Báo cáo đồ án quản trị dự án vận tải học phần quản trị dự án thương mại điện tử

1 L I CỜẢM ƠNLời đầu tiên, nhóm chúng em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến thầy Nguyễn Thành Huy - gi ng viên b ả ộ môn đã trực tiếp gi ng dả ạy và hướng d n nhóm trong quá trình th c hi

Thạch Việt Tân Trần Phương Quỳnh

1

L I C Ờ ẢM ƠN

Lời đầu tiên, nhóm chúng em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến thầy Nguyễn Thành Huy - gi ng viên b ả ộ môn đã trực tiếp gi ng dả ạy và hướng d n nhóm trong quá trình th c hiẫ ự ện bài đồ án cuối kỳ môn Quản trị dự án Thương mại điện tử Chính nhờ đến những tài liệu, bài

giảng, cũng như kiến th c mà thứ ầy đã cung cấp giúp nhóm em có sự chuẩn b c n thiị ầ ết đểhoàn thành bài ti u lu n cuể ậ ối kỳ này

Bên cạnh đó, nhóm chúng em xin gửi m t l i tri ân sâu sộ ờ ắc đến các thầy cô Đại h c Kinh ọ

t TP Hế ồ Chí Minh, đã luôn nhiệt huy t trong công cu c góp s c truy n l a cho chúng em ế ộ ứ ề ửhọc t p t t m i ngày Cậ ố ỗ ảm ơn những ngườ ạn, người thân đã luôn hỗ trợ tinh th n cho các i b ầthành viên su t th i gian qua Bài ti u luố ờ ể ận được hoàn thành không th không kể ể đến công lao to lớn của mọi người

Và cuối cùng, nhóm em đã c g ng tìm hi u cùng nhau hoàn thành bài ti u luố ắ ể ể ận, nhưng chắc ch n vắ ới lượng kiến th c và kinh nghi m khiêm t n c a mình, bài tiứ ệ ố ủ ểu luận c a nhóm ủ

s khó tránh kh i nh ng thi u sót Nhóm xin kính mong th y thông cẽ ỏ ữ ế ầ ảm và góp ý để chúng

em s hoàn thiẽ ện hơn Chúng em xin gử ời l i chúc th y ngày càng thành công r c r trên s ầ ự ỡ ựnghi p c a mình ệ ủ

3

M ỤC LỤ C

LỜI CẢM ƠN 1

ĐÁNH GIÁ ĐÓNG GÓP 2

MỤC LỤC 3

DANH MỤC BẢNG 4

DANH MỤC HÌNH ẢNH 5

LỜI MỞ ĐẦU 6

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN DỰ ÁN 7

1 Gi i thi u v ớ ệ ề công ty thương mại điệ ửn t 7

2 Sơ lược về dự án 8

3 Mô t 8 y u t cả ế ố ủa dự án 11

4 Mô t quy trình v n t i 16ả ậ ả CHƯƠNG 2: QUẢN LÝ DỰ ÁN 22

1 Xác định yêu cầu dự án 22

2 Xây d ng b ng công viự ả ệc dự án WBS (Work Breakdown Structure) 22

3 Xây d ng lự ịch trình dự án 30

4 Ước tính nguồn lực và phân bổ trong dự án 38

5 Ước tính kinh phí dự án 40

6 K ho ch qu n tr s ế ạ ả ị ự thay đổi của dự án 43

CHƯƠNG 3: TRIỂN KHAI DỰ ÁN 49

1 K ho ch kiế ạ ểm tra và đảm bảo đầu ra 49

2 K hoế ạch đảm bảo tích h p hợ ệ thống hi n có 53ệ 3 K ho ch qu n lý quá trình chuy n giao d 59ế ạ ả ể ự án 4 K hoế ạch đảm bảo trải nghiệm và h ỗ trợ khách hàng 64

CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN VÀ H C HỎI 74Ọ 1 Kết luận và đánh giá dự án 74

2 Hướng phát triển dự án 76

3 Kinh nghi m và bài h c rút ra khi hoàn thành môn h c Qu n tr dệ ọ ọ ả ị ự án thương mại điện

t 77ử TÀI LIỆU THAM KH O 80Ả

4

DANH M C Ụ BẢNG

Bảng 1: Kho ng cách và th i gian giao hàng cả ờ ủa Thế ới di động gi 14

Bảng 2: Chính sách phí giao hàng t ừ nhà kho đến địa chỉ khách hàng 14

Bảng 3:Ước lượng thời gian công việc theo công thức PERT 33

Bảng 4: Ước lượng thời gian công việc – Xác định dự án 33

Bảng 5: Ước lượng thời gian công việc - Lập k hoế ạch quản lý d ự án 34

Bảng 6: Ước lượng thời gian công việc - T ổ chức dự án 35

Bảng 7: Ước lượng thời gian công việc - Kiểm soát d ự án 37

Bảng 8: Ước lượng thời gian công việc - K t thúc d ế ự án 38

Bảng 9: Ứớc tính kinh phí 43

Bảng 10: K ho ch qu n tr s ế ạ ả ị ự thay đổi 48

Bảng 11: K hoế ạch đảm bảo chất lượng d ự án 52

Bảng 12: Tính năng hệ thống qu n lý kho WMS 55ả Bảng 13: K ho ch và tế ạ ối ưu hóa của hệ thống qu n lý v n chuy n TMS 56ả ậ ể Bảng 14: Quy trình c i thi n tả ệ ốc độ và chất lượng c a các m i quan h khách hàng trong quủ ố ệ ản lý chuỗi cung ng 58ứ Bảng 15: K ho ch chuy n giao công ngh 61ế ạ ể ệ Bảng 16: K ho ch chuy n giao s n ph m 62ế ạ ể ả ẩ Bảng 18: K ho ch qu n tr rế ạ ả ị ủi ro 64

