử, hóa đơn đầu và các sản phẩm khác trong các dịp để xúc tiến khách hàng trải nghiệm sản phẩm nhiều hơn Song song với đó, bộ phận Marketing cũng rất tích cực cho ra mắt tính video chất lượng về hướng dẫn sử dụng phần mềm, hướng dẫn sử dụng hóa đơn, các tiện ích tính năng mới giúp bộ phận kinh doanh có thể dễ dàng cung cấp nhiều thông tin cho khách hàng một cách dễ hiểu và hiệu quả nhất Để duy trì khách hàng và giới thiệu sản phẩm của Fast nhiều hơn thì bộ phận Đào tạo cũng tổ chức định kỳ 2 lần mỗi tuần cho tất cả các khách hàng mới, đào tạo tập trung trực tuyến để khách hàng ở trên toàn quốc có thể dễ dàng tiếp cận và hiểu hơn về phần mềm
Các phòng ban được phân chia nhiệm vụ rõ ràng, mỗi phòng ban có mỗi nhiệm vụ khác nhau Ví dụ phòng kinh doanh 3 sẽ chuyên về bán mới các sản phẩm vừa và nhỏ, phòng kinh doanh 1 sẽ bán các sản phẩm vừa và lớn, và phòng kinh doanh 2 sẽ chuyển gia hạn phần mềm, hóa đơn Ngoài ra, nhân viên kinh doanh có thể bán sản phẩm mà không giới hạn ở các địa điểm, có nghĩa rằng khi làm việc ở Fast Chi nhánh Hồ Chí Minh thì vẫn có thể linh hoạt bán cho các vùng khác như Hà Nội, Đà Nẵng, Cần Thơ và hầu hết các tỉnh thành trên cả nước.
Công ty có xây dựng một quy trình bán hàng chặt chẽ, có riêng cho từng sản phẩm sẽ có hướng xử lý và quy trình khác nhau Mặt khác, mỗi nhân viên đều có những KPI riêng, các trưởng nhóm sẽ hướng dẫn và đưa ra cho mỗi nhân viên một hướng tiếp cận khác nhau làm sao phù hợp và hoàn thành mục tiêu doanh số đặt ra
Luôn có những đợt kiểm tra kiến thức chuyên môn cũng như kỹ năng mỗi 6 tháng để kiểm tra năng lực nhân viên Trong những buổi kiểm tra kiến thức này thì sẽ có những thành viên của bộ phân Kinh doanh 1, những người có nhiều kinh nghiệm thực chiến và kiến thức chuyên môn sâu sẽ vấn đáp, trao đổi để các nhân viên có thể từ đó học hỏi, điều chỉnh và tiếp thu giúp tăng kiến thức và trải nghiệm và tang doanh số của công ty nói chung và cá nhân nói riêng
Có một website nội bộ cho nhân viên có thể trao đổi, hỏi đáp và học hỏi được nhiều kiến thức về các sản phẩm cũng như có thể biết được toàn cảnh về doanh nghiệp đang hoạt động quảng bá và truyền thông như thế nào Nhất là đối với bộ phân kinh doanh, mỗi bộ phận sẽ phụ trách một sản phẩm khác nhau nhưng nhờ có những thông tin tổng qua về tất cả sản phẩm công ty, những tính năng mới đều hữu ích Một ví dụ điển hình là bộ phận kinh doanh 3 chuyên bán những sản phẩm vừa và nhỏ nhưng khi tiếp cận với khách hàng đang có nhu cầu sử dụng những sản phẩm có quy mô lớn hơn Khi được trang bị tổng quan về những kiến thức các sản phẩm lớn hơn có thể dễ dàng trao đổi với khách hàng và chuyển thông tin lại cho bộ phận phụ trách chính Nếu khách hàng lựa chọn mua sản phẩm thì những thành viên kinh doanh 3 trao đổi ban đầu cũng sẽ hưởng mức hoa hồng theo quy định.
