tiểu luận học phần quản trị dự án đề tài sơ đồ gantt và cấu trúc phân chia công việc

Khái niệm sơ đồ Gantt Biểu đồ Gantt Trong tiếng Anh còn gọi là Gantt Chart là sơ đồ trình bày các nhiệm vụ, sự kiện theo thời gian một cách trực quan gồm các danh sách các công việc cần

HỌC VIỆN HÀNG KHÔNG VIỆT NAM

ef ef & ef

CHIA CÔNG VIỆC

TS Nguyễn Thị Cẩ Lệ m Ngô Thị Hồ ng Nhung 2153410267

Võ Khánh Huyền 2153410445 Đinh Phương Thảo 2153410054 Phạm Công Danh 2153410117 Nguyễ n Thị Ki u Ly ề 2153410247 Nguyễn Thị Thùy Linh 2153410246

LỜI CẢM ƠN

Đầu ti n, chúngê em xin gửi l i cờ ảm ơn ch n th nh đ n Trâ à ế ường Học viện

Hàng kh ng ô Việt Nam đã đưa môn học Quản trị dự án vào chương tr nh gi ng ì ảdạy Đặc bi t, chúệ ng em xin gửi l i cờ ảm ơn s u sâ ắc đến gi ng vi n bả ê ộ mô - Cô n

Nguyễn Thị Cẩm Lệ đã dạy dỗ, truyền đạt những ki n thế ức quý báu cho chúng

em trong suốt th i gian hờ ọ ập vừc t a qua Trong thời gian tham gia l p họ Quản ớ c trị dự án của cô, em đã có thêm cho mình nhi u ki n thề ế ức b ch, tinh thổ í ần học tập hi u quệ ả, nghi m túc Đê ây chắc chắn sẽ là những ki n thế ức quý báu, là hành trang để em c thể vững bước sau này ó

Môn Quản trị dự án là môn học thú vị ô cù, v ng bổ ích và có tính thực tế cao Đảm bảo cung c p đấ ủ kiến thức, gắn li n về ới nhu cầu thực tiễn của sinh viên Tuy nhiên, do v n ki n thố ế ức còn nhi u h n chề ạ ế và ả năkh ng ti p thu thế ực tế còn nhiều

MỤC LỤC

DANH M C CÁC HÌNH Ụ ẢNH 3

DANH M C B NG BI Ụ Ả ỂU 4

DANH M C TÊN VI Ụ ẾT TẮT 5

I KHÁI NIỆM 6

1.1 Khái niệm sơ đồ Gantt 6

1.2 Khái niệm về WBS 6

II ƯU ĐIỂM 8

2.1 Ưu điểm sơ đồ gantt 8

2.2 Ưu điểm cấu trúc phân chia công việc (WBS) 8

III NHƯỢC ĐIỂM 10

3.1 Nhược điểm sơ đồ Gantt 10

3.2 Như ợc điểm củ a c ấu trúc phân chia công việc WBS 10

IV PHƯƠNG PHÁP 11

4.1 Các phương pháp sơ đồ Gantt 11

4.1.1 Sử dụng các ph n mầ ềm hoặc ứng d ng chuyên dụ ụng 11

4.1.2 Sử dụng các công cụ văn phòng 13

4.2.3 Phương pháp tham gia 16

V VÍ DỤ MINH H ỌA 18

5.1 Ví dụ sơ đ Gantt 18 ồ 5.2 Ví dụ mẫu c u trúc phân chia công vi ấ ệc – WBS 19

TÀI LIỆU THAM KHẢO 22

DANH M C CÁC HÌNH Ụ ẢNH

Hình 1 1 Sơ đồ Gantt 6

Hình 1 2 Cấu trúc phân chia công việc WBS 7

Hình 4 1 Công cụ Microsoft 11

Hình 4 2 Phần m m Gantt Project 12ề Hình 4 3 Phần m m Basecamp 12ề Hình 4 4 Biểu đồ cây 14