Bảng 19: Mô t các mả ục tiêu đảm b o tr i nghiả ả ệm cho khách hàng 66

Bảng 20: Mô t xây d ng dả ự ịch vụ và đảm b o trả ải nghiệm 69

Bảng 21: Quy trình chăm sóc khách hàng trước khi bán sản phẩm 71

Bảng 22: Quy trình chăm sóc khách hàng khi đơn hàng bắt đầu 72

Bảng 22: Quy trình chăm sóc khách hàng sau khi hoàn thành đơn hàng 73

Bảng 23: Bảng đánh giá SWOT 74

5

DANH M C H Ụ ÌNH ẢNH

Hình 1: Tỷ l h y gi hàng v ệ ủ ỏ ề tác động c a phí giao hàng 9ủ

Hình 2: Doanh thu của FPT Shop trong năm 2021-2022 14

Hình 3: Quy trình vận tải hàng của TechGem 17

Hình 4: Quy trình nhập hàng 19

Hình 5: Quy trình quản lý kho hàng hóa 20

Hình 6: Quy trình xu t kho 20ấ Hình 7: Bảng công vi c (WBS) t ng quát 23ệ ổ Hình 8: WBS phân rã - Xác định d ự án 24

Hình 9: WBS Phân rã – L p k hoậ ế ạch quản lý dự án 25

Hình 10: WBS phân rã - T ổ chức dự án 26

Hình 11: WBS phân rã - Kiểm soát d ự án 27

Hình 12: WBS phân rã - Kết thúc dự án 29

Hình 13: Biểu đồ Grantt dự 30án Hình 14: Tổng quan d ự án 30

Hình 15: Quản lý thông tin liên h ệ người quản lý d 31ự án Hình 16: Quản lý l ch trình d 31ị ự án Hình 17: Timeline dự án 31

Hình 18: Bảng phân chia công vi c d ệ ự án 32

Hình 19: Sơ đồ ổ t chức thực hiện dự 39án Hình 20: Ma trận qu n lý trách nhi m RACI 40ả ệ Hình 21: Kế ho ch qu n lý s ạ ả ự thay đổi 48

Hình 22: Kế ho ch kiạ ểm soát tiến độ ự án d 49

Hình 23: Kế ho ch kiạ ểm soát tiến độ công việc, rủi ro, ngân sách 50

Hình 24: Quy trình đảm bảo chất lượng dự án 51

Hình 25: Kế ho ch kiạ ểm soát chi phí dự án 53

Hình 26 : Quy trình quản lý kho hàng WMS 54

Hình 27: Quy trình hợp tác v i 3PL 58ớ Hình 28: Quy trình chuyển giao công ngh 59ệ Hình 29: Quy trình chuyển giao s n ph m 61ả ẩ Hình 30: Quy trình quản lý rủi ro 63

Hình 31: Quy trình đảm bảo tr i nghi m khách hàng 64ả ệ Hình 32: Quy trình đảm bảo d ch v và duy trì trị ụ ải nghi m tốt 67ệ Hình 33: Quy trình chăm sóc khách hàng 70

6

L I M Ờ Ở ĐẦ U

Theo số liệu m i nh t t Cớ ấ ừ ục Thương mại điện t và Kinh t sử ế ố chỉ ra r ng, trong 6 tháng ằđầu năm 2023, doanh thu của thương mại điện tử bán lẻ nói chung tại Việt Nam đạt 10,3 tỷ USD và tăng 25% so với cùng kỳ năm 2021 và chiếm gần 7,7% doanh thu hàng hóa và tiêu dùng cả nước Do đó, để thúc đẩy m nh m nhu c u v mua s m tr c tuy n thì các d ch v ạ ẽ ầ ề ắ ự ế ị ụ

về e-logistics g m c d ch v chuy n phát nhanh, c n ph i phát triồ ả ị ụ ể ầ ả ển hơn và đối m t v i nhiặ ớ ều thách thức hơn