Fast có một hệ sinh thái nhiều sản phẩm đáp ứng được nhiều phân khúc khách hàng khác nhau Để dễ hiều, khách hàng có công ty nhỏ thì dùng phần mềm nhỏ như FAO,
FA, FE Khi công ty mở rộng sản xuất kinh doanh hơn Fast cũng cung cấp các giải pháp lớn hơn như: FBO, HRM, CRM, DMS Điểm mạnh của Fast là công ty có thể dễ dàng nâng cấp lên phần mềm mới, dễ dàng chuyển dữ liệu, tiết kiệm chi phí và không bị gián đoạn quá nhiều khi chuyển đổi phần mềm
3.6.2 Những vấn đề còn tồn đọng
Hiện tại, nhu cầu của khách hàng về phần mềm rất đa dạng Điển hình khách hàng khi tham khảo phần mềm Fast có nhu cầu sau: (1) muốn thiết kế thêm các báo cáo dưới dạng Dashboard để khi các quản lý hoặc lãnh đạo xem báo cáo có thể xem một cách tổng quan và dễ dàng hơn, (2) khách hàng muốn thiết kế thêm các ngôn ngữ dạng song ngữ như tiếng hàn, nhật, trung để quản lý hoặc lãnh đạo có thể dễ dàng xem phần mềm
Những nhu cầu của khách hàng phía trên hầu như là nhu cầu cấp thiết nhất để khách hàng lựa chọn sử dụng phần mềm Dẫn tới, Fast cũng đã bỏ lỡ rất nhiều khách hàng có những nhu cầu trên Nguyên nhân dẫn tới việc Fast vẫn chưa triển khai được hai nhu cầu trên là: (1) Chi phí và thời gian triển khai ban đầu cao, (2) Tác động đề suất nâng cao chất lượng phần mềm từ bộ phận kinh doanh vẫn chưa cao
(1) Chi phí và thời gian triển khai ban đầu cao: điều nay có nghĩa khi triển khai cho phần tích hợp thêm các ngôn ngữ trên phần mềm tốn các chi phí ban đầu như: chi phí thuê dịch thuật, chi phí lập trình và thiết kế giao diện, thời gian triển khai và thực hiện Hoặc với thêm tính năng báo cáo Dashboard trên phần mềm thì cũng mất nhiều thời gian nghiên cứu, thiết kế
(2) Tác động đề xuất nâng cao chất lượng phần mềm từ bộ phận kinh doanh vẫn chưa cao: dù có rất nhiều khách hàng đề xuất cần thêm các tính năng về báo cáo dashboard hoặc về tích hợp thêm ngôn ngữ trên phần mềm nhưng do việc đề xuất của các thành viên trong bộ phận kinh doanh vẫn chưa quyết tâm, nên việc những người quản lý vẫn chưa cảm thấy đây là những phương án cấp thiết và chưa cần triển khai
Việc kết nối và đồng bộ với nhà cung cấp khác vẫn đang còn bị hạn chế rất nhiều Thực tế, xu hướng tích hợp giữa phần mềm kế toán với các phần mềm về bán hàng, kho để giúp doanh nghiệp có thể quản lý dễ dàng Nhưng hiện tại vẫn khá hạn chế trong việc hợp tác với các nhà cung cấp khác để hỗ trợ khách hàng Để lý giải cho vấn đề hạn chế kết nối này là 2 nguyên nhân chính: (1) Nhân viên không được đào tạo thường xuyên, (2) Các nhà cung cấp máy bán hàng vẫn chưa hợp tác kết nối
(1) Nhân viên không được đào tạo thường xuyên: như số liệu về độ tuổi của nhân viên phòng kinh doanh 3 có tới 50% là nhân viên dưới 1 năm kinh nghiệm Mặt khác, sản phẩm kinh doanh chính của phòng kinh doanh 3 vẫn là phần mềm kế toán, hóa đơn điện tử và một số sản phẩm nhỏ khác Những sản phẩm trên đều chia ra nhiều sản phẩm có tính năng và giá cả khác nhau vì thì rất nhiều kiến thức về phần mềm cần phải học hỏi và tiếp thu nhưng kinh nghiệm làm việc chưa nhiều dẫn tới việc học hỏi thêm các kiến thức sản phẩm kết nối ngoài phạm vi phần mềm Fast là không khả thi Mặt khác, cũng không có những khóa đào tạo hàng tuần, hàng tháng cho đối tượng nhân viên dẫn tới vẫn chưa tiếp cận được với những tệp khách hàng cần kết nối giữa phần mềm kế toán và các phần mềm bán hàng khác trên thị trường.