Hình 4 5 Biểu đ phân cồ ấp 15

Hình 4 6 Bảng phân cấp 15

Hình 5 1 Sơ đồ Gantt theo phương pháp triển khai chậm 18

Hình 5 2 Cấu trúc phân chia công việc xây dựng tòa nhà theo WBS 19

DANH M C B NG BI Ụ Ả ỂU

Bảng 5 1 Kế hoạch thời gian của d án xây dự ựng nhà theo sơ đồ Gantt 20

DANH M C TÊN VI Ụ ẾT TẮT

Chữ viết t ắt Nghĩa tiếng anh Nghĩa tiếng việt

WBS Work Breakdown Structure Cấu trúc phân chia công việc

I KHÁI NIỆM

1.1 Khái niệm sơ đồ Gantt

Biểu đồ Gantt (Trong tiếng Anh còn gọi là Gantt Chart) là sơ đồ trình bày các nhiệm vụ, sự kiện theo thời gian một cách trực quan gồm các danh sách các công việc cần thực hiện và các thanh mô tả tiến độ của từng công việc đó Sơ đồ Gantt hiển thị các thanh ngang có độ dài khác nhau thể hiện thời gian của mỗi nhiệm vụ trong dự án, bao gồm thời lượng cũng như ngày bắt đầu và ngày kết thúc

Sơ đồ Gantt giúp người quản lý dự án và các thành viên trong nhóm có cái nhìn tổng quan về lịch trình của dự án, thời gian hoàn thành của từng công việc và các phụ thuộc giữa chúng Nó cũng giúp quản lý tài nguyên, theo dõi tiến độ và đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn (Pace, 2022)

Hình 1 1 Sơ đồ Gantt

1.2 Khái niệm về WBS

WBS viết t t cắ ủa Work Breakdown Structure à c l ấu trúc phân chia công việ c

nhỏ hơn, theo t ng c p bừ ấ ậc và tr c ự quan hóa tất cả các nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành

dự án

WBS được phát triển bằng cách bắt đầu với mục tiêu cuối cùng và liên tiếp chia nhỏ các thành phần có thể quản lý Đơn vị nhỏ nhất của WBS được gọi là gói công việc (work package) Ở đó chi phí, tiến độ & người thực hiện sẽ được xác định và kiểm soát Quá trình phân chia công việc sẽ kết thúc khi toàn bộ tiến trình thực hiện dự án được hiển thị dưới dạng sơ đồ hệ thống các nhiệm vụ rõ ràng, không còn sự chồng chéo (Hoàng Huyền, 2022)

Hình 1 2 Cấu trúc phân chia công việc WBS

VD: WBS thường được hiển thị theo chiều ngang ở dạng phác thảo, hoặc theo chiều dọc dưới dạng cấu trúc cây (giống như sơ đồ tổ chức)

Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm quản lý dự án để thực hiện quá trình WBS được dễ dàng Đặc biệt, khi phân rã công việc theo cấu trúc WBS kết hợp với mô hình quản lý Gantt Chart, việc lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát dự án

sẽ trở nên hiệu quả hơn

II ƯU ĐIỂM

2.1 Ưu điểm sơ đồ gantt

- Quản lý nhiều công việc cùng lúc: các thông tin biểu thị cho sơ đồ sẽ giúp ngườidùng nắm rõ được nhiều công việc, mục tiêu cần thực hiện của dự án Những công việc này còn được biểu thị về cả mặt thời gian Do đó, người dùng sẽ dễ dàng kiểm soát tiến

quát về côngviệc trong án Từ dự đó, nhà quản lý sẽ thực hiện phân công, sửdụng các nguồn lực cóhiệu quả và tối ưunhất

- Tối ưu hiệu suất công việc: ông việc,mục tiêu đượcthểhiện dưới dạng biểu đồ giúp xác định công việccầnphải hoànthiện Từ đó, người lập sơđồ sẽbiếtcụ thểviệc

- Hiển thị thời gian và tiến độ: Sơ đồ Grantt cho phép bạn bi t đưế ợc thời gian b t ắđầu và kết thúc của từng công việc trong d án, giúpự theo dõi tiến đ và l p kộ ậ ế hoạch công việc một cách rõ ràng

- Đồ ị th hóa công việc: sơ đ Grantt biểồ u di n công viễ ệc d án dưự ới d ng bi u ạ ể

đồ, giúp dễ dàng nhìn th y mấ ối quan hệ giữa các công vi c và sệ ự phụ thuộc gi a chúng.ữ

- Quản lý tài nguyên: Sơ đồ Grantt cho phép theo dõi và phân b tài nguyên cho ổ từng công việc, giúp quản lý tài nguyên hi u quệ ả trong d án.ự

