Tiểu luận những sai lầm khi ra quyết định lập và ra quyết định quản trị

Khái niệm quyết định quản trị - Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chín muồ

LẬP VÀ RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

2 02

1 2023 - 2024

3 Hồ Thị Thu Huyền 050611230445 Soạn nội dung

5 Đặng Nguyễn Kiều My 050611230666 Power Point

6 Nguyễn Triệu Mẫn 050611230636 Thuyết trình

PHIẾU CHẤM ĐIỂM TIỂU LUẬN CỦA GIẢNG VIÊN Điểm bằng số:

Điểm bằng chữ:

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: LỜI NÓI ĐẦU 7

1.1 Lý do chọn đề tài 7

1.2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 7

1.3 Phương pháp nghiên cứu 7

CHƯƠNG 2: KHÁI NIỆM VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 8

2.1 Các khái niệm, bản chất và vai trò quyết định quản trị 8

2.1.1 Khái niệm quyết định quản trị 8

2.1.2 Bản chất của quyết định trong quản trị 8

2.1.3 Vai trò của quyết định trong quản trị 8

2.1.4 Ra quyết định 9

2.2 Tại sao chúng ta phải ra quyết định 10

2.2.1 Tầm quan trọng của việc ra quyết định 11

2.2.2 Tại sao phải ra quyết định 11

CHƯƠNG 3: KỸ THUẬT RA QUYẾT ĐỊNH NHÓM 11

3.1 Tương tác nhóm 11

3.1.1 Khái niệm: 11

3.1.2 Làm việc nhóm là gì? 12

3.1.3 Tương tác nhóm 12

3.1.4 Những kỹ năng cần có khi làm việc nhóm 12

3.1.5 Cách cải thiện kỹ năng làm việc nhóm 14

3.2 Động não 14

3.2.1 Khái niệm 14

3.2.2 Các dạng động não 14

3.2.3 Các bước tiến hành 15

3.2.4 So sánh động não truyền thống và hiện đại 16

3.3 Nhóm danh nghĩa 17

3.4 Hội họp điện tử 17

CHƯƠNG 4 TỔ CHỨC THỰC HIỆN VÀ KIỂM SOÁT QUYẾT ĐỊNH 19

4.1 Khái niệm 19

4.2 Thực hiện và kiểm soát quyết định 20

4.3 Nâng cao hiệu quả ra quyết định 20

4.3.1 Thu thập thông tin: 20

4.3.2 Sử dụng phân tích SWOT: 21

4.3.3 Xác định mục tiêu 21

4.3.4 Xem xét các tùy chọn 21

4.3.5 Đánh giá tài chính 21

4.3.6 Tính toán rủi ro 21

4.3.7 Sử dụng mô hình quyết định 22

4.3.8 Lắng nghe ý kiến 22

4.3.9 Đánh giá hiệu quả 22

4.3.10 Tự cải thiện 22

4.4 Nghệ thuật ra quyết định 23

4.4.1 Tính sáng tạo 24

4.4.2 Tính cân đối 24

4.4.3 Tính hài hòa 24

4.4.4 Tính hiệu quả 25

4.5 Những phẩm chất cần thiết ra quyết định 25

4.5.1 Kinh nghiệm 25

4.5.2 Khả năng xét đoán 27

4.5.3 Óc sáng tạo 28

4.5.4 Khả năng định lượng 29

KẾT LUẬN 31

TÀI LIỆU THAM KHẢO 32

CHƯƠNG 1: LỜI NÓI ĐẦU

1.1 Lý do chọn đề tài

- Không chỉ trong kinh doanh mà ngay cả ở trong cuộc sống đời thường ta vẫn luôn đề

ra các câu hỏi và đưa ra những phương án khác nhau và rồi đi đến quyết định cuốicùng Đó là những việc như hôm nay ăn gì, mặc gì, làm gì, có nên đi dạo hay không,

đi ăn với những ai…trải dài tất cả các lĩnh vực của đời sống Tất cả những gì chúng tađang có và đạt được ở hiện tại chính là kết quả của những chuỗi quyết định trong quákhứ