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CÁC SẢN PHẨM VỪA VÀ NHỎ TẠI CÔNG TY FAST
Cơ sở để xuất giải pháp
4.1.1 Mục tiêu của công ty và phòng kinh doanh
Tới thời điểm hiện tại, Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý doanh nghiệp Fast đã và đang hoạt động được hơn 26 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cung các phần mềm, giải pháp quản trị tác nghiệp và điều hành trên nền tảng Công nghệ thông tin
Các sản phẩm, giải pháp của Fast vẫn tập trung chính vào các tính năng: “ Tác nghiệp nhanh hơn, quản trị tốt hơn” từ đó có thể tự động hóa được những công việc nhàm chán, năng suất thấp, sáng tạo và thông minh hơn, giúp cho các doanh nghiệp tạo được lợi thế cạnh tranh trên thị trường nhờ sự tốc độ, thông tin và khả năng khai thác thông tin
Tôn chỉ của Fast trong các hoạt động đều mong muốn mối quan hệ vững bền, lâu dài với nhân viên, khách hàng, cổ đông, cộng đồng bởi Fast luôn tuân thủ theo phương châm “ Đối tác lâu dài, tin cậy”
Các mục tiêu chung của Fast trong giai đoạn 3 năm từ 2023-2025:
- Tăng trưởng về doanh thu: Khoảng 10-30%/ năm
- Tăng cường lượng khách hàng mới: Khoảng 5.000 khách hàng/ năm
- Tăng trưởng về nhân sự: Khoảng 5%-10%/năm
4.1.2 Đánh giá thế mạnh và hạn chế của thực trạng hoạt động bán hàng tại Công ty Cổ phần Phần mềm Quản lý doanh nghiệp
Qua phần phân tích chi tiết thực trạng hoạt động bán hàng hiện tại của công ty có thể thấy rõ được những điểm nổi trội cũng như những điểm yếu cần được cải thiện để giúp cho công ty tối ưu hơn Vì thế, để tổng hợp lại những điểm mạnh, điểm yếu cũng như cơ hội và thách thức trong tương lại chúng ta cùng tóm tắt để thấy được tổng quan thực trạng hoạt động bán hàng của Phần mềm Fast qua phần tích SWOT sau:
Bảng 4.1 1 8 : Bảng phân tích SWOT của công ty phần mềm Fast
1/ Công ty đã có 26 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm quản trị doanh nghiệp và là một trong 5 công ty hàng đầu về phần mềm
2/ Tạo dựng được thương hiệu nổi tiếng, chất lượng uy tín, chuyên nghiệp và đáp ứng được nhu cầu cho khách hàng về phần mềm
43 Cung cấp toàn diện hệ sinh thái phần mềm từ sản phẩm cho các doanh nghiệp nhỏ tới những doanh nghiệp lớn Đồng hành với khách hàng trong suốt phát triển của khách hàng
4/ Sẵn sàng lập trình, chỉnh sửa phần mềm theo yêu cầu của khách hàng
1/ Đội ngũ nhân viên có trình độ cao như tiến sĩ , thạc sĩ chưa nhiều và các nhân viên cũng không được đào tạo kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm nhiều
2/ Tính bảo mật thông tin phần mềm chưa cao, gặp nhiều lỗi nhỏ trong quá trình sử dụng và thường xuyên mất dữ liệu khách hàng
3/ Phần mềm thiếu phần tính lương, và một số phần khác phải hạch toán thủ công và sau đó nhập kết quả lên lại phần mềm
1/ Thị trường rộng lớn với gần 860.000 doanh nghiệp tại Việt Nam, trong đó
97% doanh nghiệp thuộc mô hình vừa và nhỏ phần mềm Fast có thể đáp ứng được