Có kho ng 28% t ng chi phí v n chuyả ổ ậ ển trong thương mại điệ ử đế ừn t n t giao hàng ch ng ặcuối Các nhà vận chuyển như J&T Express,… nhanh chóng mở ộng th trường bằng mô r ịhình nhượng quyền lại, giảm giá v n chuy n, th m chí là áp dậ ể ậ ụng cước phí v n chuy n còn 0 ậ ểđồng để tranh giành th ph n kh c li ị ầ ố ệt Trong khi đó, nhà vận chuyển khác như Giao hàng tiết

kiệm, Giao hàng nhanh,… không có thế m nh v mạ ề ạng lưới giao hàng nên ph i h p tác vả ợ ới các công ty truy n thề ống để thực hiện đơn hàng liên tỉnh, khiến co giá đơn hàng cao hơn,

giảm hiệu qu c nh tranh trong chi phí ả ạ

Vì v y, m t h ậ ộ ệ thống logistics c a mủ ột công ty thương mại điện t là c c k quan tr ng và ử ự ỳ ọ

là m t bài toán nan gi i góp phộ ả để ần thu hút khách hàng, đảm b o dây chuy n v n hành và ả ề ậđóng góp doanh thu cho công ty

7

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN DỰ ÁN

1 Giới thiệu về công ty thương mại điện t ử

1.1 Gi i thi u chungớ ệ : TechGem là công ty thương mại điện tử với mô hình kinh doanh B2C (Business to Customer), t c là công ty bán hàng trứ ực tiếp cho người tiêu dùng cu i cùng ố

và áp dụng mô hình kinh doanh đa kênh, chuyên v m t hàng thi t b ề ặ ế ị đeo thông minh V i s ớ ựphát tri n c a công ngh kể ủ ệ ỹ thuật s , nhu c u v s hiố ầ ề ự ện đại và ti n lệ ợi ngày càng được chú trọng hơn, với sự xuất hiện của các sản phẩm đeo thông minh giúp cung cấp cho người dùng

kh ả năng theo dõi hoạt động th ể chất và giấc ngủ, đo lường sức khỏe và thực hiện vi c thanh ệtoán m t cách ti n l i Các thi t b n i bộ ệ ợ ế ị ổ ật mà TechGem đang phát triển và mang đến cho khách hàng có th k ể ể đến như:

- Đồng h thông minh: tích hồ ợp các tính năng thông minh như hiển th thông báo t ị ừđiện thoại, theo dõi các hoạt động thể chấ ủa con ngườt c i, qu n lý l ch trình làm vi c, gả ị ệ ọi điện,… (Giá bán từ 3.000.000đ – 15.000.000đ)

- Tai nghe công ngh : là lo i không dây, có tích hệ ạ ợp các tính năng thông minh như trợ lý ảo, điều khiển âm nhạc và nhận thông báo từ điện thoại di động,… (Giá bán t ừ500.000đ – 5.000.000đ)

- M t kinh thông minh: là lo i ph ki n có tích h p công ngh hi n th video, hình ắ ạ ụ ệ ợ ệ ể ịảnh được kết nối từ điện thoại (Giá bán từ 1.000.000đ – 6.000.000đ)

Xuất phát t nhu cừ ầu và đam mê sử ụ d ng ph ki n tích h p công ngh , website và cụ ệ ợ ệ ửa hàng c a chúng tôi tr ủ ở thành điểm đến m i m ớ ẻ cho các tín đồ thời trang yêu thích s hiự ện đại

và ti n l i Chúng tôi không ch chú tr ng vào vi c cung c p s n ph m, mà còn t p trung vào ệ ợ ỉ ọ ệ ấ ả ẩ ậ

vi c c i thi n tr i nghi m mua sệ ả ệ ả ệ ắm và chăm sóc khách hàng Đội ngũ nhân viên của chúng tôi không ng ng m rừ ở ộng để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng về tư vấn, hỗ trợ và chăm sóc khách hàng Chúng tôi cam kết mang đến không ch s n ph m chỉ ả ẩ ất lượng mà còn d ch v ị ụkhách hàng t n tâm ậ

1.2 T m nhìn S mầ – ứ ệnh

1.2.1 V tề ầm nhìn: Trong năm 2024 – 2027, tr thành công ty dở ẫn đầu trong lĩnh vực

ph ki n thông minh trên Vi t Nam v i chụ ệ ệ ớ ất lượng s n phả ẩm đảm b o và d ch v t t nh t ả ị ụ ố ấNgoài ra, công ty t p trung vào vi c phát tri n và cung cậ ệ ể ấp thêm đa dạng các ph ki n thông ụ ệminh khác theo xu hướng và nhu cầu ngày càng được đòi hỏi t ừ người dùng, đặc bi t là nh ng ệ ữtín đồ thời trang đam mê tích hợp các tiện ích công nghệ Bên cạnh đó, Công ty mong muốn góp ph n vào s phát tri n và ti n b c a ngành công nghi p ph kiầ ự ể ế ộ ủ ệ ụ ện thông minh, b ng cách ằthúc đẩy sự đổi mới, nghiên cứu và phát triển các công nghệ mới, cũng như hợp tác với các

đối tác trong ngành Cu i cùng, TechGem luôn mu n ố ố mang đến trải nghiệm mua sắm và sử

