Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý trong logistics

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHƯƠNG 2 QUẢN LÝ DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN CHƯƠNG 3 CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN CHỨC NĂNG NỘI DUNG CHÍNH MÔN HỌC CHƯƠNG 4 HỆ THỐNG THÔNG TIN

Trang 1

Hồng, Giáo trình Hệ thống thông tin quản

lý, NXB Bách Khoa

2012

TLTK Trần Thị Song

Minh, Giáo trình

Hệ thống thông tin quản lý, NXB

ĐH KTQD, 2023

Trang 2

CHƯƠNG 1

GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

CHƯƠNG 2 QUẢN LÝ DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

CHƯƠNG 3 CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN CHỨC NĂNG

NỘI DUNG CHÍNH MÔN HỌC

CHƯƠNG 4

HỆ THỐNG THÔNG TIN LOGISTICS (LIS)

CHƯƠNG 5

HỆ THỐNG THÔNG TIN HỖ TRỢ RA QUYẾT ĐỊNH VÀ HỖ TRỢ ĐIỀU HÀNH

CHƯƠNG 6 PHÁT TRIỂN CÁC ỨNG DỤNG CNTT TRONG DOANH NGHIỆP

NỘI DUNG CHÍNH MÔN HỌC (Tiếp)

Trang 3

1.1 THỜI ĐẠI

THÔNG TIN

1.2 TỔNG QUAN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1.3 VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

1.4 XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN

CHƯƠNG 1:

GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1.1 THỜI ĐẠI THÔNG TIN

1.1.1 NHỮNG ĐẶC TRƯNG CỦA THỜI ĐẠI THÔNG TIN

1.1.2 ĐẶC ĐIỂM CỦA NỀN KINH TẾ TRONG THỜI ĐẠI

THÔNG TIN

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1 THỜI ĐẠI THÔNG TIN

Trang 4

THỜI ĐẠI THÔNG TIN

Những năm 1980

trở về trước

Gần như chưa biết tới

khái niệm HTTT quản

mô hình

Những năm 1990 và Cuối thế kỷ 20

Sự ra đời của các công

ty đa quốc gia; hội nhập toàn cầu; khái niệm HTTT chiến lược

Thế kỷ 21 Thời đại của thông tin

02

Kinh doanh trong thời đại thông tin phụ thuộc vào công nghệ thông tin được sử dụng để thực hiện công việc kinh doanh

03

Trong thời đại thông tin, năng suất lao động tăng lên nhanh chóng

04 Hiệu quả sử dụng CNTT xác định sự thành công trong thời đại thông tin

05 Trong thời đại thông tin, công nghệ thông tin có mặt trong mọi sản phẩm và dịch vụ

Trang 5

Đặc điểm của nền kinh tế trong thời đại thông tin

● Thương mại điện tử

● Giao tiếp trực tuyến

● Môi trường làm việc ảo

● Nền kinh tế dựa trên mong muốn của người tiêu dùng

và ngày càng cá nhân hóa

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.2 TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Trang 6

1.2.1 KHÁI NIỆM HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

dụng công nghệ thông tin để thực

hiện một hoạt động của doanh

nghiệp hoặc của các tổ chức chính

phủ

● Hệ thống con: cũng là một hệ thống

nhưng là một thành phần của một hệ thống khác

● Những hệ thống mà chúng ta xem xét thực chất đều là các hệ thống con nằm trong một hệ thống khác và đồng thời cũng chứa các hệ thống con khác thực hiện những phần nhiệm vụ khác nhau của công việc

Trang 7

Những yếu tố cơ bản của một hệ thống

○ Đầu vào: những đối tượng và thông tin từ môi

trường bên ngoài hệ thống được đưa vào hệ

thống

○ Đầu ra: những đối tượng hoặc những thông

tin được đưa từ hệ thống ra môi trường bên

Đầu ra

b HTTT quản lý

● Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống chức năng thực hiện việc thu

thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp thông tin hỗ trợ ra quyết định, điều khiển,

phân tích các vấn đề và hiển thị các vấn đề phức tạp trong một tổ chức

● Hệ thống thông tin có thể bao gồm những thông tin cụ thể và đặc biệt về

○ một con người,

○ các địa điểm khác nhau,

○ các sự kiện bên trong một tổ chức hoặc trong một môi trường xung quanh đó

Trang 8

NhậP Dữ liệu

Xử lý thông tin Xuất dữ liệu Lưu trữ thông tin Thông tin phản hồi

Những hoạt động chủ yếu xảy ra

trong một quá trình xử lý dữ liệu của

một hệ thống thông tin

Hoạt động thu thập và nhập dữ liệu

từ trong một DN hoặc từ môi trường bên ngoài để xử lý trong một HTTT

Quá trình chuyển đổi từ những dữ liệu hỗn hợp bên ngoài thành dạng

có ý nghĩa đối với người sử dụng

Sự phân phối các thông tin đã được

xử lý tới những người hoặc những hoạt động cần sử dụng những thông tin đó

Các thông tin được lưu trữ thường được tổ chức dưới dạng các trường, các files, các báo cáo, và các cơ sở

dữ liệu

những dữ liệu xuất, giúp người điều hành mạng lưới thông tin có thể đánh giá lại, hoàn thiện quá trình thu thập và xử lý dữ liệu đang thực hiện