2/ Các doanh nghiệp thành lập mới ngày càng tăng
3/ Chuyển đổi số giúp Fast thu hút được nhiều khách hàng hơn
1/ Sự cạnh tranh trong ngành, có rất nhiều đơn vị nhà cung cấp cạnh tranh sản phẩm phẩm với Fast với giá cả phải chăng và dịch vụ tốt
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
Giải pháp nâng cao hoạt động bán hàng
4.2.1 Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ
Thiết kế, lập trình thêm 3 ngôn ngữ: Hàn Quốc, Trung Quốc và Nhật Bản
Trong quá trình tư vấn và làm việc trực tiếp với khách hàng từ đó thu thập được nhu cầu về việc sử dụng thêm 3 ngôn ngữ: tiếng Trung, tiếng Hàn, tiếng Nhật là khá cao Nhu cầu của khách hàng là sếp là những người nước ngoài thuộc 3 nước trên muốn xem những báo cáo kết quả kinh doanh, tình hình hoạt động của doanh nghiệp nhưng bị hạn chế về ngôn ngữ tiếng anh hoặc tiếng việt mà phần mềm hiện tại đang có, từ đó khi kế toán phụ trách muốn báo cáo tình hình hoạt động công ty phải làm thêm rất nhiều công đoạn như: Kết xuất dữ liệu báo cáo ra excel, chuyển các dữ liệu đó sang các ngôn ngữ đúng theo quốc tịch của giám đốc từ đó khiến cho việc báo cáo thường xuyên mất rất nhiều công sức cũng như thời gian của kế toán Vì thế, nhân viên kinh doanh liên tục nhận được phản hồi từ khách hàng về việc muốn thiết kế thêm các ngôn ngữ để tiện lợi cho giám đốc hoặc các người quản lý nước ngoài dễ dàng theo dõi tình hình hoạt động công ty
Vì vậy, đề xuất thiết kế thêm phần ngôn ngữ này như một tính năng tích hợp vào phần mềm đối với những khách hàng có nhu cầu với mức giá như sau:
Bảng 4.2 1 9 : Bảng chi phí tích hợp ngôn ngữ vào phần mềm kế toán Fast Đơn vị:triệu đồng
Tiếng Hàn Tiếng Trung Tiếng Nhật
Chi phí tích hợp ngôn ngữ
Chi phí tích hợp cho 2 ngôn ngữ
Chi phí tích hợp cho 3 ngôn ngữ
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
Phần chi phí tích hợp vào phần mềm là chi phí riêng theo nhu cầu của khách hàng, không có nằm trong bản chuẩn, bản phần mềm chuẩn của Fast đã có 2 ngôn ngữ là tiếng Việt – Anh, vì thế mức chi phí tích hợp cho 1,2,3 ngôn ngữ với mức giá dao động từ 2.000.000 đồng – 7.200.000 đồng được giải thích như sau: Đầu tiên do mức chi phí mua phần mềm mới ban đầu sẽ dao động trung bình trong khoảng từ 6.000.000 đồng tới 12.000.000 đồng nên việc tích hợp thêm tính năng như song ngữ ngôn ngữ thì mức phí đề suất như trên sẽ hợp lý thuyết phục doanh nghiệp sử dụng
Thứ hai là do hầu hết khách hàng có quản lý, sếp là người nước ngoài muốn xem báo cáo, kết quả sản xuất kinh doanh bằng tiếng của họ Thành ra chỉ cần tích hợp phần song ngữ này trên một số màn hình báo cáo nhất định để phục vụ thuận tiện cho sếp hoặc quản lý xem Còn lại các màn hình chứng từ khác dành cho kế toán thì vẫn có thể sử dụng ngỗn ngữ Tiếng Việt vì đối tượng sử dụng chính vẫn là kế toán Việt Nam