8

dụng s n ph m thú v , thu n tiả ẩ ị ậ ện và đáng tin cậy cho khách hàng Công ty cam k t cung cế ấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt nhấ ểt đ đáp ứng mọi nhu cầu và yêu c u c a khách hàng ầ ủ1.2.2 V s m nh: TechGem luôn chú trề ứ ệ ọng mang đến sự tiện tích b ng vi c cung c p ằ ệ ấcác ph kiụ ện thông minh ngày càng được c i ti n tả ế ừ đồng h giúp qu n lý th i gian và sồ ả ờ ức

khỏe, mắt kính thông minh tăng cường thực tế ảo đến tai nghe thông minh có th gể ọi điện,… Ngoài ra, công ty chủ trương đóng góp vào sự phát tri n c a công nghể ủ ệ trong lĩnh vực ph ụ

ki n thông minh, b ng vi c nghiên c và áp d ng trí tu nhân tệ ằ ệ ứ ụ ệ ạo, IoT (Internet of Things) để mang đến các s n phả ẩm đột phá nh t Bên cấ ạnh đó, TechGem luôn đảm bảo s b o m t và an ự ả ậtoàn riêng tư cho người dùng qua việc coi trọng thông tin cá nhân được lưu trữ trên các phụ

ki n trang s c thông minh, t c là cung c p các s n ph m có tính b o m t cao và tuân th quy ệ ứ ứ ấ ả ẩ ả ậ ủđịnh về b o v d ả ệ ữ liệu để làm yên tâm khách hàng nh t Cu i cùng, TechGem mang s m nh ấ ố ứ ệ

t o ra h ạ ệ sinh thái phụ ệ ki n thông minh kết nối và tương tác với nhau, mong muốn mang đến trải nghiệm toàn di n nhệ ất cho người tiêu dùng

1.3 Quy mô công ty

- a chĐị ỉ: TechGem gồm 1 tr s chính (ụ ở TP Hồ Chí Minh) và 3 chi nhánh (Hà Nội, Đà Nẵng và TP H ồ Chí Minh) và 1 kho lưu hàng tồn kho (TP H Chí Minh); ồ

- Doanh thu: Theo báo cáo tài chính t ừ công ty, doanh thu trong năm 2022 của TechGem

đạt 2,000 t đồng, tăng 20% so với năm 2021 Trong đó, doanh thu từ hình thức kinh doanh ỷthương mại điện tử chiếm gần 75% so với kinh doanh trực tiếp tại cửa hàng

- Quy trình vậ ản t i hi n tệ ại:

+ Công ty có đội ngũ nhân viên giao hàng riêng (6h00 – 18h00): Nội thành (trong vòng 48 ti ng), Ngo i thành (4 5 ngày); ế ạ –

+ Đội ngũ nhân viên quản lý kho, sắp xếp hàng, kiểm tra và vận chuyển hàng hóa

xuất/nhập kho, điều phối dây chuyền v n hàng; ậ

+ Đội ngũ nhân viên tư vấn trực tiếp 24/7 cho khách hàng cần hỗ trợ mọi lúc

- Số lượng đơn: Theo báo cáo từ công ty, số lượng đơn hàng trong một ngày của công ty có sự biến động nhưng trung bình như sau:

+ Kinh doanh trực tuyến: 1,000 – 1,500 đơn/ngày;

+ Kinh doanh trực tiếp: 300 – 500 đơn/ngày

2 Sơ lược về ự d án

2.1 Tên d án:ự Xây dựng và phát tri n b ph n logistic cể ộ ậ ủa công ty thương mại điệ ửn t TechGem

2.2 Lý do th c hi n d án:ự ệ ự Được thành lập vào năm 2019, công ty TechGem đã gặp

ph i nhả ững khó khăn lớn trong nhiều năm chống ch i d ch b nh Covid-19 Cùng v i nh ng ọ ị ệ ớ ữ

9

khó khăn đó, hành vi mua sắm của con người chuyển hướng mạnh mẽ theo thói quen, hoàn cảnh, t mua sừ ắm tr c tiự ếp tại c a hàng sang mua sử ắm tr c tuyự ến Bên cạnh đó, việc đẩy mạnh hoạt động tr c tuy n trên Internet m nh mự ế ạ ẽ đã giúp việc thúc đẩy truy n thông sề ản

phẩm ph ki n thông minh cụ ệ ủa TechGem được lan truy n và ti p cề ế ận ngày càng đông đảo người tiêu dùng

Theo Forbes Advisor, lý do ph biổ ến mà người mua hàng t b gi hàng c a h vì chi ừ ỏ ỏ ủ ọphí shipping hàng chiếm đên 48% Trong kinh doanh thương mại điện t , g n m t n a s ử ầ ộ ử ốngười mua hàng trực tuy n cho bi t các kho n phí có g m phí v n chuy n s khi n h không ế ế ả ồ ậ ể ẽ ế ọ

th tiể ếp t c mua hàng trong quá trình thanh toán Bên cụ ạnh đó, các hạn ch khác bao g m yêu ế ồcầu tạo tài khoản, th i gian giao hàng ch m, quy trình thanh toán dài hoờ ậ ặc ph c tứ ạp

Hình 1: T l h y gi hàng v ỷ ệ ủ ỏ ề tác động c a phí giao hàng ủ

Ngoài ra, gần 22% người mua hàng tr c tuy n hự ế ủy đơn hàng vì vận chuy n quá ch m ể ậTức là h luôn muọ ốn món hàng đến càng s m càng t t nên n u công ty m t hàng tu n hàng ớ ố ế ấ ầtháng để giao hàng thì họ sẽ rời bỏ trang mua hàng của bạn mà chuyển sang đối thủ cạnh tranh để có thời gian giao nhanh hơn