Trang 9

● Trong môn học này, khi sử dụng cụm từ

hệ thống thông tin, chúng ta nhắc tới hệ

thống thông tin vi tính

● Phân biệt rõ máy tính và chương trình

máy tính với hệ thống thông tin

● Các nhà quản lý hiện đại phải biết phối hợp những hiểu biết về máy tính với kiến thức về hệ thống thông tin

c Phân loại HTTT quản lý

● C1 Phân loại theo cấp ứng dụng

○ DN được chia thành bốn cấp: chiến lược, chiến thuật,

chuyên gia, và tác nghiệp

○ Các HTTT còn được tiếp tục chia thành năm khu vực

chức năng: bán hàng và marketing, sản xuất, tài chính, kế

● C3 Phân loại hệ thống thông tin theo chức năng nghiệp vụ

Theo cấp ứng dụng

Theo mục đích phục vụ của TT đầu ra

Theo chức năng nghiệp vụ

Trang 10

C1 Phân loại HTTT theo cấp ứng dụng

- HTTT cấp tác nghiệp

1. Trợ giúp QL cấp bậc thấp trong việc theo

dõi các hoạt động và giao dịch cơ bản

2. Mục tiêu: trả lời các câu hỏi thống thường

và giám sát lưu lượng giao dịch trong DN

- HTTT cấp chuyên gia

1. Cung cấp kiến thức và dữ liệu cho những

người nghiên cứu trong tổ chức

2. Mục tiêu: giúp DN phát triển kiến thức

mới, thiết kế sản phẩm, phân phối thông

tin và xử lý các công việc hàng ngày cảu

DN

BH

và Mar

SX Tài chính

Kế toán

Nhân lực

• c1 Phân loại HTTT theo cấp ứng dụng (tiếp)

- Mục tiêu: giúp DN thíc ứng tốt nhất với thay đổi trong môi trường

Trang 11

C2 Phân loại HTTT theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

1 HTTT xử

lý giao dịch

2 HTTT xử

lý phục vụ quản lý

3 HTTT hỗ trợ ra quyết định

4 HTTT hỗ trợ điều hành

5 Hệ thống chuyên gia

1 HTTT xử lý giao dịch (Transaction Processing System- TPS)

● HTTT cơ bản phục vụ cấp tác nghiệp của doanh nghiệp; đóng vai trò chủ

chốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh

● Giúp thi hành và lưu lại những giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết

cho hoạt động sản xuất kinh doanh

● Chúng trợ giúp chủ yếu cho các hoạt động ở mức tác nghiệp

Trang 12

TPS quản lý tiền lương - một hệ thống xử lý giao

dịch kế toán thông thường có ở hầu hết DN

-Tệp tin chủ đạo được tập hợp từ những mẩu thông tin rời rạc (họ tên, địa chỉ, số hiệu nhân viên …) - các thành tố dữ liệu

- Dữ liệu được nhập vào hệ thống, cập nhật các thành tố dữ liệu

- Các thành tố trong tệp tin chủ đạo được tổng hợp theo nhiều cách

để lập ra các báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạo và các cơ quan quản lý hay để gửi phiếu thanh toán cho nhân viên

- Các TPS này có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp khác từ những thành tố dữ liệu đang lưu trữ

1 HTTT xử lý giao dịch (Transaction Processing System- TPS) – tiếp

2 HTTT xử lý phục vụ quản lý - Management Information System- MIS

● Phục vụ các hoạt động quản lý của tổ

chức, nằm ở mức điều khiển tác nghiệp,

điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch

chiến lược

● Thông thường hệ thống chỉ quản lý các sự

kiện nội bộ MIS chủ yếu phục vụ các chức

năng lập kế hoạch giám sát, ra quyết định

ở cấp quản lý

● Chủ yếu dựa vào các cơ sở dữ liệu được

tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như

từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức

● Chất lượng thông tin mà HTTT sinh

ra phụ thuộc nhiều vào quá trình vận hành của hệ xử lý giao dịch

● MIS thường phục vụ các nhà quản lý quan tâm tới những kết quả hàng tuần, hàng tháng hay hàng năm

● MIS cung cấp câu trả lời cho các câu hỏi thông thường đã được định trước và có một quy trình định trước

để trả lời chúng

Trang 13

● Nguồn cung cấp dữ liệu nội bộ cho MIS là từ các hệ thống TPS

● Các loại dữ liệu bán hàng, sản phẩm, thu chi từ các TPS được đưa vào CSDL của MIS, và được chuyển đổi (phân tích, tổng hợp) thành thông tin cần thiết cho người quản lý bằng các phần mềm cung cấp các chức năng báo cáo hoặc truy vấn

2 HTTT xử lý phục vụ quản lý - Management Information System- MIS (tiếp)

3 HTTT hỗ trợ ra quyết định – Decision Support System- DSS

● Phục vụ các hoạt động ra quyết định

● Một HTTT đối thoại có khả năng:

○ Tiếp cận một hoặc nhiều CSDL

○ Sử dụng một hoặc nhiều mô hình để

bểu diễn và đánh giá tình hình

● Nguyên tắc

● Phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra

● Phải có khả năng mô hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp

Trang 14

4 HTTT hỗ trợ điều hành – Executive Support System- ESS

● Tạo ra một môi trường khai thác thông

tin chung; không cung cấp bất kỳ ứng

dụng hay chức năng cụ thể nào

● Thiết kế để tổng hợp dữ liệu về những

sự kiện bên ngoài và những thông tin

tổng hợp từ hệ thống nội bộ MIS và DSS

● Hệ thống sàng lọc, đúc kết và chỉ ra những dữ liệu chủ chốt ESS sử dụng phần mềm đồ họa tiên tiến và

có thể chuyển tải đồng thời các biểu

đồ và dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau tới cấp lãnh đạo

● ESS không được thiết kế riêng cho các vấn đề cụ thể ESS cung cấp các công cụ để tổng hợp dữ liệu, theo dõi, ước lượng các xu thế tùy theo yêu cầu của người sử dụng

