Bài tiểu luận cũng góp phần bổ sung kiến thức về mối quan hệ giữa thông tinquản trị và quyết định quản trị, đồng thời đề xuất đưa ra một số giải pháp giúpnhà quản trị sử dụng thông tin h
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
BÀI TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ HỌC
PHÂN TÍCH MỐI QUAN HỆ GIỮA THÔNG TIN QUẢN TRỊVÀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ
Trang 2I ĐẶT VẤN ĐỀ
I ĐẶT VẤN ĐỀ
Trang 3Trong môi trường kinh doanh đầy đủ các biến động ngày nay, thông tin đóngvai trò ngày càng quan trọng đối với hoạt động quản trị Để đưa ra những quyếtđịnh sáng suốt, hiệu quả, nhà quản trị cần có nguồn thông tin đầy đủ, chính xácvà phù hợp Do đó, mối quan hệ giữa thông tin quản trị và quyết định quản trịcó một chủ đề được quan tâm đặc biệt trong lĩnh vực quản lý học.
Bài luận tiểu này sẽ phân tích mối quan hệ mật thiết giữa thông tin quản trị vàquyết định quản trị Chúng ta sẽ thảo luận về vai trò trò chơi của quản trị viênthông tin trong quá trình hỗ trợ đã được quyết định, cũng như cách thức quyếtđịnh quản lý ảnh hưởng đến nhu cầu thông tin Bên cạnh đó, bài luận tiểu luậncũng sẽ đề cập đến một số lượng thức trong công việc thu thập, xử lý và sửdụng thông tin quản trị hiệu quả
Bài tiểu luận cũng góp phần bổ sung kiến thức về mối quan hệ giữa thông tinquản trị và quyết định quản trị, đồng thời đề xuất đưa ra một số giải pháp giúpnhà quản trị sử dụng thông tin hiệu kết quả hơn trong quá trình quyết định vàcung cấp cho nhà quản trị những kiến thức, kỹ năng cần thiết để thu thập, xử lývà sử dụng thông tin quản trị hiệu quả, góp phần nâng cao năng lực quản trị vàhiệu quả hoạt động của tổ chức.
II.PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ
1 Thông tin quản trị
1.1 Khái niệm và yêu cầu của thông tin
1.1.1 Khái niệm thông tin
- Dữ liệu là những tin tức ở dạng thô chưa được xử lý.
Trang 4- Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận.
- Thông tin như quá trình trao đổi các thông điệp bằng lời nói hoặc chữviết, hình ảnh, bằng những hệ thống thông tin quản lý phức tạp, với nhiềunguồn khác nhau đã được xử lý thành một dạng dữ liệu thích hợp có ýnghĩa nhất định nhằm phục vụ cho người sử dụng
- Thông tin là một khái niệm sử dụng trong nhiều lĩnh vực, là phạm trù rấtrộng, tùy thuộc từng lĩnh vực nghiên cứu mà đưa ra những quan niệmkhác nhau về thông tin.
- Thông tin trong lĩnh vực quản trị là sự phản ánh nội dung và hình thứcvận động, liên hệ giữa các đối tượng, yếu tố của tổ chức đó và giữa tổchức đó với môi trường
- Thông tin liên quan đến việc chuyển giao, truyền đạt, liên lạc và hiểuđược ý nghĩa của thông tin (nếu không có tin tức được chuyển đi thìthông tin chưa xảy ra và thông tin có hiệu quả khi ý nghĩa, nội dung tintức chuyển đi, được hiểu đúng)
- Tóm lại, thông tin mà tổ chức cần đến bao gồm thông tin bên trong(nguồn lực hiện có của tổ chức như nhân lực, tài lực, vật lực) và thông tinbên ngoài ( về môi trường vi mô, môi trường vĩ mô) Những thông tin nàycó thể được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau gồm dữ liệu sơ cấp và thứcấp.
- Thông tin quản trị là tất cả những tin tức nảy sinh trong quá trình quản trị,môi trường quản trị và cần thiết cho việc ra quyết định, giải quyết vấn đềtrong hoạt động quản trị của tổ chức.
1.1.2 Yêu cầu của thông tin
- Về thời gian: thông tin cần được cung cấp kịp thời, có tính cập nhật, cóliên quan đến khoảng thời gian thích hợp.