Thứ ba là do trước khi có phần tích hợp ngôn ngữ vào trên phần mềm thì Fast cũng đã có những tính năng tương tự có thể kế tới như tính năng “Quản lý hóa đơn đầu vào” tích hợp vào phần mềm kế toán tính phí 1 lần duy nhất và nó dao đồng trong khoảng từ 2.000.000 đồng – 4.000.000 đồng Vì thế đây là mức giá mà khách hàng có thể chi trả cho phần tích hợp ngôn ngữ trên phần mềm kế toán
Thiết kế thêm các báo cáo Dashboard trên phần mềm kế toán Điều cốt lõi của kinh doanh để khách hàng tiếp tục sử dụng sản phẩm và quay lại mua thêm khi có nhu cầu chính là sản phẩm phải tốt, đẹp mắt và hiệu quả và hỗ trợ khách hàng phải nhanh chóng Do đó, để thu hút thêm khách hàng mới và giữ chân được các khách hàng cũ thì Fast cần phải cải thiện thêm những điểm sau trên phần mềm:
Thiết kế thêm giao diện màu sắc đẹp hơn thay vì đơn giản như hiện tại Điểm nữa là trong phần báo cáo có thể những báo cáo kiểu dạng biểu đồ màu sắc để khách hàng có thể tiện theo dõi thay vì những con số khô khan như hiện tại
Hình 4.1 2 1 : Hình ảnh báo cáo hiện tại của phần mềm Fast
Nguồn: Website Công ty Fast
Hình 4.2 2 2 : Hình ảnh báo cáo thiết kế tương lại dạng biểu đồ Dashboard đề xuất
Nguồn: Website Công ty Misa
Thực tế hiện tại công ty đã áp dụng ở phiên bản phần mềm cao cấp hơn phần mềm kế toán có Dashboard về các chỉ số trên phiên bản FBO ( Phần mềm ERP quản lý tổng thể doanh nghiệp)
Hình 4.3 2 3 : Hình ảnh về Dashboard trên Phần mềm FBO
Nguồn: Website Công ty Fast
Trong thời gian vừa rồi, do nhu cầu đề xuất của khách hàng là rất nhiều về việc cần những báo cáo tổng quan về Dashboard trên phần mềm kế toán FAO Vì thế, các nhân viên kinh doanh của Fast cũng đề xuất các lãnh đạo tích hợp thêm các báo cáo dạng Dashboard nhằm tăng tính cạnh tranh với các đối thủ cạnh tranh từ đó có thể tăng doanh thu được cho doanh nghiệp
Giải pháp được đưa ra chính là lấy dữ liệu đã được lập trình viên thực hiện ở phần mềm Quản lý tổng thể doanh nghiệp FBO chuyển giao dữ liệu xuống phần mềm FAO từ đó có thể rút ngắn được thời gian lập trình lên Dashboard cũng như tiết kiệm được chi phí khi không phải lập trình lại từ đầu
Thời gian dự kiến thực hiện cập nhật là từ 15.10.2023 tới 31.12.2023 Đây chỉ lả tính năng thêm nhằm cạnh tranh với các đối thủ cạnh tranh chứ không phải tính năng tính thêm phí khi khách hàng sử dụng Vì thế, khi khách hàng mua mới sản phẩm với giá chuẩn thì đã có cập nhật tính năng xem được báo cáo bằn Dashboard hoặc nếu khách hàng cũ đang sử dụng phần mềm FAO có nhu cầu cập nhật tính năng này thì vẫn hỗ trợ cập nhật miễn phí cho khách hàng
Cải thiện các phương thức hỗ trợ khách hàng