2 2 Ưu điểm c u trúc phân chia công việc (WBS) ấ

- Chi tiết mục tiêu, công việc lớn thành công việc cụ thể: sô hình WBS cho phépphân rã từng nhiệm vụ, công việc thành phần nhỏ hơn Sau đó, công việc này được trực quan hóa thành công việc, thời gian, kết quả cụ thể Từ đó, công việc trong dự án không

bị chồng chéohay bỏ sót

- Kiểm soát thời gian: khi công việc được trực quan hóa, người quản lý chỉ định, ước tính thời gian và chi phí Sau đó dựa theo mô hình WBS, nhà quản lý có thể theo dõitiếnbộ và mức chi phí để đánh giá hiệu quả của án dự

- Tăng cường sự chủ động, trách nhiệm: với mô hình WBS, mỗi cá nhân sẽ thấy

rõ được vai trò của bản thân trong dự án Mọi người sẽ luôn chủ động và có trách nhiệm với công việc đã được phân chia

- Phân chia công việc chi tiết: WBS giúp phân chia dự án thành các gói công vi c ệ

nhỏ hơn và dễ quản lý hơn Đi u này giúp tăng tính minh bề ạch và khả năng theo dõi tiến độ của từng công việc

- Xác định trách nhiệm: WBS giúp xác định rõ ràng trách nhiệm và phân chia công vi c cho tệ ừng thành viên trong nhóm dự án Điều này giúp tăng tính hi u qu và ệ ả trách nhiệm cá nhân trong quá trình th c hiự ện dự án

- Định rõ phạm vi d án: WBS giúp xác định rõ phự ạm vi của d án và giự ới hạn công vi c cệ ần thực hiện Đi u này giúp tránh sề ự mơ hồ và đảm bảo r ng tằ ất cả các công

việc c n thiếầ t được th c hiự ện

III NHƯỢC ĐIỂM

3.1 Nhược điểm sơ đồ Gantt

Điều này phụ thuộc vào cấu trúc phân chia công việc đư c tợ ạo: bằng cách t o c u ạ ấtrúc phân chia công việc cùng với công cụ này, người quản lý có nguy cơ phải sửa đổi toàn bộ tiến độ dự án nếu ước tính thời lượng không chính xác hoặc không đư c đáp ợứng.• Hoạt động tốt cho các dự án nhỏ: Biểu đồ Gantt dần m t đi chấ ức năng khi thời lượng hoặc nhi m vụ mở rộệ ng sang một trang khác Vì r t khó đ theo dõi tấ ể ổng quan

dự án trên màn hình máy tính Đồng thời cần phải cập nhật thường xuyên, gây lãng phí rất nhiều thời gian cho người quản lý Đặc biệt nếu đang làm việc trên một dự án có hàng trăm nhiệm vụ

Xử lý các ràng buộc chưa hoàn chỉnh: nói chung, có ba ràng buộc chính đ i v i ố ớmột dự án: phạm vi, thời gian và chi phí Nếu toàn bộ phạm vi và chi phí không đư c ợ

mô tả trong biểu đồ Gantt Đồng thời, khó có thể biết tác vụ nào nên thực hiện trước khi biểu đồ chứa nhiều tác vụ liên tiếp và l ng nhau.ồ

3 2 Nhược điểm của c u trúc phân chia công việc WBS ấ

Khó áp dụng: áp d ng mô hình WBS vào qu n lý dụ ả ự án đòi hỏi nhiều k năng ỹ Người quản lý sử dụng WBS không chỉ cần k năng chuyên môn cá nhân mà còn c n ỹ ầ

kỹ năng t chức nhóm ổ

Khó thay đổi: mô hình qu n lý WBS phân bả ổ công vi c, thệ ời gian và chi phí m t ộcách chi tiết cho từng mục tiêu chính Vì vậy, b t kấ ỳ sự thay đổi nào cũng đòi hỏi ph i ảđại tu toàn bộ mô hình

IV PHƯƠNG PHÁP

4.1 Các phương pháp sơ đồ Gantt

Để tạo ra sơ đồ Gantt ta, ngay nay có 4 phương pháp được l a chự ọn gồm: Sử dụng các phần mềm hoặc ứng d ng chuyên d ng; Sụ ụ ử dụng các công c văn phòng; Sụ ử dụng các công cụ trực tuyến và sử dụng các công cụ ủ th công Mỗi phương pháp có nhiều

ưu, nhược đi m khác nhau tùy vào nhu cể ầu mức độ của dự án mà l a chự ọn phương pháp