- Ra quyết định là công việc cơ bản nhưng có thể nói là quan trọng nhất, đóng vai trò trung tâm trong công việc của một nhà quản trị Điều hành một tổ chức từ những công việc đơn giản nhất trong thường ngày cho đến những chiến lược, chính sách quan trọng cũng đều dựa trên cơ sở những chuỗi quyết định của nhà quản trị Vì vậy, quyết định chính xác hay không ảnh hưởng rất lớn đến sự “được - mất”, “thành-bại”, thậm chí là “sống còn” của tổ chức Để có thể mang lại kết quả tốt nhất và hiệu quả cao nhất thì nhà quản trị cần phải có những kiến thức vững chắc về kĩ năng ra quyết định, kèm theo sự thông minh, nhạy bén sẵn có của mình

- Tuy nhiên không phải lúc nào nhà quản trị cũng ra quyết định chính xác

“Ngay cả những người thông minh bậc nhất cũng có thể phạm phải các sai lầm

từ ngớ ngẩn đến nghiêm trọng khi đưa ra quyết định” - Michael J Mauboussin

đã nói như vậy trong quyển sách “Những sai lầm khi ra quyết định” Vậy làm thế nào để có thể đưa ra những quyết định đúng đắn và cải thiện kĩ năng ra quyết định trong quản trị? Đó là vấn đề mà nhóm chúng tôi sẽ nghiên cứu, phântích và làm rõ

1.2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng là tất cả các nhà quản trị nói chung, các thành viên trong nhóm nói riêng

và phạm vi bao quát tất cả các ngành nghề, lĩnh vực đời sống hiện nay

1.3 Phương pháp nghiên cứu

Discover more

from:

HQ10-GE0

Document continues below

quan tri kinh

-sách

chuyện… 92% (79)

20

Thu thập thông tin từ internet, giáo trình có sẵn, tham khảo thông tin từ nhiều nguồn (Học Viện Ngân Hàng)

CHƯƠNG 2: KHÁI NIỆM VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA

QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

2.1 Các khái niệm, bản chất và vai trò quyết định quản trị

2.1.1 Khái niệm quyết định quản trị

- Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chương trình

và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống bị quản trị và phân tích các thông tin về hiện trạng của tổ chức

- Một quyết định nhằm trả lời các câu hỏi: Tại sao phải làm? Cần làm gì? Khi nào làm? Làm trong bao lâu? Ai làm? Và làm như thế nào?

- Ra quyết định - đó là nhiệm vụ quan trọng nhất của người quản trị Thường thì những quyết định của người quản trị có ảnh hưởng tới hiệu quả của đơn vị mình quản

lý Nếu có thể tổng hợp thành một từ để nói lên phẩm chất của một nhà quản trị giỏi,

ta có thể nói rằng đó là “tính quyết định”

- Để ra quyết định nhà quản trị phải hiểu được quy luật để đưa ra quyết định trên cơ

sở khoa học Lý thuyết quyết định thống kê trên lý thuyết là một cơ sở khoa học nhất hiện nay mà các nhà quản trị chưa hiểu hết tác dụng và vận dụng nó làm cơ sở tiền đề cho việc ra quyết định Áp dụng lý thuyết quyết định này sẽ đưa ra việc lựa chọn hànhđộng và cả việc lựa chọn có tư tưởng hợp lý về các hậu quả kinh tế, xã hội, chính trị của việc lựa chọn hành động đó

2.1.2 Bản chất của quyết định trong quản trị

- Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chương trình

và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chín muồi, trên cơ sở

sự hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống bị quản trị và việc phân tích các thông tin về hiện tượng của hệ thống đó

2.1.3 Vai trò của quyết định trong quản trị

Các quyết định về quản trị có vai trò cực kỳ quan trọng trong các hoạt động về quản trị, vì:

- Các quyết định luôn luôn là sản phẩm chủ yếu và là trung tâm của mọi hoạt động

về quản trị Không thể nói đến hoạt động về quản trị mà thiếu việc ra các quyết định, cũng như không thể nói đến việc kinh doanh mà thiếu dịch vụ và hàng hóa

- Sự thành công hay thất bại trong các tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào các quyết định của các nhà quản trị

- Xét về mặt tổng thể thì không thể thay thế các quyết định về quản trị bằng tiền bạc, vốn liếng, sự tự phát, sự tự điều chỉnh hoặc bất cứ thứ tự đồng bằng máy móc tinh xảo nào