5 Hệ thống chuyên gia – Expert System

● Những hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo,

có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ

nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng

các công cụ tin học những tri thức của

một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó

● Hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một

hệ động cơ suy diễn

● Hệ thống cung cấp tri thức (Knowledge Working System- KWS)

● Hệ thống tự động hóa văn phòng (Office Automated System- OAS)

Trang 15

Mối quan hệ giữa các hệ thống

c3 Phân loại HTTT theo chức năng nghiệp vụ

● Phân loại theo chức năng phục

● Hệ thống quản lý nhân sự

● Hệ thống thông tin kế toán, tài chính

● … CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.2 TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Trang 16

1.2.2 CÁC THÀNH PHẦN CỦA HTTT QUẢN LÝ

● Nguồn lực phần cứng

● Tài nguyên phần cứng là các thiết bị kỹ thuật hay

hệ thống thông tin điện tử

● Nguồn lực mạng

● Một tập hợp thiết bị được nối với nhau bằng các kênh cho phép gửi, truyền và nhận thông tin, cho phép chia sẻ các tài nguyên của mạng

● Nguồn lực phần mềm

● Phần mềm hệ thống; Phần mềm ứng dụng

● Nguồn lực nhân lực: những người sử dụng

HTTT trong công việc hàng ngày và những người xây dựng và bảo trì HTTTQL

● Nguồn lực dữ liệu: Các CSDL trong quản lý

hơn

Vai trò 2 giúp các DN có được

ưu thế cạnh tranh Vai trò 3 khuyến khích các hoạt động sáng tạo trong doanh nghiệp

Vai trò 4

việc tạo thành các chi phí chuyển đổi trong mối quan hệ giữa DN với khách hàng hoặc người cung cấp của

nó

Vai trò 5

khả năng tạo ra một

số dạng hoạt động mới của DN CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.3 VAI TRÒ CỦA HTTT QUẢN LÝ

Trang 17

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.3 VAI TRÒ CỦA HTTT QUẢN LÝ

Vai trò của HTTT quản lý

● Vai trò 1: giúp quá trình điều hành của

doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn

● DN có khả năng cắt giảm chi phí, tăng

chất lượng sản phẩm, và hoàn thiện quá

trình phân phối sản phẩm và dịch vụ; Phù

hợp với DN có chiến lược giảm chi phí

● Vai trò 2: giúp các doanh nghiệp có

được ưu thế cạnh tranh

● Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với người

mua hàng và những người cung cấp

nguyên vật liệu

● Vai trò 3: khuyến khích các hoạt động

sáng tạo trong doanh nghiệp Việc này

có thể tạo ra các cơ hội kinh doanh hoặc

các thị trường mới cho doanh nghiệp

● Vai trò 4: việc tạo thành các chi phí chuyển đổi trong mối quan hệ giữa DN với khách hàng hoặc người cung cấp

Khách hàng hoặc người cung cấp hàng bị gắn chặt vào các thay đổi công nghệ bên trong DN, và phải chịu những chi phí đáng

kể và cả sự không thuận tiện nếu chuyển sang sử dụng hoặc cung cấp sản phẩm cho một DN khác

● Vai trò 5: Tạo ra một số dạng hoạt động mới của doanh nghiệp

● Tổ chức ảo; Tổ chức theo thỏa thuận; Các

tổ chức theo truyền thống với các bộ phận

cấu thành điện tử; Liên kết tổ chức

XU HƯỚNG KHÁC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.4 XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA HTTT

Trang 18

1.4 XU HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA HTTT

● Nâng cao tốc độ bộ vi xử lý và tính tiện

● Phát triển kinh doanh điện tử và TMĐT

● Phần cứng máy tính nhanh hơn, nhỏ hơn, rẻ hơn

● Phần mềm: Được chuẩn hóa và tích hợp

2.1 KHÁI QUÁT

VỀ DỮ LIỆU VÀ

THÔNG TIN

2.2 DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

2.3 QUẢN LÝ

DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP CHƯƠNG 2:

QUẢN LÝ DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

Trang 19

CHƯƠNG 2: QUẢN LÝ DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN 2.1 KHÁI QUÁT VỀ DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

TÍNH

2.1 KHÁI NIỆM VÀ PHÂN BIỆT

a Khái niệm

● DỮ LIỆU (DATA)

● Những sự kiện hay những gì quan

sát được trong thực tế và chưa hề

được biến đổi sửa chữa cho bất cứ

một mục đích nào khác => Dữ liệu là

tất cả các đặc tính của các thực thể

như con người, địa điểm, các đồ vật

và các sự kiện,…

● Dữ liệu có thể có hai dạng: dữ liệu

tính toán và dữ liệu đo đếm được

● THÔNG TIN (INFORMATION)

● Dữ liệu đã qua xử lý có dạng như sản phẩm hoàn chỉnh đảm bảo có ý nghĩa đối với người sử dụng

● Thông tin là một sản phẩm hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ liệu

● Thông tin là dữ liệu chính xác, hệ thống hóa, dễ hiệu,

có liên quan và kịp thời

● Thông tin là một giá trị có ý nghĩa, thực tế và con số

có thể mang lại kết quả gì đó hữu ích

● Đôi khi, dữ liệu và thông tin được sử dụng thay thế nhau trong một số trường hợp Tuy nhiên, trong

những trường hợp đó, vẫn cần xác định thông tin là

những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó thực sự

có ý nghĩa đối với người sử dụng

Trang 20

● Thông tin:

● Thông tin là dữ liệu được xử lý, có tổ chức

được trình bày trong một ngữ cảnh nhất

định và hữu ích cho con người

● Dữ liệu:

● là tập hợp các thông tin được thu thập,

lưu trữ và xử lý để sử dụng cho mục đích

nghiên cứu, quản lý hỗ trợ ra quyết định

● được biểu diễn dưới nhiều dạng khác

nhau như văn bản được ghi trên giấy,

dưới dạng bit hoặc byte được lưu trữ

trong bộ nhớ của thiết bị điện tử, số liệu,

hình ảnh, âm thanh, video,

● Dữ liệu chỉ đơn giản là dữ kiện hoặc số liệu – các bit thông tin, nhưng không phải

là thông tin Khi dữ liệu được xử lý, giải thích, tổ chức, cấu trúc hoặc trình bày để làm cho chúng có ý nghĩa hoặc hữu ích, chúng được gọi là thông tin Thông tin cung cấp ngữ cảnh cho dữ liệu

● Dữ liệu và thông tin được gắn với nhau một cách phức tạp, cho dù người ta đang công nhận chúng là hai từ riêng biệt hay

sử dụng chúng thay thế cho nhau, như hiện nay Việc chúng có được sử dụng thay thế cho nhau hay không phần nào phụ thuộc vào cách sử dụng dữ liệu

2.1 KHÁI NIỆM VÀ PHÂN BIỆT

● Thông tin:

- Từ dữ liệu bán hàng hàng tháng để tính tổng doanh thu, số lượng hàng đã bán trong quý => Dữ liệu bán hàng này được gọi chung là thông tin =>

Đánh giá thực tế hiệu quả bán hàng trong quý đó so với quý khác CHƯƠNG 2: QUẢN LÝ DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN 2.1 KHÁI QUÁT VỀ DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

Trang 21

Ví dụ về dữ liệu và thông tin

● Lịch sử của các bài viết nhiệt độ trên toàn thế giới trong 100 năm qua là

dữ liệu Nếu dữ liệu này được tổ chức và phân tích để tìm ra rằng nhiệt độ toàn

cầu đang tăng lên, thì đó chính là thông tin

● Số lượng khách truy cập vào một trang web là một ví dụ về dữ liệu Việc

phát hiện ra rằng lưu lượng truy cập từ TPHCM đang tăng lên trong khi lưu

lượng truy cập từ Hà Nội đang giảm là một thông tin có ý nghĩa

● Thông thường, dữ liệu được yêu cầu để sao lưu một tuyên bố hoặc kết

luận (thông tin) bắt nguồn hoặc suy ra từ nó Ví dụ, trước khi một loại thuốc

được FDA chấp thuận, nhà sản xuất phải tiến hành các thử nghiệm lâm sàng và

đưa ra nhiều dữ liệu để chứng minh rằng thuốc đó là an toàn

ĐẦU VÀO – DỮ LIỆU => ĐẦU RA – THÔNG TIN

● DỮ LIỆU

● Sự kiện thô

● Văn bản và số đơn giản

● Không có tổ chức, được thu thập ngẫu

nhiên

● Được lưu trữ trong mý tính hoặc ghi nhớ

đơn giản bởi một người

● Có thể không phải lúc nào cũng cụ thể

● Không phụ thuộc vào thông tin

● Đơn vị: bit, byte,

=> LÀ THÔNG TIN KHÔNG ĐƯỢC TỔ

● Được phân tích kỹ lưỡng => đáng tin cậy hơn, hữu ích hơn

● Luôn cụ thể theo yêu cầu và mong đợi của người dùng

● Không thể tồn tại mà không có dữ liệu

● Được đo bằng các đơn vị có ý nghĩa như thời gian, số lượng

=> LÀ DỮ LIỆU ĐÃ QUA XỬ LÝ CHƯƠNG 2: QUẢN LÝ DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN 2.1 KHÁI QUÁT VỀ DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

Trang 22

b Đơn vị đo lường

● Máy tính biểu diễn dữ liệu, bao gồm video, hình ảnh,

âm thanh và văn bản theo hệ cơ số nhị phân (1 và 0)

● Bit là đơn vị dữ liệu nhỏ nhất và chỉ biểu thị một giá trị

duy nhất Một byte tương đương với 8 bits Bộ nhớ và

lưu trữ được đo bằng megabyte và gigabyte

● Dữ liệu có thể được lưu trữ dưới định dạng tệp Các

định dạng tệp khác được thiết kế để lưu trữ, chuyển

đổi và xử lý dữ liệu gồm các giá trị được phân tách

bằng dấu phẩy

● Chuyên môn hóa cao hơn như cơ sở dữ liệu, hệ quản

trị cơ sở dữ liệu và sau đó phát sinh công nghệ

relational database để tổ chức thông tin

Trang 23

Mã hóa thông tin trên máy tính

● Để máy tính xử lý được, thông tin cần phải được biến đổi thành dãy bit => Mã

hóa thông tin

● Để mã hóa văn bản, dùng mã ASCII (8 bit) – 256 kí tự đánh số từ 0-255 =>

mã ASCII thâp phân của kí tự

● Bộ mã Unicode (16 bit) có thể mã hóa 65536 kí tự khác nhau => thể hiện

trong máy tính văn bản của tât cả các ngôn ngữ trên thế giới

Biểu diễn thông tin trong máy tính – thông tin loại số

Hệ nhị phân; hệ cơ số 16

Biểu diễn số nguyên

It’s actually a cold place

Trang 24

ĐẶC ĐIỂM CỦA THÔNG TIN

● Độ tin cậy: xác thực và chính xác

=> độ tin cậy thấp: hậu quả

● Tính đầy đủ: bao quát vấn đề =>

không đầy đủ: quyết định sai

● Tính thích hợp, dễ hiểu: TT thừa,

đa nghĩa, trình bày phức tạp => nhà

QL không sử dụng, hiểu sai

TÍNH ĐẦY ĐỦ

TÍNH THÍCH HỢP VÀ

2.2.1 NGUỒN THÔNG TIN CỦA DOANH NGHIỆP

2.2.2 CÁC DẠNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

2.2.3 DỮ LIỆU VÀ VAI TRÒ CỦA DỮ LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP

CHƯƠNG 2: QUẢN LÝ DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN 2.2 DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