Do đó, công ty TechGem lập ra kế hoạch cụ thể nhằm mục đích phát triển nền tảng mua bán s n ph m và mong mu n cung c p cho khách hàng m t d ch v v n tả ẩ ố ấ ộ ị ụ ậ ải nhanh chóng, đảm bảo chất lượng và giá c phả ải chăng nhất

Chính vì phát tri n d ch vể ị ụ trên môi trường tr c tuy n m nh m , cho nên dây chuy n ự ế ạ ẽ ềlogistic là một trong nh ng khâu không th thi u và quan trữ ể ế ọng để giúp khả năng vận hành

t t nhố ất, đảm b o ni m tin v i khách hàng Tuy v y, hả ề ớ ậ ệ thống v n t i c a công ty trong môi ậ ả ủtrường thay đổi quá nhanh từ trực tiếp sang hoàn toàn tr c tuyự ến đã gây ra nhiều bất cập như

10

l a ch n hình th c v n chuyự ọ ứ ậ ển, đơn vị ậ v n chuy n, cách th c vể ứ ận hành, đóng gói, theo dõi

kỹ càng đơn hàng và việc cân nhắc áp d ng công ngh ụ ệ để tăng vận hành

Chính vì v y, TechGem ậ đã quyết định thành lập và đầu tư phát triển d án v n t i, vự ậ ả ới mục tiêu tìm kiếm các đơn vị ợ h p tác có thể đáp ứng các tiêu chí v n chuy n bên TechGemậ ể ,

có nhiều ưu đãi nếu h p tác dài h n, tích h p công ngh ợ ạ ợ ệ theo dõi đơn hàng, đàm phán để phân

bổ chi phí nhằm tối ưu việc vận đơn và tăng doanh thu nhất có thể

2.3 Người qu n lý:ả Dương Ngọc Sam; Email: samduong.31211026560@st.ueh.edu.vn

2.4 Mô t d án:ả ự Công ty thành l p d án vậ ự ới định hướng theo nghiên c u thứ ị trường, chiến lược và mong muốn cải thiện chất lượng vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng, với mục đích dễ dàng quản lý, chăm sóc khách hàng tốt hơn Bên cạnh đó, công ty hướng đến tăng khả năng vận hành trong quy trình vận tải và mang lại doanh thu cao cho thương hiệu 2.5 Mục đích dự án: Công ty xây d ng và phát tri n thành công b ph n v n t i hàng ự ể ộ ậ ậ ảhóa, có th cể ải thiện, tăng khả năng vận hành và tăng doanh thu cho công ty

2.6 M c tiêu d án: ụ ự

- L p kậ ế hoạch chi ti t v quy trình v n t i cho công ty, nhế ề ậ ả ằm đảm b o công viả ệc đúng tiến độ

- Thực hi n dệ ự án vào ngày 25/11/2023 đến ngày 25/5/2024 và ti p t c kh c phế ụ ắ ục

lỗi, phát triển hơn trong tương lai

- Thỏa thu n, h p tác vậ ợ ới 1 đối tác v n chuyậ ển đáp ứng được các hình th c v n ứ ậchuyển của công ty và đem lại mức chi phí tối ưu nhất, kèm nhiều ưu đãi

- Tìm ngu n l c k ồ ự ỹ thuật có th mang l i gi i pháp công ngh quể ạ ả ệ ản lý kho, đóng gói, chăm sóc khách hàng,

- Trong quý đầu tiên, cần đặt KPI ph n h i v d ch v giao hàng tích c c chi m 95% ả ồ ề ị ụ ự ếtrên tổng đơn giao

- Phân b ngu n l c phù h p ổ ồ ự ợ

- Liên kết công việc của logistic với các bộ ph n liên quan khác nhậ ằm thúc đẩy hiệu suất

- Giao hàng trên toàn b 63 t nh thộ ỉ ành toàn qu c ố

- Đẩy m nh truy n thông cho khâu logistic cạ ề ủa công ty thông qua đối tác uy tín 2.7 Ph m vi d ạ ự án

- Thời gian thực hiện: 6 tháng (25/11/2023 25/5/2024); –

- Nguồ ựn l c dự án: Ban Giám đốc, Thuê ngoài cho b ph n kộ ậ ỹ thuật, Tổ độ ự áni d , Hợp tác vận chuy n v i bên th 3 (3PL); ể ớ ứ

- D ự trù kinh phí: 290 t ng ỷ đồ

11

2.8 Các ràng buộc của d án ự :

- Thời gian thực hiện d ự án không quá 6 tháng;

- Ngân sách chi tiêu cho dự án không vượt quá 5% kinh phí d ự trù;

- D ự án tuân thủ các quy định c a pháp luủ ật liên quan đến v n chuy n hàng hóa; ậ ể

- D ự án quản lý tốt mối quan h vệ ới các đối tác v n chuyậ ển để đảm bảo chất lượng;