- Mỗi quyết định về quản trị là một mắt xích trong toàn bộ hệ thống các quyết định của một tổ chức nên mức độ tương tác ảnh hưởng giữa chúng với nhau là cực kỳ phứctạp và hết sức quan trọng Không thận trọng trong việc ra quyết định thường có thể dẫn tới những hậu quả khôn lường

2.1.4 Ra quyết định

- Ra quyết định là sự lựa chọn một giải pháp tốt nhất, hợp lí nhất cho vấn đề đã xác định.Nhà quản trị luôn luôn phải đưa ra những quyết định, và ra quyết định là một trong những kỹ năng chủ yếu của nhà quản trị Một nhà quản trị có năng lực và hiệu quả khi người đó biết tối đa hóa khả năng ra quyết định của bản thân

- Mỗi một quyết định đưa ra đều có những tính chất sau:

Tính khoa học và nghệ thuật

Nội dung và tác nghiệp cơ bản của nhà quản trị

Gắn liền với quá trình thông tin

Ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của tổ chức

- Có thể phân loại các quyết định như sau:

Theo tính chất Quyết định chiến lược

Quyết định chiến thuậtQuyết định tác nghiệp

Liên quan mục tiêu tổng quát hoặc dài hạnLiên quan mục tiêu hẹp (mục tiêu của các

bộ phận chức năng Liên quan đến điều hành công việc hằng ngày

Theo thời gian Quyết định dài hạn

Quyết định trung hạnQuyết định ngắn hạn

Hơn một chu kỳ hoạt độngTrong một chu kỳNgắn hơn một chu kỳTheo chức năng

quản trị

Quyết định tổ chứcQuyết định điều khiểnQuyết định kiểm soát

Liên quan đến mục tiêu và phương hướng hoạt động Bộ máy tổ chức, phân quyềnCách thức lãnh đạo và động viênTiêu chuẩn kiểm soát và hình thức kiểm soát

Theo cách soạn

thảo

Quyết định chương trình có sẵnQuyết định không theochương trình

Các hoạt động lặp lại, ít thay đổi, gắn với

kế hoạch chuẩnNhững vấn đề biến động phức tạp, không chắc chắn, không lặp lại, quyết định có tínhrủi ro cao Thường gắn với quản trị viên cấp cao, thích hợp với loại kế hoạch chuyên biệt

- Có thể phân loại theo cách khác:

Quyết định theo tiêu chuẩn: mang tính hàng ngày, dựa vào những quy trình giải quyết có sẵn

Dĩ nhiên là có những quyết định theo chuẩn không được trực tiếp giải quyết bằng những qui trình của tổ chức Nhưng bạn vẫn có khuynh hướng ra những quyết định loại này gần như một cách tự động Vấn đề thường chỉ nẩy sinh nếu bạn không nhạy cảm và không biết tác động đúng lúc Một lời cảnh giác cho bạn: không nên để nhữngquyết định theo chuẩn trở thành những chứng cứ biện hộ cho những quyết định cẩu thả hoặc tránh né

VD: Mua 1 máy in cho cô thư ký đánh máy vi tính (theo chuẩn)

Quyết định cấp thời: những tình huống nảy sinh bất ngờ và đòi hỏi nhà quản trịphải hết sức cẩn thẩn để có thể đưa ra quyết định đúng đắn và toàn vẹn

VD: Chuyến bay đến trễ Giám đốc hãng hàng không Vietnam Airlines phải gặp hành khách và quyết định xem nên để họ chờ / cho họ về nhà (cấp thời)

Quyết định có chiều sâu: đòi hỏi phải có kế hoạch rõ ràng, thảo luận và thời gian

để suy xét

VD: Mua 10 máy vi tính cho các nhân viên gồm 6 kỹ sư & 4 cô thư ký (có chiềusâu)

2.2 Tại sao chúng ta phải ra quyết định

2.2.1 Tầm quan trọng của việc ra quyết định

Trong cuộc sống cũng như trong công việc, mỗi người trong chúng ta hàng ngày đều phải đối mặt với rất nhiều vấn đề khó khăn từ dễ đến khó Đó có thể chỉ đơn giản là quyết định mua một món hàng mình thích, ăn một món ăn lạ, …Hay nhiều khi là một quyết định có tính trọng đại ảnh hưởng đến không chỉ chính cá nhân của người ra quyết định mà còn rất nhiều người khác, thậm chí mang tính quốc gia hoặc quốc tế