- Về nội dung: thông tin cần chính xác, đầy đủ, xúc tích và phù hợp vớinhu cầu của người sử dụng.
- Về hình thức: phải rõ ràng, đủ chi tiết, được sắp xếp, trình bày một cáchkhoa học và nằm trên vật mang tin phù hợp với nhu cầu sử dụng.
1.2 Vai trò và đối tượng của thông tin
1.2.1 Vai trò của thông tin
- Thông tin được xem là mạch máu của tổ chức, là thứ keo đặc biệt nhằmgắn kết những bộ phận phụ thuộc của tổ chức lại với nhau Vai trò quantrọng của thông tin trong quản trị được thể hiện ở những điều sau:
Trang 51 Thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động có tổ chức(phương tiện cung cấp các yếu tố đầu vào cho doanh nghiệp, phương tiệnliên hệ giữa các bộ phận, các cấp trong doanh nghiệp).
2 Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản trị trong nội bộtổ chức, là sự tổng hợp các chức năng quản trị (thông tin những biến độngmôi trường giúp nhà quản trị thay đổi lại chiến lược, kế hoạch, dẫn đến tổchức, lãnh đạo thay đổi thích ứng).
3 Là cơ sở quyết định quản trị, giúp trong việc xây dựng, phổ biến mục tiêuhoạt động của tổ chức, hoạch định chiến lược, quản trị nhân sự, kiểm traviệc thực hiện chiến lược
4 Giúp gắn hoạt động của tổ chức với môi trường bên ngoài (doanh nghiệpcó thể hiểu rõ nhu cầu khách hàng, các vấn đề nảy sinh của tổ chức, khảnăng sẵn sàng của nhà cung cấp).
5 Thông tin là phương tiện đặc trưng của hoạt động quản trị vì tác động củahệ thống quản trị đều được chuyển tới người chấp hành thông qua thôngtin.
- Tóm lại, vai trò của thông tin trong quản trị là ở chỗ nó làm tiền đề, làmcơ sở và là công cụ của quản trị
1.2.2 Đối tượng của thông tin
- Một trong những yêu cầu quan trọng của công tác thông tin trong quản trịlà không được thừa và cũng không được thiếu Vì vậy cần phải xác địnhđược đối tượng của thông tin
- Đối tượng thông tin là các đối tượng tham gia vào quá trình thu thập, xửlý và truyền bá thông tin.
1 Đối tượng thu thập: Số liệu, dữ liệu xảy ra trong quá trình kinh doanh và
trong môi trường kinh doanh.
2 Đối tượng sử dụng: Các nhà quản trị, khách hàng, đối thủ cạnh tranh,
các cổ đông
3 Đối tượng nhận tin: Các nhà quản trị, các cơ quan và các bộ phận tham
mưu giúp việc.
4 Đối tượng xử lý và bảo quản: các văn bản, tài liệu, hệ thống công nghệ
thông tin.
1.3 Phân loại thông tin
- Căn cứ vào cấp quản trị :
1 Thông tin xuống dưới
Trang 62 Thông tin lên trên3 Thông tin chéo
- Căn cứ vào hình thức truyền tin :1 Thông tin liên lạc bằng văn bản2 Thông tin liên lạc sử dụng bằng lời3 Thông tin liên lạc không lời
- Căn cứ vào tính chất pháp lý của thông tin :1 Các thông tin chính thức
2 Thông tin không chính thức
- Ngoài ra có thể phân loại thông tin như theo tầm quan trọng, theo đốitượng sử dụng, theo tính thời sự, theo mức độ xử lý
1.4 Nội dung và quá trình truyền đạt thông tin
1.4.1 Nội dung thông tin trong quản trị kinh doanh
- Nội dung thông tin là một trong những khâu cơ bản và quan trọng nhấtcủa quá trình thực hiện thông tin trong quản trị.
- Thông tin đầu vào (tình hình nguyên vật liệu, trang thiết bị máy móc, thịtrường, tình hình cạnh tranh).
- Thông tin đầu ra (tình hình kết quả kinh doanh).