Trang 25

2.2.1 Nguồn thông tin của Doanh nghiệp

Nguồn thông tin

DN

Bên ngoài

Khách hàng, đối thủ, DN liên quan

Nhà cung cấp; CQ chính phủ, tổ chức cung cấp thông tin

sách, báo cáo kinh

doanh CHƯƠNG 2: QUẢN LÝ DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN 2.2 DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

Nguồn thông tin của Doanh nghiệp

● Nguồn chính thức

● Các nguồn thông tin chính thức

có thể đến từ bên trong hoặc

bên ngoài tổ chức và bao gồm:

nội bộ, hệ thống máy tính (nhân

sự, kế toán, khách hàng, kiểm

kê, mua hàng), hồ sơ nhân viên,

sổ sách kế toán, báo cáo thường

niên, tài liệu kinh doanh, tạp chí

chuyên nghiệp, sách báo, khảo

sát, báo cáo của ngành…

● Nguồn không chính thức

● Thông tin từ các nguồn không chính thức có thể bao gồm các cuộc trò chuyện với đồng nghiệp vào bữa trưa hoặc từ bạn bè hoặc các cộng sự khác bên ngoài công ty của bạn

Tùy theo từng loại yêu cầu thông tin khác nhau

 tiến hành những bước xử lý dữ liệu khác nhau,

 hình thành những HTTT với các dạng khác nhau,

 phục vụ cho những mục tiêu đa dạng và có đặc tả khác nhau về phần cứng và phần mềm,

về người sử dụng và người điều hành

Trang 26

2.2.2 Các dạng thông tin trong doanh nghiệp

TT chiến lược Giúp các nhà quản lý cấp cao ra quyết định

TT chiến thuật Giúp các nhà quản lý cấp trung ra quyết định

TT tác nghiệp Giúp các trưởng nhóm, nhóm ra quyết định CHƯƠNG 2: QUẢN LÝ DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN 2.2 DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

Thông tin chiến lược

● Liên quan tới những chính sách lâu dài

của một DN; mối quan tâm chủ yếu của

○ những thay đổi về năng suất lao động

○ các công nghệ mới phát sinh

● Về bản chất, thông tin chiến lược là:

○ những thông tin liên quan tới việc lập

kế hoạch lâu dài, thiết lập các dự án,

và đưa ra những cơ sở dự báo cho

sự phát triển tương lai

● Phần lớn các thông tin chiến lược đều xuất phát từ những sự kiện hoặc những nguồn dữ liệu không có từ những quá trình xử lý thông tin trên máy tính

Trang 27

Thông tin chiến thuật

● Sử dụng cho mục tiêu ngắn hạn (một

tháng hoặc một năm), và thường là

mối quan tâm của các phòng ban

● Gồm thông tin từ:

○ Kết quả phân tích số liệu bán hàng

và dự báo bán hàng,

○ Đánh giá dòng tiền dự án,

○ Yêu cầu nguồn lực cho sản xuất, và

○ Các báo cáo tài chính hàng năm

● Dạng thông tin này thường xuất phát từ dữ liệu của các hoạt động hàng ngày => đòi hỏi một quá trình xử lý thông tin hợp lý và chính xác

● Trong việc lập kế hoạch hành động chiến thuật cần phải kết hợp nhiều thông tin từ các nguồn khác nhau trước khi đưa ra quyết định

Thông tin tác nghiệp

● Sử dụng cho những công việc ngắn hạn

diễn ra trong vài ngày hoặc thậm chí chỉ

vài giờ ở một phòng ban

● Gồm thông tin về số lượng chứng khoán

mà DN đang có trong tay, về lượng đơn

đặt hàng, về tiến độ công việc,…

● Về bản chất được rút ra một cách nhanh

chóng từ dữ liệu về các hoạt động => đòi

hỏi những hoạt động thu nhập dữ liệu gấp

rút

● Ít người sử dụng hơn là các thông tin chiến

thuật, nhưng lại có những yêu cầu đặc biệt

hơn

Trang 28

Thông tin chiến lược Thông tin chiến thuật Thông tin hoạt động

– Chúng ta có cần đặt các mục tiêu năng suất khác nhau không?

– Chúng ta có cần thay đổi giờ làm việc để linh hoạt hơn?

– Chúng ta có nên thêm người vào ca tối không?

– Chúng ta có thể làm gì để cải thiện hiệu suất?

– Chúng ta có nên cơ cấu lại hệ thống giám sát các cuộc gọi đến của khách hàng không?