Có thể việc 1 chàng trai đắn đo lựa chọn con đường học vấn sẽ theo không phải là 1 chuyện gì ghê gớm, đơn giản nó chỉ có thể ảnh hưởng đến chính cuộc sống của người

ra quyết định, hay hơn nữa là gia đình và những người có liên quan Nhưng nếu suy nghĩ rộng ra và đặt ra giả định cụ thể, ta mới có thể thấy hết được tầm quan trọng của việc ra quyết định và ảnh hưởng to lớn của nó đối với cuộc sống

Việc ra quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến tổ chức, doanh nghiệp và gián tiếpđến xã hội, quốc gia, quốc tế…

Quyết định có ảnh hưởng dây chuyền, vì vậy mỗi Nhà Quản trị phải thận trọng và chịu trách nhiệm trong quyết định của mình

2.2.2 Tại sao phải ra quyết định

Cuộc sống là một chuỗi các sự kiện, các vấn đề xảy ra hàng ngày mà ta phải đối mặt Mỗi một vấn đề thường có rất nhiều cách giải quyết từ nhiều góc độ khác nhau Vì vậy, việc đưa ra quyết định cho riêng mình, riêng một tổ chức nào đó là cách duy nhất

mà chúng ta phải chịu trách nhiệm với cuộc sống và thành công của mình Chúng ta thường ra quyết định khi:

- Khi có một hay hiều vấn đề đang tồn tại đòi hỏi việc đưa ra quyết định để giải quyết

- Có nhiều phương pháp khác nhau để giải quyết cùng giải quyết một vấn đề, chọn

ra giải pháp cho phép đạt hiệu quả cao nhất

- Khuyến khích sự sáng tạo và làm phát sinh nhiều giải pháp sáng tạo hơn

CHƯƠNG 3: KỸ THUẬT RA QUYẾT ĐỊNH NHÓM

Những tập thể có thể sử dụng các kỹ thuật khác nhau để kích thích việc ra quyết định để tạo ra kết quả như mong đợi Có thể chú trọng 4 kỹ thuật sau:

3.1 Tương tác nhóm

3.1.1 Khái niệm:

- Một "nhóm" là một tập hợp các cá nhân hoặc thành viên tụ họp lại với mục tiêu chung hoặc mối quan tâm chung Nhóm có thể thực hiện các hoạt động, dự án, hoặc nhiệm vụ cụ thể mà mỗi thành viên đóng góp vào để đạt được mục tiêu đó Các nhóm

có thể có kích thước và đặc điểm đa dạng, và chúng thường được hình thành trong nhiều lĩnh vực khác nhau như trong học tập, công việc, xã hội, hay sở thích cá nhân

- Nhóm có thể được phân 3 loại phổ biến:

Theo tính chất: Nhóm có thể là chính thức hoặc không chính thức Nhóm chínhthức là nhóm được thành lập với mục đích cụ thể và có cấu trúc rõ ràng Nhóm không chính thức là nhóm hình thành tự phát và không có cấu trúc rõ ràng.Theo quy mô: Nhóm có thể là nhỏ hoặc lớn Nhóm nhỏ thường có quy mô từ 2 đến 10 người, trong khi nhóm lớn có quy mô hơn 10 người

Theo thời gian tồn tại: Nhóm có thể là ngắn hạn hoặc dài hạn Nhóm ngắn hạn

là nhóm tồn tại trong một khoảng thời gian ngắn, chẳng hạn như nhóm dự án hoặc nhóm nghiên cứu Nhóm dài hạn là nhóm tồn tại trong một khoảng thời gian dài, chẳng hạn như gia đình hoặc nhóm bạn bè

3.1.2 Làm việc nhóm là gì?

- Làm việc nhóm (Teamwork) là quá trình mà các cá nhân trong một tổ chức, công

ty hoặc dự án hợp tác cùng nhau để đạt được mục tiêu chung Trong làm việc nhóm, mỗi thành viên đều có vai trò và trách nhiệm riêng, đồng thời hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành công việc và giải quyết các vấn đề phát sinh Làm việc nhóm giúp:

Tận dụng sức mạnh của sự đa đạng

Phân chia trách nhiệm

Học hỏi và phát triển

Tăng cường động lực

Nâng cao chất lượng cộng việc

- Để làm việc nhóm hiệu quả, các thành viên cần tuân thủ các nguyên tắc và kỹ năng làm việc nhóm như: giao tiếp rõ ràng, tôn trọng ý kiến của người khác, chia sẻ trách nhiệm, giải quyết xung đột một cách chuyên nghiệp và hợp tác với nhau để đạt được mục tiêu chung

Thảo luận tập thể về những đề tài trong lớp học đến đội nhóm trong công việc

và cả đội nhóm các cấp quản lý cao hơn

Thường xuyên tự kiểm duyệt và thúc giục cá nhân mỗi thành viên hướng theo quan điểm thích hợp

3.1.4 Những kỹ năng cần có khi làm việc nhóm

- Brainstorming: được xem là một phương pháp hiệu quả để tạo ra các ý tưởng độc đáo, sáng tạo trong quá trình làm việc nhóm Khi áp dụng phương pháp này, các thành

viên sẽ thoải mái đưa ra những ý tưởng độc đáo, thậm chí là “điên rồ” nhưng mang lạihiệu quả, bởi chúng không bị giới hạn bởi quan điểm cá nhân hay các ý tưởng đã có Phương pháp này có thể giúp nhóm đạt được sự đồng thuận nhanh chóng và đưa ra các giải pháp phù hợp nhất cho các vấn đề phức tạp.

- Kỹ năng giao tiếp: là nền tảng của làm việc nhóm hiệu quả Điều quan trọng trong một cuộc thảo luận nhóm chính là nói chuyện cởi mở và trung thực với các thành viênkhác Mặc dù có thể xảy ra những bất đồng, nhưng việc thẳng thắn và tôn trọng lẫn nhau sẽ giúp đội nhóm giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn

- Quản lý thời gian: là một trong những kỹ năng cần thiết để làm việc nhóm hiệu quả, mỗi cá nhân cần phối hợp thời gian của mình với thời gian của các thành viên khác, đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn Mỗi người cần phải biết cách ưutiên công việc, xây dựng lịch trình làm việc, theo dõi tiến độ để đạt được mục tiêu chung của đội nhóm

- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Những người có kỹ năng giải quyết vấn đề có thể linh hoạt trước những thách thức hoặc các vấn đề phát sinh Thay vì chỉ nhìn vào những kết quả tiêu cực, họ giữ bình tĩnh và tập trung giúp nhóm tìm ra giải pháp Do đó, kỹ năng này rất quan trọng khi làm việc nhóm, nhất là trong những tình huống khẩn cấp cần đưa ra quyết định nhanh chóng

- Quản trị xung đột: Kỹ năng làm việc nhóm quan trọng là có thể hòa giải vấn đề giữa các thành viên trong nhóm Mỗi cá nhân cần có khả năng thương lượng, thuyết phục các thành viên trong nhóm để giải quyết tranh chấp, đảm bảo mọi người đều hài lòng với lựa chọn cuối cùng

- Kỹ năng lắng nghe: rất quan trọng trong kỹ năng làm việc nhóm, nó cho phép mỗi

cá nhân trở thành một đồng nghiệp, một nhà lãnh đạo xuất sắc hơn

- Tư duy phản biện: không đơn thuần chỉ là việc tranh luận hoặc phản đối ý kiến củangười khác, mà còn là quá trình đưa ra các luận điểm hay đánh giá khách quan, lập luận rõ ràng, hợp lý để chứng minh cho quan điểm của mình Điều này giúp nhóm đưa ra quyết định có cơ sở, đúng đắn và tốt nhất cho tất cả các thành viên

- Hợp tác: Hợp tác giúp tăng sức mạnh của nhóm, cho phép mỗi cá nhân sử dụng các kỹ năng và thế mạnh của nhau để giải quyết vấn đề và đạt được mục tiêu

- Kỹ năng lãnh đạo: giúp mỗi cá nhân góp phần đẩy nhanh tiến độ công việc và thuyết phục để tạo ra sự đồng thuận giữa các thành viên