Dự án t p trung vào vi c gi m chi phí v n chuy n nh t thông qua các tích h p hậ ệ ả ậ ể ấ ợ ệ thống bằng cách như: Quản lý tài nguyên (hệ thống ERP tích h p giúp qu n lý ngu n tài nguyên, ợ ả ồ

đến tối ưu hóa chi phí nhân công, vận chuyển), Th a thuận chi phí vận chuyển (tìm kiếm các ỏnhà cung c p v n chuy n uy tín, giá c h p lý, nhiấ ậ ể ả ợ ều ưu đãi hợp tác dài h n, d ch vạ ị ụ chất lượng), Tối ưu hóa lộ trình vận đơn (giảm thiểu th i gian, chi phí trong quá trình vận chuyển ờhàng hóa)

TechGem v i s mớ ứ ệnh mang đến cho các khách hàng, những người đam mê với nh ng ữmón đồ ph kiện có tích h p công nghệ thông minh, nhụ ợ ằm mang đến những trải nghiệm mới

lạ, độc đáo nhất nhưng cũng rất h u ích trong b o vữ ả ệ người dùng/s c khứ ỏe Đặc biệt, TechGem luôn chú trọng mang đến t n tay khách hàng nh ng s n ph m ch n chu và t n tâm ậ ữ ả ẩ ỉ ậtrong khâu đóng gói, vận t i hàng hóa c n thả ẩ ận đến tay người tiêu dùng

- Chương trình ưu đãi: TechGem thường xuyên c p nhậ ật các chương trình khuyến mãi theo các d p l lị ễ ớn trong năm/các sự ện đặ ki c bi t c a doanh nghi p/tri ân, nh m hệ ủ ệ ằ ỗ trợ

28

Danh sách công việc trong quy trình ki m soát d ể ự án

Ở bước thu thậ p hiện tr ng, chúng ta sẽ ậ ạ t p trung vào vi c thu th p dữ ệ ậ liệu định kỳ (từ 1 đến 2 tu n) c a d án và d ầ ủ ự ữ liệu t các thành viên trong d ừ ự án để c p nh t tiậ ậ ến độ và hi u suệ ất công việc Đây là những thông tin quý giá ph n ánh tr c ti p t ả ự ế ừ người th c hi n T ự ệ ừ đó có cơ

sở để tiến hành phân tích tình hình hi n tệ ại của d án và so n th o các tài liự ạ ả ệu tổng hợp, đây

là cơ sở vững chắc để ể hi u rõ về tình hình dự án

Qua việc làm rõ s khác bi t gi a dự ệ ữ ự kiến và th c tự ế, chúng ta có th nh n diể ậ ện được

nh ng sai l ch trong lữ ệ ịch trình, ngân sách và chi phí Phân tích này giúp xác định c n thiầ ết

phải điều ch nh k hoỉ ế ạch như thế nào để đảm bảo m c tiêu và k t qu c a d án không b nh ụ ế ả ủ ự ị ảhưởng

Với giai đoạn xây dựng phương án sửa đổi, chúng ta s ẽ tiến hành xác định vấn đề hiện t i qua ạviệc phân tích và đánh giá những thông tin đã thu thập được Căn cứ vào những phân tích đó, chúng ta s ẽ đưa ra hướng giải quyết và hướng đi mới cho dự án, đồng thời đánh giá kỹ lưỡng

nh ng ữ ảnh hưởng mà các gi i pháp này có th mang l i cho dả ể ạ ự án Điều này bao g m viồ ệc nắm bắt cơ hộ ải ti n và kh i c ế ả năng phả ứn ng linh hoạ ới những thay đổi không mong đợi t vCuối cùng, ởgiai đoạn kiểm th , ử mục tiêu chính là đảm bảo r ng t t cằ ấ ả các phương án

sửa đổi đều được ki m tra m t cách kể ộ ỹ càng trước khi đưa vào triển khai th c tự ế Đầu tiên, chúng ta xác định yêu cầu kiểm thử, sau đó tiến hành lập kế ho ch kiểm thử cụ thể, thiết kế ạkịch bản để mô ph ng các tình hu ng có th x y ra Vi c th c hi n ki m th giúp chúng ta ỏ ố ể ả ệ ự ệ ể ửđánh giá chất lượng và độ tin c y c a gi i pháp, và cu i cùng là viậ ủ ả ố ệc tổng h p và báo cáo kợ ết

qu ki m thả ể ử, qua đó cung cấp thông tin quan trọng cho các bước điều ch nh ti p theo Nỉ ế ếu

dự án diễn ra suôn s ẻ và đi đến thành công sẽ đi đến vi c chuy n giao cho các bên liên quan ệ ể2.2.5 K t thúc d ế ự án

29

Hình 12 : WBS phân rã - K t thúc dế ự án

Danh sách công việc trong quy trình k t thúc d ế ự án

Ở giai đoạn Viết tài li u t ng k t d án ệ ổ ế ự , đây là bước nhằm thống kê lại những kế hoạch