Tính chất của thông tin theo cấp quyết định

Trang 29

● Cơ sở dữ liệu của DN bao gồm

○ các thông tin nội bộ,

○ thông tin khách hàng,

○ thông tin hoạt động và

○ nhiều thông tin quan trọng

khác

● Dữ liệu cần :

○ được bảo mật

○ dễ dàng truy xuất, tìm kiếm và

○ được lưu trên một nền tảng dùng chung của cả DN

2.2.3 Dữ liệu và vai trò của dữ liệu trong DN

a Dữ liệu trong DN

Tài nguyên giá trị Lượng dữ liệu khó quản lý

Mất dữ liệu có thể là thảm họa

Quyền riêng tư

Dữ liệu của Doanh nghiệp

Tài sản của DN; sử dụng để ra quyết định kinh doanh, … hướng đến mục tiêu tăng DT và lợi nhuận

Khối lượng dữ liệu ngày càng lớn và

đa dạng => cần quản lý tốt để dễ sử dụng và điều hướng

Có thể dẫn đến phá sản

Tránh vi phạm quyền riêng tư cá nhân hoặc vấn đề về quyền riêng tư của dữ liệu

Trang 30

hơn

Vai trò 2 giúp các DN giải quyết vấn đề Vai trò 3

Giúp DN nắm bắt và nâng cao hiệu suất

b Vai trò của dữ liệu trong DN

Vai trò 1

Từ các thông tin dữ liệu thu thập được và phân tích chúng, các DN có thể:

● Tìm kiếm khách hàng mới dựa trên nhân khẩu học, hành vi và sở thích chung

của đối tượng khách hàng mục tiêu

● Tăng tỷ lệ quay trở lại mua hàng

● Cải thiện dịch vụ khách hàng

● Quản lý tốt hơn các hoạt động marketing

● Theo dõi, tương tác trên mạng xã hội

● Dự đoán các xu hướng: bán hàng, dịch vụ, tiếp thị,…

Nói tóm lại, dữ liệu sẽ là một yếu tố quan trọng để các nhà lãnh đạo, quản lý đưa

ra các quyết định sáng suốt trong tương lai

Trang 31

● Vai trò 2

● Mọi chiến dịch bán hàng,

marketing,…kết thúc doanh nghiệp

luôn cần đánh giá hiệu quả của

chiến dịch đó Việc theo dõi và xem

xét các dữ liệu từ các quy trình kinh

doanh sẽ giúp phát hiện các sự cố

về hiệu suất, phân tích các hoạt

● dữ liệu hiệu suất đã cung cấp sự rõ ràng cần thiết để thúc đẩy doanh nghiệp phát triển tốt hơn

● Vai trò 4

● Dữ liệu được chia sẻ với mọi phòng

ban giúp cho các nhân viên không

cần mất nhiều thời gian tìm hiểu

những thông tin đã có, thay vào đó là

tập chung vào công việc hiệu quả

hơn

● Các quy trình sẽ được tự động hoá

để thực hiện các trường hợp tương

tự nhau, tiết kiệm thời gian và chi phí

nhân sự cho doanh nghiệp

● Vai trò 5

● Dữ liệu cho biết: khách hàng của doanh nghiệp là ai? Người tiêu dùng liệu có thích sản phẩm của doanh nghiệp hay khách hàng sẽ chi bao nhiêu tiền cho sản phẩm đó?,…

● Dữ liệu chính là chìa khóa để hiểu khách hàng và thị trường

Trang 32

2.3 QUẢN LÝ DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

2.3.1 KHÁI NIỆM QUẢN

LÝ DỮ LIỆU VÀ THÔNG

TIN

2.3.2 TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC QUẢN LÝ DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

2.3.3 CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN HIỆU QUẢ

CHƯƠNG 2: QUẢN LÝ DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN 2.3 QUẢN LÝ DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

2.3.1 KHÁI NIỆM QUẢN LÝ DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

● Quản lý dữ liệu là quá trình thu thập, lưu trữ, bảo mật và sử dụng dữ liệu của

một tổ chức

● Quá trình quản lý dữ liệu bao gồm tất cả các chính sách, công cụ và quy trình

nhằm cải thiện khả năng sử dụng dữ liệu trong khuôn khổ luật pháp và quy

định

● Hiệu quả của việc quản lý dữ liệu đặt nền móng cho việc triển khai hệ thống

CNTT thông qua các ứng dụng kinh doanh, từ việc thu thập thông tin khách

hàng đến việc phân tích chúng, tạo đà cho quá trình định hình chiến lược và

quyết định vận hành rõ ràng của doanh nghiệp

Trang 33

2.3.2 TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC QUẢN LÝ DỮ LIỆU VÀ

THÔNG TIN

● Dữ liệu được coi là một nguồn tài

nguyên giá trị của các tổ chức hiện đại

● Với quyền truy cập vào khối lượng lớn

và đa dạng các loại dữ liệu khác nhau,

các tổ chức đầu tư đáng kể vào kho lưu

trữ dữ liệu và cơ sở hạ tầng quản lý

● Họ sử dụng hệ thống quản lý dữ liệu để

chạy các nghiệp vụ thông minh và phân

tích dữ liệu một cách hiệu quả hơn

Tăng doanh thu

và lợi nhuận

Giảm thiểu sự thiếu nhất quán

Đáp ứng yêu cầu tuân thủ theo quy định

TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC QUẢN LÝ DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

● Lợi ích 1: Tăng doanh thu và lợi nhuận

● Phân tích dữ liệu cung cấp thông tin chuyên sâu hơn về tất cả các khía cạnh

của doanh nghiệp => có thể tận dụng những thông tin chuyên sâu này để tối

ưu hóa hoạt động kinh doanh và giảm chi phí

● Phân tích dữ liệu cũng có thể dự đoán tác động trong tương lai của các

quyết định, cải thiện việc ra quyết định và lập kế hoạch kinh doanh

● Do đó, các tổ chức đạt được tăng trưởng doanh thu đáng kể và lợi nhuận

bằng cách cải thiện kỹ thuật quản lý dữ liệu của họ

Trang 34

TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC QUẢN LÝ DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