- Thông tin phản hồi (thông tin phản ứng của nhân viên về thay đổi quychế tiền lương, phản ứng của đối thủ cạnh tranh )
- Thông tin về môi trường quản trị: Tình hình môi trường kinh doanh gồmpháp luật, chính sách, thời tiết, khí hậu
- Thông tin về các đối tượng quản trị: Thông tin về nhân sự, sản phẩm,marketing, tài chính, chất lượng
1.4.2 Quá trình truyền đạt thông tin
- Quá trình truyền đạt thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi vàngười nhận trên 3 cấp độ khác nhau: thông tin qua lại giữa các cá nhân,thông tin trong nhóm và thông tin tổ chức Các nhà quản trị cần hiểuthông tin ở cả 3 cấp độ vì mỗi cấp độ tạo ra những vấn đề thông tin khácnhau, mức độ khác nhau của sự thất thoát
- Mô hình quá truyền thông tin gồm 7 thành tố: (1) Nguồn gửi thông tin,(2) Thông điệp, (3) Mã hóa, (4) Kênh truyền thông tin, (5) Người nhận,(6) Giải mã, (7) Phản hồi
Trang 7- Thông tin phải bắt đầu từ nguồn thông tin, nơi nhận thông tin, các kênhtruyền xuôi và ngược của thông tin Mỗi kênh truyền thông tin có 3 chặngchính: chặng gửi thông tin, chặng chuyển tiếp thông tin và nhận thông tin.Gửi thông tin ->Mã hóa ->Kênh truyền thông tin >Giải mã ->Kênh nhận thông tin
- Thông tin phản hồi -> Nhiễu
Hình 1 - Sơ đồ quá trình truyền đạt thông tin
- Nguồn (người gửi thông tin): Là người khởi xướng thông điệp có thể làmột người hoặc nhiều người cùng làm việc với nhau (ban nhạc, một tổđưa tin).
- Thông điệp là những tín hiệu làm nguồn truyền cho người nhận (biểutượng, ngôn ngữ qua chữ viết, lời nói hoặc hành vi phi ngôn ngữ nhưnhăn mặt, mỉm cười, lắc đầu ).
- Mã hóa: Là những thông điệp được truyền thể hiện qua biểu tượng - Kênh thông tin là phương tiện qua đó truyền thông điệp từ người gửi đến
người nhận (qua lại giữa các cá nhân như giao tiếp trực tiếp giữa haingười, qua thông tin đại chúng như truyền thanh, truyền hình, internet,báo chí ).
- Giải mã là quá trình trong đó các biểu tượng được diễn đạt bởi ngườinhận
- Thông tin phản hồi từ người nhận tới người gửi thực sự là thông điệpkhác thể hiện hiệu quả khác của thông tin Việc phản hồi nhằm phát hiệnra thông điệp ban đầu không được thông tin phù hợp hoặc thông điệp tiếptheo cần có sự điều chỉnh.
- Trong quá trình truyền đạt, thông tin cũng có thể bị biến dạng, lạc hướng,mất liên lạc hoặc bị nhiễu.
1.5 Hệ thống thông tin quản trị trong tổ chức
1.5.1 Khái niệm và lợi ích của việc xây dựng hệ thống thông tin quản trị 1.5.1.1 Khái niệm
- Hệ thống thông tin trong nội bộ tổ chức là tập hợp các quy tắc kỹ năng vàphương pháp được quy định rõ ràng, nhờ đó con người và thiết bị thực
Trang 8hiện việc thu thập và phân tích dữ liệu nhằm tạo ra các thông tin cần thiếtcho các nhà quản trị tổ chức soạn thảo quyết định.
- Hệ thống thông tin tốt nhất là một hệ thống đơn giản, cung cấp thông tincho đối tượng có nhu cầu dưới dạng có thể sử dụng được để ra quyếtđịnh.
1.5.1.2 Lợi ích
- Cấu trúc tổ chức có xu hướng thay đổi giảm bớt cấp bậc và tăng sự phâncấp, phân quyền trong quản trị nên việc tiếp cận với hệ thống thông tin đãthực hiện dễ dàng, đầy đủ và hiệu quả hơn.