3.1.5 Cách cải thiện kỹ năng làm việc nhóm

Xác định mục tiêu chung để hướng tới

Xác định vai trò của các thành viên

Thống nhất cách thức hoạt động nhóm

Lắng nghe ý kiến đối phương

Tạo cơ hội để các thành viên giao tiếp, chia sẻ ý kiến

3.2 Động não

3.2.1 Khái niệm

- Gọi là công não hay tập kích bắn súng não (brainstorming) là một phương pháp đặc sắc dùng để phát triển nhiều giải đáp sáng tạo cho một vấn đề Phương pháp này hoạt động bằng cách nêu các ý tưởng tập trung trên vấn đề, từ đó, rút ra rất nhiều đáp án căn bản cho nó

- Theo Hilbert Meyer: Động não (công não) là một kỹ thuật dạy học tích cực, thông qua thảo luận, nhằm huy động những ý tưởng mới mẻ, độc đáo về một chủ đề, của mọi thành viên tham gia thảo luận Các thành viên được cổ vũ tham gia một cách tích cực, không hạn chế các ý tưởng, nhằm tạo ra "cơn lốc" các ý tưởng

- Động não có nhiều áp dụng nhưng thường nhất là vào các lĩnh vực:

Quảng cáo - Phát triển các ý kiến dành cho các kỳ quảng cáo

Giải quyết các vấn đề - các khó khăn, những phương hướng giải quyết mới,phân tích ảnh hưởng, và các đánh giá của vấn đề

Quản lý các quá trình - Tìm phương cách nâng cao hiệu quả công việc và

xử lý sản phẩm

Quản trị các đề tài - nhận diện đối tượng, độ nguy hại, các phân phối, các tiến độ công việc, tài nguyên, vai trò và trách nhiệm, thủ thuật, các vấn đề.Xây dựng đội ngũ - Tạo sự chia sẻ và bàn thảo về các ý kiến trong khi khuyến khích người trong đội ngũ tư duy

VD: cả nhóm thảo luận bàn 1 vấn đề nào đó đc ghi chép ở hiện tại

- Động não không công khai là một hình thức của động não viết Mỗi một thành viên viết riêng ra giấy, nhưng chưa công khai, những ý đồ giải quyết vấn đề theo cách riêng của mình, mà không có sự tham khảo ý kiến hay bị tác động của người khác Sau đó nhóm mới tập hợp các ý tưởng riêng đó và thảo luận chung về các ý kiến hoặc tiếp tục phát triển các ý tưởng tốt.

VD: vấn đề: "Thiết kế máy chuyển ngân của nhà băng" (ATM -Automated Teller Machine)

- Thành viên mời tham dự buổi động não có thể bao gồm: 1 người có gửi tiền nhà băng, 1 nhân viên làm việc chuyển ngân hàng ngày, 1 nhà thiết kế phần mềm, 1 người không có gửi tiền trong nhà băng

- Câu hỏi chính được cô lập lại thành: "Thao tác nào máy chuyển ngân có thể phục

vụ được cho khách hàng?" (hay máy chuyển ngân đảm đương nhiệm vụ gì?)

- Sau khi động thì các ý kiến đã được thu thập về máy ATM được đặt trong hình vẽ

- Khi có bảng các ý niệm thì nhóm làm việc sẽ phân loại theo góc nhìn của người dùng máy ATM Như vậy một số ý kiến như là "khám máy từ xa", "nâng cấp cho máy từ xa", hay "bảo trì máy" chỉ dùng cho người kỹ sư bảo trì

- Đứng trên quan điểm các dịch vụ mà máy cung cấp thì có thể rút thành 3 nhóm dùng máy (Các ý tưởng còn lại được gom gọn thành 3 nhóm này)

- Như vậy dựa vào các thông tin thu nhập được người thiết kế có thể nắm được những tính năng chính của một ATM mà tiến hành

“Động não” là một cách để khuyến khích các thành viên trong nhóm “suy nghĩ khác thường”

- Thiết lập các "luật chơi" cho buổi động não Chúng nên bao gồm người đầu nhóm

có nhiệm vụ điều khiển buổi làm việc

- Không một thành viên nào có quyền đòi hỏi hay cản trở, đánh giá, phê bình hay thêm bớt vào ý kiến, từ vựng nêu ra, hay giải đáp của thành viên khác

- Cần xác định rằng không có câu trả lời nào là sai!