Về dịch vụ hỗ trợ khách hàng làm sao đồng bộ được khách hàng có đặc thù phức tạp sẽ quay về những người hỗ trợ có kinh nghiệm và phân công rõ ràng Vấn đề được đề cập là có rất nhiều khách hàng có mô hình phức tạp, chỉnh sửa riêng mỗi khi cần hỗ trợ sử dụng phần mềm khi có lỗi sẽ thường gọi lên tổng đài hỗ trợ của Fast Thế nhưng mỗi lần thì gọi lên sẽ gặp một bạn hỗ trợ khác nhau, không nắm được thông tin khách hàng và mất nhiều thời gian để hỗ trợ hơn Vì thế đề xuất với những khách hàng đặc thù có thể tạo những group zalo riêng trong đó có thể bao gồm: nhân viên kinh doanh, nhân viên hỗ trợ bảo hành, trưởng các bộ phận, nhân viên cài đặt lập trình để khi khách hàng có cần hỗ trợ thì có thể liên hệ trực tiếp lên group để được hỗ trợ nhanh và kịp thời nhất
Hình 4.4 2 4 : Hình ảnh về tạo group thêm để hỗ trợ khách hàng kịp thời nhất
4.2.2 Tăng cường hoạt động xúc tiến bán hàng
Quảng cáo phần mềm Fast từ việc triển khai hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Giải pháp về Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC đã được đưa vào triển khai vào cuối năm 2022 đã mang lại nhiều điểm tích cực cho ngành thuế Việt Nam Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mang lại lợi ích rất nhiều cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân như: tiết kiệm được thời gian, chủ động trong việc lập phát hành và điều chỉnh sai sót nếu có Việc triển khai này đã được áp dụng rộng rãi giai đoạn 2 từ ngày 1.4.2023 trên toàn quốc
Hiện tại, giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đang được triển khai trên
8 dạng mô hình khác nhau như sau:
- Bán lẻ hàng tiêu dùng
- Bán lẻ thuốc tân dược
- Dịch vụ vui chơi giải trí
Mô hình triển khai thì bao gồm 2 mô hình sau :
Mô hình 1: Sử dụng phần mềm Fast e-invoice như phần mềm bán hàng để lập bill, cấp mã phát hành trực tiếp trên phần mềm
Mô hình 2: Sử dụng máy POS tích hợp với phần mềm Fast e-invoice truyền lên cục thuế
Hình 4.5 2 5 : Hình ảnh về hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
Nguồn: Phòng Triển khai Đặc thù hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có thể tiếp cận với nhiều khách hàng khác nhau Trên mỗi bill bán hàng có chèn tên “Fast E invoice - Một sản phẩm của Fast” giúp cho độ nhận diện thương hiệu của Fast được nhiều người biết đến hơn từ đó có thể bán thêm được nhiều hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền cũng như quảng cáo được thương hiệu của phần mềm Fast
4.2.3 Nâng cao chất lượng nhân viên kinh doanh Đầu tiên để bắt đầu cải thiện chất lượng của nhân viên, cần liệt kê toàn bộ kiến thức nhân viên cần được đào tạo từ đó lập ra kế hoạch đào tạo chi tiết và tiêu chuẩn hoá các nội dung đào tạo Với những kiến thức về quy trình và sản phẩm, nội dung đào tạo sẽ được biên soạn bởi các trưởng nhóm và các bộ phận có liên quan như IT và nhân sự Đảm bảo nhân viên đều được đào tạo đúng, chính xác và đầy đủ thông tin về sản phẩm Không xuất hiện trường hợp tư vấn sai cho khách hàng
Sau khi tiêu chuẩn hoá các tài liệu, xây dựng kế hoạch đào tạo và triển khai đào tạo như sau:
Bảng 4.3 2 0 : Kế hoạch đào tạo nhân viên kinh doanh
Nguồn: Tổng hợp của tác giả