- Quá trình làm việc đã thay đổi, không còn hạn chế về mặt không gian vàthời gian và có thể tách rời khỏi với văn phòng Nhân viên có thể làmviệc, báo cáo tiến độ công việc, phải hồi tức thời, ở bất kỳ nơi nào, thờigian nào nếu có hệ thống thông tin nối mạng.
- Tính linh hoạt của tổ chức gia tăng vì thông tin được cung cấp kịp thời,đầy đủ giúp đưa ra phương án khác nhau, hoặc kịp thời điều chỉnh kếhoạch.
- Tăng khả năng hoạt động và mở rộng thị trường một cách nhanh chóngthông qua các giao dịch thương mại điện tử.
1.5.2 Phân loại hệ thống thông tin quản trị
- Hệ thống thông tin phục vụ cho các cấp quản trị
- Hệ thống thông tin hỗ trợ việc thực thi các chức năng quản trị- Hệ thống thông tin hỗ trợ cho việc quản trị theo chức năng
- Hệ thống thông tin quản lý (MIS- Management Information Systerms)
1.6 Xây dựng hệ thống thông tin trong nội bộ tổ chức
- Quá trình xây dựng hệ thống thông tin quản trị trong tổ chức thường đượcthực hiện qua 4 bước sau:
1 Xác định nhu cầu thông tin trong tổ chức2 Xác định rõ các nguồn thông tin
3 Xây dựng hệ thống thu thập thông tin
4 Theo dõi cập nhật hệ thống thông tin quản trị 1.7 Yêu cầu đối với hệ thống thông tin
- Phải đảm bảo tránh được sự sai lệch trong quá trình truyền thông tin- Phải đảm bảo bí mật và an toàn trong quá trình truyền tin
Trang 9- Phải đảm bảo cung cấp thông tin một cách nhanh chóng- Phải phù hợp với con người và tổ chức sử dụng thông tin- Phải đảm bảo đem lại lợi thế cạnh tranh cho tổ chức- Phải đảm bảo tính hiệu quả kinh tế
2 Quyết định quản trị
2.1 Tổng quan về quyết định quản trị
I Khái niệm quyết định quản trị
- Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của chủ thể quản trị nhằm định ramục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyếtmột vấn đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động kháchquan và phân tích thông tin về tổ chức và môi trường.
- Qua khái niệm trên cho thấy, các quyết định quản trị trực tiếp hướng vàohoạt động của một tổ chức, có liên quan mật thiết với vai trò lãnh đạo vàquyền hạn của người lãnh đạo bộ phận quản trị và hiệu lực của hệ thốngtổ chức trong việc thực hiện quyết định đó Một vài quyết định trong tổchức:
- Quyết định về các chỉ tiêu kế hoạch - Quyết định về phương án tổ chức- Quyết định về động viên khen thưởng- Quyết định thuyên chuyển đề bạt- Quyết định về hình thức kiểm tra II Đặc điểm của quyết định quản trị
- Chỉ có các nhà quản trị mới được đưa ra các quyết định quản trị.
- Quyết định quản trị phải hướng vào đối tượng quản trị cụ thể (đơn vị, tậpthể, cá nhân).
- Các quyết định chỉ được đưa ra khi vấn đề đã chín muồi, trở thành đòi hỏikhách quan không thể không làm được.
- Quyết định quản trị liên quan chặt chẽ đến thông tin và xử lý thông tin,cho nên phải có đầy đủ thông tin cần thiết mới được ra quyết định.
III Vai trò của quyết định trong tổ chức
- Quyết định quản trị thực hiện vai trò định hướng các hoạt động của tổchức khi nó quy định phương hướng vận động và phát triển, khắc phụcmâu thuẫn trên cơ sở nghiên cứu các lợi ích có tính đến những yêu cầu,đòi hỏi của quy luật khách quan.
Trang 10- Quyết định quản trị đóng vai trò hợp tác, phối hợp và ràng buộc các hoạtđộng của các bộ phận về không gian và thời gian
- Quyết định quản trị có vai trò áp đặt cưỡng bức: Một quyết định khi banhành luôn phải có tính mệnh lệnh, bắt buộc đối tượng phải thi hành; đồngthời phải đảm bảo tính động viên và khuyến khích đối tượng tham gia vớimột tinh thần tự giác cao nhất.