- Tất cả câu trả lời, các ý, các cụm từ, ngoại trừ nó đã được lập lại đều sẽ được thu thập ghi lại (cách ghi có thể tóm gọn trong một chữ hay một câu cho mỗi ý riêng rẽ)

- Vạch định thời gian cho buổi làm việc và ngưng khi hết giờ

- Bắt đầu động não: Người lãnh đạo chỉ định hay lựa chọn thành viện chia sẻ ý kiến trả lời (hay những ý niệm rời rạc) Người thư ký phải viết xuống tất cả các câu trả lời, nếu có thể công khai hóa cho mọi người thấy (viết lên bảng chẳng hạn)

- Không cho phép bất kỳ một ý kiến đánh giá hay bình luận nào về bất kỳ câu trả lờinào cho đến khi chấm dứt buổi động

- Sau khi kết thúc động, hãy lượt lại tất cả và bắt đầu đánh giá các câu trả lời Một

số lưu ý về chất lượng câu trả lời bao gồm:

Tìm những câu ý trùng lặp hay tương tự để thu gọn lại

Góp các câu trả lời có sư tương tự hay tương đồng về nguyên tắc hay nguyên lý.Xóa bỏ những ý kiến hoàn toàn không thích hợp

Sau khi đã cô lập được danh sách các ý kiến, hãy bàn cãi thêm về câu trả lời

chung

3.2.4 So sánh động não truyền thống và hiện đại

Cách thức Sử dụng các công cụ đơn giản như bút,

giấy, bảng trắng, hoặc bảng flipchart

Vd: Brainstorming, mind mapping, kỹ

thuật Six Thinking Hats

Động não hiện đại kết hợp sử dụng công nghệ

và phần mềm để hỗ trợ quá trình sáng tạo, giúp người dùng dễ dàng lưu trữ, chia sẻ và phân tíchcác ý tưởng Một số phương pháp động não hiệnđại bao gồm sử dụng các ứng dụng đám mây, công cụ tương tác

Vd: Miro, Trello, Design Thinking, Agile, Lean Startup

Công cụ Thường sử dụng các công cụ đơn giản như

bút, giấy, bảng trắng, hoặc bảng flipchart

Tận dụng sức mạnh của công nghệ để giúp người dùng dễ dàng lưu trữ, chia sẻ, và phân tíchcác ý tưởng, bao gồm các ứng dụng đám mây, phần mềm quản lý dự án, và các công cụ tương tác

Kết quả Giúp tạo ra các ý tưởng mới thông qua

việc khám phá những mối quan hệ giữa

các khái niệm và vấn đề Tuy nhiên, việc

lưu trữ và chia sẻ ý tưởng có thể bị giới

hạn do sự thiếu hiệu quả của công cụ

truyền thống

Dễ dàng lưu trữ, chia sẻ và phân tích các ý tưởng, giúp tăng khả năng hợp tác giữa các thành viên trong nhóm và nâng cao hiệu quả trong việc giải quyết vấn đề Đồng thời, sự kết hợp giữa các kỹ thuật sáng tạo hiện đại và công nghệ giúp tạo ra những giải pháp phù hợp hơn với thực tế và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu thay đổi của thị trường

Môi

trường áp

dụng

Hiệu quả trong các môi trường giáo dục,

đào tạo, và các tổ chức nhỏ Nó giúp phát

huy khả năng sáng tạo cá nhân và tạo điều

kiện cho việc trao đổi, thảo luận giữa các

thành viên

Thích hợp hơn cho các doanh nghiệp, tổ chức lớn, và các dự án phức tạp, nơi mà yêu cầu về tốc độ, hiệu quả, và khả năng hợp tác giữa các thành viên là rất cao Các kỹ thuật sáng tạo hiện đại giúp tận dụng sức mạnh của công nghệ và sựlinh hoạt trong quá trình giải quyết vấn đề

Tóm lại, động não truyền thống và hiện đại đều có những ưu điểm và hạn chế riêng Tùy vào mục đích, môi trường và yêu cầu của từng dự án, tổ chức hoặc cá nhân, bạn có thể lựa chọn phương pháp động não phù hợp để tận dụng tối đa sức mạnh của sáng tạo và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả nhất