đã vạch ra trong dự án và hướng phát triển trong tương lai để cải thiện dự án ngày một tốt hơn Trong bước tóm tắt dự án, chúng ta cần trực quan hóa dự án bằng việc so sánh các giai đoạn, bước thực thi, tình trạng d án, để người quản lý có thể cân chỉnh lại các bước/thông ự

s c a d án phù hố ủ ự ợp hơn Bên cạnh đó, chúng ta cần xem xét l i các vạ ấn đề ặ g p ph i quá ảtrình triển khai giao v n và ti n hành sậ ế ửa đổ ứng phó kịp thời để cập nhậ ại k hoi, t l ế ạch triển khai trước khi bàn giao Ngoài ra, những áp dụng công nghệ, phương án mới trong dự án đạt thành công thì cần phát huy hơn nữa để tăng khả năng vận hành

Với giai đoạn Kiểm điểm sau khi bàn giao, ta s có ba công vi c chính là khẽ ệ ảo sát năng suất ph c v , b o trì h ụ ụ ả ệ thống và t ng k t nh ng bài hổ ế ữ ọc mới trong d án Chúng ta c n kh o ự ầ ảsát năng suất phục v c a h ụ ủ ệ thống để phân tích khả năng vận hành, kiểm tra lỗi, nh ng khâu ữcần thay thế, điều ch nh sỉ ố lượng tài nguyên, để kịp thời sửa đổi cho hệ thống hoàn thiện

hơn Tiếp theo, chúng ta cần liên tục cập nh t h ậ ệ thống, bảo trì thông tin và nâng cấp chức năng nhằm nâng cao hiệu suất và giảm rủi ro nhất Cuối cùng, để lưu trữ các thông tin cần thiết cho nh ng d án ti p theo, ta c n t ng k t nh ng kinh nghi m/bài h c m i có trong d ữ ự ế ầ ổ ế ữ ệ ọ ớ ự

án

t ừ phía Ban giám đốc để triển khai

31

Hình 15 : Qu n lý thông tin liên hả ệ người qu n lý dả ự án

Hình 16 : Qu n lý l ch trình dả ị ự án

Hình 17 : Timeline dự án

32

Hình 18 : B ng phân chia công vi c dả ệ ự án

3.3 Ước lượng th i gian theo công th c PERT ờ ứ

- Ước lượng khả dĩ nhất (ML): th i gian cờ ần để hoàn thành công việc trong điều ki n ệbình thường

- Ước lượng l c quan nh t (MO): th i gian cạ ấ ờ ần để hoàn thành công việc trong điều

ki n ệ lý tưởng nh ất

- Ước lượng bi quan nh t (MP): th i gian cấ ờ ần để hoàn thành công vi c vệ ới đầy tr ng ở ại

- Ước lượng cuối cùng (EST) được tính theo công thức:

EST = (MO + 4(ML) + MP)/6 Đơn vị tính: ngày

Tên công vi c ệ Phân bổ thời gian (%) EST

Lập k ho ch qu n lý d ế ạ ả ự án25% 45

33

Bảng 3:Ước lượng thời gian công việc theo công thức PERT

• Xác định các bên liên quan (1.2.1) 3 5 7 5

• Xác định vai trò, trách nhi m trong d án (1.2ệ ự 1 3,2 4 3

• Ước lư ng - phân b ngu n lực (2.1.2) ợ ổ ồ

• Ước lư ng - phân b th i gian (2.1.2.1) ợ ổ ờ 1 1,75 4 2

• Ước lư ng - phân b ngân sách (2.1.2.2) ợ ổ 1 1,75 4 2

• Ước lư ng - phân b tài nguyên (2.1.2.3) ợ ổ 1 1,75 4 2

• Xác định những thay đổi tiềm ẩn trong dự án (2.2.1 1 3,2 4 3

• Xem xét tác động của thay đổi (2.2.2) 1 3,2 4 3

• Xây dựng phương án kiểm soát thay đổi (2.2.3) 1 3,2 4 5

Bảng 5: Ước lượng thời gian công việc - L p k ậ ế hoạch qu n lý dả ự án

• Thi công hệ thống v n tậ ải mới (3.3.1.2)

• Kiểm soát quy trình thi công (3.3.1.3)

Bảng 6: Ước lượng thời gian công việc - Tổ chức dự án

Kiểm soát d án ự

• Đưa ra hướng giải quyết (4.3.2) 3 3,5 7 4

• Đánh giá ảnh hưởng đối với dự án (4.3.3) 0,7 1,2 3,5 1,5

• Chuẩn b tài li u liên quan ị ệ (4.5.1) 0,5 1 2 1

• Xác nhận gi a các bên liên quan (4.5.2) ữ 0,2 0,35 1,4 0,5

37

• Đào tạo người dùng (4.5.3.1) 1 1,75 4 2

Bảng 7: Ước lượng thời gian công việc - Kiểm soát dự án

• Hướng phát triển trong tương lai (5.1.2) 0,2 0,35 1,4 0,5

• Kiểm đi m sau khi bàn giao (5.2) ể

• Khảo sát năng suất phục vụ của hệ thống (5.2.1) 0,5 1 2 1

38

Bảng 8: Ước lượng thời gian công việc - K t thúc d ế ự án

4 Ước tính nguồn lực và phân bổ trong dự án

4.1 Các b ộ phận của T d án ổ ự

4.1.1 Ban Giám đốc:

- Định hướng chung và đặt ra mục tiêu d ự án

- Phê duy t k ho ch và ngân sách d ệ ế ạ ự án

4.1.2 Phòng ban Qu n lý D án Logistic: ả ự

- Mô t công vi c: L p k ho ch và giám sát toàn b quy trình logistic c a dả ệ ậ ế ạ ộ ủ ự án Điều ph i và theo dõi tiố ến độ các giai đoạn của chu i cung ng Qu n lý tài nguyên, ngân ỗ ứ ảsách, và đảm bảo tuân th ủcác quy định và chính sách logistic