để tạp sơ đồ hợp lý

4.1.1 Sử dụng các ph n mầ ềm hoặc ứng d ng chuyên dụ ụng

Sơ đồ Gantt là công cụ quản lý các dự án quan trọng nhằm mục đích giúp cho người quản lý nắm đư c công vi c, thợ ệ ời gian và mức độ thi hành, hoàn thành củ ừng a tkhâu trong dự án Ngày nay, với sự phát tri n cể ủa công nghệ đã có rất nhiền ph n mầ ềm

ra đời trên thị trường và sau đây là mộ ố pht s ần m n phề ổ ến được các nhà đbi ầu tư lựa chọn

Microsoft Project là một trong những ph n mầ ềm phổ biến nhất cho tới hiện tại, Microsoft Project được thiết kế để quản lý các dự án lớn, có tính phứ ạc t p Các ph m ầmềm đều giúp các thành viên trong nhóm dự án có thể cập nhật và theo dõi tiến dộ của

dự án Bên cạnh đó còn cung c p tính năng t o lấ ạ ịch trình dự án, phân b tài nguyên, ổ đánh giá ti n đ và t o báo cáo.ế ộ ạ

Hình 4 2 Ph n mềầ m Gantt Project

Hình 4 3 Ph n mề Basecamp ầ m Ngoài ra còn còn một số phầm m m như : Phề ần mềm vẽ sơ đồ gantt Monday.com, Phần m m về ẽ sơ đ gantt Asana, Phầồ m mềm Smartsheet, Tuy nhiên mỗi phần mềm đều có nh ng s khác biữ ự ệt nh t đấ ịnh vì thế mà người dùng cần xác đ nh đưị ợc nhu cầu

và các tính năng c n thiầ ết nh m phụằ c v cho d án cụ ự ủa mình

Sử dụng các ph n mầ ềm hoặc ứng d ng chuyên d ng giúp cho dụ ụ ự án diễn ra tốt hơn, nhìn nh n rõ ràng chi tiậ ết hơn, tránh những sai sót không đáng có và thời gian làm

Nhiều năm trước đây hay cho tới th i điờ ểm hiệ ạn t i, nhiều ngườ ẫn còn sử dụng i vcác bản dự án vẽ bằng gi y, các công cấ ụ thường được người ta sử dụng là các loại bút như bút chì, bút lông các màu, bút viết các lo i màu Giạ ấy các loại bìa cứng, bìa mềm, loại giấy A0, A1,B ng Ngoài ra còn c n đ n thưả ầ ế ớc kẻ, máy tính tay, Sử dụng các công cụ ủ th công giúp cho người làm có th tùy chể ỉnh theo ý của mình nhưng bên cạnh

đó là kèm theo nhi u bề ất cập như độ chính xác không cao, m c chứ ất lượng nhất quán thấp, tốn chi phí các nguyên liêu,

Các phương pháp sơ đồ trình bày Gantt đều có nh ng ưu và nhươc điữ ểm riêng nhằm giúp cho người làm dự án có thể lựa chọn hoặc kết hợp các phương pháp l i v i ạ ớnhau để tạo ra một quá trình làm việc hiệu quả

4.2 Các phương pháp cấu trúc phân chia công việc (Work Breakdown

Biểu đồ cây: biểu đồ cây là một phương pháp định d ng sạ ử dụng c u trúc cây đấ ể mô tả các công vi c và quan hệ ệ giữa chúng Khi lập kế hoạch hay đang làm một dự án có

những việc chính sẽ ợc đđư ặt ở mức cao nhất trong cây và các công việc phụ sẽ ợc đưphân c p dưấ ới đó Đây là m t cách trộ ực quan và dễ hiểu để ể th hiện c u trúc công viấ ệc

và phân công

Hình 4 4 Biểu đồ câyBiểu đ phân c p: ồ ấ biểu đ phân c p s p x p các công viồ ấ ắ ế ệc trong dư án theo m c đứ ộ ưu tiên hoặc quan trọng Các công việc quan trọng hơn hoặc cần được hoàn thành trư c sớ ẽ được đặt ở mức cao hơn trong biểu đồ Đây là một cách để xác đ nh các công viị ệc quan trọng và ưu tiên công việc trong cấu trúc phân chia công việc (Huyền Trang, 2023)