- Quyết định quản trị bảo đảm điều kiện cần thiết cho hoạt động của tổchức khi nó xác định các nguồn lực vật chất và phân bổ nguồn lực cầnthiết cho việc thực hiện mục tiêu của tổ chức.
IV Phân loại các quyết định quản trị
- Theo tính chất của vấn đề ra quyết định : Quyết định chiến lược, quyếtđịnh chiến thuật, quyết định tác nghiệp
- Theo thời gian : Quyết định dài hạn ( khoảng 5 năm trở lên ), quyết địnhtrung hạn ( 2 – 4 năm ), quyết định ngắn hạn ( dưới 1 năm ).
- Theo phạm vi thực hiện : Quyết định chung, quyết định bộ phận, quyếtđịnh theo lĩnh vực.
- Theo chức năng quản trị : Quyết định kế hoạch, quyết định về tổ chức,quyết định điều hành
- Theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức : Quyết định quản trị nhân lực,quyết định về quản trị tài chính, quyết định về quản trị công nghệ
- Theo phương thức soạn thảo : Quyết định được lập trình trước, quyếtđịnh không lập trình.
V Yêu cầu đối với các quyết định quản trị của tổ chức
- Tính hợp pháp: Quyết định được đưa ra trong phạm vi thẩm quyền của tổchức cá nhân, quyết định không trái với nội dung mà pháp luật quy định,quyết định được ban hành đúng thủ tục và thể thức
- Tính khoa học: phù hợp với định hướng và mục tiêu của tổ chức, phù hợpvới quy luật, các xu thế khách quan, các nguyên tắc và nguyên lý khoahọc, dựa trên cơ sở vận dụng các phương pháp khoa học, phù hợp vớiđiều kiện cụ thể, với tình huống cần đưa ra quyết định.
- Tính thống nhất (hệ thống): bảo đảm tính thống nhất giữa các bộ phận,các mục tiêu chung và riêng, không được mẫu thuẫn, trái ngược và phủđịnh nhau.
- Tính tối ưu: đảm bảo có hiệu quả - Tính linh hoạt
- Tính thời gian: quyết định phải kịp thời, đúng lúc.
Trang 11- Tính hình thức: quyết định phải có hình thức rõ ràng, dễ hiểu, chính xácvà đơn nghĩa.
- Tính định hướng: Các quyết định đưa ra phải có địa chỉ rõ ràng, quy định,ràng buộc phạm vi thực hiện cho các đối tượng cụ thể.
2.2 Quá trình ra quyết định quản trị
I Cơ sở đề ra quyết định quản trị
- Hệ thống mục đích và mục tiêu của tổ chức- Hệ thống pháp luật và thông lệ xã hội- Những yếu tố hạn chế
- Hiệu quả của quyết định quản trị
- Năng lực và phẩm chất của người ra quyết địnhII Quá trình làm quyết định quản trị
- Xác định vấn đề ra quyết định- Liệt kê các yếu tố quyết định
- Chọn lọc các thông tin liên hệ để đánh giá phương án- Xác định giải pháp
- Triển khai thực hiện phương án đã chọn- Đánh giá kết quả đã thực hiện
2.3 Phương pháp ra quyết định quản trị
2.3.1 Khái niệm
- Là các cách thức mà chủ thể quyết định dùng để thực hiện một, một sốhoặc tất cả các bước của quá trình đề ra quyết định Chủ thể quyết định làcá nhân hoặc tập thể có trách nhiệm đưa ra quyết định quản trị Đó là cácnhà lãnh đạo, tập thể các nhà quản trị, đại diện hay toàn thể tổ chức 2.3.2 Các phương pháp ra quyết định
- Theo mức độ thông tin: Có thể dùng phương pháp ra quyết định trongđiều kiện đủ thông tin và ít thông tin.
- Theo số người tham gia vào quá trình ra quyết định.
2.4 Những yếu tố cản trở việc ra quyết định có hiệu quả
- Thiếu thông tin
- Người ra quyết định có xu hướng nhầm lẫn vấn đề với giải pháp
- Các xu hướng nhận thức của cá nhân có thể bóp méo vấn đề đã xác định- Tính bảo thủ