● Lợi ích 2: Giảm bớt sự thiếu nhất quán

trong dữ liệu

● Tập hợp dữ liệu thô trong một tổ chức mà

chỉ có một bộ phận hoặc nhóm có thể truy

cập, có thể gây ra sự thiếu nhất quán, làm

giảm độ tin cậy của kết quả phân tích dữ

liệu

● Các giải pháp quản lý dữ liệu tích hợp dữ

liệu và tạo dạng xem dữ liệu tập trung để

cải thiện sự cộng tác giữa các bộ phận

● Lợi ích 3: Đáp ứng yêu cầu tuân thủ theo quy định

Các cá nhân có thể thực hiện quyền truy đòi pháp lý nếu họ nhận thấy rằng các tổ chức:

● Thu thập dữ liệu mà chưa được cho phép

● Kiểm soát lỏng lẻo vị trí và hoạt động sử dụng dữ liệu

● Lưu trữ dữ liệu bất chấp yêu cầu xóa

Do đó, các tổ chức cần có một hệ thống quản

lý dữ liệu công bằng, minh bạch và bảo mật trong khi vẫn duy trì độ chính xác

2.3.3 CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN

HIỆU QUẢ

Bảo mật

dữ liệu khách hàng

Thu thập các dữ liệu cần thiết Sao lưu

dữ liệu thành nhiều nguồn

Dọn dẹp kho dữ liệu

Quản lý quyền truy cập

dữ liệu

Trang 35

CÁC PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ DỮ LIỆU VÀ THÔNG TIN HIỆU QUẢ

thập thông tin cá nhân như tên, email, số

điện thoại và địa chỉ làm việc của khách

hàng Đối với tất cả những thông tin này,

việc đảm bảo không có sự rò rỉ ra bên

b Thu thập các dữ liệu cần thiết

● Lựa chọn chỉ thu thập những dữ liệu cần thiết, mang lại hiệu quả cho hoạt động kinh doanh Quá nhiều thông tin cá nhân hoặc chi tiết có thể khiến khách hàng cảm thấy không thoải mái

● DN cần tỉ mỉ chọn lọc các câu hỏi, khảo sát để xác định mục tiêu thu thập dữ liệu quan trọng và đáng tin cậy nhất

● Áp dụng kế hoạch có lộ trình rõ ràng và quy trình hợp lý, giúp dữ liệu thu thập từ khách hàng thực sự đóng góp vào mục

tiêu và hoạt động của doanh nghiệp

c Sao lưu dữ liệu thành nhiều nguồn

● việc sao lưu dữ liệu thành nhiều nguồn trở

nên bắt buộc để đảm bảo tính an toàn

● Người chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu

khách hàng thường thực hiện việc sao lưu

để đảm bảo sự an toàn cho dữ liệu Điều

này không chỉ tạo độ tin cậy cho doanh

nghiệp mà còn tăng cường niềm tin từ

phía khách hàng Đây thực sự là cách

hiệu quả để bảo mật thông tin cho cả

khách hàng và chính doanh nghiệp khi đối

mặt với những sự cố bất ngờ

d Dọn dẹp kho dữ liệu

● Một số thông tin khách hàng nếu không được sàng lọc một cách cẩn thận sẽ dần trở nên lạc hậu, không mang lại nhiều giá trị cho hoạt động kinh doanh Bên cạnh sao lưu, việc có kế hoạch dọn dẹp dữ liệu định kỳ cũng rất quan trọng

● Cập nhật liên tục các thông tin như số điện thoại, địa chỉ nhà riêng và email => tránh lãng phí tài nguyên và loại bỏ những

dữ liệu thừa không cần thiết, giúp tăng giá trị của dữ liệu, đồng thời lọc ra những đối tượng tiềm năng thực sự, là những khách hàng mục tiêu cho doanh nghiệp

Trang 36

e Quản lý quyền truy cập dữ liệu

● thận trọng và tạo ra sự kiểm soát nghiêm

ngặt đối với việc truy cập thông tin

○ Một số thông tin nên chỉ được tiếp cận bởi

người quản lý có quyền hạn thích hợp

○ Các dữ liệu khác có thể được chia sẻ với

nhân viên kinh doanh, nhân viên chăm sóc

khách hàng và các đơn vị liên quan

● => nhiệm vụ sử dụng và bảo vệ dữ liệu

doanh nghiệp cùng thông tin khách hàng

được đảm bảo Sự tận dụng hiệu quả tất

cả tài nguyên sẽ mang lại lợi ích tối đa cho

sự phát triển của doanh nghiệp

3.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN TÍCH HỢP TRONG KINH DOANH

CHƯƠNG 3:

CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN CHỨC NĂNG

Trang 37

3.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN SXKD

3.1.1 Khái quát về

hệ thống thông tin trong SXKD

3.1.2 Phân loại hệ thống thông tin SXKD theo mức quản lý

3.1.3 Ứng dụng CNTT trong quản lý

SXKD

CHƯƠNG 3: CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN CHỨC NĂNG 3.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN SXKD

3.1.1 Khái quát về hệ thống thông tin trong SXKD

● Kiểm tra chất lượng NVL

● Tìm kiếm nhân công phù hợp, mặt bằng nhà xưởng và các thiết bị SX

● Sản xuất SP và các DV

● Kiểm tra chất lượng SP và DV đầu ra

● Kiểm tra và theo dõi việc sử dụng và chi phí các nguồn lực cần thiết

Trang 38

3.1.1 Khái quát về hệ thống thông tin trong SXKD (tiếp)

Để hỗ trợ chức năng sản xuất, nhiều

HTTT được phát triển nhằm :