Hình 4 5 Biểu đồ phân cấp Bảng phân cấp: bảng phân c p là mấ ột phương pháp định d ng sạ ử dụng b ng đả ể liệt kê các công vi c và phân công Các công vi c sệ ệ ẽ được liệt kê dọc theo cột và các nguồn lực ho c ngưặ ời được phân công sẽ được liệt kê dọc theo hàng Bảng phân c p giúp hi n ấ ểthị rõ ràng và chi tiết các công việc và phân công tương ứng (Huyền Trang, 2023)

4.2.2 Các phương pháp phân chia

Các phương pháp định d ng trên có thạ ể được sử dụng đơn độc ho c kặ ết hợp để tạo

ra cấu trúc phân chia công vi c rõ ràng và dệ ễ hiểu nhằm phục v cho công vi c và các ụ ệ

dự án Vi c sệ ử dụng phương pháp nào ph thuộc vào m c đích và yêu cụ ụ ầu c thụ ể của

dự án ho c công viặ ệc

Sử dụng các phương pháp phân chia nhằm mục đích tăng hiệu suất làm việc, phân chia công vi c phù hệ ợp với chuyên môn từng nhân sư làm tăng hi u quệ ả của công vi c, ệtăng chất lượng công việc và sự phối hợp và c ng tác trong công viộ ệc Các phương pháp thường được dùng trong phân chia như:

- Phương pháp theo d án: pự hương pháp này sử dụng khi công việc đư c th c ợ ự

hiện dựa trên d án cự ụ thể Công việc đư c phân chia theo các giai đoợ ạn, tác vụ ặc hocông đoạn trong dự án Mỗi giai đoạn hoặc công đoạn sẽ có các phân công riêng biệt

và đội ngũ thực hiện yêu c u sầ ự phối hợp giữa các thành viên trong dự án

- Phương pháp theo quy trình: phương pháp này t p trung vào các quy trình và ậcông vi c liên quan đệ ến nhiệm vụ hoặc hoạt động cụ thể trong tổ chức Công vi c đư c ệ ợphân chia dựa trên các bư c ho c quy trình trong quy trình làm vi c Mớ ặ ệ ỗi bước ho c ặquy trình sẽ có các người thực hiện chuyên môn và trách nhiệm tương ứng

Sử dụng các phương pháp phân chia này trong c u trúc công viấ ệc giúp tạo ra sự

rõ ràng và hiệu quả trong phân chia công việc, đồng thời tăng cường sự chuyên môn và phối hợp giữa các thành viên tham gia vào công vi c Sệ ự lựa chọn phương pháp phụ thuộc vào yêu cầu và tính chất cụ ể củth a d án.ự

4.2.3 Phương pháp tham gia

Sử dụng các phương pháp tham gia nhằm mục đích tăng s đa dang ý ki n nhự ế ằm tiếp c n công vi c, d án tậ ệ ự ừ nhiều góc đ khác nhau Giúp cho dộ ự án phù hợp và đáp ứng như c u hơn bầ ởi s tham khự ả ừ các chuyên gia người có kiếo t n thức chuyên môn trong lĩnh vực liên quan hay đã có kiến thức làm các d án trư c đó ự ớ

- Phương pháp nhóm: phương pháp này t p trung vào viậ ệc sử dụng nhóm làm n n ềtảng cho quá trình làm việc Các thành viên trong nhóm sẽ tham gia vào việc đề xuất ý kiến, đưa ra ý tư ng và tham gia vào các quyở ết định Nhằm tạo ra s đa d ng và sự ạ ự phối

hợp giữa các thành viên trong nhóm, từ đó giúp tăng cư ng kh năng tư duy sáng t o ờ ả ạ

và giải quy t vế ấn đề

- Phương pháp chuyên gia: tập trung vào việc sử dụng ki n thế ức và kinh nghiệm

từ những người có chuyên môn và k năng cao trong các lĩnh vực có liên quan Các ỹ chuyên gia sẽ được tham gia vào quá trình đưa ra ý kiến, cung c p thông tin và hư ng ấ ớdẫn cho công việc Nhằm mục đích đảm bảo tính chính xác và chất lượng của công vi c, ệ

Sử dụng các phương pháp tham gia trong c u trúc công viấ ệc giúp tăng cường sự tương tác, đa dạng ý ki n và sế ự tham gia của các bên liên quan Điều này giúp t o ra sạ ự sáng tạo, chất lượng và đáp ng yêu u cứ cầ ủa công vi c Sệ ự lựa chọn phương pháp phụ thuộc vào m c tiêu và tính chất cụ ể củụ th a công vi c ho c dệ ặ ự án