3.3 Nhóm danh nghĩa

- Phương pháp sử dụng nhóm danh nghĩa:

Là phương pháp ra quyết định nhóm, trong đó hạn chế việc bàn luận và giao tiếp giữa các cá nhân trong quá trình ra quyết định Các thành viên trong nhóm đều có mặt tại cuộc họp nhưng họ hoạt động hoàn toàn độc lập với nhau

Là một trong những phương pháp ra quyết định nhóm tốt nhất có thể áp dụng vì chúng hạn chế đến mức tối đa những hạn chế của các nhóm tương tác trực diện, đó là thường gây áp lực để buộc các thành viên nhóm phải tuân thủ quan điểm chung

- Lợi thế chủ yếu của phương pháp này là ở chỗ nó cho phép nhóm gặp nhau một cách chính thức nhưng lại không hạn chế tư duy độc lập của các thành viên như là trong nhóm tương tác truyền thống

- Các bước thực hiện:

Các cá nhân gặp nhau với tư cách là thành viên một nhóm, nhưng trước khi

có bất kì sự bàn luận nào mỗi thành viên đều phải độc lập viết ra những ý tưởng của mình về vấn đề cần giải quyết

Mỗi thành viên nêu ra ý kiến của mình và các ý kiến đó sẽ được ghi chép lại Việc thảo luận chỉ được bắt đầu khi không ai còn ý kiến nào khác Nhóm tiến hành thảo luận và đánh giá các ý tưởng được nêu ra

Mỗi thành viên trong nhóm xếp hạng các ý kiến một cách độc lập Quyết định cuối cùng là phương án được xếp hạng cao nhất

3.4 Hội họp điện tử

- Phương pháp hội họp điện tử là phương pháp mới nhất trong việc ra quyết định; là

sự kết hợp giữa phương pháp sử dụng nhóm danh nghĩa và công nghệ tin học

- Hội họp điện tử có khả năng giấu tên, tính trung thực và tốc độ Những người tham gia có thể giấu tên khi đánh dấu bất kì thông điệp nào mà họ muốn, và thông điệp được chiếu lên màn hình cho tất cả mọi người xem khi người tham gia gõ vàobàn phím

- Hội họp điện tử giúp tiết kiệm thời gian, loại trừ tối đa việc tán gẫu, tránh tình trạng lạc đề và cho phép những người tham gia đồng thời nêu ra ý kiến của mình

- Sự khác nhau giữa hội họp truyền thống và hội họp điện tử:

Hội họp truyền thống: là khi hai hoặc nhiều người đến với nhau để thảo

luận về một hoặc nhiều chủ đề, thường là trong một môi trường chính thức hoặc kinh doanh, nhưng các cuộc họp cũng diễn ra trong nhiều môi trường khác nhau

Được chuẩn bị và thông báo từ

trước Điều này khiến các thành

viên tham gia cuộc họp đều có thể

chuẩn bị tài liệu và kế hoạch kỹ

càng khi tham gia cuộc họp

Môi trường trong phòng sẽ tạo nên

không khí phòng họp Điều đó

khiến cho các thành viên tham gia

cuộc họp đều nghiêm túc tham gia

Khi tham gia vào các cuộc họp, các công việc đều bị hoãn lại nên sẽlàm giảm hiệu suất trong công việc.Với các doanh nghiệp có chi nhánh

ở nhiều nơi khác nhau, các thành viên sẽ phải đi lại nhiều để tham gia các cuộc họp Điều này sẽ gây

ra lãng phí thời gian và tiền bạc

Hội họp điện tử: là khi hai hoặc nhiều người đến với nhau để thảo luận về

một hoặc nhiều chủ đề qua mạng Internet

Có thể họp xuyên biên giới mà

không tốn chi phí đi lại

Quản lý các chi nhánh dễ dàng hơn

Chia sẻ tài liệu giữa các chi nhánh

dễ dàng hơn

Có thể gây ra sự bất tiện với những người chưa tiếp xúc với hình thức họp trực tuyến

Với các phần mềm họp trực tuyến chuyên dụng, doanh nghiệp sẽ phải lắp đặt các thiết bị và phần mềm Nên đối với các doanh nghiệp vừa

và nhỏ, có thể gây tốn kém chi phí