● Trợ giúp quá trình quản lý hàng dự trữ

● Kiểm tra chất lượng các yếu tố đầu

vào/đầu ra của quá trình sản xuất

● Dự trữ và giao nhận hàng dự trữ

● Hoạch định và theo dõi năng lực SX

● Thiết kế các sản phẩm và dịch vụ

● Hoạch định các điều kiện sản xuất

● Phân chia nguồn nhân lực

● Kiểm tra kế hoạch sản xuất

● Tìm kiếm công nghệ sử dụng trong SX

● HTTT SXKD cung cấp công cụ cho tất

cả các nhà quản lý cải tiến năng suất

và đem lại lợi thế cạnh tranh cho DN CHƯƠNG 3: CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN CHỨC NĂNG 3.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN SXKD

HTTT SXKD cung cấp thông tin cần thiết để

- lên kế hoạch,

- tổ chức, điều hành, theo dõi, kiểm tra và

- thực hiện các chức năng quản lý khác đối với các hệ thống SX CHƯƠNG 3: CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN CHỨC NĂNG 3.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN SXKD

Mô hình HTTT sản xuất kinh doanh

HTTT QUẢN LÝ SXKD

CSDL

từ bên ngoài

CSDL

nội bộ

CSDL sản xuất kinh doanh

HTTT chuyên gia SXKD

HTTT trợ giúp ra QĐ SXKD

HTTT trợ giúp lãnh đạo SXKD

Báo cáo kiểm tra chất lượng; Kiểm tra tiến trình;

lập KH NVL; Lịch SX; Mẫu thiết kế SP bằng máy tính

Trang 39

Mục tiêu của HTTT sản xuất là cung

cấp những SP và DV với chất lượng

cao nhất, chi phí thấp nhất có thể

HTTT sản xuất kiểm soát gần như

toàn bộ các giai đoạn của quá trình

biến đổi NVL thành thành phẩm

Ngoài nguồn thông tin từ bên ngoài,

đầu vào HTTT SX chủ yếu là thông

tin nội bộ,

HTTT SXKD nhận những thông tin có tính định hướng từ kế hoạch chiến lược của tổ chức

Trong kế hoạch này,

- Các mục tiêu về chất lượng sản phẩm và dịch vụ, các ràng buộc khác được xác định

rõ ràng

- Thông tin về khả năng mở rộng hay thu hẹp

cơ sở SX

- Kế hoạch nâng cao năng lực SX,

- Những giới hạn về nguồn nhân lực

- Sự thay đổi trong chiến lược dự trữ hàng

HTTT kiểm tra chất lượng; HTTT giao hàng; HTTT kế toán chi phi giá thành

b Phân hệ thông tin SX chiến thuật

HTTT quản trị và kiểm hàng dự trữ;

Hoạch định nhu cầu NVL;

Các HTTT SX không dự trữ; hoạch định NLSX; Điều độ sản xuất; Thiết

kế và phát triển SP

c Phân hệ thông tin KD chiến lược CHƯƠNG 3: CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN CHỨC NĂNG 3.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN SXKD

HTTT lập KH và định vị DN HTTT đánh giá và lập KH công nghệ

Trang 40

3.1.2 Phân loại HTTT SXKD theo mức quản lý

a Phân hệ TT SX tác nghiệp

● a1 Hệ thống thông tin mua hàng

● a2 Hệ thống thông tin nhận hàng

● a3 Hệ thống thông tin kiểm tra chất lượng

● a4 Hệ thống thông tin giao hàng

● a5 Hệ thống thông tin Kế toán chi phí giá

thành

● Hệ thống thông tin sản xuất mức tác nghiệp là các HTTT quản lí sản xuất trợ

giúp các công việc trên dây chuyền sản xuất (bao gồm mua hàng, nhận hàng, phân phối sản phẩm, kiểm tra chất lượng)

3.1.2 Phân loại HTTT SXKD theo mức quản lý

a Phân hệ TT SX tác nghiệp

a1 Hệ thống thông tin mua hàng: chức năng duy trì dữ

liệu về mọi giai đoạn của quá trình cung cấp NVL và hàng

hóa mua vào phục vụ SX

a2 Hệ thống thông tin nhận hàng: Mỗi khi nhận hàng,

cần kiểm nhận cẩn thận và chính xác về số lượng và chất

lượng hàng giao nhận nhằm cung cấp thông tin cho các

bộ phận liên quan

a3 HTTT kiểm tra chất lượng

● cung cấp thông tin về tình trạng SP trong quá trình

vận động của chúng từ dạng NVL đến sản phẩm dở

dang đến thành phẩm nhập kho

● Đảm bảo NVL và hàng hóa mua sắm phục vụ quá

trình SX đạt các chuẩn mực yêu cầu đặt ra; kiểm soát

chất lượng trong chu trình sản xuất

a4 Hệ thống thông tin giao hàng

● Mắt xích cuối của quá trình sản xuất là nhập kho thành phẩm hoặc xuất cho khách hàng - người mua

● Có nhiều tài liệu và báo cáo có thể hỗ trợ và kiểm soát các quá trình dự trữ và giao hàng

a5 Hệ thống thông tin Kế toán chi phí giá thành

Thu thập và báo cáo thông tin về các nguồn lực được sử dụng cho sản xuất, trên cơ sở đó xác định được chính xác chi phí sản xuất SP, DV kiểm soát ba nguồn lực chính dùng cho sản xuất:

- Nhân lực - Nguyên vật liệu - Máy móc

thiết bị

Tiêu đề	Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Trong Logistics
Tác giả	Phạm Thị Thanh Hồng, Trần Thị Song Minh
Trường học	Đại Học Kinh Tế Quốc Dân
Chuyên ngành	Logistics và Quản Lý Chuỗi Cung Ứng
Thể loại	Giáo Trình
Năm xuất bản	2023
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	95
Dung lượng	4,11 MB