- Yêu c u: Kinh nghi m qu n lý d án logistic Hi u bi t sâu r ng v quy trình chuầ ệ ả ự ể ế ộ ề ỗi cung ứng Kỹ năng lập kế hoạch và giải quyết vấn đề xuất sắc

4.1.3 Phòng ban Qu n lý và V n hành kho: ả ậ

- Mô t công vi c: Giám sát hoả ệ ạt động lưu kho và quản lý hàng t n kho Theo dõi s ồ ốlượng hàng hóa và đảm bảo sự phân loại và lưu trữ đúng đắn Tối ưu hóa quy trình nhằm

giảm thiểu s m t mát và giự ấ ảm thiểu chi phí

- Yêu c u: Kinh nghi m trong quầ ệ ản lý lưu kho và hàng tồn kho Hi u bi t v h ể ế ề ệ thống

qu n lý hàng t n kho (WMS) K ả ồ ỹ năng sắp x p và t ế ổ chức tốt

4.1.4 Phòng ban Chăm sóc Khách hàng và Truy xuất Thông tin:

- Mô t công viả ệc: Đối tho i vạ ới khách hàng để gi i quy t vả ế ấn đề và đảm b o hài ảlòng Cung c p thông tin vấ ề trạng thái đơn hàng và vận chuy n Qu n lý thông tin và h ể ả ỗtrợ quá trình truy xuất thông tin liên quan đến đơn hàng

- Yêu c u: K ầ ỹ năng giao tiếp m nh m Hi u bi t v h ạ ẽ ể ế ề ệ thống qu n lý thông tin khách ảhàng (CRM) Khả năng giải quyế ấn đềt v và làm vi c linh ho ệ ạt

4.1.5.Phòng ban Pháp lý:

- Mô t công viả ệc: Đảm b o r ng t t c các hoả ằ ấ ả ạt động logistic tuân th theo các quy ủ

định và tiêu chuẩn an toàn Ph i h p với các cơ quan quản lý để m bảo tuân th pháp ố ợ đả ủluật Đào tạo nhân viên v ềcác quy tắc an toàn và quy định

- Yêu c u: Hi u bi t sâu r ng v các quy t c và tiêu chu n an toàn Kinh nghiầ ể ế ộ ề ắ ẩ ệm trong việc duy trì và cải thiện chính sách an toàn K ỹ năng đàm phán và giao tiếp tốt 4.1.6 Phòng ban Công ngh K thu ệ ỹ ật:

- Mô t công vi c: Qu n lý và duy trì h ả ệ ả ệ thống thông tin và công ngh c a phòng ban ệ ủlogistic Phát triển và c i thi n các ng d ng và h ả ệ ứ ụ ệ thống để ối ưu hóa quy trình logistic t

Đảm bảo tính bảo mật c a dữ liệu và thông tin logistic ủ

39

- Yêu c u: Kinh nghi m v ng v phát tri n và qu n lý hầ ệ ữ ề ể ả ệ thống Hi u bi t sâu r ng ể ế ộ

v ề các công nghệ ới và xu hướng trong lĩnh vực logistic Kỹ năng giải quy t v m ế ấn đề và làm việc nhóm

4.1.7 Phòng ban Tài chính và K toán Logistic: ế

- Mô t công vi c: Qu n lý ngân sách logistic và theo dõi chi phí v n chuyả ệ ả ậ ển, lưu kho, và qu n lý hàng t n kho Th c hiả ồ ự ện phân tích tài chính để đưa ra các quyết định chiến lược Lập báo cáo tài chính liên quan đến hoạt động logistic

- Yêu c u: Kinh nghi m trong qu n lý tài chính và k toán Hi u bi t v chi phí ầ ệ ả ế ể ế ềlogistic và biểu đồ tài chính Kỹ năng phân tích và báo cáo

4.1.8 Phòng ban Nhân s ự (HR) và Đào tạo:

- Mô t công vi c: Qu n lý quy trình tuy n d ng và duy trì m t lả ệ ả ể ụ ộ ực lượng lao động chất lượng Phát triển chương trình đào tạo cho nhân viên logistic Quản lý các vấn đềliên quan đến nhân viên và tạo môi trường làm việc tích cực

- Yêu c u: K ầ ỹ năng quản lý nhân s và tuy n d ng Hi u bi t v ự ể ụ ể ế ề quy trình đào tạo và phát tri n nhân viên K ể ỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm

4.2 Sơ đồ tổ chức thực hiện dự án

Hình 19: Sơ đồ ổ chứ t c th c hi n dự ệ ự án

4.3 Ma trận quản lý trách nhi m RACI ệ